martha monografia

1

INSTITUTO TÉCNICO SUPERIORDR. ALFONSO AGUILAR RUILOVA

REGISTRO INSTITUCIONAL CONESUP Nº 13-012ANEXO A LA UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABI

JIPIJAPA – MANABÍ

TEMA:

CULTURA LABORAL DE LA SECRETARIA

ACTUAL EN LOS PROCESOS CONTABLES Y

FINANCIEROS

2




I. RESÚMEN

La cultura laboral es definida como el conjunto de valores, creencias,

principios normas o supuestos básicos que comparten los miembros de una

organización, la definición puede ampliarse si se incluye a elementos de la

comunidad y se habla de cultura laboral. Su estudio resulta importante

cuando las empresas deben realizar cambios estratégicos de largo alcance.

El conocimiento de las normas incluidas en la Ley del Trabajo en este caso

de la secretaria debería ser uno de los elementos mínimos de información

compartida por todos estos actores. Este estudio tuvo como objetivo

determinar el conocimiento que existe de la legislación laboral de la

secretaria en los procesos contables financieros.

La Secretaria Ejecutiva del presente requiere ser una profesional con visión,

dinámica, preparada para ejercer su cargo con el apoyo de todos los

conocimientos necesarios que le facilite su ejercicio profesional, manejar

adecuadamente los términos, alcance de los tópicos gerenciales modernos,

procesos contables y financieros, interrelaciones humanas, conocimiento de

sí mismo, optimista, agradable, con personalidad, presentable, buena

conducta, valores , ética, comportamiento que genere un clima

organizacional positivo en su ejercicio, que garantice el manejo de conflictos,

3




de paso a un clima organizacional en donde su rol sea muy positivo para el

desempeño de las funciones administrativas y contables. Siendo así la figura

de la secretaria sigue evolucionando, como sigue evolucionando la empresa;

y no sabemos especificar hasta qué punto dicha evolución se deba a ella.

Cada día es más trascendental dentro de la sociedad moderna el papel de la

empresa y parece ser que cada día es más importante la secretaria en la

empresa. La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora,

como ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.

4




II. INTRODUCCIÓN

La globalización ha provocado profundos cambios en todo el mundo y en

todas las organizaciones, generando particularmente un gran impacto en las

estructuras políticas y administrativas del Estado, que le exigen

modernizaciones y significativos progresos en materia de comunicación,

transparencia, eficiencia y coordinación. Las exigencias anteriores están

estrechamente relacionadas con los cambios estructurales y con el nuevo

estilo de gestión pública que demandan estas nuevas estructuras.

Por otra parte, el impacto de la globalización en las organizaciones ha

cambiado significativamente las estrategias de competencia, dando una

atención preferencial al paradigma del cliente en donde la cultura laboral

de la secretaria actual toma mucha importancia frente a las diversas

dificultades conocidas en lo que concierne al manejo económico –

presupuestario, debido a la ausencia de procesos contables.

Se desarrolló la investigación, en base a la pregunta ¿Será más eficiente la

gestión contable – administrativa con el diseño y elaboración de procesos

contables a su vez mejorar la cultura laboral de la secretaria actual

Su importancia de realizar un diagnóstico está basada en el hecho de que

es necesario conocer para actuar con eficiencia, eficacia y lograr efectividad

de investigación, en la medida que a través de éste se puede tener u

5




conocimiento real y concreto de una situación sobre la que se va a intervenir,

teniendo en cuenta que las acciones de una investigación buscan resolver

una situación o un problema detectado.

III. Delimitación del ejercicio de investigación

3.1 Problema

La contabilidad tradicional debe buscar las herramientas necesarias para

subsanar las fallas estructurales que presenta dentro de su concepción

teórica, ya que estas pueden sesgar de alguna forma la veracidad de esta

frente al análisis financiero que puedan realizar los administradores de la

empresa o en su debido caso la secretaria ejecutiva de la empresa.

En muchos de los casos la contabilidad no es utilizada de la mejor forma

para fundamentar el análisis financiero y esto no solo se debe a la

metodología que se emplea en la aplicación de las herramientas financieras,

sino a algunos problemas estructurales que tiene la práctica contable dentro

de su interior.

6




Una secretaria puede ser responsable de la contabilidad y la caja chica,

mientras que una secretaria ejecutiva maneja un presupuesto. Las

secretarias podrían realizar la entrada de datos en una hoja de cálculo a su

vez puede tener otros miembros del personal administrativo reportándole a

ella, mientras que una secretaria no tiene responsabilidades de supervisión.

Como problema central tenemos:

Inexistencia de una cultura laboral de la secretaria actual en los procesos

contables y financieros

La formulación del problema central sería:

¿Cómo establecer una cultura laboral de la secretaria actual en los procesos

contables y financieros?

3.2. Justificación

Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el

mismo significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del

mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un

trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnología y los nuevos

formatos de comunicación amenazaron con reemplazar su función, está

7




lejos de lograrlo la secretaria actual debe manejar sistemas contables y

financieros.

Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre

todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su

parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la

contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los

conflictos puedan ser neutralizados. Resulta fundamental desarrollar

habilidades no sólo actitudinales.

3.3. Hipótesis

Al establecer una cultura laboral de la secretaria actual se mejoran los

procesos contables y financieros

3.4 Objetivo general

Establecer una cultura laboral de la secretaria actual en los procesos

contables y financieros.

8




3.4.1 Objetivos específicos

Determinar que cultura laboral tiene la secretaria actual.

Revisar la economía, eficiencia y efectividad de operaciones

incluyendo los controles no financieros de una entidad.

Aplicar técnicas de cultura laboral en un proceso contable.

9




IV. REVISIÓN DE LITERATURA

4.1. Cultura laboral

La cultura laboral se refiere a la relación patrón empleado en donde se

sugiere a ambas partes conducirse de acuerdo a las normas laborales, esto

es , que el patrón tiene obligaciones de proporcionar al empleado, y

prestaciones, pero también un trato digno, de igual manera el empleado esta

obligado a conducirse bajo las normas de la empresa cumpliendo de la

mejor manera con su labor.

La cultura laboral es poca creo yo porque ninguno nos tomamos la molestia

de investigar nuestros derechos y obligaciones ni los patrones ni los

empleados tampoco nos gusta seguir al pie de la letra con horarios y reglas,

es mas bien cuestión de educación.

CLIMA LABORAL

El clima laboral es el ambiente de trabajo que existe en un área, un

departamento de la empresa.

Mientras que la cultura es única en la organización, sin embargo, el clima

puede ser diferente en cada sección o unidad.

10




Hablar de clima es hablar de un concepto dinámico que se ve afectado por

casi todo lo que ocurre en la empresa.

El clima influye en la motivación, el desempeño y la satisfacción. Un

ambiente estable es una inversión a largo plazo, la media forma parte del

activo de la organización y como tal, debe ser valorado.

Una disciplina exagerada o demasiadas presiones pueden lograr un buen

desempeño a corto plazo, pero con un costo importante a largo plazo

respecto al clima.

Los valores que componen el clima son valores que no necesitan ser

repartidos. Para conseguir la satisfacción de un empleado no hace falta

perjudicar a otro.

Un experto en Comunicación y Personas debe conocer y utilizar

instrumentos que definan el Clima laboral existente en un momento

determinado, en un área concreta de la Organización o en cada una de las

áreas.1

4.1.1. Objetivos Centrales de la Cultural Laboral

1 paginaspersonales.deusto.es/mpoblete2/orientaci%C3%B3ndepersonal/clima01.htm

11




La Nueva Cultura Laboral que proponen trabajadores y patronos está

constituida por un conjunto de principios y normas de conducta cuyos

objetivos centrales se enuncian en los siguientes planteamientos:

Fomentar en todos los centros de trabajo, entre los trabajadores y

empresarios, la revaloración del trabajo humano, otorgándole la dignidad

que le corresponde como medio para la satisfacción de las necesidades

materiales, sociales y culturales de los trabajadores y sus familias y como

elemento fundamental en la empresa para alcanzar niveles superiores de

productividad y competitividad.

Propiciar niveles de remuneración justa y equitativa que promuevan un

equilibrio armónico entre los factores de la producción, fomenten el

desarrollo de la productividad y la competitividad y premien el esfuerzo

individual y de grupo al interior de la empresa. El trabajo que posibilita la

superación personal es garantía de paz social.

Impulsar la capacidad de los trabajadores y de los empresarios como un

proceso permanente y sistemático a lo largo de su vida activa, posibilitando

así un más amplio dominio de su entorno laboral, y promoviendo en ellos

una mayor capacidad de aportación a la tarea productiva, así como de

12




adaptación al cambio, de tal manera que contribuya al desarrollo de sus

capacidades y a su realización como seres humanos en el ámbito del

trabajo.

Favorecer que en los centros de trabajo se promueva el ciudadano del

medio ambiente y la aplicación integral de las disposiciones relativas a

seguridad e higiene, lo que incidirá en la salud y el bienestar de los

trabajadores, así como en la productividad de las empresas.

Estimular la creación de empleos y la preservación de los existentes

mediante el uso racional de los recursos disponibles y la gestión en la

empresa de una mayor capacidad de previsión y adaptación del cambio.

Consolidar el diálogo y la concertación como los métodos idóneos para que

las relaciones obrero-patronales se desarrollen en un clima de armonía.

Promover, en el ámbito de sus respectivos intereses, el pleno cumplimiento

de los derechos constitucionales, legales y contractuales de carácter laboral,

13




y acuerdan por consenso que dichos derechos deben ejercerse siempre con

responsabilidad y mutuo respeto.2

4.1.2. Nueva Cultura Laboral es un cambio de paradigma.

El patrón paradigmático tradicional que ve en la productividad una forma

velada de explotación, no corresponde al fin legítimo del trabajo ni a la

naturaleza y aspiraciones de la persona. Por eso, estamos empeñados en

romper este paradigma y subrayar que la productividad no genera riqueza,

sino que es la riqueza de los trabajadores, lo que genera productividad.

Este es el reto, transformar la forma de ver y medir la productividad para

situarla en su justa dimensión: como un resultado de la actividad laboral

organizada, responsable y participativa.

A medida que se rompan viejos paradigmas y se genere una cultura laboral

basada en estos nuevos criterios que reconocen el valor, capacidad y

dignidad de la persona y de su trabajo, nuestro país -en un esfuerzo

compartido y comprometido entre los diversos actores sociales y

2 Felcman, I., Blutman G. y Méndez S. (2002). Cultura organizacional en la administración pública. Ediciones cooperativas.

http://www.monografias.com/trabajos36/cooperativas/cooperativas.shtml

http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtml

14




económicos- estará en posibilidades de contar con mayores opciones de

desarrollo y bienestar social para todos.

De hecho, la palabra opciones deberá ser el parámetro con el que se midan

todas y cada una de las acciones que den sustento a la Nueva Cultura

Laboral.3

4.1.3. La Nueva Cultura Laboral es un círculo virtuoso.

La Nueva Cultura Laboral es un círculo virtuoso que inicia con el

reconocimiento, respeto y promoción de la dignidad de la persona. El trabajo

ya no puede caer en la injusta miopía de que el es trabajo humano es una

mercancía, mucho menos de que las personas como los prescribía el

materialismo dialéctico que maniqueamente dividía entre los buenos (los

pobres) y los malos (los detentadores de los medios de producción), en

constante lucha dialéctica de clases. El trabajo no es mercancía

Luego entonces el trabajo no es mercancía, por lo que el segundo elemento

del círculo virtuoso de la Nueva Cultura Laboral es la revaloración del trabajo

humano como expresión de la dignidad de la persona, en donde a través del

trabajo la persona imprime su propia subjetividad en lo que hace.

3 Artículo: Arbesú Verduzco, Luis Ignacio y González Santos Reina J., "Cutura y trabajo en el contexto de la globalización", Revista Mexicana del Trabajo, no. 2, 2001.

15




El tercer elemento de este círculo virtuoso es el proceso permanente de

educación, capacitación, formación integral, que permite que la persona sea

más. No debemos aspirar a que con el trabajo la gente sólo tenga más, sino

que además de su justa retribución y prosperidad personal y familiar, la

persona sea más. No sólo que tenga más, sino que sea más.

El siguiente elemento de este círculo virtuoso es la participación pro activa y

solidaria del trabajador con su empresa, entendiéndola ésta como una

comunidad socialmente productiva. Que cualquier trabajador, sea dueño de

empresa, sea operario, la participación del trabajador para lograr por un lado

proyectar mejor su esencia de persona en lo que hace a través de la calidad,

pero por otro lado a través de su inteligencia, mejorar los procesos

productivos, entendiendo por productividad ciertamente o hacer lo mismo

con menos, o, preferentemente, hacer más con lo mismo.

La participación implica el trabajo en equipo, porque la participación no es

una parte individual para ver cómo se mejora el proceso, sino junto con

otros.

Después de la participación, tiene lugar forzosamente en este círculo

virtuoso de la Nueva Cultura Laboral, la innovación y el desarrollo

tecnológico, es así como mejoran los procesos productivos.

16




Después del proceso de innovación y desarrollo tecnológico sigue sin duda

el uso responsable de los recursos naturales, el gran tema del cuidado del

entorno es parte esencial de la Nueva Cultura Laboral.

La siguiente etapa del círculo virtuoso es entonces, ahora sí, el incremento

de la productividad, entendida no como trabajar más fuerte, no como trabajar

más horas, sino como el producto de usar con mayor inteligencia los

recursos y de cuidar el entorno. El aumento de la productividad, lo cual se

traduce inmediatamente en generación de valor económico agregado, en

generación de nueva riqueza.

Consiguientemente el siguiente elemento por definición es, lograr una más

equitativa distribución de la riqueza de la nueva riqueza generada.

Entonces se avanzará hacia la fase de la satisfacción del trabajador, que

habiendo seguido este círculo desde el reconocimiento, respeto y promoción

de su dignidad hasta tener un mejor acceso a los bienes del desarrollo

porque se reparte la riqueza con él, esto produce la satisfacción del

trabajador, sea este empleado o empleador.4

Sumado todo lo anterior, el nuevo elemento es el del aumento de la

competitividad de la unidad productiva, que concretando un resultado

4 Estrategia Internacional de México en el mundo del trabajo, Secretaria del Trabajo y Previsión Social, México, dic. 2002.

17




tangible de mejora, lleva a que la empresa no sólo mantenga la sobreviví

encía, sino que siga el natural impulso que propende a la expansión.

Todo este proceso, entraña a su vez como elemento aprovisionador de todo

el proceso el diálogo social, mismo que vincula desde el reconocimiento,

promoción, respeto de la dignidad de la persona…, hasta la competitividad

para resolver los problemas y para aprovechar las oportunidades, las dos

cosas, logrando hacer, digamos también como un denominador del proceso

de educación, formación integral, capacitación continua el método de

superación permanente del bien ser para lograr el bienestar como una

consecuencia.

Entonces si esa es la Nueva Cultura Laboral prevalece y construye

beneficios a todos los involucrados, quién podría dudar de la conveniencia

de estos postulados. Ese círculo virtuoso es el que justifica un derrotero para

avanzar en la transición hacia el cambio.

Cambio para navegar hacia un punto de encuentro y centro del diálogo

social en el trabajo. Este mandato nos plantea conducir con responsabilidad

los destinos de la sociedad mexicana, pensando incluso en las mexicanas y

mexicanos que aún no han nacido.

Pues la Nueva Cultura Laboral comprende que nuestro país, en estos

tiempos y los más inciertos y complejos del futuro, se merece un hoy y un

18




mañana acorde con la riqueza de sus recursos naturales y su cultura, pero

sobre todo, del potencial de su gente.

4.1.4. El perfil de una secretaria ejecutiva que buscan las empresas

Ahora en día, desempeñar el puesto de secretaria de un alto ejecutivo, es

muy diferente al concepto que se tenía unos años atrás, cuando se

consideraba que las funciones a realizar eran únicamente de oficina y por

consecuente las exigencias del mercado laboral eran menores y viéndose

amenazado el cargo por desaparecer, ante la aparición de nuevas

tecnologías, pero por el contario se encuentra muy lejos ese día.

Muchas mujeres consideran esta clase de puestos muy demandante, ya que

son muchos los agentes externos que incluyen sobre el cargo, entre los

cuales podemos mencionar; nivel de aprendizaje y la presentación personal.

Los ejecutivos que encuentran reclutando a sus asistentes, buscan solidez

actitudinal entre su talento ideal; comunicaciones, empatía y con capacidad

para simplificar las tareas diarias, son cualidades sumamente importantes.

Otro factor a considerar es el potencial para tomar diferentes

responsabilidades y funciones, así como habilidad para coordinarlas.

La firmeza y seguridad son cualidades que no pueden faltar en una

persona, que se encuentra solicitando un puesto de secretaria ejecutiva.

19




Para reducir el nivel de estrés, como el de su jefe, es importante poseer

buen humor y don de gente; de igual forma contribuirá a mantener un

equilibrio entre la relación de ambos y colaborar a buen ambiente laboral.

Pero no son únicamente necesarias las habilidades actitudinales, sino que

de igual forma las profesionales. Es necesario mantenerse en constate

aprendizaje y capacitación.

Al iniciar la búsqueda de una secretaria ejecutiva, son vario requisitos a

tomar en cuenta por las empresas, pero cada vez es más común que

prefieran una persona especializada, ya que aunque posean estudios en

cierta carrera, no son aptas para el cargo.

Igualmente que contar con formación completa, poseer conocimiento sobre

temas culturales, económicos y políticos; es importante manejar un segundo

idioma como es el inglés y conocer un poco sobre el rubro de la compañía

donde se desempeñará para estar capacitada con el área que debe asistir5

4.1.5. El perfil de la secretaria ejecutiva

Desempeñarse hoy como secretaria de un ejecutivo de empresa no tiene el

mismo significado que el de hace unos años, cuando las exigencias del

mercado eran menores y las tareas se relacionaban directamente con un 5 www.tecoloco.com/blog/el-perfil-de-una-secretaria-ejecutiva-que-buscan-las-empresas.aspx

20




trabajo estrictamente de oficina. A pesar de que la tecnología y los nuevos

formatos de comunicación amenazaron con reemplazar su función, está

lejos de lograrlo.

Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia constante.

Son muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel

de capacitación y el cuidado de la imagen personal.

Quienes seleccionan a sus asistentes buscan personas con solidez

actitudinal: la empatía, la comunicación y el esfuerzo por despejar el camino

o simplificar las tareas son cualidades importantes. También suma valor el

poder asumir diferentes responsabilidades y funciones, así como contar con

la facilidad para coordinarlas.

Características del perfil de la secretaria ejecutiva

Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre

todo, al momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su

parte, contribuye a disolver el estrés propio y el de su jefe, así como a la

contención y al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los

conflictos puedan ser neutralizados.

21




Resulta fundamental desarrollar habilidades no sólo actitudinales sino

también profesionales. La capacitación y el entrenamiento continuos son

primordiales.

En el momento de iniciar la búsqueda de una secretaria, las empresas tienen

en cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez más

personal especializado. No todas las secretarias –aunque tengan estudios

específicos- son aptas para todas las búsquedas.

Además de contar con una formación completa en temas de cultura general

y del ámbito político y económico –esto dependerá del rubro de la compañía-

resultan indispensables sus competencias técnicas y conocimientos

específicos de acuerdo al área a la que deba asistir.

La Secretaria Ejecutiva Proactiva

Son muchos los gerentes que se quejan de no contar con una buena

secretaria ejecutiva que le colabore en el ejercicio de su profesión, que le

permita desempeñar eficazmente sus funciones, dado a que considera

que hay mucha ineficacia en las secretarias, en donde se descuida su

selección, competencias, conllevando que en vez de favorecerlos lo

22




perjudican, teniendo muchas veces que realizar funciones que la

deberían desempeñar la secretaria.

Es muy válido lo que anota mujeressinfronteras.com., que el nivel de

conocimientos e información que hoy una asistente necesita dominar ya

no abarca el campo puramente administrativo ni la atención telefónica.

En muchos de los casos, las tareas que aplican hoy a esta profesión

requieren competencias del mundo financiero, de las relaciones

humanas, e incluso de asuntos públicos y relaciones directas con los

clientes de las compañías.

Hoy se lleva a pensar el antiguo puesto de la asistente como un nuevo rol

de valor integrado, asociado con la gestión de proyectos especiales y el

manejo de sistemas internos de los distintos departamentos.

El trabajo pasa por incorporar el concepto de Project Management,

porque una secretaria ejecutiva o administrativa hoy coordina tareas,

recursos humanos y económicos.

Esto implica, de alguna manera, tener que liderar, ya no sólo seguir a

otros. Antes el rol era reactivo, hacía lo que le pedían. Hoy el rol es

proactivo: no espera que le pidan las cosas, siempre se anticipa a lo

que se pueda necesitar de ella. Esto sucede porque está, por un lado,

23




mucho más inmersa en el core business de las empresas y, además

porque se informan mucho más, incluso en aspectos de la realidad

nacional política y económica.

Los escenarios económicos actuales presentan mucho dinamismo en la

competitividad, en donde las empresas exitosas muestran

organizaciones consistentes de acuerdo al requerimiento de las

actividades de los negocios , en donde triunfan quienes has sabido

organizarse, formar equipos de trabajo que garanticen resultados, En

donde la gerencia genera. Cuenta con la colaboración de una secretaria

ejecutiva adaptada a esta realidad, preactiva, creativa, innovadora que

sabe usar su talento.

No obstante a pesar de esta realidad, son muchas las empresas que han

descuidado cuál debe ser el nuevo rol de la secretaria ejecutiva moderna

y muchas se preguntan ¿Qué hacer al respecto?

Simplemente, se debe seleccionar la secretaria que cumpla con los

requisitos de un perfil que plasme sus responsabilidades, habilidades,

destrezas, conocimientos, seriedad, asertividad, autoestima, manejo de

interrelaciones humanas, trato , presentación, comunicación, todo

aquello, que permita facilitar la labor del gerente y además que le

24




colabore en administrar adecuadamente su tiempo, comunicaciones,

reuniones, organización de actividades prioritarias.

El departamento de selección de personal debe tener bien definido el

cargo de la secretaria ejecutiva, con competencias de acuerdo a los

requerimientos de la dinámica de los actuales escenarios, secretarias

eficaces, atentas, de buen carácter, confiables, que generen entusiasmo,

aplicabilidad en su desempeño, atención, manejo de idiomas,

preferiblemente el inglés. Secretarias bien identificadas con el manejo del

lenguaje organizacional que la gerencia utiliza.

Secretarias que utilicen adecuadamente su potencial creativo, innovador,

que favorezca con su actuación la labor del gerente y evite al máximo en

el trato el que se den conflictos que afecten la armonía y generen un

clima organizacional negativo.

La secretaria seleccionada debe contar con aspiraciones de logro,

mostrar en su desempeño sus habilidades, destrezas, eficiencia.

Es muy válido como lo señala Anne Marie Richard, que lo que las

secretarias necesitan es tener valor agregado". Ese plus consiste en

herramientas para trabajar en equipo, autonomía para resolver

situaciones y conocimientos de contabilidad y finanzas para armar

25




presupuestos.

Además, las secretarias tienen que desarrollar habilidades de

management que les permitan tomar decisiones y manejar las relaciones

interpersonales con criterio.

"Los jefes necesitan secretarias que puedan tomar decisiones por ellos y

ellas necesitan tomar conciencia del nuevo rol que ocupan. Eso en

gerencia se hace por coaching", explica Jorge Hambra, de JOH

Psicotecnia.

En la era de las computadoras de mano y el e-mail, ningún ejecutivo

necesita una secretaria que tipee cartas o le lleve la agenda, sino

personas proactivas que conozcan el negocio de la empresa.

La gerencia no debe descuidar el comportamiento de actuación de su

secretaria y si descubre debilidades de ellas en su desempeño, no

acorde a lo que pretende, debe orientarla, capacitarla, apoyarla a fin de

colaborar en su crecimiento dando paso a su desempeño de manera

más eficiente. No sebe utilizar jamás el mal trato, lenguaje inapropiado,

insulto, regaños, todo lo contrario buscar la manera de cómo solventar

las debilidades y prestar la colaboración posible para transformarlas en

26




fortalezas.

El gerente debe ser un motivador, un actor básico en el logro de sus

funciones, y para ello debe estar atento de cómo son sus interrelaciones

y desempeño con sus secretaria de tal forma que la unión garantice

resultados beneficiosos.

Por último, es muy válido lo que aporta mujeres sin fronteras. Con que

se tome muy en cuenta el hecho de que las secretarias de las empresas

chicas y medianas presentan un anclaje emocional mucho más fuerte

que las de las grandes empresas en su trabajo.

No suelen tener un sólo jefe, como las asistentes de las grandes

empresas, por tanto son necesitadas y requeridas por las empresas en

su conjunto. Y esto conlleva también que este tipo de asistentes tengan

funciones conciliadoras y de armonización.

Básicamente lo que las diferencia de las secretarias de las grandes

empresas son dos cosas: por un lado, la alta importancia que le dan a la

retribución afectiva y emocional; por otro lado, un modelo más clásico y

tradicional de secretaria y de mujer.

Finalmente, consideramos muy importante que las empresas,

especialmente sus gerentes deben estar más atento en definir un perfil

27




de la secretaria que requiere, considerando las características de los

actuales escenarios, las funciones que hay que desempeñar, que ayuden

a que las actividades de la gerencia se realicen sin muchos obstáculos,

que sienta realmente el apoyo de una secretaria proactiva, confiable, que

le permita desempeñarse de acuerdo al ritmo que hoy se demanda.

Del gerente dependerá el que su secretaria sea una gran ayuda,

colaboración en todo lo que pretende realizar. Por lo tanto, debe estar

atento de su comportamiento, eficiencia, productividad.

4.1.6. La cultura de la secretaria ejecutiva en la empresa moderna

Ser secretaria es una profesión más que un oficio, mucho más que un simple

trampolín para acercarse a otro puesto, y muchísimo más que un

pasatiempo. Es un cargo importante; no por nada los periódicos de todos los

días y en todas partes solicitan un buen número de secretarias altamente

calificadas.

Definitivamente, en el presente, las empresas deben contar con el insumo

del recurso humano bien definido a fin d dar paso a características básicas

que se requieren para ser altamente operativas, además de su tecnología,

28




finanzas, producción, como contar con una excelente capacitación,

desarrollo, integración, productividad, pertenencia, cultura organizacional

compromiso, responsabilidad a fin de colaborar con la gerencia en pro del

logro de los objetivos establecidos.

Justamente, dentro de ese equipo humano no se puede ignorar el rol que

representa la secretaria ejecutiva, colaboradora dinámica de la gerencia, a

quien le debe prestar su apoyo, a fin de dar paso a que las acciones,

compromisos, funciones, responsabilidades de éste se pueden realizar sin

dificultades.

La gerencia moderna proactiva, requiere de una secretaria ,que además de

sus cualidades personales en donde se manifieste un buen carácter , trato,

personalidad, comportamiento, responsabilidad, compromiso, atención, sepa

manejar eficientemente las interrelaciones humanas, ser asertiva, con una

alta autoestima y sobre todo, con los conocimientos básicos que la gestión

administrativa requiere para apoyar al gerente en aquellas acciones

necesarias que le faciliten la realización de sus funciones.

Definitivamente como nos lo recuerda imagen. google.com.ve: Todas las

secretarias del momento presente dan forma a la imagen social de la

secretaria y les toca también construir su propio puesto, como quien dice,

modelarlo y animarlo. Si la gran mayoría de las secretarias se desempeñan

29




con inteligencia y con responsabilidad, ellas mismas habrán dado categoría

social a su puesto. 6

4.1.7. Realidad actual de la cultura de la secretaria ejecutiva

Las empresas en el presente se enfrentan a grandes retos, a cambios que

conllevan a reestructurar su operatividad, obligando a que su gerencia este

más atenta en el tipo de estructura organizacional que se necesita, así como

en la descripción de las funciones que deben desempeñar el equipo de

trabajo, ese que le acompañara en pro de resultados que favorezca a la

organización.

Se requiere de profesionales proactivos, visionarios, altamente capacitados,

motivados a usar adecuadamente su potencial creativo, innovador.

Verdaderos emprendedores que conlleven a crear un comportamiento

organizacional favorable para la empresa.

Se necesita de una nueva secretaria ejecutiva, más adaptada a las

necesidades de las exigencias del presente, secretarias con otra cultura

organizacional, con más visión espíritu de pertenencia, capacitada de

acuerdo a los requerimientos del lenguaje, comunicación organizacional del

presente.

6 www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-la-empresa-moderna-408925.html

30




Cambios que se han generado

Reestructuración de las organizaciones en pro de su funcionamiento, una

nueva arquitectura estructural que permita afrontar los retos, dar paso a las

transformaciones que conlleven a productividad, operatividad, que garantice

beneficios, participación en los mercados, crecimiento

Liderazgo gerencial proactivo, democrático, motivador, capaz de desarrollar

planes estratégicos, acciones que permitan a la empresa participar

eficazmente en los actuales escenarios, ser competitivos, conquistar y

permanecer en los mercados, enfrentar los retos, riesgos e incertidumbre.

Nuevas tecnología que garantizan competitividad, innovación, desarrollo de

productos, calidad y productividad, costos.

Profesionales más capacitados de acuerdos a las funciones a desarrollar,

profesionales con espíritu de pertenencia bien definido, innovadores,

creativos, colaboradores, responsables, productivos.

Nuevas aperturas , producto de una política de comercio exterior más

abierta, que ha dado paso a alianzas, acuerdos, convenios, que favorezcan

al país, a las empresas en su participación e integración con programas

económicos del gobierno.

31




Nuevos conocimientos, habilidades, destrezas de la función administrativa

de acuerdo a las exigencias competitivas del presente, Conocimientos que

han dado paso a nuevos estilos de capacitación, aprendizaje más dinámicos,

más positivos en función del desempeño.

La secretaria ejecutiva del presente

De acuerdo a todo lo anteriormente expuesto, ello ha conllevado a que la

gerencia cuente en el presente con una secretaria ejecutiva eficiente, capaz

de adentrarse en sus programas, planes, facilitarles todas aquellas acciones

que le favorezcan en sus interrelaciones de trabajo, que le proporcione los

espacios, las herramientas que le favorezca en la su gestión.

La secretaria ejecutiva del presente requiere ser una profesional con visión,


conocimientos necesarios que le facilite su ejercicio, manejar


negociación interrelaciones humanas, conocimiento de si mismo, optimista,

agradable, con personalidad, presentable, buena conducta, valores , ética,

comportamiento que genere un clima organizacional positivo en su ejercicio,

dominio de idiomas, especialmente ingles, los aspectos básicos de las

herramientas tecnológicas de informática.

32




Ser una secretaria con los conocimientos y aplicación de las herramientas

básicas de crecimiento personal que garantice el manejo de conflictos, de

paso a un clima organizacional en donde su rol sea muy positivo para el

desempeño de las funciones de la gerencia.

Se necesita de una secretaria en donde la gerencia deposite su confianza,

le colabore en la minimización de problemas con la ayuda de sus

comentarios, participación en todo aquello que beneficie el desempeño del

gerente.

Una secretaria tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios.

Con capacidad de crear, innovar e implementar Con visión global del

negocio de la empresa, asertiva y con autoestima alta. Que sepa planificar

su tiempo y el de su jefe, preparar y tratar la información adecuadamente,

concertar, acoger y atender a las visitas, preparar presentaciones de

productos o servicios, Organizar los viajes de negocios, entre otras

funciones.7

Aptitud y Actitud de la Secretaria Ejecutiva Actual

Aptitud: La aptitud se refiere a la capacidad de conocimiento y a las

habilidades o talentos de una persona. Para jugar basketball, por lo general,

debes ser más alto que el promedio. Para ser jockey de un caballo, debes

7 www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-el-tiempo-presente-650584.html

33




ser en cambio más bajo que el promedio. Una persona disciplinada tiene

aptitud para ser militar. Deriva de la palabra “apto”, idóneo para realizar una

actividad.

Actitud: Quizás más importante que la aptitud, la actitud tiene que ver con la

forma de pensar y el sentir de una persona. Es como el “motor” que nos

mantiene enfocados en lograr nuestros objetivos.

Tal vez una persona no tenga el tamaño requerido para jugar basketball,

pero su actitud podría convertirlo en un jugador muy bueno a pesar de su

tamaño. Otra persona podría tener la estatura requerida para ser jockey,

pero si el mundo hípico no es su tema, por más que lo obliguen a entrenar

para jockey, no lo hará.

4.1.8. La Secretaria eficiente Y Su Rol Frente AL Siglo XXI.

Como profesional multidisciplinar, sus funciones y competencias se han visto

ampliadas con la finalidad de hacer más fácil el trabajo de dirección.

La secretaria ejecutiva del presente debe además, dar paso a su creatividad,

manejar adecuadamente las herramientas modernas de telemática, facilitar

la operatividad de su jefe, dominar el inglés, igualmente contará con los

soportes de los conocimientos básicos del lenguaje actual administrativo

34




Definitivamente todas las secretarias del momento presente dan forma a la

imagen social de las instituciones y les toca también construir su propio

puesto, como quien dice, modelarlo y animarlo. Si la gran mayoría de las

secretarias si se desempeñan con inteligencia y con responsabilidad, ellas

mismas habrán dado categoría social a su puesto.

Funciones de la Secretaría Ejecutiva

La secretaria Ejecutiva es la encargada de ejecutar las resoluciones

emanadas del Consejo, siendo ésta la responsable de dar seguimiento,

coordinar y supervisar los programas, proyectos y actividades delegadas por

el Consejo y/o el Presidente en pro del desarrollo Científico y Tecnológico

del País y sirviendo de enlace entre organismos nacionales e internacionales

con el Consejo. Acuerdo administrativo 001-01(Reglamento Interno del

CONICYT).

Las funciones y atribuciones de la Secretaria Ejecutiva, son las siguientes:

a) Ejecutar las resoluciones emanadas del Consejo.

b) Elaborar y proponer al Consejo para su aprobación, el Plan Nacional de

Ciencia y Tecnología y su correspondiente cronograma de trabajo.

c) Diseñar, formular, gestionar y proponer proyectos ante el Consejo.

35




d) Planificar, organizar, ejecutar, administrar y controlar la Política Nacional

de ciencia y tecnología previamente aprobadas por el Consejo.

e) Promover y apoyar las actividades vinculadas con la investigación y

desarrollo tecnológico del país.

f) Mantener informado al Presidente del Consejo y a los organismos que

financian los proyectos, a través de la elaboración y presentación periódica

de informes de avance, indicando claramente los resultados parciales y

estado de situación de los fondos asignados a cada proyecto.

g) Trabajar en Coordinación con las áreas operativas que estén involucradas

con el desarrollo científico y tecnológico del país.

h) Proponer y coordinar con las instituciones involucradas, la gestión,

canalización, asignación y obtención oportuna de los recursos financieros y

técnicos para la ejecución de programas y/o proyectos científico

tecnológicos.

i) Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos para la

contratación de bienes y servicios.

j) Proponer concursos, normas y procedimientos para otorgar premios,

reconocimientos y distinciones en Ciencia y Tecnología.

k) Levantar actas y acuerdos de las sesiones del Consejo.

l) Proponer la formación de comisiones para el mejor desempeño de las

funciones del Consejo y coordinar las actividades de las comisiones del

Consejo.

36




m) Proponer fuentes de cooperación internacional, gestionar los proyectos

ante las organizaciones respectivas y supervisar la ejecución de dichos

proyectos con la participación de las instituciones de estado correspondiente

para la gestión de los recursos ante la comunidad donante.

4.1.9. Consejos De Éxito

El perfeccionamiento del ser humano se obtiene a lo largo de su vida con su

educación, dedicación y esfuerzo, de esto dependerá el éxito ya sea

personal y profesional para esto debe tomar diariamente lo que le ofrece la

vida a través de los consejos de éxito que se deben poner en práctica

especialmente en el área secretarial, ya que trabaja con otras personas

como clientes y usuarios.8

4.1.10. Actitudes Y Aptitudes Para El Desarrollo Eficiente

Cada individuo tiene un perfil determinado de personalidad profesional que

le hace más adecuado a un puesto que a otro, la secretaria ejecutiva puede

desempeñar su rol o papel profesional que le corresponde de acuerdo al

8 Flor G. Secretaria Ejecutiva Moderna. Artículos de Publicación 2010

37




funcionamiento de la institución, será requisito indispensable una actitud

personal, una disposición favorable al trabajo que habitualmente desarrolla.

Una secretaria para efectuar su trabajo será la actitud que tome frente a él,

poniendo el máximo interés, en las tareas que realiza, en ciertas ocasiones

deberá aplicar la psicología lo que le permitirá resolver determinadas

situaciones y circunstancias.

Cabe señalar que las aptitudes que una secretaria debe poseer para

optimizar su labor, serán, la capacidad de análisis y de síntesis, la

responsabilidad y, sobre todo, la apelación constante al sentido común,

gran sentido de organización y planificación de su trabajo, dominio de la

reglas básica de etiqueta y protocolo, un requisito indispensable que una

secretaria conozca de forma suficiente las materias que constituyen el

objeto de su institución y que este familiarizada en el manejo de los

conceptos prácticos que las desarrollan, para así ordenar y tratar con

cualquier interlocutor de forma adecuada.

Las relaciones inter-personales que se crean alrededor del trabajo de una

institución obligan a las secretarias a adoptar pautas de comportamiento

correctas y adecuadas en cada momento, con una perfecta combinación y

equilibrio entre aptitud y actitud lograr á el éxito profesional.

38




4.1.11. Organización Inteligente

Una organización inteligente es una estructura integrada, trabaja como un

todo, que es capaz de tejer permanentemente la habilidad de cambiar de su

carácter, tiene valores, hábitos, políticas, programas, sistemas u estructuras

que apoyan al aprendizaje organizacional.

Característica de la organización inteligente es el manejo efectivo de su

conocimiento, detección oportuna de necesidades y por su capacidad de

innovación9

4.1.11. Relaciones INTERPERSONALES

Las relaciones interpersonales que se crean alrededor del trabajo de una

Institución obligan a una secretaria adoptar unas pautas de comportamiento

correcta y adecuadas en cada momento, esto supone un personalidad en la

que predominen los rasgos de autodominio, sensibilidad, responsabilidad,

etc, debe primar el carácter controlado y equilibrado en el trato: el rector,

9 Cedeño Gardenia, Garay Julia, Garcia Glenda, Modulo de Asistencia Ejecutiva II.

39




docentes, administrativos, padres de familia y alumnado con quienes se

relaciona en razón de su puesto.

Para mantener buenas relaciones interpersonales son imprescindibles tres

cualidades y o requisitos de forma y de fondo: buena presencia, educación y

amabilidad, además de la vocación para el ejercicio de la profesión que lo

lograr á aplicando las aptitudes como: la preparación con una sólida

formación lo que le permitirá interpretar y resolver cualquier situación que se

produzca en el ámbito de su trabajo, ya que sin ella no es posible ser una

profesional competente.

Dentro de las relaciones interpersonales la secretaria está en contacto diario

con persona por lo que ha de tener un buen nivel de cultura, lo que implica

unos amplios conocimientos de la reglas básicas de ortografía, gramática y

sintaxis, debiendo serla expresión oral fluida y correcta.10

4.2. Procesos contables

La información contable que presenta una empresa es elaborada a través de

lo que llamamos proceso contable.

10 Sevilla Quiroz, María Antonieta, 1001 Sugerencias para la Secretaria Eficaz

40




El proceso contable es el ciclo mediante el cual las transacciones de una

empresa son registradas y resumidas para la obtención de los Estados

Financieros.

Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos

contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas

de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables,

son los siguientes:

• Recepción de inventarios

• Ventas de productos

• Fabricación de productos

• Registro de estimaciones

• Destrucción de inventarios

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que

pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la

definición dada al principio, permite conocer en profundidad todas las

posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros.

Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo

por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos

41




aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del

análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un error pudiera

tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.

La amortización de una plusvalía por lo general, representa montos

importantes. En una empresa manufacturera, se considera altamente crítico,

el manejo de todos los inventarios, sean éstos de productos terminados,

productos en proceso, materias primas o materiales y suministros.

Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios

involucre cifras de poca importancia en comparación a lo que representan

éstos para una empresa manufacturera.11

Periodo Contable

Los resultados de las operaciones efectuadas por un negocio se resumen y

presentan a los dueños, al final de un periodo determinado que se conoce

como periodo contable

El Balance General se presenta para efectos administrativos y toma de

decisiones en periodos mensuales, y también debe de presentarse en

ejercicios anuales para efectos fiscales y toma de decisiones .Debemos de

11 www.monografias.com/trabajos82/sistemascontables/sistemascontables.

42




distinguir el periodo como la fracción de un ejercicio (un mes) y un ejercicio

(actualmente un año natural) compuesto de doce periodos mensuales.

Etapas

Registrar la Operación en el Libro Diario

Posteriormente a este proceso de verificación, comprobación y

análisis de los documento se procede a registrar las operaciones en

un libro de contabilidad conocido como Libro Diario el cual tiene

carácter cronológico es decir se van registrando las operaciones en

completo orden de fecha en que van ocurriendo valiéndose de la

teoría del cargo y del abono.

Las operaciones deben recogerse en el libro día a día, o bien por

periodos no superiores al mes si su detalle aparece en otros libros.

Las anotaciones en el libro se harán por medio de asientos.

Registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de

la empresa. Será válida sin, embargo, la anotación conjunta de los

totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a

condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros

43




concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se

trate."

Libro Mayor

A continuación el empleo del Libro Mayor donde se agrupan y se

clasifican todas las cuenta por separado y determinar su saldo. A lo

largo de la vida de una empresa, se van produciendo distintos hechos

que deben ser registrados por prescripción legal o por necesidades de

la gestión de la empresa.

Estos hechos quedan reflejados en el Libro Diario de forma

cronológica. La finalidad del Libro Mayor va a consistir en

recoger estos mismos hechos pero no en atención a la fecha de

realización, sino a la cuenta que se ha visto afectada.

Es un libro no obligatorio, a pesar de que en la práctica resulta

imprescindible llevarlo. En él se van a recoger las distintas cuentas, y

los movimientos que se hayan realizado en ellas. De este modo, el

diario es como lo que su nombre indica, un libro diario donde se

anotan una tras otra todas las operaciones de la empresa y el mayor -

44




que está representado por una ficha para cada cuenta - va anotando

en cada ficha solo los movimientos que a ella corresponden.

Respecto a la forma de llevar el Libro Mayor, podemos distinguir dos

principales:

1. Una de las formas en que se pueden realizar las anotaciones es

mediante las cuentas llamadas "en forma de T". De acuerdo a este

sistema, se formará una T, de modo, que se irán anotando las

operaciones en el lado izquierdo o en el derecho, según las

operaciones que se quiera reflejar sean cargos o abonos.

2. La otra forma en la que podemos registrar las operaciones en el Libro

Mayor es por medio de un cuadro, que es como se hace en la vida

real, pues cuando se hace una anotación es necesario saber también

la fecha y el concepto de la misma.

Balance de Comprobación

Seguidamente el Balance de Comprobación el cual consiste en una

verificación matemática de los registro que sean realizado en el

periodo donde es lógico suponer de la suma de los saldo de las

cuenta deudora es igual a la suma de cuenta acreedora. Es un

instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de

45




los debitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una

de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite

establecer un resumen básico de un estado financiero.

El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u

organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa

como base a la hora de preparar las cuentas anuales.

El balance de comprobación también permite confirmar que la

contabilidad de la empresa esté bien organizada. Es posible que el

balance de sumas y saldos sea correcto y que, sin embargo, incluya

una contabilidad defectuosa. Ese sería el caso, por ejemplo, de

alguien que ha pagado a un proveedor pero le anotó dicho pago a

otro. El balance sería correcto desde los números, pero no en la

práctica.

La elaboración de un balance de comprobación comienza con la

realización de las sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en

el debe como en el haber. En el paso siguiente, se obtiene el saldo de

cada cuenta (la diferencia entre el debe y el haber). Por último, las

sumas y los saldos obtenidos se trasladan al balance.

Por lo general, el balance de comprobación es un documento

voluntario para el empresario, aunque recomendable para que éste

pueda conocer con precisión el estado financiero de su empresa sin

46




necesidad de arrastrar errores hasta la elaboración de las cuentas

anuales.

Ajuste y correcciones

Es la etapa que le sigue antes de emitir estados financieros deben

efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de

asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido

reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y

reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda

funcional. Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir

estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la

empresa, además de cumplir con los principios de contabilidad. Durante el

ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una

revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores. Algunos

hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se

conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se

hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable

cuando ya se tiene la información completa. Es importante que todos los

ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan antes del cierre contable,

pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados

47




financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados

financieros, se hace más difícil el proceso de corrección y ajuste.

De otra parte, las proyecciones y planes de la empresa, por lo general

se realizan al iniciar el año, y es de suma importancia contar con

información financiera ajustada a la realidad, algo que no se logra

sino se hacen los ajustes y correcciones del caso.

Para determinar que ajustes y correcciones deben hacerse, es

necesario realizar una auditoría a la contabilidad y al proceso contable

mismo, lo cual es una gran herramienta para hacer un diagnóstico

profundo de la empresa.

Si no se ajusta la contabilidad al final del año, es imposible detectar

errores en la contabilidad y hasta falencias económicas y financieras

de la empresa, que pueden llevar a la administración de la empresa a

tomar decisiones equivocadas.

La utilidad de la información contable depende directamente de su

fiabilidad, de que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra

cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se

corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados

financieros.

Hoja de Trabajo

48




Hoja de trabajo, también conocida con el nombre de Estado de

trabajo, no es un documento contable obligatorio o indispensable,

tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el contador

formula antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le

sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los de

pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así como los Estados

financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de

inventarios y balances.

El Estado de trabajo se desarrolla en una hoja tabular de 12

columnas, en las cuales se hace el resumen del cierre anual de

operaciones.

Preparación de los Estado Financiero

En Base la Hoja de Trabajo y teniendo la certeza de que todo esta

correcto se procede a preparar los dos estados financieros más

importantes de la contabilidad: El Estado de Ganancias y

Pérdidas(conformado por las cuentas Nominales de ingresos y

Egresos)y el Balance General (Conformado por las cuentas reales de

activo, de Pasivo y Capital.)

49




Asientos de cierre

Las cuentas nominales son transitorias, es decir , duran el mismo

tiempo que el ejercicio de la empresa, en consecuencia terminado el

periodo contable, debe procederse a cancelar todas las cuentas

nominales y a traspasarse la utilidad o perdida a la cuenta capital a

este proceso se le conoce como asientos de cierre. Sirve para

separar un ejercicio económico de otro.

El momento concreto en el que se procederá al cierre de la

contabilidad, será al final del ejercicio. También se cerrará la

contabilidad en el momento en que cese la actividad de la empresa.

Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las

cuentas de resultado contra la cuenta de pérdidas y ganancias

Estas cuentas para su cancelación se debitan o acreditan por el

mismo valor que tienen acumulado. 12

12 Estudio de la contabilidad General , Editorial Felix Varela. la Habana, 2006,p. 57.

50




4.2.1. Fases Del ejercicio contable

Tres son las fases que abarca el ciclo contable:

A.- Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de contabilidad, tanto

en el caso de una empresa que inicia su actividad por primera vez, como en

el de aquélla que ya ha venido desarrollando una actividad productiva en

ejercicios precedentes.

B.- Desarrollo o gestión: se extiende a lo largo del ejercicio económico anual

y tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las operaciones

que surgen como consecuencia de la actividad de la empresa.

C.- Conclusión o cierre: consiste en un trabajo de recopilación y síntesis, por

el cual se introducen determinadas modificaciones o ajustes a las cuentas

que permitan elaborar una información contable de síntesis, los estados

financieros, que se ponen a disposición de todos los usuarios.13

4.2.2. Importancia de los sistemas de contabilidad

13 instituto.central.mx/index.php/secretaria-ejecutiva

51




Su importancia se deriva de la necesidad de llevar un adecuado control de

las operaciones y transacciones financieras. Así como la de obtener y

analizar información y emprender alguna acción basada en su

interpretación.

La información contable debe servir fundamentalmente para:

Predecir flujos de efectivo.

Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de

los negocios.

Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

Evaluar la gestión de los administradores de la empresa.

Ejercer control sobre las operaciones de la empresa.

Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad

económica representa para la comunidad.

LOS REGISTROS CONTABLES

52




Son las anotaciones de comprobantes, facturas, recibos, vouchers que se

hacen en los libros contables y que se registran de manera definitiva. Son

libros donde se asientan y resumen las operaciones de la empresa con el fin

de cumplir con las obligaciones que impone la ley en el código de comercio

(decreto No.2-70) en su artículo No.368 y proporcionar informes financieros

a los usuarios para conocer la situación y resultados de la empresa.

Los libros y registros contables básicamente contienen la historia detallada

de la empresa y su finalidad es:

Facilitar el control interno de la empresa.

Garantizar el correcto registro de las transacciones.

Permitir la supervisión a terceros (auditoria externa, administración

tributaria, bancos, proveedores y otros).

Crear bases de datos estadísticos para realizar pronósticos y

Facilitar las evaluaciones de activos y pasivos.

53




El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se

clasifican, se registran e interpretan toda la información financiera, que

mediante el mecanismo de control interno serán recibidas.

Los informes financieros describen el desempeño histórico de una empresa

y proporcionan una base, junto con el análisis comercial y económico, para

realizar proyecciones y pronósticos a futuro. Por lo tanto, deben cumplir los

siguientes puntos:

Utilizar un lenguaje común para toda la comunidad,

Demostrar la lógica de las interrelaciones que existen entre los estados

financieros,

Introducir algunos de los principios fundamentales de finanzas y

Establecer la importancia de los flujos futuros de efectivo como la base para

medir el valor presente y el valor futuro de una organización

4.2.3. SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL

54




Está definido como un sistema de información consistente en un conjunto de

cuentas, libros, formas, asientos y reportes financieros y operativos,

lógicamente organizados e interrelacionados entre sí, los cuales mediante

acción coordinada conllevan a la obtención de información contable. Este

sistema se nutre de los sistemas ya que estos generarán los soportes

necesarios para el registro y procesamiento contable de la información.

Controla las operaciones y suministra información financiera de una

empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las

informaciones administrativas y financieras.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que

su estructura configurativa cumpla con los objetivos trazados. Esta red de

procedimientos debe estar tan íntimamente ligados, que integre de tal

manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar

cualquier actividad importante de la misma.

Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensión

básica de los sistemas de contabilidad. El sistema de contabilidad es el

vínculo que mantiene juntas las diversas partes de una organización. Ayuda

55




a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades. Los

propietarios de negocios que no están familiarizados con los sistemas de

contabilidad son víctimas de esta práctica con una alarmante frecuencia.

El Sistema contable puede ser:

Sistema contable financiero: Un sistema de información contable, con

frecuencia llamado simplemente un sistema de información, es la

combinación del personal, los registros y los procedimientos que usa un

negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de información

financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de información

diferentes cada uno usa un sistema de información contable distinto.

Sistema contable de Costos: Es un sistema de información que clasifica,

acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos de

actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones,

la planeación y el control administrativo. Los informes de costos son muy

útiles también para la planeación y selección de alternativas ante una

situación dada.

Sistema contable Administrativo: Es básicamente una estructura de

relaciones formales. Implica la definición del flujo de información, el diseño

del soporte de los datos y la descripción de las tareas administrativas en

56




cada sector en forma de rutina y procedimiento. Dada la interrelación entre

las operaciones de la organización, se requiere normalizar el tratamiento de

la información de manera que el mismo presente un proceso de integración

análogo al requerido para tomar decisiones en las organizaciones.

Sistema contable Tributario: Sistema de información orientado a dar

cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones.

Los Sistemas Administrativos y Contables representan la concreción en

términos operativos de las actividades necesarias para que los datos

ingresados a la organización y los que ella misma genera, se conviertan en

información relevante para la toma de decisiones.

Los Sistemas Administrativos y Contables implican además, la expresión

operativa de los criterios emanados de la Teoría de la Administración. Así los

procesos de departamentalización, programación, y otros, se conviertan en

Manuales de Organización y Procedimientos, en los cuales se definen las

misiones y funciones concretas de los sectores organizativos.

57




4.2.4. Características Generales De Un Sistema De Información

Contable

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad,

flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control

sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los

métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las

operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros

contables.

Compatibilidad: un sistema de información contable cumple con la pauta de

compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y

las características especiales de un negocio en particular.

Flexibilidad: Es la adaptación de programas a los requerimientos de la

empresa con posibilidades de cambio en los formatos de los estados

financieros.

58




Relación de costo / beneficio: El costo-beneficio es una lógica o

razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores

resultados, tanto por eficiencia técnica como por motivación, es un

planteamiento formal para tomar decisiones que cotidianamente se nos

presentan.

4.2.5. La codificación del Plan de Cuentas

Para la codificación (asignación de un número referéncialo letra referencia),

se hace necesario la asignación para una cuenta contable de ésta

codificación, con la finalidad de:

Facilitar la localización de las cuentas, registros y aportes, así como la

información de manera rápida y segura. Ejemplo: la gerencia desea saber un

informe sobre los ingresos del restaurante por rublos del mes de enero 2011,

o informe sobre los gastos que involucra a la plantilla de trabajadores que se

tiene.

· Simplificar su denominación: ejemplo: 6101-01 sueldos y salarios, 6101-02

Bono nocturno, gasto, 6101-03 horas extras, otros.

· Permite una mejor visión de un conjunto de cuentas y dar orden racional a

la contabilidad, ejemplo:

59




1. ACTIVO

1.1 ACTIVO CIRCULANTE

1.1.01 EFECTIVO EN CAJA

1.1.01-001 Caja oficina principal

1.1.01-002 Caja oficina de ventas

1.1.02 BANCOS

1.1.02-001 Banco Mercantil, cuenta corriente

1.1.02-002 Banco Banesco, cuenta corriente

1.2 ACTIVOS NO CORRIENTES

1.2.01 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

1.2.01-001 Local Principal

1.2.01-002 Maquinaria y equipo

Actualmente es imprescindible en los sistemas de contabilidad

computarizada, puesto que para cargar y/o abonar a las cuentas, solo puede

utilizarse códigos.14

14 contadoresdelsigloxxi.blogspot.com/

60




4.3. Procesos financieros

Es la fase posterior a la implantación de los planes financieros; el control

trata el proceso de retroalimentación y ajuste que se requiere, para

garantizar la adherencia a los planes y la oportuna modificación de los

mismos, debido a cambios imprevistos.

También se puede decir que la planificación financiera es un procedimiento

en tres fases para decidir qué acciones se deben realizar en lo futuro para

lograr los objetivos trazados: planear lo que se quiere hacer, llevar a cabo lo

planeado y verificar la eficiencia de cómo se hizo. La planificación financiera

a través de un presupuesto dará a la empresa una coordinación general de

funcionamiento.

La planificación financiera es un aspecto que reviste gran importancia para el

funcionamiento y, por ende, la supervivencia de la empresa.

Son tres los elementos clave en el proceso de planificación financiera:

61




1. La planificación del efectivo consiste en la elaboración de presupuestos de

caja. Sin un nivel adecuado de efectivo y pese al nivel que presenten las

utilidades la empresa está expuesta al fracaso.

2. La planificación de utilidades, se obtiene por medio de los estados

financieros proforma, los cuales muestran niveles anticipados de ingresos,

activos, pasivos y capital social.

3. Los presupuestos de caja y los estados proforma son útiles no sólo para la

planificación financiera interna; forman parte de la información que exigen

los prestamistas tanto presentes como futuros

4.3.1. Objetivos de la planificación financiera

Los objetivos fundamentales de la planificación financiera son:

Trascender más allá de lo operativo y acercarse más a lo estratégico.

Ayudar a identificar los objetivos de la empresa.

Establecer las acciones necesarias para que la empresa logre sus objetivos

financieros.

62




Cuantificar las diferentes alternativas estratégicas, a fin de evaluar los

impactos que generan en la situación financiera de la empresa.

Promover el análisis de las diferencias entre los objetivos y la condición

financiera actual de la empresa.

Dinámica del modelo financiero

El modelo financiero se modifica de acuerdo con las decisiones que toma la

dirección, las modificaciones que se derivan de la operación normal de la

empresa y el efecto de factores externos.

Los principales motivos de cambio y su repercusión sobre el modelo son:

Aumentos de ventas.

Clientes.

Inventarios.

Proveedores y Acreedores.

Créditos a largo plazo, líneas de crédito revolventes.

Aumento de capital, pérdidas cambiarias, presiones inflacionarias.

4.3.2. El proceso de planificación financiera

63




El proceso de planificación financiera expone técnicas y herramientas para

lograr una efectiva y oportuna toma de decisiones, a fin de visualizar como

se administra un negocio y su impacto de esta actividad en la empresa, con

el propósito de lograr sus objetivos y metas desde el punto de vista integral.

De acuerdo con Weston y Brigham 1992 (Fundamentos de Administración

Financiera), el proceso de planificación financiera "implica la elaboración de

proyecciones de ventas, ingresos y activos tomando como base estrategias

alternativas de producción y mercadotecnia, así como la determinación de

los recursos que se necesitan para lograr esas proyecciones"

Brealey / Myers, 1992 (Principios de Finanzas Corporativas) sobre la

planificación financiera, expone que es un "proceso de análisis de las

influencias mutuas entre las alternativas de inversión y de financiamiento;

proyección de las consecuencias futuras de las decisiones presentes,

decisión de las alternativas a adoptar y por ultimo comparación del

comportamiento posterior con los objetivos establecidos en el plan

financiero".

En conclusión el proceso de planificación financiera es una técnica que

reúne un conjunto de métodos, instrumentos y objetivos, con el fin de

64




establecer en una empresa pronósticos y metas económicas y financieras

por alcanzar, tomando en cuenta los medios que se tienen y los que se

requieren para lograrlo.15

4.3.3. Partes del proceso de la planificación financiera

Fines - Establecer en la empresa pronósticos y metas económicas y

financieras por alcanzar. Especificar metas objetivas.

Medios - Elegir políticas, programas, procedimientos y práctica con los que

habrán de alcanzarse los objetivos. Para llevar a cabo lo planeado se

requiere organización, ejecución y dirección.

Recursos - Determinar tipos y cantidades de los recursos que se necesitan,

definir cómo se habrán de adquirir o generar y cómo se habrán de asignar a

las actividades.

Realización - Elaboración de los presupuestos de operación, de inversiones

permanentes y financiero. Delinear los procedimientos para toma de

15 CÓRDOBA PADILLA, Marcial. Gerencia Financiera Empresarial, 2007, Primera Edición, ECOE Ediciones, Bogotá, Colombia.

65




decisiones, así como la forma de organizarlos para que el plan pueda

realizarse.

Control - Para llevar un buen control se requiere evaluar los resultados

comparándolos con patrones o modelos establecidos previamente. Delinear

un procedimiento para prever o detectar los errores o las fallas, así como

para prevenirlos o corregirlos sobre una base de continuidad.

Soporte Y Registro Contable De Documentación Financiera

Contabilidad financiera.- Es el sistema de información que expresa en

términos cuantitativos y monetarios, las transacciones realizadas y ciertos

acontecimientos económicos susceptibles de registrarse, y que en su

conjunto permite conocer la situación financiera particularmente de las

empresas.

Contabilidad Administrativa-. Es el sistema orientado a informar

internamente sobre funciones de planeación y control y que será utilizado

por administradores y propietarios para evaluar el cumplimiento de metas y

objetivos preestablecidos.

66




Normas de Información Financiera (antes Principios de

Contabilidad)

Las normas de información financiera (NIF) regulan la información financiera

presentada en los estados financieros y sus notas. Es importante mencionar

que la utilización de las NIF incrementa la calidad de la información

financiera, asegurando así su mayor aceptación, no sólo a nivel nacional,

sino también internacional.

Por lo anterior las normas de información financiera que a continuación

veremos son aquellas que nos permiten conocer el marco general bajo el

cual debe operar el sistema de información contable.

Información Financiera

Al hablar de información financiera nos tenemos que referir a la información

externa que se encuentra dirigida a los usuarios del negocio que no están

involucrados en la administración y pretende cubrir la demanda de

información para la toma de decisiones de los distintos usuarios de la

información, como pueden ser accionistas, bancos, acreedores,

trabajadores, entre otros

4.3.4. La secretaria y su nuevo rol contable financiero

67




- Vigilar la elaboración y expedición de las convocatorias.

- Verificar el contenido de las órdenes del día y los listados de los asuntos

que se tratarán incluyendo los soportes documentales necesarios.

- Remitir a cada integrante del comité la carpeta correspondiente en tiempo y

forma.

- Deberá vigilar que los acuerdos del comité se asienten correctamente.

- Levantar el acta de cada una de las sesiones.

- Vigilar que el archivo de documentos este completo y actualizado, y

conservarlo en custodia.

- Circular para su firma los acuerdos emitidos por los miembros del Comité

durante las sesiones.

Ejemplo: La Nueva Secretaria

Hace algunos años, cuando me hice cargo de una nueva posición gerencial,

lo primero que hice fue cambiarle a doña Amalia el título de Secretaria, que

mantuvo por muchos años, al de "Asistente Administrativa". Doña Amalia ya

tenía una exitosa carrera en la organización. De verdad era ella quien hacía

68




la mayoría de las funciones administrativas de la empresa y el título no

correspondía al trabajo que estaba realizando. Era mucho más que una

"secretaria". Ella tenía una bien cimentada experiencia, siendo el nexo entre

nuestra oficina principal en el Estado, Proveedores y Clientes locales. Como

yo nunca me acostumbré a dictar cartas, casi siempre hice mis propias

llamadas telefónicas y el café lo servía la encargada del aseo, o lo hacía yo

mismo, siempre entendí que todos los que estaban a mí alrededor eran

"asistentes".

En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un vuelco

enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes de área amplia

al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y

escribir sus propios memorandos, cartas, presentaciones y envía sus

ofertas. El no hacerlo es una pérdida de tiempo, a la vez que provocan

ruidos en la comunicación, que pueden costar mucho dinero. La

correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la

transferencia de información en forma digital. Los pagos y transferencias de

dinero se hacen en forma digital, aunque en nuestros países no se hayan

popularizado los Sistema de Intercambio Electrónico de Datos entre

empresas, bancos, proveedores y clientes, los cuales se encargan de

manejar gran parte de la las transacciones de las empresas.

69




La asistente o asistente administrativo que requiere el ejecutivo moderno

necesita una completa redefinición de funciones. Esto conlleva muchos

cambios, desde seleccionar personal con una capacitación m completa, a

pagarles salarios más altos. Estos cambios en las funciones de las

"secretarias" se han ido dando poco a poco, como todos en la naturaleza. No

hay duda que ha sido un largo camino el que han tenido que recorrer las

mujeres, para ser consideradas como parte del equipo, permitirles que

participen en las reuniones y que sus opiniones y recomendaciones sean

escuchadas. Desgraciadamente esto no está ocurriendo a la velocidad que

se requiere en los países de Latinoamérica, al igual que se producen

lentamente en Afganistán y otros lugares donde las doctrinas Talibán siguen

vigentes. Las transformaciones de tareas, especialmente en grandes

empresas, también han traído como consecuencia que la "asistente

administrativa" tenga que atender más de un solo ejecutivo.

Para muchos ejecutivos esto tampoco ha sido fácil, porque muchos de ellos

estaban acostumbrados a tener cada uno su propia secretaria. Entre

paréntesis, me ha tocado de cerca ver como muchos ejecutivos usaban sus

70




"secretarias" para que atendieran labores que corresponderían a las amas

de llave en sus hogares, tales como ordenar compras del supermercado,

hacer citas al dentista y ir a dejar los chicos del jefe al colegio. Una empresa

que pretenda tener utilidades, no puede permitirse tener ese tipo de "jefes"

en el competitivo mundo actual. La "asistente administrativa" requerida por la

empresa actual no solo debe tener una preparación completa, que incluya

otros idiomas, administración, contabilidad, mercadeo y ventas. Es necesario

que tenga habilidades interpersonales, liderazgo, capacidad de trabajo en

equipo y flexibilidad para adaptarse a las cambiantes circunstancias que

confronta a diario la empresa de nuestros días.

En muchas empresas son las "asistentes administrativas" las que hacen que

la empresa camine. Esto por cada día existe más egresados de las

Universidades que están convencidos de lo que les dijo su padre "Estudie,

hijo mío, para que no tenga que trabajar como yo". El éxito en cualquier

empresa depende del equipo de trabajo. La Asistente Administrativa es una

pieza fundamental en cualquier actividad sea lucrativa o no lucrativa.16

4.3.5. La secretaria ejecutiva del presente en el área contable

16 www.emagister.com/curso-secretaria-ejecutiva/secretaria-que-debe-hacer

71




De acuerdo a todo lo anteriormente expuesto, ello ha conllevado a que la

gerencia cuente en el presente con una secretaria ejecutiva eficiente, capaz

de adentrarse en sus programas, planes, facilitarles todas aquellas acciones

que le favorezcan en sus interrelaciones de trabajo, que le proporcione los

espacios, las herramientas que le favorezca en la su gestión.

La secretaria ejecutiva del presente requiere ser una profesional con visión,


conocimientos necesarios que le facilite su ejercicio, manejar


negociación interrelaciones humanas, conocimiento de si mismo, optimista,

agradable, con personalidad, presentable, buena conducta, valores , ética,

comportamiento que genere un clima organizacional positivo en su ejercicio,

dominio de idiomas, especialmente ingles, los aspectos básicos de las

herramientas tecnológicas de informática.

Ser una secretaria con los conocimientos y aplicación de las herramientas

básicas de crecimiento personal que garantice el manejo de conflictos, de

paso a un clima organizacional en donde su rol sea muy positivo para el

desempeño de las funciones de la gerencia.

72




Se necesita de una secretaria en donde la gerencia deposite su confianza, le

colabore en la minimización de problemas con la ayuda de sus comentarios,

participación en todo aquello que beneficie el desempeño del gerente.

Una secretaria tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios.

Con capacidad de crear, innovar e implementar Con visión global del

negocio de la empresa, asertiva y con autoestima alta. Que sepa planificar

su tiempo y el de su jefe, preparar y tratar la información adecuadamente,

concertar, acoger y atender a las visitas, preparar presentaciones de

productos o servicios, Organizar los viajes de negocios, entre otras

funciones.17

4.3.6. Ejemplo: La Nueva Secretaria en el área administrativa

Hace algunos años, cuando me hice cargo de una nueva posición gerencial,

lo primero que hice fue cambiarle a doña Amalia el título de Secretaria, que

mantuvo por muchos años, al de "Asistente Administrativa". Doña Amalia ya

tenía una exitosa carrera en la organización. De verdad era ella quien hacía

la mayoría de las funciones administrativas de la empresa y el título no

correspondía al trabajo que estaba realizando. Era mucho más que una

17 www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-el-tiempo-presente-650584.html

73




"secretaria". Ella tenía una bien cimentada experiencia, siendo el nexo entre

nuestra oficina principal en el Estado, Proveedores y Clientes locales. Como

yo nunca me acostumbré a dictar cartas, casi siempre hice mis propias

llamadas telefónicas y el café lo servía la encargada del aseo, o lo hacía yo

mismo, siempre entendí que todos los que estaban a mí alrededor eran

"asistentes".

En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un vuelco

enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes de área amplia

al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y

escribir sus propios memorandos, cartas, presentaciones y envía sus

ofertas. El no hacerlo es una pérdida de tiempo, a la vez que provocan

ruidos en la comunicación, que pueden costar mucho dinero.

La correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la

transferencia de información en forma digital. Los pagos y transferencias de

dinero se hacen en forma digital, aunque en nuestros países no se hayan

popularizado los Sistema de Intercambio Electrónico de Datos entre

empresas, bancos, proveedores y clientes, los cuales se encargan de

manejar gran parte de la las transacciones de las empresas.

74




La asistente o asistente administrativo que requiere el ejecutivo moderno

necesita una completa redefinición de funciones. Esto conlleva muchos

cambios, desde seleccionar personal con una capacitación m completa, a

pagarles salarios más altos. Estos cambios en las funciones de las

"secretarias" se han ido dando poco a poco, como todos en la naturaleza. No

hay duda que ha sido un largo camino el que han tenido que recorrer las

mujeres, para ser consideradas como parte del equipo, permitirles que

participen en las reuniones y que sus opiniones y recomendaciones sean

escuchadas. Desgraciadamente esto no está ocurriendo a la velocidad que

se requiere en los países de Latinoamérica, al igual que se producen

lentamente en Afganistán y otros lugares donde las doctrinas Talibán siguen

vigentes. Las transformaciones de tareas, especialmente en grandes

empresas, también han traído como consecuencia que la "asistente

administrativa" tenga que atender más de un solo ejecutivo.

Para muchos ejecutivos esto tampoco ha sido fácil, porque muchos de ellos

estaban acostumbrados a tener cada uno su propia secretaria. Entre

paréntesis, me ha tocado de cerca ver como muchos ejecutivos usaban sus

"secretarias" para que atendieran labores que corresponderían a las amas

75




de llave en sus hogares, tales como ordenar compras del supermercado,

hacer citas al dentista y ir a dejar los chicos del jefe al colegio. Una empresa

que pretenda tener utilidades, no puede permitirse tener ese tipo de "jefes"

en el competitivo mundo actual. La "asistente administrativa" requerida por la

empresa actual no solo debe tener una preparación completa, que incluya

otros idiomas, administración, contabilidad, mercadeo y ventas. Es necesario

que tenga habilidades interpersonales, liderazgo, capacidad de trabajo en

equipo y flexibilidad para adaptarse a las cambiantes circunstancias que

confronta a diario la empresa de nuestros días.

En muchas empresas son las "asistentes administrativas" las que hacen que

la empresa camine. Esto por cada día existe más egresados de las

Universidades que están convencidos de lo que les dijo su padre "Estudie,

hijo mío, para que no tenga que trabajar como yo". El éxito en cualquier

empresa depende del equipo de trabajo. La Asistente Administrativa es una

pieza fundamental en cualquier actividad sea lucrativa o no lucrativa.18

4.3.7. Funciones de la secretaria en el rol contable

Elaborar la programación de pagos a proveedores

18 www.emagister.com/curso-secretaria-ejecutiva/secretaria-que-debe-hacer

76




Elaborar la programación de pagos de nominas, compensaciones y

eventos de la propia facultad.

Recopilar, verificar y archivar los reportes de ingresos diarios de las

cajas.

Elaborar pólizas de ingresos, capturarlas y archivarlas.

Emitir un informe mensual del efectivo cobrado.

Girar Cheques y preparar las Fichas de Depósitos.

Pagar a proveedores y otros.

Realizar las conciliaciones Bancarias.

Controlar el fondo de las diferentes cajas chicas.

Realizar los Depósitos.

Llevar el control de Saldo del banco, para saber con exactitud cuanto

disponer en el momento.

Centralizar la información en el Depto. de contabilidad, verificar

registros, realizar correcciones, actualizar la información y cerrar el

mes de trabajo.

Orientar a las personas que acuden al Depto. de contabilidad con

buen trato y calidez

Mantener la información contable actualizada.

Realizar otras funciones que se le asignen.

77




Manejo de las empresas basándose principalmente en

indicadores financieros

Es importante concientizar a los altos directivos, y en general a todos los

usuarios, sobre la distorsión de la información de costos provocada por los

volúmenes manejados en cada línea de producto y por el número mismo de

ellos, a unida al aumento en significancia y proporción de los gastos

indirectos como elementos del costo.

En nuestra opinión, creemos más útil y benéfico utilizar los indicadores re-

levantes que nos muestran los factores críticos para el éxito de cada área

del negocio, con los cuales se cuenta actualmente, y sólo adecuar la

información operacional a fin de coadyuvar con los altos niveles

administrativos al logro de una mejor actuación de la empresa.

Ahora bien, una propuesta es desarticular los costos de la contabilidad

financiera para adecuarlos a los distintos tipos de toma de decisiones.

Muchas empresas tienen ligada su contabilidad de costos a la contabilidad

financiera y las disposiciones fiscales. Y justamente ésa es la razón de no

contar con información razonable, ya que ésta es adecuada a los distintos

propósitos, fundamentalmente a los fiscales, provocando la distorsión en la

información de costos para la toma de decisiones.

78




Sin ir más lejos, a partir de 1989, para propósitos fiscales, desaparece el

concepto de costo de ventas, de esta manera en las empresas ahora priva

más la relevancia que la verificabilidad a detalle de la valuación de

inventarios.

Es importante hacer ciertos puentes entre la contabilidad financiera y la

contabilidad administrativa.

El fundamento de la aseveración lo encontramos en uno de los objetivos de

la contabilidad financiera: la salvaguarda de los intereses de los 34 usuarios

externos, aspecto que no podemos supeditar a la contabilidad administrativa

eminentemente orientada a los usuarios internos; sin embargo, podemos ir

estableciendo partidas comunes de conciliación.

Concretamente, debemos partir del concepto de utilidad visto como un

cambio patrimonial y desprender de él un estado de resultados que muestre

las actividades que agregan valor, las que no lo agregan, las realizadas de

esa entidad con otras entidades, las realizadas por transformaciones

internas y aquellas realizadas por eventos y circunstancias del entorno; lo

anterior, con el propósito de presentar a los usuarios externos la actuación

de la empresa.

El Ejercicio Contable Económico. Etapas

79




El ejercicio económico es cada uno de los períodos contables en el que se

divide la vida de la empresa. Generalmente la contabilidad financiera, ese

período es anual y en el caso de España suele ir de 1 de enero a 31 de

diciembre, lo cual no impide que se tomen períodos de tiempo más

pequeños si la empresa así lo necesita u otras fechas diferentes si la

empresa así lo requiere.

Las etapas son:

Al inicio del ejercicio:

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales—Balancee Inicial e Inventario

Inicial

Libro Diario—Asiento de Apertura

Libro Mayor—Apertura de Cuentas

Durante el ejercicio:

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales—Pasar el Balance de Sumas y

Saldos, al menos, una vez cada trimestre.

Libro Diario—Asientos de Gestión

80




Libro Mayor—Pasar los asientos de gestión del Diario

Al cierre del ejercicio:

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales—Inventario Extracontable y

Cuentas Anuales

Libro Diario—Asientos de Periodificación, Regulación y Cierre

Libro Mayor—Pasar los asientos de periodificación, regulación y cierre.

Se cierran automáticamente los mayores

LA CONTABILIDAD AL INICIO DEL EJERCICIO

LOS INVENTARIOS

Estado contable estático, es el que representa cuantitativa y

cualitativamente los elementos del patrimonio. Es decir, es un recuento

detallado y sistematizado de los elementos que componen el patrimonio.

Un inventario contable es aquel que está expresado en unidades

monetarias y se elabora a partir de los datos que suministra la contabilidad.

Un inventario extracontable es el que se elabora con independencia de los

81




datos contables, después de haber realizado una inspección física del

patrimonio, hay dos tipos:

De almacén—como mínimo hay que hacer 1 al año

De caja—se realiza diariamente

Otros inventarios son:

De Gestión—cualquiera de los que se hacen durante el ejercicio

De Liquidación—cuando la empresa se va a liquidar y va a

desaparecer

De Intervención o Judicial—como consecuencia de un mandato

judicial

Formato del inventario:

ENCABEZAMIENTO: son datos de identificación y tiene que figurar

obligatoriamente el Nº de inventario y el nombre del titular de la

entidad

CUERPO O PARTE CENTRAL: se expone la relación de los

elementos generalmente en este orden:

Elementos de Activo—ordenados de más a menos disponibilidad

82




Elementos de Pasivo—ordenados de más a menos exigibilidad

CERTIFICACIÓN Y FIRMA: una forma de certificación puede ser:

D/Dña. Certifica que el presente inventario asciende a......pts. para

que así conste

Fecha

Firma

V. MATERIALES Y MÉTODOS

5.1. MATERIALES

Los materiales e insumos utilizados en este trabajo de investigación

fueron:

83




Cuaderno de notas,

Lápiz

Carpetas

Transportes

Plumas, papel bond

Marcadores

textos, fotocopias

computadora

tinta de impresión

cd rum

perforadora, otros.

5.2. MÉTODOS

Se utilizaron para la recolección de la información los siguientes

métodos: el método bibliográfico-documental y el método científico.

84




El método bibliográfico-documental, se utilizó para seleccionar la

información realizada a través de folletos, revistas, libros y textos muy

significativos del tema.

El método Científico, sirvió para recolectar la información en base a la

parte teórica del contenido.

Recursos Humanos

- Investigadora

- Tutor

PRESUPUESTO

CONCEPTO

NUMERO

DE

UNIDADES

COSTO

UNITARIO

US $

COSTO

TOTAL

US $

Copias de Libros 40 0.03 1.20

Pen driver 1 35.0 35.0

Cd 3 1,50 4.50

85




Hojas de Impresión 3 12,00 36.00

Alquiler de

Computador

25.00

Originales de

Monografía

102 0.25 25.50

Corrección de

Monografía

102 0.25 25.50

Copias de

Monografías

102 0.03 3.06

Empastado de

Monografía

1 10.00 10.00

Otros Imprevistos 70.00

TOTAL $ 235.76

86




VI. RESULTADOS

Una vez realizada la investigación de llegó a los siguientes resultados: Las

empresas modernas han originado grandes cambios en pro de su

participación eficaz en los actuales escenarios económicos, que se

caracterizan por ser dinámicos, cambiantes, retadores, competitivos, en

donde solamente pueden actuar aquellas empresas que se han preparado

de acuerdo a las exigencia del presente en el ámbito contable y financiero.

La cultura organizacional de la Secretaria tiene que diseñarse a partir de lo

que somos como personas y de nuestras particulares actitudes y valores

hacia el trabajo productivo, eliminando aquellos factores distractores que

pudieran entorpecer las posibilidades de transformación. El surgimiento de

87




dicha cultura debe propiciar mejor conocimiento y mayor comprensión de las

características de los participantes en la correspondiente praxis laboral.

Cabe destacar que la cultura y principios institucionales no están bien

impartidos entre los que laboran, debido a que se evidenció diferencias entre

los mismos, a raíz de los nuevos lineamientos administrativos ya que estos

trajeron como consecuencia la reestructuración de los cargos y nuevos

esquemas de trabajo a los que no se estaba acostumbrado.

VII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

7.1. CONCLUSIONES

De acuerdo a esto y para dar respuesta se pudo notar que la cultura de la

Secretaria es débil ya que las normas establecidas por la organización no

están bien inculcadas, sabiendo que se debe educar a los miembros que allí

laboran para la internalización de la cultura organizacional y sobre todo en la

parte contable y financiera.

88




Cabe destacar que no cumplen ni se rigen normas de cultura siendo está

una de las características principales para poder tener una cultura bien

arraigada, y la labor se hace más pesada por no haber participación de

todas las personas involucradas para la toma de decisiones, es decir, no

existe énfasis en el grupo, para existir se debe orientar al personal con fines

de logros colectivos facultando al individuo para que tenga mayor poder de

acción y decisión en la institución.

7.2. RECOMEDACIONES

Una vez realizada la investigación y presentadas las respectivas

conclusiones se recomienda:

Fomentar programas de sensibilización a la colectiva organización,

con la finalidad de educar a la Secretaria para que internalicen

la cultura organizacional, como ventaja competitiva en

la gestión gerencial.

89




Promover el autodesarrollo para que la secretaria y todo el personal

esté en capacidad de construir nuevos esquemas, a fin de; lograr la

identificación y el compromiso y la consistencia gerencial entre lo que

se dice y lo que se practica en las organizaciones, estimular la

orientación al logro de todos sus miembros, a través de a creación

de conciencia y el diseño e implantación de programas que estimulen

nuevas ideas para llevar a cabo el incremento de la efectividad

contable y financiera que estén dispuesta al cambio.

Fortalecer el poder personal con fines de logros colectivo. De esta

manera se faculta al individuo para que tenga mayor poder de acción

decisión.

.Analizar adecuadamente la información para la toma de decisión

coadyuvar en la conformación de una cultura organizacional que

concientice la necesidad del personal y haga participar a todos los

trabajadores involucrados directa e indirectamente en el proceso

correspondiente.

90




VIII BIBLIOGRAFÍA

Artículo: Arbesú Verduzco, Luis Ignacio y González Santos Reina J.,

"Cutura y trabajo en el contexto de la globalización", Revista

Mexicana del Trabajo, no. 2, 2001.

Cedeño Gardenia, Garay Julia, Garcia Glenda, Modulo de Asistencia

Ejecutiva II.

CÓRDOBA PADILLA, Marcial. Gerencia Financiera Empresarial,

2007, Primera Edición, ECOE Ediciones, Bogotá, Colombia.

91




Estrategia Internacional de México en el mundo del trabajo, Secretaria

del Trabajo y Previsión Social, México, dic. 2002.

Felcman, I., Blutman G. y Méndez S. (2002). Cultura organizacional

en la administración pública. Ediciones cooperativas.

Flor G. Secretaria Ejecutiva Moderna. Artículos de Publicación 2010

instituto.central.mx/index.php/secretaria-ejecutiva

Sevilla Quiroz, María Antonieta, 1001 Sugerencias para la Secretaria

Eficaz

www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-

la-empresa-moderna-408925.html

www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-

el-tiempo-presente-650584.html

www.emagister.com/curso-secretaria-ejecutiva/secretaria-que-debe-

hacer

http://www.emagister.com/curso-secretaria-ejecutiva/secretaria-que-debe-hacer

http://www.emagister.com/curso-secretaria-ejecutiva/secretaria-que-debe-hacer

http://www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-el-tiempo-presente-650584.html

http://www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-el-tiempo-presente-650584.html

http://www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-la-empresa-moderna-408925.html

http://www.articuloz.com/administracion-articulos/la-secretaria-ejecutiva-en-la-empresa-moderna-408925.html

92




www.monografias.com/trabajos82/sistemascontables/

sistemascontables.

http://www.monografias.com/trabajos82/sistemascontables/sistemascontables

http://www.monografias.com/trabajos82/sistemascontables/sistemascontables

93




Los registros contables y estados financieros son dos componentes

básicos dentro de la contabilidad de una empresa como parte

fundamental y rol de la secretaria.

94




La contabilidad moderna consta de un ciclo de siete etapas. Los tres

primeros se refieren a la sistematización de libros, es decir, a la compilación

y registro sistemáticos de las transacciones financieras. Los documentos

financieros constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos

cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas

pagadas. La información contenida en estos documentos se traslada a los

libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las

transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se

reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por

ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, entre otras.

95




Primer paso. El registro de cada transacción en el libro diario constituye el

punto de partida del sistema contable de doble entrada. Con este sistema se

analiza la estructura financiera de una organización tomando en cuenta el

doble efecto que toda transacción tiene sobre dicha estructura (una compra

de bienes constituye, por un lado, un aumento del activo, pero también

refleja una disminución del mismo al reducirse la cantidad de dinero

disponible). Por ello, toda transacción tiene una doble dimensión; la primera,

el deber (que aparece a la izquierda) y, la segunda, el haber (que aparece a

la derecha). Esta doble dimensión afecta de distinta forma a la estructura

financiera. En función de su naturaleza, una partida contable puede disminuir

con el deber e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el

debe y disminuir con el haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado

aumenta la cuenta de bienes (débito) y disminuye la cuenta de caja (crédito).

Sin embargo, si el bien se compra a crédito se creará una cuenta de pasivo,

y en el libro diario aparecerá una nueva partida, incrementándose la cuenta

de bienes (débito) y aumentándose la partida que refleja el pasivo (crédito).

El reconocimiento de la obligación de pagar a los empleados aumentará la

partida contable de salarios (débito) y aumentará el pasivo (crédito). Cuando

se paguen los salarios se producirá una disminución en la cuenta de caja

(crédito) y disminuirá el pasivo (débito).

96




Segundo paso. En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades

reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la

cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los

débitos a la izquierda y los créditos a la derecha, de tal forma que el saldo,

es decir el crédito o el débito neto de cada cuenta, puede calcularse con

facilidad.

Cada cuenta libro del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada

cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta

de clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, para

saber cuánto ha comprado cada uno de ellos. Por analogía, la cuenta de

salarios se puede desglosar en función de cada trabajador.

Tercer paso. Una vez reflejadas todas las transacciones en el libro mayor se

procede a obtener el saldo -deudor o acreedor- de cada cuenta. La suma de

todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos

deudores, pero con signo contrario, ya que cada transacción que genera un

crédito provoca, al mismo tiempo, un débito de la misma cuantía. Este paso,

al igual que los siguientes, se produce al concluir el año fiscal. En cuanto se

han completado los distintos libros, finaliza la parte de la sistematización de

libros del ciclo contable.

97




Cuarto paso. Finalizadas las etapas correspondientes a la teneduría de

libros, el contable o contador público procede a ajustar una serie de cuentas

con el propósito de destacar hechos económicos que; aunque no se han

producido de forma convencional, sí representan transacciones finiquitadas.

A continuación destacamos algunos de los casos más comunes: ingresos

pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todavía no se han

hecho efectivos); gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente

que todavía no se han satisfecho); ingresos percibidos con antelación (por

ejemplo, cuando se recibe la cuantía de una suscripción por adelantado);

gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de la prima de un

seguro de riesgo); la depreciación (reconocimiento de que el coste de una

máquina debe amortizarse a lo largo de los años de su vida útil); inventarios

(valoración de los bienes almacenados y verificación de que la cantidad

almacenada coincide con la que se deriva de las cuentas); e impagados

(consiste en declarar una serie de cuentas pendientes de pago como de

dudoso cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en el futuro).

Quinto y sexto pasos. Una vez realizados los ajustes anteriores, el

contador público realiza un primer balance de comprobación de saldos,

adaptándolos con los ajustes anteriores (paso quinto). Cuando se han

actualizado todos los saldos se procede a redactar el balance y preparar la

cuenta de pérdidas y ganancias (paso sexto). Los saldos de las distintas

98




cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad financiera y de

costes de la empresa.

Séptimo paso. El último paso consiste en cerrar las cuentas anuales,

transfiriéndolas a la cuenta de pérdidas y ganancias con el propósito de que

las cuentas que corresponden tan sólo a la actividad anual se anulan unas a

otras, para que los créditos y débitos del siguiente año fiscal reflejen en

particular la actividad fiscal de ese año.

Estados financieros

99




Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y

tienen por objeto, presentar información financiera para que los diversos

usuarios de los estados financieros puedan tomar decisiones eficientes y

oportunas. Ahora bien, la información financiera que tales usuarios requieren

se enfoca primordialmente en la:

a. Evaluación de la rentabilidad;

b. Evaluación de la posición financiera, que incluye su solvencia y liquidez;

c. Evaluación de la capacidad financiera de crecimiento;

d. Evaluación del flujo de fondos.

100




De acuerdo con estas necesidades los estados financieros básicos son:

Estado de situación financiera o balance general. Muestra los activos,

pasivos y el capital contable a una fecha determinada. Está integrado por:

•Activo

•Pasivo

•Capital Contable

El activo representa todos los bienes de una empresa, como el efectivo en

caja y en bancos, las cuentas por cobrar a los clientes y otros deudores,

maquinaria, equipos de transporte y otros. La clasificación de los activos se

realiza de la siguiente manera:

•Activos circulantes que se integra por caja, bancos, cliente, cuentas por

cobrar a deudores diversos, inventarios, impuestos en favor de.

•Activos no circulantes a fijo que se integran como maquinaria y equipos,

bienes inmuebles.

•Activos diferidos que se integran como bienes y derechos que tiene la

empresa que no son físicamente medibles a saber los gastos de instalación,

rentas pagadas por anticipado.

101




Los pasivos están integrados por todas las deudas que se tienen en la

empresa y están integrados por:

•Pasivos a corto plazo que son deudas que se deben cubrir antes de un año

como son los impuestos por pagar, las deudas con proveedores y otras

cuentas por pagar.

•Pasivo a largo plazo que son las deudas que se deben de cubrir a más de

un año como son los créditos hipotecarios.

El capital contable está integrado por las aportaciones de los socios, las

utilidades generadas en años anteriores y las reservas legales.

Estado de resultados. Muestra los ingresos, costos-gastos y la utilidad o

pérdida resultante en el período. Los elementos que integran este estado

financiero son:

•Ventas

•Devoluciones y rebajas sobre ventas

•Costos y gastos

•Utilidad bruta

102




Estado de variaciones en el capital contable. Muestra los cambios en la

inversión de los propietarios durante el período. El presente estado

financiero se elabora tomando en cuenta las aportaciones de capital que se

hayan efectuado por ejercicio, disminuyendo las reducciones de capital para

llegar al capital actual de una empresa.

Estado de cambios en la situación financiera. Muestra la forma en que se

modificaron los recursos y las obligaciones de la empresa durante el

período; se elabora tomando los balances generales de dos períodos, y

comparándolos para determinar los recursos generados o utilizados durante

las operaciones de la empresa durante esos años.

Otros registros contables

Comprende una serie de registros que se señalan a continuación:

•Bienes de producción

•Registro de nómina

•Registro de las devoluciones y rebajas en ventas

103




•Registro de comprobantes

•Registro de Cheques

104




martha monografia

Documents