marÍa eugenia vega urueta
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ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ACTIVIDAD 4 Parte 1
DICCIONARIO DE DATOS
MARIA EUGENIA VEGA URUETA
V SEMESTRE GRUPO 5
DOCENTE
INGENIERO ANDRY JOHAN MORENO GARZÓN
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BARRANQUILLA
2016
INTRODUCCIÓN
En la siguiente actividad trataremos sobre las actividades realizadas en las
unidades de información, en específico en la Biblioteca de la Corporación
Universitaria Americana, como es el manejo y desarrollo de la manejo de los
sistemas de información, aplicando los diagramas de datos y los diccionarios de
datos, ya que estos conocimientos son esenciales para el profesional de la
información, teniendo en cuenta los adelantos tecnológicos, creando la
necesidad de estudiar más a fondo los sistemas de información, establecer que
sistemas llevan a cabo las entidades.
OBJETIVOS
Saber que sistema de información son utilizadas en las entidades, empresas e
instituciones, así como tambien saber desarrollar los diccionarios de datos y los
diagramas de flujos de datos, aplicados a los procesos de nuestras instituciones.
ACTIVIDAD 4 PARTE 1
LA PRIMERA CONSISTE EN REALIZAR UN TRABAJO DEL TEMA DE ESTA
UNIDAD (DICCIONARIO DE DATOS), EL CUAL CONTENGA LOS SIGUIENTES
ÍTEMS:
1. Seleccione un área de trabajo, puede ser de la empresa o institución
donde labora o alguna donde tenga fácil acceso a la información,
utilice técnicas de las vistas en la Unidad II como las entrevistas y/o
cuestionarios para identificar el sistema de información existente, y
realice cada uno de los siguientes puntos:
Para esta actividad escogí la Biblioteca de la Corporación Universitaria Americana,
lugar donde soy auxiliar, está ubicado en la ciudad de Barranquilla, y el proceso
sobre el cual trabajaré es en los pagos de multas de los retrasos del material
bibliográfico.
a. Identifique los procesos que se realizan en el área (flujo de
información).
¿Cuáles son las actividades que se realizan en la Biblioteca?
Procesos técnicos.
Inventarios.
Préstamos y devolución del material bibliográfico
Notificar cuando el usuario queda bloqueado por la demora en la entrega de
dicho material.
b. Identifique cual es la finalidad de cada una de las actividades.
La finalidad de cada una de estas finalidades se hace con el fin de llevar un control
en la organización, que los procesos se hagan cumpliendo los parámetros
establecidos y prestar un servicio excelente y oportuno.
La finalidad de los procesos técnicos es que el material bibliográfico quede
a disposición de los usuarios para que tengan acceso a la información y
puedan hacer consultas posteriores.
Los inventarios se realizan para tener un dato exacto del material
bibliográfico, saber cuántos libros están prestados o perdidos, según el
caso.
En los préstamos y devolución del material bibliográfico tener un control de
los libros que entran y salen de biblioteca por este motivo, saber que libros
tienen mayor consulta para próximas adquisiciones, y lo más importante,
que los estudiantes utilicen esta herramienta para una excelente
preparación profesional.
Se notifica en caso de bloqueo para que el estudiante normalice su estado
y pueda hacer uso posterior de dichos recursos.
c. Qué pasos se siguen para llevarla a cabo.
En los procesos técnicos: una vez recibidos los libros con su respectiva
clasificación (realizada por el bibliotecólogo) se procede a colocarles los pines de
seguridad, sellos y la ficha devolución de libros, luego se catalogan, rotulan y se
le hace el control de calidad, y luego se colocan en los estantes para que queden
a disposición de los usuarios, teniendo en cuenta su ubicación en el área
respectiva según su clasificación.
En los préstamos: El estudiante solicita el material bibliográfico, el auxiliar realiza
su búsqueda en el software de Biblioteca o el estudiante realiza la búsqueda en el
catálogo en línea (OPAC) una vez ubicado el libro, se solicita el carnet que debe
estar vigente, se registra el usuario al software para verificar su estado, para luego
proceder al préstamo ingresando el código de barras, se le notifica la fecha de
devolución y los cargos (multas) que tiene en caso de presentar retrasos.
En la devolución y notificación de Bloque (según el caso): se recibe el
material bibliográfico (libro), se ingresa el código de barras en el respectivo ítem
para devolución de libros, en caso de tener multa se le informa el valor y su
respectivo trámite para realizar dicho pago.
d. Donde se realizan estos pasos.
Estos pasos se realizan en la biblioteca, unidad de información de la Corporación
Universitaria Americana, ubicada en el cuarto piso de dicha institución, en la
ciudad de Barranquilla.
e. Cuanto tiempo tardan en efectuarlos.
Los tiempos son distintos dependiendo del proceso que se esté realizando, para
los préstamos, devolución y notificación de bloqueos y multas son tiempos
relativamente cortos, entre 3 a 5 minutos, ya que se requiere de agilidad y
competencias para atender de manera rápida y oportuna a los usuarios, en los
procesos técnicos dependiendo del libro que se esté catalogando, es entre 10 y
20 minutos, para los inventarios el proceso es mayor ya que se requiere de días
para su finalización.
f. Con qué frecuencia la realizan.
Los procesos técnicos pueden ser trimestrales o dependiendo de las adquisiciones
que realicen en la Corporación; los préstamos, devolución y notificación de
bloqueos y multas se hace diariamente, y los inventarios se realizan
semestralmente.
g. Quienes emplean, donde se realizan estos pasos (información).
Estos procesos los realizan las auxiliares y son liderados bajo la supervisión del
Coordinador de Biblioteca, que es el encargado velar por la organización y
funcionamiento de estos procesos; todos estos procesos se realizan en el mismo
puesto de trabajo de atención al públicos, pues no existe una dependencia para
cada proceso, ya que es una Corporación relativamente nueva, de igual forma la
biblioteca tienen alrededor de 5.000 ejemplares de libros y aproximadamente
3.000 publicaciones seriadas.
h. Identifique la utilidad y beneficio del sistema de información existente,
así como los posibles fallos encontrados y sus posibles soluciones.
El sistema de información es excelente, pues cuenta con un software que cumple
con todas las expectativas para un buen desarrollo de los procesos, es un sistema
en línea que permite a los usuarios interactuar desde cualquier lugar donde se
encuentre, realizar búsqueda de información y hacer reservas de libros, puede
verificar su estado, libros prestados, etc.
Los fallos encontrados fueron en las publicaciones seriadas, ya que no cuentan
con el proceso de catalogación y la consulta la realizan manual al no encontrarse
en el OPAC de biblioteca, lo cual hace que los estudiantes no realicen consultas e
investigaciones en dichos recursos, la solución sería hacer la respectiva
catalogación con sus respectivas analíticas, para que los estudiantes puedan
acceder a este recurso con la búsqueda de información.
i. Especifique qué técnica se utilizó y adjunte soportes.
Utilicé las orientaciones dadas para dicha actividad, la técnica no utilice una
técnica específica ya que dicha actividad la realice en mi lugar de trabajo, pero
traté de que se asemejara a la entrevista.
2. Elabore el diagrama de flujo de datos que describa uno de los
procedimientos realizados en el área de trabajo de la empresa.
Cont.
3. Realice Un Diccionario De Datos Basándose En El Diagrama De Flujo De
Datos Realizado En El Punto Anterior, En El Diccionario De Datos Se Debe
Identificar:
A. DESCRIPCIÓN DE FLUJO DE DATOS (DESCRIBIR UNO).
Nombre del Flujo de datos: Proceso pago multas.
Descripción: Una vez informado al usuario que está bloqueado - debe pagar una
multa, por la no entrega oportuna del libro - explicación del procedimiento a seguir
dependiendo de la forma de pago. - Procede a realizar el respectivo pago o
cancelación – habilitarlo y entregar paz y salvo.
Proveniente de los procesos: verificación de las multas adeudadas – recepción
de la boleta de multa pagada, para su respectiva normalización y desbloqueo.
Para los procesos: valor del pago de la factura (en el registro de muestreo de
multas retrasadas).
B. DESCRIPCIÓN DE ESTRUCTURAS DE DATOS (DESCRIBIR UNO).
Estructura de datos: Detalle de la boleta de pago de los estudiantes.
Datos de usuario: Estudiantes, docentes
Requerimiento de información: dirección y teléfono
Descripción del caso: Pago de factura por generación de multas, verificada y
archivada, para desbloquear al estudiante, para realizar posteriores prestamos de
libros.
C. DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE DATOS (DESCRIBIR UNO).
Elemento dato: usuario.
Nombre: estudiante.
Alias: registro de multa, valor de la multa.
Descripción: el estudiante (X) solicita valor de la multa para hacer el respectivo
pago y solicitar nuevos préstamos en biblioteca, una vez pagada la sanción.
D. DESCRIPCIÓN DE ALMACENES DE DATOS (DESCRIBIR UNO).
Almacén de datos: Muestreo de facturas pagadas.
Descripción: Solicitudes de pago de multa por parte del estudiante, con el valor
de la multa, para la entregarle el paz y salvo.
Tipo de tramite: Pago en efectivo + cheque + transferencia.
Descripción de datos: valor de la factura, nombre y apellidos del estudiante.
Volumen: Ocasional, presentándose un incremento en la quincenas de cada mes.
Acceso: Los estudiantes con multa, hasta no cancelar la facura no pueden hacer
uso de la biblioteca.
e. Descripción de procesos (Describir uno)
Proceso: pago de multa
Descripción: se verifica el valor pagado.
Proceso: pago de multas
CONCLUSIÓN
Los profesionales de la información debemos mantenerse actualizados en los
sistemas de información, para comprender con facilidad el funcionamiento y los
procesos de un sistema de información.
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