manual de organizaciÓn archivo
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO
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1. OBJETIVO
El objetivo primordial de este manual es dar a conocer las pautas mínimas que
debemos saber, para el manejo y administración del archivo en sus diferentes etapas.
2. ALCANCE
Este manual describe el procedimiento que inicia desde el momento en el cual se hace
recepción de (los) documento(s) en la Ventanilla de Correspondencia y que va hasta su
conservación, según se indique en la carpeta de la Serie Documental establecida en las
Tablas de Retención Documental para conservación y preservación.
3. ARCHIVO
Los archivos están conformados por el conjunto de documentos, generados o
recibidos, sea cual fuera su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su
gestión1. De acuerdo con el ciclo vital de los documentos se generan tres tipos de
archivos:
• Archivos de Gestión
• Archivo Central
• Archivo Permanente o histórico
La organización de los archivos de gestión incluye actividades relacionadas con el
Programa de Gestión Documental establecido por el Archivo General de la Nación, que
1 Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo
No. 07 del 29 de junio de 1994. Disponible en:
http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=11&/archivo
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va desde la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final.
En este instructivo se define el paso a paso la organización de los archivos de acuerdo
con las Tablas de Retención Documental -TRD, para realizar adecuadamente las
transferencias documentales y la conservación de los documentos. Al aplicar lo
indicado se tendrá archivos organizados, que facilitarán la recuperación de la
información al momento de realizar una consulta; se conocerá el estado actual de cada
trámite y permitirá a la entidad tener información de forma oportuna para la toma de
decisiones por parte de la alta dirección.
3.1. GENERALIDADES
3.1.1. Identificar series y subseries documentales
Al crear o abrir un expediente se debe tener en cuenta las Tablas de Retención
Documental correspondiente a cada dependencia, e identifique la serie y subserie
documental, que le atañe.
Condiciones:
se deben crear expedientes tales como: Varios, Correspondencia enviada y
recibida, misceláneos; cada expediente custodiado en el área administrativa u
operativa debe responder a una función o tramite.
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se debe imprimir documentación de carácter de apoyo y conservarla en
expedientes para su consulta.
Evite la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos
que lo integran creando falsos expedientes.
Tablas de Retención Documental
Las Tablas de Retención Documental son un instrumento que refleja las funciones de
cada área, definen qué documentos conforman el archivo, regulan la transferencia del
archivo de gestión al archivo central y determinan la disposición final de la
documentación.
Con el fin de contar con un archivo debidamente organizado es indispensable realizar
la actualización de las Tablas de Retención Documental cada vez que sea necesario, es
decir que si se detecta la necesidad de incorporar una nueva serie o subserie
documental se tramita con el área de Archivo para su validación y actualización, este
proceso se debe tramitar con él área de Gestión de Calidad.
Los beneficios de contar con TRD:
• Facilita el manejo de la información.
• Facilita el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.
• Garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
• Regula las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
• Sirve de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos y
• Ayuda a controlar la producción y trámite documental
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Tabla de Retención Documental – Junta Directiva
Mobiliario e insumos para la organización del Archivo de Gestión.
Para iniciar con la organización se debe contar con mobiliario adecuado para la
conservación del archivo, pueden ser:
• Archivadores verticales metálicos o gavetas.
• Archivadores rodantes de acuerdo al volumen de documentos que se generen
en las dependencias.
• Cajas de archivo X-200 y X-300.
• Carpetas colgantes.
• Carpetas de yute
• Ganchos de legajar plásticos
• Separadores para identificar las series y/o subseries según tabla de retención
documental para archivadores verticales.
• Rótulos para carpetas y cajas.
Aspectos para la organización del Archivo de Gestión
Se toma la Tabla de Retención Documental – TRD del área o unidad operativa, para
conocer las series y subseries documentales que se han identificado, las siguientes
áreas:
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Las series se encuentran identificadas con un código único que va de 5 en 5, y
subseries se identifican con numeración de 1 a n, ejemplo:
Luego de identificar las series y subseries se deben abrir las respectivas carpetas, se
recomienda hacerlo al iniciar cada año o al finalizar un trámite.
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Ejemplo:
Apertura cada año:
Expedientes que contienen Actos de Órganos colegiados
Actas
Consecutivo de Correspondencia enviada
Informes
Recobro de incapacidades
Apertura por Trámite
Historia de vehículos
Historias laborales
Acciones de Tutela
El expediente debe ser ordenado siguiendo los pasos que se han
dado durante su trámite; el primer documento que se debe
encontrar al abrir la carpeta será aquel que le ha dado origen, bien
sea a través de una solicitud o un trámite de oficio, posteriormente
se irán añadiendo los documentos que según el orden y uso se vayan
produciendo hasta el que concluye el trámite, es decir el último
documento de la carpeta será el más vigente.
Este tipo de ordenación es imprescindible para que el expediente tenga una disposición
coherente, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que trata.
3.1.2. Identificar y/o marcar los expedientes
Luego de abrir las carpetas se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que
permita su ubicación y recuperación. El rotulo contendrá los siguientes datos:
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Instrucciones de uso:
El rótulo se encuentra divido en dos secciones, la primera hace referencia a su
administración en el archivo de gestión, entiéndase como el de oficina o puesto de
trabajo; y una segunda sección que hace referencia cuando el expediente luego de
cumplir sus tiempos de retención, los cuales son asignados por la TRD, deben ser
custodiados en el Archivo Central.
Ítems:
Archivo de Gestión
• CARPETA N°: Se registra cuando el expediente está compuesto por más de un
tomo. Ejemplo: 1 de 2
• FOLIOS: Se registra el número de folios que contiene cada carpeta. Ejemplo: 1
al 180
• No. CAJA: Se registra el número consecutivo de caja del Archivo de Gestión el
cual es independiente para cada oficina o dependencia.
• CÓDIGO Y NOMBRE DE LA OFICINA PRODUCTORA: Se registra lo identificado en
la Tabla de Retención Documental.
• CÓDIGO Y NOMBRE DE LA SERIE: Se registra lo identificado en la Tabla de
Retención Documental.
• CÓDIGO Y NOMBRE DE LA SUBSERIE: Se registra lo identificado en la Tabla de
Retención Documental.
• NOMBRE DE LA CARPETA: Se registra el nombre por el cual se bautiza el
expediente.
• FECHAS EXTREMAS: Se registra fecha inicial y la fecha final del expediente.
Archivo Central
• No. CAJA: Se registra el número de caja consecutivo para la transferencia
documental primaria.
• No. DE CARPETA: Se registra la posición del expediente dentro de cada caja.
3.1.3. Preparación física
Se debe asegurar que los expedientes cuenten con los siguientes aspectos:
• No deben contener ningún material metálico.
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• Los folios se deben alinear en la parte superior derecha sin importar el tamaño.
• Los documentos menores a media carta se deben pegar a una hoja tamaño
carta, colocando en sus bordes colbón.
• Los documentos como CD, planos o fotografías deben ser guardados en un
sobre de manila o hojas de acetato y se cuentan como un solo folio.
• No deben existir documentos en papel fax.
• Los registros deben ser legibles, estar escritos en tinta y sin enmendaduras.
• No se deben realizar anotaciones sobre los documentos.
• Las carpetas no deben superar los 200 folios, se recomienda manejar 180 folios
por carpeta.
• La foliación del expediente debe realizarse a lápiz en la parte superior derecha
de cada folio o en el sentido de la información.
Ejemplo
Unidades de conservación:
En relación con la Resolución No. 061583 de 2016 de la Superintendencia de Puertos y
Transporte, la cual establece sus directrices en materia de gestión documental, para el
sector transporte y en su ítem 2.1.2.2.7 señala los medios de conservación, las
siguientes series serán objeto de empaste o encuadernación, cumpliendo lo
anteriormente citado:
COD. SERIENOMBRE SERIE
DOCUMENTALCOD. SUBSERIE NOMBRE SUBSERIE DOCUMENTAL
10 ACTAS 4 Actas de Asamblea
10 ACTAS 8 Actas Junta Directiva
10 ACTAS 9 Actas Comité De Seguridad Vial
50 COMPROBANTES Comprobantes De Egreso
90 ESTADOS FINANCIEROS 1 Estado De Cambio De Patrimonio
90 ESTADOS FINANCIEROS 2 Estado De Flujos De Efectivo
90 ESTADOS FINANCIEROS 3 Estado De Resultados Integral
90 ESTADOS FINANCIEROS 4 Estado De Situación Financiera
90 ESTADOS FINANCIEROS 5 Notas a estados Financieros
90 ESTADOS FINANCIEROS 6 Revelación De Los Estados Financieros
270 RECIBOS DE CAJA 1 Recibo de caja Sogamoso
270 RECIBOS DE CAJA 2 Recibo de caja Yopal
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Los demás expedientes serán conservados en carpetas de yute con gancho plástico.
3.1.4. Consideraciones y especificaciones para la realizar la foliación:
• La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La
depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, de folios en blanco y de
documentos de apoyo.
• Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie, de
forma consecutiva, es decir cuando un expediente está compuesto por más de
una carpeta, esta foliación se realiza de tal forma que la segunda carpeta será
la continuación de la primera y así sucesivamente, hasta que el expediente
cierre.
• No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen
una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro
biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar
migración de tintas por contacto.
• No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos
digitales –CD´s- , disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su
existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas
en el Inventario Documental. Si se opta por separar este material se hará la
correspondiente referencia cruzada. Se debe numerar de manera consecutiva,
es decir, sin omitir ni repetir números.
• No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En
documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el
número correspondiente en la cara recta del folio.
• Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un
espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.
• Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de folio
consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados.
• Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se
encuentren se numerarán como un solo folio.
• En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos,
tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o
paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin
necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de
notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas
que contiene.
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• Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora,
se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no
haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá
refoliarse toda la unidad de conservación.
• Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando
tachones. En caso de que el mismo funcionario se haya equivocado en la
foliación se procede a borrar y continuar con la foliación.
• La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o
proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).
3.1.5. Ordenación del expediente
El expediente debe ser ordenado siguiendo los pasos que se han dado durante su
trámite; el primer documento que se debe encontrar al abrir la carpeta será aquel
que le ha dado origen, bien sea a través de una solicitud o un trámite de oficio,
posteriormente se irán añadiendo los documentos que según el orden y uso se vayan
produciendo hasta el que concluye el trámite, es decir el último documento de la
carpeta será el más vigente.
Este tipo de ordenación es imprescindible para que el expediente tenga una disposición
coherente, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que trata.
4. FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL – FUID
Organización Logística de Transporte Sanabria S. A., adopta el Formato Único de
Inventario Documental – FUID, estipulado por el artículo séptimo del Acuerdo 042 de
2002 del Archivo General de la Nación; como el instrumento archivístico por el cual se
controla, los expedientes de la organización, y el cual será aplicado para Archivos de
Gestión, Transferencias Documentales y procesos de eliminación.
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Imagen FUID
Instrucciones de uso:
• LUGAR Y FECHA DE ELABORACIÓN: Se registra, la ciudad procedente y la fecha de
diligenciamiento por primera vez.
• CODIGO Y NOMBRE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA PRDUCTORA. Se registra el
origen de la información y el responsable de su trámite y custodia.
• OBSERVACIONES. Se registra novedades del inventario que son de carácter
general o a considerar.
Formulario:
Registro de expedientes, debe consignarse la información por cada carpeta física o
electrónica si la hay.
• ITEM. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada
uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de
conservación, es decir una carpeta o un libro.
• CODIGO SERIE O SUBSERIE. Sistema convencional establecido por la entidad
que identifica las oficinas productoras y cada una de las series o subseries. Ver
la Tabla de Retención Documental.
• NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre
asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ver la Tabla de
Retención Documental.
• NOMBRE DEL EXPEDIENTE: Se relaciona el nombre con el cual fue bautizada la
carpeta o libro de acuerdo a su trámite.
• NÚMERO/IDENTIFICACIÓN: Se consigna datos por los cuales se pueda
recuperar la información de forma ágil, tales como: números de cédula, NIT,
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número de bus, consecutivo de comprobantes de egreso, número de contrato,
entre otros.
• FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad
descrita. (asiento). Deben colocarse en día-mes-año, en forma completa.
Ejemplo 21/04/2017. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
• UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad
de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de
conservación diferentes escribiendo el nombre, ejemplo: bolsa, amarre, A-Z
entre otros.
• FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de
conservación descrita.
• SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes tales como.
Papel, CD y DVD
• FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un
índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en
cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina
responsable de dicha documentación.
• OBSERVACIONES. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada
numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre
otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la
numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares,
actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas,
disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento
principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades
anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas;
luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada
anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las
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características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o
consulta de la información.
• ESTADO DEL EXPEDIENTE: Con el propósito de llevar una única base de datos
por unidad administrativa, todo expediente que hubiese sido creado o tramitado
tendrá un único registro y se identificará dependiendo de su ubicación física en:
Activo (Archivo de Gestión), Inactivo JOB (Traslado a las bodegas de JOB);
Inactivo Terminal (Se ubica en el terminal 2 piso); Préstamo (Por si fue
requerida por otra unidad al interior de la organización) y Eliminado (hacer
referencia a su destrucción física).
• FECHA TRASLADO A CUSTODIA: Debe registrarse o colocarse en día-mes-año,
en forma completa. Ejemplo 21/04/2017, la fecha hace referencia a los
movimientos que tiene el expediente en relación con el estado del expediente.
• No. De REMESA: Numero de orden de JOB por el cual recibe los expedientes a
custodiar.
• ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se
realiza.
• REVISADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se
realiza.
• RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se
recibió.
5. Transferencias documentales
Los procesos de organización de los Archivos de Gestión y Transferencias Primarias
Documentales, se efectuarán por series y subseries de acuerdo con lo establecido en la
Tabla de Retención Documental y lo dispuesto en el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo
General de la Nación.
Con el fin de realizar las transferencias los expedientes deberán ser archivados o
conservados en cajas x-300 y se identificarán de la siguiente manera:
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Imagen: rotulo de Caja
Instrucciones de uso:
• No. DE CAJA ARCHIVO CENTRAL: Se registra el número consecutivo de caja en
bodega. (señal)
• DEPENDENCIA PRODUCTORA: Se registra el nombre de la Oficina que genera la
documentación.
• SERIE. Se registra el nombre de la serie de las carpetas contenidas en la caja
• SUBSERIE. Se registra el nombre de la subserie de las carpetas contenidas en
la caja
• FECHAS EXTREMAS: Se registra la fecha más antigua del contenido de las
carpetas y la más reciente. Esta información se debe extraer del FUID.
• CARPETAS No. Se registran las carpetas contenidas en la caja.
• No. DE LA CAJA A GESTION: Se registra el número consecutivo de caja del
Archivo de Gestión de cada oficina o Dependencia.
6. Préstamos y consultas
La información que según las TRD son de permanencia en el Archivo Central, serán
custodiadas por la empresa ENCUADERNACIÓN JOB. Por tal motivo se estipulan los
siguientes servicios.
Solicitud:
• Normal: Solicitud am entrega de la documentación en oficina pm.
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Para efectos de control y seguridad la información será solicitada por medio de vía:
E-mail a encuadernacionjob@hotmail.com
Un préstamo no deberá permanecer fuera de custodia más de 10 días hábiles, por
seguridad de la información, de ser así se renovará el préstamo al vencimiento.
7. Disposición Final
Se trata de la “selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con
miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo
dispuesto en las Tablas de Retención Documental. Téngase en cuenta que, según el
caso, pueden aplicarse técnicas de reprografía tales como la microfilmación o
digitalización de los documentos.
7.1. Eliminación
Su alcance va sobre todos los documentos que han perdido sus valores primarios y
que no poseen valores secundarios; su aplicación se da según lo indicado en las
Tablas de Retención Documental, justificado por el Inventario Documental, el cual
debe ser anexo de cada acta.
En primer lugar, la persona encargada del archivo deberá separar por series y
subseries todos los documentos según el tiempo de retención, los cuales una vez
agrupados, en segundo lugar, deben ser relacionados en un acta, según el
siguiente formato:
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La propuesta de eliminación pasará por aprobación del Comité Interno de Archivo,
una vez aprobada y avalada se debe eliminar la documentación por medio de
picado, posterior a lo cual el proveedor del servicio deberá remitir una certificación
de eliminación.
8. Comité de Archivo
El Comité de Archivo es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en
todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los
documentos.
Organización Logística de Transporte Sanabria S. A. estableció el Comité de
Archivo, legalizado mediante un acto administrativo correspondiente, como un
grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los
programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.
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El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas:
• Gerente General
• Director Talento Humano
• Coordinador de calidad
• Director De Contabilidad
Además, se deberá invitar de forma obligatoria al Asesor jurídico para de esta
forma evitar posibles errores al destruir documentación necesaria en algún proceso.
El comité deberá reunirse 2 veces al año o cuando se considere necesario para
poder hacer una verificación sus funciones, las cuales son:
• Asesorar y recomendar pautas y procedimientos que faciliten el logro de
los objetivos de la organización coordinada de los documentos que produce la entidad.
• ESTAR en contacto permanente con el Archivo General de la Nación para recibir información constante y estar al día en cuanto a la legislación archivística en Colombia.
• CONTROLAR el proceso de producción documental desde el diseño de la papelería hasta el destino final del documento, orientando el empleo de
soportes adecuados para el registro de la información. • HACER recomendaciones necesarias para mantener actualizadas las
normas y procedimientos establecidos para el manejo de la
correspondencia y del archivo; velar porque se logren los objetivos propuestos.
• ASIGNAR, de acuerdo con el encargado de archivo, los nuevos códigos de dependencias o temas, y efectuar los cambios de ellos cuando se requiera.
• FIJAR términos de retención para los documentos, según la importancia y necesidad de consulta y conservación de cada uno, teniendo como
base la disposiciones legales y la TRD con valoración primaria, y terciaria, selección, control del programa de Gestión Documental, control para evitar congestiones.
• REGLAMENTAR transferencias primarias y secundarias de documentos según el ciclo vital de los mismos.
• REDUCIR a lo esencial la masa documental de los archivos. • APROBAR los programas que deban implantarse para crear la cultura
organizacional y documental.
• DEFINIR normas para el servicio de consulta, préstamo y expedición de ejemplares de los documentos.
• AUMENTAR índice de recuperación de la información. • GARANTIZAR condiciones de conservación de la documentación de valor
permanente.
• CONQUISTAR espacio físico y reducir el peso.
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