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Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
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MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
hnjPORTADA 1
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN
GENERAL DE PLANIFICACIÓN
Y DESARROLLO
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
RECTORADO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
Mérida, 2008
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Y PROCEDIMIENTOS
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MATERIA:
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
Período 2004 – 2008
Lester Rodríguez Herrera
Rector
Humberto Ruiz Calderón
Vicerrector Académico
Mario Bonucci Rossini
Vicerrector Administrativo
Nancy Rivas de Prado
Secretaria
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
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MATERIA:
Directora de la Dirección General de Planificación y
Desarrollo de la Universidad de Los Andes
Inés Benavides
Jefe del Departamento de Planificación Académica
Juan Carlos Contreras G.
Jefe del Departamento de Planificación de Recursos
Físicos
Maria Antonia Altuve
Jefe del Departamento de Planificación Económico
Financiera
Maria Eugenia de Huizzi
Coordinador del CINDES
Carlos Villalobo
Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo
Carlos Dávila
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
RECTORADO
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
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Equipo de Trabajo
Personal Profesional, Administrativo, Técnico y de
Servicio de PLANDES
Maria Antonia Altuve
Coordinador por PLANDES
Sioly Ovalle de Vargas
Consultor
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
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MATERIA:
Introducción
I. Antecedentes históricos
II. Organigrama de la Dirección General de Planificación y Desarrollo de la Universidad de Los Andes
III. Modelo de Jerarquías de sistemas del Sistema de Planificación y Desarrollo Universitario
III.1. Alcance del sistema
III.2. Suprasistema del Negocio y Sistemas Pares
IV. Modelo de Objetivos
IV.1. Objetivos del Sistema de Planificación y Desarrollo Universitario
IV.2. Objetivos de la Dirección General de Planificación y Desarrollo de la Universidad de Los Andes
V. Modelo de Reglas
VI. Modelo de procesos
VI.1. Diagrama de Proceso del Sistema de Planificación y Desarrollo Universitario
VI.2. Cadena de Valor del Sistema de Planificación y Desarrollo Universitario
VI.3. Árbol de Procesos y Procedimientos
VII. Procesos Fundamentales
PF.1. Formulación de planes institucionales
Índice
Diagrama de proceso
Diagrama de jerarquía de procesos
PF.1.1. Formulación del plan estratégico institucional
PF.1.2. Coordinación de la formulación del plan de desarrollo académico
PF.1.3. Formulación de planes de recursos físicos
PF.1.4. Formulación del plan operativo anual
PF.2 Seguimiento de planes y proyectos
Índice
Diagrama de proceso
Diagrama de Jerarquía de procesos
PF.2.1. Seguimiento y control del plan estratégico institucional
PF.2.2. Seguimiento y control de planes de recursos físicos
PF.3. Evaluación de Planes
Índice
Diagrama de proceso
Diagrama de Jerarquía de procesos
PF.3.1. Coordinación de la evaluación trimestral del plan operativo anual institucional
MANUAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
ÍNDICE
1/3
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MATERIA:
PF.3.2. Evaluación de los planes de recursos físicos
PF.3.3. Evaluación del Plan estratégico institucional
PF.4. Consultoría, asesoría, estudios.
Índice
Diagrama de proceso
Diagrama de Jerarquía de procesos
PF.4.1. Consultoría, asesoría, estudios en materia de planificación académica.
PF.4.2. Consultoría, asesoría, estudios en materia de planificación de recursos físicos.
PF.4.3. Consultoría, asesoría, estudios en materia de planificación económica financiera.
VIII. Procesos de Apoyo. PA.1. Administración de los recursos presupuestarios y financieros
Índice
Diagrama de proceso
Diagrama de Jerarquía de procesos
PA.1.1. Elaboración del plan operativo y proyecto de presupuesto
PA.1.2. Ejecución del presupuesto
PA.1.3. Cierre presupuestario anual
PA.2. Apoyo secretarial y logístico
Índice
Diagrama de proceso
Diagrama de jerarquía de procesos
PA. 2.1. Atención al público
PA.2.2. Gestión de la correspondencia
PA.2.3. Manejo del Archivo
PA.2.4. Trascripción de documentos
PA.2.5. Reproducción fotostática de documentos
PA.2.6. Suministro de material de oficina
PA.2.7. Mensajería interna y externa
PA.2.8. Mantenimiento del espacio físico de PLANDES
PA.3. Gestión de documentación e información
Índice
Diagrama de proceso
Diagrama de Jerarquía de procesos
PA.3.1. Selección de material
PA.3.2. Registro de material
2/3
ÍNDICE MANUAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
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MATERIA:
PA.3.3. Servicio a los usuarios
PA.3.4. Descarte de material
PA.4. Apoyo informático
Índice
Diagrama de proceso
Diagrama de Jerarquía de procesos
PA.4.1. Desarrollo de Sistemas Automatizados
PA.4.2. Mantenimiento y soporte técnico
PA.4.3. Soporte a aplicaciones
PA.4.4. Actualización de aplicaciones
IX. MODELO ACTOR-ROL
X. MODELO ACTOR/ACTIVIDAD
XI. GLOSARIO DE TÉRMINOS
XII. BIBLIOGRAFÍA
ÍNDICE
3/3
MANUAL DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
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MATERIA:
La Dirección General de Planificación y Desarrollo (PLANDES) como dependencia adscrita al Rectorado, es la
responsable de promover, coordinar e implementar la planificación universitaria como instrumento de gobierno
y de administración1.
En este sentido, con el fin de desarrollar las herramientas necesarias para cumplir este mandato, esta
Dirección se ha planteado la necesidad de elaborar el Manual de Normas, Procesos y Procedimientos que
permita sistematizar las acciones y recursos requeridos, sobre la plataforma del conocimiento, experticia y
visión del personal técnico y administrativo de la dependencia.
El Manual de Normas, Procesos y Procedimientos permitirá desplegar de manera detallada el quehacer de la
dependencia a partir de la definición y descripción de los procesos fundamentales o razón de ser de PLANDES y
los procesos de apoyo que facilitan su cumplimiento.
El presente documento contiene las Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección General de
Planificación y Desarrollo, el cual una vez aprobado por el Consejo Universitario permitirá la implantación y
desarrollo del Proceso de Planificación Institucional y Evaluación de Planes.
Para la elaboración de este Manual se consideró la normativa relacionada con la Planificación Universitaria
en el país y experiencias de otras universidades.
1 Artículo 14 del Reglamento del Sistema de Planificación de la Universidad de Los Andes
INTRODUCCIÓN
1/1
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Y PROCEDIMIENTOS
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MATERIA:
La Dirección General de Planificación tiene sus antecedentes remotos en la creación institucional de una
modesta dependencia, en el año 1966, denominada Oficina de Estudios y Proyectos que se encargaba,
específicamente, de los asuntos de proyección de planta física universitaria, para enfrentar la demanda de
espacios que, desde entonces, imponía el crecimiento matricular en apogeo ya que era casi explosiva en la
mayoría de las instituciones de educación superior pública venezolana. Para 1967 la dependencia en cuestión
pasa a denominarse Oficina de Planeamiento, designándose como su primer director al arquitecto Marcos
Miliani.
La Universidad siguió creciendo exponencialmente durante finales de la década 60, durante la siguiente y
hasta finales del siglo XX, no sólo en cuanto a aumento de alumnos matriculados en las carreras tradicionales
que en ella se cursaban, sino también en contratación masiva de profesores para atender más y más secciones
de inscritos como también crecería la institución mediante creación de nuevas escuelas y facultades y, por
supuesto, creció en asignación presupuestaria pública para poder atender los requerimientos docentes,
estudiantiles, de servicios y demás gastos administrativos generados por el interés estudiantil de cursar
estudios en esta institución.
Para entender las problemáticas de diversa índole que generó el crecimiento matricular, y sus
problemáticas conexas, hacia mediados de los años setenta se dictó el Reglamento Orgánico de la
Planificación, aún vigente a pesar de su condición de experimentalidad, instrumento legal y de proceder
mediante el cual se elevó la Oficina de Planeamiento a Dirección General de Planificación y Desarrollo y se
deslindaron medianamente las misiones de sus divisiones internas: de Planificación de Recursos Físicos
(DIPREF), de Planificación Académica (DIPLACA) y, más adelante de Planificación Económica Financiera
(DIPLAEF).
En consecuencia a PLANDES le correspondería la actividad institucional circunscrita a la planificación y
formulación de políticas relativas a lo arquitectónico y su entorno académico-ambiental, políticas académicas
(creación, reformulación y modificación de pensa, asignaturas, carreras, escuelas, facultades y núcleos
universitarios) y todo lo atinente a la planificación de los aspectos presupuestarios y financieros conexos con la
gestión universitaria, todo ello en consonancia con los requerimientos internos de la institución y en atención y
aplicación consensuada con los macro-lineamientos de la Dirección de Educación Superior del Ministerio de
Educación Nacional y, después, de la Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU) y del Consejo
Nacional de Universidades (CNU); éstos dos últimos, entes satélites cuasi-autónomos del Ministerio de
Educación Nacional (hoy día, Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior).
ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
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I
CONTEXTO INSTITUCIONAL
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MATERIA:
Durante cuatro décadas de existencia lo que genéricamente se ha conocido como PLANDES ha
constituido un bastión de permanente actividad en la consecución del ordenamiento, regulación, fomento y
calidad de sus ámbitos de acción, gracias al denodado esfuerzo de quienes han constituido su cuerpo múltiple
de profesionales y técnicos universitarios, personal administrativo, de servicios y obreros, bajo la dirección de
preocupados integrantes de personal docente y de investigación de la universidad, con el apoyo político
institucional de las autoridades rectoras y con la actitud colaboradora de los decanatos de facultades y núcleos
y la inter-colaboración con otras dependencias centrales.
2/2
I
ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO CONTEXTO INSTITUCIONAL
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PROCESOS
1/1
II
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
FUNCIONES
ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
CONTEXTO INSTITUCIONAL
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MATERIA:
La Planificación de la Universidad de Los Andes (ULA) se organiza como un sistema de componentes
interrelacionados que asumen la forma de una red de órganos constituida por la estructura orgánica de la
Universidad y los entes gubernamentales que suministran lineamientos para la formulación de planes y
requieren información para su control y evaluación.
En este contexto, la Universidad de Los Andes forma parte del Sistema Nacional de Educación Superior y recibe
de éste lineamientos de carácter administrativo así como desde el Ministerio del Poder Popular para las Finanzas
y del Ministerio del Poder Popular para la Planificación y Desarrollo.
En el ámbito interno, la planificación institucional se organiza como un subsistema del Sistema Administrativo
Universitario, con funciones específicas de formulación de políticas, directrices estratégicas, planes de
desarrollo institucional y planes operativos anuales, así como el análisis y evaluación de dichos planes. De él
forman parte:
El Consejo Universitario.-
Autoridad suprema de la Universidad, establece las políticas y define estrategias de planificación, en el marco de
la legislación nacional y planes de la nación y aprueba en última instancia los planes de desarrollo y operativos
de la institución.
El Rectorado.- Órgano en la línea de autoridad que actúa en consecuencia de las políticas y lineamientos
aprobados por el Consejo Universitario.
El Consejo Superior de Planificación.- Órgano asesor del Consejo Universitario para la definición de
lineamientos de planificación que vinculen la Universidad con la sociedad y el estado, así como de evaluación del
cumplimiento de objetivos y metas. Es responsable del estudio de aspectos que tengan incidencia en los
procesos de modernización administrativa, de planificación y su vinculación con el presupuesto.
La Dirección General de Planificación y Desarrollo (PLANDES).- Órgano técnico central del subsistema,
que se encarga de promover, coordinar e integrar mediante criterios globales y técnicas específicas las
actividades de planificación de la universidad, en dependencia directa del Rectorado y en coordinación con los
organismos constitutivos del sistema. Se organiza en una estructura central con apoyo sectorial a través de las
Oficinas Sectoriales de Planificación.
CONTEXTO INSTITUCIONAL
III.1.
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MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS
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Las Oficinas Sectoriales de Planificación.- Unidades administrativas, adscritas a los decanatos de las
facultades y núcleos, responsables de coordinar e integrar en el nivel sectorial la planificación académica, de
planta física y económico financiera, bajo la coordinación de la Dirección General de Planificación y Desarrollo.
Las Unidades Académicas y Administrativas.- Cada una en su nivel de competencia y en concordancia con
las políticas institucionales, se ocupan de:
- Definir las áreas prioritarias de desarrollo en su nivel de competencia.
- Integrar y articular los proyectos y actividades que emanan de las unidades que la integran.
- Aprobar su propio plan y elevarlo a las instancias respectivas.
MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS
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III.1.
CONTEXTO INSTITUCIONAL
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ASUNTO:
MATERIA:
MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS
3/3
III.2.
CONTEXTO INSTITUCIONAL
Sistema Nacional de Planificación
Ministerio P.P. para la Planificación y Desarrollo
Sistema de Educación Superior
Ministerio P.P. para la Educación Superior
Sistema de Administración Financiera del Sector Público Ministerio P.P. para las Finanzas
Sistema de Control Fiscal
ULA SISTEMA
ADMINISTRATIVO
SISTEMAS PARES
SISTEMA
ADMINISTRATIVO
UNIVERSITARIO
SUBSISTEMA DE
PLANIFICACIÓN Y EVALUACION DE
PLANES
SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN
INSTITUCIONAL
SUPRASISTEMA DEL
NEGOCIO Y SU
RELACIÓN CON ENTES
EXTERNOS
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1/2
IV.1.
CONTEXTO INSTITUCIONAL MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN
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ASUNTO:
MATERIA:
2/2
IV.2.
MODELO DE OBJETIVOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO CONTEXTO INSTITUCIONAL
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
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ASUNTO:
MATERIA:
1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Nº 5453Extraordinaria de
fecha 24-03-2000
Artículo 141. De los fundamentos de la Administración Pública
Artículo 299. Con relación al régimen socioeconómico de la República Bolivariana de Venezuela, que hace
mención a la planificación estratégica, democrática participativa y de consulta abierta.
Artículo 311. Con relación a la gestión fiscal.
Artículo 313. De la administración económico financiera.
Artículo 316. Presupuestos públicos anuales de gastos.
2. Decreto con fuerza de Ley orgánica de planificación. (Decreto 1.528 G.O. Nº 5.554
extraordinario de fecha 13-11-2001).
Todos los artículos.
3. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
G.O. Nº 37347 de fecha 17-12-2001.
Titulo I. Disposiciones Fundamentales
Capítulo I. Disposiciones Generales
Artículo 9: Hace referencia a quienes están sujetos a las disposiciones de la presente Ley y al control,
vigilancia y fiscalización de la Contraloría General de la República.
Titulo II. Del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Capítulo I. Disposiciones Generales.
Capítulo II. Del Control Interno.
Capítulo V. Del control de gestión.
Capítulo VI. Otras disposiciones de control.
Titulo III. De las potestades de investigación de las responsabilidades y de las sanciones.
Capítulo II. De las responsabilidades.
Capítulo III. De las potestades sancionatorias.
4. Decreto con rango y fuerza de Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos.
Título I. De la simplificación de los trámites administrativos.
Capítulo II. De la simplicidad, transparencia, celeridad y eficacia de la actividad de la administración.
CONTEXTO INSTITUCIONAL MODELO DE REGLAS
1/3
V.
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Y PROCEDIMIENTOS
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ASUNTO:
MATERIA:
5. Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de administración financiera del sector público. G.O. Nº
5.781 Extraordinario de fecha 12-08-2005
Sección Primera. Marco plurianual del presupuesto.
Sección Segunda. De la estructura y contenido de la Ley de Presupuesto y de la exposición de motivos.
Sección Tercera. De la formulación del presupuesto de la República incluido en el Titulo II de la Ley de
Presupuesto.
6. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. G.O. Nº 37.169 de fecha
29-03-2001.
Artículos 5, 7, 9, 35, 37
7. Ley de Universidades de fecha 8 de septiembre de 1970.
Artículo 9. De la autonomía de las universidades.
Artículo 20. De las atribuciones de la Oficina de Planificación de las universidades. Numerales 6, 7 y 8
Artículo26. De las atribuciones del Consejo Universitario.
8. Ley contra la corrupción. Gaceta Oficial Nº 5.637 Extraordinario del 7 de abril de 2003.
Titulo I. Disposiciones fundamentales.
Art. 34. Del patrimonio público
Capítulo II. Principios para prevenir la corrupción y salvaguardar el patrimonio público.
Titulo II. De las sanciones.
9. Ley de Presupuesto del ejercicio fiscal vigente.
Todos los artículos.
10. Instructivo No. 19 Para la Formulación del Presupuesto de Ingresos y Gastos de las
Universidades Nacionales e Institutos y Colegios Universitarios.
11. Ley de los Consejos Estadales de Planificación Pública de fecha 20 de agosto de 2002.
Artículos 1, 2, 3, 4.
12. Reglamento Orgánico del Ministerio de Educación Superior del 22 de marzo del 2002
CONTEXTO INSTITUCIONAL
2/3
MODELO DE REGLAS
V.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
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Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
13. Reforma parcial del Reglamento Orgánico del Ministerio de Educación Superior Decreto 3444 del
21 de enero 2005
14. Ley Orgánica de la Administración Pública. Gaceta Oficial Nº 37.305 de fecha 17 de octubre de
200.
Artículos 18, 19 y 20
4. Reglamento sobre la organización del control interno en la administración pública nacional. G.O.
Nº 37783 de fecha 25-9-2003
15. Normas de control interno. Resolución Nº 01-00-00-015 del 30 de abril de 1997
16. Reglamento del Sistema de Planificación de la Universidad de Los Andes.
17. Resolución CU-0789 de creación del CINDES (Centro de Información y documentación en Educación
Superior)
CONTEXTO INSTITUCIONAL
3/3
MODELO DE REGLAS
V.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
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Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
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Y PROCEDIMIENTOS
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PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
MODELO DE PROCESOS
PORTADA MODELO DE PROCESOS
1/7
VI.
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Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
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Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Constitución de la Republica Bolivariana de VenezuelaLey orgánica de planificaciónLey de UniversidadesLey de la Contraloría General de la República y del Sistema de Control FiscalLey contra la corrupciónLey Orgánica de la Administración PúblicaLey de Administración Financiera del Sector Publico (LOAFSP)Reglamento Nº 1 de la (LOAFSP)Ley de los Consejos Estadales de Planificación PúblicaLey de PresupuestoReglamento Orgánico del Ministerio de Educación SuperiorReglamento del Sistema de Planificación de la ULADecreto de creación del CINDES (Centro de Información y documentación)
Dirección de Programación y Presupuesto
Personal profesional, técnico y de apoyo
administrativo y servicios de la Direccion
PLAN DE DESARROLLO DE PLANTA FÍSICAPLAN MAESTRO DE PLANTA FÍSICA
PLAN DESARROLLO INSTITUCIONAL
PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO
RegulaCumple
*Sistema Web Nueva Etapa*SIFPRE*Aplicaciones para la formulación del POAIAplicaciones de Apoyo de DIPLACAPortal Web de la Dirección de PLANDES* Base de Datos del CINDES
Apoya
PLAN DE DESARROLLO ACADÉMICO
*Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2001-2007 *Lineamientos y directrices para la elaboración de Planes*Concepción y herramienta de la Nueva Etapa
*Lineamientos y directrices para la elaboración de Planes (Plan Estratégico, Plan de Desarrollo Institucional, Plan Maestro, Plan Operativo, Plan de Desarrollo Académico)*Lineamientos y directrices para la formulación y evaluación de proyectos académicos*Lineamientos y directrices para la *Evaluación Institucional*Lineamientos y directrices para la *Evaluación del POAI (Ejecución Física)*Lineamientos y directrices para la *Evaluación de Planta Física*Lineamientos y directrices para la Rendición de Cuentas
*Lineamientos para la formulación del ante proyecto *Presupuesto Institucional. *Criterios para la Fijación de cuota presupuestaria de los Ministerios
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES
INFORME ANUAL DE GESTIÓN
Apoyar la gestión institucional mediante la consultoría y asesoría técnica a los niveles
gerenciales, medio y operativos en la formulación, seguimiento y evaluación de las políticas,
estrategias, planes, programas y proyectos de corto, mediano y largo, en aras del desarrollo y
transformación de la universidad.
DIAGRAMA DE PROCESO MODELO DE PROCESOS
VI.1.
2/7
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
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Vigencia de la última modificación:
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MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
CADENA DE VALOR
VI.2
MODELO DE PROCESOS
3/7
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
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Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
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Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.1.Formulación de Planes
Institucionales
Consultoría/Asesoría/ Estudios en materia de planificación
académica
Formulación del Plan EstratégicoInstitucional
Diseño de planes curriculares
Formulación del Plan de Desarrollo Académico
Formulación del Plan Operativo Anual Institucional
Formulación del Plan de Desarrollo de Recursos Físicos
Formulación del Plan Maestro de Recursos Físicos
PF.3.Evaluación de planes
Evaluación trimestral de la ejecución física del Plan Operativo Anual
Institucional
Formulación de Planes Físico Espacial de Conjuntos Universitarios
Evaluación del Plan EstratégicoInstitucional
Formulación de planes derecursos físicos
Elaboración de informes o reportes en materia de planificación económico financiera
PF.4.Estudios, consultorías y
proyectos
Formulación de Planes Especiales de Recursos Físicos
Evaluación de planes de recursos físicos
Asignación del uso de bienes inmuebles de la
ULA
PF.2.Seguimiento de planes y
proyectos
Seguimiento y control del planestratégico institucional
Seguimiento y control de planes de recursos físicos
Ccreación, modificación o eliminación de unidades académicas
Diseño de proyectos, ampliación y modificación de programas conducentes a grado
Consultoría/Asesoría/ Estudios en materia de planificación de recursos
físicos
Consultoría/Asesoría/ Estudios en materia de planificación económica
financiera
Expedición de aval de viabilidad técnica para
proyectos de recursos físicos en unidades
académicas
Elaboración del Informe Anual de Gestión
Apoyo a la elaboración de la Memoria y Cuenta Institucional
Expedición de aval de viabilidad técnica para
proyectos de recursos físicos en unidades
administrativas
Préstamo de planos
ÁRBOL DE PROCESOS
4/7
MODELO DE PROCESOS
VI.3
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.1.Administrar los recursos
presupuestario-financieros
Elaboración del plan operativo y proyecto de
presupuesto anual
Ejecución del Presupuesto
Gestión de cuentas bancarias
Gestión de Fondos en Anticipos
Registro de Cuentadantes
Apertura de Cuentas Bancarias
Cierre Anual del
Presupuesto
Gestión de las Compras
Cancelación de Horas Extras
Tramite de Viáticos y Pasajes
Modificaciones Presupuestarias
Traslado presupuestario entre partidas de una misma dependencia
Traslado recibido de otras dependencias
Traslado cedido a dependencias externas
Reintegro de remanentes
Reposición de Fondos en Anticipos
Apertura de Fondos en Anticipos
Conciliación de Cuentas Bancarias
Adquisición de Bienes y Servicios
Reposición de Caja Chica
Ejecución de la Caja Chica
Apertura de Caja Chica
Elaboración de Cheques
Rendición delIVA e ISRL
Registro y control de bienes muebles
Cierre presupuestario
Rendición de anticipos
Cierre de Caja Chica
ÁRBOL DE PROCESOS
5/7
MODELO DE PROCESOS
VI.3
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA: ÁRBOL DE PROCESOS
VI.3
MODELO DE PROCESOS
6/7
VI.3 VI.3
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.4.Apoyo
Informático
Desarrollo de Sistemas
Soporte a aplicaciones
Actualización de aplicaciones
Adiestramiento de usuarios
Asignación de acceso a ususarios
Procedimientos
Soporte técnico
Administración de la red
Mantenimiento y soporte técnico
SubprocesosProcesos
Proyección de requerimientos de equipos, componentes e insumos
informáticos
Configuración de equipos
Configuración del perfil de usuarios
Administración de la base de datos
Respaldo de la base de datos
Respaldo periódico de la data
Mantenimiento preventivo
Soporte a hardware
Soporte a software
Mantenimiento correctivo
Desincorporación de equipos y componentes
Asesoría a usuarios
ÁRBOL DE PROCESOS MODELO DE PROCESOS
7/7
VI.3
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF. 1.
FORMULACIÓN DE PLANES
INSTITUCIONALES
PROCESOS FUNDAMENTALES MODELO DE PROCESOS
VII.
1/3
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Formulación de planes institucionales
Supervisa - Controla
Entrada
Objetivos
Constitución de la Republica Bolivariana de VenezuelaLey orgánica de planificaciónLey de UniversidadesLey de la Contraloría General de la República y del Sistema de Control FiscalLey contra la corrupciónLey Orgánica de la Administración PúblicaLey de Administración Financiera del Sector Publico (LOAFSP)Reglamento Nº 1 de la (LOAFSP)Ley de los Consejos Estadales de Planificación PúblicaLey de PresupuestoReglamento Orgánico del Ministerio de Educación SuperiorReglamento del Sistema de Planificación de la ULADecreto de creación del CINDES (Centro de Información y documentación)
Base Legal
Salida
Información proveniente de la Dirección de Programación y
PresupuestoApoyaEjecuta
Personal profesional, técnico y de apoyo
administrativo y servicios de la Direccion
PLAN DE DESARROLLO DE RECURSOS FÍSICOSPLAN MAESTRO DE RECURSOS FÍSICOSPLAN ESPECIAL DE RECURSOS FÍSICOSPLAN FÍSICO ESPACIAL DE CONJUNTOS UNIVERSITARIOS
PLAN DESARROLLO INSTITUCIONAL
PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL
Director (a)Jefes de Departamento
RegulaCumple
*Sistema Web Nueva Etapa*SIFPRE*Aplicaciones para la formulación del POAISistema de seguimiento y evaluación del plan estratégico institucionalPortal Web de la Dirección de PLANDES* Base de Datos del CINDES
Apoya
Información
PLAN DE DESARROLLO ACADÉMICOInformación Proveniente de MPD:*Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2001-2007 *Lineamientos y directrices para la elaboración de Planes*Concepción y herramienta de la Nueva EtapaInformación Proveniente de MES:*Lineamientos y directrices para la elaboración de Planes (Plan Estratégico, Plan de Desarrollo Institucional, Plan Maestro, Plan Operativo, Plan de Desarrollo Académico)*Lineamientos y directrices para la formulación y evaluación de proyectos académicosInformacion Proveniente de MF:*Lineamientos para la formulación del ante proyecto *Presupuesto Institucional. *Criterios para la Fijación de cuota presupuestaria de los Ministerios
Orientar la conducción del funcionamiento, el control organizacional y el desarrollo de la institución
mediante los objetivos y la trayectoria a seguir, producto de la búsqueda de consenso de las expectativas y aspiraciones de la comunidad
universitaria, indicando referencias o estándares para el cumplimiento eficaz y eficiente de las funciones de
docencia, investigación y extensión
DIAGRAMA DE PROCESO FORMULACION DE PLANES INSTITUCIONALES
2/3
PF.1.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
JERARQUÍA DE PROCESOS FORMULACION DE PLANES INSTITUCIONALES
3/3
PF.1.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.1.1.
FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PF.1.
FORMULACIÓN DE PLANES INSTITUCIONALES
1/8
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.1.1. Formulación del Plan Estratégico Institucional
PF.1.1.1. Diagrama de actividades
PF.1.1.2. Información General del Procedimiento
PF.1.1.3. Normas Internas
PF.1.1.4. Descripción Narrativa del Procedimiento
FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL ÍNDICE
2/8
PF.1.1
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
3/8
PF.1.1.1.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Definir las líneas maestras de la gestión
universitaria para un horizonte temporal de n años.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia el año anterior a la culminación del Plan
Estratégico Institucional en vigencia.
Se termina cuando el Plan Estratégico Institucional
es aprobado por el Consejo Universitario y se hace
entrega del documento a las unidades académicas,
administrativas y a los órganos superiores de
planificación para su conocimiento, difusión y
aplicación.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entradas
Informe de evaluación del plan estratégico del
periodo anterior
Políticas, lineamientos y directrices del plan de la
nación en materia de Educación Superior.
Salidas
Plan Estratégico Institucional para el horizonte
temporal seleccionado.
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
INVOLUCRADAS
Consejo Universitario
Consejo Superior de Planificación Institucional
PLANDES
Oficinas Sectoriales de Planificación.
Unidades Académicas y Administrativas
Equipo Técnico para la formulación del Plan
Estratégico Institucional.
BASE LEGAL RELACIONADA
Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela.
Ley Orgánica de Planificación
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
Ley Orgánica de Administración Pública
Ley de Universidades
Reglamento del Sistema de Planificación de la
Universidad de Los Andes
Instrucciones de la OPSU
FORMULARIOS UTILIZADOS Instrumentos de recolección de información
RECURSOS
Pagina Web de PLANDES
Sistema de Seguimiento y Evaluación del Plan
Estratégico Institucional
4/8
PF.1.1.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DE LA FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL
- La Dirección General de Planificación y
Desarrollo promoverá la formulación del
proyecto del plan estratégico institucional,
antes de vencer el periodo del horizonte
temporal definido.
- Corresponde a la Dirección General de
Planificación y Desarrollo definir la
metodología y lineamientos generales
estratégicos para la elaboración del proyecto.
- El Consejo Superior de Planificación
Institucional someterá a consideración del
Consejo Universitario los lineamientos
generales y el proyecto del Plan Estratégico
Institucional.
2. DE LA ELABORACIÓN DEL PLAN
- Es responsabilidad de la Dirección General de
Planificación y Desarrollo la elaboración de
diagnóstico situacional de la institución, como
base para la formulación de objetivos, metas
y proyectos de acción temporales.
- Es responsabilidad de las unidades
académicas y administrativas participar en la
formulación del diagnóstico y la formulación
de objetivos, actividades, proyectos y metas
para el horizonte temporal definido, de
acuerdo a los lineamientos y metodología
aprobada.
- Es responsabilidad de la Dirección General
de Planificación y Desarrollo la asesoría y/o
consultoría a las unidades académicas y
administrativas en materia de formulación
del proyecto así como asistencia técnica,
revisión y consolidación del proyecto del
Plan Estratégico Institucional.
3. DE LA DIRECCIONALIDAD DE LOS
LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS
La Dirección General de Planificación y
Desarrollo será responsable ante las unidades
académicas y administrativas de orientar los
lineamientos estratégicos y metodológicos
aprobados en el Consejo Universitario.
4. DE LA APROBACIÓN DEL PLAN
ESTRATÉGICO
El Consejo Universitario es el órgano
responsable de aprobar el Plan Estratégico
Institucional.
5. DE LA PROMULGACIÓN DEL PLAN
ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
El Rector y la Secretaria de la Universidad
promulgaran el Plan Estratégico Institucional
aprobado.
5. DE LA DIFUSIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL
PLAN
- La Dirección General de Planificación y
Desarrollo es responsable de la difusión del
Plan Estratégico Institucional así como la
distribución del mismo a las unidades
académicas y administrativas
NORMAS INTERNAS
5/8
PF.1.1.3
FORMULACION DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
6. DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN - Corresponde a las unidades académicas y
administrativas instrumentar los medios
necesarios para el cumplimiento de objetivos,
actividades y proyectos estratégicos
formulados.
7. DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL
- Es responsabilidad de las unidades
académicas y administrativas el registro
sistemático de la ejecución del plan de la
unidad y su transmisión en línea, de acuerdo
a los lineamientos del Sistema de
Seguimiento y Evaluación del Plan
Estratégico Institucional.
- Corresponde a la Dirección General de
Planificación y Desarrollo la emisión de
Informes de Seguimiento Trimestrales sobre
la ejecución física del plan para detectar
desviaciones y establecer acciones oportunas
que permitan el cumplimiento de los
objetivos.
NORMAS INTERNAS FORMULACION DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
6/8
PF.1.1.3.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR(A) 1. Inicia acciones para viabilizar la efectividad del
proceso de Planificación Estratégica:
- Informa al Consejo de Planificación Institucional
sobre el inicio del proceso y el apoyo
institucional requerido.
- Recopila información sobre propuestas, metas y
planes de acción previstos por las autoridades.
- Informa al personal de la Dirección y gira
instrucciones para el inicio de la formulación del
Plan Estratégico Institucional.
- Designa el equipo técnico y de logística para la
elaboración y consolidación del Plan Estratégico
Institucional.
EQUIPO DE LOGÍSTICA
2. Define y distribuye el trabajo de trascripción,
apoyo informático, fotocopiado, mensajería y
archivo, entre otros.
EQUIPO TÉCNICO
2. Define:
- Aspectos conceptuales y operativos,
actividades, tiempos y responsables.
- Metodología para la formulación del Plan
Estratégico Institucional.
- Resultado esperado y planteamiento que lo
sustenta.
- Características del Plan Estratégico y
fundamentos que respaldan la formulación.
3. Publica en la página Web de la Dirección General
de Planificación y Desarrollo los aspectos
definidos.
4. Recopila información sobre los lineamientos del
Plan de la Nación.
5. Determina requerimientos de datos e
información y los medios para obtenerla
(reuniones individuales, talleres, aplicación de
encuestas).
6. Identifica los actores claves.
7. Elabora y aplica el plan de inducción a los
participantes en el proceso de formulación.
4. Aplica instrumentos de recolección de datos e
información.
5. Recopila y actualiza información sobre
potencialidades y problemas tomando en
consideración la evaluación del actual Plan
Estratégico y demás planes institucionales.
3. Prepara proyecto de lineamientos estratégicos
relacionados con el Plan Estratégico
Institucional, con base en las orientaciones de
la filosofía de gestión.
4. Define áreas estratégicas o focos de acción,
vinculados con los instrumentos recientes de
planificación.
FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
7/8
PF.1.1.4
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
5. Define el personal técnico pertinente,
responsable de las diferentes áreas
estratégicas.
UNIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS
6. Formula el anteproyecto del plan estratégico en
base a los lineamientos y orientaciones
recibidas.
RESPONSABLE POR ÁREA ESTRATÉGICA
7. Cada responsable por área estratégica analiza la
información recopilada.
8. Incorpora los resultados y formula las versiones
preliminares con los siguientes aspectos:
- Diagnostico del área estratégica
- Escenario deseable y factible para los
próximos n años
- Acciones requeridas para hacer realidad la
visión de desarrollo.
- Proyectos estratégicos a ejecutar en los
próximos n años que permiten concretar los
objetivos y las metas.
9. Realiza talleres de concertación y validación
para el análisis de cada área estratégica y
realiza los ajustes necesarios.
EQUIPO TÉCNICO
10. Determina la congruencia entre las áreas
estratégicas, estrategias, proyectos y los
diagnósticos.
11. Realiza las modificaciones, adiciones o
supresiones pertinentes.
12. Formula el proyecto de Plan de Desarrollo
Estratégico.
13. Presenta al Director(a) el proyecto de Plan
Estratégico Institucional
14. Prepara presentación del Plan Estratégico para
el Consejo de Planificación Institucional.
DIRECTOR (A)
15. Conoce y somete a consideración del Consejo
de Planificación Institucional los lineamientos
generales del Plan Estratégico Institucional.
CONSEJO DE PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL
16. Analiza y propone ante el Consejo Universitario
el proyecto de Plan Estratégico Institucional.
CONSEJO UNIVERSITARIO
17. Discute y aprueba aplicación del Plan
Estratégico Institucional.
RECTOR
18. Promulga junto con la Secretaria de la
Universidad el Plan Estratégico Institucional.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
8/8
PF.1.1.4.
FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR(A)
19. Publica, por intermedio de la Unidad de
Soporte Informático, el Plan Estratégico de la
ULA en la pagina web www.ula.ve/plandes
20. Envía el plan a las Unidades Académicas y
Administrativas en medio digitalizado.
Ir al proceso Seguimiento y Control del Plan Estratégico Institucional
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.1.2.
COORDINACIÓN DE LA FORMULACIÓN DEL
PLAN DE DESARROLLO ACADÉMICO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PF.1.
FORMULACIÓN DE PLANES INSTITUCIONALES
1/8
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.1.2. Coordinación de la formulación del Plan de Desarrollo Académico
PF.1.2.1. Diagrama de actividades
PF.1.2.2. Información General del Procedimiento
PF.1.2.3. Normas Internas
PF.1.2.4. Descripción Narrativa del Procedimiento
ÍNDICE
PF.1.2.
COORDINACIÓN DE LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO ACADÉMICO
2/8
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
PF.1.2.1.
COORDINACIÓN DE LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO ACADÉMICO
3/8
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Articular las actividades académicas de
planificación, revisión y adaptación curricular de la
Universidad y sus perspectivas de desarrollo
mediante la construcción de una visión sistémica
consensuada de las acciones institucionales.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Departamento de Planificación
Académica identifica la situación actual curricular.
Se termina cuando el Director de la Dirección
General de Planificación y Desarrollo envía a las
unidades académicas el Plan de Desarrollo
Académico en medio digitalizado.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entradas
Plan Estratégico Institucional
Reportes de Seguimiento y Evaluación del Plan
Estratégico Institucional
Salidas
Plan de Desarrollo Académico
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
Dirección General de Planificación y Desarrollo
Consejo de Planificación Institucional
Consejo Universitario
Vicerrector Académico
Comisión Central de Currículo
Comisión Sectorial de Currículo
Oficinas Sectoriales de Planificación
Decanos de Facultad y Vicerrectores de Núcleos.
Escuelas, Departamentos, Grupos, Laboratorios,
Centros e Institutos De Investigación.
Servicios Bibliotecarios de la Universidad de Los
Andes (SERBIULA).
BASE LEGAL
Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela.
Ley Orgánica de Planificación
Ley de Administración Pública
Ley de Universidades
Reglamento del Sistema de Planificación
Instrucciones de la OPSU
FORMULARIOS, DOCUMENTOS UTILIZADOS
Reportes del sistema de seguimiento, control y
evaluación del plan estratégico institucional.
Instrumentos de recolección de información
Plan de inducción
RECURSOS
Sistema de seguimiento, control y evaluación del
plan estratégico institucional.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
4/8
PF.1.2.2.
COORDINACIÓN DE LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO ACADÉMICO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
1. La planificación del desarrollo académico de la
Universidad es responsabilidad de las diferentes
instancias académicas- administrativas
competentes, por lo que debe ser coordinado
institucionalmente.
2. El Vicerrector Académico dictará las pautas para
la formulación del Plan de Desarrollo Académico.
3. Corresponde a la Dirección General de
Planificación y Desarrollo generar instrumentos
metodológicos y someterlos a consideración del
Consejo de Planificación Institucional.
4. Corresponde al Consejo de Planificación
Institucional promover ante el Consejo
Universitario los lineamientos estratégicos
relacionados con el proceso de planificación
académica.
5. Es responsabilidad de la Dirección General de
Planificación y Desarrollo prestar asesoría o
consultoría a los responsables de las unidades
académicas para el desarrollo de las actividades
de formulación del plan de desarrollo
académico.
6. Las Unidades Académicas, la Comisión
Curricular Central y las Comisiones Sectoriales
Curriculares ejecutaran el Plan de Desarrollo
Académico aprobado por el Consejo
Universitario.
7. Es responsabilidad de la Comisión de Auditoria
Académica estudiar, controlar y evaluar el
cumplimiento del Plan de Desarrollo
Académico.
NORMAS INTERNAS COORDINACIÓN DE LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO ACADÉMICO
5/8
PF.1.2.3.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
Una vez aprobado el plan estratégico institucional:
1. Obtiene del Director(a) las pautas de acción
para la coordinación de la formulación del plan
de desarrollo académico.
2. Revisa y/o establece metodologías para orientar
la formulación del plan de desarrollo académico.
3. Identifica actores vinculados al proceso.
4. Identifica la situación curricular actual. De no
estar actualizado realiza el diagnóstico en las
facultades y núcleos sobre el área curricular.
5. Presenta al Director la metodología y el
resultado del informe de evaluación del plan
estratégico del área académica.
DIRECTOR
6. Revisa y avala el Informe Diagnóstico y
metodología para orientar la formulación del
Plan de Desarrollo Académico.
7. Presenta al Vicerrector Académico la
metodología para orientar la formulación del
plan.
VICERRECTOR ACADÉMICO
8. Define las pautas desde el punto de vista
académico para la formulación del plan.
9. Conforma el equipo.
EQUIPO TÉCNICO
10. Presenta propuesta al Consejo de Planificación
Institucional.
CONSEJO DE PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL
11. Estudia y avala la propuesta.
EQUIPO TÉCNICO
12. De existir, considera las observaciones del
Consejo de Planificación Institucional.
13. Coordina con el Vicerrectorado Académico,
Jefes de Departamento de la Dirección General
de Planificación y Desarrollo y las Oficinas
Sectoriales de Planificación, para la obtención
de información cualitativa y cuantitativa
requerida.
14. Diseña los instrumentos de recolección de
información.
15. Elabora el plan de inducción a los participantes
en el proceso de formulación.
16. Inicia cronograma de reuniones con
autoridades, Coordinadores de las Oficinas
Sectoriales de Planificación y los responsables
de las actividades académicas en las escuelas,
facultades e institutos para la difusión de la
metodología y lineamientos aprobados.
17. Aplica el plan de inducción
COORDINACIÓN DE LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO ACADÉMICO
6/8
PF.1.2.4.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
UNIDADES ACADÉMICAS Y
ADMINISTRATIVAS
18. Determina áreas de prioridad, objetivos y
orientación del plan, en el contexto de la
misión de la unidad académica, la Universidad
y las necesidades cambiantes de la sociedad,
en un todo de acuerdo con el instructivo
diseñado por el equipo técnico.
19. Estudia por área del conocimiento el perfil del
egresado, de la unidad y de la facultad; el
diseño curricular para el perfil definido y, las
estrategias de acción que conduzcan al logro de
los objetivos.
20. Define estrategias para fortalecer la
infraestructura, la labor investigativa y de
servicio.
21. Estima recursos presupuestarios de los
proyectos académicos para el corto plazo.
OFICINA SECTORIAL DE PLANIFICACIÓN
22. Recibe y consolida la información de las
distintas unidades académicas de la Facultad.
23. Remite al Equipo de Formulación el Plan de
Desarrollo Académico consolidado de la
Facultad.
EQUIPO TÉCNICO
24. Analiza los planes de desarrollo académico de
las escuelas, facultades, centros, institutos,
carreras, unidades descentralizadas y sistema
de bibliotecas (propósitos y objetivos a
mediano plazo; proyectos, acciones, recursos,
responsables; necesidades de recursos).
25. Estima las necesidades de personal académico
con base en las necesidades presentadas en el
plan de desarrollo académico.
26. Clasifica la información e integra el esquema
sintético del plan.
27. Entrega:
- Los presupuestos elaborados por cada
dependencia al Departamento de
Planificación Económica Financiera.
- Los requerimientos de infraestructura al
Departamento de Planificación de Recursos
Físicos.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS FÍSICOS
28. Inicia el proceso de formulación del Plan de
Desarrollo de Recursos Físicos.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICA FINANCIERA
29. Recibe y analiza los presupuestos específicos
por dependencia.
30. Clasifica proyectos y programas de acuerdo a
la fuente de financiamiento (presupuesto
ordinario, extraordinario).
COORDINACIÓN DE LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO ACADÉMICO
7/8
PF.1.2.4.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
31. Proyecta la inversión requerida en el corto plazo
para considerarlo en el Plan Operativo Anual del
año subsiguiente con recursos del presupuesto
ordinario o cualquier otra fuente de
financiamiento.
EQUIPO TÉCNICO
32. De acuerdo a los lineamientos aprobados por el
Consejo Universitario prioriza programas y
proyectos en caso de restricciones de tiempo o
de recursos.
33. Formula el Plan de Desarrollo Académico.
DIRECTOR (A)
34. Convoca al Consejo de Planificación
Institucional.
EQUIPO TÉCNICO
35. Prepara la presentación del Plan Estratégico
para el Consejo de Planificación Institucional.
CONSEJO DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL
36. Estudia, avala y presenta al Consejo
Universitario el Plan de Desarrollo Académico.
CONSEJO UNIVERSITARIO
37. Discute la visión prospectiva del desarrollo
académico.
38. Aprueba mediante resolución.
RECTOR
39. Promulga junto con la Secretaria de la
Universidad el Plan Estratégico Institucional.
DIRECTOR (A)
40. Publica, por intermedio de la Unidad de
Soporte Informático, en la pagina web
www.ula.ve/plandes el Plan de Desarrollo
Académico.
41. Envía a las Unidades Académicas en medio
digitalizado.
Ir al proceso Seguimiento y Control del Plan de Desarrollo Académico
COORDINACIÓN DE LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO ACADÉMICO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.1.3.
FORMULACIÓN DE PLANES DE RECURSOS
FÍSICOS
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PF.1.
FORMULACIÓN DE PLANES INSTITUCIONALES
1/2
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.1.3. Formulación de planes de recursos físicos
PF.1.3.1. Formulación del plan de desarrollo de recursos físicos
PF.1.3.1.1. Diagrama de actividades
PF.1.3.1.2. Información General del Procedimiento
PF.1.3.1.3. Normas Internas
PF.1.3.1.4. Descripción Narrativa del Procedimiento
PF.1.3.2. Formulación del plan maestro de recursos físicos
PF.1.3.2.1. Diagrama de actividades
PF.1.3.2.2. Información General del Procedimiento
PF.1.3.2.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
PF.1.3.3. Formulación de planes físico espaciales de conjuntos universitarios
PF.1.3.3.1. Diagrama de actividades
PF.1.3.3.2. Información General del Procedimiento
PF.1.3.3.3. Normas Internas
PF.1.3.3.4. Descripción Narrativa del Procedimiento
PF.1.3.4. Formulación de planes especiales de recursos físicos
PF.1.3.4.1. Diagrama de actividades
PF.1.3.4.2. Información General del Procedimiento
PF.1.3.4.3. Normas Internas
PF.1.3.4.4. Descripción Narrativa del Procedimiento
INDICE
2/2
PF.1.3.
FORMULACIÓN DE PLANES DE RECURSOS FISICOS
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
1/6
PF.1.3.
FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO DE RECURSOS FISICOS
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Determinar los requerimientos de planta física en el
corto, mediano y largo plazo y proyectar las
necesidades en un horizonte temporal de n años en
un todo de acuerdo con el plan estratégico
institucional y en concordancia con el plan de
desarrollo académico.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia en un todo de acuerdo con los
lineamientos del plan estratégico institucional y del
plan de desarrollo académico.
Se termina cuando el Consejo Universitario
aprueba el Plan de desarrollo de Recursos Físicos y
se hace entrega del documento a la Oficina de
Planificación del Sector Universitario, a las
autoridades y a las unidades académicas y
administrativas para su conocimiento, difusión y
aplicación.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entradas: Directrices, objetivos estratégicos y
proyectos de acción especificados en el Plan
Estratégico Institucional y Plan de Desarrollo
Académico.
Salidas: Plan de Desarrollo de Recursos Físicos
Institucional.
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
INTERNAMENTE
Consejo Universitario
PLANDES
Consejo de Planificación Institucional.
Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.
Dirección de Programación y Presupuesto
Dirección de Fomento
Oficinas Sectoriales de Planificación
Unidades académicas y administrativas
EXTERNAMENTE
Ministerio del Poder Popular para la Planificación y
Desarrollo
Ministerio del Poder Popular para la Educación
Superior –OPSU-
Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura
Alcaldías
BASE LEGAL RELACIONADA
Ley de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal
Ley Orgánica de Administración Financiera del
Sector Publico (LOAFSP)
Reglamento Nº 1 de la LOAFSP
Lineamientos e instrucciones de la Oficina de
Planificación del Sector Universitario
Plan de Ordenación Urbanística.
Ley Orgánica de Planificación
Reglamento del Sistema de Planificación de la ULA
FORMULARIOS UTILIZADOS
Encuestas, entrevistas
RECURSOS
Sistema de información geoespacial de los recursos
físicos
Base de datos Access
Pagina Web de PLANDES
Microsoft Office Project
INFORMACION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO DE RECURSOS FISICOS
2/6
PF.1.3.1.2
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
1. DE LA FORMULACIÓN DEL PLAN DE
DESARROLLO DE RECURSOS FÍSICOS
- El Plan de Desarrollo de Recursos Físicos orienta
el ordenamiento de los bienes inmuebles
propiedad de la universidad, sean estos de
carácter académico, de apoyo docente, gestión
administrativa, cultural, bienestar estudiantil,
servicios generales y rental.
- Es responsabilidad del Departamento de
Planificación de Recursos Físicos la formulación
del Plan de Desarrollo de Recursos Físicos.
- El Consejo de Planificación Institucional
someterá a consideración del Consejo
Universitario los lineamientos generales y el
proyecto del Plan de Desarrollo de Recursos
Físicos.
2. DE LA ELABORACIÓN DEL PLAN
- Es responsabilidad de las unidades académicas
y administrativas el suministro de la
información relacionada con los nuevos
proyectos institucionales que no fueron
considerados en el Plan Estratégico
Institucional.
- Corresponde al Departamento de Planificación
de Recursos Físicos a través de los
Coordinadores de las Oficinas Sectoriales de
Planificación la asesoría o consultoría para la
aplicación del instrumento de recolección de
información.
3. DE LA APROBACIÓN DEL PLAN DE
DESARROLLO DE RECURSOS FÍSICOS
El Consejo Universitario es el órgano
competente para la aprobación del Plan de
desarrollo de recursos físicos.
El Rector y la Secretaria de la Universidad
promulgaran el Plan de desarrollo de recursos
físicos.
4. DE LA DIFUSIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL
PLAN
La Dirección General de Planificación y
Desarrollo es responsable de la difusión del
Plan de desarrollo de recursos físicos así como
la distribución del mismo a las unidades
académicas y administrativas.
5. DEL CUMPLIMIENTO DE LOS
LINEAMIENTOS, POLÍTICAS Y
PROGRAMAS FORMULADOS
Corresponde al Departamento de Planificación
de Recursos Físicos el seguimiento, control y
evaluación del cumplimiento del plan.
NORMAS INTERNAS FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO DE RECURSOS FISICOS
3/6
PF.1.3.1.3.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR (A)
1. En base a los objetivos estratégicos y proyectos
de acción del Plan Estratégico Institucional y las
directrices del Plan de Desarrollo Académico
ordena al Departamento de Planificación de
Recursos Físicos la formulación del Plan de
Desarrollo de Recursos Físicos.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS FÍSICOS
2. Recibe lineamientos de la Dirección y de la
Oficina de Planificación del Sector Universitario.
3. Define y selecciona la metodología.
4. Diseña instrumentos de recolección de datos e
información.
5. Consulta en la página Web de la Dirección
General de Planificación y Desarrollo el Plan de
Desarrollo Académico.
6. Solicita:
- Al Departamento de Planificación Académica,
información sobre planes, programas y
proyectos académicos.
- A la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento
la programación de conservación y
mantenimiento de edificaciones y áreas
verdes.
- A la Dirección de Fomento el inventario
actualizado de los bienes inmuebles
adquiridos, de uso académico y no
académico, propiedad de la Universidad de
Los Andes y los bienes inmuebles que se
encuentren bajo la administración de
sociedades mercantiles donde la
Universidad de Los Andes tiene
participación accionaria mayoritaria.
7. Recopila información grafica (planos
arquitectónicos, urbanísticos, topográficos,
entre otros) y/o descriptiva (uso y capacidad
de recintos docentes, administrativos, y de
servicio) de los recursos físicos universitarios.
8. Instruye a los Coordinadores de las Oficinas
Sectoriales de Planificación sobre la
formulación del plan y la metodología a
aplicar en las unidades académicas.
9. Informa vía Web a las unidades académicas y
administrativas el inicio del proceso de
formulación y el apoyo institucional requerido.
10. Carga en la página Web de la Dirección
General de Planificación y Desarrollo el
instructivo para la formulación del plan y el
instrumento de recolección de datos e
información sobre la situación actual,
necesidades y demandas de recursos físicos.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
11. Recopila y envía vía Web las modalidades de
aprendizaje, aplicación de nuevas tecnologías,
programación de recursos académicos y no
académicos, política matricular, número de
docentes e investigadores de la ULA, series
históricas y proyecciones, indicadores
académicos.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO DE RECURSOS FISICOS
4/6
PF.1.3.1.4
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y
MANTENIMIENTO
12. Remite vía Web y en físico el Programa de
Conservación y Mantenimiento de Edificaciones
y Áreas Verdes.
DIRECCIÓN DE FOMENTO
13. Remite vía Web y en físico la información
relacionada con el inventario de los bienes
inmuebles solicitado.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
DE RECURSOS FÍSICOS
14. Diagnostica la situación actual de los recursos
físicos en base a la evaluación del uso y
capacidad de los mismos.
15. Verifica y consolida el inventario de recursos
físicos de la institución.
16. Digitaliza las modificaciones en el uso y
capacidad de los recursos físicos.
17. Elabora el balance de necesidades y
disponibilidades de superficie construida
aplicando indicadores establecidos por la OPSU
y por el Departamento de Planificación de
Recursos Físicos.
18. Realiza estudio prospectivo de la planta física
para establecer programas y proyectos sobre
acciones espaciales a corto, mediano y largo
plazo, en cuanto al uso, desarrollo y
consolidación de la misma.
19. Define políticas, directrices y objetivos
estratégicos de recursos físicos.
20. Formula el Plan de Desarrollo de Recursos
Físicos.
21. Presenta a la Dirección el Plan de Desarrollo de
Recursos Físicos.
DIRECTOR (A)
22. Revisa el Plan de Desarrollo de Recursos Físicos
y si está conforme convoca el Consejo de
Planificación Institucional para someterlo a su
consideración. De tener observaciones lo
devuelve para los ajustes correspondientes.
CONSEJO DE PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL
23. Estudia, avala y presenta al Consejo
Universitario el Plan de Desarrollo de Recursos
Físicos.
CONSEJO UNIVERSITARIO
24. Discute y aprueba el Plan de Desarrollo de los
Recursos Físicos.
RECTOR
25. Promulga junto con la Secretaria de la
Universidad el Plan de Desarrollo de Recursos
Físicos Universitarios.
26. Envía el Plan de Desarrollo de Recursos Físicos
a la OPSU.
FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO DE RECURSOS FÍSICOS
5/6
PF.1.3.1.4
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR(A)
27. Publica, por intermedio de la Unidad de Soporte
Informático, el Plan de Desarrollo de Recursos
Físicos en la página web www.ula.ve/plandes
23. Envía a las Unidades Académicas en medio
digitalizado, para su conocimiento y ejecución.
Ir al proceso Seguimiento y Control del Plan de Desarrollo de Recursos Físicos
FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO DE RECURSOS FÍSICOS
6/6
PF.1.3.1.4
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
FORMULACIÓN DEL PLAN MAESTRO DE RECURSOS FÍSICOS
1/3
PF.1.3.2.1
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Determinar y reglamentar usos actuales y
propuestos de los recursos físicos en función de
las demandas institucionales, estableciendo
prioridades de actuación e intervención a corto,
mediano y largo plazo.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Consejo Universitario aprueba
el Plan de Desarrollo de Recursos Físicos.
Se termina cuando el Plan Maestro de Recursos
Físicos es aprobado por el Consejo Universitario y
se hace entrega del documento a la OPSU y a las
unidades académicas y administrativas para su
conocimiento, difusión y aplicación.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entradas
Lineamientos de OPSU
Proyectos de acción establecidos en el Plan
Estratégico Institucional
Plan de Desarrollo de Recursos Físicos.
Salidas: Plan Maestro de Recursos Físicos de la
ULA.
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
INTERNAMENTE
PLANDES
Consejo Superior de Planificación Institucional
Consejo Universitario
Oficinas Sectoriales de Planificación
Unidades Académicas y Administrativas
EXTERNAMENTE
Ministerio del Poder Popular para la
Infraestructura
Ministerio del Poder Popular para el Ambiente
Ministerio del Poder Popular para la Educación
Superior –OPSU-
Alcaldías
BASE LEGAL RELACIONADA
Ley Orgánica de Planificación
Reglamento del Sistema de Planificación de la
ULA
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
Ley Orgánica de Administración Financiera del
Sector Público y sus reglamentos.
Planes de Ordenación Urbanística.
FORMULARIOS UTILIZADOS
Encuestas y entrevistas
RECURSOS
Base de datos ACCESS
Microsoft Office Project
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
FORMULACIÓN DEL PLAN MAESTRO DE RECURSOS FÍSICOS
2/3
PF.1.3.2.2
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS FÍSICOS
1. Estudia políticas, directrices y objetivos
estratégicos del Plan de Desarrollo de
Recursos Físicos aprobado por el Consejo
Universitario.
2. Zonifica usos actuales y propuestos.
3. Define directrices generales sobre los
recursos físicos mediante programas,
subprogramas y acciones espaciales
tendientes a consolidar, desarrollar,
conservar y mantener los recursos físicos,
con base en los proyectos de desarrollo
institucional.
4. Establece prioridades de actuación sobre los
recursos físicos en el corto, mediano y largo
plazo.
5. Elabora relación de proyectos arquitectónicos
requeridos por la Institución.
6. Presenta al Director el proyecto de Plan
Maestro de Recursos Físicos.
DIRECTOR(A)
7. Convoca al Consejo de Planificación
Institucional.
CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL
8. Estudia, avala y presenta al Consejo
Universitario el Plan Maestro de Recursos
Físicos.
CONSEJO UNIVERSITARIO
9. Discute y aprueba el Plan Maestro de
Recursos Físicos.
RECTOR
10. Promulga junto con la Secretaria de la
Universidad el Plan Maestro de Recursos
Físicos.
11. Envía el Plan Maestro de Recursos Físicos a
la OPSU.
DIRECTOR DE PLANDES
12. Publica, por intermedio de la Unidad de
Soporte Informático, el Plan Maestro de
Recursos Físicos en la pagina web
www.ula.ve/plandes.
13. Envía a las Unidades Académicas y
Administrativas en medio digitalizado, para
su conocimiento y ejecución.
Ir al proceso Seguimiento y Control del Planes de Recursos Físicos
FORMULACIÓN DEL PLAN MAESTRO DE RECURSOS FÍSICOS
3/3
PF.1.3.2.3
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Revisar los lineamientos, políticas y programas
establecidos en el Plan de Desarrollo y Plan Maestro
de Recursos Físicos.
Presentar al Consejo de Planificación Institucional los proyectos de Planes Físico Espacial de los Conjuntos
Universitarios
Elaborar propuestas generales
Establecer el plan de acciones
Aprobrar los Planes Físico Espaciales de los Conjuntos
Universitarios
Plan de Desarrollo de Recursos
Físicos
Remitir a la Oficina de Planificación del Sector Universitario los Planes Físico Espaciales de los Conjuntos Universitarios.
Publicar en la página Web de PLANDES los Planes Físico Espaciales de los Conjuntos Universitarios.
Promulgar los Planes Físico Espaciales de los Conjuntos
Universitarios.
Elaborar la metodología para la formulación de
los planes físicos espaciales de los
conjuntos universitarios
Priorizar el orden de actuación de acuerdo a
las necesidades y demandas
Aplicar instrumentos de recolección de información en los conjuntos objeto del
plan.
Analizar la situación actual del Conjunto Universitario
objeto del plan
Precondición: Plan de Desarrollo y Plan Maestro de Recursos Físicos aprobadosPoscondición: Planes Fisico Espacial de los Conjuntos Universitarios publicados y entregados en medio digital a las unidades involucradas para su ejecución.
Plan Maestro de Recursos Físicos
Enviar a las unidades académicas y
administrativas copia en medio digital de los Planes
físicos espaciales de los conjuntos Universitarios
para ejecución
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES FORMULACIÓN DE PLANES FÍSICO
ESPACIAL DE CONJUNTOS UNIVERSITARIOS
1/4
PF.1.3.3.1.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Proporcionar a las unidades académicas y
administrativas de un plan de acción que facilite
el mejoramiento de los conjuntos universitarios.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Director(a) entrega al
Departamento de Planificación de Recursos
Físicos el Plan Maestro de Recursos Físicos
aprobado por el Consejo Universitario y gira
instrucciones para la formulación de los planes.
Se termina cuando el Director (a) envía a las
unidades académicas y administrativas los
Planes Físico Espacial de los Conjuntos
Universitarios aprobados por el Consejo
Universitario para su ejecución.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entradas
Plan de Desarrollo de Recursos Físicos
Plan Maestro de Recursos Físicos
Salidas
Planes Físicos Espacial de los Conjuntos
Universitarios
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Director(a), Departamento de
Planificación de Recursos Físicos)
Consejo Superior de Planificación Institucional
Rector
Consejo Universitario
Consejo de Facultad
BASE LEGAL RELACIONADA
Ley Orgánica de Planificación
Reglamento del Sistema de Planificación de la
ULA
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal
Ley Orgánica de Administración Financiera y sus
reglamentos.
Planes de Ordenación Urbanística.
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMEN
TOS UTILIZADOS
Plan de desarrollo de recursos físicos
Plan maestro de recursos físicos
Plan de acciones
Proyecto de planes físico espacial
RECURSOS
Base de datos ACCESS
Microsoft Office Project
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
FORMULACIÓN DE PLANES FÍSICO ESPACIAL DE CONJUNTOS UNIVERSITARIOS
2/4
PF.1.3.3.2.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR (A)
1. Una vez aprobado el Plan de Desarrollo y Plan
Maestro de Recursos Físicos Institucional gira
instrucciones para la formulación de Planes
Físico Espacial de los Conjuntos Universitarios
de acuerdo al cronograma de planificación
institucional.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS FÍSICOS
2. Revisa lineamientos, políticas y programas
establecidos en el Plan de Desarrollo y Plan
Maestro de Recursos Físicos.
3. Elabora metodología para la formulación de los
Planes Físico Espacial de los diferentes
Conjuntos Universitarios.
4. Prioriza el orden de actuación en los Conjuntos
Universitarios en función de las necesidades y
demandas de estos.
5. Establece mecanismos de participación de la
comunidad universitaria localizada en los
conjuntos objeto del plan, a través de
instrumentos de recolección de información.
6. Analiza la situación actual del Conjunto
destacando la evaluación del uso y capacidad de
la planta física; delimitación del Conjunto y sus
áreas de influencia;
estudio de las tendencias; tipología de las
edificaciones existentes; y requerimientos
físico espaciales de acuerdo al desarrollo
académico.
7. Formula los Planes Físicos Espacial de los
Conjuntos Universitarios de cada Núcleo.
8. Elabora propuestas generales:
- Concepción del desarrollo espacial del
Conjunto
- Imagen Objetivo del Conjunto a largo y
mediano plazo
- Normativa para la administración del uso y
funcionamiento del conjunto.
- Normativa de control de la intervención físico
espacial.
- Zonificación y sectorización del Conjunto
- Vinculación de los elementos espaciales y
físicos del Conjunto con los propósitos
académicos de la institución.
- Integración del Conjunto con proyectos
importantes del entorno.
9. Establece el Plan de Acciones:
- Líneas estratégicas
- Estructura de programas
- Clasificación de proyectos
- Priorización de proyectos
- Propuestas de manejo y administración de los
Conjuntos.
FORMULACIÓN DE PLANES FÍSICO ESPACIAL DE CONJUNTOS UNIVERSITARIOS
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR (A)
10. Somete a consideración del Consejo de
Planificación Institucional los proyectos de
Planes Físico Espacial de los Conjunto
Universitarios, la zonificación y las propuestas
de manejo y administración.
CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL
11. Estudia, avala y presenta al Consejo
Universitario los proyectos de Planes Físico
Espaciales de los Conjuntos Universitarios.
CONSEJO UNIVERSITARIO
12. Discute y aprueba los Planes Físico Espaciales
de los Conjuntos Universitarios.
RECTOR
13. Promulga junto con la Secretaria de la
Universidad los Planes Físico Espaciales de los
Conjuntos Universitarios.
14. Envía a la OPSU los Planes Físico Espaciales de
los Conjuntos Universitarios.
DIRECTOR(A) DE PLANDES
15. Publica, por intermedio de la Unidad de Soporte
Informático, los Planes Físico Espaciales de los
Conjuntos Universitarios en la pagina web
www.ula.ve/plandes.
16. Envía a las Unidades Académicas y
Administrativas en medio digitalizado los Planes
Físico Espacial de los Conjuntos Universitarios,
para su conocimiento y ejecución.
Ir al proceso Seguimiento y Control de los Planes de Recursos Físicos
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FORMULACIÓN DE PLANES FÍSICO ESPACIAL DE CONJUNTOS UNIVERSITARIOS
4/4
PF.1.3.3.3.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Realizar inspección periódica del estado
de los recursos físicos
Presentar al Consejo de Planificación
Institucional los Planes Especiales de
Recursos Físicos
Analizar, discutir, jerarquizar y
seleccionar con las unidades involucradas la mejor alternativa
propuesta.
Determinar requerimiento de
recursos presupuestarios para la ejecución de los
planes
Aprobar en el Consejo Universitario los recursos para el financiamiento de los Planes Especiales de
Recursos Físicos
Planes Físico Espacial de los
Conjuntos Universitarios
Promulgar el Plan Especial de Recursos
Físicos
Publicar en la página Web de PLANDES los Planes
Especiales de los Conjuntos Universitarios.
Verificar en el Plan Maestro que las
acciones espaciales de los conjuntos
inspeccionados no hayan sido
considerados
Formular Planes Especiales o de
Emergencia
No fueron considerados
Solicitar a la Oficina de Planificación del Sector
Universitario el financiamiento de los
planes especiales
Precondición: Acciones espaciales no consideradas en el Plan Maestro de Recursos Físicos Poscondición: Planes Especiales de Recursos Físicos publicados y entregados en medio digital para su ejecución
Enviar a las unidades académicas y
administrativas copia en medio digital de los Planes
Especiales para su ejecución
Sin disponibilidad Presupuestaria
Y financiera
Entregar los Planes Especiales de Recursos Físicos a la Dirección de
Ingeniería y Mantenimiento en medio digital e impreso para su
ejecucion.
Con disponibilidad presupuestaria
y financiera
Si fueron considerados
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
FORMULACIÓN DE PLANES ESPECIALES DE RECURSOS FÍSICOS
1/5
PF.1.3.4.1
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Viabilizar la ejecución de proyectos institucionales
no incluidos en los planes de recursos físicos
aprobados.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando se recibe formalmente la solicitud
de formulación del plan especial de recursos físicos
o se requiere intervención por situaciones de
contingencia.
Se termina cuando la Dirección General de
Planificación y Desarrollo informa a las Unidades
Académicas y Administrativas sobre la aprobación
del Plan Especial de Recursos Físicos.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entradas: Solicitud de formulación de Planes
Especiales por parte de las Autoridades, Decanos,
Vicerrectores de Núcleos y Directores de
Dependencias Centrales.
Salidas: Plan Especial de Recursos Físicos.
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
Internamente
Consejo Universitario
Consejo Superior de Planificación Institucional
Facultades y Núcleos
Oficinas Sectoriales de Planificación
Dependencias Centrales
Cuerpo de Bomberos Universitarios
Externamente
Ministerio del Poder Popular para el Ambiente
Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura
Gobernaciones de los Estados Mérida, Táchira y
Trujillo y otros entes del Estado.
Alcaldías
INPARQUES
BASE LEGAL RELACIONADA
Ley Orgánica de Planificación
Reglamento del Sistema de Planificación de la ULA
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
Ley Orgánica de Administración Financiera del
Sector Público y sus reglamentos
Normas COVENIN
FORMULARIOS UTILIZADOS
Instrumentos de consulta
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
FORMULACIÓN DE PLANES ESPECIALES DE RECURSOS FÍSICOS
2/5
PF.1.3.4.2.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DE LA FORMULACIÓN DE LOS PLANES
- Los Planes Especiales de Recursos Físicos se
formularán: 1) a solicitud de las autoridades
universitarias: Consejo Universitario,
Autoridades Rectorales, Decanos de Facultad,
Vicerrectores de Núcleo y Directores de
Dependencias Centrales. 2) Por situaciones de
riesgo y peligro que ameriten la formulación de
Plan Especial de Contingencia de Recursos
Físicos.
DE LA APROBACIÓN DE LOS PLANES
- La Dirección General de Planificación y
Desarrollo es la instancia autorizada para avalar
los Planes Especiales de Recursos Físicos.
- Las acciones espaciales contenidas en el Plan
Especial de Recursos Físicos que requieren de
créditos presupuestarios deberán ser aprobados
por el Consejo Universitario, previa
consideración del Consejo Superior de
Planificación Institucional.
- Las acciones espaciales contenidas en el Plan
Especial de Recursos Físicos que no requieren
erogación de recursos financieros deberán ser
avalados por el Consejo de Planificación
Institucional.
DE LA EJECUCIÓN DE LOS PLANES
- La ejecución de Planes Especiales de Recursos
Físicos en coordinación con organismos públicos
y entes privados deberán sujetarse a las
normas y convenios institucionales.
DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS
PLANES
- Sin menoscabo de las funciones de los órganos
de control interno y externo, la Dirección
General de Planificación y Desarrollo realizará el
seguimiento y control de la fase de ejecución
del Plan Especial en un todo de acuerdo con las
Normas establecidos para el Seguimiento y
Control de los Planes de Recursos Físicos.
FORMULACIÓN DE PLANES ESPECIALES DE RECURSOS FÍSICOS
NORMAS DEL PROCESO
3/5
PF.1.3.4.3
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS FÍSICOS
1. Recibe la Solicitud de formulación del Plan
Especial de Recursos Físicos o información
proporcionada por medios escritos y
audiovisuales de situaciones de riesgo o peligro
inminente que requieran formulación de planes
especiales.
2. Realiza inspección del estado de los recursos
físicos objeto de la formulación del Plan
Especial.
3. Determina deficiencias, problemas y
actuaciones en cada caso.
4. Verifica si la acciones espaciales requeridas
forman parte de los programas y subprogramas
del Plan Maestro de Recursos Físicos.
5. De no estar incluidas en el Plan Maestro de
Recursos Físicos o en los Planes Físico Espacial
de los Conjuntos Universitarios formula el Plan
Especial:
- Elabora metodología para la formulación del
Plan Especial de Recursos Físicos
especificando la exposición de motivos,
términos de referencia, propósito y objetivos
estratégicos, cronograma de trabajo y
orientaciones técnicas.
- Revisa directrices y lineamientos del plan de
desarrollo, plan maestro de recursos físicos,
Planes Físico Espacial de los Conjuntos
Universitarios
- Estudia el alcance y beneficio que generará la
materialización del Plan dentro y fuera de la
Institución.
- Solicita a los organismos de la administración
publica municipal, estadal y nacional, donde se
ubica la Universidad de los Andes, información
sobre los proyectos y normativas relacionadas
con el Plan Especial de Recursos Físicos en
particular.
- Vincula el Plan Especial de Recursos Físicos con
los proyectos del entorno en ejecución y por
ejecutar por entes gubernamentales a nivel
municipal, estadal y nacional.
- Propone alternativas de proyectos a las
dependencias universitarias involucradas en la
ejecución del plan especial.
DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS
6. Analiza, discute, jerarquiza y selecciona la
mejor alternativa.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS FÍSICOS
7. Enuncia las acciones y actividades para
concretar la viabilidad de los proyectos a
ejecutar.
8. Determina los proyectos que requieren
asignación de recursos para su ejecución.
FORMULACIÓN DE PLANES ESPECIALES DE RECURSOS FISICOS
4/5
PF.1.3.4.4.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
9. Evalúa la participación de otros organismos y
entes de la Administración Pública.
DIRECTOR (A)
10. Somete el Plan Especial de Recursos Físicos a
consideración del Consejo de Planificación
Institucional.
CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL
9. Estudia y avala el Plan Especial de Recursos
Físicos.
10. Presenta al Consejo Universitario el Plan o
Planes Especiales de Recursos Físicos que
requieran asignación de recursos
presupuestarios financieros por parte de la
Institución.
11. Avala la ejecución de Planes Especiales de
Recursos Físicos que no requieren
disponibilidad presupuestaria para su
ejecución por parte de la Institución o que se
ejecutarán en coordinación con otros
organismos y entes de la Administración
Pública.
CONSEJO UNIVERSITARIO
12. Discute y aprueba la asignación de recursos
para financiamiento de la ejecución del Plan
Especial de Recursos Físicos.
DIRECTOR (A)
13. Envía a las Dependencias Centrales
pertinentes el Plan o Planes Especiales de
Recursos Físicos avalados por el Consejo de
Planificación Institucional que no requieren
disponibilidad presupuestaria y financiera.
RECTOR
14. Promulga junto con la Secretaria de la
Universidad el Plan Especial de Recursos
Físicos.
15. Envía a la OPSU solicitud de financiamiento del
Plan Especial de Recursos Físicos en caso de
no disponer de recursos presupuestarios
financieros en la Institución.
DIRECTOR DE PLANDES
16. Publica el Plan Especial de Recursos Físicos.
por intermedio de la Unidad de Soporte
Informático, en la pagina web
www.ula.ve/plandes
17. Envía el Plan a las Unidades Académicas y
Administrativas involucradas, en medio
digitalizado, para su conocimiento y ejecución.
Ir al proceso Seguimiento y Control de los Planes de Recursos Físicos
FORMULACIÓN DE PLANES ESPECIALES DE RECURSOS FISICOS
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.1.4.
FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL
INSTITUCIONAL
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
1/9
PF.1.
FORMULACIÓN DE PLANES INSTITUCIONALES
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
1.4. Formulación del Plan Operativo Anual Institucional
1.4.1. Diagrama de actividades
1.4.2. Información general
1.4.3. Descripción narrativa del procedimiento
ÍNDICE FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL
2/9
PF.1.4.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL
3/9
PF.1.4.1.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL
3.1/9
PF.1.4.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Coordinar la formulación de los objetivos y metas
que deben ejecutarse en cada ejercicio económico
financiero, a fin de concretar los objetivos
estratégicos institucionales, diseñando
instrumentos y métodos para la aplicación de las
políticas institucionales y lineamientos de los
entes administrativos centrales, orientando a las
unidades responsables de la generación de los
planes operativos y consolidando el Plan
Operativo Anual Institucional (POAI).
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando PLANDES recibe del Ministerio
del Poder Popular para la Planificación y
Desarrollo (MPPD), Oficina Nacional de
Presupuesto (ONAPRE) y Oficina de Planificación
del Sector Universitario (OPSU) los lineamientos
generales que guiarán la formulación del POAI.
Se termina cuando las autoridades, unidades
académicas y administrativas y Unidad de
Auditoria Interna reciben el ejemplar del POAI
aprobado por la Asamblea Nacional.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entradas
Lineamientos e instructivos MPPD, ONAPRE, OPSU
Salidas
Oficios de remisión a las autoridades, unidades
académicas y administrativas y Unidad de
Auditoria Interna.
Proyecto del Plan Operativo Anual Institucional
(POAI).
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
INTERNAMENTE
Consejo Universitario
Equipo Rectoral
Consejo Superior de Planificación Institucional
Dirección General de Planificación y Desarrollo
(PLANDES)
Facultades y Núcleos (Consejo de Facultad,
OSEPLAN y Unidad de Apoyo Administrativo)
Directores de Dependencias Centrales
EXTERNAMENTE
Ministerio del Poder Popular para la Planificación y
Desarrollo
Ministerio del Poder Popular para la Educación
Superior - CNU - OPSU
Ministerio del Poder Popular para las Finanzas –
ONAPRE
BASE LEGAL RELACIONADA
Constitución de la Republica Bolivariana de
Venezuela
Ley de Universidades
Reglamento Orgánico del Ministerio de Educación
Superior
Ley Orgánica de Planificación
Reglamento del Sistema de Planificación de la ULA
Ley de la Contraloría General de la República
Normas de Control Fiscal de la Contraloría General
de la República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal
Ley Orgánica de la Administración Pública
Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL
4/9
PF.1.4.2.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Reglamento Nº 1 de la Ley de Administración
Financiera
FORMULARIOS UTILIZADOS
Fichas de proyectos del Sistema de Registro de
Proyectos de Organismos Públicos emanado del
Ministerio del Poder Popular para la Planificación y
el Desarrollo.
Instructivo Nº 19 ONAPRE y OPSU
FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL
5/9
PF.1.4.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
1. Recibe de la Dirección General de Planificación
y Desarrollo los lineamientos del Ministerio del
Poder Popular para la Planificación y
Desarrollo para la formulación del
anteproyecto del Plan Operativo Anual
Institucional (POAI).
2. Estudia los lineamientos recibidos, las políticas
y estrategias establecidas en el Plan
Estratégico Institucional, Plan de Desarrollo
Académico y Plan Maestro de Recursos
Físicos, los indicadores de gestión y la
evaluación de planes del año anterior.
3. Recibe de la Dirección de Programación y
Presupuesto los lineamientos de ONAPRE y la
OPSU.
4. Evalúa con el Departamento de Planificación
Académica y el Departamento de Planificación
de Recursos Físicos, la inclusión de proyectos
institucionales en el anteproyecto POAI.
5. Estudia metodología, diseña instructivos y
formatos para ser aplicados en la planificación
operativa y el cronograma de elaboración del
anteproyecto del Plan Operativo Anual
Institucional.
6. Presenta al director (a), esquema y
cronograma de trabajo para la elaboración del
anteproyecto del Plan Operativo Anual
Institucional.
DIRECTOR (A)
7. Revisa esquema y cronograma y si tiene
observaciones informa al Departamento de
Planificación Económico Financiera para que
sean consideradas en el anteproyecto del Plan
Operativo Anual Institucional.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
8. Ajusta las observaciones y recomendaciones
del Director(a).
9. Envía los formatos diseñados y los
lineamientos de ONAPRE y la OPSU a los
Directores de dependencias centrales, a los
Decanos de Facultades y Vicerrectores de
Núcleos Universitarios debidamente avalados
por el Director(a) a los fines de elaboración
de los anteproyectos de Planes Operativos
Anuales (POA) de cada dependencia.
DECANO /VICERRECTOR DE NÚCLEO
10. Conoce lineamientos y gira instrucciones a la
Oficinas Sectoriales de Planificación para la
elaboración del anteproyecto del Plan
Operativo Anual.
OFICINA SECTORIAL DE PLANIFICACIÓN
11. Recibe los lineamientos y formatos.
FORMULACION DEL PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL
PF.1.4.
4 7
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
12. Analiza la información y de ser el caso,
solicita al Departamento de Planificación
Económico Financiera asesoria para la
formulación del anteproyecto POA.
13. Solicita al responsable de cada unidad la
formulación de objetivos y metas en
consonancia a los lineamientos establecidos.
UNIDADES ACADÉMICAS
14. Formulan el anteproyecto de plan operativo
anual de la dependencia.
15. Envían a la Oficina Sectorial de Planificación
el anteproyecto en medio digital y físico.
OFICINA SECTORIAL DE PLANIFICACIÓN
16. Recibe y consolida la información de las
unidades académicas adscritas a la Facultad
o Núcleo.
17. Entrega el anteproyecto POA al Decano de la
Facultad o Vicerrector de Núcleo.
DECANO/VICERRECTOR DE NÚCLEO
18. Revisa y firma el anteproyecto POA, si no
tiene observaciones. En caso contrario lo
devuelve para los ajustes correspondientes.
19. Somete a consideración del Consejo de
Facultad el anteproyecto del Plan Operativo
Anual para su aprobación.
CONSEJO DE FACULTAD
20. Discute y decide.
DECANO/VICERRECTOR DE NÚCLEO
21. Una vez aprobado, envía a la Dirección
General de Planificación y Desarrollo el
anteproyecto POA.
DIRECTORES DE DEPENDENCIAS CENTRALES
22. Recibe lineamientos y formatos para la
formulación del anteproyecto POA.
21. Analiza la información y de ser el caso,
solicita al Departamento de Planificación
Económico Financiera asesoria para la
formulación del anteproyecto POA.
23. Solicita al responsable de cada unidad la
formulación de objetivos y metas
programadas en consonancia a los
lineamientos establecidos.
24. Consolida la información de la dependencia.
25. Remite a PLANDES los formatos.
DIRECTOR (A)
26. Recibe los anteproyectos de las facultades,
núcleos y dependencia centrales.
27. Remite al Departamento de Planificación
Económica Financiera los anteproyectos,
mediante memo interno.
FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL
7/9
PF.1.4.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
28. Recibe los anteproyectos POA y de la
Dirección de Programación y Presupuesto
las formas referidas a la distribución
presupuestaria
29. Verifica objetivos y metas programadas a
fin de validar su vinculación a los objetivos
estratégicos institucionales.
30. Consolida la información y elabora el
anteproyecto POAI.
31. Recibe de la Dirección las formas referidas a
la distribución presupuestaria.
32. Trascribe la información en el formato de
consolidación del anteproyecto POAI, según
el instructivo OPSU.
33. Registra en el Sistema de Registro de
Proyectos de Organismos Públicos, los
objetivos y metas del anteproyecto POAI e
información presupuestaria.
34. Genera los reportes del Sistema de Registro
de Proyectos de Organismos Públicos, y
verifica la correcta trascripción de la
información.
35. Archiva los Reportes.
36. Revisa conjuntamente con la Dirección de
Programación y Presupuesto el anteproyecto
POAI.
37. Envía al Director (A) el anteproyecto POAI.
DIRECTOR (A)
38. Prepara conjuntamente con la Dirección de
Programación y Presupuesto el punto de
cuenta para al Consejo Universitario.
CONSEJO UNIVERSITARIO
39. Recibe, discute y aprueba el anteproyecto de
POAI y Presupuesto Institucional.
40. Emite y envía a las dependencias la
resolución de aprobación.
DIRECTOR (A)
41. Recibe resolución del Consejo Universitario.
42. Envía a OPSU el anteproyecto de POAI.
43. Presenta al Consejo de Planificación
Institucional el anteproyecto del Plan
Operativo Anual Institucional con el apoyo
del personal responsable del mismo.
CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL
44. Estudia el anteproyecto POAI y hace las
observaciones que considere convenientes y
las deja asentadas en el acta de la reunión.
8/9
FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL
PF.1.4.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
45. Recibe de la Dirección:
- Observaciones del Consejo de Planificación
Institucional sobre el anteproyecto POAI.
- Observaciones y nuevos lineamientos de la
OPSU.
- información sobre la cuota presupuestaria
remitida por la Dirección de Programación
Presupuesto.
46. Ajusta metas de acuerdo a lineamientos
OPSU, observaciones del Consejo de
Planificación Institucional y asignación de
cuota presupuestaria por parte del
ejecutivo.
47. Recibe del Director(a) la distribución
presupuestaria ajustada remitida por
Dirección de Programación y Presupuesto.
48. Elabora el proyecto POAI.
49. Revisa conjuntamente con la Dirección de
Programación y Presupuesto el Proyecto
POAI.
50. Actualiza las metas programadas en el
Sistema de Registro de Proyectos de
Organismos Públicos y carga la distribución
presupuestaria.
51. Genera los reportes del Sistema de Registro
de Proyectos de Organismos Públicos y
verifica la correcta trascripción de la
información.
52. Archiva los reportes.
53. Elabora los formatos del instructivo No. 19
para la formulación del presupuesto de
ingresos y gastos de la Institución.
54. Envía al Director(a) el Proyecto POAI y los
formatos del instructivo No. 19.
DIRECTOR (A)
55. Envía a la Dirección de Programación y
Presupuesto el Proyecto POAI y los
formatos del instructivo No. 19.
56. Prepara conjuntamente con la Dirección de
Programación y presupuesto el punto de
cuenta para el Consejo Universitario.
CONSEJO UNIVERSITARIO
57. Recibe, discute y aprueba el Proyecto de
Plan Operativo Anual Institucional y
Presupuesto.
58. Emite resolución de aprobación del Plan
Operativo Anual y Presupuesto.
DIRECTOR(A)
59. Recibe resolución del Consejo Universitario.
60. Autoriza la reproducción de copias del POAI
y envía a las autoridades universitarias,
unidades académicas y administrativas,
OPSU, Unidad de Auditoria Interna,
CINDES, Departamento de Planificación
Económica Financiera y archivo de la
Dirección.
61. Autoriza publicación del POAI en la pagina
Web www.ula.ve/plandes
FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL
9/9
PF.1.4.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.2.
SEGUIMIENTO DE PLANES Y PROYECTOS
VII.
MODELO DE PROCESOS PROCESOS FUNDAMENTALES
1/2
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
IX.2. JERARQUÍA DE PROCESOS
2/2
PF.2.
DIAGRAMA DE PROCESO SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES Y PROYECTOS
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.2.1.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN
ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
1/7
PF.2.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
SEGUIMIENTO PLANES Y PROYECTOS
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.2.1. Seguimiento y control del Plan Estratégico Institucional
PF.2.1.1. Diagrama de actividades
PF.2.1.2. Información general del procedimiento
PF.2.1.3. Descripción narrativa del procedimiento
ÍNDICE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
2/7
PF.2.1.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
3/7
PF.2.1.1.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
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Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Obtener información del estado de avance de los
PLANES, que facilite el control por parte de los
responsables así como la readaptación de la
planificación estratégica ante nuevos escenarios.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia una vez aprobado el plan estratégico
institucional, el Director (a) publica la metodología
de seguimiento e indicadores de eficiencia del plan
estratégico institucional.
Se termina cuando el Consejo de Planificación
Institucional y los Responsables de proyectos
determinan acciones para la culminación,
modificación o paralización del proyecto.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entradas
Plan Estratégico Institucional
Metodología de Seguimiento
Salidas
Informe de avance de acciones ejecutadas
Informe de acciones de mejoramiento
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
PLANDES
Consejo Superior de Planificación Institucional
Unidades Académicas y Administrativas
(Responsables de proyectos)
BASE LEGAL RELACIONADA
Constitución de la Republica Bolivariana de
Venezuela
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República
Ley de Universidades
Ley Orgánica de Planificación
Ley Orgánica de la Administración Pública
Reglamento del Sistema de Planificación de la
ULA
Reglamento de bienes y rentas de los inmuebles
de la ULA. Proyecto.
Plan de desarrollo de recursos físicos
Plan maestro de recursos fisicos
FORMULARIOS, INSTRUCTIVOS Y
DOCUMENTOS UTILIZADOS
Plan Estratégico Institucional
Metodología de Seguimiento
Indicadores de eficiencia
Planilla de Seguimiento de proyectos
Informe trimestral de seguimiento
Oficios de remisión de documentos
RECURSOS
Sistema de seguimiento y evaluación del plan
estratégico institucional
SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
4/7
PF.2.1.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
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Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR (A)
1. Una vez aprobado el Plan Estratégico
Institucional autoriza al Departamento de
Planificación Académica la publicación en el link
de Seguimiento y Evaluación ubicado en la
página Web de PLANDES, de la metodología de
seguimiento del Plan Estratégico y los
indicadores para medir la eficiencia del plan.
2. Solicita mediante oficio a Decanos,
Vicerrectores de Núcleos y Directores de
Dependencias Centrales la designación del
responsable sectorial del Sistema de
Seguimiento y Evaluación del Plan Estratégico
Institucional con la correspondiente dirección
electrónica y teléfono.
DECANOS, VICERRECTORES DE NÚCLEO Y
DIRECTORES DE DEPENDENCIAS CENTRALES
3. Selecciona el Responsable:
- En las Unidades Académicas designa al
Coordinador de la Oficina Sectorial de
Planificación.
- En las Unidades Administrativas designa de
su personal técnico un responsable.
4. Informa a PLANDES los responsables.
DIRECTOR(A)
5. Recibe y remite oficio al Departamento de
Planificación Académica.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
RESPONSABLE DEL SISTEMA
6. Genera el login de usuario y la contraseña.
6. Remite el login vía e-mail a cada responsable.
7. Capacita a los responsables sobre la
metodología y el manejo del Sistema.
8. Publica en la página Web de Seguimiento y
Evaluación del Plan Estratégico Institucional,
la metodología, los instructivos y formatos a
utilizar.
9. Elabora oficio de requerimiento de
información sobre proyectos institucionales
contemplados o no en el Plan Estratégico
Institucional vigente.
10. Entrega al Jefe del Departamento oficio para
remisión a los Jefes de Departamento,
Directores de Centros, Institutos,
Dependencias Centrales.
Ir al proceso Entrega de correspondencia.
JEFE DE DEPARTAMENTO/ DIRECTOR DE
CENTRO, INSTITUTO, DEPENDENCIA
CENTRAL
5/7
PF.2.1.3.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
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Vigencia de la última modificación:
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MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
11. Accesa el link de Seguimiento y Evaluación del
Plan Estratégico Institucional y descarga el
formulario de Información General de Proyectos
del Plan Estratégico Institucional.
12. Llena el formulario según el instructivo y la
envía en medio magnético o físico al
Responsable del Sistema.
RESPONSABLE DEL SISTEMA
13. Organiza por Escuela los formularios y las
remite al Equipo Técnico de Revisión de la
Dirección General de Planificación y Desarrollo.
EQUIPO TÉCNICO DE REVISIÓN
14. Distribuye los formularios por área estratégica.
15. Verifica que los proyectos cumplan con los
criterios establecidos en la metodología.
16. Genera la lista de proyectos viables a ser
registrados en el sistema y los que no cumplen
con los criterios establecidos.
DIRECTOR(A)
17. Informa, mediante oficio, a los responsables
sectoriales del Sistema el resultado de la
revisión.
RESPONSABLE DEL SISTEMA
18. Registra en el sistema de Seguimiento y
Evaluación del Plan Estratégico Institucional la
información de los proyectos aprobados.
19. Cuatrimestralmente (meses de febrero, junio
y octubre) solicita a los Jefes de
Departamento y Directores de Centros
adscritos a las escuelas, Directores de
Institutos de Investigación y Dependencias
Centrales, información de los nuevos
proyectos en los formularios de Información
General de Proyectos del Plan Estratégico
Institucional.
Volver al paso Nº 10
20. Semestralmente solicita a los responsables
de los proyectos información de la ejecución
física de los proyectos.
RESPONSABLE DE PROYECTOS
21. Cada semestre descarga del link de
Seguimiento de Evaluación del Plan
Estratégico, la planilla “Seguimiento de
Proyectos” y la llena.
22. Envía la planilla en medio magnético o físico
al responsable del Sistema.
RESPONSABLE DEL SISTEMA
23. Registra en el Sistema la información de la
ejecución física de los proyectos.
24. Asesora, de ser el caso, a los responsables de
proyectos para la actualización permanente
de información sobre la ejecución de los
mismos.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
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Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
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CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
25. Verifica en el Sistema de Seguimiento y
Evaluación del Plan Estratégico Institucional,
el registro de las diferentes unidades
académicas y administrativas.
26. Si existen proyectos no actualizados con la
información de ejecución física notifica al
responsable del sistema para la
correspondiente actualización.
EQUIPO DE REVISIÓN
27. Revisa, analiza y elabora el Informe
Trimestral de Seguimiento y lo entrega al
Director.
DIRECTOR (A)
28. Envía a los responsables de proyecto el
Informe Trimestral con indicación de
desviaciones, correcciones, que se presenten
en cada etapa del proyecto,
29. De ser necesario, convoca al Consejo de
Planificación Institucional y a los responsables
de proyectos cuyo desarrollo presente
obstáculos.
30. Entrega copia del Informe de Seguimiento en
el CINDES
CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL/ RESPONSABLES DE
PROYECTOS
31. Estudia cada uno de los casos y determina
acciones para la culminación, modificación o
paralización del proyecto.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
7/7
PF.2.1.3
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.2.2.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES DE
RECURSOS FÍSICOS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PF.2.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES
1/7
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.2.2. Seguimiento y control de Planes de Recursos Físicos
PF.2.2.1. Diagrama de actividades
PF.2.2.2. Información general del procedimiento
PF.2.2.3. Normas internas
PF.2.2.4. Descripción narrativa del procedimiento
ÍNDICE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES DE RECURSOS FÍSICOS
2/7
PF.2.2.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES DE RECURSOS FÍSICOS
3/7
PF.2.2.1.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Generar y mantener información espacial y
descriptiva actualizada de los recursos físicos
propiedad de la Universidad para la formulación de
planes y toma de decisiones oportunas.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia trimestralmente, cuando el Departamento
de Planificación de Recursos Físicos solicita a las
unidades académicas y administrativas estado de
ejecución de los planes y de uso de los inmuebles
bajo su responsabilidad.
Se termina cuando el Departamento de
Planificación de Recursos Físicos envía los Decanos,
Vicerrectores de Núcleos y Directores de
dependencias centrales el reporte de seguimiento y
control con las observaciones y acciones que
permitan corregir las desviaciones o modificaciones
de los planes y en cuanto al uso de los recursos
físicos.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entradas
Solicitud de información sobre la ejecución de los
planes y uso de los recursos físicos.
Salidas
Inventario inmobiliario institucional actualizado
Informe de seguimiento y control
DEPENDENCIAS Y PERSONAS VINCULADAS
PLANDES
Oficinas Sectoriales de Planificación
Unidades académicas y administrativas
BASE LEGAL RELACIONADA
Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
Ley de Universidades
Ley Orgánica de Planificación
Ley Orgánica de la Administración Pública
Ley Orgánica de Administración Financiera del
Sector Público y sus reglamentos
Reglamento del Sistema de Planificación de la ULA
Reglamento de bienes y rentas de los inmuebles de
la ULA.
Plan de Desarrollo de Recursos Físicos
Plan Maestro de Recursos Físicos FORMULARIOS, INSTRUCTIVOS Y
DOCUMENTOS UTILIZADOS
Seguimiento y control de planes de recursos físicos
Seguimiento y Control del uso de bienes inmuebles
Reporte trimestral de seguimiento
Informe de estado de ejecución de planes de
recursos físicos
Oficio de remisión de documentos
RECURSOS
Sistema de Información Geoespacial.
(Anteproyecto).
Inventario de bienes inmuebles
4/7
PF.2.2.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES DE RECURSOS FÍSICOS
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
1. La Dirección General de Planificación y
Desarrollo mantendrá actualizado el catastro
de la Universidad de Los Andes.
2. El catastro lo conforma los bienes inmuebles
adquiridos con presupuesto ordinario, ingresos
propios, otras fuentes de financiamiento y las
adquiridas por donaciones y permutas.
3. La base del sistema de seguimiento serán los
informes periódicos de seguimiento y la
memoria anual de ejecución.
1. Las Oficinas Sectoriales de Planificación, con la
asesoría del Departamento de Planificación de
Recursos Físicos de la Dirección General de
Planificación y Desarrollo, orientarán a los
responsables de los proyectos y acciones del
plan, para la actualización permanente de
información sobre los proyectos de acuerdo al
protocolo de registro en el sistema y/o
formatos establecidos para el seguimiento y
control de planes.
2. El Departamento de Planificación de Recursos
Físicos elaborará cuatro informes de
seguimiento de los proyectos definidos en el
Plan de Desarrollo de Recursos Físicos. Estos
informes darán cuenta del estado de ejecución
al final de cada trimestre. El último de ellos
servirá de base para la elaboración de la
Memoria Anual de Ejecución del Plan de
Desarrollo de Recursos Físicos.
3. Cada año se presentará la Memoria Anual de
Ejecución del Plan de Desarrollo de Recursos
Físicos. Esta memoria recogerá la información
necesaria para evaluar el grado de avance del
plan, así como información detallada de los
proyectos.
4. El grado de avance de cada proyecto, de
acuerdo a la información recabada, será
asignado en una escala que responda a la
siguiente progresión:
GRADO DE
AVANCE
PROGRESIÓN
0 Todavía no iniciado
1 En fase de análisis
2 Iniciado y preliminarmente ejecutado
3 Ejecutado parcialmente
4 Muy avanzado en su ejecución
5 Implantado
5. Con el objeto de mantener la filosofía de
participación que caracterizó la formulación de
los planes la Dirección General de Planificación y
Desarrollo convocará periódicamente Mesas de
Seguimiento donde los coordinadores de los
proyectos darán cuenta a las instancias
competentes de los avances de la ejecución.
6. En base a la información contenida en los
informes de seguimiento, el Consejo de
Planificación Institucional establecerá
periódicamente las prioridades inmediatas y
presentará al Consejo Universitario las acciones
correctoras que sean necesarias para la correcta
ejecución de los planes de recursos físicos.
NORMAS INTERNAS
PF.2.2.3.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES DE RECURSOS FÍSICOS
5/7
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS FÍSICOS
1. Al finalizar cada trimestre, envía a los
Coordinadores de las Oficinas Sectoriales de
Planificación de las facultades y núcleos y a los
directores de dependencias centrales por medio
impreso y electrónico, los formularios
“Seguimiento y control de planes de recursos
físicos“ y “Seguimiento y Control del uso de
bienes inmuebles” con los correspondientes
instructivos.
COORDINADOR DE OSEPLAN O
ADMINISTRADOR DE DEPENDENCIA CENTRAL
2. Obtiene la información requerida en los
formularios de seguimiento y lo completa
manualmente.
3. Entrega los formularios al Decano o Director de
Dependencia para la revisión y firma.
4. Envía a PLANDES.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS FISICOS
5. Registra la información en la aplicación para el
seguimiento de los planes y uso de los bienes
inmuebles de carácter académico, de apoyo
docente, gestión administrativa, cultural,
bienestar estudiantil, servicios generales y
rental.
6. Genera el Reporte del trimestre para cada
conjunto universitario, discriminado por uso:
académico, extensión, gestión administrativa,
bienestar y esparcimiento, servicios generales y
rental.
7. Analiza y compara:
- El uso actual con el inventario de bienes
inmuebles y de existir modificaciones de uso del
inmueble, verifica el aval de PLANDES o
Resolución del Consejo Universitario y si
procede actualiza el inventario. En caso
contrario elabora informe sobre la situación
irregular y las recomendaciones pertinentes
para conocimiento y toma de decisiones de las
autoridades.
- Los planes formulados y el estado de ejecución
y asigna el grado de avance de acuerdo a la
escala de progresión.
8. Verifica solicitudes de asignación o cambio de
uso de recursos físicos y la disponibilidad
existente.
9. Visita el inmueble objeto de asignación o cambio
de uso en caso de ser necesario.
10. Elabora el informe técnico con las
observaciones o recomendaciones.
11. Entrega al Director para revisión y firma.
DIRECTOR (A)
12. Revisa y firma.
PF.2.2.4.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES DE RECURSOS FÍSICOS
6/7
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
13. Remite el informe a los Decanos,
Vicerrectores de Núcleos y Directores de
dependencias Centrales.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
7/7
PF.2.2.4.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES DE RECURSOS FÍSICOS
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.3.
EVALUACIÓN DE PLANES
PROCESOS FUNDAMENTALES
VII.
1/2
MODELO DE PROCESOS
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
X.2. JERARQUÍA DE PROCESOS
DIAGRAMA DE PROCESO
PF.3.
2/2
EVALUACIÓN DE PLANES
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.3.1.
COORDINACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA
EJECUCIÓN FÍSICA TRIMESTRAL DEL PLAN
OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL
PF.3.
1/7
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS EVALUACIÓN DE PLANES
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.3.1. Coordinación de la evaluación de la ejecución física trimestral del Plan Operativo Anual Institucional
PF.3.1.1. Diagrama de actividades
PF.3.1.2. Información General del procedimiento
PF.3.1.3. Descripción narrativa del procedimiento
COORDINACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN FÍSICA TRIMESTRAL DEL PLAN OPERATIVO ANUAL
ÍNDICE
PF.3.1.
2/7
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
COORDINACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN FÍSICA TRIMESTRAL DEL PLAN OPERATIVO ANUAL
PF.3.1.1.
3/7
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Consolidar los informes trimestrales de ejecución
física de las metas, instrumentando los medios para
la aplicación de los lineamientos institucionales y los
establecidos por la OPSU.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Departamento de Planificación
Económico Financiera recibe los lineamientos de
seguimiento de la ejecución presupuestaria.
Se termina cuando remite al CINDES el Informe de
Ejecución Física del trimestre.
INSUMOS/PRODUCTOS
ENTRADAS
Lineamientos, directrices e instructivos ONAPRE,
OPSU.
SALIDAS
Oficio de remisión a la Dirección de Programación y
Presupuesto.
Evaluación cuali-cuantitativa de ejecución de las
metas.
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
Consejo Superior de Planificación Institucional
PLANDES
Unidades Académicas y Administrativas (Decano,
Directores de dependencias centrales, OSEPLAN)
Dirección de Programación y Presupuesto
BASE LEGAL RELACIONADA
Constitución de la Republica Bolivariana de
Venezuela
Ley orgánica de planificación
Ley de Universidades
Reglamento del Sistema de Planificación de la ULA
Ley de la Contraloría General de la República
Ley Orgánica de la Administración Pública
Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público
Reglamento Nº 1 de la Ley de Administración
Financiera
Reglamento Orgánico del Ministerio de Educación
Superior
Normas de control fiscal de la Contraloría General
de la República
FORMULARIOS UTILIZADOS
Forma Nº 0701 Comentarios de la situación general
del ente.
Forma Nº 0708 Ejecución física a nivel de proyectos
Forma Nº 0723 Resumen de la matricula de
pregrado
Forma Nº 0724 Resumen de nuevos inscritos de
pregrado
Forma Nº 0725 Resumen de egresados de pregrado
Forma Nº 0726 Resumen de la matricula de
postgrado
Forma Nº 0727 Resumen de nuevos inscritos de
postgrado
Forma Nº 0728 Resumen de egresados de
postgrado
RECURSOS
Sistema Nueva Etapa
Página Web de PLANDES
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
COORDINACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN FÍSICA TRIMESTRAL DEL PLAN OPERATIVO ANUAL
PF.3.1.2.
4/7
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
1. Recibe de la Dirección de Programación y
Presupuesto los lineamientos de la OPSU y
ONAPRE contenidas en el instructivo Nº 07 para
el seguimiento de la ejecución presupuestaria.
2. Estudia los lineamientos.
3. Prepara instructivo, talleres de inducción,
reuniones y/o consultoría.
4. Inserta en la pagina Web www.ula.ve/plandes,
los instructivos.
5. Aplica talleres, reuniones y/o consultoría.
6. Diez días antes de la culminación de cada
trimestre solicita mediante oficio el Informe
Trimestral de la Ejecución Física:
- A las unidades académicas la forma 0701
contenida en el instructivo Nº 07, en oficio
dirigido a los Decanos de Facultades y Núcleos
Universitarios con copia a las Oficinas
Sectoriales de Planificación.
. A la Oficina Central de Registros Estudiantiles,
las formas para proyectos correspondientes a
matrícula, nuevos inscritos de pregrado.
. A la Oficina de Grados, las formas
correspondientes a graduados.
. Al Consejo de Estudios del Postgrado, las
formas para proyectos correspondientes a
matrícula, nuevos inscritos y graduados de
postgrado.
. Al Consejo de Desarrollo Humanístico y
Tecnológico las formas sobre la relación de
proyectos de investigación.
. A la Oficina de Asuntos Profesorales las
formas para información del personal docente
y de investigación.
. A la Dirección de Personal, las formas para
información del personal administrativo,
técnico y obrero.
. A las dependencias centrales las formas
contenidas en el instructivo 0708.
DECANO/VICERRECTOR DE NUCLEO
7. Conoce y gira instrucciones a la Oficinas
Sectoriales de Planificación sobre la elaboración
del Informe Trimestral de Ejecución Física.
OFICINAS SECTORIALES DE PLANIFICACIÓN
8. Culminado cada trimestre del ejercicio fiscal,
recaba en cada unidad académica y
administrativa de la Facultad o Núcleo la
información sobre las metas ejecutadas durante
el trimestre.
PROCEDIMIENTO
COORDINACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN FÍSICA TRIMESTRAL DEL PLAN OPERATIVO ANUAL
PF.3.1.3.
5/7
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
9. Completa la forma del instructivo Nº 0708
referida a la ejecución trimestral de metas.
- Contrasta la información recabada con las
metas programadas y establecidas en el Plan
Operativo Anual.
- Determina la variación absoluta y relativa del
trimestre y del acumulado anual y completa
el reporte 0708 Ejecución Física con la
información obtenida.
10. Analiza el comportamiento trimestral de la
Facultad o Núcleo y elabora el informe de
evaluación.
11. Obtiene firma de aprobación de su nivel
superior.
12. Envía a PLANDES, mediante oficio y vía Web,
los reportes de la ejecución física del trimestre.
DEPENDENCIAS CENTRALES
13. Conoce y gira instrucciones a los
departamentos adscritos sobre la elaboración
del Informe Trimestral de Ejecución Física.
14. Completa la forma del instructivo Nº 0708
referida a la ejecución trimestral de metas.
- Contrasta la información recabada con las
metas programadas y establecidas en el Plan
Operativo Anual.
- Determina la variación absoluta y relativa del
trimestre y del acumulado anual y completa
el reporte 0708 Ejecución Física con la
información obtenida.
15. Analiza el comportamiento trimestral de la
dependencia y elabora el informe de evaluación.
16. Obtiene firma de aprobación de su nivel
superior.
17. Elabora reportes adicionales que le sean
solicitados.
18. Envía a PLANDES, mediante oficio y vía Web,
los reportes de la ejecución física del trimestre.
DIRECCIÓN
19. Recibe y remite los reportes de la ejecución
física del trimestre en físico al Departamento
de Planificación Económico Financiera.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
20. Recibe de la Dirección los reportes trimestrales.
21. Extrae de los formatos la información que afecta
los proyectos de la estructura presupuestaria.
22. Consolida la información en la forma 0708
Ejecución Física Trimestral a Nivel de Proyectos
y Acciones Especificas.
23. Elabora las formas:
- Forma 0723 Resumen de la matrícula de
pregrado.
- Forma Nº 0724 Resumen de nuevos inscritos
de pregrado.
COORDINACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN FÍSICA TRIMESTRAL DEL PLAN OPERATIVO ANUAL
6/7
PF.3.1.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
- Forma Nº 0725 Resumen de egresados de
pregrado
- Forma Nº 0726 Resumen de la matricula de
postgrado
- Forma Nº 0727 Resumen de nuevos inscritos
de postgrado
- Forma Nº 0728 Resumen de egresados de
postgrado
24. Elabora la forma 0701 Comentarios a la
situación general de la Institución con las
especificaciones de los informes de las
unidades académicas y administrativas.
25. Recibe de la Dirección de Programación y
Presupuesto el cierre presupuestario del
trimestre.
26. Registra en el Sistema de Seguimiento,
Evaluación y Control la información contenida
en la forma 0708.
27. Genera los reportes del Sistema.
28. Archiva los reportes.
29. Remite al Director(a) la evaluación trimestral
del Plan Operativo Anual Institucional,
contenida en las formas 0701, 0708, 0723,
0724, 0725, 0726, 0727 y 0728.
DIRECTOR (A)
30. Remite mediante oficio la Evaluación Trimestral
del Plan Operativo Anual Institucional para la
entrega a los órganos externos.
31. Presenta al Consejo de Planificación
Institucional la Ejecución Física Trimestral a
nivel de Proyectos y Acciones Especificas con el
apoyo del personal responsable del proyecto
de elaboración del trimestre.
CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL
32. Estudia el informe de ejecución física del
trimestre y hace las observaciones que
considere convenientes y las deja asentadas en
el acta de la reunión.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
33. Conoce opinión del Consejo de Planificación
Institucional y de ser el caso considera las
observaciones e informa a las unidades
académicas y administrativas.
34. Remite copia de la documentación al CINDES
para su archivo.
COORDINACIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN FÍSICA TRIMESTRAL DEL PLAN OPERATIVO ANUAL
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.3.2.
EVALUACIÓN DE PLANES DE RECURSOS
FÍSICOS
EVALUACIÓN DE PLANES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
1/5
PF.3.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.3.2. Evaluación de planes de recursos físicos
PF.3.2.1. Diagrama de actividades
PF.3.2.2. Información general del procedimiento
PF.3.2.3. Descripción narrativa del procedimiento
EVALUACIÓN DE PLANES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
2/5
PF.3.2.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
EVALUACION DE PLANES DE RECURSOS FÍSICOS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
3/5
PF.3.2.1.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Determinar acciones de mejoramiento de los
planes.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia al culminar el último trimestre con la
revisión de los informes trimestrales
Se termina cuando el Director(a) publica el
Informe de Evaluación en la pagina Web de
PLANDES.
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
PLANDES (Director(a), Equipo técnico)
Consejo Superior de Planificación Institucional
INSUMOS/PRODUCTOS
Entrada
Informe trimestral
Salida
Informe de Evaluación Anual
BASE LEGAL
Constitución de la Republica Bolivariana de
Venezuela
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República
Ley de Universidades
Ley Orgánica de Planificación
Reglamento del Sistema de Planificación de la ULA
Plan de desarrollo de recursos físicos
Plan maestro de recursos físicos FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENTOS
UTILIZADOS
Informe trimestral
Informe final de evaluación
RECURSOS
Página Web de PLANDES
EVALUACION DE PLANES DE RECURSOS FÍSICOS
INFORMACION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
4/5
PF.3.2.2.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
EQUIPO TÉCNICO
1. Una vez culminado el último trimestre analiza la
información de los informes trimestrales.
2. Analiza:
_ % de avance de objetivos generales y
específicos de los planes de recursos
físicos.
_ % de avance de ejecución de programas y
proyectos de recursos físicos.
_ % de avance de las metas a corto,
mediano plazo.
3. Determina acciones de actualización y
retroalimentación de los planes de recursos
físicos conjuntamente con Decanos,
Vicerrectores de núcleos y Dirección de
Ingeniería y Mantenimiento.
4. Elabora el informe final de evaluación de los
planes de recursos físicos.
5. Presenta el informe al Consejo de Planificación
institucional.
CONSEJO DE PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL
6. Estudia y discute recomendaciones.
CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL
7. Estudiar el informe y hacer las
recomendaciones pertinentes.
PLANDES
8. Presenta para conocimiento el Informe al
Equipo Rectoral, Decanos, Vicerrectores de
Núcleos y Dirección de Ingeniería y
Mantenimiento.
7. Publica informe de evaluación en la página Web
de PLANDES.
EVALUACION DE PLANES DE RECURSOS FÍSICOS
5/5
PF.3.2.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.3.3.
EVALUACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL
EVALUACIÓN DE PLANES DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
1/5
PF.3.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.3.3. Evaluación del Plan Estratégico Institucional
PF.3.3.1. Diagrama de actividades
PF.3.3.2. Información General
PF.3.3.3. Descripción narrativa del procedimiento
2/5
PF.3.3.
ÍNDICE EVALUACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
EVALUACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
3/5
PF.3.3.1.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Determinar acciones de mejoramiento mediante el
análisis del avance de áreas, objetivo y directrices
estratégicas.
Se inicia cuando el equipo técnico de revisión del
Plan Estratégico Institucional analiza el informe del
cuarto trimestre.
Se termina cuando el Consejo Universitario conoce
y decide sobre los resultados.
INSUMOS-PRODUCTOS
Entradas
Segundo informe semestral de seguimiento del Plan
Estratégico Institucional
Indicadores
Salidas
Informe de Evaluación del Plan Estratégico
Institucional.
DEPENDENCIAS Y O PERSONAS VINCULADAS
Director (A)
Equipo Técnico de Revisión
Consejo Superior de Planificación Institucional
Consejo Universitario
BASE LEGAL
Constitución de la Republica Bolivariana de
Venezuela
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República
Ley de Universidades
Ley Orgánica de Planificación
Reglamento del Sistema de Planificación de la ULA
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENTOS
UTILIZADOS
Reportes del Sistema de evaluación y control del
plan estratégico institucional
Informe final de evaluación
RECURSOS
Sistema de evaluación y control del plan estratégico
institucional
EVALUACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
4/5
PF.3.3.2.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
EQUIPO TÉCNICO
1. Una vez culminado el último trimestre analiza la
información de los informes semestrales.
2. Analiza:
_ % de avance de objetivos estratégicos
_ % de avance de la directrices estratégicas
_ % de avance de las áreas estratégicas
3. Determina acciones de mejoramiento o
retroalimentación del Plan Estratégico
Institucional.
4. Elabora el Informe Final de Evaluación del Plan
Estratégico Institucional
5. Presenta al Director(a) el Informe Final de
Evaluación del Plan Estratégico Institucional
DIRECTOR(A)
6. Presenta al Consejo de Planificación
Institucional el Informe Final de Evaluación del
Plan Estratégico Institucional.
CONSEJO SUPERIOR DE PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL
7. Estudia y si es el caso hace las
recomendaciones pertinentes.
8. Presenta al Consejo Universitario el informe
Final de Evaluación del Plan Estratégico
Institucional
CONSEJO UNIVERSITARIO
9. Estudia y toma decisiones.
Ir al proceso: Seguimiento del plan estratégico
institucional
EVALUACION DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
5/5
PF.3.3.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.4.
CONSULTORIA, ASESORIA, ESTUDIOS
PROCESOS FUNDAMENTALES MODELO DE PROCESOS
1/2
VII.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Solicitud de asesoría, consultoria
Solicitud de formulación de proyectos
Reglamento del Sistema de Planificación de la ULA
Información proveniente de la Dirección de Programación y Presupuesto, y laComisión curricular central y sectorial
3 Economistas1 Lic. Educación
1 Lic. Historia
Creacion y modifcación de programas conducentes a grado
DIRECTORJefes de Departamento
Regula Cumple
Portal Web de la Dirección de PLANDES
Planes curriculares
Asistir la formulación y elaboración de proyectos académicos, de recursos físicos y económico
financieros mediante labor investigativa in situ y de campo.
Aval de viabilidad técnica para proyectos de recursos físicos de facultades y núcleos
Modificación de unidades académicas
Informe de gestiónMemoria y Cuenta
Informes económico financieros
JERARQUÍA DE PROCESOS
CONSULTORIA, ASESORÍA, ESTUDIOS DIAGRAMA DE PROCESO
2/2
PF.4.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.4.1.
CONSULTORÍA, ASESORIA, ESTUDIOS EN
MATERIA DE PLANIFICACIÓN ACADÉMICA
PF.4.
1/2
CONSULTORIA, ASESORÍA, ESTUDIOS DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.4.1. Consultoría, asesoría, estudios en materia de planificación académica
PF.4.1.1. Consultoría y asesoría para el diseño de planes curriculares
PF.4.1.1.1. Diagrama de actividades
PF.4.1.1.2. Información General del procedimiento
PF.4.1.1.3. Descripción narrativa del procedimiento
PF.4.1.2. Consultoría para la creación, modificación o eliminación de unidades académicas
PF.4.1.2.1. Diagrama de actividades
PF.4.1.2.2. Información General del procedimiento
PF.4.1.2.3. Descripción narrativa del procedimiento
PF.4.1.3. Diseño de proyectos, ampliación y modificación de programas conducentes a grado
PF.4.1.3.1 Diagrama de actividades
PF.4.1.3.2. Información General del procedimiento
PF.4.1.3.3. Descripción narrativa del procedimiento
2/2
ÍNDICE CONSULTORÍA, ASESORIA, ESTUDIOS EN MATERIA DE PLANIFICACIÓN
PF.4.1.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Recibir la Solicitud y el informe y verificar la
consignación de requisitos para estudio de viabilidad académica y económico financiera del proyecto.
Orientar al responsable del proyecto sobre el instructivo a utilizar y las pautas para la
elaboración del proyecto.
Propuestas en el nivel
de postgrado
Evaluar los recursos físicos considerados en
los proyectos
Elaborar el informe técnico de viabilidad de uso de recursos físicos
considerados en los proyectos.
Proyecto de actualización de pregrado
Verificar el tipo de estudio
Consultoría
Solicitud de asesoria
Informe para formulación de plan curricular
Conformar el equipo del proyecto
Analizar de acuerdo al instructivo de la
Comisión Curricular Central del
Vicerrectorado Académico
Creación de unidades académicas
Analizar de acuerdo al Instructivo para tramitar
ante el Consejo Nacional de
Universidades la creación, eliminación,
modificación y funcionamiento de
Facultades, Escuelas, Institutos, Núcleos
Extensiones y demás divisiones equivalentes
en las universidades
Analizar de acuerdo al instructivo del
Consejo Nacional Consultivo de
Postgrado
Asesoría Elaborar el Informe
Leer el informe y corregir de ser
necesario
Preparar comunicación para entrega formal del
resultado de la asesoría o consultoría.
Entregar el informe al solicitante de
asesoría.
Remite el informe a la Comisión Curricular
Central, unidad académica o
dependencia externa solicitante si el
Departamento realizó el estudio.
Recibir el Informe y presentarlo ante las
instancias competentes para
evaluación y aprobación.
Revisar y firmar la comunicación
1/4
PF.4.1.1.1.
CONSULTORÍA Y ASESORÍA PARA EL DISEÑO DE PLANES CURRICULARES DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Determinar la viabilidad académica y económico-
financiera de los proyectos de creación, eliminación,
modificación de unidades académicas.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando PLANDES recibe la solicitud de
asesoría.
Se termina cuando el Solicitante recibe el
Informe.
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS UTILIZADOS
- Instructivo de la Comisión Central de Currículo
del Vicerrectorado Académico
- Instructivo para tramitar la creación de
instituciones de educación superior, así como la
creación, eliminación, modificación y
funcionamiento de facultades, escuelas,
institutos, núcleos y extensiones y demás
divisiones equivalentes en las Universidades.
G.O. Nº 4735
- Instructivo de la fase de creación de carreras
presentadas dentro de la creación de
instituciones universitarias. Marzo 2004
- Instructivo del CDCH Y Núcleo de Vicerrectores
Académicos de las Universidades Nacionales para
la evaluación, creación y/o modificación de
Centros.
- Instructivo del Consejo Nacional Consultivo de
Postgrado
2/4
PF.4.1.1.2.
CONSULTORÍA Y ASESORÍA PARA EL DISEÑO DE PLANES CURRICULARES
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
COMISIÓN CURRICULAR/ UNIDADES
ACADÉMICAS/DEPENDENCIA EXTERNA
1. Presenta en la Dirección de PLANDES la Solicitud
de Asesoría o Consultoría para la formulación
del plan curricular y el informe respectivo.
RECEPCIÓN
2. Recibe la correspondencia.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ACADÉMICA
3. Recibe la solicitud y el informe y verifica la
consignación de los requisitos para el estudio de
viabilidad académica y económica financiera del
proyecto.
4. Conforma el equipo del proyecto.
EQUIPO DEL PROYECTO
5. Verifica el tipo de estudio:
5.1. Para actualización que corresponda a
proyectos de pregrado realiza el análisis de
acuerdo al instructivo Comisión Central
Curricular del Vicerrectorado Académico.
5.2. Para creación de unidades académicas
realiza el análisis de acuerdo al Instructivo
para Tramitar ante el Consejo Nacional de
Universidades la creación de instituciones
de educación superior así como la
creación, eliminación, modificación y
funcionamiento de Facultades, Escuelas,
Institutos, Núcleos, Extensiones y demás
divisiones equivalentes en las
universidades.
5.3. Para evaluación, creación o
modificación de centros, realiza el
análisis de acuerdo al instructivo del
CDCHT del núcleo de vicerrectores
académicos nacionales.
5.4. Para propuestas en el nivel de
postgrado, realiza el análisis de acuerdo
al instructivo emanado del Consejo
Nacional Consultivo de Postgrado.
6. Si la solicitud es de asesoría y la unidad
solicitante cumple con los requisitos, orienta al
responsable del proyecto sobre el instructivo a
utilizar y las pautas para la elaboración del
proyecto.
UNIDADES ACADÉMICAS/DEPENDENCIA
EXTERNA
7. Elabora el Informe bajo la asesoría del
planificador asignado y se lo entrega.
EQUIPO DEL PROYECTO
8. Lee informes elaborados por Responsables de
Proyecto y corrige de ser necesario.
9. Evalúa los recursos físicos considerados en los
proyectos de asesoría y consultoría.
CONSULTORÍA Y ASESORÍA PARA EL DISEÑO DE PLANES CURRICULARES
3/4
PF.4.1.1.3
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
10. Elabora el informe técnico de viabilidad de uso
de recursos físicos considerados en los
proyectos.
11. Prepara comunicación para entrega formal del
resultado de la asesoría o consultoría.
12. Entrega el informe al Director(a).
DIRECTOR(A)
13. Revisa y firma la comunicación y entrega con el
informe al solicitante.
14. Remite el informe a la Comisión Curricular
Central, unidad académica o dependencia
externa solicitante si el Departamento realizó el
estudio.
COMISIÓN CURRICULAR/ UNIDADES
ACADÉMICAS/DEPENDENCIA EXTERNA
15. Recibe el proyecto y lo presenta ante las
instancias competentes para evaluación y
aprobación.
4/4
PF.4.1.1.3.
CONSULTORÍA Y ASESORÍA PARA EL DISEÑO DE PLANES CURRICULARES
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Verificar la consignación de los requisitos
Estudiar la viabilidad académica: determinar la demanda de recursos humanos en los programas académicos;
necesidad y disponibilidad de recursos humanos requeridos
para la implantación del diseño curricular por período académico; estudiar la estructura organizativa académica del proyecto
Conforma el equipo del proyecto designando
responsables por cada departamento
Estudias la situación objeto de estudio
Elaborar el Informe del Estudio realizado
Estudiar ubicación geográfica donde
funcionará el programa académico
Verificar condiciones de los recursos físicos y
disponibilidad de espacio para el desarrollo del proyecto integral de la
edificación sede
Realizar proyección de la inversión presupuestaria financiera requerida para el desarrollo del programa
académico
Revisar, discutir y consolidar el informe
Revisar el Informe
Remitir el Informe al Solicitante del estudio para aprobación por la instancia inmediata y
posterior trámite ante el Consejo Nacional de
Universidades
Solicitud de asesoría
Precondición: Solicitud de consultoria o asesoria para creación, eliminación o modificación de unidades académicasPoscondición: Informe de consultoria o asesoria aprobado y entregado para el trámite ante el Consejo Nacional de Universidades.
CONSULTORÍA Y ASESORÍA PARA LA CREACION, ELIMINACIÓN, O MODIFICACIÓN DE UNIDADES ACADEMICAS
1/4
PF.4.1.2.1
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Determinar la viabilidad académica y económico-
financiera de los proyectos de creación, eliminación,
modificación de unidades académicas.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACION
Se inicia cuando PLANDES recibe la solicitud de
asesoría.
Se termina cuando el Solicitante recibe el
Informe.
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS UTILIZADOS
- Instructivo de la Comisión Central de Currículo
del Vicerrectorado Académico
- Instructivo para tramitar la creación de
instituciones de educación superior, así como la
creación, eliminación, modificación y
funcionamiento de facultades, escuelas,
institutos, núcleos y extensiones y demás
divisiones equivalentes en las Universidades.
G.O. Nº 4735
- Instructivo de la fase de creación de carreras
presentadas dentro de la creación de
instituciones universitarias. Marzo 2004
- Instructivo del CDCH Y Núcleo de Vicerrectores
Académicos de las Universidades Nacionales para
la evaluación, creación y/o modificación de
Centros.
- Instructivo del Consejo Nacional Consultivo de
Postgrado
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
CONSULTORÍA Y ASESORÍA PARA LA CREACION, ELIMINACIÓN, O MODIFICACIÓN DE UNIDADES ACADEMICAS
2/4
PF.4.1.2.2.
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR
1. Recibe de autoridades Rectorales, Consejo
Universitario, autoridades de facultades y
núcleos universitarios la solicitud de asesoría.
DIVISIÓN DE PLANIFICACIÓN ACADÉMICA
2. Recibe la solicitud y analiza la situación objeto
de estudio:
- Si el proyecto es de actualización, aplica el
instructivo de la Comisión Central de Currículo.
- Verifica aval de la comisión curricular
sectorial o central, según el caso. De no tener el
aval respectivo devuelve a la unidad académica
para su conformación.
3. Estudia el proyecto.
4. Convoca reunión con los jefes de departamento
de la Dirección y expone el contenido y alcance
del proyecto.
5. Conforma el equipo del proyecto designando
responsables por cada departamento para la
consultoría o asesoría.
EQUIPO DE PROYECTO
6. Definen metodología, tareas y cronograma de
trabajo.
7. Realizan las tareas de acuerdo a la metodología
y cronograma establecido.
DIVISIÓN DE PLANIFICACIÓN ACADÉMICA
8. Estudia la viabilidad académica:
- Determina la demanda de recursos humanos
en los programas académicos.
- Determina necesidad y disponibilidad de
recursos humanos requerido para la
implantación del diseño curricular por periodo
académico.
- Estudia la estructura organizativa académica
del proyecto de la unidad académica.
9. Elabora el informe del estudio realizado.
10. Estudia ubicación geográfica donde funcionara
el programa académico.
DIVISIÓN DE PLANIFICACIÓN DE PLANTA
FÍSICA
11. Verifica condiciones de la planta física y
elabora el informe.
12. Si no existe planta física, revisa inventario de
disponibilidad de espacio para elaboración de
proyecto integral de la edificación sede.
DIVISIÓN DE PLANIFICACIÓN ECONÓMICA
FINANCIERA
13. Realiza proyección de la inversión
presupuestaria financiera requerida para el
desarrollo del programa académico.
EQUIPO DE PROYECTO
14. Revisa, discute y consolida el informe.
15. Presenta informe a la Dirección.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
3/4
PF.4.1.2.3.
CONSULTORÍA Y ASESORÍA PARA LA CREACION, ELIMINACIÓN, O MODIFICACIÓN DE UNIDADES ACADEMICAS
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR
16. Revisa y autoriza remisión del informe al
solicitante.
SOLICITANTE
17. Entrega el informe ante la instancia inmediata
de aprobación para el trámite ante el CNU
OPSU.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
4/4
PF.4.1.2.3.
CONSULTORÍA Y ASESORÍA PARA LA CREACION, ELIMINACIÓN, O MODIFICACIÓN DE UNIDADES ACADEMICAS
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.4.2.
CONSULTORÍA, ASESORIA, ESTUDIOS EN
MATERIA DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS
FÍSICOS
CONSULTORÍA, ASESORÍA, ESTUDIOS
1/2
PF.4.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PF.4.2. Consultoría, asesoría, estudios en materia de planificación de recursos físicos
PF.4.2.1. Asignación del uso de bienes inmuebles de la universidad
PF.4.2.1.1. Diagrama de actividades
PF.4.2.1.2. Normas internas
PF.4.2.1.3.Información General del procedimiento
PF.4.2.1.4. Descripción narrativa del procedimiento
PF.4.2.2. Expedición de aval de viabilidad técnica para proyectos de recursos físicos a las unidades
académicas
PF.4.2.2.1. Diagrama de actividades
PF.4.2.2.2. Información General del procedimiento
PF.4.2.2.3. Descripción narrativa del procedimiento
PF.4.2.3. Expedición de aval de viabilidad técnica para proyectos de recursos físicos a las dependencias
centrales
PF.4.2.3.1. Diagrama de actividades
PF.4.2.3.2. Información General del procedimiento
PF.4.2.3.3. Descripción narrativa del procedimiento
PF.4.2.4. Préstamo de planos
PF.4.2.4.1. Diagrama de actividades
PF.4.2.4.2. Información General del procedimiento
PF.4.2.4.3. Descripción narrativa del procedimiento
2/2
PF.4.2.
CONSULTORÍA, ASESORÍA, ESTUDIOS EN MATERIA DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS Í
ÍNDICE
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Verificar en sitio conjuntamente con el
Coordinador de OSEPLAN las condiciones
físico espaciales del inmueble
Verificar cumplimiento de requisitos y que el inmueble solicitado para asignación o
cambio de uso no está contemplado en los planes
de recursos físicos aprobados por el Consejo Universitario
Elaborar el informe de factibilidad técnica de
asignación o cambio de uso del inmueble.
Avalar el informe por el Director(a).
Incluir el informe en la agenda del Consejo
Universitario.
Discutir y aprobar o no en el seno del Consejo
Universitario el informe de factibilidad técnica de
asignación o cambio de uso.
Actualizar el catastro de bienes inmuebles con las especificaciones pertinentes de uso,
capacidad y administración del
mismo.
Remitir copia de la resolución del Consejo
Universitario al Solicitante de
asignación o cambio de uso de inmueble.
Aprobado
No está contemplado
No aprobado
Enviar a la Secretaria de la Universidad para su
inclusión en la agenda del Consejo Universitario.
Solicitud de asignación o
cambio de uso de inmuebles
Informar al solicitante mediante comunicación escrita avalada por el
Director(a)
Si estácontemplado
Precondición: Solicitud de asignación o cambio de uso de inmueblesPoscondición: Catastro actualizado
ASIGNACIÓN DEL USO DE LOS BIENES INMUEBLES DE LA UNIVERSIDAD
1/5
PF.4.2.1.1.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: PLANDES 2008 Revisado por: DSIA 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556 Fecha: 03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
CODIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
1. Todo bien inmueble (terreno, edificación o
recinto) debe tener definido su uso en los
planes de recursos físicos de la Universidad de
Los Andes, los cuales deben estar aprobados
por el Consejo Universitario.
2. Aquellos bienes inmuebles, no previstos en los
planes de planta física, sólo podrán ser objeto
de asignación o cambio de uso cuando la
solicitud provenga de las autoridades
universitarias, decanos de facultad,
vicerrectores-decanos de núcleos y directores
de dependencias centrales.
3. Toda asignación o cambio de uso debe estar en
correspondencia con lo establecido en los planes
físico-espaciales de los Conjuntos Universitarios.
4. La asignación o cambio de uso de los bienes
inmuebles debe establecer normativa general
para la disposición, administración, seguridad y
mantenimiento de los mismos.
5. La asignación del uso de los inmuebles se
realizará en base a estudios técnicos elaborados
por la Dirección General de Planificación y
Desarrollo.
ASIGNACIÓN DEL USO DE LOS BIENES INMUEBLES DE LA UNIVERSIDAD NORMAS INTERNAS
2/5
PF.4.2.1.2.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Asignar el uso de los bienes inmuebles, propiedad
de la Universidad de Los Andes, en concordancia
con las políticas institucionales para el desarrollo y
consolidación de la planta física universitaria en
función de las necesidades académicas (docencia,
investigación y extensión), actividades
complementarias y rental.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando se recibe la solicitud por escrito de
la asignación o cambio del uso de un inmueble por
parte de las Autoridades Universitarias, Decanos de
Facultad, Vicerrectores-Decanos de Núcleos y
Directores de Dependencias Centrales.
Se termina cuando la Dirección General de
Planificación y Desarrollo remite copia de la
Resolución del Consejo Universitario al solicitante de
asignación o cambio de uso de inmuebles.
INSUMOS / PRODUCTOS:
Entradas
Informes de evaluación o factibilidad técnica.
Políticas Institucionales del Plan de Desarrollo de
Planta Física.
Salidas
Resolución del Consejo Universitario mediante la
cual aprueba la asignación del uso de bienes
inmuebles propiedad de la Universidad de Los
Andes.
Informe de seguimiento y control de planes de
recursos físicos
DEPENDENCIAS Y / O PERSONAS
INVOLUCRADAS
Dirección de Planificación y Desarrollo.
Dirección de Fomento
Coordinador de las Oficinas Sectoriales de
Planificación de cada Facultad y Núcleo
Facultades y Núcleos Universitarios
Dependencias Centrales
Secretaría de la Universidad de Los Andes
Consejo Universitario
BASE LEGAL
Constitución de la Republica Bolivariana de
Venezuela.
Ley Orgánica de Planificación
Ley Orgánica de Administración Pública
Ley de Universidades
Reglamento del Sistema de Planificación de la ULA
Plan de Desarrollo de Planta Física vigente
Plan Maestro de Planta Física vigente
Plan Estratégico Institucional vigente
FORMULARIOS UTILIZADOS
Formato de Informe de Factibilidad Técnica.
RECURSOS
Página web de la Dirección General de Planificación
y Desarrollo.
Información Gráfica de Planta Física (planos, otros)
en formato digital y físico.
ASIGNACIÓN DEL USO DE LOS BIENES INMUEBLES DE LA UNIVERSIDAD INFORMACIÓN GENERAL
3/5
PF.4.2.1.3.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR (A)
1. Recibe de parte de las Autoridades
Universitarias, Decanos de Facultad,
Vicerrectores-Decanos de Núcleos y Directores
de Dependencias Centrales la solicitud escrita
motivada de la asignación o cambio de uso del
inmueble de la Universidad de Los Andes, en
caso de no estar contemplado en el Plan de
Desarrollo y Plan Maestro de Planta Física de la
Universidad de Los Andes.
2. Remite solicitud al Departamento de
Planificación de Recursos Físicos.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS FÍSICOS
3. Revisa y analiza si procede o no la solicitud de
asignación o cambio de uso del inmueble.
4. Si la situación lo amerita se verificará en sitio
las condiciones físico espaciales del inmueble.
COORDINADOR OFICINA SECTORIAL DE
PLANIFICACIÓN DE LA FACULTAD O NÚCLEO
5. Participa conjuntamente con el personal
profesional de la Dirección General de
Planificación y Desarrollo en la verificación de
las condiciones del inmueble objeto de solicitud
de asignación o cambio del uso.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
6. Elabora el informe de factibilidad técnica de
asignación o cambio de uso del inmueble, en
caso de no estar contemplado en los planes de
planta física de la Universidad de Los Andes,
aprobados por el Consejo Universitario.
7. Entrega al Director (a) el Informe de
Factibilidad Técnica para conocimiento y visto
bueno.
DIRECTOR (A)
8. Revisa y si está conforme envía a la Secretaria
de la Universidad para su inclusión en la
agenda del Consejo Universitario, mediante
oficio.
SECRETARIA DE LA UNIVERSIDAD
9. Recibe el Informe de Factibilidad Técnica y lo
envía al Consejo Universitario para su
consideración y aprobación.
CONSEJO UNIVERSITARIO
10. Discute y aprueba o no el informe de
factibilidad técnica que contiene la propuesta
de asignación o cambio de uso debidamente
justificada.
11. En caso afirmativo la Secretaria de la
Universidad emite y envía a la Dirección de
Planificación y Desarrollo comunicación,
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
ASIGNACIÓN DEL USO DE LOS BIENES INMUEBLES DE LA UNIVERSIDAD
4/5
PF.4.2.1.4.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
mediante la cual informa oficialmente la
Resolución de aprobación o negación de la
asignación o cambio de uso del inmueble a los
efectos de actualizar el catastro de los bienes
inmuebles y llevar el respectivo seguimiento y
control.
DIRECTOR (A)
12. Recibe comunicación o resolución del Consejo
Universitario y envía al Departamento de
Recursos Físicos.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FÍSICOS
13. Actualiza el catastro de bienes inmuebles con
las especificaciones pertinentes de uso,
capacidad y administración del mismo.
14. Realiza trimestralmente informe del
seguimiento y control de los planes de recursos
físicos de la Universidad de Los Andes.
15. Elabora oficio de remisión de la resolución del
Consejo Universitario y anexa copia de la
resolución.
16. Entrega a la Secretaria oficio y anexo.
DIRECTOR(A)
17. Suscribe o conforma la asignación o cambio de
uso del bien inmueble.
SECRETARIA
18. Envía oficio y resolución a las unidades
Académicas y Administrativas
correspondientes.
5/5
PF.4.2.1. 4.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
ASIGNACIÓN DEL USO DE LOS BIENES INMUEBLES DE LA UNIVERSIDAD
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
EXPEDICIÓN DE AVAL DE VIABILIDAD TÉCNICA A LAS
UNIDADES ACADÉMICAS PARA PROYECTOS DE RECURSOS FISICOS
1/3
PF.4.2.2.1.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Avalar mediante informe técnico la factibilidad de
proyectos de infraestructura en unidades
académicas no considerados en los planes de
recursos físicos.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Director (a) recibe la solicitud de
aval de viabilidad técnica para proyectos de
recursos físicos.
Se termina cuando el Director envía al Coordinador
de OSEPLAN el informe de factibilidad técnica.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entradas
Solicitud de Aval de Viabilidad Técnica de Proyectos
de Infraestructura
Salidas
Informe de factibilidad técnica
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
Dirección de PLANDES (Director, Departamento de
Planificación de Recursos Físicos)
Oficinas Sectoriales de Planificación
BASE LEGAL
Constitución de la Republica Bolivariana de
Venezuela.
Ley Orgánica de Planificación
Ley Orgánica de Administración Pública
Ley de Universidades
Reglamento del Sistema de Planificación de la ULA
Plan de Desarrollo de Planta Física vigente
Plan Maestro de Planta Física vigente
Plan Estratégico Institucional vigente
FORMULARIOS UTILIZADOS
Planilla (DIPREF-01) de Solicitud de Aval de
Viabilidad Técnica de Proyectos de Infraestructura
Constancia de Disponibilidad Presupuestaria y
Financiera.
Registro de Consignación de Planos y Documentos
Contentivos del Proyecto Arquitectónico (DIPREF-
003)
EXPEDICIÓN DE AVAL DE VIABILIDAD TÉCNICA A
LAS UNIDADES ACADÉMICAS PARA PROYECTOS DE RECURSOS
2/3
PF.4.2.2.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR (A)
1. Recibe del Coordinador de la Oficina Sectorial
de Planificación (OSEPLAN) con el visto bueno
del Decano de la Facultad solicitante:
- Original y dos copias de la planilla (DIPREF-01)
de Solicitud de Aval de Viabilidad Técnica de
Proyectos de Infraestructura (ampliaciones,
remodelaciones y obras nuevas).
- Original y copia de la Constancia de
Disponibilidad Presupuestaria y Financiera.
- Registro de Consignación de Planos y
Documentos Contentivos del Proyecto
Arquitectónico (DIPREF-003) para el caso de
obras nuevas.
2. Revisa y gira instrucciones para el trámite de la
solicitud.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS FÍSICOS
3. Recibe del Director(a) la Solicitud.
4. Analiza la Solicitud y verifica en la planoteca
información grafica concerniente a la solicitud.
5. Evalúa la viabilidad técnica de la solicitud, y en
caso de ser necesario, se traslada hasta el sitio
que requiere acción espacial.
6. Elabora el Informe de Factibilidad Técnica
(original y dos copias DIPREF-002) avalando o
no el proyecto de ampliación, remodelación u
obra nueva.
7. Anexa al Informe el certificado de Disponibilidad
Presupuestaria y Financiera y lo entrega al
Director para su conformación y envío.
DIRECTOR
8. Revisa y firma el Informe.
9. Remite al Solicitante con copia a la Dirección de
Ingeniería y Mantenimiento.
3/3
PF.4.2.2.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
EXPEDICIÓN DE AVAL DE VIABILIDAD TÉCNICA A
LAS UNIDADES ACADÉMICAS PARA PROYECTOS DE RECURSOS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Avalar mediante informe técnico la factibilidad de
proyectos de infraestructura en las dependencias
centrales no considerados en los planes de recursos
físicos
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Director (a) recibe la solicitud de
aval de viabilidad técnica para proyectos de
recursos físicos.
Se termina cuando el Director(a) envía al Director
(a) de la dependencia central solicitante el informe
de factibilidad técnica.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entradas
Solicitud de Aval de Viabilidad Técnica de Proyectos
de Infraestructura
Salidas
Informe de factibilidad técnica
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
Dirección de PLANDES (Director, Departamento de
Planificación de Recursos Físicos)
Dependencias Centrales (Director)
BASE LEGAL
Constitución de la Republica Bolivariana de
Venezuela.
Ley Orgánica de Planificación
Ley Orgánica de Administración Pública
Ley de Universidades
Reglamento del Sistema de Planificación de la ULA
Plan de Desarrollo de Planta Física vigente
Plan Maestro de Planta Física vigente
Plan Estratégico Institucional vigente
FORMULARIOS UTILIZADOS
Planilla (DIPREF-01) de Solicitud de Aval de
Viabilidad Técnica de Proyectos de Infraestructura.
Constancia de Disponibilidad Presupuestaria y
Financiera.
Registro de Consignación de Planos y Documentos
Contentivos del Proyecto Arquitectónico (DIPREF-
003).
EXPEDICIÓN DE AVAL DE VIABILIDAD TÉCNICA A LAS DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS PARA PROYECTOS DE RECURSOS FÍSICOS
2/3
PF.4.2.3.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR (A)
1. Recibe del Director(a) de la dependencia
central solicitante:
- Original y dos copias de la planilla (DIPREF-01)
de Solicitud de Aval de Viabilidad Técnica de
Proyectos de Infraestructura (ampliaciones,
remodelaciones y obras nuevas).
- Original y copia de la Constancia de
Disponibilidad Presupuestaria y Financiera.
- Registro de Consignación de Planos y
Documentos Contentivos del Proyecto
Arquitectónico (DIPREF-003) para el caso de
obras nuevas.
2. Revisa y gira instrucciones para el trámite de la
solicitud.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS FÍSICOS
3. Recibe del Director(a) la Solicitud.
4. Analiza la Solicitud y verifica en la planoteca
información grafica concerniente a la solicitud.
5. Evalúa la viabilidad técnica de la solicitud, y en
caso de ser necesario, se traslada hasta el sitio
que requiere acción espacial.
6. Elabora el Informe de Factibilidad Técnica
(original y dos copias DIPREF-002) avalando o
no el proyecto de ampliación, remodelación u
obra nueva.
7. Anexa al Informe el certificado de
Disponibilidad Presupuestaria y Financiera y lo
entrega al Director para su conformación y
envío.
DIRECTOR
8. Revisa y firma el Informe.
9. Remite al Solicitante con copia a la Dirección
de Ingeniería y Mantenimiento.
3/3
PF.4.2.3.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
EXPEDICIÓN DE AVAL DE VIABILIDAD TÉCNICA A LAS DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS PARA PROYECTOS DE RECURSOS FÍSICOS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
PF.4.2.4.1.
PRÉSTAMO DE PLANOS
1/3
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Facilitar el uso de planos de recursos físicos
resguardados en la planoteca.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el dibujante recibe solicitud de
préstamo de planos.
Se termina cuando el dibujante archiva el plan en la
planoteca.
INSUMO/PRODUCTO
Entrada
Solicitud de planos
Salida
Plano archivado en la planoteca
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
PLANDES (Dibujante)
Solicitante del servicio de préstamo de planos.
PF.4.2.4.2.
PRÉSTAMO DE PLANOS
2/3
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
SOLICITANTE
1. Pide personalmente en préstamo el plano.
DIBUJANTE
2. Busca el plano en la planoteca y verifica si está
digitalizado.
3. Si está digitalizado:
Pide al Solicitante el dispositivo (cd, disquete,
otro)
Guarda en el dispositivo copia del plano.
Entrega al solicitante el dispositivo.
4. Si no está digitalizado:
Pide al Solicitante el carnet o cedula de
identidad y le entrega el plano.
SOLICITANTE
5. Reproduce copia fotostática del plan fuera de la
Dirección General de Planificación y Desarrollo.
6. Entrega el plano al Dibujante.
DIBUJANTE
7. Recibe el plano y le entrega al Solicitante el
carnet o cedula de identidad.
8. Archiva el plano en la planoteca.
PF.4.2.4.3.
3/3
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO PRÉSTAMO DE PLANOS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
PF.4.3.
CONSULTORIA, ASESORIA, ESTUDIOS EN
MATERIA DE PLANIFICACIÓN ECONÓMICA
FINANCIERA
CONSULTORÍA, ASESORÍA, ESTUDIOS
1/2
PF.4.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
PF.4.3. Consultoría, asesoria, estudios en materia de planificación académica
PF.4.3.1. Elaboración del informe de gestión
PF.4.3.1.1. Diagrama de actividades
PF.4.3.1.2. Información general del procedimiento
PF.4.3.1.3. Descripción narrativa del procedimiento
PF.4.3.2. Apoyo en la elaboración de la Memoria y Cuenta de la Universidad de Los Andes.
PF.4.3.2.1. Diagrama de actividades
PF.4.3.2.2. Información General del procedimiento
PF.4.3.2.3. Descripción narrativa del procedimiento
PF.4.3.3. Elaboración de informes, reportes y estudios
PF.4.3.3.1. Diagrama de actividades
PF.4.3.3.2. Información General del procedimiento
PF.4.3.3.3. Descripción narrativa del procedimiento
CONSULTORÍA, ASESORÍA, ESTUDIOS EN MATERIA DE PLANIFICACIÓN ECONÓMICA
2/2
PF.4.3.
ÍNDICE
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTION
1/4
PF.4.3.1.1.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Consolidar en el nivel institucional la información
sobre logros obtenidos anualmente en el ámbito
académico y administrativo, analizando y aplicando
indicadores de gestión.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia al comienzo del primer trimestre del
ejercicio económico.
Se termina en el primer trimestre del año con la
publicación y remisión del Informe de Gestión a las
autoridades y a la Oficina de Planificación del Sector
Universitario.
INSUMOS/PRODUCTOS
ENTRADAS
Memoria y Cuenta Institucional.
Ejecución Física del año anterior a nivel de
Proyectos y Acciones Centralizadas.
Actas del Consejo Universitario
Pagina Web de la ULA.
SALIDA
Informe de Gestión
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
PLANDES
Unidades Académicas y Administrativas
FORMULARIOS UTILIZADOS
Formatos diseñados en el Departamento de
Planificación Económico Financiera
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTION
2/4
PF.4.3.1.2.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
1. Al inicio del primer trimestre del año revisa
y/o diseña la metodología para elaborar el
informe de gestión.
2. Conforma el equipo de trabajo con personal de
los Departamentos de Planificación Económico
Financiera, Académica y de Recursos Físicos.
EQUIPO TECNICO
3. Estructura el esquema del informe y distribuye
los puntos del informe entre los integrantes
del equipo.
4. Extrae información sobre logros y alcance de
las dependencias, de las actas del Consejo
Universitario, paginas Web de las
dependencias, informes de la ejecución física
trimestral, memoria y cuenta institucional.
5. Solicita a las dependencias información
referida a la gestión sectorial, de ser el caso.
6. Recibe y revisa la información solicitada.
7. Realiza el análisis descriptivo de la oferta
académica en el pregrado, postgrado,
investigación y extensión con la aplicación de
indicadores.
8. Actualiza la información sobre el perfil
profesional de los docentes, administrativo,
técnico y obrero.
9. Analiza la atención estudiantil a través de los
diferentes servicios.
10. Analiza los logros alcanzados en recursos
físicos.
11. Consolida el Informe de Gestión.
12. Presenta al Director el Informe de Gestión.
DIRECTOR (A)
13. Revisa el informe y de ser el caso, hace las
observaciones que considere pertinentes.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
14. Considera las observaciones en el informe.
DIRECTOR (A)
15. Somete a consideración del Consejo de
Planificación Institucional el Informe de
Gestión, con el apoyo del personal
responsable del proyecto de elaboración.
CONSEJO DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL
16. Estudia el Informe de Gestión, hace las
observaciones que considere convenientes
quedando asentadas en el acta de la reunión y
valida el informe.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
3/4
PF.4.3.1.3.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
17. De ser el caso, considera las observaciones del
Consejo de Planificación Institucional.
DIRECTOR (A)
18. Presenta al Consejo Universitario el Informe
de Gestión.
CONSEJO UNIVERSITARIO
19. Estudia y aprueba.
20. Emite la resolución de aprobación.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
21. Prepara ejemplares del informe de gestión
para su distribución a las autoridades
universitarias, Unidad de Auditoria Interna,
CINDES, Ministerio de Educación –OPSU-.
22. Publica en la pagina web www.ula.ve/plandes
el documento.
DIRECTOR (A)
23. Recibe la resolución del Consejo Universitario.
24. Remite el Informe de Gestión a las
autoridades y a la Unidad de Auditoria Interna.
25. Remite al CINDES copia del Informe de
Gestión.
PROCEDIMIENTO
ELABORACION DEL INFORME DE GESTION
4/4
PF.4.3.1.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
APOYO A LA ELABORACION DE LA MEMORIA Y CUENTA INSTITUCIONAL DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
PF.4.3.2.1.
1/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Organizar la elaboración del documento de Memoria
y Cuenta Institucional en las dependencias
universitarias, preparando la recolección de
información y el desarrollo de los aspectos
requeridos en materia de planificación.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando recibe de la Dirección de Servicios
de Información Administrativa los lineamientos para
la elaboración de la Memoria y Cuenta Institucional
emanados de la OPSU
Se termina cuando el Departamento de
Planificación Económica Financiera archiva el CD
con la Memoria y Cuenta Institucional.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Lineamientos de OPSU para la elaboración de la
Memoria y Cuenta
Directrices de la Dirección de Servicios de
Información Administrativa para la elaboración de la
Memoria y Cuenta Institucional
Salidas
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
Dirección de Servicios de Información
Administrativa
Dirección General de Planificación y Desarrollo de la
ULA
Unidades Académicas y Administrativas
Consejo Universitario
BASE LEGAL
Ley Orgánica de Planificación
Reglamento del Sistema de Planificación de la ULA
Instructivo OPSU
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS UTILIZADOS
Instructivo OPSU para la elaboración de la Memoria
y Cuenta
Formularios para la elaboración de la Memoria y
Cuenta
Taller de inducción
RECURSOS
APOYO A LA ELABORACION DE LA MEMORIA Y CUENTA INSTITUCIONAL
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
PF.4.3.2.2.
2/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
1. Recibe de la Dirección de Servicios de
Información Administrativa los lineamientos de
la OPSU para la elaboración de la Memoria y
Cuenta de la ULA.
2. Determina la forma y estilo de presentación de
la Memoria y Cuenta de la Universidad de Los
Andes, conjuntamente con la Dirección de
Servicios de Información Administrativa.
3. Prepara el material de exposición e instructivo
para la elaboración de la Memoria y Cuenta.
4. Dicta talleres de inducción para los responsables
de elaborar la Memoria y Cuenta de cada unidad
académica y administrativa de la Institución, a
objeto de orientarlos sobre la metodología e
instructivo de elaboración de la misma.
UNIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS
5. Recauda la información requerida en los
formatos de la Memoria y Cuenta, aplicando los
lineamientos establecidos por OPSU, PLANDES y
la Dirección de Servicios de Información
Administrativa.
6. Remite a la Dirección de Servicios de
Información Administrativa, según el
cronograma establecido, el informe de la
memoria y cuenta.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
7. Elabora Glosario de Términos, Exposición de
Motivos de la Memoria, Filosofía de Gestión,
Organización, Políticas Aplicadas y sus
Lineamientos, Resultados, Logros y Planes.
8. Elabora Resumen Ejecutivo y los formatos cuyo
contenido es materia de planificación.
9. Entrega a la Dirección de Servicios de
Información Administrativa los documentos
elaborados, para consolidación y organización
definitiva del informe de memoria y Cuenta.
DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVA
10. Una vez aprobado por el Consejo Universitario
el informe de memoria y cuenta, entrega a
PLANDES el CD con la copia del Informe de
Memoria y Cuenta Institucional.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
11. Recibe y mantiene el CD con la Memoria y
Cuenta, como información básica para su uso,
de ser necesario, durante el desarrollo de
estudios, asesorías, y demás actividades en el
cumplimiento de los objetivos establecidos.
APOYO A LA ELABORACION DE LA MEMORIA Y CUENTA INSTITUCIONAL
3/3
PF.4.3.2.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ELABORACION DE INFORMES, REPORTES, ESTUDIOS
1/3
PF.4.3.3.1.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Proveer información sistematizada en materia
económica financiera mediante la investigación,
aplicación de criterios técnicos y/o recopilación de
datos e información.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando la División de Planificación
Económico Financiera recibe la solicitud de informes
o reportes.
Se termina cuando entrega el informe o reporte al
solicitante.
INSUMOS/PRODUCTOS
ENTRADAS
Solicitud de asesoria o formulación de proyectos.
SALIDAS
Informe o reporte solicitado
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS
PLANDES
Unidades Académicas y Administrativas
Docentes universitarios
Consejo Universitario
Autoridades Universitarias.
DOCUMENTOS/FORMULARIOS UTILIZADOS
Oficio de solicitud
Informe
ELABORACION DE INFORMES, REPORTES, ESTUDIOS
2/3
PF.4.3.3.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
1. Recibe de la Dirección la Solicitud de Asesoría
de unidades académicas o administrativas, y/o
autoridades universitarias.
2. Realiza análisis de la situación.
3. Determina si la asistencia requiere consultoría o
la realización de un estudio.
4. Elabora el esquema de trabajo y la metodología.
5. Aplica la metodología de acuerdo al tipo de
asistencia.
6. Elabora el documento.
7. Somete a consideración de la Dirección el
informe, reporte y/o estudio.
DIRECTOR (A)
8. Revisa y de ser el caso, hace las observaciones
que considere pertinentes.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
9. Ajusta el documento, considerando las
observaciones.
10. Remite al Director (a) el documento y copia
para el CINDES.
DIRECTOR (A)
11. Remite el documento a la unidad solicitante.
ELABORACIÓN DE INFORMES, REPORTES, ESTUDIOS
3/3
PF.4.3.3.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
PA.1.
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS
PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS
PROCESOS DE APOYO MODELO DE PROCESOS
1/4
VIII.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
PA.1. Administración de los recursos presupuestarios y financieros
- Diagrama de proceso
- Diagrama de jerarquía de procesos
PA.1.1. Elaboración del plan operativo y proyecto de presupuesto
PA.1.2. Ejecución del presupuesto
PA. 1.2.1. Gestión de cuentas bancarias
PA.1.2.1.1. Abrir cuentas bancarias
PA.1.2.1.2. Registrar cuentadantes
PA.1.2.1.3. Conciliar cuentas bancarias
PA.1.2.2. Gestión de fondos en anticipo
PA.1.2.2.1. Aperturar fondos en anticipo
PA.1.2.2.2. Reponer fondos en anticipo
PA.1.2.2.3. Reintegrar remanentes
PA.1.2.3. Modificaciones presupuestarias
PA.1.2.3.1. Traslado cedido a dependencias externas
PA.1.2.3.2 Traslado en la misma dependencia
PA.1.2.3.3. Traslado
PA.1.2.3.4. Traslado recibido de dependencias externas
PA.1.2.4. Viáticos y pasajes
PA.1.2.5. Cancelación de horas extras
PA.1.2.6. Gestión de las compras
PA.1.2.6.1. Adquirir bienes y servicios
PA.1.2.6.2. Administrar la caja chica
PA.1.2.6.3. Elaborar cheques
PA.1.2.6.4. Rendir IVA e Impuesto Sobre la Renta
PA.1.2.6.5. Registrar y controlar inventario
PA.1.3. Cierre del presupuesto
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS ÍNDICE
2/4
PA.1.1.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
Constitución de la Republica Bolivariana de VenezuelaLey orgánica de planificaciónLey de UniversidadesReglamento del Sistema de Planificación de la ULALey de la Contraloría General de la RepúblicaLey contra la corrupciónLey Orgánica de la Administración PúblicaReglamento Nº 1 de la Ley de Administración FinancieraLey de Presupuesto
DIRECTORRESPONSABLE DEL
PROCESOJEFES DE UNIDAD
Disponer de créditos presupuestarios para el funcionamiento de PLANDES
mediante la planeación de las metas y los recursos presupuestarios para la
adquisición de bienes y prestación de servicios, y la rendición de lo asignado.
Información proveniente de:- Vicerrectorado Administrativo- Dirección de Programación y Presupuesto- Dirección de Finanzas
1 Administrador *Portal Web de la Dirección de PLANDES
Instructivo y disquete para la elaboración del
proyecto de presupuesto
Instructivo y disquete para la formulación del
Plan Operativo Anual
Lineamientos y proyectos prioritarios
Anteproyecto de presupuesto
Plan operativo anual
Bienes y servicios
Inventario de bienes muebles y fungibles
Cierre presupuestario
DIAGRAMA DE PROCESO
PA.1.1.
3/4
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA: JERARQUÍA DE PROCESOS
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS
4/4
PA.1.1.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
PA.1.1.
ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO Y
PROYECTO DE PRESUPUESTO
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PA.1.
1/6
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
PA. 1.1. Elaboración del plan operativo anual y proyecto de presupuesto
PA.1.1.1. Diagrama de actividades
PA.1.1.2. Información general del procedimiento
PA.1.1.3. Descripción narrativa del procedimiento
ÍNDICE ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO Y PROYECTO DE PRESUPUESTO
2/6
PA.1.1.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
PA.1.1.1.
3/6
ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO Y PROYECTO DE PRESUPUESTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Formular los objetivos y metas que deben
ejecutarse en la dependencia en cada ejercicio
económico financiero, en un todo de acuerdo con
los objetivos estratégicos institucionales,
señalando las acciones que deben ejecutarse con
los recursos presupuestarios necesarios para tal
fin.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando la Dirección General de
Planificación y Desarrollo recibe de la Dirección
de Programación y Presupuesto los lineamientos
generales para la formulación presupuestaria.
Se termina cuando el Director (a) remite a la
Dirección de Programación y Presupuesto el
proyecto de presupuesto de la dependencia.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entradas
Lineamientos e instructivos de la Dirección
General de Planificación y Desarrollo
Lineamientos e instructivos de la Dirección de
Programación y Presupuesto
Salidas
Proyecto de Plan Operativo de la Dependencia
Proyecto de Presupuesto de la Dependencia
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
Internamente
Dirección General de Planificación y Desarrollo
Dirección de Programación y Presupuesto
Externamente
Ministerio del P.P. para la Planificación y
Desarrollo
Ministerio del P.P. para la Educación Superior
CNU-OPSU
Ministerio del P.P. para las Finanzas –ONAPRE
BASE LEGAL RELACIONADA
Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela.
Ley de Universidades
Reglamento Orgánico del Ministerio del Poder
Popular para la Educación Superior
Ley Orgánica de Planificación
Reglamento del Sistema de Planificación de la
ULA
Ley de la Contraloría General de la Republica y
del Sistema Nacional de Control Fiscal
Ley de Administración Pública
Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público
Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público
Instrucciones de la OPSU
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS
UTILIZADOS
Formatos POA elaborados por OPSU
Formulario para la elaboración del Presupuesto
de la Dirección de Programación y Presupuesto
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
PA.1.1.2.
4/6
ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO Y PROYECTO DE PRESUPUESTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR (A)
1. Recibe de la Dirección de Programación y
Presupuesto los lineamientos generales
para la formulación del presupuesto.
2. Estudia lineamientos y define directrices
específicas para la formulación del
Presupuesto.
3. Gira instrucciones al Jefe del Departamento
de Planificación Económico Financiera y al
Administrador para la formulación del plan
operativo y proyecto de presupuesto de la
Dependencia.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
4. Recibe y estudia instrucciones y
lineamientos.
5. Organiza para cada Departamento los
formularios requeridos para la formulación
del Plan Operativo Anual.
6. Elabora oficio de remisión de formatos e
instructivos.
7. Entrega el oficio con los anexos en los
Departamentos de Planificación Académica
y Planificación de Recursos Físicos.
DEPARTAMENTOS DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICA / PLANIFICACIÓN DE
RECURSOS FÍSICOS
8. Recibe oficio y anexos.
9. Formula conjuntamente con el personal del
Departamento los objetivos y metas del
ejercicio económico financiero a
programar, atendiendo las directrices
emanadas de la Dirección.
10. Entrega mediante oficio en el
Departamento de Planificación Económico
Financiera proyecto de Plan Operativo
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
11. Formula conjuntamente con el personal del
Departamento los objetivos y metas del
ejercicio económico financiero a
programar, atendiendo las directrices
emanadas de la Dirección.
12. Recibe de los Departamentos los
formularios de formulación del Plan
Operativo Anual.
13. Consolida la información de objetivos y
metas de la dependencia.
14. Somete a consideración del Director (a) el
Plan Operativo Anual de la dependencia.
ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO Y PROYECTO DE PRESUPUESTO
5/6
PA.1.1.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
15. Recibe de la Dirección los formularios de
formulación presupuestaria remitidos por
la Dirección de Programación y
Presupuesto.
16. Elabora el proyecto de Presupuesto.
17. Entrega al Director (a) mediante oficio el
proyecto de presupuesto de la
dependencia.
DIRECTOR (A)
18. Recibe Proyectos de Plan Operativo y
Presupuesto.
19. Convoca reunión con el Consejo Directivo
de la Dirección para revisión del plan
operativo y proyecto de presupuesto.
CONSEJO DIRECTIVO
20. Analiza objetivos y metas contenidas en el
plan Operativo anual de la dependencia y
proyecto de presupuesto.
21. Realiza ajustes de ser necesario.
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
ECONÓMICO FINANCIERA
22. Elabora el documento definitivo del Plan
Operativo Anual de la dependencia.
23. Solicita al responsable de reproducción de
documentos dos copias fotostáticas del
documento.
24. Entrega en la Dirección original y copia del
plan operativo de la dependencia.
ADMINISTRADOR
25. Inserta el plan operativo de la dependencia
en el plan operativo de la Institución para
su publicación.
26. Elabora el proyecto de presupuesto
definitivo de la dependencia.
27. Solicita al responsable de reproducción de
documentos dos copias fotostáticas del
proyecto de presupuesto.
28. Entrega en la Dirección original y copia del
proyecto de presupuesto de la
dependencia.
29. Archiva en la unidad copia del documento
de proyecto de presupuesto.
DIRECTOR (A)
30. Recibe y remite a la Dirección de
Programación y Presupuesto, mediante
oficio, originales del documento Plan
Operativo y del Proyecto de Presupuesto.
31. Entrega copia de los documentos para el
archivo de la dependencia mediante oficio.
ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO Y PROYECTO DE PRESUPUESTO
PA.1.1.3.
6/6
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
PA.1.2.
EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS PRESUPUESTARIOS Y FINANCIEROS
PA.1.
1/2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
PA. 1.2.1. Gestión de cuentas bancarias
PA.1.2.1.1. Apertura de cuentas bancarias
PA.1.2.1.1.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.1.1.2. Información General del Procedimiento
PA.1.2.1.1.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
PA.1.2.1.2. Registro de cuentadantes
PA.1.2.1.2.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.1.2.2. Información General del Procedimiento
PA.1.2.1.2.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
PA.1.2.1.3. Conciliación de cuentas bancarias
PA.1.2.1.3.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.1.3.2. Información General del Procedimiento
PA.1.2.1.3.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
ÍNDICE GESTIÓN DE CUENTAS BANCARIAS
2/2
PA.1.2.1.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
Requerimiento de apertura de
cuenta bancaria Elaborar oficio de solicitud de apertura de
cuenta bancaria
Recibir de la entidad bancaria tres juegos de
formularios para el registro de las firmas
autorizadas por la Dirección de Finanzas y el
oficio de remisión.
Firmar el Administrador
los formularios de registro de firmas
Firmar el Cuentadantelos formularios de registro de firmas
Llenar los formularios de registro de firmas
PRECONDICIÓN: Requerimiento de apertura de cuenta bancaria justificadaPOSTCONDICIÓN: Entrega de formularios de registro de firmas a la entidad bancaria
Enviar los formularios a la Dirección de
Finanzas mediante oficio de remisión
avalado por el Director(a)
Firmar el Director el oficio de solicitud
Entregar en la Dirección de Finanzas el oficio para el trámite ante la entidad
bancaria
Archivar los oficios.
APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
1/3
PA.1.2.1.1.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Instrumentar la recepción de fondos requeridos
para el funcionamiento de la Dependencia
mediante el registro de cuentas en las
entidades bancarias.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Administrador solicita la
apertura de cuentas bancarias.
Se termina cuando el Administrador envía a la
Dirección de Finanzas los formularios de
apertura de cuentas bancarias.
INSUMO/PRODUCTO
Entrada
Oficio de solicitud de apertura de cuenta
bancaria
Salida
Formulario de apertura de cuenta bancaria
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
Internamente
Plandes (Director, cuentadante, Administrador)
Dirección de Finanzas
Externamente
Entidad bancaria
BASE LEGAL RELACIONADA
Ley Orgánica de Administración Financiera del
Sector Público (LOAFSP)
Reglamento Nº 1 de la LOFSP
Normas para la Administración de Créditos
Presupuestarios
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS
UTILIZADOS
- Formularios bancarios de apertura de
cuentas
APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
2/3
PA.1.2.1.1.2
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. Elabora oficio de solicitud de apertura de
cuenta bancaria para el manejo de fondos de
anticipo o ingresos propios.
2. Entrega al Director el oficio.
DIRECTOR
3. Firma el oficio y lo remite a la Dirección de
Finanzas.
SECRETARIA
4. Entregar correspondencia.
DIRECCIÓN DE FINANZAS
5. Autoriza a la entidad bancaria la apertura de
la cuenta bancaria.
ADMINISTRADOR
6. Recibe oficio de la entidad bancaria y tres
(3) juegos de formularios para el registro de
las firmas autorizadas por la Dirección de
Finanzas.
7. Llena los formularios y los entrega al
Cuentadante para la firma.
CUENTADANTE
8. Firma los formularios y los devuelve al
Administrador.
ADMINISTRADOR
9. Firma los formularios.
10. Elabora oficio de remisión y envía a la
Dirección de Finanzas y a la entidad
bancaria.
APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
3/3
PA.1.2.1.1.3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
1/4
PA.1.2.1.2.1.
REGISTRO DE CUENTADANTES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Normalizar la asignación de créditos
presupuestarios al responsable de la
autorización de gastos y rendición de cuentas
mediante el registro de la firma del mismo en la
entidad bancaria autorizada a la dependencia.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Administrador recibe el
decreto de nombramiento del cuentadante.
Se termina cuando el Administrador archiva en
la unidad la copia del formulario de registro de
funcionarios sujetos a caución autorizado por la
Dirección de Finanzas.
INSUMO/PRODUCTO
Entrada
Decreto de nombramiento
Salida
Formulario de Registro de Funcionario Sujeto a
caución autorizado por la Dirección de Finanzas.
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
Internamente
Rector
PLANDES (Administrador)
Funcionario sujeto a caución
Dirección de Finanzas
Externamente
Entidad Bancaria
BASE LEGAL RELACIONADA
Ley contra la Corrupción
Ley Orgánica de Administración Financiera del
Sector Público (LOAFSP)
Reglamento Nº 1 de la LOAFSP
Normas para la administración de créditos
presupuestarios.
FORMULARIOS /DOCUMENTOS/
INSTRUCTIVOS UTILIZADOS
Decreto de nombramiento
Formulario de Registro de Funcionario Sujeto a
caución autorizado por la Dirección de Finanzas.
Formularios facsímiles de firmas
Cedula de identidad del cuentadante
RECURSOS
Sistema Universitario de Administración
Sectorial (SUAS)
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
2/4
PA.1.2.1.2.2.
REGISTRO DE CUENTADANTES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. Recibe el decreto de nombramiento del
cuentadante.
2. Obtiene en la Sección de Caja de la
Dirección de Finanzas, original y copia del
formulario de Registro de Funcionarios
Sujetos a Caución.
3. Reproduce del Manual de Organización
copia fotostática de las funciones del
Cuentadante.
4. Llena original y copia del formulario con los
datos del decreto de nombramiento y Nº
de la cuenta bancaria del fondo de
anticipos según el registro en el SUAS.
5. Solicita al Cuentadante dos copias de la
cedula de identidad y firma en el original y
la copia del formulario de Registro de
Funcionarios Sujetos a Caución.
CUENTADANTE
6. Recibe, firma el formulario, y lo devuelve
con las copias de la Cedula de Identidad.
ADMINISTRADOR
7. Solicita copia fotostática del formulario.
8. Elabora oficio de remisión de documentos
a la Dirección de finanzas, y anexa una
copia de la cedula de identidad del
cuentadante, el original, la copia y la
fotocopia del formulario de Registro de
Funcionarios Sujetos a Caución.
9. Archiva temporalmente una fotocopia de la
cedula de identidad del cuentadante.
SECRETARIA
10. Entregar correspondencia.
11. Recibir correspondencia.
ADMINISTRADOR
12. Recibe la fotocopia del formulario de
Registro de Funcionarios Sujetos a Caución
firmado en conformidad de recepción por la
Sección de Caja de la Dirección de
Finanzas.
13. Espera constancia de aprobación de la
Dirección de Finanzas.
14. Elabora oficio de solicitud de registro de
firmas a la entidad bancaria.
SECRETARIA
15. Entregar correspondencia.
16. Recibir correspondencia
ADMINISTRADOR
17. Recibe tres formularios facsímiles de firmas
remitidos por la entidad bancaria.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO REGISTRO DE CUENTADANTES
3/4
PA.1.2.1.2.3.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
18. Transcribe en borrador los datos del
formulario y solicita a la Secretaria la
trascripción a maquina.
SECRETARIA
19. Transcribe a maquina los datos en los dos
formularios y los devuelve al
Administrador.
ADMINISTRADOR
20. Verifica la correcta trascripción de los
datos.
21. Solicita al Cuentadante la firma en los
facsímiles.
22. Obtiene firma de la Autoridad Rectoral de
adscripción, si la entidad bancaria lo
requiere.
23. Elabora oficio de remisión a la Dirección de
Finanzas de:
- formularios facsímiles de firmas
- copia de la cédula de identidad del
Cuentadante
SECRETARIA
24. Entregar correspondencia.
DIRECCIÓN DE FINANZAS
25. Formaliza el registro de la firma en la
entidad bancaria
ADMINISTRADOR
26. Recibe de la Dirección de Programación y
Presupuesto original y copia del formulario
de Registro de Funcionarios Sujetos a
Caución aprobado por la Dirección de
Finanzas.
27. Actualiza en el SUAS los datos del
Cuentadante.
28. Solicita una fotocopia del formulario.
29. Entrega al Archivo el original del formulario
de Registro de Funcionarios Sujetos a
Caución y la copia al Cuentadante.
30. Archiva la copia fotostática en la Unidad.
REGISTRO DE CUENTADANTES
4/4
PA.1.2.1.2.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS
1/3
PA.1.2.1.3.1.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Determinar y analizar las partidas que
establecen la diferencia entre el saldo en bancos
según los registros de la administración, contra
el saldo que muestra el estado de cuenta
bancario.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Administrador recibe de la
entidad bancaria el estado de cuenta mensual de
la dependencia.
Se termina cuando el Administrador archiva el
reporte de conciliación bancaria.
INSUMO/PRODUCTO
Entrada
Estado de cuenta bancario
Salida
Reporte de conciliación bancaria
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
Internamente
Administrador
Externamente
Entidad Bancaria
BASE LEGAL RELACIONADA
Normas de control interno de la Contraloría
General de la República.
Normas para la administración de créditos
presupuestarios.
Reglamento del Sistema de Planificación de la
ULA.
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMEN
TOS UTILIZADOS
Estado de cuenta bancario
Reporte de conciliación bancaria
RECURSOS
Sistema Universitario Administrativo Sectorial
CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS
2/3
PA.1.2.1.3.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. Recibe estado de cuenta de la entidad
bancaria.
2. Registra en el Sistema Administrativo de
Formulación y Ejecución Presupuestaria, en
el modulo de bancos “Preparar conciliación
del mes de ejecución”, los cheques emitidos
mensualmente y las notas de débito, notas
de crédito y depósitos.
3. Emite el reporte de conciliación bancaria.
4. Verifica uno a uno los movimientos
reflejados en el reporte del Sistema
Administrativo de Formulación y Ejecución
Presupuestaria contra los asentados en el
estado de cuenta del banco. Si existen
diferencias:
4.1. Revisa en el Sistema Administrativo de
Formulación y Ejecución Presupuestaria en el
modulo de movimientos bancarios “Libro” el
concepto por el cual se generó la diferencia.
4.2. Si el cheque no ha sido entregado
elabora el cheque por el monto correcto.
4.3. Si el cheque ha sido entregado y la
diferencia es a favor del proveedor, aplica
retención de impuesto sobre la renta o IVA
sobre el nuevo monto y elabora un cheque
por la diferencia al proveedor.
4.4. Si el cheque ha sido entregado y la
diferencia es a favor de la dependencia
solicita al beneficiario el depósito de la
diferencia en la cuenta de PLANDES. Si se
aplicó retención de impuesto sobre la renta
y/o IVA solicita al beneficiario depósito por
la diferencia.
5. Registra e imprime el movimiento bancario.
6. Coloca el saldo final del estado de cuenta
del mes que se está conciliando.
7. Ejecuta la conciliación bancaria.
8. Si esta completa y correcta firma el reporte
de conciliación.
9. Archiva: - Reporte de conciliación Bancaria
- Estado de cuenta de la dependencia
CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PA.1.2.1.3.3.
3/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
PA.1.2.2. Gestión de fondos en anticipo
PA.1.2.2.1. Apertura de fondos en anticipo
PA.1.2.2.1.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.2.1.2. Información General del Procedimiento
PA.1.2.2.1.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
PA.1.2.2.2. Reposición de fondos en anticipo
PA.1.2.2.2.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.2.2.2. Información General del Procedimiento
PA.1.2.2.2.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
GESTIÓN DE FONDOS EN ANTICIPOS ÍNDICE
1/1
PA.1.2.2
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
Verificarrequerimientos y
monto de los fondos y primera porción
autorizada.
Registrar en el SUAS los datos de
la asignación presupuestaria.
Archivar temporalmente copia de la planilla CP-OP
Apertura en el SUAS el fondo en anticipos con el
monto de la primera porción del fondo.
Consigna en la Dirección de Programación y Presupuesto Presupuesto las planillas e
información en disco magnético
Firmar las planillas CP-OP y obtener
firma del Director.
Imprime 4 planillas CP-OP del movimiento tipo 5 y carga la información en
el disco magnético.
Programación de fondos
Archivar el depósito bancario
Verificar el Nº del depósito bancario, fecha y monto con el estado de
cuenta emitido por la entidad bancaria.
Registrar en SUAS en la opcion “Libro de Banco”
fecha y monto del depósito.
Elaborar oficio a la Dirección de Finanzas,
Dirección de Presupuesto y a la entidad Bancaria
para notificar la inconsistencia
CorrectoLos datos nocoinciden
Variación de metas o volumen de trabajo
o subestimación del monto
Sin variación
Informar mediante oficio a la Dirección de
Programación y Presupuesto la meta a
variar y anexar el traslado requerido
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
1/3
PA.1.2.2.1.1.
APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Obtener disponibilidad financiera mediante el
registro del primer anticipo autorizado y de las
consecutivas reposiciones por agotamiento
parcial de los mismos.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Administrador recibe de la
Dirección de Programación y Presupuesto la
programación de fondos del año en curso.
Se termina cuando el Administrador archiva el
depósito bancario.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Programación de fondos
Salidas
Depósito bancario
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
Plandes (Administrador, Director)
Dirección de Programación y Presupuesto
Dirección de Finanzas
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMEN-
TOS UTILIZADOS
Programación de fondos
Planilla CP-OP movimiento tipo 5
Depósito bancario del fondo en anticipo
BASE LEGAL RELACIONADA
Ley Orgánica de Administración Financiera del
Sector Público (LOAFSP).
Reglamento N° 1 de la LOAFSP.
Normas para la administración de créditos
presupuestarios
Ley orgánica de la Contraloría General de la
República.
Reglamento del Sistema de Planificación de la
ULA
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
2/3
PA.1.2.2.1.2.
APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. Recibe de la Dirección de Presupuesto la
programación de fondos del año en curso.
2. Verifica requerimientos y monto de los
fondos y primera porción autorizada.
3. Si existe variación de las metas, volumen de
trabajo o subestimación del monto, elabora
oficio para informar a la Dirección de
presupuesto la meta a variar y anexa el
traslado presupuestario requerido.
Subproceso Modificar el presupuesto.
4. Crea el fondo de anticipos en el SAFEP.
5. Registra los datos de la asignación
presupuestaria.
6. Apertura en el SUAS el fondo en anticipos con
el monto de la primera porción del fondo.
7. Imprime 4 planillas de la planilla CP-OP
movimiento tipo 5 y carga la información en
el disco magnético.
8. Firma las planillas y obtiene firma del
Director.
9. Consigna en la Dirección de presupuesto las
planillas e información en disco magnético
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
10. Carga información del disco magnético al
SAFEP, firma y sella una copia de la planilla
y la devuelve en conformidad de recibido.
ADMINISTRADOR
11. Archiva temporalmente copia de la planilla
CP-OP.
12. Solicita información a la Dirección de
Finanzas sobre la fecha del depósito del
monto de la CP-OP en la entidad bancaria.
DIRECCIÓN DE FINANZAS
13. Informa al Administrador sobre el depósito y
entrega copia del depósito del fondo de
anticipo.
ADMINISTRADOR
14. Verifica el Nº del depósito bancario, fecha y
monto con el estado de cuenta emitido por
la entidad bancaria.
14.1. Si los datos no coinciden, elabora
oficio a la Dirección de Finanzas,
Dirección de Presupuesto y a la
entidad Bancaria para notificar la
inconsistencia
14.2. Si es correcto registra en SAFEP en la
opcion “Libro de Banco” fecha y
monto del depósito.
15. Archiva depósito bancario.
Ir al proceso: Ejecución del presupuesto.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPO
3/3
PA.1.2.2.1.3.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
Transcribir en el SUAS losdatos de la planilla CP-OP
tipo 6 de solicitud de Reposición de Fondos.
Imprimir 3 planillas CP-OP del
movimiento tipo 6 y cargar la
información en el disquete
Archivar temporalmente copia de la planilla CP-OP
Consigna en la Dirección de Programación y
Presupuesto Presupuesto las planillas e información
en disco magnético
Firmar las planillas CP-OP y obtener
firma del Director.
Rendición de anticipos aprobada
Archivar el depósito bancario
Verificar el Nº del depósito bancario, fecha y monto con el estado de
cuenta emitido por la entidad bancaria.
Registrar en SUAS en la opcion “Libro de Banco”
fecha y monto del depósito.
Elaborar oficio a la Dirección de Finanzas,
Dirección de Presupuesto y a la entidad Bancaria
para notificar la inconsistencia
CorrectoLos datos nocoinciden
PRECONDICION: 75% de los créditos presupuestarios asignados en la porción anterior del fondo en anticipo ejecutados y rendidosPOSTCONDICION: Depósito bancario archivado
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
1/3
PA.1.2.2.2.1.
REPOSICIÓN DE FONDOS EN ANTICIPO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Restablecer la disponibilidad financiera agotada
para dar cumplimiento a la programación de
desembolsos
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Administrador obtiene
aprobación de la rendición del anterior anticipo
ejecutado.
Se termina cuando el Administrador archiva
copia del depósito bancario.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Rendición de anticipos aprobada
Salidas
Depósito bancario
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Administrador, Director)
Dirección de Programación y Presupuesto
Dirección de Finanzas
BASE LEGAL
Reglamento Nº 1 de la LOAFSP
Normas para la administración de créditos
presupuestarios.
Reglamento del Sistema de Planificación de la
ULA.
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMEN-
TOS UTILIZADOS
Planilla CP-OP movimiento tipo 6 de solicitud de
reposición de fondos.
Deposito bancario
RECURSOS
Sistema administrativo de formulación y
ejecución presupuestaria (SAFEP)
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
2/3
PA.1.2.2.2.2.
REPOSICIÓN DE FONDOS EN ANTICIPO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. Una vez ejecutado y rendido al menos el
75% de los créditos presupuestarios
asignados a la(s) partida(s) en el fondo de
anticipo solicita la porción correspondiente,
según lo establecido en la base
legalElabora en el SUAS .
2. Accesa al SUAS y transcribe datos de la
planilla CP-OP tipo 6 de solicitud de
Reposición de Fondos.
3. Imprime 3 planillas CP-OP del movimiento
tipo 6 y carga la información en el disco
magnético.
4. Firma las planillas y obtiene firma del
Director.
5. Consigna en la Dirección de Programación
y Presupuesto las planillas e información
en disco magnético.
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
6. Carga información del disco magnético al
SAFEP, firma y sella una copia de la planilla
y la devuelve en conformidad de recibido.
ADMINISTRADOR
7. Archiva temporal mente copia de la planilla
CP-OP.
8. Solicita información a la Dirección de
Finanzas sobre la fecha del depósito del
monto de la CP-OP en la entidad bancaria.
DIRECCIÓN DE FINANZAS
9. Informa al Administrador sobre el depósito
de la CP-OP y entrega constancia del
depósito del fondo de anticipo.
ADMINISTRADOR
10. Verifica el Nº del depósito bancario, fecha
y monto con el estado de cuenta emitido
por la entidad bancaria.
11.1. Si los datos no coinciden, elabora
oficio a la Dirección de Finanzas, Dirección
de Presupuesto y a la entidad Bancaria
para notificar la inconsistencia.
11.2. Si es correcto registra en el SAFEP
en la opción “Libro de Banco” fecha y
monto del depósito.
11. Archiva el depósito bancario.
REPOSICIÓN DE FONDOS EN ANTICIPO
3/3
PA.1.2.2.2.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
PA.1.2.3. Modificaciones presupuestarias: Información General del Procedimiento
PA.1.2.3.1. Traslado cedido a dependencias externas
PA.1.2.3.1.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.3.1.2. Descripción Narrativa del Procedimiento
PA.1.2.3.2 Traslado recibido de dependencias externas
PA.1.2.3.2.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.3.2.2. Descripción Narrativa del Procedimiento
PA.1.2.3.3. Traslado en la misma dependencia
PA.1.2.3.3.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.3.3.2. Descripción Narrativa del Procedimiento
1/1
PA.1.2.3.
ÍNDICE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Asignar recursos mediante traspasos de créditos
presupuestarios a proyectos y partidas que
requieren disponibilidad por variación en las
metas o volumen de trabajo.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Administrador determina
déficit de créditos presupuestarios.
Se termina cuando el Administrador archiva
copia del traslado presupuestario realizado.
INSUMO/PRODUCTO
Entrada
Reporte de disponibilidad presupuestaria
Salida
Traslado presupuestario
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Director, Administrador, Secretaria,
Operador de maquina)
Vicerrector Administrativo
Dirección de Programación y Presupuesto
BASE LEGAL
Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela Art. 314, 315
Ley Orgánica de Administración Financiera del
Sector Público Art. 11, 33, 43, 52, 53
Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de
Administración Financiera del Sector Público Art.
12, 16, 86, 88 89, 98, 113, 114, 115, 116, 140
Ley de Universidades Art. 22, 26.
Ley de Presupuesto para el ejercicio fiscal
vigente.
Reglamento del Sistema de Planificación de la
ULA.
FORMULARIOS / INSTRUCTIVOS
UTILIZADOS
- Plan Único de Cuentas.
- Codificación de las Categorías
Programáticas.
- Codificación Institucional.
- Codificación de Bienes Muebles e Inmuebles
y Suministros.
- Codificación por Unidades Administradoras y
Ejecutoras Locales
- Codificación por Fuente de Financiamiento.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS
1/8
PA.1.2.3.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
Elabora oficio de justificación con los montos del traslado, los datos de origen y
destino.
Ingresa al Sistema Universitario
Administrativo Sectorial y llena la
planilla CP P04.
Archivar la copia de la planilla CP-OP de
traslado y reutiliza el disquete
Copia en un disquete la
planilla llena.
Obtener el disquete y copia de la planilla en
conformidad de recepción de la Dirección de Programación y
Presupuesto
Consigna en la Dirección de
Presupuesto la planilla de traslado en original
y 2 copias y el disquete.
Firma, sella y entrega a
Director para la firma.
Déficit de créditos
presupuestarios
Archivar la planilla de traslado
Revisar el motivo por el cual fue rechazado.
Recibe de la Dirección de Programación y
Presupuesto copia de la planilla de traslado
procesada
No aprobadoAprobado
2/8
PA.1.2.3.1.1.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES TRASLADO CEDIDO A DEPENDENCIAS EXTERNAS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. Elabora oficio de justificación con los montos
del traslado, los datos de origen y destino.
2. Ingresa al Sistema Universitario
Administrativo Sectorial y llena la planilla CP
P04.
3. Copia en un disquete la planilla llena.
4. Firma, sella y entrega a Director para la
firma.
DIRECTOR
5. Firma y sella el traslado.
ADMINISTRADOR
9. Consigna en la Dirección de Presupuesto la
planilla de traslado en original y 2 copias y
el disquete.
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
9. Firma en conformidad de recepción la copia
del traslado presupuestario que
corresponde al Administrador y se la
entrega.
10. Carga en el Sistema Administrativo de
Formulación y Ejecución Presupuestaria
(SAFEP) la información del disquete.
ADMINISTRADOR
11. Archiva la copia de los traslados
presupuestarios y reutiliza disquete.
12. Espera respuesta de la Dirección de
Presupuesto.
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
13. Entrega al administrador copia del traslado
procesado.
ADMINISTRADOR
14. Si el traslado está aprobado archiva la copia
de la planilla de traslado presupuestario
procesado.
15. Si el traslado no fue aprobado revisa el
motivo por el cual fue rechazado y realiza de
nuevo el proceso.
3/8
PA.1.2.3.1.2.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
TRASLADO CEDIDO A DEPENDENCIAS EXTERNAS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
TRASLADO RECIBIDO DE OTRAS DEPENDENCIAS
4/8
PA.1.2.3.2.1.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. Elabora oficio de solicitud de recursos para
cubrir insuficiencias indicando:
- Imputación presupuestaria
- Base de cálculo de los recursos
solicitados
- Grado de afectación de las metas o
volúmenes de trabajo
- El monto del gasto para la dependencia
respectiva
- Ejecución físico y financiera a la fecha de
la solicitud
2. Obtiene firma del Director (a).
SECRETARIA
3. Envía La solicitud a la dependencia.
DEPENDENCIA EXTERNA
4. Realiza el traslado entre dependencias.
5. Imprime la planilla CP-P04 de traslado de una
dependencia a otra.
6. Remite la planilla mediante oficio al
Administrador de PLANDES.
7. Emite oficio con el monto del gasto y soportes
que lo respaldan como presupuesto.
RECEPCIONISTA
8. Recibe la correspondencia.
ADMINISTRADOR
9. Registra en el SUAS traslado presupuestario
recibido.
10. Imprime original y 2 copias del traslado y
guarda información en disquete.
11. Elabora oficio de justificación con los montos
del traslado, los datos de origen y destino.
12. Firma y sella las planillas de traslado.
13. Obtiene firma del Director
DIRECTOR
14. Firma y sella el traslado.
ADMINISTRADOR
15. Consigna en la Dirección de Presupuesto
original y 2 copias de las planillas, el oficio
de justificación del traslado y el disquete.
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
16. Firma una copia de la planilla de traslado
presupuestario en conformidad de
recepción y la entrega al Administrador.
17. Carga información del disquete en el
Sistema Administrativo de Formulación y
Ejecución Presupuestaria (SAFEP).
TRASLADO RECIBIDO DE OTRAS DEPENDENCIAS
5/8
PA.1.2.3.2.2.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
18. Archiva copia de la planilla de traslado
presupuestario y reutiliza disquete.
19. Espera respuesta de la Dirección de
Programación y Presupuesto.
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
20. Verifica el cumplimiento de la normativa y
registra el traslado.
21. Entrega al Administrador copia del
traslado procesado.
ADMINISTRADOR
22. Recibe y revisa:
22.1. Si el traslado no fue aprobado, revisa
el motivo por el cual fue rechazado y
si es el caso, realiza de nuevo el
proceso.
22.2 Si el traslado es aprobado archiva copia
del traslado presupuestario.
TRASLADO RECIBIDO DE OTRAS DEPENDENCIAS
6/8
PA.1.2.3.2.2.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
Imprimir el Reporte de Disponibilidad
presupuestaria en el SUAS
Determinar el monto exacto del déficit y
analizar la disponibilidad en las
partidas.
Firma y sella la planilla de traslado y obtiene la firma del Director(a).
Analiza y decide las partidas que traslada
Elabora oficio de justificación con los montos del traslado y los datos de origen y destino,
para el Director(a) o Vicerrector Administrativo, de acuerdo a lo establecido en la normativa referida al monto
del traslado.
Imprime original y 2 copias del traslado y guarda la información
en disquete.
Registra en el SUAS el traslado presupuestario dentro de una misma
dependencia.
Insuficiencia de créditos
presupuestarios
Archivar la copia de la planilla de traslado y reutilizar el disquete Archiva copia
del traslado presupuestario
Obtiene firma en copia del traslado presupuestario en conformidad de recepción
de la Dirección de Programación y
Presupuesto
AprobadoNo aprobado
Recibe el traslado autorizado y consigna en
la Dirección de Presupuesto el original y las 2 copias de la planilla, el oficio de justificación y
el disquete.
PRECONDICIÓN: Insuficiencia de créditos presupuestariosPOSTCONDICIÓN:Traslado aprobado por la Dirección de Programación y Presupuesto
Recibir de la Dirección de Programación y
Presupuesto copia de la planilla de traslado
procesado
Archiva copia del traslado
presupuestario
TRASLADO PRESUPUESTARIO ENTRE PARTIDAS DE UNA MISMA DEPENDENCIA
7/8
PA.1.2.3.3.1.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. Imprime el Reporte de Disponibilidad
presupuestaria en el SUAS.
2. Determina monto exacto del déficit.
3. Analiza y decide las partidas que traslada.
4. Registra en el SUAS el traslado
presupuestario dentro de una misma
dependencia.
5. Imprime original y 2 copias del traslado y
guarda la información en disquete.
6. Elabora oficio de justificación con los montos
del traslado y los datos de origen y destino,
para el Director (a) o Vicerrector
Administrativo, de acuerdo a lo establecido en
la normativa referida al monto del traslado.
7. Firma y sella la planilla de traslado.
8. Entrega la planilla y el oficio al Director para
la firma.
DIRECTOR
9. Firma la planilla de traslado. Si el monto lo
requiere remite al Vicerrector Administrativo
el traslado y el oficio de justificación para su
autorización.
ADMINISTRADOR
10. Recibe traslado autorizado y consigna en la
Dirección de Presupuesto el original y las 2
copias de la planilla, el oficio de justificación
y el Disquete.
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
11. Firma una copia del traslado presupuestario
en conformidad de recepción y la entrega al
Administrador.
12. Carga información del disquete en el
Sistema Administrativo de formulación y
ejecución presupuestaria (SAFEP).
ADMINISTRADOR
13. Archiva copia del traslado presupuestario y
reutiliza el disquete.
14. Espera respuesta de la Dirección de
Presupuesto
DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO
15. Entrega al Administrador copia del traslado
procesado.
ADMINISTRADOR
16. Si el traslado fue rechazado, revisa el motivo
y realiza de nuevo el proceso, de ser el
caso.
17. Si fue aprobado archiva copia del traslado
presupuestario aprobado.
TRASLADO PRESUPUESTARIO ENTRE PARTIDAS DE UNA MISMA DEPENDENCIA
8/8
PA.1.2.3.3.2.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
PA.1.2.4. Viáticos y Pasajes
PA.1.2.4.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.4.2. Información General del Procedimiento
PA.1.2.4.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
1/5
PA.1.2.4.
ÍNDICE VIÁTICOS Y PASAJES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
VIÁTICOS Y PASAJES
2/5
PA.1.2.4.1.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Suministrar al personal de la Dirección
transporte y gastos de vida para actividades
administrativas fuera del lugar habitual de
trabajo.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Administrador recibe la
solicitud de cálculo de viáticos y pasajes.
Se termina cuando el Administrador archiva
documentos soporte para la rendición de los
fondos en anticipo.
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
Director (a
Administrador
Personal de la Dirección
Proveedores
BASE LEGAL
Normas para la administración de créditos
presupuestarios.
Reglamento de viáticos.
Normas de control interno de la Contraloría
General de la República.
Reglamento del Sistema de Planificación de la
ULA.
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENT
OS UTILIZADOS
Planilla REG gastos tablas y planillas
RECURSOS
Sistema Universitario Administrativo Sectorial
(SUAS)
VIÁTICOS Y PASAJES
3/5
PA.1.2.4.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR
1. Solicita mediante oficio el cálculo y pago de
viáticos.
ADMINISTRADOR
2. Determina la zona y categoría del
beneficiario de acuerdo al cargo del
trabajador y ciudad de destino.
3. Calcula el costo del pasaje de acuerdo al tipo
de trasporte :
- Boleto aéreo de acuerdo a las tarifas del
mercado.
- Vehículo propio según la tabla de
distancias terrestres, el monto en
Bolívares.
- Transporte publico con la factura o
comprobante de pasaje terrestre
4. Imprime del SUAS la planilla REG gastos
tablas y planillas y la llena con la
cuantificación de los viáticos.
5. Firma la planilla.
6. Obtiene firma del Trabajador.
7. Verifica en el SUAS si existe disponibilidad
presupuestaria:
- Si no existe disponibilidad realiza el
traslado presupuestario.
8. Si la movilización es por vía aérea:
- Reserva por vía telefónica el boleto aéreo.
- Accesa al SUAS y elabora orden de pedido
- Firma la orden de pedido y obtiene la
firma del Director.
DIRECTOR (A)
9. Verifica que la solicitud se correspondan con
los requerimientos de la Dirección.
10. Firma la planilla solicitud de financiamiento
de viáticos y gastos de viaje y la orden de
pedido.
ADMINISTRADOR
11. Entrega al Mensajero la orden de pedido
para retirar los pasajes.
MENSAJERO
12. Entrega al Proveedor la orden de pedido y
recibe la factura y el boleto aéreo.
13. Entrega la factura y el boleto aéreo al
Administrador.
ADMINISTRADOR
14. Elabora en el SUAS el cheque por el monto
de la factura, deduciendo lo
correspondiente al IVA e ISLR si aplica.
15. Reproduce copia fotostática del cheque y
vaucher, por intermedio del Operador de
Maquinas.
VIÁTICOS Y PASAJES
4/5
PA.1.2.4.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
16. Informa al Proveedor.
PROVEEDOR
17. Recibe el cheque y firma copia del vaucher
y lo devuelve al Administrador.
ADMINISTRADOR
18. Elabora cheque de viáticos y pasajes.
19. Entrega el cheque y el boleto al
Trabajador.
TRABAJADOR
20. Recibe el cheque, firma el comprobante del
cheque.
ADMINISTRADOR
21. Archiva temporalmente la factura del
boleto aéreo y los comprobantes de
cheques del boleto y de los viáticos para la
rendición de los fondos en anticipo.
TRABAJADOR
22. Al regreso del viaje consigna los
documentos de soporte de su estadía y el
comprobante del boleto de transporte.
ADMINISTRADOR
23. Archiva temporalmente para la rendición
de los fondos en anticipo:
- Documentos que avalan el viaje
- Comprobante del boleto
VIÁTICOS Y PASAJES
5/5
PA.1.2.4.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
PA.1.2.5. Cancelación de horas extras
PA.1.2.5.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.5.2. Información General del Procedimiento
PA.1.2.5.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
ÍNDICE CANCELACION DE HORAS EXTRAS
1/4
PA.1.2.5
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
CANCELACIÓN DE HORAS EXTRAS
2/4
PA.1.2.5.1.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Hacer efectivo el pago de horas extras
trabajadas por el personal de la Dependencia.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Director(a) solicita por escrito
el pago de horas extras al personal de la
dependencia.
Se termina cuando el Administrador notifica al
beneficiario la fecha para hacer efectivo el pago
en la Sección de Caja de la Dirección de
Finanzas.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entrada
Solicitud escrita del Director(a) de cancelación
de horas extras.
Salida
Orden de pago
Notificación verbal de la fecha de pago.
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Administrador, Director, Beneficiario)
Dirección de Programación y Presupuesto
BASE LEGAL
Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de
Administración Financiera del Sector Publico
Normas para la administración de créditos
presupuestarios
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal
RECURSOS
SUAS
CANCELACIÓN DE HORAS EXTRAS
3/4
PA.1.2.5.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR (A)
1. Solicita mediante oficio pago de horas
extras.
ADMINISTRADOR
2. Estima la hora hombre de acuerdo al cargo
de los trabajadores, con la aplicación de
“Relación horas extras a cancelar” diseñada
por DSIA.
3. Emite Relación de Horas Extras a Cancelar
4. Elabora oficio de solicitud de autorización
del Vicerrector Administrativo para cancelar
horas extras, y especifica las partidas por
las que se afectara el gasto. Subproceso:
Entregar Correspondencia
5. Espera autorización del Vicerrector
administrativo
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
6. Emite oficio de aprobación. Subproceso:
Recibir Correspondencia.
ADMINISTRADOR
7. Elabora Orden de Pago en original y dos (2)
copias en el SUAS por el monto estimado.
8. Anexa recaudos para demostrar la
procedencia del gasto:
• Copia del Contrato de ser el caso
• Estado de cuenta del trabajador
•
• Oficio de autorización del Vicerrectorado
Administrativo
• Copia del control de entrada y salida
• Relación horas extras a cancelar
• Copia Orden de Pago Original y 2 copias
Y remite a la Dirección de Presupuesto.
Subproceso: entregar correspondencia
DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO
9. Firma y Sella Copia de la Orden de Pago en
conformidad de Recibido
ADMINISTRADOR
10. Archiva copia de la orden de pago
11. Notifica al interesado que ya esta en curso
administrativo el pago para que se dirija a
la “Sección de Caja”
4/4
PA.1.2.5.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO CANCELACION DE HORAS EXTRAS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
PA.1.2.6. Gestión de las compras
PA.1.2.6.1. Adquisición de bienes y servicios
PA.1.2.6.1.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.6.1.2. Información General del Procedimiento
PA.1.2.6.1.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
PA.1.2.6.2. Administración de la caja chica
PA.1.2.6.2.1. Apertura de la caja chica
PA.1.2.6.2.1.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.6.2.1.2. Información General del Procedimiento
PA.1.2.6.2.1.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
PA.1.2.6.2.2. Ejecución del fondo de caja chica
PA.1.2.6.2.2.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.6.2.2.2. Información General del Procedimiento
PA.1.2.6.2.2.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
PA.1.2.6.2.3. Reposición del fondo de caja chica
PA.1.2.6.2.3.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.6.2.3.2. Información General del Procedimiento
PA.1.2.6.2.3.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
PA.1.2.6.3. Elaboración de cheques
PA.1.2.6.3.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.6.3.2. Información General del Procedimiento
PA.1.2.6.3.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
PA.1.2.6.4. Entrega de impuestos retenidos
PA.1.2.6.4.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.6.4.2. Información General del Procedimiento
PA.1.2.6.4.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
PA.1.2.6.5. Registro y control de bienes muebles
PA.1.2.6.5.1. Diagrama de actividades
PA.1.2.6.5.2. Información General del Procedimiento
PA.1.2.6.5.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
GESTIÓN DE LAS COMPRAS ÍNDICE
1/1
PA.1.2.6
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
1/4
PA.1.2.6.1.1.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Dotar a PLANDES de manera oportuna y al
menor costo de los bienes y servicios que
requiere para su funcionamiento.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando la Unidad de Apoyo
Administrativo elabora requisiciones de compras.
Se termina cuando se almacenan o entregan
los bienes requeridos.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
- Solicitud de bienes y / o servicios
- Plan de Compras
Productos:
- Bienes y/o servicios
- Registro Contable
- Facturas, cotizaciones, actas de licitación,
actas de comité de compras
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
- Director (a)
- Personal adscrito a las unidades Operativas
de la Dirección de Fomento
- Administrador
BASE LEGAL
Ley de Universidades
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República
Reglamento de Compras y Contratación de
Obras
Normas para la Administración de Créditos
Presupuestarios
Tabla de Ingresos
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMEN-
TOS UTILIZADOS
Cotizaciones
Facturas
Acta de licitación
Acta de Comité de Compras
RECURSOS
Manual de Normas y Procedimientos
Pagina Web de PLANDES
Sistema Universitario Administrativo Sectorial
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
2/4
PA.1.2.6.1.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. Recibe del Director requerimientos de
insumos o servicios presentados por los
Jefes de Departamento o de la Dirección.
2. De acuerdo al Reglamento de Compras y
Contratación de Servicios determina el tipo
de compra:
- Verifica el monto de la compra y aplica
los requerimientos para cada tipo de
compra: cotizaciones, pago contra
factura, orden de compra o de pedido o
licitación central.
3. Revisa en el SUAS la disponibilidad
presupuestaria y financiera.
4. Selecciona el (los) proveedor(es) del
Registro de Proveedores, de acuerdo al tipo
de bien o servicio requerido y a la modalidad
de compra.
5. Solicita el bien o servicio vía telefónica o
personalmente al proveedor, si la modalidad
es de compra directa.
6. Elabora la orden de compra o de pedido, de
acuerdo al tipo de compra, y la envía al
proveedor por vía telefónica o fax.
PROVEEDOR
7. Entrega los bienes y servicios, nota de
entrega y factura original al Administrador.
ADMINISTRADOR
8. Recibe la nota de entrega y revisa las
especificaciones de los bienes y el servicio
recibido.
9. Verifica que la factura esté a nombre de la
Universidad de Los Andes, y los cálculos y
demás datos según lo establecido por el
SENIAT. Si el gasto está sujeto a retención
del IVA o ISLR según la tabla emitida por la
Dirección de Finanzas, elabora la planilla de
retención.
10. Obtiene copia fotostática de la planilla de
retención.
11. Consulta en la pagina Web del SENIAT la
categoría del contribuyente:
Si es contribuyente ordinario y la factura no
refleja el IVA solicita documentación al
proveedor que justifique su exoneración.
12. Codifica la factura de acuerdo al plan único
de cuentas.
13. Firma y sella la factura.
14. Registra en el SUAS los datos de la factura.
15. Elabora el cheque por el monto de la factura
deduciendo lo correspondiente a la retención
de IVA o ISRL.
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
3/4
PA.1.2.6.1.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
16. Firma el cheque y el vaucher y los entrega al
Director para la firma.
DIRECTOR
17. Firma el cheque y lo devuelve al
Administrador.
ADMINISTRADOR
18. Informa al Proveedor que debe retirar el
cheque dentro de los tres días siguientes a
la fecha del mismo.
PROVEEDOR
19. Recibe el cheque y copia de las planillas de
retención.
20. Firma el vaucher y copias de las planillas en
conformidad de recepción.
21. Dispone del cheque y copia de la planilla de
retención.
ADMINISTRADOR
22. Archiva temporalmente para posterior
rendición de retenciones de impuestos y de
fondos en anticipo:
- Copia del vaucher y el cheque
- Planilla de retención del IVA e ISRL
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
4/4
PA.1.2.6.1.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
Circular con códigos
financieros y monto de unidades tributarias autorizado
Registrar en el modulo de caja chica del SUAS los
datos de apertura del fondo de caja chica
Cobrar el cheque en el banco y custodiar el
efectivo para las compras de bienes y servicios
requeridos
Firmar el cheque y el vaucher
Elabora el cheque por el monto que corresponde en unidades tributarias a
la apertura
Archivar el vaucher
Precondición: Códigos y montos autorizados para apertura del fondoPoscondición: Vaucher del cheque de apertura del fondo de caja chica archivado
Obtener firma del Director(a) en el cheque y
el vaucher
APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA
1/3
PA.1.2.6.2.1.1.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Crear un fondo fijo de recursos para atender
contingencias e imprevistos de funcionamiento
operativo que corresponda a pagos en efectivo
por gastos menores y misceláneos
exclusivamente.
Se inicia cuando el Administrador recibe de la
Dirección de Finanzas lineamientos para la
apertura de la caja chica.
Se termina cuando el Administrador archiva el
vaucher del cheque de apertura de caja chica.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Entradas
Oficio con lineamientos de la Dirección de
Finanzas
Salidas
Vaucher del cheque
Efectivo
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Director, Administrador)
Dirección de Finanzas
BASE LEGAL
Normas para la administración de créditos
presupuestarios
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMEN-
TOS UTILIZADOS
Códigos financieros
Cheque y vaucher
RECURSOS
Sistema Universitario Administrativo Sectorial
(SUAS)
APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA
2/3
PA.1.2.6.2.1.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. Recibe de la Dirección de Finanzas:
- Circular con los códigos financieros
- Monto de las Unidades Tributarias
autorizado.
2. Accesa en el SUAS el Modulo de Caja Chica
y registra los datos de apertura.
3. Elabora en el SUAS el Cheque por el monto
en unidades tributarias correspondiente a la
apertura de caja chica.
4. Firma el vaucher y el cheque.
5. Entrega al Director (a) el cheque para la
firma.
DIRECTOR (A)
6. Firma el vaucher y el cheque.
ADMINISTRADOR
7. Accesa al SUAS en el modulo “Caja Chica”
y registra datos de apertura.
8. Cobra el cheque en el banco y custodia el
efectivo.
9. Archiva:
- Vaucher del Cheque
APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA
3/3
PA.1.2.6.2.1.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
Requerimiento de bienes o
serviciosVerificar que el precio
del bien o servicio esté en el rango de
gastos establecido en las normas
Solicitar a los proveedores tres cotizaciones
PRECONDICIÓN: Requerimiento de bienes o serviciosPOSCONDICIÓN: Factura y cotizaciones archivadas para rendicion.
No requiere cotizaciones
Requiere cotizaciones
Seleccionar el proveedor
Registrar en el SUAS en el Modulo “gastos de caja
chica” la fecha y monto de la factura, descripción del
bien o servicio y el proveedor.
Recibir el bien o servicio y la factura correspondienteAnalizar las cotizaciones
Cancelar al proveedor
Archivar en la carpeta de rendición la factura y las
cotizaciones
1/3
PA.1.2.6.2.2.1.
EJECUCION DEL FONDO DE CAJA CHICA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Adquirir bienes y/o servicios requeridos para el
funcionamiento operativo de la dependencia.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Administrador solicita bienes
y/o servicios o cotizaciones a los proveedores.
Se termina cuando el administrador archiva
temporalmente las facturas y el vaucher del
cheque.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Solicitud de bienes o servicios menores
Salidas
Facturas
Cotizaciones
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
Internamente
PLANDES (Administrador, Director)
Externamente
Proveedores
BASE LEGAL RELACIONADA
Normas para la administración de créditos
presupuestarios
Reglamento de compras
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMENT
OS UTILIZADOS
Factura
Cotizaciones
RECURSOS
Sistema Universitario Administrativo Sectorial
2/3
PA.1.2.6.2.2.2.
EJECUCION DEL FONDO DE CAJA CHICA INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. De acuerdo a los requerimientos de la
dependencia y en un todo de acuerdo con
las normas establecidas para pagos por caja
chica, solicita a los proveedores el bien o
prestación del servicio.
2. Solicita cotizaciones en el caso de bienes
cuyos precios así lo requieren según las
normas.
PROVEEDORES
3. Elabora la cotización del bien o servicio y lo
consigna en la dependencia.
ADMINISTRADOR
4. Recibe las cotizaciones y verifica que el
precio del bien o servicio esté en el rango de
gastos establecido en las normas.
5. Informa al Proveedor seleccionado.
PROVEEDOR
6. Elabora factura y la consigna en la
dependencia con el bien o servicio solicitado.
ADMINISTRADOR
7. Revisa calidad y garantía del bien o servicio.
8. Cancela al proveedor.
9. Registra en el SUAS en el Modulo
“gastos de caja chica” la fecha y monto
de la factura, descripción del bien o
servicio y el proveedor.
10. Archiva en la carpeta de rendición:
- Factura
- Cotizaciones
Ir al proceso: Rendir Caja Chica
3/3
PA.1.2.6.2.2.3
EJECUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
60% del fondo
ejecutado
Elaborar en el SUAS el cheque por el monto de reposición en unidades
tributarias
Firmar el vaucher y el cheque
Obtener firma del Director(a) en el cheque y
el vaucher
Archivar en la carpeta de rendición el vaucher del
cheque.
PRECONDICIÓN: Fondo de caja chica ejecutado en un 60%POSCONDICIÓN: Comprobante de cheque archivado
1/3
PA.1.2.6.2.3.1
REPOSICION DEL FONDO DE CAJA CHICA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Restablecer la disponibilidad financiera agotada
para dar cumplimiento a la programación de
desembolsos por caja chica.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Administrador elabora el
cheque de reposición.
Se termina cuando el administrador archiva en
la carpeta de rendición el vaucher del cheque.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Estado de ejecución del fondo de caja chica.
Salidas
Efectivo
Vaucher del cheque
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Director, Administrador)
BASE LEGAL
Normas para la administración de créditos
presupuestarios
RECURSOS
SUAS
2/3
PA.1.2.6.2.3.2
REPOSICION DEL FONDO DE CAJA CHICA INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. Una vez ejecutado al menos el sesenta por
ciento (60%) del fondo en ejecución (creado
o por reposición) elabora en el SUAS el
Cheque por el monto, en unidades
tributarias, de reposición.
2. Firma el vaucher y el cheque.
3. Entrega al Director (a) el cheque para la
firma.
DIRECTOR (A)
4. Firma el vaucher y el cheque
ADMINISTRADOR
5. Cobra cheque y custodia el efectivo.
6. Archiva en la carpeta de rendición:
- vaucher del cheque
REPOSICION DEL FONDO DE CAJA CHICA
3/3
PA.1.2.6.2.3.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
Disponibilidad financiera Determinar el programa
y la partida por la que realizará el pago
Precondición: Disponibilidad financiera Poscondición: Cheque cancelado y registradp
Registra en el SUAS en el módulo “fondo en
anticipo”, los gastos con cheque.
Elaborar el chequeVerificar la correcta
trascripción del cheque
Correcto
Obtener fotocopia del cheque
Firmar original y copia del comprobante de cheque
incorrecto
Obtener firma del Director(a) en el cheque y
el comprobante
Archivar el original y la copia del comprobante de
cheque
Archivar el cheque, la fotocopia del cheque, el
original y la copia del comprobante del cheque
Obtener copia fotostática del cheque
Entregar el cheque al beneficiario
Registrar la anulacion del cheque en el SUAS
ELABORACIÓN DE CHEQUES
1/3
PA.1.2.6.3.1.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Hacer efectivo con instrumentos de pago los
servicios y bienes adquiridos.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando se determina la disponibilidad
financiera para efectuar el pago.
Se termina cuando el Administrador archiva el
original y la copia del comprobante del cheque.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entrada
Disponibilidad presupuestaria y financiera para
ejecutar el pago
Salida
Comprobante de cheque
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Administrador, Director)
Beneficiario del cheque
BASE LEGAL
Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de
Administración Financiera del Sector Publico
Normas para la administración de créditos
presupuestarios
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal
RECURSOS
SUAS
ELABORACIÓN DE CHEQUES
2/3
PA.1.2.6.3.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. Determina el programa y partida por la que
se realizara el gasto dependiendo del
concepto.
2. Registra en el SUAS en el módulo “fondo en
anticipo”, los gastos con cheque.
3. Verifica la correcta trascripción de datos del
cheque y si es incorrecta:
3.1. Sella el cheque en condición de anulado.
3.2. Obtiene, por intermedio del Operador de
Máquinas, una copia fotostática del
cheque.
3.3. Registra la anulación del cheque en el
SUAS en el modulo “Fondo de Trabajo.”
3.4. Archiva:
- Copia del cheque anulado
- Cheque anulado
- Original y copia del formulario
comprobante del cheque
4. Si es correcta la trascripción obtiene, por
intermedio del Operador de Maquinas, copia
fotostática del cheque.
ADMINISTRADOR
5. Firma original y copia del comprobante de
Cheque.
6. Obtiene firma del Director(a) en el cheque y
el comprobante.
7. Desglosa el comprobante del cheque y
entrega con el cheque al Recepcionista.
RECEPCIONISTA
8. Localiza al beneficiario por vía telefónica.
BENEFICIARIO
9. Firma y sella el original y la copia del
comprobante del Cheque y dispone del
cheque.
RECEPCIONISTA
10. Entrega original y copia del comprobante del
cheque al Administrador.
ADMINISTRADOR
11. Archiva
- Original comprobante de cheque
- Copia del comprobante de cheque
ELABORACION DE CHEQUES
3/3
PA.1.2.6.3.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
1/3
PA.1.2.6.4.1.
ENTREGA DE IMPUESTOS RETENIDOS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Consignar en la Dirección de Finanzas la
recaudación por concepto de retención de
impuesto sobre la renta e impuesto al valor
agregado por adquisición de bienes y servicios a
los proveedores de la Dependencia.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Administrador revisa el
monto de las retenciones en la fecha establecida
para la rendición.
Se termina cuando el Administrador recibe del
Departamento de Nómina la copia de Recibo de
Ingreso y la planilla de comprobante de cheque
para archivo.
INSUMO/PRODUCTO
Entrada
Registro de retenciones en el SUAS de los
impuestos retenidos
Salida
Planilla de comprobante de cheque
Copia del Recibo de Ingreso
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Director(a), Administrador,
Secretaria, Mensajero)
Dirección de Finanzas (Departamento de
Nómina)
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS
UTILIZADOS
Comprobante de retención del Impuesto sobre la
Renta.
Comprobante de retención al impuesto al Valor
Agregado
Recibo de Ingreso
Cheque
Comprobante del cheque
BASE LEGAL
Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de
Administración Financiera del Sector Público.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional del Control
Fiscal.
Normas para la administración de créditos
presupuestarios.
RECURSOS
Sistema Universitario Administrativo Sectorial
(SUAS)
2/3
PA.1.2.6.4.2.
ENTREGA DE IMPUESTOS RETENIDOS INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. De acuerdo con el cronograma establecido
para el pago del IVA e ISLR revisa en el
SUAS el monto de las retenciones.
2. Elabora el cheque por el monto de las
retenciones a proveedores.
3. Solicita a la Secretaria la elaboración del
Recibo de Ingreso y le entrega el cheque y
el vaucher correspondiente.
SECRETARIA
4. Recibe el cheque con el vaucher y llena la
planilla “Recibo de Ingreso” en original y
cinco copias.
5. Devuelve el cheque, vaucher y la planilla
“Recibo de Ingreso”.
ADMINISTRADOR
6. Recibe y consulta en el SUAS en el modulo
“fondos, consultas de reportes varios,
impuesto al valor agregado” y almacena en
disquete el Listado:
• Declaración informativa
• Libro de Compra
7. Imprime planilla “Comprobante Retención
Impuesto al valor agregado”
8. Solicita copia fotostática de “Comprobante
Retención Impuesto al valor agregado”
9. Solicita copia fotostática de “Comprobante
Retención Impuesto al valor agregado” y de
las facturas sujetas a retención
OPERADOR DE MAQUINAS DE
REPRODUCCIÓN
10. Reproduce copia fotostática
ADMINISTRADOR
11. Recibe documentos y organiza carpeta para
entrega al Dpto. de Nomina
• Copia Comprobante Retención Impuesto al
valor agregado
• Facturas
• Planilla de comprobante de cheque
• Recibo de Ingreso
12. Subproceso: Entregar Correspondencia
DEPARTAMENTO DE NOMINA
13. Devuelve Planilla de comprobante de cheque
y Copia Recibo de Ingreso
14. Subproceso: Rendir Anticipos
3/3
PA.1.2.6.4.3.
ENTREGA DE IMPUESTOS RETENIDOS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
1/3
PA.1.2.6.5.1.
REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Inventariar los bienes muebles y equipos
adquiridos.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Administrador recibe del
proveedor el bien y la factura.
Se termina cuando el Administrador archiva la
factura y oficio de Relación de Bienes Muebles y
Equipos.
INSUMO/PRODUCTO
Entrada
Factura
Salida
Factura identificada con los datos de registro de
inventario.
Oficio de Relación de Bienes Muebles
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Director(a), Administrador,
Secretaria, Mensajero, Personal de la
dependencia)
Dirección de Finanzas (Sección de Inventario)
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS
UTILIZADOS
Factura
Oficio de Relación de Bienes muebles
BASE LEGAL
Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de
Administración Financiera del Sector Público.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional del Control
Fiscal.
Normas para la administración de créditos
presupuestarios.
RECURSOS
Sistema Universitario Administrativo Sectorial
(SUAS)
2/3
PA.1.2.6.5.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. Luego de adquirir el bien, transcribe en el
reverso de la factura los datos del trabajador
responsable de bien mueble, ubicación,
imputación presupuestaria, montos
desglosados por partidas, y sello de la
dependencia y firma.
2. Elabora oficio con los datos de identificación
del bien mueble y anexa la factura.
3. Obtiene firma del Director(a) en el oficio.
4. Remite el oficio y la factura, por intermedio
de la Secretaria, a la Sección de Inventario
de la Dirección de Finanzas.
DIRECCIÓN DE FINANZAS
5. Transcribe en la factura el serial asignado y
estampa el sello de la Sección de bienes.
6. Elabora oficio de relación de bienes y lo
remite al Administrador con las facturas.
7. Se dirige a la Dirección de PLANDES para
estampar el serial ULA en el mueble
correspondiente.
ADMINISTRADOR
8. Entrega el bien mueble al trabajador.
TRABAJADOR
9. Verifica las especificaciones del bien.
10. Firma la nota de entrega en conformidad y
devuelve la copia al Administrador.
ADMINISTRADOR
11. Entrega para archivo la nota de entrega.
12. Archiva la factura y oficio de relación de
bienes muebles y equipos.
3/3
PA.1.2.6.5.3.
REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
PA.1.3.
CIERRE PRESUPUESTARIO ANUAL
1/2
PA.1.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS PRESUPUESTARIOS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
PA.1.3. Cierre presupuestario anual
PA.1.3.1. Cierre de caja chica
PA.1.3.1.1. Diagrama de actividades
PA.1.3.1.2. Información General del Procedimiento
PA.1.3.1.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
PA.1.3.2. Rendición de anticipos
PA.1.3.2.1. Diagrama de actividades
PA.1.3.2.2. Información General del Procedimiento
PA.1.3.2.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
PA.1.3.3. Cierre presupuestario
PA.1.3.3.1. Diagrama de actividades
PA.1.3.3.2. Información General del Procedimiento
PA.1.3.3.3. Descripción Narrativa del Procedimiento
ÍNDICE CIERRE PRESUPUESTARIO ANUAL
2/2
PA.1.3.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
1/3
PA.1.3.1.1.
CIERRE DE LA CAJA CHICA DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Presentar la rendición anual de caja chica para la
elaboración de los estados anuales
presupuestario, financiero y contable de la
dependencia y de la institución.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia al finalizar el ejercicio fiscal cuando el
Administrador organiza los soportes de caja
chica a la fecha.
Se termina cuando el Administrador recibe y
archiva la copia del Recibo de Ingresos aprobada
por la Dirección de Finanzas.
INSUMO/PRODUCTO
Entrada
Facturas
Vaucher de cheque
Salida
Recibo de Ingresos
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
Plandes (Director, Administrador)
Dirección de Finanzas
BASE LEGAL RELACIONADA
Reglamento Nº 1 de la LOAFSP
Normas para la administración de créditos
presupuestarios
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional del Control
Fiscal.
RECURSOS
Sistema Universitario Administrativo Sectorial
(SUAS)
2/3
PA.1.3.1.2.
CIERRE DE LA CAJA CHICA INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. Al finalizar el ejercicio fiscal organiza los
comprobantes de cheques de apertura y
reposición y las ordenes de Pago de la
carpeta de rendición.
2. Si existe efectivo elabora el “Recibo de
Ingreso” por el monto correspondiente en
original y 5 copias.
3. Firma y sella el “Recibo de Ingreso”
4. Consigna en la Dirección de Finanzas en la
Sección de Caja, el Recibo de Ingreso con la
relación de facturas, monto total de la
apertura y el efectivo no utilizado.
DIRECCIÓN DE FINANZAS
“SECCIÓN DE CAJA”
5. Recibe y verifica el efectivo con el “Recibo
de Ingreso”.
6. Firma, sella y coloca fecha en conformidad
de recepción.
7. Entrega al Administrador una copia del
recibo de ingreso en conformidad de
recepción.
ADMINISTRADOR
8. Espera notificación de la Dirección de
Finanzas Sección de Caja
DIRECCIÓN DE FINANZAS
“SECCIÓN DE CAJA”
9. Emite copia del recibo de ingreso en
condición de aprobado y entrega al
Administrador.
ADMINISTRADOR
10. Recibe copia del recibo de ingreso y
registra el cierre de caja chica en el SUAS.
11. Archiva la copia del recibo de ingresos.
CIERRE DE CAJA CHICA
3/3
PA.1.3.1.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
RENDICION DE ANTICIPOS
1/4
PA.1.3.2.1.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Presentar soportes de ejecución presupuestaria
para control posterior y correspondiente registro
en el nivel central.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando se ejecuta el 75% del fondo en
anticipo recibido.
Se termina el Administrador archiva las
carpetas de rendición aprobadas y selladas por
el Departamento de Contabilidad de la Dirección
de Finanzas.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Facturas
Vaucher de cheques
Comprobante de retención de IVA
Cotizaciones
Salidas
Rendición aprobada
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
Internamente
Administrador
Director
Externamente
Dirección de Finanzas
Dirección de Programación y Presupuesto
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMEN-
TOS UTILIZADOS
Formulario CP-PO2 movimiento tipo A de
Rendición de Fondo en Anticipo
Formulario CP-PO3 tipo D si requiere traslado
presupuestario
Formulario de consulta detallada
Formulario de Resumen por Actividad y
Subpartida específica
Formulario del Estado del Fondo
Facturas, comprobantes de cheques y otros
soportes del gasto codificados.
Disquete.
BASE LEGAL RELACIONADA
Reglamento Nº 1 de la LOAFSP
Normas para la administración de créditos
presupuestarios
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional del Control
Fiscal.
RECURSOS
Sistema administrativo de formulación y
ejecución presupuestaria
RENDICION DE ANTICIPOS
2/4
PA.1.3.2.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
Una vez agotado al menos, el 75% de los
créditos presupuestarios asignados a las partidas
en el fondo en anticipo:
1. Organiza dos carpetas en original y copia
con las facturas, vaucher de cheques,
comprobante de retención del IVA, recaudos
para justificar el gasto (Viáticos),
cotizaciones solicitadas a los proveedores,
por concepto del gasto según el Plan Único
de Cuentas.
2. Accesa al SUAS y en el modulo “Rendición
de fondos en anticipos” registra las facturas
con códigos presupuestarios del gasto,
cheques, beneficiarios.
3. Prepara rendición de cuentas CP-PO2 e
imprime:
Consulta Rendición del gasto (2)
Consulta detallada Rendición (1)
Consulta de las partidas que requieren
traslado (2)
Estado del Fondo
CP-P02 movimiento A (3)
CP-PO3 movimiento tipo D si requiere
traslado presupuestario
4. Entrega al Director los formularios.
DIRECTOR
5. Revisa y firma la planilla CP-PO2 de
Rendición de Gastos y la CP-PO3 si requiere
traslado y la devuelve al Administrador.
ADMINISTRADOR
6. Recibe la rendición de gastos firmada y
graba la información en disquete.
7. Entrega en la Unidad de Control
Presupuestario de la Dirección de
Programación y Presupuesto las carpetas de
rendición de gastos con:
Formulario CP-PO2 movimiento tipo A de
Rendición de Fondo en Anticipo
Formulario CP-PO3 tipo D si requiere
traslado presupuestario
Formulario de consulta detallada
Formulario de Resumen por Actividad y
Subpartida específica
Formulario del Estado del Fondo
Facturas, comprobantes de cheques y otros
soportes del gasto codificados.
Disquete.
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
8. Recibe y carga en el SAFEP la información
del disquete.
9. Entrega al Administrador la planilla de
Información de Movimientos firmada o
sellada.
ADMINISTRADOR
10. Espera aprobación de la rendición.
3/4
PA.1.3.2.3.
RENDICION DE ANTICIPOS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
11. Remite a la Dirección de PLANDES las
carpetas de rendiciones con los reportes
aprobados.
ADMINISTRADOR
12. Consigna en el Departamento de
Contabilidad de la Dirección de Finanzas
carpetas de rendiciones y la planilla de
Informe de Movimientos.
DIRECCIÓN DE FINANZAS -DPTO. DE
CONTABILIDAD-
13. Firma y sella en conformidad de recibido la
planilla de Informe de movimientos.
ADMINISTRADOR
14. Archiva la planilla de Informe de
movimientos.
15. Espera revisión del Departamento de
Contabilidad.
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
16. Una vez revisadas y aprobadas remite a la
Dirección de PLANDES las carpetas de
rendiciones con los reportes aprobados.
.
ADMINISTRADOR
17. Recibe las carpetas de rendición aprobadas y
selladas por el Departamento de
Contabilidad.
18. Archiva la carpeta en la unidad.
4/4
PA.1.3.2.3.
RENDICION DE ANTICIPOS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
1/3
PA.1.3.3.1.
CIERRE PRESUPUESTARIO DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO: MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.:
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Presentar la rendición anual de ejecución
presupuestaria y financiera de la dependencia.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Administrador recibe de la
Dirección de Programación y Presupuesto la
programación del cierre presupuestario.
Se termina cuando el Administrador archiva
los recaudos.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Programación de cierre presupuestario.
Salidas
Copia del Recibo de Ingreso
Copia de depósito bancario
Justificación de reintegro
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Administrador, Director)
Dirección de Finanzas
Dirección de Programación y Presupuesto
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMEN-
TOS UTILIZADOS
Recibo de ingreso
Cheque
Comprobante de cheque
Depósito bancario
Informe de justificación
Rendición por reintegro
BASE LEGAL RELACIONADA
Reglamento Nº 1 de la LOAFSP
Normas para la administración de créditos
presupuestarios
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional del Control
Fiscal.
RECURSOS
Sistema administrativo de formulación y
ejecución presupuestaria
2/3
PA.1.3.3.2.
CIERRE PRESUPUESTARIO INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR
1. Recibe de la Dirección de Presupuesto la
programación del cierre presupuestario.
2. Revisa en el SUAS el estado del fondo en
anticipo y las conciliaciones bancarias.
3. Si tiene saldo prepara el cierre con
reintegro del saldo a la Tesorería de la
Universidad:
- Accesa el SUAS y llena la planilla
Recibo de Ingreso en original y seis
copias, codificando los conceptos de
ingreso según la tabla.
- Elabora cheque por el monto de la
diferencia y deposita en el banco
indicado por el Vicerrector
Administrativo en la programación del
cierre.
- Registra el reintegro a la Tesorería de
la Ula.
- Imprime la Rendición por Reintegro
del SUAS.
- Elabora informe de Justificación del
Reintegro para que le sean
incorporados en el presupuesto del
año próximo.
- Copia (del SUAS) en un disquete el
cierre.
4. Entrega al Director la rendición: depósito
bancario, original y seis copias de la planilla
de ingreso, el disquete y la justificación.
DIRECTOR (A)
4. Firma el informe de justificación y remite a
la Dirección de Finanzas:
• Informe de justificación
• Duplicado de la planilla Recibo de
ingreso
• Depósito bancario
DIRECCIÓN DE FINANZAS
5. Verifica recibo de ingreso y el depósito y
firma y sella las copias de las planillas en
conformidad de recepción.
6. Devuelve al Administrador cuatro copias del
recibo de ingreso.
7. Remite a la Dirección de Programación y
Presupuesto el duplicado del Recibo de
Ingreso, el depósito bancario y la
justificación.
8. Archiva copia del Recibo de Ingreso.
ADMINISTRADOR
11. Archiva los recaudos
3/3
PA.1.3.3.3.
CIERRE PRESUPUESTARIO DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.
APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO
PROCESOS DE APOYO MODELO DE PROCESOS
VIII.
1/4
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2. Apoyo secretarial y logístico
- Diagrama de proceso
- Diagrama de jerarquía de procesos
PA. 2.1. Atención al público
PA.2.2. Gestión de la correspondencia
PA.2.3. Manejo del Archivo
PA.2.3.1. Archivo de documentos
PA.2.3.2. Consulta de documentos de archivo
PA.2.4. Trascripción de documentos
PA.2.5. Reproducción fotostática de documentos
PA.2.6. Suministro de material de oficina
PA.2.7. Mensajería interna y externa
PA.2.8. Mantenimiento del espacio físico de PLANDES
APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO ÍNDICE
2/4
PA.2.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO
Supervisa - Controla
Objetivos
Reglamento del Sistema de Planificación de la ULAResolución Nº 1526 del Consejo Universitario
Base Legal
Director Dotar a todas las instancias de la Dirección del apoyo operativo
que facilite las labores administrativas
Información proveniente de:Departamentos de la Dirección
ApoyaEjecuta
2 Secretarias1 Oficinista1 Recepcionista1 Operador de Máquinas1 Obrero1 Mensajero
Portal Web de la Dirección de PLANDES Sistema automatizado de Correspondencia
Recursos
Documentos de ingresoCorrespondencia de entregaSolicitud de reproducción de material Solicitud de transcripción
Atención al público
Registro y control de correspondencia
Mantenimiento de las instalaciones
Trascripción de documentos
Manejo de archivo
Entrada
Salida
APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO DIAGRAMA DE PROCESO
PA.2.
3/4
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO
PA.2.1. Atención al
público
PA.2.2. Manejo de la
correspondencia
PA.2.3. Manejo del
archivo
PA.2.4. Trascripción de
documentos
PA.2.5. Reproducción de
documentos
PA.2.6. Suministro de
materiales de oficina
PA.2.7. Mensajeria interna
y externa
PA.2.8. Mantenimiento de
espacio físico
JERARQUÍA DE PROCESOS APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO
4/4
PA.2.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.1.
ATENCIÓN AL PÚBLICO
APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PA.2.
1/2
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.1. Atención al público
PA.2.1.1. Diagrama de actividades
PA.2.1.2. Normas internas
PA.2.1.3. Información general del procedimiento
PA.2.1.4. Descripción narrativa del procedimiento
APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO ÍNDICE
PA.2.1.
2/2
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Solicitud de información
Dar la bienvenida al solicitante
Precondición: Solicitud de información Poscondición: Usuario atendido
Verificar si la información solicitada se encuentra publicada
en documentos o página Web
institucionales
Solicitud de información
Informar por vía telefónica al personal y acompañar al visitante hasta el sitio de reunión
o informarle fecha y hora para la entrevista
Entrevista personal Orientar al Solicitante
sobre el Departamento competente para que presente la solicitud
Está publicada
No está publicada
Orientar al Solicitante sobre aspectos generales de la
informacion y los medios para acceder a
la misma
Proporcionar la información y de ser el caso solicitar fotocopia (hasta tres paginas) y
entregarlas al solicitante
ATENCIÓN AL PÚBLICO
PA.2.1.1
1/4
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
1. El (la) Recepcionista es el responsable de
orientar al público que ingresa a las
instalaciones de la Dirección para atender
sus solicitudes.
2. El Director(a) determinará el tipo de
información institucional que debe ser
solicitada por escrito.
3. Toda información de tipo técnico o
administrativo solicitada deberá ser
evacuada por delegación del Director en los
jefes de departamento y personal técnico
competente.
4. La Recepción podrá entregar información de
manera directa, si está disponible en la
página Web de PLANDES y de la ULA o en
documentos públicos.
5. La entrega de información verbal se hará
siempre y cuando se trate de información
para fines de orientación.
6. La entrega de copias deberá ser autorizada
por el personal delegado por el Director(a).
Para documentos con más de tres páginas
se aplicará el procedimiento de préstamo de
documentos.
7. Solo se prestará el servicio de fotocopia a
usuarios externos a la dependencia, hasta
tres páginas del documento.
ATENCIÓN AL PÚBLICO
PA.2.1.2
2/4
NORMAS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Proporcionar la información requerida en la
recepción por usuarios, organismos públicos y
privados que utilizan información y servicios de
PLANDES.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el (la) Recepcionista recibe
requerimientos de información o servicios de
PLANDES personalmente o vía telefónica de
personal universitario y organismos públicos y
privados.
Se termina cuando el solicitante recibe
información solicitada.
INSUMO/PRODUCTO
Entrada
Solicitud de información o servicio
Salida
Usuario atendido
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Recepción, Personal de la Dirección,
Director(a).
Dependencias universitarias
Organismos públicos y privados
BASE LEGAL RELACIONADA
Normas internas de atención al público.
RECURSOS
1 Recepcionista
Personal de la Dirección que suministra
información requerida
ATENCIÓN AL PÚBLICO
PA.2.1.3
3/4
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
RECEPCIONISTA
1. Da la bienvenida al solicitante y recibe el
requerimiento.
2. Si solicita entrevista con personal de la
Dirección le informa por vía telefónica al
funcionario y lo acompaña hasta el sitio de
reunión o le informa según las instrucciones
recibidas fecha y hora de la entrevista.
3. Si solicita información, verifica si ésta se
encuentra publicada en documentos
institucionales o página Web y le informa.
4. Orienta al solicitante sobre aspectos
generales de la información y los medios
para acceder a la misma.
5. De no estar publicada orienta al solicitante
sobre el departamento de la Dirección
competente para que presente directamente
la solicitud.
6. Informa al responsable de la información
solicitada.
JEFE DE DEPARTAMENTO/PERSONAL
AUTORIZADO
7. Recibe al solicitante y de no requerir
solicitud por escrito, proporciona la
información requerida.
8. Si requiere información de documentos del
archivo solicita al archivo la búsqueda y
fotocopia del documento (hasta tres
páginas). Ver procedimiento Consulta de
documentos del archivo.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO ATENCIÓN AL PÚBLICO
4/4
PA.2.1.4.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.2.
MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO
PA.2.
1/7
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
2.2. Manejo de la correspondencia: Diagrama de actividades
Información general
2.2.1. Ingreso de correspondencia: Descripción narrativa del procedimiento
2.2.2. Salida de correspondencia: Descripción narrativa del procedimiento
INDICE MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
PA.2.2.
2/7
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
PA.2.2.
3/7
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Recibir, registrar y distribuir la correspondencia
y documentación interna y externa de manera
oportuna a fin de coadyuvar al quehacer
administrativo de la Dirección.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando la recepcionista recibe
correspondencia.
Se termina Cuando las Secretarias de los
Departamentos entregan al responsable de
archivo la documentación.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entradas
Correspondencia de ingreso
Salidas
Copia de la correspondencia
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
Internamente
Director
Recepcionista
Secretarias
Personal técnico
Operador de máquinas
Externamente
Mensajeros de dependencias universitarias y
entes externos.
BASE LEGAL RELACIONADA
Reglamento del Sistema de Planificación de la
ULA
Normas de control Interno de la Contraloría
General de la República
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS
UTILIZADOS
Libro de control de correspondencia
Invitaciones
Informes
Proyectos
RECURSOS
Sistema automatizado de correspondencia
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
PA.2.2.
4/7
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
RECEPCIÓN
1. Recibe la correspondencia y/o documentos.
2. Identifica la fuente y verifica que la
correspondencia o documento esté dirigida a
la Dirección y que contenga el (los) anexo(s)
que indique la misma.
3. Identifica el destinatario:
3.1. Si es de carácter personal:
- Firma el comprobante de entrega de
correspondencia del remitente.
- Informa al interesado en el caso de ser
“entrega en sus manos”, para la firma
correspondiente.
3.2. Si es de carácter institucional:
- Verifica en el libro de control del
remitente el correcto registro de la
correspondencia a recibir.
- Firma el libro en conformidad de
recepción.
- Abre la correspondencia y estampa sello
con fecha y hora de recepción y numero
correlativo de ingreso de
correspondencia.
- Registra en el Sistema Automatizado de
Correspondencia el número correlativo
asignado, la fecha de recepción, fecha
del documento, la identificación del
remitente y la idea principal del
documento como resumen del
contenido, en un todo de acuerdo con el
instructivo del sistema administrativo de
correspondencia.
- Actualiza el estatus del documento de
acuerdo al destino, según las normas
internas de la Dirección.
SECRETARIA DE LA DIRECCIÓN
4. Recibe la correspondencia y revisa.
5. Accesa el Sistema de Correspondencia y
revisa el estatus otorgado a los documentos.
6. Organiza los documentos de acuerdo al
contenido y le anexa a cada uno el formato
de instrucciones para respuesta o trámite de
asunto.
7. Deposita los documentos en el despacho del
Director (a).
DIRECTOR (A)
8. Revisa los documentos y asigna tareas en el
formato de instrucciones.
SECRETARIA DEL DIRECTOR (A)
9. Retira los documentos y cambia en el
sistema administrativo de Correspondencia
el estatus a “revisado por Director”.
10. Entrega al personal secretarial los que
correspondan a su departamento de
adscripción.
11. Elabora los oficios de respuesta indicados, lo
imprime y lo entrega para la firma del
Director.
INGRESO DE CORRESPONDENCIA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PA.2.2.1.
5/7
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
12. Obtiene, por intermedio del Operador de
Máquinas, fotocopia del documento. Ver
procedimiento de Salida de
Correspondencia.
SECRETARIA DE DEPARTAMENTO
13. Obtiene con el operador de máquinas una
copia fotostática del documento.
14. Registra en el Sistema de Correspondencia
el destino del documento y la fecha de
entrega al personal técnico. Cambia el
estatus del documento a ¨pendiente por
procesar¨.
15. Entrega al personal el documento.
PERSONAL TÉCNICO
16. Recibe, y firma en el original del
documento en conformidad de recepción y
lo devuelve.
17. Procede de acuerdo a las instrucciones si le
corresponde tramitar respuestas a
correspondencia o documentos asignados.
INGRESO DE CORRESPONDENCIA
PA.2.2.1.
6/7
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
SECRETARIA DE DEPARTAMENTO
1. Recibe del Jefe de Departamento los
documentos para enviar a otras
dependencias, personas o entes externos.
2. Prepara oficio de envío de acuerdo a las
instrucciones recibidas. Asigna el número
correspondiente.
3. Prepara el sobre.
4. Entrega a la Secretaria de la Dirección.
SECRETARIA DE LA DIRECCIÓN
5. Organiza los documentos para la firma del
Director (a).
6. Prepara carpeta con los documentos y la
coloca en el despacho del Director(a).
DIRECTOR(A)
7. Revisa el documento si no está conforme, lo
hace saber al personal que elaboró el
documento para las correcciones
pertinentes.
Volver al paso 1
8. Firma el documento si está conforme.
SECRETARIA DE LA DIRECCIÓN
9. Retira la carpeta del Despacho del
Director(a).
10. Revisa en el Sistema Automatizado de
Correspondencia, con el número de la
correspondencia, el estatus y lo actualiza a
¨revisado por el Director¨.
11. Entrega la correspondencia revisada por el
Director a la Secretaria del Departamento
SECRETARIA DE DEPARTAMENTO
12. Recibe la correspondencia y solicita una
copia fotostática al operador de máquina si
la correspondencia o documento es interno y
dos copias si es externa.
13. Modifica en el sistema de correspondencia el
estatus:
- Si es una respuesta verifica que se haya
registrado el status ¨pendiente por
procesar¨ y lo actualiza a ¨procesado¨.
- Registra en el campo de observaciones el
número de oficio con que se respondió y
la fecha.
14. Anota en el libro de correspondencia el
número de oficio, destinatario y
descripción breve del contenido.
15. Entrega al mensajero el original y el libro.
16. Entrega la copia de la correspondencia al
Responsable de Archivo.
SALIDA DE CORRESPONDENCIA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PA.2.2.2.
7/7
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.3.
MANEJO DEL ARCHIVO
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO
PA.2.
1/2
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.3. Manejo del archivo
PA.2.3.1. Archivo de documentos
PA.2.3.1.1. Diagrama de actividades
PA.2.3.1.2. Información general del procedimiento
PA.2.3.1.3. Descripción narrativa del procedimiento.
PA.2.3.2. Consulta de documentos del archivo
PA.2.3.2.1. Diagrama de actividades
PA.2.3.2.2. Información general del procedimiento
PA.2.3.2.3. Descripción narrativa del procedimiento.
MANEJO DEL ARCHIVO
PA.2.3.
2/2
ÍNDICE
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
PA.2.3.1.1.
1/3
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Organizar y mantener el patrimonio documental
de la Dirección General de Planificación y
Desarrollo para prever y satisfacer las
necesidades de información.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el responsable de archivo
recibe los documentos.
Se termina cuando el responsable de archivo
encarpeta los documentos.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Oficios, documentos.
Salidas
Archivo de documentos
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Secretarias, Responsable de archivo)
BASE LEGAL RELACIONADA
Normas de control interno de la Contraloría
General de la República
RECURSOS
Sistema automatizado de correspondencia
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE DOCUMENTOS
PA.2.3.1.2.
2/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
RESPONSABLE DE ARCHIVO
1. Recibe de la Secretaria la correspondencia
para archivar.
2. Ordena la correspondencia y documentos
en general.
3. Actualiza en el sistema de correspondencia
el estatus a ¨Archivada¨ y registra el
número de carpeta asignado a la
dependencia, en el campo ¨archivar en¨.
4. Busca las carpetas para archivar.
5. Perfora las correspondencias y documentos
en general y los anexos.
6. Marca las carpetas, en caso que se
requiera abrir una nueva, en la esquina
superior izquierda con el número.
7. Encarpeta las correspondencias y
documentos en general y los anexos.
8. Guarda las carpetas en el archivo.
9. Cierra el archivo.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO ARCHIVO DE DOCUMENTOS
PA.2.3.1.3.
3/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.3.2.1.
1/3
CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Facilitar el acceso del personal a la información
que facilite el desarrollo de las gestiones de la
Dependencia.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el personal solicita en el
archivo los documentos.
Se termina cuando el personal devuelve el
documento al archivo.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Nota de consulta.
Salidas
Archivo de documentos
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Secretarias, Responsable de archivo)
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS
UTILIZADOS
Nota de consulta
BASE LEGAL RELACIONADA
Normas de control interno de la Contraloría
General de la República
RECURSOS
Sistema automatizado de correspondencia
PA.2.3.2.2.
2/3
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTOCONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
USUARIO DE LA DEPENDENCIA
1. Elabora nota de consulta de documentos y la
entrega al responsable de archivo.
RESPONSABLE DE ARCHIVO
2. Ingresa en el Sistema de Correspondencia
el código del departamento de adscripción
del solicitante y busca el número de la
carpeta según la documentación solicitada.
3. Ubica en el archivo la carpeta y toma el
documento solicitado.
4. Si se va a consultar en las instalaciones de
la Dirección:
- Entrega el documento.
- Archiva temporalmente la nota de consulta
5. Si requiere fotocopia de la documentación:
- Solicita al Operador de máquinas fotocopia
del documento.
- Entrega la fotocopia al solicitante
- Devuelve al archivo el documento original.
USUARIO DE LA DEPENDENCIA
6. Una vez consultado el documento entrega el
documento al responsable de archivo.
RESPONSABLE DE ARCHIVO
7. Recibe el documento y le entrega la nota de
consulta.
9. Devuelve el documento a la carpeta.
10. Cierra el archivo.
PERSONAL DE LA DIRECCIÓN
11. Inutiliza la nota de consulta.
CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO
PA.2.3.2.3.
3/3
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.4.
TRASCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PA.2.
1/2
APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.4. Trascripción de documentos
PA.2.4.1.1. Diagrama de actividades
PA.2.4.1.2. Información general del procedimiento
PA.2.4.1.3. Descripción narrativa del procedimiento.
ÍNDICE
PA.2.4.
1/2
TRASCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Carpeta de trámite de
documentosRevisar de manera
permanente en su PC la carpeta de trámite de documentos del
Departamento.
Grabar las correcciones en el
archivo
Leer el(los) documento(s), y
revisar ortografía, tabulación y
encabezado. Corregirde ser necesario.
Precondición: Documentos cargados en la carpeta de trámite de documentosPoscondición: Documentos procesados
Revisar la carpeta
Solicitar las fotocopias al Operador de maquinas
Documento para uso interno
Documento para el Director,
Dependencias u organismos
Retirar de la impresora general el material impreso
por el personal
Entregar original y fotocopias del documento al
personal
Elimina de la carpeta el documento
PA.2.4.1.
1/3
TRASCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Reproducir los documentos elaborados por el
personal de la Dirección.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando la Secretaria lee el documento
a transcribir.
Se termina cuando el personal devuelve el
documento en el archivo.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Nota de consulta.
Salidas
Archivo de documentos
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Director, Secretarias, personal de la
Dependencia)
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS
UTILIZADOS
Formato de Solicitud de consulta, préstamo y
fotocopia de documentos.
BASE LEGAL RELACIONADA
Normas de control interno de la Contraloría
General de la República
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
PA.2.4.2.
2/3
TRASCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
SECRETARIA
1. Revisa de manera permanente en su PC la
carpeta de trámite de documentos del
Departamento.
2. Lee el(los) documento(s), y revisa
ortografía, tabulación y encabezado y,
corrige de ser necesario. De requerir logos
de la ULA aplica las normas de la Oficina de
Imagen Institucional.
3. Guarda las correcciones y espera la
revisión.
PERSONAL DEL DEPARTAMENTO
4. Revisa el documento y si es para uso
interno guarda la copia en su carpeta
personal, lo imprime de ser necesario y
señala en el documento de la carpeta de
trámites que ya fue revisado.
5. Copia el archivo del documento en la
carpeta pública, si es para uso de otros
departamentos.
6. Imprime el documento en su impresora o
en la general de acuerdo al número de
copias, si requiere enviarlo al Director, otras
dependencias u organismos.
7. Si requiere copia fotostática señala en el
archivo de la carpeta de trámites de
documentos, el número de copias de cada
documento.
SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO
8. Revisa la carpeta.
9. Retira el material impreso de la impresora.
10. Entrega al operador de máquinas.
OPERADOR DE MAQUINAS
11. Reproduce las copias, las compagina y
engrapa o anilla de acuerdo a lo solicitado.
SECRETARIA DE DEPARTAMENTO
12. Entrega el documento original y la(s)
copia(s).
Ver el procedimiento Salida de
Correspondencia.
PA.2.4.3.
3/3
TRASCRIPCIÓN DE DOCUMENTOSDESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.5.
REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PA.2.
1/2
APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.5. Reproducción de documentos
PA.2.5.1. Diagrama de actividades
PA.2.5.2. Información general del procedimiento
PA.2.5.3. Descripción narrativa del procedimiento.
ÍNDICE
PA.2.5.
2/2
REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.5.1.
1/3
DIAGRAMA DE ACTIVIDADESREPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Proporcionar al personal facsímiles de
documentos para el desarrollo de las actividades
administrativas de la dependencia.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el personal solicita fotocopia
de documentos.
Se termina cuando el operador de máquinas
entrega el documento y las fotocopias.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Solicitud de fotocopias
Salidas
Fotocopias de documentos
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Personal de la Dirección, Operador de
maquinas)
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS
UTILIZADOS
Formato de Registro de copias.
BASE LEGAL RELACIONADA
Normas de control interno de la Contraloría
General de la República
PA.2.5.2.
2/3
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTOREPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OPERADOR DE MAQUINAS
1. Atiende solicitud de fotocopiado del personal
de la Dirección.
2. Registra en el formato de Registro de Copias
de la Dependencia el nombre del
documento, número de copias y nombre del
solicitante.
3. Organiza por orden de llegada.
4. Saca las fotocopias y compagina las páginas.
5. Entrega las copias.
6. Hace mantenimiento preventivo a la
máquina.
REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
PA.2.5.3.
3/3
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.6.
SUMINISTRO DE MATERIAL DE OFICINA
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PA.2.
1/2
APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.6. Suministro de material de oficina
PA.2.6.1. Diagrama de actividades
PA.2.6.2. Información general del procedimiento
PA.2.6.3. Descripción narrativa del procedimiento.
ÍNDICE
PA.2.6.
2/2
SUMINISTRO DE MATERIAL DE OFICINA
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Recolectar la información sobre requerimientos de material de oficina
en cada departamento
Revisar ultima fecha de entrega de material por
el Administrador
Revisar, ajustar y firmar la lista de
requerimientos por el Jefe del
Departamento
Precondicion: Programación de las comprasPoscondicion: Material entregado
Adquirir bienes y serviciosEntregar el material
Verificar existencias
Si hay material en depósito
No hay material en el depósito
Cronograma de compras
Registra en el libro de entrega de material de
oficina, para el posterior seguimiento
de la rotación de inventario y
planificación de las compras.
Adquirir bienes y servicios
SUMINISTRO DE MATERIAL DE OFICINA
PA.2.6.1.
1/3
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Proveer el material requerido para el
funcionamiento de la Dependencia.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando la Secretaria del Departamento
recolecta información de requerimientos.
Se termina cuando los jefes de departamento
distribuyen el material de oficina.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Cronograma de compras
Salidas
Material de oficina entregado.
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Secretarias, Jefes de Departamento,
Personal técnico y administrativo,
Administrador).
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS
UTILIZADOS
Lista de requerimientos de material de oficina.
Libro de entrega de material de oficina
BASE LEGAL RELACIONADA
Normas de control Interno de la Contraloría
General de la República
SUMINISTRO DE MATERIAL DE OFICINA
PA.2.6.2.
2/3
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO
1. Periódicamente, de acuerdo al cronograma
de compras establecido por el
Administrador, recolecta información en el
departamento de adscripción sobre
requerimientos de material de oficina.
2. Elabora la lista de requerimientos de
material de oficina y la entrega al jefe del
departamento.
JEFE DE DEPARTAMENTO
3. Revisa y ajusta de ser necesario, tomando
en consideración el comportamiento de
consumo de material en el departamento.
4. Avala la solicitud con la media firma en la
lista de pedido.
SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO
5. Entrega a la Secretaria del Director(a) la
lista.
SECRETARIA DEL DIRECTOR (A)
6. Elabora la lista de requerimientos del área
de Dirección, Secretaría, Recepción,
Reproducción de Documentos y Archivo.
7. Elabora lista general de la dependencia y
totaliza por rubros los requerimientos.
8. Entrega la lista al Administrador.
ADMINISTRADOR
9. Recibe y revisa en el formato de entrega de
material la última fecha de entrega.
10. Verifica existencias. Si no hay material
inicia el proceso de compras.
11. Si hay material almacenado entrega el
material.
12. Registra en el libro de entrega de material
de oficina, para el posterior seguimiento de
la rotación de inventario y planificación de
las compras.
JEFES DE DEPARTAMENTO
13. Reciben el material y firma el libro.
14. Distribuye el material al personal.
SUMINISTRO DE MATERIAL OFICINA
PA.2.6.3.
3/3
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.7.
MENSAJERÍA INTERNA Y EXTERNA
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PA.2.
1/2
APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.7.6. Mensajería interna y externa
PA.2.7.1. Diagrama de actividades
PA.2.7.2. Información general del procedimiento
PA.2.7.3. Descripción narrativa del procedimiento.
MENSAJERÍA INTERNA Y EXTERNA ÍNDICE
PA.2.7.
2/2
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADESMENSAJERIA INTERNA Y EXTERNA
PA.2.7.1
1/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Entregar la correspondencia generada en la
Dependencia.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando la Secretaria del Director(a)
entrega al Mensajero(a) la correspondencia.
Se termina cuando el Mensajero entrega el
libro de correspondencia a la Secretaria del
Director.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Correspondencia de entrega
Libro de correspondencia
Salidas
Correspondencia entregada.
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Secretaria del Director,
Mensajero(a)).
FORMULARIOS Y DOCUMENTOS
UTILIZADOS
Libro de correspondencia
BASE LEGAL RELACIONADA
Normas de control Interno de la Contraloría
General de la República
MENSAJERIA INTERNA Y EXTERNA
PA.2.7.2.
2/3
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
MENSAJERO
1. Recibe de la Secretaria del Director la
correspondencia de salida y el libro de
control de correspondencia.
2. Organiza por zonas la correspondencia.
3. Entrega la correspondencia en la recepción
de las dependencias o entidades.
4. Obtiene firma en el libro de control en
conformidad de recepción.
5. Entrega el libro de control a la Secretaria del
Director.
MENSAJERIA INTERNA Y EXTERNA
PA.2.7.3.
3/3
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.8.
MANTENIMIENTO DEL ESPACIO FÍSICO DE
LA DEPENDENCIA
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PA.2.
1/2
APOYO SECRETARIAL Y LOGÍSTICO
ÍNDICE
PA.2.8.
2/2
MANTENIMIENTO DEL ESPACIO FÍSICO DE LA DEPENDENCIA
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.2.8.Mantenimiento del espacio físico de la dependencia
PA.2.8.1. Diagrama de actividades
PA.2.8.2. Información general del procedimiento
PA.2.8.3. Descripción narrativa del procedimiento.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Distribuir las áreas por frecuencia de uso en
horas de limpieza.
Hacer la limpieza de mobiliario, equipos,
baños y pisos
Seleccionar los útiles de limpieza
Empacar residuos de las papeleras y colocarlos en
el recolector de basura del edificio
Eliminar el polvo cumpliendo las instrucciones específicas
para conservación de impresos, archivadores y
carpetas.
Verificar cantidad y estado de los útiles de
limpieza y de artículos del área de refrigerio.
Limpiar los útiles de limpieza y colocarlos en
el área de limpieza.
Informar al Administrador los requerimientos
Al recibir los artículos organizarlos en las áreas
respectivas
Preparar lista de artículos indicando la cantidad de
acuerdo al cronograma de compras establecido por el
Administrador
DIAGRAMA DE ACTIVIDADESMANTENIMIENTO DEL ESPACIO FÍSICO DE LA DEPENDENCIA
PA.2.8.1
1/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Conservar en estado de pulcritud las oficinas,
mobiliario. y demás áreas de la dependencia.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Responsable de
Mantenimiento distribuye en el tiempo las áreas
de limpieza.
Se termina cuando el Responsable de
Mantenimiento resguarda los útiles y materiales
de limpieza.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Útiles de limpieza
Salidas
Áreas de la dependencia en perfecto estado de
pulcritud.
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Responsable de Mantenimiento)
MANTENIMIENTO DEL ESPACIO FÍSICO DE LA DEPENDENCIA
PA.2.8.2.
2/3
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
RESPONSABLE DEL MANTENIMIENTO
1. Distribuye las áreas de la dependencia por
frecuencia de uso en las horas de limpieza.
2. Diariamente selecciona los útiles de
limpieza.
3. Blanquea pisos, vidrios, ventanas,
persianas, escritorios, estantes de las
oficinas, equipos, y área de refrigerios, de
acuerdo a la distribución por frecuencia de
uso.
4. Elimina el polvo del archivo y del CINDES
cumpliendo las instrucciones específicas para
conservación de impresos, archivadores y
carpetas.
5. Empaca residuos de las papeleras y las
coloca en el recolector de basura del edificio.
6. Hace mantenimiento a las plantas.
7. Atiende solicitudes de los Jefes de
Departamento referidas al mantenimiento de
las áreas.
8. Limpia los útiles de limpieza y los coloca en
el área de limpieza.
9. Periódicamente verifica cantidad y
estado de los útiles de limpieza y de
artículos del área de refrigerio.
10. Prepara lista de artículos indicando la
cantidad de acuerdo al cronograma de
compras establecido por el
Administrador.
11. Informa al Administrador los
requerimientos.
12. Al recibir los artículos, organiza en el
área de limpieza y de refrigerio por tipo
de artículos.
13. Cierra los estantes de resguardo de los
útiles.
PA.2.8.3.
3/3
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO DEL ESPACIO FÍSICO DE LA DEPENDENCIA
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.3.
GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN E
INFORMACIÓN
1/3
VIII.
PROCESOS DE APOYO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.3. Gestión de documentación e información
- Diagrama de proceso
- Jerarquía de procesos
PA.3.1. Selección de material
PA.3.2. Registro de material
PA.3.3. Servicio a los usuarios
PA.3.3.1. Préstamo
PA.3.3.2. Servicios referenciales
PA.3.4. Descarte de material
GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN ÍNDICE
2/3
PA.3.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Resolución CU-0789 de Creación del Centro de Información y Documentación en Educación SuperiorReglamento del Sistema de Planificación de la ULA
DIRECTOR Facilitar el acceso a la información mediante
la sistematización y establecimiento de
vínculos de cooperación e intercambio con
otras unidades y centros de información
afines.
Base de datos del CINDES1 Archivista 2 Becas Trabajo
Portal Web de la Dirección de PLANDES
Préstamo de material en sala y a domicilio
Búsquedas bibliográficas
Archivo documental
Préstamo interbibliotecario
Catalogo en línea a traves del sitio Web de PLANDES
Impresiones bibliográficasDocumentos en formato electrónico y audiovisual
DIAGRAMA Y JERARQUÍA DE PROCESOS GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
JERARQUÍA DE PROCESOS
DIAGRAMA DE PROCESO
3/3
PA.3.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.3.1.
SELECCIÓN DE MATERIAL
1/2
PA.3.
GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.3.1. Selección de material
PA.3.1.1. Diagrama de actividades
PA.3.1.2. Información general del procedimiento
PA.3.1.3. Normas internas
PA.3.1.4. Descripción narrativa del procedimiento
2/2
PA.3.1
SELECCIÓN DE MATERIAL ÍNDICE
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Solicitud de material del Director(a)
Recibir y analizar las variables cualitativas
del material solicitado, donado o
transferido
Seleccionar títulos
Elaborar el Informe de Aceptación de Ingreso de material donado o
transferido
Estudiar variables de tipo cuantitativo
Precondicion: Requerimientos de material, donaciones o transferenciasPoscondicion: Material seleccionado
Estudiar en el seno de la Comisión el Informe de
Aceptación de Ingreso de Material y la bibliografía y sugerir mediante informe títulos y aceptación o no
de donaciones y transferencias.
Notificar al Director(a) de la dependencia
mediante la entrega del informe y la bibliografía
Elaborar bibliografía sobre el tema del material solcitado
Convocar la Comisión de Selección de
Materiales
Informe de donación o transferencia de
material
Informar a los donantes la aceptación o no de
las donaciones o transferencias mediante
oficio avalado por el Director(a)
Material Donado otransferido
MaterialA adquirir
Informar al Administrador los títulos
a adquirir mediante entrega del Informe de
la Comisión de Selección .
DIAGRAMA DE ACTIVIDADESSELECCIÓN DE MATERIAL
1/4
PA.3.1.1.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Elegir los documentos que se consideren aptos
para el Centro de Información y
Documentación en Educación Superior,
teniendo en cuenta la filosofía, objetivos y
necesidades.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el CINDES recibe solicitud,
donación o transferencia de material.
Se termina cuando el Director informa a los
donantes del material.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entradas
Solicitud de material de la Dirección
Donación o transferencia de material desde
otras dependencias o instituciones públicas y
privadas
Producto
Nuevo material
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
INTERNAS
PLANDES (CINDES, Departamentos, Dirección)
Comisión de selección de materiales
Bibliotecas de facultades y núcleos
Dependencias Universitarias
EXTERNAS
Instituciones públicas y privadas
BASE LEGAL
Ley de Derecho de Autor.
Reglamento del Sistema de Planificación de la
Universidad de Los Andes.
FORMULARIOS UTILIZADOS
Solicitud de adquisición de materiales
RECURSOS
Base de datos del CINDES
Página Web de PLANDES
SELECCIÓN DE MATERIAL
SELECCIÓN DE MATERIAL 2/4
PA.3.1.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
1. El material del Centro de Información y
Documentación estará orientado
principalmente a satisfacer las
necesidades informativas, científicas e
investigativas en el área de planificación
en la Educación Superior y temas afines.
2. La selección de materiales será realizada
por la Comisión de selección de materiales
integrada por el Responsable del CINDES,
especialistas del área, Jefes de
Departamento y el Administrador de la
Dirección de PLANDES, con base en los
siguientes criterios:
- Relevancia. El material debe aportar
calidad en la información contenida.
- Profundidad. El documento debe permitir
aportes importantes para estudios e
investigaciones sobre el área de
planificación y afines.
- Actualidad y antigüedad. El material
podrá contener información de
actualidad, pero también podrá ser
histórico, teniendo en cuenta la
especialidad temática, su novedad y
escasez.
- Disponibilidad presupuestaria.
3. Los materiales adquiridos con presupuesto
universitario se consideran patrimonio
institucional.
4. El CINDES podrá seleccionar material en
idiomas inglés, francés, portugués y
español; no obstante el idioma establecido
es el español, de acuerdo a las
características de los usuarios.
5. El material documental que llegue por
donación o canje que sea de interés para
bibliotecas de facultades, institutos o
centros de investigación será donado a
éstas para evitar duplicidad de material.
6. El CINDES podrá adquirir obras tomando
como base la relevancia de su contenido
conforme a la visión, misión y objetivos de
la Institución.
7. No se adquirirán fotocopias de textos, por
atentar contra los derechos de autor. Para
el caso de documentos producidos en
PLANDES o facultades como resultado de
proyectos y cuya edición se hace a través
de fotocopias este criterio no aplica.
NORMAS
3/4
PA.3.1.3.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
RESPONSABLE DEL CINDES
1. Recibe de la Dirección:
- Solicitud de material de los departamentos
y/o
- Informe de donación y/o
- Informe de transferencia
2. Recibe y analiza las variables cualitativas
del material solicitado, donado o
transferido, y determina:
- La pertinencia: correspondencia entre el
contenido del material y el área temática
del Centro.
- La complementariedad: ampliación del
contenido del fondo bibliográfico del
Centro con otras corrientes y teorías.
- El alcance: apoyo al desarrollo académico
y científico.
- La demanda, para determinar la
renovación y actualización periódica del
fondo bibliográfico.
- La oferta: circulación nacional o
internacional, soporte impreso, digital o
ambos.
- El ciclo de vida: Aplicabilidad y vigencia;
valor retrospectivo o histórico.
- Idioma.
- Calidad editorial de libros: titulo,
autor(es), ciudad, editorial, fecha, edición,
ISBN, tabla de contenido, índice, datos
preliminares y soporte bibliográfico.
- Calidad editorial de revistas: si se
encuentra indizada; si tiene periodicidad,
resumen, palabras clave, comité editorial,
ISSN, datos de suscripción.
3. Para el caso de adquisiciones, consulta los
catálogos y ofertas editoriales impresos y
digitales, reseñas y anotaciones, listas
básicas, bibliografías, directorios de
publicaciones, Web(s) especializadas en
producción editorial, centros de ISBN e
ISSN.
4. Selecciona títulos
5. Elabora bibliografía sobre el tema.
6. Notifica al Director mediante Informe de
Aceptación de Ingreso al CINDES el
material donado y/o transferido y la
bibliografía para atender la solicitud de
material.
DIRECTOR (A)
7. Revisa y conoce.
RESPONSABLE DEL CINDES
8. Convoca la Comisión de Selección de
Materiales.
COMISIÓN DE SELECCIÓN DE
MATERIALES
9. Estudia el Informe de Aceptación de
Ingreso de Material y la bibliografía
presentada por el Responsable del
CINDES.
10. Evalúa los títulos seleccionados y las
donaciones.
11. Sugiere títulos complementarios y
determina la aceptación de donaciones,
SELECCIÓN DE MATERIAL
SELECCIÓN DE MATERIAL
4/4
PA.3.1.4.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
la solicitud de donaciones o
transferencias del material requerido a
otras dependencias o instituciones y la
adquisición o no de material.
12. Estudia variables de tipo cuantitativo del
material a adquirir, con base en:
- La existencia: verifica existencias vs
índices de uso del material solicitado.
- El equilibrio: en cuanto a cantidad de
volúmenes para cubrir la demanda.
- Forma de publicación y capacidad de
almacenamiento.
- Presupuesto: Evaluar créditos
presupuestarios disponibles para
adquisición de material.
13. Elabora el informe.
RESPONSABLE DEL CINDES
14. Reproduce copia fotostática del informe
y lo entrega al Administrador.
15. Espera la compra del material.
16. Prepara comunicación de aceptación de
donaciones o transferencias y la entrega
al Director.
DIRECTOR (A)
17. Firma la comunicación y la envía a los
donantes del material.
ADMINISTRADOR
18. Solicita cotizaciones. Ir al proceso de
compras.
4/4
PA.3.1.4.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE MATERIAL
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.3.2.
REGISTRO DE MATERIAL
1/2
PA.3.
GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.3.2. Registro de material
PA.3.2.1. Diagrama de actividades
PA.3.2.2. Información general del procedimiento
PA.3.2.3. Normas internas
PA.3.2.4. Descripción narrativa del procedimiento
REGISTRO DE MATERIAL
2/2
PA.3.2.
ÍNDICE
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Material de ingreso
Recibir y realizar el análisis documental
del material
Elabora la lista de encabezamiento de
materia por contenido.
Realiza copia de seguridad diariamente
en el servidor de PLANDES indicando
fecha, soporte y lugar donde están ubicadas.
Registrar en archivo Word, para cada criterio de
catalogación, el numeral, año, volumen, y la
catalogación complementaria de
contenido: autor, titulo del artículo y paginación.
Precondicion: Nuevas adquisiciones o donaciones de material Poscondicion: Material indizado
Identificar el materialdirectamente o con
etiqueta de dos por dos centímetros, en la esquina
superior derecha del documento usando el sistema alfabético.
Realizar un listado con los datos obligatorios y optativos que se utilizan para describir cada tipo
de material.
Realiza la indización mediante redacción tipo
minuta, utilizando numeración consecutiva
de los descriptores.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
1/4
PA.3.2.1.
REGISTRO DE MATERIAL
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Gestionar la catalogación archivistica de la
documentación relativa a planificación en
educación superior mediante la sistematización
de la misma en secciones documentales:
informes técnicos, material bibliográfico y
hemerográfico, folletos y registros de
contenidos de revistas.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACION
Se inicia
Cuando el Responsable del CINDES recibe
material para ingresar al Centro de
Investigación y documentación de Educación
Superior (CINDES)
Se termina
Cuando el Responsable del CINDES realiza
copia de seguridad del registro.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Material de ingreso
Salidas
Material indizado
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Director(a), Responsable del
CINDES)
Dependencias universitarias, organismos
públicos y privados.
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/
DOCUMENTOS UTILIZADOS
Material de registro
Etiqueta de identificación
BASE LEGAL
Decreto de creación de CINDES
Reglamento del Sistema de Planificación de la
Universidad de Los Andes.
RECURSOS
Base datos del CINDES
Servidor PLANDES
2/4
PA.3.2.2.
REGISTRO DE MATERIAL
REGISTRO DE MATERIAL INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
1. El Centro de Información y Documentación
de Educación Superior debe velar por el
cumplimiento de las normas de registro de
siglas y catalogación de materiales,
tomando como referencia el sistema
utilizado por otros Centros de
Documentación de la Universidad.
2. Es responsabilidad del Responsable del
CINDES el registro de los procedimientos
para mantenimiento del catalogo.
RESPONSABLE DEL CINDES
REGISTRO DE MATERIAL
3/4
PA.3.2.3.
NORMAS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
1. Recibe material para ingresar en el Centro.
2. Realiza el análisis documental:
- análisis de contenido a partir de autor-
titulo-lugar-fecha.
- la catalogación desde el punto de vista
analítico.
3. Registra, en archivo Word, para cada
criterio de catalogación el numeral, año,
volumen, y la catalogación complementaria
de contenido: autor, titulo del artículo y
paginación.
4. Identifica el material manualmente o con
etiqueta, de dos por dos centímetros, en la
esquina superior derecha del documento
usando el sistema alfabético.
4. Realiza un listado con los datos
obligatorios y optativos que se utilizan
para describir cada tipo de material.
5. Realiza la indización mediante redacción
tipo minuta, utilizando numeración
consecutiva de los descriptores.
6. Elabora la lista de encabezamiento de
materia por contenido.
7. Realiza copia de seguridad diariamente en
el servidor de PLANDES indicando fecha,
soporte y lugar donde están ubicadas.
4/4
PA.3.2.4.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.3.3.
PRÉSTAMO DE MATERIAL
1/2
PA.3.
GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.3.3. Préstamo de material
PA.3.3.1. Diagrama de actividades
PA.3.3.2. Información general del procedimiento
PA.3.3.3. Normas internas
PA.3.3.4. Descripción narrativa del procedimiento
PRÉSTAMO DE MATERIAL
2/2
PA.3.3.
ÍNDICE
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADESPRÉSTAMO DE MATERIAL
1/4
PA.3.3.1.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Fomentar el intercambio de información con
fines de investigación y desarrollo de
proyectos académicos y administrativos en
materia planificación.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Responsable del CINDES
recibe ficha de préstamo.
Se termina archiva el material.
INSUMO/PRODUCTO
Entrada
Ficha de préstamo
Salida
Ficha inutilizada
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Director(a), Responsable del
CINDES)
Usuarios internos y externos
BASE LEGAL RELACIONADA
Manual de normas y procedimientos de
PLANDES
Reglamento del Sistema de Planificación de la
Universidad de Los Andes.
FORMULARIOS/INSTRUCTIVOS/DOCUME
NTOS UTILIZADOS
Ficha de préstamo y referencias
RECURSOS
Base de datos del CINDES
PRÉSTAMO DE MATERIAL
PRÉSTAMO DE MATERIAL
2/4
PA.3.3.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
1. El préstamo tanto interno como externo
exige identificación del usuario.
2. La ficha de préstamo y referencias es el
instrumento de solicitud de préstamos.
3. Los préstamos a usuarios o dependencias
externas deberán ser avalados por el
Director cuando es para consultas fuera del
CINDES.
4. Los préstamos ínter bibliotecarios internos
se harán de común acuerdo con SERBIULA.
5. Pueden solicitarse y devolverse
documentos de préstamo desde cualquiera
de las bibliotecas y centros de
documentación de la universidad de los
andes, previa solicitud y registro
correspondiente.
6. Quedan exceptuados de préstamo fuera
del CINDES los documentos que por sus
especiales características así se
determine.
7. Las limitaciones de préstamo se refieren
tanto al número de ejemplares como al
número de días que pueden tenerse en
préstamo.
8. Un préstamo puede ser renovado en caso
de no haber sido reservado por otro
usuario el documento prestado.
9. El usuario tiene la obligación de velar por
la integridad y buena conservación del
documento y advertir en el momento del
préstamo de cualquier desperfecto que se
observe en el mismo.
10. El retraso en la devolución de documentos
será sancionado con un día de suspensión
por cada día de retraso.
11. No se impondrá sanción en el caso de que
se justifique debidamente la imposibilidad
de devolución.
12. En caso de pérdida del documento, retraso
de un mes en la entrega o deterioro del
material el usuario está obligado a
restituirlo. Si se trata de una obra agotada
el usuario cancelará el equivalente al valor
del documento o gastos de restauración.
RESPONSABLE DEL CINDES
NORMAS PRÉSTAMO DE MATERIAL
3/4
PA.3.3.3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
1. Recibe del usuario la ficha de préstamo.
2. Verifica la ficha: autor y título del material
solicitado, fecha de la solicitud, el nombre,
cedula de identidad, dirección y la firma
del usuario.
3. Identifica procedencia del usuario y si es
personal de la Dependencia entrega el
material y registra en la ficha la fecha de
devolución.
4. Si es personal de otra dependencia o
institución solicita autorización al
Director(a).
DIRECTOR (A)
5. Firma la ficha para autorizar el préstamo.
RESPONSABLE DEL CINDES
6. Entrega el material y registra en la ficha la
fecha de devolución.
7. Espera la devolución.
8. Si no devuelve el material en la fecha
establecida ubica al usuario y solicita la
devolución del material.
9. Una vez recibido el material lo coloca en
el estante correspondiente e inutiliza la
ficha.
4/4
PA.3.3.4.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.3.4.
SERVICIOS REFERENCIALES
1/2
PA.3.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.3.4. Servicios referenciales
PA.3.4.1. Diagrama de actividades
PA.3.4.2. Información general del procedimiento
PA.3.4.3. Descripción narrativa del procedimiento
ÍNDICE
2/2
PA.3.4.
SERVICIOS REFERENCIALES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Ficha de referencia
Revisar la solicitud y seleccionar la fuente primaria.
Orientar al usuario sobre la cota numeral consecutiva, autor, título y fecha, cantidad de materiales y ubicación del material en páginas Web de la ULA y bibliotecas de
las facultades.
Registrar en el archivo Word de Servicios Referenciales el
servicio prestado para posterior control de cumplimiento de
metas.
Inutilizar la ficha de préstamo y referencias.
PRECONDICIÓN: Solicitud de servicioPOSCONDICIÓN: Servicio de referencia realizado y registrado.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADESSERVICIOS REFERENCIALES
1/3
PA.3.4.1
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Orientar a los usuarios en su búsqueda
bibliográfica y facilitar el acceso inmediato al
material que desea consultar.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Responsable del CINDES
recibe solicitud de referencia.
Se termina cuando el Responsable del CINDES
inutiliza la ficha de referencia.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Ficha de préstamos y referencias
Salidas
Servicio de referencia
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Responsable del CINDES)
Usuarios internos y externos
Centro de información y documentación de la
ULA
SERBIULA
DOCUMENTOS/INSTRUCTIVOS/DOCUMEN
TOS UTILIZADOS
Ficha de préstamos y referencias
BASE LEGAL RELACIONADA
Reglamento del Sistema de Planificación de la
Universidad de Los Andes
RECURSOS
Base de datos del CINDES
Pagina Web de la ULA
SERVICIOS REFERENCIALES
2/3
PA.3.4.2
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
RESPONSABLE DEL CINDES
1. Recibe del usuario la ficha de préstamo y
referencias.
2. Revisa la solicitud y selecciona la fuente
primaria.
3. Orienta al usuario sobre la cota numeral
consecutiva, autor, título y fecha, cantidad
de materiales y ubicación del material en
páginas Web de la ULA y bibliotecas de las
facultades.
4. Registra en el archivo Word de Servicios
Referenciales el servicio prestado para
posterior control de cumplimiento de
metas.
5. Inutiliza la ficha de préstamo y referencias.
SERVICIOS REFERENCIALES DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
3/3
PA.3.4.3.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.3.5.
DESCARTE DE MATERIAL
1/2
PA.3.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.3.5. Descarte de material
PA.3.5.1. Diagrama de actividades
PA.3.5.2. Información general del procedimiento
PA.3.5.3. Normas internas
PA.3.5.4. Descripción narrativa del procedimiento
ÍNDICE
2/2
PA.3.5.
DESCARTE DE MATERIAL
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADESDESCARTE DE MATERIAL
1/5
PA.3.5.1.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Remover una unidad de los documentos activos
del centro para mantener material depurado,
actualizado y acorde con las necesidades y
ahorrar espacio, tiempo y dinero.
FRONTERAS DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el responsable del CINDES
define los criterios de revisión.
Se termina cuando el Director (a) autoriza el
descarte según el criterio seleccionado.
INSUMOS/PRODUCTOS
Entradas
Criterios y cronograma de revisión.
Salidas
Reubicación de material
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
Dirección General de Planificación y Desarrollo –
Personal de CINDES-
Comisión de Selección de material del CINDES
Comisión de compras de la Dependencia
FORMULARIOS UTILIZADOS
Listas de descarte
RECURSOS
Base de datos del CINDES
DESCARTE DE MATERIAL
2/5
PA.3.5.2
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
1. La organización del descarte está a cargo del
responsable del CINDES, quien aplicará los
criterios de revisión de acuerdo a las
condiciones de personal del Centro y
característica de los usuarios.
2. El descarte con base en las condiciones
físicas será realizado a obras que se
encuentran en muy mal estado y que resulta
imposible reparar o completar, con especial
cuidado en obras de valor histórico.
3. En la medida de lo posible las publicaciones
valiosas deberán ser adquiridas de nuevo o
sustituidas. En la decisión de descarte por
condiciones físicas intervendrá la comisión
de adquisición.
4. El descarte con base en el valor cuantitativo
se realizará cuando existen más de dos
ejemplares del texto.
5. El descarte con base al valor cualitativo se
realizará a aquellas obras con poco uso y
demanda y estará a cargo de especialistas
de la disciplina seleccionada.
DESCARTE DE MATERIAL NORMAS
3/5
PA.3.5.3.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
RESPONSABLE DEL CINDES
1. Define el criterio de revisión y el
cronograma.
2. Informa al Director(a).
3. Publica en la Página Web de PLANDES y en
la cartelera del Centro el inicio del proceso.
4. Selecciona y revisa:
- Condiciones físicas (Material sobreusado
que requiere reemplazo por deterioro).
- Valor cuantitativo (Títulos duplicados -
más de dos ejemplares-)
- Valor cualitativo (Libros que han perdido
utilidad, especialmente si han llegado
nuevos títulos que reemplazan o
sobreseen los más viejos).
- Ediciones sobreseídas.
5. Elabora las listas con el autor, título
completo, año de publicación y otros datos
de interés, para cada uno de los criterios de
descarte.
6. Convoca al Consejo Directivo o la Comisión
de Compras de la dependencia para revisión
del material de descarte bajo el criterio de
condición física.
COMISIÓN DE COMPRAS/CONSEJO
DIRECTIVO
7. Revisa y opina sobre la conveniencia del
descarte y la reubicación, donación o
desecho del material.
RESPONSABLE DEL CINDES
8. Selecciona especialistas de la disciplina
elegida para evaluar los libros bajo el
criterio cualitativo.
9. Elabora el informe de conclusiones de la
Comisión de Compras y los títulos
duplicados. Anexa lista de especialistas
seleccionados.
10. Presenta al Director (a) el informe.
DIRECTOR
11. Revisa y avala el Informe.
RESPONSABLE DEL CINDES
12. Solicita a los especialistas seleccionados,
vía e-mail, la evaluación del material que
se desea descartar bajo criterio de valor
cualitativo, anexando la lista de obras.
13. De ser el caso, solicita revisión directa.
ESPECIALISTA
14. Revisa el material y prepara informe con
las conclusiones.
RESPONSABLE DEL CINDES
DESCARTE DE MATERIAL
4/5
PA.3.5.4.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
15. Recibe el informe con el aval del
Director(a).
16. Coordina el envío del material reubicado o
donado:
- Consulta con los posibles
interesados.
- Realiza las modificaciones en los
registros correspondientes indicando
su nueva ubicación.
- Remite el material a su nueva
ubicación mediante oficio firmado
por el Director (a).
17. Informa a la Dirección de Servicios
Bibliotecarios de la ULA (SERBIULA) el
material a ser remitido a CIULAMIDE.
SERBIULA
18. Revisa la lista de material a descartar.
19. Informa al CINDES su opinión sobre el
descarte o no.
RESPONSABLE DEL CINDES
20. Elabora oficio de entrega del material en
original y copia.
21. Obtiene firma del Director en el oficio.
22. De acuerdo a lo revisado por SERBIULA
envía al material a CIULAMIDE para
descarte o a la dependencia u organismo
de referencia.
23. Obtiene firma del receptor en la copia del
oficio.
24. Archiva:
- Informe de la Comisión de Compras.
- Informe de los especialistas
- Comunicación de SERBIULA
- Lista de material descartado
DESCARTE DE MATERIAL
5/5
PA.3.5.4.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.4.
APOYO INFORMÁTICO
PROCESOS DE APOYO MODELO DE PROCESOS
VIII.
1/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Reglamento del Sistema de Planificación de la Universidad de Los Andes.Resolución Nº 1526 del Consejo Universitario
Director
Proveer y administrar servicios y tecnologías de información
adecuados a las necesidades de la dependencia para mantener
operativos y disponibles los sistemas y servicios de información utilizados como herramientas de apoyo a los
procesos
Información proveniente de:Dirección de Servicios de Información
AdministrativaAdministración Central de la Red del
Edifico Administrativo
3 Ingenieros de Sistemas1 TSU en Informática
Portal Web de la Dirección de PLANDES Sistema automatizado de Correspondencia
Solicitud de soporte
Solicitud de sistemas automatizados
Sistemas OPSU, ONAPRE
Administración de la red
Pagina Web
Soporte a usuarios
Automatización de procesos
Mantenimiento de sistemas automatizados
DIAGRAMA DE PROCESO
APOYO INFORMÁTICO
PA.4.
2/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA. 4APOYO INFORMÁTICO
PA. 4.1.Desarrollo de
sistemas
PA. 4.2.1.Administración de la red
PA. 4.2.Mantenimiento
y soporte técnico
PA. 4.2.2.Soporte técnico
PA. 4.2.2.1.Soporte a software
PA. 4.2.2.2.Soporte a hardware
PA. 4.2.2.4.Mantenimiento preventivo
PA. 4.2.3.Desincorporación de equipos y componentes
PA. 4.2.1.1.Configuración de perfil de usuarios
PA. 4.2.1.2.Configuración de equipos
PA. 4.2.1.3.Proyección de requerimientos de equipo, componentes e insumos informáticos
PA. 4.2.1.4.Respaldo periódico de la data
PA. 4.2.2.3.Mantenimiento preventivo
PA. 4.2.4.Asesoría a Usuarios
PA. 4.3.Soporte a
aplicaciones
PA. 4.4.Actualización
de aplicaciones
PA. 4.3.1.Asignación de acceso a usuarios
PA. 4.3.2.Adiestramiento a usuarios
PA. 4.3.3.Respaldo de la base datos
PA. 4.3.4.Administracion de la base datos
JERARQUÍA DE PROCESOS APOYO INFORMÁTICO
PA.4.
3/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
4.1.
DESARROLLO DE SISTEMAS
APOYO INFORMÁTICO
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PA.4.
1/2
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.4.1. Desarrollo de sistemas
PA.4.1.1. Diagrama de actividades
PA.4.1.2. Información general del procedimiento
PA.4.3. Normas internas
PA.4.4. Descripción narrativa del procedimiento
DESARROLLO DE SISTEMAS
2/2
ÍNDICE
PA.4.1.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DESARROLLO DE SISTEMAS
1/5
PA.4.1.1.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Proporcionar sistemas de información orientados
a mejorar el desempeño de los procesos de la
Dirección.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
SE INICIA cuando el Director(a) solicita
estudio de factibilidad del proyecto.
SE TERMINA cuando el analista responsable del
proyecto entrega Informe de Implantación.
INSUMO/PRODUCTO
ENTRADAS
Estudio organizacional o diagnóstico
Solicitud de estudio de factibilidad
SALIDAS
Sistema de Información implantado
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Director(a), Personal de la Dirección,
Analista de Desarrollo, Analista de Soporte).
Usuarios de los sistemas a desarrollar.
FORMULARIOS, DOCUMENTOS E
INSTRUCTIVOS UTILIZADOS
Solicitud de estudio
Diagnóstico organizacional
Sistema de información
DESARROLLO DE SISTEMAS
2/5
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
PA.4.1.2.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
1. El desarrollo de sistemas de información
para el soporte de los procesos se
sustentará en el análisis del sistema
organizacional de la dependencia.
2. Los sistemas de información a desarrollar
por PLANDES deberán ser compatibles con
la plataforma tecnológica institucional para
hacer factible su integración a los sistemas
de la administración universitaria.
3. El desarrollo de sistemas de información se
gestionará bajo la responsabilidad de
líderes de proyectos, con una metodología
de trabajo que permita vincular proyectos
afines y obtener resultados integrados.
4. Las fases técnicas de desarrollo, a saber,
análisis, diseño, programación y, pruebas e
implantación deberán someterse a
permanente interacción con los usuarios del
futuro sistema o servicio de información.
5. Todo sistema de información deberá
documentarse.
6. La instalación, configuración y
mantenimiento de información institucional
a través de Internet estará a cargo de los
responsables del mantenimiento de los
sistemas y aplicaciones en cada
departamento y se realizará de acuerdo a
los lineamientos que sobre imagen
institucional apruebe el Consejo
Universitario, cuidando en todo momento el
uso racional de los enlaces de
telecomunicaciones disponibles.
7. Los responsables de desarrollos y
mantenimiento de sistemas en cada
departamento deben revisar conjuntamente
con el responsable del área de soporte
informático los nuevos requerimientos, para
lograr el adecuado funcionamiento de los
sistemas de información.
DESARROLLO DE SISTEMAS
PA.4.1.3.
NORMAS INTERNAS
3/5
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR(A)
1. Solicita al Departamento responsable del
proceso en revisión, el estudio de
factibilidad del proyecto de desarrollo del
sistema de información.
JEFE DE DEPARTAMENTO
2. En reunión con el personal designa el
analista responsable del estudio y el
personal de apoyo.
EQUIPO DE PROYECTO
3. Evalúa la factibilidad técnica y económica
del proyecto de desarrollo.
4. Si es factible elabora el proyecto de
desarrollo. Si no es factible elabora Informe
Técnico especificando restricciones y
alternativas.
5. Presenta el proyecto al Director(a), y Jefe
del Departamento.
DIRECTOR(A)
6. Evalúa restricciones y alternativas del
Informe Técnico y decide suspensión o
contratación.
7. Conoce y aprueba recursos y metodología
del proyecto de desarrollo si es factible.
JEFE DE DEPARTAMENTO
8. Archiva el Informe Técnico, si el proyecto es
suspendido.
9. Ir al proceso Adquirir bienes y servicios, si
se aprueba la contratación del desarrollo.
ANALISTA DE DESARROLLO
10. Desarrolla el sistema:
- Define, valida y documenta requisitos.
- Diseña la arquitectura del sistema.
- Diseña la interfaz de usuario
- Diseña el modelo conceptual y lógico de
la base de datos
- Estudia y selecciona la plataforma
posible para el despliegue de los
componentes
- Selecciona los componentes reutilizables
y diseña los no reutilizables
- Verifica restricciones
- Define parámetros de entrada y salida
- Verifica requisitos con componentes.
- Modela la base de datos y evalúa el
modelo físico de la base de datos y los
diagramas de componentes actualizado
- Escoge e implementa el manejador de
base de datos
- Realiza las pruebas
- Programa los componentes y los
documenta.
- Certifica cada componente
- Prueba integridad de todos los
componentes
DESARROLLO DE SISTEMAS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PA.4.1.4
4/5
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
- Verifica que la programación soporte el
diseño de arquitectura
- Elabora los manuales
- Define y/o configura servidores de base
de datos
- Instala componentes
- Realiza las pruebas funcionales y no
funcionales
- Realiza pruebas de aceptación
- Ejecuta pruebas de instalación
11. Prepara y realiza adiestramiento de usuarios
en la aplicación.
5/5
DESARROLLO DE SISTEMAS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PA.4.1.4
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.4.3.
SOPORTE A APLICACIONES
APOYO INFORMÁTICO DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PA.4.
1/2
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.4.3. Soporte a aplicaciones
PA.4.3.1. Asignación de acceso a usuarios
PA.4.3.1.1. Diagrama de actividades
PA.4.3.1.2. Información general del procedimiento
PA.4.3.1.3. Descripción narrativa del procedimiento
PA.4.3.2. Adiestramiento a usuarios
PA.4.3.2.1. Diagrama de actividades
PA.4.3.2.2. Información general del procedimiento
PA.4.3.2.3. Descripción narrativa del procedimiento
PA.4.3.3. Respaldo de la base de datos
PA.4.3.3.1. Diagrama de actividades
PA.4.3.3.2. Información general del procedimiento
PA.4.3.3.3. Descripción narrativa del procedimiento
PA.4.3.4. Administración de la base de datos
PA.4.3.4.1. Diagrama de actividades
PA.4.3.4.2. Información general del procedimiento
PA.4.3.4.3. Descripción narrativa del procedimiento
ÍNDICE
SOPORTE A APLICACIONES
PA.4.3.
2/2
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES ASIGNACIÓN DE ACCESO A USUARIOS
PA.4.3.1.1.
1/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Alistar en el Sistema los responsables del
manejo de la aplicación en el nivel sectorial y
dependencias centrales.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Director(a) solicita a los
directores de dependencias centrales y jefes de
unidad académica donde se utilizan las
aplicaciones la designación del responsable del
manejo de la misma.
INSUMO/PRODUCTO
Entradas
Sistemas/aplicaciones automatizadas aprobadas
Salida
Perfil de usuarios para el manejo de aplicaciones
Exclusión de usuarios de las aplicaciones
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES ( Director(a), Jefe de departamento,
Responsable del sistema).
Dependencias Centrales (Director, Responsable
asignado)
Unidades Académicas (Coordinador de OSEPLAN,
Decano, Jefes de Departamento).
FORMULARIOS, DOCUMENTOS E
INSTRUCTIVOS, UTILIZADOS
Oficio de Solicitud de designacion
Oficio de asignación o cambio de responsable
Oficio con el perfil del usuario designado.
ASIGNACIÓN DE ACCESO A USUARIOS INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
PA.4.3.1.2.
2/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIRECTOR
1. Solicita en las unidades académicas y
administrativas usuarias de la aplicación
desarrollada la designación de los
responsables del manejo de la misma,
debidamente avalada por el jefe del
designado.
ANALISTA DE DESARROLLO
2. Ingresa en la aplicación el nombre,
dependencia de adscripción y teléfono del
responsable designado.
3. Asigna login y contraseña.
4. Asigna privilegios de acuerdo al perfil de
cada usuario con el manejador MySQL.
5. Elabora oficio con el perfil para cada
usuario designado.
6. Entrega el oficio para la firma del
Director(a).
Ir al proceso Entregar correspondencia.
UNIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS USUARIAS
JEFE DE RESPONSABLES DESIGNADOS
7. Entrega oficio con el perfil asignado a los
responsables del manejo de la aplicación.
8. En el caso de sustitución de responsables
informa mediante oficio al Analista de
Desarrollo de PLANDES.
ANALISTA DE DESARROLLO
9. Recibe el oficio y verifica:
- Si es sustitución de responsables ir al paso
2.
- Si es eliminación de acceso al responsable
designado, excluye de la aplicación los
datos.
ASIGNACIÓN DE ACCESO A USUARIOS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PA.4.3.1.3.
3/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES ADIESTRAMIENTO A USUARIOS
PA.4.3.2.1.
1/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Preparar los usuarios designados para el
correcto manejo de la aplicación desarrollada.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el analista de desarrollo de la
aplicación prepara el taller de inducción.
Se termina cuando los usuarios reciben los
certificados de adiestramiento en el manejo de
la aplicación.
INSUMO/PRODUCTO
Entrada
Aplicación aprobada
Salida
Usuario adiestrado
Certificado de adiestramiento
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Director, Analista de desarrollo,
Secretaria, Operador de reproducción)
Unidades académicas y administrativas
(usuarios designados para el manejo de la
aplicación)
FORMULARIOS, DOCUMENTOS E
INSTRUCTIVOS UTILIZADOS
Manual del Usuario
Material de apoyo
ADIESTRAMIENTO A USUARIOS INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
PA.4.3.2.2.
2/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ANALISTA DE DESARROLLO
1. Prepara el material del taller de
adiestramiento y lista de usuarios.
2. Elabora la convocatoria para los usuarios y
la solicitud de laboratorio de computación o
salón en caso de ser necesario y las entrega
al Director(a).
DIRECTOR(A)
3. Revisa y firma las convocatorias.
4. Entrega convocatoria a la Secretaria de la
Dirección para remisión a los usuarios.
ANALISTA DE DESARROLLO
5. Solicita:
- Al responsable de reproducción las copias
fotostáticas del Manual de Usuario y material
de apoyo requerido.
- A la Secretaria, la elaboración de los
certificados de asistencia y el apoyo logístico
para la selección de refrigerios y posterior
trámite ante el Administrador de la
Dirección.
6. Carga en las computadoras la aplicación y
copia del manual de usuario, si el taller se
realiza en el laboratorio.
7. Firma los certificados y solicita la firma del
Director(a).
8. En la fecha establecida aplica
adiestramiento sobre el manejo de la
aplicación y manual de usuario.
9. Entrega los certificados una vez culminado
el taller.
ADIESTRAMIENTO A USUARIOS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PA.4.3.2.3.
3/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Base de datos
Programar la periodicidad de los
respaldos automáticos
En caso de error hacer los respaldos
correspondientes y realizar de nuevo la
programación
Verificar periódicamente que
los respaldos se hayan realizado con la información a la
fecha
Precondicion: Base de datos Poscondicion: Base de datos respaldada
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES RESPALDO DE LA BASE DE DATOS
PA.4.3.3.1.
1/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Proteger los datos e información con copias
programadas de manera periódica.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el analista de desarrollo
programa la periodicidad de los respaldos
automáticos.
Se termina cuando el analista de desarrollo
verifica y/o programa respaldos.
INSUMO/PRODUCTO
Entrada
Base de datos
Salida
Respaldos realizados.
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Analista de desarrollo)
RESPALDO DE LA BASE DE DATOS INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
PA.4.3.3.2.
2/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ANALISTA DE DESARROLLO
1. Programa la periodicidad de los respaldos
automáticos.
2. Verifica periódicamente que los respaldos se
hayan realizado con la información a la
fecha.
3. En caso de error hace los respaldos
correspondientes y realiza de nuevo la
programación.
RESPALDO DE LA BASE DE DATOS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PA.4.3.3.3.
3/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Base de datos
Verificar el correcto funcionamiento de la
base de datos
Respaldar en cinta o CD la información y montar
de nuevo la base de datos si persiste el error
En caso de error recuperar los datos
aplicando el diagnóstico de la
herramienta
Precondicion: Base de datos en funcionamientoPoscondicion: Base de datos operativa
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES ADMINISTRACIÓN DE LA BASE DE DATOS
PA.4.3.4.1.
1/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Mantener operativa la base de datos.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia diariamente cuando el analista de
desarrollo ingresa a la base de datos.
Se termina cuando el analista de desarrollo
restaura la información en caso de error.
INSUMO/PRODUCTO
Entrada
Base de datos
Salida
Base de datos revisada y en operación.
ADMINISTRACIÓN DE LA BASE DE DATOS INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
PA.4.3.4.2.
2/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ANALISTA DE DESARROLLO
1. Diariamente verifica el correcto
funcionamiento de la base de datos.
2. En caso de error pasa el diagnóstico de la
herramienta y recupera los datos.
3. Si persiste el error restaura la información
con respaldo en CD o cinta y monta de
nuevo la base de datos.
ADMINISTRACIÓN DE LA BASE DE DATOS DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PA.4.3.4.3.
3/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.4.4.
ACTUALIZACIÓN DE APLICACIONES
APOYO INFORMÁTICO DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
PA.4.
1/2
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.4.4. Actualización de aplicaciones
PA.4.4.1. Diagrama de actividades
PA.4.4.2. Información general del procedimiento
PA.4.4.3. Descripción narrativa del procedimiento
ACTUALIZACIÓN DE APLICACIONES ÍNDICE
PA.4.4.
2/2
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Estudio organizacional
Revisar requerimientos de
la aplicación
Programar los componentes y documentarlos
Rediseñar la interfaz del usuario
Analizar con el Usuario y decidir la
inserción de módulos, nuevos
procesos o cambio de version
Cambio de version
Precondición: Necesidades de asesoramiento detectadasPoscondición: Usuario asesorado
Requerimientos del personal
Realizar las pruebas funcionales y no
funcionales
Instala componentes
Define y/o configura
servidores de base de datos
Elaborar los manuales
Verificar que la programación
soporte el diseño de arquitectura
Prepara y realiza el adiestramiento de los usuarios en el
manejo de la aplicación
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
PA.4.4.1.1.
1/3
ACTUALIZACIÓN DE APLICACIONES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Mantener en operación las aplicaciones de
acuerdo a los requerimientos procedimentales y
tecnológicos.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el analista de desarrollo
detecta o recibe requerimiento de actualización.
Se termina cuando el usuario recibe
adiestramiento.
INSUMO/PRODUCTO
Entrada
Requerimientos de actualización
Estudio organizacional o diagnóstico
Salida
Sistema de Información implantado
Usuarios adiestrados
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Director(a), Personal de la Dirección,
Analista de Desarrollo).
Usuarios de los sistemas a actualizar.
FORMULARIOS, DOCUMENTOS E
INSTRUCTIVOS UTILIZADOS
Solicitud de estudio
Diagnóstico organizacional
Sistema de información
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
PA.4.4.1.2.
2/3
ACTUALIZACIÓN DE APLICACIONES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ANALISTA DE DESARROLLO
1. Revisa requerimientos de la aplicación a
solicitud del usuario o por iniciativa propia.
2. Analiza la situación con el usuario y decide
la inserción de módulos, nuevos procesos o
cambio de versión.
3. Si es necesario el cambio de versión
rediseña la interfaz del usuario.
4. Programa los componentes y los
documenta.
5. Verifica que la programación soporte el
diseño de arquitectura.
6. Elabora los manuales.
7. Define y/o configura servidores de base de
datos
8. Instala componentes.
9. Realiza las pruebas funcionales y no
funcionales
- Realiza pruebas de aceptación
- Ejecuta pruebas de instalación
12. Prepara y realiza adiestramiento de usuarios
en la aplicación.
ACTUALIZACIÓN DE APLICACIONES DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
PA.4.4.1.3.
3/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.4.2.
MANTENIMIENTO Y SOPORTE
INFORMÁTICO
APOYO INFORMÁTICO
PA.4.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
1/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.4.2. Mantenimiento y soporte técnico
PA.4.2.1. Administración de la red
- Normas internas
PA.4.2.1.1. Configuración de los perfiles de usuarios
PA.4.2.1.1.1. Diagrama de actividades
PA.4.2.1.1.2. Información General
PA.4.2.1.1.3. Descripción del Procedimiento
PA.4.2.1.2.Configuración de equipos
PA.4.2.1.2.1. Diagrama de actividades
PA.4.2.1.2.2. Información General
PA.4.2.1.2.3. Descripción del Procedimiento
PA.4.2.1.3.Proyección de requerimientos de equipamiento, suministros y componentes
PA.4.2.1.3.1. Diagrama de actividades
PA.4.2.1.3.2. Información General
PA.4.2.1.3.3. Descripción del Procedimiento
PA.4.2.1.4. Respaldo periódico de la data
PA.4.2.1.4.1. Diagrama de actividades
PA.4.2.1.4.2. Información General
PA.4.2.1.4.3. Descripción del Procedimiento
PA.4.2.2. Soporte técnico
PA.4.2.2.1. Soporte a software
PA.4.2.2.1.1. Diagrama de actividades
PA.4.2.2.1.2. Información General
PA.4.2.2.1.3. Descripción del procedimiento
PA.4.2.2.2. Soporte a hardware
PA.4.2.2.2.1. Diagrama de actividades
PA.4.2.2.2.2. Información General
PA.4.2.2.2.3. Descripción del procedimiento
PA.4.2.2.3. Mantenimiento preventivo
PA.4.2.2.3.1. Diagrama de actividades
PA.4.2.2.3.2. Información General
PA.4.2.2.3.3.Descripción del procedimiento
MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO
PA.4.2.
ÍNDICE
2/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
PA.4.2.2.4. Mantenimiento correctivo
PA.4.2.2.4.1. Diagrama de actividades
PA.4.2.2.4.2. Información General
PA.4.2.2.4.3. Normas del proceso
PA.4.2.2.4.4. Descripción del procedimiento
PA.4.2.3. Desincorporación de equipos
PA.4.2.3.1. Diagrama de actividades
PA.4.2.3.2. Información General
PA.4.2.3.3. Descripción del procedimiento
PA.4.2.4. Asesoría a usuarios
PA.4.2.4.1. Diagrama de actividades
PA.4.2.4.2. Información General
PA.4.2.4.3. Descripción del procedimiento
MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO
PA.4.2.
ÍNDICE
3/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
- El área de soporte informático mantendrá en
adecuadas condiciones de operación los
equipos (hardware y software), y el buen
funcionamiento de la red de acuerdo a los
lineamientos establecidos por la
administración general de la red de datos del
edificio administrativo.
- El área de soporte informático atenderá los
requerimientos de los usuarios en tareas que
requieran procesamiento automatizado.
- Es responsabilidad del Departamento de
Informática llevar Reporte de Servicios de
Soporte y Mantenimiento donde se registren
las fallas, causas y acciones llevadas acabo
para restablecer su operación.
Del uso de la red interna, Internet y correo electrónico
- Tiene derecho al uso del equipamiento
informático, servicio de acceso a la red
interna, servicio de Internet y de correo
electrónico, el personal temporal o
permanente adscrito a la Dirección General
de Planificación y Desarrollo (PLANDES)
debidamente autorizados por el supervisor
inmediato.
- Los usuarios pueden ingresar sólo en
aquellos equipos a los que tengan acceso
permitido.
- Cada usuario debe Ingresar y realizar su
trabajo en su propia cuenta de usuario, esto
con el propósito de organizar y proteger la
información generada.
- Los usuarios deben respetar la privacidad de
los otros usuarios. No está permitido obtener
copias de archivos, códigos, contraseñas o
información ajena; tampoco se puede
suplantar a otra persona en una conexión ni
enviar información a su nombre.
- En caso de hacerse estrictamente necesario,
los usuarios pueden utilizar otras
computadoras de mutuo acuerdo con otros
usuarios y con el personal responsable de la
red. En este caso el usuario debe ingresar
con su clave a su propia cuenta de usuario
para evitar afectar las cuentas de los otros
usuarios; al mismo tiempo debe
comprometerse a darle un uso racional al
equipo.
- Los recursos de computación se deben usar
única y exclusivamente para propósitos
relacionados con las funciones
desempeñadas en la institución.
- Los programas a instalarse en cada máquina
serán los autorizados e instalados por los
encargados de la red. Bajo ninguna
circunstancia los usuarios pueden instalar,
desinstalar, eliminar, modificar o alterar en
cualquier forma programas de aplicaciones
contenidos en los equipos o en el servicio de
red.
- La instalación de cualquier programa o
software adicional debe ser solicitado por
escrito ante la administración de la red,
dicha solicitud debe ser justificada y avalada
por las funciones que el usuario desempeñe
institucionalmente.
NORMAS INTERNAS ADMINISTRACIÓN DE LA RED
PA.4.2.1.
1/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
- Periódicamente, los responsables de la
administración de la red efectuarán revisión
de los equipos para verificar el software
instalado en los mismos, en caso de
detectarse software no autorizado, será
eliminado inmediatamente.
- No se permite el traslado, reparación o
retiro de ningún tipo de hardware o software
de los equipos. Cualquier necesidad de este
tipo, debe ser notificada al personal
responsable de la administración de la red,
el cual tomará las medidas
correspondientes.
- Los usuarios no deben intercambiar equipos
o partes del mismo tales como, monitores,
CPU, teclados, mouse o periféricos.
- Los usuarios son responsables del encendido
y apagado de la computadora y el periférico
adscritos bajo su responsabilidad. Cada
computador y su periférico, (en caso de
tenerlo), asi como el UPS y/o el regulador
deben ser apagados obligatoriamente al final
de la jornada laboral.
- Las labores de mantenimiento tanto de
hardware como de software, así como de la
configuración de acceso a la red., solamente
puede ser realizado por el personal
autorizado puede llevar a cabo esta labor.
- Queda prohibida la utilización de CDS y
disquetes de juegos, y cualquier otro
programa no autorizado.
- El hardware, software, así como la
información digital, son propiedad
institucional, su copia, sustracción, daño
intencional o utilización con fines distintos a
las actividades propias de la dependencia o
institución, será sancionada.
- Está prohibido: fumar, comer o beber en el
área destinada al equipamiento informático.
- Los usuarios deben mantener en buen
estado de conservación y limpieza el
equipamiento que tengan adscrito bajo su
responsabilidad.
- La instalación, configuración, prueba y
puesta en marcha de los equipos y/o
dispositivos, será realizada por el personal
autorizado, quien a su vez comprobará el
correcto funcionamiento y hará entrega del
mismo al usuario responsable.
- Para el mantenimiento correctivo, el usuario
del computador deberá comunicarse con los
responsables del área y hacer la solicitud de
la planilla de solicitud de servicio a fin de
informar la falla presentada.
- En la toma de electricidad del computador
no se deben conectar otros aparatos (radios,
máquinas de escribir, calculadoras u otros.)
- Es deber de los usuarios limpiar el disco
duro periódicamente de información que no
sea relevante a fin de optimizar el
rendimiento del disco, también con el
propósito de facilitar y depurar el proceso
de respaldo de información.
- No está permitido intervenir el cableado de
las redes, instalando cables no
suministrados por la Administración de la
Red del Edificio Administrativo, cortando o
NORMAS INTERNAS ADMINISTRACIÓN DE LA RED
PA.4.2.1.
2/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
empalmando cables, desprendiendo
marcaciones de tomas, puertas o ductos,
golpeando o forzando tubos y/o canaletas.
- Tampoco está autorizado el uso y asignación
de direcciones IP por personal distinto al
encargado de la administración de la red. EEss
ddeebbeerr ddee llooss uussuuaarriiooss rreessgguuaarrddaarr yy
ccoonnsseerrvvaarr llooss rreessppaallddooss ddee iinnffoorrmmaacciióónn qquuee
eell ppeerrssoonnaall eennccaarrggaaddoo ddee llaa rreedd ggeenneerree
ppaarraa eell uussoo ddee eellllooss..La Universidad
asignará una cuenta de correo electrónico al
personal administrativo que la requiera.
Dicha cuenta es personal e intransferible.
- En el uso del correo electrónico no está
permitido:
- Atentar contra la integridad de la
Universidad.
- Divulgar información que incite a la
discriminación o la violencia.
- Enviar contenidos con fines publicitarios y
comerciales de bienes y servicios en
beneficio propio, de familiares o de
terceros.
- Enviar correo tipo SPAM, es decir “correo
basura”, relacionado con falsos virus, con
publicidad de empresas, cadenas de
mensajes, etc.
- Usar la cuenta de correo electrónico de
otro usuario o entregar a un tercero la
contraseña propia.
- Falsificar mensajes de correo electrónico.
- Leer, borrar, copiar o modificar mensajes
de correo electrónico de otras personas,
sin su autorización.
- Enviar mensajes de correo electrónico,
alterando la dirección electrónica del
remitente para suplantar a terceros;
identificarse como una persona ficticia o
simplemente no identificarse.
- Iniciar o continuar cadenas de mensajes
pues éstas tienden a congestionar
innecesariamente la red.
- Los recursos y servicios de valor agregado,
telemático e informático que la Universidad
proporciona, deben ser utilizados de manera
racional y consciente, teniendo en cuenta
que se trata de un servicio para el beneficio
general y que cualquier falla o daño
generado a los mismos repercute en
perjuicio de todos los usuarios.
- El resguardo e integridad de nuestro
principal activo“LA INFORMACIÓN”, es
responsabilidad de todos. En la medida que
cada uno de nosotros aporte su grano de
arena, se podrán obtener permanentemente
resultados positivos en este sentido.
NORMAS INTERNAS ADMINISTRACIÓN DE LA RED
PA.4.2.1.
3/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Solicitud de configuración
de perfil Entrevistar al personal y obtener los datos de
identificación
Informar al Jefe del Departamento
o Director(a) sobre la creación
de la cuenta
Informar al Usuario el perfil
creado
Crear la cuenta para el uso de la estación de
trabajo
Precondición: Solicitud formulada por el Director(a) o Jefe de DepartamentoPoscondición: Perfil creado
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES CONFIGURACIÓN DE PERFILES DE USUARIOS
PA.4.2.1.1.1
1/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Permitir el ingreso de usuarios al dominio de
PLANDES.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
SE INICIA
Cuando los Jefes de Departamento solicitan
verbalmente crear cuenta para personal
temporal o permanente adscrito al
departamento.
SE TERMINA
Cuando el personal recibe su código de acceso
INSUMO / PRODUCTO
ENTRADAS
Solicitud verbal
SALIDAS
Código de acceso
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
Director (a), Jefes de Departamento,
Administrador de la red.
BASE LEGAL
Normas internas del área de informática
FORMULARIOS, DOCUMENTOS E
INSTRUCTIVOS UTILIZADOS
Formato en pantalla del registro de cuentas de
usuarios para acceso al dominio de PLANDES
RECURSOS
Servidores del dominio de PLANDES
CONFIGURACIÓN DE PERFILES DE USUARIOS
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
PA.4.2.1.1.2
2/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR DE LA RED
1. Recibe solicitud verbal del Director o Jefe de
Departamento para la configuración de perfil
de usuarios.
2. Entrevista al personal y obtiene datos de
identificación.
3. Crea la cuenta para el uso de la estación de
trabajo.
4. Suministra la información al usuario sobre el
perfil creado.
5. Informa al Jefe de Departamento o Director
sobre la creación de la cuenta.
CONFIGURACIÓN DE LOS PERFILES DE USUARIOS
PA.4.2.1.1.3.
3/3
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES CONFIGURACIÓN DE LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS Y PERIFÉRICOS
PA.4.2.1.2.1.
1/4
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
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Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Acondicionar los equipos y periféricos para el
uso de los usuarios.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
SE INICIA
Cuando la Dirección adquiere equipos de
computación y /o periférico, cuando hay cambio
de usuario o por formateo del equipo.
SE TERMINA
Cuando el personal recibe su equipo o periférico
configurado.
INSUMO / PRODUCTO
ENTRADAS
Recepción de equipos
Solicitud de Jefe de Departamento por cambio
de usuario
Reporte de usuarios de falla de equipos
SALIDAS
Equipo y/o periférico configurado
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
Director (a), Jefes de Departamento
Área de Informática
Usuarios
BASE LEGAL
Normas internas del área de informática
RECURSOS
Equipos informáticos
Software
CONFIGURACIÓN DE LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS Y PERIFÉRICOS
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
PA.4.2.1.2.2.
2/4
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ÁREA DE INFORMÁTICA
1. Estudia servicio de soporte a realizar:
A.- Si el equipo es nuevo arma el equipo.
1.1. Obtiene información lógica del equipo
1.2. Genera Reporte de Solicitud de
dirección IP al Centro de Atención al
Usuario vía telefónica.
1.3. Recibe del Centro de Atención al
Usuario confirmación del Reporte por
vía electrónico
1.4. Suministra vía telefónica al
Administrador Central de la red la
dirección MAC, el nombre de la
maquina y el usuario al cual será
asignada.
1.5. Recibe del Administrador Central de la
red dirección IP
1.6. Configura el equipo para convertirlo en
miembro de la red intranet de
PLANDES.
1.7. Instala el software de acuerdo a las
necesidades del usuario.
1.8. Crea el directorio del usuario con la
permisología correspondiente.
1.9. En caso de sustitución de equipos a
usuarios, restaura la información
contenida en el antiguo computador.
1.10. Instala el equipo en el lugar de trabajo
del usuario.
1.11. Configura y/o instala periféricos
1.12. Configura localmente el correo
electrónico.
B.- Si es cambio de usuario:
1.1. Traslada el equipo al nuevo sitio de
trabajo del usuario o a la sala de
servidores.
1.2. Instala el software de acuerdo a las
necesidades del usuario.
1.3. Crea el directorio del usuario con la
permisología correspondiente.
1.4. En caso de sustitución de equipos
restaura la información contenida en el
antiguo computador.
1.5. Si es nuevo usuario, Instala el software
de acuerdo a las necesidades del
usuario y crea el directorio del usuario
con la permisología correspondiente.
C.- Si es formateo de equipo conservando el
mismo usuario:
1.1. Respalda la información en el caso que
el equipo esté operativo.
1.2. Formatea el disco duro
1.3. Instala el sistema operativo
1.4. Instala los controladores, de ser
necesario.
1.5. Configura la red
1.6. Instala el software de acuerdo a las
necesidades del usuario
1.7. Configura el equipo y los periféricos
1.8. Crea el directorio del usuario con la
permisología correspondiente.
1.9. Restaura la información contenida antes
del formateo, si el equipo estaba
operativo.
CONFIGURACIÓN DE LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS Y PERIFÉRICOS
PA.4.2.1.2.3.
3/4
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
D. Si es formateo de equipo con cambio de
usuario:
1.1. Respalda la información en el caso de
que el equipo esté operativo: si la
información corresponde a usuarios
retirados de la dependencia respalda
en medio magnético externo e interno
la información. En caso de ser
necesario entrega respaldo al usuario.
1.2. Formatea el disco duro
1.3. Instala el sistema operativo
1.4. Instala los controladores, de ser
necesario.
1.5. Configura la red
1.6. Instala el software de acuerdo a las
necesidades del usuario
1.7. Configura el equipo y los periféricos
1.8. Crea el directorio del usuario con la
permisología correspondiente.
CONFIGURACIÓN DE LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS Y PERIFÉRICOS
PA.4.2.1.2.3.
4/4
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Solicitud de equipos,
componentes e insumos
informáticos
Realiza diagnóstico del equipamiento informático
Proyecta de acuerdo a los índices de inflación y
aspectos sugeridos por el Administrador los costos de
nuevas adquisiciones
Precondición: Necesidad de equipamiento Poscondición: Informe de requerimientos informáticos
Elaborar el Informe de requerimientos
Analizar el informe con los Jefes de
Departamento, Director y Administrador
Actualizar el informe de requerimientos
Entregar al Administrador el informe para su
consideración en la formulación presupuestaria
PROYECCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE EQUIPAMIENTO, COMPONENTES Y DE INSUMOS INFORMÁTICOS
PA.4.2.1.3.1.
1/3
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
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Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Garantizar la operatividad de la Dirección en
materia informática
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
SE INICIA
Cuando realiza el estudio de necesidades de
equipamiento y suministros.
SE TERMINA
Con la formulación de requerimientos en el POA
y el presupuesto
INSUMO / PRODUCTO
ENTRADAS
Solicitud de equipos, componentes e insumos
informáticos de la Dirección, Jefes de
Departamento y Usuarios.
SALIDAS
Informe de requerimientos.
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
Área de Informática
Jefes de Departamento, Director, Usuarios
Administrador
BASE LEGAL
Reglamento de compras
FORMULARIOS, DOCUMENTOS E
INSTRUCTIVOS UTILIZADOS
Plan Operativo Anual
Proyecto de presupuesto
Informe de requerimientos
PROYECCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE EQUIPAMIENTO, COMPONENTES Y DE INSUMOS INFORMÁTICOS
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
PA.4.2.1.3.2.
2/3
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
RESPONSABLE DEL AREA DE
INFORMÁTICA
1. Obtiene de los Jefes de Departamento
requerimientos en materia informática.
2. Realiza diagnostico del equipamiento
informático.
3. Proyecta de acuerdo a los índices de
inflación y otros factores sugeridos por
el Administrador los costos por nuevas
adquisiciones.
4. Elabora informe acerca de equipos,
componentes y suministros requeridos.
5. Analiza el Informe en reunión conjunta
con los Jefes de departamento, Director,
y Administrador el informe.
6. Considera las observaciones.
7. Entrega al Administrador de la
Dependencia el Informe.
PROYECCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE EQUIPAMIENTO, COMPONENTES Y DE INSUMOS NFORMÁTICOS
PA.4.2.1.3.3.
3/3
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
RESPALDO PERIÓDICO DE LA DATA
PA.4.2.1.4.1.
1/3
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Garantizar la conservación de la información
generada en la dependencia.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
SE INICIA
Periódicamente, con el ingreso vía red a cada
estación de trabajo.
SE TERMINA
Cuando copia la data en el disco duro que
contiene la información de la dependencia.
INSUMO / PRODUCTO
ENTRADAS
Normas de administración de la red
Información contenida en el disco duro de la
dependencia
SALIDAS
Respaldo de la información institucional
generada por los usuarios
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
Área de Informática
RECURSOS
Estaciones de trabajo de los usuarios
Estación de trabajo del Administrador de la red
Medios magnéticos de almacenamiento externo
RESPALDO PERIÓDICO DE LA DATA
PA.4.2.1.4.2.
2/3
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
RESPONSABLE DEL ÁREA DE
INFORMÁTICA
1. Periódicamente, ingresa vía red a las
estaciones de trabajo de los usuarios.
2. Elimina respaldo anterior.
3. Copia la información generada en el año en
curso para cada usuario.
PA.4.2.1.4.3.
3/3
RESPALDO PERIÓDICO DE LA DATA DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Solicitud de servicio
Identificar el tipo de asistencia requerida y
registrar en el formulario de Registro de Soporte
Técnico el tipo de asistencia y la fecha de la
solicitud.
Asignar prioridad según el tipo de servicio y urgencia
Identifica el problema en la PC del usuario.
Obtener firma del Usuario y fecha en el formulario de Registro de Soporte Técnico.
Registra en el formulario de Registro de Soporte Técnico el
soporte realizado.
Instalar los programas necesarios y realizar
pruebas con el Usuario.
PRECONDICIÓN: Solicitud de servicioPOSCONDICIÓN: Servicio de asistencia realizado.
Archivar el formulario de Registro de Soporte
Técnico
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
PA.4.2.2.1.1.
SOPORTE A SOFTWARE
1/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Mantener operativo el equipamiento informático
de la dependencia
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
SE INICIA cuando el usuario solicita asistencia
técnica.
SE TERMINA cuando el administrador de la red
archiva el formulario de Registro de Soporte
Técnico.
INSUMO/PRODUCTO
ENTRADAS
Solicitud de asistencia personalmente o por vía
telefónica
SALIDA
Equipo operativo
Registro de soporte
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Usuarios, Administrador de la red)
FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
UTILIZADOS
Formulario Registro de Soporte Técnico
PA.4.2.2.1.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO SOPORTE A SOFTWARE
2/3
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
USUARIO DE PLANDES
1. Solicita servicio de asistencia por vía
telefónica o personalmente al Administrador
de la red.
ADMINISTRADOR DE LA RED
2. Identifica el tipo de asistencia requerida y
registra en el formulario de Registro de
Soporte Técnico el tipo de asistencia y la
fecha de la solicitud.
3. Asigna prioridad según el tipo de servicio y
urgencia del caso e informa al Usuario.
4. Identifica el problema en la PC del usuario.
5. Instala los programas necesarios para
solucionar el problema y realiza pruebas con
el Usuario.
6. Registra en el formulario de Registro de
Soporte Técnico el soporte realizado.
7. Solicita al Usuario firma y fecha en el
formulario de Registro de Soporte Técnico.
8. Archiva el formulario de registro de soporte
técnico.
SOPORTE A SOFTWARE
PA.4.2.2.1.3
3/3
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
1/3
PA.4.2.2.2.1.
SOPORTE A HARDWARE
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Proporcionar óptimo funcionamiento de los
componentes físicos del equipamiento
informático.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
SE INICIA cuando el usuario solicita asistencia
técnica de soporte de hardware.
SE TERMINA cuando el Administrador de la red
archiva el formulario de Registro de Soporte
Técnico.
INSUMO/PRODUCTO
ENTRADAS
Solicitud de asistencia personalmente o por vía
telefónica
SALIDA
Equipo operativo
Registro de Soporte Técnico
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Usuarios, Administrador de la red)
FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
UTILIZADOS
Formulario Registro de Soporte Técnico
SOPORTE A HARDWARE
2/3
PA.4.2.2.2.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO SOPORTE A HARDWARE
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
USUARIO DE PLANDES
1. Solicita servicio de asistencia por vía
telefónica, e-mail o personalmente al
Administrador de la red.
ADMINISTRADOR DE LA RED
2. Identifica el tipo de asistencia requerida y
registra en el formulario de Registro de
Soporte Técnico el tipo de asistencia y la
fecha de la solicitud.
3. Informa al usuario el tiempo aproximado
de revisión y fija día y hora de intervención
técnica.
4. Diagnostica y evalúa el alcance de los
problemas de los equipos afectados.
5. Repara el hardware.
6. Verifica con el Usuario el funcionamiento
del equipo.
7. Registra en el formulario el soporte técnico
realizado.
8. Entrega el equipo al Usuario.
9. Solicita al Usuario firma y fecha en el
formulario de Registro de Soporte Técnico.
10. Archiva el formulario.
SOPORTE A HARDWARE
3/3
PA.4.2.2.2.3
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Cronograma de mantenimiento
Limpiar y lubricar partes mecánicas, rodajes,
mecanismos, y optimizar discos.
Verificar cumplimiento de recomendaciones de uso de los fabricantes y de las
políticas internas de conservacion de equipos.
Realizar diagnóstico y chequeo general de
hardware.
Archivar copia del informe.
Informar al Director(a) mediante entrega del
Informe.
Actualizar a los usuarios sobre las normas de uso
de los equipos.
Elaborar el Informe de Mantenimiento Anual especificando las
recomendaciones sobre previsión presupuestaria para ampliación de la capacidad de los equipos y sustituciones.
PRECONDICIÓN: Programación de mantenimiento preventivoPOSCONDICIÓN: Informe anual de mantenimiento realizado.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
PA.4.2.2.3.1.
1/3
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
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CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Preservar la plataforma informática para el
óptimo funcionamiento del equipamiento
informático de la dependencia.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
SE INICIA cuando el Administrador de la red
inicia el mantenimiento de acuerdo al
cronograma establecido.
SE TERMINA cuando el Administrador de la red
archiva copia del informe Anual de
Mantenimiento
INSUMO/PRODUCTO
ENTRADAS
Cronograma de Mantenimiento Preventivo
SALIDA
Informe Semestral de Mantenimiento.
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Usuarios, Administrador de la red)
FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
UTILIZADOS
Informe Anual de Mantenimiento
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
PA.4.2.2.3.2.
2/3
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ANALISTA
1. De acuerdo al cronograma establecido:
- Hace limpieza de rodajes y mecanismos
- Aspirado de polvo y partículas
- Lubricación de partes mecánicas
- Revisión de voltajes en fuentes de
alimentación
- Revisión y optimización de discos
- Verificación del cumplimiento de las
recomendaciones de uso y conservación de
equipos hechas por los fabricantes
- Verificación del cumplimiento de las políticas
internas de uso y conservación de equipos.
2. Realiza diagnóstico y chequeo general de
hardware.
3. Elabora el Informe de Mantenimiento Anual
especificando las recomendaciones sobre
previsión presupuestaria para ampliación de
la capacidad de los equipos y sustituciones.
4. De ser necesario actualiza al personal sobre
las normas de uso de los equipos.
5. Entrega al Director(a) el Informe para
conocimiento.
6. Archiva copia del Informe.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
3/3
PA.4.2.2.3.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Solicitud de servicio de
mantenimiento
Llenar el formulario Reporte de Servicio con los datos
de la solicitud
Realizar el diagnóstico y completar el formulario
Reporte de Servicio
Precondicion: Solicitud de servicioPoscondicion: Servicio de mantenimiento correctivo realizado
Hacer efectiva la garantia
Reparación o sustitución de partes
y tiene garantía
Informar al Centro de Atencion al Usuario y
esperar asistencia
Soporte técnico de DSIA
Verificar existencia de partes
Mantenimiento en el Area de Informatica
de la dependencia
Solicitar al Administrador la compra de partes o equipos
No hay en existencia
Adquirir bienes y serviciosReemplazar partes y
componentes
Desechar las partes que corresponda a consumibles
Obtener firmas de DSIA y el Usuario en el formulario
Reporte de Servicio en conformidad
Desincorporar de inventario el equipo o componentes
que corresponda
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
1/3
PA.4.2.2.4.1.
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Corregir las fallas en el equipamiento informático
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
Se inicia cuando el Administrador de la red de
Informática recibe notificación de fallas de los
equipos y/o sus componentes.
Se termina cuando el Administrador de la red
archiva el formulario Reporte de Servicio.
INSUMO/PRODUCTO
ENTRADAS
Notificación de fallas
SALIDA
Equipo y componentes en funcionamiento
Reporte de Servicio
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (Usuarios, Administrador de la red)
FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
UTILIZADOS
Reporte de Servicios
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
2/3
PA.4.2.2.4.2.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR DE LA RED
1. Recibe del usuario la solicitud de servicio de
mantenimiento.
2. Llena el formulario Reporte de Servicio con
los datos de solicitud.
3. Revisa el equipo y hace el diagnóstico.
4. Completa el formulario.
5. Si el equipo requiere reparación o sustitución
de partes en garantía, entrega copia del
Reporte de Servicio al Administrador y
tramita ante el proveedor para hacer
efectiva la garantía.
6. Si requiere asistencia de soporte técnico de
DSIA:
- Solicita la asistencia en el Centro de
Atención al Usuario de acuerdo al
procedimiento establecido.
- Una vez recibida la asistencia solicita al
Analista de DSIA firma en el formulario
Reporte de Servicio.
- Ir al paso Nº 12
7. Si la actividad de mantenimiento correctivo
se realiza en el área de informática y no hay
en existencia las partes requeridas elabora
nota de requisición y la entrega al
Administrador de la Dirección.
ADMINISTRADOR DE LA DIRECCIÓN
8. Ir al proceso: Adquisición de bienes y
servicios.
ADMINISTRADOR DE LA RED
9. Espera compra de partes.
10. Facilita temporalmente un equipo al
usuario, si hay disponibilidad.
11. Recibe las partes a sustituir y las reemplaza
e instala.
12. Prueba el equipo con el usuario y obtiene
firma en conformidad en el formulario de
Reporte de Servicio.
13. Completa y firma el Reporte de Servicio.
14. Desecha las partes sustituidas que
corresponda a consumibles.
15. Desincorpora de inventario el equipo o los
componentes que corresponda. Ir al
proceso: Desincorporación de equipos y
componentes.
16. Archiva el Formulario Reporte de Servicio.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
3/3
PA.4.2.2.4.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Reporte de servicio
Elaborar el Informe de Desincorporación de equipos o partes
inservibles
Esperar el retiro de los bienes.
Informar a la Oficina Central de Control de
Bienes, mediante oficio e informe de
desincorporación avalado por el
Director(a)
Almacenar el equipo en el depósito de la
dependencia
Precondicion: Reportes de servicio e informes de Mantenimiento avalados por el Director(a) Poscondicion: Bienes retirados
Informe de mantenimiento
DESINCORPORACIÓN DE EQUIPOS Y COMPONENTES
PA.4.2.3.1.
1/3
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Retirar los equipos y componentes fuera de
servicio por obsolescencia o irreparables.
FRONTERA DE INICIO Y FINALIZACIÓN
SE INICIA cuando el administrador de la red
elabora el Informe de Desincorporación.
SE TERMINA cuando el Administrador remite a
la Oficina Central de Control de Bienes el
Informe de Desincorporación.
INSUMO/PRODUCTO
ENTRADAS
Reporte de mantenimiento
SALIDA
Informe de Desincorporación
Equipo retirado al depósito
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
PLANDES (administrador de la red,
Administrador, Oficina Central de Control de
Bienes)
FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS
UTILIZADOS
Informe de Desincorporación
Oficio de remisión
DESINCORPORACIÓN DE EQUIPOS Y COMPONENTES
PA.4.2.3.2.
2/3
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR DE LA RED
1. Una vez determinada, en las actividades de
mantenimiento, la inutilidad de equipos o
partes elabora el Informe de
desincorporación.
2. Entrega al Administrador copia del Informe
de Desincorporación.
3. Archiva copia del Informe y del formulario
Reporte de Servicio.
4. Almacena el equipo en el depósito de la
Dirección General de Planificación y
Desarrollo.
ADMINISTRADOR
5. Remite mediante oficio, a la Oficina Central
de Control de Bienes el Informe de
Desincorporación.
6. Espera retiro de los bienes
3/3
PA.4.2.3.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
DESINCORPORACIÓN DE EQUIPOS Y COMPONENTES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Solicitud de
asesoríaDetermina
necesidades de adiestramiento
Asesora al Usuario
Prepara de ser necesario el material de
apoyo.
Elabora el cronograma
para realizar la asesoría.
Prueba con el Usuario los
resultados de la asesoria.
Precondición: Necesidades de asesoramiento detectadasPoscondición: Usuario asesorado
ASESORÍA A USUARIOS
PA.4.2.4.1.
1/3
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
OBJETIVO
Preparar al usuario para el uso correcto y
eficiente del equipamiento informático.
FRONTERA DE INICIO Y FINANIZACIÓN
SE INICIA
Cuando el Administrador de la red detecta la
necesidad o por solicitud verbal del usuario.
SE TERMINA
Cuando el usuario maneja la herramienta.
INSUMO/PRODUCTO
ENTRADAS
Solicitud verbal
Diagnostico del administrador de la red
SALIDAS
Usuario
DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS
VINCULADAS
Usuario y administrador de la red
RECURSOS
Equipos y software
ASESORÍA A USUARIOS
PA.4.2.4.2.
2/3
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ADMINISTRADOR DE LA RED
1. Determina necesidades de adiestramiento
2. Elabora cronograma para realizar la
asesoria.
3. Prepara de ser necesario material de apoyo.
4. Asesora al usuario.
5. Prueba con el usuario los resultados
3/3
PA.4.2.4.3.
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO ASESORÍA A USUARIOS
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
IX.
MODELO ACTOR - ROL
IX
MODELO ACTOR-ROL PORTADA
1/1
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL DIRECTOR
ARQUITECTO DOCENTE CON
POSTGRADO EN DISEÑO URBANO
- Establecer las metas así como las acciones para concretar la misión y visión de la Dirección General de Planificación y Desarrollo.
- Dirigir y controlar la integración del sistema de planificación institucional.
- Ejercer la Secretaría Técnica del Consejo de Planificación Institucional
- Planear, dirigir, controlar y evaluar las actividades de planificación institucional en conformidad con los objetivos, políticas y lineamientos establecidos por el Consejo Universitario.
- Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Consejo Universitario y órganos rectores de la planificación en educación superior.
- Asignar los recursos, ordenar y distribuir el trabajo. - Coordinar los diferentes proyectos de la Dirección. - Nombrar y remover los Jefes de Departamento de la Dirección
General de Planificación y Desarrollo - Decidir sobre los proyectos que acomete la Dirección, sus
participantes y responsables conjuntamente con los Jefes de Departamento.
- Establecer programas periódicos de evaluación al personal conjuntamente con los Jefes de Departamento.
- Informar periódicamente al Rector sobre los proyectos y actividades de la Dependencia.
- Cualquier otra necesaria para el cumplimiento de la misión de la Dirección General de Planificación y Desarrollo.
PLANIFICADOR CENTRAL EN EL
ÁREA ACADÉMICA
PLANIFICADOR CENTRAL EN EL
ÁREA DE RECURSOS FÍSICOS
ECONOMISTA CON POSTGRADO EN GERENCIA Y EN PEDAGOGÍA
4 ARQUITECTOS
- Recopila, clasifica y analiza la información para la elaboración y control de ejecución de planes y programas de la dependencia.
- Realiza estudios para la evaluación de proyectos en ejecución o para la formulación de nuevos proyectos.
- Realiza estudios de planificación en una dependencia de la universidad, definiendo metas, objetivos y variables a estudiar.
- Estudia las interrelaciones entre las variables que inciden en la ejecución de planes y programas, estima el personal requerido y tiempo para la investigación.
- Evalúa proyectos y formula recomendaciones sobre los mismos.
- Realiza diagnósticos y pronósticos de mediana complejidad. - Coordina y ejecuta el desarrollo de proyectos y programas que
se llevan a cabo en una dependencia de la universidad. - Diseña, aplica e interpreta encuestas y otros instrumentos. - Planifica y coordina recursos humanos y materiales requeridos
para el desarrollo de los planes y programas. - Integra equipos de trabajo multidisciplinario. - Actualiza cuadros estadísticos e información relevante
relacionada con los proyectos asignados.
MODELO ACTOR-ROL PROCESOS FUNDAMENTALES
1/16
IX
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL
- Elabora métodos y procedimientos para la estructuración y presentación de datos estadísticos y la actualización de las mismas.
- Asiste a reuniones, seminarios, conferencias y foros concernientes al área de planificación.
- Presta asistencia técnica en materia de su competencia. - Supervisa la elaboración de cuestionarios, la realización de
encuestas y el análisis de la información obtenida. - Discute con directivos de la dependencia, los objetivos y alcances
de los programas y proyectos. - Participa en la implantación de políticas definidas para alcanzar
las metas previstas en los planes. - Elabora gráficos, cuadros, y tablas sobre diversos aspectos
económicos. - Tramita solicitudes relacionadas con el área. - Lleva y registra los datos concernientes a los empresarios y otros
beneficios de crédito. - Realiza gestiones del área ante organismos públicos y privados. - Participa en la elaboración de la memoria y cuenta y demás
publicaciones. - Efectúa cálculos estadísticos y económicos. - Suministra información de carácter económico. - Mantiene registro de datos relacionados con el área. - Transcribe y accesa información operando un micro-computador. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad
integral, establecidos por la organización. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomalía. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
PLANIFICADOR EN EL ÁREA DE
RECURSOS FÍSICOS
PLANIFICADOR EN EL ÁREA ECONÓMICA FINANCIERA
ECONOMISTA
- LIC. EN ESTADÍSTICA
- GEÓGRAFO CON POSTGRADO EN PLANIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DEL TERRITORIO
- Coordina la elaboración de los estudios de planificación. - Evalúa la estructura, diseño y ejecución de los planes de
desarrollo y de la memoria y cuenta de la Institución. - Evalúa y determina la factibilidad de proyectos. - Evacua y presta asistencia técnica en materia de su competencia. - Administra los recursos humanos, financieros y técnicos de los
planes y proyectos asignados. - Determina y efectúa proyecciones y estimaciones que inciden en
la ejecución de planes y programas. - Realiza estudios de planificación para formular los lineamientos
de los planes operativos anuales. - Planifica estudios para la evaluación de proyectos en ejecución o
para la formulación de nuevos proyectos. - Elabora conjuntamente con el personal especializado el
instrumento metodológico que va a servir de guía para la elaboración del plan operativo y el plan de desarrollo estratégico institucional.
MODELO ACTOR-ROL PROCESOS FUNDAMENTALES
2/16
IX
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL
PLANIFICADOR EN EL ÁREA ACADÉMICA
- ECONOMISTA CONTRATADA
- ARQUITECTO CON POSTGRADO EN DESARROLLO URBANO LOCAL
- INGENIERO
- Estudia y analiza las técnicas de planificación aplicadas para el cumplimiento de los programas.
- Supervisa la organización de métodos y procedimientos para la estructuración y representación de datos estadísticos.
- Estudia, diseña y coordina la implantación de sistemas de planificación.
- Coordina y organiza la elaboración de estadísticas. - Coordina y dirige equipos interdisciplinarios que realicen
proyectos de investigación. - Coordina y mantiene actualizada información en materia
económica. - Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de
la unidad. - Participa en el control y evaluación de las propuestas técnicas
preliminares de los planes de desarrollo de la Institución. - Participa en la coordinación de las políticas, programas y metas
de los planes operativos en función de las necesidades de la Institución.
- Formula estrategias para la implantación de los programas. - Coordina y participa en reuniones relacionados con el área. - Representa la Institución ante otros organismos. - Participa y sugiere propuestas en equipos de trabajos
multidisciplinarios. - Vela por el cumplimiento de las políticas, normas y
procedimientos establecidos. - Orienta la preparación de exposiciones de motivos y proyectos
de leyes económicas. - Recibe y analiza información financiera de organismos
internacionales. - Transcribe y accesa información operando un
microcomputador. - Solicita información a todas las dependencias que conforman la
estructura programática para la elaboración del plan de desarrollo estratégico y operativo.
- Establece los lineamientos generales que serán aplicados en las diferentes dependencias de la universidad.
- Discute con las instituciones objetivos y alcances de los programas y proyectos.
- Elabora informes técnicos, presentando conclusiones y recomendaciones.
- Coordina y supervisa la realización de pronóstico y diagnóstico. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de
seguridad integral, establecidos por la organización. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo reportando
cualquier anomalía. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
MODELO ACTOR-ROL PROCESOS FUNDAMENTALES
3/16
IX
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL
JEFE DE PLANES OPERATIVOS Y ESTRATÉGICOS EN EL ÁREA DE
PLANIFICACIÓN ECONÓMICA FINANCIERA
ECONOMISTA - Coordina el proceso de seguimiento y control de los planes estratégicos y operativos de la Universidad.
- Planifica actividades de evaluación de proyectos en ejecución o para la formulación de nuevos proyectos.
- Revisa y adecua a la Institución los instructivos e instrumentos metodológicos, que van a servir de guía para la elaboración, seguimiento y control de los planes estratégicos y operativos institucionales.
- Estudia y analiza la problemática actual de la Universidad, en las áreas de Docencia, Investigación, Extensión, Servicio y Administración, a fin de desarrollar proyectos acorde a las necesidades de la Institución.
- Analiza cualitativamente como cuantitativamente, los indicadores arrojados por la evaluación institucional, con el objeto de verificar el cumplimiento de los planes institucionales.
- Participa en la elaboración de las políticas, programas y metas de los planes operativos, en función de las necesidades de la Universidad.
- Desarrolla conjuntamente con la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria, mecanismos que permitan articular los planes y presupuestos de la Universidad.
- Mantiene contacto con la Oficina de Planificación del Sector Universitario, a fin de ejecutar los lineamientos emanados en el área de planificación y promoción.
- Mantiene relaciones con Universidades Nacionales y Organismos de Planificación y Promoción del País, con el objeto de propiciar intercambios de conocimientos a nivel de planificación.
- Brinda asesoría al personal encargado de la planificación en las diferentes dependencias de la Universidad, en la elaboración y ejecución de planes estratégicos y operativos y a cualquier ente universitario que requiera apoyo en materia de planificación.
- Coordina la publicación de los planes estratégicos y operativos de la Universidad.
- Coordina y planifica jornadas, talleres y otros eventos, a fin de propiciar y promover los planes estratégicos y operativos institucionales.
- Elabora conjuntamente con el supervisor inmediato, el presupuesto de la dirección.
- Elabora conjuntamente con el supervisor inmediato, las políticas, normas y reglamentos internos de la dirección.
- Supervisa y controla el personal a su cargo. - Evalúa el personal a su cargo. - Elabora informes técnicos, presentando conclusiones y
recomendaciones. - Transcribe y accesa información operando un microcomputador. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de
seguridad integral, establecidos por la organización.
MODELO ACTOR-ROL PROCESOS FUNDAMENTALES
4/16
IX
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL
- Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo reportando cualquier anomalía.
- Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
ARQUITECTO EN EL ÁREA DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
ARQUITECTO
INGENIERO CON POSTGRADO EN DESARROLLO URBANO LOCAL CONTRATADO
ARQUITECTO CONTRATADO
- Diseña y elabora proyectos arquitectónicos, requeridos por las diversas unidades de la Institución.
- Evalúa e inspecciona la ejecución de obras internas o contratadas por la Institución.
- Revisa proyectos terminados y efectúa observaciones pertinentes.
- Realiza ampliaciones y remodelaciones requeridas. - Asesora y evacua consultas técnicas en materia de su
competencia. - Prepara croquis, diagramas, cómputos métricos, entre otros. - Estudia áreas ambientales y de construcción. - Elabora y/o solicita presupuestos estimados a empresas del
área. - Asiste y participa en reuniones del área. - Discute y analiza, conjuntamente con el personal del área, las
obras a realizar. - Planifica, controla y hace requerimiento a la rehabilitación y
equipamiento de la planta física de la Institución. - Participa en la elaboración del presupuesto de la unidad. - Elabora informes de estudios de áreas y memoria descriptiva
de proyectos de arquitectura. - Analiza proyectos de edificaciones para constatar el
acatamiento de las normas establecidas sobre construcción. - Diseña instrumentos normativos de desarrollo de planta física. - Hace seguimiento al Plan Maestro de la Institución.
- Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
- Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
- Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
DIBUJANTE JEFE EN EL ÁREA DE
RECURSOS FÍSICOS
BACHILLER - Planifica, organiza y coordina el trabajo de dibujo de la unidad. - Jerarquiza y distribuye el trabajo solicitado por los diferentes
usuarios. - Propone y diseña los bosquejos de los dibujos a realizarse
según el área. - Verifica que los cálculos a escala estén de acuerdo a las
especificaciones de los usuarios. - Supervisa y controla la ejecución de planos, gráficos, mapas,
cuadros, entre otros.
MODELO ACTOR-ROL PROCESOS FUNDAMENTALES
5/16
IX
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL
- Propone y realiza los dibujos solicitados por los usuarios, cuidando y supervisando los detalles técnicos y demás especificaciones necesarias en el área.Orienta técnicamente en el área de su competencia.
- Supervisa trabajos rotulados. - Diseña y dibuja planos en perspectiva. - Diseña tabiquería y tipo de mobiliario necesario para la
Institución. - Elabora la requisición de material y equipo de trabajo. - Distribuye y supervisa las actividades del personal a su cargo. - Controla y evalúa el personal a su cargo. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de
seguridad integral, establecidos por la organización. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando
cualquier anomalía. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
ADMINISTRADOR LIC. EN ADMINISTRACIÓN
- Revisa y verifica los movimientos y registros contables, estados de cuentas, conciliaciones bancarias, cierres de cuentas y balances de comprobación.
- Lleva registro y control administrativo del presupuesto asignado a la unidad.
- Elabora y analiza cuadros relacionados con el movimiento y gastos administrativos.
- Lleva el control de las cuentas por cobrar y pagar. - Elabora y mantiene actualizada la ejecución presupuestaria de
la unidad. - Emite y firma cheques, conjuntamente con el supervisor. - Efectúa las conciliaciones bancarias. - Mantiene actualizada la disponibilidad y cuentas para efectos
del cierre contable del ejercicio fiscal. - Tramita órdenes de servicio de mantenimiento, construcción
de obras y reparaciones necesarias en la dependencia. - Controla el saldo del fondo fijo. - Realiza transferencias y demás trámites para la cancelación o
movimientos de cuentas. - Maneja y controla el fondo rotativo de la unidad. - Tramita las liquidaciones de impuesto y cualquier otro asunto
del régimen tributario. - Tramita o verifica los viáticos. - Lleva registro y control de proveedores. - Lleva el control de los bienes y materiales de la unidad. - Vela por el cumplimiento de la normativa legal vigente que
rige la materia. - Lleva el control y administra los fondos de trabajo y/o caja
chica. - Elabora y hace seguimiento a las órdenes de pago tramitadas
por la unidad. - Rinde cuentas ante los entes controladores.
MODELO ACTOR-ROL APOYO ADMINISTRATIVO
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IX
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL
- Solicita presupuestos a empresas comerciales. - Redacta documentos y memoranda en general.Lleva el control
de contratos prestados a la Institución. - Participa en la implementación de sistemas contables,
financieros y administrativos. - Participa en el control financiero de proyectos de
investigación. - Atiende en informa al público en general. - Asiste y participa en reuniones del comité de compras y otras,
referentes al área de su competencia. - Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo. - Cumple con las normas y procedimientos de higiene y
seguridad integral, establecidos por la organización. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando
cualquier anomalía. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
RECEPCIONISTA BACHILLER - Opera una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones.
- Atiende al público que solicita información dándole la orientación requerida.
- Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado.
- Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de número de llamadas y tiempo empleado.
- Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad. - Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y
secciones de la unidad. - Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas
y secciones, así como también los mensajes recibidos. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de
seguridad integral, establecidos por la organización. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando
cualquier anomalía. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
OFICINISTA DEL ÁREA DE RECURSOS FÍSICOS
BACHILLER - Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad.
- Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares.
- Efectúa y atiende llamadas telefónicas. - Atiende a profesores, estudiantes, empleados y público en
general. - Suministra información a las personas que la requieran. - Opera una fotocopiadora.
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Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL
- Lleva el control de ingresos y egresos de material. - Recibe información para transcribirla. - Procesa en el computador información solicitada. - Transcribe correspondencia general, notas de exámenes,
datos de inscripción y cualquier documento que se le asigne. - Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos
en los documentos soporte. - Transcribe información para mantener bases de datos. - Realiza respaldos a la información procesada en el
computador. - Graba información para mantener bases de datos. - Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos,
flujogramas y otros documentos con la información procesada.
- Imprime el trabajo realizado. - Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la
información procesada. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de
Seguridad Integral, establecidos por la organización. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando
cualquier anomalía. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
SECRETARIA DE DIRECCIÓN
SECRETARIA DEL ÁREA
ACADÉMICA
TÉCNICO SUPERIOR EN
ADMINISTRACIÓN
BACHILLER
- Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
- Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
- Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia.
- Recibe y envía correspondencia. - Opera la máquina fotocopiadora y fax. - Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia. - Realiza y recibe llamadas telefónicas. - Actualiza la agenda de su superior. - Toma mensajes y los transmite. - Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la
Institución y público en general. - Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de
reuniones y eventos. - Convoca a reuniones de la unidad. - Archiva la correspondencia enviada y/o recibida. - Actualiza el archivo de la unidad. - Distribuye la correspondencia de la unidad. - Elabora cheques.
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Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL
- Desglosa y entrega cheques. - Lleva control de caja chica. - Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad. - Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización
de su superior. - Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios
de la unidad. - Lleva control de los registros de asistencia del personal
administrativo, obrero, docente y estudiantes con Beca-servicio, adscritos a la unidad.
- Elabora actas de notas. Elabora hemeroteca. Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros.
- Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes. - Recibe y controla peticiones de tesis de grado. - Prepara información de la cartelera, anuncios para concursos y
eventos de la unidad. - Actualiza la cartelera. - Vende guías a los estudiantes. - Chequea y controla los préstamos de los libros de la unidad a
los estudiantes. - Transcribe y accesa información operando un
microcomputador. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de
seguridad integral, establecidos por la organización. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando
cualquier anomalía. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
OPERADOR DE MAQUINA DE
REPRODUCCIÓN
BACHILLER - Opera diversos equipos de reproducción tales como: fotocopiadoras, multilith, mimeógrafo, fotostáticas, heliográficas, etc.
- Compagina, corta y encuaderna el material reproducido. - Prepara el material necesario para la reproducción. - Mezcla soluciones químicas para el funcionamiento de las
máquinas reproductoras. - Lleva el inventario del material de reproducción. - Detecta y reporta necesidades de materiales y equipos de
trabajo. - Archiva órdenes de trabajo recibidas. - Realiza mantenimiento preventivo y reparaciones menores a
las máquinas de reproducción. - Reporta fallas mayores de los equipos de reproducción. - Organiza y suministra el material de reproducción. - Vela por el buen uso y funcionamiento de los equipos que
opera. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de
seguridad integral, establecidos por la organización.
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando
cualquier anomalía. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
MENSAJERO EXTERNO
BACHILLER - Equipa el medio de transporte que utiliza antes y durante la jornada.
- Conduce vehículo automotor para transportar correspondencia y/o encomiendas. Distribuye y entrega todo tipo de correspondencia, oficios, boletines, memoranda, órdenes de pago, fichas académicas, circulares, invitaciones y participaciones entre las dependencias de la institución y demás organismos públicos y privados.
- Retira de las diferentes dependencias, organismos, instituciones, fundaciones: comunicaciones, encomiendas, documentos, etc.
- Efectúa operaciones y gestiones bancarias, tales como: depósitos de cheques, efectivo, retira
chequeras, transferencias, etc. - Realiza compra de materiales, artículos de oficina y equipos
que se requieren, de acuerdo a las necesidades presentadas. - Reporta a la Unidad de Administración los gastos ocasionados
por combustible. - Llena reportes periódicos de las tareas asignadas. - Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo. - Cumple con las normas y procedimientos de seguridad
integral establecidos por la Organización. - Realiza cualquier otra tarea afín que te sea asignada.
ASEADOR TÉCNICO SUPERIOR
UNIVERSITARIO EN RECURSOS
HUMANOS
- Realiza la limpieza de oficinas, laboratorios, pasillos, baños y otras áreas.
- Limpia paredes, tabiques, puertas, vidrios, ventanales, escritorios, mesones, muebles y accesorios en laboratorios, aulas y oficinas.
- Suministra y coloca en sus respectivos lugares: toallas, jabón, papel sanitario, desodorantes y otros.
- Recoge, embolsa y coloca la basura en sus respectivos depósitos.
- Moviliza material de oficina y mobiliario. - Abre y cierra puertas, enciende y apaga luces, activa y
desactiva equipos de oficina, en horas previamente establecidas.
- Llena reportes de las tareas asignadas. - Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. - Cumple con las normas y procedimientos de seguridad
integral.
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL
ARCHIVISTA EN EL ÁREA DE
INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
EN EDUCACIÓN SUPERIOR
LIC. EN HISTORIA
- Coordina y controla la recepción de la documentación. - Identifica las carpetas donde va a ser archivado el
material. - Recibe material para archivar. - Clasifica el material para archivar. - Codifica el material para archivar, de acuerdo al código
establecido. - Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes
unidades, según la normativa vigente. - Efectúa la lectura de los documentos a archivar. - Archiva en los expedientes correspondientes los
documentos recibidos. - Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores. - Retira e incorpora expedientes, carpetas con documentos u
otros en los archivadores. - Realiza inventarios de archivos, para la evacuación de
expedientes de inactivos y documentos que han caducado. - Vela por la conservación, restauración y mantenimiento de
la documentación. - Participa en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos. - Lleva el control de préstamos de expedientes y/o
documentos. - Revisa los controles de préstamos para verificar la fecha de
vencimiento. - Proporciona información del material archivado, según las
normas establecidas. - Actualiza el Thesauro en términos claves. - Planifica, coordina, supervisa y controla las actividades de
los auxiliares de archivo adscritos a la unidad. - Vela por el cumplimiento de los reglamentos, normas y
procedimientos de la unidad. - Atiende y resuelve problemas que se presentan en el
archivo. - Opera un microcomputador para accesar información. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de
seguridad integral, establecidos por la organización. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando
cualquier anomalía. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN MODELO ACTOR-ROL
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL ASISTENTE EN RECURSOS DE
APOYO INFORMÁTICO EN
EL ÁREA DE RECURSOS FÍSICOS
ASISTENTE EN RECURSOS DE
APOYO INFORMÁTICO EN
EL ÁREA DE APOYO
INFORMÁTICO
2 TÉCNICO SUPERIOR
UNIVERSITARIO EN INFORMÁTICA
TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN
INFORMÁTICA
- Opera los sistemas a su cargo de acuerdo a procedimientos preestablecidos.
- Realiza respaldo de información siguiendo procedimientos establecidos.
- Recupera información siguiendo procedimientos establecidos.
- Organiza los reportes emitidos por los sistemas. - Detecta fallas técnicas de los equipos. - Orienta técnicamente a los usuarios en materia de su
competencia. - Reporta las necesidades de insumos y materiales propios
del área. - Transcribe y accede información en la computadora. - Desarrolla aplicaciones mediante herramientas de
productividad. - Ejecuta tareas de trascripción y captura de información a
través de cualquier dispositivo electrónico. - Opera medios audiovisuales. - Proporciona apoyo logístico y técnico para las
presentaciones y eventos. - Apoya la producción de presentaciones y publicaciones. - Documenta los trabajos realizados. - Ejecuta procedimientos operativos establecidos. - Mantiene en orden los materiales y sitio de trabajo,
reportando cualquier anomalía. - Responde por el inventario de los equipos, herramientas
de trabajo y de los materiales a su cargo. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de
seguridad integral, establecidas por la organización. - Cumple los lineamientos, normas y procedimientos
administrativos y técnicos establecidos por la organización.
- Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
ANALISTA DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
EN EL ÁREA ACADÉMICA
INGENIERO DE SISTEMAS
- Aplica normativa por la cual se rigen las actividades o procesos.
- Coordina actividades y proyectos bajo su responsabilidad. - Detecta necesidades existentes en el área bajo su
responsabilidad. - Propone a su jefe inmediato los planes del área a su cargo. - Interviene en la definición de métodos, normas y
procedimientos. - Brinda asistencia técnica a los usuarios en lo referente a la
tecnología de información y comunicación. - Analiza los requerimientos de tecnología de información y
comunicación.
APOYO INFORMÁTICO MODELO ACTOR-ROL
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL
- Evalúa los proyectos desarrollados bajo su responsabilidad. - Evalúa el desarrollo o ejecución de los procesos bajo su
responsabilidad. - Gestiona soluciones oportunas. - Asesora al personal del área. - Desarrolla proyectos en el área. - Coordina las actividades en la ejecución del proceso de
mantenimiento de los sistemas, servicios y recursos a su cargo.
- Estima costo, tiempo y calidad del mantenimiento de los sistemas, servicios y recursos a su cargo.
- Aplica nuevas estrategias y/o metodologías de tecnología de información y comunicación.
- Administra recursos humanos y tecnológicos. - Participa en los cambios y mejoras de los procesos
organizacionales para su sistematización. - Participa en la evaluación del posible impacto organizacional
como consecuencia de la aplicación de tecnología de información y comunicación.
- Analiza los requerimientos de las distintas dependencias de la institución en relación a las necesidades de sistematización.
- Analiza aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.
- Elabora aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.
- Diseña aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.
- Mantiene aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.
- Implanta aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.
- Evalúa tecnología de información y comunicación. - Supervisa el desarrollo de las tecnologías de información y
comunicación de mediana y baja complejidad. - Determina las herramientas a utilizar en el desarrollo de las
tecnologías de información y comunicación. - Brinda apoyo técnico al personal bajo su cargo en el desarrollo
y mantenimiento de las aplicaciones. - Coordina la recolección de información para los sistemas de
información y comunicación utilizando las técnicas adecuadas. - Participa en la recolección de información para los sistemas de
información y comunicación utilizando las técnicas adecuadas. - Supervisa la elaboración de la documentación de los sistemas
de información y comunicación. - Participa en la elaboración de la documentación de los
sistemas de información y comunicación. - Realiza el estudio de factibilidad de los proyectos
conjuntamente con el superior.
APOYO INFORMÁTICO MODELO ACTOR-ROL
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL
- Participa en reuniones de trabajo relacionadas con el área. - Evalúa tecnología emergente o de punta existente en el
mercado. - Participa en la elaboración de metodología y estándares de
desarrollo de sistemas de información y comunicación. - Coordina los entrenamientos a los usuarios. - Participa en el establecimiento de prioridades para el desarrollo
de los sistemas de información y comunicación. - Promueve la formación del recurso humano bajo su
responsabilidad. - Realiza respaldo de información. - Documenta los trabajos realizados. - Cumple con las normas y procedimientos en materia de
seguridad integral, establecidos por la organización. - Cumple los lineamientos, normas y procedimientos
administrativos y técnicos establecidos por la organización. - Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando
cualquier anomalía. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
ANALISTA PROGRAMADOR DE SISTEMAS EN
EL ÁREA ECONÓMICA FINANCIERA
INGENIERO DE SISTEMAS
- Diseña aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.
- Elabora aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.
- Analiza aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.
- Mantiene aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.
- Implanta aplicaciones siguiendo estándares tecnológicos y metodologías establecidos por la Institución.
- Diseña pruebas de las aplicaciones. - Ejecuta pruebas de las aplicaciones. - Documenta las aplicaciones según los estándares establecidos. - Recolecta información para desarrollar y/o mantener las
aplicaciones. - Orienta a los usuarios en el manejo de los sistemas
implantados. - Instruye a los programadores en el desarrollo o mantenimiento
de las aplicaciones. - Supervisa a los programadores en el desarrollo o
mantenimiento de las aplicaciones. - Evalúa software desarrollado por terceros. - Participa en reuniones de trabajo relacionadas con el área. - Coordina el plan de trabajo conjuntamente con el superior
inmediato. - Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Realiza respaldo de información.
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Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
ROL ACTOR ACTIVIDADES DEL ROL
- Documenta los trabajos realizados. - Cumple con las normas, lineamientos y estándares
establecidos por la unidad, para el desarrollo de sistemas de información.
- Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
- Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. - Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
APOYO INFORMÁTICO MODELO ACTOR-ROL
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Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Directora: Arquitecto Inés Benavides Ovallos PERSONAL DE APOYO ADSCRITO A LA DIRECCIÓN Administrador: Lic. Carlos Dávila Z. Archivista: Lic. Carlos Villalobos Anal. Rec. Info.: T.S.U. Isabel Cadenas Oper.Rep.: Ramón Rivas Oficinista: Zoraida Márquez Secretaria: Marisela Araque Secretaria: Rosa Elena Marquina Recepcionista: Evelyn Aguiño Mensajera: Luz Marina Peña. Mantenimiento: Mauricia Rangel DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN ACADÉMICA (DEPLACA) Jefe de División: Econ. Juan Carlos Contreras. Anal. de Tecnolog. de Inf y Comun.: Ing. Amelia Pabón. Personal Contrat.: Arq./MSc. Mª Eugenia Febres Cordero Personal Contrat.: Ing. Sol Yenime Millán de Feaugas. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS (DEPREF) Jefe de División: Econ. María Antonia Altuve Molina Planificador Central: Arq. Beatriz Delgado Planificador Central: Arq. Blanca Acosta Planificador Central: Arq. María Eugenia Asprino Planificador Central: Arq. Pedro Armando González Arquitecto: Arq./MSc. Maryory A Dugarte Personal Contrat.: Ing./MSc. Indira Arévalo Personal Contrat. Arq. Tahio Rondón. Jefe de Dibujante: Carlos Eduardo Rivas Rivas Asist. Rec. Apoyo Info.: Eduardo Colombi Asist. Rec. Apoyo Info.: Alexis Ovalles DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN ECONÓMICA-FINANCIERA (DEPLAEF) Jefe de División: Econ. María Eugenia Urdaneta de Huizzi Planificador: Lic. Henry Andrade Planificador: Geog./MSc. Mery Calderón de Armas Analist. Prog. Sist.: Ing. Carlos Araujo. Personal Contrat.: Econ. Reina Dubois
PERSONAL ADSCRITO A PLANDES MODELO ACTOR-ROL
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Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Diagrama de actividades.-
Flujo de trabajo de aquellos procesos de más bajo nivel en la jerarquía de procesos.
Jerarquía de procesos.-
Descomposición de un proceso complejo en un conjunto de subprocesos más simples.
Manual de Procesos y procedimientos.-
Modelo de procesos.-
Descripción de la organización desde el punto de vista de los procesos que ésta ejecuta, de sus actores y
responsabilidades, de los recursos que están involucrados en cada uno de los procesos.
Modelado de Negocios.- Representación de los elementos que constituyen una organización o parte de
ella y de sus interrelaciones.
Negocio.- Empresa, organización o una parte de ella.
Organigrama.- Representación estática de la estructura formal de una organización. Etimológicamente
significa ¨ descripción de la organización ¨ y más concretamente ¨ descripción de las unidades
administrativas de una empresa ¨.
Proceso.- Conjunto de actividades interrelacionadas que permiten alcanzar un objetivo del negocio.
Regla del negocio.-
Conjunto de condiciones que gobiernan un proceso de negocio de tal manera que éste pueda ocurrir de
una manera aceptable para la empresa (Von Halle, 2001)
Sistema de negocios.- Conjunto organizado de actividades interrelacionadas denominado procesos de
negocio.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
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XI.
Elaborado por: DSIA – FEBRERO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO
Resolución de CU No 2556
Fecha:
03 de Noviembre de 2008
Vigencia de la última modificación:
‘
CÓDIGO:
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO PÁG.
ASUNTO:
MATERIA:
Escuela Latinoamericana de Redes (1996). Taller de Técnicas de Planificación Institucional. Mérida,
Venezuela.
Montilva Jonás, Barrios Judith (2007). Modelado de Negocios, Versión 2.0. Mérida, Venezuela.
Montilva Jonás, Besembel Isabel (2005). Modelado de Sistemas usando UML 2.0. Mérida, Venezuela.
Pittaluga Carlos (2003). Gerencia de Procesos II: Gestión de Proyectos de Mejora. Instituto de Estudios
Superiores de Administración. Caracas, Venezuela.
Universidad de Los Andes, Manual de Cargos vigente
BIBLIOGRAFÍA
1/1
XII.
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