ma-1h-talleres-v4.pdf

1

SERVICIOS

2

APROVECHAMIENTO DE TALENTOS LTDA

¿QUIENES SOMOS?

La razón social de la empresa APROVECHAMIENTO DE TALENTOS Ltda., fue fundada el 20 de enero de 1999, constituida por escritura pública No. 1765 otorgada en la notaría 20 de Bucaramanga como sociedad de responsabilidad limitada y con un capital autorizado y pagado de $ 100.000.000.oo. Ha tenido inyecciones de capital y actualmente cuenta con $ 250.000.000.oo. El objeto social lo constituye la prestación de servicios selección de personal temporal competente. Cuenta con una sede principal en la ciudad de Bucaramanga y sucursales en Cúcuta, Barranquilla y Buenaventura. Comenzó sus operaciones con 5 empleados de planta, actualmente cuenta con 50 empleados.

MISIÓN

APROVECHAMIENTO DE TALENTOS Ltda. es una empresa creada para satisfacer las necesidades de nuestros clientes, relacionadas con el talento humano temporal calificado y competente, con un equipo de trabajo comprometido y de alta calidad

VISIÓN

Para el año 2007 APROVECHAMIENTO DE TALENTOS Ltda. será la empresa líder en las regiones que atiende, con tecnología enfocada a la atención personalizada y esmerada a sus clientes.

3

POLÍTICA DE CALIDAD

Es política de calidad de APROVECHAMIENTO DE TALENTOS Ltda es proveer servicios de selección de personal temporal confiables y oportunos de acuerdo a los requisitos de nuestros cliente y legales con el fin de satisfacer sus necesidades y expectativas gracias al mejoramiento continuo de nuestros procesos

OBJETIVOS DE CALIDAD Con el fin de lograr la política de calidad, la alta dirección ha establecido los siguientes objetivos de calidad:

1. Reducir los tiempos de respuesta a nuestros clientes en un 20% a diciembre del presente año 2. Lograr un índice de satisfacción de nuestros clientes superior al 88% a junio del siguiente año 3. Reducir en un 25% las reclamaciones de los clientes a enero del siguiente año 4. Desarrollar un Software de información de los servicios a los clientes, a diciembre del siguiente año 5. Reducir los tiempos de contratación en un 20 % a finales de esta año 6. Desarrollar competencias de atención de clientes al personal operativo, a junio del año entrante 7. Reducir costos operativos y administrativos en un 4% a diciembre el presenta año 8. Obtener el certificado ISO 9001 para terminar con el proyecto de calidad en junio de este año.

4

CARTA ORGANIZACIONAL APROVECAMIENTO DE TALENTOS LTDA.

Contabilidad

Auxiliar

Secretaria

Tesorería y cartera

Coordinador

Servicios generales

coordinador

Jefe Administrativo

Secretaria

Ejecutivos de cuenta

Jefe de Ventas Jefe Jurídica

Coordinador de calidad

Jefe Calidad

Secretaria

Psicólogo Auxiliar operativo

Nómina

Auxiliar

Regionales

Jefes

Gerente de operaciones

Gerente General

5

MAPA DE PROCESOS

Gestión Comercial y crédito

Selección y Contratación

Pago de nómina

Facturación y recaudo CLIENTES

Suministros Servicios Generales

Sistemas de información

Gestión Humana

Mejoramiento y apoyo a la gestión

6

OBJETIVO DEL PROCESO: Definir las directrices estratégicas de la empresa y hacer seguimiento a los resultados del sistema de gestión de calidad .

INTERACCIÓN

Gestión comercial y crédito

Mejoramiento y apoyo a la gestión

Todos los procesos relacionados

Entradas del proceso

Comportamiento de quejas y reclamos

Necesidades del mercado y cambios del entorno

Información de la satisfacción del cliente

Auditorías internas

Acciones de Mejora

Desempeño de los procesos, el servicio y objetivos organizacionales

ACTIVIDADES DEL PROCESO

•Programación de reuniones del comité de gerencia y agenda

•Análisis de necesidades de los clientes y toma de decisiones sobre nuevos servicios o modificación a los existentes

•Definición y seguimiento del direccionamiento estratégico

•Asignación de recursos necesarios para el sistema de gestión de la calidad

•Análisis del desempeño del sistema a través de las auditorías, mejoras, procesos , resultados del servicio, satisfacción del cliente, quejas y reclamos y cambios del entorno.

•Decisiones y acciones para el sistema de gestión de calidad.

•Seguimiento a las acciones de los comités de gerencia

Salidas

MISIÓN, MISIÓN

POLITICA DE CALIDAD

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

RECURSOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

NECESIDADES DE COMUNICACIÓN

PROYECTOS DE MEJORA

INTERACCIÓN Procesos del sistema de gestión de calidad Mejoramiento y apoyo a lagestión

Responsable del proceso

Gerente General

Registros generados

Actas de comité de dirección

Carpeta de direccionamiento estratégico

Informes de gestión

Planes de acción

Personal que participa en el proceso

Comité de gerencia

Jefe de Calidad

Documentos necesitados:

Manual de calidad

Ley 100 de 1990

Recursos

Financieros

Información del entorno y el mercado

Seguimiento y medición del proceso

El seguimiento de este proceso y su desempeño se realiza a través de las revisiones por la dirección y las auditorías internas al proceso

PROCESO: Direccionamiento Estratégico

7

OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar acuerdos comerciales oportunos y confiables con los clientes de la empresa, disminuyendo el riesgo en la asignación de créditos a clientes potenciales

INTERACCIÓN

Direccionamiento estratégico

Mercado y organismos gubernamentales

Clientes

Fuentes de información financiera

Entradas del proceso

Directrices institucionales, recursos y decisiones tomadas relacionadas con el proceso

Información del entorno

Necesidades del servicio

Autorización para análisis de crédito

Modificaciones al contrato

Bases de datos información de la situación finaciera del cliente

ACTIVIDADES DEL PROCESO

•Identificación de necesidades del mercado

•Tratamiento de quejas y reclamos

•Programación y realización de visitas a clientes potenciales

•Análisis de créditos para clientes potenciales (obtención y verificación de información y situación financiera)

•Realización de ofertas comerciales

•Definición de los términos de negociación con los clientes

•Elaboración y cierre de contratos

•Preparación, presentación y cierre de licitaciones

•Manejo y comunicación de las modificaciones de los contratos cuando se presentan.

•Análisis e implementación de acciones de mejora para el proceso

Salidas

Comportamiento de quejas y reclamos

Necesidades del mercado y cambios del entorno

Ofertas y contratos cerrados

Información de modificaciones del contrato

Acciones de mejora

INTERACCIÓN Direccionamiento Estratégico Clientes Selección y contratación Procesos afectados por la modificación Mejoramiento y apoyo a la gestión

PROCESO: Gestión Comercial y Crédito

8

PROCESO: Gestión Comercial y Crédito

Responsable del proceso

Jefe de ventas

Registros generados

Informes de data crédito, Informe de análisis de crédito

Solicitudes de servicio y contratos

Licitaciones

Informes de mercadeo

Quejas y reclamos

Personal que participa en el proceso

Ejecutivos de cuenta

Secretaria

Jefe Jurídica

Gerente operaciones/jefes regionales

Gerente general (en licitaciones)

Documentos necesitados:

P0101. Procedimiento de venta

P0102. Procedimiento para presentación de licitaciones

I0101. Intructivo para análisis de crédito e inscripción de clientes

Recursos

Fax

Teléfonos

Celulares

Conexión a internet

Computadoras

Seguimiento y medición del proceso

--% de quejas y reclamos mensual por causa

-- Tiempos de respuesta a a clientes

-- % clientes perdidos

-- % Contratos errados

--% de clientes nuevos

--Informe de visitas y seguimiento a clientes

9

OBJETIVO DEL PROCESO: Definir las directrices estratégicas de la empresa y hacer seguimiento a los resultados del sistema de gestión de calidad .

INTERACCIÓN

Direccionamiento estratégico

Gestión comercial y crédito

Cliente

Candidato

Entradas del proceso

Directrices institucionales, recursos y decisiones tomadas relacionadas con el proceso

Contratos cerrados y modificaciones realizadas

Confirmación de vinculación de candidatos

Documentos necesarios para el proceso .

ACTIVIDADES DEL PROCESO

•Selección y evaluación de candidatos

•Realización de Entrevistas

•Confirmación de la información del candidato y sus referencias

•Realización de pruebas psicotécnicas

•Realización de exámenes médicos

•Afiliaciones a parafiscales y seguridad social (salud, ARP)

•Apertura de cuenta

•Elaboración y firma del contrato

•Inducción al empleado

•Análisis e implementación de acciones de mejora

Salidas

Candidato que cumple el perfil para la confirmación de contratación

Informe del proceso de selección

Personal contratado

Ingreso al sistema de liquidación

Informacion para facturación

Acciones de mejora

INTERACCIÓN Cliente Gestión de nómina Facturación y recaudo Mejoramiento y apoyo a la gestión

PROCESO: Selección y Contratación

10

PROCESO: Selección y Contratación

Responsable del proceso

Gerente de operaciones

Registros generados

Hoja de entrevistas y pruebas

Verificación de referencias

Lista de chequeo de selección

Lista de chequeo de documentos

Relación de documento radicados

Contrato de trabajo

Orden de apertura de cuenta

Registros de afiliaciones

Personal que participa en el proceso

Jefes regionales

Psicólogo

Auxiliar operativo

Jefe Jurídica

Secretaria

Documentos necesitados:

P0201. Trámite de requisiciones

Formulario de publicación en prensa

P0202. Procedimiento de selección de candidatos

Recursos

Internet

Correo Electrónico, Salones, equipo audiovisual Software de contratación y selección

Computadores impresoras

Practicantes universitarios

Seguimiento y medición del proceso

Tiempo de contratación de personal de acuerdo a lo establecido por los clientes

% de candidatos vs Personal contratado

Fuentes de información para selección

Listas de chequeo de selección y de cumplimiento de requisitos legales de contratación

11

OBJETIVO DEL PROCESO: Liquidar de manera oportuna y correcta el pago de nómina a los empleados contratados

INTERACCIÓN

Direccionamiento estratégico

Selección y Contratación

Empleados

Entidades Bancarias

Entradas del proceso

Directrices institucionales, recursos y decisiones tomadas relacionadas con el proceso

Aprobación del programa de auditorías

Información de empleados contratados

Novedades de nómina

Información de estado de cuentas y cancelaciones

ACTIVIDADES DEL PROCESO

Diligenciamiento de la hoja de ingreso de empleado

Diligenciamiento de formularios para apertura de cuenta del empleado

Entrega de la documentación a entidades bancarias autorizadas para el cliente

Entrega de información a los empledados de la cuenta

Elaboración de liquidaciones e impresión de prenómina y descuentos.

Ingreso y manego de novedades en el sistema

Autorización de pagos a las cuentas

Retiros del personal del sistema y de las entidades Bancarias

Salidas

-Formularios e información para apertura y cancelación de cuentas

-Desprendibles de pago

-Registro de novedades

INTERACCIÓN

Entidades Bancarias.

Empleados

PROCESO: Pago de Nómina

Responsable del proceso

Auxiliar de nómina

Registros generados

• Desprendibles de pago

•Registro de novedades

•Pre-nómina

•Liquidación final de nómina

Personal que participa en el proceso

Secretaria

Jefe Regional

Jefe Administrativo

Documentos necesitados:

P0401. Procedimiento de Nómina

Código Sustantivo del trabajo Remuneraciones

Recursos

Sofware NOMIFÁCIL

Seguimiento y medición del proceso

-Porcentaje de novedades

- Verificación de información de entrada al sistema

-Causales de novedades

12

OBJETIVO DEL PROCESO: Evaluarel desmpeño del sistema y controlar la documentación aplicada en el sistema de gestión de la calidad

INTERACCIÓN

Direccionamiento estratégico

Todos los Procesos del sistema de gestión de la calidad.

Todos los Procesos del sistema de gestión de la calidad.

Entradas del proceso

Directrices institucionales, recursos y decisiones tomadas relacionadas con el proceso

Aprobación del programa de auditorías

Empleados a entrevistar e información necesaria para el desarrollo de auditorías

Acciones correctivas y preventivas generadas por las auditorías

Necesidades de documentación

Borradores de documentos

Documentación Obsoleta

ACTIVIDADES DEL PROCESO

1. AUDITORÍAS INTERNAS

• Elaborar el programa de auditoría para el SGC e identificación de recursos necesarios

•Asignar auditores para la implementación del programa de auditorías

•Implementación de las actividades de auditoría a los procesos por los auditores inrternos

•Generación de informes de auditoría a cada proceso para la toma de acciones

•Seguimiento a la toma de acciones en los procesos y sus resultados

•Presentar informes de mejoramiento de la auditoría a comité de gerencia

2. GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

•Control de las necesidades de documentación (Generación, actualización y anulación) interna y extena

•Apoyo a los procesos en el desarrollo de la documentación

•Edición de los documentos de acuerdo a las directrices definidas de presentación

•Control de las aprobaciones, revisiones, versiones y de disribución de la documentación interna y externa

•Control y manejo de la documentación obsoleta interna y externa del SGC.

Salidas

- Informe de resultados de la auditoría

-Segumiento a las acciones generadas

-Informe de resultados del programa

-Apoyo en la realización de la documentación

-Documentos aprobados y distribuidos

-Programación de difusión de la documentación

-Listado maestro de distribución

INTERACCIÓN

Todos los Procesos del sistema de gestión de la calidad.

Direccionamiento estratégico

Todos los Procesos del sistema de gestión de la calidad.

PROCESO: Mejoramiento y apoyo a la gestión

13

PROCESO: Mejoramiento y apoyo a la gestión

Responsable del proceso

Jefe de Calidad

Registros generados

• Programa de auditoría

• Plan de auditoría

• Memorando de asignación de auditores

• Planes de auditoría

• Listas de chequeo

•Informe de auditoría

•Informe de seguimiento

• Informe directivo

•Solicitud de documentación

•Listado maestro documentos internos y externos

• Lista de distribución

Personal que participa en el proceso

Auditores internos

Practicante

Documentos necesitados:

P0301. Gestión de la documentación

IN301 irectrices de presentación de documentos

IN302 Directrices para el manejo de documentación inválida

P0302. Procedimiento para las auditorías internas

Recursos

Tiempo del personal auditor y auditado

Viajes y viáticos a regiones

Seguimiento y medición del proceso

- Causales de acciones correctivas y preventivas

- Cumplimiento del programa de auditoría

- Comparativo entre periodo de resultados de auditoría