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M. Carmen FríasVíctor de Pedro

La problemática en oncología

Paciente vulnerable con menor tolerancia

EAM

Elevada toxicidad

Estrecho margen

terapéutico

Complejidad tratamientos

Dosificación compleja

Sobrecarga asistencial

3% pacientes, 7,1% sesiones hospital de díaErrores graves, en ocasiones fatales

White R, J Oncol Pharm Practice 2014;20:40-6

Descripción del proyecto

Implantar un sistema de trazabilidad integral desde la prescripción, validación farmacéutica, preparación a la administración a paciente

Minimizar el riesgo de erroresGarantizar la concordancia entre la prescripción realizada y el producto elaborado y la administración al paciente

Fases del proyecto

Se planteó en dos fases ya que la prescripción electrónica y la validación farmacéutica ya estaban consolidadas:

• Trazabilidad y control de calidad de la preparación

1ª FASE

• Trazabilidad y seguridad en la administración

2ª FASE

Software-Sistema informático de prescripción electrónica, con mapa de sillones y boxes de administración (HP). -Sistema de identificación por código de barras de tratamientos, enfermeras y pacientes, y el programa informático de trazabilidad

Hardware-Lector de código de barras para la enfermera-Ordenador con pantalla de preparación-Impresora de etiquetas-Red Wifi

Infraestructura Hospital de Día

Hospital de día

Tarjeta de identificación de la enfermera con Código de Barras

Hospital de día

Tarjeta de identificación del paciente con Código de barras ligado al tratamiento

Hospital de día

Identificación del sillón/cama y bomba de administración con Código de Barras

Hospital de día

CBs de Sueros, Antieméticos, Medicación adyuvante

Control de calidad

• CONTROL DE CALIDAD de toda la medicación antes de la administración.

• Si el análisis gravimétrico es correcto y la medicación requiereprotección de la luz: el sistema imprimirá una etiquetaadiccional para la bolsa protectora.

• Si los parámetros no se cumplen: el sistema imprime unaetiqueta de “no valido”. El farmacéutico decidirá si la valida, corrige o repite la preparación. El proceso completo se registra en la calidad de la trazabilidad.

Proceso en el Servicio de Farmacia

Control de calidadControl de calidad: control gravimétrico, embolsado yetiquetado

Proceso de control de calidadControl de la salida a hospital de día

Proceso en el Servicio de FarmaciaTodos los componentes del tratamiento están en la etiqueta

Proceso en el Servicio de Farmacia

Etiqueta completa con código barras tratamiento y paciente

Proceso en hospital de día

Preparación y edición de etiquetas de antieméticos y adyuvantes (preparación).

Lectura del código de barras del paciente, del box y de la bomba de administración.

Administración del tratamiento QT por orden de esquema y asegurando la secuencia de administración.

Una vez acabada la administración, lectura del código del box y de la etiqueta del paciente y así queda liberado.

Recepción de tratamientos por enfermera que lee el código de barras del mismo y el suyo.

Recepción preparados- En la recepción la enfermera lee la etiqueta precinto de la bolsa transporte.- El Sistema de Trazabilidad genera automáticamente la orden de preparación

del antiemético.

- Control de la preparación de antieméticos en Hospital de Día.- Se utilizan los mismos procedimientos que en la elaboración de preparados.

Preparación de antieméticos

- La enfermera siempre sabe el estado de las preparaciones.

Administración

HC Episodio Fecha y Hora Administración Preparado Caduca…a las… Orden Administración Estado

ADMINISTRACION (PDA)PDA inalámbrica con código de barras

La enfermera se identifica y el sistema está listo para la operación

ADMINISTRACION (PDA)

La lectura del Código de barras inicia el proceso, iniciando el tiempo de administración.

Entrar en aplicación administración ID Sillón/camillaID PacienteID Medicación Identificación de la bomba

Administración

Identificación box

Identificación Medicación

Identificación

Paciente

Identificación Enfermera

Secuencia de Administración.Todos los pasos del proceso queda registradoen el Log de calidad del Sistema Trazabilidad

- ID Enfermera

- ID Sillón/cama

- ID Paciente

- ID Medicación

Administración

• La secuencia de administración de medicamentos viene definida por el protocolo/prescripción.

• Si la enfermera lee un preparado equivocado que no corresponde con la secuencia del esquema, el sistema alerta del error y no dejará continuar la administración.

• Los antieméticos/adyuvantes e hidrataciones no tienen predefinida la secuencia de administración.

• Si hay cualquier incidencia, la enfermera detiene la administración y puede registrar la incidencia en el sistema de trazabilidad

Administración

Registro de Incidencias

Informes de existencias, restos, producción y costes.

Informes de Farmacia

Informes de Hospital de día

ORDENES DE PRODUCCION DE ANTIEMETICOS EN H. DE DIAINFORME DE STOCK PARA PRODUCCION DE ANTIEMETICOSINFORME DEL ALMACEN DE MEDICAMENTOS DE H. DE DIA

Informes de Trazabilidad

Historia de los fármacos administrados a un paciente por ciclo.Historia de un CN administrado a pacientes.Historia total de un lote utilizado en el Hospital

Indicador Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiem Octubre Noviem Diciem TOTALESPacientes con Tratamiento 512 468 506 528 501 548 546 548 503 516 471 524 6.171

Preparaciones 2.014 1.634 1.345 1.716 1.672 1.524 1.724 1.830 1.541 1.574 1.608 1.468 1.640 19.276Intervenciones de Farmacia 8 2 6 8 6 9 29 15 17 16 16 22 154

Desviaciones en el Control de Peso 59 55 64 70 82 83 120 82 82 71 92 134 994

Rechazos en el Control de Peso 2 2 1 9 29 15 16 15 15 21 125

Preparaciones Liberadas después de su Hora de Administración 123 96 56 106 74 40 60 55 31 70 105 177 993% de Preparaciones Liberadas

después de su Hora de Administración 7,55 % 7,15 % 3,27 % 6,35 % 4,87 % 2,33 % 3,28 % 3,58 % 1,97 % 4,36 % 7,16 % 10,81 % 5,15%

ERRORES EVITADOS EN LA PRODUCCIONMedicamentos Equivocados 1 1 2 4

0,0612% 0,0000% 0,0000% 0,0000% 0,0656% 0,0000% 0,0000% 0,0000% 0,0000% 0,0000% 0,0000% 0,1220% 0,0208%Lote Equivocado 4 6 10 8 7 9 12 9 8 5 3 6 87

0,2448% 0,4461% 0,5828% 0,4785% 0,4593% 0,5220% 0,6557% 0,5840% 0,5083% 0,3109% 0,2044% 0,3659% 0,4513%Duplicación de Preparados 1 1 1 1 1 5

0,0000% 0,0743% 0,0583% 0,0598% 0,0000% 0,0580% 0,0000% 0,0000% 0,0000% 0,0000% 0,0681% 0,0000% 0,0259%Estabilidad que sobrepasa la hora de

Administración 7 10 6 12 8 16 9 8 11 6 4 4 101

0,4284% 0,7435% 0,3497% 0,7177% 0,5249% 0,9281% 0,4918% 0,5191% 0,6989% 0,3731% 0,2725% 0,2439% 0,5240%

ERRORES EVITADOS EN LA ADMINISTRACION

Antiemetico Equivocado 1 1 1 3 6

0,0612% 0,0000% 0,0000% 0,0000% 0,0656% 0,0000% 0,0546% 0,1947% 0,0000% 0,0000% 0,0000% 0,0000% 0,0311%Paciente Equivocado 1 1 2 1 3 8

0,0612% 0,0000% 0,0000% 0,0000% 0,0656% 0,0000% 0,1093% 0,0000% 0,0000% 0,0622% 0,0000% 0,1829% 0,0415%Orden Equivocada 3 2 2 1 4 2 1 1 1 1 18

0,1836% 0,1487% 0,1166% 0,0598% 0,2625% 0,1160% 0,0546% 0,0649% 0,0000% 0,0622% 0,0000% 0,0610% 0,0934%

Resultados

Indicadores de resultados 2014

INDICADOR RESULTADO %

PREPARACIÓNMedicamentos erróneos interceptados en preparación

0,0208

Lote equivocado 0,453Preparaciones detectadas con peso incorrecto 0,4513

ADMINISTRACIÓNPaciente equivocado 0,0415Antiemético equivocado 0,0311Orden administración equivocado 0,0934

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12Antiemetico Equivocado 1 1 1 3Paciente Equivocado 1 1 2 0 1 3Orden Equivocada 3 2 2 1 4 2 1 1 1 1

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4

4,5

MESES

ERRORES EVITADOS EN ADMINISTRACION

Errores evitados en la administración

Niveles de Seguridad

IDENTIFICACION DEL TECNICO. “Seguridad de personal”Pueden aumentarse los controles de trabajo, llegando a que cada operación que realice sea validada por el sistema.

IDENTIFICACION DE LOS MEDICAMENTOS. “Seguridad Cualitativa”.Dependiendo de la parametrización que se elija, los medicamentos puedenidentificarse uno a uno, por lotes, por partidas, etc.

IDENTIFICACION DE LOS VOLUMENES. “Seguridad Cuantitativa”.Control de calidad del volumen y el peso al principio y al final de cadapreparación

IDENTIFICACION DEL PACIENTE. “Seguridad de Administración”.Asegura una correcta e inequívoca administración de la medicaciónprescrita.

Conclusiones

• El sistema de trazabilidad integral permite un elevado grado de seguimiento y control del proceso terapéutico.

• Mejora las garantías de seguridad del paciente y de calidad de las prestaciones sanitarias.

• Permite un sistema de trazabilidad activa que alerta de los errores en tiempo real y una trazabilidad pasiva para implementar eficazmente medidas de seguridad indicadas por terceros

Mª Carmen Frías

Responsable Área Onco-HematológicaServei de Farmàcia. CSPT

mcfrias@tauli.cat