la transició ordenada cap al document administratiu electrònic · polÍtica. 5 organitzaciÓ...

1

La transició ordenada cap al document

administratiu electrònic

Juny 2015

2

Índex

1. L’administració electrònica

2. El document electrònic

3. Exemples de docs-e

4. Aspectes a considerar

5. Gestió de l’expedient híbrid

3

1. L’administració electrònica (AE)

4

POBLACIÓ

Ajuntament

L’AE. Actors principals

EMPRESES

ALTRES ENS

PÚBLICS

VISITANTS

EMPADRONATS

LOCALS AUTONÒMICS

NACIONALS

EUROPEUS

ADMINISTRATIVA

POLÍTICA

5

ORGANITZACIÓ LEGAL

TREBALLADORS I TREBALLADORES

TECNOLOGIA

FORMACIÓ

L’AE internaLIDERATGE POLÍTIC DEL CANVI

PROTECCIÓ DE DADES

ESQUEMA NACIONAL DE SEGURETAT

6

TREBALLADORS I TREBALLADORES

(e-capacitats)

CIUTADANIA I EMPRESES(e-informats)

L’AE externa

LIDERATGE POLÍTIC

7

2. El document electrònic

8

El conegut

9

El menys conegut

10

Referència normativa

Reial decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica.

11

Referència normativa

Normes Tècniques d’Interoperatibilitat (NTI):

–Document electrònic (DE)–Expedient electrònic–Digitalització de documents–...

12

Concepte DE

“ Un document administratiu electrònic és l’objecte digital administratiu que conté la informació objecte (dades i signatura) i les dades associades a aquesta (metadades).

Guia d’aplicació de la NTI de document electrònic

13

Concepte DE

AUTENTICITAT:Propietat d’un document del que es pot

provar que és el que afirma ser, que ha estat creat i enviat per la persona de qui s’afirma que l’ha creat i enviat, i que ha estat creat o enviat en el moment en que s’afirma, sense que hagi sofert cap tipus de modificació.

Guia d’aplicació de la NTI de document electrònic

14

Concepte DE

FIABILITAT:Propietat d’un document del que es pot

provar que el seu contingut pot ser considerat una representació completa i precisa de les actuacions, les activitats o els fets dels que dona testimoni i al que es pot recórrer en el curs de posteriors actuacions o activitats.

Guia d’aplicació de la NTI de document electrònic

15

Concepte DE

INTEGRITAT:Propietat d’un document que indica el seu

caràcter de complet, sense alteració de cap aspecte essencial.

Guia d’aplicació de la NTI de document electrònic

16

VSLlei 30/1992Llei 26/2010 +

17

3. Exemples docs-e

18

Diligència temps exposició

19

Diligència temps exposició

20

Diligència temps exposició

21

Diligència temps exposició

22

Diligència temps exposició

23

Evidències jurídiques electròniques

24

Pdf-Sobre

25

4. Aspectes a considerar

26

Sistema d’Informació

Com tenim la tecnologia?

Quin ús en fem?

29

La ‘confiança’ electrònica

• El pas de la identitat entre el món paper i el món electrònic és el...CERTIFICAT DIGITAL

• El món paper és el conegut i TANGIBLE• Les transaccions electròniques són

INTANGIBLES, definides tecnològicament però gens explicades dins de les administracions públiques

30

La ‘confiança’ electrònica

• Quins són els fonaments de la confiança (també electrònica) dins de l’Administració?– Llei 30/1992 (Llei 4/1999)– Llei 15/1999 (Protecció dades); RD1720/2007– Llei 10/2001 (D’arxius i documents)– Llei 59/2003 (Firma electrònica)– Llei 11/2007 LAECSP; RD1671/2009

31

La ‘confiança’ electrònica

– Llei 26/2010 (Règim jurídic i de procediment de les AP de Catalunya)

– Llei 29/2010 (Ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya)

– RD 3/2010 (ENS)– RD 4/2010 (ENI)

32

33

Concepte GD (SGD)

Un document electrònic s’allotja en el sistema de gestió documental on es mantenen inalterades les característiques d’autenticitat, fiabilitat i integritat que donen al document valor probatori...

Guia d’aplicació de la NTI de document electrònic

34

Concepte GESistema informàtic i telemàtic que permet la

iniciació, ordenació, instrucció i terminació delprocediment administratiu associat a l’expedienten el format que sigui (paper, electrònic i híbrid),tot i modelant els processos dels documents, elsterminis i les responsabilitats funcionalsassociades, i considerant l’execució en unentorn segur segons l’ENS e interoperablesegons l’ENI prestant especial atenció alsserveis de remissió i posada disposició gràciesa l’índex electrònic.

35

Concepte GE

EE = DE + IE+ FIE + M

36

Identificar l’expedient hídrid

VS

Els reptes

• Alineació dels RECURSOS de gestió

Els reptes

• Les ‘organitzacions’ que aprenen (i les que no ho fan)

39

5. Gestió de l’expedient híbrid

40

e-Procediment

41

e-Procediment

• Un procediment administratiu és un PROCÉS de presa de decisions de l'Administració Pública.

• El procés consisteix en una seqüència ordenada de TRÀMITS o actuacions (els actes administratius)

42

Revisió de procediments

• EL CANVI: No moure paper i fer que els implicats accedeixen al REPOSITORI i facin la part de gestió corresponent

43

Gestió de l’expedient híbrid

Documents electrònics

Gestió de documents-e

Origen extern (fase 1, gener 2015)

Origen intern (fase 2, “ASAP”)

Gestió de l’expedient híbrid

• PREGUNTES CLAU:– El “meu” expedient té (o tindrà)

documents electrònics?

• Sí No

44

Gestió de l’expedient híbrid

• PREGUNTES CLAU:– Què he de fer amb la carpeta “blava”?

• Com a mínim:– Escriure el NÚMERO DE EXPEDIENT i la resta

d’informació de la portada– Omplir l’ÍNDEX indicant si el document és en

PAPER O ELECTRÒNIC, la data del document, títol

– Marcar a la CASELLA (check-box e-docs) si el DOCUMENT ELECTRÒNIC ha estat guardat al Gestor documental (DESA’L)

45

Gestió de l’expedient híbrid

• PREGUNTES CLAU:– Com es consulta un expedient “blau”?

• Es necessita tenir l’expedient físic (part paper)• Consultar el Gestor documental (part electrònica)

46

47

Gestió de l’expedient híbrid

Gestió de documents-e

Origenextern

Evidències jurídiques electròniques de les notificacions-e

Diligències-e dels temps d’exposicióde l’e-TAULERDocuments-e de consultes a VIA OBERTADocuments-e de l’EACAT

48

Gestió de l’expedient híbrid

Gestió de documents-e

Origenintern

Propostes-e a JGLCertificats-e de JGL

Informes-e

Comunicacions-e internes

49

Els ingredients...1. Informar-se per conèixer2. Lideratge polític3. Lideratge Secretaria4. Creació d’un grup de treball5. Estratègia del desplegament6. Operativa del desplegament7. Que el grup de treball... avanci8. Formació al personal per ‘integrar’ l’AE9. Control i avaluació. Capes de formació10. Informar-se per conèixer

50

GRÀCIES!

Antoni CerdàGestor de projectes d’administració electrònica

acerda@ccgarraf.cat