guia manejo de los datos con excel

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GUIA MANEJO DE LOS DATOS CON EXCEL

Muchas veces tenemos que manejar grandes volumenes de información y el Excel tiene las opciones para hacerlo de manera rápida y eficiente, algunas de ellas son: Validar datos, Filtros y Ordenar datos.

PASOS PARA LA VALIDACION DE DATOS

VALIDAR UN DATO: Permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda o rango de Celdas.

EJEMPLO: Se quiere Validar la columna Categoría para valores entre 1 y 3

Realice este ejemplo dentro de la hoja de cálculo. Luego seleccione el rango que quiere validar. (En este caso la columna Categoría, sin el título)

Elaborado por: Ing. Fanny LeónRevisado por: Ing. Claudia Ben-amy

Seleccione el Rango que quiere validar

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PASO1. BUSCAR LA OPCION DE VALIDACION DE DATOS

PASO2. CONFIGURACION

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BUSQUE EN EL MENU PRINCIPAL DATOS LUEGO VALIDACION DE DATOS

DEFINE EL TIPO DE DATO QUE TENDRA LA CELDA O RANGO

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ESCOJA EL TIPO DE DATO QUE NECESITE: (*Número Entero, Decimal, Lista … (Ver imagen anterior))En este caso escoja: Número Entero

PASO3. MENSAJE DE ENTRADA

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Debe estar activo

Coloque un titulo de alerta

Un mensaje de ayuda

Se necesita dar el rango que solicita el ejercicio: valida enteros entre 1 y 3

Ver más opcionesVer más opciones

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PASO 4. MENSAJE DE ERROR

PASO5. DIGITE VALORES EN EL RANGO QUE VALIDO (Para este ejemplo digite valores entre 1 y 3)

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Debe estar activo

Coloque un titulo de alerta

Un mensaje que muestra el errorEs el

icono

Ahora puede darle ACEPTAR

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(Compruebe digitando valores diferentes a 1, 2 o 3).

VALIDACION DE DATOS TOMANDO LA OPCION LISTA

Para validar como Lista debe existir una lista: por tanto en la columna H, digite la lista que aparece en la imagen.

RECORDANDO:

1. Seleccionar la columna que va a validar (columna sucursal - d2:d6; sin el título) 2. Ir a la Opción DATOS – VALIDACION DE DATOS – Lista

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3. Cuando Selecciona Lista aparece Origen (Celdas donde aparece la lista que hizo)

4. Finalmente vaya a la columna Sucursal y aparecerá la lista, escoja cualquier de las opciones que muestra.

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Celdas donde digito la lista

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Si quiere eliminar la Validación, seleccione el rango al cual quiere quitar la validación, DATOS – Validación de Datos – Borrar Todos y ACEPTAR.

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Seleccione una opción

Seleccione una opción

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FILTROSFiltrar datos es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos de un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en él. Seleccione los títulos de la Base de Datos – Luego vaya a DATOS - FILTRO

Elaborado por: Ing. Fanny LeónRevisado por: Ing. Claudia Ben-amy

Click en Seleccionar todo, para deseleccionar todas las opciones, y luego escoja la opción por la cual quiere filtrar

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ORDENAR UNA BASE DE DATOSDebe seleccionar toda la base de datos. Luego clic a DATOS – ORDENAR. (ordenamos por Marca)

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FILTRO POR

MARCA - VERDE

FILTRO POR

MARCA - VERDE

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La columna MARCA quedó ordenada en orden alfabético