guia manejo de los datos con excel

CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR FACULTAD DE INGENIERIAS – LINEA INFORMÁTICA

GUIA MANEJO DE LOS DATOS CON EXCEL

Muchas veces tenemos que manejar grandes volumenes de información y el Excel tiene las opciones para hacerlo de manera rápida y eficiente, algunas de ellas son: Validar datos, Filtros y Ordenar datos.

PASOS PARA LA VALIDACION DE DATOS

VALIDAR UN DATO: Permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda o rango de Celdas.

EJEMPLO: Se quiere Validar la columna Categoría para valores entre 1 y 3

Realice este ejemplo dentro de la hoja de cálculo. Luego seleccione el rango que quiere validar. (En este caso la columna Categoría, sin el título)

Elaborado por: Ing. Fanny LeónRevisado por: Ing. Claudia Ben-amy

Seleccione el Rango que quiere validar



PASO1. BUSCAR LA OPCION DE VALIDACION DE DATOS

PASO2. CONFIGURACION


BUSQUE EN EL MENU PRINCIPAL DATOS LUEGO VALIDACION DE DATOS

DEFINE EL TIPO DE DATO QUE TENDRA LA CELDA O RANGO



ESCOJA EL TIPO DE DATO QUE NECESITE: (*Número Entero, Decimal, Lista … (Ver imagen anterior))En este caso escoja: Número Entero

PASO3. MENSAJE DE ENTRADA


Debe estar activo

Coloque un titulo de alerta

Un mensaje de ayuda

Se necesita dar el rango que solicita el ejercicio: valida enteros entre 1 y 3

Ver más opcionesVer más opciones



PASO 4. MENSAJE DE ERROR

PASO5. DIGITE VALORES EN EL RANGO QUE VALIDO (Para este ejemplo digite valores entre 1 y 3)


Debe estar activo

Coloque un titulo de alerta

Un mensaje que muestra el errorEs el

icono

Ahora puede darle ACEPTAR



(Compruebe digitando valores diferentes a 1, 2 o 3).

VALIDACION DE DATOS TOMANDO LA OPCION LISTA

Para validar como Lista debe existir una lista: por tanto en la columna H, digite la lista que aparece en la imagen.

RECORDANDO:

1. Seleccionar la columna que va a validar (columna sucursal - d2:d6; sin el título) 2. Ir a la Opción DATOS – VALIDACION DE DATOS – Lista




3. Cuando Selecciona Lista aparece Origen (Celdas donde aparece la lista que hizo)

4. Finalmente vaya a la columna Sucursal y aparecerá la lista, escoja cualquier de las opciones que muestra.


Celdas donde digito la lista



Si quiere eliminar la Validación, seleccione el rango al cual quiere quitar la validación, DATOS – Validación de Datos – Borrar Todos y ACEPTAR.


Seleccione una opción

Seleccione una opción



FILTROSFiltrar datos es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos de un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en él. Seleccione los títulos de la Base de Datos – Luego vaya a DATOS - FILTRO


Click en Seleccionar todo, para deseleccionar todas las opciones, y luego escoja la opción por la cual quiere filtrar



ORDENAR UNA BASE DE DATOSDebe seleccionar toda la base de datos. Luego clic a DATOS – ORDENAR. (ordenamos por Marca)


FILTRO POR

MARCA - VERDE

FILTRO POR

MARCA - VERDE




La columna MARCA quedó ordenada en orden alfabético

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