guía de usuario del sistema único de información de trámites
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Gua de usuario del Sistema nico de Informacin de Trmites
SUIT 3
Direccin de Control Interno y Racionalizacin de Tramites Oficina de Sistemas de Informacin
Enero de 2014
-
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA
Elizabeth Rodrguez Taylor
Directora
EQUIPO TCNICO DE TRABAJO
Grupo de racionalizacin de trmites
Grupo oficina de sistemas - SUIT 3.0
Programa Nacional de Servicio al Ciudadano - PNSC
-
TABLA DE CONTENIDOTABLA DE CONTENIDOTABLA DE CONTENIDO
Pag.
Introduccin 5
CAPITULO No. I
Conceptos bsicos
Producto o servicio 8
Ciclo de vida del producto o servicio 8
Roles y responsabilidades 10
Documentos de identificacin vlidos en Colom-bia
12
Estandarizacin 13
Criterios de fusin 13
Trmites creados a partid de julio 8 de 2005
No son objeto de registro en el SUIT
14
14
CAPITULO No. II
Integracin con otros sistemas de informacin
SIGEP 21
CAPITULO No. III
Recomendaciones 22
CAPITULO No. IV
Ingreso al sistema 26
Pag.
Mdulo de Administracin 27
Avance institucin 27
Gestionar usuario 29
Gestionar formularios 36
Cambiar claves 24
Procedimiento para creacin de usuarios de Instituciones
25
Procedimiento de creacin de usuario Ad-ministrador de Trmites de la entidad o insti-tucin
26
CAPITULO No. IV
Formato Integrado 39
Paso: Descripcin
Nombre 41
Nombre estandarizado 42
Propsito 43
Se puede realizar por medios electrnicos 43
Nombre del resultado 44
Tambin se conoce como 44
Tiempo de obtencin 45
Obtencin inmediata 45
Hbil y calendario 45
Observaciones al tiempo de obtencin 45
INGRESO AL SISTEMAINGRESO AL SISTEMAINGRESO AL SISTEMA
-
TABLA DE CONTENIDOTABLA DE CONTENIDOTABLA DE CONTENIDO
Paso: Fundamento legal
Ttulos, captulos y artculos 46
Archivo soporte 47
Paso: Informacin de ejecucin
Puntos de atencin
Latitud y longitud
48
Fechas de ejecucin 50
Paso: Dirigido a
Situaciones de vida 52
53
Paso: Qu se necesita
Momentos 54
Acciones y/o condiciones 54
Tipos de acciones y/o condiciones
Esta accin y/o condicin en una excepcin?
55
55
Paso: Medio de Seguimiento 70
Registro Basado en Modelo
Descripcin del registro 54
Listado de modelos a la fecha 64
-
A la fecha se encuentran disponibles los siguientes modelos:
Paso
64
Autorizacin para capacitar a manipuladores de ali-mentos
Registro de los sujetos pasivos o responsables del impues-to al consumo
Sealizacin de los productos gravados con el impuesto al consumo
Impuesto de registro Impuesto sobre vehculos automotores Impuesto al degello de ganado mayor Facilidades o acuerdos de pago para los deudores mo-
rosos de impuestos Devolucin y/o compensacin de saldos a favor por
conceptos de impuestos Fusin y/o conversin de establecimientos educativos
oficiales
Ampliacin del servicio educativo
Cambio de sede de un establecimiento educativo
Cambio de nombre o razn social de un establecimien-to educativo oficial o privado
Cambio de propietario de un establecimiento educati-vo
Cierre temporal o definitivo de programas de educa-cin para el trabajo y el desarrollo humano
Registro de firmas de rectores, directores y secretarios (a) de establecimientos educativos
Clasificacin en el rgimen de educacin a un estable-cimiento educativo privado
Clausura de un establecimiento educativo oficial o pri-vado
MODELMODELMODELOS DISPONIBLES OS DISPONIBLES OS DISPONIBLES --- SUIT 3.0SUIT 3.0SUIT 3.0
Autorizacin de calendario acadmico especial Concesin de reconocimiento de un establecimiento
educativo oficial
Cambio de propietario o poseedor de un bien inmueble (Mutacin de primera clase)
Englobe o desenglobe de dos o ms predios (Mutacin de segunda clase)
Incorporacin de obras fsicas en los predios (Mutacin de tercera clase)
Revisin de avalo catastral de un predio (Mutacin de cuarta clase)
Cambios producidos por la inscripcin de predios o me-joras por edificaciones no declaradas u omitidas duran-te el proceso de formacin o actualizacin del castro (mutacin de quinta clase)
Rectificacin de reas y linderos Auto estimacin del avalo catastral (Autoavalo) Expedicin de la tornagua de reenvos Expedicin de la tornagua de trnsito Expedicin de la tornagua de movilizacin Legalizacin de tornaguas Anulacin de tornagua Aval de funcionamiento de las escuelas de formacin
deportiva Registro de contribuyentes del impuesto de industria y
comercio
Modificacin en el registro de contribuyentes del im-puesto de industria y comercio
Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros
-
A partir del mes de septiembre encontrarn disponibles los modelos que se enuncian a continuacin, razn por lo cual, amablemente se les solicita no hacer estos registros hasta que el DAFP informe su disponibilidad:
65
Cancelacin del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio
Exencin del impuesto de industria y comercio Impuesto predial unificado Exencin del impuesto predial unificado Impuesto de delineacin urbana Impuesto a la publicidad visual exterior Impuesto de espectculos pblicos Exencin del impuesto de espectculos pblicos Impuesto de rifas
Autorizacin para la operacin de juegos de suerte y azar en la modalidad de rifas
Prrroga de sorteo de rifas menores Devolucin de elementos retenidos por ocupacin ilegal
del espacio pblico Registro de las personas que realicen la actividad de ba-
requeo Certificado de estratificacin socioeconmica Certificado de residencia Concepto del uso del suelo
Impuesto sobre el servicio de alumbrado pblico Impuesto de casinos y Juegos permitidos Impuesto al degello de ganado menor Impuesto sobre las ventas por el sistema de clubes Contribucin por valorizacin Asignacin de nomenclatura Certificado sanitario Licencia de inhumacin de cadveres Registro de la publicidad exterior visual Permiso para espectculos pblicos Permisos de ocupacin vial Determinantes para la formulacin de planes parciales Formulacin y radicacin del proyecto del plan parcial Determinantes para el ajuste de un plan parcial Ajuste de un Plan Parcial Adoptado Incorporacin y entrega de las reas de cesin a favor
del municipio Consulta preliminar para la formulacin de planes de im-
plantacin Formulacin del proyecto de plan de implantacin
Licencia de funcionamiento para equipos de rayos x y otras fuentes emisoras de radiaciones ionizantes
Renovacin de la licencia de funcionamiento para equipos de rayos x y otras fuentes emisoras de radiacio-nes ionizantes
Carn de proteccin radiolgica Licencia para prestacin de servicios en seguridad y
salud en el trabajo Licencia para empresas aplicadoras de plaguicidas Carn de aplicador de plaguicidas Registro de los ttulos en el rea de la salud
MODELMODELMODELOS DISPONIBLES OS DISPONIBLES OS DISPONIBLES --- SUIT 3.0SUIT 3.0SUIT 3.0
-
66
Reporte de novedades al registro especial de prestado-res de servicios de salud
Habilitacin o renovacin de plazas para el servicio so-cial obligatorio
Inscripcin de profesionales para participar en el sorteo de plazas del servicio social obligatorio
Habilitacin de servicios farmacuticos a instituciones prestadoras de servicios de salud
Credencial de expendedor de drogas Apertura de establecimientos farmacuticos Autorizacin sanitaria favorable de la calidad del agua
para consumo humano Carn de manipulador de alimentos Apertura de los centros de esttica y similares
Cancelacin de la personera de jurdica de las organi-zaciones comunales de primero y segundo grado
Certificacin de la personera jurdica y representacin legal de las organizaciones comunales de primer y se-gundo grado
Reconocimiento de personera jurdica a entidades sin nimo de lucro en reas de la salud
Reforma de estatutos de entidades sin nimo de lucro en reas de la salud
Inscripcin de dignatarios de entidades sin nimo de lucro en reas de la salud
Registro de libros de entidades sin nimo de lucro en reas de la salud
Cancelacin de personera jurdica de entidades sin ni-mo de lucro en reas de la salud
Reconocimiento de personeras jurdicas de cuerpos de bomberos voluntarios
Reforma de estatutos de cuerpos de bomberos volunta-rios
Inscripcin de dignatarios de cuerpos de bomberos vo-luntarios
Registro de libros de instituciones de cuerpos de bombe-ros voluntarios
Cancelacin de personeras jurdicas de cuerpos de bomberos voluntarios
Reconocimiento de personeras jurdicas de instituciones de educacin
Reforma de estatutos de instituciones de educacin Inscripcin de dignatarios de instituciones de educacin
Autorizacin sanitaria para el transporte de residuos es-peciales
Inscripcin de dignatarios de las organizaciones comu-nales de primero y segundo grado
Inscripcin o reforma de estatutos de las organizaciones comunales de primero y segundo grado
Apertura y registro de libros de las organizaciones comu-nales de primero y segundo grado
Reconocimiento de personera jurdica de los organis-mos de accin comunal de primero y segundo grado
Cancelacin de la personera de jurdica de las organi-zaciones comunales de primero y segundo grado
Certificacin de la personera jurdica y representacin legal de las organizaciones comunales de primer y se-gundo grado
MODELMODELMODELOS DISPONIBLES OS DISPONIBLES OS DISPONIBLES --- SUIT 3.0SUIT 3.0SUIT 3.0
-
67
Registro de libros de instituciones educativas Cancelacin de personeras jurdicas de instituciones de
educacin Reconocimiento de personeras jurdicas de ligas y clubes
deportivos Reforma de estatutos de ligas y clubes deportivos Inscripcin de dignatarios de ligas y clubes deportivos Registro de libros de ligas y clubes deportivos Cancelacin de personeras jurdica de ligas y clubes
deportivos Impuesto al consumo de productos de origen nacional Declaracin del impuesto al consumo de productos ex-
tranjeros Condonacin del impuesto de vehculos Sobre tasa a la gasolina motor y al ACPM Impuestos sobre premios de loteras Licencia de funcionamiento para las instituciones promo-
vidas por particulares que ofrezcan el servicio educativo para el trabajo y el desarrollo humano
Registro o renovacin de programas de las instituciones promovidas por particulares que ofrezcan el servicio edu-cativo para el trabajo y el desarrollo humano
Certificado de existencia y representacin legal de las instituciones de educacin para el trabajo y el desarrollo humano
Licencia de funcionamiento para establecimientos edu-cativos promovidos por particulares para prestar el servi-cio pblico educativo en los niveles de preescolar, bsi-ca y media
Licencia de funcionamiento de instituciones educativas promovidas por particulares que ofrezcan programas de educacin formal de adultos
Seguro por muerte a beneficiarios de docentes oficiales Pensin de jubilacin para docentes oficiales Pensin de jubilacin por aportes para docentes oficiales Pensin de retiro por vejez para docentes oficiales
Pensin de retiro de invalidez para docentes oficiales Pensin post-mortem para beneficiarios de docentes
oficiales Sustitucin pensional para docentes oficiales Reliquidacin pensional para docentes oficiales Cesantas parciales para docentes oficiales Cesantas definitivas para docentes oficiales Cesantas definitivas a beneficiarios de un docente falle-
cido Ascenso en el escalafn nacional docente Ascenso o reubicacin en el escalafon docente Auxilio funerario para docentes oficiales Duplicaciones de diplomas y modificaciones del registro
del ttulo Certificado catastral Auxilio para gastos de sepelio Inscripcin de personas ante el Registro nico Nacional
de Trnsito Matrcula de vehculos automotores, remolques y semire-
molques Traspaso de propiedad de un vehculo Traslado y radicacin de la matrcula de un vehculo Cancelacin de matrcula de un vehculo Rematrcula de un vehculo automotor Cambio de caractersticas de un vehculo Duplicado de la licencia de trnsito o de la tarjeta de
registro y de la placa de un vehculo Renovacin licencia de trnsito de un vehculo de im-
portacin temporal Cambio de un servicio de un vehculo automotor Cambio de placa por clasificacin de vehculo automo-
tor antiguo o clsico y cambio de placa de vigencias anteriores
Inscripcin o levantamiento de limitacin o gravamen a la propiedad de un vehculo
MODELMODELMODELOS DISPONIBLES OS DISPONIBLES OS DISPONIBLES --- SUIT 3.0SUIT 3.0SUIT 3.0
-
Paso
68
Licencia de conduccin Duplicado de la licencia de conduccin Certificado de tradicin de un vehculo automotor Adaptacin de vehculos de enseanza automovilstica Tarjeta de operacin para vehculo automotor de trans-
porte terrestre Licencia de intervencin y ocupacin temporal de pla-
yas martimas y terrenos de baja mar Encuesta del Sistema de Identificacin y Clasificacin
de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SIS-BEN
Retiro de personas de la base de datos del Sistema de Identificacin y Clasificacin de Potenciales Beneficia-rios de Programas Sociales - SISBEN
Retiro de un hogar de la base de datos del Sistema de Identificacin y Clasificacin de Potenciales Beneficia-rios de Programas Sociales - SISBEN
Actualizacin de datos de identificacin de personas registradas en la base de datos del Sistema de Identifi-cacin y Clasificacin de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN
Inclusin de personas en la base de datos del Sistema de Identificacin y Clasificacin de Potenciales Benefi-ciarios de Programas Sociales - SISBEN
Impuesto a la sobretasa de la gasolina motor Matrcula de arrendadores Radicacin de documentos para adelantar actividades
de construccin y enajenacin de inmuebles destinados a vivienda
Afiliacin al rgimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud
Suspensin de la afiliacin al rgimen subsidiado del Sis-tema General de Seguridad Social en Salud
Activacin del cupo de afiliacin al rgimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud
Licencia de exhumacin Licencia para la cremacin de cadveres Licencia urbanstica Licencia de intervencin y ocupacin del espacio pbli-
co Reconocimiento deportivo a clubes deportivos y clubes
promotores
Renovacin de reconocimiento a clubes deportivos Inscripcin de la propiedad horizontal
Inscripcin o cambio del representante legal y/o revisor fiscal de la propiedad horizontal
Registro de extincin de la propiedad horizontal Permiso para espectculos pblicos de artes escnicas
en escenarios no habilitados Reconocimiento de escenarios habilitados para la reali-
zacin de espectculos pblicos de las artes escnicas
Permiso para demostraciones pblicas de plvora, art-culos pirotcnicos o fuegos
Permiso para la rotura de vas e intervencin de espacio pblico
Permiso para el aprovechamiento de rboles aislados Permiso de circulacin para carga extra pesada y/o
extra dimensionada
Acreditacin como distribuidor minorista de combusti-bles lquidos derivados del petrleo
Licencia de funcionamiento para estaciones de servicio Registro de perros potencialmente peligrosos Registro de marcas de ganado Certificado permiso de ocupacin
MODELMODELMODELOS DISPONIBLES OS DISPONIBLES OS DISPONIBLES --- SUIT 3.0SUIT 3.0SUIT 3.0
-
INTRODUCCININTRODUCCININTRODUCCIN
Esta gua tiene como propsito orientar a los usuarios del Sistema nico de Informacin de TrmitesSUIT en el registro de la informacin de los trmites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario (Formato Integrado), afianzar los diferentes conceptos, entre los que se contemplan las polticas de creacin de usuarios, gestin de formularios y gestin de inventarios, entre otros.
Est dirigido a:
Difusores y asesores de la Poltica de Racionalizacin de Trmites.
Capacitadores del sistema.
Responsables de la implementacin de la Poltica de Racionalizacin de Trmites en la institucin frente al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP, en la administracin de los usuarios, de la informacin contenida de los trmites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario, garantizando su totalidad y actualizacin, as como de la implementacin y seguimiento a la Poltica de Racionalizacin de Trmites.
Administradores de trmites, quienes son los responsables del ingreso y actualizacin de la informacin de los procedimientos administrativos de su institucin en el Sistema nico de Informacin de Trmites - SUIT.
5
-
CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS
6
-
CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS
Conjunto de acciones que se realizan en ejercicio de la funcin
administrativa para alcanzar y dar cumplimiento con los fines del Estado, dentro de las reglas y principios que lo rigen.
Debido a que el universo de procedimientos administrativos es
amplio, la Ley 962 de 2005 y el Decreto Ley 019 de 2012, sealan que los procedimientos administrativos a registrar en el SUIT, son
aquellos que tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurdicas,
as como el cumplimiento de sus obligaciones. Igualmente aquellos procedimientos que faciliten a los usuarios acceder a los
bienes o servicios ofrecidos por las autoridades administrativas.
Conjunto de requisitos, pasos, o acciones regulados por el
Estado, dentro de un procedimiento administrativo misional, que deben efectuar los usuarios ante una institucin de la
administracin pblica o particular que ejerce funciones administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una
obligacin prevista o autorizada por la Ley y cuyo resultado es un producto o un servicio.
Ejemplos:
Tarjeta profesional de contador pblico
Inscripcin en el Registro nico Tributario -RUT
Declaracin de Ingreso o salida de dinero en efectivo del pas
Conjunto de acciones que realiza el usuario de manera voluntaria para obtener un producto o servicio que ofrece
una institucin de la administracin pblica o particular que ejerce funciones administrativas dentro del mbito de su
competencia, sus caractersticas son la no obligatoriedad para el usuario y no tienen costo para ste.
Por lo general estos procedimientos administrativos estn
asociados con un trmite, ya que de ste se pueden generar acciones de consulta, certificaciones, constancias, entre
otras, los cuales acreditan el resultado de un trmite. Un ejemplo de esto es:
7
Trmite
Procedimiento administrativo
Otros procedimientos administrativos de cara al usuario
javascript:__doPostBack('dg_tramites$ctl07$ctl01','')javascript:__doPostBack('dg_tramites$ctl09$ctl01','')javascript:__doPostBack('dg_tramites$ctl04$ctl01','')javascript:__doPostBack('dg_tramites$ctl04$ctl01','')
-
CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS
Producto o servicio
Es el resultado que obtiene el usuario por parte de la institucin al ejecutar un procedimiento administrativo. Estos pueden ser
tangibles e intangibles.
El ciclo de vida se refiere a las etapas, que por lo general, surten los productos o servicios que se obtienen de la ejecucin de un procedimiento administrativo.
Las etapas que comprenden el ciclo de vida son:
Inicio: Corresponde a los productos o servicios que solicita el usuario a la institucin por primera vez y que sta los expide y/o entrega tambin por primera vez.
Algunos de los verbos o las acciones que lo identifican son:
8
Afiliacin y/o traslado de cesantas
Consulta de los extractos de cesantas
TRMITE
OTRO PROCEDIMIENTO
Impuesto de Industria y Comercio
Certificado de paz y salvo del Impuesto de Industria y Comercio
TRMITE
OTRO PROCEDIMIENTO
Ciclo de vida del producto y/o servicio
Verbos
Afiliar Adquirir Asignar
Registrar Postular Inscribir
javascript:__doPostBack('dgServicios$ctl03$ctl01','')
-
CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS
Novedad: Se da cuando el producto o servicio se ve afectado por presentarse una variacin y/o
transformacin.
Algunos de los verbos o las acciones que lo identifican
son:
Cierre: Se da cuando el producto o servicio se cancela por las siguientes razones:
Primera: Por solicitud del usuario, el cual debe desarrollar
un procedimiento administrativo para dicho fin.
Segunda: Por vencimiento del producto o servicio que al
momento de obtenerse se encuentra estipulado dentro
de sus atributos.
Tercera: Por decisin de la Administracin Pblica.
Algunos de los verbos o las acciones que lo identifican son:
Un ejemplo de un trmite que pasa por todo el ciclo de vida
es el siguiente.
9
Verbos
Correccin Cambio Modificacin
Ajuste Renovacin Recuperacin
Verbos
Cancelar Disolver Desvincular
Renunciar Extinguir
Trmite Ciclo
Inicio
Ciclo
Novedad
Ciclo
Cierre
Expedicin cdula Expedicin Correccin Cancelacin
No necesariamente debe existir un trmite
para cada ciclo de vida del producto o
servicio. Puede darse que en un mismo
trmite se establezca el procedimiento que
se debe hacer para cada etapa del ciclo.
TIP
-
El Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT como instrumento de apoyo para la implementacin de la Poltica de
Racionalizacin de Trmites, que tiene como propsito final ser la
fuente nica y vlida de la informacin de los trmites que las
instituciones del Estado ofrecen a la ciudadana, requiere de los
siguientes usuarios para su operacin:
Tiene el rol de Administrador de Usuarios. Funcionario de la
institucin que se recomienda sea de la Oficina de
Planeacin o quien haga sus veces, por el amplio
conocimiento de la institucin, la relacin directa entre sus
funciones y la Poltica Antitrmites y la existencia de normas
que hacen referencia a la Poltica y que involucra a las
oficinas de planeacin, como son:
Ley 872 de 2003 Artculo 1: El Sistema de Gestin de la Calidad adoptar en cada entidad un enfoque basado
en los procesos que se surten al interior de ella y en las
expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios
de sus funciones asignadas.
NTC GP 1000:2009 Numeral 7.2.1: Procesos relacionados con el cliente La entidad debe determinar los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto y/o
servicio, stos incluyen los relacionados con la Poltica de Racionalizacin de Trmites.
Ley 1474 de 2011 - Artculo 73: Plan Anticorrupcin y de
Atencin al Ciudadano. Cada entidad del orden
nacional, departamental y municipal deber elaborar e
implementar anualmente una estrategia de lucha contra
la corrupcin y de atencin al ciudadano. Dicha
estrategia contempla entre otras, la Estrategia
Antitramites.
10
Roles y responsabilidades
CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS
Jefe de Planeacin
-
Decreto 2641 de 2012 - Art. 4: La mxima autoridad de la
entidad u organismo velar directamente porque se
implementen debidamente las disposiciones contenidas
en el documento de Estrategias para la Construccin del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano. La consolidacin del plan anticorrupcin y de atencin al
ciudadano, estar a cargo de la oficina de planeacin
de las entidades o quien haga sus veces, quienes
adems servirn de facilitadores para todo el proceso de
elaboracin del mismo.
Este funcionario ejerce las siguientes funciones:
1. Gestionar usuarios.
2. Gestionar formularios
3. Gestionar Inventarios de trmite y otros procedimientos
Funcionario de la institucin que tiene las funciones de
registrar, corregir y actualizar los trmites y otros
procedimientos administrativos de cara al usuario en el
El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP recomienda que el Administrador de Trmites sea un
funcionario de planta, en aras de garantizar la continuidad
en los procesos de capacitacin y asesora.
Funcionario del Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica -DAFP que tiene las siguientes funciones:
1. Brindar capacitacin y asesora a los responsables de la
implementacin de la Poltica de Racionalizacin de
Trmites en las instituciones en el uso y manejo de la
herramienta.
2. Validar y aprobar los trmites y otros procedimientos de
cara al usuario en el Sistema nico de Informacin de
Trmites SUIT.
11
Administrador de Trmites
CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS
Asesor de Poltica
-
Los documentos de identificacin vlidos de las personas de
carcter natural (Usuario) para la realizacin de trmites en
Colombia, son:
1. Registro civil de nacimiento: Es el nico documento pblico que legalmente prueba la existencia de una persona. Por lo
general es utilizado hasta los 7 aos de edad.
2. Tarjeta de identidad Es el documento que identifica a las
personas mayores de 7 aos y menores de 18 aos de edad.
3. Cdula de ciudadana: Es el nico documento vlido para
probar la identificacin de una persona que cumpla la
mayora de edad, 18 aos.
1. Pasaporte: Sirve como identificacin siempre y cuando la permanencia en el pas no supere los 3 meses.
2. Cdula de extranjera: Documento de identidad que se
otorga a los extranjeros mayores de 18 aos, que sean
titulares de una visa superior a tres (3 meses) o a los
beneficiarios de los mismos.
Las personas de carcter jurdico (Organizaciones, instituciones
pblicas) se identifican con el Nmero de Identificacin Tributaria -
NIT que constituye el nmero de identificacin de los inscritos en el
Registro nico Tributario RUT. Permite individualizar a los contribuyentes y usuarios, para todos los efectos en materia
tributaria, aduanera y cambiaria y en especial para el
cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza. El NIT se
puede encontrar en los siguientes documentos que sirven para
para la ejecucin de los trmites:
1. Certificado de existencia y representacin legal demuestra algunos aspectos relevantes de una sociedad comercial,
tales como la antigedad, objeto social, domicilio, nmero y
nombre de los socios, monto del capital, nombre del
representante legal, facultades que ste tiene para comprometer y obligar a la sociedad, fecha de extincin,
etc.
Las personas naturales que actan en representacin de
personas jurdicas (Representante legal) en la realizacin de
trmites, conservan el perfil de personas jurdicas.
12
Documentos de identificacin vlidos en Colombia
El Certi f icado de existencia y
representacin legal, segn Decreto Ley 019
de 2012, NO DEBE SER SOLICITADO AL
USUARIO.
TIP
CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS
Colombianos
Extranjeros
http://www.gerencie.com/que-es-un-representante-legal.html
-
2. Certificado de matrcula mercantil: Identificacin del
comerciante y de su establecimiento de comercio, as como
medio de prueba de existencia de uno y de otro.
3. Registro nico Tributario - RUT: Constituye el mecanismo nico
para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades
que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del
impuesto de renta y no contribuyentes declarantes de
ingresos y patrimonio, los responsables del rgimen comn, los
pertenecientes al rgimen simplificado, los agentes
retenedores, los importadores, exportadores y dems usuarios
aduaneros; y los dems sujetos de obligaciones administradas
por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.
Dando cumplimento con el Articulo 41 del Decreto Ley 019 de 2012 es competencia del Departamento Administrativo de la Funcin Publica DAFP, velar por la permanente estandarizacin de los trmites de la Administracin Pblica y verificar su cumplimento cuando se inscriben en el SUIT, por lo que este sistema permite registrar Formatos Integrados - FI, basados en modelos.
La estandarizacin corresponde a los trmites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario que son similares o equivalentes y aplican a diferentes instituciones.
Se pueden fusionar trmites u otros procedimientos administrativos de cara al usuario, cuando se cumple con los siguientes criterios:
1. Si la norma que los soporta es la misma
2. Si el resultado que se obtiene es el mismo
3. Si los momentos son iguales
4. Si no existe una excepcin dentro de otra excepcin
13
CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS
Criterios de fusin
Estandarizacin
-
Los trmites creados a partir del 8 de julio de 2005, deben pasar
por aprobacin del Departamento Admirativo de la Funcin
Pblica - DAFP, quien determina la posibilidad de registro de este
en el SUIT, segn lo establecido en la Ley 962 de 2005, Titulo I,
Artculo 1, Numeral 2 que dice:
Procedimiento para establecer los trmites autorizados por la Ley.
Las instituciones pblicas y los particulares que ejercen una funcin
administrativa expresamente autorizada por la Ley para
establecer un trmite, debern previamente someterlo a
consideracin del Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica DAFP, adjuntando la manifestacin del impacto regulatorio, con la cual, se acreditar su justificacin, eficacia,
eficiencia y los costos de implementacin para los obligados a
cumplirlo; as mismo, deber acreditar la existencia de recursos
presupuestales y administrativos necesarios para su aplicacin. En
caso de encontrarlo razonable y adecuado con la poltica de
simplificacin, racionalizacin y estandarizacin de trmites, el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP,
autorizar su adopcin e implementacin.
El mbito de aplicacin de las normas antitrmites como son la Ley 962 de 2005 y el Decreto Ley 019 de 2012, preceptan que las mismas aplican a todos los organismos y entidades de la Administracin Pblica que ejerzan funciones de carcter administrativo y a los particulares cuando cumplan funciones administrativas.
De conformidad con el artculo 39 de la Ley 489 de 1998, la administracin pblica est conformada por los organismos de la rama ejecutiva del poder pblico y por todos los dems organismos y entidades de naturaleza pblica que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de actividades y funciones administrativas o la prestacin de servicios pblicos del Estado Colombiano.
La regla general es que la rama del Estado Colombiano que ejerce funciones administrativas es la ejecutiva, sin embargo las dems ramas y organismos tambin pueden ejercerlas (Ej. expedicin de tarjeta profesional de abogado a cargo de las salas administrativas del Consejo Superior de la Judicatura, institucin que hace parte de la rama judicial ).
14
Trmites creados a partir de julio 08 de2005
CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS
Procedimientos que no se realicen en ejercicio de funciones administrativas
No son objeto de registro en el SUIT
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/decreto/2012/decreto_0019_2012.html#39
-
En un estado unitario como el colombiano, si bien existe una divisin de poderes, es evidente la preeminencia de la Rama Ejecutiva o Administrativa, dado que a travs de sta se disean, implementan y controlan las acciones orientadas a cumplir con los fines esenciales del Estado. El artculo 209 de la Constitucin Poltica de Colombia, establece que: La funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones.
Qu es entonces la funcin administrativa? Es el conjunto de tareas desempeadas por las autoridades pblicas, y por algunos particulares autorizados por el Estado, que deben propender principalmente por proporcionar servicios y satisfacer las necesidades de toda la poblacin, para lograr el desarrollo fsico, intelectual y moral de todos los colombianos; impulsar y propiciar por el progreso y el crecimiento econmico, social, cultural, educativo y de salubridad, mediante la elaboracin de planes de desarrollo y proyectos especficos de cada municipio y distrito.
La funcin administrativa se desarrolla mediante las siguientes herramientas: desconcentracin, delegacin y descentralizacin. Fuente: Manual elementos bsicos sobre el Estado Colombiano. Departamento Nacional de Planeacin - DNP . Febrero de 2010. Pgina 23
15
Qu es funcin administrativa?
CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS
-
Teniendo en cuenta lo anterior, se concluye que no son objeto de
registro en el SUIT:
a. Los procesos, demandas y en general los actos derivados de la
actividad jurisdiccional (Rama Judicial)
b. Las actuaciones desarrolladas en ejercicio de la actividad
legislativa del Estado (Rama legislativa)
c. Procedimiento disciplinario y fiscal que adelantan la
Procuradura y Contralora respectivamente (Art. 2 de la Ley 962
de 2005 - rganos de control)
d. Las actuaciones desarrolladas por particulares que no sean en
ejercicio de funciones administrativas.
Los trmites que se realicen en desarrollo de los procesos
estratgicos, de apoyo y de evaluacin de las instituciones, no son
objeto de registro en el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT. Solo se registran los trmites desarrollados en procesos
misionales. Se definen en el Sistema de Gestin de Calidad las
diferentes categoras de los procesos de la siguiente manera:
1. Procesos Estratgicos (tambin denominados gerenciales): Incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y
estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin,
aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y
revisiones por la Direccin.
2. Procesos de Apoyo (tambin denominados procesos de soporte): Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de
los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos,
misionales y de evaluacin, anlisis y mejora.
3. Procesos de evaluacin, anlisis y mejora: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a
realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y
la eficiencia. Incluyen procesos de medicin y seguimiento,
auditora interna, acciones correctivas y preventivas, y son una
parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y los
misionales.
4. Procesos Misionales (tambin denominados procesos clave, de prestacin del servicio, procesos esenciales): Incluyen todos
los procesos que proporcionan el resultado previsto por la
entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser.
16
CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS
Procedimientos administrativos que no sean mi-sionales
-
Fuente: Gua de Diseo para Implementar el Sistema de Gestin de la Calidad bajo la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP. 2007. Pgina 16
De lo anterior se deduce que no son objeto de registro en el SUIT:
a. Los procedimientos administrativos sancionatorios: En ejercicio
de la potestad disciplinaria interna de la administracin
pblica.
b. Los procedimientos administrativos recursivo o de
impugnacin, entendidos estos como los recursos susceptibles
de ser interpuestos contra aquellas decisiones de la
administracin pblica.
c. Procedimientos administrativos internos y los trmites
generados por clientes internos de la institucin: En las
entidades existen dos tipos de clientes, externos (poblacin y
organismos del estado) e internos (trabajadores de las
instituciones). Se registran solo los trmites o procedimientos administrativos direccionados a clientes externos.
Teniendo en cuenta que en desarrollo de la fase de interaccin
del Programa Gobierno en Lnea, cada entidad en su pgina
web, debe habilitar un botn o enlace de contacto que permita
el ingreso, identificacin, caractersticas, requisitos y plazos de
respuesta de cada tipo de solicitud, de acuerdo con el Cdigo
de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo, lo que permite facilitar la comunicacin entre las
entidades y los ciudadanos, por lo que las PQRDS, no son objeto de inscripcin en el SUIT, sino que stas, son manejadas dentro de
la estrategia de Gobierno en Lnea en los portales de cada una
de las entidades
Las autoridades de polica ejercen funcin jurisdiccional y las providencias que dicten son actos jurisdiccionales. Esta asignacin especial de atribuciones jurisdiccionales a las autoridades policivas se aviene con el precepto constitucional del artculo 116 inciso 3, segn el cual "excepcionalmente la ley podr atribuir funcin jurisdiccional en materias precisas a determinadas autoridades administrativas".
17
Procedimientos policivos
CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS
Peticiones, quejas, reclamos, denuncias - PQRD
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-
Aunque las autoridades que ejercen funciones de polica (Ej. Inspectores de Polica) se encuentren dentro de la administracin pblica, no todas sus actuaciones son administrativas. Existen algunas actuaciones que desarrollan en ejercicio de atribuciones jurisdiccionales (ej. querellas policivas para amparar la posesin, la tenencia, las servidumbres y en general todos los derechos reales legalmente constituidos) que se encuentran regidas por los Cdigos de Polica y Cdigo General del Proceso, no por el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Entendidas como la infraccin a las normas de menor gravedad que los delitos. Las contravenciones son conductas reprochables que se encuentran descritas en el Cdigo Penal, Nacional de Polica y Nacional de Trnsito. Cuando hablamos de una contravencin estamos hablando siempre de un acto que est tipificado en el derecho y que supone un tipo de castigo o sancin para aquel que la lleva a cabo. Al ser un proceso sancionatorio, no son objeto de registro en el SUIT. Las conductas punibles se dividen en delitos y contravenciones.
Los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual, contractual y poscontractual no son objeto de registro en el SUIT, teniendo en cuenta que de conformidad al artculo 3 de la Ley 1150 de 2007, se desarroll el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica - SECOP que
sirve de punto nico de ingreso de informacin y de generacin de reportes para las entidades estatales y la ciudadana y cuenta
con la informacin oficial de la contratacin realizada con
dineros pblicos. El Portal nico de Contratacin se constituye
como la Fase Informativa del SECOP. Por lo tanto, los actos
derivados de la actividad contractual no son objeto de registro,
ya que existe un sistema que cumple con sta funcin.
Adems, de conformidad con la definicin del contrato
establecida por el Cdigo Civil en sus artculos 1494 y 1495, es una
fuente de las obligaciones ya que las mismas nacen del concurso
real de las voluntades de dos o ms personas y es un acto por el
cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer
alguna cosa. Entonces, cada contrato es una situacin particular
y propia teniendo en cuenta el acuerdo de voluntad que
suscriben las partes.
Segn el inciso primero del artculo 34 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los procedimientos administrativos se adelantarn por escrito, verbalmente, o por medios electrnicos. Para que se active la relacin entre el usuario y el Estado, debe existir una solicitud, actuacin o pasos que den inicio al procedimiento administrativo. Por lo tanto, los procedimientos que adelanten las
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Contravenciones
CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS
Procedimientos que se adelanten de oficio o en revisin Procedimientos adelantados en la contrata-
cin pblica
-
autoridades de oficio o en revisin no son objeto de registro en el SUIT. (Ej. Cobro coactivo que adelanta el Fondo Nacional del Ahorro cuando un deudor se atrasa en el pago de las cuotas de su crdito hipotecario de vivienda). Procedimientos con una serie de etapas, a travs de las cuales las personas que se encuentran involucradas en un conflicto desistible, transigible o determinado como conciliable por la ley, encuentran la manera de resolverlo a travs de un acuerdo satisfactorio para ambas partes con la ayuda de un tercero neutral y calificado denominado conciliador. Los conciliadores pueden ser: Jueces de la Repblica, abogados y estudiantes adscritos a los consultorios jurdicos de las facultades de derecho, Superintendente de Industria y Comercio, Notarios, Defensor del Pueblo, Inspectores de trabajo, Defensores y Comisarios de Familia, Agentes del Ministerio Pblico de la jurisdiccin respectiva o rama especializada del derecho y Personeros, para algunos casos. Adems, el Defensor del cliente para los litigios con entidades financieras y bancarias. Puede ser judicial, extrajudicial, en derecho y en equidad. Se concluye que la conciliacin no es objeto de registro en el SUIT por lo siguiente: 1. No se adelanta en ejercicio de funciones administrativas. Es un
requisito de procedibilidad para acudir ante la jurisdiccin civil, administrativa y de familia (funciones jurisdiccionales).
2. El resultado no depende del conciliador sino de los acuerdos de las partes intervinientes.
El cumplimiento de las decisiones judiciales no es trmite ni otro procedimiento administrativo. Todas las instituciones del estado tienen el deber de acatar los fallos judiciales, sin entrar a evaluar si ellos son convenientes u oportunos. La autoridad judicial ordena directamente a la autoridad administrativa sobre el cumplimiento de la decisin judicial (Ej. Cancelar el Registro Sindical por Orden Judicial - Ministerio del Trabajo).
La mayora de instituciones pblicas tienen atribuidas dentro de sus funciones misionales las de asesorar, capacitar, acompaar y apoyar cuando sean requeridas por sus usuarios y funcionarios, en los asuntos propios de su competencia y facultades otorgadas por el ordenamiento jurdico, para lograr una mayor eficiencia y eficacia de la administracin. Por ser funciones inherentes a las instituciones del Estado, no es necesario registrarlas en el SUIT como trmites u otros procedimientos de cara al usuario. Sin embargo, en algunas instituciones como el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, los entes autnomos universitarios y la Escuela Superior de Administracin Pblica - ESAP, la razn de ser de las mismas es ofrecer y realizar programas de capacitacin. En estos casos son objeto de registro en el SUIT los procedimientos
19
Conciliaciones en general
CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS
Asesoras, capacitaciones, acompaamiento y apoyo en asuntos de competencia de las instituciones pblicas
Cumplimiento de orden judicial
-
administrativos de cara al ciudadano para acceder a los programas de capacitacin por ser procesos misionales. Las instituciones del Estado en la implementacin de la estrategia de Gobierno en Lnea, proveen en lnea informacin en sus propias pginas web. El contenido mnimo del sitio Web es acerca de la institucin, normatividad, presupuesto, polticas, planes, programas y proyectos institucionales, trmites y servicios, contratacin, control y rendicin de cuentas y, servicios de informacin.
Por otro lado, de acuerdo con las normas antitrmites el Sistema nico de Informacin - SUIT, se define como la fuente nica y vlida de la informacin de los trmites y procedimientos administrativos de cara al ciudadano que las instituciones del Estado ofrecen a la ciudadana.
Por lo anterior, los procedimientos administrativos que no sean objeto de registro en el SUIT, pueden ser divulgados en las pginas web de las instituciones, as como el acceso a la informacin relacionada con enlaces de inters nacional e internacional, revistas electrnicas, boletines, normas, publicaciones, noticias, guas, etc.
En las bibliotecas tradicionales los libros se encuentran realizados en papel y en las virtuales en formatos de textos digitalizados. Dentro de la poltica del DAFP, se considera que los servicios de las bibliotecas ya sean virtuales o presenciales, no deben ser objeto de registro en el SUIT, con la salvedad que aquellas instituciones (Ej. Biblioteca de la Fundacin Gilberto Alzate Avendao, Biblioteca Pblica Virgilio Barco) si deben registrar los procedimientos administrativos que tengan de cara al ciudadano por ser procesos misionales.
Ejemplos de procedimientos que no se deben registrar en el SUIT: Librera Virtual Agropecuaria - Corporacin Colombiana de
Investigacin Agropecuaria -CORPOICA Consulta Biblioteca Agropecuaria de Colombia (BAC) -
Corporacin Colombiana de Investigacin Agropecuaria CORPOICA
Consulta Virtual Centro de Excelencia Fitosanitaria - ICA Consulta Biblioteca Agropecuaria de Colombia ICA Consulta del material bibliogrfico del Centro de
Documentacin Arcadio Plazas - Direccin de Derechos de Autor
20
Consulta de informacin pgina web de las instituciones pblicas
CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS
Consulta bibliotecas ya sea virtual o presen-cial
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-
Sistema de Informacin y Gestin del Empleo Pblico SIGEP
El SUIT est integrado con el Subsistema de Organizacin
Institucional del Sistema de Informacin y Gestin del Empleo
Pblico - SIGEP.
Dicha integracin consta de los mdulos que permiten gestionar
los datos que identifican y caracterizan las instituciones y los
organismos del Sector Pblico, como son: nombre, sigla,
identificacin, clasificacin orgnica, orden, departamento,
municipio, sector, nivel, naturaleza jurdica, entre otros, los que
son suministrados por el SIGEP al SUIT de forma automtica.
Lo anterior indica que, para que una institucin pblica registre,
consulte, gestione o racionalice trmites en el SUIT, debe contar
con el pre-requisito de estar registrado en el SIGEP, ya que desde
el SUIT no es posible la creacin de instituciones pblicas.
Si la institucin no se encuentra registrada en el SIGEP, puede
solicitar informacin del proceso de inclusin al correo
electrnico soportesigep@dafp.gov.co o a los nmeros:
En Bogot: Directo: 3360710
Conmutador: 3344080 Ext 176 o 212
A nivel nacional: 018000917770
Entonces, se entiende como sede el edificio o punto geogrfico que la institucin ingres en SIGEP y que
comparte con SUIT. Una institucin solo podr tener una nica sede, sta es entendida como ubicacin principal de la institucin. La actualizacin de los datos de la sede se hace directamente en el SIGEP y posteriormente se vern reflejados
en el SUIT.
Un punto de atencin, es todo lugar propio de la institucin, compartido, alquilado o de un tercero, donde el usuario puede dirigirse a recibir informacin, ejecutar u obtener el
producto o servicio del trmite a realizar.
La administracin de los puntos de atencin (creacin,
edicin y eliminacin) se realiza desde el SUIT, ingresando por
la opcin Gestin de puntos de atencin que se encuentra en el men de la aplicacin.
21
INTEGRACIN CON OTROS SISTEMASINTEGRACIN CON OTROS SISTEMASINTEGRACIN CON OTROS SISTEMAS
DE INFORMACINDE INFORMACINDE INFORMACIN
SIGEP sirve de apoyo a las instituciones en los procesos
de planificacin, desarrollo y la gestin del recurso
humano al servicio del Estado. Adicionalmente,
suministra la informacin necesaria para la formulacin
de polticas de organizacin institucional y recursos
-
RECOMENDACIONESRECOMENDACIONESRECOMENDACIONES
Con el fin de propender por una escritura unificada para el registro de los procedimientos administrativos en el Sistema nico de Informacin de Tramites - SUIT, se establecen los siguientes lineamientos, los cuales deben ser tenidos en cuenta y usados en su totalidad:
Los campos obligatorios se encuentran marcados en el sistema con el smbolo * . En caso de no diligenciar uno de los campos que se encuentre marcado con ste smbolo, el sistema no permitir continuar con el registro del procedimiento administrativo.
El SUIT 3.0, al ser un sistema de informacin desarrollado en su totalidad en tecnologa WEB, est en la capacidad de utilizar las
funcionalidades que los navegadores como Mozzilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Zafari, entre otros, ponen a
disposicin de todas aquellas personas o aplicaciones que utilicen sus navegadores.
El SUIT 3.0 utiliza de los navegadores el Corrector ortogrfico, el cual se recomienda activar y usar para que los trmites no muestren errores de ortografa.
Cada navegador tiene su forma de activar dicha herramienta. A continuacin se explican los pasos de cmo hacerlo en los
navegadores ms comunes:
Activacin ortogrfica para el navegador Google Chrome:
1. Entrar a la configuracin de Google Chrome
2. Hacer clic en la opcin de Configuracin
3. Hacer clic en la opcin de Mostrar opciones avanzadas
4. Buscar la opcin de Idioma y hacer clic en el botn de Configuracin de idiomas y del corrector ortogrfico
5. En la ventana que abre el navegador, verificar que
est activa la opcin de Habilitar la opcin ortogrfica, que se encuentra en la parte inferior de la ventana; de lo contrario actvela.
22
Campos obligatorios
Corrector ortogrfico
-
RECOMENDACIONESRECOMENDACIONESRECOMENDACIONES
Activacin ortogrfica para el navegador Mozilla Firefox:
1. Hacer clic en la opcin de Herramientas
2. Hacer clic en la opcin de Opciones
3. Hacer clic en la opcin de Avanzado
4. En la pestaa General verificar que se encuentre activa la casilla de Comprobar la ortografa mientras se escribe; de lo contrario actvela.
Activacin ortogrfica para el navegador Internet Explorer:
Este navegador es el nico que no tiene dentro de sus
herramientas un corrector ortogrfico incluido. Para poder hacer uso de un corrector ortogrfico, se debe hacer la
instalacin de uno.
Se recomienda la descarga e instalacin del software gratuito Speckie, el cual se complementa adecuadamente con este navegador.
Speckie solo trae por defecto el diccionario para Ingls, de modo que cuando escriba cualquier palabra dentro
del Formato Integrado del Trmite - FIT la marcar como error.
Para instalar el diccionario en Espaol debe realizar los siguientes pasos:
1. Hacer clic sobre cualquier palabra resaltada como error.
23
-
2. Hacer clic sobre la opcin de Configuracin Speckie.
3. De la seccin de Directorios instalados, hacer clic en el botn de Obtener ms diccionarios
4. Seleccionar de la lista el diccionario Spanish (Espaol)
5. Hacer clic en la opcin de Instalar
Una vez se hayan realizado los pasos descritos, el diccionario quedar configurado y listo para usarse.
Utilizar verbos en infinitivo:
No utilizar gerundios:
Evitar el uso de complementos que no agregan valor
24
Al momento de escribir
Escriba No escriba
Diligenciar el formulario Diligenciando el formulario
Escriba No escriba
Debe acercarse a la
oficina
Debe acercarse a la ofici-
na ms cmoda para su
desplazamiento
Escriba No escriba
Firmar el documento Firmado el documento
RECOMENDACIONESRECOMENDACIONESRECOMENDACIONES
-
Evitar el uso de extranjerismos
Evitar escribir siglas
Evitar el uso de adjetivos
Evitar escribir en mayscula sostenida
Escribir en un lenguaje claro
Definicin:
Es un mtodo de comunicar informacin que busca
garantizar claridad y efectividad en la comunicacin entre los servidores pblicos y los ciudadanos, guiado por los principios
de claridad, cercana y estructura de la informacin. La informacin deber ser presentada siempre de tal manera
que el lector entender un texto a la primera lectura.
25
Escriba No escriba
Departamento Administra-
tivo de la Funcin Pblica
DAFP
Escriba No escriba
Formulario diligenciado Formulario debida y com-
pletamente diligenciado
Escriba No escriba
Lista de verificacin Check list
RECOMENDACIONESRECOMENDACIONESRECOMENDACIONES
Escriba No escriba
Solo se recibirn las solicitudes
que cumplan con todos los
requisitos exigidos en esta con-
vocatoria y con las fechas lmi-
te para recibir los documentos
Por ningn motivo, se recibirn soli-
citudes que no cumplan estricta-
mente con la totalidad de los requi-
sitos exigidos en esta convocatoria
y con las fechas lmite de recepcin
de documentos
Escriba No escriba
Licencia de conduccin LICENCIA DE CONDUCCIN
-
Ingresar a www.suit.gov.co con el usuario y contrasea asignada por el sistema, a travs de un correo cuyo remitente es Info Suit (info_suit@dafp.gov.co), previa solicitud a la mesa de ayuda del
SUIT (soportesuit@dafp.gov.co) en el caso de los Jefes de
Planeacin o la creacin de usuarios realizada por el Jefe de
Planeacin, en el caso de los Administradores de Trmites.
Dar click sobre la flecha en el men Ingresar al SUIT.
Digitar el usuario, contrasea y el captcha para iniciar sesin:
Una vez logeado, el sistema muestra los mdulos de
Administracin, Formato Integrado y Reportes, los cuales se describen a continuacin:
INGRESO AL SISTEMAINGRESO AL SISTEMAINGRESO AL SISTEMA
http://www.suit.gov.comailto:info_suit@dafp.gov.co
-
Mdulo orientado a los Jefes de Planeacin o quien haga sus veces, el cual comprende las siguientes opciones de men:
Avance institucin, Gestionar usuario y Gestionar formularios.
Avance Institucin (vista del Sistema con el rol Jefe de Planeacin y Administrador de Trmites)
Muestra la informacin bsica de la entidad como nombre,
direccin, telfono, sitio web, as como el avance porcentual
de la institucin en Gestin de usuarios, Gestin de formularios y Gestin inventarios.
MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN
-
Gestin de usuarios: Muestra los usuarios del sistema que se han creado en la institucin
Gestin de formularios: Lista los formularios que la institucin tiene disponibles para el registro de los Formatos
integrados.
Por esta misma opcin, tambin se puede consultar la gestin
de otra institucin.
MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN
-
Gestionar Usuario (vista del Sistema con el rol Jefe de Planeacin)
El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica -DAFP,
inicialmente crea el nico usuario de cada institucin (Jefe de
Planeacin), quien a su vez tiene el rol de Administrador de usuarios (crear los dems usuarios responsables del registro de los Formatos integrados de la institucin) y, la responsabilidad de
la administracin de la informacin contenida en el sistema.
El Administrador de usuarios tiene la potestad de crear y desactivar en el sistema los Administradores de Trmites, y si
adems requiere permisos para registrar trmites, se debe crear
un usuario con el rol de Administrador de trmites, siguiendo las Polticas (archivo pdf) y el procedimiento de creacin de usuarios
descrito a continuacin:
Procedimiento para creacin de usuarios de Instituciones
Dar clic en la opcin del men Gestionar usuario - crear usuario
MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN
-
Aparece la siguiente pantalla:
En el campo Informacin de la Cuenta, digitar el usuario, nmero de la clave, contrasea o password y volver a digitar el nmero
de la clave para confirmar la operacin.
Nota: Por seguridad, al utilizar por primera vez el sistema se recomienda cambiar la contrasea, de acuerdo con las Polticas
de creacin de usuarios (archivo pdf).
A continuacin, llenar todos los campos de Informacin del
usuario, recolectada previamente.
Campos Obligatorios:
Para la creacin de usuarios son obligatorios los campos de
Identificacin, Nombre, Apellido, Departamento donde domicilia,
Municipio donde domicilia, Correo electrnico institucional y
telfono.
GESTIN DE USUARIOSGESTIN DE USUARIOSGESTIN DE USUARIOS MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN
-
El correo electrnico personal, la extensin y el telfono celular
son opcionales.
En la opcin Roles, seleccionar o marcar el rol de Administrador de trmites para el registro de trmites en el SUIT o Consultante de la entidad, que como su nombre lo indica, le permite a este usuario informarse sobre los contenidos de la institucin en el
sistema.
Dar clic en el botn con el smbolo ms para crear el usuario
1. Poltica para los nombres de usuarios
Al crear cualquier usuario, debe tener a mano:
Los nombres y apellidos completos de la persona
Nmero de documento de identificacin (ejemplo: cdula de
ciudadana)
Telfono fijo y/o extensin
Telfono celular
Correo electrnico institucional y el personal
Para crear el usuario con los datos que ya tiene, siga las siguientes
indicaciones:
Escribir la primera letra del primer nombre en mayscula
Luego, escribir el primer apellido completo (*)
Y luego, escribir los tres ltimos dgitos del documento de identificacin.
GESTIN DE USUARIOSGESTIN DE USUARIOSGESTIN DE USUARIOS
-
En caso de presentarse homnimos, es decir, que el sistema informa
que ese usuario ya existe, tener en cuenta:
Despus de la primera letra del nombre, escribir la primer letra
del segundo nombre, seguido por el primer apellido completo
(*).
Si sigue existiendo duplicidad, escribir la primera letra del
nombre, escribir la primera letra del segundo nombre, seguida
por el primer apellido completo(*) y la primera letra del segundo
apellido.
(*) Nota: Los apellidos que contengan la letra no podrn escribirse con esa letra puesto que hay teclados que son en ingls y
no en espaol.
Si la persona slo tiene un nombre y existe duplicidad:
Escribir la primera letra del nombre en mayscula, seguido por el
primer apellido completo y la primera letra del segundo apellido. En la Institucin ABC, se crearn dos usuarios que utilizarn SUIT,
para lo cual, el encargado de ello al interior de la Institucin,
recolect la informacin y obtuvo los datos de un usuario de la
oficina de Sistemas:
Nota: Para la creacin los campos obligatorios son: identificacin, Nombre, Apellido, Departamento, Municipio, Correo institucional
y telfono.
El responsable de generar los usuarios, crea el usuario de la
Oficina de Sistemas siguiendo la poltica de la siguiente manera:
Dperalta354
El mes siguiente llega otra solicitud de creacin de usuario para
SUIT, el responsable de la Institucin ABC recolecta los datos de la
nueva persona de la Oficina de Planeacin, obteniendo en su
bitcora la siguiente informacin:
En este caso, los dos usuarios tienen su nombre que comienza por
la letra D, el mismo primer apellido y los tres ltimos nmeros de su documento de identificacin igual, entonces el segundo
usuario cmo lo crea? Siguiendo la poltica lo crea de la siguiente
manera:
MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN
Ejemplo
-
DPperalta354 Adiciona la inicial del segundo nombre
A los tres meses llega otra solicitud de creacin de usuario para
SUIT, el responsable de la Institucin o Dependencia ABC,
recolecta los datos de la nueva persona de la oficina de Servicio
al Cliente, obteniendo en su bitcora la siguiente informacin:
En este caso, los tres usuarios tienen su nombre que comienza por
la letra D, el mismo primer apellido y los tres ltimos nmeros de su documento de identificacin igual. El segundo y tercer usuario
tienen su segundo nombre comenzando por la misma letra, la P, entonces cmo lo crea el tercer usuario?. Siguiendo la poltica lo
crea de la siguiente manera:
DPperaltaS354 Adiciona la inicial del segundo nombre y
apellido
2. Poltica para el manejo de usuarios por parte de la institucin Las personas responsables en la institucin, entidad u organizacin
de la creacin de los usuarios con rol de Administrador de Trmites, es decir quienes registrarn los trmites en el SUIT 3.0 debern tener en cuenta:
1. Llevar un control de los usuarios creados del SUIT 3.0.
2. Velar porque los usuarios cambien peridicamente su
contrasea, principalmente porque cambien la primera
contrasea asignada cuando se crea el usuario.
3. Inactivar los usuarios cuando salgan de vacaciones o cuando
se retiren de la Institucin.
4. Llevar un control de los usuarios creados e inactivados.
5. Reportar problemas a la Mesa de Ayuda del SUIT, en caso de
tener inconvenientes con su usuario con los que cree.
6. Reportar a la Mesa de Ayuda en caso de vacaciones u otro
motivo de ausencia, el reemplazo del rol de Administrador de Usuarios. Esto para que otra persona pueda crear Administradores de trmites durante la ausencia.
MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN
-
3. Poltica para el manejo de claves Por primera vez
Todo usuario que se cree por primera vez, debe tener una
contrasea, password o clave con las siguientes indicaciones:
Contener letras y nmeros
Ser de mnimo 8 caracteres
Esta clave le ser notificada al usuario al correo electrnico
institucional, ingresado en el sistema.
Peridicamente
Todo usuario debe cambiar su contrasea peridicamente
teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:
Clave de fcil recordacin
Clave con letras y nmeros intercalados
Clave de mnimo 8 caracteres
No anotar la clave en un papel cerca a su escritorio
No divulgar o dar a conocer a otros su clave
Responsabilidades de usuarios y claves
Las responsabilidades de los usuarios del SUIT son:
Responsabilizarse de las acciones realizadas en el sistema
con el usuario asignado.
Debe ser personal e intransferible.
Seguir las polticas de manejo de usuarios de la Institucin.
Seguir las polticas sugeridas por el DAFP en cuanto a
claves y usuarios para el SUIT 3.0.
Informar su retiro por vacaciones, incapacidad o
cancelacin de contrato, para que el usuario sea
inactivado y no entregarlo a la persona que lo
reemplace.
MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN
-
4. Procedimientos
Para cambiar la clave Al utilizarse el sistema por primera vez, debe cambiarse la
contrasea, password o clave desde la opcin Mi cuenta
Dar clic en Cambiar contrasea
Digitar la clave asignada por el sistema
Digitar la nueva clave con las siguientes consideraciones:
Clave de fcil recordacin
Clave con letras y nmeros intercalados
Clave de mnimo 8 caracteres
MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN
-
Gestionar Formularios
Un formulario es un elemento que permite la recoleccin de datos introducidos por un usuario para gestionar un trmite u otro procedimiento. Por tanto, no se considera formulario a los registros que son utilizados nicamente para la validacin de datos del usuario.
Este mdulo tiene como propsito indicar el procedimiento para cargar en el SUIT los formularios que se requieren para el registro de los formatos integrados, los cuales estn clasificados en tipo A y tipo B, soportado en el siguiente marco normativo:
Decreto 2150 de 1995, artculos 23 y 24 Ley 962 de 2005, artculos 4, 31, 43, 59 y 70 Decreto Ley 019 de 2012, artculos 4, 11, 26 y 37
Formulario tipo B Formulario nico nacional de solicitud de trmites, definido oficialmente y adoptado mediante norma, el cual es de obligatoria utilizacin y aplicacin en el territorio nacional. Debe estar disponible para el usuario de forma gratuita y oportuna en medio electrnico. Su modificacin solo puede ser realizada mediante otra norma. Este formulario puede ser utilizado por varias instituciones que soliciten informacin de la misma naturaleza y est vinculado con sus trmites.
En la columna Accin, se visualiza la siguiente informacin del
formulario:
Nombre del formulario
Nombre de la institucin que lo crea y su respetivo cdigo
Descripcin
La norma que crea el formulario
MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN
-
Al dar clic en el botn del ms se van adicionando los
formularios tipo B al inventario de formularios de la institucin,
quedando disponibles para vincularlos con los formatos
integrados.
Formulario tipo A Formulario que crea la institucin para que el usuario realice los
trmites u otros procedimientos administrativos de cara al
usuario. ste formulario solo aplica a la institucin que lo crea y
puede ser modificado por la misma. Debe estar disponible para
el usuario de forma gratuita y oportuna en medio electrnico.
Crear formulario Para la creacin de los formularios tipo A y B se debe ingresar por la opcin CREAR FORMULARIO y registrar la siguiente informacin solicitada :
Cdigo institucin
Nombre del formulario
Descripcin
Anotaciones adicionales
MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN
-
Tipos de Formularios Dependiendo de la disponibilidad del formulario para el usuario, se puede clasificar en descargable, diligenciable y transaccional.
Formulario descargable (Forma impresa)
Es el formulario habilitado por las instituciones para ser consultado o descargado por el usuario. Pueden servir como referencia o para ser impreso, diligenciado y presentado ante la institucin solicitante. Puede estar en archivos tipo TIFF, JPG, PNG, Open Office, Word, Excel, Power Point, PDF. El formulario debe corresponder con la versin del formulario fsico que la institucin entrega para la realizacin del trmite o del procedimiento administrativo de cara al usuario de manera presencial.
Formulario diligenciable
Es el formulario que se diligencia en lnea a travs de un aplicativo, pero requiere ser impreso por el usuario y entregado en forma presencial a la institucin. Puede estar en archivos tipo Word, Excel o PDF.
Formulario Transaccional
Es el formulario que se diligencia a travs de un sistema de informacin o aplicacin en lnea, sin necesidad que el usuario lo imprima y lo lleve a la institucin.
MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN
-
Una vez el Jefe de Planeacin o quien haga sus veces en la Institucin haya creado el Administrador de Trmites, ste ya
podr ingresar y registrar los trmites u otros procedimientos
de cara al usuario OPA as:
Dar clic sobre el botn FORMATO INTEGRADO.
En este mdulo se encuentran las siguientes opciones en men:
Inicio
Registrar Formato Integrado
Gestionar Puntos de Atencin
Bsqueda de Formato integrados
En el Inicio se encuentra un semforo con las siguientes
opciones que estn dadas por color para hacer su respetiva
diferencia
En creacin (Gris): Trmites u Otro procedimiento -OPA que la Institucin ha iniciado a registrar y no les ha dado finalizar.
Tareas pendientes (Rojo): Trmites u Otro procedimiento -OPA que la Institucin tiene para corregir, de acuerdo con
las observaciones que realiza el Asesor de Poltica.
MODULO MODULO MODULO
FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO
Inicio
-
Enviados para revisin: Trmites u OPA que la Institucin ha enviado al DAFP para verificacin.
Inscritos: Trmites u OPA que el DAFP ha aprobado y se visualizan en el Portal del Estado ColombianoPEC.
Por medio de la opcin Inscritos se podrn ACTULIZAR los Tramites u Otros procedimiento administrativos .
MODULO MODULO MODULO
FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO
-
De acuerdo con los conceptos anteriormente expuestos, dar
clic sobre el botn que se desee inscribir segn FORMATO INTEGRADO. A continuacin se describe cada uno de los
componentes del Formato Integrado que aplica tanto para
trmites como para otros procedimientos administrativos de
cara al usuario
Se pueden registrar Trmites u Otros Procedimientos- OPAS
nicos de la institucin por la opcin REGISTRAR.
En esta seccin se encuentran las recomendaciones para el diligenciamiento de los campos del Formato Integrado - FI que tienen las polticas de uso en la seccin de Descripcin. Tenerlas en cuenta y aplicarlas para un registro exitoso y entendible para el usuario.
Escribir aqu el nombre del procedimiento administrativo de
la misma forma como es establecido en el fundamento legal
que lo crea. En caso que no lo diga de forma expresa, debe
ser redactado haciendo un anlisis del fundamento legal.
MODULO MODULO MODULO
FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO
Registro de Formato- nico
Nombre
Paso 1 DESCRIPCIN
-
Permite clasificar el nombre del procedimiento administrativo
por uno claro para el usuario, el cual debe estar relacionado
con el producto o servicio a obtener.
El nombre estandarizado est conformado por tres
elementos que son:
Accin es un verbo que identifica la actuacin del usuario frente al producto o servicio a obtener.
El verbo que se utilice debe indicar claramente en qu
etapa del ciclo de vida se encuentra el producto o servicio a obtener (inicio, - actualizacin, modificacin,
cambio, etc - fin).
Objeto es una palabra que define o describe el producto o servicio a obtener.
Complemento palabras o conjunto de palabras que proveen descripciones o detalles adicionales del
producto o servicio.
Escriba No escriba
Cdula de ciudadana Expedicin de documento de
identificacin
Visa turista Visa visitante turista
Nombre estandarizado
Ejemplo
Accin Objeto Complemento
Expedicin Cdula De ciudadana
Expedicin Visa Turista
Cancelacin Matrcula De vehculo automotor por
destruccin total a causa
de un accidente de trnsito
Ejemplo
MODULO MODULO MODULO
FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO
-
La redaccin del propsito debe ser escrita respondindose
a la pregunta Cul es el objetivo del procedimiento
administrativo?. Debe dar al usuario una idea clara sobre la
finalidad del mismo. Debe ser breve y conciso.
Este campo contiene tres valores que son: Totalmente, Parcialmente y No disponible.
Si un procedimiento administrativo es desarrollado por el usuario nicamente usando medios electrnicos, este
debe ser clasificado como Totalmente. Aqu el usuario NO TIENE desplazamientos a algn punto de atencin de
la Institucin.
Si un procedimiento administrativo es desarrollado por el usuario nicamente de forma presencial, este debe ser
clasificado como No disponible
Si parte de un procedimiento administrativo lo desarrolla el usuario utilizando medios electrnicos y tambin de
forma presencial, este debe ser clasificado como
Parcialmente.
Se considera que es parcialmente en lnea si el usuario
realiza alguna de estas acciones:
Escriba No escriba
Obtener el documento de
identificacin a los
ciudadanos colombianos
que hayan cumplido
dieciocho aos de edad
Si usted es mayor de 18 aos
de edad debe solicitar la
cdula de ciudadana ante
cualquier Registradura
Autorizacin de ingreso y
permanencia en el pas a
extranjeros que vayan a
realizar actividades de
descanso o esparcimiento
Autorizacin de ingreso y
permanencia en el pas que
se otorgar al extranjero que
pretenda ingresar al pas para
realizar actividades de
descanso o esparcimiento y
que requiera visa de turista
para ingresar y permanecer
temporalmente en Colombia.
La primera visa visitante turista
deber tramitarse siempre en
los Consulados de Colombia
en el exterior.
Ejemplo
Propsito Se puede realizar por medios electrnicos
Parcialmente en lnea
Diligenciamiento en lnea de un formulario
Pago electrnico
Consulta en lnea de la respuesta del trmite
Envo de requisitos por correo electrnico
Recibo de respuesta telefnicamente
Ejemplo
MODULO MODULO MODULO
FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO
-
El nombre del resultado del procedimiento administrativo es
el producto o servicio que obtiene el usuario y debe ser
escrito teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:
Respondindose a la pregunta Qu obtiene el usuario al finalizar el desarrollo del procedimiento administrativo?
El resultado debe ser coherente con el nombre del procedimiento administrativo
Evitar denominarlo con la palabra documento
Evitar negarlo y aceptarlo en la misma frase
Aqu la institucin debe registrar las Palabras o Frases que permita al usuario relacionarse o identificarse con el nombre
del trmite que desea realizar.
Estas Palabras o Frases son generalmente regionalismos, adaptaciones culturales, o simplemente una forma mas fcil
de identificar el trmite.
Estas palabras son utilizadas por el sistema en el momento en
que el usuario hace la bsqueda del trmite desde un
buscador WEB (Ejemplo: google).
Ejemplo
Nombre del resultado
Escriba No escriba
Cdula de ciudadana Documento de identificacin
Visa turista Visa visitante turista en oficina
de visas en inmigracin Co-
lombia
Examen reconocido Aprobacin o negacin de la
validez del examen
Tambin se conoce como
Trmite Tambin se conoce como
Licencia de conduccin Pase
Tarjeta de reservista de se-
gunda clase
Libreta militar
Pensin de vejez Jubilacin por vejez
MODULO MODULO MODULO
FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO
-
Este debe ser el tiempo que toma la institucin para la
ejecucin del procedimiento administrativo en condiciones
normales y sin la consideracin de excepciones.
Tenga en cuenta las siguientes caractersticas para
identificar si la obtencin del resultado del desarrollo del
procedimiento administrativo es inmediato:
Sucede enseguida y sin tardanza1
El usuario obtiene el resultado (producto o servicio) una vez termina de desarrollar el procedimiento
administrativo
No hay tiempos de espera por parte del usuario, ni cortos ni largos para obtener el resultado.
1 Definicin de www.rae.es
Se especifica solo en el momento en que el tiempo de
obtencin del producto o servicio es dado en Das.
Si el fundamento legal que soporta la adopcin del
procedimiento administrativo NO hace referencia a que la
ejecucin se realizar en das Calendario, se debe tomar como das Hbiles.
Cuando el tiempo de obtencin del producto o servicio es
dado en Meses y Aos los das sern tomados como Calendario
Aqu se ingresa informacin complementaria al tiempo de
obtencin cuando existen excepciones o condiciones
particulares en la ejecucin del procedimiento administrativo
por parte de la Institucin.
Tiempo de obtencin Hbil y calendario
Observaciones al tiempo de obtencin
Obtencin inmediata
Escriba
Si la expedicin de la visa de turista se realiza en las oficinas
de inmigracin en Colombia, el tiempo de obtencin es de
un (1) da.
Ejemplo
MODULO MODULO MODULO
FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO
-
Todos los procedimientos administrativos y las acciones y/o
condiciones que le son solicitadas al usuario deben estar
regulados mediante un fundamento legal, es decir, deben
estar claramente identificadas en alguno de los siguientes
tipos de normas:
El fundamento legal que debe ingresarse, es todo aquel que
hace referencia al trmite en lo concerniente a su: creacin,
vigencia, caractersticas, requisitos (acciones y/o
condiciones), costo, aplicacin, cobertura, etc
NO deben incluirse normas que no tienen relacin directa
con el trmite.
Si la norma que va a relacionar hace referencia al trmite en
una parte de su contenido, es necesario hacer la indicacin
exacta de esta, ya que es de orientacin y ayuda para el
usuario al momento de la consulta del fundamento legal.
La escritura adecuada de este campo debe tener la
siguiente estructura:
Tipos de normas
Acuerdo
Circular
Cdigo
Decreto
Decreto Ley
Directiva
Documento Tcnico
Estatuto
Ley
Norma Internacional
Ordenanza
Resolucin
Escriba No escriba
Decreto Ley 19 2012 Constitucin Poltica de
Colombia
Ejemplo
Ttulos, captulos o artculos
Paso 2 FUNDAMENTO LEGAL
MODULO MODULO MODULO
FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO
-
Escribir completa la palabra a la que se va a hacer referencia (Titulo, Capitulo, Articulo)
Hacer la separacin de los ttulos, captulos y/o artculos con una coma.
El orden de ingreso es primero Ttulos, despus captulos, artculos, numerales, literales y por ltimo
pargrafos
La primera letra debe ir en Mayscula
Todo fundamento legal, sin excepcin del tipo de norma,
debe tener un soporte documental de forma que, tanto el
usuario como las personas encargadas de la revisin y
aprobacin del trmite, puedan acceder al texto del
fundamento legal.
El soporte documental puede ser:
Adjuntar archivo soporte: Aqu el usuario carga el archivo que corresponde al fundamento legal que ingres; el
archivo debe estar en formato PDF .
El tamao que debe tener el archivo que se adjunte como
soporte no debe exceder las 10 Megas.
URL de la norma: Aqu el usuario puede asociar la URL (direccin WEB) en donde se encuentra en forma directa, el texto del fundamento legal que se ingresa.
La URL que se ingresa para hacer referencia a la
visualizacin del fundamento legal, NO puede ser de
pginas WEB diferentes a las siguientes:
MODULO MODULO MODULO
FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO
Escriba No escriba
Ttulo 1, Captulo 1, Artculos T 1, C 1, Art 4, 5 y 6
Ejemplo
Archivo soporte Institucin Pginas WEB
Presidencia de la Repblica www.presidencia.gov.co
Senado de la Republica de www.senado.gov.co
Ministerios
Diario oficial www.imprenta.gov.co
Pginas institucionales de
las instituciones
Alcaldas, Gobernaciones,
descentralizadas y adscri-
tas, o instituciones dueas
del tema
-
Si la norma que va a relacionar hace referencia al trmite en
todo su contenido, debe escribir la palabra Todos.
En esta seccin se encuentra la informacin necesaria para
indicar al usuario Dnde y Cundo puede realizar el trmite frente a la institucin.
Se debe seleccionar una nica opcin para indicar al
usuario en Dnde se puede realizar el trmite. Las opciones disponibles son:
Cualquier punto de atencin de la institucin: Se selecciona esta opcin cuando el usuario DEBE
acercarse a CUALQUIER punto de atencin de la
Institucin para ejecutar el trmite, sin importar su
ubicacin o capacidad de atencin.
En un punto de atencin especfico de la institucin: Se selecciona esta opcin cuando el usuario DEBE
acercarse a un punto ESPECFICO de la institucin para la
ejecucin del trmite.
Si selecciona la ltima opcin En un punto de atencin especfico de la institucin debe seleccionar, de la lista desplegable que ofrece el sistema, el punto de atencin
especfico en forma obligatoria.
NO es obligatorio el ingreso de las dos
formas presentadas para el soporte documental, pero S es obligatorio el ingreso de mnimo una de las formas. TIP
Se recomienda que los documentos
escaneados se realicen a baja resolucin.
En caso de que el documento ya
escaneado supere las 10 megas, se puede
utilizar el acrobat profesional para bajar la
resolucin del archivo.
TIP
Paso 3 INFORMACIN EJECUCIN
Puntos de atencin
MODULO MODULO MODULO
FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO
-
A continuacin se describen los pasos que se deben realizar
para obtener los datos de Latitud y Longitud, utilizando aplicaciones gratis y de fcil uso.
Los pasos a seguir son:
1. Ingrese a http://maps.google.com/
2. En la barra blanca de bsqueda ingrese la direccin
del punto de atencin.
3. Si la direccin ingresada fue encontrada, identificar en
el mapa el icono que representa la ubicacin del
punto. Si no, navegar sobre el mapa y ubicar la
direccin deseada.
4. Hacer clic derecho sobre el punto
5. De las opciones que se presentan en el men que se desglosa, seleccionar la opcin de Whats here? o Que hay aqu?
Una vez seleccionada la opcin, en la barra blanca de bsqueda donde se ingresa la direccin, aparecern los valores en el siguiente orden: El primer valor indica la Latitud y el segundo indica la Longitud.
Men en ingls Men en espaol
Latitud y longitud
MODULO MODULO MODULO
FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO
-
Se debe seleccionar una nica opcin para indicarle al
usuario Cundo se debe realizar el trmite. Las opciones disponibles son:
Cualquier fecha: Se selecciona esta opcin cuando el usuario puede ejecutar el trmite en CUALQUIER
MOMENTO sin restriccin de fecha.
Fechas especficasPublicadas en su pgina WEB: Se selecciona esta opcin cuando para la ejecucin del
trmite, el usuario DEBE cumplir con un calendario de
fechas especfico.
Si la institucin tiene publicado el calendario de fechas
para el trmite que se est ingresando en su pgina WEB
institucional y oficial, debe ingresar la URL (Direccin WEB)
que lleve de forma directa al calendario de fechas.
Fechas especficasPara ingresar manualmente: Se leccionar esta opcin cuando para la ejecucin del
trmite el usuario DEBE cumplir con un calendario de
fechas especfico. La institucin ingresa en forma manual
cada una de las fechas con la siguiente informacin:
Fecha inicial Fecha final Observaciones
Fechas especiales: Se selecciona esta opcin cuando las fechas de ejecucin del trmite son irregulares y no estn
compuestas por una fecha inicial y una final
Fecha de ejecucin
Las Fechas especiales son una ayuda para que el usuario con sus palabras escriba el
comportamiento de las fechas irregulares, pero
es posible que estas fechas sean ingresadas, en
su mayora, tambin por la opcin de Fechas especficasPara ingresar manualmente
TIP
MODULO MODULO MODULO
FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO
-
Es muy importante la clasificacin y la seleccin de los valo-
res de forma correcta ya que esta seccin hace parte fun-
damental de los criterios de bsqueda que utiliza el usuario
para acceder a la informacin del trmite y de las estadsti-
cas que se generen para la alta gerencia
En esta seccin el usuario debe indicar la Audiencia a la cual
le aplica o beneficia la ejecucin del trmite.
.
Hay cuatro grupos de audiencias que presenta el sistema,
las cuales pueden ser combinadas entre s:
Instituciones pblicas: La seleccin de esta opcin indica que el trmite lo pueden ejecutar instituciones que hacen
parte del sector pblico, las cuales se convertiran en
usuario del trmite.
Ciudadano: Es toda persona natural, que tenga nacionalidad colombiana ya sea por nacimiento o por
que fue adquirida y pueden ser menores o mayores de
edad. Con el fin de precisar esta clasificacin y en
beneficio de reflejar estadsticas detalladas, se crearon
grupos que al momento de identificar que el trmite va
dirigido a alguno o muchos de estos, debe ser
seleccionado.
Grupos para Ciudadano
Infancia
Juventud
Adulto mayor
Gr
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