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Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Grupo del Proceso de Planificación
Plan Subsidiario: Gestión del costo
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición
Costos y gestión de costos
El costo es un recurso sacrificado o perdido para alcanzar un objetivo
específico o algo que se da en intercambio
Los costos generalmente se miden en unidades monetarias como
pesos
La gestión de costos del proyecto incluye los procesos necesarios
para asegurar que el proyecto se termine dentro de un presupuesto
aprobado
Principios básicos de la gestión del costo
La mayoría de miembros de juntas ejecutivas comprenden mejor y están más interesados en términos financieros que en los términos técnicos del proyecto
Administradores de proyectos deben hablar su idioma
Ganancia: Ingresos - Gastos
Margen de ganancia: Relación de los ingresos con las ganancias Margen de ganancia=(Ganancia neta después de impuestos/Ingresos)*100 [%]
Costo de ciclo de vida considera el costo total de propiedad, o el desarrollo más los gastos de apoyo, para un proyecto
Análisis de flujo de caja determina el costo estimado y los beneficios de un proyecto en un periodo de tiempo y el resultado del flujo de caja en ese periodo
Procesos de la gestión de costos
Planificar la gestión de Costos
Estimar Costos
Determinar el Presupuesto
Controlar Costos
Plan Cost Management
4.1 Develop Project
Charter
4.2 Develop Project
Management Plan
6.2 Define Activities
6.3 Sequence Activities
7.1 Plan Cost
Management
11.2 Identify Risks
11.4 Perform
Quantitative Risk Analisys
Project Cost Management
Enterprise/
Organization
Organizational process assets
Enterprise environmental factors
Cost management plan
Project charter
Project management plan
Plan Cost Management
Inputs 1. Project management plan
2. Project charter
3. Enterprise environmental factors
4. Organizational process assets
Outputs 1. Cost management plan
Tools & Techniques 1. Expert judgment
2. Analytical techniques
3. Meetings
Error y propagación del error
Control de calidad al final del proyecto
Aseguramiento de la calidad durante todo el proyecto
Costo de los defectos de software
FASE DEL DESARROLLO DE SOFTWARE COSTO RELATIVO PARA REPARAR DEFECTOS
Análisis de requerimientos 1X
Codificación y pruebas unitarias 5X
Integración y pruebas de sistema 10X
Prueba beta 15X
Post producción y liberación 30X
Nota: X es una variable unitaria normalizada de costo y puede ser expresada en pesos, personas-hora, etc.
Principios básicos de la gestión de costos
Costos o Beneficios tangibles
Costos o beneficios que una organización puede medir fácilmente ($)
Costos o Beneficios intangibles
Costos o beneficios difíciles de medir en términos monetarios
Los costos directos
Costos que pueden estar directamente relacionados a la producción
de los productos y servicios del proyecto
Los costos indirectos
Costos que no están directamente relacionados con los productos o
servicios del proyecto, sino que están indirectamente relacionados
con la realización del proyecto
Costos directos e indirectos
Costos Directos
Materiales Directos
Materia Prima
Insumos
Mano de Obra directa
Sueldos y salarios
Gratificaciones
Indemnizaciones
Costos Indirectos
Mano de obra indirecta
Jefes de producción
Mantenimiento
Supervisores
Choferes
Vigilantes
Materiales indirectos
Repuestos
Lubricantes
Combustibles
Gastos indirectos
Alquileres
Amortizaciones
Intereses
Seguros
Clasificación de costos
Costos Variables
Materia prima
Costo distribución
Materiales directos
Mano de obra directa
Costos Fijos
Costos de Administración
Costos Financieros
Amortizaciones diferidas
Depreciación
Impuestos y patentes
Materiales indirectos
Mano de obra indirecta
Gastos generales
Principios básicos de la gestión de costos (continúa)
Teoría de la curva de aprendizaje Cuando muchos artículos se producen de forma repetitiva, el costo unitario de los productos disminuye en un patrón regular a medida que aumenta la cantidad
Las reservas
Pesos incluidos en una estimación de costos para mitigar el riesgo de Costos por situaciones futuras difíciles de predecir
Reservas para contingencias Presupuestos reservados para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios, en el alcance y el costo del proyecto. Estos son “incógnitas conocidas”. No forman parte de la línea base de costo del proyecto, pero están incluidas en el presupuesto para el proyecto
Gestión de reservas Permite trabajar sobre situaciones futuras difíciles de predecir (“incógnitas conocidas”)
Estimar costos
Los directores de proyecto debe tomar las estimaciones de costos en
serio si quieren completar los proyectos dentro de las limitaciones de
presupuesto
Es importante conocer los tipos de estimaciones de costos, cómo
preparar estimaciones de costos y problemas típicos asociados a la
estimaciones de costos del proyecto
Tipos de estimación de costos
Tipo de estimación Cuándo hacerla Por qué hacerla Exactitud
De orden de magnitud Muy temprano en el ciclo de
vida del proyecto
3 – 5 años antes de la
terminación del proyecto
Brinda estimación de
costos para decisiones
de selección
-50% a + 100%
Presupuestaria Temprano
1 -2 años antes del fin
Poner pesos en los
planes del
presupuesto
-10% a +25%
Definitiva Tarde en el proyecto
Menos de un año antes del fin
Da detalles para
compras y estimación
de costos actuales
-5% a +10%
Plan de gestión de costos
Plan de gestión de costos
Documento que describe cómo la organización manejará la variación
de los costos en el proyecto
Un gran porcentaje de los costos totales del proyecto son
generalmente los costos laborales, por lo que los administradores de
proyectos deben desarrollar y seguir las estimaciones de mano de
obra
Ejemplo: Máximo número de empleados por
departamento y año
Departamento 1994 1995 1996 1997 1998 Totales
Sistemas de
información
24 31 35 13 13 116
Sistemas de
mercadeo
3 3 3 3 3 15
Reservaciones 12 29 33 9 7 90
Contratistas 2 3 1 0 0 6
Totales 41 66 72 25 23 227
Técnicas y herramientas de estimación de costos
Herramientas y técnicas básicas para la estimación de costos
Estimación por Analogía Se usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual.
Estimación ascendente Se estima el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle, luego se resume o “acumula” en niveles superiores para fines de información y seguimiento
Estimación paramétrica Es una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables (por ejemplo, metros cuadrados en una construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma
Problemas típicos en la estimación de costos
La estimación se hizo muy rápido
Falta de experiencia en la estimación
Los seres humanos están sesgados hacia la subestimación
Gestión de los deseos de precisión
Estimación de costos - consideraciones
Antes de crear un presupuesto, es necesario
Saber lo que se utilizará.
Recopilar tanta información como sea posible
Aclarar las reglas básicas y los supuestos para la estimación
Si es posible, estimar costos para las principales categorías de la
EDT
Crear un modelo de costos, para hacer más fácil la realización de
cambios en el documento y la estimación
Ejemplo: Estimación de costos de un proyecto
#Unidades
/hora
Costo/unitario/hora Subtotales Totales nivel 1
EDT
% del total
Elementos de la EDT
1. Gestión del proyecto $306.300 20%
Director del proyecto 960 $100 $96.000
Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000
Contratistas (10% de desarrollo y prueba
del software)
$66.300
2. Hardware $76.000 5%
2.1 Dispositivos 100 $600 $60.000
2.2 Servidores 4 $4000 $16.000
3. Software $614.000 40%
3.1 Software licenciado 100 $200 $20.000
3.2 Desarrollo del software $594.000
4. Testing (10% del costo total de
hardware y software)
$69.000 $69.000 5%
5. Entrenamiento y soporte $202.400 13%
Costo del entrenamiento 100 $500 $50.000
Costos de viaje 12 $700 $8.400
Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000
6. Reservas $253.540 $253.540 17%
Total costo estimado del proyecto $1.521.240
Ejemplo: estimados para un proyecto de desarrollo
de software 1. Labor estimada Unidades/Hr Costo/Unitario/ Hr Subtotales Cálculos
Estimado de la labor del contratista 3000 $150 $450.000 3000 * 150
Estimado del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000 1920 * 75
Estimado total de la labor $594.000 Sumar los dos valores de arriba
2. Estimado de la función puntual Cantidad Conversión Puntos
Función
Cálculos
Entradas externas 10 4 40 10 * 4
Archivos de interfaces externas 3 7 21 3 * 7
Salidas externas 4 5 20 5 * 4
Consultas externas 6 4 24 6 * 4
Tablas internas lógicas 7 10 70 7 * 10
Total de las funciones puntuales 175 Sumar las funciones puntuales de arriba
Valor equivalente en lenguaje Java 46 Asumir valor de la referencia
Estimación de líneas de código fuente (LCF) 8.050 175*46
Productividad * LCF ^ penalidad (en meses) 29.28 3.13 * 8.05 ^ 1.072 (ver referencia)
Total horas de labor(160 Hr/Mes) 4684.65 29.28 * 160
Costo/labor Hr ($120 /hr) $120 Asuma el valor del presupuesto de un
experto
Total de la estimación de funciones
puntuales
$562.158 4684.65*120
Referencia: Factor default productividad (3.13) y factor penalidad (1.072) Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/COCOMO_II
http://sunset.usc.edu/csse/research/COCOMOII/cocomo_main.html
Estimate Costs
5.4 Create WBS
6.4 Estimate Activity
Resources
6.6 Develop Schedule
9.1 Plan Human
Resource Management
11.2 Identify Risks
11.2 Identify Risks
12.1 Plan procurement
Management
7.1 Plan Cost
Management
7.2 Estimate Costs
7.3 Determine Budget
Project Cost Management
Enterprise/
Organization
Project documents
Enterprise environmental factors
Organizational process assets
Project documents updates
Scope baseline Cost management plan
Basis of estimates
Activity cost estimates
Risk register
Project schedule
Human resource management plan
Estimate Costs
Inputs 1. Cost management plan
2. Human resource management plan
3. Scope baseline
4. Project schedule
5. Risk register
6. Enterprise environmental factors
7. Organizational process assets
Outputs 1. Activity cost estimates
2. Basis of estimates
3. Project documents updates
Tools & Techniques 1. Expert judgment
2. Analogous estimating
3. Parametric estimating
4. Bottom-up estimating
5. Three-point estimating
6. Reserve analysis
7. Cost of quality
8. Project management software
9. Vendor bid analysis
10.Group decision-making techniques
Presupuesto de costos
Presupuesto de costos Estimación del costo del proyecto, estimando el costo de cada uno de los elementos de trabajo individuales en el tiempo
La EDT es una entrada importante para el proceso de preparar el presupuesto de costos ya que define los elementos de trabajo
Una meta importante es producir una línea base de costos.
El presupuesto por fases en el tiempo lo usa el gerente del proyecto para medir y monitorear el comportamiento de los costos
Ejemplo: Línea base de costos para un proyecto
* Cantidades redondeadas
Elementos de la EDT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Totales
1. Gestión del proyecto
Gerente del proyecto 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 96.000
Miembros del equipo del
proyecto
12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 144.000
Contratistas 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 66.297
2. Hardware
2.1 Dispositivos 30.000 30.000 60.000
2.2 Servidores 8.000 8.000 16.000
3. Software
3.1 Software licenciado 10.000 10.000 20.000
3.2 Desarrollo del
software
60.000 60.000 80.000 127.000 127.000 90.000 50.000 594.000
4. Testing 6.000 8.000 12.000 15.000 15.000 13.000 69.000
5. Entrenamiento y
soporte
Costo del
entrenamiento
50.000 50.000
Costos de viaje 8.400 8.400
Miembros del equipo del
proyecto
24.000 24.000 24.000 24.000 24.000 24.000 144.000
6. Reservas 10.000 10.000 30.000 30.000 60.000 40.000 40.000 30.000 3.450 253.450
Totales de estimados 20.000 86.027 92.027 172.027 223.027 198.027 185.027 173.027 148.427 90.027 80.027 53.477 1.521.147
Determine Budget
4.2 Develop Project
Management Plan
5.4 Create WBS
6.6 Develop Schedule
7.1 Plan Cost
Management
7.2 Estimate Costs
7.3 Determine Budget
7.4 Control Costs
9.2 Acquire Project
Team
11.2 Identify Risks
12.2 Conduct
Procurements
Project Cost Management
Enterprise/
Organization
Project documents
Project documents updates
Scope baseline
Organizational process assets
Risk register
Resourse calendars
Project schedule
Cost management plan
Activity cost estimates
Basis of estimates
Agreements
Resourse calendars
Cost baselines
Project funding requirements
Determine Budget
Inputs 1. Cost management plan
2. Scope baseline
3. Activity cost estimates
4. Basis of estimates
5. Project schedule
6. Resourse calendars
7. Risk register
8. Agreements
9. Organizational process assets
Outputs 1. Cost baselines
2. Project funding requirements
3. Project documents updates
Tools & Techniques 1. Cost aggregation
2. Reserve analysis
3. Expert judgment
4. Historical relationships
5. Funding limit reconciliation
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