gestión de proyectos: definiendo procesos

Gestión Proyectos:

Definiendo procesos

Gestión de Proyectos

Introducción

Introducción

• Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas para alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido.

• Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único.

• Esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso.

• La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

¿Qué es un proyecto? ¿Qué es gestionar un proyecto?

Introducción

• Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) – Conjunto de conocimientos en

Dirección/Gestión/Administración de Proyectos generalmente reconocidos como «buenas prácticas». Se constituye como estándar de Administración de proyectos.

– Comprende dos grandes bloques, el primero sobre los procesos y contextos de un proyecto, el segundo sobre las áreas de conocimientos específicos para la gestión de un proyecto.

Gestión de Proyectos

Alcance

Tiempo

Costes

Calidad

Recursos Humanos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

Integración

Introducción

• Aplicar/enfocar las áreas de conocimiento a las necesidades del proyecto

– Formal vs Informal – Procesos enfocados a proyectos específicos vs

procesos comunes y transversales a la organización

– Lo que funciona para un tipo de proyecto no tiene porque funcionar para otro

Introducción

Gestión de proyectos

Alcance

Gestión del Alcance

• Garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito.

• El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.

Gestión del Alcance

• Definir el Alcance. • Recopilar Requisitos.

– Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados.

– Estos requisitos deben recopilarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente.

– Medibles una vez iniciado el proyecto. – Recopilar Requisitos significa definir y

gestionar las expectativas del cliente a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.

• Enunciado del alcance del proyecto.

• Catálogo de Requisitos.

Gestión del Alcance

• Definir el Alcance.

• Recopilar Requisitos.

• Crear tareas y componentes de trabajo. – Subdividir los entregables del

proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.

• Descomposición jerárquica de componentes de trabajo.

• Línea base del alcance.

Gestión del Alcance

• Definir el Alcance. • Recopilar Requisitos. • Crear tareas y componentes de

trabajo. • Verificar el Alcance.

– Formalizar la aceptación de los entregables.

– Revisar los entregables con el cliente para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener su aceptación formal.

• Entregables aceptados. • Solicitudes de cambios.

Gestión del Alcance

• Definir el Alcance. • Recopilar Requisitos. • Crear tareas y componentes de

trabajo. • Verificar el Alcance. • Controlar el Alcance.

– Monitorizar el estado del alcance del proyecto y del producto.

– Gestionar cambios a la línea base del alcance.

• Indicadores. • Solicitudes de cambio. • Actualización del proyecto. • Actualización de la

documentación.

Gestión de Proyectos

Tiempo

Gestión del Tiempo

• Administrar la finalización del proyecto a tiempo.

Gestión del Tiempo

• Definir e identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto.

• Secuenciar las actividades. – Identificar y documentar las relaciones

entre las actividades del proyecto

• Estimar los Recursos. • Estimar la Duración de las Actividades. • Desarrollar el Cronograma. • Controlar el Cronograma.

• Actividades y tareas. • Hitos del proyecto.

Gestión de Proyectos

Costes

Gestión de los Costes

• Estimar, presupuestar y controlar los costes de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

Gestión de los Costes

• Estimar los Costes.

– Desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.

• Estimaciones: • Análoga. • Paramétrica. • Ascendente. • Tres valores. • Juicio de expertos. • Reservas de

contingencias.

Gestión de los Costes

• Estimar los Costes.

• Determinar el Presupuesto.

– Sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de coste autorizada.

• Línea base de costes. • Requisitos de financiación.

Gestión de los Costes

• Estimar los Costes. • Determinar el Presupuesto. • Controlar los Costes.

– Monitorizar la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo. La actualización del presupuesto implica registrar los costes reales en los que se ha incurrido a la fecha.

Mediciones del desempeño: • Dedicaciones. • Avance. Solicitudes de cambios. Plan del proyecto.

Gestión de Proyectos

Recursos Humanos

Gestión de los Recursos Humanos

• Organizar, gestionar y conducir el equipo del proyecto.

Gestión de los Recursos Humanos

• Desarrollar el Plan de Recursos Humanos.

– Identificar y documentar los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las

relaciones de comunicación.

• Organigramas. • Descripciones de puestos,

roles y responsabilidades. • Relaciones de trabajo

formales e informales. • Plan para la dirección del

personal: • Lugar de trabajo. • Costes. • Calendarios de

recursos. • Necesidades de

capacitación. • Reconocimiento. • Seguridad.

Gestión de los Recursos Humanos

• Desarrollar el Plan de Recursos Humanos.

• Adquirir el Equipo del Proyecto. – Confirmar los recursos

humanos disponibles y se forma el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.

• Asignaciones del personal. • Calendario de recursos.

Gestión de los Recursos Humanos

• Desarrollar el Plan de Recursos Humanos.

• Adquirir el Equipo del Proyecto. • Desarrollar el Equipo del

Proyecto. – Mejorar las competencias,

la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto.

• Evaluaciones del desempeño.

• Acciones formativas.

Gestión de los Recursos Humanos

• Desarrollar el Plan de Recursos Humanos.

• Adquirir el Equipo del Proyecto. • Desarrollar el Equipo del Proyecto. • Dirigir el Equipo del Proyecto.

– Monitorizar el desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto.

• Cambios en la planificación.

• Cambios en el proyecto. • Reasignaciones.

Gestión de Proyectos

Comunicaciones

Gestión de las Comunicaciones

• Garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.

Gestión de las Comunicaciones

• Identificar a los Interesados.

– Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del mismo.

• Registro de interesados. • Estrategia de gestión de

los interesados: • Inquietudes. • Evaluación del

impacto. • Estrategias.

Gestión de las Comunicaciones

• Identificar a los Interesados.

• Planificar las Comunicaciones. – Determinar las necesidades de

información de los interesados en el proyecto y definir cómo abordar las comunicaciones con ellos.

• Requisitos de comunicación.

• Información a comunicar. • Motivo. • Plazo y Frecuencia. • Responsabilidades. • Medio. • Escalado. • Restricciones.

Gestión de las Comunicaciones

• Identificar a los Interesados.

• Planificar las Comunicaciones.

• Distribuir la Información. – Poner la información

relevante a disposición de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.

• Notificaciones. • Informes. • Registros. • Herramientas software. • Reuniones. • …

Gestión de las Comunicaciones

• Identificar a los Interesados. • Planificar las Comunicaciones. • Distribuir la Información. • Gestionar las Expectativas de

los interesados. – Comunicarse y trabajar en

conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan.

• Actualización del proyecto. • Actualización de

documentación. • Solicitudes de cambio.

Gestión de las Comunicaciones

• Identificar a los Interesados. • Planificar las Comunicaciones. • Distribuir la Información. • Gestionar las Expectativas de los

interesados. • Informar el Desempeño.

– Recopilación y distribución de la información sobre el desempeño, incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.

• Informes de seguimiento. • Solicitudes de cambio.

Gestión de Proyectos

Riesgos

Gestión de Riesgos

• Llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su seguimiento y control en un proyecto.

• Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto.

Gestión de Riesgos

• Planificar la Gestión de Riesgos. • Identificar los Riesgos. • Realizar el Análisis de Riesgos. • Planificar la Respuesta a los Riesgos. • Monitorizar y Controlar los Riesgos.

– Implementar planes de respuesta a los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se monitorizan los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evalúa la efectividad del proceso de gestión de los riesgos a través del proyecto.

• Roles y Metodología. • Responsabilidades. • Calendario. • Clasificación de riesgos. • Registro de riesgos. • Actualización del registro

de riesgos. • Acciones preventivas. • Cambios en proyecto o en

documentación.

Gestión de Proyectos

Adquisiciones

Gestión de las Adquisiciones

• Compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.

Gestión de las Adquisiciones

• Planificar las Adquisiciones.

• Efectuar las Adquisiciones.

• Administrar las Adquisiciones.

• Cerrar las Adquisiciones. – Completar cada adquisición

para el proyecto.

• Tipos de contratos. • Formatos de pedido. • Criterios de compra. • Niveles de servicio. • Indicadores de

cumplimiento. • Descripción de la

adquisición. • Listado de proveedores. • Pedido realizado. • Contrato firmado. • Documentos de compras. • Cambios en proyecto o en

documentación. • Aceptación de los

entregables. • Aceptación del servicio.

Gestión de Proyectos

Calidad

Gestión de la Calidad

• La Gestión de la Calidad del Proyecto incluye los procesos y actividades de la organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido.

Planificar la Calidad

Proyecto A Proyecto B Proyecto C

Planificar la Calidad

Proyecto A Proyecto B Proyecto C

Gestión de la Calidad

• Planificar la Calidad.

• Asegurar la Calidad. – Auditar los requisitos de

calidad y los resultados de las medidas de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad apropiadas y las definiciones operacionales.

• Procesos. • Indicadores. • Checks de verificación. • Plantillas. • Planes de mejora. • Informes de auditoría. • Resultados de los

indicadores. • Acciones correctivas /

preventivas. • Solicitudes de cambio en

proyecto o en documentación.

Gestión de la Calidad

• Planificar la Calidad.

• Asegurar la Calidad.

• Controlar la Calidad. – Monitorizar y registrar los

resultados de la ejecución de actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeño y recomendar cambios necesarios.

• Resultados de los indicadores.

• Listas de control realizadas.

• Procesos y artefactos validados.

• Acciones correctivas. • Solicitudes de cambio en

proyecto o en documentación.

Gestión de Proyectos

Integración

Gestión de la Integración

• Identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de la dirección de proyectos.

Gestión de la Integración

• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. – Documento que autoriza

formalmente un proyecto o una fase y documenta los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.

• Acta de Constitución del Proyecto

• Propósito o la justificación del proyecto.

• Objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito relacionados.

• Requisitos de alto nivel. • Descripción del proyecto

de alto nivel. • Riesgos de alto nivel. • Resumen del cronograma

de hitos. • Resumen del

presupuesto.

Gestión de la Integración

• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.

• Realizar el Plan de Proyecto.

– Documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.

• Plan del Proyecto / Masterplan.

Gestión de la Integración

• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.

• Realizar el Plan de Proyecto.

• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto. – Ejecutar el trabajo definido en

el plan para la dirección del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.

• Entregables. • Informes de Seguimiento. • Solicitudes de cambio. • Actualizaciones del

proyecto. • Actualización de

documentos.

Gestión de la Integración

• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.

• Realizar el Plan de Proyecto. • Dirigir y Gestionar la Ejecución del

Proyecto. • Monitorizar y Controlar el Trabajo del

Proyecto. – Monitorizar, revisar y regular el

avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto.

• Informes de Seguimiento. • Solicitudes de cambio. • Actualizaciones del

proyecto. • Actualización de

documentos.

Gestión de la Integración

• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.

• Realizar el Plan de Proyecto. • Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto. • Monitorizar y Controlar el Trabajo del

Proyecto. • Realizar el Control Integrado del Proyecto.

– Revisar todas las solicitudes de cambio, y en aprobar y gestionar los cambios en los entregables, en los activos de los procesos de la organización, en los documentos del proyecto y en el plan para la dirección del proyecto.

• Solicitudes de cambio. • Revisar y actualizar

solicitudes de cambio en el proyecto.

• Actualizaciones del proyecto.

• Actualización de documentos.

Gestión de la Integración

• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.

• Realizar el Plan de Proyecto. • Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto. • Monitorizar y Controlar el Trabajo del

Proyecto. • Realizar el Control Integrado del Proyecto. • Cerrar el Proyecto o Fase.

– Finalizar todas las actividades en todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

• Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final.

• Acta de finalización de fase o proyecto.

• Archivo de la documentación.

Gestión de Proyectos

Alcance

Tiempo

Costes

Calidad

Recursos Humanos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

Integración

Tiempo

Coste Alcance

Lograr el alcance del proyecto, dentro del tiempo y coste acordado con el cliente, bajo parámetros de

calidad estipulados

Calidad

“Hacemos trabajos de tres tipos, buenos, baratos y

rápidos: Si usted lo quiere bueno y

barato, no puede ser rápido, Si usted lo quiere bueno y

rápido, no puede ser barato, Si usted lo quiere barato y

rápido, no puede ser bueno.”

• http://www.pmi-balear.org

• http://www.iso-21500.es

• http://dharmacon.net/herramientas/gestion-proyectos

CONTACTO

Tomeu Fluxà Cabrer

Responsable PMO

tfluxa@brujula.es

http://www.linkedin.com/in/tfluxa