gestión de proyectos: definiendo procesos

Gestión Proyectos:

Definiendo procesos

Gestión de Proyectos

Introducción

Introducción

• Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas para alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido.

• Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único.

• Esfuerzo planificado, temporal y único, realizado para crear productos o servicios únicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso.

• La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

¿Qué es un proyecto? ¿Qué es gestionar un proyecto?

Introducción

• Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) – Conjunto de conocimientos en

Dirección/Gestión/Administración de Proyectos generalmente reconocidos como «buenas prácticas». Se constituye como estándar de Administración de proyectos.

– Comprende dos grandes bloques, el primero sobre los procesos y contextos de un proyecto, el segundo sobre las áreas de conocimientos específicos para la gestión de un proyecto.


Alcance

Tiempo

Costes

Calidad

Recursos Humanos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

Integración

Introducción

• Aplicar/enfocar las áreas de conocimiento a las necesidades del proyecto

– Formal vs Informal – Procesos enfocados a proyectos específicos vs

procesos comunes y transversales a la organización

– Lo que funciona para un tipo de proyecto no tiene porque funcionar para otro

Introducción

Gestión de proyectos

Alcance

Gestión del Alcance

• Garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con éxito.

• El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.


• Definir el Alcance. • Recopilar Requisitos.

– Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados.

– Estos requisitos deben recopilarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente.

– Medibles una vez iniciado el proyecto. – Recopilar Requisitos significa definir y

gestionar las expectativas del cliente a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.

• Enunciado del alcance del proyecto.

• Catálogo de Requisitos.


• Definir el Alcance.

• Recopilar Requisitos.

• Crear tareas y componentes de trabajo. – Subdividir los entregables del

proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.

• Descomposición jerárquica de componentes de trabajo.

• Línea base del alcance.


• Definir el Alcance. • Recopilar Requisitos. • Crear tareas y componentes de

trabajo. • Verificar el Alcance.

– Formalizar la aceptación de los entregables.

– Revisar los entregables con el cliente para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener su aceptación formal.

• Entregables aceptados. • Solicitudes de cambios.


• Definir el Alcance. • Recopilar Requisitos. • Crear tareas y componentes de

trabajo. • Verificar el Alcance. • Controlar el Alcance.

– Monitorizar el estado del alcance del proyecto y del producto.

– Gestionar cambios a la línea base del alcance.

• Indicadores. • Solicitudes de cambio. • Actualización del proyecto. • Actualización de la

documentación.


Tiempo

Gestión del Tiempo

• Administrar la finalización del proyecto a tiempo.

Gestión del Tiempo

• Definir e identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto.

• Secuenciar las actividades. – Identificar y documentar las relaciones

entre las actividades del proyecto

• Estimar los Recursos. • Estimar la Duración de las Actividades. • Desarrollar el Cronograma. • Controlar el Cronograma.

• Actividades y tareas. • Hitos del proyecto.


Costes

Gestión de los Costes

• Estimar, presupuestar y controlar los costes de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.


• Estimar los Costes.

– Desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.

• Estimaciones: • Análoga. • Paramétrica. • Ascendente. • Tres valores. • Juicio de expertos. • Reservas de

contingencias.


• Estimar los Costes.

• Determinar el Presupuesto.

– Sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de coste autorizada.

• Línea base de costes. • Requisitos de financiación.


• Estimar los Costes. • Determinar el Presupuesto. • Controlar los Costes.

– Monitorizar la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo. La actualización del presupuesto implica registrar los costes reales en los que se ha incurrido a la fecha.

Mediciones del desempeño: • Dedicaciones. • Avance. Solicitudes de cambios. Plan del proyecto.


Recursos Humanos

Gestión de los Recursos Humanos

• Organizar, gestionar y conducir el equipo del proyecto.


• Desarrollar el Plan de Recursos Humanos.

– Identificar y documentar los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las

relaciones de comunicación.

• Organigramas. • Descripciones de puestos,

roles y responsabilidades. • Relaciones de trabajo

formales e informales. • Plan para la dirección del

personal: • Lugar de trabajo. • Costes. • Calendarios de

recursos. • Necesidades de

capacitación. • Reconocimiento. • Seguridad.



• Adquirir el Equipo del Proyecto. – Confirmar los recursos

humanos disponibles y se forma el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.

• Asignaciones del personal. • Calendario de recursos.



• Adquirir el Equipo del Proyecto. • Desarrollar el Equipo del

Proyecto. – Mejorar las competencias,

la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto.

• Evaluaciones del desempeño.

• Acciones formativas.



• Adquirir el Equipo del Proyecto. • Desarrollar el Equipo del Proyecto. • Dirigir el Equipo del Proyecto.

– Monitorizar el desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto.

• Cambios en la planificación.

• Cambios en el proyecto. • Reasignaciones.


Comunicaciones

Gestión de las Comunicaciones

• Garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.


• Identificar a los Interesados.

– Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del mismo.

• Registro de interesados. • Estrategia de gestión de

los interesados: • Inquietudes. • Evaluación del

impacto. • Estrategias.



• Planificar las Comunicaciones. – Determinar las necesidades de

información de los interesados en el proyecto y definir cómo abordar las comunicaciones con ellos.

• Requisitos de comunicación.

• Información a comunicar. • Motivo. • Plazo y Frecuencia. • Responsabilidades. • Medio. • Escalado. • Restricciones.



• Planificar las Comunicaciones.

• Distribuir la Información. – Poner la información

relevante a disposición de los interesados en el proyecto, de acuerdo con el plan establecido.

• Notificaciones. • Informes. • Registros. • Herramientas software. • Reuniones. • …


• Identificar a los Interesados. • Planificar las Comunicaciones. • Distribuir la Información. • Gestionar las Expectativas de

los interesados. – Comunicarse y trabajar en

conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan.

• Actualización del proyecto. • Actualización de

documentación. • Solicitudes de cambio.


• Identificar a los Interesados. • Planificar las Comunicaciones. • Distribuir la Información. • Gestionar las Expectativas de los

interesados. • Informar el Desempeño.

– Recopilación y distribución de la información sobre el desempeño, incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.

• Informes de seguimiento. • Solicitudes de cambio.


Riesgos

Gestión de Riesgos

• Llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos, así como su seguimiento y control en un proyecto.

• Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto.

Gestión de Riesgos

• Planificar la Gestión de Riesgos. • Identificar los Riesgos. • Realizar el Análisis de Riesgos. • Planificar la Respuesta a los Riesgos. • Monitorizar y Controlar los Riesgos.

– Implementar planes de respuesta a los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se monitorizan los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evalúa la efectividad del proceso de gestión de los riesgos a través del proyecto.

• Roles y Metodología. • Responsabilidades. • Calendario. • Clasificación de riesgos. • Registro de riesgos. • Actualización del registro

de riesgos. • Acciones preventivas. • Cambios en proyecto o en

documentación.


Adquisiciones

Gestión de las Adquisiciones

• Compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.

Gestión de las Adquisiciones

• Planificar las Adquisiciones.

• Efectuar las Adquisiciones.

• Administrar las Adquisiciones.

• Cerrar las Adquisiciones. – Completar cada adquisición

para el proyecto.

• Tipos de contratos. • Formatos de pedido. • Criterios de compra. • Niveles de servicio. • Indicadores de

cumplimiento. • Descripción de la

adquisición. • Listado de proveedores. • Pedido realizado. • Contrato firmado. • Documentos de compras. • Cambios en proyecto o en

documentación. • Aceptación de los

entregables. • Aceptación del servicio.


Calidad

Gestión de la Calidad

• La Gestión de la Calidad del Proyecto incluye los procesos y actividades de la organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido.

Planificar la Calidad

Proyecto A Proyecto B Proyecto C


• Planificar la Calidad.

• Asegurar la Calidad. – Auditar los requisitos de

calidad y los resultados de las medidas de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad apropiadas y las definiciones operacionales.

• Procesos. • Indicadores. • Checks de verificación. • Plantillas. • Planes de mejora. • Informes de auditoría. • Resultados de los

indicadores. • Acciones correctivas /

preventivas. • Solicitudes de cambio en

proyecto o en documentación.


• Planificar la Calidad.

• Asegurar la Calidad.

• Controlar la Calidad. – Monitorizar y registrar los

resultados de la ejecución de actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeño y recomendar cambios necesarios.

• Resultados de los indicadores.

• Listas de control realizadas.

• Procesos y artefactos validados.

• Acciones correctivas. • Solicitudes de cambio en

proyecto o en documentación.


Integración

Gestión de la Integración

• Identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de la dirección de proyectos.


• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. – Documento que autoriza

formalmente un proyecto o una fase y documenta los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.

• Acta de Constitución del Proyecto

• Propósito o la justificación del proyecto.

• Objetivos medibles del proyecto y los criterios de éxito relacionados.

• Requisitos de alto nivel. • Descripción del proyecto

de alto nivel. • Riesgos de alto nivel. • Resumen del cronograma

de hitos. • Resumen del

presupuesto.


• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto.

• Realizar el Plan de Proyecto.

– Documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.

• Plan del Proyecto / Masterplan.



• Realizar el Plan de Proyecto.

• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto. – Ejecutar el trabajo definido en

el plan para la dirección del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.

• Entregables. • Informes de Seguimiento. • Solicitudes de cambio. • Actualizaciones del

proyecto. • Actualización de

documentos.



• Realizar el Plan de Proyecto. • Dirigir y Gestionar la Ejecución del

Proyecto. • Monitorizar y Controlar el Trabajo del

Proyecto. – Monitorizar, revisar y regular el

avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto.

• Informes de Seguimiento. • Solicitudes de cambio. • Actualizaciones del

proyecto. • Actualización de

documentos.



• Realizar el Plan de Proyecto. • Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto. • Monitorizar y Controlar el Trabajo del

Proyecto. • Realizar el Control Integrado del Proyecto.

– Revisar todas las solicitudes de cambio, y en aprobar y gestionar los cambios en los entregables, en los activos de los procesos de la organización, en los documentos del proyecto y en el plan para la dirección del proyecto.

• Solicitudes de cambio. • Revisar y actualizar

solicitudes de cambio en el proyecto.

• Actualizaciones del proyecto.

• Actualización de documentos.



• Realizar el Plan de Proyecto. • Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto. • Monitorizar y Controlar el Trabajo del

Proyecto. • Realizar el Control Integrado del Proyecto. • Cerrar el Proyecto o Fase.

– Finalizar todas las actividades en todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

• Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final.

• Acta de finalización de fase o proyecto.

• Archivo de la documentación.


Alcance

Tiempo

Costes

Calidad

Recursos Humanos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

Integración

Tiempo

Coste Alcance

Lograr el alcance del proyecto, dentro del tiempo y coste acordado con el cliente, bajo parámetros de

calidad estipulados

Calidad

“Hacemos trabajos de tres tipos, buenos, baratos y

rápidos: Si usted lo quiere bueno y

barato, no puede ser rápido, Si usted lo quiere bueno y

rápido, no puede ser barato, Si usted lo quiere barato y

rápido, no puede ser bueno.”

• http://www.pmi-balear.org

• http://www.iso-21500.es

• http://dharmacon.net/herramientas/gestion-proyectos

http://www.pmi-balear.org/



http://www.iso-21500.es/




http://dharmacon.net/herramientas/gestion-proyectos





CONTACTO

Tomeu Fluxà Cabrer

Responsable PMO

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