gestión de los riesgos, adquisiciones y financiera

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Curso GOP040

Gestión de Programas

Sesión 3

� Gestión de los Riesgos del Programa.

� Gestión de las Adquisiciones del Programa.

� Gestión Financiera del Programa.

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GESTIÓN DE RIESGOS DEL PROGRAMA

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GESTIÓN DE RIESGOS

Oportunidades Amenazas

Riesgos positivos Riesgos negativos

El riesgo del programa es un evento, o series de eventoso condiciones que, de ocurrir, pueden afectar loscriterios del éxito del programa. Los riesgos surgen de loscomponentes del programa y sus interacciones, de lacomplejidad técnica, restricciones del cronograma y/ocostos.

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Riesgos a nivel del entorno

Riesgos a nivel del programa

Riesgos del proyecto

Riesgos a nivel operacional

Riesgos relacionados al portafolio

Riesgos relacionados a los beneficios

GESTIÓN DE RIESGOS

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Mapa Conceptual

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Planificar la Gestión de Riesgos del

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1. Planificar la Gestión de Riesgos del Programa

Decidir cómo enfocar, planificar y ejecutar las actividades de lagestión de los riesgos para un programa, incluidos los riesgosidentificados en los componentes individuales del programa.

Herramientas y Técnicas:

1. Reuniones y Análisis de Planificación.2. Revisión de Lecciones Aprendidas.

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1. Planificar la Gestión de Riesgos del Programa

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Identificar los Riesgos del Programa

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2. Identificar los Riesgos del Programa

Determina qué riesgos pueden afectar el programa ydocumenta sus características.

Herramientas y Técnicas:

1. Revisiones de Documentación.2. Técnicas de Recopilación de Información.3. Análisis mediante Lista de Control.4. Análisis de Supuestos.5. Técnicas de Diagramación.6. Análisis FODA .7. Revisión de Lecciones Aprendidas.8. Análisis del Escenario.

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2. Identificar los Riesgos del Programa

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Analizar los Riesgos del Programa

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3. Analizar los Riesgos del Programa

Prioriza los riesgos para un mayor análisis o acción mediante laevaluación y tabulación de sus probabilidades de ocurrencia eimpacto, el análisis del efecto en el programa total y suscomponentes, y la gestión de las interdependencias.

Herramientas y Técnicas:1. Evaluación de la Calidad de los Datos sobre Riesgo.2. Evaluación de Probabilidad e Impacto de los Riesgos.3. Matriz de Probabilidad e Impacto.4. Categorización de Riesgos.5. Evaluación de la Urgencia de los Riesgos.6. Evaluación del Impacto de las Interdependencias.7. Recopilación de Datos y Técnicas de Representación.8. Análisis Cuantitativo de los Riesgos y Técnicas de Modelamiento.9. Revisores independientes.

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3. Analizar los Riesgos del Programa

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3. Analizar los Riesgos del Programa

Amenazasy

Oportunidades

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Planificar las Respuestas a los

Riesgos del Programa

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4. Planificar las Respuestas a los Riesgos del Programa

Desarrolla opciones y acciones para aumentar lasoportunidades, y reducir la amenazas a los objetivos delprograma.

Herramientas y Técnicas:

1. Estrategias para Riesgos Negativos o Amenazas.2. Estrategias para Riesgos Positivos u Oportunidades.3. Preparación del Plan de Contingencia.4. Planificación de las Acciones de Respuesta a los Riesgos.

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4. Planificar las Respuestas a los Riesgos del Programa

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Monitorear y Controlar los Riesgos del Programa

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5. Monitorear y Controlar los Riesgos del Programa

Hace un seguimiento de los riesgos identificados, monitorea losriesgos residuales, identifica nuevos riesgos, ejecuta los planesde respuesta a los riesgos y evalúa su efectividad a lo largo delciclo de vida del programa.

Herramientas y Técnicas:

1. Reuniones de Revisión de Riesgos.2. Auditorías de Riesgo.3. Revisión de Lecciones Aprendidas.4. Monitorear el Entorno del Programa.5. Monitorear los Problemas y el Clima Legal.

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5. Monitorear y Controlar los Riesgos del Programa

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GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL

PROGRAMA

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GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

El proceso de adquisición es crítico paraasegurar el éxito de un programa. A través delanálisis y la planificación cuidadosa, se puedenobtener las economías de escala en laadquisición para las interacciones de unprograma.

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Mapa Conceptual

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Planificar las Adquisiciones del

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1. Planificar las Adquisiciones del Programa

Determina qué adquirir y cuándo, y desarrolla las estrategias deadquisición. Este proceso precede todos los otros esfuerzos deadquisición.

Herramientas y Técnicas:

1. Análisis Competitivo de los Proveedores de Servicios.2. Planificación de las Adquisiciones.3. Juicio de Expertos.4. Evaluación de las Competencias Organizacionales.5. Análisis de Fabricación Propia o Compra a Terceros.

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1. Planificar las Adquisiciones del Programa

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Conducirlas Adquisiciones del

Programa

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2. Conducir las Adquisiciones del Programa

Detalla cómo conducir las actividades de adquisición de unprograma.

Herramientas y Técnicas:1. Planificación de la Adquisición.2. Conferencias de Postor.3. Distribución de Solicitudes de Propuestas (SDPs).4. Desarrollar la Lista de Vendedores Calificados.5. Negociación del Contrato.6. Sistema de Evaluación de Propuestas.7. Juicio de Expertos.8. Procedimientos de Gestión del Contrato.9. Procedimientos de Control de Cambio.10.Selección de Vendedores.

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2. Conducir las Adquisiciones del Programa

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Administrar las Adquisiciones del

Programa

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3. Administrar las Adquisiciones del Programa

Gestiona los contratos durante el programa para asegurar quelos entregables cumplan con los requerimientos, plazos deentrega, costo y calidad establecidos en el contrato.

Herramientas y Técnicas:

1. Sistema de Control de Cambios2. Comprometer y Gestionar a los Proveedores3. Sistema de Control de Pagos4. Revisión de la Performance del Contrato5. Inspección y Auditorías6. Sistema de Gestión del Presupuesto

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3. Administrar las Adquisiciones del Programa

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Cerrar las Adquisiciones del

Programa

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4. Cerrar las Adquisiciones del Programa

Cierra formalmente cada contrato del programa después deasegurar que todos los entregables se han completadosatisfactoriamente, que todos los pagos se han realizado, y queno existen problemas contractuales pendientes.

Herramientas y Técnicas:

1. Procedimiento de Cierre del Contrato2. Revisión de la Performance del Proveedor3. Reconciliación de la Asignación del Presupuesto

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4. Cerrar las Adquisiciones del Programa

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GESTIÓN FINANCIERA DEL PROGRAMA

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GESTIÓN FINANCIERA

Incluye procesos implicados enidentificar las fuentes y recursosfinancieros del programa, integrar lospresupuestos de los componentesindividuales, desarrollar el cronogramageneral del programa, y controlar loscostos a lo largo del ciclo de vida delcomponente y programa.

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Mapa Conceptual

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Establecer MarcoFinanciero del

Programa

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1. Establecer el Marco Financiero del Programa

Identifica el ambiente financiero global del programa y localizalos fondos que están disponibles de acuerdo con los hitosidentificados.

Herramientas y Técnicas:

1. Análisis Financiero del Programa. 2. Cronogramas de Pago.3. Métodos de Financiación.

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1. Establecer el Marco Financiero del Programa

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Desarrollar el Plan Financiero del

Programa

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2. Desarrollar el Plan Financiero del Programa

Crea los procesos para desarrollar y gestionar el presupuestode programa, y los cronogramas de pago de los componentes.

Herramientas y Técnicas:

1. Análisis Financiero del Programa.2. Gestión del Contrato.3. Análisis de los Costos Operativos del Programa.

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2. Desarrollar el Plan Financiero del Programa

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Estimar los Costos del Programa

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3. Estimar los Costos del Programa

Desarrolla las estimaciones de los costos iniciales del programaque se van a presentar a los decisores para la aprobación ymayor financiación.

Herramientas y Técnicas:

1. Costo Total del Análisis de Propiedad.2. Análisis de Concesión de Arquitectura/Costo.3. Análisis de Reserva.4. Técnicas de Estimación.5. Análisis de Adquisición.6. Herramientas Informáticas de Estimación de Costos.7. Juicio de Expertos.

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3. Estimar los Costos del Programa

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Presupuestar los Costos del Programa

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4. Presupuestar los Costos del Programa

Desarrolla los presupuestos detallados para el programa y loscomponentes en base a las estimaciones proporcionadas porlos componentes.

Herramientas y Técnicas:

1. Sistema de Gestión del Cambio de Costos.2. Gestión de los Costos del Contrato.3. Revisiones de Estado.4. Técnicas de Pronóstico de Costos.5. Análisis de los Costos Operativos del Programa.6. Gestión del Valor Ganado.

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4. Presupuestar los Costos del Programa

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Curso GOP040

Gestión de Programas

Sesión 3

� Gestión de los Riesgos del Programa.

� Gestión de las Adquisiciones del Programa.

� Gestión Financiera del Programa.