el proceso administrativo y su aplicacion en las labores de secretariado gerencial
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BIENVENIDOS
AL SEMINARIO
Dr.. Adm. Vctor Reinoso Cifuentes, M. Sc.
Docente ESPOCH - FADE
UNIDAD IEVOLUCION DE LA ADMINISTRACION
1. ORIGEN Y NATURALEZA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO1.1 ORIGEN : ADAN Y EVA 1.2 ORGANIZACIONES PRIMITIVAS LA HORDA: El mas fuerte LA GENS: El mas anciano EL CLAN: Sacerdotes brujos LAS TRIBUS: El mas capaz de la Tribu
EVOLUCION DE LA ADMINISTRACION
2. APLICACIN DE LA ADMINISTRACION EMPIRICA Y CIENTIFICA 2.1 LA ADMINISTRACION EMPIRICA 2.2 LA ADMINISTRACION CIENTIFICA
IntuicinCostumbre Experiencia
MtodoSistema Tcnica Principios Normas Reglas Otros
UNIDAD IIDEFINICIONES Y TIPOS DE ADMINISTRACION1. DEFINICIONES : 1. 1 .-Para Wilburg Jimnez Castro:
Es una ciencia social, compuesta de principios , tcnicas y practicas, cuya aplicacin a conjuntos humanos, permite establecer sistemas racionales de esfuerzos cooperativos a travs de los cuales se pueden alcanzar propsitos comunes que individualmente no es factible lograr
1.2 .-Para Vctor Reinoso C.: Es prever, planificar, organizar, integrar, dirigir, controlar y coordinar, los recursos de una empresa, institucin u organismo social para lograr el xito deseado.
DEFINICIONES Y TIPOS DE ADMINISTRACION
2. TIPOS DE ADMINISTRACION
2.1 ADMINISTRACION PUBLICA Pertenece al Estado Gobierna el poder Ejecutivo
2.2 LA ADMINISTRACION PRIVADA Personas naturales Personas jurdicas: reconocida por un Ministerio Estatal 2.3 LA ADMINISTRACION MIXTA Integracin de capitales, sector publico y privado
UNIDAD IIILAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES
1. IDENTIFICACION DE LA ENTIDAD DE ACUERDO AL CURSO O SEMINARIO 1.1 EMPRESA Es toda organizacin de propiedad publica, privada o mixta, cuyo objetivo primordial es fabricar, distribuir mercadera o proveer servicios a la colectividad mediante el pago de los mismos
LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES
1.2 MUNICIPIO Puede ser una entidad administrativa. Lo habitual es que agrupe a una nica localidad, aunque tambin el concepto se utiliza para nombrar a un pueblo o una ciudad. Algunos pases que no utilizan la nocin de municipio apelan al concepto de comuna, que constituye una entidad territorial equivalente.
LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES
1.3 INSTITUCION Una institucin es una cosa establecida o fundada. Se trata de un organismo que cumple con una funcin de inters pblico o privado. Institucin puede utilizarse como sinnimo de instituto, organizacin o entidad, segn el contexto
LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES
1.4 GREMIO Se conoce como gremio a la corporacin formada por personas que desarrollan una misma profesin, oficio o actividad. Se trata de organizaciones que suelen estar regidas por estatutos especiales y distintas ordenanzas
LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES
1.5 ASOCIACIONAsociacin es la accin y efecto de asociar o asociarse (unir una persona a otra para que colabore en algn trabajo, juntar una cosa con otra para un mismo fin, establecer una relacin entre cosas o personas)
Sector Asociativo.
Es el conjunto de asociaciones constituidas por personas naturales, con actividades econmicas productivas similares o complementarias, con el objeto de producir , comercializar y consumir bienes y servicios lcitos y socialmente necesarios, auto abastecerse de materia prima , insumos herramientas , tecnologa, equipos y otros bienes, o comercializar su produccin en forma solidaria y auto gestionada bajo los principios de la presente Ley (Ley Orgnica de la Economa Popular y Solidara y del Sector Financiero Popular y Solidaria
LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES
1.6 PARROQUIA En Ecuador, la parroquia es la divisin poltico-territorial de menor rango. El conjunto de estas se organizan bajo la forma jurdico-poltica de la municipalidad que es la autoridad jurisdiccional del cantn en asuntos administrativos. Existen dos tipos de parroquias: la urbana y la rural. La parroquia urbana es aquella que se encuentra circunscrita dentro de la metrpoli o ciudad. Consta de toda la infraestructura necesaria para ser una ciudad principal. La parroquia rural son aquellas que son apartadas de la ciudad principal o metrpoli. Suelen ser comarcas o conjunto de recintos cuyos pobladores viven de labores agrcolas y del campo.
LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES
1.7 CANTON En algunos pases, divisin territorial y administrativa, caracterizada por estar dotada de un importante grado de autonoma poltica .
LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES
1.8 ENTIDAD Una entidad puede ser pblica o privada y esta bajo el rgimen de su estatuto, puede se una dependencia ministerial, una empresa estatal o privada, o un servicio publico determinado.
LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES , GREMIOS Y OTROS ORGANISMOS SOCIALES
1.9 ORGANISMOConjunto de oficinas, dependencias o empleos que forman un cuerpo o una institucin dedicados a un fin determinado.
2. OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES
2.1 ECONMICO: Utilidades, Inversionistas,
Acreedores. 2.2 SERVICIO: Oferta de acuerdo a las necesidades de los consumidores 2.3 SOCIAL: Servicio a la comunidad,
Servicio de responsabilidad social dentro de la empresa Clima organizacional
LA EMPRESA Y SU PROCESO
1.3 RECURSOS DE LAS EMPRESAS
RECURSOS HUMANOS Mano de obra no calificada Mano de obra semi calificada Mano de obra calificada Mano de obra tcnica Mano de obra profesional
RECURSOS TECNOLOGICOS Adquisicin de conocicmientos Desarrollo y capacitacin Transferencia de tecnologa
RECURSOS ECONOMICOS Capital propio Capital ajeno
LA EMPRESA Y SU PROCESO
RECURSOS MATERIALES Terreno Edificio Maquinarias Bienes Muebles Materia Prima Vehculos Otros
RECURSOS LOGSTICOS Bienes Servicios Humanos Financieros Otros
UNIDAD IVPRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES(propuesta de Vctor Reinoso C.)
1. PRINCIPIO DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Poder de mandar y hacerse obedecer Autoridad formal Autoridad informal Responsabilidad
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES(propuesta de Vctor Reinoso C.)
2. PRINCIPIO DE DIVISION DEL TRABAJO
Se produce por el aumento del tamao de la Empresa o Institucin Delegacin de funciones Delegacin de Autoridad y responsabilidad
Estructuracin de la empresa Especializacin
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES(propuesta de Vctor Reinoso C.)
3. PRINCIPIO DE UNIDAD DE MANDO
El empleado o trabajador debe obedecer ordenes de un solo jefe (jefe inmediato superior) Cuando no se cumple con esto se rompe las relaciones humanas
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES(propuesta de Vctor Reinoso C.)
4. PRINCIPIO DE DIRECCION
Nombrar un solo jefe para un departamento o proyectos Cuando existen dos o mas personas como jefes eso es una monstruosidad
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES(propuesta de Vctor Reinoso C.)
5. PRINCIPIO DE ORDEN
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES(propuesta de Vctor Reinoso C.)
6. PRINCIPIO DE JUSTICIA O EQUIDAD
El trato a las personas debe ser equitativo : amigos y opositores No dar preferencia por asuntos polticos , amistades , compadrazgos, etc..
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES(propuesta de Vctor Reinoso C.)
7. PRINCIPIO DE ESPIRITU DE GRUPO
Integracin grupal positiva Integracin grupal negativa Trabajos en grupos Inters general sobre el inters particular
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES(propuesta de Vctor Reinoso C.)
8. PRINCIPIO DE MOTIVACION
Reconocimiento por trabajos cumplidos (individual o grupal) Reconocimiento por escrito o verbal Reconocimiento econmico Reconocimiento publico
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES(propuesta de Vctor Reinoso C.)
9. PRINCIPIO DE CREATIVIDAD
Reconocimiento por nuevas iniciativas Dejar desarrollar las iniciativas Considerar a toda persona: inteligente , capaz e idnea
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES(propuesta de Vctor Reinoso C.)
10. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO
Conocer al colrico Conocer al apasionado Conocer al nervioso Conocer al sentimental Conocer al aptico
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS GENERALES PARA EMPRESAS E INSTITUCIONES(propuesta de Vctor Reinoso C.)
11. PRINCIPIO DE AMOR Y PASION Amor sublime ( Dios padres) Todo lo que se haga con verdadero amor lo conseguirs Quien confa en si mismo , da amor a los dems Quien ama , es atractivo, magntico ( atrae) , pasin Para alcanzar la pasin debe amar y servir a la comunidad, ayudar a cumplir las aspiraciones de otros
UNIDAD V1. QUIENES ADMINISTRAN LAS EMPRESAS O INSTITUCIONESLas Empresas o Instituciones son administradas por todas las personas que tienen bajo su
responsabilidad dirigir Recursos Humanos1.1 PERSONAS NATURALES: Dueos Propietarios Gerentes Otros 1.2 PERSONAS JURIDICAS : Constitucin del estado Ley de Compaas Ley de Artesanos Ley Orgnica de la Economa Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario Cdigo de Organizacin Territorial, Autonoma y Descentralizacin (COOTAD) Ley Orgnica de Empresas Publicas Ley Orgnica de Educacin Superior Otros
QUIENES ADMINISTRAN LAS EMPRESAS O INSTITUCIONES
2. CON QUE NOMBRES SE CONOCE A LOS ADMINISTRADORES?
Dueo del negocio Propietario del negocio
Gerente Jefe Director Administrador Presidente Lder Coordinador
UNIDAD VILA GERENCIA Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO
(APLICACION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO)
LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES1. PREVISION Qu voy hacer? 1. PROPSITO (IDEA) Industria Comercio Servicio
2. INVESTIGACIN Cuestionarios Entrevista Observacin de trabajo
3. CURSOS ALTERNATIVO DE ACCIN Seleccionar una alternativa (negocio)
V I S I O N
LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES2. P L A N I F I C A C I O N Qu se va hacer?OBJETIVO: representa lo que espera alcanzar en el futuro META -FIN
POLTICA: gua camino orientacin accin y efecto PROCEDIMIENTO mtodos: serie de labores concatenadas manera de ejecutar un trabajo PROGRAMAS: conjunto de objetivos, polticas, procedimiento / fecha inicial y final COSTOS / PRESUPUESTO: plan de accin financiera / costos de programas Estrategia: FODA DOFA / constituye un programa general para alcanzar los objetivos y poner en practica la misin TCTICA: Experiencia habilidades y destrezas que apoyan a la estrategia en la toma de decisiones CONTROL: retroalimentacin (feedback)
M I S I O N
LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES3. O R G A N I Z A C I N Cmo se va hacer? a. Estructuras: b. Sistema operativo:
Organigrama: estructural funcional -personal
Mtodos: forma o manera de hacer las cosas
Niveles de jerarqua: directivo ejecutivo auxiliar operativo asesora
Procedimientos: pasos a ejecutarse de las actividades
Funciones departamentales : funciones departamentos unidades
Manuales: gua autorizada que sirve complemento de los organigramas gua para orientar las actividades de una empresa Instructivos: son partes que refuerzan a los reglamentos o actividades especificas
Puestos y actividades: funciones a tareas de cada puesto de trabajo
LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES4. I N T E G R A C I O N Con qu se va hacer?1. ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOSa. Requerimiento de recursos humanos: Reclutamiento Seleccin Examen medico Induccin Clasificacin Adiestramiento Capacitacin Desarrollo ( Individual y organizacional) b. psicologa organizacional ( Conducta -Comportamiento del hombre, en el puesto de trabajo ; en las empresas o instituciones) 2. ADMINISTRACIN DE COSAS Y BIENES
MaterialesEconmico Tecnolgico Logstico
LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES5. D I R E C C I O N Ver que se haga?
Comunicacin
Estilos de direccin
Delegacin
Motivacin
Liderazgo
LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES6. CONTROL Cmo se ha realizado?
Inspeccin(Colegio, Polica)
Evaluacin(Ley Org. Del Ser. Publico) (Cdigo de trabajo) (Ley Org. Educacin Superior)
Supervisin(Instructor, Asesor)
Seguimiento(para mejorar)
LAS FUNCIONES FUNDAMENTALES O BASICAS DE LOS ADMINISTRADORES7. COORDINACION Quin, Quienes han realizado? Sincronizacin de actividades Relaciones Humanas Relaciones Pblicas
Creatividad Espritu empresarial
8.CUADRO RESUMEN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
PREVER
PLANIFICAR
ORGANIZAR
INTEGRAR
DIRIGIR
CONTROLAR
COORDINAR
PARA USAR EFICIENTEMENTE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA
HUMANO
MATERIAL
ECONOMICO
TECNICO
LOGISTICO
PARA CUMPLIR CON LOS OBJETIVOS DESEADOS POR LAS EMPRESAS, INSTITUCIONES ,ONG
UNIDAD VIILA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS EN EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
1. LOS HOMBRES TRIUNFADORES ( EXITOSOS)
Procreacin del hombre
LA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS EN EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
2. HOMBRES EXITOSOS EN EL MUNDOJESUS (Beln Judea)
MAHATMA GANDHI (Mahatma = Alama Grande) (Nombre propio Mohandas Karamchand Gandhi) (India)
LUIS NOBOA NARANJO (Ecuador)
LA CONDUCTA O COMPORTAMIENTO DE LAS PERSONAS ENEN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
3. MUJERES EXITOSOSAS EN EL MUNDO MADRE TERESA DE CALCUTA (Agnes Gonxha Bojaxhiu) (Albanesa India) Fundadora de la Orden de las Misioneras de la Caridad Premio Nobel dela Paz - 1979
RIGOBERTA MENCHU (Guatemala) Premio Nobel de la Paz -1992
LOURDES TIBAN (Ecuador)
4. PERFILES O CUALIDADES QUE DEBEN REUNIR LAS PERSONAS EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
Lo que se desea
DSDAD
Motivadores Creadores Don de gentes Responsables Conservadores Confidentes Persistentes
Planificadores Organizadores Lderes Comprensivos Observadores Calidad humana Agradables
GG
FF
Innovadores
Determinantes
Ambiciosos Competentes Imparciales Positivos Equilibrados Profesionales Saber escuchar Colaboradores
PERFILES O CUALIDADES QUE DEBEN REUNIR LAS PERSONAS EN LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
Lo que NO se desea
Chismosos Negativos Problemticos Mentirosos
Carcter ogros Mal genios Peleones Necios
JJ
j
j
Dejados Que se quieran ellos mismos Testarudos
Ociosos
Irracionales
IncomprensiblesDisociadores
5. - 15 Caractersticas de un empleado Triunfador1. Ser experto (conocimiento) 2. Contacto con otros conocimientos 3. Luchar por un objetivo comn 4. Grado de motivacin 7.Aprender constantemente (capacitacin) 8.Perseverancia 9.Dominar otro idioma
5. Nuevos y mejores desarrollar el trabajo
mtodos
para
10.Disfrutar lo que esta haciendo11.Aplicar relaciones interpersonales
6. Crecer profesionalmente oportunidades de desarrollo)
(buscar 12.Saber comunicar 13. Ser creativo 14.Saber escuchar 15. Administrar su tiempo
Secretarias Gerenciales ..TRIUNFADORAS..!No escuches a los mediocres que te dicen .. NO SE PUEDE.. !
Solo escucha a los optimistas que te dicen .. AVANZA, TU PUEDES..!
UNIDAD VIIILA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES1. LA ORGANIZACINEl trmino organizacin, viene del griego ORGANON, que significa INSTRUMENTO, de hecho es un INSTRUMENTO QUE SIRVE PARA ORGANIZAR UNA EMPRESA O INSTITUCIN La organizacin es un producto humano y como tal , nunca ser perfecta pero si perfectible Toda organizacin debe estar encaminada a un fin Organizar por organizar no tiene sentido
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
2. DEFINICIONES DE ORGANIZACION
La Organizacin es un esquema de responsabilidades, es el armazn dentro del cual y mediante el cual se puede llevar a cabo el proceso administrativo en forma efectiva (Brech) La organizacin es una funcin que consiste en determinar cuales son las actividades necesarias para cualquier propsito, disponindolas en grupos que pueda asignarse a individuos (Urwick)
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
DEFINICIONES DE ORGANIZACION La Organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones , niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organicismo social , con el fin de lograr su mxima eficiencia en la realizacin de planes y objetivos sealados (Agustn Reyes Ponce)
La organizacin es el ordenamiento de los recursos de las empresas e instituciones para lograr los objetivos propuestos (Vctor Reinoso)
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
3. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN Economa de Personal .Evitar gastos/disponer el numero exacto de personas en cada unidad/no significa reducir personal/ reubicacin de personal de acuerdo a sus conocimientos
Economa de materiales. No entender como que se requiere adquirir materiales baratos /
Economa de maquinas y equipo.empresa/
Se dan de acuerdo a los requerimientos de la
Economa de espacio.
Los espacios fsicos deben estar de acuerdo al numero de maquinarias , personas, etc. de requerimiento de la empresa, que ser determinado por la logstica
Reduccin de imprevistos . Es equivalente al termino contable de imprevistos, para evitaresto debe mantenerse logsticamente lo que se requiere para el proceso de trabajo
Economa de tiempo. Otros , mantenimiento
el tiempo es oro, por ende los ejecutivos deben procurar que todas las cosas se realicen de acuerdo a los cronogramas establecidos por la empresa y el ordenamiento lgico delos equipos y materiales equipos , maquinas, vehculos , etc.
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES4. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACINa. ANALISIS DEL OBJETIVO ( qu cmo cundo dnde - quin y por qu )
b. DIVISION DEL TRABAJODelegacin de autoridad, responsabilidad, funciones, estructuras, etc. c. COORDINACION A mas de los sub elementos de la coordinacin, tomar en cuenta: la forma, el tiempo y el lugar;para lograr la coordinacin eficientemente se requiere aplicar unas buenas relaciones humanas ; significa sincronizacin de actividades
d. DELEGACION DE AUTORIDAD La direccin, no puede ser facultad exclusiva de una sola persona: delegacin de funciones, limitar la autoridad, evitar conflictos, desordenes, etc. La delegacin de autoridad debe estar enequilibrio con la responsabilidad e inversamente
e. CONTROL A mas de los sub elementos del Control, (inspeccin, supervisin , evaluacin) es comprobar la ejecucin como se ha planificado y se ha organizado: personal, produccin, finanzas, ventas, etc.
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACINf. ESTABLECIMIENTO DE DOCUMENTACION ADECUADA Documentacin de acuerdo al requerimiento con precisin, a fin de evitar desperdicios de materiales. Sirve para realizar tramites mediante ordenes o instrucciones, controlar informes, etc. (control de ingresos, egreso, facturas , memorndums, recibos, oficios, etc.)g. SIMPLIFICACION (de todo tipo de actividades) Estar de acuerdo con el avance de la tecnologa Satisfacer las necesidades de los clientes Cambios de diseos, tamaos, calidades, uso de materia prima de calidad, maquinaria, mtodos de fabricacin, etc. (las computadores eran inmensas, ahora son sumamentepequeas)
h. ESTANDARIZACION Crear hbitos que faciliten la ejecucin, disminucin de los costos, buscar mayores rendimientos de las inversiones, ahorrar tiempo, dinero, evitar elevacin de costos (ejm.)Un Trabajador , trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 100 pares/ Un Trabajador, trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 90 pares, /Un Trabajador , trabaja 8 horas, gana $. 300, produce 80 pares
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACINi. INSTRUCTIVOS Elaboracin de instructivos, de conformidad con el Reglamento interior de la empresa o institucin, sujetndose de conformidad con el Cdigo de Trabajo, Ley Orgnica de Servicio Publico , Estatuto, etc., que pueden ser generales, especficos y colaterales j. CUADROS Y GRAFICOS Reforzar informes ejecutivos con cuadros y grficosde mil palabras y que representa toda la parte terica en un solo grfico) ( un grfico habla por mas
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
5. ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS(Tipos o modelos de organizacin )
Conocidas tambin como tipos o modelos, a travs de los cuales se pueden desarrollar sistemas de organizacin Se determina las relaciones entre los diversos niveles de jerarquas dentro de las empresas o instituciones
Ninguno de estos tipos se pueden adoptar en forma pura o absoluta, estarn de acuerdo con sus peculiaridades o requerimientos administrativos
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS 5.1.1 ORGANIZACIN LINEAL , VERTICAL O MILITAR
ORGANIZACIN LINEAL , VERTICAL O MILITAR
VENTAJASa. b. c. d. Sencillo y claro. ( empresa familiar , microempresa) No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad Se facilita la rapidez de accin. Se crea una firme disciplina (cada jefe adquiere toda su autoridad, ya que para sus subordinados es el nico que la posee). Es ms fcil y til en la pequea empresa. Simplicidad por tener un solo jefe. Se delimita concretamente la autoridad y la responsabilidad Mayor facilidad para imponer la disciplina. Mayor facilidad al jefe de entrenarse en su trabajo por ser mas limitado
e. f. g. h. i.
ORGANIZACIN LINEAL , VERTICAL O MILITAR
DESVENTAJAS a. Se carece de la especializacin. b. No hay flexibilidad para futuras expansiones. c. Es muy difcil capacitar a un jefe para supervisar en todos los aspectos que debe coordinar. d. Falta de cooperacin entre los jefes de grupo. e. Hay peligro de autocracia, impidiendo a los jefes la iniciativa de los subalternos. f. Se pone excesiva confianza en la habilidad de los jefes. g. Pueden suscitarse rivalidades entre los jefes.
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
TIPOS DE ESTRUCTURAS
5.1.2 ORGANIZACIN LINEAL CON STAFF
ORGANIZACIN LINEAL CON STAFF
VENTAJASa. Parece ser el ms conveniente para las empresas en lo general, pues conserva muchas ventajas de tipo militar y elimina muchos de sus inconvenientes. b. Introduce consejo mediante investigaciones y recomendaciones tcnicas, pero retiene indivisa la autoridad de los jefes verticales ejecutivos. c. Se agrega flexibilidad al organismo, utilizando consejeros que complementen la labor de los jefes verticales, sin eliminar la autoridad del tipo militar. d. La funcin de los especialistas es instruir acerca de los principios b-sicos y mtodos particulares de organizacin, as como vigilar su observancia e. Se aplica el principio de la divisin del trabajo en su fase fundamental sea segregando la funcin de pensar de la tarea de obrar, pudiendo seleccionarse el personal de acuerdo con sus caractersticas individuales de introversin o extraversin. f. Existen mayores posibilidades de estudiar y corregir los defectos existentes en las relaciones departamentales. g. Se mejoran los mtodos de administracin pues los consultores estn mejor dispuestos a aceptar los adelantos y novedades de la tcnica, que los ejecutivos. h. Por su conexin con los consultores, existen oportunidades para los ejecutivos de ampliar sus conocimientos.
ORGANIZACIN LINEAL CON STAFF
DESVENTAJASa. Los consultores hacen recomendaciones y los ejecutivos dan rdenes existiendo el peligro de que el personal confunda la naturaleza de las unas con el de las otras. b. La intervencin de los consultores puede servir de pretexto a los ejecutivos para declinar responsabilidades. c. Puede haber tendencias por parte de los consultores a extralimitarse dando rdenes, y por parte del personal a darles a dichos consultores ms importancia que a su jefe vertical. d. De ello puede derivase conflictos de autoridad crendose rivalidades e. entre ambas clases de jefes. f. Si los ejecutivos se sujetan estrictamente a SU tarea de obrar, haciendo a un lado la de pensar, puede apropiarse su actuacin, as como las relaciones con los subalternos. g. Puede surgir el desaliento entre los consultores cuando sus estudios, cuidadosamente preparados y claramente expuestos, no se toman en cuenta ni son debidamente apreciados por los ejecutivos
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS 5.1.3 ORGANIZACIN FUNCIONAL, DEPARTAMENTAL O DE TAYLOR
ORGANIZACIN FUNCIONAL, DEPARTAMENTAL O DE TAYLOR
VENTAJAS a. Tal divisin de funciones hace ms efectiva la apreciacin del esfuerzo del personal. b. Por ello pueden determinarse e imponerse estndares. c. Se promueve la mayor eficiencia personal. d. Es posible el empleo del personal no calificado. e. Se promueve la cooperacin. f. Los casos de emergencia los pueden resolver los subalternos, g. Se limitan los errores de un solo jefe. h. La desaparicin de un jefe funcional no tiene la misma trascendencia que la de uno vertical i. Una seccin puede depender de uno o varios departamentos.
ORGANIZACIN FUNCIONAL, DEPARTAMENTAL O DE TAYLOR
DESVENTAJASa. b. c. d. e. f. g. Se requieren instrucciones y cartillas definidas. Su implementacin y mantenimiento son ms costosos, Hay dificultad en forzar el aprendizaje. La disciplina es ms dbil. La coordinacin es ms difcil por la divisin de autoridad. La exactitud se obtiene a costa de la rapidez No es fcil desarrollar ejecutivos completos
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS 5.1.4 ORGANIZACIN POR COMITES
ORGANIZACIN POR COMITES
VENTAJASa. Puede llegarse a las mejores decisiones en los problemas administrativos, previa su discusin entre varias personas. b. Las decisiones tienen un aspecto impersonal y son de mayor fuerza que las emanadas de un solo individuo, pues stas en ocasiones producen resentimiento si son expuestas con falta de tacto. c. Como en el seno de las juntas se tratan necesariamente asuntos que abarcan varios departamentos, hay mayores posibilidades de coordinacin y de fomentar el espritu de cooperacin. d. No siendo las decisiones consecuencia del criterio de una sola persona sino de un grupo que las expone de acuerdo con precedentes determinados, la poltica general de !a empresa se desarrolla en forma ms estable e. Por el estudio de la generalidad de los problemas de la empresa y la forma de tomar sus acuerdos, el comit es un medio propicio para la pre-paracin y entrenamiento de jefes ejecutivos.
ORGANIZACIN POR COMITES
DESVENTAJASa. Las desventajas solo pueden hallarse en os comits por ejecutivos, como regia general, pues la disparidad de criterios son los menos capacitados para ejecutar. b. Las decisiones se toman por transaccin entre varias personas o sea con promedio de juicios, prevaleciendo este en algunos casos sobre el criterio de algn funcionario experimentado y con conocimiento de causa, a quien aplasta la mayora. c. No se crea un sentido de responsabilidad personal, el cual siempre es un freno que evita se tomen resoluciones poco meditadas. d. Los comits cuando son ocasionales, ocupan el tiempo generalmente valioso de los ejecutivos.
LA SECRETARIA GERENCIAL Y LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL DE LAS EMPRESAS E INSTITUCIONES
5.1 TIPOS DE ESTRUCTURAS 5.1.5 ORGANIZACIN MATRICIAL (POR PROYECTOS, POR PROGRAMAS)
ORGANIZACIN MATRICIAL (POR PROYECTOS, POR PROGRAMAS)
VENTAJAS
a. Los ejecutivos del proyecto determinan "que" es lo que hay que hacer y "cundo" y el jefe de la unidad decide " como" y "quien" ha de hacerlo. b. Es una herramienta que da una gran flexibilidad en el uso de los recursos humanos calificados c. La direccin est centrada en el objetivo.
DESVENTAJAS
a. Muchas veces los gerentes del proyecto tienen autoridad delegada del ms alto jefe comn, lo que conduce a conflictos de autoridad que perjudica el logro del objetivo. b. La autoridad para dirigir las actividades del proyecto se transfiere a los jefes de unidades cuya labor no es exclusiva para el proyecto, hace que surjan con frecuencia problemas de prioridad al interior de las unidades permanentes, las que pueden afectar a los resultados en el tiempo previsto.
UNIDAD IXLOS ORGANIGRAMAS
SE LOS CONOCE COMO: Cartas de organizacin Diagramas de organizacin Cartograma Cuadro jerrquicos Cuadro de organizacin
LOS ORGANIGRAMAS
9.1 DEFINCION DE ORGANIGRAMAS
Es la representacin grfica que muestra la estructura orgnica interna , de la organizacin formal e informal de una empresa u organismo social, sus relaciones, sus niveles de jerarqua, las las principales funciones departamentales, lneas de autoridad y responsabilidad que se desarrollan en un ente social (Vctor Reinoso)
LOS ORGANIGRAMAS
9.2 ORGANIGRAMAS MAS UTILIZADOS EN EL ECUADOR
Existen diversas tipologas de elaboracin de ORGANIGRAMAS, pero los ms usados en el Ecuador son:
Por su Objeto o Contenido
LOS ORGANIGRAMAS
a. ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALES Representan la estructura interna de una empresa, Institucin u organismo social
Es el esqueleto de la empresa Es la radiografa de la empresa Se puede representar en forma SINTTICA, Lo ms importante de la empresa (Unidades principales) En forma ANALTICA ( todos las unidades de la empresa con sus divisiones)
LOS ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA INDUSTRIAL XYZ CIA. LTDA.
LOS ORGANIGRAMAS
b. ORGANIGRAMAS FUNCIONALES Se utiliza el mismo ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL como base, pero se determina las funciones de cada unidad En ningn caso las funciones de las personas Ej.:ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO( ESPOCH)
Funciones del Consejo Politcnico
Las funciones del Rectorado, no del RectorLas funciones del Departamento Financiero, no del Director Financiero
LOS ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO XLTDA.
LOS ORGANIGRAMAS
c. ORGANIGRAMA DE POSICION DE PERSONAL Solo se realiza desde las personas que tienen sueldo y no de aquellos que perciben dietas Ej. Consejo universitario / NO Junta Accionistas / NO Directorio / NO Directiva /NO Solamente a partir de Rector Gerente Presidente de la Republica Estos organigramas se determinan El nmero de personas El sueldo que perciben, en cada unidad administrativa Sirven para realizar anlisis de presupuestos No es recomendable exhibir, por las crticas
LOS ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMA DE POSICION DE PERSONAL
LOS ORGANIGRAMAS
9.3 ALGUNOS CRITERIOS PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS a. El organigrama elaborado debe ser de utilidad, prctico, no complejo. b. Que sea real y autntico, es decir que sea fiel reflejo de las jerarquas existentes. c. Que sea divulgado y conocido por todos los componentes de la empresa e incluso ajenas a la misma, tales como clientes, proveedores, etc. d. Que est actualizado e. Primero se deben crear los puestos de trabajo, despus se adaptan las personas a estos puestos de trabajo, y nunca lo contrario. f. Que se tenga en cuenta para promocionar los ascensos. g. Que se tenga en cuenta, cuando aparezcan nuevas funciones a desarrollar en la empresa. h. En el organigrama deben figurar las funciones, no el nombre de los puestos que aparecen.
9.4 REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS
9.4.1 IDENTIFICACION Se debe colocar en la parte superior del organigrama el nombre completo del ORGANIGRAMA o unidad administrativa que se elabora Las siglas de la razn social se las ubica al lado del nombre de la Empresa Ejemplos : Organigrama Estructural de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo ESPOCH Organigrama Funcional de la Universidad Tcnica de Ambato UTA Organigrama de Posicin de Personal de la Empresa Multiactiva Ca. Ltda. Organigrama Estructural del Departamento Financiero de la Escuela Superior Politcnica de Chimborazo ESPOCH
REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS
9.4.2 USO DE RECTANGULOS No es saludable utilizar figuras geomtricas que a. FIGURAS GEOMETRICAS pueden confundir o no se logran escribir en su interior
NO SI
REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS
TAMAO DE LOS RECTANGULOS
b. DIMESION DE LOS RECTANGULOS
El tamao representan los niveles de Jerarquas y debe tener en su elaboracin armona
DIRECTIVO EJECUTIVO AUXILIAR OPERATIVO ASESORIA
Junta de Accionistas Directorio Gerente Sub Gerente
20 cm 19 cm 18 cm 17 cm 16 cm 15 cm
Secretaria,Financiero,Biblioteca Produccin , ventas, cobranzas asesores
14 cm
REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS
Los rectngulos deben tener las mismas dimensiones por Niveles Ejm: contador o c. OBSERVACIONES financiero, secretaria, si es de 18 cm, todos deben tener 18 cm ( no pueden variar) Se debe ubicar solo color negro, para representar las unidades, debe ser lo ms simple y no colocar colores porque daa el objetivo de los organigramas y fisonoma
REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS
9.4.3 USO DE LINEAS
CONTUNUA. Determinan las relaciones directas que existen entre las distintas unidades administrativas. Deben ser ligeramente acentuadas para distinguir los canales de mando ( autoridad y responsabilidad)
LINEA PUNTEADA. Representa las relaciones especiales entre dos unidades u organizaciones, generalmente se representan las coordinaciones con organismos que forman parte de la dependencia que se la representa como: Comisiones y Comits
REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS
USO DE LINEAS
LINEA DE ASESORIA. Se la representa con una lnea fina y un rectngulo a continuacin
LINEA AUXILIAR , ADMINISTRATIVA O DE APOYO . Se la representa por una lnea continua y un rectngulo abajo
REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS
9.4.4. NIVELES DE JERAQUIASDeben representarse claramente los niveles de jerarqua como son Como caracterstica especial se debe trabajar en forma de BLOQUES todos los organigramas para identificar los niveles de jerarquas
BLOQUES1. DIRECTIVO O LEGISLATIVO 5. ASESOR 2. EJECUTIVOAsamblea General de Socios, Junta de Accionistas, DirectorioPresidente, Vicepresidente de la Republica, Gerente, Sub Gerente,, Presidente y Vicepresidente de Gremios Secretaria, Contador, Financiero, Administrativo, Estadstica, Biblioteca, Computo, etc. Los que cumplen con el objetivo de la empresa Produccin , ventas, Facultades, Vocales de Gremios, Tcnico , atencin al Cliente
3. AUXILIAR
4. OPERATIVO
REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS
9.4.5 LEYENDAS Se debe escribir todo el nombre de la unidad administrativa de preferencia, solo se permite las abreviaciones que nos indica la Gramtica Castellana Ejemplos: Departamento Financiero ( Dpto. Financiero) Departamento de Produccin ( Dpto. Produccin) Estadstica (Estad.) Administracin (Adm.) Contabilidad ( Cont.)
REGLAS O PASOS PARA ELABORAR LOS ORGANIGRAMAS
9.4.6 CUADRO DE REFERENCIASa. Se debe ubicar en la parte inferior del organigrama un cuadro pequeo de referencia que tenga armona con el Organigrama b. El cuadro de referencia es para dar una mayor comprensin de la estructura interna de la empresa
CUADRO DE REFERENCIAS 1. 2. 3. 4. 5. NIVELES DE JERARQUIAS N. Directivo N. Ejecutivo N. Auxiliar o Apoyo N. Operativo N. Asesora CLAVES Autoridad Auxiliar de Dependencias Asesora Coordinacin ELABORADO Por: Fecha: Por: Fecha: APROBADO
TELEFONO: 03 284534 / CELULAR MOVI: 099933572 EMAIL: vreinoso@fundiempresa.org.ec v_reinoso@espoch.edu.ec
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