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Manual de Procedimientos de ingresos y egresos.
ASOCIACION NACIONAL DE VUELO LIBRE DE GUATEMALA
Manual de procedimientos de:
De Ingresos y Egresos de Caja
PRO-CAJA-01
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PRO-CAJA-01
Del proceso: Ingresos y egresos Código:PRO-CAJA-01 Versión: 2 Página 2
Procedimiento del área de ingresos y egresos
Registro de Revisión y Aprobación
ELABORADO POR:
Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma
Raúl Ernesto Salinas González/Asesor Financiero 13/11/2019
REVISADO POR: Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma
Aníbal Lemus/ Gerente 13/11/2019
APROBADO POR: Nombre/Puesto/ Unidad Fecha Firma
José Ricardo Sandoval González / Presidente Comité Ejecutivo 13/11/2019
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PRO-CAJA-01
Del proceso: Ingresos y egresos Código:PRO-CAJA-01 Versión: 2 Página 3
Procedimiento del área de ingresos y egresos
A. Índice de contenido
Pág. Secciones
1 Carátula (Registro de Revisión y Aprobación)
3 A. Índice de contenido
3 B. Propósito y alcance del procedimiento
3 C. Glosario
4 D. Descripción de actividades y responsables
4 E. Monitoreo y Análisis
4 F. Documentos relacionados
B. Propósito y alcance del procedimiento Establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las tareas específicas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades como, recurso humano, financiero, equipo deportivo, técnico.
C. Glosario
1. Guatecompras: Portal electrónico para realización de compras del Estado
2. Formulario de viatico: Forma autorizada por la Contraloría General de Cuentas, para otorgar, hacer constar y liquidar la entrega de fondos para cubrir gastos de hospedaje y alimentación en comisiones designadas.
3. Caja Chica: Fondo creado para gastos emergentes y de poca cuantía.
4. Asociación: Asociación Nacional de Vuelo Libre de Guatemala
5. Comité Ejecutivo: Comité Ejecutivo de la Asociación Nacional de Vuelo Libre de
Guatemala
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PRO-CAJA-01
Del proceso: Ingresos y egresos Código:PRO-CAJA-01 Versión: 2 Página 4
Procedimiento del área de ingresos y egresos
D. Tipos de Ingresos
Asignación presupuestaria mensual de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala C.D.A.G.
Cuota de Asociados a la Asociación
Otros ingresos para la Asociación
E. Descripción de actividades y responsables E.1 Ingresos
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
1 VERIFICACION DE
COMPROBANTES DE INGRESO
CONTADOR Verifica formas de ingreso varios 63-A-2.
2 RECEPCION DE
COMPROBANTE DE DEPÓSITO
CONTADOR Recibe la boleta del depósito bancario, digital y/o física realizado a la cuenta bancaria de la Asociación, por la persona interesada.
3 EMISION DE RECIBO DE
INGRESO CONTADOR Al recibir la boleta de depósito o cheque de caja elabora un
recibo de ingresos varios Forma 63-A2, en original y 2 copias.
4 FIRMA DEL ENTERANTE EN RECIBO DE INGRESO CONTADOR
Entrega al enterante el original y requiere firma de conformidad en duplicado
5 EMISION DE RECIBO DE
INGRESO CONTADOR Elabora recibo de ingresos para todo cobro que realiza.
6 RESGUARDO DE
VALORES CONTADOR Procede a resguardar los valores en la caja fuerte.
7 ADJUNTAR DOCUMENTO DE SOPORTE AL RECIBO
DE INGRESO CONTADOR
Se consigna el No. de depósito adjunta el duplicado del 63-A2 como referencia del depósito.
8 ARCHIVO DE
DOCUMENTOS DE INGRESO
CONTADOR Archiva copia de 63-A2 adjuntando la fotocopia del depósito
bancario o referencia del No. Del mismo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PRO-CAJA-01
Del proceso: Ingresos y egresos Código:PRO-CAJA-01 Versión: 2 Página 5
Procedimiento del área de ingresos y egresos
E.2 Egresos (Revisión previa documental)
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
1
VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN EXPEDIENTES
CONTADOR
Verifica los expedientes, con su documentación de soporte, para que se realice la revisión correspondiente, pueden ser por
concepto de:
a. Pago de bienes o servicios, por compras de baja cuantía
b. Pago de bienes o servicios, por compra directa
c. pago de compras por proceso de cotización
d. Pago de viáticos
e. Pago de reposición de gastos de caja chica
f. Pago de rentas consignadas
g. Pago de subsidio económico
h. Pago a Asociaciones Departamentales
i. Pago de nóminas del personal presupuesto.
j. Pago de honorarios por servicios técnicos y profesionales.
E.2 Egresos –Pago de bienes o servicios, por compras de baja cuantía-
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
1
VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE
BAJA CUANTIA
CONTADOR
Verifica que los expedientes por los diferentes conceptos contengan la documentación completa, de conformidad con
listado de requisitos siguientes:
2 a. Requisición
3 b. Cotizaciones, cuando apliquen
5 d. Factura del proveedor
6 e. Constancia de verificador electrónica en SAT
7 f. Listado de participación, si procede
8 g. Carta o constancia de recepción del servicio a entera
satisfacción, si procede.
9 h. Retención de ISR, cuando aplique
10
i. Constancia de verificación en SAT del estado Activo del proveedor
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PRO-CAJA-01
Del proceso: Ingresos y egresos Código:PRO-CAJA-01 Versión: 2 Página 6
Procedimiento del área de ingresos y egresos
E.2 Egresos -Pago de bienes o servicios por compra directa-
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
1
VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE COMPRA DIRECTA
CONTADOR
a. Requisición
b. Cotizaciones, las que apliquen
c. Cuadro analítico de compras sobre cotizaciones presentadas
d. Factura del proveedor
e. Constancia de verificador electrónica en SAT
f. Formulario 1 H (Ingreso a almacén) en caso de compra de bienes
h. Constancia de bienes en inventario
i. Listado de participación, si procede
j. Carta o constancia de recepción del servicio a entera satisfacción, si procede.
k. Retención de ISR, cuando aplique
l. Constancia de verificación en Guatecompras de la habilitación del proveedor
m. Constancia de verificación en SAT del estado Activo del proveedor
E.2 Egresos -Pago de bienes o servicios por compra directa-
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
1
VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE COMPRA DIRECTA
CONTADOR
a. Requisición
b. Cotizaciones
c. Cuadro analítico de compras sobre cotizaciones presentadas
d. Factura del proveedor
e. Constancia de verificador electrónica en SAT
f. Formulario 1 H (Ingreso a almacén) en caso de compra de bienes
h. Constancia de bienes en inventario
i. Listado de participación, si procede
j. Carta o constancia de recepción del servicio a entera satisfacción, si procede.
k. Retención de ISR, cuando aplique
l. Constancia de verificación en Guatecompras de la habilitación del proveedor
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PRO-CAJA-01
Del proceso: Ingresos y egresos Código:PRO-CAJA-01 Versión: 2 Página 7
Procedimiento del área de ingresos y egresos
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
m. Constancia de verificación en SAT del estado Activo del proveedor
E.2 Egresos -Pago de compras por proceso de cotización y licitación-
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
1
VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE
COTIZACION Y LICITACION
CONTADOR
a. Requisición o solicitud
b. Especificaciones técnicas o términos de referencia
c. Costos estimados de referencia
d. Bases de Cotización o licitación
f. Publicaciones de procesos en Guatecompras
g. Cotizaciones
h. Acta de recepción y apertura del evento
i. Publicación de acta de recepción y apertura del evento en Guatecompras
j. Cuadro analítico de calificación de ofertas sobre cotizaciones presentadas
k. Acta de adjudicación del evento de cotización o licitación
l. Publicaciones de acta de adjudicación en Guatecompras
m. Solicitud de aprobación o improbación de la adjudicación presentada
n. Acuerdo de aprobación de Comité Ejecutivo de la adjudicación y aprobación del Gasto
ñ. Publicación del acuerdo de aprobación de la adjudicación en Guatecompras
o. Constancia de Disponibilidad presupuestaria
p. Suscripción del Contrato Administrativo
q. Fianza de Cumplimiento del proveedor
r. Publicación del Contrato aprobado en Guatecompras
s. Orden de Compra
t. Factura del proveedor
u. Constancia de verificador electrónica en SAT
v. Formulario 1 H (Ingreso a almacén) en caso de compra de bienes
w. Constancia de bienes en inventario
x. Listado de participación, si procede
y. Carta o constancia de recepción del servicio a entera satisfacción, si procede.
z. Retención de ISR, cuando aplique
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PRO-CAJA-01
Del proceso: Ingresos y egresos Código:PRO-CAJA-01 Versión: 2 Página 8
Procedimiento del área de ingresos y egresos
E.2 Egresos -Pago de rentas consignadas Impuesto Sobre la Renta-
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
1
VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE
RENTAS CONSIGNADAS
CONTADOR
a. Planilla de descuentos realizados realizados a trabajadores en relación de dependencia, y a facturas de proveedores de bienes y servicios que indiquen sujeto a "Retención Definitiva", y dietas
b. Formulario Constancia de Retención del ISR, SAT-1911; Constancia de Retención del ISR SAT-1921, realizado a proveedores de bienes y servicios
c. Formulario ISR Retenciones SAT-1331 por retenciones efectuadas a empleados en relación de dependencia y proveedores de bienes, servicios, en facturas especiales, y dietas
E.2 Egresos -Pago de fianzas-
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
1
VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE
RENTAS CONSIGNADAS
CONTADOR
a. Fotocopia de la planilla donde se evidencie el descuento de la fianza de fidelidad
b. Documento de cobro emitido por parte de entidad bancaria, donde se detalla a las personas afectas y el monto a pagar
E.2 Egresos -Pago de becas y subsidios económicos-
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
1
VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE
SUBSIDIOS ECONOMICOS
CONTADOR
a. Solicitud de la Dirección Técnica realizada a Comité Ejecutivo
b. Fotocopia del acuerdo o Acta de Comité Ejecutivo donde se conoce y se aprueba los apoyos valor de la beca o subsidio (detalle por inscripción, mensualidades, otros gastos) c. Convenio del atleta para cumplir el programa. d. fotocopia de DPI al iniciar el programa e. factura a nombre de la entidad para documentar el gasto f. dictamen del instructor g. registro de vuelos h. informe razonable con las metas propuestas dentro del programa.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PRO-CAJA-01
Del proceso: Ingresos y egresos Código:PRO-CAJA-01 Versión: 2 Página 9
Procedimiento del área de ingresos y egresos
E.2 Egresos -Pago a Asociaciones Departamentales-
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
1
VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE
PAGO A ASOCIACIONES
DEPARTAMENTALES
CONTADOR
Recibo de Ingresos Varios forma 63-A-2 a nombre de la Asociación Estados financieros Cajas fiscales Entrega de cumplimiento a la Contraloría General de Cuentas Libros y conciliaciones bancarias
E.2 Egresos -Pago de nóminas de personal presupuestado-
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
1
VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE PAGO DE NOMINA
DEL PERSONAL PRESUPUESTADO
CONTADOR
a. Nombramientos de personal permanente bajo el renglón 011, verificando fecha del nombramiento, salarios fijados y cargos nombrados
b. Contratos de personal permanente bajo el renglón 022, verificando fecha del nombramiento, salarios fijados y cargos nombrados
e. La operación de las suspensiones recibidas del IGSS
f. La operación de los avisos de alta del IGSS
g. Descuento Cuota laboral del IGSS, de conformidad con el porcentaje vigente
h. Fianza de Fidelidad, de conformidad con nómina de personal que tiene a su cargo manejo de valores y bienes públicos, con el descuento de 1.20% del salario nominal
i. Retención Impuesto sobre la Renta, de conformidad con el porcentaje de retención vigente según la ley y según proyección
j. Se verifican las sumatorias de las columnas de salario nominal,
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PRO-CAJA-01
Del proceso: Ingresos y egresos Código:PRO-CAJA-01 Versión: 2 Página 10
Procedimiento del área de ingresos y egresos
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
bonificaciones así como las columnas de descuentos. Se deducen del total pagado nominal el total de descuentos para comprobar el monto del salario líquido, por cada uno de las personas contratadas y por el total de las nóminas.
E.2 Egresos -Pagos de honorarios por servicios técnicos y profesionales-
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
1
VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE
PAGO DE HONORARIOS POR
SERVICIOS TECNICOS Y
PROFESIONALES
CONTADOR
a. Acta de negociación
b. Factura
c. Informe de actividades mensuales
d. Retención de ISR, cuando aplique
f. Constancia de verificación en SAT del estado Activo del proveedor
E.2 Egresos -Pagos por concepto de viáticos-
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
1
VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE
PAGO POR CONCEPTO DE
VIATICOS AL INTERIOR Y AL
EXTERIOR
CONTADOR
a. NOMBRAMIENTO
a.1 Lugar, fecha de emisión y numero correlativo del nombramiento
a.2 Persona nombrada (nombre completo, puesto nominal, área o departamento, correo electrónico), sueldo base, NIT)
a.3 Tipo de comisión, destino de la comisión o lugar de permanencia
a.4 Fecha y hora de inicio y de retorno de la comisión a efecto del cálculo del porcentaje de viáticos
a.5 Firma y sello del Presidente, o en su ausencia de otro miembro de Comité Ejecutivo
b. VIATICO ANTICIPO
b.1 Se debe usar formularios autorizado por Contraloría General de Cuentas, en el cual el numero correlativo debe ser igual al del Viatico anticipo, Viatico constancia y Viatico liquidación.
b.2 Monto en números y letras
b.3 Especificar el destino y objeto de la comisión,
b.4 Firma y sello del Presidente, o en su ausencia de otro miembro de Comité Ejecutivo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PRO-CAJA-01
Del proceso: Ingresos y egresos Código:PRO-CAJA-01 Versión: 2 Página 11
Procedimiento del área de ingresos y egresos
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
b.5 No se aceptan: borrones, tachones.
c. VIATICO CONSTANCIA
c.1 Número correlativo y autorizado por la Contraloría General de Cuentas.
c.2 Nombre completo de la persona e identificación del puesto nominal.
c.3 Lugar de permanencia, identificación del cargo de la autoridad a quien consta.
c.4 Fecha y Hora de ingreso y salida del lugar de permanencia (fechas deben coincidir con el periodo del nombramiento).
c.5 Firma y sello del Presidente, o en su ausencia de otro miembro de Comité Ejecutivo
c.6 No se aceptan: borrones, tachones.
d. VIATICO LIQUIDACIÓN
d.1 Numero correlativo y autorizado por la Contraloría General de Cuentas
d.2 Monto de la liquidación en números y letras.
1
VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE
PAGO POR CONCEPTO DE
VIATICOS AL INTERIOR Y AL
EXTERIOR
CONTADOR
d.3 Nombre y cargo nominal de la persona que realiza la comisión
d.4 Lugar exacto y fechas donde se realizó la comisión
d.5 Porcentajes asignados de conformidad con el tiempo utilizado y calculados de acuerdo a las categorías de sueldos y a los porcentajes siguientes: 15% desayuno, 20% almuerzo, 15% cena y 50% hospedaje y total que representa el valor a pagar de acuerdo a lo asignado
d.6 Sumatoria de los gastos de viáticos de carácter fijo
d.7 Lugar y fecha de la liquidación (la fecha debe ser dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de haberse cumplido la comisión)
d.8 Nombre completo de la persona que realizo la comisión.
d.9 Firma y sello del Presidente, o en su ausencia de otro miembro de Comité Ejecutivo
d.10 No se aceptan: borrones, tachones.
e. INFORME DE COMISION
e.1 Fecha del Informe (debe ser igual o anterior a la fecha de liquidación de los viáticos)
e.2 Informe dirigido a la autoridad que autorizó la comisión
e.4 Cuerpo del informe o referencia a la comisión y su finalización. Este informe debe ser concreto y explicar lo actuado y los resultados obtenidos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PRO-CAJA-01
Del proceso: Ingresos y egresos Código:PRO-CAJA-01 Versión: 2 Página 12
Procedimiento del área de ingresos y egresos
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
e.5 Nombre, firma y sello de la persona que realizó la comisión.
e.6 El informe debe ser presentado como máximo después de 10 días de haber concluido la comisión.
f. OTROS DOCUMENTOS - En viáticos al Interior
f.1 Documentos correspondientes a gastos conexos, si los hubiere, o en su defecto, planilla respectiva. (pago de transporte o kilometraje recorrido)
f.2 Planilla por pago de transporte o kilometraje recorrido
g. OTROS DOCUMENTOS - En viáticos al Exterior
g.1 Fotocopia del pasaporte donde conste el sello de entrada y salida del país.
g.2 Punto de Acta de Comité Ejecutivo en donde aprueban la comisión al exterior, debiendo especificar el punto de destino y el periodo que dure la comisión
1
VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN EXPEDIENTES DE
PAGO POR CONCEPTO DE
VIATICOS AL INTERIOR Y AL
EXTERIOR
CONTADOR
g.3 En el caso de que la comisión sea por invitación de institución o entidad internacional y los gastos o parte de ellos sean financiados por estas, en la invitación debe constar este particular y punto de Acta de Comité Ejecutivo en donde se autorice la comisión y se haga constar si CDAG está complementando el total de las cuotas de viáticos autorizadas en el Reglamento.
VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE
ASPECTOS LEGALES CONTADOR
Revisa los documentos del expediente con relación a aspectos legales y de operaciones matemáticas.
VERIFICACION DE FALTA DE TACHONES EN DOCUMENTACION
CONTADOR Verifica que los documentos del expediente no presenten borrones, alteraciones o enmendaduras.
E.2 Egresos -Recepción de expedientes para reintegro de caja chica-
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
1 VERIFICACION DE
EXPEDIENTE AUXILIAR DE
CONTABILIDAD Evalúa el expediente para verificar si esta correcto o presenta errores.
2 CORRECCIONES AL
EXPEDIENTE AUXILIAR DE
CONTABILIDAD Realiza las correcciones necesarias en la liquidación en Contabilidad (cuando aplique)
3
CLASIFICACION PRESUPUESTARIA
POR ARTICULO
AUXILIAR DE CONTABILIDAD
Asigna el renglón presupuestario correspondiente a cada artículo o servicio adquirido por medio del fondo de caja chica
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PRO-CAJA-01
Del proceso: Ingresos y egresos Código:PRO-CAJA-01 Versión: 2 Página 13
Procedimiento del área de ingresos y egresos
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
4
EMISION DE CHEQUE DE REINTEGRO DEL
FONDO CONTADOR
Genera el cheque de reposición de Caja Chica con base a la planilla de gasto.
5 REINTEGRO DEL
GASTO CONTADOR
Elabora reposición de Caja Chica, por medio de cheque o por medio de acreditamiento en cuenta según procedimiento de Pagos por medio de emisión de cheques o acreditamiento bancario.
6 EMISION DE CHEQUES
CONTADOR Emite el cheque según los pasos correspondientes.
7
RECEPCION DE CHEQUE DE REINTEGRO
AUXILIAR DE CONTABILIDAD
Recibe el cheque según el monto liquidado o en su defecto la constancia de acreditamiento según el monto liquidado.
8 ARCHIVO DE
DOCUMENTACION AUXILIAR DE
CONTABILIDAD Archiva la documentación relacionada al reintegro de Caja Chica.
E.2 Egresos -Pagos de proveedores-
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
1 INICIO DE PROCESO
DE PAGO CONTADOR
Recibe el expediente de parte del Encargado de Compras para iniciar el proceso de pago.
REVISION DE DOCUMENTACION DEL EXPEDIENTE
CONTADOR Revisa el expediente para verificar que viene completo y que este correcto.
REGISTRO DE DATOS
DE LA FACTURA CONTADOR
Registra los datos de factura o comprobante del expediente recibido.
REGISTRO DE DEDUCCIONES
CONTADOR Opera las deducciones si hubiera en la factura o comprobante del expediente recibido.
ENTREGA DE EXPEDIENTE AL
CONTADOR
AUXILIAR DE CONTABILIDAD
Entrega el expediente al Contador si el pago se realiza por medio de cheque.
TRASLADO DE CHEQUE AL AUXILIAR
CONTABLE CONTADOR
Traslada por medio de conocimiento el cheque al Auxiliar de Contabilidad.
ENTREGA DE
CHEQUE AUXILIAR DE
CONTABILIDAD Entrega cheque al proveedor.
VERIFICACION DE FIRMA DEL
PROVEEDOR
AUXILIAR DE CONTABILIDAD
Verifica que el Proveedor firme el codo del cheque en los espacios correspondientes (-CHEQUE RECIBIDO CONFORME-, -DIA-, -MES-, -AÑO).
REQUERIMIENTO DE
RECIBO DE CAJA AUXILIAR DE
CONTABILIDAD
Solicita al proveedor el recibo de caja (Cuando el comprobante de compra es una factura cambiaria para poder hacerle entrega del cheque).
VERIFICACION DE LA AUXILIAR DE Verifica que el proveedor coloque el sello de CANCELADO o en
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PRO-CAJA-01
Del proceso: Ingresos y egresos Código:PRO-CAJA-01 Versión: 2 Página 14
Procedimiento del área de ingresos y egresos
No. Actividad Responsable Descripción de las Actividades
PALABRA CANCELADO EN LA
FACTURA
CONTABILIDAD ausencia de sello, la palabra CANCELADO en el comprobante (cuando el comprobante no es una factura cambiaria).
ARCHIVO DE EXPEDIENTE
AUXILIAR DE CONTABILIDAD
Archiva el expediente
F. Documentos relacionados
F.1 Formularios, instructivos o Guías:
a) Solicitud y orden de compra b) Cotizaciones c) Acta de Comité Ejecutivo d) Solicitud de emisión de cheque
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