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ÍNDICE
Página
1 Base normativa 3
2 Objetivo 3
3 Ámbito de aplicación 3
4 Definiciones 3
5 Políticas 4
6 Descripción de actividades 11
7 Diagrama de flujo 35
Anexos
Anexo 1 Criterios para la apertura de cuentas bancarias autorizadas por rubro y tipo de contratación, clave 6B21-018-001
55
Anexo 2
Características de contratación y operación de las cuentas de fondo fijo, clave 6B21-013-002
62
Anexo 3 Criterios para la designación de firmantes en cuentas bancarias, clave 6B21-018-003
64
Anexo 4 Solicitud de alta de cuenta bancaria en el sistema PREI – Millenium, clave 6B21-009-012
78
Anexo 5 Facultades autorizadas en la banca electrónica
por tipo de cuenta clave, 6B21-018-004
82
Anexo 6 Responsiva para usuarios de la banca electrónica, clave 6B21-009-014
84
Anexo 7 Actualización de facultades por tipo de cuenta, clave 6B21-009-013
88
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1 Base normativa Título 2, Capítulo II del Sistema de Cuenta Única de Tesorería, artículo 17 de la Ley
de Tesorería de la Federación, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 30 de diciembre de 2015.
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, artículo 5, fracciones II Artículo 70, fracción XV, del Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro
Social, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 18 de septiembre de 2006 y sus reformas.
Capítulo III de las cuentas autorizadas por excepción, Sección primera, del Procedimiento para la apertura de nuevas cuentas y Sección segunda, De la modificación de cuentas contenido en los Lineamientos que tienen por objeto regular el Sistema de Cuenta Única de Tesorería, así como establecer las excepciones procedentes, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 24 de diciembre de 2009 y sus posteriores reformas.
Numerales 8.1.2.3, párrafos 6 y 12, 8.1.2.3.3, párrafo 11, y 8.1.2.3.4, párrafo 19, 20, 24 y 28, Manual de Organización de la Dirección de Finanzas, clave 6000-002-001, registrado el 7 de mayo de 2018.
2 Objetivo Aperturar y cancelar cuentas bancarias de ingresos, egresos, dispersoras y fondos fijos de caja, que requiere el Instituto para el cumplimiento de las obligaciones del Instituto (pago de proveedores, nóminas institucionales, pago en efectivo de pensiones ley, subsidios y ayudas fondos fijos para gastos menores en las Unidades, así como de las recepción de los Ingresos por la recaudación de Cuotas Obrero Patronales, Aportaciones del Gobierno Federal para cumplimiento de diversos programas, ingresos de Centros Vacaciones y Tiendas, entre otros, así como las actualizaciones en el servicio de banca electrónica para las mismas. 3 Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de observancia obligatoria para las Divisiones que integran a la Coordinación de Tesorería, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, Órganos Normativos y Órganos Operativos que operan con cuenta bancaria.
4 Definiciones
Para efectos del presente procedimiento se entenderá por:
4.1. administradores de la banca electrónica: Son funcionarios que tienen la facultad de otorgar atributos dentro de la banca electrónica a los usuarios facultados para que puedan realizar las operaciones que tengan encomendadas.
4.2. dispositivo electrónico (token, OTP, tarjeta llave, etc.): Medio electrónico de autenticación, con el cual se accede a la banca electrónica.
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4.3. fondo fijo: Los recursos financieros con los cuales las áreas pueden realizar erogaciones urgentes y de poca cuantía que sean indispensables para el servicio a los derechohabientes y el buen funcionamiento de las actividades institucionales, atendiendo siempre los principios de eficiencia, austeridad y disciplina en el gasto público.
4.4. identificación oficial: Credencial para votar con fotografía, pasaporte vigente, credencial de acreditación como derechohabiente del IMSS (ADIMSS) y cédula profesional con vigencia máxima de 10 años.
4.5. IMSS o Instituto: Instituto Mexicano del Seguro Social.
4.6. Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada: Delegaciones Estatales, Regionales y Unidades Médicas de Alta Especialidad, conforme al artículo 2, fracción IV del Reglamento Interior del Instituto Mexicano del Seguro Social (RIIMSS).
4.7. Órganos Normativos: La Direcciones Normativas: Dirección de Administración y Evaluación de Delegaciones, Dirección de Finanzas, Dirección de Incorporación y Recaudación, Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico, Dirección Jurídica, Dirección de Prestaciones Económicas y Sociales y Dirección de Prestaciones Médicas a que refiere el artículo 3 fracción II del (RIIMSS).
4.8. Órganos Operativos: Unidades de Servicios Médicos y no Médicos, Subdelegaciones, Oficinas para Cobros y otras unidades, conforme al artículo 2, fracción VI del RIIMSS.
NOTA: Para efectos del presente Procedimiento, por Órganos Operativos nos referiremos a los Centros Vacacionales del Instituto.
4.9. sistema PREI-Millenium: Sistema de Planeación de Recursos Institucionales, sistema informático aplicativo financiero que provee información integral y en línea, a través de un software financiero denominado ERP (Enterprise Resource Planning - Planeación de los Recursos Empresariales).
4.10. TESOFE: Tesorería de la Federación.
4.11. titulares de las cuentas bancarias: funcionarios en la Coordinación de Tesorería, Titulares en los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Titulares en Órganos Operativos que contratan con las instituciones bancarias la apertura de cuentas bancarias con registro de firmas mancomunadas, conforme a las facultades conferidas en los poderes notariales gestionados por las Áreas Jurídicas del Instituto.
4.12. UMAE’s: Unidades Médicas de Alta Especialidad.
4.13. usuarios facultados: es la persona que podrá ingresar a la banca electrónica por medio del dispositivo electrónico que proporciona el banco.
5 Políticas
5.1 Generales
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5.1.1. El lenguaje empleado en el presente documento, en los anexos y formatos, no busca generar ninguna distinción ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones en la redacción hechas hacia un género representan a ambos sexos.
5.1.2. El incumplimiento de los servidores públicos involucrados en el presente documento será causal de las responsabilidades que resulten conforme a la Ley General de Responsabilidades Administrativas y demás disposiciones aplicables al respecto.
5.1.3. La Coordinación de Tesorería tendrá la facultad para actualizar y modificar el presente procedimiento, con base en las propuestas generadas por la División de Evaluación y Control de Operaciones y División de Recursos Financieros.
5.1.4. Corresponderá a la Coordinación de Tesorería a través de la División de Evaluación y Control de Operaciones y División de Recursos Financieros, interpretar para efectos administrativos el presente procedimiento y resolver los casos no previstos en el mismo.
5.1.5. El presente documento actualizará y dejará sin efecto al “Procedimiento para la apertura, cancelación de cuentas bancarias y administración de la banca electrónica”, clave 6210-003-035 registrado el 3 de junio de 2015.
5.2 Específicas
5.1.6. Los Titulares de la División de Evaluación y Control de Operaciones a través de las Áreas de Conciliaciones y Registros y de Gestión de Evaluación y División de Recursos Financieros a través del Área de Contratos, vigilarán y verificarán el cumplimiento de las políticas y actividades del presente procedimiento.
5.1.7. El Titular de la Coordinación de Tesorería establecerá los lineamientos para abrir las cuentas bancarias del Instituto con base en el Capítulo III De las cuentas autorizadas por excepción, Sección primera, del Procedimiento para la apertura de nuevas cuentas y Sección segunda, De la modificación de cuentan, de los Lineamientos que tienen por objeto regular el Sistema de Cuenta Única de Tesorería, así como establecer las excepciones procedentes, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 24 de diciembre de 2009 y sus posteriores reformas.
5.1.8. Previa autorización de la TESOFE, el titular de la Coordinación de Tesorería invariable y mancomunadamente con uno de los Jefes de División de la propia Coordinación que cuenten con poder notarial, podrán suscribir contratos de apertura de cuentas bancarias, así como solicitar la cancelación de las mismas, excepto las cuentas de inversión, cuya autorización se ubica en la Unidad de Inversiones Financieras.
5.1.9. Previa autorización de la Coordinación de Tesorería y la TESOFE, los Titulares de los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos podrán suscribir contratos de apertura de cuentas bancarias, así como solicitar la cancelación de las mismas, invariable y mancomunadamente con otro funcionario que cuente con poder notarial para tal efecto.
5.1.10. Los contratos de apertura de cuentas bancarias de los Órganos Normativos serán suscritos mancomunadamente por el Coordinador de Tesorería y el Titular de la División de Recursos Financieros.
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5.1.11. Los Órganos Normativos, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, Órganos y Órganos Operativos, deberán vigilar que las cuentas bancarias se aperturen considerando las condiciones, plazos y comisiones establecidas en los contratos de prestación de servicios formalizados por la Coordinación de Tesorería, mismos que pueden ser consultados por los usuarios de la Comunidad de Tesorería en la siguiente dirección electrónica http://comunidades.imss.gob.mx:106/sites/cc/df/tesorerias/ctd.
5.1.12. Los Órganos Normativos, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, Órganos y Órganos Operativos que tienen asignado fondo fijo, solicitarán mediante oficio al titular de la Coordinación de Tesorería, la apertura de la cuenta bancaria apegándose a las “Características de contratación y operación de las cuentas de fondo fijo” clave 6B21-013-002 (Anexo 2).
5.1.13. Los Titulares de las Divisiones de Dispersión de Fondos, Recursos Financieros y Marco Financiero determinarán la apertura de las cuentas bancarias que se encuentren en el ámbito de su competencia referidas en las actividades sustantivas en el Manual de Organización de la Dirección de Finanzas y someterán a visto bueno del Titular de la Coordinación de Tesorería su contratación, con el cual, la División de Evaluación y Control de Operaciones solicitará autorización a la TESOFE.
5.1.14. La División de Evaluación y Control de Operaciones, analizará las solicitudes de apertura o sustitución de cuentas bancarias, para determinar la factibilidad y las someterá para autorización de la Coordinación de Tesorería.
5.1.15. La Coordinación de Tesorería mediante la División de Evaluación y Control de Operaciones, solicitará autorización a la TESOFE para aperturar todas las cuentas bancarias del Instituto.
5.1.16. La División de Evaluación y Control de Operaciones recibirá la petición escrita de los Titulares de las Divisiones de Dispersión de Fondos, Marco Financiero y Recursos Financieros, y solicitará autorización a la TESOFE.
5.1.17. Una vez recibida la autorización de la TESOFE, la División de Recursos Financieros, a petición escrita de los Titulares de las Divisiones de Dispersión de Fondos y Marco Financiero, realizará el trámite de apertura de las cuentas bancarias y/o cambio de institución bancaria; así como de las cuentas de la División de Recursos Financieros y de los Órganos Normativos.
5.1.18. Los Titulares de los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, los Órganos Normativos y los Órganos Operativos (para Centros Vacacionales previa autorización de la Coordinación de Centros Vacacionales, Velatorios, Unidad de Congresos y Tiendas), determinarán la necesidad de contratar las cuentas bancarias que se encuentran en el ámbito de su competencia y solicitarán mediante oficio a la Coordinación de Tesorería, visto bueno para aperturar cuenta y/o cambiar de institución bancaria, adjuntando propuesta de servicios con la institución elegida, con el cual, la División de Evaluación y Control de Operaciones solicitará autorización a la TESOFE.
5.1.19. Será responsabilidad de la División de Evaluación y Control de Operaciones a través del Área de Conciliaciones y Registros, tramitar ante la División de Contabilidad de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones, el alta, baja o modificación de las
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cuentas bancarias en el catálogo de cuentas contables del sistema PREI-Millenium, de acuerdo a la solicitud que realicen los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, Órganos Normativos, Órganos Operativos y en específico las Divisiones que integran la Coordinación de Tesorería, así como las Jefaturas de Servicios de Finanzas en Delegaciones, Directores Administrativos en las Unidades Médicas de Alta Especialidad, Gerente de Finanzas en Centro Vacacional Oaxtepec, Gerentes de Administración y Finanzas en los Centros Vacacionales Atlixco-Metepec, Trinidad y Malintzi.
5.1.20. Será responsabilidad de la División de Evaluación y Control de Operaciones a través del Área de Gestión de Evaluación, realizar el alta de las cuentas bancarias en el sistema PREI-Millenium, de acuerdo a la solicitud que realicen las Divisiones que integran la Coordinación de Tesorería y Órganos Normativos, así como los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos, apegándose a la “Solicitud de alta de cuenta bancaria en el sistema PREI-Millenium” clave 6B21-009-012 (Anexo 4), excepto las cuentas de fondo fijo.
5.1.21. Será responsabilidad de la División de Evaluación y Control de Operaciones a través del Área de Conciliaciones y Registros, previo visto bueno del Titular de la Coordinación de Tesorería, iniciar los trámites de solicitud de autorización de apertura de cuentas nuevas ante la TESOFE, por lo que las Divisiones que integran la Coordinación de Tesorería, los Órganos Normativos, así como los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos que requieran de una cuenta nueva deberán fundar y motivar debidamente sus solicitudes conforme a los requisitos siguientes, para dar cumplimiento a los Lineamientos que tienen por objeto regular el Sistema de Cuenta Única de Tesorería, así como establecer las excepciones procedentes, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 24 de diciembre de 2009, en específico al 8º Lineamiento que refiere lo siguiente: “Para abrir las cuentas a que se refiere este Capítulo, las Dependencias y Entidades, por conducto de su Oficial Mayor o equivalente, deberán presentar a la Subtesorería de Operación de la Tesorería la solicitud correspondiente, debidamente fundada y motivada, por los medios que ésta dé a conocer”.
La solicitud de autorización de apertura deberá cumplir con los siguientes requisitos:
Denominación de la Dependencia o Entidad Domicilio Clave de Ramo y de Unidad Responsable, correspondiente a lo establecido en el
Presupuesto de Egresos de la Federación Registro Federal de Contribuyentes Uso y finalidad de la cuenta Banco y sucursal donde se pretenda abrir la cuenta Tipo de moneda Teléfonos y correo electrónico del Oficial Mayor o su equivalente de la Dependencia o
Entidad. Este requisito sólo es para efectos informativos y no se considerará para el supuesto de negativa de la autorización
Mes, día y año en el que se realiza la solicitud y En su caso, los demás documentos que solicite la Tesorería
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5.1.22. Será responsabilidad de la División de Evaluación y Control de Operaciones a través del Área de Conciliaciones y Registros, gestionar la solicitud de autorización de cuentas nuevas y con base en la información del punto anterior, seguir el procedimiento que para tal efecto, que se encuentra publicado en el siguiente sitio de la internet http://www.apartados.hacienda.gob.mx/lineamientoscut/
5.1.23. Los Titulares de las cuentas bancarias que la TESOFE confirme que están inscritas en el Sistema de Registro de Cuentas Bancarias (RCB), se consideran sujetos obligados a dar cumplimiento a los Lineamientos que tienen por objeto regular el Sistema de Cuenta Única de Tesorería, así como establecer las excepciones procedentes, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 24 de diciembre de 2009.
5.1.24. Los Titulares de las Divisiones que conforman la Coordinación de Tesorería, los Órganos Normativos, así como los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos, vigilarán que invariablemente las cuentas bancarias que se encuentran en el ámbito de su competencia, se registren en el catálogo de cuentas contables del sistema PREI-Millenium (excepto las cuentas de fondo fijo) y reportarán al Área de Gestión de Evaluación de la División de Evaluación y Control de Operaciones, trimestralmente en los primeros 15 días naturales todas las cuentas bancarias vigentes.
5.1.25. Será responsabilidad de los Titulares de las Divisiones de Dispersión de Fondos, Marco Financiero y Recursos Financieros, así como de los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, Órganos Normativos y Órganos Operativos el manejo y operación de los recursos de las cuentas bancarias que tienen a su cargo, los trámites y actividades relativas a aclaraciones y cancelación de las mismas ante la institución bancaria. En el caso de los Órganos Normativos, el trámite de cancelación se realizará en la Coordinación de Tesorería por conducto de la División de Recursos Financieros, previa solicitud y justificación por escrito, en el caso de los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos el trámite de cancelación será llevado a cabo por los titulares de las cuentas bancarias.
5.1.26. Los Titulares de las Divisiones de Dispersión de Fondos, Marco Financiero y Recursos Financieros, Titulares de los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, Órganos Normativos y Órganos Operativos, deberán solicitar a la Coordinación de Tesorería, la inclusión de los firmantes al poder notarial destinado para tal efecto. Asimismo, deberán solicitar las respectivas bajas cuando así se requiera.
5.1.27. El registro de firmantes en las cuentas bancarias, deberá realizarse a través de oficio dirigido a la institución bancaria con firmas autógrafas de los Representantes Legales del Instituto facultados en los poderes notariales en la Coordinación de Tesorería par las cuentas de Nivel Central y en los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, Órganos Normativos y Órganos Operativos, apegándose a los “Criterios para la designación de firmantes en cuentas bancarias” clave 6B21-018-003 (Anexo 3).
5.1.28. Los Titulares de las Divisiones de Dispersión de Fondos, Marco Financiero Recursos Financieros y Evaluación y Control de Operaciones de la Coordinación de Tesorería, serán los administradores de las bancas electrónicas, conjuntamente con personal que ellos designen, para llevar una administración de forma mancomunada, en las que se otorguen facultades para los usuarios de Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada,
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Órganos Normativos y Órganos Operativos, previa autorización del personal que designen los Titulares de las Delegaciones, Directores en las Unidades Médicas de Alta Especialidad, Administrador General en Centro Vacacional Oaxtepec o Gerentes Generales en los Centros Vacacionales Atlixco-Metepec, Trinidad y Malintzi.
5.1.29. Las facultades para los usuarios de la banca electrónica, corresponderán a las autorizadas de acuerdo al tipo de cuenta, como se indica en las “Facultades autorizadas en la banca electrónica por tipo de cuenta” clave 6B21-018-004 (Anexo 5). Las facultades se otorgarán en el marco del presente documento, cualquier servicio o facultad adicional, será con previa autorización de la Coordinación de Tesorería.
5.1.30. Para Órganos Normativos y Delegaciones estarán permitidos hasta dos usuarios por tipo de cuenta, será obligatorio en Delegaciones que los usuarios sean el Jefe del Departamento de Tesorería con el Jefe de la Oficina de Control del Ingreso o Jefe de la Oficina de Pagos, en Unidades Médicas de Alta Especialidad y Centros Vacacionales está autorizado un usuario por tipo de cuenta, con nivel mínimo de Jefe de Oficina (adscrito a Finanzas).
5.1.31. Será responsabilidad de los administradores de la banca electrónica, una vez que la institución bancaria haya entregado los dispositivos de acceso, formalizar invariablemente la entrega-recepción de cada dispositivo a los usuarios facultados con la “Responsiva para usuarios de la banca electrónica” clave 6B21-009-014 (Anexo 6), así como actualizar el registro de usuarios de las bancas electrónicas ligadas a las cuentas del ámbito de su competencia.
5.1.32. Será responsabilidad de los Titulares de las Divisiones de Dispersión de Fondos, Marco Financiero y Recursos Financieros de la Coordinación de Tesorería, de los Jefes de Servicios de Finanzas Delegacional, de los Jefes de Departamento de Finanzas en las Unidades Médicas de Alta Especialidad, Gerente de Finanzas en Centro Vacacional Oaxtepec, Gerentes de Administración y Finanzas en los Centros Vacacionales Atlixco-Metepec, Trinidad y Malintzi, cuando se registre el cambio de funcionario que autorizó a los usuarios para operar la banca electrónica, revisar si el otorgamiento de permisos corresponde a las funciones o cargos vigentes y en su caso, deberá realizar las modificaciones pertinentes llenando la “Actualización de facultades por tipo de cuenta” clave 6B21-009-013 (Anexo 7).
5.1.33. Será responsabilidad de la División de Recursos Financieros, a través del Titular de la Jefatura del Área de Contratos en el caso de las cuentas de la Coordinación de Tesorería, de los Jefes de Servicios de Finanzas Delegacional, de los Jefes de Departamento de Finanzas en las Unidades Médicas de Alta Especialidad, Gerente de Finanzas en Centro Vacacional Oaxtepec, Gerentes de Administración y Finanzas en los Centros Vacacionales Atlixco-Metepec, Trinidad y Malintzi, verificar la integración de un expediente que contenga original de:
i. El contrato, ii. Las tarjetas de registro de firmas firmadas y selladas, iii. La carta de confirmación de datos bancarios y iv. El consentimiento expreso para consulta de banca electrónica, v. Así como copias de las identificaciones oficiales del personal registrado en las
cuentas.
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Para el caso de las cuentas de la Coordinación de Tesorería, la División de Recursos Financieros enviará para resguardo a la División de Evaluación y Control de Operaciones, un tanto en original firmado y sellado del contrato, la tarjeta de registro de firmas, la carta de confirmación de datos bancarios y el consentimiento expreso para consulta en la banca electrónica de la TESOFE.
5.1.34. Será responsabilidad de cada una de las Divisiones de la Coordinación de Tesorería, incluir en el expediente las nuevas “Responsiva para usuarios de la banca electrónica” clave 6B21-009-014 (Anexo 6), respecto al personal que faculte en la banca electrónica, 5.1.35. Los Titulares de la División de Recursos Financieros, de los Departamentos de Tesorería en Delegaciones y de Finanzas en la Unidad Médica de Alta Especialidad, así como el Gerente de Finanzas en el Centro Vacacional Oaxtepec, Gerentes de Administración y Finanzas en los Centros Vacacionales Atlixco-Metepec, Trinidad y Malintzi, enviarán a las instituciones bancarias copia del poder notarial cada vez que se actualicen los representantes legales.
5.1.36. Para dar cumplimiento a los Lineamientos y derivado de la operación en los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, Órganos Normativos y Órganos Operativos y de los cambios que se pueden generar con el personal de las mismas (jubilaciones, cambios de adscripción, etc.); será necesario mantener siempre actualizadas las tarjetas de firmas y enviar las nuevas tarjetas modificadas, así como los contratos bancarios si llegaran a modificarse o las cartas de confirmación de datos bancarios, para que la Coordinación de Tesorería a través de la División de Evaluación y Control de Operaciones, informe a la TESOFE y una vez realizada la modificación, remita a más tardar al 10º día natural siguiente a su formalización, la documentación que acredite las modificaciones realizadas.
NOTA: Lineamientos que tienen por objeto regular el Sistema de Cuenta Única de Tesorería, así como establecer las excepciones procedentes y en específico al Lineamiento Décimo Segundo, Sección Segunda, de la modificación de cuentas. 5.1.37. Será responsabilidad de los Titulares de las cuentas bancarias inscritas en el Registro de Cuentas Bancarias (RCB) de la TESOFE, verificar que en la actualización de los firmantes se reemplacen todas las tarjetas con todas las firmas que incluya la cuenta, éstas deberán contener el sello del banco con la misma fecha para todas; en caso de que las fechas no sean iguales, la más reciente se considera como vigente, dejando sin efecto las anteriores. Asimismo deberán solicitar por oficio al banco la confirmación de que realizó todos los cambios por actualización de firmantes en sus sistemas.
Responsable Descripción de actividades
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6. Descripción de actividades ETAPA I Apertura de cuentas bancarias
Órganos Normativos, Órganos Operativos, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, División de Dispersión de Fondos, División de Marco Financiero, División de Recursos Financieros
1. Determina la necesidad de abrir una cuenta bancaria con o sin chequera de acuerdo a los “Criterios para la apertura de cuentas bancarias autorizadas por rubro y tipo de contratación” clave 6B21-018-001 (Anexo 1).
NOTA: Se considera apertura de cuenta si se requiere cambiar de institución bancaria.
2. Elabora en original y copia el “Oficio de solicitud” y justifica plenamente la necesidad de la apertura de cuenta y envía al Titular de la Coordinación de Tesorería, para que instruya a la División de Evaluación y Control de Operaciones de iniciar los trámites con la TESOFE.
NOTA 1: El trámite para apertura de nuevas cuentas es individual, en caso de requerir dos o más cuentas, deberán realizar un oficio por cada una. NOTA 2: El oficio de solicitud será suscrito por el Titular de la División que corresponda, si se trata de las cuentas de la Coordinación de Tesorería; en el caso de los Órganos Normativos deberá de ir firmado por el Titular de la División de Recursos Financieros; para el caso de las Delegaciones, por el Delegado; en las UMAE’s por el Director, para los Centros Vacacionales por el Gerente de Finanzas o de los Gerentes de Administración y Finanzas. NOTA 3: En el caso de requerir la apertura urgente de la cuenta, deberán especificarlo en el oficio y justificar la urgencia), adjuntando los siguientes datos: Ejemplo:
Responsable Descripción de actividades
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División de Evaluación y Control de Operaciones
3. Recibe el “Oficio de solicitud”, elabora el “Oficio de respuesta” a los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, a los Órganos Normativos y a los Órganos Operativos y gestiona la firma ante el Coordinador de Tesorería.
No procede la solicitud
4. Envía el “Oficio de respuesta” a los Órganos de
Operación Administrativa Desconcentrada, a los Órganos Normativos y a los Órganos Operativos, y explica los motivos del rechazo de la solicitud de autorización de la apertura de cuenta o bien pide que sea replanteada la solicitud.
Continúa en la actividad 1
Si procede la solicitud
Coordinación de Tesorería 5. Instruye a la División de Evaluación y Control de
Operaciones, las gestiones previas para el envío de la solicitud a la TESOFE.
División de Evaluación y Control de Operaciones
6. Ingresa a la liga para el llenado del formulario F1 e imprime el formato www.apartados.hacienda.gob.mx/lineamientoscut, elabora el “Oficio de petición a TESOFE”, y gestiona la firma del Coordinador de Tesorería.
7. Recibe el “Oficio de petición a TESOFE” firmado y adjunta archivos “*.RCB y *.PDF” y espera la respuesta.
NOTA: Los archivos RCB y PDF se obtienen del formulario F1
Coordinación de Tesorería 8. Recibe por parte de la TESOFE el “Oficio de autorización para la apertura de la cuenta”, con el “Original para la Institución Bancaria” adjunto y lo turna para la gestión correspondiente.
División de Evaluación y Control de Operaciones
9. Recibe el “Oficio de autorización para la apertura de la cuenta” con el “Original para la Institución Bancaria”, elabora el “Oficio de respuesta”, adjunta los documentos y entrega a cada Órgano de Operación Administrativa Desconcentrada, Órgano Operativo y a las Divisiones que integran la Coordinación de Tesorería según corresponda
Responsable Descripción de actividades
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para gestionar con el banco los trámites de apertura en los plazos previstos.
NOTA 1: Se cuenta con 30 días naturales a partir de la fecha en que se cuente con el sello de recibo en la Coordinación de Tesorería. NOTA 2: La División de Recursos Financieros efectuará el trámite de apertura de las cuentas de la Coordinación de Tesorería y de los Órganos Normativos una vez que reciban el oficio de las Divisiones que integran la Coordinación de Tesorería.
División de Recursos Financieros, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos
10. Recibe el “Oficio de respuesta” que contiene el “Oficio de autorización para la apertura de la cuenta” y el “Original para la Institución Bancaria”, elabora en original y copia “Solicitud de apertura de cuenta” a la institución bancaria, anexa el “Original para la Institución Bancaria” y precisa al banco que todas las cuentas deben ser productivas y el tipo de contratación conforme a los “Criterios para la apertura de cuentas bancarias autorizadas por rubro y tipo de contratación” clave 6B21-018-001 (Anexo 1), adjuntando copia de la “Identificación oficial”.
NOTA: Se deberá entregar copia del poder notarial de los titulares de las cuentas bancarias (referidos en la definición 4.11) a la institución bancaria, cada vez que se modifiquen los representantes legales del Instituto.
11. Recibe de la institución bancaria el “Contrato de apertura de cuenta bancaria” y la “Tarjeta de registro de firmas” con los datos solicitados (los cuales deberán contener la denominación autorizada por la TESOFE).
NOTA: En caso de existir inconsistencias se solicita la corrección a la Institución bancaria.
12. Recaba las firmas en el “Contrato de apertura de la cuenta bancaria” y en la “Tarjeta de registro de firmas de los representantes legales y del personal autorizado para librar cheques y/o girar instrucciones.
13. Remite en original y copia el “Oficio” a la institución bancaria”, con tres copias del “Contrato de apertura de cuenta bancaria” y de la “Tarjeta de registro de firmas” con firmas autógrafas, y solicita en el oficio que devuelva un ejemplar de los documentos mencionados, sellados, firmados y que remita la “Carta de confirmación de datos bancarios”, archiva la copia del “Oficio” a la institución
Responsable Descripción de actividades
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bancaria” en el “Expediente”.
División de Dispersión de Fondos, División de Marco Financiero, División de Recursos Financieros, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos
14. Remite el “Oficio de consentimiento expreso” a la institución bancaria, en el que autoriza a la TESOFE para que tenga acceso a la consulta de los saldos y los movimientos de la cuenta bancaria en los medios electrónicos aplicables y obtiene el sello de recibo del banco, y archiva la “Minuta de Oficio” en el “Expediente”.
División de Recursos Financieros, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos
15. Recibe de la institución bancaria en original el “Contrato de apertura de la cuenta”, la “Tarjeta de registro de firmas” y la “Carta de confirmación de datos bancarios” con la denominación (nombre de la cuenta) autorizada por la TESOFE, con firmas autógrafas del funcionario autorizado y sello de la institución bancaria y archiva en el “Expediente”.
Entrega la copia electrónica en formato PDF a la División de Evaluación y Control de Operaciones para el registro definitivo en el sistema de la Cuenta Única de Tesorería, lo siguiente:
contrato de apertura de la cuenta bancaria con todos sus anexos.
tarjeta(s) de registro de las firma(s), con todas las
firmas de los apoderados del IMSS y del (de los) ejecutivo(s) del banco, así como el sello del banco y el nombre del personal que se autoriza para manejar la cuenta, en apego a los “Criterios para la designación de firmantes en cuentas bancarias” clave 6B21-018-003 (Anexo 3), mismo que deberá estar facultado en el poder notarial correspondiente.
carta de confirmación de datos bancarios.
División de Recursos Financieros
16. Comunica la apertura de la cuenta bancaria correspondiente con un “Correo electrónico” a la División de Dispersión de Fondos, la División de Marco Financiero, a los Órganos Normativos y envía en formato PDF el “Contrato de apertura de cuenta bancaria”, la(s) “Tarjeta(s) de registro de firmas” y la “Carta de confirmación de datos bancarios”.
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17. Deposita en formato PDF en la “Carpeta de red compartida” con la División de Evaluación y Control de Operaciones, copia de la siguiente documentación para su registro definitivo ante la TESOFE; ya que a partir de la fecha de apertura de la cuenta bancaria (sello del banco), sólo tienen 5 días naturales para enviar la misma:
contrato de apertura de la cuenta bancaria con
todos sus anexos tarjeta(s) de registro de firma(s) con los sellos y
la(s) firma(s) del(de los) funcionario(s) bancario(s) carta de confirmación de datos bancarios
copia del acuse (con el sello de recibo del banco)
del consentimiento expreso para que la TESOFE cuente con el acceso a la consulta de los saldos y los movimientos de la cuenta por los medios electrónicos aplicables
18. Envía por “correo electrónico” el “Oficio” a la División
de Evaluación y Control de Operaciones y notifica que toda la documentación se encuentra debidamente revisada y depositada en la “Carpeta de red compartida” y archiva en el “Expediente”.
División de Evaluación y Control de Operaciones
19. Recibe el “correo electrónico” con el “Oficio” y valida la documentación electrónica.
No es correcta
20. Envía un “correo electrónico” y notifica las
inconsistencias o errores que se observan en los archivos de la carpeta compartida y solicita que sean corregidos a la brevedad.
Continúa en la actividad 17.
Es correcta
21. Elabora el “Oficio” y gestiona la firma de la Coordinación de Tesorería, a fin de solicitar el registro definitivo ante la TESOFE.
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División de Evaluación y Control de Operaciones
22. Recibe el “Oficio” firmado y anexa un disco compacto (CD) con toda la documentación para su entrega a la TESOFE y espera la confirmación del registro definitivo.
contrato de apertura de la cuenta bancaria con
todos sus anexos
tarjeta(s) de registro de firma(s) con los sellos y firma(s) del (de los) funcionario(s) bancario(s)
carta de confirmación de datos bancarios
copia del acuse (con el sello de recibo del banco) del consentimiento expreso para que la TESOFE cuente con el acceso a la consulta de los saldos y los movimientos de la cuenta por los medios electrónicos aplicables
23. Recibe por conducto de la Coordinación de Tesorería,
el “Oficio” con el cual la TESOFE confirma el registro definitivo en el “Sistema de Registro de Cuentas Bancarias” (RCB); envía por “Correo electrónico” copia a la División de Dispersión de Fondos, a la División de Marco Financiero, a la División de Recursos Financieros, a los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, y a los Órganos Operativos que correspondan y archiva en el “Expediente”.
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24. Recibe por “Correo electrónico” el “Oficio” con el cual la TESOFE confirma el registro definitivo en el Sistema de Registro de Cuentas Bancarias (RCB) y envía a la División de Evaluación y Control de Operaciones el “Oficio” con la “Solicitud de alta de cuenta bancaria en el sistema PREI-Millenium” clave 6B21-009-012 (Anexo 4) adicional solicita su incorporación en el catálogo de cuentas contables y anexa copia del “Contrato de apertura de la cuenta bancaria”
NOTA 1: El alta de la cuenta en el catálogo contable será a partir del primer día hábil del siguiente mes, si y solo si, la “Solicitud de alta de cuenta bancaria en el sistema PREI-Millenium” clave 6B21-009-012 (Anexo 4) está debidamente llenada y se recibe a más tardar el octavo día hábil de cada mes. NOTA 2: De las cuentas de fondo fijo, sólo se comunicará a la
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División de Evaluación y Control de Operaciones el número de cuenta para su registro.
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25. Archiva la “minuta del oficio” en el “Expediente”.
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26. Recibe el “Oficio” con la “Solicitud de alta de cuenta bancaria en el sistema PREI-Millenium” clave 6B21-009-012 (Anexo 4) con la copia del “Contrato de apertura de la cuenta bancaria” y solicita mediante “Correo electrónico” a la División de Contabilidad la asignación de cuenta contable.
27. Recibe el “Correo electrónico” con la cuenta contable
asignada por la División de Contabilidad.
28. Elabora el “Instructivo de manejo de cuenta”, lo firma en el segmento “Elaboró” y lo envía al Titular de la Coordinación de Tesorería para la firma en el segmento “Conformidad”, con toda la documentación, el “Oficio” con “Solicitud de alta de cuenta bancaria en el sistema PREI-Millenium” clave 6B21-009-012 (Anexo 4) y con la copia del “Contrato de apertura de la cuenta bancaria”.
NOTA 1: El formato del instructivo de manejo de cuenta lo establece la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones y en su caso hará las modificaciones que considere pertinentes. NOTA 2: En el caso de los instructivos de manejo de cuenta de las Divisiones de la Coordinación de Tesorería, éstos se enviarán a visto bueno por lo que deberán ir rubricados por los Titulares de División.
Coordinación de Tesorería 29. Remite a la División de Evaluación y Control de Operaciones, el “Instructivo de manejo de cuenta” firmado.
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30. Envía el “Oficio para alta en el catálogo de cuentas contables”, y adjunta el o los “Instructivo(s) de manejo de cuenta” firmados a la División de Contabilidad para que realice el alta de la cuenta en el catálogo contable a partir del primer día hábil del siguiente mes.
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31. Recibe el “Oficio con la confirmación de alta en el catálogo de cuentas contables” y el(los) “Instructivo(s) de manejo de cuenta” debidamente firmados en los segmentos “Revisó” y “Autorizó” por el Titular de la División de Contabilidad y el Titular de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones respectivamente.
32. Realiza a través del Área de Gestión de Evaluación la activación y la parametría de la cuenta en el “Sistema PREI-Millenium”, de acuerdo con las instrucciones contenidas en la “Guía funcional número 36 Carga de Cuentas Bancarias” publicada en el sistema PREI-Millenium (http://prei/manualusr/PREI/ce0288.a.htm).
33. Asigna en el “Sistema PREI-Millenium/módulo cuenta
corta” la seguridad por cuenta y notifica mediante un “Correo electrónico” a la División de Dispersión de Fondos, a la División de Marco Financiero, a la División de Recursos Financieros, a los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y a los Órganos Operativos.
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34. Recibe el “Correo electrónico” con la confirmación de alta en el “Catálogo de cuentas contables”, el cual tiene adjunto copia del “Oficio para alta en el catálogo de cuentas contables” y el o los “Instructivo(s) de manejo de cuenta que le correspondan, visualiza en el “Sistema PREI-Millenium/módulo de Tesorería” la parametría y el alta en el “Catálogo de cuentas contables”.
Fase 1
Alta de cuentas nuevas en la banca electrónica
Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos
35. Solicita el alta de la cuenta bancaria vía “Correo electrónico de alta”, en la banca electrónica a la División responsable de acuerdo al tipo de cuenta que se indica en las “Facultades autorizadas en la banca electrónica por tipo de cuenta” clave 6B21-018-004 (Anexo 5).
NOTA 1: Adicional, a la División de Dispersión de Fondos se le solicita el alta de la cuenta bancaria para el fondeo y la devolución de los recursos no ejercidos. NOTA 2: Para el caso de los órganos normativos no se requiere solicitud de alta, dado que se apertura por la propia Coordinación de Tesorería y la División de recursos.
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36. Recibe el “Correo electrónico de alta” y solicita a la Institución Bancaria mediante el “Oficio el alta en banca electrónica”, anexa los “Formatos” requeridos por ésta.
NOTA: Cada institución bancaria maneja su propio formato.
37. Recibe la confirmación del alta en la banca electrónica por parte de la institución bancaria, vía “Correo electrónico”, llamada telefónica u oficio.
38. Informa a los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y a los Órganos Operativos, por “Correo electrónico” que la cuenta, ha sido dada de alta en la banca electrónica.
Fase 2 Solicitud de facultades por tipo de cuenta
Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, Órganos Normativos y Órganos Operativos
39. Solicita por “Oficio” las facultades de los usuarios de banca electrónica al Titular de la Coordinación de Tesorería, con atención a la División de Evaluación y Control de Operaciones e indica el tipo de movimiento que se solicita (baja, alta del usuario y la asignación de facultades).
40. Anexa el formato “Actualización de facultades por tipo
de cuenta” clave 6B21-009-013 (Anexo 7), con firma autógrafa del Delegado, del Director de UMAE o del Gerente General de Centro Vacacional según corresponda; para los Órganos Normativos deberá firmar el jefe inmediato superior con el nivel mínimo de jefe de área; de manera adicional por cada usuario facultado, envía por “Correo electrónico” a la División de Evaluación y Control de Operaciones, la “Identificación oficial” vigente (credencial de elector) y el último “Tarjetón de pago” en el que indique el puesto o, en su caso el “Oficio de encargo”.
División de Evaluación y Control de Operaciones
41. Recibe el “Oficio de solicitud de facultades” y el formato de “Actualización de facultades por tipo de cuenta” clave 6B21-009-013 (Anexo 7) y el “Correo electrónico” con la “Identificación oficial” y el último “Tarjetón de pago” en el que indique el puesto o, en su caso el “Oficio de encargo”.
División de Evaluación y Control de Operaciones
42. Comprueba que el formato “Actualización de facultades por tipo de cuenta” clave 6B21-009-013 (Anexo
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7), esté firmado y que el número de usuarios por tipo de cuenta y el puesto sean los autorizados y que el nombre del usuario coincida con el de la “Identificación oficial”.
NOTA: Para los Órganos Normativos y las Delegaciones están permitidos hasta dos usuarios por tipo de cuenta. Y es obligatorio para Delegaciones que sea el Jefe del Departamento de Tesorería de forma conjunta con el Jefe de la Oficina de Control del Ingreso o Jefe de la Oficina de Pagos. Para las UMAE’s y los Centros Vacacionales está autorizado un usuario por tipo de cuenta, con el nivel mínimo de Jefe de Oficina de Tesorería.
No procede la solicitud
División de Evaluación y Control de Operaciones
43. Informa el motivo de rechazo y solicita la modificación de los formatos, por “Correo electrónico de rechazo” al solicitante. Continúa en la actividad 40.
Sí procede la solicitud
44. Envía por “Correo electrónico de actualización”, a la
División o las Divisiones responsables, de acuerdo con las “Facultades autorizadas en la banca electrónica por tipo de cuenta” clave 6B21-018-004 (Anexo 5) y el formato “Actualización de facultades por tipo de cuenta” clave 6B21-009-013 (Anexo 7).
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45. Determina la necesidad de un nuevo dispositivo electrónico, de acuerdo a la institución bancaria y facultades solicitadas.
No requiere dispositivo electrónico
Continúa en la actividad 51.
Si requiere dispositivo electrónico
46. Solicita por “Correo electrónico” a la institución bancaria, los formatos correspondientes para la solicitud del dispositivo electrónico.
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47. Realiza el llenado de los “Formatos” y envían mediante un “Oficio” a la institución bancaria, para la asignación y envío del dispositivo electrónico al usuario a facultar.
48. Informa por “Correo electrónico” al usuario a facultar, del requerimiento del dispositivo electrónico a la institución bancaria y se le solicita informe misma vía cuando lo reciba.
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49. Confirma vía “Correo electrónico” la recepción del “Dispositivo electrónico”.
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50. Asigna las facultades a los usuarios en la banca electrónica de acuerdo a la “Actualización de facultades por tipo de cuenta” clave 6B21-009-013 (Anexo 7), e informa por “Correo electrónico de actualización” al usuario.
NOTA: En el correo electrónico mediante el cual se informa al usuario que se le asignaron las facultades, se deben incluir los datos de acceso, como son: el usuario, la contraseña temporal y el número de contrato de la banca electrónica.
51. Solicita por “Correo electrónico” a cada usuario facultado, el envío de la “Responsiva para usuarios de la banca electrónica” clave 6B21-009-014 (Anexo 6).
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52. Requisita el formato de la “Responsiva para usuarios de la banca electrónica” clave 6B21-009-014 (Anexo 6) y envía el original a la División solicitante.
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53. Recibe la ”Responsiva para usuarios de la banca electrónica” clave 6B21-009-014 (Anexo 6) y comprueba que esté correctamente llenada.
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No está correctamente llenada
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54. Informa por “Correo electrónico” la causa del rechazo de la ”Responsiva para usuarios de la banca electrónica” clave 6B21-009-014 (Anexo 6) y solicita la corrección.
Continúa en actividad 53.
Si está correctamente llenada
55. Archiva la ”Responsiva para usuarios de la banca electrónica” clave 6B21-009-014 (Anexo 6) en el “Expediente”.
ETAPA II
Mantenimiento de documentos para las cuentas inscritas en la TESOFE
Fase 1
Actualización de documentos
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56. Realiza la actualización de los siguientes documentos cuando haya cambios del personal firmante y/o cambios en las condiciones de los contratos bancarios y/o cambios de la sucursal y/o la Clabe Interbancaria.
a) tarjetas de firmas (alta, baja o modificación de los
firmantes y/o los apoderados) b) carta de confirmación de datos bancarios por los
cambios de sucursal c) cambio de las condiciones en los contratos
bancarios
57. Envía el “Correo electrónico” a la División de Evaluación y Control de Operaciones en el que solicita el visto bueno de los cambios a realizar, según la actualización de los documentos que correspondan:
Modalidad A
a) Para la(s) tarjeta(s) de firmas; en excel la actualización
por “Alta, baja y/o modificación de los firmantes”; que deberán coincidir con el “Poder notarial” de los firmantes vigente, publicado en la página de la Comunidad de Tesorería,
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http://comunidades.imss.gob.mx:106/sites/cc/df/tesorerias/ct/SitePages/Inicio.aspx
Continúa en la actividad 60.
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Modalidad B
b) Para la carta de confirmación de datos bancarios por los cambios de sucursal, adjunta la “Justificación del cambio de sucursal”. Continúa en la actividad 68.
Modalidad C
c) Para el cambio de condiciones en los contratos bancarios, adjunta el marco legal de referencia y las razones por las cuales se pretenden cambiar las condiciones anteriores del contrato, así como el impacto y las consideraciones de dichos cambios en el servicio actual (relación costo-beneficio).
Continúa en la actividad 76.
División de Evaluación y Control de Operaciones
58. Recibe el “Correo electrónico” con los documentos y valida según el tipo de documento:
Modalidad A
Tarjetas de firmas
59. Verifica si la actualización por “Alta, baja y/o modificación de los firmantes” coincide con el “Poder notarial” de firmantes vigente, publicado en la página de la Comunidad de Tesorería.
No coincide con el poder notarial vigente
60. Envía “Correo electrónico” e indica la situación y
solicita se reinicie trámite hasta que los firmantes en cuestión se encuentren debidamente autorizados y publicados en el poder notarial de firmantes vigentes. Continúa en la actividad 57.
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Coincide con el poder notarial vigente
División de Evaluación y Control de Operaciones
61. Genera la respuesta mediante un “Correo electrónico”, para que la División de Recursos Financieros, los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y los Órganos Operativos, realicen mediante un oficio la solicitud de actualización de los documentos a la institución bancaria.
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62. Envía el “Oficio a la institución bancaria” y solicita la actualización de los firmantes según el tipo de cuenta.
63. Recibe el “Oficio de la institución bancaria” y verifica que las “Nuevas tarjetas de firmas” cuenten con el registro actualizado, que contengan el sello del banco con la fecha en la que se recibe o con la fecha no mayor a 5 días posteriores a la actualización realizada y que contengan la firma del (de los) funcionario(s) del banco, NOTA: En caso de la baja, se puede solicitar al banco la confirmación de firmantes en el sistema del banco.
Hay omisión de datos en las tarjetas de firmas como resultado de la verificación
64. Devuelve mediante un “Oficio a la institución bancaria”
las “Nuevas tarjetas de firmas” Continúa en la actividad 62.
No hay omisión de datos en las tarjetas de firmas
como resultado de la verificación
65. Deposita la(s) “Tarjeta(s) de firmas” con las actualizaciones de los firmantes (alta, baja o modificación), debidamente selladas por la institución bancaria, con la misma fecha para todas, en la “Carpeta de red compartida” con la División de Evaluación y Control de Operaciones para su revisión y notifica a ésta de dicha situación vía “Correo electrónico”.
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División de Evaluación y Control de Operaciones
66. Recibe el “Correo electrónico” con el cual informan que la actualización de la(s) “Tarjeta(s) de firmas” se encuentra(n) depositada(s) en la “Carpeta de red compartida”, para su revisión y envío a la TESOFE.
No están correctas las tarjetas de firmas
67. Notifica por “Correo electrónico” a los responsables en la División de Recursos Financieros, en los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y en los Órganos Operativos para su corrección.
Continúa en la actividad 66.
Si están correctas las tarjetas de firmas
Continúa en la actividad 85
Modalidad B Carta de confirmación de datos bancarios por
cambios de sucursal
68. Verifica que la “Justificación en el cambio de sucursal”, obedezca a temas de seguridad y/o distancia, cierre de sucursales bancarias o por cambio de domicilio (físico) por parte de los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, los Órganos Normativos y los Órganos Operativos, entre otros.
No está debidamente justificado el cambio de sucursal
69. Solicita se replantee la “Justificación en el cambio de
sucursal” o en su caso se adjunte la documentación que aporte más elementos para validar el cambio de sucursal.
Continúa en actividad 57
Está debidamente justificado el cambio
de sucursal
70. Genera el “Correo electrónico” para que la División de Recursos Financieros, los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y los Órganos Operativos mediante oficio realicen la solicitud de actualización de los
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documentos a la institución bancaria según corresponda.
División de Recursos Financieros, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos
71. Envía un “Oficio al banco” y solicita la actualización de la reexpedición de la carta de confirmación de datos bancarios con la nueva CLABE en caso de que haya cambiado y el nuevo número y nuevo nombre de la sucursal bancaria.
Divisiones de Dispersión de Fondos, Marco Financiero, Recursos Financieros, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, Órganos Normativos y Órganos Operativos,
72. Recibe el “Oficio del banco” y verifica que estén los cambios debidamente efectuados en la “Carta de confirmación de datos bancarios por cambios de sucursal” que incluye el nuevo número y nombre de la nueva sucursal, así como la nueva CLABE bancaria, en caso de haber cambiado.
Hay omisión de datos en la carta de confirmación
de datos bancarios o es errónea como resultado de la verificación
Continúa en la actividad 72
No hay omisión de datos en la carta de confirmación de datos bancarios como resultado
de la verificación
Divisiones de Dispersión de Fondos, Marco Financiero, Recursos Financieros, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, Órganos Normativos y Órganos Operativos,
73. Procede a la firma de los documentos que correspondan, deposita en la “Carpeta de red compartida” con la División de Evaluación y Control de Operaciones para su revisión la “Carta de confirmación de datos bancarios por el cambio de sucursal” que incluye el número y nombre de la nueva sucursal, así como la nueva CLABE bancaria, en caso de haber cambiado; debe estar invariablemente en hoja membretada de la institución bancaria y puede estar dirigida a nombre del Instituto o la TESOFE y con la fecha en la que se recibe o con la fecha no mayor a 5 días posteriores a la actualización realizada y notifica por “Correo electrónico” esta situación.
División de Evaluación y Control de Operaciones
74. Recibe el “Correo electrónico”, con el cual informan que la actualización de la “Carta de confirmación de datos bancarios por el cambio de sucursal” se encuentra depositada en la “Carpeta de red compartida” y revisa.
Responsable Descripción de actividades
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La carta de confirmación de datos bancarios, tiene errores u omisiones
División de Evaluación y Control de Operaciones
75. Notifica por “Correo electrónico” a los responsables para su corrección.
Continúa en la actividad 57.
La carta de confirmación de datos bancarios, es correcta
Continúa en la actividad 85.
Modalidad C Cambio de las condiciones en los contratos
bancarios
76. Verifica que los cambios no se contrapongan con los “Convenios marco” celebrados entre la Coordinación de Tesorería y las Instituciones Financieras; las indicaciones instruidas en la Ley de la TESOFE, así como los Lineamientos que tienen por objeto regular el Sistema de Cuenta Única de Tesorería (TESOFE).
Se contrapone
77. Envía el “Correo electrónico” y solicita se motive y se
fundamente el cambio en las condiciones del contrato, adjuntando el impacto y la relación costo-beneficio.
Continúa en actividad 57.
No se contrapone
78. Genera respuesta mediante “Correo electrónico”, para que la División de Recursos Financieros, los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y los Órganos Operativos, realicen mediante un oficio la solicitud de actualización de los documentos a la institución bancaria.
División de Recursos Financieros, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos
79. Envía el “Oficio la institución bancaria” y solicita la reexpedición de la carátula con la denominación de la cuenta bancaria instruida por la TESOFE con los anexos y todo el “Clausulado del contrato.
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80. Recibe el “Oficio de la institución bancaria” y verifica que en el “Cambio de condiciones en contratos bancarios” esté la “Carátula” con la denominación de la cuenta bancaria instruida por la TESOFE con los “Anexos” y todo el “Clausulado del contrato”.
Hay omisión en los datos y/o es erróneo el llenado
de la carátula del contrato y/o anexos como resultado de la verificación
Continúa en la actividad 80.
No hay omisión en los datos en la carta de confirmación de datos bancarios como resultado
de la verificación
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81. Procede a la firma, deposita en la “Carpeta de red compartida” con la División de Evaluación y Control de Operaciones para su revisión, el “Cambio de condiciones en los contratos bancarios” debidamente firmados y sellados por los funcionarios públicos del IMSS y de la institución bancaria, la “Carátula” con la denominación de la cuenta bancaria instruida por la TESOFE con los “Anexos” y todo el “Clausulado del contrato” y notifica vía “Correo electrónico”.
División de Evaluación y Control de Operaciones
82. Recibe el “Correo electrónico” en el cual informan que el “Cambio de condiciones en los contratos bancarios” “Carátula” con la denominación de la cuenta bancaria instruida por la TESOFE con los “Anexos” y todo el “Clausulado del contrato” se encuentran depositados en la “Carpeta de red compartida”, para su revisión y envío a la TESOFE.
Documentación incorrecta
83. Notifica vía “Correo electrónico” para su corrección.
Continúa en la actividad 57.
Documentación correcta
84. Elabora el “Oficio” y remite para su firma de la Coordinación de Tesorería, a fin de gestionar la actualización de cada documento: La(s) “Tarjeta(s) de firmas” y/o la “Carta de confirmación de datos bancarios”
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por cambio de la sucursal y/o el “Cambio de la condiciones en los contratos bancarios”.
División de Evaluación y Control de Operaciones
85. Recibe el “Oficio” firmado y anexa un disco compacto (CD) con la actualización de cada documento: La(s) “Tarjeta(s) de firmas” y/o la “Carta de confirmación de datos bancarios” por cambio de sucursal y/o el “Cambio de condiciones en los contratos bancarios”, para su entrega a la TESOFE y solicita la actualización correspondiente en el Sistema de Registro de Cuentas Bancarias “RCB” y espera la respuesta.
86. Recibe a través de la Coordinación de Tesorería, el “Oficio de confirmación de la TESOFE” en el cual actualiza en el del Sistema de Registro de Cuentas Bancarias “RCB”, la(s) “Tarjeta(s) de firmas” y/o la “Carta de confirmación de datos bancarios” por cambio de la sucursal y/o el “Cambio de las condiciones en los contratos bancarios”, archiva en el “Expediente” y envía por “Correo electrónico” la copia del “Oficio de confirmación de la TESOFE” a la División de Dispersión de Fondos, a la División de Marco Financiero, a la División de Recursos Financieros, a los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, a los Órganos Normativos y a los Órganos Operativos según corresponda.
ETAPA III
Cancelación de las cuentas bancarias
División de Recursos Financieros, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos
87. Recibe del usuario de la cuenta el “Oficio de solicitud de la cancelación”, gestiona mediante un “Oficio” ante la institución bancaria donde solicita se expida la “Carta de cancelación”.
88. Recibe la “Carta de cancelación” de la institución bancaria, en la que se especifica la fecha de cancelación y número de la cuenta bancaria.
89. Envía por “Correo electrónico” a la División de Evaluación y Control de Operaciones, la notificación de la “Carta de cancelación“ de la(s) cuenta(s) emitida por la institución bancaria, se encuentra debidamente revisada y depositada en la “Carpeta de red compartida”.
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NOTA: Se envía por correo para agilizar el proceso de la cancelación de la cuenta bancaria ante la TESOFE, ya que sólo se tienen de plazo 5 días naturales posteriores a la fecha de cancelación.
División de Evaluación y Control de Operaciones
90. Solicita mediante el “Oficio de cancelación” a la TESOFE sea dada de baja la cuenta del Sistema de Registro de Cuentas Bancarias “RCB” y gestiona la firma de la Coordinación de Tesorería.
91. Recibe el “Oficio de cancelación” ante la TESOFE
firmado por el Coordinador de Tesorería y anexa un disco compacto (CD) con la “Carta de cancelación de la institución bancaria” para su entrega y espera la respuesta.
92. Recibe de la TESOFE por conducto de la
Coordinación de Tesorería, el “Oficio de la confirmación de la baja en el del Sistema de Registro de Cuentas Bancarias RCB”, la archiva en el “Expediente” y envía por “Correo electrónico” una copia a la División de Dispersión de Fondos, a la División de Marco Financiero, a la División de Recursos Financieros, a los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, a los Órganos Normativos y a los Órganos Operativos que correspondan.
División de Dispersión de Fondos, División de Marco Financiero, División de Recursos Financieros, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos
93. Elabora en original y copia el “Oficio” dirigido a la División de Evaluación y Control de Operaciones y solicita la baja en el catálogo contable y la inactivación en el “Sistema PREI/ módulo de Tesorería” y anexa: copia del “Estado de cuenta bancario” con el saldo
cero
copia de la “Carta de cancelación de la institución bancaria” de la(s) cuenta(s) emitida por el banco”
comprobante del saldo contable de la cuenta, por centro de costos en ceros el cual se podrá obtener en la siguiente ruta en el Sistema PREI-Millenium:
Herramienta de Informes> Consultas> Visor de Consultas>Nombre de la consulta:
RIOS_SDOS_CTAS_UI_CC_TS
Responsable Descripción de actividades
Página 31 de 90 Clave: 6B21-003-035
Y recaba acuse en una copia.
NOTA 1: La baja de la cuenta en el catálogo contable será a partir del primer día hábil del siguiente mes, si y solo si, el “Oficio de la baja contable e inactivación en el módulo de Tesorería” se encuentra debidamente llenado y se recibe a más tardar el octavo día hábil de cada mes. NOTA 2: La consulta por centro de costos deberá estar en ceros, en caso contrario será necesario hacer la reclasificación entre centros de costos, para que los mismos queden en cero. NOTA 3: La baja de la cuenta bancaria en el contrato de banca electrónica, se deberá realizar conforme a lo establecido en la actividad 103.
División de Dispersión de Fondos, División de Marco Financiero, División de Recursos Financieros, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos
94. Archiva en el “Expediente” correspondiente la copia del “Oficio de baja contable y la “Constancia de inactivación en del módulo de Tesorería” y da seguimiento al trámite.
División de Evaluación y Control de Operaciones
95. Recibe y valida el “Oficio de baja contable y la “Constancia de inactivación en el módulo de Tesorería” con la documentación:
copia del “Estado de cuenta bancario” con saldo cero
copia de la “Carta de cancelación de la institución bancaria” de la(s) cuenta(s) emitida por el banco membretada y firmada por ejecutivo bancario”
“comprobante del saldo contable de la cuenta, por centro de costos en ceros”
No es correcta
96. Envía el “Correo electrónico” y notifica las inconsistencias o errores que se observan en la documentación, como puede ser que el estado de cuenta no está en ceros, la carta de cancelación bancaria no tiene firma del ejecutivo del banco o no está membretada; el
Responsable Descripción de actividades
Página 32 de 90 Clave: 6B21-003-035
saldo de la cuenta contable por centro de costos no está en ceros y solicita que sean corregidos a la brevedad.
Continúa en la actividad 93.
Es correcta
División de Evaluación y Control de Operaciones
97. Elabora el “Instructivo de manejo de cuenta”, lo firma en el segmento “Elaboró” y gestiona la firma del Titular de la Coordinación de Tesorería en los segmentos correspondientes, adjunta la siguiente información como sustento de la solicitud. “oficio de baja contable y la “Constancia de
inactivación en el módulo de Tesorería”
copia del “Estado de cuenta bancario” con saldo cero
copia de la “Carta de cancelación de la institución bancaria” de la(s) cuenta(s) emitida por el banco membretada y firmada por ejecutivo bancario”
“comprobante del saldo contable de la cuenta, por centro de costos en ceros”
98. Envía a la División de Contabilidad el “Oficio de baja
contable e inactivación en el módulo de Tesorería”, adjuntando el o los “Instructivo(s) de manejo de cuenta” firmados, y archiva los siguientes documentos en el “Expediente”:
copia del “Estado de cuenta bancario” con saldo cero
copia de la “Carta de cancelación de la institución bancaria” de la(s) cuenta(s) emitida por el banco”
“comprobante del saldo contable de la cuenta, por centro de costos en ceros”
99. Recibe de la División de Contabilidad el “Oficio con la
confirmación de baja en el catálogo de las cuentas contables” y el (los) “Instructivo(s) de manejo de cuenta” debidamente firmado(s) en los segmentos “Revisó” y “Autorizó” por el Titular de la División de Contabilidad y el Titular de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones, respectivamente.
Responsable Descripción de actividades
Página 33 de 90 Clave: 6B21-003-035
División de Evaluación y Control de Operaciones
100. Envía a través del Área de Conciliaciones y Registros a la División de Dispersión de Fondos, a la División de Marco Financiero, a la División de Recursos Financieros, a los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y a los Órganos Operativos el “Correo electrónico con la confirmación de la baja en el catálogo de cuentas contables”, el cual tiene adjunto la copia del “Oficio de baja en el catálogo de cuentas contables” y el o los “Instructivo(s) de manejo de cuenta que correspondan.
101. Inactiva la cuenta en el “Sistema PREI-Millenium” en el módulo de tesorería” a través del Área de Gestión de Evaluación.
División de Dispersión de Fondos, División de Marco Financiero, División de Recursos Financieros, Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos
102. Recibe de la División de Evaluación y Control de Operaciones el “Correo electrónico con la confirmación de baja en el catálogo de cuentas contables”, el cual tiene adjunto copia del “Oficio de baja en el catálogo de cuentas contables” y el o los “Instructivo(s) de manejo de cuenta que correspondan y visualiza la inactivación en el “Sistema PREI-Millenium/módulo de Tesorería” y la baja en el “Catálogo de cuentas contables”.
NOTA: Publicado y actualizado el catálogo de cuentas contables (aproximadamente el día 15, de cada mes) los solicitantes podrán verificar que la cuenta se haya dado de baja, en caso contrario, notificará a la División de Evaluación y Control de Operaciones para realizar la aclaración correspondiente con la División de Contabilidad. NOTA: La baja de la cuenta bancaria en el contrato de banca electrónica, se deberá realizar conforme a lo establecido en la actividad 103.
Fase I
Baja de cuentas en la banca electrónica
Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y Órganos Operativos
103. Solicita vía “Correo electrónico” la baja de la cuenta bancaria en la banca electrónica a la División correspondiente de acuerdo al tipo de cuenta según el formato de “Facultades autorizadas en la banca electrónica por tipo de cuenta” clave 6B21-018-004 (Anexo 5).
Responsable Descripción de actividades
Página 34 de 90 Clave: 6B21-003-035
División de Marco Financiero, División de Dispersión de Fondos, División de Recursos Financieros, División de Evaluación y Control de Operaciones
104. Solicita mediante un “Oficio” a la institución bancaria la baja de la cuenta en la banca electrónica, anexa los “Formatos” requeridos por la institución bancaria.
NOTA: Cada institución bancaria maneja su propio formato.
105. Recibe la confirmación de la baja en la banca electrónica por parte de la institución bancaria, vía “Correo electrónico” o llamada telefónica u oficio.
106. Informa por “Correo electrónico" al Órgano de Operación Administrativa Desconcentrada y al Órgano Operativo” solicitante, que la cuenta ha sido dada de baja en la banca electrónica.
Fin del procedimiento
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7. Diagrama de flujo
Archivos .RCB y .PDF
Oficio de petición a TESOFE
Oficio de petición a TESOFE
Formato F11
www.apartados.hacienda.gob.mx/
www.apartados.hacienda.gob.mx/
Oficio
Oficio de solicitud
Oficio de solicitud
6B21-018-001 (Anexo 1)
Sistema PREI Millenium/ CFDISistema PREI
Millenium/ CFDI
ÓRGANOS NORMATIVOS, ÓRGANOS OPERATIVOS,
ÓRGANOS DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA
DESCONCENTRADA, DIVISIÓN DE DISPERSIÓN DE FONDOS,
DIVISIÓN DE MARCO FINANCIERO, DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
INICIO
¿Procede la solicitud?
a
Elabora en original y copia el "Oficio de solicitud" justificando plenamente la necesidad de la apertura de cuenta y envía al Titular de la Coordinación de Tesorería, para que instruya a la División de Evaluación y Control de Operaciones de iniciar los trámites con la TESOFE.
3 NOTAS
2
Recibe el "Oficio de solicitud", elabora el "Oficio de respuesta" a los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, a los Órganos Normativos y a los Órganos Operativos y gestiona la firma ante el Coordinador de Tesorería.
3
5
Recibe el "Oficio de petición a TESOFE" firmado y adjunta archivos "*.RCB y *.PDF" y espera la respuesta.
NOTA
7
A
4
NO
1
Envía el "Oficio de respuesta" a los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, a los Órganos Normativos y a los Órganos Operativos, y explica los motivos del rechazo de la solicitud de autorización de la apertura de cuenta o bien pide que sea replanteada la solicitud
SI
Determina la necesidad de abrir una cuenta bancaria con o sin chequera de acuerdo a los "Criterios para la apertura de cuentas bancarias autorizadas por rubro y tipo de contratación" clave 6B21-013-001 (Anexo 1).
NOTA
a
Instruye a la División de Evaluación y Control de Operaciones, las gestiones previas para el envío de la solicitud a la TESOFE
1
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
4
COORDINACIÓN DE TESORERÍA
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
Ingresa a la liga para el llenado del formulario F1 e imprime el formato www.apartados.hacienda.gob.mx/lineamientoscut, elabora el "Oficio de petición a TESOFE", y gestiona la firma del Coordinador de Tesorería.
6
Página 36 de 90 Clave: 6B21-003-035
6B21-018-001(Anexo 1)
CIdentificación
oficial
Solicitud de apertura de
cuenta
Original para la Institución Bancaria
Original para la Institución Bancaria
Oficio de autorización
Tarjeta de registro de firmas
Contrato de apertura de
cuenta bancaria
Tarjeta de registro de firmas
Oficio de autorización
Original para la Institución Bancaria
A
Contrato de apertura de
cuenta bancaria
Oficio de autorización
Original para la Institución Bancaria
COORDINACIÓN DE TESORERÍA
b
Recibe el "Oficio de autorización para la apertura de la cuenta" con el "Original para la Institución Bancaria", elabora el "Oficio de respuesta", adjunta los documentos y entrega a cada Órgano de Operación Administrativa Desconcentrada, Órgano Operativo y a las Divisiones que integran la Coordinación de Tesorería según corresponda para gestionar con el banco los trámites de apertura en los plazos previstos.
2 NOTAS
9
Recaba las firmas en el "Contrato de apertura de la cuenta bancaria" y en la "Tarjeta de registro de firmas” de los representantes legales y del personal autorizado para librar cheques y/o girar instrucciones
12
B
10
Recibe el "Oficio de respuesta" que contiene el "Oficio de autorización para la apertura de la cuenta" y el "Original para la Institución Bancaria", elabora en original y copia "Solicitud de apertura de cuenta" a la institución bancaria, anexa el "Original para la Institución Bancaria" y precisa al banco que todas las cuentas deben ser productivas y el tipo de contratación conforme a los "Criterios para la apertura de cuentas bancarias autorizadas por rubro y tipo de contratación" clave 6B21-013-001 (Anexo 1), adjuntando copias de la "Identificación oficial"
NOTA
Recibe por parte de la TESOFE el "Oficio de autorización para la apertura de la cuenta", con el "Original para la Institución Bancaria" adjunto y lo turna para la gestión correspondiente.
b
8
Recibe de la institución bancaria el "Contrato de apertura de cuenta bancaria" y la "Tarjeta de registro de firmas" con los datos solicitados (los cuales deberán contener la denominación autorizada por la TESOFE).
NOTA
11
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, ÓRGANOS DE
OPERACIÓN ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA Y ÓRGANOS
OPERATIVOS
Página 37 de 90 Clave: 6B21-003-035
15
Expediente
14Expediente
Expediente
Carta de confirmación de datos bancarios
Tarjeta de registro de
firmas
Contrato de apertura de
cuenta bancaria
Oficio
Carta de confirmación de datos bancarios
Tarjeta de registro de
firmas
Contrato de apertura de
cuenta bancaria
Apertura de cuenta bancaria
Apertura de cuenta bancaria
Oficio de consentimiento
expreso
Carta de confirmación de datos bancarios
Tarjeta de registro de
firmas
Contrato de apertura de
cuenta bancaria
B
c
Remite el "Oficio de consentimiento expreso" a la institución bancaria, en el que autoriza a la TESOFE para que tenga acceso a la consulta de los saldos y los movimientos de la cuenta bancaria en los medios electrónicos aplicables y obtiene el sello de recibo del banco, y archiva la "Minuta de Oficio" en el "Expediente".
14
C
15
Recibe de la institución bancaria en original el "Contrato de apertura de la cuenta", la "Tarjeta de registro de firmas" y la "Carta de confirmación de datos bancarios" con la denominación (nombre de la cuenta) autorizada por la TESOFE, con firmas autógrafas del funcionario autorizado y sello de la institución bancaria y archiva en el "Expediente".Entrega la copia electrónica en formato PDF a la División de Evaluación y Control de Operaciones para el registro definitivo en el sistema de la Cuenta Única de Tesorería, lo siguiente:
Remite en original y copia el "Oficio" a la institución bancaria", con tres copias del "Contrato de apertura de cuenta bancaria" y de la "Tarjeta de registro de firmas" con firmas autógrafas, y solicita en el oficio que devuelva un ejemplar de los documentos mencionados, sellados, firmados y que remita la "Carta de confirmación de datos bancarios", archiva la copia del "Oficio" a la institución bancaria" en el "Expediente".
c
13
Comunica la apertura de la cuenta bancaria correspondiente con un "Correo electrónico" a la División de Dispersión de Fondos, la División de Marco Financiero, a los Órganos Normativos y envía en formato PDF el "Contrato de apertura de cuenta bancaria", la(s) "Tarjeta(s) de registro de firmas" y la "Carta de confirmación de datos bancarios".
16
DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, ÓRGANOS DE
OPERACIÓN ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA Y ÓRGANOS
OPERATIVOS
DIVISIÓN DE DISPERSIÓN DE FONDOS, DIVISIÓN DE MARCO
FINANCIERO, DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, ÓRGANOS DE OPERACIÓN
ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA Y
ÓRGANOS OPERATIVOS
DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, ÓRGANOS DE
OPERACIÓN ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA Y ÓRGANOS
OPERATIVOS
DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS
13
Página 38 de 90 Clave: 6B21-003-035
Expediente
OficioOficio
OficioOficio
18Expediente
Oficio confirmación de registro definitivo
en la CUT
Oficio confirmación de registro definitivo
en la CUT
Copia con acuse del banco del
consentimiento expreso
Carta de confirmación de datos bancarios
Tarjeta de registro de
firmas
Contrato de apertura de
cuenta bancaria
OficioOficio
Notificación de inconsistenciasNotificación de inconsistencias
OficioOficio
Copia con acuse del banco del
consentimiento expreso
Carta de confirmación de datos bancarios
Tarjeta de registro de
firmas
Contrato de apertura de
cuenta bancaria
CC
d
Envía por "correo electrónico" el "Oficio" a la División de Evaluación y Control de Operaciones y notifica que toda la documentación se encuentra debidamente revisada y depositada en la "Carpeta de red compartida" y archiva en el "Expediente".
18
D
Deposita en formato PDF en la "Carpeta de red compartida" con la División de Evaluación y Control de Operaciones, copia de la siguiente documentación para su registro definitivo ante la TESOFE; ya que a partir de la fecha de apertura de la cuenta bancaria (sello del banco), sólo tienen 5 días naturales para enviar la misma:
d
17
Recibe el "Oficio" firmado y anexa un disco compacto (CD) con toda la documentación para su entrega a la TESOFE y espera la confirmación del registro definitivo.
22
DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, ÓRGANOS DE
OPERACIÓN ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA Y ÓRGANOS
OPERATIVOS
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
Recibe el "correo electrónico" con el "Oficio" y valida la documentación electrónica.
¿Es correcta?
21
20
NO
17
Envía un "correo electrónico" y notifica las inconsistencias o errores que se observan en los archivos de la carpeta compartida y solicita que sean corregidos a la brevedad.
SI
Elabora el "Oficio" y gestiona la firma de la Coordinación de Tesorería, a fin de solicitar el registro definitivo ante la TESOFE.
19
20
23
Recibe por conducto de la Coordinación de Tesorería, el "Oficio" con el cual la TESOFE confirma el registro definitivo en el "Sistema de Registro de Cuentas Bancarias" (RCB); envía por "Correo electrónico" copia a la División de Dispersión de Fondos, a la División de Marco Financiero, a la División de Recursos Financieros, a los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, y a los Órganos Operativos que correspondan y archiva en el "Expediente".
23
Página 39 de 90 Clave: 6B21-003-035
Oficio para alta en el catálogo de
cuentas contables
Contrato apertura cuenta
bancaria
6B21-009-012 (Anexo 4)
Instructivo contable
Cuenta contableCuenta contable
Solicita cuenta contable
Solicita cuenta contable
6B21-009-012 (Anexo 4)
Carta de confirmación de datos bancarios
Contrato apertura cuenta
bancaria
6B21-009-012 (Anexo 4)
Oficio con la confirmacion de
registo en el RCB de la TESOFE
Oficio con la confirmacion de
registo en el RCB de la TESOFE
Instructivo de manejo de cuenta
CD
e
25
F
Recibe por "Correo electrónico" el "Oficio" con el cual la TESOFE confirma el registro definitivo en el Sistema de Registro de Cuentas Bancarias (RCB) y envía a la División de Evaluación y Control de Operaciones el "Oficio" con la "Solicitud de alta de cuenta bancaria en el sistema PREI-Millenium" clave 6B21-009-012 (Anexo 4) adicional solicita su incorporación en el catálogo de cuentas contables y anexa copia del "Contrato de apertura de la cuenta bancaria"
2 NOTAS
e
24
Remite a la División de Evaluación y Control de Operaciones, el "Instructivo de manejo de cuenta" firmado.
29
DIVISIÓN DE DISPERSIÓN DE FONDOS, DIVISIÓN DE
MARCO FINANCIERO, DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS,
ÓRGANOS DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA
DESCONCENTRADA Y ÓRGANOS OPERATIVOS
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
Recibe el "Oficio" con la "Solicitud de alta de cuenta bancaria en el sistema PREI-Millenium" clave 6B21-009-012 (Anexo 4) con la copia del "Contrato de apertura de la cuenta bancaria" y solicita mediante "Correo electrónico" a la División de Contabilidad la asignación de cuenta contable.
28
27
Recibe el "Correo electrónico" con la cuenta contable asignada por la División de Contabilidad.
Elabora el "Instructivo de manejo de cuenta", lo firma en el segmento "Elaboró" y lo envía al Titular de la Coordinación de Tesorería para la firma en el segmento "Conformidad", con toda la documentación, el "Oficio" con "Solicitud de alta de cuenta bancaria en el sistema PREI-Millenium" clave 6B21-009-012 (Anexo 4) y con la copia del "Contrato de apertura de la cuenta bancaria".
2 NOTAS
26
25
COORDINACIÓN DE TESORERÍA
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
Envía el "Oficio para alta en el catálogo de cuentas contables", y adjunta el o los "Instructivo(s) de manejo de cuenta" firmados a la División de Contabilidad para que realice el alta de la cuenta en el catálogo contable a partir del primer día hábil del siguiente mes.
30
Página 40 de 90 Clave: 6B21-003-035
6B21-018-004(Anexo 5)
Solicita alta de la cuenta en la banca
electrónica
Instructivo de manejo de cuenta
Oficio confirmación alta en el catálogo de cuentas contables
Confirmación alta en el catálogo
contable
Notifica cuenta corta y asignación de seguridad por
cuenta
Sistema PREI Millenium/ Asigna
cuenta corta, seguridad por
cuenta
Sistema PREI Millenium/ Asigna
cuenta corta, seguridad por
cuenta
Guía funcional no. 36 Carga de
cuentas bancarias
Sistema PREI Millenium/
Parametría de la cuenta
Sistema PREI Millenium/
Parametría de la cuenta
Instructivo de manejo de cuenta
Oficio confirmación alta en el catálogo de cuentas contables
CF
f
32
G
Recibe el "Oficio con la confirmación de alta en el catálogo de cuentas contables" y el(los) "Instructivo(s) de manejo de cuenta" debidamente firmados en los segmentos "Revisó" y "Autorizó" por el Titular de la División de Contabilidad y el Titular de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones respectivamente.
f
31
33. Asigna en el "Sistema PREI-Millenium/módulo cuenta corta" la seguridad por cuenta y notifica mediante un "Correo electrónico" a la División de Dispersión de Fondos, a la División de Marco Financiero, a la División de Recursos Financieros, a los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y a los Órganos Operativos.
34
Recibe el "Correo electrónico" con la confirmación de alta en el "Catálogo de cuentas contables", el cual tiene adjunto copia del "Oficio para alta en el catálogo de cuentas contables" y el o los "Instructivo(s) de manejo de cuenta que le correspondan, visualiza en el "Sistema PREI-Millenium/módulo de Tesorería" la parametría y el alta en el "Catálogo de cuentas contables".
33
FASE 1ALTA DE CUENTAS NUEVAS EN
LA BANCA ELECTRÓNICA
Solicita el alta de la cuenta bancaria vía "Correo electrónico de alta", en la banca electrónica a la División responsable de acuerdo al tipo de cuenta que se indica en las "Facultades autorizadas en la banca electrónica por tipo de cuenta" clave 6B21-018-004 (Anexo 5).
2 NOTAS
35
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
Realiza a través del Área de Gestión de Evaluación la activación y la parametría de la cuenta en el "Sistema PREI-Millenium", de acuerdo con las instrucciones contenidas en la "Guía funcional número 36 Carga de Cuentas Bancarias" publicada en el sistema PREI-Millenium (http://prei/manualusr/PREI/ce0288.a.htm).
DIVISIÓN DE DISPERSIÓN DE FONDOS, DIVISIÓN DE
MARCO FINANCIERO, DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS,
ÓRGANOS DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA
DESCONCENTRADA Y ÓRGANOS OPERATIVOS
ÓRGANOS DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA
DESCONCENTRADA Y ÓRGANOS OPERATIVOS
Página 41 de 90 Clave: 6B21-003-035
Y en su caso oficio
de encargo
Último tarjetón de pago
Identificación oficial vigente
6B21-009-013 (Anexo 7)
Confirmación de alta
Oficio al banco solicitando alta en
banca electrónica con anexo de alta
Envía
Oficio solicitud facultades en
banca electrónica
Notifica alta de la cuenta en la banca
electrónica
CG
gH
g
Informa a los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y a los Órganos Operativos, por "Correo electrónico" que la cuenta, ha sido dada de alta en la banca electrónica.
39Solicita por "Oficio" las facultades de los usuarios de banca electrónica al Titular de la Coordinación de Tesorería, con atención a la División de Evaluación y Control de Operaciones e indica el tipo de movimiento que se solicita (baja, alta del usuario y la asignación de facultades).
38
Anexa el formato "Actualización de facultades por tipo de cuenta" clave 6B21-009-013 (Anexo 7), con firma autógrafa del Delegado, del Director de UMAE o del Gerente General de Centro Vacacional según corresponda; para los Órganos Normativos deberá firmar el jefe inmediato superior con el nivel mínimo de jefe de área; de manera adicional por cada usuario facultado, envía por "Correo electrónico" a la División de Evaluación y Control de Operaciones, la "Identificación oficial" vigente (credencial de elector) y el último "Tarjetón de pago" en el que indique el puesto o, en su caso el "Oficio de encargo".
40
ÓRGANOS DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA
DESCONCENTRADA, ÓRGANOS NORMATIVOS Y ÓRGANOS
OPERATIVOS
DIVISIÓN DE MARCO FINANCIERO, DIVISIÓN
DE DISPERSIÓN DE FONDOS, DIVISIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS Y DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE
OPERACIONES
36
Alta
Recibe el "Correo electrónico de alta" y solicita a la Institución Bancaria mediante el "Oficio el alta en banca electrónica", anexa los "Formatos" requeridos por ésta.
NOTA
Recibe la confirmación del alta en la banca electrónica por parte de la institución bancaria, vía "Correo electrónico", llamada telefónica u oficio.
37
FASE 2SOLICITUD DE FACULTADES
POR TIPO DE CUENTA
43
Página 42 de 90 Clave: 6B21-003-035
6B21-018-004(Anexo 5)
Identificación oficial
6B21-009-013(Anexo 7)
Solicita al usuario a facultar, informe
misma via cuando reciba el dispositivo
electrónico
Solicita al usuario a facultar, informe
misma via cuando reciba el dispositivo
electrónico
Formato bancario para
solicitar dispositivo electrónico
oficio
ActualizaciónActualización
Identificacion oficial vigente, último tarjetón de
pago y en su caso oficio de encargo
6B21-009-013(Anexo 7)
Oficio solicitud facultades en
banca electrónica
CH
h II
h
45
Determina la necesidad de un nuevo dispositivo electrónico, de acuerdo a la institución bancaria y facultades solicitadas.
DIVISIÓN DE MARCO FINANCIERO, DIVISIÓN DE DISPERSIÓN DE FONDOS, DIVISIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS, DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE
OPERACIONES
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
Recibe "Correo electrónico de alta" y solicita a la Institución Bancaria mediante "Oficio el alta en banca electrónica", anexa los "Formatos" requeridos ésta.
NOTA
41
Recibe el "Oficio de solicitud de facultades" y el formato de "Actualización de facultades por tipo de cuenta" clave 6B21-009-013 (Anexo 7) y el "Correo electrónico" con la "Identificación oficial" y el último "Tarjetón de pago" en el que indique el puesto o, en su caso el "Oficio de encargo".
Comprueba que el formato "Actualización de facultades por tipo de cuenta" clave 6B21-009-013 (Anexo 7), esté firmado y que el número de usuarios por tipo de cuenta y el puesto sean los autorizados y que el nombre del usuario coincida con el de la "Identificación oficial".
NOTA
42
Informa al solicitante motivo de rechazo y solicita modificación
Informa al solicitante motivo de rechazo y solicita modificación
¿Procede la solicitud?
44
43
NO
40
Informa el motivo de rechazo y solicita la modificación de los formatos, por "Correo electrónico de rechazo" al solicitante.
SI
Envía por "Correo electrónico de actualización", a la División o las Divisiones responsables, de acuerdo con las "Facultades autorizadas en la banca electrónica por tipo de cuenta" clave 6B21-018-004 (Anexo 5) y el formato "Actualización de facultades por tipo de cuenta" clave 6B21-009-013 (Anexo 7).
Solicita al banco formatos para
solicitar dispositivo electrónico
Solicita al banco formatos para
solicitar dispositivo electrónico
¿Requiere dispositivo electrónico?
46
NO51
SI
Solicita por "Correo electrónico" a la institución bancaria, los formatos correspondientes para la solicitud del dispositivo electrónico
47
Realiza el llenado de los "Formatos" y envían mediante un "Oficio" a la institución bancaria, para la asignación y envío del dispositivo electrónico al usuario a facultar.
Informa por "Correo electrónico" al usuario a facultar, del requerimiento del dispositivo electrónico a la institución bancaria y se le solicita informe misma vía cuando lo reciba.
48
Página 43 de 90 Clave: 6B21-003-035
55
6B21-009-014 (Anexo 6)
6B21-009-014 (Anexo 6)
6B21-009-014 (Anexo 6)
6B21-009-013(Anexo 7)
Informa al solicitante motivo de rechazo y solicita modificación
Informa al solicitante motivo de rechazo y solicita modificación
Oficio
6B21-009-014 (Anexo 6)
6B21-009-014(Anexo 6)
Solicita envío a cada usuario
facultado
Informa actualización al
usuario
Confirma recepción del
dispositivo electrónico
CI
i
i
52
Requisita el formato de la "Responsiva para usuarios de la banca electrónica" clave 6B21-009-014 (Anexo 6) y envía el original a la División solicitante.
ÓRGANOS DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA
DESCONCENTRADA, ÓRGANOS NORMATIVOS Y ÓRGANOS
OPERATIVOS
ÓRGANOS DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA
DESCONCENTRADA, ÓRGANOS NORMATIVOS Y ÓRGANOS
OPERATIVOS
49
Confirma vía "Correo electrónico" la recepción del "Dispositivo electrónico".
51
Solicita por "Correo electrónico" a cada usuario facultado, el envío de la "Responsiva para usuarios de la banca electrónica" clave 6B21-009-014 (Anexo 6).
¿Correcto el llenado?
53
NO
53
SI
Archiva la "Responsiva para usuarios de la banca electrónica" clave 6B21-009-014 (Anexo 6) en el "Expediente
55
J
DIVISIÓN DE MARCO FINANCIERO, DIVISIÓN DE DISPERSIÓN DE FONDOS, DIVISIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS, DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE
OPERACIONES
50
Asigna las facultades a los usuarios en la banca electrónica de acuerdo a la "Actualización de facultades por tipo de cuenta" clave 6B21-009-013 (Anexo 7), e informa por "Correo electrónico de actualización" al usuario.
NOTA
Recibe la "Responsiva para usuarios de la banca electrónica" clave 6B21-009-014 (Anexo 6) y comprueba que esté correctamente llenada.
Informa por "Correo electrónico" la causa del rechazo de la "Responsiva para usuarios de la banca electrónica" clave 6B21-009-014 (Anexo 6) y solicita la corrección
54
45
54
ETAPA IIMANTENIMIENTO DE
DOCUMENTOS PARA LAS CUENTAS INSCRITAS EN LA
TESOFE
DIVISIÓN DE MARCO FINANCIERO, DIVISIÓN DE DISPERSIÓN DE FONDOS, DIVISIÓN DE RECURSOS
FINANCIEROS, DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE
OPERACIONES
Página 44 de 90 Clave: 6B21-003-035
Documentos
Cambio de condiciones en
contratos bancarios
Carta de confirmación
de datos bancarios por cambios de sucursal
Tarjetas de firmas (alta, baja o modificación de
firmantes y/o apoderados)
Informa actualización
al usuario
CJ
56
Realiza la actualización de los siguientes documentos cuando haya cambios del personal firmante y/o cambios en las condiciones de los contratos bancarios y/o cambios de la sucursal y/o la Clabe Interbancaria.
K
57Envía "Correo electrónico" a la División de Evaluación y Control de Operaciones en el que solicita el visto bueno de los cambios a realizar, según la actualización de documentos que corresponda:
FASE 1ACTUALIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, ÓRGANOS DE
OPERACIÓN ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA Y ÓRGANOS
OPERATIVOS
Envía el "Correo electrónico" a la División de Evaluación y Control de Operaciones en el que solicita el visto bueno de los cambios a realizar, según la actualización de los documentos que correspondan:
57
58
Recibe el "Correo electrónico" con los documentos y valida según el tipo de documento:
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
60
69
75
83
Página 45 de 90 Clave: 6B21-003-035
Oficio solicitud actualización de
firmantes
Comunidad Tesorería
Comunidad Tesorería
CK
59
Verifica si la actualización coincide con el "Poder notarial" de los firmantes vigente, publicado en la página de la Comunidad de Tesorería.
Reinicio de trámiteReinicio de trámite
¿Coincide? NO
SI
Genera la respuesta para que realicen mediante un oficio la solicitud de actualización de los documentos a la institución bancaria.
61
Envía "Correo electrónico" e indica la situación y solicita se reinicie trámite hasta que los firmantes en cuestión se encuentren debidamente autorizados
60
DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, ÓRGANOS DE
OPERACIÓN ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA Y ÓRGANOS
OPERATIVOS
Envía el "Oficio a la institución bancaria" y solicita la actualización de los firmantes según el tipo de cuenta.
62
64
L
57
Tipo de actualización
Modalidad APara la(s) tarjetas de
firmas alta/baja/modificación firmantes
Modalidad BPara la carta de
confirmación de datos bancarios por los
cambios de sucursal
Modalidad CPara el cambio de condiciones en los contratos bancarios
M O
Página 46 de 90 Clave: 6B21-003-035
Carpeta compartida Carpeta
compartida
Nuevas tarjetas de
firmas
oficio
Nuevas tarjetas de
firmas
Oficio
63
Recibe el "Oficio de la institución bancaria" y verifica que contengan el sello del banco con la fecha en la que se recibe y que contengan la firma del (de los) funcionario(s) del banco,
NOTA
¿Omisión de datos?
NO
62
SI
Deposita las "Tarjetas de firmas" en la "Carpeta de red compartida" y notifica a ésta de dicha situación vía "Correo electrónico"
65
Devuelve mediante un "Oficio a la institución bancaria" las "Nuevas tarjetas de firmas":
64
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
66
Recibe el "Correo electrónico" con el cual informan que la actualización de la(s) "Tarjeta(s) de firmas" se encuentra(n) depositada(s).
Solicitud de corrección
Solicitud de corrección
¿Tarjetas correctas?
NO
66
SI Notifica por "Correo electrónico" para su corrección.
Verifica que la "Justificación en el cambio de sucursal", obedezca a temas de seguridad y/o distancia, cierre de sucursales bancarias a por cambio de domicilio (físico) por parte de los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, los Órganos Normativos y los Órganos Operativos, entre otros.
67
85
CL
M
CM
68
¿Está justificado el cambio?
Notifica a los emisores para su
correción
Notifica a los emisores para su
correción
NO
57
Solicita se replantee la "Justificación en el cambio de sucursal" o en su caso se adjunte la documentación que aporte más elementos para validar el cambio de sucursal.
69
Oficio
Notifica realicen solicitud de
actualización
Notifica realicen solicitud de
actualización
SI
Genera el "Correo electrónico" para que la División de Recursos Financieros, los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y los Órganos Operativos mediante oficio realicen la solicitud de actualización de los documentos a la institución bancaria según corresponda.
70
DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, ÓRGANOS DE
OPERACIÓN ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA Y ÓRGANOS
OPERATIVOS
71. Envía un "Oficio al banco" y solicita la actualización de la reexpedición de la carta de confirmación de datos bancarios con la nueva CLABE en caso de que haya cambiado y el nuevo número y nuevo nombre de la sucursal bancaria
71
N
67
Página 47 de 90 Clave: 6B21-003-035
Carpeta compartida Carpeta
compartida
Carta de confirmación
Carta de confirmación
Carta de confirmación
Carta de confirmación
Carpeta compartida Carpeta
compartida
Carta de confirmación
Oficio
CN
DIVISIONES DE DISPERSIÓN DE FONDOS,
MARCO FINANCIERO, RECURSOS FINANCIEROS, ÓRGANOS DE
OPERACIÓN ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA, ÓRGANOS
NORMATIVOS Y ÓRGANOS OPERATIVOS
72
Recibe el "Oficio del banco" y verifica que estén los cambios debidamente efectuados en la "Carta de confirmación de datos bancarios por cambios de sucursal" que incluye el nuevo número y nombre de la nueva sucursal, así como la nueva CLABE bancaria, en caso de haber cambiado.
¿Verificación correcta?
NO
SI
Procede a la firma de los documentos que correspondan, deposita en la "Carpeta de red compartida" para su revisión la "Carta de confirmación de datos bancarios por el cambio de sucursal" y notifica por "Correo electrónico" esta situación.
73
67
72
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
Recibe el "Correo electrónico", con el cual informan que la actualización de la "Carta de confirmación de datos bancarios por el cambio de sucursal" se encuentra depositada en la "Carpeta de red compartida" y revisa.
74
O
j
j
Notifica a los emisores para su
correción
Notifica a los emisores para su
correción
¿La carta es correcta?
NO
57
SI
Notifica por "Correo electrónico" a los responsables para su corrección.
75
85
Página 48 de 90 Clave: 6B21-003-035
Convenios marco
NotificaNotifica
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
Verifica que los cambios no se contrapongan con los "Convenios marco" celebrados entre la Coordinación de Tesorería y las Instituciones Financieras; las indicaciones instruidas en la Ley de la TESOFE, así como los Lineamientos que tienen por objeto regular el Sistema de Cuenta Única de Tesorería (TESOFE).
76
Notifica a los emisores para su
correción
Notifica a los emisores para su
correción
¿Se contrapone?
NO
57
SI
Envía el "Correo electrónico" y solicita se motive y se fundamente el cambio en las condiciones del contrato, adjuntando el impacto y la relación costo-beneficio.
77
Genera respuesta mediante "Correo electrónico", para que la División de Recursos Financieros, los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y los Órganos Operativos, realicen mediante un oficio la solicitud de actualización de los documentos a la institución bancaria
78
CO
P
Página 49 de 90 Clave: 6B21-003-035
Cambio de condiciones
Carta de confirmación
Tarjeta de firmas
Oficio
Cambio de condiciones
Carta de confirmación
Tarjeta de firmas
NotificaNotifica
Carpeta compartida Carpeta
compartida
Clausulado
Carátula
Cambio de condiciones
Oficio
Clausulado
Carátula
Cambio de condiciones
Oficio
Oficio
Informa cambiosInforma cambios
Oficio
k
k
DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, ÓRGANOS DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA
DESCONCENTRADA Y ÓRGANOS OPERATIVOS
79
Envía el "Oficio la institución bancaria" y solicita la reexpedición de la carátula con la denominación de la cuenta bancaria instruida por la TESOFE con los anexos y todo el "Clausulado del contrato.
Q
¿Hay omisión?
NO
SI
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
Recibe el "Correo electrónico" en el cual informan que el "Cambio de condiciones en los contratos bancarios" "Carátula" con la denominación de la cuenta bancaria instruida por la TESOFE con los "Anexos" y todo el "Clausulado del contrato" se encuentran depositados en la "Carpeta de red compartida", para su revisión y envío a la TESOFE.
82
DIVISIONES DE DISPERSIÓN DE FONDOS, MARCO FINANCIERO,
RECURSOS FINANCIEROS, ÓRGANOS DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA
DESCONCENTRADA Y ÓRGANOS OPERATIVOS
Notifica a los emisores para su
correción
Notifica a los emisores para su
correción
¿Documentación correcta?
NO57
SINotifica vía "Correo electrónico" para su corrección.
83
Elabora el "Oficio" y remite para su firma de la Coordinación de Tesorería, a fin de gestionar la actualización de cada documento: La(s) "Tarjeta(s) de firmas" y/o la "Carta de confirmación de datos bancarios" por cambio de la sucursal y/o el "Cambio de la condiciones en los contratos bancarios".
84
Recibe el "Oficio de la institución bancaria" y verifica que en el "Cambio de condiciones en contratos bancarios" esté la "Carátula" con la denominación de la cuenta bancaria instruida por la TESOFE con los "Anexos" y todo el "Clausulado del contrato".
80
80
Procede a la firma, deposita en la "Carpeta de red compartida" con la División de Evaluación y Control de Operaciones para su revisión, el "Cambio de condiciones en los contratos bancarios" debidamente firmados y sellados por los funcionarios públicos del IMSS y de la institución bancaria, la "Carátula" con la denominación de la cuenta bancaria instruida por la TESOFE con los "Anexos" y todo el "Clausulado del contrato" y notifica vía "Correo electrónico".
81
Recibe el "Oficio" firmado y anexa un disco compacto (CD) con la actualización de cada documento: La(s) "Tarjeta(s) de firmas" y/o la "Carta de confirmación de datos bancarios" por cambio de sucursal y/o el "Cambio de condiciones en los contratos bancarios", para su entrega a la TESOFE y solicita la actualización correspondiente en el Sistema de Registro de Cuentas Bancarias "RCB" y espera la respuesta
85
CP
Página 50 de 90 Clave: 6B21-003-035
Envía copia de
documentos
Envía copia de
documentos
Expediente
CD con carta de cancelación del
banco
CD con carta de cancelación del
banco
Oficio cancelación
Carpeta de red compartida
Carpeta de red compartida
Envía oficioEnvía oficio
Expediente
RCBRCB
CD con carta de cancelación del
banco
CD con carta de cancelación del
banco
Oficio confirmación
Oficio cancelación
Oficio institución
bancaria
Oficio solicitud
Carta
Oficio
Carta de cancelaciónCarta de
cancelación
CQ
l
86
Recibe a través de la Coordinación de Tesorería, el "Oficio de confirmación de la TESOFE" en el cual actualiza en el del Sistema de Registro de Cuentas Bancarias "RCB", la(s) "Tarjeta(s) de firmas" y/o la "Carta de confirmación de datos bancarios" por cambio de la sucursal y/o el "Cambio de las condiciones en los contratos bancarios", archiva en el "Expediente" y envía por "Correo electrónico" la copia del "Oficio de confirmación de la TESOFE" a la División de Dispersión de Fondos, a la División de Marco Financiero, a la División de Recursos Financieros, a los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, a los Órganos Normativos y a los Órganos Operativos según corresponda.
R
Envía por "Correo electrónico" a la División de Evaluación y Control de Operaciones, la notificación de la "Carta de cancelación" de la(s) cuenta(s) emitida por la institución bancaria, se encuentra debidamente revisada y depositada en la "Carpeta de red compartida".
NOTA
89
Solicita mediante el "Oficio de cancelación" a la TESOFE sea dada de baja la cuenta del Sistema de Registro de Cuentas Bancarias "RCB" y gestiona la firma de la Coordinación de Tesorería.
90
Recibe el "Oficio de cancelación" ante la TESOFE firmado por el Coordinador de Tesorería y anexa un disco compacto (CD) con la "Carta de cancelación de la institución bancaria" para su entrega y espera la respuesta.
91
Recibe del usuario de la cuenta el "Oficio de solicitud de la cancelación", gestiona mediante un "Oficio" ante la institución bancaria donde solicita se expida la "Carta de cancelación".
87
Recibe de la TESOFE por conducto de la Coordinación de Tesorería, el "Oficio de la confirmación de la baja en el del Sistema de Registro de Cuentas Bancarias RCB", la archiva en el "Expediente" y envía por "Correo electrónico" una copia a la División de Dispersión de Fondos, a la División de Marco Financiero, a la División de Recursos Financieros, a los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada, a los Órganos Normativos y a los Órganos Operativos que correspondan.
92
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
ETAPA IIICANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS
DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, ÓRGANOS DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA
DESCONCENTRADA Y ÓRGANOS OPERATIVOS
Recibe la "Carta de cancelación" de la institución bancaria, en la que se especifica la fecha de cancelación y número de la cuenta bancaria.
88
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
l
Página 51 de 90 Clave: 6B21-003-035
Comprobante de saldo
contable en ceros
Carta cancelación
Edo. Cta. Bancario
Oficio baja contable
Constancia de inactivación
Oficio baja contable
Expediente
Comprobante de saldo
contable en ceros
CCarta
cancelación
Edo. Cta. Bancario
O-COficio
CR
Archiva en el "Expediente" correspondiente la copia del "Oficio de baja contable y la "Constancia de inactivación en del módulo de Tesorería" y da seguimiento al trámite.
94
DIVISIÓN DE DISPERSIÓN DE FONDOS, DIVISIÓN DE MARCO
FINANCIERO, DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, ÓRGANOS DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA Y
ÓRGANOS OPERATIVOS
Recibe y valida el "Oficio de baja contable y la "Constancia de inactivación en el módulo de Tesorería" con la documentación " copia del Estado de cuenta bancario" con saldo cerocopia de la "Carta de cancelación de la institución bancaria" de la(s) cuenta(s) emitida por el banco membretada y firmada por ejecutivo bancariocomprobante del saldo contable de la cuenta, por centro de costos en ceros"
Elabora en original y copia el "Oficio" dirigido a la División de Evaluación y Control de Operaciones y solicita la baja en el catálogo contable y la inactivación en el "Sistema PREI/ módulo de Tesorería" y anexa:copia del "Estado de cuenta bancario" con el saldo cerocopia de la "Carta de cancelación de la institución bancaria" de la(s) cuenta(s) emitida por el banco"comprobante del saldo contable de la cuenta, por centro de costos en ceros el cual se podrá obtener en la siguiente ruta en el Sistema PREI-Millenium:Herramienta de Informes> Consultas> Visor de Consultas>Nombre de la consulta:RIOS_SDOS_CTAS_UI_CC_TSY recaba acuse en copia.
3 NOTAS
93
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
95
96
S
Página 52 de 90 Clave: 6B21-003-035
Comprobante de saldo
contable en ceros
Carta cancelación
Edo. Cta. Bancario
Expediente
Instructivo
Oficio baja contable
Comprobante de saldo
contable en ceros
Carta cancelación
Edo. Cta. Bancario
Constancia de inactivación
Oficio baja contable
Instructivo
T
Elabora el "Instructivo de manejo de cuenta", lo firma en el segmento "Elaboró" y gestiona la firma del Titular de la Coordinación de Tesorería en los segmentos correspondientes, adjunta la siguiente información como sustento de la solicitud. oficio de baja contable y "Constancia de inactivación en el módulo de Tesorería"copia del "Estado de cuenta bancario" con saldo cerocopia de la "Carta de cancelación de la institución bancaria" de la(s) cuenta(s) emitida por el banco membretada y firmada por ejecutivo bancario"comprobante del saldo contable de la cuenta, por centro de costos en ceros"
97
Envía a la División de Contabilidad el "Oficio de baja contable e inactivación en el módulo de Tesorería", adjuntando el o los "Instructivo(s) de manejo de cuenta" firmados, y archiva los siguientes documentos en el "Expediente": copia del "Estado de cuenta bancario" con saldo cero, copia de la "Carta de cancelación de la institución bancaria" de la(s) cuenta(s) emitida por el banco y comprobante del saldo contable de la cuenta, por centro de costos en ceros
98
Notifica a los emisores para su
correción
Notifica a los emisores para su
correción
¿Documentación correcta?
NO
93
SI
Envía el "Correo electrónico" y notifica las inconsistencias o errores que se observan en la documentación, como puede ser que el estado de cuenta no está en ceros, la carta de cancelación bancaria no tiene firma del ejecutivo del banco o no está membretada; el saldo de la cuenta contable por centro de costos no está en ceros y solicita que sean corregidos a la brevedad.
96
CS
Página 53 de 90 Clave: 6B21-003-035
6B21-018-004(Anexo 5)
Baja de la cuenta
banacaria
Baja de la cuenta
banacaria
Prei-Millenium/Tesorería
Prei-Millenium/Tesorería
Prei-Millenium/Tesorería
Prei-Millenium/Tesorería
Confirmación baja e
instructivo
Confirmación baja e
instructivo
Confirmación baja e
instructivo
Confirmación baja e
instructivo
Instructivo
Oficio confirmación
baja
CT
m
U
Envía a través del Área de Conciliaciones y Registros a la División de Dispersión de Fondos, a la División de Marco Financiero, a la División de Recursos Financieros, a los Órganos de Operación Administrativa Desconcentrada y a los Órganos Operativos el "Correo electrónico con la confirmación de la baja en el catálogo de cuentas contables", el cual tiene adjunto la copia del "Oficio de baja en el catálogo de cuentas contables" y el o los "Instructivo(s) de manejo de cuenta que correspondan.
100
Solicita vía "Correo electrónico" la baja de la cuenta bancaria en la banca electrónica a la División correspondiente de acuerdo al tipo de cuenta según el formato de "Facultades autorizadas en la banca electrónica por tipo de cuenta" clave 6B21-018-004 (Anexo 5).
103
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
Inactiva la cuenta en el "Sistema PREI-Millenium" en el módulo de tesorería" a través del Área de Gestión de Evaluación.
Recibe de la División de Contabilidad el "Oficio con la confirmación de baja en el catálogo de las cuentas contables" y el (los) "Instructivo(s) de manejo de cuenta" debidamente firmado(s) en los segmentos "Revisó" y "Autorizó" por el Titular de la División de Contabilidad y el Titular de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones, respectivamente.
99
101
Recibe de la División de Evaluación y Control de Operaciones el "Correo electrónico con la confirmación de baja en el catálogo de cuentas contables", el cual tiene adjunto copia del "Oficio de baja en el catálogo de cuentas contables" y el o los "Instructivo(s) de manejo de cuenta que correspondan y visualiza la inactivación en el "Sistema PREI-Millenium/módulo de Tesorería" y la baja en el "Catálogo de cuentas contables".
2 NOTAS
102
DIVISIÓN DE DISPERSIÓN DE FONDOS, DIVISIÓN DE MARCO
FINANCIERO, DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, ÓRGANOS DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA Y
ÓRGANOS OPERATIVOS
FASE IBAJA DE CUENTAS EN LA BANCA
ELECTRÓNICA
ÓRGANOS DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVA DESCONCENTRADA Y
ÓRGANOS OPERATIVOS
m
Página 54 de 90 Clave: 6B21-003-035
Confirmación de baja
Confirmación de baja
Oficio institución
bancaria
CU
Solicita mediante un "Oficio" a la institución bancaria la baja de la cuenta en la banca electrónica, anexa los "Formatos" requeridos por la institución bancaria.
NOTA
104
FIN
DIVISIÓN DE MARCO FINANCIERO, DIVISIÓN DE DISPERSIÓN DE FONDOS, DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS,
DIVISIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE OPERACIONES
Recibe la confirmación de la baja en la banca electrónica por parte de la institución bancaria, vía "Correo electrónico" o llamada telefónica u oficio
105
Confirmación de baja
Confirmación de baja
Informa por "Correo electrónico" al Órgano de Operación Administrativa Desconcentrada y al Órgano Operativo" solicitante que la cuenta ha sido dada de baja en la banca electrónica.
106
Página 55 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 1
Criterios para la apertura de cuentas bancarias autorizadas por rubro y tipo de contratación 6B21-018-001
Página 56 de 90 Clave: 6B21-003-035
6B21-018-001
Página 57 de 90 Clave: 6B21-003-035
6B21-018-001
Página 58 de 90 Clave: 6B21-003-035
6B21-018-001
Página 59 de 90 Clave: 6B21-003-035
6B21-018-001
Página 60 de 90 Clave: 6B21-003-035
6B21-018-001
Página 61 de 90 Clave: 6B21-003-035
6B21-018-001
Página 62 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 2
Características de contratación y operación de las cuentas de fondo fijo 6B21-013-002
Página 63 de 90 Clave: 6B21-003-035
Características de contratación y operación de las cuentas de fondo fijo.
Solicitar mediante oficio a la Coordinación de Tesorería, la autorización para aperturar una
cuenta y/o cambiar de institución bancaria, adjuntando propuesta de servicios con la institución elegida.
Los titulares de Delegaciones, UMAE y Centros Vacacionales deberán contar con poder notarial para contratar cuentas bancarias y designar al personal que suscribirá los cheques que se expidan, en forma mancomunada.
El monto mínimo autorizado para operar los fondos con cuenta bancaria es el equivalente a 500 días de salario mínimo diario y el tipo de contratación será productiva.
Se vigilará el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el “Procedimiento para la recepción, glosa y aprobación de documentos presentados para trámite de pago y la constitución, modificación, cancelación, operación y control de fondos fijos”, clave 6130-003-002, (consultar página del IMSS en Intranet, en la normatividad de la Coordinación de Contabilidad y Trámite de Erogaciones).
Los cheques invariablemente deberán ser nominativos, contener firmas mancomunadas y expedirse sólo cuando el pago exceda 20 días de salario mínimo vigente.
Insertar la leyenda "No negociable" a cada título de crédito girado.
La guarda y control de las chequeras y los cheques expedidos será responsabilidad del encargado del fondo fijo.
La solicitud de la chequera y cualquier movimiento bancario se deberá realizar invariablemente
con dos firmas registradas en el banco.
Las personas registradas en la cuenta, serán las únicas autorizadas para recibir del banco las chequeras en blanco, así como solicitar y recibir cualquier aclaración.
Previo a la expedición de títulos de crédito, se deberá verificar la existencia de fondos suficientes en la cuenta, a fin de evitar sobregiros.
Verificar la existencia física de cheques y solicitar con oportunidad la dotación de cheques a la institución bancaria correspondiente.
El titular de la Unidad Administrativa será el responsable solidario con el encargado del fondo fijo, de la correcta utilización de los fondos.
Es responsabilidad del encargado del fondo fijo realizar el último día hábil del mes, el arqueo y la conciliación bancaria.
6B21-013-002
Página 64 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 3
Criterios para la designación de firmantes en cuentas bancarias 6B21-018-003
Página 65 de 90 Clave: 6B21-003-035
Delimitación de firmantes por cuenta bancaria. Los Titulares de los Órganos de Nivel Central, los Órganos Normativos, los Delegados Estatales, Regionales y de la Ciudad de México, los Directores de Unidades Médicas de Alta Especialidad y los Gerentes de Centros Vacacionales, se sujetarán al número de firmantes por tipo de cuenta, conforme al formato denominado “Control de firmas por tipo de cuenta”, atendiendo lo siguiente:
Solicitarán con oficio al Titular de la Coordinación de Tesorería, el tipo de movimiento
que requieren (alta y/o baja de firmante). Anexar el formato “Control de firmas por tipo de cuenta” clave 6B21-013-003 (Anexo
.3.1), con firma autógrafa del Titular del Órgano de Nivel Central, del Órgano Normativo, del Delegado, del Director de UMAE o del Gerente General de Centro Vacacional y del Titular de la Jefatura de Servicios de Desarrollo de Personal según corresponda.
Anexar el formato “Actualización de firmantes” 6B21-018-003 (Anexo 3.2), con firma autógrafa del Titular del Órgano de Nivel Central, del Órgano Normativo, del Delegado, del Director de UMAE o del Gerente General de Centro Vacacional según corresponda.
Por cada firmante facultado, se enviará a los responsables del control de firmantes vía correo electrónico en formato PDF la identificación oficial vigente (credencial de elector), último tarjetón de pago y en caso de no ser el titular de la plaza, oficio de encargo con firma autógrafa del Titular del Órgano de Nivel Central, del Órgano Normativo, del Delegado, del Director de UMAE o del Gerente General de Centro Vacacional según corresponda.
La Coordinación de Tesorería recibe el oficio de solicitud de alta y/o baja de firmantes, los formatos “Actualización de firmantes” y “Control de firmas por tipo de cuenta” (físicos), así como la documentación mencionada en el punto anterior (vía correo electrónico).
Comprueba que los formatos “Control de firmas por tipo de cuenta” 6B21-018-003 (Anexo 3.1) y “Actualización de firmantes” clave 6B21-018-003 (Anexo 3.2), estén firmados por el Titular del Órgano de Nivel Central, del Órgano Normativo, del Delegado, del Director de UMAE o del Gerente General de Centro Vacacional según corresponda, que el número de facultados por tipo de cuenta y el puesto sean los autorizados y que el nombre del facultado coincida con la identificación oficial enviada.
En caso de no proceder la solicitud, se informa el motivo de rechazo, por correo electrónico, al solicitante.
En caso de proceder la solicitud, la Coordinación de Tesorería, solicita a la Coordinación de Legislación y Consulta a través de la División de Notariado y Operaciones Inmobiliarias, el registro del personal facultado en el respectivo poder notarial especial.
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Registro de firmantes ante las Instituciones Bancarias. Una vez inscritos en el poder notarial correspondiente, los Titulares de las Divisiones de Marco Financiero y de Recursos Financieros (esta última por lo que se refiere a cuentas de egresos y fondos fijos de los Órganos de Nivel Central, Órganos Normativos), los Delegados Estatales, Regionales y del Distrito Federal, los Directores de Unidades Médicas de Alta Especialidad y los Gerentes de Centros Vacacionales, solicitarán el registro de firmantes a las Instituciones Bancarias, atendiendo el siguiente procedimiento: Solicita con oficio a la institución bancaria formato de tarjeta de registro de firmas, con el nombre del personal que se autoriza, o que se da de baja y archiva minuta de oficio. Recibe de la institución bancaria, la(s) tarjeta(s) de registro de firmas con los cambios solicitados, revisa los datos y recaba las firmas de los representantes legales y de las personas que quedarán registradas como autorizadas para girar instrucciones en la cuenta bancaria. Envía con oficio a la institución bancaria, tres tantos con firmas autógrafas de la(s) tarjeta(s) de registro de firmas, suscrita(s) por los representantes legales, así como personal autorizado para el manejo de cuenta, anexa las copias de las identificaciones oficiales (por lo que se refiere a las altas), y solicita en el oficio que una vez que el funcionario autorizado de la institución bancaria las haya firmado, devuelva un ejemplar del documento para archivarlo en el expediente correspondiente. Recibe la(s) tarjeta(s) del registro con la firma del funcionario autorizado de la institución bancaria y la(s) archiva en el expediente correspondiente. La División de Recursos Financieros y las Jefaturas de Servicios de Finanzas delegacionales, comunican a la División de Dispersión de Fondos, a los Órganos de Nivel Central, a los Órganos Normativos, o bien a las Jefaturas de Servicios de Prestaciones Económicas y Sociales delegacionales, según corresponda, los cambios realizados; asimismo informan a la División de Evaluación y Control de Operaciones, proporcionando copia de la(s) tarjeta(s) de registro de firmas, para que se comunique la actualización a la Tesorería de la Federación y archiva la minuta del oficio en el expediente.
6B21-018-003
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Control de firmas por tipo de cuenta (Delegación) Anexo 3.1
6B21-018-003
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL UNIDAD DE OPERACIÓN FINANCIERA
DIRECCIÓN DE FINANZAS COORDINACIÓN DE TESORERÍA
Delegación: Lugar y fecha:
1 Gerente General
2 Gerente de Administración y Finanzas
3 Subgerente de Finanzas
Delegaciones:
1 Delegado
2 Jefe de Servicios de Finanzas
3 Jefe del Departamento de Tesorería
4 Jefe de Oficina de Pagos
Unidad de Atención de Gestión Desconcentrada (AGD)
1 Director
2 Subdirector Administrativo
3 Jefe de Departamento de Finanzas
Delegaciones:
1 Delegado
2 Jefe de Servicios de Finanzas
3 Jefe del Departamento de Tesorería
4 Jefe de Oficina de Pagos
1 Delegado
2 Jefe de Servicios de Finanzas
3 Jefe de Servicios de Prestaciones Económicas y Sociales
4 Jefe del Departamento de Supervisión de Prestaciones Económicas
5 Jefe del Departamento de Tesorería
6 Jefe de la Oficina de Subsidios
Subdelegaciones:
1 Subdelegado
2 Jefe de Departamento de Pensiones
Unidades (de 1 a 19 consultorios):
1 Director
2 Subdirector Médico
3 Jefe de Servicios de Medicina Familiar
4 Administrador
Unidades (de 20 o más consultorios):
1 Director
2 Subdirector Médico
3 Jefe de Servicios de Medicina Familiar
4 Jefe de Servicios de Medicina Familiar
5 Administrador
Pago a Proveedores
Subsidios y Ayudas, incluyendo a Unidades expedidoras de Incapacidades con cheque
Control de firmas por tipo de cuenta
Tipo de cuenta Banco Cuenta bancaria Firmante Puesto Nombre completo
Ingresos de Centros Vacacionales
Nómina Ordinaria y su Disposición Judicial
Nombre y firma Nombre y firma
Autoriza al personal relacionado en el documento para firmar cheques.
Titular de la Delegación
Nombre y firma
Valida que el total de cuentas bancarias detalladas están vigentes Valida que los nombres corresponden a los titulares de los puestos
Titular de la Jefatura de Servicios de Finanzas Titular de la Jefatura de Servicios de Desarrollo de Personal
1 2
3 4 5
6
7
8
9
13
14 15
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INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL UNIDAD DE OPERACIÓN FINANCIERA
DIRECCIÓN DE FINANZAS COORDINACIÓN DE TESORERÍA
Delegación: Lugar y fecha:
1 Delegado
2 Jefe de Servicios de Finanzas
3 Jefe del Departamento de Tesorería
1 Delegado
2 Jefe de Servicios de Finanzas
3 Jefe del Departamento de Tesorería
4 Jefe de Oficina de Pagos
Delegaciones:
1 Delegado
2 Jefe de Servicios de Finanzas
3 Jefe del Departamento de Tesorería
4 Jefe de Oficina de Pagos
Programa IMSS Prospera (solo 3 de 7 posibles)
1 Director
2 Administrador
3 Supervisor Médico
4 Supervisor Administrativo
5 Coodinador delegacional
6 Jefe de Conservación
7 Jefa de Enfermeras
Unidades Médicas de primer nivel
1 Director
2 Administrador
Unidades Médicas de segundo nivel
1 Director
2 Subdirector Administrativo
3 Jefe de Departamento de Finanzas
Centros de Seguridad Social y Guarderías
1 Director
2 Administrador
Subdelegaciones
1 Subdelegado
2 Jefe de Oficina de Apoyo Administrativo
Centros Vacacionales
1 Gerente General
2 Gerente de Administración y Finanzas
3 Subgerente de Finanzas
Control de firmas por tipo de cuenta
Tipo de cuenta Banco Cuenta bancaria Firmante Puesto Nombre completo
Pensiones Ley
Fondo Fijo
Nombre y firma Nombre y firma
Autoriza al personal relacionado en el documento para firmar cheques.
Titular de la Delegación
Nombre y firma
Valida que el total de cuentas bancarias detalladas están vigentes Valida que los nombres corresponden a los titulares de los puestos
Titular de la Jefatura de Servicios de Finanzas Titular de la Jefatura de Servicios de Desarrollo de Personal
Laudos y Finiquitos10
11
12
13
14 15
Control de firmas por tipo de cuenta (Delegación) Anexo 3.1
1
6B21-018-003
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ANEXO 3.1 Control de firmas por tipo de cuenta para Delegación
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
1 Delegación Número y nombre de la Delegación.
2 Lugar y fecha Lugar y fecha del formato.
3 Firmante Máximo autorizado por cuenta.
4 Puesto Únicos puestos autorizados.
5 Nombre Nombre(s), Apellido paterno y Apellido materno, como se señala en la credencial de elector.
6 Ingresos de Centros Vacacionales
Por cada cuenta bancaria, los datos de los Titulares de los puestos, identificando el nombre del centro vacacional.
7 Pago a proveedores Por cada cuenta bancaria, los datos de los Titulares de los puestos, identificando el nombre de la unidad médica o administrativa.
8 Nómina ordinaria y disposición judicial
Por cada Delegación, los datos de los Titulares de los puestos, identificando el nombre de la delegación.
9 Subsidios y ayudas Por cada Delegación o Unidad, los datos de los Titulares de los puestos, identificando el nombre de la delegación o número de unidad.
10 Laudos y Finiquitos Por cada Delegación o Unidad, los datos de los Titulares de los puestos, identificando el nombre de la delegación o número de unidad.
11 Pensionados Ley Por cada Delegación los datos de los Titulares de los puestos, identificando el nombre de la Delegación.
12 Fondo fijo Por cada cuenta bancaria, los datos de los Titulares de los puestos identificando el nombre de la unidad médica o administrativa.
13 Titular de la Delegación Firma de autorización.
14 Titular de la Jefatura de Servicios de Finanzas
Firma de validación.
15 Titular de la Jefatura de Servicios de Desarrollo de Personal
Firma de validación.
6B21-018-003
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Control de firmas por tipo de cuenta (UMAE) Anexo 3.1
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL UNIDAD DE OPERACIÓN FINANCIERA
DIRECCIÓN DE FINANZAS COORDINACIÓN DE TESORERÍA
UMAE
1 Director
2 Director Administrativo
3 Jefe del Departamento de Finanzas
4 Jefe de Oficina de Tesorería
1 Director
2 Director Administrativo
3 Jefe del Departamento de Finanzas
4 Jefe de Oficina de Tesorería
Nombre y firma Nombre y firma
4
4
Titular de la Unidad Médica de Alta Especialidad
Nombre y firma
Director Administrativo Jefe del Departamento de Finanzas
Autoriza al personal relacionado en el documento para firmar cheques.
Valida que el total de cuentas bancarias detalladas están vigentes ,
así como los titulares de los puestos Valida que el total de cuentas bancarias detalladas están vigentes
Control de firmas por tipo de cuenta
Tipo de Cuenta Banco Número de Cuenta Firmante Personal Autorizado (Puesto) Nombre
1
2 3 4
5
6 7
6B21-018-003
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ANEXO 3.1 Control de firmas por tipo de cuenta para UMAE
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
1 UMAE Número y nombre de la UMAE.
2 Firmantes Máximo autorizado por cuenta.
3 Puesto Únicos puestos autorizados.
4 Nombre Nombre(s), Apellido paterno y Apellido materno, como se señala en la credencial de elector.
5 Titular de la UMAE Firma de autorización.
6 Director Administrativo Firma de validación.
7 Jefe del Departamento de Finanzas
Firma de validación.
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Control de firmas por tipo de cuenta (Centro Vacacional) Anexo 3.1
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL UNIDAD DE OPERACIÓN FINANCIERA
DIRECCIÓN DE FINANZAS COORDINACIÓN DE TESORERÍA
Centro Vacacional:
1 Administrador General
2 Gerente de Finanzas
3 Subgerente de Tesorería y Cobranza
1 Administrador General
2 Gerente de Finanzas
3 Subgerente de Tesorería y Cobranza
1 Administrador General
2 Gerente de Finanzas
3 Subgerente de Tesorería y Cobranza
3
3
Nombre y firma
Autoriza al personal relacionado en el documento para firmar cheques.
Gerente de Finanzas Gerente Administrativo
Nombre y firma Nombre y firma
3
Administrador General
Valida que el total de cuentas bancarias detalladas están vigentes Valida que los nombres corresponden a los titulares de los puestos
Control de firmas por tipo de cuenta
Tipo de Cuenta Banco Número de Cuenta Firmantes Personal Autorizado (Puesto) Nombre
1
2 3 4
5
6 7
6B21-018-003
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ANEXO 3.1 Control de firmas por tipo de cuenta para Centro Vacacional
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
1 Centro Vacacional Número y nombre del Centro Vacacional.
2 Firmantes Máximo autorizado por cuenta.
3 Puesto Únicos puestos autorizados.
4 Nombre Nombre(s), Apellido paterno y Apellido materno, como se señala en la credencial de elector.
5 Administrador General Firma de autorización.
6 Gerente de Finanzas Firma de validación.
7 Gerente Administrativo Firma de validación.
6B21-018-003
6B21-018-003
Página 74 de 90 Clave: 6B21-003-035
Control de firmas por tipo de cuenta (Nivel Central) Anexo 3.1
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL UNIDAD DE OPERACIÓN FINANCIERA
DIRECCIÓN DE FINANZAS COORDINACIÓN DE TESORERÍA
Unidad: Lugar y fecha:
1
2
3
1
2
3
Control de firmas por tipo de cuenta
Nivel Central
Tipo de Cuenta Banco Número de Cuenta Firmante Personal Autorizado (Puesto) Nombre
Autoriza al personal relacionado en el documento para firmar cheques.
Titular de la Unidad
Nombre y firma
3
3
1 2
3 4 5 6 7 8
9
6B21-018-003
Página 75 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 3.1 Control de firmantes por tipo de cuenta Nivel Central
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
1 Unidad Unidad solicitante.
2 Lugar y fecha Lugar y fecha del formato.
3 Tipo de cuenta De acuerdo al rubro.
4 Banco Institución bancaria con la que se apertura la cuenta.
5 Número de cuenta bancaria Cuenta bancaria a 11 posiciones.
6 Firmante Solamente 3 personas como máximo.
7 Personal autorizado (puesto)
Nombre del puesto de acuerdo con la categoría del personal autorizado
8 Nombre Nombre completo.
9 Titular Firma de autorización.
6B21-018-003
Página 76 de 90 Clave: 6B21-003-035
Actualización de firmantes Anexo 3.2
6B21-018-003
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL UNIDAD DE OPERACIÓN FINANCIERA
DIRECCIÓN DE FINANZAS COORDINACIÓN DE TESORERÍA
Delegación o Unidad: Lugar y fecha:
Alta de firmante Baja de firmante
Nombre completo (iniciar por nombre) Nombre completo (iniciar por nombre)
Actualización de firmantes
Elaboró
Tipo de cuenta BancoNúmero de cuenta
bancariaPuesto
Revisó
Nombre, cargo y firma Nombre y firma
Autorizo al personal relacionado en el documento para firmar cheques.
Titular
Nombre y firma
1 2
3 4 5 6 7 8
9
10 11
Página 77 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 3.2 Actualización de firmantes
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
1 Delegación o Unidad Número y nombre de la Delegación o en su caso Unidad.
2 Lugar y fecha Lugar y fecha del formato.
3 Tipo de cuenta De acuerdo al rubro.
4 Banco Institución bancaria con la que se apertura la cuenta.
5 Número de cuenta bancaria Cuenta bancaria a 11 posiciones.
6 Puesto Únicos puestos autorizados.
7 Alta de firmante Persona a quién se dará de alta como firmante en la cuenta bancaria, con nombre completo.
8 Baja de firmante Persona a quién se dará de baja como firmante en la cuenta bancaria, con nombre completo.
9 Titular Firma de autorización.
10 Elaboró Firma de validación.
11 Revisó Firma de validación.
6B21-018-003
Página 78 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 4
Solicitud de alta de cuenta bancaria en el sistema PREI – Millenium 6B21-009-012
Página 79 de 90 Clave: 6B21-003-035
6B21-009-012
Página 80 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 4 Solicitud de alta de cuenta bancaria en el sistema PREI – Millenium
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
1 Institución Bancaria Nombre de la Institución Bancaria.
2 No. de Cuenta bancaria Número de la cuenta bancaria que fue aperturada.
3 Fecha de Apertura Día, mes y año.
4 Concepto de Pago Nombre de cómo se denominó la cuenta bancaria.
5 Sucursal Nombre y número de la sucursal en la que se apertura la cuenta.
6 Dirección Dirección de la Institución Bancaria en donde se apertura la cuenta, estado, país, calle, colonia, código postal, teléfono e indicar la extensión y fax del ejecutivo a cargo de la cuenta.
7 Descripción Nombre de la cuenta como se apertura.
8 Tipo de Moneda Moneda Nacional.
9 Tipo de Cuenta Una X en el recuadro, si la cuenta es Productiva o Tradicional.
10 Clabe Bancaria Es la cuenta clabe de la institución bancaria de 18 dígitos.
11 Unidad de Negocio IMSSP o IMSSR.
12 Unidad de Información Identificador del número de unidad de información a la que está asociada la cuenta.
13 Método de Pago Cheque y/o pago electrónico. NOTA: en caso de cheque automático indicar el número del último cheque expedido.
14 Afectación Contable Una X en el recuadro AP (si el módulo de Cuentas por Pagar puede ver esta cuenta, para efectos de operación) o TR (si en el Modulo de Tesorería puede ver esta cuenta, para efectos de operación).
6B21-009-012
Página 81 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 4 Solicitud de alta de cuenta bancaria en el sistema PREI – Millenium
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
15 Nombre y Cargo del Funcionario IMSS
Nombre completo, apellidos paterno, materno de la persona que solicita el alta.
16 Nombre y Cargo del Funcionario IMSS
Nombre completo, apellidos paterno, materno de la persona que firma la cuenta.
17 Nombre y Cargo del Funcionario IMSS
Nombre completo, apellidos paterno, materno de la persona que firma la cuenta.
18 Nombre y Cargo de la Persona que maneja la cuenta
Nombre completo, apellidos paterno, materno de la persona que maneja la cuenta.
19
Dependencia
Delegacional, Unidades Médicas de Alta Especialidad, Área de Gestión Desconcentrada, Centros Vacacionales y Nivel Central.
20 Firma y fecha Del solicitante y día, mes y año.
6B21-009-012
Página 82 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 5
Facultades autorizadas en la banca electrónica por tipo de cuenta
6B21-018-004
Página 83 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 5
Facultades autorizadas en banca electrónica por tipo de cuenta
Tipo de cuenta División
responsable Facultades autorizadas
Ingresos de tiendas y centros vacacionales
Marco Financiero Consulta de saldos y movimientos
Ingresos diversos (RAP) Marco Financiero Consulta de saldos y
movimientos y obtención del archivo de lo pagado
Pago a proveedores con cheque
Recursos Financieros
Consulta de saldos y movimientos, Emisión de Estados de Cuenta, Consulta de cheques
o Cheques Extraviados y suspensión de cheques
Nómina ordinaria cheque
Dispersión de Fondos
Consulta de saldos y movimientos, protección de cheques y desprotección de
cheques
Nómina ordinaria efectivo
Dispersión de Fondos
Consulta de saldos y movimientos
Subsidios y ayudas Dispersión de
Fondos
Consulta de saldos y movimientos y obtención del
archivo de lo pagado
Laudos y finiquitos Dispersión de
Fondos Consulta de saldos y
movimientos
Pensiones ley efectivo Dispersión de Fondos
Consulta de saldos y movimientos
Fondo fijo Evaluación y Control
de Operaciones Consulta de saldos y
movimientos
6B21-018-004
Página 84 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 6
Responsiva para usuarios de la banca electrónica 6B21-009-014
Página 85 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 6 Responsiva para usuarios de la banca electrónica
INSTRUCTIVO DE LLENADO
6B21-009-014
Página 86 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 6 Responsiva para usuarios de la banca electrónica
INSTRUCTIVO DE LLENADO No. DATO ANOTAR
1 Nombre Completo El nombre completo del usuario al que se le otorga el dispositivo, sin abreviaturas, comenzando por apellido paterno, materno y nombre(s).
2 Adscripción Centro de trabajo donde el usuario labora.
3 Matrícula Número que asigna el Instituto Mexicano del Seguro Social a sus trabajadores, correspondiente al usuario.
4 Categoría o cargo La denominación del puesto, señalar nivel y nombre de la plaza que ocupa el usuario.
5 Delegación/UMAE o Centro vacacional
Área de Nivel Central o Delegación a la que pertenece el centro de trabajo del usuario.
6 Banco Nombre de la institución bancaria que proporcionó el dispositivo.
7 Número de Contrato Número de banca electrónica asignada por la institución bancaria.
8 Dispositivo electrónico El número que presenta el dispositivo en la parte posterior.
9 Facultad Tipo de facultades que se les asignan a los usuarios para operar la banca electrónica.
10 Nombre Completo Nombre completo y sin abreviaturas del funcionario que autoriza al usuario.
11 Categoría o cargo La denominación del puesto, señalar el nombre del puesto que ocupa el funcionario que autoriza la asignación de rol a usuario.
12 Huella Impresión de la huella del pulgar de la mano derecha del usuario.
6B21-009-014
Página 87 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 6
Responsiva para usuarios de la banca electrónica INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
13 Acepto y recibo dispositivo Firma de conformidad y conocimiento del contenido por el usuario, en relación a la entrega del dispositivo para operar la banca electrónica.
14 Autorizó Firma del funcionario que autoriza la asignación del rol a usuario. (Invariablemente debe ser el Administrador de la banca electrónica o el Jefe de Servicios de Finanzas, según sea el caso).
6B21-009-014
Página 88 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 7
Actualización de facultades por tipo de cuenta 6B21-009-013
Página 89 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 7
Actualización de facultades por tipo de cuenta
1 2
3 4 5 6 7 8 9 10
11
6B21-009-013
Página 90 de 90 Clave: 6B21-003-035
ANEXO 7 Actualización de facultades por tipo de cuenta
INSTRUCTIVO DE LLENADO
No. DATO ANOTAR
1 Unidad Operativa Número y nombre de la Delegación o en su caso Unidad.
2 Lugar y fecha Lugar y fecha del formato.
3 Tipo de cuenta De acuerdo al rubro.
4 Institución Bancaria Institución bancaria con la que se apertura la cuenta bancaria.
5 Número de cuenta bancaria Cuenta bancaria a 11 posiciones.
6 Facultades Tipo de facultades que se les asignan a los usuarios para operar la banca electrónica.
7 Puesto Únicos puestos autorizados.
8 Alta de usuario Persona a quién se dará de alta como firmante en la cuenta bancaria, con nombre completo.
9 Baja de usuario Persona a quién se dará de baja como firmante en la cuenta bancaria, con nombre completo.
10 Motivo de Actualización El motivo del cambio.
11 Titular de la Unidad Operativa
Firma de autorización.
6B21-009-013
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