clase 1 sem a z
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SEMINARIO FINAL
Prof. Vera Santiago Martínez
OBJETIVOS
• Capacitar al participante en torno a los elementos
del proceso de preparación de una propuesta para
peticionar fondos.
• Compartir una metodología paso a paso que
comprende todo dicho proceso y provee herramientas
prácticas.
• Poner a prueba esta metodología como proponentes
de propuestas y evaluadores de las mismas.
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
• Curso medular para quienes toman la certificación en Preparación de Propuestas.
• Curso electivo para CEGER.
• Para los que toman ambos cuenta como ambos.
• 2 da sesión grabada. Disponible fin de semana.
• Prueba final 15 preguntas (cierto y falso, escoge, escribir). Abre el lunes y cierra el miercoles a las 11 p.m.
¿Qué es una propuesta?
Oferta – Propósito - Destinatario
Propuesta para peticionar
fondos Presentación escrita que describe la
actividad o proyecto que una organización,
grupo o individuo se compromete a realizar,
de cierta manera, en un período específico
de tiempo con unos resultados
pre-determinados y a un costo dado.
Tipos de Propuestas:
Programas de Servicio
Propuestas de Desarrollo
Propuestas de Planificación
Propuestas de Adiestramiento
Propuestas de Eventos
¿Cuál es el primer paso en el proceso
de preparar una propuesta y cuál es
el último? 8
•Identificar el problema.
•Pienso que el primer básico de una
propuesta es identificar una
necesidad (estudio de necesidades),
realizar un perfil de la comunidad
y/o población a impactar, establecer
los requisitos de elegibilidad para los
participantes y establecer las
alternativas para el mercadeo de la
misma.
•Estudio de necesidades
•Planificar en que se centrara el
proyecto
•Tener una idea de un proyecto.
¿Cuál es el primer paso? ¿Cuál es el primer último?
•Evaluación y conclusión
•El último sería utilizar métodos de
evaluación como:
-Evaluación de las actividades tanto por
el personal como por el participantes.
-Informe de logros y Resultados (incluye
cuestionarios y estadísticas)
De esta manera se medirá la efectividad
de la misma y dichos documentos
servirán para futuras modificaciones de
la propuesta.
•Evaluacion (incluye instrumentos)
•Revisarla y someterla
•Hacer un resumen ejecutivo que
explique de forma concisa la propuesta y
someterla.
Proceso Tipo
Semáforo
De la A la Z
11
1. Paso a paso por el proceso
2. Orden lógico
3. Se ha compartido para ponerla a
prueba.
4. Incorpora lo que se nos puede
quedar fuera.
PRE-PROPUESTA
• No se debe buscar la convocatoria y
entonces querer crear la propuesta.
• No se debe empezar a escribir sin tener
toda la información.
PRE-PROPUESTA
1. Analizar las ideas y plantear un concepto….
2. Buscar informacion
3. Conozcase a si mismo (autoevaluacion)
4. Decida a quien le presentara la propuesta
Analize las ideas
y plantee un
concepto….
14
• Casi todos los proyectos empiezan como una idea.
“IDEA: Es una imagen que existe o se halla en la mente.”
• La idea es muy diferente al proyecto.
• Algo que sucede (bueno o malo) / algo no sucede.
• Un problema sin solución (aparente).
• Se hace algo en otro lugar
• La existencia de unos recursos…
Analize las ideas y plantee un
concepto….
Una idea tiende a no ser final, pero es el inicio.
• El proyecto que se puede realizar puede diferir de la idea inicial
(generalmente es así).
• El concepto es la manera es la que atemperamos la idea a la realidad y
logramos concebir lo que será el proyecto en sí.
• Un proyecto no es necesariamente una propuesta, puede involucrar
más de una.
• La idea se asocia al sueño… el concepto se asocia al plan. El proyecto
materializa el plan… la propuesta es el vehículo para traer los recursos
del proyecto y cumplir con el plan.
Analize las ideas y plantee un
concepto….
EJERCICIO PARA SOÑAR
1
2
Busque información
18
• El punto de partida para transformar esa idea
y utilizarla es la información.
Busque información
Estadísticas
Tendencias
Soluciones
Cómo
Resultados
Recursos
Problema Solución
Donantes
Todo
Busque información
• La búsqueda requiere preparación:
• Nivel de conocimiento que se tenga
• Preguntas específicas vs Información específica
• Data primaria vs data secundaria
• Formato en que se puede obtener la información.
Busque información sobre el
problema o necesidad
Secundaria • Fácil de obtener
• Ahorra tiempo
• Menos costosa
• Credibilidad
• Propósito distinto • Formato no a la medida
• No actualizada
• Estudios/Informes
• Revistas/Periódicos
• Publicaciones/Estadísticas
Ejemplos:
Busque información sobre el
problema o necesidad
Primaria • Es pertinente
• Disponible en el formato preferido
• Actual
• Consume tiempo
• Costosa
Ejemplos:
• Entrevistas
• Cuestionarios
• Grupos Focales
Busque
información
sobre fuentes
de fondos…
Empiece por aquellas que conoce o de las que le han hablado.
• Oficina del Censo (http://www.censo.gobierno.pr)
• Tendencias (www.tendenciaspr.com)
• Páginas Amarillas (www.superpagespr.com)
• El Nuevo Día (www.endi.com)
• Empresa Social (www.empresasocial.uprm.edu)
Busque información:
Websites Recomendados
• Banca Comercial (Ley CRA)
• INSEC www.insec.org
• Compañías locales más grandes de Caribbean Business Book of Lists
• Todas las fundaciones locales
• Premio Hermanas Carvajal-FFC
• Premio Tina Hills- FAR
Busque información:
Fuentes Recomendadas
• Fundaciones norteamericanas de compañías con operaciones locales y viceversa
• Catholic Campaign for Human Development www.nccbusc.org
• Presbyterian Committee on the Self Development of People http://pcusa.org/
• CSBG del Departamento de la Familia
• Incentivos salariales del DTRH
Busque información:
Fuentes Recomendadas
• CDBG de HUD y OCAM
• Youthbuild y Rural Housing and Economic Development Assistance de HUD
• Rural Business Enterprise Grant y Rural Business Opportunity Grant de USDA
• Corporation for National Community Service (Programas VISTA y Americorps)
Busque información:
Fuentes Recomendadas
Fuentes Recomendadas
• Grants Federales: www.grants.gov
• Fundaciones Norteamericanas: http://www.fundsnetservices.com; www.foundationcenter.org;
http://philanthropy.com;
• Agencias estatales: www.gobierno.pr
• Estadísticas: www.tendenciaspr.com ; http://www.censo.gobierno.pr
• Compañías manufactureras por municipio
www.pridco.com
Busque información:
Conocerse a sí mismo…
29
La organización debe estar claro sobre su identidad.
Conocer sus puntos fuertes y los débiles también.
Saber si posee una capacidad y experiencia que pueda respaldar el proyecto o programa que propone.
Capacidad administrativas que le permitan administrar la propuesta
Conocerse a sí mismo…
Conózcase a si mismo…
FORTALEZAS: Lo que nos hace buenos… los mejores.
DEBILIDADES: Lo que hace que otros sean mejores que nosotros.
I
N
T
E
R
N
O
OPORTUNIDADES: Lo que puede presentarse (o ya lo hay) y podemos aprovechar (ya lo estamos haciendo!)
AMENAZAS: Lo que ha sucedido, esta sucediendo o puede venir y nos afecta negativamente.
E
X
T
E
R
N
O
Decida quién será su
donante…
32
Decida quién será su donante…
• Para realizar una elección con buenos fundamentos
es necesario CONOCER AL DONANTE…
…es decir, entender aquello que él quiere en cuanto a
metas, misión e intereses.
Tipos de propuestas que auspicia (historial)
Perfil de las organizaciones que ha auspiciado
Requisitos Organizacionales y legales
Dinámica del desembolso de dinero
Auditoría, informes, sanciones…
Á Á reas Program reas Program á á ticas Compatibles con la Misi ticas Compatibles con la Misi ó ó n n
Requisitos Organizacionales Viables Requisitos Organizacionales Viables
Proyectos e Iniciativas Compatibles Proyectos e Iniciativas Compatibles
Cobertura o Inmediatez Cobertura o Inmediatez
Geogr Geogr á á fica fica
Pareo de Fondos Pareo de Fondos
Elegibilidad de Costos Elegibilidad de Costos
Contactos de Contactos de
Referencia Referencia
Pirámide de Cernimiento
Decida quién será su donante…
• Conocer sus procesos y detalles prácticos para que
otorgue fondos.
• Leer convocatoria
• Proyectos auspiciados anteriormente
• ¿Aplicación en línea?
• Requisitos Organizacionales
PRE-PROPUESTA
• Si se invierte tiempo de la convocatoria
para indagar todo lo anterior, es tiempo
perdido del necesario para escribir.
• Recomendación: actividades iterativas,
es decir, constante a lo largo del año.
PROPUESTA
• Tenemos un donante, una fecha, una
guía...
• Tangible: documento.
• Euipo (Team).
• Escribimos.
Empieze a escribir con
una estructura
39
Carta de trámite
Página titular
Tabla de contenido
Resumen
Situación
Objetivos
Método
Empieze a escribir: Componentes
Principales de una Propuesta
Evaluación
Presupuesto
Financiamiento
futuro
Certificaciones
Apéndices
Formule un título
41
• El título identifica la propuesta.
• Ojo! El nombre de la propuesta NO es el nombre de la organización.
• Recomendable que sea fácil de recordar.
• Evite la utilización de títulos sofisticados o rebuscados.
Formule un título
• Debe describir lo que se pretende hacer.
• Puede ser un acrónimo:
• Ej. Proyecto HIJOS (Hogar Integral para Jóvenes con Oportunidades de Servicio)
• Ej. Proyecto ERES (Empresa de Rehabilitación, Empleo y Servicios)
Formule un título
44
Gestione documentos
de apoyo
• Gana tiempo mientras escribe.
• Al escribir puede requerir información de algunos de ellos (citar).
• Los documentos puede requerir información de la propuesta.
Gestione documentos de apoyo
Haga el historial de su
organización
46
• Es cómo el resumé de la organización, argumenta la capacidad de la organización para implantar exitosamente el proyecto.
• TIPS:
• Tome como base algo ya creado (website, brochure).
• Recomienda crear un historial base y atemperarlo al propósito de la propuesta.
• Es la parte de la propuesta donde conviene hablar de usted y hablar bien.
• Para no extenderse… adjunte un folleto o «brochure» de su organización o invitando al lector a que visite su página web, si la tiene.
• Atemperarlo haciendo énfasis en la experiencia que importa para la propuesta en mención.
Historial de la Organización
• De forma breve:
• Cuándo fue fundada su organización.
• Misión y Visión.
• Programas y servicios (especialmente los que están relacionados al
contenido de su propuesta).
• Logros obtenidos (especialmente los que están relacionados al
contenido de su propuesta).
• Estructura de la organización (capacidad administrativa y
programática para el desarrollo de la propuesta).
• Información de la Junta de Directores y alianzas.
Historial de la Organización
Introduzca el problema o
necesidad a atender
49
• Es la razón de ser de la propuesta.
Recuerda como nació la idea?
• Presentar hechos y pruebas para apoyar la necesidad de lo
que se propone.
• Establecer cómo la organización entiende los problemas y
los puede resolver de una manera razonable.
Introduzca el problema o necesidad a atender
• Describa la magnitud del problema.
Introduce el problema o
necesidad a atender
“ El cáncer de seno mata. Factores de riesgo como la
edad, herencia o haber tenido la primera menstruación
antes de los 12 años o menopausia después de los 55
incrementan la probabilidad de que una mujer padezca
de esta enfermedad.”
• Documente (con fuentes confiables) y asegúrese de que los
datos que presente sean correctos y actualizados.
Introduce el problema o
necesidad a atender
“Según la Liga Americana de Lucha
contra el cáncer el cáncer de mama mata
más mujeres en los Estados Unidos que
ningún otro cáncer, excepto el cáncer de
pulmón.”
• Evite exageraciones o explicaciones muy emocionales o
personales.
Introduce el problema o
necesidad a atender
“ Nadie ni nada puede determinar con
certeza si una mujer desarrollará cáncer,
por tanto, todas y cada una de las mujeres
puertorriqueñas podrían padecer la
enfermedad, lo cual colapsaría nuestro
sistema de salud que no daría abasto”
• Plantee que la situación tiene solución
Introduce el problema o
necesidad a atender
“Si bien es cierto que el cáncer de seno mata,
también es verdad que el porcentaje de curación
de los tumores de seno que se detectan en su
etapa inicial es superior al 95 por ciento. Esta
estadística es la motivación principal para el
desarrollo de programas dirigidos a la detección
temprana y prevención de este terrible mal.”
Justifique la “solución”
propuesta
55
• Demuestre que su aportación es creíble y manejable.
Justifique la solución propuesta
“…las estadísticas demuestran que las revisiones periódicas
pueden detectar los síntomas del cáncer de seno en sus fases
iniciales, lo cual reduce de forma considerable la
probabilidad de muerte. Un programa que promueva las
visitas periódicas al médico puede ayudar a reducir el riesgo
de morir a causa de cáncer de seno."
• Enfatizar si se a atender un grupo o área geográfica crítica o
que otras entidades no cubren.
Justifique la solución propuesta
“Entre el 2007 y 2008, Pueblo Bueno se ubicó entre
los primeros cinco lugares a nivel nacional en
casos de cáncer de seno, es por esta razón, que un
programa de prevención es más necesario en
Pueblo Bueno que en cualquier otro municipio."
• Evitar el razonamiento circular. En cambio, desarrolle
una forma persuasiva de presentar y demostrar su solución.
Justifique la solución propuesta
“El problema es que no hay un programa de
prevención de cáncer de seno en Pueblo Bueno,
es por eso que hacer un programa de prevención
resolverá el problema".
...demostrando el
59
Know-How
de la organización
justifique la solución propuesta
• Al presentar :
• Experiencia de la organización en este tipo de área,
servicios o programas.
• Experiencia del personal trabajando con la población
meta
• Haga referencia al anejo que contiene los resumé.
• Capacidad organizacional y administrativa para operar el
proyecto.
…demuestrar elKnow-How”
• Demostrar si el programa integra soluciones diferentes o
más acertadas que proyectos anteriores.
• No critique, enfatice en qué radica esa diferencia.
• Es posible que el donante al que somete haya auspiciado proyectos anteriores o concurrentes.
• Más que competidores, pueden ser aliados. Hoy en día, los donantes están muy interesados en fomentar alianzas entre organizaciones que atienden necesidades similares.
…demuestrar elKnow-How”
Lleve la propuesta a una frase:
la meta
62
META:
• Es un enunciado cuantificable de algo que
deseamos alcanzar en el largo plazo.
• Las metas indican el impacto que deseamos
obtener por las acciones de la propuesta a nivel
macro.
• Normalmente indican cambio.
Lleve la propuesta a una frase
META:
• Ejemplo: El programa de desarrollo empresarial
promoverá la creación de empleos mediante el
establecimiento de cinco nuevas microempresas.
• Cuantificable
• Nivel Macro
Lleve la propuesta a una frase
Materialice la meta en
objetivos inteligentes
65
OBJETIVOS INTELIGENTES
• Tienen relación directa con la(s) meta(s) definida para el proyecto.
• Ejemplo 1: Lograr el establecimiento de cinco nuevas empresas en un período de 12 meses.
• Ejemplo 2: Al finalizar el curso sobre Preparación de Propuestas, el 70% de los participantes habrán redactado el borrador de una propuesta.
• Ejemplo 3: Se ofrecerán servicios de cuidado diurno a 22 niños pre-escolares y servicios de cuidado extendido a 27 niños durante un año.
Materialice la meta en unos objetivos
inteligentes
Nombre las actividades
que le llevarán a alcanzar
los objetivos trazados
68
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES:
• Constituyen los pasos específicos para lograr cada
objetivo.
• Explican el “cómo” se ejecutará el proyecto en
detalle.
• Se les asignan a personas específicas dentro de la
organización.
• Omitir alguna podría tener repercusiones graves en el
presupuesto asignado para el proyecto.
Nombre las actividades
ACTIVIDADES:
Nombre las actividades
• Son los “outputs” del proyecto porque generan un
producto que no constituye el resultado final que
espero lograr.
• Ejemplo 1: «Ofrecer 12 talleres de capacitación empresarial
a miembros de la comunidad». (Nota: Los talleres no son
resultados ni permiten medir si el Objetivo se cumplió, sólo
constituyen un producto que se desarrolla para obtenerlo.)
• Ejemplo 2: «Distribuir 1,500 hojas sueltas y promociones
de los comercios de la comunidad para atraer más clientes.»
Recuento:
• Pre-propuesta: actividades previas que debemos haber
realizado para darle forma a lo que será la propuesta.
A – D: IDEA, INFORMACION, AUTOEVALUACION
• Propuesta: documento / actividades relacionadas a
obtener el mismo
• E – R: ESCRIBIR
Tabla de contenido / documentos de apoyo
Se da uso a lo construido en la fase de pre-propuesta.
¿Preguntas?
vera.santiago1@upr.edu
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