auditoria administrativa

“ S IEMPR E E X ISTE

UNA FO RMA

MEJO R D E R EALIZAR

LAS CO SAS .”

Felipe Cruz Celis

UNIVERSIDAD DE ISTMOMARZO 2009

OBJETO

Brindar a todo tipo de organización la información

necesaria para utilizar esta poderosa herramienta en

forma congruente con sus necesidades y capacidad

instalada, a fin de evaluar su comportamiento y

derivar las medidas requeridas para mejorar su

desempeño

Antecedentes Históricos

En 1800, James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operación; * 1994,

Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluación con un enfoque profundo. En México no podemos hablar de

fechas exactas, pues la aplicación de AA comenzó en empresas trasnacionales y

posteriormente en mexicanas.

DEFINICIÓN

Es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos

institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su

estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.

Fernández Arena J. A.

OBJETIVOOBJETIVOSS

EL OBJETIVO PRIMORDIAL DE LA A.A. CONSISTE EN DESCUBRIR

DEFICIENCIAS E IRREGULARIDADES EN ALGUNA FUNCION DEL ORGANISMO

SOCIAL EXAMINADO E INDICAR SUS PROBABLES CORRECCIONES.

CONTROL

Evaluar el comportamiento organizacional en relación con

estándares preestablecidos

PRODUCTIVIDAD

Optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la

dinámica administrativa instituída por la organización

ORGANIZACIÓN

Definen de la estructura, competencia, funciones y

procesos a través del manejo efectivo de la delegación de

autoridad y el trabajo en equipo

SERVICIO

Vincular cuantitativa y cualitativamente las acciones de

la organización con las expectativas y satisfacción de

sus clientes

CALIDAD

Elevan los niveles de actuación de la organización en todos sus

contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios

altamente competitivos

CAMBIO

Convierten a la auditoría en un instrumento que hace más permeable y perceptiva a la

organización

APRENDIZAJE

Transforman a la auditoría en un mecanismo de aprendizaje para que la organización asimile sus experiencias y las convierta en

oportunidades de mejora

TOMA DE DECISIONES

Traducen la puesta en práctica y resultados de la auditoría en un sólido instrumento de soporte al

proceso de gestión de la organización

ALCANCE

• Desperdicios o ineficiencia

• Mejores métodos

• Mejores elementos de control

• Operaciones mas eficientes

• Mejor utilización de activos físicos

• Mejor utilización del elemento humano

El área de influencia que abarca una auditoría administrativa comprende la totalidad de una organización en lo correspondiente a:

Campo de aplicación

En México la AA se encuentra en proceso de desarrollo, por ello se puede emplear de forma Interna como Externa. La AA, tanto interna como externa, tiene el mismo interés fundamental

Funciones a desarrollar:

•Investigación constante de planes y objetivos•Estudio de las políticas y sus practicas•Revisión constante de la estructura orgánica•Estudio constante de las operaciones de la empresa•Analizar la eficiencia de la utilización de RH y materiales•Revisión constante del equilibrio de las cargas de trabajo•Revisión de los métodos de control

Responsabilidad de su ejercicio

El auditor interno

El auditor externo

Equipo combinado

Organización del equipo de auditoresDirector de

la A.A.

Auditor supervisor Auditor supervisor

Auditor por áreas Auditor por áreas

Auxiliares

METODOLOGÍA DE AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA

Etapas según J. Rodriguez Valencia

Informe

Planeación de la A.A.

Recopilación de datos

Análisis y evaluaciónDe la información

obtenida

Estudio preliminar

Implantación

ESTUDIO PRELIMINAR

* Entrevistas previas* Definición del área a investigar* Determinación de detalles a estudiar* Áreas funcionales* Estadísticas* Graficas* Documentos

ESTUDIO PRELIMINAR

Se realiza esta etapa a base de revisiones someras,

entrevistas no profundas, con el objeto de formar un criterio sobre el campo de trabajo, tener una primera

idea global y usarla con base para la siguiente etapa

PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA

* Alcance y limitaciones del estudio* Programa de recursos necesarios* Información requerida* Propuesta de otros estudios complementarios

* Cuestionarios* Entrevistas planeadas * Hojas de análisis* Gráficas* Documentos* Informes* Resumen de la investigación obtenida

RECOPILACION DE DATOS

ANÁLISI Y EVALUACIÓN DE DATOS

Técnicas de análisis:* Medición del trabajo* Análisis de sistema* Investigación de operaciones * Diagramas de flujos* Árbol de decisiones* Cuadros estadísticos* Diagramas de distribución

ELABORACIÓN DEL INFORME

Considera los siguientes aspectos:* Redacción adecuada (Exactitud, Originalidad, Conclusión y Claridad)* Oportunidad de presentación* Selección adecuada del material

IMPLANTACIÓN DE RECOMENDACIONES

* Programa de implantación* Integración de recursos necesarios* Ejecución del programa * Evaluación de las recomendaciones