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AUDITORIAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN
OHSAS 18001:2007Speaker Name
OBJETIVOS
CONTENIDO DEL CURSO
1. Revisión del estándar de gestión OHSAS 18001.
2. Planificación de la auditoría3. Ejecución de la auditoría4. El auditor, calificaciones, responsabilidad y
papel5. Informe de auditoría y seguimiento.
1. REVISIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN:OHSAS 18001:2007
LA GESTIÓN
Las organizaciones necesitan lograr sus fines haciendo uso eficaz y eficiente de los recursos o medios
Estructuras organizacionales Planificación
Responsabilidades Procedimientos
Procesos Recursos
...para realizar sus políticasy alcanzar sus objetivos
Estos medios incluyen:
SISTEMA DE GESTIONSISTEMA DE GESTION
Es el sistema que utiliza la organización para alcanzar la Política y los Objetivos que ha fijado la Dirección
Sistema
Red de procesos interrelacionados que actúan armónicamente.
LA GESTION INTEGRALLA GESTION INTEGRAL
GESTION FINANCIERA
Dinero
Dirección/Dirección/AccionistasAccionistas
Aspectosdel producto
GESTION DE CALIDAD
ClientesClientes
ISO 9001
GESTIONAMBIENTAL
Aspectosambientales
SociedadSociedadOtras partesOtras partes
ISO 14001
GESTION DE SEGURIDAD
Y SALUD
Riesgos enámbito laboral
EmpleadosEmpleadosOtras partesOtras partes
OHSAS 18001
PROCESOS y ASPECTOSPROCESOS y ASPECTOS
X
X
Aspectos significativos
Ambiental
SST
PRODUCTOSY/O
SERVICIOSXX
SISTEMA DE GESTION
X
X
XX
X
X
X
ALCANCE
ENFOQUE “PHVA”ENFOQUE “PHVA”
AA
VV HH
PPPLANEARPLANEAR
HACERHACERVERIFICARVERIFICAR
ACTUARACTUAR
Inicio nuevo cicloInicio nuevo ciclo
MODELO GENERAL DE PROCESOSMODELO GENERAL DE PROCESOS
PARTE
INTERESADA
PARTE
INTERESADA
Planificación Mediciones análisis y mejora
REQUERIMIETOS
SATISFACCION
Revisión por la Dirección
Implementación y operación
Salida
Producto
Entrada
POLITICAS
OHSAS 18001 (2007)OHSAS 18001 (2007)
IPER
Requisitos legales y otros
Objetivos ,metas y programa de
gestió n
Medición y Seguimiento de
Desempeño
Evaluación de Cumplimiento Legal
Investigación de Incidentes, No
Conformidad, A.C. y A.P
Control de Registros
4.2
POLÍTICA
4.4
IMPLEMENTACION Y OPERACION
4.5 VERIFICACION Y
ACCIONES CORRECTIVAS
4.6
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
4.3
PLANIFICACION
Recursos,Estructura y Responsabilidad
Competencia, Formación
Toma de Conciencia
Comunicación, Participación y
Consulta
Documentación
Control de Documentos
Control operacional
Preparación y
Respuesta ante emergencias
Auditoria Interna
En cada ciclo PHVAciclo PHVA se produce mejora estableciéndose un nuevo estándar
En cada ciclo EHVAciclo EHVA se opera manteniendo el proceso bajo control
Objetivo N° 1
1° ciclo demejora y fijación
AVH
P AVH
EObjetivo N° 2
2° ciclo demejora y fijación
AVH
P AVH
EObjetivo N° 3
3° ciclo demejora y fijación
AVH
P AVH
E
PROCESO DE MEJORA CONTINUA
2. Planificación de la Auditoria
“Proceso de verificación sistemático, independiente y documentado para obtener y evaluar objetivamente las evidencias de auditoría” ...
Evidencias de auditoria: Información verificable, registros o declaraciones de hechos.
AUDITORIA
... “con el fin de determinar la extensión con que se cumplen los criterios de auditoría”
Criterios de auditoria: Políticas, procedimientos, estándares, buenas prácticas o requisitos con los que el auditor compara la evidencia reunida durante la auditoria.
AUDITORIA
“Proceso de verificación sistemático, independiente y documentado
para obtener y evaluar objetivamente las evidencias de auditoria con el fin de
determinar la extensión con que se cumplen los criterios de auditoria”
AUDITORIA
Conforma las disposiciones planificadas, los estándares y los requisitos de las normas aplicables
Está funcionando / implementado
Es efectivo y produce los resultados previstos
Determinar si el Sistema de Gestión SST
Proveer información para la Revisión por la Dirección
PROPOSITOS DE UNA AUDITORIA
De acuerdo con el programa de auditoria
Cuando existen desviaciones al desempeño esperado
Cuando se producen cambios en el SGSST
Cuando se buscan oportunidades de mejora
CUÁNDO REALIZAR AUDITORIAS?
2014/1 Ventas María / Juan Mayo ‘14Desde la venta producto hasta
procesos administrativos
2014/2 Servicios Pedro / María Junio ‘14Reparaciones de productos /Preparación de preentrega /
Gestión garantías /Mantenimiento y calibraciones
2014/3 Logística Juan / José Julio, 14Operaciones / contrataciones/
Compras y evaluación de Proveedores
Almacenamiento y Despacho
7.2, 7.4 y 7.5.5
2014/4 Administración /Contabilidad María / Pedro Agosto, 14 Procesos Administrativos /
Créditos / procesos contables
2014/5 Rep. Drección /Dirección Pedro / José Set, 14
Control documentos / Accionesde mejora / Capacitación /
satisfacción del Cliente /Revisiones por la Dirección /
Indicadores de Gestión/ Mejora Continua de Eficacia del SGC
Auditorías internas /AccionesCorrectivas y Preventivas
Nota 1 Adicionalmente, en todos los sectores se auditarán los siguientes puntos: El conocimiento de las Políticas y los Objetivos aplicables Control de documentos Control de registros Indicadores: mediciones y seguimiento de los resultados No conformidades y acciones de mejora Mejora continua: Planes y programas
Nota 2 La fecha de auditoría debe ser coordinada entre el Equipo Auditor y el responsable delárea auditada. La duración de las Auditorias no deberá exceder las 2 horas
Representante de la Dirección Presidente
Distribución
7.2.1 y 7.2.2
7.5.1, 6.3, 7.6y 8.2.3
7.2, 7.5.1 y7.5.3
4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.6, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3. 8.4,
8.5.2 y 8.5.3
Código deAuditoría
Proceso / Sectorauditado Equipo Auditor
Fechapropuesta
para laAuditoría
Alcance PropuestoRequisitosISO 9001
RequisitosISO14001
RequisitosOHSAS
AprobadoRevisado1) Gte de Ventas2) Gte de Logística
3) Gte de Servicio4) Gte de Administración
Fecha: 1°/01/2014
Revisión: 00
4.4.6, 4,4,7, 4.5.1
4.4.6, 4,4,7, 4.5.1
4.4.6, 4,4,7, 4.5.1
4.4.6, 4,4,7, 4.5.1
4.3.1, 4.3.2, 4.3.3,4.3.4,
4.4.2, 4.4.3, 4.5.2, 4.5.4,
4.6
4.3.1, 4.3.2, 4.3.3,4.3.4,
4.4.2, 4.4.3, 4.5.2, 4.5.4,
4.6
PROGRAMA AUDITORIA
Considerar: Importancia de la actividad, relacionada con los
resultados de las evaluaciones de riesgo Estado de la actividad Resultados de auditorias previas Minimizar alteraciones en la empresa Disponibilidad de los auditados y auditores
El programa suele ser anual o semestral
PROGRAMA DE AUDITORIA
1. Incluir todos los sectores/areas y procesos dentro del alcance del SGSST
2. Cubrir todos los requisitos de las normas aplicables
3. Definir frecuencia de auditorias según importancia de la actividad
4. Considerar tiempo de realización de cada auditoria
PROGRAMA DE AUDITORIA
Internas (de 1°parte) Las que realiza la organización a su propio sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
Externas (de 2°parte)
Entre clientes y proveedores (contractual)
De certificación (de 3° parte)
Conducidas por un Organismo de Certificación
Según la organización involucrada:
TIPOS DE AUDITORIA
TIPOS DE AUDITORIA
Auditoria de suficienciaRevisión inicial de documentación
Manual
SST
Criterio de Auditoria
??==
TIPOS DE AUDITORIAAuditoria de Conformidad o de implementación
Manual
SST ??==
Prácticas de trabajo
TIPOS DE AUDITORIA
CERTIFICACIÓN
SEGUIMIENTO
RE-CERTIFICACIÓN
3 AÑOS
Alcance Frecuencia Metodología de auditorias Responsabilidades y requisitos para
conducirlas
comunicar sus resultados
Debe comprender:
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
1 – Preparación
2 – Ejecución
3 – Informe
4 – Seguimiento
ETAPAS DE UNA AUDITORIA
Distribución típica de tiempos
1.- Preparación 40%
2.- Ejecución 40%
3.- Informe 10%
4.- Seguimiento 10%
DURACIÓN DE ETAPAS DE UNA AUDITORIA
1 – Preparación
2 – Ejecución
3 – Informe
4 – Seguimiento
ETAPAS DE UNA AUDITORIA
• Las auditorias son costosas
• Las auditorias deben ser bien planeadas y conducidas
• Las auditorias no deben ser realizadas “por sorpresa”
• Acordar siempre con el auditado fechas convenientes por adelantado (ver “Programa de Auditoría”)
PREPARACIÓN (PAUTAS)
Informes de auditorias anteriores y revisiones de la dirección
Documentos del SGSST: procedimientos, métodos, manuales, etc.
Legislación y otros requisitos aplicables Reclamos de partes interesadas Necesidades de la gerencia
INFORMACIÓN PREVIA
• Qué hacen en el area / sector?
• Qué tan grande es?
• Qué procesos operan?
• Qué criterios se deben cumplir?
• Complejidad de las operaciones
INFORMACIÓN DEL ÁREA
RELACIONES PROCESOS
ProcesoProcesoAA
ProcesoProcesoDD
ProcesoProcesoBB
ProcesoProcesoCC
EntradaEntradaSalidaSalidaControlesControles
ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS...
Mapear el sistema– Procesos– Entradas y salidas– Controles– Secuencia de procesos– Interacciones
Elaborar el Plan de Auditoría!
PREPARACIÓN DEL AUDITOR
El auditor debe prepararse para... Seguir el proceso de un extremo hasta el otro,
verificando la eficacia del control
No limitarse solo a determinar la conformidad de las actividades con lo establecido en los procedimientos
Evaluar también, y sobre todo, si el proceso es capaz y produce los resultados esperados
El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad de los procesos y del sistema para alcanzar los objetivos establecidos !
PREPARACIÓN DEL AUDITOR
Objetivo y alcance
Lugares, fechas y recursos
Criterio: Documentos o requisitos aplicables
Integrantes del equipo de auditoría Cronograma de actividades, con tareas
asignadas a los auditores
Debe ser acordado con el auditado
AGENDA DE AUDITORIA
AGENDA DE LA AUDITORIA1. Información General de Auditoría Interna
Procesos / Sector Auditado:VENTAS – ADMINISTRACION
Código de Auditoría:
2014 / 04Fecha de Auditoría: 11 de Junio de 2014Auditor Líder: Sr. Au.Auditor Asistente: Sr. DitorObjetivo de la Auditoría: : Evaluar el grado de implementación del Sistema Integrado
de Gestión
Alcance de la Auditoría: Todos los procesos comerciales y Administrat. Todos los requisitos aplicables
1.1 Agenda
Hora Auditor Líder Auditor Asistente
9:00 Reunión Inicial
9:15 Seguimiento de NC y AC (8.5.2, 8.5.3)
9:45 Procesos comerciales (7.2., 8.2.1) Mercado externo (7.2., 8.2.1)
10:30 Logística (7.4) Exportaciones (7.2, 8.2.1)
12:00
13:00 Análisis de resultados / Reunión del equipo auditor
14:00 Reunión Final
REFRIGERIO
Criterio: ISO9001:2008
AGENDA DE AUDITORIA-EJEMPLO
2. Planificación de la Auditoria
Taller 1: Elaboración de Agenda de Auditoria
El equipo de auditoria debe ser informado de: Objetivos, alcance y criterio de la auditoría
Detalles de los sectores y actividades a auditar
El equipo de auditoria debe: Recopilar la información previa necesaria
Elaborar la agenda de auditoria
Preparar los documentos de trabajo:
Listas de verificación
Formatos
PREPARACIÓN AUDITORIA
CUESTIONES A INVESTIGAR Y SECUENCIA
2.- El SGSSO está implementado y funciona según la planificación?
3.- El SGSSO es eficaz? ¿ Es capaz para lograr los objetivos y alcanzar la satisfacción de las partes interesadas?
Secuencia tradicional
Secuenciasugerida
1.- El SGSSO está diseñado conforme a las normas aplicables?
DebilidadesEn requisitosespecíficos
Requisitos OHSAS18001....
4.3.1, 4.3.2, 4.4.6,
PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓNNDEL PROCESO
MEJORA DEL PROCESO
4.2 – 4.3.3 – 4.5.5 - 4.6
CONTROL DEL PROCESO
4.5.1 – 4.5.2 – 4.4.7 – 4.5.3
SISTEMADE
GESTION
DOCUMENTOSREGISTROS
COMUNICACION
4.4.3 – 4.4.44.4.5 – 4.5.4
RESP.Y
AUTORIDAD
RECURSOS
RRHHINFR.
AMBIENTE(4.4.1 4.4.2)
MUESTRA SISTÉMICA
► Guía para asegurar la continuidad de la auditoria
► Mantiene claros los objetivos
► Ayuda a administrar el tiempo
► Define el camino de la investigación
► Organiza la toma de notas
LISTAS DE VERIFICACIÓN
LISTA DE VERIFICACIÓNSGSST
AUDITORIA INTERNA
LISTA DE VERIFICACION
MUNDIAL S.A.FECHA:.............
AUDITORIA:......
SECTOR/PROCESO:...............................
ALCANCE:.................................................
AUDITADO:...........................
AUDITOR:....................................
REQUISITOS PUNTOS A VERIFICAR Doc HALLAZGOS
CONTROLDEL
PROCESO
MEJORA DEL
PROCESO
PLAN&IMPLEMENT,
PROCESO
NC
TOTAL AUDITORIA
SGSSTResp.
Recursos
Diseñar una muestra sistémica y registrarla
en la Lista de verificación
Reg.
Mal uso de la Lista de Verificación:
► Omisión de investigar temas importantes por no estar incluidos en la lista
► Realizar un ejercicio de preguntas y respuestas
(obstrucción de la comunicación)
► Tener una perspectiva estrecha del SGSST.
LISTA DE VERIFICACIÓN
2. Planificación de la Auditoria
Taller 2 : Elaboración Lista de Verificación
3. Ejecución de la Auditoria
Las relaciones entre auditores y Las relaciones entre auditores y auditados son críticas para el buen auditados son críticas para el buen desarrollo de la auditoriadesarrollo de la auditoria
ENFOQUE DE AUDITORIAS
Emisor Emisor codificacodifica
Receptor decodifica e interpreta
Mensaje
RespuestaRespuesta
COMUNICACIÓN
Barreras frente a la comunicación
FísicasIntelectualesPsicológicas
COMUNICACIÓN
Creando un clima para la comunicación:Creando un clima para la comunicación:EspacioTiempoContacto visualLenguaje corporalParalenguajeSensibilidades culturales
TOMAR EN CUENTA: Ponga cómodo al auditado Elimine temores Explique el Objetivo Explique sobre las notas Mantenga al auditado informado de sus
decisiones
COMUNICACIÓN
PARALENGUAJE • Dialecto• Velocidad• Fuerza• Tos• Entonación• Suavidad
1 – Preparación
2 – Ejecución
3 – Informe
4 – Seguimiento
ETAPAS DE UNA AUDITORIA
ETAPAS
Reunión inicial
Recopilación de evidencias Reunión final
EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA
Se establecen las reglas generales para la realización de la auditoria
Contenidos: Presentaciones Exponer cuál es el propósito
de la auditoria Revisión de la agenda de auditoría Identificar los responsables de las áreas a ser
auditadas (interlocutores válidos)
REUNIÓN INICIAL
Aclarar que la auditoria es una muestra Arreglos logísticos Aclaración de dudas Acordar horario de la reunión final Acordar visitas guiadas a las instalaciones (si es
necesario)
La reunión inicial no se debe suprimir!
Contenidos (continuación) :
REUNIÓN INICIAL
• Información verificable
• Se basan en:
- Entrevistas- Examen de documentos- Observación de actividades y condiciones- Resultados de mediciones y ensayo- Registros
EVIDENCIAS OBJETIVAS
Técnicas de preguntas:
QuéPorquéCuándoCómoDóndeQuién
Usar prudentemente las preguntas:cerradasaclaratorias
Muéstreme!
ENTREVISTAS
TÉCNICAS DE INDAGACIÓN• Preguntas abiertas• Preguntas cerradas y directas• Preguntas aclaratorias
Las preguntas deben:
Apuntar a la información relevante
No sugerir respuestas
Incorpore las preguntas a la conversación regular
No responda con preguntas
TÉCNICAS DE INDAGACIÓNPreguntas Abiertas
•¿Qué? ¿por qué? ¿dónde? ¿quién? ¿para qué? ¿cómo?¿Qué? ¿por qué? ¿dónde? ¿quién? ¿para qué? ¿cómo? •Dirija una respuesta informativaDirija una respuesta informativa•¡No son ilimitadas, pueden cambiar el rumbo de una ¡No son ilimitadas, pueden cambiar el rumbo de una conversación !conversación !•Una manera de evitar diluirse: Una manera de evitar diluirse:
¡Muéstreme!
TÉCNICAS DE INDAGACIÓN
Preguntas Cerradas y Directas
•Preguntas cerradas – respuesta: Si/NoSi/No•Pregunta directa - respuesta: pocas palabras•Se intenta dirigirse a información muy específica•Desventajas:
• No dan mucha información• Si se usan muy seguido dan la sensación de interrogatorio
TÉCNICAS DE INDAGACIÓNPreguntas Aclaratorias
•Relizadas para clarificar información y evitar mal entendidos •Permiten completar la idea •Desventajas:
• Si se usan muy seguido crean la impresión de que uno no escucha
• Consumen mucho tiempo• Si no está preparado para escuchar por completo, no
las haga
RESUMENEnfoque Exitoso de la Auditoria
•Establecer clima adecuado•Hacer que el auditado se sienta cómodo•Usar preguntas apropiadas: abiertas•Hacer preguntas cerradas y/o aclaratorias, sólo cuando sea necesario•Utilizar adecuado lenguaje corporal•Ser amigable y diplomático
• El auditor mantiene el control
• Lista de participantes
• Auditar dentro de la actividad planeada
• Tomar notas
• Recabar evidencias objetivas en todas sus formas
RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS
• Investigar todo lo necesario
• Seguir la pista de auditoría
• Tomar muestras representativas
• Verificar la coincidencia entre procedimientos escritos y la realidad
RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS
• Verificar lo expuesto durante las entrevistas
• Comunicar al auditado las No Conformidades
• Determinar si las No Conformidades constituyen casos aislados o si son generalizadas
• Registrar las No Conformidades
RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS
NO CONFORMIDADES NO CONFORMIDADES Qué es una No Conformidad?...
No cumplimiento de un requisito del cliente o de otras partes interesadas
Requisito: necesidad o expectativa establecida o implícita Requisito legal o regulatorio
Una Oportunidad para mejorar el desempeño, los resultados y la satisfacción de partes interesadas
HALLAZGO DELA AUDITORÍA
Para que un Hallazgo se defina como NC se requieren 2 condiciones mínimas:
Debe estar basado en evidencias objetivas
Debe demostrarse incumplimiento de requisitos: De normas ( OHSAS 18001) y otros estándares
aplicables Procedimientos, planes u objetivos/metas Requisitos legales o regulatorios
NCOBS
NO CONFORMIDADES
CONTENIDOS
• Area/Proceso • Hallazgo (evidencia objetiva)• Requisito incumplido• Firma• Clasificación
INFORME DE NO CONFORMIDAD
EJEMPLO 1
Departamento W-4 Izaje de carga pesadaTurno de la Mañana
• 4 de 18 operarios fueron vistos no usando protectores de cabeza (cascos de seguridad). Los cascos estaban disponibles a la entrada del área.
• WI4-01, claúsula 6, requiere que todo el personal que entre al departamento W-4 debe usar los cascos de seguridad. La instrucción estaba claramente visible a la entrada del área.
►Area/Proceso►Hallazgo►Requisito►Firma►Clasificación
AUDITORIA DE SEGURIDAD INFORME DE NO CONFORMIDAD
SECTOR/PROCESO :.....................................................
OHSAS 18001:2007; Requisito 4.4.6
Categoría MAYOR* MENOR*
Descripción
Auditor :
Durante el turno de la mañana 4 de 18 operarios no estaban usando protectores de cabeza (cascos de seguridad). Los cascos estaban disponibles a la entrada del área.
WI4-01, claúsula 6, requiere que todo el personal que entre a W-4 debe usar cascos de seguridad.
La norma requiere que la organización debe implementar y mantener controles operacionales, aplicables a la organización y a sus actividades.
Izaje de Carga pesada Div.W-4
A. U. Ditor
NC Número...............
MUNDIAL S.A.
AUD/01
Fecha:.....................23/12/2013
REDACCIÓN EJEMPLO 1
3. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA
Taller 3 : Casos de Hallazgos ( NC y Observaciones)
INVESTIGACION DE CAUSA RAIZEvidencias objetivas
NC-ACC-INC
Implicancias ocultas
Alcance Por qué?
NC
Por qué?ALCANCEImplicancias ocultas
Por qué?
?Causa Raíz
Por qué?Síntomas
Por qué?Causas aparentes
TIPOS DE ACCIONESEvidencias objetivas
Implicancias ocultas
Alcance
NC
ALCANCEImplicancias ocultas
Causa Raíz
Síntomas
Causas aparentes
La ACCION INMEDIATAataca al problema
Su propósito es limitar sus efectos
y ponerlo bajo control
La ACCION CORRECTIVAataca a la causa
Su propósito es evitar que el problema vuelva a suceder
Es aquella causa no observable fácilmente u oculta, que ha de investigarse para ser encontrada.
Estas causas se agrupan en:
Factores Personales
Factores de Trabajo
ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ
NO SABE
NO
QUIERE
NO PUEDE
NO ESTA
Desconoce: qué hacer o cómo hacer determinada tarea
Limitaciones Físicas y/o mentales
No escucha bien, no ve, etc. No puede hacer fuerza. No entiendeDesmotivada:
Atender, escuchar, dialogar. Realizar la tarea.
Sin Concentración:Atento, o concentrado en el trabajo que realiza.
FACTORES PERSONALES
FACTORES PERSONALES
ANALISIS DE CAUSASANALISIS DE CAUSAS Diagrama de Causa-Efecto y familias de causas...
MATERIALESMETODOSPERSONAL
MAQUINAS MEDIO AMBIENTEPROVEEDORES
Por qué?Por qué?Por qué?Por qué?
Por qué?
¿De qué manera el Personal /los Métodos / los Materiales / las Máquinas etc pueden haber contribuido a provocar la NC-Acc-Inc?
CAUSAS
NC-Acc-Inc
EFECTO
• Tecnica gráfica para determinar las posibles causas básicas o contribuciones al problema.
Ilustra las relaciones entre las causas.
ANÁLISIS DE CAUSASANÁLISIS DE CAUSAS
PASO 1: Identificar el problema (Incidente, accidente, no conformidad), o la situación que queremos mejorar.
NC-Acc-Inc
PROBLEMA
EFECTO
PASO 2: Registrar la frase que resume el problema en el diagrama.
DIAGRAMA CAUSA - EFECTODIAGRAMA CAUSA - EFECTO
PASO 3: Realizar una tormenta de ideas sobre las causas.
Material
--------------------
Método
--------------------
Máquina
--------------------
Mano de obra--------------------
Medio
--------------------
PASO 4: Determinar las categorías principales de las causas (materiales, métodos, máquinas, mano de obra, medio y medición).
DIAGRAMA CAUSA - EFECTODIAGRAMA CAUSA - EFECTO
PASO 5: Colocar las causas en la gráfica. Se debe realizar la pregunta ¿Por qué? a cada una de las causas definidas para identificar nuevos niveles de análisis.
MATERIAL METODO
MANO DE OBRA MEDIO
MAQUINA
MEDICION
Por qué?Por qué?Por qué?
CAUSAS
NC-Acc-Inc
EFECTO
PASO 6: Identificar las causas más probables. De ser posible deben ser verificadas con datos.
DIAGRAMA CAUSA - EFECTODIAGRAMA CAUSA - EFECTO
Se utiliza para determinar el impacto que tienen determinadas causas sobre un problema o no conformidad.
Permite dirigir los esfuerzos de mejora en los aspectos significativos de un problema.
CAUSA FRECUENCIA % % ACUM.1 37 74% 74%2 7 14% 88%3 4 8% 96%4 2 4% 100%
DIAGRAMA PARETODIAGRAMA PARETO
Qué acciones posibles nos permitirán eliminar la causa raíz y alcanzar el objetivo?
Cuáles de estas ideas conforman soluciones factibles?
Cuáles soluciones logran nuestro objetivo con el menor costo y dificultad de implementación?
¿Cómo podremos eliminar cada causa-raíz?
Someterlas a la prueba de la Matriz de Decisión
IDENTIFICANDO ACCIONESIDENTIFICANDO ACCIONES
COSTO O DIFICULTAD
IMPACTO O BENEFICIO
ALTO
MEDIO
BAJO
ALTOMEDIOBAJO
ACCIONESPRIORITARIAS
IDEAS para MEJORAR
IDEAS para MEJORAR
MATRIZ DE DECISIÓNMATRIZ DE DECISIÓN
Objetivo / Meta Qué (What) Por qué
(Why)
Cómo (How)
Quién (Who) Dónde (Where)
Cuándo (When)
Reducir el porcentaje de defectuosos a 8%
Acción 1 Adquisión de … RMA Sala de CC Junio-2007
Acción 2
Acción 3
Determinar controles para asegurar la implementación y efectividad de las acciones realizadas.
MÉTODO 5 W + 1 HAcciones prioritarias
PLAN DE ACCION PLAN DE ACCION
CASO ESTUDIO:CASO ESTUDIO:
Durante una auditoria realizada al área de empaque de la empresa ABC, se evidenció que 8 de 12 trabajadores del área de empaque no utilizaban los guantes asignados. Durante la investigación realizada se preguntó a los trabajadores por qué no utilizaban los guantes y ellos comentaron que los guantes asignados no son los adecuados, son incómodos, poco flexibles para realizar su trabajo, se rompen fácilmente y no se encuentran disponibles en todas las tallas. Asimismo, mencionaron que no utilizaban los guantes porque sentían mucho calor. Respecto al procedimiento del área de empaque PD-02, 7 trabajadores manifestaron no conocer dicho procedimiento y que su supervisor no les comentó al respecto.
Algunos trabajadores mencionaron no conocer las posibles consecuencias de no utilizar guantes. Los trabajadores sub contratados dijeron que no recibieron ninguna información al respecto, pero otros mencionaron que recibieron alguna información durante la inducción pero no referente al uso de guantes.
El supervisor confirmó que según el procedimiento PD-02 el uso de los guantes es obligatorio. Sin embargo, manifestó que algunos trabajadores olvidan usarlos, otros piensan que no son necesarios o no se acostumbran a usarlos ya que hasta hace 1 año no era requerido.
Se observó que no existe ningún letrero o señal que indique el uso obligatorio de guantes en el área de trabajo.
CASO ESTUDIO:CASO ESTUDIO:
Respecto a la información brindada durante la inducción, el supervisor afirmó que la presentación en Power Point (PPT) fue elaborada en el año 2010 y por eso no contiene información sobre el uso obligatorio de guantes.
Ante la pregunta de por qué algunos trabajadores no conocen el procedimiento PD-02 del área, el supervisor dijo que normalmente él brinda esta información a todo trabajador que ingresa al área, pero seguramente estos trabajadores ingresaron cuando él estaba de vacaciones. Afirmó que el procedimiento sí se encontraba en el área de trabajo, pero fue retirado hace 4 meses para ser revisado por la Gerencia.
CASO ESTUDIO:CASO ESTUDIO:
Referente a la temperatura del ambiente de trabajo (aprox. 38°C), se verificó que sólo había 1 ventilador funcionando y otros 3 ventiladores estaban malogrados. El supervisor manifestó que ese tema aún está pendiente y que no se tiene un plan de mantenimiento para sus equipos.
Respecto a la disponibilidad de los guantes, el supervisor mencionó que el área de Compras no coordina con él las tallas requeridas, además dichas compras no son periódicas ni planificadas. Adicionalmente, se averiguó que el proveedor se demora en entregar los pedidos ya que no cumple correctamente con el procedimiento actual de compras de la empresa ABC. El supervisor de empaque ya solicitó al área de Compras que envíe el nuevo procedimiento al proveedor, pero aún no lo han enviado.
CASO ESTUDIO:CASO ESTUDIO:
PASO 1 y 2 : Identificar y registrar el problema
8 de 12 personas del área de empaque no utilizan los guantes según procedimiento PD-02
PASO 3 : Realizar una tormenta de ideas sobre las causas.
-Los guantes son incómodos.
-Se olvidan de usarlo.
-No hay guantes disponibles.
-No hay variedad en las tallas de los guantes.
-No le informaron que es obligatorio su uso.
-Hace mucho calor en el área de trabajo. . . . . . . . . . etc.
CASO ESTUDIO:CASO ESTUDIO:
PASO 4: Determinar las categorías principales de las causas.
PASO 5: Colocar las causas en el diagrama
No se envió proced. Actual al proveedor
No lo mencionaron en la inducción
No conoce las consecuencias de no usar guantes
Procedimiento no disponible en área de trabajo
Proced. se retiró para modificarlo hace 3 meses
Solo hay 1 ventilador funcionando en el área
8 DE 12 PERSONAS DEL ÁREA DE EMPAQUE NO UTILIZAN LOS GUANTES SEGÚN PROCEDIMIENTO PD-02
MÁQUINA MÉTODO MEDIO
MANO DE OBRA MATERIAL
El material de los guantes no permite trabajar con flexibilidad
Los guantes son incómodos
Los guantes se rompen fácilmente
No se tiene variedad en las tallas de guantes
Los guantes no siempre están disponibles
Proveedor demora en la entrega
Proveedor no cumple proced. de Compras
Se olvida de usar los guantes
Piensa que no es necesario
Falta de costumbre
No conoce el procedimiento de trabajo
Supervisor no le informó
Supervisor de vacaciones
No recibió información
Es contratista
Presentación PPT no lo incluye, desactualizada (versión 1998)
Hace mucho calor (38°) en el área de trabajo
3 ventiladores están malogrados
No hay plan de mantenimiento para los equipos
Compras no coordina con el supervisor sobre las tallas requeridas
No hay periodicidad en la compra
No hay plan de compra de EPP para el área
No ve ningun letrero que indique su uso
CASO ESTUDIO:CASO ESTUDIO:
CASO 1: GRÁFICO DE PARETO
PASO 6: Identificar las causas más probables.
CAUSAS
IMPACTO
TOTAL % % ACUM
ALTO (4) MEDIO (2) BAJO (0)
1 El material de los guantes no permite trabajar con flexibilidad / se rompen fácilmente 9 1 0 38 26% 26%
2 Piensa que no es necesario / Falta de costumbre 8 2 0 36 24% 50%
3
No hay plan de compra de EPP para el área/ Compras no coordina con el supervisor sobre las tallas requeridas 7 2 1 32 22% 72%
4 Proced. se retiró para modificarlo hace 3 meses 2 4 4 16 11% 82%
5 No ve ningun letrero que indique su uso 0 4 6 8 5% 88%
6Es contratista 0 3 7 6 4% 92%
7Presentación PPT no lo incluye, desactualizada (versión 1998) 0 2 8 4 3% 95%
8 Solo hay 1 ventilador funcionando en el área 0 2 8 4 3% 97%
9No se envió proced. Actual al proveedor 0 1 9 2 1% 99%
10 Supervisor de vacaciones 0 1 9 2 1% 100%
11No hay plan de mantenimiento para los equipos 0 0 10 0 0% 100%
CASO ESTUDIO:CASO ESTUDIO:
Principales causas
CASO 1: GRÁFICO DE PARETO
05
101520253035404550
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Tipo de Causa
Impa
cto
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%
CAUSASIMPACTO
TOTAL % % ACUM
ALTO (4) MEDIO (2) BAJO (0)
1 El material de los guantes no permite trabajar con flexibilidad / se rompen fácilmente 9 1 0 38 26% 26%
2Piensa que no es necesario / Falta de costumbre 8 2 0 36 24% 50%
3
No hay plan de compra de EPP para el área/ Compras no coordina con el supervisor sobre las tallas requeridas 7 2 1 32 22% 72%
4 Proced. se retiró para modificarlo hace 3 meses 2 4 4 16 11% 82%
CASO ESTUDIO:CASO ESTUDIO:
CASO 1: MÉTODO 5W + 1H
OBJETIVO / META QUÉ (WHAT) POR QUÉ (WHY) CÓMO (HOW) QUIÉN (WHO) DÓNDE (WHERE) CUÁNDO (WHEN)
Uso de guantes del 100% del personal en el área de empaque
Cambio del tipo de guantes
Mayor flexibilidad y productividad del área
Solicitar información a proveedores y realizar pedidos
Supervisor de empaque y Jefe de Compras Oficina 15-Mar-07
Sensibilizar al personal sobre el uso de guantes Charlas mensuales Cambiar la actitud del
personalOrganizar grupos para las charlas Supervisor de empaque Sala de
reunionesPrimer viernes de
cada mes
Asegurar la disponibilidad de guantes Desarrollar un plan de compras de EPP
Para cumplir con el uso de guantes
Analizar demanda y requerimientos del área
Supervisor de empaque y Jefe de Compras Oficina 15-Feb-07
Mantener informado al personal sobre el procedimiento del área
Tener procedimiento actualizado en el área
Personal debe tener acceso a la información
Solicitar procedimiento a la Gerencia Supervisor de empaque Oficina 15-Feb-07
Informar sobre el proced. de trabajo
Personal debe conocer el proced. de trabajo Realizar charlas Supervisor de empaque Sala de
reunionesPrimer viernes de
cada mes
Determinar el plan de acción:
CASO ESTUDIO:CASO ESTUDIO:
Durante el segundo turno de trabajo, un operario del área de cortes sufrió un accidente. Mientras trabajaba con la máquina cortadora, la cuchilla le generó un corte profundo en uno de sus dedos de la mano derecha.
Durante la investigación del accidente se obtuvo la siguiente información:
El operario accidentado tiene 8 años trabajando en esa área. Hace 2 semanas venía trabajando 2 turnos seguidos ya que reemplazaba a un compañero del segundo turno que estaba de vacaciones. Asimismo, el operario manifestó que la cuchilla de la máquina cortadora ya no cortaba bien y que debía acercar más su mano a la cuchilla para lograr un mejor corte.
CASO 1: ACCIDENTE
Mencionó que permanentemente son evaluados en función a su productividad y por eso debía trabajar lo más rápido posible, de lo contrario su sueldo se reduciría.
El supervisor comentó que ya había solicitado al área de mantenimiento que cambien la cuchilla de la máquina cortadora, pero no lo realizaban porque no tenían la cuchilla en stock y su único proveedor siempre se demora en entregar los pedidos.
Se observó que la máquina no tenía ninguna guarda de protección. Al respecto el supervisor mencionó que la máquina era muy antigua y no recordaba si tuvo alguna guarda. Sin embargo, solicitó hace más de 8 meses al área de mantenimiento que coloquen una nueva, pero el área estaba saturada de trabajo y debían “priorizar” sus actividades en función a lo sucedido “día a día”. Como no se habían reportado anteriores accidentes o problemas con esa máquina no se tenía una fecha programada para colocar la guarda.
CASO 1: ACCIDENTE
DIAGRAMA CAUSA Y EFECTO
Operario acerca mucho la mano a la cuchilla
Unico proveedor demora en entregar pedidos
CUCHILLA DE LA MÁQUINA CORTADORA GENERÓ CORTE PROFUNDO EN EL DEDO DE UN OPERARIO
MÉTODO MANO DE OBRA
MEDIO MÁQUINA
Máquina sin guarda de protección
Cuchilla no cortaba bien
Mantenimiento no cambió la cuchilla
No tenían stock de la cuchilla
Trabajador estaba cansado
Trabajaba 2 turnos seguidos
Reemplazaba a compañero
La cuchilla no corta bien
Operario trabaja muy rápido
Presión del supervisor por la productividad
Mantenimiento no colocó guarda
No había más personal disponible
Mantenimiento está saturado de trabajo
No tienen plan de mantenimiento de equipos
MATERIAL
05
101520253035404550
1 2 3 4 5 6
Tipo de Causa
Impa
cto
0%
20%
40%
60%
80%
100%
GRÁFICO DE PARETO
Principales causas
(puede considerarse menos de 80%)
CAUSAS
IMPACTOTOTAL % % ACUM
ALTO (4) MEDIO (2) BAJO (0)
1 No tienen plan de mantenimiento de equipos 10 0 0 40 34% 34%
2 No tenían stock de la cuchilla 8 2 0 36 31% 64%
3 No había personal disponible 2 4 4 16 14% 78%
4 Presión por la productividad 2 3 5 14 12% 90%
5 Unico proveedor demora en entregar pedidos 0 3 7 6 5% 95%
6 Mantenimiento está saturado de trabajo 0 3 7 6 5% 100%
MÉTODO 5W + 1H
OBJETIVO / META
QUÉ (WHAT)
POR QUÉ (WHY)
CÓMO (HOW)
QUIÉN (WHO)
DÓNDE (WHERE)
CUÁNDO (WHEN)
Evitar accidentes por corte en la máquina cortadora
Fabricar y colocar guarda de protección en la máquina cortadora
Controlar el riesgo de corte en la fuente
Brindar información al área de mantenimiento para la fabricación
Área de Mantenimiento
Taller de Mantenimiento 20-Feb-07
Mantener los equipos en correcto estado
Desarrollar el Plan de Mantenimiento de Equipos
Asegurarse del correcto estado de las máquinas
Elaborar lista de equipos por área y frecuencia de mantenimiento
Área de Mantenimiento y Jefes de Área
Oficina 25-Feb-07
Cumplir con el stock mínimo de repuestos
Elaborar y controlar programa de stocks mínimos
Asegurar disponibilidad de repuestos
Coordinar con Jefes de Área y proveedores
Área de Logística Oficina 25-Feb-07
Auditor Auditado
Revisar efectividad
Proponer acción correctivaAcuerdo
Aceptar e Investigar
Identificar, anotar, comunicar Acuerdo
Preparar NCR
Implementar, verificar, notificar
REPORTE DE NC y A.C
• Agradecimientos
• Objetivos y alcance de la auditoria
• Aclarar que la auditoria fue una muestra
Conclusiones:• Existe un SGSST?• Está implementado?• Es eficaz?• En relación al objetivo de la auditoria, cuál es la conclusión?
REUNIÓN DE CIERRE
• Acordar fechas de verificación de acciones correctivas
• Aclaración de dudas
• No conformidades presentadas por cada auditor
REUNIÓN DE CIERRE
4. El Auditor, Calificaciones, Responsabilidad y Papel
► El rol del auditor es establecer para el cliente, la información sobre hasta qué punto se cumplieron los requisitos de la auditoria.
► Todas las conclusiones deben estar firmemente basadas en evidencia objetiva.
► El auditor líder debe siempre estar a cargo de la auditoria.
EL AUDITOR
RESPONSABILIDADES AUDITOR• Cumplir con los requisitos• Seguir plan y procedimientos• Permanecer dentro del alcance• Comunicar y aclarar requisitos de
auditoria• Planear y realizar tareas
individuales, acertada y responsablemente
• Recolectar y analizar evidencia
• Permanecer alerta• Reportar las observaciones• Verificar acciones correctivas• Cooperar con el líder del equipo• Retener y proteger documentos de
la auditoría• Mantener confidencialidad• Actuar de manera ética
RESPONSABILIDAD AUDITOR LÍDER• Recolectar toda la información necesaria• Asistir al equipo de elección• Preparar plan global• Asignar tareas individuales• Asegurarse de que los documentos de
trabajo estén preparados • Auditoría de suficiencia• Representar al equipo de auditoría
• Liderar reuniones de apertura y cierre• Asegurar que la auditoría se
desarrolla de acuerdo al plan• Asegurarse que las reuniones de
enlace se realicen periódicamente• Asegurar que los resultados de la
auditoría sean reportados claramente y a tiempo
CALIFICACIONES
Competencia:• Educación• Experiencia de trabajo• Entrenamiento• Experiencia en auditorías• Independencia• Capacidad para entender las actividades
Habilidades sociales:Habilidad para comunicarse y trabajar con gente de distintos niveles y de diversos transfondos
HABILIDADES
Habilidades de presentación:Habilidad de expresar pensamientos, ideas y propuestas claramente, tanto oralmente como por escrito.
HABILIDADES
Habilidades técnicas:Habilidad para investigar y buscar el cumplimiento acertado en diversas áreas
HABILIDADES
• Educado• Amable• Servicial• Constructivo• Informativo• Perceptivo• Justo
• Tenaz• Mente abierta• Diplomático• Honesto• Maduro• Modesto• Tiene Tacto
CARACTERÍSTICAS POSITIVAS
• Crítico• Argumentativo• Emite juicios• Precipitado• Agresivo• Desconsiderado• Inconsistente• Inflexible• Perezoso• Susceptible
• No práctico• “Sabelotodo”• Indeciso• Intratable• Descuidado
CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS
5. Informe de Auditoria y Seguimiento
1 – Preparación
2 – Ejecución
3 – Informe
4 – Seguimiento
ETAPAS DE AUDITORIA
• Área auditada
• Lugar y Fecha
• Equipo de auditoria
• Participantes
• Documentación aplicable
• Objetivo , Alcance y Conclusiones
• Resumen de los resultados, fortalezas y debilidades del SGSST
• No conformidades y observaciones
INFORME DE AUDITORIA
5. INFORME DE AUDITORIA Y SEGUIMIENTO
Taller 4 : Elaboración de informe de auditoria
1 – Preparación
2 – Ejecución
3 – Informe
4 – Seguimiento
ETAPAS DE UNA AUDITORIA
SEGUIMIENTO DE LA EVIDENCIAS DE:
CAPACITACIÓNNUEVOS PROCEDIMIENTOSCAMBIOS EN LA INFRAESTRUCTURANUEVOS REGISTROS
SEGUIMIENTO A LA EFICACIA
NO HAY RECURRENCIA DE LA NC, ACCIDENTE O INCIDENTE
SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN
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