areas administracion de proyectos

AlcanceAlcance Definición de lo que incluye y no incluye el proyecto.

Tiempo

Costo

Programa, calendario, entregas parciales y finales

Estimados de costo, presupuesto, programa de erogaciones.

AREAS PARA ADMINISTRACION DEPROYECTOS

RecursosRecursosHumanosHumanos

Equipo del proyecto que integra colaboradores tanto internos como

externos y los roles y funciones de cada cual.

ComunicaciónComunicación

Información requerida presentada en reportes o informes, quién la genera, quién la recibe, con qué frecuencia la entregamos, juntas, medios de

distribución, etc.

CalidadCalidad Estándares relevantes, cómo cumplirlos y satisfacer los requerimientos.

IntegraciónIntegración Administración de cambios,

lecciones aprendidas e integración de todas las áreas..

Abastecimientos Abastecimientos

Estrategias de contratación, cotizaciones concursos, contratos y

administración de contratos.

Riesgo Riesgo Amenazas por controlar,

oportunidades que capitalizar y planes de contingencia.

1.7 Fases en todo proyecto1.7 Fases en todo proyecto

Optimismo Optimismo generalgeneral

Iniciamos con las esperanza de algo nuevo y con buenos augurios.

Desorientación Desorientación Inicial Inicial

Período de Período de desorden desorden

incontroladoincontrolado

No sabemos por dónde empezar, tenemos muchas ganas e iniciamos con

lo que consideramos más urgente, pero postergamos lo importante .

La ejecución está en su máximo, contratamos a los diversos proveedores

y no todos cumplen como dijeron. El alcance sigue sin definirse y

cambia frecuentemente.

Búsqueda Búsqueda implacable implacable

de culpablesde culpables Alguien debe ser el culpable.

Amenazas, agresiones, intrigas, acusaciones y desesperación.

Despedimos a los proveedores e integrantes que menos culpa tienen.

Sálvese Sálvese quien pueda quien pueda

Castigo Castigo ejemplar a los ejemplar a los

inocentesinocentes

Recuperación Recuperación del Optimismo del Optimismo

Perdido Perdido

Ahora sí, ya eliminamos a los supuestos malos y

encontramos el segundo aliento

Terminación Terminación del proyecto del proyecto

como de lugarcomo de lugar

Condecoración Condecoración y premios y premios

a los noa los noparticipantesparticipantes

Trabajos forzados, unos encima de otros, noches, tiempo extra, sábados y domingos, desgaste, presión,

promesas y más presión

El equipo ejecutor está muy cansado y terminándolos últimos pendientes, y los no participantes, frescos paraadjudicarse el mérito, levantarse

el cuello y recibir los elogios. .

1.9.3 Técnicas y herramientas 1.9.3 Técnicas y herramientas

InicioInicio Mapas Mentales

PlaneaciónPlaneación

•Plan del Proyecto•Declaración del Alcance•WBS•Diagrama Organizacional•Matriz de Roles y Funciones•Matriz de Comunicación•Calendario de Eventos•Estatus Semanal•Reporte Mensual•Programa del Proyecto — •Ruta Crítica

Charter

•Estimados de Costos•Presupuesto Base•Programa de Erogaciones – Flujo de Efectivo•Diagrama Causa-Efecto con Lista de Verificación•Mapa de Riesgos Matriz de Administración de Riesgos•Matriz de Abastecimientos•Sistema de Control de Cambios•Lecciones Aprendidas

EjecuciónEjecución

Control Control

•Administración de Concursos y Cotizaciones•Matriz de Evaluación de Alternativas -

•Administración de Contratos•Requisiciones de Pago Integración del Equipo

•Control del Programa•Control Presupuestal•Valor Ganado — (Earned_Value)

•Esta tus Semanal y Reporte Mensual•Sistema de Control de •Cambios•Lecciones Aprendidas

CierreCierre •Reporte Final•Cierre Administrativo

•Lecciones al Cierre•Cierre Contractual

4.3 Herramientas del Plan de Proyecto que 4.3 Herramientas del Plan de Proyecto que apoyan la Ejecuciónapoyan la Ejecución

A A Herramienta Herramienta ¿Cómo nos servirá ¿Cómo nos servirá durante la ejecución?durante la ejecución?

Sec.Sec.

AAllccaannccee

WBS WBS

Para identificar todo el trabajo por Para identificar todo el trabajo por ejecutar.ejecutar.Al momento de ejecutar, Al momento de ejecutar, seguiremos esta estructura para seguiremos esta estructura para confirmar el Alcance realizado. confirmar el Alcance realizado. En caso de ajustes al Alcance, En caso de ajustes al Alcance, éstos deberán ser registrados para éstos deberán ser registrados para actualizar el WBSactualizar el WBS. .

3.4.11 p. 863.4.11 p. 863.4.12 p. 87 3.4.12 p. 87

RReec.c.

HHuumm

Diagrama Diagrama organizacional organizacional

y Matriz de y Matriz de Roles y Roles y

FuncionesFunciones

Para coordinar integrar a los Para coordinar integrar a los miembros del equipo, tanto interno miembros del equipo, tanto interno como externo.como externo.

3.5.3 p. 943.5.3 p. 943.5.6 p. 953.5.6 p. 953.11.6. p.146 3.11.6. p.146

AA

Herramienta Herramienta ¿Cómo nos servirá ¿Cómo nos servirá durante la ejecución?durante la ejecución?

Sec.Sec.

CCoommuunniiccaacciióónn

Matriz de Matriz de comunicación comunicación

Para distribuir laPara distribuir lainformación delinformación delproyecto en pro deproyecto en pro deuna comunicaciónuna comunicaciónefectivaefectiva

3.6.2 p. 98 3.6.2 p. 98

Calendario de Calendario de eventos eventos

Para programar Para programar nuestras reuniones, nuestras reuniones, pagos, así como otros pagos, así como otros eventos periódicos, no eventos periódicos, no incluidos en el incluidos en el programa programa

3.6.4 p. 100 3.6.4 p. 100

A A Herramienta Herramienta ¿Cómo nos servirá ¿Cómo nos servirá durante la ejecución?durante la ejecución?

Sec.Sec.

TTiieemmppoo

ProgramaProgramadel Proyecto del Proyecto

Nos permitirá saberNos permitirá sabercuándo iniciar y terminarcuándo iniciar y terminarcada uno de las tareascada uno de las tareasrequeridas entregables, asírequeridas entregables, asícomo para terminar el.como para terminar el.Así mismo, nos serviráAsí mismo, nos serviráde contratar los trabajos yde contratar los trabajos ydurante la ejecución dedurante la ejecución deéstos.éstos.

3.7.3 p.109 3.7.3 p.109

CCoossttoo

Presupuesto Presupuesto BaseBase

Para coordinar integrar a los Para coordinar integrar a los miembros del equipo, tanto miembros del equipo, tanto interno como externointerno como externo. .

3.8.13 p.1243.8.13 p.124

Programa de Programa de ErogacionesErogaciones

Para programar los recursos Para programar los recursos financieros durante la financieros durante la ejecución del proyectoejecución del proyecto

3.8.15 p. 1263.8.15 p. 126

AA

Herramienta Herramienta ¿Cómo nos servirá ¿Cómo nos servirá durante la ejecución?durante la ejecución?

Sec.Sec.

CCaalliiddaadd

Análisis deAnálisis dePrecedentesPrecedentes

(Benchmarking)(Benchmarking)

Para conocer el estándar de Para conocer el estándar de calidad esperado, así como sus calidad esperado, así como sus criterios de aceptación.criterios de aceptación.

3.9.8 p.1313.9.8 p.131

Lista de Lista de VerificaciónVerificación

Para guiar efectivamente las Para guiar efectivamente las inspecciones, asegurando la inspecciones, asegurando la calidad del proyecto, desde el calidad del proyecto, desde el principio hasta el término de la principio hasta el término de la ejecuciónejecución

3.9.9 p.1313.9.9 p.131

AA

Herramienta Herramienta ¿Cómo nos servirá durante ¿Cómo nos servirá durante la ejecución?la ejecución?

Sec.Sec.

RRiieessggoo

Matriz deMatriz deAdministraciónAdministración

de Riesgosde Riesgos

Para confirmar los riesgosPara confirmar los riesgosprevistos y dar seguimiento a lasprevistos y dar seguimiento a lasacciones establecidas en estaacciones establecidas en estamatriz.matriz.Asimismo, nos serviráAsimismo, nos servirácomo herramienta para identificar,como herramienta para identificar,cuantificar y respondercuantificar y responderperiódicamente a las situacionesperiódicamente a las situacionesde riesgo que detectemos a lode riesgo que detectemos a lolargo del proyectolargo del proyecto

3.10.5 p.1373.10.5 p.137

AAbbaasst.t.

Matriz deMatriz de

AbastecimientosAbastecimientos Como base para administrar losComo base para administrar losconcursos, cotizaciones yconcursos, cotizaciones y

contratoscontratos..

3.11.4 p.144 3.11.4 p.144

4.5.2 Herramientas para integrar equipos 4.5.2 Herramientas para integrar equipos y mejorar la comunicacióny mejorar la comunicación

4.5.2.1 Confirmar el grado de compromiso de cada miembrodel equipo

•Aclarar los valores del equipo, tales como el ser sinceros Realistas al reportar el avance, ser proactivos, mantener al resto de los miembros informados sobre cualquier problema potencial, etc.

•Definir al proyecto como “el jefe”,para evitar protagonismospor parte de algunos miembros del equipo.

4.5.2.2 Establecer las reglas del juego del equipo

Conservar la confidencialidad de la información Considerar la opinión de otros . Tener generosidad para compartir conocimientos e

información entre los miembros del equipo. Mantener las discusiones ordenadas. En lugar de buscar culpables cuando las cosas salen

mal, revisar el proceso y proponer cómo mejorarlo . Poseer la humildad para reconocer que no lo sabemos

todo. Podemos cometer errores, mas requerimos presentar al

menos tres opciones de solución para implementar la más adecuada. Debemos asumir la responsabilidad para subsanar el error, documentando las Lecciones Aprendidas para no cometerlo otra vez

Calidad Calidad

Calidad

Comunicación

Alcance

6

3

1

9

7

4

2

5

4

4

8

GTE

Tiempo

Riesgo

Recursos Humanos

Comunicación

___________________________________________________________________________

Costo

Abastecimiento

Alcance