administracion proyectos
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Sistemas de Informacióny los Negocios
Administración de
Proyectos
Cr. Luis Elissondo
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Ambiente del Proyecto
Información sobre el ambiente
Plan EstrategicoDe Sistemas
Administracióndel
Proyecto
Metodología Tecnología
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Plan Estratégico de Sistemas
Plan EstrategicoDe Sistemas
Integración alNegocio
PolíticasGenerales
Evaluación yAjuste de la
Cartera de Aplic.
Evaluación deRiesgos
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Administración del Proyecto
AdministraciónDel Proyecto
PresupuestoFunciones
Recursos Humanos
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Metodología Empleada
Metodología
Formalizacióny Aplicación
AspectosDe Calidad
Documentación
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Nivel Tecnológico
Nivel Tecnológico
Inventario
Analisis de Tendencias
Tecnológicas
Plan deIncorporaciónde Tecnología
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Impacto en el NegocioT
amañ
o de
l Pro
yect
o
Impacto en el proceso de Negocios
Bajo Alto
Am
plio Riesgo Alto
Peligra la supervivencia
Riesgo Moderado
Problemas de adminisración
Riesgo Bajo
Mala utilización de recursos
Riesgo Medio
Demora en la implementación de negociosR
educ
ido
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Impacto Funcional
Impacto funcional
Bajo Alto
Riesgo Alto
Viabilidad del Proyecto
Riesgo Moderado
Problemas de Administración
Riesgo BajoRiesgo
Moderado
Adaptación operativa
Tam
año
del P
roye
cto
Red
ucid
oA
mpl
io
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Impacto Tecnológico
Impacto tecnológico
Bajo Alto
Riesgo Alto
Posible fracaso del proyecto
Riesgo Moderado
Problemas de administración
Riesgo Bajo
Riesgo Moderado
Posibles demoras
Tam
año
del P
roye
cto
Red
ucid
oA
mpl
io
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Administración de Proyectos
Definición:
Es el proceso de planificar el proyecto, definir el
equipo de trabajo y monitorear, controlar y
reportar las distintas etapas y “deliverables”.
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Administración de Proyectos
53%
47% Dentro delpresupuesto
Exedieron elpresupuesto
Cantidad de proyectos IT que excedieron su presupuesto en $59B
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Administración de Proyectos
69%
31%
Finalizados
Cancelados
Costo de proyectos IT cancelados $81B
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Administración de Proyectos
Porque los proyectos fallan?
• Pobre definición de los objetivos • Falta de recursos• Pobre organización• Especificaciones y requerimientos
incompletos• Pruebas inadecuadas
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Administración de Proyectos
Porque los proyectos fallan?
• Presupuestos mal definidos • Inadecuada administración de los costos• Sub-utilización o mal uso de metodologías• Infraestructura tecnológica pobre o deficiente
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Administración de Proyectos
Riesgos:
• Falta de claridad en la definición de los objetivos (estratégico)
• Impacto en el negocio y/o clientes (imagen) • Relación con otros ambientes/sistemas
(transaccional) • Complejidad de los requerimientos
(estratégico)
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Administración de Proyectos
Riesgos:
• Tecnología utilizada (estratégico)• Experiencia y conocimientos de los
integrantes del equipo de trabajo (estratégico)
• Presupuestos, “target dates” (cumplimiento/transaccional)
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Administración de Proyectos
Controles de dirección vs. controles técnicos
Especif.. funcionalesModelo de datos
Diseño de procesosDiseño de archivos/DB
DocumentaciónProgramas
Plan de pruebas
RiesgosBeneficios
CostosCronogramasPrioridades
EstimacionesRecursos
AlcanceObjetivosEstrategiaCalidad
Dirección Técnicos
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Administración de Proyectos
Modelo de la Administración de Proyectos
Estudio de factibilidadBusiness case
Aprobación
Planificación del proyecto
Revisión y seguimiento
Reporte del estado del proyecto
Requerimiento inicial
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Administración de Proyectos
Cuestiones del Management:
• Compromiso de la alta gerencia• Planificación estratégica• Factores de éxito• Definición de objetivos y alcance• Metodologías• Conocimiento y experiencia del equipo de trabajo
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Administración de Proyectos
Herramientas y Técnicas de Administración de proyectos:
• Definición del proyecto• Roles y responsabilidades de los equipos de trabajo• Planificación del proyecto• “Budget” del proyecto• Software de administración de proyectos• Evaluación de riesgos • Control del proyecto
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Administración de Proyectos
Definición del proyecto
• Objetivos• Cliente del proyecto• Necesidades del cliente• Requerimientos del cliente• Producto final• Autoridad del “project manager”• Criterios de aceptación del cliente• Organización del proyecto
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Administración de Proyectos
Roles y responsabilidades del equipo de trabajo
• Gerencia usuaria• Gerencia de tecnología• Project manager• Equipo de trabajo• Auditoría• Quality Assurance
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Administración de Proyectos Planificación del proyecto
Definir las estrategias y Metodologías del Proyecto
Desarrollar la evaluaciónde riesgos
Definir las tareas
Definir los tiempos
Revisión del Business Case
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Administración de Proyectos
Planificación del proyecto
Técnicas:
• Pert/CPM• Gráfico Gantt
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Administración de Proyectos
Budget del proyecto
• Relaciona las unidades funcionales al proyecto
• Relaciona las metas y políticas de la organización con los recursos empleados
• Herramienta de control• Establece un canal de comunicación
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Administración de Proyectos
Ciclo de vida del costo del proyecto
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Analisis Produccion Retiro
Sistema A
Sistema B
Sistema C
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Administración de Proyectos
Software de administración de proyectos
• Definición de la estructura• Planificación de tareas• Alocación de recursos• Monitoreo/control• Reporte
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Administración de Proyectos
Control del proyecto• Steering committee• Mediciones de calidad o satisfacción de usuarios• Reportes de estado del proyecto• Control de tiempos • Control de costos• Reuniones periódicas de revisión• Validación y control de la información obtenida
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Administración de Proyectos
Control de tiempos del proyecto
Comparar
Desvíos
Tomar acciones correctivas
Tiempos planeados(“Gantt”) Tiempos reales
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Administración de Proyectos
Control de gastos del proyecto
Comparar
Desvíos
Tomar acciones correctivas
“Forecast”Presupuesto Real
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Administración de Proyectos
Reportes de control
Indicador Categoría
- Tareas desviadasTareas no iniciadas en tiempoTareas no finalizadasCambios de “due dates”
Tiempos
- Costos excedidos- Cambios en los precios- Cash flow insuficiente- Disponibilidad de recursos- Fallas/errores encontrados- Tareas nuevas
CostosCostosCostosRecursosCostos/TiemposCostos/Tiempos
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Administración de Proyectos
Cultura de la organización
• Directivas del project manager para saltear fases claves de la metodología.
• Retiro de recursos claves del proyecto• Reducción de budget• Alta gerencia tratando directamente con el
equipo de trabajo• Participación del usuario
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Administración de Proyectos
Cultura de la organización
• La alta gerencia no informa los cambios en las direcciones fijadas hasta que estas van a ser implantadas
• Actitud y tomas de decisión del project manager.
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Enseñanzas
• La organización por proyectos permite administrar mejor los recursos.
• La complejidad de un proyecto no esta dada solo por la complejidad tecnológica.
• Es fundamental un adecuado seguimiento del proyecto y la asignación de un responsable del mismo.
• Los proyectos deben ser ajustados periódicamente a efectos de tener una perspectiva realista sobre los mismos.
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Conclusiones y Preguntas