ansv.gov.co · web viewconstrucción del manual de prevención y atención de desastres y...
Post on 06-Apr-2020
7 Views
Preview:
TRANSCRIPT
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC
AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL – ANSV
Versión 0.0
Bogotá D.C., Enero 2020
1
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN...................................................................................................................4
2. DEFINICIONES.....................................................................................................................53. MARCO NORMATIVO...........................................................................................................8
4. PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.....................................................................105. Objetivo general.................................................................................................................11
5.1. Objetivos específicos..................................................................................................116. Alcance...............................................................................................................................12
7. Metodología........................................................................................................................12 7.1. Programa de Capacitación y Sensibilización..........................................................14
7.2. Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas.............................................................................................................18
7.3. Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza, desinfección, desratización, desinsectación.......................................................................................................................20
7.4. Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales...........................23 7.5. Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres....................26
7.6. Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento.............................................308. Mapa de ruta.......................................................................................................................33
9. Presupuesto.......................................................................................................................3410. PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO................................................35
11. Objetivo General..............................................................................................................3511.1. Objetivos Específicos...............................................................................................35
12. Alcance.............................................................................................................................3613. Principios de la Preservación Digital.............................................................................37
13.1. Principio de Planeación...........................................................................................37 13.2. Principio de Identificación.......................................................................................37
13.3. Principio de Nacido Digital......................................................................................37 13.4. Principio de Convertido Digital...............................................................................38
13.5. Principio de Acceso..................................................................................................3814. Estrategias de Preservación Digital a Largo Plazo......................................................38
14.1. Identificación de Documentos Electrónicos Definitivos.......................................38 14.2. Administración de Versiones de Documentos Electrónicos de Archivo............38
2
14.3. Exclusión del Uso de Formatos Propietarios........................................................38
14.4. Integración de Documentos Mediante Copias.......................................................39 14.5. Respeto del formato original del fichero electrónico recibido.............................39
14.6. Normalizar la producción electrónica de documentos.........................................39 14.7. Utilizar Metadatos de Preservación........................................................................40
14.8. Firmar electrónicamente con vigencia únicamente para el trámite:...................40 14.9. Archivar y mantener el acceso a los documentos Electrónicos de archivo.......40
15. Metodología......................................................................................................................41 Actividades para la ejecución del plan de conservación digital a largo plazo..........41
16. Mapa de ruta.....................................................................................................................4517. Presupuesto.....................................................................................................................45
18. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.................................................................................4619. APROBACIÓN..................................................................................................................46
3
1. INTRODUCCIÓN
La Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV se creó mediante la Ley 1702 del 27
de diciembre de 20131 como Unidad Administrativa Especial, de carácter
descentralizado, del orden nacional, que forma parte de la Rama Ejecutiva, con
Personería Jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio propio,
adscrita al Ministerio de Transporte, cuyo objeto es la planificación, articulación y
gestión de la seguridad vial del país, finalidad que comprende el soporte institucional
y de coordinación para la ejecución, el seguimiento y el control de las estrategias, los
planes y las acciones dirigidos a dar cumplimiento a los objetivos de las políticas de
seguridad vial del Gobierno Nacional en todo el territorio.
En ese sentido, toda la información que conforma su acervo documental en sus
distintos soportes, es de suma importancia tanto para la Entidad como para el país
teniendo en cuenta su misionalidad, por lo cual ésta documentación se ha convertido
en patrimonio documental, la cual por sus valores históricos, culturales y sociales
debe estar siempre disponible con el fin de garantizar el acceso a la información y
dando cumplimiento a la Ley 594 del 2000 Ley General de Archivos, Artículo 46, título
XI “Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán
implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo
vital de los documentos, decisión que actualmente ha sido ratificada tanto por el Decreto
2609 de 2012 en su Artículo 9° “Procesos de la Gestión Documental” numeral g), establece
que Preservación a Largo Plazo como el Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento y el Decreto 2578 de
2012, "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red
Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones
1 Ley 1702 de 2013, por la cual se crea la Agencia Nacional de Seguridad Vial y se dictan otras disposiciones
4
relativas a la administración de los archivos del Estado" donde se obliga a las Entidades que
conforman el Sistema Nacional al cumplimiento de ésta normativa.
De la misma forma, el Acuerdo 006 de 2014 del Archivo General de la Nación “Por medio del
cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI Conservación de Documentos de la
Ley 594 de 2000, hace referencia al decreto 1100 de 2014, en su Artículo 5 “condiciones
técnicas”, establece que corresponde al Archivo General de la Nación de conformidad con
las normas expedidas por el Ministerio de Cultura, la función de reglamentar las condiciones
técnicas especiales de los bienes muebles de carácter documental archivístico, susceptibles
de ser declarados como Bien de Interés Cultural y que quienes custodian el patrimonio
documental, bienes archivísticos de interés cultural o susceptibles de ser declarados como
tal, tienen la responsabilidad de asegurar su conservación y preservación en el tiempo.
2. DEFINICIONES
Almacenamiento: acción de guardar sistemáticamente los documentos de archivo en
espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de
información para la historia.
Archivo de gestión: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en
trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado
su trámite y cuando su consulta es constante.
5
Archivo histórico: archivo al cual se transfiere la documentación del archivo central o del
archivo de gestión el cual debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere
para la investigación, la ciencia y la cultura.
Archivo público: conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos
que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Carpeta: unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos, desde
su producción o recepción, hasta su disposición final.
Conservación de documentos: conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas
para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Conservación Preventiva: se refiere al conjunto de políticas, estrategias y medidas de
orden técnico y administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de
riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de
conservación
Restauración. Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada
del patrimonio documental.
Depósito de archivo: sitio o lugar especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Deterioro: alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de
un material causada por el envejecimiento natural u otros factores.
Documento: información registrada, cualquiera que sea su forma y medio utilizado.
6
Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento digital: información representada por medio de valores numéricos diferenciados
- discretos o discontinuos-, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con
un código o convención preestablecidos.
Documento electrónico: es la información generada, enviada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
Documento electrónico de archivo: registro de información generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada
electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o valor
científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a lo principios y
procesos archivísticos.
Durabilidad: resistencia de los materiales al uso, la manipulación y al deterioro cuando son
sometidos a esfuerzos físico-mecánicos.
Estabilidad química: propiedad de algunos materiales de no presentar reactividad química
bajo condiciones ambientales estables, es decir, materiales que no sufren transformaciones
químicas tales como óxido-reducción, ácido/base e hidrólisis, entre otras.
Estantería: mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas
unidades de conservación.
Folio: hoja
Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
7
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
Preservación digital: es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones
específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la
permanencia y el acceso de la información de los documentos digitales y proteger el
contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se considere necesario.
Preservación a largo plazo: conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos
durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su
medio y forma de registro o almacenamiento.
Sistema integrado de conservación: conjunto de estrategias y procesos de conservación
que asegura el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad
física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
Unidad de conservación: cuerpo que contiene una unidad archivística, de tal forma que
garantiza su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre
otras: carpetas, cajas, libros o tomos.
3. MARCO NORMATIVO
Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su numeral b)
preceptúa: “Fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y
uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y
programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva” (hoy Consejo Directivo).
Ley 397 de 1997 (Ley General de Cultura) modificada por la Ley 1185 de 2008, en su Artículo
12° “del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de imágenes en movimiento”,
establece que el Ministerio de Cultura a través del Archivo General de la Nación, es la
entidad responsable de reunir, organizar, incrementar, preservar, proteger, registrar y difundir
el patrimonio documental de la Nación, sostenido en los diferentes soportes de información.
8
Ley 594 de 2000 en el titulo XI “Conservación de Documentos”, Artículo 46 establece:
“Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán
implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de
los documentos”.
Decreto 2578 de 2012 en su artículo 2° “Fines del Sistema Nacional de Archivos”, estipula
que el Sistema Nacional de Archivos tiene como fin adoptar, articular y difundir las políticas
estrategias, metodologías, programas y disposiciones en materia archivística y de gestión de
documentos, promoviendo la modernización y desarrollo de los archivos en todo el territorio
nacional.
Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública Nacional, en
la cual se requiere el cumplimiento de la función archivística, la cual actualmente se
encuentra reglamentada en el Decreto 1080 de 2015 o Decreto único de sector cultura1, el
cual tiene antecedentes en los siguientes decretos reglamentarios que hoy día se hallan
integrados en la citada norma:
Decreto 2609 de 2012, en su Capítulo IV “La gestión de los documentos electrónicos de
archivo”, establece en su Artículo. 29 los requisitos para la preservación y conservación de
los documentos electrónicos de archivo, con el objeto de asegurar su preservación y
conservación en el tiempo.
Decreto 2609 de 2012 en su Artículo 9° “Procesos de la gestión documental” numeral g),
define la preservación a largo plazo como: “el conjunto de acciones y estándares aplicados a
los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento”:
Decreto 1100 de 2014, en su Artículo 5° “condiciones técnicas”, establece que corresponde
al Archivo General de la Nación de conformidad con las normas expedidas por el Ministerio
de Cultura, la función de reglamentar las condiciones técnicas especiales de los bienes
muebles de carácter documental archivístico, susceptibles de ser declarados como Bien de
Interés Cultural.
9
Decreto 1515 de 2013 modificado por el Decreto 2758 de 2013, establece en su artículo 12°
el procedimiento y los lineamientos generales para la transferencia secundaria de los
documentos y archivos electrónicos declarados de conservación permanente, tanto al
Archivo General de la Nación como a los archivos generales territoriales de forma que se
asegure su integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo.
Acuerdo AGN 047 de 2000, “Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V “Acceso a
los documentos de archivo”, del AGN del Reglamento general de archivos sobre
“Restricciones por razones de conservación”.
Acuerdo AGN 049 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo VII de
“conservación de documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Condiciones de
edificios y locales destinados a archivos”.
Acuerdo AGN 006 de 2014 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del
Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000”
Acuerdo AGN 050 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII “conservación
de documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los
documentos de archivo y situaciones de riesgo”.
Acuerdo AGN 008 de 2014 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los
requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía
y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en
desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”
4. PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
El Plan de conservación Documental “Es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo
plazo que tienen como fin implementar los programas, procesos y procedimientos, tendientes
a mantener las características físicas y funcionales de los documentos de archivo
10
conservando sus características de autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad,
fiabilidad y disponibilidad a través del tiempo2.
5. OBJETIVO GENERAL
Garantizar la conservación de la totalidad del acervo documental de la Agencia Nacional de
Seguridad Vial – ANSV en sus diferentes soportes, desde su producción hasta su
disposición final.
5.1. Objetivos específicos
- Sensibilizar a los colaboradores de la Agencia Nacional de Seguridad Vial - ANSV
sobre la importancia y el valor que tienen los documentos de la Entidad en sus
diferentes soportes, con el fin de utilizar las mejores practicas que conlleven a su
tratamiento adecuado.
- Garantizar que las condiciones físicas y de almacenamiento cumplan con los
parámetros establecidos para la adecuada conservación y preservación del acervo
documental de la Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV.
- Velar porque las condiciones ambientales de las diferentes áreas de archivo sean las
adecuadas para la correcta conservación y preservación documental en sus
diferentes soportes.
- Garantizar el monitoreo y control de las diferentes variables medioambientales que
están establecidas para áreas y materiales de archivo.
- Establecer lineamientos claros que permitan la conservación y preservación de la
documentación, ante posibles eventualidades de emergencias y atención de
desastres, específicamente para las áreas de archivo.
2 Extraído de la cartilla “Guía para la Elaboración e Implementación del Sistema Integrado de Conservación SIC, Componente Plan de Conservación Documental”.
11
- Dar cumplimiento a la legislación archivística Colombiana en la parte correspondiente
a las unidades de almacenamiento, realmacenamiento y conservación para el manejo
de la documentación en sus diferentes soportes
6. ALCANCE
Aplica para todas las dependencias de la Agencia Nacional de Seguridad Vial para el manejo
de todo tipo de documento en sus diferentes soportes, desde su producción, hasta su
disposición final. Así mismo está orientado a la conservación de los soportes y los medios,
así como de los espacios en los que se alberga la documentación, teniendo en cuenta
aspectos administrativos, normativos, económicos, técnicos y tecnológicos.
7. METODOLOGÍA
La metodología a seguir parte de la elaboración e implementación de las actividades de los
Planes de conservación Documental y programas determinados y del Plan de Preservación
digital a largo plazo, teniendo en cuenta los lineamientos de la Guía para la Elaboración e
Implementación del Sistema Integrado de Conservación, emitida por el Archivo General de la
Nación AGN. Igualmente, se tomará como insumo la información resultado del diagnóstico
integral de archivos y las actividades propuestas en el cronograma del Programa de Gestión
Documental - PGD y Plan Institucional de Archivos – PINAR. Así mismo se tendrán en
cuenta los Planes de Mejoramiento, producto de las auditorías internas de parte de la Oficina
de Control Interno y auditorías externas de la siguiente forma:
1. Identificación de Necesidades y Requerimientos (revisión de diagnósticos,
seguimientos, auditorías, etc.)
2. Planteamiento de soluciones (ejecución de mesas de trabajo que permitan dar
solución a las necesidades identificadas en el punto anterior).
3. Seguimiento y control (ejecución de actividades planteadas en las mesas de trabajo y
verificación de su cumplimiento de parte de Control Interno).
12
4. Transferencia de conocimiento (realización de jornadas de socialización a los
usuarios internos de la Entidad, dando a conocer las actividades propuestas de
acuerdo a las necesidades identificadas).
Gráfico No. 1 Metodología General
Gráfico No. 2 Programas de Conservación Preventiva para la Implementación del SIC
13
Identificación de necesidades y
requerimientos
Planteamiento deSoluciones
Seguimiento y Control
Transferencia de Conocimiento
Sistema Integrado de Conservación
Plan de Conservación Documental
Programa de Capacitación y Sensibilización
Programa de Inspección y Mantenimiento de
Sist. de Almacenamiento e
Instalaciones Físicas
Programa de Saneamiento
Ambiental: limpieza, desinfección, desratización,
desinsectación.
Programa Monitoreo y Control de
Condiciones Ambientales
Programa de Prevención
de Emergencias y Atención de
Desastres
Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento
Plan de Preservación Digital a Largo Plazo
El Plan de Conservación Documental de la Agencia Nacional de Seguridad Vial propende por
implementar una serie de actividades que permitan garantizar el cumplimiento de las
características anteriormente mencionadas a través del desarrollo de los siguientes
programas.
- Programa de Capacitacióny Sensibilización
- Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e
Instalaciones Físicas
- Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza, desinfección, desratización,
desinsectación.
- Programa Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales
- Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres
- Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento
7.1. Programa de Capacitación y Sensibilización
Objetivo
Sensibilizar a los colaboradores de la Agencia Nacional de Seguridad Vial - ANSV sobre la
importancia y el valor que tienen los documentos de la Entidad en sus diferentes soportes,
con el fin de utilizar las mejores practicas que conlleven a su tratamiento adecuado.
Alcance
El programa está dirigido a todos aquellos que hacen parte de la Agencia Nacional de
Seguridad Vial – ANSV y que tienen acceso a los documentos producidos y recibidos en la
Entidad (Directivos, Funcionarios, Contratistas, usuarios de los archivos).
Problemas a Solucionar
- Ausencia de reconocimiento del valor que tienen los documentos como fuente de
información de parte de los colaboradores de la Entidad.
14
- Desconocimiento general sobre la importancia que tiene la correcta conservación de
los documentos en sus diferentes soportes y las implicaciones a que diere lugar su
incorrecto manejo como servidores públicos.
Actividades
Realizar actividades de capacitación las cuales harán parte del plan anual de
capacitaciones de la Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV con las siguientes
temáticas:
Socialización Instrumentos archivísticos Programa de Gestión Documental - PGD,
Plan Institucional de Archivos - PINAR, Tablas de Retención documental – TRD y
Tablas de Valoración Documental – TVD (una vez sean aprobadas por al Archivo
General de la Nación – AGN).
Gestión Documental
Factores de deterioro y conservación documental
Gestión del riesgo y salud ocupacional en gestión documental
Prevención de desastres y manejo de emergencias en archivos
Inducción a servidores públicos en materia de gestión documental
15
Cronograma Programa de Capacitación y Sensibilización
item Actividad Responsable Fecha estimada Intensidad Observaciones
1 Capacitación Gestión Documental Profesional Bibliotecología y Archivística 05-2020 1 hora
La capacitación será orientada por el contratista profesional en bibliotecología y archivística, sin embargo se requiere del
apoyo del personal de gestión documental y talento humano durante la jornada.
2Factores de deterioro y conservación
documental Profesional Bibliotecología y Archivística 06-2020 1 hora
La capacitación será orientada por el contratista profesional en bibliotecología y archivística, sin embargo se requiere del
apoyo del personal de gestión documental y talento humano durante la jornada.
3Gestión del riesgo y salud ocupacional en
gestión documental Profesional Bibliotecología y Archivística 07-2020 1 hora
La capacitación será orientada por el contratista profesional en bibliotecología y archivística, sin embargo se requiere del
apoyo del personal de gestión documental y talento humano durante la jornada.
4 Prevención de desastres y manejo de emergencias en archivos
Profesional Bibliotecología y Archivística 08-2020 1 hora
La capacitación será orientada por el contratista profesional en bibliotecología y archivística, sin embargo se requiere del
apoyo del personal de gestión documental y talento humano durante la jornada.
5Inducción a nuevos servidores públicos
vinculados en materia de gestión documental
Profesional Bibliotecología y Archivística Permanente 1 hora
La capacitación será orientada por el contratista profesional en bibliotecología y archivística, sin embargo se requiere del
apoyo del personal de gestión documental y talento humano durante la jornada.
6 Programa de Gestión Documental - PGD Profesional Bibliotecología y Archivística 09-2020 1 hora
La capacitación será orientada por el contratista profesional en bibliotecología y archivística, sin embargo se requiere del
apoyo del personal de gestión documental y talento humano durante la jornada.
7 Plan Institucional de Archivos - PINAR Profesional Bibliotecología y Archivística 10-2020 1 hora
La capacitación será orientada por el contratista profesional en bibliotecología y archivística, sin embargo se requiere del
apoyo del personal de gestión documental y talento humano durante la jornada.
8 Tablas de Retención documental – TRD Profesional Bibliotecología y Archivística N/A 1 hora por dependencia
La capacitación será orientada por el contratista profesional en bibliotecología y archivística, sin embargo se requiere del
apoyo del personal de gestión documental y talento humano durante la jornada la cual
se realizará una vez sea aprobado el instrumento por parte del Archivo General
de la Nación - AGN.
9 Tablas de Valoración Documental – TVD Profesional Bibliotecología y Archivística N/A1 hora por
dependencia
La capacitación será orientada por el contratista profesional en bibliotecología y archivística, sin embargo se requiere del
apoyo del personal de gestión documental y talento humano durante la jornada la cual
se realizará una vez sea aprobado el instrumento por parte del Archivo General
de la Nación - AGN.
CRONOGRAMA CAPACITACION EN MATERIA ARCHIVÍSTICAAGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL - ANSV
16
Recursos Programa de Capacitación y Sensibilización
Humanos Tecnológicos Físicos Económicos
Coordinador Gestión Documental.
Contratista - Profesional en ciencias de la información y la documentación Bibliotecología, archivística, Documentación.
Video beamPortatil
Espacio para capacitaciónTablero
MarcadoresFotocopias
Contrato de Prestación de Servicios Profesionales en el que una de las responsabilidades corresponde al desarrollo o ejecución del Programa de Capacitación y Sensibilización
Material de Apoyo Programa de Capacitación y Sensibilización
El programa de Capacitación y Sensibilización a desarrollarse en la Agencia Nacional de
Seguridad Vial – ANSV se realizará teniendo en cuenta los siguientes documentos de apoyo:
Política Pública de Archivos https://goo.gl/fV99q2
Publicación Conservación CON*TACTO del Grupo de Conservación y Restauración
del Archivo General de la Nación
Serie Guías y Manuales CONSERVACIÓN PREVENTIVA EN ARCHIVOS Compilado
por Natasha Eslava Vélez
Presentación propia en Power Point
Evidencias
La jornada de capacitación y/o sensibilización quedará consignada en los formatos
establecidos por gestión humana para el registro de éstas actividades.
Así mismo se conservará el registro fotográfico del desarrollo de la actividad.
17
7.2. Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas
Objetivo
Garantizar que las condiciones físicas y de almacenamiento cumplan con los parámetros
establecidos para la adecuada conservación y preservación del acervo documental de la
Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV.
Alcance
El programa incluye todas las áreas de archivo de la Entidad, en las cuales se produce,
custodia, conserva y se consulta la información.
Problemas a Solucionar
- Espacios no adecuados para la conservación de documentos.
- Fallas en los mantenimientos a la estructura física.
- Utilización de mobiliario inadecuado de acuerdo al volúmen y características de la
documentación.
Actividades
Se propone realizar actividades que permitan garantizar las correctas condiciones físicas
para el almacenamiento de la información de propiedad de la Agencia Nacional de Seguridad
Vial – ANSV.
Programación de revisiones periódicas a las áreas de archivo con el fin de verificar
las condiciones en las que se conserva la información (humedad, hongos, grietas,
pisos, techos, muros, puertas, etc.)
Revisión periódica de dispositivos tecnológicos utilizados en las áreas de archivo con
el fin de verificar su correcto funcionamiento (cámaras, aires, luces, medidores, etc).
18
Revisiones programadas de condiciones de seguridad (detección de fuego, alarmas,
extintores, aspersores, etc).
Desarrollo de actividades correctivas ante los hallazgos en cada una de las revisiones
realizadas.
Cronograma Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas
item Actividad Responsable Frecuencia Observaciones
1
Programación de revisiones periódicas a las áreas de archivo con el fin de verificar las condiciones en las que se conserva la información con respecto a humedad, hongos, grietas, pisos, techos, muros, puertas, etc.
Coordinador Gestión documental1 revisión
trimestral (4 en total)
El área de gestión documental será la encargada de realizar la revisión, sin
embargo se requeiere acompañamiento de un delegado del área administrativa.
2
Revisión periódica de dispositivostecnológicos utilizados en las áreas dearchivo con el fin de verificar su correctofuncionamiento (cámaras, aires, luces,medidores, etc).
Coordinador Gestión documental1 revisión mensual
El área de gestión documental será la encargada de realizar la revisión, sin
embargo se requeiere acompañamiento de un delegado del área administrativa y un
deleago de TICS.
3Revisiones programadas de condiciones deseguridad (detección de fuego, alarmas,extintores, aspersores, etc).
Coordinador Gestión documental1 revisión
trimestral (4 en total)
El área de gestión documental será la encargada de realizar la revisión, sin
embargo se requeiere acompañamiento de un delegado del área administrativa.
4Desarrollo de actividades correctivas antelos hallazgos en cada una de las revisionesrealizadas.
Coordinador Gestión documental De acuerdo a las revisiones
El área de gestión documental será la encargada de realizar las actividades
correctivas de acuerdo teniendo en cuenta los hallazgos en las revisiones.
CRONOGRAMA PROGRAMA DE INSPECCIÓN Y MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO E INSTALACIONES FÍSICASAGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL - ANSV
Recursos Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas
Humanos Tecnológicos Físicos Económicos
Servidor Público del área de gestión documental quien se encargará de realizar las revisiones.
Designado del área administrativa quien se encargará de realizar el acompañamiento.
N/A Listas de chequeo N/A
Material de Apoyo Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas
19
El programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones
Físicas a desarrollarse en la Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV se realizará
teniendo en cuenta los siguientes documentos de apoyo:
Edificios de Archivos En Clima Tropical y Bajos Recursos. Autores Varios
NTC 5921: 2012 Información y Documentación. Requisitos para el almacenamiento
de material documental.
NTC 5029: 2001 Medición de Archivos.
NSR-10 Reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente.
Evidencias
Las jornadas realizadas dentro del Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de
Almacenamiento e Instalaciones Físicas quedarán consignadas mediante el diligenciamiento
del check list y del formato establecido por el área de Planeación para tal fin.
Así mismo se conservará el registro fotográfico del desarrollo de la actividad.
7.3. Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza, desinfección, desratización, desinsectación.
Objetivo
Velar por que las condiciones ambientales de las diferentes áreas de archivo sean las
adecuadas para la correcta conservación y preservación documental.
Alcance
El programa incluye todas las áreas de archivo de la Entidad, en las cuales se custodia,
conserva y se consulta la información.
20
Problemas a Solucionar
- Ineficiencia en las rutinas de limpieza y desinfección de las áreas de archivo.
- Presencia de agentes contaminantes atmosféricos en las áreas de archivo.
- Presencia de agentes contaminantes biológicos que inciden en el detiroro de la
documentación de la Entidad.
- Prevención de plagas, insectos y roedores que afecten las áreas de archivo como su
documentación.
Actividades
Teniendo en cuenta los siguientes aspectos se realizarán las actividades mencionadas a
continuación.
Limpieza: La remoción de suciedad, polvo, residuos de alimento, grasa u otros.
Fumigación: Tratamiento de plagas de insectos por medio de insecticidas gaseosos
(Fumigantes).
Desinfección: Tratamiento aplicado en los depósitos de documentos, que está encaminado
a reducir la carga microbiana y de ácaros del aire que se formen bien sea por deterioro y
contaminación o por sustancias en los documentos, con el fin de evitar el deterioro
documental.
Desinsectación: Proceso que busca erradicar cualquier tipo de insecto como polillas,
ácaros, termitas no deseados en los archivos, los cuales son responsables de grandes
daños en los documentos.
Actividades a realizarse de acuerdo a los aspectos definidos
Programar y realizar jornadas de limpieza y desinfección de las áreas, mobiliario y
unidades de almacenamiento.
Programar y realizar jornadas de fumigación en las áreas de archivo.
Detectar señales de presencia de roedores en las áreas de archivo
Realizar la aplicación de raticidas que eviten la aparición de roedores o los elimine.
21
Identificar documentos contaminados y realizar el tratamiento correspondiente.
Cronograma Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza, desinfección, desratización, desinsectación.
item Actividad Responsable Frecuencia Observaciones
1Realización de jornadas de limpieza ydesinfección de las áreas, mobiliario yunidades de almacenamiento.
Coordinador Gestión documental3 jornadas
Cuatrimestrales
La Coordinación de gestión documental será la encargada de supervisar la
actividad, sin embargo, ésta se realizará a través de la contratación de un tercero
2Realización de jornadas de fumigación enlas áreas de archivo Coordinador Gestión documental
3 jornadas Cuatrimestrales
La Coordinación de gestión documental será la encargada de supervisar la
actividad, sin embargo, ésta se realizará a través de la contratación de un tercero
3Detección de señales de presencia deroedores en las áreas de archivo Coordinador Gestión documental
3 jornadas Cuatrimestrales
La Coordinación de gestión documental será la encargada de supervisar la
actividad, sin embargo, ésta se realizará a través de la contratación de un tercero
4 Aplicación de raticidas que eviten laaparición de roedores o los elimine.
Coordinador Gestión documental 3 jornadas Cuatrimestrales
La Coordinación de gestión documental será la encargada de supervisar la
actividad, sin embargo, ésta se realizará a través de la contratación de un tercero
5Identificación de documentos contaminadosy realización del tratamientocorrespondiente.
Coordinador Gestión documental 3 jornadas Cuatrimestrales
La Coordinación de gestión documental será la encargada de supervisar la
actividad, sin embargo, ésta se realizará a través de la contratación de un tercero
CRONOGRAMA PROGRAMA DE SANEAMIENTO AMBIENTAL: LIMPIEZA, DESINFECCIÓN, DESRATIZACIÓN, DESINSECTACIÓNAGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL - ANSV
Recursos Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza, desinfección, desratización, desinsectación.
Humanos Tecnológicos Físicos Económicos
Servidor Público del área de gestión documental quien se encargará de realizar el seguimiento y cumplimiento del objeto contractual.
N/A N/A
Contrato de prestación de servicios cuyo objeto contractual será el desarrollo del Programa de Saneamiento ambiental, con sus correspondientes actividades específicas las cuales serán determinadas claramente en dicho contrato.
22
Material de Apoyo Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza, desinfección, desratización, desinsectación.
El Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza, desinfección, desratización,
desinsectación.
a desarrollarse en la Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV se realizará teniendo en
cuenta los siguientes documentos de apoyo:
Manejo de Soportes Documentales con riesgo Biológico, Nataly Cruz Martínez.
Instructivo de Limpieza Y Desinfección de Áreas y Documentos de Archivo – Agn
NTC 5921: 2012 Información y Documentación. Requisitos para el almacenamiento
de material documental
Evidencias
Las jornadas realizadas dentro del Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza,
desinfección, desratización, desinsectación quedarán consignadas en el diligenciamiento de
los informes de seguimiento al contrato de prestación de servicios.
Así mismo se conservará el registro fotográfico del desarrollo de la actividad.
7.4. Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales
Objetivo
Velar por que las condiciones ambientales de las diferentes áreas de archivo sean las
adecuadas para la correcta conservación y preservación documental.
Alcance
El programa incluye todas las áreas de archivo de la Entidad, en las cuales se custodia,
conserva y se consulta la información.
23
Problemas a Solucionar
- Condiciones ambientales inapropiadas que impidan garantizar la correcta
conservación documental.
- Influencia de contaminantes ambientales
- Variaciones inadecuadas en la temperatura y humedad relativa en la que deben
conservarse los documentos.
Actividades
Las actividades a desarrollarse en el programa de Monitoreo y Control de Condiciones
Ambientales están encaminadas a dar cumplimiento al Acuerdo 037 de 2002 emanado del
Archivo General de la Nación – AGN.
Monitorear y Controlar permanentemente la humedad relativa de los espacios de
archivo.
Monitorear y Controlar permanentemente la temperatura de los espacios de archivo
Monitorear y Controlar permanentemente la iluminación de los espacios de archivo
Monitorear y Controlar permanentemente los posibles contaminantes atmosféricos
24
Cronograma Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales
item Actividad Responsable Frecuencia Observaciones
1 Monitoreo y Control de humedad relativa enlas áreas de archivo.
Coordinador Gestión documental Semanal
La Coordinación de gestión documental será la encargada de supervisar la
actividad, sin embargo, ésta se realizará a través de la contratación de un tercero que se encargue de realizar el monitoreo diario
de la temperatura, humedad relativa y control de contaminantes atmosféricos.
2Monitoreo y Control de temperatura en losespacios de archivo Coordinador Gestión documental Semanal
La Coordinación de gestión documental será la encargada de supervisar la
actividad, sin embargo, ésta se realizará a través de la contratación de un tercero que se encargue de realizar el monitoreo diario
de la temperatura, humedad relativa y control de contaminantes atmosféricos.
3 Monitoreo y Control de iluminación en losespacios de archivo
Coordinador Gestión documental Trimestral
La Coordinación de gestión documental será la encargada de supervisar la
actividad, sin embargo, ésta se realizará a través de un designado del área
administrativa.
4 Monitoreo y Control de contaminantesatmosféricos en los espacios de archivo.
Coordinador Gestión documental Trimestral
La Coordinación de gestión documental será la encargada de supervisar la
actividad, sin embargo, ésta se realizará a través de la contratación de un tercero que se encargue de realizar el monitoreo diario
de la temperatura, humedad relativa y control de contaminantes atmosféricos.
CRONOGRAMA PROGRAMA DE MONITOREO Y CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALESAGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL - ANSV
Recursos Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales
Humanos Tecnológicos Físicos Económicos
Servidor Público del área de gestión documental quien se encargará de realizar el seguimiento y cumplimiento del objeto contractual
N/A N/A
Contrato de Prestación de Servicios cuyo objeto será El Monitoreo y Control de las
Condiciones Ambientales de las áreas de archivo con sus
correspondientes actividades específicas las cuales serán
determinadas en el contrato.
25
Material de Apoyo Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales
El Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales a desarrollarse en la
Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV se realizará teniendo en cuenta los siguientes
documentos de apoyo:
Publicación Conservación CON*TACTO Grupo de Conservación y Restauración del
Archivo General de la Nación Instructivo de Limpieza Y Desinfección de Áreas y
Documentos de Archivo – Agn
NTC 5921: 2012 Información y Documentación. Requisitos para el almacenamiento
de material documental.
Evidencias
Las jornadas realizadas dentro del Programa de Monitoreo y Control de Condiciones
Ambientales quedarán consignadas mediante el diligenciamiento de los informes de
seguimiento al contrato de prestación de servicios.
Así mismo se conservará el registro fotográfico del desarrollo de la actividad.
7.5. Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres
Objetivo
Establecer lineamientos claros que permitan la conservación y preservación de la
documentación, ante posibles eventualidades de emergencias y atención de desastres,
específicamente para las áreas de archivo.
Alcance
El programa incluye todas las áreas de archivo de la Entidad, en las cuales se custodia,
conserva y se consulta la información.
26
Problemas a Solucionar
- Pérdida de información por factores de riesgo tanto internos como externos.
Actividades
Las actividades a desarrollarse en el programa de Prevención de Emergencias y Atención de
Desastres están encaminadas a salvaguardar la información de propiedad de la Agencia
Nacional de Seguridad Vial – ANSV.
Establecer el mapa de riesgos específico para archivos y solicitar la inclusión de los
riesgos identificados en la materia, en el mapa general de riesgos de la Entidad.
Construcción del manual de prevención y atención de desastres y contingencia del
archivo alineado con el Plan de Emergencias y Atención de Desastres de la Entidad.
Establecer rutas de evacuación para los espacios de archivo.
Realizar copias de respaldo digital a toda la documentación que resposa en las
diferentes áreas de archivo.
Realizar capacitaciones en temas de prevención y atención de emergencias dirigidas
en especial al personal que labora en los diferentes espacios de archivo.
Identificar la documentación que por su valor debe ser rescatada ante cualquier
eventualidad de emergencia o desastre que se presente.
27
Cronograma Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres
Item Actividad Responsable Fecha Estimada Observaciones
1Establecer el mapa de riesgos específicopara archivos
Coordinador Gestión Documental /Profesional Bibliotecología y Archivística 05-2020
El área de gestión documental realizará el mapa de riesgos sin embargo se solicitará
al área de planeación la inclusión de los riesgos identificados en la materia, en el mapa general de riesgos de la Entidad.
2
Construcción del manual de prevención yatención de desastres y contingencia dearchivo alineado con el Plan deEmergencias y Atención de Desastres de laEntidad.
Coordinador Gestión Documental /Profesional Bibliotecología y Archivística
07-2020
El documento Manual de Prevención y Atención de Desastres y Contingencia de archivo será elaborado por el profesional especializado en materia archivística, sin
embargo estará apoyado por el coordinador de gestión documental en la parte correspondiente a la alineación con
el plan de emergencias y atención de desastres de la Entidad.
3 Establecer rutas de evacuación para losespacios de archivo.
Coordinador Gestión Documental/Técnico administrativo asignado al área de gestión
documental05-2020
La ruta de evacuación será realizada por el técnico administrativo asignado al área de
gestión documental, sin embargo se requiere de la supervisión del coordinador
de la dependencia.
4Realizar copias de respaldo digital a toda ladocumentación que resposa en lasdiferentes áreas de archivo.
Coordinador de Gestión Documental Permanente
La actividad estará bajo la responsabilidad del Coordinador de Gestión Documental,
sin embargo será éste servidor quien designe el responsable de ejecutar las
acciones para dar cumplimiento a dicha actividad.
5
Realizar capacitaciones en temas deprevención y atención de emergenciasdirigidas en especial al personal que laboraen los diferentes espacios de archivo.
Coordinador Gestión Documental /Profesional Bibliotecología y Archivística
N/A
Estas capacitaciones están incluidas en el programa de capacitación y sensibilización el cual será orientado por la profesional en
Bibliotecología y Archivística.
6
Identificar la documentación que por suvalor debe ser rescatada ante cualquiereventualidad de emergencia o desastre quese presente.
Coordinador Gestión Documental /Profesional Bibliotecología y Archivística
05-2020
El área de gestión documental realizará la identificación de la documentación que por
su valor debe tener prioridad de ser rescatada, ante cualquier eventualidad de
emergencia o desastre, teniendo en cuenta la valoración y disposición final dada a los documentos en las TRD, en especial para
las áreas misionales.
CRONOGRAMA PROGRAMA DE PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS Y ATENCIÓN DE DESASTRESAGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL - ANSV
28
Recursos Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres
Humanos Tecnológicos Físicos Económicos
Coordinador Gestión Documental
Contratista - Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación Bibliotecología, Archivística, Documentación, encargado de desarrollar el programa.
N/A N/A
Contrato de Prestación de Servicios Profesionales en el que una de las responsabilidades corresponde al desarrollo o ejecución del Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres.
Material de Apoyo Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres
El Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres a desarrollarse en la
Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV se realizará teniendo en cuenta los siguientes
documentos de apoyo:
Serie Guías y Manuales Recuperación de Material Afectado por Inundaciones
Preparado por: Daniel Isaacs Coral
Serie Guías y Manuales Guía Para la Elaboración de Planes de Contingencias en
Archivos Preparado por: Carlos Alberto Zapata
Evidencias
Las jornadas realizadas dentro del Programa de Prevención de Emergencias y Atención de
Desastres quedarán consignadas mediante el diligenciamiento de los informes de
seguimiento al contrato de prestación de servicios.
Así mismo se conservará el registro fotográfico del desarrollo de la actividad.
29
7.6. Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento
Objetivo
Dar cumplimiento a la legislación archivística Colombiana en la parte correspondiente a las
unidades de almacenamiento y conservación para el manejo de la documentación en sus
diferentes soportes garantizando su protección y resistencia.
Alcance
El programa incluye todos los documentos de archivo en todas las etapas de su ciclo vital.
Problemas a Solucionar
- Manejo inadecuado en el almacenamiento de la documentación de propiedad de la
Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV.
- Carencia de unidades de almacenamiento y realmacenamiento adecuadas de
acuerdo a la información que se conserva en la Agencia Nacional de Seguridad Vial –
ANSV.
Actividades
Las actividades a desarrollarse en el programa de Almacenamiento y Realmacenamiento
están encaminadas a salvaguardar la información de propiedad de la Agencia Nacional de
Seguridad Vial – ANSV.
Establecer las necesidades reales para el almacenamiento de los documentos que
conforman el acervo documental de la Entidad.
Establecer parámetros que permitan tener claridad en la compra de unidades de
conservación y almacenamiento teniendo en cuenta material y soporte documental
(dimensiones, resistencia de los materiales, diseño de las unidades, recubrimiento
interno, acabados, etc.), dando cumplimiento a la normatividad archivística
Colombiana.
30
Seguimiento y control en el cumplimiento de los parámetros establecidos para la
compra de unidades de conservación y almacenamiento de acuerdo a la legislación
archivística establecida para tal fin.
Cronograma Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento
Recursos Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento
Humanos Tecnológicos Físicos Económicos
Servidor Público encargado del área de gestión documental. N/A N/A
Servidor Público delegado por la Coordinación de Gestión Documental para realizar el seguimiento al programa
N/A N/A
N/A Los recursos
económicos son suministrados por
el área administrativa
Material de Apoyo Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento
El Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento a desarrollarse en la Agencia
Nacional de Seguridad Vial – ANSV se realizará teniendo en cuenta los siguientes
documentos de apoyo:
31
Item Actividad Responsable Fecha Estimada Observaciones
1
Identificación y establecimiento denecesidades para el almacenamiento de ladocumentación de propiedad de la AgenciaNacional de Seguridad Vial - ANSV.
Coordinador Gestión Documental /Profesional Bibliotecología y Archivística 05-2020
La actividad será supervisada por el Coordinador del área de gestión
documental y realizada por el profesional bibliotecólogo archivista acompañado de
un delegado de la dependencia.
2
Establecimiento de parámetros en la compra de unidades de conservación y almacenamiento teniendo en cuenta material y soporte documental (dimensiones, resistencia de los materiales, diseño de las unidades, recubrimiento interno, acabados, etc.), dando cumplimiento a la normatividad archivística Colombiana.
Coordinador Gestión Documental /Profesional Bibliotecología y Archivística
05-2020
Los parámetros para la adquisición de las unidades de conservación y
almacenamiento serán definidas por el profesional bibliotecólogo archivista acompañado de un delegado de la
dependencia.
3
Seguimiento y control en el cumplimiento de los parámetros establecidos para la compra de unidades de conservación y almacenamiento de acuerdo a la legislación archivística establecida para tal fin.
Coordinador Gestión Documental /Profesional Bibliotecología y Archivística
Permanente
El seguimiento será realizado por el coordinador de gestión documental o un delegado quien verificará el cumplimiento
de los parámetros establecidos en el punto anterior.
CRONOGRAMA PROGRAMA DE ALMACENAMIENTO Y REALMACENAMIENTOAGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL - ANSV
Serie Guías y Manuales Técnicas y Materiales para el Empaste de Documentos de
Archivo, comité de Conservación del Sistema Nacional de Archivos Grupo de
Conservación y Restauración del Archivo General de la Nación Coordinadora: Fanny
Ángela Barajas Sandoval.
Serie Guías y Manuales ESPECIFICACIONES PARA CAJAS Y CARPETAS DE
ARCHIVO Grupo de Conservación y Restauración del Archivo General de la Nación
Coordinadora: María Clemencia García Salazar
Evidencias
Las jornadas realizadas dentro del Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento
quedarán consignadas mediante el diligenciamiento de los informes de seguimiento al
contrato de suministros para la adquisición de las unidades de conservación y
almacenamiento.
Así mismo se conservará el registro fotográfico del desarrollo de la actividad.
32
8. MAPA DE RUTA
En el planteamiento de las actividades a desarrollarse en el Sistema Integrado de
Conservación en su componente Plan de Consevación Documental se establecen metas a
corto, mediano y largo plazo las cuales se presentan en el siguiente Mapa de Ruta:
RUTA DE ACCIONPROGRAMA/ACTIVIDAD
Plan de Conservación Documental
Corto Plazo 2020
Mediano Plazo de 1 a 4 años
Largo Plazo
2021 2022 2023 2024
Programa de Capacitación y Sensibilización
Programa de Inspeccion y Mantenimiento de
Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones
Físicas
Programa de Saneamiento Ambiental: Limpieza,
Desinfección, Desratización, Desinsectación
Programa Monitoreo y Control de Condiciones
Ambientales
Programa de Prevención de Emergencias y
Atención de Desastres
Programa de Almacenamiento y
Realmacenamiento
33
9. PRESUPUESTO
PROGRAMA ITEM SUBITEM ACTIVIDAD A DESARROLLAR CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
Recurso Humano
Profesional en ciencias de la información y la documentación bibliotecóloga, archivista, documentación.
Desarrollo del programa de capacitación y sensibilización a los usuarios internos de la Entidad involucrados en su quehacer archivístico
1
Recursos Tecnológicos Equipos de apoyo
Equipos de propiedad de la ANSV los cuales servirán de apoyo para la proyección de las capacitaciones y proyecciones a orientarse. 0
Recursos Físicos Otros RecursosRecursos de propiedad de la ANSV (auditorio, tablero, marcadores, borrador, etc.) 0
Recurso Humano Servidor Público encargado de realizar la inspección.
Realizar las revisiones deInspección y Mantenimiento deSistemas de Almacenamiento eInstalaciones Físicas a través delista de chequeo y formatosestablecidos para tal fin.
1 0 0
Recursos Tecnológicos N/A N/A 0 0 0Recursos Físicos N/A N/A 0 0 0
Recurso Humano Tercero ContratistaEjecución del objeto contractual para el desarrollo del programa de saneamiento ambiental. 0
Recursos Tecnológicos N/A N/A 0
Recursos Físicos Espacios de archivoAplicación de cada una de lasactividades del programa 0
Recurso Humano Tercero Contratista
Ejecución del objeto contractual para el desarrollo del programa de Monitoreo y Control de Condiciones ambientales 0
Recursos Tecnológicos N/A N/A 0
Recursos Físicos Espacios de archivoAplicación de cada una de las actividades del programa 0
Recurso Humano
Profesional en ciencias de la información y la documentación bibliotecóloga, archivista, documentación.
Desarrollar las actividades contempladas dentro del programa de acuerdo a sus competencias.
1
Recursos Tecnológicos Equipos de apoyo
Equipos de propiedad de la ANSV los cuales servirán de apoyo para la proyección de las capacitaciones y proyecciones a orientarse.
0
Recursos Físicos Otros RecursosRecursos de propiedad de la ANSV (auditorio, tablero, marcadores, borrador, etc.) 0
Recurso Humano Tercero Contratista Ejecución del objeto contractual 0 0 0Recursos Tecnológicos N/A N/A 0 0 0
Recursos Físicos Lista de chequeo
Verificación del cumplimiento de losparámetros establecidos para lacompra de unidades deconservación y almacenamiento encumplimiento de la legislaciónarchivístia colombiana a través delista de chequeo y formatosestablecidos para tal fin. 0 0 0
PRESUPUESTO SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC - COMPONENTE PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL - AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL - ANSV
Programa de Prevención de Emergencias y Atención de
Desastres
Programa de Almacenamiento y Realmacenamiento
Programa de Capacitación y Sensibilización
Programa de Inspección y Mantenimiento de Sistemas de
Almacenamiento e Instalaciones Físicas
Programa de Saneamiento Ambiental: limpieza, desinfección,
desratización, desinsectación.
Programa de Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales
La ANSV destinará los recursos necesarios para el desarrollo del
SIC en su componente Plan de Conservación
Documental
La ANSV destinará los recursos necesarios para el desarrollo del
SIC en su componente Plan de Conservación
Documental
La ANSV destinará los recursos necesarios para el desarrollo del
SIC en su componente Plan de Conservación
Documental
La ANSV destinará los recursos necesarios para el desarrollo del
SIC en su componente Plan de Conservación
Documental
La ANSV destinará los recursos necesarios para el desarrollo del
SIC en su componente Plan de Conservación
Documental
La ANSV destinará los recursos necesarios para el desarrollo del
SIC en su componente Plan de Conservación
Documental
La ANSV destinará los recursos necesarios para el desarrollo del
SIC en su componente Plan de Conservación
Documental
La ANSV destinará los recursos necesarios para el desarrollo del
SIC en su componente Plan de Conservación
Documental
34
10. PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO
Teniendo en cuenta los lineamientos del Acuerdo 006 de 20143 en su artículo 18°, describe el
Plan de Preservación Digital a Largo Plazo como: “El conjunto de acciones a corto, mediano
y largo plazo que tienen como fin implementar los programas, estrategias, procesos y
procedimientos, tendientes a asegurar la preservación a largo plazo de los documentos
electrónicos de archivo, manteniendo sus características de autenticidad, integridad,
confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a
través del tiempo”, la Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV formula el presente plan
como uno de los componentes del Sistema Integrado de Conservación – SIC, dando a
conocer actividades y programas de conservación preventiva que se deben desarrollar,
todas encaminadas al cumplimiento de la legislación archivística colombiana al respecto.
La Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV, en la actualidad se encuentra en proceso de
construcción y elaboración del Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo –
SGDEA, por lo que en el presente documento, se abordará la parte correspondiente a
objetivos, alcance, oportunidades de mejora, actividades a desarrollarse y cronograma
general y una vez se finalice con la elaboración del SGDEA se articulará con éste
componente del SIC.
11.OBJETIVO GENERAL
Formular e implementar programas que permitan asegurar el acceso a los documentos
electrónicos de archivo a largo plazo, de propiedad de la Agencia Nacional de Seguridad
Vial – ANSV.
11.1. Objetivos Específicos
3 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000.
35
- Implementar estrategias que permitan garantizar la preservación digital a largo plazo
de la documentación de propiedad de la Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV.
- Crear conciencia en los usuarios internos de la Entidad en la importancia de
administrar corréctamente los documentos electrónicos de archivo desde su
producción documental (creación o recepción).
12. ALCANCE
El Plan de Preservación Digital a largo plazo aplica para los archivos de gestión y central de
la Entidad desde su producción hasta su disposición final
Gestión Documental Electrónica
Los avances en las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones, los
constantes avances en materia archivística así como también las nuevas estrategias
definidas por el éstado como gobierno en línea, vive digital, iniciativa cero papel, etc, han
incidido en las nuevas formas de acceder a la información pues ya no es solo documentación
física sino electrónica la cual debe ser tratada de manera adecuada para que no se convierta
en un riesgo de pérdida de la memoria institucional.
Preservación Digital
La preservación de la información digital se ha convertido en un gran reto debido a la gran
variedad de soportes en los que puede estar dicha información, siendo vulnerables a su
deterioro o degradación, y obsolecencia en sus formatos, por lo que podría presentar fallos
en su funcionamiento.
En ese sentido la preservación tanto de los documentos como los expedientes electrónicos
debe contemplar unas características y atributos cuya producción debe estar enmarcada en
la aplicación de los principios básicos de la archivística que son el Principio de Procedencia y
el Principio de Orden Original y de la preservación digital.
36
13. PRINCIPIOS DE LA PRESERVACIÓN DIGITAL
13.1. Principio de Planeación
El principio de planeación digital define cómo se crean los documentos electrónicos de
archivo y cuál debe ser el procedimiento que debe aplicarse a los documentos electrónicos
que llegan a la Entidad, a través de los diferentes medios por los que se reciben.
Establece además una planeación desde que se produce o se recibe el documento hasta su
disposición final garantizando que mantengan sus características de autenticidad, integridad,
confidencialidad, inalterabilidad, fiabilidad, interpretación, comprensión y disponibilidad a
través del tiempo y a largo plazo.
13.2. Principio de Identificación
Define cuáles son los documentos electrónicos de archivo con el fin de aplicar reglas
tecnicas, tecnológicas y procedimentales que garanticen su preservación digital, dejando
claro que por su naturaleza electrónica no todos se conservan, por lo que será tenida en
cuenta la disposición final planteada en las TRD.
13.3. Principio de Nacido Digital
Define que el documento que nace o se genera a través de herramientas informáticas es la
Entidad la que desarrolla su trámite basada en el uso del formato tal y como se recibió o
generó sin sufrir ninguna clase de cambio funcional, sin conversión o migración. El
documento nace electronicamente y durante su recorrido por el ciclo de vida del documento
se debe conservar su formato nativo y atender a su dispocisión final de acuerdo a lo definido
en la Tabla de Retención Documental – TRD.
37
13.4. Principio de Convertido Digital
Los documentos en soporte analógico son convertidos a formatos digitales (el papel se
digitaliza) y es la información digital - documento electrónico de archivo- la que adquiere
características de originalidad para la Entidad.
13.5. Principio de Acceso
Establece que la preservación digital debe garantizar el acceso a los documentos en éste
caso electrónicos asegurando que sea una evidencia auténtica e íntegra durante el periodo
que la Entidad lo requiera.
14. ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO
Están definidas como una combinación de los principios y las alternativas técnicas y
procedimentales frente a los documentos electrónicos de archivo que deben preservarse por
largos periodos de tiempo.
14.1. Identificación de Documentos Electrónicos Definitivos
La recepción de documentos en formato digital es considerada Documento Electrónico de
Archivo. Se deberá garantizar la transformación del documento electrónico en documento
electrónico de archivo, previas las etapas de validación, revisión y tránsito por las que deba
pasar el documento, de acuerdo con la naturaleza del mismo, hasta convertirse en evidencia
de la actividad funcional.
14.2. Administración de Versiones de Documentos Electrónicos de Archivo
Las versiones son documentos que han sufrido cambios o modificaciones. Cada versión es
una evidencia documental electrónica, la cual debe ser preservada como parte del
expediente el cual refleja el desarrollo de los trámites.
14.3. Exclusión del Uso de Formatos Propietarios
38
Para todos los efectos del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, esta estrategia
propone que los documentos electrónicos de archivo, soportados en formatos propietarios de
aplicaciones de negocio específicas, sean convertidos a un estándar de facto o formato
comercial de uso generalizado, incluyendo en esta actividad las aplicaciones de negocio que
utilizan software especializado en la Entidad con propósitos misionales. (estandarización de
formatos comerciales)
14.4. Integración de Documentos Mediante Copias
La preservación digital antigua debe ser autónoma en la administración de los documentos
electrónicos de archivo. Esto se puede lograr cuando existe independencia en el manejo de
los objetos digitales, es decir, cuando se integran documentos electrónicos de archivo
generados por una aplicación externa, al administrador de documentos de la Agencia. Los
documentos integrados de una aplicación a otra deberán ser físicamente copiados y
referenciados desde o hacia un software de aplicación externo, sobre la cual no se tiene
control.
14.5. Respeto del formato original del fichero electrónico recibido.
Esta estrategia establece respetar el formato original en el que se produce el documento
para garantizar y asegurar los atributos de los documentos electrónicos de archivo. El correo
electrónico (nacido digital) supone una radicación del documento en el formato original de
llegada y realiza su trámite en ese formato, hasta su clasificación documental y disposición
final. Cuando un documento es convertido de análogo a digital, como es el caso de la
digitalización la condición de originalidad y valor archivístico recae sobre el nuevo
documento, es decir, sobre el documento digital, la estrategia pretende garantizar que la
distribución, la asignación, la tramitación y la clasificación se haga sobre el objeto digital con
extensión PDF, JPG o TIFF.
14.6. Normalizar la producción electrónica de documentos
39
Esta estrategia pretende regular y normalizar la creación electrónica de documentos y
especificar las características y atributos de generación, orientadas en el uso de estándares
para la preservación a largo plazo.
14.7. Utilizar Metadatos de Preservación
La principal función de los metadatos es la de proporcionar la identificación y descripción de
los documentos, con lo que es posible disponer de la información necesaria para el
tratamiento de los mismos. En ese sentido la Agencia Nacional de Seguridad Vial - ANSV
dispondrá, a través del Sistema de Gestión Documental Orfeo, de una funcionalidad
especialmente diseñada para el registro (manual o automático) de esquemas de metadatos
dirigidos al almacenamiento de información útil para la preservación de documentos
electrónicos de archivo, teniendo en cuenta las actividades de recepción, producción y
trámite.
Hay dos etapas o fases de conformación de los metadatos: Una primera etapa o fase en el
momento en el que se le asigna la información de contexto que corresponde a la creación
del documento electrónico y una segunda etapa o fase en la que se adiciona información del
trámite, en el desarrollo de su ciclo vital.
14.8. Firmar electrónicamente con vigencia únicamente para el trámite:
Esta estrategia propone el uso de la firma electrónica durante el tiempo de duración del
trámite (es decir desde la apertura del expediente hasta su cierre), donde su eliminación una
vez concluido el trámite justifica que la firma tiene un grado de utilidad proporcional a la
vigencia de los documentos, pero una vez terminan los trámites, pueden ser capturados los
elementos de la firma como metadatos de evidencia, sin que necesariamente deban estar
vigentes las certificaciones y validaciones en el documento electrónico.
Para el caso de documentos con la necesidad de firmas electrónicas vigentes y activas
durante largos periodos de tiempo, la estrategia propone el uso de firmas de preservación
40
digital longevas, con recomendación de uso exclusivo para las tipologías documentales que
defina la Entidad, Teniendo en cuenta un análisis documental realizado con anticipación.
14.9. Archivar y mantener el acceso a los documentos Electrónicos de archivo
Esta estrategia sugiere que los documentos electrónicos de archivo se deben almacenar y
mantener accesibles a través de políticas de seguridad de la información. En ese sentido es
necesario emplear procedimientos de acceso longevo (migración, emulación, refreshing)
para los documentos electrónicos de archivo; y especificar las condiciones de
almacenamiento, especial y específicamente diseñadas para preservación a largo plazo de
objetos digitales.
15. METODOLOGÍA
Actividades para la ejecución del plan de conservación digital a largo plazo
La metodología aplicada para la formulación del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo
está conformada por cinco (5) fases cada una de ellas con una serie de actividades
integradas al programa de conservación documental con la cual se pretende atender las
necesidades de preservación de los documentos electrónicos de archivo.
41
Grafico No. 3 Fases Plan de Conservación Digital a Largo Plazo
15.1. Identificación
Procedimiento con el que se identifica cláramente ¿Qué se debe preservar?. De la totalidad
del acervo documental de la Agencia Nacional de Seguridad Vial - ANSV identificar aquellos
objetos destinados a la aplicación del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo.
Actividades a desarrollar
Identificar la documentación que se debe preservar a los cuales le aplica el plan de
preservación digital a largo plazo.
Identificar los repositorios digitales de la Entidad con el fin verificar que sean los
adecuados y las posibles oportunidades de mejora.
42
Identificación
Caracterización
IntegraciónAlmacenamiento
Mantenimiento
Identificar las aplicaciones por las cuales se producen documentos en medio digital
en la Entidad.
Revisar la vida útil de los dispositivos o medios con documentos electrónicos de
archivo y su contenido.
15.2. Caracterización
La caracterización es una identificación o reconocimiento de los atributos físicos y lógicos del
documento electrónico de archivo. Solo con este conocimiento se pueden formular acciones
enfocadas en su preservación. Esta identificación debe ser abordada con ejercicios de
mejores prácticas para la preservación digital en las que se tienen en cuenta las siguientes:
Estampas de tiempo: Identificación cronológica de cuando se crea, modifica,
actualiza, elimina, etc., el documento electrónico de archivo.
Agentes: Determinación responsable del agente institucional que actúa sobre el
documento electrónico de archivo.
Formato: Extensión del fichero informático que contiene la cadena de bits que
conforman el documento electrónico de archivo.
Características: Especificaciones técnicas del fichero digital (tamaño, resolución,
compresión, etc.), presentes en el documento electrónico de archivo.
Metadatos: Elementos de información que contextualizan y permiten la
comprensión no solo del contenido intelectual del documento, sino de sus
características técnicas y de autenticidad e integridad
Tiempo de Retención: Espacios cronológicos en los que el documento
electrónico de archivo debe estar disponible, garantizando la integridad,
autenticidad y posibilidad de acceso y uso por parte de los usuarios.
Requisitos de software: Lista de aplicaciones informáticas específicas para
garantizar la accesibilidad y uso del documento electrónico de archivo.
Actividades a desarrollar
43
Verificación de atributos físicos de los documentos electrónicos de archivo teniendo
en cuenta las mejores prácticas para su preservación.
15.3. Integración
Identificados y caracterizados los documentos electrónicos de archivo, el siguiente
procedimiento articula una integración de alternativas estratégicas viables de aplicación para
preservación a largo plazo.
Actividades a desarrollar
Interoperabilidad en herramientas de gestión documental que den cumplimiento al
ámbito legal y la misionalidad de la entidad
15.4. Almacenamiento
Teniendo en cuenta los documentos electrónicos de archivo, auténticos, íntegros y
accesibles, se hace necesario su almacenamiento. Se deben considerar cuidadosamente la
selección de los medios de almacenamiento y en el nivel más amplio, considerar entre
tecnología magnética y tecnología óptica, cuyas consideraciones críticas deben considerar lo
siguiente:
Suficiente capacidad de almacenamiento. Teniendo en cuenta los volúmenes de la Entidad,
proyectadas en crecimiento, Tasa de transferencia de datos, Expectativa de vida útil,
proyectando por lo menos unos 10 años para el sistema de almacenamiento.
Actividades a desarrollar
Verificar la capacidad de almacenamiento de acuerdo a los volúmenes de información
existentes y proyectados por la Entidad.
Verificar la tasa de transferencia de datos con el fin de identificar si se requiere de
una mejora.
44
Definir la vida útil de almacenamiento.
Verificar el uso de herramientas adecuadas para el almacenamiento de la
información.
15.5. Mantenimiento
Además de garantizar la estabilidad física y lógica de los documentos electrónicos de archivo
con el fin de que la preservación tenga sentido, los documentos deben ser correctamente
leídos por una aplicación informática, a la vez que deben ser entregados de forma
comprensible y utilizable para las personas. Adicionalmente, deberá existir un registro de
evidencia, que se trata de documentos auténticos, que no han sido modificados a lo largo del
tiempo y que gozan de integridad para convertirse en prueba.
Teniendo en cuenta lo anterior, el mantenimiento se refiere, a la aplicación de estrategias,
para lograr los propósitos antes descritos, como parte de la política de preservación Digital a
Largo Plazo.
Actividades a desarrollar
Realizar el plan de mantenimiento a la herramienta de almacenamiento.
Mantener vigentes los contratos para el mantenimiento de las herramientas de
almacenamiento.
Verificación del comportamiento de las herramientas de monitoreo.
16. MAPA DE RUTA
En el planteamiento de las actividades a desarrollarse en el Sistema Integrado de
Conservación en su componente Plan de Preservación Digital a Largo Plazo se establecen
metas a corto, mediano y largo plazo las cuales se presentan en el siguiente Mapa de Ruta:
RUTA DE ACCIONPROGRAMA/ACTIVIDAD
Corto Plazo
Mediano Plazo de 1 a 4 años
Largo Plazo
45
Plan de Preservación Digital a Largo Plazo 2020 2021 2022 2023 2024
Identificación
Caracterización
Integración
Almacenamiento
Mantenimiento
17. PRESUPUESTO
PROGRAMA ITEM SUBITEMACTIVIDAD A
DESARROLLAR CANTIDADVALOR
UNITARIO VALOR TOTAL
Profesional ingeniería de sistemas o afines.
Desarrollo Sistema Integrado de Conservación Componente Plan de Preservación Digital a Largo Plazo en la parte correspondiente a tecnología
1
Profesional en ciencias de la información y la documentación bibliotecóloga, archivista, documentación.
Desarrollo Sistema Integrado de Conservación Componente Plan de Preservación Digital a Largo Plazo en la parte correspodiente a materia archivística y de gestión documental.
1
Recursos Tecnológicos Software especializado N/A 1
Recursos Físicos Otros Recursos N/A
Plan de Preservación Digital a Largo Plazo
Recurso Humano
PRESUPUESTO SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC - COMPONENTE PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL - AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL- ANSV
La ANSV destinará los
recursos necesarios para el desarrollo del
SIC en su componente Plan de Preservación
Digital
La ANSV destinará los
recursos necesarios para el desarrollo del SIC
en su componente Plan de Preservación
Digital
18. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Archivo General de la Nación. (2000). Ley 594 del 2000 Ley General de Archivos.
Archivo General de la Nación. (2014). Acuerdo 006 de 2014 Por medio del cual
se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley
594 de 2000.
46
Archivo General de la Nación. (2018). Fundamentos de Preservación Digital a Largo Plazo.
Recuperado de https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/
5_Consulte/Recursos/Publicacionees/FundamentosPreservacionLargoPlazo.pdf.
Archivo General de la Nación. (2018). Guía para la Elaboración e Implementación del
Sistema Integrado de Conservación SIC Componente Plan de Conservación Documental.
Recuperado de https://www.archivogeneral.gov.co/el-agn-presenta-la-guia-del-sistema-
integrado-de-conservacion.
República de Colombia. (2013). Ley 1702 de 2013, por la cual se crea la Agencia Nacional
de Seguridad Vial y se dictan otras disposiciones.
19. APROBACIÓN
El Sistema Integrado de Conservación en sus dos componentes Plan de Conservación
Documental y Plan de Preservación Digital a Largo Plazo fue aprobado en el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño - MIPG realizado el día 28 de enero de 2020.
47
top related