analisis de problemas

EJERCICIO ANÁLISIS DE PROBLEMAS

*Juego para el evaluador

Dimensiones observables en el ejercicio:

Habilidad para la comunicación

Habilidad para la presentación oral

Habilidad para la comunicación escrita

Tolerancia a la presión

Persuasividad

Planeación y organización

Análisis de problemas

Planeación y organización

Análisis de problemas

Juicio

Toma de decisión

EJERCICIO ANÁLISIS DE PROBLEMAS

INSTRUCCIONES PARA EL EVALUADOR

RESUMEN:

El ejercicio de análisis de problemas es netamente individual. El participante deberá quedar acomodado en una sala que cuente con una mesa y una silla cómoda y en un ambiente libre de interrupciones. Al participante se le pide que juegue el rol de un consultor a quien el Director General de la empresa TOSTY, lo ha llamado para que lo ayude, recomendándole que acciones tomar en relación a cuatro problemas específicos que la empresa está viviendo en estos momentos.

El tiempo que se da al participante, para que lea la información que se le entrega y haga sus análisis y reporte, puede oscilar entre una y dos horas, dependiendo del nivel del evaluado y de los ejercicios complementarios que se vayan a aplicar dentro del proceso de Assessment.

Una vez que el participante y el evaluador leen conjuntamente las instrucciones que aparecen en la primera página del ejercicio, el evaluador se retira indicándole al participante el tiempo de del que dispone para terminar las tareas que le haya encomendado y señalándole que tiene un rotafolio a su disposición y que lo puede usar, si así lo decide, para hacerse presentación formal de siete minutos. Es conveniente que al participante se le proporcione suficiente papel, lápices y una calculadora.

El objetivo fundamental del ejercicio es el de permitir la observación de un conjunto de habilidades administrativas, que son las que aparecen en la hoja que describe las dimensiones propias del ejercicio. Los evaluadores deberán tener presente cuáles son las dimensiones a observar antes de iniciar su aplicación.

Una vez transcurrido el tiempo señalado, el evaluador llega a la sala en la que se encuentra el participante, le dice que el tiempo se ha terminado y le pide que le entregue su reporte escrito. A continuación, le dice que dispone de 7 minutos para hacer su presentación formal. Después de los 7 minutos, el evaluador le hace preguntas en relación a sus propuestas y decisiones.

Los evaluadores deberán tener preparadas las formas de reporte del evaluador, para hacer anotaciones en relación a lo que observan en cada etapa del ejercicio, puede haber dos o mas evaluadores observando la presentación de cada candidato.

ESCENARIO Y MATERIAL NECESARIO

Para el desarrollo del ejercicio se requiere una sala cómoda en la cual el participante pueda disponer de una silla y una mesa para trabajar. Es importante que no haya interrupciones pues el ejercicio requiere de cierto grado de concentración.

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También deberá tener un rotafolio con suficientes hojas, marcadores para el rotafolio. Al participante se le deben proporcionar suficientes hojas para hacer sus borradores y para la elaboración de su reporte, así como los lápices y una calculadora.

TIEMPO ASIGNADO

Se necesitan de cinco a diez minutos para que el evaluador de las instrucciones al participante. Posteriormente se dejará solo al participante de acuerdo al tiempo establecido que puede oscilar entre dos y tres horas.

Al terminar el tiempo establecido, el participante deberá presentar al evaluador o evaluadores, sus conclusiones y propuestas y dispondrá de un tiempo de 7 minutos.

Al finalizar la presentación, el evaluador puede hacer preguntas y cuestionamientos al evaluado durante 10 ó 15 minutos.

FORMAS NECESARIAS:

Una copia de las instrucciones y de la información general de TOSTY para el participante.

Reporte del participante. Reporte del evaluador en sus partes I y II

SECUENCIA DE EVENTOS:

1. El evaluador deberá haber sido entrenado para conocer a fondo y en detalle todas las posibilidades del ejercicio.

2. Tomar en cuenta las dimensiones a evaluar a través del ejercicio. 3. El evaluador se reúne con el evaluado en la sala previamente preparada

para este efecto y juntos leen la primera hoja de las instrucciones. El evaluador pregunta al participante si todo ha quedado claro y responde a sus dudas y por último clarifica la hora en la que regresará a recoger el ejercicio.

4. Al terminar el tiempo, el evaluador regresa y pide al participante su reporte. 5. el evaluador solicita al participante que haga su presentación. Durante su

presentación, el evaluador escucha, observa y anota conductas específicas. 6. Al terminar la presentación, el evaluador hace cuestionamientos que juzgue

convenientes, para conocer la lógica y la base en las que el participante fundó su decisión.

7. Se pide al participante que llene el reporte del participante. 8. El evaluador clasifica las conductas observadas en base a las dimensiones

propias del ejercicio y les asigna calificaciones. 9. Si hubo varios observadores en la presentación, comparan sus notas y

comentarios. 10.Se analiza la propuesta del participante para evaluar la dimensión de

habilidad para la comunicación escrita. 11.El evaluador ó evaluadores se preparan con sus calificaciones y

anotaciones para asistir a la reunión de consenso.

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APOYOS PARA EL EVALUADOR

ASPECTOS PARA CONSIDERAR EN LOS PROBLEMAS:

1. EXPANSIÓN: la decisión que se tome en relación al crecimiento de la empresa constituye un punto estratégico importante. Si decide la expansión, hay que tomar en cuenta que pidiendo financiamiento al banco se adquirirá una deuda que hay que pagar en cinco años a una tasa de interés que oscila entre el 10 y el 12%. Una expansión al 50% requerirá de un crédito de 360,000 dólares, que sumados a los 250,000 ya adquiridos, equivale a deber un ponto similar a todos los activos actuales y quizá sería difícil conseguir un crédito en esa condiciones. Si se decide no crecer, se está abriendo la puerta a la competencia dado que hay mucha demanda. En realidad no hay una respuesta, pero es la oportunidad de evaluar las bases del análisis.

2. MEZCLA DE PRODUCTOS: Las “tostaditas”, considerando que se pueden fabricar cuatro por cada tostada, generan un ingreso 25% mayor que el que generan las tostadas aunque su costo total es de un 8% mayor.

Algo que hay que tomar en cuenta es que el margen que tienen los revendedores, en el caso de las tostadas oscila entre el 300 y el 800% por lo cual es posible manejar un aumento en los precios a los revendedores o distribuidores sin que estos se vean muy afectados, pues la demanda existe según el estudio de mercado de la demanda está en función de precios al último consumidor y no de precios a los distribuidores.

3. IMPUESTOS: La política de distribuir el 50% de las utilidades y mantener unos sueldos relativamente bajos para los dueños, les está afectando fiscalmente, pues la empresa paga impuestos del 50% sobre utilidades y posteriormente hay que volver a pagar impuestos al entregar el reparto a los accionistas. Si manejaran sueldos mas altos y menores utilidades los accionistas se verían beneficiados.

4. DEPARTAMENTO DE SUBPRODUCTOS: El punto clave en los costos del departamento es el sueldo de Carlos Martínez, quien es germano del Director. Si Carlos apoyara a otras áreas de la empresa y su sueldo se prorrateara entre varios centros de utilidad, el balance sería positivo para el departamento. Con un aumento de volumen, generado por una expansión también habría utilidades. Otro aspecto a considerar es la posibilidad de incrementar precios o aumentar la proporción de ventas al menudeo para generar mayores utilidades.

5. FINANCIAMIENTO: Hay un engaño en el plan Campos e Higuera de aportar 250,000 dólares a cambio de las acciones de Don Manuel, pues si Don Manuel vende sus acciones, el dinero correspondiente iría a pasar a su cuenta persona, por lo tanto la empresa no podría disponer de ese dinero para una posible expansión.

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6. RIESGO: El Mercado se muestra promisorio y e ven posibilidades de mayores ventas, sin embargo, el entorno puede cambiar y se debe tomar una consideración que tanto los accionistas están dispuestos a asumir riesgos y en qué porcentaje en relación a sus activos. Aquí la regla es muy clara: entre más riesgo, más posibilidades de ganancia, entre menos riesgo menos ganancia, pero el factor riesgo, en un momento dado, puede llevarlos a perder todo. Existe también el riesgo de que entre la competencia.

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ANALISIS DE PROBLEMAS

Don Manuel Martínez, quien actualmente funge como Director General de TOSTY, S.A. de C.V., una pequeña empresa que ha adquirido prestigio a nivel internacional, en el campo de la elaboración de tostadas a base de harina de maíz, le ha llamado a usted, solicitándole sus servicios como consultor, a fin de que le ayude a resolver algunos problemas, cuya solución correcta resulta en estos momentos vital para la empresa.

En una extensa plática que tuvo Usted, Don Manuel le presentó la problemática de su empresa, lo cual se puede sintetizar en los siguientes puntos:

1. CRECIMIENTO: Será conveniente y oportuno que la empresa crezca? En caso de que se decidiera el crecimiento, ¿cuál sería el nivel de crecimiento mas recomendable?

2. FINANCIAMIENTO: Para poder crecer, si eso resultara recomendable, se requieren recursos económicos. ¿Qué tipo de financiamiento recomendaría?

3. MEZCLA DE PRODUCTOS: ¿Cuál es la mezcla que usted como consultor recomienda? y ¿En qué sustenta su recomendación?

4. DEPARTAMENTO DE SUB-PRODUCTOS: Este departamento empaca y comercializa la pedacería de tostadas, pero desde que se inició hace tres años, ha estado reportando pérdidas anuales, ¿Qué recomendaría usted en relación a dicho departamento?

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INSTRUCCIONES

A. Para analizar la situación de la empresa y preparar sus recomendaciones y los argumentos en los que estás se apoyarán, dispones de 1 hora y 30 minutos.

B. Una vez terminado el tiempo, deberás hacer una presentación de 7 minutos, en la que formalmente presentes tus conclusiones y recomendaciones. Es importante señalar que tu presentación no debe limitarse a una simple lectura, debe ser una presentación formal y te puedes apoyar en hojas de rotafolio. Puedes utilizar notas para apoyarte, pero no deberás concentrarte en leerlas.

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TOSTY, S.A. DE C.V.

Tosty, fábrica de tostadas altamente reconocida por la presentación y sabor de sus productos, fue creada hace ocho años, a iniciativa de Don Manuel Martínez, quien trabajó durante diez años como cocinero en varios restaurantes de comida mexicana, en el área de los Ángeles, California.

Gracias a su experiencia en el campo restaurantero, Don Manuel se dio cuenta de la alta demanda de consumidores por productos a base de maíz, dándose cuenta también de la dificultad que existía para conseguir dichos productos con calidad y sabor adecuados. Particularmente se interesó mucho en hacer algo al respecto, cuando se dio cuenta del interés despertado en el mercado de los Estados Unidos en relación a las tostadas de maíz, especialmente tostadas para la elaboración de “nachos con queso”, generando una gran demanda, no solo entre la población latina del área de California, si no a nivel global en toda la Unión Americana.

Don Manuel decidió invertir todos sus horros en el proyecto y el resultado de su iniciativa fue la fundación de Tosty Tostadas S.A. para comenzar el negocio, compró una amasadora, una banda tortilladora y un horno, todo equipo de segunda mano, se instaló en un pequeño local y comenzó a trabajar fabricando solamente tostadas grandes, mas o menos del tamaño de una tortilla.

Desde el inicio, comenzó a comercializar sus tostadas entre los restauranteros y en algunas tiendas de autoservicio en los estados de California y Arizona, pues por su ubicación en la ciudad de Nogales, Sonora, consideró que esos eran sus mercados naturales, Así fue como desde el inicio concibió su empresa como planta netamente exportadora.

Tres años después, viendo que la demanda había crecido más allá de sus posibilidades de oferta y ante la evidencia de que su producto tenía una excelente aceptación decidió hacer crecer la empresa y para ello formó la sociedad con dos muy buenos amigos suyos, que habían sido sus compañeros de trabajo en un restaurante de la ciudad de los Ángeles. Fue así como Eugenio Campos y Manuel Higuera entraron a la sociedad, cada uno con 50,000 dólares, que sumados a las inversiones previas y a la nueva aportación de Don Manuel, le permitieron a la empresa contar con un capital total invertido de 250,000 dólares. Cada uno de los socios recibió un porcentaje de acciones proporcional al monto de su aportación, quedando Don Manuel como socio mayoritario.

La nueva sociedad cambió su nombre original al de TOSTY, S.A. de C.V. y con la inyección de capital recibida, mudó sus instalaciones a un pequeño edificio, que fue comprado para ello y acondicionado para adecuarse la necesidades propias de la empresa. El horno fue vendido y se adquirió un nuevo horno de mayor capacidad de mucho menor consumo de energía. También se compró una máquina tortilladora, de recorte graduable, para la introducción de una nueva línea de “tostaditas”, tostadas mas pequeñas con un diámetro de 25% del de las tostadas grandes que ya se fabricaban. Con este nuevo producto se quería atacar de lleno el mercado de los expendedores de “nachos” en toda la

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Unión Americana. Como la empresa cuenta con un solo horno, se tiene que programar la producción de las tostadas, de tal manera que en cada horneada se fabriquen puras tostadas grandes o bien solo “tostaditas”. En cada proceso de horneo, se puede producir cuatro veces más de “tostaditas” que de tostadas.

Tanto Campos como Higuera se unieron a Don Manuel como empleados de la empresa, aprovechando su experiencia en el ramo de la preparación de alimentos. Los tres socios acordaron contratarse por un sueldo nominal de 2,000 dólares mensuales, considerando que el principal atractivo consistía en la política que se estableció de repartir anualmente entre los socios, el 50% de las utilidades de la empresa después de impuestos.

Esta práctica de distribución de utilidades se ha estado cumpliendo escrupulosamente desde hace cinco años que se integró la sociedad.

Actualmente, los activos de la empresa ascienden ya a 650,000 dólares. Campos es el Director de Producción; Higuera el Director de Ventas y Don Manuel es el Director General y también el responsable de las finanzas de la empresa.

Los resultados globales de la empresa han sudo muy buenos ya que han estado produciendo al máximo la capacidad, manejando tres puntos y trabajando los siete días al mes para dar mantenimiento a los equipos. Por otra parte, todo lo que se produce se vende. Según datos del año pasado, se produjeron 20 millones de tostadas grandes y 60 millones de “tostaditas”.

Las tostadas grandes se venden en paquetes de 40 piezas, envueltas en un paquete de polipropileno su precio de venta al mayoreo es de 1.20 dólares el paquete. Los distribuidores venden las tostadas al último consumidor en los mismos paquetes e incluso las venden por piezas sueltas, aun precio que oscila entre 10 y 25 centavos de dólar por pieza.

Las “tostaditas” también se empacan en una envoltura de polipropileno biorentado, pues ese empaque impide el paso de la humedad y les da mayor vida al anaquel, estas se venden en paquete de 100 piezas, cuyo precio al mayoreo es de un dólar por paquete y son revendidas a precios que van desde 1.75 y hasta 2 dólares por paquete.

Se tiene una excelente determinación de los costos de fabricación y se tiene un cálculo muy exacto de los consumos de materiales, gracias a lo cual, se sabe con certeza que el costo total para la empresa de cada paquete de tostadas equivale a un 60% de su precio de venta al mayoreo y en el caso de las “tostaditas”, equivale al 68% del precio de venta al mayoreo.

Los costos fijos de la fábrica de tostadas asciende al 27% de las ventas y el resto corresponde a costos variables.

Hace tres años, se creó un nuevo departamento, en de subproductos y desde su inicio se quiso que funcionara como un centro de utilidades independiente

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de la operación de las líneas de tostadas, a fin de poder evaluar con objetividad su desempeño. La función de este departamento consiste en aprovechar y comercializar toda la pedacería generada por las tostadas quebradas y mal formadas. Al decidir la formación de este departamento, Don Manuel pidió a sus socios que le permitieran poner al frente de dicha área a Carlos Martínez, su hermano menor, quien se había quedado sin trabajo cuando se dio un reajuste de personal en la empresa en la que laboraba.

Los socios aceptaron la propuesta y Carlos quedó como Gerente del departamento de subproductos.

Antes de la creación del departamento de subproductos, la pedacería de tostadas se empacaba en sacos de papel de 25 kilos y se vendía a 10 dólares el saco, utilizándose principalmente como complemento para el alimento de ganado.

El departamento de subproductos se creó para darle valor agregado a la pedacería de tostadas. Lo que ahí se hace, es moler la pedacería hasta convertirla en un polvo bastante fino que es empacado en bolsitas de celofán con un peso de 250 gramos y se utiliza como empanizador de carne y en la preparación de algunos alimentos, dando un sazón muy mexicano a la comida.

Este novedoso producto ha tenido mucha aceptación, entre la población latina de Estados Unidos al grado que el año pasado, se vendieron 240,000 bolsas. La bolsa se vende al mayoreo a 40 centavos de dólar y al menudeo entre 75 centavos y un dólar por bolsa. Cuando se hacen pedidos de más de 1000 bolsas se cotizan al mayoreo y en cantidades menores se dan distintas cotizaciones al menudeo dentro de los precios señalados anteriormente. Se ha calculado que los costos de empaque y distribución son de 17 centavos de dólar por bolsa.

Los costos fijos del departamento de subproductos son de 62,000 dólares anuales, correspondientes al uso de maquinaria y equipo y a los sueldos de Carlos y el de los dos operarios que allí laboran. Carlos percibe un sueldo de 12,000 dólares anuales.

Desde hace seis meses, han estado analizando la posibilidad de una expansión de la empresa, pues existe mucha demanda en el mercado y con la producción actual no se puede satisfacer la demanda existente.

Manuel Higuera, contrató a una compañía de consultoría en Marketing para que hiciera un estudio de mercado. La empresa presentó un reporte según el cual se podía vender el doble de lo que actualmente se vende de “tostaditas” y alrededor de un 75% más de tostadas grandes, si se mantuvieran los precios actuales al último consumidor.

Se ha hablado con los banqueros mexicanos y Don Manuel ha recibido información de que existen créditos en dólares especiales para exportadores, que manejan tasas de interés entre 10 y 12% anual y que dichos créditos cuentan con un seguro de paridad, aunque en realidad sus operaciones son en

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dólares y prácticamente no corre riesgo en estos sentidos. Se han explorado también posibilidades de préstamos con bancos extranjeros, pero debido a la ubicación de la planta en territorio mexicano, serían muy difíciles de obtener.

Una expansión para duplicar la capacidad actual de producción, requeriría de un crédito de 600,000 mil dólares y hay que tomar en cuenta que todavía se esta pagando u crédito anterior de 250,000 dólares que se utiliza para hacer adaptaciones en los edificios y un reacondicionamiento de la maquinaria.

Aunque las ventas de la empresa son muy buenas y atractivas, el pago de impuestos absorbe el 50% de las utilidades, y eso es algo que hay que tomar en cuenta para cualquier decisión.

Eugenio Campos cree que una expansión del 100% puede ser una buena oportunidad en el sentido de que los cambios se realizarían de una vez por todas, pero por otro lado cree innecesaria una expansión tan grande, por lo que se inclina a sugerir una ampliación equivalente al 50% de la actual capacidad, para la cual se requerirían 360,000 dólares. Una ampliación del 50% podría ayudar a enfocar las baterías en uno de los dos tipos de tostadas, quedando el otro para una ampliación a futuro en unos cinco años mas, cuando se terminaran de pagar los créditos, ya que los préstamos, en caso de solicitarlos, se harían pagaderos en cinco años.

Además si lleva a cabo cualquier expansión, los costos fijos se elevarían a un 30% de las ventas.

Tanto campos como Higuera sugieren como alternativa el no acudir a los préstamos bancarios, pues consideran que con sus ahorros pueden reunir entre ambos 250,000 dólares, mismos que estarían dispuestos a aportar a cambio de un 35% de las acciones de la empresa en poder de Don Manuel. Los otros 110,000 dólares necesarios para la ampliación se podrían obtener de las utilidades de la empresa, invirtiéndolas en vez de repartirlas entre los accionistas.

Hay muchas dudas en relación a cuáles son las mejores acciones a tomar, por esta razón, los tres accionistas optaron por contratar a un consultor para que le ayudara en el análisis de la información y los orientara para poder tomar las decisiones más acertadas.

Asó es como se solicitó tu intervención, para que apoye a Don Manuel con sus recomendaciones y propuestas de solución a los problemas de TOSTY, ya que él es el responsable de la Dirección General.

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Nombre del participante: ________________________________________Nombre del evaluador: _______________________________Fecha: ________

Ten presente las habilidades a medir en este ejercicio, verifica el listado de dimensiones observables en este ejercicio.

1. Haz tus anotaciones de las conductas observadas durante la presentación de siete minutos que hará el participante.

Énfasis en presentación oral, comunicación, persuasividad, planeación y organización.

2. Haz tus anotaciones de las conductas observadas durante la discusión de ustedes con el participante, en relación a las decisiones y recomendaciones que presentó.

Énfasis en análisis de problemas, en juicio, toma de decisiones y tolerancia a la presión.

3. Verifica la comunicación escrita en las hojas de rotafolio del participante. Haz tus anotaciones en relación a la comunicación escrita, planeación y organización.

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REPORTE DEL EVALUADOR PARTE II

Nombre del participante: _______________________________________

En base a las conductas registradas en la parte I del reporte, clasifícalas ubicándolas en la dimensión correspondiente y califica.

Utiliza la misma escala de 1 al 5 (donde 1 es la calificación menor y 5 la mayor)

HABILIDAD PARA LA PRESENTACIÓN ORAL:

Postura ( )Volumen de voz ( )Contacto visual ( )Tono de voz ( )Organización de la presentación ( )Uso de ayudas visuales ( )Persuasividad ( )Autoconfianza ( )Captó la atención de los demás ( )PROMEDIO FINAL ( )

HABILIDAD PARA LA COMUNICACIÓN ORAL: Calificación ( )

HABILIDAD PARA LA COMUNICACIÓN ESCRITA:

Legibilidad ( )Orden de lo escrito ( )Limpieza ( )Ortografía ( )Redacción ( )Claridad del informe ( )PROMEDIO FINAL ( )

TOLERANCIA A LA PRESION: ( )

PERSUASIVIDAD: ( )

PLANEACION Y ORGANIZACIÓN: ( )

ANALISIS: ( )

JUICIO: ( )

TOMA DE DECISIONES: ( )

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REPORTE DEL PARTICIPANTE

Nombre del participante: _____________________________ Fecha: ________

1. Explica brevemente la metodología que seguiste para el análisis del problema TOSTY.

2. ¿Qué opinas en relación ala calidad de tu análisis? ¿Consideras que el análisis realizado por ti, realmente llevo a la detección de los verdaderos problemas?

3. ¿Consideras que la forma en la que hiciste la presentación realmente ayudó a que te escucharan, captaran tus ideas y se convencieran de las mismas? Explica por qué.

4. Si se volviera a realizar este ejercicio, ¿que cosas hicieras de diferente manera?

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