abc para gestionar proyectos con éxito en la empresa

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¿Integración, Alcance, Comunicación? ¿Dónde está el director del proyecto?

La Armada ¿Invencible?

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¿Recursos Humanos, Comunicación, Calidad? Cuestión de pies

La Nave “Vasa”

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1859

¿Calidad, Riesgos, Adquisiciones? La campana o el badajo

Big Ben “Bang”

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1999

¿Recursos Humanos, Tiempo,

Comunicaciones, Riesgos? Un despiste lo tiene cualquiera

En la NASA de esto saben mucho

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2014

¿Costos, Alcance, Adquisiciones, Interesados? Cuando el dinero no es problema

Los fantásticos trenes de Francia

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Normalmente la gente tiene una idea preconcebida de lo que es un proyecto bastante correcta, aunque obvian algunas características básicas, como la necesidad de que esté acotado en el tiempo o tenga recursos limitados Mucha gente piensa que la gestión de proyectos es un programa de software y un diagrama de Gantt, simplemente. Esa idea preconcebida, les lleva también a pensar que para ser un buen director de proyecto, debes tener grandes habilidades técnicas, algo que cada vez es menos relevante, teniendo más importancia las habilidades sociales, personales y de negocio de la persona.

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Diseño

Ejecución Evaluación

Idea

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RODAR UNA PELÍCULA Preproducción Producción Postproducción

DESARROLLO DE SOFTWARE

Requerimientos Diseño Código Test

DISEÑO DE PÁGINA WEB Preproducción Producción Mantenimiento Evaluación

SALA DE EMERGENCIAS Diagnóstico Tratamiento Evaluación

COCINA Comanda Cocinar Servir

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Gestión de los Interesados*

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Recomendaciones

• Tener un calendario definido. Los proyectos tienen un principio claramente especificado y una fecha

de finalización en la que las entregas deben satisfacer los requisitos específicos del cliente.

• Tener un presupuesto aprobado. A los proyectos se les asigna un nivel de gasto financiero para producir las entregas y cumplir con los requisitos del cliente.

• Tener recursos limitados. Al comenzar un proyecto se acuerda una determinada mano de obra, equipos y materiales asignados.

• Involucrar un elemento de riesgo. Los proyectos implican un nivel de incertidumbre y por lo tanto conllevan un riesgo empresarial.

• Lograr un cambio beneficioso. El propósito de un proyecto suele ser mejorar una organización a través de la implementación de cambios empresariales.

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Dirección y director de proyectos Objetivos • Conocer la importancia de tiempo, coste y alcance.

• Conocer la importancia del director de proyectos.

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Habilidades Herramientas

Procesos

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Profesión Accidental Profesión Seleccionada

Directores de proyecto de Ingeniería: Obtuve mi título de ingeniería y gracias a mi buen expediente pude encontrar trabajo rápidamente. Realmente me gusta ser ingeniero, y todavía quiero serlo, ya que lo que más me gusta es desarrollar tecnología. Pero un día el Director de la empresa entró en la oficina y me dijo, ¿Estás de acuerdo en dirigir el siguiente proyecto?..No pude decirle que NO.

Director de Programa IT Empecé como técnico especialista en software, pero era frustrante ver que podíamos hacer las cosas otra manera , realmente quería que el proyecto siguiera adelante. Hice mi primer curso en Dirección de Proyectos y me incorporé a la Oficina de Programas. En un inicio simplemente daba soporte en labores de planificación, pero rápidamente me convertí en Director de Proyectos. Seguí adquiriendo conocimientos mientras trabajaba, y hace poco me han solicitado que diseñe un Programa de Gestión del Cambio para la Excelencia en Dirección de Proyectos.

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1985

2008

Técnicas Racionales Resolutivas Personales Negocio

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23% No llegan atérmino

Sobrepasa plazos ycoste. Cumpleparcialmente losrequisitos

Terminados enplazo y coste,cumpliendo todoslos requisitos

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Proyectosexitosos

ProyectosTerminados

Proyectosfracasados

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Ranking Factores para el éxito del proyecto

Factores para la finalización del proyecto

Factores para el fracaso del proyecto

1 Implicación del usuario No suficiente feedback del usuario Requisitos incompletos

2 Soporte Ejecutivo Requisitos incompletos No suficiente feedback del usuario

3 Clara definición de requisitos Cambios en los requisitos Falta de Recursos

4 Planificación adecuada Falta de soporte ejecutivo Expectativas Irreales

5 Expectativas Realistas Incompetencia Tecnológica Falta de Soporte Ejecutivo

6 Política de microéxitos Falta de Recursos Cambios en los requisitos

7 Competencias del equipo Expectativas Irreales Falta de Planificación

8 Sentido de pertenencia Objetivos poco claros Deja de ser necesario

9 Visión y objetivos claros Tiempos Irreales Falta de Gestión TI

10 Trabajo Duro, Equipo Centrado Nueva Tecnología Analfabetismo Tecnológico

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Nivel de

actividad

Tiempo

Proyecto

Producto

Proyecto Nivel de

actividad

Tiempo

Nivel de

actividad

Tiempo

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ALCANCE

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Tiempo

Co

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El éxito: ¿un punto o un cubo?

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TECNOLOGÍA MERCADO

TECNOLOGÍA MERCADO

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Del proyecto de un

departamento

Al proyecto de los

departamentos

PROYECTO PROYECTO

PROYECTO

PROYECTO

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Visión en el Pasado Visión Actual

Se necesitan más recursos y obliga a sobrecostes

Hacemos más trabajo en menos tiempo con menos recursos

Reduce el beneficio Aumenta el beneficio

Aumenta los cambios en el alcance Nos permite tener mayor control en los cambios del alcance

Genera más conflictos Más eficientes gracias a normas de comportamiento

El cliente no ve beneficios Nos permite trabajar más cerca del cliente

Solo útil en proyectos complejos Se benefician todos los proyectos

Problemas de autoridad Reduce los problemas en los conflictos de poder

Problemas de calidad Aumenta la calidad

Su coste nos hará menos competitivos Aumenta la competitividad

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Co

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Tiempo

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Nombre Descripción Características Ventajas Desventajas

Apolo Rol Formal, basada en reglas, centrada en el individuo

Estable, predecible y visible

Estable, predecible

Zeus Club Emprendedora, centrada en el líder, autocrática

Pequeña para prevenir el dinamismo

Pequeña lógica para saber que está hecho, dependencia de una persona

Atenea Tarea Equipo unido alrededor de un mismo propósito

Creativa, dinámica

Cara de mantener, necesita flujo de tareas constante y equipo muy cualificado

Dionisio Existencial Se comparten recursos pero las personas son autosuficientes

Permite que cada uno genere su propia mini-estructura

Descansa en la responsabilidad y riesgo individual, necesita un alto grado de desarrollo personal.

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Tiempo

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Enfoque tradicional • Débil relación entre los proyectos y la estrategia de la

organización.

• Falta de coordinación entre proyectos

• Conflictos inevitables de recursos

• La figura del director de proyecto no aporta suficiente para minimizar los riesgos del proyecto.

Enfoque estratégico • Enfoque coherente, coordinado y dirigido por la

estrategia

• Contribuye a mejorar la estrategia y su desarrollo

• La competencia estratégica en la gestión de proyectos proporciona una fuente de ventaja competitiva

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