2.7. analisis institucional y organizacional

Ing. José Antonio Bazurto Roldán, MBA / EGP / EDCC

Manta, 2013

2. ÁREA DE ESTUDIO NO. 2Evaluación del proyecto

2.2. ANALISIS INSTITUCIONAL Y ORGANIZACIONAL

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“YA NO SON LOS GRANDES

LOS QUE SE COMEN

A LOS PEQUEÑOS

AHORA SON LOS VELOCES

LOS QUE SE COMEN

A LOS LENTOS”

“Definición de insensatez

..es continuar haciendo

las mismas cosas…

Y esperar diferentes

Resultados” Albert Einstein

1. AIO CORTO

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Arthur Koestler

1. Es fácil ENSEÑAR a alguien algo nuevo…..

2. Pero se necesita LUZ DIVINA para que un PROFESOR CAMBIE en el participante, los esquemas tradicionales con los que ha estado acostumbrado a mirar las cosas...

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Nuestro enfoque intenta:

1. CREAR UN LENGUAJE consistente y común

2. Crear un MARCO que incorpore nuevas ideas y experiencias

3.4. Incorporar IDEAS de la experiencia

nuestra y suya

5. Hacer ACCESIBLES tanto la terminología, como las ideas y el marco conceptual

6. TRATAR con múltiples y diversas realidades y escenarios

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Niveles múltiples de comprensión

1. El AIO requiere que continuemos construyendo, en forma progresiva niveles más profundos de comprensión y entendimiento

2. Los problemas del desarrollo requieren encontrar constantemente nuevas formas de apoyo a los cambios que se producen necesariamente en diferentes niveles

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Análisis Institucional y

de la Organización

1. En qué consiste

2. Cual es su origen

3. Por qué es necesario

4. Cuándo se realiza

5. Cómo se hace

6. Quién lo ejecuta

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Interacción entre institucionalidad

y organizaciones

Institucionalidad

Organizaciones

Crea las reglas del juego

Influyen y son afectadas por estas reglas

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Análisis institucional y

de la organización

Es un enfoque sistemático e integral que analiza tanto a la institucionalidad como a las organizaciones, con el fin de mejorar su desempeño.

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Ideas sobre la institucionalidad

• Las normas emergen de muchas fuentes:

1. Leyes, regulaciones2. Costumbres, cultura, sociedad 3. Ámbito político y económico4. Tecnología, aspectos

demográficos, entorno, etc.

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Institucionalidad y organizaciones

existen en muchos niveles

Internacional

Nacional

Regional

Provincial

Cantonal

Local

Comunidad

Grupal

Familiar

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¿El por qué de la preocupación?

1. Las organizaciones están interesadas en conocer sobre la calidad de su desempeño

2. Los involucrados necesitan conocer sobre la eficacia de la organización

3. Estudios globales sobre la efectividad (eficacia y eficiencia) del apoyo internacional

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¿Cuándo debe hacerse?

• La experiencia demuestra que los involucrados tanto internos como externos requieren datos de la organización:

▫ Cuando la organización está experimentando un cambio importante

▫ A intervalos regulares (cada 2 años)

▫ Como parte de un proceso de mejoramiento contínuo que está en marcha

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Ubicación dentro del ciclo del

proyecto financiado

Discusiones

del Proyecto

Diálogo del

paísAprobar el

Proyecto

Proponer

Proyecto

Diagnóstico de AIO Análisis de AOI Monitoreo de AIO

Ejecución del

Proyecto

Evaluación

de Proyecto

Asuntos claves a cambiar

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¿Cómo se realiza el análisis?

• Autoanálisis▫ Revisión de operaciones

▫ Proceso apoyado por agentes externos

• Análisis Externo▫ Auditoría administrativa

▫ Evaluación de organismos donantes

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¿Quién?

1. Auditores2. Consultores externos3. Gerentes4. Equipos de un departamento o una

unidad administrativa5. Donantes6. Bancos7. Otros involucrados

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Características de un sistema AIO y su uso

Propósito

claro

Modelo útil Análisis

institucional

y de la

organización

efectivosProcesos

apropiados

Metodología

adecuada

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Nuestro enfoque y supuestos básicos

sobre el AIO

1. Es un proceso de aprendizaje continuo 2. Ayuda a adquirir conocimientos y

experiencia3. Las organizaciones y la

institucionalidad pueden aprender a mejorar su desempeño

4. Marco de referencia y terminología comunes ayudan a las personas a lograr un mejor aprendizaje

5. El aprendizaje se facilita con un modelo

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Un modelo basado en el

desempeño

ENTORNOAdministrativoAmbientalSocial/CulturalTecnológicoEconómicoPolítico o de parte

interesada

! Historia! Misión! Cultura! Incentivos/Recompensas

PROACTIVIDAD

! Eficacia! Eficiencia! Relevancia! Flexibilidad

Viabilidad financiera

DESEMPEÑO DE LAORGANIZACIÓN

!

Liderazgo estratégicoEstructuraRecursos humanosFinanzas Programa/serviciosInfraestructuraTecnologíaConectividad

CAPACIDAD

DE LA

ORGANIZACIÓN

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¿Qué es el éxito?

• Un cirujano de trasplante de hígado operó a diez pacientes:

▫ 2 murieron▫ 1, que había tenido cáncer en años

anteriores, sufrió una recaída▫ El hígado de 1 paciente comenzó a fallar, y

fue necesario un segundo trasplante▫ De los restantes 6 pacientes, sólo 3 fueron

capaces de reasumir sus vidas normales de trabajo.

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Depende de a quién se le pregunte !!

• Cuestionado sobre su desempeño, el cirujano manifestó haber tenido una tasa de éxito de 8 en 10

• Un inmunólogo calificó de 7 en 10, pues creyó que el cirujano no debió haber operado en la persona que había tenido cáncer

• Un administrador de costos calificó como de 6 en 10

• La enfermera 3 en 10, tomando en cuenta la calidad de vida posterior a la operación

(Mintzberg, 1996, HBR)

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¿CUÁNDO SE VEN LOS RESULTADOS?

1. Cuando se siembra bambú, no crece en cuatro años

2. En el quinto año, en el periodo de sólo seis semanas, el bambú crecerá hasta tener 10 metros de altura

3. Por lo tanto, la pregunta sería, ¿el bambú creció 10 metros en seis semanas o en cinco años?

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Desempeño en nuestro modelo

1. Variables escogidas en el modelo:

1. Eficacia 2. Eficiencia 3. Relevancia4. Flexibilidad 5. Viabilidad financiera

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Desempeño de la Organización

1. Al nivel más sencillo, el desempeño de la organización es el cumplimiento de la razón de ser de la organización.

2. Las organizaciones se desempeñan bien cuando cumplen exitosamente sus objetivos, sin desperdiciar recursos y adaptándose rápidamente a las necesidades cambiantes del mercado.

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¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN EFICAZ?

1. Una organización que es capaz de cumplir con el propósito para el que fue creada.

2. Sus objetivos y propósitos estánestablecidos en sus:

1. Misión mandatos2. Leyes o acuerdos de constitución (creación)3. Mandatos4. Estrategias (planes)5. Funciones organizacionales (manuales)

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¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN EFICIENTE?

1. Se asocia con el costo de alcanzar una meta, objetivo o resultado organizacional.

1. Costo por unidad de producción, por graduado, por operación, por kilovatio hora, etc.

2. También se asocia con el uso de subsistemas tales como (tasa de vacantes y desperdicio o ausencia)

3. Eficiencia es la tasa de conversión de insumos en productos.

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Una organización es RELEVANTE

cuando. 1. Satisface los requerimientos de los

involucrados tanto en calidad como en cantidad y oportunidad de los bienes y servicios

2. Está alineada con los intereses de los involucrados - usuario, no-usuario, cliente, no-cliente, comprador, ciudadano, consumidor, proveedor de fondos, inversionista, sindicato, gobierno, empleado

3. La relevancia está relacionada con ideas de calidad

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Una organización es FLEXIBLE cuando

1. Puede responder a mercados emergentes, en respuesta a tendencias, tecnologías u otras fuerzas externas

2. Puede crear/explotar nuevos mercados o fuentes de ingreso

3. Es capaz de renovarse

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Viabilidad financiera significa. .

1. Apoyo financiero sostenido

2. Nuevas fuentes de recursos, ingresos

3. Presupuesto equilibrado, ganancia

4. Confiabilidadfinanciera

5. Evidencia de planificación financiera a corto y largo plazo

6. Políticas que apoyan la generación interna de fondos

7. Acceso racionalizadoa los insumos presupuestados

8. Razonable asignación gubernamental

9. Los proyectos están diseñados para lograr sostenibilidadfinanciera

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ResumenDesempeño organizacional

en el modelo AIO es:

1. El grado de cumplimiento de la misión y objetivos organizacionales (eficacia)

2. La utilización óptima de los recursos a su alcance (eficiencia)

3. El nivel de satisfacción de las necesidades de los involucrados (relevancia),

4. El grado de respuesta a exigencias del entorno (flexibilidad), y

5. El grado de sostenibilidad de la organización a lo largo del tiempo (viabilidad financiera)

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Análisis del desempeño

Concepto Variable Indicador Fuente de

informaciòn Informaciòn Análisis Juicios

Eficacia

Eficiencia

Relevancia

Flexibilidad

Viabilidad financiera

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- GRACIAS -

Contacto ponenteIng. José Antonio Bazurto Roldán, MBA / EDCC / EGP

BOLEROCO - PERDONALA

bazurto.jose@gmail.com

Manta – Ecuador

2013

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