2080 seleccionar el 10% · contestación de la demanda * sentencia * recurso de apelación *...
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2080
SELECCIONAR
EL 10% DE LA DQ
CUMENTACIÓ
N PARA
TRANSFERIR AL ARCHIVÓ HISTÓ
RICO
SELECCIONAR EL 10% DE LA DOCUMENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓRICO
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OC
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Hojas 6
III ATENCIÓN A CO
NSULTAS JURÍDICAS*
Solicitud*
Respuesta*
Concepto jurídico
11 REPRESENTACIÓ
N JUDICIAL*
Demanda
*Poder
*Contestación de la dem
anda*
Sentencia*
Recurso de apelación*
Resolución de pago*
Informe de seguim
iento a procesos
•C
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EXTRA
JUD
ICIA
LSolicitud
*Inform
e a solicitante*
Registro de conciliaciones•
Ficha técnica de solicitud*
Citación a comité
*Acta de com
ité*
Oficio envío acta de com
ité*
Poder*
Acta audiencia de conciliación
*Notificación
*Auto
*Resolución de pago
*Auto de cierre de casos
*Auto de archivo
DEFENSORíA DEL PUEBLO
TABLA DE RETENCIÓN DO
CUMENTAL
PRO
CESO
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AL
Hojas
DE
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DE
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4941•RELATORIA JURIDICA
*Norm
ograma G
eneral*
Normograrna por área
Normogram
a por fechaNorm
ograma tipo de norm
a
III CONTRATACIÓN•
Aceptación afiliación ARP
Acta de acuerdo
Acta de conciliación
*Acta de bici°
*Acta de liquidación por m
utuo acuerdo
*Acta de reajuste y anexos
*Acta de recibo de bienes
Acta de reiniciación del contrato
Acta de suspensión y anexos
Acta de teminación anticipada y liquidación por m
utuo acuerdo
Adición y anexos
Aficiliación a SGP
afiliación a SGS
Aprobación de garantías
Avisos de prensa
*Cedula de ciudadanía
*Certificado de antecedentes disciplinarios
*Certificado de antecedentes penales DAS
*Certificado de cum
plimiento
•Certificado de disponibilidad presupuestal
*Certificado de existencia y representación
*Certificado de paz y salvo en aportes parafiscales
*Certificado de registro presupuestal
*Certificado decreto 2209 de 1998
*Certificado final de cum
plimiento
•Cesión del contrato y anexos
*Com
unicación contratista perfeccionamiento y ejecución del contrato
*Com
probante entrada da bienes a almacén
Comunicacignes,ARP
*Com
unicaciórt'acentratista
•Com
unicaciO4,e,entes de Control y partes
Comunjcapigpkte contratista
ConstanWprobación planeación
Constanciatoletín responsables fiscalei
*Contrato
*Convenio
*Estudio de conveniencia y necesidad
*Extracto Duc
•Factura
SELECCIONAR EL 10% DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓRICO.
1
Formato afillacion ARP
Formato único de hoja de vida
Garantía civil extracontractual
Garantía única
Informe de supervisor
Informe de actividades del contratista
Informe final
Libreta militar
Modificación y anexos
Nit
Oficio remisión extracto DUC a im
prenta
Orden de pago
Orden de servicio
Propuesta seleccionada
Recibo pago DUCR
ecib
o Pa go im
puestos de timbre
Recurso de apelación
Recurso de reposición
Reporte Cámara de Com
ercio
•Requerim
iento / Respuesta a entidades a entidades locales y nacionales
*Resolución de adjudicación
•Resolución de caducidad
*Resolución de liquidación
*Resolución de siniestro
*Resolución de term
inación unilateral
*Resolución im
posición multa
*Resolución incum
plimiento
*Resolución que resuelve recurso de reposición
*Resolución que resuelve solicitud de aclaratoria
*Rut
•Solicitud afiliación ARP
*Solicitud de adición
*Solicitud de cesión
Solicitud de modificación
*Solicitud de suspensión
*Solicitud liquidación anticipada dei contrato
*Solicitud liquidación de contrato
s. Tarjeta profesional
642080
641
23
▪PR
OCESO
S DE SELECCIÓN
E Licitaciones
*Acta com
ité de licitaciones
*Acta conform
ación lista de oferentes
•Acta de apertura del proceso
*Acta de audiciencia de aclaración
*Acta de audiciencia de adjudicación
*Acta de cierre del proceso
*Acta visita técnica
*Adendas
*Aprobación de garantías
*Avisos en prensa
*Cédula de ciudadanía
*Certificado d. 2209 de 1998
•Certificado de antecedentes disciplinarios
*Certificado de existencia y representación
*Com
unicación a oferentes no seleccionados
*Com
unicación interna anexando expediente
*Constancia aprobación de planeación
* Envío ofertas para evaluación
*Estudio de conveniencia y necesidad
* Estudio de mercado y anexos
*Estudios previos y anexos
•Form
ato único de hoja de vida
• Garantía-civil extracontractual
*Garantía única
*Inform
e de evaluación
*Libreta m
ilitar
*Nit
*Observaciones al inform
e de evaluación
*Observaciones al pliego
*Observaciones al proyecto de pliego
*Pliego de Condiciones
*Propuesta
*Proyecto pliego de condiciones
*Recurso de apelación
*Recurso de reposición
*Reporte Cám
ara de Comercio
,* Resolución de adjudicación
*• Resolución de apertura
*Resolución declaratoria desierta
*R
esoloción prorrogar de término
*Solicitud aclaración propuestas
*Soictud de contratación
SELECCIONAR
EL 10% DE LA DO
CUMENTACI • N PARA TRANSFERIR Al.
ARCHIVO HISTÓRICO
DEFENSORÍA DEL P
1AI3LA DE RETENCIÓN D
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ontratación
directa
*Acta com
ité licitaciones
*Acta conform
ación lista de oferentes
*Acta de apertura del proceso
*Acta de audiencia de aclaración
*Acta de audiencia de adjudicación
*Acta de cierre del proceso
*Acta de visita técnica
*M
ondas
*Adición y anexos
*Aprobación garantías
*Avisos en prensa
*Cedula de ciudadanía
*certificado d. 2209 dele%
*Certificado de antecedentes disciplinarios
*Certificado de existencia y representación
*Com
unicación e oferentes no seleccionados
*Com
unicación interna anexando expediente
*Constancia áprobadón planeacion
*Declaración juram
entada bdme
*Estudio de conveniencia y necesidad y anexos
*Estudio de m
ercado y anexos
*Estudios previos y anexos
*Form
ato único hoja de vida
* Oficio de respuesta a observaciones al pliego
*Oficio de respuesta solicitud aclaraciones propuestas
*Oficio respuesta a observaciones al proyecto de pliego
*Garantía Civil extracontractual
*Garantía única
*Inform
e de actividades del contratista,
*Inform
e de evaluación
*Libreta m
ilitar
*M
odificación y anexos
•Nit
*Observaciones al inform
e de evaluación
*Observaciones al pliego
*Observaciones ai proyecto de pliego
*Pliego de condiciones
*Propuesta
*Proyecto
. pliego de condiciones
*Recurso de apelación
.Recurso de reposición
*Reporte cám
ara de comercio
*Resolución de adjudicación
•SELECCIO
NAR EL 10% E LA DOCUM
ENTAC • N PARA TRANSFERIR ALARCHIVO HISTÓRICO
2
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X
•R
esolución de apertura
•R
esolución de prorroga de termino
*R
esolución declaratoria desierta
•Solicitud aclaraciones propuestas
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Hojas 6
Universidad Nacional de Colombia Convenio No.295 de 2008
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TABLA DE RETENCIÓN DO
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206057
ll M
ONITO
RE° DE MEDIO
S*
Solicitud de información
*Respuesta a solicitud de inform
ación
*Estadística m
onitoreo de medios
,iAnálisis de noticias
2a
xSELECCIO
NAR EL 10% DE LA DO
CUMENTACIÓ
N PARAtRANSFERIR AL ARCHIVO
HISTÓRICO
---
206066
1 PUBLICACIO
NES INSTITUCIONALES
*Solicitud de publicación
*Respuesta a solicitud de inform
ación*
Texto final
28
xSELECCIO
NAR EL 10% DE LA DO
CUMENTACIÓ
N PARATRANSFERIR AL ARCHIVO
HISTÓRICO
i
206019
•CO
MUNICACIÓ
N PÚBLICA*
Solicitud de emisión de inform
ación
*Com
unicado de Prensa*
Noticias Defensorfa*
Pronunciamiento
*Invitación
*Registro fotográfico
*BocetoCitación
28
xSELECCIO
NAR EL 10% DE LA DO
CUMENTACIÓ
N PARATRANSFERIR AL ARCHIVO
HISTÓRICO
•
206060
,
U O
RGANIZACIÓ
N DE EVENTOS INSTITUCIO
NALES*
Solicitud de apoyo*
Invitación*
Envío de material inform
ativo*
Plan de trabajo*
Lista de responsables*
Registro fotográfico! videos
-'.*Listado de asistencia
*Evaluación de evento
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*Solicitud de apoyo
*Envío de parám
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SELECCIONAR EL 10%
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ENTACION PARA TRANSFERIR
AL ARCHIVO HISTÓ
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Comunicado de prensa
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Jefe de Archivo
de Dependencia
206033
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Solicitud de necesidadPlan de com
unicacionesBocetoPropuestaLibretoSolicitud de difusiónCronogram
a de entrevistasForm
ato de entrevistaRegistro fotográficoRegistro fílm
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iento a la difusión
2SELECCIO
NAR EL 10% DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIRAL ARCHIVO
HISTÓRICO
8
•
2060SELECCIO
NAR EL 10% DE LA DO
CUMENTACIÓ
N PARA TRANSFERIRAL ARCHIVO
HISTÓRICO
542
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CONVENCIO
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Firma responsable :
Universidad Nacional de Colombia Convenio No.295 de 2008 Fecha:
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HISTÓ
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GESTIÓN DE ANTEPROYECTO ANUAL DE PRESUPUESTO
* Solicitud de información
Anteproyecto de presupuesto* Anteproyecto del M
arco de Gasto
Oficio rem
isorio
205041
2e
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR
AL ARCHIVO HISTÓ
RICO
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Firma responsable :
Fecha:
Universidad Nacional de Colombia Convenio No.295 de 2008
Jefe de Archivo
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Informe de A
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ENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓ
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a de actividades
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e de Seguimiento
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
F.bITACIÓN PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓ
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1040SELECCIO
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SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓ
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odelo para elaborar la matriz del R
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e de seguimiento a los riesgos
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XSELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUMENTACION PARA TRANSFERIR AL
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ecibo de documentacion /inforrnacion general
ARCHIVO HISTÓRICO
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nvio de documentación finfom
iacion general
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omunicado plan de auditoría.
Instructivo de arqueo de caja menor
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*Inform
e ejecutivo de auditoria interna
*Inform
e detallado de auditoría interna
Acta de A
rqueo de caja menor
Hoja de trabajo
Formato 1 -plan de m
ejoramiento institucional
Modelo plan de m
ejoramiento Institucional
Formato 2 avance del plan de m
ejoramiento institucional
Informe de evaluadon del sistem
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Universidad Nacional de Colombia Convenio No295 de 2006
Firma responsable :
104013
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HIS
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Plan de trabajo de autoevaluación
Encuesta
Informe de autoevaluación
Rem
isión de recomendaciones
Informe de autoevaluación del control
Solicitud de ajustes
Formato 1 P
lan de mejoram
iento
Mejora continua
•SELECCIO
NAR EL 10% D
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Cronograma de evaluación de austerídaddel gasto
Informe de austeridad de dependencia
Solicitud de informe
Informe de austeridad para Contraloría
Remisión de inform
e
Requerimiento
Respuesta a requerimiento
Plan de mejora
Acciones de mejora
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203045
INCLUSION DE BIENES
A LA PÓLIZA D
E SEGUROS
GENERALES DE LA ENTIDAD
Solicitud de inclusiónFactura
*Com
probante de ingresoSolicitud de cotizaciónSolicitud de .m
odificación de CDP
Solicitud de CDPSolicitud certificado de m
odificación
*Autorización
*Cuenta de cobroSolicitud de ajustes
*R
emisión cuenta de cobro
2e
itSELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUMENTACIÓN PARA
TRANSFERIR .AL ARCHIVO HISTÓRICO
.
20300139
11 EXCLUSI. N DE BIENES DE LA POLIZA DE SEGUROS
Solicitud de exclusión*
Comprobante de egreso
*O
ficio de exclusión*
Certificado de modificación
Solicitud de ajustes
28
xSELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUMENTAC1ON PARA
TRANSFERIR AL ARCH1v0 HISTÓRICO
203046
gi IN
CLU
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IOS EN
LA PÓLIZA DE
SEGURO
S DE VIDA,
*Form
ulario asignación de beneficiarios
*Rem
isión de formulario
Solicitud de ajustes.
28
xSELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUMENTACIÓN PARA
TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
2030 .82
"
iii TRAMITE DE SINIESTROS GENERALES
*Inform
e de pérdida dañoo hurto
*DenunciaCom
probante de responsabilidades en proceso
*C
ertificado de inventarlos*
Informe de siniestro a Com
pañía de seguros
*Decisión de Com
pañía*
Apelación de decisión•
Respuesta a veeduría*
Liquidación de siniestro
*Inform
e a beneficiario•
Remisión de denuncia
2e
x—
SELECCIONAR EL 10% DE LA DOCUMENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓRICO
Página 1
Hojas 10
,T1T
. REPUBLICA DE COLO
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TABLA DE RETENCIÓ
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20300778
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓ
RICOSINIESTRO
DE VEH CULOS
Informe de siniestro
Rem
isión de informe de siniestro
Solicitud de ajuste de informe
Rem
isión de informe a corredor de seguro
Formato de siniestro
Informe de corredor de seguro
Formulario de aceptación del servicio
Constancia de ingreso del vehículo
Oficio de rechazo de servicio
Formulario aceptación de servicio
Liquidación de siniestro
Rem
isión de liquidaciónInform
e final
20300518
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓ
RICO•
COM
ISIONES
*Plan anual de viáticos
*Solicitud CDP
*CDP
*Form
ato Solicitud de comisión
*Aprobación de solicitud de com
isión
*Solicitud de tiquetes
*Resolución de com
isión
*Solicitud de registro presupuestal
*Registro presupuestal
*Relación de tiquetes aéreos
*Form
ato legalización de viáticos
*Resolución revocatoria de com
isión
*Resolución aclaratoriaInform
e de evaluación del plan anual de compras
2
20300148
28
▪ING
RESO DE BIENES AL ALM
ACÉN PARA DEVOLUCIÓ
N AL
COM
ODANTE
*Orden de com
praContrato de donación
*Contrato de Com
odato
*Solicitud concepto técnico
*Concepto técnico
*Factura
*Rem
isión de producto
*Com
probante de ingreso
*Com
probante de egreso*
Remisión de factura
*O
ficio remisorio
*Solicitud de inclusión a póliza de bienes devolutivos
SELECCIONAR EL 10% DE LA DO
CUMENTAC • N PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓ
RICO
Página 2
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AJMERCANCÍAS
Solicitud*
Resolución
*Cuadro análisis
r*
Solicitud
*Reporte de
*eporte en
elan anual
*lan anual
1
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isión
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ISTRA
TIVA
REPUBLICAD
EFENSO
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TABLA DE RETENCIÓ
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IENTOS Y SUBPRO
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GENERAL
de distribución de presupuesto
de necesidades
reporte de ejecución presupuestal
ejecución presupuuestai
el SIAF IIde necesidades
de reposición de mercancías
de plan anual de necesidades
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20300147
Il INGRESO
DE BIENES AL ALMACÉN
*O
rden de compra
eContrato de donación
Contrato de Comodato
*Solicitud concepto técnico
*Concepto técnico
Factura*
Remisión de producto
*Com
probante de ingreso
eCom
probante de egresoe
Remisión de factura
*O
ficio remisorio
eSolicitud de inclusión a póliza de bienes devolutivos
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20300149
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*DevoluciónRem
isión de información
eSolicitud concepto técnico
*Concepto técnico
*Rem
isión del bien
*Form
ato de traslado•
*Com
probante de ingreso
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20300614
111 BA
JA D
E BIENES
*Solicitud de baja de bienes
*Lis
ta de bienes a dar de baja
*Convocatoria a com
ité de bajas
*Traslado del bien
*Solicitud de concepto técnico
*Concepto técnico
*Reintegro del bien al Alm
acén
. *Acta de Com
ité*
Remisión de form
ato de reintegro
28
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1 BAJA DE BIENES DEVO
LUTIVOS PO
R PÉRDIDA, DAÑO O
HURTO
*Inform
e de hurto daño pérdida
*Denuncia
*Com
probante de responsalidades
*Acta de baja
*Rem
isión de acta
*Repone de valor en libros
*Depreciación del bien
*Rem
isión de reporte y depreciación
*O
ficio remisorio
DE
2
DE
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Hojas 10
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SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
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ARCHIVO HISTÓRICO203006
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15
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20300669
REINTEGRO
DE BIENES DEVOLUTIVO
S
*Inform
e devolución del bien*
Solicitud concepto técnicoConcepto técnico
*Form
ato de traslado*
Remisión form
ato de traslado*
Comprobante de ingreso
28
XSELECCIO
NAR EL 10% DE LA DO
CUMENTACIÓ
N PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓ
RICO
20300681
1'A
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D• LU
10•
Alo
I
NECESIDADES DE MANTENIM
IENTO
Cronograma de verificación
*Rem
isión de cronogramas
*Form
ato de toma física
*Inventario
*Reporte de inventario
*Solicitud ubicación del bien
*Rem
isión de inventario para firma
*Relación de bienes para m
antenimiento
*Solicitud de bienes para m
antenimiento
*Rem
isión de relación d bienes para mantenim
iento
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTAC • N PARA TRANSFERIR ALARCHIVO
HISTÓRICO
20300330
'
II ELABO
RACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CO
MPRAS
Solicitud de necesidades
*Recepción de necedades
*Diagnóstico de necesidades
*Plan anual de necesidades
*Plan anual de com
pras
*Acta Com
ité*
Remisión de Pian Anual de Com
pras
*Resolución adopta PAC
aRegistro Cise
*Inform
e de seguimiento*
Solicitud de justificacióna
Solicitud de ajuste de PAC
2a
,XSELECCIO
NAR EL 10% DE LA DO
CUMENTACIÓ
N PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓ
RICO
Página 4
203p03
REPUBLICA DE COCÓ
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TABLA DE RETENCIÓ
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g SINIESTROS GENERALES
Informe de pérdida daño o hurto
Denuncia*
Comprobante de responsabilidades en proceso
*Certificado de inventarios
*Cotización
*Rem
isión de informe de pérdida daño o hurto
*O
bjeción*
Liquidación de siniestro*
Factura1n
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1n
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Aceptación afiliación ARP
•Acta de acuerdo
*Acta de conciliación
*Acta de inicio
*Acta de liquidación por m
utuo acuerdo
Acta de reajuste y anexos
*Acta de recibo de bienes
Acta de reiniciación del contrato
Acta de suspensión y anexos
•Acta de term
inación anticipada y liquidación por mutuo acuerdo
eAdición y anexos
Aficiliación a SGP
*afiliación a SG
S
•Aprobación de garantías
*Avisos de prensa
*Cedula de ciudadanía
*Certificado de antecedentes disciplinarios
*Certificado de antecedentes penales DAS
*Certificado de cum
plimiento
*Certificado de disponibilidad presupuestal
*Certificado de existencia y representación
Certificado de paz y salvo en apodes parafiscales
eCertificado de registro presupuestal
Certificado decreto 2209 de 1998
*Certificado final de cum
plimiento
*Cesión del contrato y anexos
•Com
unicación contratista perfeccionamiento y ejecución del contrato
eCom
probante entrada de bienes a almacén
eCom
unicaciones ARP
*Com
unicación a contratista
•Com
unicación a entes de control y partes
*Com
unicación de contratista
eConstancia aprobación planeación
eConstancia boletín responsables fiscales
*Contrato
Convenio
Designación de supervisor
Estudio de conveniencia y necesidad
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTARCHIVO HISTÓRICO
TRANSFERIR AL.
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓ
RICO
Ho'as 10
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2Página
•• Factura
*Form
ato afiliación ARP
Formato único de hoja de vida
*G
arantía civil extracontractual
Garantía única
*. Inform
e de supervisor
*Inform
e de actividades del con/alista
*Inform
e final
*Libreta m
ilitar
*M
odificación y anexos
*Nit
*O
ficio remisión extracto DUC a im
prenta
*O
rden de pago
* Orden de servicio
*Propuesta seleccionada
*Recibo pago DUC
*Recibo pago im
puestos de timbre
*Recurso de apelación
*Recurso de reposición
*Repone Cám
ara de Comercio
*Requerim
iento / Respuesta a entidades a entidades locales y nacionales
*Resolución Com
isión de servicios
*Resolución de adjudicación
*Resolución de caducidad
*Resolución de liquidación
*Resolución de siniestro
*R
esolución determinación unilateral
*Resolución im
posición multa
Resolución incumplim
iento
*Resolución que resuelve recurso de reposición
*Resolución que resuelve solicitud de aclaratoria
*Rut
*Solicitud afiliación ARP
*Solicitud de adición
*!Solicitud de cesión
*Solicitud de m
odificación
*Solicitud de suspensión
*Solicitud de viáticos
Solicitud liquidación anticipada del contrato
Solicitud liquidación de contrato
*Tarjeta profesional
•Térm
inos de referencia definitivos
Página 6
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ORDEN DE SERVICIO
Aceptación afiliación ARP
*Acta de acuerdo
*Acta de conciliación
*Acta de inicio
Acta de liquidación por mutuo acuerdo
,Acta de reajuste y anexos
*Acta de recibo de bienes
*Acta de reiniciación del contrato
•Acta de suspensión y anexos
*Acta de term
inación anticipada y liquidación por mutuo acuerdo
*Adición y anexos
*Aficiliación a SG
P
*afiliación a SG
S
*Aprobación de garantías
*Avisos de prensaCedula de ciudadanía
•Certificado de antecedentes disciplinarios
•Certificado de antecedentes penales DAS
eCertificado de cum
plimiento
•Certificado de disponibilidad presupuestal
•Certificado de existencia y representación
•Certificado de paz y salvo en aportes parafiscales
Certificado de registro presupuestal
*Certificado decreto 2209 de 1998
*Certificado final de cum
plimiento
Cesión del contrato y anexos
*. Com
unicación contratista perfeccionamiento y ejecución del contrato
*Com
probante entrada de bienes a almacén
*Com
unicaciones ARP
*Com
unicación a contratista
*Com
unicación a entes de control y partes
*Com
unicación de contratista
*Constancia aprobación planeación
*Constancia boletín responsables fiscales
eContrato
*Convenio
*Designación de supervisor
*Estudio de conveniencia y necesidad
*Extracto Duc
*Factura
*Form
ato afiliación ARP
*Form
ato único da hoja de vida
Garantía civil exlrecontractual
*G
arantía única
*Inform
e de supervisor
*Inform
e de actividades de! contratista
Informe final
*Libreta m
ilitar
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTAC • N PARA T,RANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓ
RICO
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Oficio rem
isión extracto DUC á imprenta
*O
rden de pago
*O
rden de servicio
*Prepuesta seleccionada
*Recibo pago DUC
*Recibo pago im
puestos de timbre
*Recurso de apelación
Recurso de reposición
Reporte Cámara de Com
ercio
•Requerim
iento / Respuesta a entidades a entidades locales y nacionales
•Resolución Com
isión de servicios
*Resolución de adjudicación
*Resolución de caducidad
•Resolución de liquidación
*Resolución de siniestro
*Resolución de term
inación unilateral
*Resolución im
posición multa
*Resolución incum
plimiento
*Resolución que resuelve recurso de reposición
*Resolución que resuelve solicitud de aclaratoria
*Rut
*Solicitud afiliación ARP
*Solicitud de adición
•Solicitud de cesión
*Solicitud de m
odificación
*Solicitud de suspensión
*Solicitud de viáticos
Solicitud liquidación anticipada del contrato
Solicitud liquidación de contrato
Tarjeta profesional
Términos de referencia definitivos
20300158
•M
OVIM
IENTO
S DE A
LMA
CÉ
N
•Com
probante de entrada de elementos devolutivos
*Com
probante de salida de elementos devolutivos/
•Com
probante de entrada de elementos de consum
o
•Com
probante de salida de elementos controlables
*Com
probante de reintegro de elementos devolutivos
*C
omprobante de reintegro relem
entos de consumo
▪Com
probante de bajas
*Balance general de em
presas de servicios públicos
*Com
probante de traslado de bienes
•Resolución de baja de bienes
•Conciliación
•Relación de com
probantes
•Reporte de saldo m
ensual
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203007
203001
203006
203003
05
76 51
Inventario general semestral por Area y por cuentadante
*Com
probante anulación entradas
*Com
probante anulación salidas
*Balance consolidado de alm
acén e inventarias
*Balance de alm
acén
Balance de inventarlos
*inventario físico de bienes
Inventarlo físico de bienes en bodega
*Com
probante de salida de elementos de consum
o
Autorización de cambio de toner
▪INVENTARIO
INDIVIDUAL DE BIENESInventario Individual
' Comprobante de salida de elem
entos controlables
*Com
probante de reintegro de elementos devolutivos
*Com
probante de traslado de bienes
*Com
probante de bala desde el servicio
Comunicaciones de inventarlos
▪ADM
INISTRACIÓN DE BIENES M
UEBLESCertificados de tradición y libertad
Escrituras
*Requerim
iento ¡respuesta entidades locales y nacionales
Resolución de transferencia
Registro del inmueble
•SEG
URO DE BIENES
•Rem
isión de información
Solicitud de información
Cotización
*Certificado de disponibilidad presupuestal
Novedad de inclusión póliza de seguros
*Solicitud de cdp
*Anexo a m
odificación póliza
Informe de siniestro de funcionario y anexos
*Inform
e de siniestro a compañía de seguros
Comunicación de decisión de com
pañía de seguros
Comunicación de sspd a proveedor
*Recibo a satisfacción por reposición de bienes
•Resolución por deducible
*Seguro obligatorio soat
*Pago final de siniestro
III 'ADMINISTRACIÓ
N DE VEHÍCULOS
Factura
Cotización
Impuestos
*M
anifiesto de aduana
*Form
ulario de traspaso
Recibo oficial de ingreso
*Inventario de vehiculo
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DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓRICO
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
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ARCHIVO HISTÓ
RICO
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓ
RICO
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓ
RICO
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Página 10
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ÚB
LIC
OS
Factura
*Cotización
Certificado de disponibilidad presupuestal
*Registro presupuestal
*O
rden de pago
Reporte
*Autorización de publicación
*Com
unicación a contratista
*Com
unicación de contratista
*Suscripción
*Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal
Solicitud registro presupuestal
CONVENCIO
NES:
• r. PROCEDIM
IENTO
O = SUBPFtOCEDIM
IENTO
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= SELECCIÓN
203003
Firma responsable :
Fecha:
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓ
RICO
Universidad Nacional de Colombia Convenio No.295 de 2008
DE
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Hojas
PRCEDØM
ENTQS
201017
28
201053
1090
3
•CAPACITACIÓ
N INSTITUCIONAL- CAPACITACIO
N*
Estudio técnico de necesidades de capacitaciónEstudio de oportunidad
*Estudio de m
ercado•
Matriz de Necesidades de Capacitación.
*Acta aprobación del Plan Institucional de Capacitación.
*Rem
isión de Plan institucional•
Plan institucional de capacitación*
Solicitud de capacitación•
Respuesta a solicitud*
Acta Consejo Académ
ico*
Solicitud renovación crédito educativo*
Lista de participantes*
Acta de comprom
iso* Solicitud elaboración de contrato*
Informe de inasistencia
*Certificado de cum
plimiento
Acción de mejora
NOM
INA Y PRESTACIONES SO
CIALES - LIQUIDACIO
N•
DE NÓM
INA*
Solicitud informe ejecución presupuestal
*Inform
e ejecución presupuestal*
Solicitud ajuste presupuestal*
Solicitud de trámite presupuestal
*Novedad de personal
*Nóm
ina*
Resumen de Nóm
ina*
Solicitud de CDP*
CDP para pago de nómina.
•Archivo plano para pago de nóm
ina.*
Reporte de liquidación de cesantías*
Remisión liquidación de cesantías
Informe de nóm
inaRem
isión de informe
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA
,TRANSFERIR AL ARCHIVO
HISTÓRICO
SELECCIONAR UNA M
UESTRA DEL. 10% INVO
LUCRANDO DIFERENTES
NIVELES DE CARGO
S EXISTENTES EN LA ENTIDAD PARA TRANSFERIRAL ARCHIVO
HISTÓRICO
201001
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REPUBLICA DE COLO
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SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓRICO
ig CARRERA ADMINISTRATIVA CO
NCURSO- CO
NVOCATO
RIA YSELECCIÓ
N DE PERSONAL
*Plan de Vacantes.
*Inform
ativo de Vacantes.
*Solicitud de nom
bramiento.
*solicitud de proceso de selección
•Cronogram
a del Proceso de Selección
*Acuerdo de convocatoria de Concurso para llenar vacante.
•Aviso de acuerdo
*Cuestionario de evaluación
*Lista de elegibles
*Resolución de lista de elegibles
*Lista de Inscripción de Aspirantes
*Resolución con Lista de Adm
itidos / Rechazados a Concurso
•Resolución de resultados prueba de conocim
ientos*
Recurso de Reposición
Oficio Confirm
ando Puntaje de Evaluación
*Resolución m
odificatoria de lista de admitidos / Rechazados
*O
ficio. de Novedad de Personal
*Contrato de Selección de Personal
*Resolución de nom
bramiento
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR AL
ARCHIVO HISTÓRICO
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SELECCUNA M
UESTRA DEL 10% INVOLUCRANDO DIFERENTES
NIVELES DE CARGOS EXISTENTES EN LA ENTIDAD PARATRANSFERIR Al. ARCHIVO
HISTÓRICO
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IAS LABOR
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83
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REPUBLICA DE CO
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REA D
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TABLA DE RETENCIÓ
N DTA
*Acta de posesión
*Acta de gradoAceptación del cargo
*Aceptación afiliación ARP
*Actualización de carrera adm
inistrativa*
Afiliación administradora de riesgos profesionales
*Afiliación em
presa de pensiones y cesantias•
Afiliación empresa prom
otora de salud*
Cedula de ciudadanía*
Certificado de antecedentes disciplinarios*
Certificado de antecedentes penales -das*
Certificado de estudio*
Certificado laboral*
Certificado medico de aptitud física
*Com
unicación administradora de fondo de pensiones
*Com
unicación ARP*
Comunicación com
isión libre nombram
iento*
Comunicación de com
isión de estudios*
Comunicación de com
isión de servicios*
Comunicación de encargo o asignación de funciones
*Com
unicación de horas extras o compensatorios
•Com
unicación de incentivos*
Comunicación de nom
bramiento
*Com
unicación de permisos
*Com
unicación de traslado*
Comunicación de vacaciones
Comunicación evaluación del desem
peño o calificación del servicioCom
unicación incorporación*
Comunicación indagación o investigación disciplinaria
*Com
unicación licencias*
Comunicación prorroga nom
bramiento
.* Comunicación providencias judiciales
*Com
unicación reintegro*
Com
unicación resolución de retiro del servicio
*Com
unicación eps•
Declaración juramentada de bienes
Declaración juramentada sobre existencia o no de inhabilidades para
cargos públicos*
Derecho:de petición de interés particular y/o interés general*
Diploma
'13
Hojas 6
PR
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ESO: G
ESTIÓN
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LENTO
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7.-
•-
PCT., SPC
T.
•Entrega de cargo
*Evaluación
*Form
ato para consignación sueldo•
Formato único hoja de vida
*G
rupo sanguíneo*
Incapacidad*
Inscripción carrera administrativa
*Invitación a capacitación
*Libreta m
ilitar*
Recurso de reposición*
Referencias•
Requerimiento / respuesta solicitud capacitación
*Resolución abandono de cargo
*Resolución acepta renuncia
•Resolución aplazam
iento de vacaciones*
Resolución ascenso•
Resolución asignación de funciones*
Resolución autorizando vacaciones•
Resolución beneficiario de capacitación*
Resolución comisión de estudios
*Resolución com
isión de serviciosResolución com
isiones para desempeño de cargos libres de
nombram
iento*
Resolución coordinación•
Resolución cumplim
iento sentencias judiciales*
Resolución encargo*
Resolución horas extras o compensatorios
•Resolución inscripción escalafón carrera adm
inistrativa.* R
esolución Insubsistencia*
Resolución interrupción de vacaciones*
Resolución li cencia de paternidad
REPUBLID
EFENS
TABLA DE RED
EFF..N
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DIGO
20100136
a•
y201002 •
162
a
Resolución liquidación y pago de vacaciones en dinero*
Resolución nombram
iento*
Resolución plan de emergencias
*Resolución prorroga de com
isión*
Resolución prorroga licencia ordinaria*
Resolución que otorga incentivos*
Resolución que resuelve recurso de reposición*
Resolución reconocimiento de prestaciones
*Resolución reintegro al servido
*Resolución retiro
*Resolución retiro de cesantías Fondo privado
*Resolución suspensión de vacaciones
*Resolución traslado
*Resoluciones de incorporación
*Respuesta derecho de petición
*Solicitud afiliación ARP
*Solicitud de adjudicación de incentivos
*Solicitud de inform
ación*
Solicitud de vacaciones*
Solicitud de viáticos*
Solicitud prorroga para posesión*
Tarjeta profesional*
Solicitud de vacaciones*
Solicitud de viáticos*
Solicitud prorroga para posesión*
Tarjeta profesional
UCARRERA ADM
INISTRATIVA-EVALUACIÓN DEL DESEM
PEÑO•
Formato de Concertación y Evaluación del Desem
peño*
Solicitud de concertación de objetivos*
Remisión de concertación de objetivos
*Solicitud de evaluación
*Declaración de im
pedimento
*Resolución resuelve im
pedimento y recusación
*Designación de evaluador
*Evaluación Parcial o Sem
estral.*
Remisión de Calificación
•Recurso de Reposición en subsidio de apelación
*Notificación
*Citación
•BIENESTAR SO
CIAL- BIENESTARSOCIAL LABO
RAL
*Diagnóstico de necesidades
*Plan y cronogram
a de actividades*
Aprobación de programa anual
*Solicitud de CDP
*Solicitud d contratación
*Convocatoria
•Recibido a satisfacción
*Acciones de m
ejora
SELECCIONAW
EL 10% DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR ALARCHIVO
HISTÓRICO
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L 10%.DE LA DO
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I•
*Resolución licenda ordinarias
PRO
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73BIENESTAR SO
CIAL-SALUD OCUPACIO
NAL
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olicitud de información
Respuesta a solicitud
*Inform
e de gestión
*A
cta de reunión
Formato afiliación ARP
*Program
a de salud ocupacionalAprobación program
aAjustes a program
a de Salud Ocupacional
*Evaluación de cum
plimiento
*Plan de em
ergencia*
Panorama de factores de riesgos
*Reglam
ento de higiene y seguridad industrial*
Formato de inscripción copaso
*Análisis de puesto de trabajoResolución com
ité de salud ocupacional
•BIENESTAR SO
CIAL-INCENTIVOS
*Resolución plan de estím
ulos e incentivos*
Convocatoria de participaciónInscripción de funcionarios por nivelForm
ato de preselección*
Acta Comité de preselección
*Resolución de m
ejores servidores*
NotificaciónEvaluación de cum
plimiento de plan de estím
ulos
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Fecha:
Universidad Nacional de Colombia Convenio No.295 de 2008
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TABLA DE RETENCIÓ
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HISTÓRICO
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*Planilla de transferencia de docum
entos recibidos*
Estadística mensual
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DOCUM
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RICO
*Estadística de envío
20300261
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RGANIZACIÓ
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N DOCUM
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ATERIAL BIBLIO
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ATRANSFERIR AL ARCHIVO
HISTÓRICO
6101
3 'Tablas de retención documental
*Encuesta estudio unidad docum
ental*
Cuadro de clasificación*
Flujos documentales
*Inventario de docum
entos en su estado natural
*Solicitud actualización TRD
*Tabla de Retención Docum
ental*
indicea
Acta de Comité de archivo
20300261
021:1 Transferencias docum
entales2
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ATRANSFERIR AL ARCHIVO
HISTÓRICO
*Cronogram
a de transferencias*
Instructivo*
Acta de entrega*
Solicitud de prórroga
*Inventario docum
ental*
Solicitud de orientación técnica*
Constancia de asesoría
20300261
03O
Elim
inación docu mental
2e
'x
CULMINADO
LOS TIEM
POS DE RETENCIÓ
N, SE CONSERVAN
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20300223
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HISTÓRICO
PARA
*Planilla control de préstam
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Estadística*
Solicitud de préstamo
*Devolución de préstam
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•203002
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Planilla control de préstamo
TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓ
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*Estadistica
*Solicitud de préstam
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Devolución de préstamo
CONVENCIONES:
1 = PROCEDIMIENTOFirm
a responsable :r"
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0• SLIBPROCEDIMIENTO
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CT = CONSERVACIÓN TOTAL
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Fecha:
204001
02,42
203
42
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REPUBLICA DE CO4O
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DEFENSORÍA DEL PUEBLO
TABLA DE RETENCIÓN DO
CUMENTAL
4242
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DE LA DOCUM
ENTACION PARA
TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓ
RICOG
ESTIÓN PR
ESUPUESTAL
11 Cuota de auditaje.Resolución ordenatoria de pagoCertificación de disponibilidad presupuestalResolución ord.enatoria de pago
204001Ejecución presupuestal
Informe trim
estral para la Contraloría General de la República
Informe anual para la Contraloría G
eneral de la República
Informe m
ensual para el Ministerio de Hacienda
Informe trim
estral para el Ministerio de Hacienda
Informe presupuestal
Oficio rem
isorio
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACION PARA
TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓ
RICO
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA
TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓ
RICO204001
20400142
04z Program
ación presupuestal
*O
ficio remisorio
*Reporte de ejecución presupuestal
*Resolución desagregación presupuestal
:I M
odificaciones presupuestales
Solicitud de modificación presupuestal
Resolución de modificación
Sblicitud de aprobaciónAprobaciónOficio rem
isoriQ
20400142
05Reservas presupuestales
Listado de reserva presupuestalO
ficio remisorio
Acta de anulación de reservasAprobación de cancelación de reserva
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA
TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓ
RICO
REPUBLICA DE COLOMBIA1°4
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TABLA DE RETENCIÓN DO
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20400142
06•
Vigencias expiradas2
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*Solicitud de vigencias expiradas.
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*Soportes enviados por la dependencia solicitante,
*Certificación Presupuestal
*Aprobación de vigencias Expiradas
20400142
07'0
Vigencias futuras2
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*Certificado disponibilidad presupuestal
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*Cuadro explicativo
*Oficio de Aprobación de vigencias futuras
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ficio remisorio
20400224
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Comprobante 30 de ajustes
20400224
02•
Conciliaciones bancarias2
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*Conciliación bancaria
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*Respuesta de Conciliación
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2403
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enio
s de cooperación internacional
218
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*Convenio
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HIST
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*Inform
e de ejecución*
Comprobante 13 de convenios de cooperación internacional
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20400224
34111 Estados Financieros
X
*Balance de prueba
*Balance General
*Estados Financieros
*Rem
isión de balance
20400224
05fl M
ovimientos contables
2a
Acta apertura libros oficiales*
Libro Diario*
Libro Mayor
Libro Auxiliar
20400224
07O
bligaciones presupuestales2
18X
*Obligación de las cuentas
*Com
probante contables 1 de Nómina
*3 Nóm
ina de defensores públicosCom
probante 1 de prestaciones sociales*
Comprobante 13 de convenios de cooperación internacional
• * Comprobante 14 de depreciación, bases de propiedad de planta y
equipos.Com
probante 30 de ajustes*
Comprobante 5 de provisión de prestaciones sociales
*Com
probante 98 de cierre anual*
Comprobante 6 de m
ovimientos presupuestales m
ensuales*
Comprobante 9 de m
ovimientos presupuestales m
ensuales*
Comprobante 10 de m
ovimientos presupuestales m
ensuales
*Com
probante 22 de movim
ientos presupuestales mensuales
*Com
probante 23 de movim
ientos presupuestales mensuales
Comprobante 26 de m
ovimientos presupuestales m
ensuales
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HISTÓRICO
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HISTÓRICO
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ovimientos presupuestales
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*Balance de prueba
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*Inform
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*C
omprobante 6 de m
ovimientos presupuestales m
ensuales
*C
omprobante 9 de m
ovimientos presupuestales m
ensuales
*C
omprobante 10 de m
ovimientos presupuestales m
erwales
*C
omprobante 22 de m
ovimientos presupuestales m
ensuales
*C
omprobante 23 de m
ovimientos presupuestales m
ensuales
*C
omprobante 26 de m
ovimientos presupuestales m
ensuales
204002,24
os•1-1 R
eportes a entidades
*Inform
e Exógenas
8X
x.SELECCIO
NAR : E
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0%
DE
LA
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CU
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A
TRANSFERIR y ARCHIVO HISTÓ
RICO
*Inform
e*
Recíprocas
*C
atálogo de cuentas y anexos
*O
ficio rernisorio
*Estados Financieros m
ensuales comparativos
PROCEDIM
IENTOS
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20400362
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ADURÍA*
Certificados de Ingresos y Retenciones*
Certificados de retención en la fuente*
Comprobante de Ingreso
*Com
probante de pago*
Formato pago de im
puestos*
Formato de Distribución de PAC anual
*Form
ato de programación de giros establecido por la D.T.N.
*Form
atos de Conciliación Mensual
*Form
atos de impuesto del ICA
*Form
atos de justificaciones establecidos por la DTN)*
Formatos de presentación y recibo oficial dépago.
*Giro y oficio de autorización
*Inform
ativo de la DTN*
Informe de Austeridad del Gasto
*Libro auxiliar de bancos
*Libro auxiliar de retenciones y resum
en de retenciones*
Listado de Transacciones enviadas*
Mem
orando de necesidades mensuales de PAC
*Requerim
iento de dependencias*
Nota débito*
Obligación*
Oficio de Autorización*
Oficio de solicitud de liberación de giros.*
Oficio remisorio
*PAC actualizado
*PAC m
ensual asignado.*
Programación de giros
*Recibo de Ingreso de Caja y Bancos
*Reporte de beneficiarios
*Reporte de ingresos del banco
*Reporte Sistem
a de Información vigente
*Situado de fondos
cómo'
PC
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REPUBLICA DE COLO
MBIA
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204003•
APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS
Acta de Aprobación del Com
ité8
SELECCIONAR EL 10%
DE LA D
OC
UM
ENTAC
ION
PARA
TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓRICO
*Acta de destrucción de cheques
*Certificado de cierre de cuenta.Estudio de conveniencia
*Form
ulario de solicitud de exenciones de la DTN•
Formulario de solicitud para apertura/ term
inación/ sustitución decuentas corrientes
*Oficio de aprobación de exencionesOficio de aprobación de term
inación definitiva de cuenta corriente.
Oficio remisorio
Prospectos o condiciones financieras
•o•
PRO
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: GESTIÓ
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-: Archivi1
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HISTÓRICO
CONTRO
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NVENIOS DE CO
OPERACIO
NINTERNACIO
NAL*
Convenio*
Informe
*LiquidaciónOficio rem
isorio*
Otro si
*Reportes del Sistem
a de Información vigente
Enmienda
*Adición presupuestal
*Solicitud de delaegación
*Inform
e Financiero*
Informes de ejecución presupuestal
*Reporte del Sistem
a de Información vigente
18
Universidad Nacional de Colombia Convenio No.295 de 2008
CÓDIG
O'
D P
CT
SP
CT
PROCED04IENUOS:
20400352
•INVERSIO
NES FORZO
SAS*
Análisis del PortafolioCom
probante de Ingreso*
Confirmación de inscripción y apertura de subcuenta.
*Extracto del Depósito Central ValoresForm
ato de Solicitud de Transacciones a través de DCVForm
ato No. 1 Promedio M
ensual de Depósitos e Inversiones ySaldos
*Form
ato No. 2 Reporte Trimestral Saldos de Inversiones
*Form
ato para Cálculo de Inversión Forzosa.*
Nota débito*
Oficio de Confirmación Venta TES
*Oficio de Oferta Venta TESOficio de solicitud de inscripción en el DVC y apertura de subcuenta.
Oficio remisorio
*Reporte Inform
ativo de TES*
Valoración de portafolio
X S
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EL 10%
DE
LA D
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HISTÓRICO
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Hoja
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SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA
TRANSFERIR AL ARCHIVO HISTÓ
RICOg
i INSTALACIÓN DE EQ
UIPOS DE CO
MPUTO
HARDWARE
Y SOFTWARE
*Solicitud de instalación
*Solicitud de elem
entos
*Inform
e técnico de soporte de equipos de cómputo
*Inform
e de atención a solicitudes4
' 2070
A
01II ADM
INISTRACION DE Al<T1VIRUS
*Reporte de incidencias
*Inform
e de incidencias.
28
Á
x
.
.SELECCIO
NAR EL 10% DE LA DO
CUMENTACIÓ
N PARATRANSFERIR AL ARCHIVO
HISTÓRICO
..
2070
.
80m
g SO
POR1E
YM
ANTENIMIENTO
CORRECTIVO
DELA
gl INFR
AESTRU
CTU
RA TEC
NO
LÓG
ICA
*Solicitud de soporte yfo m
antenimiento correctivo
*Inform
e de soporte*
Solicitud de equipo*
Crortograma de m
antenimiento.
*Planilla de Brigada de M
antenimiento preventivo
2
.
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA
•TRANSFERIR AL ARCHIVO
HISTÓRICO
'
PUBLICACIÓN EN SITIO
WEB
*Solicitud de publicación en sitio W
eb*
Respuesta a solicitud
*Citación
*Acta de Com
ité*
Cronograma de actividades
*Solicitud de ajustes
28
-n
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DO
CU
MEN
TAC
IÓN
PAR
A TR
AN
SFERIR
AL ARCHIVO HISTÓ
RICO
'
207021
CONECTIVIDAD EN REG
IONALES VIO
SECCIONALES
*Plan de trabajo
*Inform
e de actividades*
Formato de requerim
iento de bienes
28
,X
,T4
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR
AL ARCHIVO HISTÓ
RICO
• 207007
ANALISISDISENO Y DESARRO
LLO DE SISTEM
AS DE
*Docum
entos de Requerimientos
*Solicitud de ajustes
*Respuesta a solicitud de ajustes
e
,
XSELECCIO
NAR EL 10% DE LA DO
CUMENTACIÓ
N PARA TRANSFERIRAL ARCHIVO
HISTÓRICO
2070'34
'-
E511JU
IUS
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ICU
S P
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LL
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MO
DIFIC
AC
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DE SISTEM
AS DE INFO
RMACIÓ
N*
Solicitud de servicio*
•Estudio de viabilidad técnico•económica
Acta de reunión aprobación / rechazo
*Acta de aprobaciónActa de rechazo
28
XSELECCIO
NAR EL 10% DE LA D
OC
UM
ENTA
CIÓ
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NSFER
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REPUBLICA DE COLO
MBIA
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
TABLA DE RETENCIÓN DO
CUMENTAL
.. 1
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4.'
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,
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'
207043
•IM
PLEMENTACIÓN DE APLICACIONES PROPIAS
21
xSELECCIO
NAR EL 10% DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR
*M
anualAL ARCHIVO
HISTÓRICO
*Instructivo de instalación
*Invitación a capacitación
*Registro de asistencia a capacitación
*Solicitud de creación de cuentas de usuario
*Envío de m
edios de instalación e instructivo
*Confirm
ación de recibo de medio de instalación
*Recibo a satisfacción
MANTENIM
IENTO PREVENTIVO DE INFRAESTRUCTURA2070
56•
TECNOLÓ
GICA
2SELECCIO
NAR EL lo% DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR
*Cronogram
a de brigadas de mantenim
ientoAL ARCHIVO
HISTÓRICO
*Relación de personal de brigadas
*Autorización de ingreso de personal
*Solicitud de publicación de Banner
*Planilla de m
antenimiento preventivo
,M
ANTENIMIENTO hVO
LUTIVO DE LO
S SISTEMAS DE
207055
1 INFO
RM
AC
IÓN
ax
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUMENTACIÓN PARA TRANSFERIR
AL ARCHIVO HISTÓRICO
*Nuevo Requerim
ientos*
Informe de aplicaciones atendidas
,
207068
1 RECUPERACIÓN O RESTAURACIÓN DE INFORM
ACION2
8X
SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR
*Solicitud de recuperación o restauración
AL ARCHIVO HISTÓRICO
*Respuesta de recuperación
*Inform
e de recuperación,
SELECCIONAR EL 10% DE LA DOCUMENTACIÓN PARA TRANSFERIR2070
63PLANEACIÓ
N INFORM
ÁTICA INSTITUCIONAL
2e
xAL ARCHIVO HISTÓRICO
*Solicitud Plan inform
ático*
Plan informático
*Diagnóstico
*Plan de Trabajo
*M
atriz DOFA
*Cronogram
a de actividades
*Plan da inversión
*Acta de aprobación plan de inversiones
*Inform
e de ejecución*
Remisión de inform
e de ejelcución
CONVENCIO
NES:
ill . PROCEDIMIENTO
-Firm
a responsable :
• . SUBPROCEDIMIENTO
Jefe de Archivo
* =REG
ISTROCT =
CONSERVACIÓ
N TOTAL
Jefe de Dependencia_
E . ELIMINACIÓ
NM
= M
ICROFILMACIÓN
Fecha:
Universidad Necio al de Colombia Convenio No.295 de 2008
—
SELECC
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AR
EL 10% D
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UM
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CIÓ
N PA
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TRA
NSFER
IR A
L ARCH
IVO
HISTÓ
RICO
2050 09
ASESORÍA Y ACO
MPAÑAM
IENTO TÉCNICO
•Solicitud de asesoría
•Instructivo
•Planilla de control
•Rem
isión de solicitud
2
GENERACIÓ
N CONSO
LIDACIÓN Y ANÁLISIS DE
•INFO
RMACIÓ
N ESTADÍSTICAS*
Cronograrna de recopilación de Información
*Inform
e estadístico
*Oficio rem
isorio•
Registro de publicación en WEB
28
XSELEC
CIO
NA
R EL 10%
DE LA
DO
CU
MEN
TAC
IÓN
PAR
A TR
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SFERIR
AL AR
CHIVO HISTÓ
RICO
205040
Jefe de Dependencia
Fecha:
Jefe de Archivo
CONVENCIO
NES:
• PR
OC
ED
IMIE
NTO
SUBPFIOCEDIMIENTO
=REGISTRO
CT = CONSERVACIÓN TOTAL
E = ELIMINACIÓ
NM
= MICRO
FILMACIÓ
N
S SELE
CC
IÓN
Firma responsable:
Universidad Nacional de Colombia Convenio No.295 de 2008
205075
SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN DE LA ENTIDAD
eSELECCIONAR E
L 0% DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIR
Cronograma de actividades
AL ARCHIVO HISTÓRICO
Informes de ejecución
Plan operativo
Informe
Formato de ejecución de planes de acción u operativos
Informe sobre seguim
iento
Informe de gestión
Plan de acción
Justificación
Informe de ejecución final
205027
gi CONTROL DE DOCUM
ENTOS Y REGISTROS*
Citación a reunión
2SELECCIONAR EL 10%
DE LA DOCUMENTACIÓN PARA TRANSFERIR
AL ARCHIVO HISTÓRICO
Acta de reunión
Lista de asistencia
*Justificación
*Solicitud de m
ejora
*Docum
ento ajustado
205028
CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME
2
*Com
unicación no conformidad
SELECCIONAR EL 10% DE LA DOCUM
ENTACIÓN PARA TRANSFERIRAL ARCHIVO
HISTÓRICO
Registro control de no conformidades
Plan de mejoram
iento
Comunicación de solución de no conform
idad
PR
OC
ESO: P
LAN
EAC
IÓN
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