2015 utn - parte 1 - introduccion - planificacion
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Administración de Proyectos
UTN Regional Mendoza.
La presente unidad de Administración de Proyectos trata de ofrecer una visión introductoria a las técnicas básicas de gestión de proyectos y al uso de software para su aplicación.
El curso está compuesto por 4 temas, el primero de los cuales es una breve introducción a la gestión de proyectos.
El tema 2 está dedicado a la primera de las fases, la planificación, que básicamente consiste en definir perfectamente el proyecto a realizar. Ésta es una fase muy importante y el éxito o fracaso del proyecto depende de llevarla a cabo correctamente.
En el tema 3 se presenta la fase de programación. El objetivo de dicha fase es obtener el calendario de ejecución del proyecto, para lo cual se estudia el método del camino crítico, diagramas de redes y conceptos básicos en la programación de proyectos.
El último tema se dedica a la fase de seguimiento y control, que consiste en ir comparando los datos reales de ejecución del proyecto con los previstos, obtenidos en las etapas anteriores.
En el curso se presentará brevemente el uso de MS PROJECT, un software de gestión de proyectos. En el mercado hay una gran diversidad de paquetes de software de gestión de proyectos, de diversas gamas y precios y también por supuesto software de libre distribución y gratuito.
TEMA 1
Breve introducción
a la gestión de
proyectos
https://www.youtube.com/watch?t=10&v=sMj8O01HlvM
¿Qué es un proyecto?
“Es un esfuerzo único y planificado para producir resultados específicos dentro de
unos límites de tiempo, coste y calidad previamente definidos y autorizados”
“Es un esfuerzo temporal para crear un bien o servicio único” PMBoK
Idea
Problema
Oportunidad
Gap
Producto o
Servicio único PROYECTO
Algunos ejemplos
Algunos ejemplos de proyectos
Lanzamiento de un nuevo producto.
Construcción de una nueva planta.
Realización de un viaje.
Desarrollo de un programa de entrenamiento.
Instalación de un nuevo software.
Proyectos educativos, sociales, de investigación y desarrollo,
escolares, de inversión, comunitario, organizacionales, productivos,
tecnológicos, etc.
Qué es la Administración de Proyectos?
“…la administración de proyectos es la aplicación de habilidades,
herramientas y técnicas para lograr de manera eficaz la realización
del mismo…” PMBoK
Características de un proyecto:
Busca alcanzar uno o varios objetivos.
Se lleva a cabo con personas.
Actividades planificadas, ejecutadas y controladas.
Disponibilidad limitada de recursos.
Limitado en el tiempo. (Temporalidad)
Resultado único. (Unicidad)
El Proceso Administrativo.
INFORMACIÓN CONTROLAR ORGANIZAR
DIRIGIR
Y
COORDINAR
PLANIFICAR Planear, es la primera función
administrativa; que sirve de
base a las demás
Es la acción de
tomar decisiones
para el futuro PERO
no es un acto, es un
proceso.
Fases
1. Determinación de
Objetivos
2. Toma de decisiones
3. Elaboración de planes
4. Acciones empresariales
vinculadas
•Jerarquía de objetivos:
• Objetivos organizacionales
• Objetivos de la división
• Objetivos del departamento
• Objetivos operacionales
• El resultado es una red jerárquica e
integrada que orienta la acción de la
organización en dirección de los objetivos
organizacionales.
•Debemos “tomar decisiones” para
conseguir los objetivos fijados. Ello
implica un “proceso” de comparar
alternativas posibles y elegir las más
adecuadas.
• Etapas: Diagnóstico – Alternativas
posibles – Evaluación de alternativas –
Selección – Ejecución (Resultados)
•Diferentes Tipos de Planeación
Administración de proyectos
“la administración de proyectos es la aplicación de habilidades, herramientas y técnicas para lograr de manera eficaz la realización del mismo” PMBoK
Triple Restricción. Los tres factores que determinan un proyecto son:
Alcance
Costos Tiempo
La modificación de cada
una de ellas tiene un
claro impacto en las
otras dos
Es imposible fijar
arbitrariamente todas las
variables de la restricción
triple; alguna de esas variables
terminará ajustando por sí sola.
Qué es la dirección de Proyectos
Dirigir un proyecto, por lo general, implica:
• identificar requisitos,
• abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según
se planifica y efectúa el proyecto,
• equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros
aspectos, con:
-el alcance,
-el cronograma,
-el presupuesto,
-la calidad,
-los recursos y
-el riesgo.
El proyecto específico influirá sobre las restricciones en las que el director del proyecto
necesita concentrarse.
La relación entre estos factores es tal que si alguno de ellos cambia, es probable que al
menos otro se vea afectado.
El cliente desea una casa con 3 habitaciones, cochera y terraza.
El contratista realizó los cálculos y su oferta fue: $500.000 y entrega en 9 meses.
Pero el cliente dice: “Entrega en 9 meses, no me sirve. La necesito en 6 meses“
Frente a esta situación la variable de la restricción triple que se ajusta podría
ser el costo.
El contratista responde: "Lo que Ud. me pide es viable si agrego más personal,
maquinarias y trabajamos 24 hs por dia“. La oferta se incrementará a $750.000”
RESTRICCIÓN TRIPLE AMPLIADA
El cliente puede responder: “No es posible, ni siquiera
puedo pagar los $500.000. Necesito que termine en 6 meses
y dispongo de un presupuesto máximo de $300.000”
Lo que puede ajustarse frente a esta situación será el
alcance.
El contratista podría responder: "Dado el corto tiempo y
escaso presupuesto puedo ofrecerle una casa con 2
habitaciones"
Estructura del ciclo de vida del proyecto
Los proyectos varían en tamaño y complejidad.
Todos los proyectos, sin importar cuán pequeños o grandes, o cuán
sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente
estructura del ciclo de vida:
-inicio,
-organización y preparación,
-ejecución del trabajo y
-cierre.
Ciclo de vida del proyecto
Podemos definir distintas fases por las que de forma secuencial y en el tiempo
pasa el Proyecto, desde la idea inicial hasta la finalización de todas las
actividades.
En general podemos
hablar de:
Concepción.
Planificación.
Implementación.
Finalización.
Ciclo de vida del proyecto
La transición de una fase a otra,
normalmente implica alguna
forma de transferencia técnica.
Los productos entregables de
una fase se revisan para
verificar si están completos, si
son exactos y se aprueban antes
de iniciar el trabajo de la
siguiente fase.
Administración de Proyectos
La administración de proyectos es la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para
cumplir con los requisitos del mismo.
Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los
procesos de la dirección de proyectos, agrupados lógicamente en 5
grupos.
Estos 5 grupos de procesos son:
Iniciación,
Planificación,
Ejecución,
Seguimiento y Control
Cierre.
Procesos de la Dirección y Gestión de Proyectos
Procesos de Administración de Proyectos
Evolución del nivel de actividad de los procesos
El ciclo de vida del proyecto
Los grupos de procesos no son fases del proyecto.
Cuando el proyecto está dividido en fases, los grupos de
procesos interactúan dentro de cada fase.
Cuando proyectos complejos son separados en sub-
proyectos o fases diferenciadas, como por ejemplo
estudio de viabilidad, desarrollo conceptual, diseño,
prototipo, construcción, prueba, etc, por lo general, todos
los grupos de procesos se repetirán en cada fase.
Como administrar un proyecto
Una vez definido el PLAN
a) Se debe controlar si el triple objetivo se cumple.
b) Analizar las causas del desvío y los planes alternativos para
mitigarlos
c) Redefinir el plan
Herramientas de Gestión de Proyectos
a) Diagrama de Gantt.
b) Critical Path Method
c) Erned Value Managment
MS Project
Primavera IT
Oracle Fusion ProjectMgmnt
Artemis
Project Office (antes
Primavera Project Planner).
La Importancia de un Plan
¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE UN PLAN?
La PLANIFICACIÓN tiene su origen en la guerra.
También se afirma que el primer texto sobre el particular fue el arte de la guerra del
filósofo y militar chino Sun Tsu escrito hace más de 2500 años que habla de:
“... analizar cuidadosamente los hechos pasados y las razones de su fracaso…”
“…hacer un balance de los beneficios y perjuicios que han traído...”
“…estudiar la situación en presente y sus aspectos buenos y malos, explotar las buenas
oportunidades en tanto se pueda, y evitar todo lo que pueda causar pérdidas y
fracasos…”
“… estudiar el futuro, preparase bien para aprovechar las buenas oportunidades y estar
atento contra todo lo que teme"
Al finalizar la segunda guerra mundial, las empresas comenzaron a darse cuenta de
algunos aspectos que no eran controlables: la incertidumbre, el riesgo, la inestabilidad y
un ambiente cambiante. Surgió, entonces, la necesidad de tener control relativo sobre los
cambios rápidos. Como respuesta a tales circunstancias los gerentes comienzan a utilizar
la planificación estratégica
Clasificaciones de la Planificación
Existen diversas clasificaciones acerca de la planificación. En este
curso veremos dos tipos básicos de planificación:
La planificación estratégica está diseñada para satisfacer las
metas generales de la organización mientras la planificación
operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes
estratégicos en el quehacer diario.
Los planes estratégicos y los planes operativos están vinculados a
la definición de la misión de una organización y a la meta general
que justifica la existencia de una organización. Los planes
estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su
horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle.
Proceso de Administración de Proyectos
1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Cómo se define un proyecto?
3. ¿Cuál es el proceso de administración de proyectos?.
4. ¿Que se debe tener en cuenta al momento de administrar un
proyecto? Explique la triple restricción.
5. ¿Qué implica dirigir un proyecto?
6. Fases del ciclo de vida de un proyecto.
7. Como administrar un proyecto. La importancia de un plan.
Explique
Administración de Proyectos:
TEMA 2
Planificación de
proyectos
El error de los ingenieros a cargo de la
construcción del puente basculante
sobre el río Cau Cau, en Valdivia, no pasó
desapercibido en las redes sociales.
Y es que un puente que quede con sus
brazos al revés no es algo que suceda
comúnmente, menos aún cuando el error
tiene en juego una cantidad importante
de millones de dólares.
La constructora, Azvi, es una empresa
española especializada en construcción
de carreteras, ferrocarriles, puertos y
aeropuertos, con presencia en Portugal,
México, Brasil y Rumania.
[Martes 7 de Enero de 2014] Puente Cau
Cau: Debía ser el primer puente levadizo
de Chile sobre un río de la ciudad sureña
de Valdivia pero ante la estupefacción de
los ciudadanos sus plataformas móviles
fueron instaladas al revés y su
inauguración deberá esperar.
El error, profusamente comentado con
ironía en las redes sociales, fue
reconocido por el presidente Sebastián
Piñera.
Las fechas
representan el
flujo de
información.
Como planificar un proyecto
La Planificación de un proyecto es gradual y siempre se debe
hacer foco en lo planeado vs. lo que se está ejecutando.
Etapas :
a) Planificación estratégica: al inicio del Proyecto (PEP)
b) Planificación táctica: durante la fase de planificación e inicio de la
ejecución ( master plan)
c) Planificación operativa: durante la ejecución (programa y control)
Tipos de Planificación
Según el impacto que tiene en el proyecto
Planificación Estratégica
Planificación Táctica o Programática
Planificación Operativa
Según el alcance
en el tiempo: • Largo plazo
• Mediano
plazo
• Corto Plazo
* La Planificación Estratégica, PE, es una herramienta de gestión que permite apoyar la
toma de decisiones de las organizaciones y precisar el camino que deben recorrer en el
futuro para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr la
mayor eficiencia, eficacia, calidad en los bienes y servicios que se proveen.
* PETER DRUCKER la definía como la RESPUESTA A DOS PREGUNTAS: CUAL ES
NUESTRO NEGOCIO? CUAL DEBERIA SER NUESTRO NEGOCIO?
Misión
Disney: “Creamos felicidad al brindar el más fino
entretenimiento para personas de todas las edades, en
cualquier lugar”.
Sony: “Experimentar la alegría del progreso y
aplicar la tecnología en beneficio de las personas”.
Google: “Organizar la información mundial
para que resulte universalmente accesible y
útil”.
Microsoft: “Trabajar para ayudar a las personas y a las
empresas de todo el mundo a desarrollar todo su
potencial”.
eBay: “Proporcionar un mercado electrónico mundial en el
que prácticamente cualquier persona pueda comerciar con
casi cualquier producto, creando así oportunidades
económicas por todo el mundo”.
Nike: “Traer inspiración e innovación para
cada atleta en el mundo. Si tienes un cuerpo,
eres un atleta”. Wal-Mart: “Le ahorramos dinero para que viva mejor”.
Visión
Wal-Mart: “Ser el más eficiente operador multiformato de
bajo costo, ofreciendo a los clientes el mejor valor por su
dinero”.
McDonald’s: “Ser el mejor restaurante de comida rápida en
el mundo. Ser el mejor significa proveer calidad
excepcional, servicio, higiene y valor, de manera tal que
hagamos que cada cliente en cada restaurante sonría”.
Samsung: “Liderar la revolución de la
convergencia digital”.
General Motors: “Ser el líder mundial en productos y servicios
relacionados al transporte. Nosotros lograremos el entusiasmo de
nuestros clientes a través de la mejora continua de nuestros
productos, guiada por la integridad, el trabajo en equipo y la
innovación de nuestra gente”.
Misión, Visión y Valores Nuestra Misión: Ser un grupo líder de soluciones integrales de telecomunicaciones a nivel internacional,
proporcionando a nuestros clientes servicios de gran valor, innovadores y de clase mundial, a
través del desarrollo humano, y de la aplicación y administración de tecnología de punta.
Nuestra Visión:
Consolidar el liderazgo de TELMEX INTERNACIONAL, expandiendo su penetración en los
mercados donde opera para ser una de las empresas de más rápido y mejor crecimiento
a nivel mundial.
Nuestros Valores:
Nuestros Valores apoyan nuestra Misión y sustentan tanto nuestros Principios Empresariales
como nuestros Principios de Conducta. Nuestros Valores son las cualidades que nos
distinguen y nos orientan. Es necesario que nuestra labor cotidiana los tenga presentes
siempre, y los lleve a la práctica.
Los Valores de nuestra cultura corporativa son:
Trabajo
Crecimiento
Responsabilidad Social
Austeridad
TELMEX INTERNACIONAL
Planificación Estratégica
Misión:
La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia
de una empresa u organización porque define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa,
2) lo que pretende hacer, y
3) el para quién lo va a hacer.
Visión:
Para Jack Fleitman, en el mundo empresarial, la visión se define
como el camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de
rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de
crecimiento junto a las de competitividad
MISIÓN. Debiera responder a tres preguntas. ¿Qué se hace? ¿Cómo se
hace? ¿Para quién se hace?
VISIÓN. Debiera responder a otras tres preguntas. ¿Dónde se está? ¿A
dónde se quiere llegar? ¿Cómo se quiere llegar?
Visión: la palabra habla de ver, ver a donde querés llegar o a donde te
encaminás como persona o como organización, implica destino y propósito.
Misión: cómo llegar a la meta, la palabra habla de compromiso con el
objetivo o las metas planteadas.
Planificación Estratégica
Planificación, programación y control del proyecto
Planificación del proyecto: 1. Establecer los objetivos.
2. Definir el proyecto.
3. Establecer necesidades.
4. Organizar el equipo.
Programación del proyecto: 1. Asignar recursos a las actividades
2. Relacionar actividades entre sí.
3. Reprogramación regular.
• Estimaciones de tiempo y coste.
• Presupuestos.
• Planos de ingeniería.
• Diagramas de los flujos de caja.
• Detalles de la disponibilidad de recursos
• Cronogramas
• Diagramas Milestone.
• Cash Flow.
Control del proyecto: 1. Controlar los recursos, costos, calidad y
presupuestos.
2. Revisar y cambiar los planes.
3. Variar los recursos/Mitigar atrasos
Informes:
• Presupuestos.
• Actividades Retrasadas.
• Avances.
Antes del proyecto Durante el proyecto
Planificación
1. ¿Cómo planificar un proyecto?
2. Tipos de planificación en función del impacto y objetivos ó según alcance en el
tiempo
3. Definir términos: MISIÓN – VISIÓN – VALORES – ESTRATEGIA – METAS Y
OBJETIVOS – ACCIONES Y TAREAS
4. Planificación, programación y control del proyecto. Detallar cada una.
*CAPÍTULO 7. Gestión de los Costes del Proyecto. PMBOK
*Jornadas de Gerencia de Proyectos. A. F. Gómez
*Pérez Gorostegui, E. Introducción a la Administración de Empresas. Madrid. 2001
*Luque de la Torre et al. Curso Práctico de Economía de la Empresa. Madrid 2001.
*Gestión. Univ. Del CEMA . Ing Pedro del Campo
*Global Project Managment
*CURSO TALLER FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
*Dirección de la producción. Curso 2006-2007
*Master en Evaluación de Proyectos. ITBA – UCEMA. Programación de Proyectos
*Jesús Peral. Executive MBA IE Business School
*Gracias QUINO!
*Gracias DILBERT by Scott Adams
*Gracias Fermin de Rojas
BIBLIOGRAFIA
MUCHAS GRACIAS A LOS AUTORES POR
PERMITIRNOS COMPARTIR ESTA
EXPLOSIÓN DE CONOCIMIENTO
!!!!
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