ALUMNOS EN ESTADO “SIN CONTINUIDAD”

En SIMAT, los alumnos que aparecen en estado SIN CONTINUIDAD son los que el sistema no pudo promocionar bien, ya que no había cupo en el grado al cual pasaba, o no estaba bien el modelo educativo, o no existía el grado en la sede. Para corregir esta situación: Deben Ingresar por el Menú Matrícula – Novedades. En la pantalla que sale deben digitar únicamente los apellidos y nombres del alumno a verificar y clic en BUSCAR (lupa).

Entonces el sistema muestra el alumno detallando el año, estado, municipio, institución y sede. Es indispensable MATRICULARLO o TRASLADARLO o RETIRARLO (si ya no pertenece a la institución). Para todos los casos, se hace clic sobre el botón NOVEDADES que está al frente del alumno

1. Para MATRICULARLO: En el campo Nuevo Estado seleccionar MATRICULADO y se le dice la sede que corresponda, jornada, grado y grupo en que lo va a matricular y clic en GUARDAR.

2. Para TRASLADARLO: En el campo Nuevo Estado seleccionar TRASLADADO y se le dice la institución para la cual va el alumno, el modelo educativo y el motivo del traslado y clic en GUARDAR.

Recuerden: “Lo ideal al liberar un alumno es hacerle TRASLADO a la institución para la cual va, pero si no saben cuál es, entonces se debe RETIRAR”.

3. Para RETIRARLO: En el campo Nuevo Estado seleccionar RETIRADO y se le dice el motivo del Retiro que corresponda y clic en GUARDAR.

Se debe repetir el procedimiento para cada uno de los alumnos que aparezcan en estado SIN CONTINUIDAD en cada institución educativa. IMPORTANTE • Es indispensable que para matricular a los alumnos que aparecen en estado SIN

CONTINUIDAD, se aseguren previamente que hay cupos disponibles en los grados donde van a matricular, ya que puede suceder que hacen todo el proceso y al final el sistema informa que no hay cupo.

Esto se hace, por el Menú Instituciones – Grupos, se busca la institución, la sede, jornada y grado a revisar, se hace clic en BUSCAR (lupa) para que el sistema le muestre la información de los grupos creados.

El valor que se debe cambiar para ampliar cupos es el que aparece en el campo CAPACIDAD, deben modificarlo y luego GUARDAR.

PORQUÉ AL INTENTAR MATRICULAR LOS ALUMNOS DE GRADO 6°, NO APARECEN EN LA LISTA?

Esto se debe a que en la gran mayoría de instituciones del Departamento, la secundaria está en una sede y la primaria está en una o varias sedes de la misma institución. Entonces cuando se hizo la promoción, los alumnos de grado 5° quedaron promocionados a grado 6° en las mismas sedes y como allí no hay grado 6°, los alumnos quedaron en un estado en el sistema que se llama SIN CONTIUIDAD (SC). Para solucionar esto, se deben TRANSFERIR los alumnos de la sede en donde estaban en 5° (sede origen) y pasarlos a la sede donde realmente van a cursar el grado 6° (sede destino). Esto se hace por el Menú Matrícula – Transferencias, digitar el DANE de la IE y seleccionarla, luego seleccionar la sede origen, la IE destino y la sede destino. A continuación el sistema solicita: Información de origen: (Aparece la sede origen) Año de búsqueda: 2009 Jornada: Selecciona la que corresponda Grado: Seleccionar 6° (porque los alumnos ya están promocionados a ese grado)

Grupo: No seleccionar grupo

Al seleccionar estos datos el sistema muestra en la parte inferior la lista de los alumnos que el año pasado estaban en 5° y que necesitan pasar a 6° a otra sede.

Información de destino: (Aparece la sede destino) Jornada: Seleccionar la que corresponda Grado: Seleccionar 6° (grado al que van a pasar) Grupo: Seleccionar el grado correspondiente

Entonces seleccionan cada alumno (haciendo clic sobre él) y con la flecha los van pasando al cuadro que aparece al frente.

No seleccionar grupo en el origen

Marcar los alumnos que se van a transferir y hacer clic

sobre la flecha hacia la derecha, para transferirlos

Se finaliza con GUARDAR. Deben repetir el procedimiento con cada sede de primaria que tenga la institución. El sistema debe presentar un mensaje de “Transferencia Exitosa” para cada alumno transferido. Una vez transfieren todos los alumnos de todas las sedes, debe hacer la matrícula como tal, ingresando por el Menú Matrícula Matricular, y entonces ya les aparecen los alumnos en la lista del grado 6°.

PORQUÉ AL INTENTAR MATRICULAR LOS ALUMNOS DE OTROS GRADOS, NO APARECEN EN LA LISTA O NO APARECEN TODOS ?

Esta situación se presenta debido a que las Proyecciones de cupos no fueron muy ajustadas apareciendo varios casos: - Los cupos proyectados no fueron suficientes para algunos grados, entonces por ejemplo proyectaron 10

cupos para grado 2°, pero en 1° el año pasado venían 12 alumnos, lo que ocasiona que al hacer la promoción solamente hubo cupo para 10 y 2 quedaron SIN CONTINUIDAD.

- Las proyecciones fueron creadas en modelos educativos que no corresponden, por ejemplo las sedes que

manejan Escuela Nueva, todos los grados debían ser escuela nueva y no que el Grado 0 estuviera en Educación Tradicional. Al hacer la promoción el sistema no los pudo pasar por la diferencia de metodología (o modelo educativo) entonces quedaron en estado SIN CONTINUIDAD.

- Los alumnos que estando en la misma sede, pasaron de 5° a 6°, de 9° a 10°, donde la metodología también

cambia, por ejemplo de Escuela Nueva (5°) a Postprimaria o Telesecundaria (6°), o Postprimaria o Telesecundaria (9°) a Educación Tradicional (10°), también al hacer la promoción quedaron en estado SIN CONTINUIDAD.

Todos estos casos se solucionan con el mismo procedimiento del numeral anterior, hacer TRANSFERENCIA, de la misma forma que se explicó en el primer punto, la única diferencia sería que la sede origen y la sede destino es la misma, y el grado origen siempre será al cual fueron promocionados los alumnos, no en el que estaban en año pasado. Luego deben hacer la Matrícula.

PORQUÉ NO APARECEN EN LA LISTA DE MATRICULA LOS ALUMNOS NUEVOS? Los alumnos nuevos que fueron inscritos, deben asignárseles el cupo porque las inscripciones son a nivel de institución pero no se sabe en qué sede van a estar. Ingresar por el Menú Inscripciones – Asignación Rector, digitar el DANE de la institución, luego el sistema pide el grado y modelo educativo al cual hicieron inscripciones (normalmente grado 0°) y hacen clic en BUSCAR. Entonces aparece la lista de inscritos, deben para cada alumno hacer clic en la columna “Asignar” y seleccionar la sede, jornada y grupo, finalizando con GUARDAR. Luego deben hacer la matrícula como tal, ingresando por el Menú Matrícula Matricular, y entonces ya les aparecen los alumnos en la lista. Si al hacer este procedimiento los alumnos inscritos no aparecen, puede ser que no quedaron INSCRITOS o están en un grado o modelo diferente al que están buscando. Entonces deben generar un reporte de inscripciones para revisar quiénes están inscritos.

COMO INSCRIBO ALUMNOS QUE SON NUEVOS Y HASTA AHORA LOS VOY A INCLUIR EN EL SISTEMA?

En este momento los alumnos nuevos para su institución deben incluirlos por el Menú Estudiantes – Registros de Estudiantes. Pero recuerden que en SIMAT solamente se pueden registrar los que ingresan por primera vez al Sistema Educativo es decir que básicamente los que ingresan a preescolar porque los que vienen de otras instituciones seguramente ya están en el sistema y a sus instituciones deben llegar es como Trasladados. Para esto deben consultar si el alumno está o no en el sistema y si está en qué estado aparece. Pueden hacerlo por 2 opciones: Menú Estudiantes – Consultar Alumnos o Menú Matricula – Novedades, digitan nombres y apellidos y clic en BUSCAR (la lupa). Si se ingresa por el Menú Matrícula – Novedades. En la pantalla que sale deben digitar únicamente los apellidos y nombres del alumno a verificar y clic en BUSCAR (lupa).

Entonces el sistema muestra el alumno detallando el año, estado, municipio, institución y sede.

- Si aparece en estado RETIRADO, TRASLADADO O SIN CONTINUIDAD en su institución, puede matricularlo, haciendo clic en el botón Novedades y en el campo Nuevo Estado seleccionar MATRICULADO y se le dice la sede, jornada, grado y grupo en que lo va a matricular en su Institución. Y GUARDAR.

- Si aparece en otro estado u otra institución, entonces no puede matricularlo y deben comunicarse con la

institución donde está registrado para solicitar que lo liberen. Deben estar pendientes y consultar cuando lo liberen para matricularlo en su institución. El alumno se encuentra liberado si está en estado RETIRADO o TRASLADADO a su institución.

CÓMO LIBERAR ALUMNOS QUE YA NO ESTÁN EN MI INSTITUCIÓN?

Lo ideal al liberar un alumno es hacerle el TRASLADO a la institución para la cual va, pero si no saben cuál es entonces se debe RETIRAR. Pueden hacerlo por Menú Matricula – Novedades, digitan nombres y apellidos y clic en BUSCAR (la lupa), entonces el sistema lo muestra y activa el botón Novedades entonces hace clic sobre el botón y en el campo Nuevo Estado: - Si saben para dónde va, se selecciona TRASLADADO y se le dice el código DANE de la institución, el modelo educativo, el motivo del Traslado y se GUARDA. - Si no saben para dónde va, se selecciona RETIRADO, se selecciona el motivo del Retiro y se GUARDA. COMO AMPLIAR LOS CUPOS DE UN GRADO? Por el Menú Instituciones – Grupos, se busca la institución, la sede, jornada y grado a revisar, se hace clic en BUSCAR (lupa) para que el sistema le muestre la información de los grupos creados.

Si necesitan mas cupos deben cambiar el valor que aparece en el campo CAPACIDAD aumentándolo de acuerdo a la necesidad. En esta parte también se puede cambiar el modelo educativo si es necesario. Este proceso debe hacerse para cada sede y cada grado requerido, El sistema debe arrojar el mensaje “Exitoso” al inicio del grupo modificado. De esta forma también pueden crear grupos (NO GRADOS), si por el número de alumnos requieren grupos adicionales. Estando en la pantalla donde se muestra del grupo, se hace clic en AGREGAR y se debe digitar todos los datos que pide el sistema, y Guardar.

El sistema debe arrojar el mensaje “Exitoso” al inicio del grupo creado. MENÚ MATRÍCULA - MATRICULAR

Esta opción permite matricular un grupo de estudiantes.

Digite el Código DANE de la Institución, y Oprima el botón Buscar Instituciones. Una vez se ha seleccionado una institución podrá seleccionar una Sede

Seleccionado la institución y seleccionada la Sede se ingresará la información de año, jornada, grado y grupo a matricular y BUSCAR (lupa).

El sistema presenta una pantalla con los alumnos que se encuentran en los estados: Prematriculado, Promocionado, Asignado, Matriculado, Reprobado. Los alumnos que fueron objeto de TRANSFERENCIA aparecen en estado ASIGNADO.

El sistema coloca por defecto el estado “MATRICULADO”.

El cuadro Seleccionar que se encuentra a la izquierda de cada estudiante debe marcarse para seleccionar los estudiantes que se van a matricular o a retirar. Oprimiendo el botón guardar el sistema registrará los cambios de estado. Es importante aclarar que si un estudiante es repitente, es decir que reprobó el mismo grado en el año anterior, se encontrará marcada la columna R, que significa que el alumno es matriculado repitente En esta pantalla también es posible cambiar de estado y marcar los alumnos que se encuentran en estado retirado, seleccionando en la lista “Estado” Retirado aparecerá una nueva columna para marcar el motivo del retiro.

Una vez seleccionados los alumnos, oprima el botón Guardar. Los alumnos quedan en el estado definido. El sistema presenta el listado de alumnos y en la columna mensaje el resultado del proceso:

El icono permitirá generar un reporte de matrícula de los estudiantes que están en estado matriculado en ese momento. El formato del reporte es el siguiente:

ASIGNACIÓN CUPOS RECTOR Esta opción permite al rector de la Institución realizar la asignación de los cupos de acuerdo con la disponibilidad y con la priorización de los estudiantes realizada previamente, así como su consulta y anulación. Dentro del menú de Inscripciones, usted encontrará la opción “Asignación Cupos Rector”. Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla

En esta pantalla es posible realizar la búsqueda y selección de la Institución para la cual se realizará la asignación de cupos por el rector. Digite el código DANE y presione el botón Buscar Instituciones. Se presentará la siguiente pantalla

En esta pantalla debe seleccionar la Institución para la cual se realizará la asignación de cupos por el rector. Se presentará la siguiente pantalla

En esta pantalla es posible buscar los alumnos para los cuales se desea asignar cupo. Para ello seleccione el grado y metodología para los que va a asignar los cupos. Seleccione el Grado y Metodología. Oprima el botón Buscar. Se presentará la siguiente pantalla

En esta pantalla aparecen los alumnos que en su inscripción seleccionaron dentro de sus preferencias la Institución y para los cuales se desea asignar cupo. Para ello se debe seleccionar Sede, Jornada y Grupo, marcar la casilla Seleccionar y oprimir el botón Guardar.

ANULAR ASIGNACIONES Esta opción permite REVERSAR la asignación de cupos a los estudiantes que se encuentran matriculados en el sistema. Dentro del menú de Inscripciones, usted encontrará la opción “Anular asignaciones”. Al ingresar a esta opción se presenta la siguiente pantalla

En esta pantalla es posible realizar la búsqueda y selección de la Institución para la cual se realizará la anulación de la asignación de cupos. Digite el código DANE y y presione el botón Buscar Instituciones. Se presentará la siguiente pantalla

En esta pantalla es posible seleccionar la Institución para la cual se realizará la anulación de la asignación de cupos. Se presentará la siguiente pantalla

Marcar

Seleccionar la sede jornada y grupo en

que se asigna el cupo a cada alumno

En esta pantalla se debe definir el grado y modelo educativo para los cuales se anula la asignación de cupos. Seleccione el Grado y el Modelo y oprima BUSCAR (lupa). Se le presentará la siguiente pantalla

En esta pantalla es posible seleccionar el alumno para el cual se anulará la asignación de cupo. Una vez seleccionado el alumno al que se desea anular la asignación de cupo, marque la casilla “DesAsignar” y presione el botón Guardar. Con esto quedará anulada la asignación del cupo y el alumno pasará a estado Inscrito. Entonces puede proceder a asignarle nuevamente el cupo en la sede, jornada y grupo correspondiente.

En esta pantalla se presenta el resultado del proceso de anulación de la asignación de cupos. Esta información se encuentra en el campo “Mensaje”.

TRANSFERENCIAS Dentro del menú de Matrícula, usted encontrará la opción “Transferencias”. Esta opción permite realizar transferencia de alumnos entre instituciones, sedes, jornadas, grados, grupos. Es decir permite pasar alumnos de una institución, sede, jornada, grado, grupo origen a una institución, sede, jornada, grado, grupo destino Al ingresar a esta opción usted deberá seleccionar la institución y sede de origen, es decir, donde están los alumnos a transferir y luego deberá seleccionar la institución y sede destino, es decir a donde desea pasar los alumnos, realizada esta selección se le presentará una pantalla como esta:

Se deben cumplir estas reglas:

1. La institución destino debe tener creada: Institución, sede, jornada, grado, grupo. 2. Debe existir saldo de cupos en el grupo al cual desean pasar los alumnos (grupo destino).

a. (Cupos – asignados > 0) 3. Los alumnos a los cuales se les puede hacer transferencia serian los que estén en estado:

b. Reprobado c. Promocionado d. Prematriculado e. Asignado f. Matriculado g. Sin Continuidad

Los alumnos que se pasen al grupo destino quedan en estado asignado por transferencia, en la institución, sede, jornada, grado del grupo destino, los cupos de la institución destino serán disminuidos.

Ejemplo práctico Digite el código DANE de la institución origen y presione el botón Buscar Instituciones. Se presentará la siguiente pantalla

Seleccionar la Institución de la cual se realizará la transferencia de los estudiantes, y luego seleccionar la sede.

El sistema permite la selección de la institución destino a la cual se enviaran los alumnos a transferir. Se presentará la siguiente pantalla.

En esta pantalla es posible definir la institución destino a la cual se van a transferir los alumnos. Digitar el DANE y oprimir el botón buscar instituciones.

En esta pantalla es posible seleccionar la sede a la cual se van a transferir los alumnos.

En esta pantalla es posible seleccionar la jornada, el grado, el grupo tanto para la institución origen como para la institución destino y los alumnos a transferir. Una vez se seleccionan todos los datos solicitados, aparece el listado de alumnos a transferir en la lista Alumnos del Grupo y páselos a la lista alumnos seleccionados usando la flecha usando la flecha

Si desea quitar alumnos de la lista Alumnos seleccionados, seleccione el alumno y páselo usando la flecha

Oprima el botón guardar. El sistema presenta el resultado de la transferencia.

Después de transferir un alumno este queda en estado ASIGNADO, es necesario realizar el proceso de matricula, por el Menú Matrícula - Matricular.

REPORTES INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS NUEVOS Esta opción permite generar reportes de inscripciones de forma detallada o consolidada. Dentro del menú de Reportes, usted encontrará la opción “Inscripción de alumnos nuevos”.

Al seleccionar la opción se presenta la siguiente pantalla:

Seleccione CONSOLIDADO DE INSCRIPCIONES. Se presentará la siguiente pantalla

Digite la información necesaria para generar el reporte. Año 2010 y el Código de DANE de la Institución para la cual se generará el reporte consolidado de inscripciones Oprima los botones verificar y PDF El reporte es enviado a procesos por lotes.

Observará la siguiente información en el reporte:

Si elige el reporte DETALLADO DE INSCRIPCIONES, este mostrará una lista detallada con cada uno de los alumnos inscritos en la Institución seleccionada, en el cual se indica el grado al que se inscribe el alumno, el modelo educativo, tipo de documento y número único de identificación, apellidos y nombres, estado y número de documento.

Digite la información necesaria para producir el informe, Año 2010 y el Código DANE, Oprima el botón VERIFICAR y PDF. El reporte es enviado para procesamiento por lotes

Observará la siguiente información

NOTA: Manual proporcionado por la Secretaria Educación de Boyacá