alt-pro-001 control de documentos

ALTAMONTAA PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

Cdigo: ALT-PRO-001

Versin: 05

Fecha: Abril 2009

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PROPIEDAD INTELECTUAL: No reproducir este documento sin consentimiento de ALTAMONTAA

1. OBJETIVO

Definir el procedimiento para el control de la documentacin generada por el Sistema de Gestin Ambiental, a fin de asegurar la disponibilidad y la proteccin de la informacin; respecto a la elaboracin, identificacin, revisin, aprobacin, distribucin y actualizacin de los documentos correspondientes a los diversos procesos de la organizacin.

2. ALCANCE

Se aplica a todos los procesos del Sistema de Gestin Ambiental.

3. DEFINICIONES

Lista Maestra de Control de Documentos: Lista que contiene toda la documentacin y datos vigentes de los documentos tanto de origen interno como externo del Sistema de Gestin Ambiental.

Lista de Distribucin de Documentos: Lista que detalla la distribucin y los responsables de la documentacin de la lista maestra. Documento de control de la distribucin de los documentos.

Documento Interno: Es la informacin o datos que posee o elabora la empresa a travs de papel, disco magntico, ptico o electrnico.

Documento Externo: Documento que es generado fuera del Sistema de Gestin Ambiental de la organizacin, que debe ser controlado porque su aplicacin tiene incidencia en la calidad, en la seguridad y salud.

Documento Obsoleto: Documento que no es vlido para ser utilizado en ningn proceso del Sistema de Gestin Ambiental, debido a que se han generado nuevas versiones mejoradas, este documento esta identificado con el sello DOCUMENTO OBSOLETO.

Copia Controlada: Copia impresa del documento original autorizada para su uso dentro del Sistema de Gestin Ambiental, la cual est identificada con el sello COPIA CONTROLADA

4. REGISTROS

Lista Maestra de Control de Documentos ALT-FOR-034 Constancia de Distribucin de Documentos ALT-FOR-035 Lista de Distribucin de los Documentos ALT--FOR-036

5. PROCEDIMIENTO

5.1 Control de los documentos internos Los documentos internos a ser controlados son: Manual del Sistema de Gestin Ambiental, Procedimientos, Planes, Hojas Tcnicas, Catlogos, Descripcin de Puestos de Trabajo, Instructivos, Cartillas, PETS, Formatos y otros documentos.

5.1.1 Elaboracin, modificacin y eliminacin del documento

La propuesta de elaborar o modificar un documento interno puede ser sugerida por todo el personal de Altamontaa en cualquier momento, mediante comunicacin a su jefe inmediato quien a su vez lo coordina con el personal involucrado en el proceso. La creacin, modificacin o eliminacin de documentos se realiza en caso se presente modificaciones en las operaciones, procesos o actividades. Antes de realizar los cambios a la documentacin, la propuesta debe ser evaluada tomando en cuenta los siguientes criterios:

El proceso o actividad a documentar influye en la calidad? El proceso o actividad no est suficientemente incluida en otro documento? Existe algn riesgo potencial para la seguridad o la salud que no est suficientemente controlado? El control de dicho riesgo no est suficientemente incluido en otro documento? La propuesta simplifica o mejora el mtodo anterior?


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Fecha: Abril 2009

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Cuando sea necesario modificar un documento interno, el responsable del proceso debe solicitar el documento vigente va correo electrnico a la Jefatura de Medio Ambiente. Los cambios o modificaciones, realizados respecto a la versin anterior, deben ser identificados en el documento con letra negrita-cursiva; en caso se elimine un prrafo, debe de colocarse en su lugar el smbolo (#). Todo cambio en el documento es realizado por el Jefe o Supervisor responsable del proceso e implica una nueva versin del documento, con una nueva fecha de emisin. En caso se identifique la necesidad de elaborar un nuevo documento, el responsable del proceso debe solicitar cdigo de documento al personal de Medio Ambiente, quien asignar cdigo segn la Tabla de Codificacin de Documentos y la TRN-FOR-034 Lista Maestra de Control de Documentos. La elaboracin de un nuevo documento debe realizarse de acuerdo al Instructivo TRN-INS-002 Elaboracin de Documentos.

Tabla de Codificacin de Documentos

ORGANIZACIN TIPO DE DOCUMENTO CORRELATIVO

TRN

MAN = Manual PRO = Procedimiento INS = Instructivo PET = Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro DAT = Documento Asociado al Trabajo PLA = Plan FOR = Formato IPER = Formato especial PT = Descripcin de Puesto de Trabajo

Nmero consecutivo de tres dgitos

As mismo cuando se requiera eliminar un documento, el Jefe o Supervisor responsable del proceso debe comunicar a la Jefatura de Medio Ambiente para que autorice su eliminacin. Todos los cambios realizados a los documentos internos conllevan a la actualizacin de la TRN-FOR-034 Lista Maestra de Control de documentos.

5.1.2 Revisin del documento

El responsable de la elaboracin o modificacin del documento coordina su revisin con el personal involucrado en el proceso, de ser necesario el documento final es enviado va correo electrnico al personal para la revisin final en lo referente a contenido, formato y estructura.

En caso de encontrarse observaciones al documento, se coordinar con el Jefe o Supervisor responsable del proceso para realizar las modificaciones que se consideren necesarias. De no existir observaciones el documento contina el proceso regular.

5.1.3 Aprobacin y autorizacin del documento

Una vez revisado el documento, el responsable de la elaboracin o modificacin del documento enva a la Jefatura de Medio Ambiente va correo electrnico la aprobacin del documento y la autorizacin para el uso de su firma digitalizada. Todo documento interno lleva la firma del aprobador como evidencia que el documento ha sido aprobado.

En casos excepcionales la aprobacin de los documentos pueden ser evidenciados con la firma fsica del responsable de la elaboracin o modificacin del documento.

Con la aprobacin del documento, la Jefatura de Medio Ambiente autoriza a travs de un correo electrnico al personal para que proceda con la publicacin y distribucin del documento.

Los documentos originales son administrados por el personal de Medio Ambiente (documentos en fsico en carpetas, as como tambin en formato magntico) para garantizar su conservacin.

5.1.4 Publicacin y distribucin de documentos

El personal de Medio Ambiente realiza la publicacin de la documentacin aprobada cada vez que se requiera. La entrada en vigencia de los documentos es a partir de la fecha de publicacin.


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Toda publicacin de los documentos en el Portal de Aplicaciones es notificada a travs de correo electrnico a todos los involucrados.

Aquellos departamentos o secciones que requieran copias controladas en papel, deben solicitarlo a la Jefatura de Medio Ambiente con tres das de anticipacin. Toda copia controlada es identificada con un sello que indica Copia Controlada. El usuario solicitante firma la TRN-FOR-035 Constancia de Distribucin de Documentos, como evidencia de la recepcin y a su vez entrega la versin anterior del documento. Las copias en papel que no estn selladas se consideran como Documentos NO CONTROLADOS.

El control de la distribucin de los documentos se realiza en el formato TRN-FOR-036 Lista de distribucin de documentos, donde se detalla el nombre del documento y el cargo de la persona a quin se realiza la entrega de la documentacin.

Las personas a quienes se asigne una copia controlada son responsables de almacenar, mantener en buen estado y preservar la confidencialidad del documento. Cuando se realice cambio de versin en los documentos, el Jefe o Supervisor es responsable de capacitar al personal a su cargo y de verificar que todos los documentos: se encuentren en los puntos de uso asignado, se mantengan legibles, fcilmente identificables y se encuentren actualizados.

Cuando sea necesario la Jefatura de Medio Ambiente puede realizar inspecciones no programadas para verificar el cumplimiento del control documentario, los resultados de las inspecciones son informados a la Jefatura de Medio Ambiente para que en caso se identifiquen desviaciones tome las acciones necesarias.

5.1.5 Devolucin y Retiro Documentos

La devolucin de la documentacin por parte del personal se realiza en los siguientes casos:

Por retiro de la empresa

Por transferencia a otra funcin que no exige uso del documento

Las copias impresas de los documentos internos y externos que estn obsoletas son retiradas y destruidas, aquellos documentos que requieran ser conservados para fines de consulta son identificados con el sello de DOCUMENTO OBSOLETO.

Las versiones obsoletas sern guardadas por el personal del en formato magntico por un perodo de un ao para garantizar su conservacin de forma que permanezcan legibles y puedan ser recuperadas cuando sea necesario.

5.2 Control de los documentos externos

El Jefe o Supervisor es responsable de la identificacin de los documentos externos que sern utilizados durante sus actividades, los cuales deben ser comunicados a la Jefatura de Medio Ambiente para su registro correspondiente en TRN-FOR-034 Lista Maestra de Control de Documentos. As mismo son responsables de designar una zona para el archivo de los documentos externos, esto no aplica para los libros; ya que son documentos de consulta almacenados en la biblioteca de la Organizacin.

Los documentos externos a ser controlados son: Normas Tcnicas, Dispositivos Legales, Procedimientos otorgados por el cliente, Manuales y Estndares de clientes o proveedores.

El Jefe o Supervisor tiene la obligacin de mantener actualizada la documentacin externa relacionada a su proceso y de comunicar las actualizaciones realizadas a la Jefatura de Medio Ambiente, para que se actualice la TRN-FOR-034 Lista Maestra de Control de Documentos.

6. ANEXOS

Anexo 01: Flujograma


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AUTORIZADO:

APROBADO: Fecha: Firma:

ELABORADO:


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Fecha: Abril 2009

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ANEXO 01

ELABORAR O MODIFICAR UN

DOCUMENTO

ELABORAR EL NUEVO

DOCUMENTO

SOLICITUD DE CDIGO

FIN

1.2.3.4.5

CONTROL DE DOCUMENTOS

1.2

RESPONSABILIDADES

1. Jefe/Supervisor y/o Responsable del proceso

2. Jefe SIG

3. Personal SIG

4. Personal de TRANSALTISA

INICIO

Tabla de

Codificacin y

Lista Maestra

OK

AUTORIZACIN Y

APROBACIN DEL

DOCUMENTO

PUBLICACIN Y

DISTRIBUCIN

3

1.2

1. 2

Mail de aprobacin

y autorizacin de la

firma digital

SI

SINO

DEVOLUCIN DE

DOCUMENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS

EXTERNOS

4.3

NO

2.3

SE COMUNICA AL JEFE

INMEDIATO

COMUNICAR AL JEFE O

SUPERVISOR RESPONSABLE

DEL PROCESO

DOCUMENTO

NUEVO

MODIFICAR EL DOCUMENTO

SE SOLICITA VA MAIL A LA

JEFATURA SIG

1.2

TODO CAMBIO ES EN

NEGRITA Y CURSIVA Y

(#) PARA ELIMINAR

1.

11

ASIGNACIN DE CDIGO

3

TRN-INS-002

REVISIN DEL DOCUMENTO

4

RETIRO DE DOCUMENTOS

OBSOLETOS

3

1. 2

4

1

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