Allende y Manuel Acuña s/n, Edificio Pharmakon, Ramos Arizpe, Coahuila. México, C.P. 25900 Teléfonos y Fax (844) 488-3346, 488-1344, 488- 1667, 01 800 835 42 24. calidad@icai.org.mx

Servicios Generales

COMPRAS REV. 00 ICAI-DA-P-01

30/08/2011 Página 1 de 15

I. Objetivo: Proveer en tiempo y forma los materiales que el personal del ICAI requiere para la realización de sus labores.

II. Alcance: El procedimiento de compras forma parte de la estructura administrativa, su principal actividad es, proveer los materiales necesarios solicitados para llevar a cabo la operación de las actividades del personal del ICIAI. El procedimiento de compras se lleva a cabo apegado a la Ley de adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios para el estado de Coahuila de Zaragoza y de conformidad con lo dispuesto en el Presupuesto de Egresos del Estado de Coahuila para el ejercicio Fiscal 2011 (montos máximos de contratación y adquisiciones). La Dirección de Administrativa y Finanzas y el Responsable de los Servicios Generales son los responsables del control y desarrollo de este procedimiento a través del Sistema Integral de Información Financiera (SIIF) el cual es un sistema administrativo contable en proceso de implementación.

III. Definiciones: SIIF: Sistema Integral de Información Financiera. Requisición: Documento que hace mención de las cantidades y descripción de los materiales requeridos SIFF. Parámetro: Valores y limites de los montos que se tienen dentro del presupuesto del ejercicio. Proveedor: Persona Física ó Moral que ofrece sus mercancías o servicios con la calidad y eficiencia necesarios para el buen desempeño de las actividades del personal del ICAI. Padrón: Listado que muestra los proveedores autorizados por la Función Pública del Gobierno del Estado de Coahuila para ofrecer los servicios y materiales a dependencias gubernamentales Cotización: Documento que se utiliza en el departamento de compras (materiales), en el que se expresa la información (características, costo, modelo, etc.) acerca de un articulo, el cual es solicitado a los proveedores para considerar al hacer una compra. Materiales: Son los artículos que se utilizan para la realización optima de las labores del personal. Cuadro comparativo: Documento donde se concentra la información para el análisis de costo de los servicios y productos que los proveedores ofrecen con el fin de señalar los artículos ó servicios que mejor convengan SIIF. Invitación: Documento que se utiliza para solicitar a proveedores sus cotizaciones SIIF. Orden de Compra: Documento por medio del cual se solicita a proveedores la compra de los materiales y en el cual se detalla la fecha, cantidad, precio y descripción del artículo a adquirir SIIF. Solicitud de Pago: Formato incluido en SIIF para solicitar el pago de servicios o mercancías al área contable. Objeto Gasto: Listado que ordena e identifica en forma genérica, homogénea y coherente a nivel de grupos agregados en capítulos, conceptos y partidas, la demanda gubernamental de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros.

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES REV. 00 ICAI-DA-P-01

30/08/2011 Página 2 de 15

S.G.: Servicios Generales D.A.: Director de Administración Finanzas

CONVOCATORIA: Documento de aviso para participar en el proceso de Licitación y donde se establecen los requisitos y bases para poder entrar al proceso.

BASES.: Requisitos de la convocatoria donde se solicita mediante el catalogo de conceptos al CONVOCANTE en forma oportuna los bienes informáticos con las especificaciones, las cantidades que se consigna en el mismo catálogo.

DICTAMEN TÉCNICO: Documento que se emite para dar el fallo o la asignación al proveedor que ofreció la mejor oferta en las mercancías solicitadas en el Catalogo de conceptos.

ELABORACION DE CONTRATO: Formato que se utiliza para formalizar en el proceso de licitación la compra de mercancías.

IV. Responsables: La Dirección de Administración y Finanzas y el Depto. de Servicios Generales son los responsables del control y desarrollo de este procedimiento V. Referencia: Marco legal. Las leyes, lineamientos, clasificadores y códigos que son aplicables y por el cual se rige el procedimiento de compras esta en función de lo siguiente:

• Ley de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales para el Estado de Coahuila.

• Ley de adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios para el estado de Coahuila de Zaragoza

• Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Coahuila de Zaragoza

• Presupuesto de egresos del estado de Coahuila de Zaragoza para el ejercicio fiscal del año 2011.

• Clasificador del gasto.

• Reglamento interior del ICAI.

VI. Lineamientos:

Para el procedimiento del modulo de adquisiciones SIIF, se tiene un catálogo de artículos. Cada uno de los artículos está ligado a una partida presupuestal del objeto del gasto.

VII. Desarrollo:

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES REV. 00 ICAI-DA-P-01

30/08/2011 Página 3 de 15

Solicitar a la dirección

administrativa suficiencia presupuestal por el SIIF

Recepción de

mercancias.

Recepción de factura

Validación de recepción

de mercancias, se solicita pago en SIIF al

departamento contable

Recepción de cotización de proveedores, se elabora cuadro comparativo y se presenta a la

dirección administrativa para su aprobación formato ICAI-DA-F-

003

Envío de invitación a proveedores (solicitud de

cotizaciones)ICAI-DA-F-002

Recepción en servicios generales de las solicitudes autorizadas.

Recepción en la dirección de administración y finanzas la(s) solicitudes (oficio o memorándum

para su revisión y autorización.

Inicio de operación (solicitud)

Fin del procedimiento.

Modulo de adquisiciones SIIF,

elaboración de requisición ICAI-DA-F-001

Se genera orden de compra, y se envia a la dirección de administración para su

autorización.ICAI-DA-F-004

Se remite orden de compra a proveedor para su atención y envío de mercancia solicitada

SIIF Reporte de falla

Atención a servicio técnico auditoria superior del edo.

¿Falla del SIIF?

No

SiHay suficiencia presupuestal?

Si

No

Cumple con entrega

No

Si

Devolución de mercancías para su

reposición.

Esquema de flujo del procedimiento de compras SIIF Compra directa a la DA

Esquema de flujo del procedimiento de compras por invitación restringida.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios para el gobierno del estado de Coahuila

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES REV. 00 ICAI-DA-P-01

30/08/2011 Página 4 de 15

Artículo 51.- Para llevarse a cabo los procedimientos de licitaciones públicas, las convocatorias, que podrán referirse a una o más de las operaciones reguladas en este ordenamiento, se publicarán por una sola vez en uno de los diarios de mayor circulación en el municipio o la región en donde haya de ser adquirido o arrendado el bien o prestado el servicio.

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES REV. 00 ICAI-DA-P-01

30/08/2011 Página 5 de 15

Instrucciones de trabajo: El software del Sistema Integral de Información Financiera SIIF (Módulo de Adquisiciones) es una herramienta de trabajo implantado por la Auditoría Superior del Estado de Coahuila de Zaragoza en el departamento de Servicios Generales Para iniciar la sesión del Módulo de Adquisiciones de clic en el menú de inicio y elija el programa Sistema Integral de Información Financiera

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES REV. 00 ICAI-DA-P-01

30/08/2011 Página 6 de 15

Pasos para Accesar al Sistema

Teclee el Nombre del usuario que le corresponde en el cuadro de texto Nombre del usuario.

Presione la tecla Tabulador () para pasar a capturar la Contraseña en el cuadro de texto Contraseña.

Terminada la captura, haga clic en el botón Conectar y al lado izquierdo se desplegará el árbol del Sistema Integral de Información Financiera.

Seleccione el módulo en el cual desea trabajar, para realizar esta acción, dé un clic con el ratón sobre el nombre de la carpeta, como se muestra a continuación:

Concepto. Dentro del Sistema Integral de Información Financiera (SIIF), se cuenta con el Módulo de Adquisiciones. Dentro de este módulo, se tiene el catálogo de artículos. Cada uno de los artículos está ligado a una partida presupuestal del objeto del gasto. Por lo tanto, el usuario no tiene que elegir a qué partida presupuestal le corresponde cada artículo al realizar la adquisición; esa asignación se hace en forma automática. El sistema parametriza dentro los límites por montos, por objeto del gasto y por artículos para definir si es compra directa, invitación restringida o licitación pública, para que de esa forma, el procedimiento de adquisición sea prácticamente automático. Existen varios documentos involucrados dentro del Módulo de Adquisiciones principalmente:

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES REV. 00 ICAI-DA-P-01

30/08/2011 Página 7 de 15

- Requisición. ICAI-DA-F-01 - Invitación. ICAI-DA-F-07 - Cuadro Comparativo. ICAI-DA-F-08 - Orden de Compra. ICAI-DA-F-09 - Solicitud de Pago ICAI-DA-F-12

Se pueden consolidar varias requisiciones en una misma orden de compra. Además, también se pueden aceptar entregas parciales por parte del proveedor sin generar pagos, y a su vez, si se desea, efectuar pagos parciales (sin afectar el presupuesto), sobre una misma orden de compra (anticipos y pagos contra entrega). En el caso de pagos parciales, la afectación presupuestal se realiza hasta pagar el finiquito de la orden de compra.

En el caso de que el autorizado para cancelar Solicitudes, por razones justificadas, cancele una Solicitud de Pago generada por una Orden de Compra, se cancela la Solicitud de Pago y la Orden de Compra, registrando todos los movimientos presupuestales y contables en números negativos, para desafectar el movimiento, para de esta forma, regresar el movimiento. Cabe mencionar que al suceder esto, ni la Solicitud de Pago ni la Orden de Compra desaparecen, se pueden seguir consultando, pero aparecen con estatus de “cancelada”.

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES REV. 00 ICAI-DA-P-01

30/08/2011 Página 8 de 15

Descripción. Sujeto involucrado: S.G. Acciones: 1. Elabora (dentro del SIIF):

- Requisición.

Al elaborar la Requisición, deberá de incluir un monto, ya sea el monto que proporcione el sistema de acuerdo a la última compra efectuada o estimado. Como el usuario eligió artículos que están ligados a partidas del objeto del gasto, el sistema ya conoce a qué clave presupuestal va a asignar la compra. Por lo tanto, el sistema en este momento verifica la disponibilidad presupuestal.

2. ¿Existe Disponibilidad Presupuestal? En caso de no existir suficiencia presupuestal se solicita verbalmente a D.A.

2.1 El Sistema no permite generar la Requisición (si no existe disponibilidad presupuestal).

Nota: cuando no exista presupuesto para la Requisición, el sistema no borra los datos de la requisición, la mantiene guardada. La salida que tiene la dependencia es efectuar una adecuación presupuestal.

3. ¿Terminó de capturar la requisición? 3.1 Le indica al SIIF que la desea guardar, pero que no ha terminado de capturarla, así es que el SIIF le asigna

estatus de “Capturada”. 4. Guarda la requisición, y le asigna estatus “Por Autorizar”. 5. Imprime y envía a director de administración para su autorización.

- Requisición. Sujeto involucrado: Director Administración Acciones: 6. Recibe del D.A.:

- Requisición autorizada. 7. Revisa requisición, y le asigna estatus de “Autorizada”. En este momento, el SIIF compromete el presupuesto

de la dependencia, por el monto de la Requisición. 8. Selecciona proveedor(es) por tipo de familia/artículo a adquirir. Es decir, cada una de las familias de artículos

liga a los proveedores que pueden surtir esa familia, dentro del sistema. Por lo tanto, el sistema despliega en pantalla todos los proveedores que pueden surtir cada una de las familias, para su selección por el comprador.

9. Elabora y entrega al proveedor:

- Invitaciones para cotizar. El texto de la invitación es un formato que tiene el sistema, sólo cambian los datos específicos del proveedor y de los artículos. ICAI-DA-F-07

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES REV. 00 ICAI-DA-P-01

30/08/2011 Página 9 de 15

9.1 Recibe de proveedores :

- Cotización o cotizaciones de los artículos o servicios solicitados en la invitación 9.2 Captura en el sistema (cotizaciones de proveedores).

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES REV. 00 ICAI-DA-P-01

30/08/2011 Página 10 de 15

9.3 Genera:

- Cuadro Comparativo. ICAI-D.A-F-08

9.4 El D.A. elige proveedor. Para una compra de una o varias Requisiciones, el D.A. puede elegir comprarle

algunos artículos a un proveedor, otros a otro, y así sucesivamente, o inclusive, puede elegir a varios proveedores para un mismo artículo. Es decir, no necesariamente se tenga que hacer una orden de compra a un solo proveedor.

9.5 Al elegir a los proveedores y guardar el movimiento en el sistema, éste verifica la disponibilidad presupuestal, ya que el monto comprometido previamente por la Requisición puede ser menor al monto de la compra a efectuar.

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES REV. 00 ICAI-DA-P-01

30/08/2011 Página 11 de 15

Sujeto involucrado: S.G. Acciones: 10. Genera orden de compra y se envía a D.A. para su autorización. 11. Se recibe Orden de Compra autorizada

- Orden de Compra.

En este momento, el sistema compromete el presupuesto por el importe real. Es decir, cancela el comprometido previo originado por la Requisición, y crea un comprometido originado por una Orden de Compra.

12. Se envía o el Proveedor acude a recoger Orden de Compra. 13. Entrega al proveedor:

- Orden de Compra. 14. Recibe del Proveedor material incluye:

- Orden de Compra. - Factura (original )

15. ¿Cumple la entrega? Verifica la orden de compra contra la factura y el material recibido. 15.1 Aclara situación con el proveedor (en el caso de que la entrega no sea correcta). 15.2 Devolución de mercancías a proveedor para correcciones necesarias (nueva entrega) Sujeto involucrado: S-G- 16. Selecciona Orden de Compra en el sistema (teclea el número de la Orden de Compra) SIIF.

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES REV. 00 ICAI-DA-P-01

30/08/2011 Página 12 de 15

17. Realiza recepción de material en el SIIF. Este proceso consiste en darle entrada a todos los materiales solicitados,

18. Genera:

- Solicitud de Pago.

Esta Solicitud es para pagar la orden de compra. La generación es automática, ya que el sistema cuenta con toda la información necesaria para su elaboración. Se pueden generar pagos parciales de una misma orden de compra, y por lo tanto varias Solicitudes de Pago. En este momento, no se compromete el presupuesto, ya que se comprometió desde la Orden de Compra, únicamente cambia el tipo de compromiso, de orden de compra a Solicitud de Pago.

19. Se envía al Responsable de pagos:

- Solicitud de Pago. - Orden de Compra. - Cuadro comparativo - Invitación a cotizar - Requisición - Oficio o memorando - Factura. - Contrato (si existe)

Formatos:

- Formato de Requisición. ICAI-DA-F01 - Formato de Invitación. ICAI-DA-F07 - Formato de Cuadro Comparativo. ICAI-DA-F08

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES REV. 00 ICAI-DA-P-01

30/08/2011 Página 13 de 15

- Formato de Orden de Compra. ICAI-DA-F-09 - Formato de Solicitud de Pago ICAI-DA-F-

El texto de la invitación es un formato que tiene el sistema, sólo cambian los datos específicos del proveedor y de los artículos.

20. ¿Compras vía Comité de Adquisiciones? El sistema está parametrizado (por montos o por artículos) para

efectos de determinar en forma automática si la compra se debe de realizar vía Comité de Adquisiciones o en forma directa.

20.1 Recibe de proveedores (en el caso de compra directa):

- Cotización (impuesto incluido en el costo de cada artículo). 20.2 Captura en el sistema (cotizaciones de proveedores). 20.3 Genera:

- Cuadro Comparativo. 20.4 Elige proveedor(es). Para una compra de una o varias Requisiciones, el comprador puede elegir comprarle

algunos artículos a un proveedor, otros a otro, y así sucesivamente, o inclusive, puede elegir a varios proveedores para un mismo artículo. Es decir, no está cerrado a que se tenga que hacer una orden de compra a un solo proveedor.

20.5 Al elegir a los proveedores y guardar el movimiento en el sistema, éste verifica la disponibilidad presupuestal, ya que el monto comprometido previamente por la Requisición puede ser menor al monto de la compra a efectuar.

20.6 ¿Existe Disponibilidad Presupuestal? 20.6.1 Sistema no permite generar la Orden de Compra (cuando no existe disponibilidad). Sujeto involucrado: Comité de Adquisiciones Acciones: 14-21.1 21. ¿Compra vía Invitación Restringida? Es decir, si es vía Comité de Adquisiciones, puede ser Invitación

Restringida o Licitación Pública (depende de los montos). 21.1 Publica Licitación Pública en periódicos. 21.2 Recibe del proveedor en paquete cerrado:

- Cotización. Cuando es Licitación Pública, se reciben las cotizaciones en paquete cerrado, para posteriormente convocar a concurso.

21.3 Convoca a concurso. 21.4 Realiza concurso. En esta actividad, se abren los sobres en presencia de los proveedores, se realiza la

apertura técnica y la apertura económica (la apertura técnica puede ser en fechas distintas que la económica).

21.5 Efectúa Adjudicación o Fallo al proveedor (elige al proveedor). 22. Elabora y entrega al proveedor (en el caso de Invitación Restringida):

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES REV. 00 ICAI-DA-P-01

30/08/2011 Página 14 de 15

- Invitación. - Bases.

23. Recibe del proveedor:

- Cotización.

24. Captura en el sistema (cotizaciones de proveedores). 25. Genera:

- Cuadro Comparativo. 26. Elige proveedor(es). Para una compra de una o varias Requisiciones, el comprador puede elegir comprarle

algunos artículos a un proveedor, otros a otro, y así sucesivamente, o inclusive, puede elegir a varios proveedores para un mismo artículo. Es decir, no está cerrado a que se tenga que hacer una orden de compra a sólo un proveedor.

27. Al elegir a los proveedores y guardar el movimiento en el sistema, éste verifica la disponibilidad presupuestal, ya que el monto comprometido previamente por la Requisición Interna puede ser menor al monto de la compra a efectuar.

28. ¿Existe Disponibilidad Presupuestal? 28.1 Sistema no permite generar la Orden de Compra (cuando no existe disponibilidad). Sujeto involucrado: Adquisiciones Acciones: 22-29 29. Genera:

- Orden de Compra.

En este momento, el sistema compromete el presupuesto por el importe real. Es decir, cancela el comprometido previo originado por la Requisición, y crea un comprometido originado por una Orden de Compra.

30. Proveedor acude a recoger Orden de Compra. 31. Verifica en el sistema que exista dentro del catálogo de Personas Habilitadas. Consulta si es persona

habilitada para recoger orden de compra. Sugerimos que el municipio pida como requisito a sus proveedores y demás beneficiarios de pago, que le proporcionen los datos de las personas que están habilitadas para recoger cheques, contra recibos y órdenes de compra. Esa lista, será un Catálogo de Personas Habilitadas dentro del SIIF. Cada persona estará ligada a algún beneficiario, para que de esa forma, se pueda consultar al beneficiario y el sistema proporcione los datos de las personas que pueden recoger órdenes de compra a nombre del beneficiario que corresponda. En caso de que la persona que se presente no esté habilitada, no se le puede entregar una Orden de Compra.

32. ¿Es persona habilitada? 32.1 No entrega orden de compra (no es persona habilitada). 33. Entrega al proveedor:

- Orden de Compra.

Registra en el sistema la entrega de la orden de compra. 34. Proveedor firma de recibido una de las copias (de la orden de compra).

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES REV. 00 ICAI-DA-P-01

30/08/2011 Página 15 de 15

35. Integra al expediente del proveedor (copia de la orden de compra). 36. Envía al Archivo:

- Expediente. Sujeto involucrado: Almacén ó Área Receptora Acciones: 30-36 37. Recibe del Proveedor material y factura:

- Orden de Compra. - Factura (original y dos copias).

38. ¿Cumple la entrega? Verifica la orden de compra contra la factura y el material recibido. 38.1 Aclara situación con el proveedor (en el caso de que la entrega no sea correcta). 39. Sella o firma la orden de compra de “recibido”. Formatos:

- Formato de Requisición. ICAI-DA-F01 - Formato de Invitación. ICAI-DA-F07 - Formato de Cuadro Comparativo. ICAI-DA-F08 - Formato de Orden de Compra. ICAI-DA-F-09 - Formato de Solicitud de Pago ICAI-DA-F-29

Fin de procedimiento.

Control de Cambios

Rev. Ant. Fecha Descripción del cambio a la siguiente versión