alcance

2012

Taller de Aplicaciones N CapasInforme de avances del proyecto de Investigación

Integrantes:

CASTRO BARRETO, Richard

MINGA CASTILLO, Antonio

ROMERO ROJAS, Elvis

SANCHEZ VALDERA, Jesús

Universidad de Chiclayo

1. DATOS INFORMATIVOS

1.1. NOMBRE DEL PROYECTO:

“Sistema de Información de Trámite Documentario para la Escuela Profesional de

Ingeniería Informática y de Sistemas de la UDCH control de tramite documentario”

1.2. LUGAR DE APLICACIÓN:

Escuela Profesional de Ingeniería Informática y de Sistemas de la Universidad de Chiclayo.

1.3. UBICACIÓN:

Ciudad Universitaria Km. 3.5 Carretera a Pimentel.

1.4. NOMBRE DEL SISTEMA

SistTramDoc V.2012

Facultad de Ciencias Empresariales, Informática y Sistemas


2. FORMULACIÓN DEL PROYECTO

2.1. Formulación del problema.

2.1.1. Definición del problema

Actualmente la Escuela Profesional de Ingeniería Informática y de Sistemas de la

Universidad de Chiclayo, carece de un sistema automatizado en cuanto al control

de documentación, es por ello que requiere de mucho tiempo realizar el

seguimiento manual de la documentación. A través de las entrevistas previstas, se

obtuvo como resultado que es necesaria la automatización del área de

documentación, un Sistema que administre la información y genere los resultados

óptimos e inmediatos, reduciendo el tiempo de respuesta satisfactoriamente,

dando mayor oportunidad de realizar otras labores. No es posible ubicar de

manera rápida el estado actual de algún documento que se presenta como la

seguridad en el momento de que se ha tramitado un expediente determinado a

otra área o que el mismo está en pendiente.

A continuación un cuadro con las principales deficiencias que se presenta

al no tener un sistema de tramite documentario

Tabla 1.1. Deficiencias detectadas en instituciones con procesos manuales.

Deficiencia Deficiencia

Confidencialidad.

No se garantiza la confidencialidad de la información

contenida en los documentos, ya que el documento es

manipulado por diverso personal operativo, antes de

llegar a manos del personal administrativo encargado de

revisarlo y aprobarlo.

Tiempo del trámite.

El tiempo que toma la revisión y aprobación de los

documentos no depende sólo del personal administrativo

de cada una de las unidades involucradas, sino que,

adicionalmente, depende del tiempo de envío, transporte

y recepción del documento por las unidades que transite

el documento.



Conservación de los

comprobantes de pago.

El tránsito del documento a través de la institución

ocasiona su maltrato, y en el peor de los casos, su

extravío; lo que puede acarrear problemas de índole

tributario con la Superintendencia de Administración

Tributaria (SUNAT).

Disponibilidad de los

documentos

Los documentos de pago a proveedores son requeridos

después de su pago por unidades administrativas internas

para algún análisis inherente a sus labores, por lo cual

deben ser solicitados al archivo contable.

2.1.2. Antecedentes

Actualmente no existe un Sistema de Información automatizado, ni definido, sino

simplemente se llevan los procesos de forma manual y con hoja de Excel haciendo

con esto el proceso de búsqueda más lento.

2.1.3. Justificación

Por lo expuesto anteriormente es que hemos decidido enfocarnos en esta área

para darle solución al problema que se presenta, ahorrando además de tiempo, los

errores que se puedan producir por realizarse manualmente.

2.1.4. Determinación de factibilidades

2.1.4.1. Factibilidad Técnica.

Actualmente la Escuela Profesional de Ingeniería Informática y de Sistemas

de la Universidad de Chiclayo, cuenta con una computadora para la

secretaria, una para el director de escuela, donde se procesan los datos

administrativos del sistema. Cada uno cuenta con su propia impresora, con

lo que la implementación será solo la adaptación del software. Además de

la adquisición de un equipo que debe tener un disco duro de 500GB. Con

este espacio será suficiente para almacenar la base de datos adecuada,

para su respectivo manejo e implementación del sistema se requiere de un

personal capacitado para su posterior uso. En el medio existe personal

capaz de darle el mantenimiento respectivo quien será el Ing. de sistemas



quien podrá capacitar y asesorar al personal de manera adecuado para el

manejo del sistema.

Usuario Equipo Características

Secretaria PC Dual Core

Memoria Ram 2 Gb.

Disco duro 120Gb.

Conexión Alámbrica.

Director Laptop Laptop HP core i3

Disco Duro 500Gb.

Memoria Ram 4Gb.

2.1.4.2. Factibilidad Económica

Aquí se determinara con qué recursos cuenta el área para poder

implementar o desarrollar el sistema que se requiere.

2.1.4.3. Factibilidad Operativa

No hay inconveniente alguno para ejecutar el proyecto, pues que será un

software que mejorara el tramite documentario.

2.1.4.4. Factibilidad Temporal

El sistema final con sus respectivas correcciones y prueba será para el día

20 de noviembre.

2.2. Misión y Visión de la Empresa.

2.2.1. Misión

La Escuela Profesional de Ingeniería Informática y de Sistemas de la UDCH, EPIIS

forma profesionales con calidad y excelencia académica, científica, tecnológica y

humana, con capacidades críticas, innovadoras y creativas que contribuyen al

estudio de la solución de los problemas del hombre y la sociedad a través del uso de

las tecnologías de la información



2.2.2. Visión

La Facultad de Ingeniería Informática y de Sistemas de la UDCH, tiene como

encargo de la sociedad, brindar Educación Superior de alta calidad acorde con las

necesidades del país y con los cambios que se generan en ella.

2.2.3. Objetivos

Formar profesionales del más alto nivel en el área de Informática y de Sistemas, con

una formación humanística, ética y moral.

Preparar profesionales de gran nivel que incentive, dinamice y promueva la

investigación científica y tecnológica en el área de la Informática y de sistemas.

2.3. Misión y Visión del grupo Investigador

2.3.1. Misión

Diseñar y ejecutar nuestro sistema de trámite documentario “SistTramDoc

V.2012”, para ayudar en el área documentaria a la Facultad de Ingeniería

Informática y de Sistemas de la UDCH

2.3.2. Visión

“SistTramDoc V.2012”, ayude y oriente a otras empresas a trabajar con un sistema

computarizado en lo que trate de tramite documentario.

2.3.3. Objetivo

Objetivo General

Analizar y diseñar un programa eficaz para el buen funcionamiento del

trámite documentario en el Área de Documentación de la Facultad de

Ciencias Empresariales, Informática y Sistema de la Universidad de

Chiclayo



Objetivos Específicos

Analizar los procesos del trámite documentario hacia los usuarios en el

Área de Documentación de la Facultad de Ciencias Empresariales,

Informática y Sistema de la Universidad de Chiclayo.

2.4. Misión y Visión del proyecto

2.4.1. Misión:

Editar todos los tipos de documentos del de un trámite documentario que requieran

los usuarios o personas interesadas en el área de la Escuela de Ingeniería Informática

y de Sistemas de la UDCH.

2.4.2. Visión:

Actualizar la versión SistTramDoc V.2012, cada año según los requerimientos que

soliciten la Escuela.

2.5. Alcances del sistema

El sistema permitirá la digitalización, registro, revisión, aprobación y contabilización

de documentos, mediante una interfaz de usuario amigable e intuitiva.

El sistema permitirá a las áreas involucradas realizar el seguimiento del documento

durante todo el proceso de trámite.

El sistema permitirá que se adjunte el documento digitalizado al trámite, para evitar

el maltrato o extravío del documento de pago físico durante su tránsito a través de

las oficinas de la Universidad

El sistema permitirá el envío de mensajes electrónicos cuando un documento deba

ser revisado por el nivel correspondiente dentro del flujo de aprobación.

El sistema contemplará las interfaces y validaciones necesarias para la integración

con los sistemas de compras de bienes y adquisición de servicios existentes en la

institución, y con el sistema de pagos institucional.

El sistema generará reportes que permitan conocer el estado de los documentos en

cualquier nivel del flujo de aprobación, con diferentes niveles de detalle y según

perfil de usuario que los consulte.



3. Procesos de Negocio

3.1. Personas que intervienen en el proceso de negocio:

3.1.1. Directamente:

Director de la Escuela: Encargado de aprobar los documentos solicitados o

realizados.

Secretaria: Recepción de documentos.

3.1.2. Indirectamente:

Decano: Encargado de la Facultad.

Tercio Estudiantil: Integrado por 3 alumnos de la Escuela encargados de

difundir las actividades que realiza la escuela.

3.2. Procesos:

3.2.1. Presentar Documento:



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