Hoja No. 1 d 6

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ALCALDIA MAYOR - DE BOGOTÁ oc.

SCCROT*WAØII ..*rea

ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA

OFICINA PRODUCTORA: OFICINA CONTROL DE RECAUDO TRIBUTARIO

CÓDIGO SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CALIDAD - - - - PROCEDIMIENTOS

Dependencia Serle Subserle Proceso Procedimiento Archivo Archivo CT E MT Gestión Central 212540 1 ACTAS

Actas de Comité Evatuador de Entidades Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de 212540 1 58 Recaudadoras N.A. N.A. 1 11 X valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo

de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme el Acta procedimiento 43-P-14 y/o al clonograma de transferencia. Anexos Se debe aplicar procesos técnicos a la serie completa, mediante la Ayuda de memoria mesas de trabajo o talleres de utilización de tecnología con fines de respaldo y consulta .La serie debe Control de asistencia. . . . . ser conservada totalmente. Prueba habilitante para el recaudo de los impuestos distiitales 19-F.30. Solicitud de recaudo de impuestos por medios Lista de asistencia. Informe final. Memorando de autorización para recaudo. Reportes Cuentas Bancos. Manifestación de la entidad recaudadora.

CALIFICACIONES DE RECIPROCIDAD DE ENTIDADES - - - Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de 212540 14 RECAUDADORAS CPR19 1912 06 1 11 X valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo

de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme el Documento con calificación de reciprocidad. procedimiento 43-P-14 y/o al cronograma de transferencia. Auto Admisono o de Rechazo. Se debe aplicar procesos técnicos a la serie completa, mediante la Citación. utilización de tecnología con fines de respaldo y consulta .La serie debe Edicto. ser conservada totalmente. Notificación. Oficio de Resultado. Planilla de Notificación. Pruebas. Recurso de Calificación. - Resolución que resuelve el recurso.

212540 17 CERTIFICADOS 212540 17 6 Certificados de Pago N.A. N.A. 1 11 - j•" - - Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de

Solicitud de Certificación, valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo

Oficio de certificación, de gestión, se transfieren los documentos al archivó central conforme el procedimiento 43-P14 o al cronograma de transferencia. Posteriormente, se elimina la totalidad de la serie por carecer de valores secundarios.

43-F.16 V.5

Hoja No. ¿de 6

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL -A o" MAYOR

DE BOGOTA D.C. occRuTARIAcct,cs

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SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES _________ALIDAD - PROCEDIMIENTOS

Dependencia Serie Subserie Proceso Procedimiento Archivo Archivo

CT E MT

- 5

Gestión Central 212540 25 CONCILIACIONES

212540 25 2 Conciliaciones Entidades Receptoras CPR-19 19-P-03 1 11 X Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de Acta de conciliación información entidades receptoras valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo Vs. recaudadoras 19-F29 de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme el

procedimiento 43-1214 o al cronograma de transferencia. Posteriormente, se elimina la totalidad de la serie por carecer de valores secundarios.

212540 25 3 Conciliaciones Entidades Recaudadores CPR-19 19-P-06 1 11 - X - - Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de Estado de Cuenta valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo Ajuste por Compensación de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme el Ajuste Consignación procedimiento 43-P14 o al cronograma de transferencia. Cuenta de Cobro Posteriormente, se elimina la totalidad de la serie por carecer de valores Ajuste de Recaudo 19-11.02 secundarios. Formato de compensaciones 19-F01 Acta final de conciliación y cierre de recaudo por vigencia 19-11.28

212540 28 CONSIGNACIONES BANCARIAS CPR-19 19-P-03 1 11 x Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de

Carta de Consignación valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo Conciliación de Agente de Recepción y Recaudo de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme el

procedimiento 43-1314 o al cronograma de transferencia. Posteriormente, se elimina la totalidad de la serie por carecer de valores secundarios.

212540 47 ESTUDIOS 212540 47 1 Estudios Técnicos N.A. N.A. 1 11 X Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de

Estudio valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme el procedimiento 43-P-14 y/o al cronograma de transferencia. Se debe aplicar procesos técnicos a la serie completa, mediante la utilización de tecnologia con fines de respaldo y consulta .La serie debe ser conservada totalmente.

212540 48 EVALUACIONES DE BANCOS CPR-19 19-P-06 1 11 - 'T - - Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de Manifestación entidades recaudadoras valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo

Lista de Chequeo de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme el

Evaluación técnica y de seguimiento a entidades procedimiento 43-1214 o al cronograma de transferencia.

recaudadoras Posteriormente, se elimina la totalidad de la serie por carecer de valores

Resultado de la evaluación secundarios.

43-F.16 VS

Hoja No. 3 de 6

0 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL AI.CALOA MAYOR DE BOGOTA oc.

GCCRIIT*4AOfl)4ACNOA

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SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CALIDAD - - - PROCEDIMIENTOS

Dependencia Serle Subserle Proceso Procedimiento Archivo ArchivoCT E MT

- S Gestión Central

212540 52 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 212540 52 14 Declaraciones Tributarlas Prellquldados CPR-19 19-P-03 1 11 X Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de

Acta de Pérdida de Documentos Tributarios valoración documental. Archivo de Recaudo de Recibos de Pago Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren Denuncia por Perdida de Documentos los documentos al archivo central conforme el procedimiento 43-121 4 y/o Formulario Declaración Tributaria, al cronograma de transferencia, seleccionando aquella información que Planilla Control de Paquetes sea testimonio de la gestión de la Secretaria Distrital de Hacienda de Planilla de Actas de Formularios Tributarios Perdidos acuerdo con lo mencionado en el numeral 4.3.3 de la ficha de

valoración documental. Planilla de Autoadhesivos o seriales automáticos de A esta muestra se aplicará el proceso técnico con fines de respaldo y transacción Anulados y Repetidos consulta. Planilla de Control de Documentos Reporte de Validación de Archivos Web

212540 52 15 Declaraciones Tributarias Comerclallzables ono CPR-19 19-P-03 1 11 x Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de generadas por la Administración valoración documental.

Acta de Pérdida de Documentos Tributarios Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren Archivo de Recaudo de Recibos de Pago - los documentos al archivo central conforme el procedimiento 43-121 4 y/o

Denuncia por Perdida de Documentos al cronograma de transferencia, seleccionando aquella información que

Formato de Envio de Información Sistema Referencial sea testimonio de la gestión de la Secretaria Distrital de Hacienda de acuerdo con lo mencionado en el numeral 4.3.3 de la ficha de

Formato de Envio de Información SugeridaA valoración documental.

esta muestra se aplicará el proceso técnico con fines de respaldo y Formato de Envió Reporte Semanal de Recaudo consulta. Formulario Declaración Tributaria. Planilla de Relaciones de Consignaciones Banco Receptor Planilla Control de Paquetes Planilla de Actas de Formularios Tributarios Perdidos

Planilla de Autoadhesivos o seriales automáticos de transacción Anulados y Repetidos Planilla de Consignación Planilla de Control de Documentos . Planilla de Recepción de Formularios Comercializables Recibo de Pago Reporte de Validación de Archivos Web

43-F.16 V.5

Hoja No. 4 de 6

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL #%-.cm« DIA MAYOR DE BOGOTA D.C.

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CÓDIGO SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE RETENCIÓN SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CALIDAD - -

PROCEDIMIENTOS Dependencia Serle Subserie Proceso Procedimiento ArchIvo Archivo CT E

*DISPOSICIÓN FINivaloración

MT GestIón 52 16

Central212540 DeclaracIones Tributarias de Impuestos Varios CPR-19 19-P-08 1 11 Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de

Acta de Pérdida de Documentos Tributarios documental. Archivo de Recaudo de Recibos de Pago Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren Declaración Ante el Fondo Cuenta con Pago los documentos al archivo central conforme el procedimiento 43-1214 y/o

Declaración de Importación al cronograma de transferencia, seleccionando aquella información que sea testimonio de la gestión de la Secretaria Distntal de Hacienda de

Declaración de Transito Aduanero acuerdo con lo mencionado en el numeral 4.3.3 de la ficha de Declaración Departamento de Cundinamarca . . valoración documental. Denuncie por Perdida de Documentos A esta muestra se aplicará el proceso técnico con fines de respaldo y Descripción de Pago Participación del Impuesto al consulta. Consumo de Cigarrillos y Tabaco Nacional Formulario Declaración Tributaria. Planilla Control de Paquetes Planilla de Actas de Formularios Tributarios Perdidos

Planilla de Autoadhesivos Anulados y Repetidos Planilla de Control de Documentos Planilla de Recepción de Formularios

• Comercializables • Relación de Reenvíos Tomaguias

Reporte de Validación de Archivos Web Reporte de Cintas Comunicaciones Oficiales.

212540 60 INFORMES 212540 60 1 Informes a entidades de control y vigilancia N.A. N.A. 1 9 X Se aplica la valoración primaria y secundaria de acuerdo con lo

Requerimiento . señalado en la 'GUlA DE USO DE LA PROPUESTA DE Informe a organismo de control CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN PARA LAS SERIES Respuesta DOCUMENTALES PRODUCIDAS EN LOS PROCESOS Anexos TRANSVERSALES DE LAS ENTIDADES DEL DISTRITO. Cumplido el

tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al archivo central, conforme el procedimiento 43-P-14 y/o al

• . cronogramá de transferencia. Posteriormente y por poseer valores secundarios, se digitaliza y conserva totalmente la serie como evidencia de la gestión de la entidad.

43-F.16 V.5

Hoja No. 5 de 6

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ALCALDLO. MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

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SERIES. SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CALIDAD__________ PROCEDIMIENTOS

Dependencia Serte Subserle Proceso Procedimiento Archivo ArchivoCT E MT S Gestión Central 212540 60 2 Informes a otros organismos N.A. N.A. 1 4 X Se aplica la valoración primaria y secundaria de acuerdo con lo

Requerimiento señalado en la GUÍA DE USO DE LA PROPUESTA DE Informe a otras Entidades CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN PARA LAS SERIES Respuesta DOCUMENTALES PRODUCIDAS EN LOS PROCESOS Anexos TRANSVERSALES DE LAS ENTIDADES DEL DISTRITO.

Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme el procedimiento 43-P14 y/o al cronograma de transferencia, seleccionando aquella información que sea testimonio de la getión de la Secretaria Distrital de Hacienda. A esta muestra se aplicará el proceso técnico con fines de respaldo y consulta.

212540 60 3 informes de Gestión N.A. N.A. 1 4 - - - T Se aplica la valoración primaria y secundaria de acuerdo con lo Informe señalado en la GUÍA DE USO DE LA PROPUESTA DE

CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN PARA LAS SERIES DOCUMENTALES PRODUCIDAS EN LOS PROCESOS TRANSVERSALES DE LAS ENTIDADES DEL DISTRITO. Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme el procedimiento 43-1214 y/o al cronograma de transferencia, seleccionando aquella información que sea testimonio de la gestión de la Secretaria Distrital de Hacienda. A esta muestra se aplicará el proceso técnico con fines de respaldo y consulta.

212540 61 NTRUMENTOS DE CONTROL - 212540 61 5 Controles de Recaudo de Impuestos Varios CPR-19 19-P-08 1 11 X Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de

Oficio de solicitud de ajustes valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo Planilla de relaciones de conciliación Banco Receptor de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme el

procedimient 43-P14 o al cronograma de transferencia. Diferencia fondo cuenta Posteriormente, se elimina la totalidad de la serie por carecer de valores Planilla de Consignación 19-F-07 secundarios. Registro y novedades . . . Reporte de validación 19-F-13 Acta de_ Conciliación _19-F-29

19 43-F.16 V.5

Hoja No. 6 de 6

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ALCALOt4 MAYOR DE D000TÁ D.C.

oUCJWT.IaOfl H.CC,CA

ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA

OFICINA PRODUCTORA: OFICINA CONTROL DE RECAUDO TRIBUTARIO

CÓDIGO SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SERIES, SUBSERIES ITIPOS DOCUMENTALES CALIDAD

__________ ____________ PROCEDIMIENTOS Dependencia Serie Subserle Proceso Procedimiento Archivo Archivo

-

CTE - -

MT -

S Gestión Central 212540 115 SANCIONES A ENTIDADES RECAUDADORAS CPR-19 19-P-01 1 11 x Se aplica la valoración primaria y secundaria señalada en la ficha de

Pliego de cargos seriales automáticos de transacción valoración documental. Cumplido el tiempo de retención en el archivo anulados no informados 19-F-1 6. de gestión, se transfieren los documentos al archivo central conforme el

procedimiento 43-12-14 y/o al cronograma de transferencia. Pliego de cargos seriales automáticos de transacción Se debe aplicar procesos técnicos a la serie completa, mediante la repetidos no informados 19-F-17. utilización de tecnología con fines de respaldo y consulta .La serie debe Pliego de cargos extemporaneidad en la entrega de la ser conservada totalmente. información 19.F-18. Pliego de cargos por inconsistencia en la información . .

remitida 1 9-F-19. Hoja de Ruta. Respuesta al pliego de cargos Resolución Sanción entidades recaudadoras 19.F-25

Auto de práctica de pruebas de entidades recaudadoras 19-F-21 Recurso de reposición Auto que admite el recurso de reposición de entidades recaudadoras 19-F-22 Auto aclaratorio entidades recaudadoras Auto que inadmite el recurso de reposición a entidades recaudadoras 19-F-23 Auto de prórroga para entidades recaudadoras 1 9.F-20

Citación Edicto Planilla de Notificación Resolución que resuelve el recurso de reposición de entidades recaudadoras 19-F-26

Oficio a Dirección Distrital de Tesorería para que inicie proceso de cobro

• Pronunciamiento de jueces o tribunales Auto de Archivo entidades recaudadoras 19-F-24

* Disposición FL...l - - -

CT: Conservación Total MARTHA ROCIO SANCHEZ ARCE FIRMA RESPONSABLE NOMBRE RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA: DEPENDENCIA: E: Eliminar MT: Medio Tecnológico NOMBRE RESPONSABLE DE GESTIÓN FIRMA RESPONSABLE S: Seleccionar JOHN JAIRO VARGAS SUPELANO DOCUMENTAL: GESTIÓN DOCUMENTAL:

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434.16 V.5