Administración II

Alejandra Ríos Ramírez

Índice: Administración II ................................................................................................................................. 1

Importancia de la planeación .......................................................................................................... 1

Pasos en el proceso de toma de decisiones .................................................................................... 1

Tipo de decisiones ........................................................................................................................... 1

¿Cómo las empresas responden a la incertidumbre? ..................................................................... 2

Estrategias ....................................................................................................................................... 2

Objetivos ......................................................................................................................................... 3

Políticas ........................................................................................................................................... 3

Misión .............................................................................................................................................. 3

Visión ............................................................................................................................................... 4

Análisis FODA/SWOT ....................................................................................................................... 4

Proceso administrativo ....................................................................................................................... 5

Planeación ....................................................................................................................................... 5

Organización .................................................................................................................................... 5

Dirección ......................................................................................................................................... 5

Control ............................................................................................................................................. 5

Planeación ........................................................................................................................................... 6

Marketing ........................................................................................................................................ 6

Niveles jerárquicos .......................................................................................................................... 7

Planes y ciclo de la organización ..................................................................................................... 7

Fases del Proceso Creativo .............................................................................................................. 8

Técnicas para mejorar la creatividad .............................................................................................. 8

5 fuerzas de Michael Porter ............................................................................................................ 9

Organización ...................................................................................................................................... 10

¿Qué es una estructura organizacional? ....................................................................................... 10

Elementos y definiciones .............................................................................................................. 10

Poder ............................................................................................................................................. 11

Empowerment ............................................................................................................................... 11

División organizacional .................................................................................................................. 11

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Administración II

Importancia de la planeación

Prevenir contingencias

Adaptarse a los cambios

Prevalecer en el mercado

Crecimiento y posicionamiento

Reducir niveles de incertidumbre

Toma de decisiones (acertadas)

La Planeación: Aspectos Generales

Peter Drucker propone que el desempeño de un gerente sea juzgado mediante el doble criterio

de la eficacia – la habilidad para hacer las cosas "correctas" – y la eficiencia – la habilidad para

hacerlas "correctamente" . De estos dos criterios, Drucker sugiere que ; la efectividad es más

importante, ya que ni el más alto grado de eficiencia posible podrá compensar una selección

errónea de metas.

La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor

utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar

un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos.

"Un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero aunque la eficiencia es

importante, la eficacia es aún más decisiva".

No hay nada más inútil que hacer muy bien algo que no tiene valor.

Estos dos criterios tienen un paralelo con los dos aspectos de la planeación: establecer las metas

‘correctas" y después elegir los medios "correctos" para alcanzar dichas metas.

Ambos aspectos de la planeación son vitales para el proceso administrativo.

Pasos en el proceso de toma de decisiones

Tipo de decisiones

Decisiones programadas

Decisiones no programadas

Identificar y analizar el problema

Generar soluciones

alternativas

Evaluar y escoger las posibles soluciones

alternativas

Implementar y monitorear la

solución elegida

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¿Cómo las empresas responden a la incertidumbre?

Defensa (de acuerdo al mercado)

Kodak (cámaras digitales)

Prospecto (innovación)

Fedex (Frederick Smith) correo en menos de 20 días

Youtube (Chad Hurley) video por e-mail (sitios para compartir videos)

Analítico (mejora continua)

Apple

Reacción (crisis)

PEMEX (desastres ecológicos, pérdidas humanas y animales)

Ventaja competitiva: todo lo que una empresa hace algo que las empresas rivales no hacen, o

tiene algo que sus rivales desean, eso representa una ventaja competitiva.

VC-> éxito o fracaso de la empresa (no es la misma para siempre).

Ventaja competitiva sostenida:

Adaptación continua a los cambios en tendencias y sucesos externos, capacidades

y recursos internos (FE y FI).

Formulación, implementación y evaluación eficaces de estrategias que saquen

provecho de factores internos y externos de la empresa.

Estrategias

Medios por los cuales se logran los objetivos a largo plazo.

Las estrategias son acciones que requieren de decisiones por parte de altos directivos y de grandes

cantidades de recursos de la empresa.

Afectan la prosperidad a largo plazo de la organización.

Tienen consecuencias multifuncionales o multidivisionales y requieren que se consideren factores

internos y factores externos de la empresa.

Estrategias empresariales incluyen:

Expansión geográfica

Diversificación

Adquisición

Desarrollo de productos

Penetración en el mercado

Reducción de gastos

Retiro de inversiones

Liquidación

Empresas conjuntas

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Objetivos

Resultados específicos que una organización busca alcanzar al perseguir su misión básica.

LP + de 1 año

Deben ser SMART:

S (Specific) --> Específicos

M (Measurable) --> Medibles

A (Achievable) --> Alcanzables

R (Realistic) --> Realistas

T (Time) --> Tiempo determinado

Objetivos anuales: son logros a corto plazo que las organizaciones deben alcanzar para poder

cumplir sus objetivos a largo plazo.

Políticas

Medios que permiten alcanzar los objetivos anuales, son guías para la toma de decisiones y para

manejar situaciones repetitivas o recurrentes.

Misión

Razón de ser de la empresa.

Asociada con el comportamiento y presente.

Componentes de una Misión:

1. Clientes: quiénes son los clientes de la empresa.

2. Productos y servicios: cuáles son los productos y servicios más importantes de la empresa.

3. Mercados: en dónde compite la empresa geográficamente.

4. Tecnología: la empresa está actualizada tecnológicamente.

5. Preocupación por la supervivencia, crecimiento y rentabilidad: la empresa está

comprometida con la solidez financiera y crecimiento económico de la sociedad.

6. Filosofía: cuáles son las creencias básicas, valores, aspiraciones y prioridades éticas de la

empresa.

7. Concepto que tiene la empresa de sí misma: cuál es su cualidad distintiva o su mayor

ventaja competitiva.

8. Preocupación por su imagen pública: la empresa sabe responder a las preocupaciones

ambientales, sociales y comunitarias.

9. Preocupación por los empleados: los empleados son valiosos para la empresa

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Visión

¿Qué queremos llegar a ser? Asociada con el futuro posible.

Alcance de la empresa en términos de producto y mercado.

Valores y prioridades de la organización.

Traza el futuro de la empresa.

Análisis FODA/SWOT

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Proceso administrativo

Planeación

Actividades administrativas relacionadas con la preparación del futuro. Lo que va a hacer.

Tareas específicas incluyen:

Pronósticos

Establecimiento de objetivos

Creación de estrategias

Desarrollo de políticas y procedimientos

Establecimiento de metas

determinación de presupuestos

Organización

Actividades administrativas que desembocan en una estructura de tareas y relaciones de

autoridad.

Las áreas específicas incluyen:

Diseño organizacional

Especialización y descripción de puestos

Especificaciones de puestos

Grado de control

Unidad de mando

Coordinación, diseño y análisis de puestos (asignación de funciones)

Dirección

Incluye los esfuerzos encauzados a la conformación del comportamiento humano.

Los temas específicos incluyen:

Liderazgo

Comunicación

Grupos de trabajo

Modificación de la conducta

Delegación de autoridad

Enriquecimiento del trabajo

Satisfacción laboral y de las necesidades

Cambio organizacional y moral de los empleados

Control

Actividades administrativas centradas en asegurar que los obtenidos sean congruentes con los

proyectados.

Las áreas clave implicadas son:

Control de calidad

Control financiero

Control de ventas

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Control de inventarios

Control de gastos

Análisis de varianzas

Evaluaciones de desempeño (recompensas y sanciones)

Planeación

Puente entre presente y futuro.

Permite evaluar si el esfuerzo, costos e implicaciones asociados con el logro de objetivos deseados

están justificados.

Piedra angular para formular una estrategia eficaz y su implementación.

Permite:

Identificar y aprovechar oportunidades externas.

Minimizar amenazas externas.

Adaptarse a cambios en la globalización.

Minimizar puntos débiles de la organización.

Potenciar las ventajas competitivas con que cuenta.

Marketing

Proceso de definir, anticipar, crear y satisfacer las necesidades y deseos de productos y servicios

de los clientes.

7 Funciones básicas de marketing:

1. Análisis de clientes

o Evaluación de necesidades y deseos, encuestas a consumidores, perfil de

consumidores, estrategias de posicionamiento en el mercado

2. Venta de productos y servicios

o Publicidad, promoción de ventas, difusión de información, relaciones con clientes

y distribuidores.

3. Planeación de productos y servicios

o Marketing de prueba, posicionamiento de marca y producto, empaque,

características, calidad, etc. FOCUS GROUP.

4. Fijación de precios

o En base a consumidores, gobierno, proveedores, distribuidores y competidores.

o Condiciones de crédito o de venta.

5. Distribución

o Almacenamiento, canales y cobertura de distribución, puntos de venta al

menudeo, inventario, transportistas, mayoristas, minoristas, intermediarios,

distribuidores y /o proveedores.

6. Investigación de mercados

o Recopilación, registro y análisis sistemático de datos relacionados con la

comercialización de bienes y servicios.

7

7. Análisis de oportunidades

o Evaluación de costos, beneficios y riesgos asociados con las decisiones de

marketing.

o Calcular costos totales

o Estimar beneficios de la decisión

o Comparar costos total con beneficios, (si el beneficio es mayor, la decisión es una

oportunidad atractiva.)

Niveles jerárquicos

Estrategias, habilidades, planeación, objetivos y decisiones según el nivel jerárquico.

Planes y ciclo de la organización

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Fases del Proceso Creativo

Técnicas para mejorar la creatividad

• New insight is achieved.

9

5 fuerzas de Michael Porter

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Organización

Identificar y clasificar actividades requeridas

Agrupación de actividades para alcanzar objetivos

Asignación de autoridad

Coordinación horizontal (mismo nivel jerárquico)

Coordinación vertical (sedes corporativas, divisiones y departamentos)

Estructura intencional y formalizada de funciones o puestos

¿Qué es una estructura organizacional?

Es el marco de una organización, según su grado de complejidad, formalización y centralización.

Elementos y definiciones

Unidad de mando: principio de que un subordinado debería de tener sólo un superior ante quien

es directamente responsable.

Evita generar conflicto entre jefes.

No permite que haya flexibilidad afectando el desempeño de la organización.

Autoridad: se refiere a los derechos inherentes a una posición administrativa para dar órdenes y

para que los demás obedezcan. Es un poder legítimo.

Se relaciona con la posición en una organización e ignora las características personales del

administrador individual.

Responsabilidad: obligación de desempeñar actividades asignadas.

Cuando se delega autoridad se asigna responsabilidad, para evitar situaciones de abuso u omisión.

Autoridad lineal: permite al administrador dirigir el trabajo de un empleado.

Es la relación de la autoridad del empleador-empleado que se extiende del nivel superior hasta el

escalón más bajo siguiendo lo que se denomina cadena de mando.

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Cadena de mando: flujo de autoridad del nivel superior al inferior de una organización.

Autoridad lineal contribuye al logro de los objetivos organizacionales.

Autoridad de staff : autoridad que apoya y asesora a los que cuentan con autoridad lineal. Pe:

Director de Recursos Humanos, contadores o asistentes ejecutivos.

A medida que crecen las empresas, los administradores lineales se dan cuenta de que no tienen

tiempo, experiencia o recursos para desempeñar su trabajo de forma eficiente. En respuesta crean

las funciones de autoridad de staff para reducir carga de trabajo.

Tramo de control: número de subordinados que un administrador puede dirigir en forma eficiente

y eficaz. Es importante porque determina el número de niveles y administradores que tiene una

organización. Mientras más extenso o grande sea el tramo, será más eficiente el diseño de la

organización.

Poder

Capacidad de influir en las decisiones.

Tipos de poder

1) Coercitivo: que depende del miedo.

2) Recompensa: basado en la habilidad de distribuir cualquier cosa que otros puedan valorar.

3) Legitimidad: basado en la posición ocupada en la jerarquía formal.

4) Experto: basado en la experiencia, una habilidad especial o conocimiento.

5) Referencia: basado en la identificación con una persona que tiene recursos o tratos

personales deseados.

Empowerment

Enriquecimiento laboral y participación de trabajadores.

Poder tomar decisiones sin tener el consentimiento de un superior.

Tener competencia necesaria.

Responder a necesidades, demandas y expectativas de clientes.

Superiores deben compartir autoridad y poder con los subordinados.

Se basa en la confianza mutua.

División organizacional

Departamento: área, división o sucursal definida de una organización sobre la cual un

administrador tiene autoridad con respecto al desempeño de actividades específicas.

Tipos de departamentalización:

1) Funciones de trabajo desempeñadas

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2) Producto o servicio que se ofrece

3) Territorio geográfico a cubrir

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4) Consumidor o cliente objetivo

Organización matricial: asigna especialistas de los departamentos funcionales para trabajar en

uno o más proyectos dirigidos por un administrador de proyecto.

Unidades estratégicas de negocios (UEN)

Son pequeños negocios establecidos como unidades en una compañía mayor con la finalidad de

garantizar que un producto, línea específica de producto sea promovido, desarrollado,

comercializado y administrado como si fuera un negocio independiente.

Criterios de UEN:

1. Tener su propia misión

2. Grupos definidos de competidores

3. Propios planes integradores

4. Administrar sus propios recursos

Variables de contingencia que afectan las opciones de diseño organizacional:

Estrategia empresarial

Tamaño de la empresa

Tecnología

Entorno

Variables de contingencia que afectan las opciones de diseño organizacional:

Estrategia empresarial

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Tamaño de la empresa

Tecnología

Entorno

Ejemplo de UEN:

Grupo Empresarial Ángeles

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General Electric

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