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ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA

LIBRO DE TEXTO PARA LA EXPERIENCA EDUCATIVA PLANEACION ESTRATEGICA DE LOS PROGRAMAS DE LICENCIATURA EN: CONTADURÍA, EN ADMINISTRACIÓN, EN SISTEMAS COMPUTACIONALES ADMINISTRATIVOS Y EN GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE NEGOCIOS

PROCESO DE ENSEÑANZA APRENDIZAJE EN LA PLANEACION ESTRATÉGICA

ADMINISTRACION ESTRATÉGICA

INDICE

Primer capítulo:

1. Antecedentes de la Administración y la planeación estratégica

1.1Administración general

1.2 Administración estratégica

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Primer capítulo:

1 Antecedentes de la administración y planeación estratégica

Desde que el hombre apareció en la tierra ha trabajado para subsistir, tratando de lograr en sus actividades la mayor efectividad posible; para ello, ha utilizado en cierto grado la administración aunque no se realizaba tal como ahora la conocemos y no estaban estipulados algunos principios que pudieran beneficiar la convivencia entre los grupos que formaban parte de tribu. Asimismo se realizaban procesos en los cuales se involucraba la administración, por ejemplo en la recolección de alimentos, la pesca, la caza y la construcción de pirámides entre otras. Es importante mencionar que el hombre no tenía los conocimientos necesarios para la administración, ya que con el transcurso de los años fue realizando cada una de las etapas que hoy conocemos como proceso administrativo. En la Época Antigua las decisiones eran tomadas de modo que no había marcha atrás, hasta que se establecieron algunas normas que permitían una convivencia sana de cada grupo.

En la Edad Media la administración se organizó mejor, el crecimiento agrícola aumento la mejora en el proceso administrativo, aunque todavía no era establecido como tal. Con el paso del tiempo se ha ido evolucionando esta disciplina, los conocimientos pasan de estado a estado, país a país hasta darse a conocer, el surgimiento de la tecnología trago consigo grandes aportaciones ya que hace menos pesado y fácil el trabajo del hombre. La tecnología ha brindado grandes oportunidades para la empresa. La administración seguirá su desarrollo, se irán descubriendo métodos para una mejor aplicación y funcionamiento. Asimismo en la actualidad un factor importante sin duda es la administración, ya que de ella depende el éxito de un proyecto, así como de otros factores; para lo cual se debe considerar que el manejo de los procesos en los cuales se utilizara y por lo tanto brindar la seguridad de realizarlos de manera efectiva y eficaz.

La planeación estratégica formal con sus características modernas fue introducida por primera vez en algunas empresas comerciales a mediados de 1950. En aquel tiempo las empresas más importantes fueron principalmente las que desarrollaron sistemas de planeación estratégica formal, denominados sistemas de planeación a largo plazo. Desde entonces, la planeación estratégica se ha ido perfeccionando al grado de que en la actualidad todas las compañías importantes en el mundo

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cuentan con algún tipo de este sistema, tiene un número cada vez mayor de empresas pequeñas está siguiendo este ejemplo

Antecedentes

La estrategia no es nueva en los negocios, seguramente hace ya varios siglos se aplica, pero es sólo hasta comienzos de los años sesentas que los académicos y estudiosos de la administración la consideraron de importancia para alcanzar el éxito empresarial.

Inicialmente Chandler propuso un concepto de "estrategia" así: "determinación de objetivos y planes a largo plazo, acciones a emprender y asignación de los recursos necesarios para alcanzar lo propuesto". Como vemos, esta concepción es básica y a la vez muy completa, además, comprende varias aspectos interesantes como:

* Entra a jugar un papel determinante el concepto del largo plazo, lo cual es aplicado desde entonces y hasta la actualidad, aunque con variaciones. * Se tiene en cuenta el cómo de la estrategia, no solamente los resultados* Concibe que para alcanzar metas propuestas es necesario adelantar ciertas acciones y que estas acciones necesitan consumir ciertos recursos para ser adelantadas.* Envuelve las partes de una estrategia y las convierte en un todo

La estrategia

Camino para adaptarse al entorno y alcanzar los objetivosEste concepto fue tomado y desarrollado por otros estudiosos quienes propusieron la estrategia como un proceso más que como una serie de determinaciones fijas. Más adelante, hacia mediados de los setentas surgió el enfoque de la administración estratégica, basado en el siguiente principio: el diseño general de una organización puede ser descrito únicamente si el logro de los "objetivos" se agrega a las "políticas" y a la estrategia como uno de los factores claves en el proceso de la administración estratégica. (Hofer y Schendel)

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Hofer y Schendel se enfocaron en los cuatro aspectos más representativos del concepto: los objetivos (establecimiento), la estrategia (formulación e implantación) y cambios y logros de la administración (actividades).

A partir de estos conceptos se moldea la administración estratégica como es conocida hoy en día.

Quienes tienen la responsabilidad de dirigir las organizaciones deben procurar adelantarse a los cambios futuros del entorno y diseñar planes y estructuras flexibles que permitan la adaptación, la innovación y enfrentar cualquier situación no previstaLa planeación, la estrategia y las políticas.

Planeación tiene mucho que ver con previsión, planear es tratar de anticiparse a situaciones que nos pueden afectar, positiva o negativamente, por ello se hace necesario al interior de las organizaciones este tipo de ejercicio, para tratar de anticipar cambios o sucesos futuros, tratando de enfrentarlos y catalizarlos para bien. Desafortunadamente, los administradores no son magos o mentalistas que puedan predecir el futuro con exactitud, lo que sí tienen algunos, afortunadamente, es que son visionarios que miran más allá que los demás y por ello aciertan en la proyección del futuro.

Las estrategias son disposiciones generalizadas de las acciones a tomar para cumplir los objetivos generales, si no hay objetivos claros y bien definidos seguramente no existirá una estrategia apropiada para alcanzarlos, además, las estrategias que se planteen deben contemplar la utilización de unos recursos necesarios para desarrollar las actividades que desembocarán en los resultados y deben tener en cuenta cómo se conseguirán dichos recursos y cómo serán aplicados para aumentar las probabilidades de éxito.

Al lado de la planeación y la estrategia se encuentran las políticas, que básicamente son lineamientos que orientan a la administración en la toma de decisiones y por lo general no requieren de la acción, las políticas, las estrategias y el plan en sí deben ser una mezcla única que permita lograr buenos resultados.

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Planeación estratégica y tipos de organización

De acuerdo con su actitud frente a la planeación estratégica se distinguen cuatro tipos de organización:

Defensoras: organizaciones que tienen un reducido ámbito de mercado para sus productos y en las cuales los directivos de primer nivel son expertos en el área operativa pero no tienden a buscar nuevas oportunidades fuera de su ámbito.

Exploradoras: organizaciones que continuamente buscan oportunidades de mercado y por lo regular experimentan con potenciales respuestas a las tendencias del ambiente. Generalmente son las creadoras del cambio, pero debido a su excesiva preocupación por las innovaciones en su producto y en el mercado no son completamente eficientes.

Analizadoras: estas organizaciones operan en dos ámbitos, uno relativamente estable y otro cambiante. En el primero operan de manera rutinaria y eficiente mediante el uso de estructuras y procesos formalizados, y en el segundo los administradores observan muy de cerca a sus competidores para obtener nuevas ideas adoptando las más promisorias.

Respondientes: organizaciones en las que los administradores frecuentemente se dan cuenta de cómo el cambio y la incertidumbre afectan a los ambientes de su organización, pero no son capaces de responder eficientemente debido a que carecen de una relación consistente entre estructura y estrategia.

Encontramos en los dos extremos a las organizaciones que probablemente nunca alcanzarán el éxito, son pasivas y no desarrollan el ejercicio de la planeación, en la mitad encontramos empresas que seguramente tendrán éxito, estudian el entorno, lo enfrentan y tratan de estar siempre delante de las situaciones futuras.

Anticipación

Es mejor anticiparse a los acontecimientos futuros en lugar de sufrir y adaptarse a los sucesos que ocurran y nos afecten.

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La Administración Estratégica implica tener conciencia del cambio que se presenta en el entorno día a día, quiere decir no solamente enunciar intenciones sino plantear objetivos medibles y alcanzables, proponiendo acciones específicas y conociendo las necesidades de recursos (humanos, físicos, financieros y tecnológicos) para llevar esas acciones a cabo. Significa además solidez en el trabajo, ya que toda la organización se moverá en busca de objetivos comunes aplicando unas estrategias también comunes

Notas, fuentes y recursosHOFER, Ch. y SCHENDEL, D. Strategy Formulation: Analytical Concepts. West Publishing, Los Angeles. 1978 HITT, M.; IRELAND, D.; and HOSKISSON, R. Strategic Management, South- Western College Publishing, EE.UU., 1998

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1.1 Administración general

Concepto

Comúnmente se dice que: “administración es hacer algo a través de otros”. Sin embargo, es conveniente emitir una definición de la administración como disciplina, para tener un concepto más formal de la misma.La administración es una actividad inherente a cualquier grupo social, a partir de esto es posible conceptualizar la administración como:

Administración es el proceso mediante el cual se diseña y mantiene un ambiente en el que individuos que trabajan en grupos cumplen metas específicas de manera eficaz. ( Koontz, Weihrich, Cannice, 2012)

Elementos del concepto

1. Objetivo. Es decir, que la administración siempre está enfocada a lograr los fines o resultados.

2. Eficacia: consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo.

3. Eficiencia. Se refiere a “hacer las cosas bien”. Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad.

4. Grupo social. Para que la administración exista, es necesario que se dé siempre dentro de un grupo social.

5. Coordinación de recursos. Para administrar, se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común.

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6. Productividad. Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia.

Con los elementos anteriores es posible emitir una definición integral de la administración:“Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad, eficiencia y calidad (Münch Galindo, 2009)”.

Características

La administración posee ciertas características inherentes que la diferencian de otras disciplinas:

a) Universalidad. b) Valor instrumental. c) Unidad temporal. d) Amplitud de ejercicio. e) Especificidad. f) Interdisciplinariedad. g) Flexibilidad.

Importancia

Es necesario enunciar algunos de los argumentos más relevantes que fundamentan la importancia de esta disciplina:

1. Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social aunque, lógicamente, sea más necesaria en los grupos más grandes.

2. Simplifica el trabajo al establecer los principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad.

3. La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración.

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4. A través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.

Valores institucionales de la administración La administración, de carácter eminentemente social, se rige por una serie de valores que le proporcionan no sólo una validez moral ante el mundo, sino también información ética que debe orientar la conducta del administrador en la sociedad. La observancia de estos valores influye directamente en el incremento de la eficiencia en cualquier grupo social. Los valores institucionales de la administración pueden ser: sociales, organizacionales y económicos.

Sociales Estos son los de mayor importancia, ya que contribuyen al bienestar de la sociedad a través del:

• Mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio. • Mejoramiento de la situación socioeconómica de la población. • Cumplimiento de las obligaciones fiscales. • Evitar la competencia desleal. • Promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo. • Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.

Organizacionales

Aquellos que tienden a mejorar la organización de los recursos con que cuenta el grupo social:

• Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos. • Optimizar la coordinación de recursos. • Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos. • Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.

Económicos

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Son los que orientan a la obtención de beneficios económicos:

• Generar riqueza.• Máxima obtención de utilidades. • Manejo adecuado de recursos financieros. • Desarrollo económico del grupo social. • Promover la inversión.

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El proceso administrativo

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. Al estudiar la unidad temporal de la administración se mencionó que ésta comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar correctamente el método, los principios y las técnicas de esta disciplina. En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como: “El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral (Münch Galindo, 2009)”. Dentro de un organismo o grupo social se pueden distinguir dos fases o etapas primordiales: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración. A estas dos fases, (Lyndall F. Urwick, 2009) les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre al futuro. Mientras que la dinámica se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social. Por otro lado, (George Terry, 2009) establece que estas fases están constituidas por distintas etapas que dan respuesta a cinco cuestionamientos básicos de la administración:

•¿Qué se quiere hacer?•¿Qué se va a hacer?•¿Cómo se va a hacer?Ver que se haga¿Cómo se ha realizado?

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Así como estos estudiosos muchos gerentes encuentran que la organización útil y clara del conocimiento, facilita el análisis de la administración. Esta es la razón por la cual cuando se estudia la administración es necesario desglosarla en funciones gerenciales, alrededor de las cuales se organiza el conocimiento que le corresponde y es precisamente es lo que conocemos como proceso administrativo el cual se compone de varias etapas de acuerdo al autor elegido, pero que generalmente parte de Planear, Organizar, Integrar, dirigir y Controlar.

PlaneaciónLa planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconocer hacia dónde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.La función de la planeación es la base de todas las funciones gerenciales que consiste en seleccionar misiones y objetivos, y decidir sobre las acciones necesarias para lograrlos; requiere tomar decisiones, es decir, elegir una acción entre varias alternativas de manera que los planes proporcionen un enfoque racional para alcanzar los objetivos.

Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realización, se pueden clasificar en:

a) Corto plazo. Cuando se determinan para realizarse en un término menor a un año. Éstos a su vez pueden ser:

• Inmediatos: hasta seis meses. • Mediatos: mayor de seis meses o menor de doce meses

b) Mediano plazo. Es por un periodo de uno a tres años.

c) Largo plazo. Se proyectan a un tiempo mayor de tres años. Algunos autores se refieren a la planeación como planeación integral o como planeación total, en los casos en que dicha planeación abarca a la empresa en su

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totalidad, integrando todos los planes de la organización. Ésta, a su vez, puede ser: 1. Estratégica. Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes. Es diseñada por los miembros de mayor jerarquía en la empresa, es a largo plazo y comprende toda la empresa.

2. Táctica o funcional. Determina planes más específicos, que se refiere a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales). Se dan a mediano y corto plazo.

3. Operativa. Se rige por la planeación táctica, y formula y asigna actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Son a corto plazo.

Tipos de planes o elementos de la planeación

Misión y visión Se define a la misión en cuanto: describe la actividad o función básica de producción o servicio que desarrolla la empresa y que es la razón de su existencia; expone a lo que se dedica la empresa. Una misión debe contener al menos los siguientes puntos: producto y/o servicio, el mercado y los valores de la empresa. Al determinar la misión, también se está en condiciones de determinar la visión lo que permitirá que ambos conceptos sean la base para darle una dirección a la vida de la empresa a largo plazo. En el medio empresarial el término visión, expresa las aspiraciones futuras y fundamentales de cualquier tipo de empresa o en otras palabras, es la proyección a futuro de la misma. La visión contesta a la pregunta ¿qué se desea que sea la empresa en un futuro? Está relacionada a un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para que se determinen aspiraciones cualitativas (propósitos) y cuantitativas (objetivos). Propósitos Los propósitos son un complemento de la misión. La planeación se continúa a partir de la definición de los propósitos los cuales pueden ser conceptualizados como: “Las aspiraciones cualitativas básicas en el orden moral que mueve a emprender acciones de tipo socioeconómico y que se establecen en forma permanente o semipermanente en un grupo social (Münch Galindo, 2009)”. Investigación

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La investigación es un proceso que procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir cualquier situación administrativa que afecte o beneficie a la empresa. La investigación aplicada a la planeación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos y objetivos, así como de los medios óptimos para conseguirlos. Premisas Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse un plan. Las premisas, de acuerdo a su naturaleza, pueden ser:

1. Internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de la misión. 2. Externas. Factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa.

Evaluación de amenazas y oportunidades Los planes efectivos son aquellos que explotan las oportunidades y evitan las amenazas. En ambos casos, los puntos a cubrir abarcan cuestiones tales como:

• Estabilidad del régimen de gobierno en turno. • Tasa de inflación • Tasa de interés. • Niveles de precios y salarios. • Ingreso personal. • Política fiscal. • Acciones legislativas. • Tendencias del mercado actual. • Participación del mercado de los competidores.

Puntos fuertes y débiles de la empresa Estos pueden ser:

• Acceso a las fuentes de financiamiento. • Liquidez. • Nivel de utilidades. • Imagen de la empresa. • Relaciones con los clientes. • Habilidad administrativa. • Tecnología disponible. • Fuentes de abastecimiento.

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• Capacidad y habilidad del personal. • Eficiencia de equipo e instalaciones. • Calidad del producto o servicio, etcétera.

Objetivos Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener; son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. Los objetivos poseen dos características primordiales que permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de la planeación:

a) Se establecen a un tiempo específico. b) Se determinan cuantitativamente.

En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden ser:

1. Estratégicos o generales. Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo. 2. Tácticos o departamentales. Se refieren a un área o departamento, se

subordinan a los objetivos generales, y se establecen a corto o mediano plazo. 3. Operacionales o específicos. Se establecen en niveles más específicos de la

empresa, se refieren a actividades más detalladas, y son a corto plazo.

Estrategias Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:

1. Determinación de los recursos. 2. Evaluación. 3. Selección de alternativas.

Políticas Las políticas son disposiciones del pensamiento administrativo que orientan o regulan la conducta que hay que seguir en la toma de decisiones, acerca de acciones o actividades que se repitan una y otra vez dentro de una organización. En este sentido las políticas son criterios que guían hacia la correcta acción y decisión del personal en sus actividades. En ocasiones se confunden las políticas con las reglas. La diferencia es que las reglas son estrictas y las políticas son flexibles.

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Programas Una vez que se han determinado las anteriores etapas de la planeación, es necesario elaborar un programa, el cual puede definirse como: “Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución (Münch Galindo, 2009)”. La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento.

1. Identificar y determinar las actividades comprendidas. 2. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades. 3. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.

Presupuestos Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización; implican una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos.

Procedimientos Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades; no indica la manera en que debe realizarse, pues de eso se encargan los métodos, mismos que van implícitos en el procedimiento.

Organización

Una vez que se ha establecido “lo que se debe hacer”, será necesario determinar “cómo hacerlo”, qué medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto sólo es posible a través de la organización. Se puede definir a la organización como: “el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social (Münch Galindo, 2009)”.

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Organizar es: “identificar y clasificar las actividades necesarias; agrupar las actividades necesarias para alcanzar los objetivo; asignar a cada grupo a un gerente con la autoridad necesaria para supervisarlo; proveer de la coordinación horizontal y vertical en la estructura organizacional” . (Koontz, Weihrich, Cannice, 2012)

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es de carácter continuo; dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes.

2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Principios Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se encuentran íntimamente relacionados y son:

1. Del objetivo. 2. Especialización. 3. Jerarquía. 4. Paridad de autoridad y responsabilidad. 5. Unidad de mando. 6. Difusión. 7. Amplitud o tramo de control. 8. De la coordinación. 9. Continuidad.

Etapas de organización

División del trabajo

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Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: jerarquización, departamentalización y descripción de funciones.

Coordinación La eficiencia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación, misma que se obtiene a través del establecimiento de líneas de comunicación y autoridad fluidas. La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.El proceso de organización se lleva acabo de la siguiente manera:

División del trabajo Jerarquización Descripción de funciones Departamentalización Coordinación

Tipos de la organización La determinación de la clase de organización más adecuada, depende de factores tales como el giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de producción, etcétera. Los tipos de organización más comunes mas conocidos y usados son los siguientes:

• Organización lineal o militar. • Organización funcional o de Taylor. • Organización lineo-funcional. • Organización staff. • Organización por comités. • Organización matricial.

Técnicas de organización Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional: son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

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Organigramas Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. Existen tres formas de representarlos: vertical, horizontal, mixto y circular. Manuales Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales de acuerdo con su contenido, pueden ser: a) de políticas, b) departamentales, c) de bienvenida, d) de organización, e) de procedimientos, f) de contenido múltiple, g) de técnicas o h) de puesto.Diagramas de flujo Se pueden definir como la representación simbólica y gráfica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos y los puestos de trabajo que intervienen en un procedimiento detallado. Los diagramas de flujo facilitan comprender el movimiento de cada una de las actividades de un procedimiento. Para esta comprensión será necesario seguirsímbolos convencionales para tener un significado preciso y convenir en ciertas reglas en cuanto a su aplicación. Análisis de puestos El análisis de puestos es un cuestionario que sirve para obtener información sobre los componentes del puesto. El contenido del cuestionario es:

a) Identificación del puesto. Contiene: título del puesto, de quién depende, departamento del que depende, contactos y posición del puesto en el organigrama.

b) Descripción genérica. Definición breve y precisa de las actividades del puesto.

c) Descripción específica. Exposición detallada de las actividades del puesto.

d) Requerimientos del puesto. Requisitos que debe satisfacer el trabajador para desempeñar el puesto.

e) Perfil del puesto. Características necesarias que una persona debe tener para desempeñar el puesto óptimamente.

La aplicación del cuestionario, su proceso de análisis y la identificación precisa de los componentes del puesto dan como producto o resultado la descripción del puesto.

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Dirección Para definir el concepto existen varios autores que han escrito al respecto aquí se presenta una definición elaborada por autor mexicano que a su juicio es:: “La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión (Münch Galindo, 2009)”.

Importancia La dirección es trascendental porque:

Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.

A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.

La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.

Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.

A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funciones.

Principios Una buena dirección debe llevar implícito la aplicación de determinados principios que harán que aplicación sea homogénea, tales principios son:

De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. Impersonalidad de mando. De la supervisión directa. De la vía jerárquica. De la resolución del conflicto. Aprovechamiento del conflicto

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Etapas de dirección

Como parte del proceso administrativo la dirección también se aplica a través de etapas muy bien definidas:

Toma de decisiones Integración Motivación Comunicación Liderazgo-supervisión

Toma de decisiones Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas. La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Una decisión puede variar en trascendencia y connotación. Sea cual fuere su implicación, al tomar decisiones es necesario:

Definir el problema. Analizar el problema. Evaluar las alternativas. Elegir entre las alternativas. Aplicar la decisión.

Integración Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales como humanos. Existen ciertas reglas de administración, necesarias para lograr efectividad en la integración:

El hombre adecuado para el puesto adecuado. De la provisión de elementos necesarios. De la importancia de la introducción adecuada.

La integración comprende cuatro etapas:

• Reclutamiento. • Selección. • Introducción o inducción.

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• Capacitación y desarrollo.

Motivación En su acepción más sencilla, motivar significa “mover, conducir, impulsar a la acción”. La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos. Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias:

• Teorías de contenido o de explicación interna. Éstas tratan de especificar lo que impulsa la conducta; han sido las de mayor difusión por ello se les llama también teorías tradicionales; explican la conducta con base en procesos internos.

• Teorías de aprendizaje o del enfoque externo. Parten del supuesto de que la conducta observable en las organizaciones, así como sus consecuencias, son la clave para explicar la motivación; relacionan los efectos que ejercen el ambiente sobre la conducta de los individuos.

Comunicación La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social. La comunicación consta de tres elementos básicos:

Emisor, en donde se origina la información. Transmisor, a través del cual fluye la comunicación. Receptor, que recibe y debe entender la información.

Cualquier mínima falla en esta red de comunicación implica la desvirtuación de la información. Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se menciona su clasificación más usual:

Formal Informal Vertical Horizontal Verbal Escrita Ascendente Descendente

Liderazgo-supervisión

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La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas, y su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán:

La productividad del personal para lograr los objetivos.

La observancia de la comunicación.

La relación entre jefe-subordinado.

La corrección de errores.

La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina.

Control

Munch Galindo, define al control como: “La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias”

La importancia del control está sustentada debido a que:

1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

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7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Principios

1. Equilibrio. A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente.

2. De los estándares. Se refiere a que el control existe en función de la identificación de los estándares.

3. De la oportunidad. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes que se efectúe el error.

4. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente.

5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte.

6. De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren control.

7. De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control.

Proceso de control

1. Identificación del estándar 2. Medición de resultados 3. Comparación 4. Detección de desviaciones 5. Corrección 6. Retroalimentación

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1.Identificación del estándar La identificación de los estándares representa el estado de ejecución deseado en su aplicación.

2 Medición de resultados Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estándares.

3 Comparación Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos.

4 Detección de desviaciones El resultado de la comparación de la determinación de las desviaciones entre el desempeño real y el estándar, mismas que deberán reportarse inmediatamente.

5 Corrección La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares.

6 Retroalimentación A través de la retroalimentación la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo.

Implantación de un sistema de control Antes de establecer un sistema de control se requiere:

1. Contar con objetivos y estándares que sean estables.

2. Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles.

3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.

4. Evaluar la efectividad de los controles: eliminando aquellos que no sirven, simplificándolos y combinándolos para perfeccionarlos.

Características Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, éste debe reunir ciertas características para ser efectivo:

• Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional.

• Debe ser oportuno.

• Debe ser accesible.

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• Una ubicación específica en la empresa.

Factores que comprende el control Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

a) Cantidad.

b) Tiempo.

c) Costo.

d) Calidad.

El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; a través del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costo es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades. Por último, la calidad se refiere a las especificaciones que deben reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa. El control y su periodicidad

A. Control preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.

B. Control concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo.

C. Control posterior. Se aplica después de haber realizado las actividades planeadas.

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1.2 Administración estratégica

Quienes tienen la responsabilidad de dirigir las organizaciones deben procurar adelantarse a los cambios futuros del entorno y diseñar planes y estructuras flexibles que permitan la adaptación, la innovación y enfrentar cualquier situación no prevista

La Administración Estratégica implica tener conciencia del cambio que se presenta en el entorno día a día, quiere decir no solamente enunciar intenciones sino plantear objetivos medibles y alcanzables, proponiendo acciones específicas y conociendo las necesidades de recursos (humanos, físicos, financieros y tecnológicos) para llevar esas acciones a cabo.

Significa además solidez en el trabajo, ya que toda la organización se moverá en busca de objetivos comunes aplicando unas estrategias también comunes

La estrategia no es nueva en los negocios, seguramente hace ya varios siglos se aplica, pero es sólo hasta comienzos de los años sesentas que los académicos y estudiosos de la administración la consideraron de importancia para alcanzar el éxito empresarial.

Inicialmente Chandler propuso un concepto de "Estrategia" así: "Determinación de objetivos y planes a largo plazo, acciones a emprender y asignación de los recursos necesarios para alcanzar lo propuesto".

Este concepto comprende varias aspectos interesantes como:

o Entra a jugar un papel determinante el concepto del largo plazo, lo cual es aplicado desde entonces y hasta la actualidad, aunque con variaciones.

o Se tiene en cuenta el cómo de la estrategia, no solamente los resultados

o Concibe que para alcanzar metas propuestas es necesario adelantar ciertas acciones y que estas acciones necesitan consumir ciertos recursos para ser adelantadas.

o Envuelve las partes de una estrategia y las convierte en un todo

Más adelante, hacia mediados de los setentas surgió el enfoque de la Administración Estratégica, basado en el siguiente principio: “El diseño general de una organización puede ser descrito únicamente si el logro de los "objetivos" se agrega a las "políticas" y a la estrategia como uno de los factores claves en el proceso de la administración estratégica”. (Hofer y Schendel)

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La Administración estratégica tiene diversas definiciones, una de ellas se refiere al arte, la técnica y la ciencia de formular, implementar y evaluar las decisiones, a través de las actividades que realizan las empresas para alcanzar sus objetivos.

Planeación tiene mucho que ver con previsión, planear es tratar de anticiparse a situaciones que nos pueden afectar, positiva o negativamente, por ello se hace necesario al interior de las organizaciones este tipo de ejercicio, para tratar de anticipar cambios o sucesos futuros, tratando de enfrentarlos y catalizarlos para bien.

Las estrategias son disposiciones generalizadas de las acciones a tomar para cumplir los objetivos generales, si no hay objetivos claros y bien definidos seguramente no existirá una estrategia apropiada para alcanzarlos, además, las estrategias que se planteen deben contemplar la utilización de unos recursos necesarios para desarrollar las actividades que desembocarán en los resultados y deben tener en cuenta cómo se conseguirán dichos recursos y cómo serán aplicados para aumentar las probabilidades de éxito.

Porqué Planear?La planeación es la función administrativa básica por excelencia. Es el proceso formal de:

Seleccionar la misión y las metas generales de una organización

Determinar metas divisionales, departamentales e individuales

Elegir estrategias y tácticas para el cumplimiento de esas metas

Asignar recursos para el cumplimiento de dichas metas, estrategias y procedimientos

Adaptación al CambioLas organizaciones consiguen sobrevivir solo si logran simultáneamente administrar el cambio, mantener un adecuado grado de estabilidad, reducir al mínimo la confusión y establecer un sentido de dirección.

Si se lleva a cabo adecuadamente, la planeación contribuirá a:

La identificación de oportunidades futuras

La previsión y prevención de problemas futuros

El desarrollo de cursos de acción.

De este modo, una organización tendrá más posibilidades de alcanzar sus metas generales.

Facilidad del Ejercicio EmprendedorPara alentar el ejercicio emprendedor, es necesario encontrar un punto medio entre la parálisis en la planeación y la no planeación en absoluto. El método de la planeación emprendedora se caracteriza por los siguientes elementos esenciales:

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Rápido análisis de las oportunidades para eliminar negocios poco prometedores.

Atención a unos cuantos asuntos importantes

Rápida integración del análisis de acción

Administración del Riesgo y la IncertidumbreLa planeación eficaz contribuye a reducir riesgos e incertidumbres o perfecciona al menos la comprensión de los riesgos e incertidumbres asociados con las decisiones. Dos de las preguntas que se desprenden de esta tensión son:

Cuáles son las estrategias alternativas para reducir esta diferencia?

Cuales son los riesgos o incertidumbres de pérdidas o ganancias con ada una de esas estrategias

Manteniendo la PerspectivaLa planeación solo puede funcionar si los administradores y otros empleados tienen en mente que es un medio, no un fin.

Tipos de PlaneaciónPlaneación EstratégicaEs el proceso organizacional de desarrollo y análisis de la misión y la visión; de metas y tácticas generales, y de asignación de recursos. Al desarrollar planes estratégicos, los administradores deben adoptar un enfoque que abarque a toda la organización. Su propósito general es enfrentar eficazmente las oportunidades y amenazas del entorno a partir de las fortalezas y debilidades de la organización.

Planeación de ContingenciasEs prepararse para cambios rápidos e inesperados en el entorno, los cuales ejercen impacto sobre la organización y para los que se requerirá una respuesta ágil. La planeación de contingencias obliga a los administradores a estar conscientes de diversas posibilidades y a pensar con la debida anticipación en las estrategias necesarias para responder a ellas.

Permite una adaptación ordenada y rápida a acontecimientos externos más allá del control directo de la organización.

Misión y VisiónLa misión es el propósito o razón de existir de una organización. Una visión expresa las aspiraciones y valores fundamentales de una organización, apelando a las emociones e inteligencia de los miembros.Las metas de una organización las constituyen todo aquello a lo que se compromete a lograr. Se las puede expresar tanto cualitativa como cuantitativamente.Estrategias son los principales cursos de acción que sigue una organización para cumplir sus metas. Al asignar recursos, una organización asigna dinero, personas, instalaciones y equipo, y otros recursos a varias funciones y tareas. Como parte de Planeación

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Estratégica, la asignación de recursos significa por lo general la distribución mediante presupuestos, de recursos económicos para varios propósitos.

Planeación TácticaEs el proceso de toma de decisiones detalladas acerca de qué hacer, quién lo hará y cómo lo hará, con un horizonte de tiempo de normalmente de un año o menos. El proceso incluye por lo general las siguientes tareas:

Selección de metas específicas y la manera de implementarlas en el plan estratégico de la organización

Decisión de los cursos de acción a seguir para lograr el mejoramiento de las operaciones vigentes

Elaboración de presupuestos para cada departamento, división y proyecto.

Niveles de Estrategia y PlaneaciónLa variedad de bienes y servicios producidos y el número de diferentes mercados atendidos constituyen el nivel de Diversificación de una organización. El nivel de Diversificación de una empresa puede ser:

Empresa de Ramo Único: Ofrece un número limitado de bienes y servicios a un segmento de mercado en particular.

Empresa de Ramo Dominante: Atiende varios segmentos de un mercado en particular.

Empresa de Ramos Afines: Ofrece una amplia variedad de bienes y servicios similares ente sí.

Empresa de Ramos Diferentes: Ofrece diversos productos en muchos mercados distintos.

Nivel CorporativoEs común que las empresas de ramo dominante, ramos afines y ramos diferentes desarrollen planes y estrategias en tres niveles: corporativo, empresarial y funcional.En la cima, la Estrategia Corporativa guía la dirección general de empresas con más de un ramo de actividad. La diversificación es uno de los principales aspectos de la planeación y elaboración de estrategias corporativas.Las 5 estrategias de crecimiento a nivel corporativo mas comunes son la integración hacia delante, la integración hacia atrás, la integración horizontal, la diversificación concéntrica y la diversificación por conglomerado.

Integración Hacia delante: Ocurre cuando una compañía se introduce en el campo de actividad de sus clientes acercándose de este modo al consumido final.

Integración Horizontal : Ocurre cuando una compañía adquiere una empresa competidora para consolidar y ampliar su participación en el mercado.

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Diversificación Concéntrica : Ocurre cuando una compañía adquiere o crea una empresa relacionada con su actividad en términos de tecnología, mercados o productos.

Diversificación por Conglomerado : Ocurre cuando una empresa añade bienes o servicios diferentes a sus ramos de actividad.

Nivel de NegociosEs una guía para las operaciones de una empresa y responde a este tipo de preguntas: Cómo vamos a competir?.

Nivel FuncionalEs una guía para la administración de las áreas funcionales de una empresa, tales como manufactura, mercadotecnia, recursos humanos y finanzas.

Proceso de Planeación Estratégica Desarrollo de Misión y MetasMisión y metas organizacionales se formulan respondiendo a preguntas como: En qué negocios estamos? Con qué estamos comprometidos? Qué resultados deseamos obtener? Misión y metas no se desarrollan en condiciones de aislamiento.

Diagnóstico de Amenazas y OportunidadesLas fuerzas ambientales, tanto nacionales como globales, que pueden afectar a una organización representan significativas amenazas u oportunidades para una organización. La planeación estratégica toma en cuenta estas amenazas y oportunidades en el desarrollo de la misión, las metas y las estrategias.

Amenaza de nuevos competidores

Amenaza de bienes o servicios sustitutos

Rivalidad entre las empresas existentes

Diagnóstico de Fortalezas y DebilidadesEste permite a los administradores identificar las fuerzas centrales de una organización y determinar en qué debe mejorar esta. Las fuerzas centrales son las fortalezas complementarias que distinguen a una compañía y que presumiblemente la hacen más competitiva gracias a su capacidad para ofrecer a sus clientes un valor único. Casi toda la gente considera más sencillo el diagnóstico de las fortalezas que de las debilidades.

Generación de Estrategias AlternativasEstas estrategias alternativas están estrechamente ligadas con el proceso de diagnóstico y el desarrollo de metas.

Estas estrategias potenciales deben ser evaluadas en términos de:

Fuerzas Ambientales

Fortalezas y Debilidades de la Organización

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Probabilidad de que las estrategias contribuyan al cumplimiento de la misión y metas de la organización

Desarrollo de un Plan EstratégicoEn este se deben especificar las principales acciones por emprender, para cumplir la misión y las metas de la organización.

Un plan estratégico contiene:

La misión y metas organizacionales

Las estrategias para la obtención y utilización de los recursos tecnológicos, de comercialización, financieros y humanos necesarios

Las estrategias para los procesos de manufactura y la realización de actividades de investigación y desarrollo

Las estrategias para el desarrollo y utilización de las capacidades organizacionales y de los empleados

Desarrollo de Planes TácticosContribuyen a la implementación de los planes estratégicos.

Control y Evaluación de resultadosSi los planes no producen los resultados deseados, los administradores y equipos quizás deban hacer cambios en los controles, misión, metas o estrategias, o incluso en los planes mismos.

Repetición del Proceso de PlaneaciónLas fuerzas que afectan a las organizaciones se hallan en cambio permanente, los administradores deben estar preparados para adaptarse o innovar mediante la repetición del proceso de planeación.

Modelos de Estrategias de NegociosModelo del Ciclo de Vida de ProductosIdentifica las fases de mercado por las que atraviesan muchos productos durante su vida útil. La planeación estratégica de cada bien o servicio se e influida por el ciclo de vida de éste y por la fase del ciclo en la que se encuentra el producto.

Durante la fase de introducción, los intereses estratégicos dominantes son el desarrollo del producto, la búsqueda de clientes y el financiamiento de los costos de lanzamiento, expansión y mercadotecnia.

En la fase de crecimiento se buscan nuevos canales de distribución.

Durante la etapa de madurez de un bien o servicio, una de las principales cuestiones estratégicas es la necesidad de reducir los costos por unidad.

Durante la fase de declive del ciclo de vida de un producto persiste el énfasis estratégico en la eficiencia.

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En la fase de desaparición, la disponibilidad del producto se reduce considerablemente, e incluso es posible que el producto sea eliminado por completo.

Modelo de Estrategias GenéricasComprende un marco de referencia de tres estrategias de negocios básicas que pueden aplicarse a una gran variedad de organizaciones de diversas industrias.

Estrategias de Diferenciación: Privilegia la competencia con todas las demás empresas de la industria mediante el ofrecimiento de un producto que los clientes percibirán como excepcional.

Estrategia de Liderazgo de Costos: Privilegia la competencia en la industria mediante el suministro de un producto de precio tan bajo como el de los competidores e incluso inferior.

Estrategia de Enfoque: Enfatiza la competencia en un nicho de mercado específico mediante la orientación de los esfuerzos a las necesidades particulares de ciertos clientes o a un mercado geográfico estrechamente definido.

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