ADMINISTRACIÓN DE

RECURSOS HUMANOS

Ing. Gabriela Luna CamposIng. Gabriela Luna Campos

Febrero 24 de 2005

ReflexiónReflexión

¿Cuantas veces hemos visto la desorientación de muchos ¿Cuantas veces hemos visto la desorientación de muchos trabajadores porque no saben, cuales son exactamente sus trabajadores porque no saben, cuales son exactamente sus tareas y sus funciones? tareas y sus funciones? ¿Cuantas veces hemos seleccionado a un determinado ¿Cuantas veces hemos seleccionado a un determinado candidato para cubrir un puesto en una organización y nos candidato para cubrir un puesto en una organización y nos damos cuenta de que esa persona no era la idónea? damos cuenta de que esa persona no era la idónea? ¿Cuantas veces nos hemos preguntado por nuestra situación ¿Cuantas veces nos hemos preguntado por nuestra situación o, el lugar que ocupamos en nuestra organización?o, el lugar que ocupamos en nuestra organización? ¿Cuantas veces nos hemos dado cuenta de que nuestros ¿Cuantas veces nos hemos dado cuenta de que nuestros valores chocan con la cultura de nuestra organización? valores chocan con la cultura de nuestra organización? ¿Cuantas veces nos hemos planteado si tenemos autoridad o ¿Cuantas veces nos hemos planteado si tenemos autoridad o responsabilidad para tomar determinadas decisiones? responsabilidad para tomar determinadas decisiones?

Tal vez, son demasiadas las veces que nos encontramos ante tales Tal vez, son demasiadas las veces que nos encontramos ante tales cuestiones. cuestiones.

Y las respuestas a todas ellas están en el Administración de Recursos Y las respuestas a todas ellas están en el Administración de Recursos Humanos.Humanos.

TemarioTemario

I.I. Análisis de PuestoAnálisis de Puesto

II.II. Perfil de PuestoPerfil de Puesto

III.III. Descripción de PuestoDescripción de Puesto

IV.IV. Reclutamiento y SelecciónReclutamiento y Selección

V.V. CapacitaciónCapacitación

VI.VI. Evaluación del DesempeñoEvaluación del Desempeño

IntroducciónIntroducción

El diseño adecuado de una El diseño adecuado de una organización es una de las organización es una de las plataformas para que su plataformas para que su funcionamiento sea más dinámico y funcionamiento sea más dinámico y eficiente, ya que brinda claridad en eficiente, ya que brinda claridad en los roles esperados y los criterios de los roles esperados y los criterios de evaluación de desempeño. evaluación de desempeño.

El Análisis y Descripción de Puestos, El Análisis y Descripción de Puestos, es el diseño funcional de una es el diseño funcional de una empresa, que establece prioridades y empresa, que establece prioridades y estandariza funciones en puestos y estandariza funciones en puestos y áreas, así mismo puede contribuir a áreas, así mismo puede contribuir a mejorar la calidad, servicio e imagen mejorar la calidad, servicio e imagen de la misma.de la misma.

DISEÑO Y ANALISIS DE DISEÑO Y ANALISIS DE PUESTOPUESTO

I. Análisis de I. Análisis de puestospuestos

El análisis de puestos consiste en la obtención, El análisis de puestos consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre evaluación y organización de información sobre los puestos de una organización.los puestos de una organización.

Esta función tiene como meta el análisis de Esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y cada puesto de trabajo y NONO el de las personas el de las personas que lo desempeñan.que lo desempeñan.

Es una herramienta que nos proporciona un Es una herramienta que nos proporciona un resumen sobre los deberes y responsabilidades resumen sobre los deberes y responsabilidades del ocupante del puesto.del ocupante del puesto.

Análisis de puestosAnálisis de puestos

Se hacen por cada puesto aun Se hacen por cada puesto aun cuando haya varias personas que cuando haya varias personas que ocupan el mismo puesto.ocupan el mismo puesto.

Antes de estudiar cada puesto se Antes de estudiar cada puesto se recomienda estudiar la recomienda estudiar la organización, sus objetivos, sus organización, sus objetivos, sus características, sus insumos y sus características, sus insumos y sus productos o serviciosproductos o servicios

¿Qué es un Puesto?¿Qué es un Puesto?

Es un grupo de tareas que se Es un grupo de tareas que se deben desarrollar para que una deben desarrollar para que una organización pueda alcanzar sus organización pueda alcanzar sus objetivos.objetivos.

Cuando la organización Cuando la organización arranca operaciones.arranca operaciones.

Cuando se crean nuevos Cuando se crean nuevos puestos.puestos.

Cuando se reorganiza la Cuando se reorganiza la empresa u organización.empresa u organización.

Cuando la tecnología modifica Cuando la tecnología modifica significativamente las significativamente las funciones de un puesto.funciones de un puesto.

¿Cuando se realiza un análisis ¿Cuando se realiza un análisis de puestos?de puestos?

Con un adecuado Con un adecuado análisis de puestos es análisis de puestos es posible:posible:

Compensar en forma adecuada y justa a los Compensar en forma adecuada y justa a los empleados.empleados.

Ubicar a los empleados en puestos adecuados.Ubicar a los empleados en puestos adecuados. Determinar niveles realistas de desempeño.Determinar niveles realistas de desempeño. Crear planes para capacitación y desarrollo.Crear planes para capacitación y desarrollo. Identificar candidatos adecuados.Identificar candidatos adecuados. Planear necesidades de capacitación.Planear necesidades de capacitación. Propiciar condiciones que mejoren el entorno Propiciar condiciones que mejoren el entorno

laboral.laboral. Eliminar requisitos no indispensables.Eliminar requisitos no indispensables. Conocer las necesidades reales de recursos Conocer las necesidades reales de recursos

humanos en una organización.humanos en una organización.

Métodos para recabar la Métodos para recabar la información necesaria información necesaria para el análisis de para el análisis de puestos:puestos:

Entrevistas.Entrevistas. Comité de evaluadores.Comité de evaluadores. Observación directa.Observación directa.

II. Perfil del puestoII. Perfil del puesto

Son las cualidades Son las cualidades y/o habilidades que y/o habilidades que debe tener el debe tener el ocupante del puestoocupante del puesto

¿Qué personas necesitamos ¿Qué personas necesitamos

en la organización para . . . .?en la organización para . . . .?

. . . . mejorar nuestra posición estratégica?. . mejorar nuestra posición estratégica?

. . . conocer mejor nuestro producto y . . . conocer mejor nuestro producto y mercado?mercado?

. . . aprovechar nuestra estructura actual?. . . aprovechar nuestra estructura actual?

. . . hacer más funcional nuestra cultura?. . . hacer más funcional nuestra cultura?

Perfil EstratégicoPerfil Estratégico

Necesidades Estratégicas Necesidades Estratégicas

Qué es lo que tenemos Qué es lo que tenemos actualmente que actualmente que necesitamos necesitamos MANTENERMANTENER

Qué es lo que tenemos Qué es lo que tenemos actualmente que actualmente que necesitamos necesitamos CAMBIARCAMBIAR

Estructura del Estructura del Perfil del puestoPerfil del puesto

Identificador del PuestoIdentificador del Puesto– PuestoPuesto - Área- Área

Requerimientos deseables del puestoRequerimientos deseables del puesto– GéneroGénero - Escolaridad- Escolaridad

– Estado civilEstado civil - Conocimientos- Conocimientos

– EdadEdad - Manejo de Software- Manejo de Software

– Se requiere viajarSe requiere viajar - Experiencia- Experiencia

– Se requiere vehículoSe requiere vehículo - Otros- Otros

Indicadores de actitud y desempeñoIndicadores de actitud y desempeño

III. Descripción de III. Descripción de puestospuestos

Una descripción de puesto Una descripción de puesto es una forma escrita que es una forma escrita que explica los deberes, las explica los deberes, las condiciones de trabajo y condiciones de trabajo y otros aspectos relevantes otros aspectos relevantes de un puesto específico.de un puesto específico.

Es indispensable usar el Es indispensable usar el mismo formato para todos mismo formato para todos los puestos de una los puestos de una organización, para organización, para preservar la comparabilidad preservar la comparabilidad de los datos.de los datos.

La Descripción de Puestos funge La Descripción de Puestos funge como una fuente esencial para como una fuente esencial para llevar a cabo el reclutamiento y llevar a cabo el reclutamiento y selección del personal, la selección del personal, la capacitación, evaluación de capacitación, evaluación de desempeño y la valuación de desempeño y la valuación de puestos entre los más puestos entre los más importantes importantes

Estructura de la Estructura de la Descripción del puestoDescripción del puesto

Sección de IdentificaciónSección de Identificación– PuestoPuesto - Jefe Inmediato- Jefe Inmediato

– AreaArea - Subordinados- Subordinados

– Horario de laboresHorario de labores

Propósito GeneralPropósito General Actividades PrincipalesActividades Principales ResponsabilidadesResponsabilidades Requerimientos deseables del puestoRequerimientos deseables del puesto Relaciones internas y externasRelaciones internas y externas Capacitación requeridaCapacitación requerida Condiciones de trabajo necesariasCondiciones de trabajo necesarias AutorizaciónAutorización

IV. RECLUTAMIENTO Y IV. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONALSELECCIÓN DE PERSONAL Se llama reclutamiento al Se llama reclutamiento al

proceso de identificar e proceso de identificar e interesar a candidatos interesar a candidatos adecuados para llenar las adecuados para llenar las vacantes.vacantes.

El reclutamiento se inicia El reclutamiento se inicia cuando empieza la búsqueda y cuando empieza la búsqueda y termina cuando se reciben las termina cuando se reciben las solicitudes de empleo.solicitudes de empleo.

Los Recursos Humanos, son un recurso Los Recursos Humanos, son un recurso escaso, pues el encontrar a la persona escaso, pues el encontrar a la persona idónea para ocupar una vacante en la idónea para ocupar una vacante en la organización no es tarea fácil.organización no es tarea fácil.

Una herramienta muy útil para el Una herramienta muy útil para el Reclutamiento es el Reclutamiento es el Perfil del PuestoPerfil del Puesto, que , que describe el tipo de persona más indicada describe el tipo de persona más indicada para un puesto en particular (Escolaridad, para un puesto en particular (Escolaridad, experiencia previa, habilidades, etc).experiencia previa, habilidades, etc).

ReclutamientReclutamientoo

Proceso de Proceso de reclutamientoreclutamiento Identificación de una vacanteIdentificación de una vacante Aplicación de la política de la Aplicación de la política de la

OrganizaciónOrganización Requerimientos del puestoRequerimientos del puesto Comentarios del próximo jefe Comentarios del próximo jefe

inmediatoinmediato Reclutamiento internoReclutamiento interno Reclutamiento externoReclutamiento externo Conjunto satisfactorio de candidatosConjunto satisfactorio de candidatos

Canales de Canales de reclutamientoreclutamiento Recomendaciones de los Recomendaciones de los

empleados de la Organización.empleados de la Organización.

Anuncios en el periódico.Anuncios en el periódico.

Agencias de empleo.Agencias de empleo.

Entrevistas de Entrevistas de selecciónselección

Lugar adecuado.Lugar adecuado. Darle confianza al candidato.Darle confianza al candidato. Guardar silencio.Guardar silencio. Anotar lo importante.Anotar lo importante. No hacer bromas al candidato.No hacer bromas al candidato. Buscar lo que necesitamos.Buscar lo que necesitamos. Sacar conclusiones de la entrevista.Sacar conclusiones de la entrevista.

SELECCIÓN DE PERSONALSELECCIÓN DE PERSONAL

Ya que se dispone de un grupo idóneo de Ya que se dispone de un grupo idóneo de solicitantes, se inicia el proceso de solicitantes, se inicia el proceso de selección.selección.

El proceso de selección se basa en tres El proceso de selección se basa en tres elementos esenciales, y estos son los que elementos esenciales, y estos son los que determinan su efectividad:determinan su efectividad:

1. La información de la descripción de puestos.1. La información de la descripción de puestos.

2. Los planes de R.H. a corto y largo plazo.2. Los planes de R.H. a corto y largo plazo.

3. El grupo de candidatos.3. El grupo de candidatos.

Inducción al nuevo Inducción al nuevo empleadoempleado

Los programas de inducción deben Los programas de inducción deben contener como mínimo:contener como mínimo:

Información sobre la historia/trayectoria Información sobre la historia/trayectoria de la Organización.de la Organización.

Información sobre la planeación Información sobre la planeación estratégica de la Organización.estratégica de la Organización.

Ubicación del empleado dentro del Ubicación del empleado dentro del organigrama.organigrama.

Inducción al nuevo Inducción al nuevo empleadoempleado

Información sobre su jefe inmediato (a quién le Información sobre su jefe inmediato (a quién le

reportará).reportará). Objetivos del puesto para el que fue contratado.Objetivos del puesto para el que fue contratado. Políticas de la Empresa (promociones, evaluación del Políticas de la Empresa (promociones, evaluación del

desempeño, procedimientos internos etc.)desempeño, procedimientos internos etc.) Explicación amplia sobre administración de sueldos y Explicación amplia sobre administración de sueldos y

prestaciones (frecuencia de pago, bonos, seguros etc.)prestaciones (frecuencia de pago, bonos, seguros etc.) Explicación amplia sobre el Reglamento Interior de Explicación amplia sobre el Reglamento Interior de

Trabajo.Trabajo.

V. CAPACITACIÓN Y V. CAPACITACIÓN Y DESARROLLODESARROLLO

CAPACITACIÓN:CAPACITACIÓN: consiste en enseñar a los consiste en enseñar a los empleados las habilidades específicas de un empleados las habilidades específicas de un puesto en particular.puesto en particular.

DESARROLLO:DESARROLLO: es un proceso de educación es un proceso de educación continua que va más allá de la simple continua que va más allá de la simple capacitación. Consiste en preparar al capacitación. Consiste en preparar al personal para personal para ocupar en un futuro posiciones superiores en ocupar en un futuro posiciones superiores en la empresa.la empresa.

Las necesidades de capacitación se Las necesidades de capacitación se pueden detectar por medio de pueden detectar por medio de encuestas a empleados, juntas de encuestas a empleados, juntas de gerentes o estadísticas de la empresa.gerentes o estadísticas de la empresa.

Aquí es muy importante establecer Aquí es muy importante establecer claramente qué es lo que se quiere claramente qué es lo que se quiere alcanzar con la capacitación y el alcanzar con la capacitación y el medio en como esto se va a alcanzar.medio en como esto se va a alcanzar.

DETECCIÓN DE NECESIDADES DE DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓNCAPACITACIÓN

Beneficios de la Beneficios de la capacitacióncapacitación

Para la organización:Para la organización:

Ayuda al personal a identificarse con los Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la Empresaobjetivos de la Empresa

Fomenta la apertura y la confianzaFomenta la apertura y la confianza Se agiliza la toma de decisionesSe agiliza la toma de decisiones Contribuye a la formación de líderesContribuye a la formación de líderes Sube el nivel de satisfacción con el Sube el nivel de satisfacción con el

puestopuesto Incrementa la productividad y la calidad Incrementa la productividad y la calidad

en el trabajo.en el trabajo.

Beneficios de la Beneficios de la capacitacióncapacitación

Para el individuo:Para el individuo:

Permite el logro de metas Permite el logro de metas individualesindividuales

Desarrolla un sentido de progresoDesarrolla un sentido de progreso Elimina los temores de la Elimina los temores de la

incompetencia o la ignorancia incompetencia o la ignorancia individualindividual

EVALUACION DEL EVALUACION DEL DESEMPEÑODESEMPEÑO

VI. Evaluación del VI. Evaluación del desempeñodesempeño

La evaluación del desempeño constituye La evaluación del desempeño constituye el proceso por el cual se estima el el proceso por el cual se estima el rendimiento global del empleado.rendimiento global del empleado.

Una empresa no puede adoptar cualquier Una empresa no puede adoptar cualquier sistema de evaluación del desempeño. sistema de evaluación del desempeño. El sistema debe ser válido, confiable, El sistema debe ser válido, confiable,

efectivo y aceptado.efectivo y aceptado.

Evaluación del Evaluación del desempeñodesempeño Constituye una función esencial que Constituye una función esencial que

de una u otra manera suele efectuarse de una u otra manera suele efectuarse en toda organización.en toda organización.

La mayoría de los empleados procura La mayoría de los empleados procura obtener retroalimentación sobre la obtener retroalimentación sobre la manera en que cumple con sus manera en que cumple con sus actividades.actividades.

Es la valoración del desempeño de un Es la valoración del desempeño de un empleado de acuerdo con criterios específicos.empleado de acuerdo con criterios específicos.

Debe ser un proceso objetivo e imparcial que Debe ser un proceso objetivo e imparcial que determine si un empleado realiza su trabajo determine si un empleado realiza su trabajo adecuadamente, por arriba o por debajo de las adecuadamente, por arriba o por debajo de las expectativas.expectativas.

Los resultados suelen ser información Los resultados suelen ser información importante para decisiones como: ascensos, importante para decisiones como: ascensos, aumentos salariales, transferencias o aumentos salariales, transferencias o terminaciones.terminaciones.

Evaluación del Evaluación del desempeñodesempeño

Todo el que tenga Todo el que tenga personal a su cargo debe personal a su cargo debe evaluar el desempeño evaluar el desempeño individual para saber individual para saber que acciones deben que acciones deben tomar.tomar.

Cuando el desempeño es Cuando el desempeño es inferior a lo esperado, el inferior a lo esperado, el jefe debe emprender jefe debe emprender una acción correctiva.una acción correctiva.

Evaluación del Evaluación del desempeñodesempeño

El desempeño satisfactorio El desempeño satisfactorio o que excede lo esperado, o que excede lo esperado, debe ser alentado y debe ser alentado y reconocido.reconocido.

Las evaluaciones Las evaluaciones informales, basadas en el informales, basadas en el trabajo diario, son trabajo diario, son necesarias pero necesarias pero insuficientes.insuficientes.

Evaluación del Evaluación del desempeñodesempeño

Falsas PremisasFalsas Premisas

Evaluar significa incrementar la Evaluar significa incrementar la compensacióncompensación

Se debe aplicar el mismo Se debe aplicar el mismo instrumento para todosinstrumento para todos

La gente sabe lo que tiene que La gente sabe lo que tiene que hacerhacer

Los empleados se van a “sentir”Los empleados se van a “sentir” ““Me voy a comprometer”Me voy a comprometer”

¿Qué y cómo Evaluar?¿Qué y cómo Evaluar?

Evaluar lo IMPORTANTE, no todoEvaluar lo IMPORTANTE, no todo Identificar cadena Cliente-Identificar cadena Cliente-

ProveedorProveedor En forma sencillaEn forma sencilla Utilizando la información que ya se Utilizando la información que ya se

generagenera Evaluación simple (escala de Evaluación simple (escala de

Likert)Likert)

Es conveniente contar con un sistema Es conveniente contar con un sistema formal y sistemático de formal y sistemático de retroalimentación.retroalimentación.

– Preparar al empleadoPreparar al empleado

– Presentarle la evaluaciónPresentarle la evaluación

– Solicitarle su opiniónSolicitarle su opinión

– Ofrecerle su apoyoOfrecerle su apoyo

Evaluación del Evaluación del desempeñodesempeño

La evaluación del La evaluación del desempeño ayuda a la desempeño ayuda a la empresa:empresa: A evaluar los procedimientos A evaluar los procedimientos

de reclutamiento, selección y de reclutamiento, selección y contratación.contratación.

A tomar decisiones sobre A tomar decisiones sobre promociones internas.promociones internas.

Administrar equitativamente Administrar equitativamente los salarios.los salarios.

Mantener un clima laboral Mantener un clima laboral adecuado.adecuado.

Entrevistas de Entrevistas de evaluaciónevaluación

Destaque los aspectos positivos del Destaque los aspectos positivos del empleado.empleado.

Especifique a cada empleado que la Especifique a cada empleado que la

sesión de evaluación es para mejorar el sesión de evaluación es para mejorar el desempeño y no para aplicar medidas desempeño y no para aplicar medidas disciplinarias.disciplinarias.

Lleve a cabo la sesión de evaluación del Lleve a cabo la sesión de evaluación del desempeño en un ambiente de desempeño en un ambiente de privacidad y un mínimo de privacidad y un mínimo de interrupciones.interrupciones.

Entrevistas de Entrevistas de evaluaciónevaluación

Efectúe no menos de una sesión anual formal de Efectúe no menos de una sesión anual formal de revisión del desempeño, dos es mas revisión del desempeño, dos es mas recomendable (cada 6 meses).recomendable (cada 6 meses).

Evite el efecto de acontecimientos recientes, Evite el efecto de acontecimientos recientes, evalúe el desempeño de todo el periodoevalúe el desempeño de todo el periodo

Sea específico en cuanto pueda.Sea específico en cuanto pueda.

Centre sus comentarios en el desempeño y no Centre sus comentarios en el desempeño y no en los atributos y/o áreas de oportunidad en los atributos y/o áreas de oportunidad personales.personales.

Evite prejuicios personalesEvite prejuicios personales

Entrevistas de Entrevistas de evaluación.evaluación.

Guarde la calma, no Guarde la calma, no discuta con su evaluado.discuta con su evaluado.

Identifique y explique Identifique y explique las acciones específicas las acciones específicas que el empleado puede que el empleado puede emprender para mejorar emprender para mejorar su desempeño.su desempeño.

Entrevistas de Entrevistas de evaluación.evaluación.

Destaque su disposición a ayudar Destaque su disposición a ayudar en cuantos aspectos sea en cuantos aspectos sea necesario.necesario.

Concluya las sesiones de Concluya las sesiones de evaluación destacando los evaluación destacando los aspectos positivos del desempeño aspectos positivos del desempeño del empleado.del empleado.

Estándares de Estándares de desempeño:desempeño:

PuntualidadPuntualidadAsistenciaAsistenciaHabilidad para relacionarseHabilidad para relacionarseEnfoque a ResultadosEnfoque a ResultadosGeneración de recursosGeneración de recursosEtc.Etc.

Se evalúa la actuación del ser humano desde el momento de Se evalúa la actuación del ser humano desde el momento de nacer hasta el morir. Lo pesan, lo miden y lo evalúan de nacer hasta el morir. Lo pesan, lo miden y lo evalúan de diferentes formas. De hecho, la evaluación se realiza antes del diferentes formas. De hecho, la evaluación se realiza antes del nacimiento, se evalúan el ritmo cardiaco, la posición fetal y nacimiento, se evalúan el ritmo cardiaco, la posición fetal y otros tipos de componentes. otros tipos de componentes.

Por supuesto que en el mundo laboral los trabajadores son Por supuesto que en el mundo laboral los trabajadores son sometidos a diferentes clases de evaluaciones, algunas de sometidos a diferentes clases de evaluaciones, algunas de ellas pueden conducir a la promoción de nuevas posiciones, ellas pueden conducir a la promoción de nuevas posiciones, generalmente con un sueldo y/o un cargo y por supuesto con generalmente con un sueldo y/o un cargo y por supuesto con unos privilegios más elevados. unos privilegios más elevados.

Dentro de ese complejo mundo organizacional las Dentro de ese complejo mundo organizacional las recompensas directas e indirectas se pueden conseguir con recompensas directas e indirectas se pueden conseguir con un reconocimiento especial o un nuevo escenario de un reconocimiento especial o un nuevo escenario de posibilidades de autoexpresión y de un mundo de creatividad posibilidades de autoexpresión y de un mundo de creatividad e innovación.e innovación.

Finalmente…..Finalmente…..

……Mejora continua como personas y Mejora continua como personas y profesionistas profesionistas

Saber a donde deseas llegar Saber a donde deseas llegar es el primer paso para lograrloes el primer paso para lograrlo

GRACIAS