“Administración de proyectos “

Dr. Gustavo Urbano Reyes 5to. “A” Integrantes: Diana Cortes Aguilar Sandra Bravo Cadena 1/9/2014

1.3 FASES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

1. Definición del proyecto

Definir el alcance del proyecto. „

¿Qué metas se desean alcanzar?

Criterios para establecer metas:

a. Ser específicas

b. Ser realistas

c. Tener un componente de tiempo

d. Ser mesurables (definir

entregables )

e. Contar con acuerdos de participantes clave

¿Cuáles son las principales tareas?

¿Qué expectativas generales tienen los involucrados claves del proyecto?

Determinar los recursos.

¿Qué recursos, en particular, gente y equipo están disponibles para ayudar a

alcanzar las metas del proyecto?.

¿Qué otros recursos se requieren?

¿Dinero, equipo, instalaciones, materiales, información, tecnología?

„

Determinar los límites de tiempo.

¿Cuánto tiempo se necesita para terminar el proyecto?.

¿Cuáles son las fechas límite?„ Identificar riesgos y restricciones

2. Plan del proyecto: Instrumento indispensable

La planeación del proyecto es el corazón de la administración del proyecto. Define

el alcance, los recursos y el tiempo requerido, y permite mantenerlos en balance a

través de todo el proyecto.

A) Exactamente cuantas y que tareas necesitan realizarse

Una forma común de organizar las tareas de un proyecto recibe el nombre de

Estructura del Desglose del Trabajo (EDT) o Work Breakdown s tructure (WBS).

En un WBS las tareas se definen con claridad y puede emplearse con fines de

selección de personal, calendarización, presupuestacióny elaboración de

Diagramas de Red. La idea fundamental es descomponer las tareas más

grandes en sus componentes individuales.

Para organizar el WBS use las categorías que mejor convengan al proyecto:

disciplinas funcionales o tecnológicas, ubicación física, etc „ En todos los niveles

debe proporcionar entregables medibles Utilice un formato que permita cambios y

lleve un control de la versión „ Favorezca la claridad y comprensión: use de

colores para identificar tareas relacionadas, etiquete actividades con un número

que haga referencia a una página de un documento general de narrativa, etc..

B) Quién hará cada tarea‰

Identifique para cada una de las tareas del WBS las habilidades técnicas,

experiencias específicas o aptitudes interpersonales que se requieren para

terminarlas con efectividad.

Determine la disponibilidad para el trabajo ¿Estará100% del tiempo asignado al

proyecto?¿Cuántos días a la semana?¿Hay periodos no laborables?

C) El costo estimado de cada una de las tareas y del proyecto completo.

Son necesarias estimaciones específicas del tiempo que se requiere para la

terminación de las tareas, asícomo para todos los materiales y equipos. ‰Los

costos están ligados a las metas del proyecto y unidos a marcos de tiempo y

calendarios. ‰Considere la necesidad de contratación de proveedores de servicios

externos o de expertos en áreas específicas

E) Calendario del proyecto.

Estime el esfuerzo y duración de las tareas (tiempo para completar cada tarea)

con base en los recursos disponibles. oDetermine las fechas de calendario para

cada tarea, ruta crítica y tiempos de holgura.

Cuando hay conflicto en la disponibilidad de recursos asignados puede ser

necesario ajustar el calendario proyecto. del oCambiar el alcance del proyecto o

agregar recursos (impactando el presupuesto) oDarle mas tiempo a una tarea,

dividirla en 2 o ajustar dependencias de la red (modificando la utilización de los

recursos). oTrasladar tareas a momentos en que los recursos estén disponibles

(implica calcular nuevamente todo el calendario). oAmpliar la fecha de conclusión

del proyecto cuando es posible.

3. Perseguir y mantener el plan.

Cuando el plan inicia, éste se convierte en un instrumento valioso al ayudara a

“poner a tono”el proyecto.

Al ejercer el plan es necesario: „ Registrar el avance del proyecto, comparando los

datos actuales con los estimados originalmente. „ Revisar los recursos, el alcance

y los factores de tiempo para balancear prioridades.

Identificar los problemas que puedan desfasar el proyecto, vigilando posibles

desviaciones del plan original. „

Analizar la distribución de los recursos a través del proyecto, evitando sobrecargas

de trabajo para algún miembro del equipo.

Adaptar calendarios, niveles de recursos o alcance según sea necesario.. „ Dirigir

el equipo de trabajo.

4. Proyecto terminado.

Una vez que las metas del proyecto han sido alcanzadas y reunidos los criterios

que firmen el fin del proyecto, es tiempode cerrarlo formalmente. Esta etapa

posibilita la aplicación de las experiencias a proyectos futuros.

Las actividades de esta fase pueden incluir: „

Comparar el plan original al curso actual de los eventos del proyecto „

Realizar la evaluación final del proyecto (logros obtenidos vs. metas

planteadas).„

Analizar problemas e identificar áreas para mejoras futuras. „

Otorgar reconocimientos por logros y resultados,

Cerrar operaciones, liberar recursos y dispersar el equipo. „

Redactar un informe final.

1.4. Planificación de Los Parámetros de Un Proyecto. (Alcance,

Estructura, Especificaciones y Estimaciones de Tiempos, Costos y

Recursos)

La consecución exitosa del objetivo del proyecto suele verse limitada por cuatro

factores:

Alcance

Costo

Programa

Satisfacción del cliente

El alcance de un proyecto llamado también alcance del trabajo es el trabajo que

debe hacerse para que el cliente se convenza de que las entregas (las cosas por

hacer), es decir el producto u objetos tangibles que han de suministrarse) cumplan

con los requisitos o criterios de aceptación acordados al comenzar el proyecto.

Por ejemplo, el alcance podría ser el trabajo de limpiar el suelo, de construir una

casa y de poner la jardinería ornamental según las especificaciones hechas por el

cliente y aceptadas por el contratista. El cliente espera que el alcance del trabajo

se lleve a cabo con la calidad deseada. Así, en el proyecto de construcción de una

casa, el cliente espera que la mano de obra sea de calidad óptima. No quedará

satisfecho si se concluye la obra pero es difícil abrir y cerrar las ventanas, si las

llaves de agua gotean o si la jardinería ornamental está llena de piedras.

El costo de un proyecto es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por

la terminación aceptable del proyecto. El costo se basa en un presupuesto que

abarca una estimación de los costos relacionados con varios recursos que

servirán para llevar a cabo el proyecto. Puede incluir los sueldos de los que

trabajan en él, los materiales y suministros, el arrendamiento de equipo o de

instalaciones y los honorarios de los subcontratistas o consultores que se

encargan de algunas actividades. Por ejemplo, si se trata de una boda, entre otras

cosas se presupuestará lo siguiente: flores, vestido de la novia, frac, agencia de

banquetes, pastel, alquiler de la limusina, fotógrafos.

El programa de un proyecto es el cronograma que específica cuándo empezarán y

terminarán las actividades. El objetivo de un proyecto generalmente establece el

tiempo en que su alcance debe terminarse en una fecha convenida por el cliente y

la persona o empresa que se encargarán de realizarlo. Puede ser la fecha de

aniversario de un pueblo o aquella en que se quiere terminar una habitación más

de la casa. El objetivo de un proyecto es terminar el alcance sin rebasar el

presupuesto, en determinada fecha y con entera satisfacción del cliente. Para

facilitar su consecución, es importante elaborar un plan antes de iniciar el

proyecto; en él se incluirán todas las actividades, los costos conexos y las

estimaciones del tiempo necesario para concluirlas.

Cuando no se elabore, crece el riesgo de no terminar totalmente el proyecto

dentro de los límites del presupuesto y a tiempo. Una vez comenzado un proyecto,

algunas circunstancias imprevistas pueden poner en peligro el logro del objetivo

respecto al alcance, al costo o al programa.

El costo de algunos materiales puede ser más alto que la estimación inicial.

El mal tiempo puede ocasionar retrasos.

Quizá haya que rediseñar o modificar una pieza muy compleja de maquinaria

automatizada para que cumpla con las especificaciones de desempeño.

1.5 ACTIVIDADES DEL PROYECTO