Administracion de Proyectos en T.I.

17/03/2013

La buena administración implica alcanzar las metas de la manera más eficiente posible

Medios/Eficiencia Fines/Eficacia

METAS

insumos y productos Poco Desperdicio Producción elevada

Cumplir con el

propósito establecido

Uso de recursos Alcance de las metas

Dirigir – Organizar – Planear –

Controlar –

Eficiencia:

Significa Hacer Una Tarea Correctamente, Se Refiere A La Relación Que Hay Entre Insumos Y Productos (Es Decir: Busca Reducir Al Mínimo Los Costos De Los Recursos)

Eficacia: Significa hacer la tarea correcta, es decir alcanzar las metas

Planear: Abarca la definición de las meta de la organización. El establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas, elaborar planes para coordinar actividades. Al establecer metas servirá para no perder de vista el trabajo que se hará y para que los miembros de la organización mantengan su atención en las cosas más importantes.

Organizar: incluye determinar que tareas serán llevados a cabo, como se realizaran, quienes las ejecutaran, como estarán agrupadas, quien depende de quién, y donde se tomaran las decisiones.

Dirigir: incluye motivar a los empleados orientar las actividades de otros elegir los canales de comunicación más eficaces y resuelve los conflictos que se presenten.

Controlar: Él es el proceso de vigilar el proceso y comprarlo contra las metas y si se tienen desviaciones corregirlas es decir vigila las actividades para garantizar que se cumplan de acuerdo a los planes

Roles gerencial

Henry mintzberg emprendió un estudio de 5 altos ejecutivos (administradores) y descubrió cosas que contradecían los antiguos conceptos referentes a las funciones de un gerente por lo cual presento un esquema de categorías que define lo que hacen los

gerentes en realidad lo que se conoce como los roles gerenciales. Llegando a la conclusión que se desempeñan 10 roles distinto.

Rol gerencial: un rol gerencial es el conjunto de varias categorías relativas al comportamiento de los gerentes agrupados en 3 categorías principales.

Roles gerencial de mintzberg

Rol interpersonal

Cabeza visible: es obligado a llevar a cabo una serie de rutinas de orden legal o social sus actividades identificables son recibe a las visitas y firma documentos legales.

Líder: se encarga de motivar y activar a los empleados es responsable de asignar al personal y capacitarlo. Su actividad es ejecutar prácticamente todas las actividades

relacionada con los empleados.

Enlace: se encarga de mantener la red que se ha creado de contactos externos e informantes que le hacen favores y le proporciona información. Su actividad es ejecutar

el consejo de administración

Transferencia de información

Monitor: busca y recibe una gran variedad de información especial para desarrollar el entendimiento de la organización y el medio ambiente de trabajos surge como la columna vertebral de la información interna y externa acerca de la organización,

Difusor: recibe información de otros empleados y lo trasmite a distintos miembros de la organización (una parte de esta información está compuesta por hechos y la otra implica interpretar e integrar las distintas posiciones de valor de elementos que influyen en la organización) es decir realiza las juntas informáticas recopila información y las transmite.

Portavoz:

Toma de decisiones: empresario, gestor d anomalías, asignado de recursos, negociador.

Transmite al exterior información acerca de planes, políticas, resultados, de la organización, fungir como experta en la industria de la organización.

(proporciona información a los medios de comunicación)

Empresario; estudia la organización y su contexto en busca de oportunidade y emprende “proyectos de mejora” para producir cambios y supervisar el diseño de ciertos proyectos. (desarrollo nuevos programas)

Gestor d anomalías responsable de tomar medidas correctivas cuando la organización afronta anomalías importantes.

Asignar de recursos encargado de asignar todo tipo de recursos de la organización; en la práctica decidir o autorizar todos las decisiones importantes de la organización.

(Presupuesto y programa el trabajo de los empleados)

Negociador; encargado de representar a la organización en las negociaciones importantes (participa en las negociaciones del sindicato y proveedores)

ETAPAS DE LA ADMINISTRACION DEL PROYECTO.

Inicio, planeación, ejecución, control, cierre.

Gerentes de primer nivel.

Ventas

OrganizarDirigirPlanearControlar

Gerente de nivel medio

Ventas

OrganizarDirigirPlanearControlar

Gerentes de nivel alto

Ventas

OrganizarDirigirPlanearControlar

Importancia de los roles

Empresas pequeñas Empresas grandes

Portavoz Asignado de Recursos

Empresario Cabeza Visible Enlace Monitor

Líder Gestor de anomalías

Difusor Negociador Empresario

Empresas pequeñas Empresas grandes

29/05/2013

Cuáles son las habilidades que un gerente debe tener?

Liderazgo Responsabilidad Comunicación asertiva Disciplina Trabajo en equipo Visionario ProactivoProductivo

4 habilidades de un gerente.

1 - Habilidad Conceptual: se refiere a la capacidad mental necesaria para analizar y diagnosticar situaciones complejas.

2 – Habilidad Interpersonales: abarca la capacidad para entender, enseñar y motivar a los subordinados así como para trabajar en equipo.

3 – Habilidades Técnicas: se refiere a la capacidad para aplicar conocimientos especializados en los gerentes con alto nivel estas capacidades suelen estar relacionados con el conocimiento de la industria y una comprensión general de los procesos y productos de la organización. En los gerentes de nivel medio y bajo estas habilidades se relacionan en cuanto su área de conocimiento como finanzas recursos humanos mano factura tecnologías de la información márquetin etc.

4 – Habilidades Políticas: es la capacidad del gerente para crear una base de poder y establecer los contactos correctos, los gerentes con buenas habilidades políticas para conseguir recursos para sus grupos o proyectos.

Los gerentes tienen habilidades específicas.1. Controlar el entorno de la organización y sus recursos2. Organizar y coordinar3. Manejo de información (es el uso eficiente de los canales de información)4. Propiciar el crecimiento y desarrollo5. *Motivar a los empleados y manejar conflictos.6. Resolver problemas estratégicos (toma de decisiones)

Porque es vital la organización de proyectos?

Para poder tener dirigir el proyecto a su objetivo o meta principal con un orden y registrando todos los procesos ya sean pequeños o grandes como errores o acertados de la toma de decisiones para poder dejar un legado de aprendizajes con el fin de mejorar y avanzar más a fin que nuestro proyecto cumpla con lo establecido y siempre este en continuo mejoramiento.

Los proyectos en comparación con el trabajo ordinario

“todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto”

Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y fin limitadas por el tiempo los recursos y los resultados deseados por lo tanto el proyecto tiene una fecha límite y un presupuesto.

Diferencias entre trabajo ordinario y proyecto

Trabajo ordinario

*Conectar las impresoras a las computadoras de la oficina

* Pedir suministros de oficina

*redactar un informe para el jefe

Proyecto

*Instalar una red de computadoras

* abrir una nueva oficina de ventas

*elaborar un informe anual de la empresa

5 características de los proyectos

1. Un proyecto tiene principio y fin2. Los proyectos usan recursos (tiempo, dinero, personas)3. Los resultados del proyecto tiene metas específicas de calidad y desempeño4. Los proyectos siguen una planeación5. Un proyecto incluye un equipo de personas

Tarea: investigar las 5 fases de la administración de proyectos y en que consiste cada fase en el cuaderno para el viernes.

Cuáles son las etapas en el desarrollo de un equipo Etapas

1° Formación: esta esta etapa se caracteriza por tener una gran incertidumbre en cuanto al propósito, estructura y liderazgo del equipo.

2° Tormenta: esta etapa se caracteriza por presentarse varios conflictos en el interior del grupo, pues se existencia de un equipo pero se genera una resistencia al control que se impone a su individualidad.

3° Normalización: esta tercera etapa es cuando se desarrollan relaciones estrechas y los miembros empiezan a tener cierta cohesión existe un mayor concepto de identidad y se genera una camaradería esta etapa termina cuando la estructura del equipo se consolida y los miembros han asimilado un conjunto común de expectativas laborales.

4° Desempeño: en esta cuarta etapa el desarrollo de un equipo de trabajo la estructura funciona plenamente y es aceptada por los miembros del equipo para enfocar su energía en realizar las tareas necesarias.

5° Terminación: en esta etapa el equipo de trabajo finalizan sus actividades y se preparan para dispersarse.

Buena comunic

acion

Confianza

Reciproca

Liderazgo Eficaz

Apoyo Externo

Apoyo Interno

Habiliades

Habilidades

Metas Claras

Compromiso

Unifocado

Características de los equipos de trabajo de alto rendimiento

Equipos Eficaces

Buena Comunicación: es poder trasmitir una idea o un mensaje asertivo claramente a los integrantes del equipo

Confianza Recíproca: confiar en que cada integrante del equipo en cada una de las decisiones que se tomen, teniendo una crítica constructiva.

Liderazgo Eficaz: capacidad de poder asignar dirigir resolver problemáticas que se presenten dentro y fuera del equipo teniendo como habilidad el compromiso responsabilidad y disciplina

Apoyo Externo: tener a la mano la asesoría y ayuda de expertos en diferentes temas para poder llevar a cabo el trabajo o proyecto a un nivel superior.

Apoyo Interno: tener la ayuda de diferentes nivele sy áreas de la mismas empresa ya sean inferiores y altos mandos.

Habilidades: asignar las tareas correspondientes a cada uno de los integrantes del equipo según su capacidad para resolver las problemáticas de las diferentes áreas de la empresa

Metas Claras: el equipo debe tener un objetivo en común ya sea en corto media y largo plazo

Compromiso Unificado: los integrantes del equipo se comprometen a trabajar y sacar adelante los objetivos del proyecto.

Asesor Formadorpresenta analisis

fundados de las

alternativas

Impulsor Organizador

ofrece estructuras

Cerrador Producta

ofrece direccion y

seguimiento

Controlador Inspectorestudio

detalles y aplica reglasConservador

libra batallas en el

exterior

Informador Consejerofomenta la

busqueda de mas

informacion

Vinculocordina e

integra

creador inovador

inicia ideas creativas

Explorador Promotorpromueve las ideas

cuando han sdo iniciadas

Roles que desempeñan los integrantes (miembros) de un equipo:

Equipos

UNIDAD 2

Administración de la comunicación

La comunicación es el elemento básico generador de la sociabilidad es el proceso mediante el cual se transmiten ideas, afectos, información, es decir dar la noticia sobre algo.

(kisnerman)

Comunicación es un proceso que comprende todos los métodos de transmisión que sirven para conducir ideas informes o motivaciones que son comprendidos por individuos o grupos.

“plowman”

Las organizaciones no pueden existir sin comunicación, si esta no existe los empleados no podrán saber lo que están haciendo sus compañeros, los administradores no recibirían información y los supervisores no podrían dar instrucciones.

Comunicación y proceso de decisiones.

El proceso de decisiones consiste siempre y cuando haya una adecuada interacción EMISOR ►◄ mensaje► receptor

Emisor es la fuente de mensaje, la comunicación iniciara cuando una persona (ya sea empleado o dirección) tiene alguna información, necesidad, deseos o intención de comunicarla a una o más personas.

Mensaje: es la forma en la cual el emisor transmite la información

Receptor: es la persona cuyos sentidos perciben el mensaje del emisor, puede haber un gran número de receptores como cuando se dirige un mensaje a todos los miembros de la organización si el mensaje no llega al receptor la comunicación no tendría lugar y por lo tanto no se realizara una adecuada toma de decisiones.

Al igual si el mensaje no es transmitido de manera clara y precisa pues el receptor le podrá entender de una manera clara.

Comunicación con los colaboradores

En una organización la comunicación efectiva fluye en varias direcciones:

a) Comunicación descendente: Esta fluye a partir de los niveles superiores a los niveles inferiores dentro de la jerarquía organizacional, este tipo de comunicación existe especialmente en organizaciones con una atmosfera autoritaria, algunos medios utilizados para este tipo de comunicación son: instrucciones, discursos, reuniones, folletos, entre otros.

La emisión de políticas y procedimientos por parte de la lata dirección no garantiza la comunicación, por lo tanto es esencial un sistema de retroalimentación para descubrir si la percepción de la información coincide con la intención del emisor

b) Comunicación ascendente:Esta comunicación viaja de los subordinados a los superiores y continua su acenso a través de la jerarquía organizacional, este flujo con frecuencia es obstaculizado en la cadena de comunicación pues existen personas que filtran los mensajes y las cuales no transmiten toda la información a sus jefes.

Una transmisión objetiva de esta información es esencial para propósitos de control, pues la alta dirección necesita conocer de manera específica hechos del desempeño de los trabajadores relativos a la producción, e información de mercadotecnia, y lo que pasa por la mente de los empleados en niveles inferiores.

Esta comunicación con frecuencia se encuentra en contextos participativos y democráticos, los medios típicos: para esta comunicación son sugerencias, procedimientos de apelación y agravio (demandas), sistemas de quejas, secciones de accesorias, encuestas, etc.

c) Comunicación transversal:Esta comunicación incluye el flujo horizontal de información, entre gente de los mismos o similares niveles organizacionales y el flujo diagonal entre personas en distintos niveles que no tienen una relación directa de comunicación entre sí, este tipo de comunicación se utiliza para acelerar el flujo de información, para mejorar el entendimiento y para coordinar los esfuerzos dirigidos así el logro del objetivo organizacionales.

Este tipo de comunicación también ocurre cuando los empleados de los distintos departamentos se agrupan en equipos de tarea o en organizaciones de proyectos. Las formas escritas de comunicación mantienen a las personas informadas sobre lo que ocurre en la empresa estas formas incluyen el periódico o la revista de la compañía, anuncios, o noticia en pizarrones.

Por lo tanto la comunicación transversal puede crear dificultades sin embargo para organizaciones dinámicas es una necesidad.

Tarea:Investigar la comunicación escrita, oral, no verbal.Examen miércoles administración primera unidad

Problemas Y Barreras De La Comunicación.

Se pueden presentar cuando 2 personas no estén de acuerdo con una cuestión o punto, pero que no se deben cuenta de ello hasta que no establezcan la comunicación en 2 direcciones.

Aun cuando el receptor recibe el mensaje y hace un gran esfuerzo por codificarlo hay varias interferencias que pueden limitar la comprensión del mismo, estos obstáculos actúan como barreras de comunicación y pueden anularla filtrar y excluir una parte de ella o darle un significado incorrecto, existen 3 tipos de barreras personales, físicas y semánticas.