administración de las cuentas por cobrar
DESCRIPTION
Administración de Las Cuentas Por CobrarTRANSCRIPT
1
ADMINISTRACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR
2
1. INDICE:
1. INDICE:2 ..................................................................................................... 2
2. DEDICATORIA: .......................................................................................... 3
3. INTRODUCCIÓN: ....................................................................................... 4
4. OBJETIVOS: .............................................................................................. 5
5. MARCO TEORICO: .................................................................................... 6
5.1. CUENTAS POR COBRAR: .................................................................. 6
5.2. EL CRÉDITO: ....................................................................................... 6
5.3. UNA ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR EXITOSA: ... 9
5.3.1. PRIMERA ETAPA: DISEÑO DE LAS POLÍTICAS DE CRÉDITO. 9
5.3.2. SEGUNDA ETAPA: ANÁLISIS Y OTORGAMIENTO DE
CRÉDITO. ................................................................................................. 12
5.3.3. TERCERA ETAPA: SEGUIMIENTO DE LA CARTERA. ............. 19
6. CONCLUSION: ......................................................................................... 26
7. BIBLIOGRAFIA: ....................................................................................... 27
8. ANEXOS: .................................................................................................. 28
3
2. DEDICATORIA:
Este trabajo está dedicado a Dios, a nuestros padres y al docente
del curso con mucho respeto y agradecimiento de nuestro corazón
4
3. INTRODUCCIÓN:
Muchas veces las empresas requieren de acceder a más capital, sobre todo las
MYPES, sin embargo estas talvez no pueda acceder a opciones disponible
como créditos bancarios, ampliar su inventario, incrementar su producción u
otros.
¿Qué hacer entonces?
Ante esta situación una buena oportunidad para que las empresas amplíen su
acceso a capital mediante los créditos, ya que en su mayoría las ventas se
hacen al contado, ¿porque no brindar ventas al crédito? esto ayudara a ampliar
la cartera de clientes, las ventas y por supuesto los ingresos, sin embargo
como todo actividad comercial implica un riesgo permanente.
Es por eso que el siguiente trabajo trata de ilustrar al lector sobre estos temas,
esperando que sea de utilidad, mostrando así manual para que puedan
introducirse en el mundo de las cuentas por cobrar y el crédito mostrando así
como estos pueden ayudar a proporcionar más ingresos a la empresa,
mejorando así sus flujos de efectivo y aumentar su ganancia.
5
4. OBJETIVOS:
o Dar a conocer los principales conceptos sobre la administración de
cuentas por cobrar.
o Brindar un manual sencillo para que cualquier empresa pueda comenzar
a otorgar créditos comerciales.
o Explicar los aspectos principales a tener en cuenta al momento de
otorgar un crédito.
o Afianzar nuestros conocimientos sobre los procesos implícitos a la hora
de otorgar un crédito.
6
5. MARCO TEORICO:
5.1. CUENTAS POR COBRAR:
Las cuentas por cobrar son los derechos adquiridos por una entidad, de
exigir a terceros el cumplimiento de obligaciones provenientes de la venta de
bienes, otorgamiento de préstamos, prestación de servicios al crédito, o de
cualquier otro concepto análogo y representa un beneficio futuro esperado.
Estas constituyen una de las alternativas más viables para el crecimiento de
las entidades, incrementan sus utilidades (provecho o beneficio), lo que les
permite desarrollarse, sin embargo, también implican un riesgo permanente a
ellas por la morosidad de los clientes lo que afecta la liquidez, pero para ello,
en muchos casos, se opta por realizar auditorías. Ninguna entidad puede tener
certeza del pago de sus clientes, dado que por diversos motivos, ajenos o no a
su control, estos no pueden cancelar sus deudas y por consiguiente una alta
inversión en cuenta por cobrar puede volver insolvente la organización.
5.1.1. Importancia
La importancia está relacionada directamente con el giro del negocio y la
competencia.
En las tiendas de autoservicio no tiene importancia debido a que la venta
en este giro de negocios se efectúa de contado, mientras que en tiendas
departamentales su importancia depende de la orientación que la
administración le da a la operación del negocio. Algunos operan básicamente
en operaciones de contado, otros tienen una mezcla de contado y crédito y
existen otros negocios que su venta principal es a crédito.
En algunos giros, principalmente en productos perecederos (duración
limitada) a pesar de una alta competencia las operaciones se realizan de
contado, como: la leche, pan, legumbres y productos relacionados con
alimentos de la canasta básica de una familia.
5.2. EL CRÉDITO:
5.2.1. Antecedentes:
A lo largo de toda la evolución del riesgo crediticio y desde sus inicios el
concepto de análisis y criterios utilizados han sido los siguientes: desde
principios de 1930 la herramienta clave de análisis ha sido el balance. A
7
principios de 1952, se cambiaron al análisis de los estados de resultados, lo
que más importaban eran las utilidades de la empresa.
Desde 1952 hasta nuestros tiempos el criterio utilizado ha sido el flujo de
caja. Se otorga un crédito si un cliente genera suficiente caja para pagarlo, ya
que los créditos no se pagan con utilidad, ni con inventarios ni menos con
buenas intenciones, se pagan con caja.
5.2.2. Etimología:
La palabra crédito proviene del latín credititus (sustantivación del verbo
credere: creer), que significa "cosa confiada". Así "crédito" en su origen
significa entre otras cosas, confiar o tener confianza. Se considerará crédito, el
derecho que tiene una persona acreedora a recibir de otra deudora una
cantidad en numerario para otros.
En la vida económica y financiera, se entiende por crédito, la confianza
que se tiene en la capacidad de cumplir, en la posibilidad, voluntad y solvencia
de un individuo, por lo que se refiere al cumplimiento de una obligación
contraída.
5.2.3. ¿Qué es Crédito?
Un negocio resulta ser tan profesional como lo haga su propio
administrador particular, se ayuda mejor así mismo cuando sirve mejor a su
clientela, cuando comercia, no solo en vender sus productos y servicios, sino
también en satisfacer los deseos y necesidades humanas.
Se le llama crédito al permiso para usar el capital de otro. El poder para
obtener bienes o servicios por medio de la promesa de pago en una fecha
determinada en el futuro, es decir, es un derecho presente, a pago futuro. Para
tener una apreciación abstracta del crédito como entidad, solo debemos fijar
nuestra atención en el significado de crédito, que quiere decir confianza.
Crédito sin confianza es inconcebible.
El crédito comercial consiste en el ofrecimiento de crédito por parte de
un proveedor de productos y servicios, a su cliente, permitiéndole pagar por
ellos más adelante, es decir, en el futuro. Ambos pactan una fecha de pago que
obviamente el cliente deberá respetar y cumplir porque de lo contrario puede
caberle alguna acción legal en su contra por no respetar conforme el plazo
estipulado.
8
La enorme difusión debemos atribuirla a que esta acción le permite al
cliente hacerse una mercadería que necesita ya en su comercio y pagarla más
adelante. Probablemente esa misma mercadería ya vendida le permitirá ser
parte del pago de la misma al proveedor. En este caso el aporte que realiza el
crédito comercial está orientado directamente a ser un destacado
financiamiento de la empresa.
Ahora bien, es importante que destaquemos que este tipo de acciones
tendrán un cierto impacto en las finanzas de la empresa que compra a pagar y
por lo tanto deberá dejarlo asentado en sus cuentas para evitar complicaciones
futuras a la hora de pagar.
5.2.4. Utilidad y Ventaja del Crédito:
El crédito juega un papel esencial en nuestra economía, hace más
productivo el capital, acelerando el movimiento de los bienes del productor al
consumidor y aumenta el volumen de los bienes producidos y vendidos.
Una gran ventaja del crédito en los negocios es la conveniencia, los
instrumentos del crédito lo convierten en una simple transferencia de grandes
cantidades de dinero. Otra ventaja del crédito consiste en que eleva el nivel de
los negocios y les presta dignidad; mostrándose a sí mismo el mérito de tener
confianza, con el tiempo el hombre de negocios inspira respeto a sus iguales y
al público. En virtud del gran poder del crédito y los importantes beneficios
acumulados por su aplicación, no es sorprendente que el noventa por ciento de
las ventas realizadas son hechas a crédito. El volumen de crédito del
consumidor muestra que el crédito ejerce una muy significativa influencia sobre
nuestra economía nacional.
5.2.5. Objetivos del Otorgamiento de un Crédito:
Desde el punto de vista empresarial, el establecer un sistema de créditos
tiene como objetivo principal incrementar el volumen de las ventas mediante el
otorgamiento de facilidades de pago al cliente, pudiendo ser este comerciante,
industrial o público consumidor que no presente disponibilidad para comparar
bienes o servicios con dinero en efectivo y de esta forma, cumplir con el
objetivo principal de la organización el cual es generar mayores ingresos y
rentabilidad para la empresa.
9
1. Incremento del consumo, ya que permite que ciertos sectores de la
población (generalmente de bajos ingresos) adquieran bienes y servicios
que normalmente no podrían adquirir en pago de contado.
2. Fomento de uso de todo tipo de bienes y servicios.
3. Ampliación y apertura de nuevos mercados, al dotar de poder de
compra.
4. Efecto multiplicador en la economía, por aumentar el consumo y
estimular la producción.
5.3. UNA ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR EXITOSA:
5.3.1. PRIMERA ETAPA: DISEÑO DE LAS POLÍTICAS DE CRÉDITO.
5.3.1.1. Políticas de Crédito:
Son todos los lineamientos técnicos que utiliza el gerente financiero de
una empresa, con la finalidad de otorgar facilidades de pago a un determinado
cliente. La misma que implica la determinación de la selección de crédito, las
normas de crédito y las condiciones de crédito.
La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si
debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no debe
solo ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la
utilización correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito. Deben
desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de
crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para
la administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecución
inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de una
política de créditos deficientes no producen resultados óptimos
5.3.1.1.1. Tipos de Políticas:
a) Política restrictiva: Caracterizadas por la concesión de créditos en
períodos sumamente cortos, normas de crédito estrictas y una política
de cobranza agresiva. Esta política contribuye a reducir al mínimo las
pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversión movilización de
fondos en las cuentas por cobrar. Pero a su vez este tipo de políticas
pueden traer como consecuencia la reducción de las ventas y los
márgenes de utilidad, la inversión es más baja que las que se pudieran
10
tener con niveles más elevados de ventas, utilidades y cuentas por
cobrar.
b) Política liberal: Como oposición a las políticas restrictivas, las políticas
liberales tienden a ser generosas, otorgan créditos considerando la
competencia, no presionan enérgicamente en el proceso de cobro y son
menos exigentes en condiciones y establecimientos de períodos para el
pago de las cuentas. Este tipo de política trae como consecuencia un
aumento de las cuentas y efectos por cobrar así como también en las
pérdidas en cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de política
no estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades.
c) Política racional: Estas políticas son aquellas que deben aplicarse de tal
manera que se logre producir un flujo normal de crédito y de cobranzas;
se implementan con el propósito de que se cumpla el objetivo de la
administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en
general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la
inversión de la empresa
Se conceden los créditos a plazos razonables según las características
de los clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en
consideración los cobros a efectuarse obteniendo un margen de
beneficio razonable.
5.3.1.1.2. Los contenidos de las Políticas de crédito:
Una declaración de cuál es la misión de la compañía, su estrategia
global y de cuáles son sus objetivos, así como una definición de cuál es
la política de créditos que va a seguir la empresa.
Las condiciones de venta que se van a aplicar a los clientes,
diferenciando si es procedente por las distintas categorías de clientes.
Los plazos de cobro y condiciones de pago de la empresa por tipología
de clientes.
La utilización de algún tipo de cobertura a los riesgos crediticios
mediante un seguro de crédito y el tipo de cobertura que se va a utilizar.
La utilización del descuento de efectos como forma de financiación de
las partidas de clientes.
Los criterios a seguir para determinar los límites de riesgo.
11
Los límites de crédito máximos que se pueden conceder a los nuevos
clientes según su categoría (administraciones públicas, gran distribución,
mayoristas, distribuidores, minoristas).
Las garantías adicionales y medidas precautorias que se van a tomar y
en qué circunstancias.
Las modalidades y canales de cobro que se van a utilizar.
Los sistemas de control del riesgo vivo.
Los criterios para bloquear pedidos cuando el riesgo se halle excedido.
Las actuaciones ante el impago de facturas vencidas por parte de los
clientes.
5.3.1.1.3. Procedimientos para establecer políticas de crédito y
cobranza:
La política de créditos que es expresada en términos de procedimiento sobre
como otorgar créditos y como realizar las cobranzas es un trabajo ordenado
que obedece a la siguiente secuencia y que necesariamente debe constar por
escrito porque ello favorece a que el personal tenga plena conciencia del
trabajo que realiza. A continuación se menciona los pasos para establecer la
política de Crédito:
1. Identificación de los objetivos por alcanzar.
2. Lineamientos previos o borradores de lo que será la política de
créditos.
3. Discusión y revisión de esos lineamientos con las personas de las
áreas involucradas: ventas, finanzas, contabilidad, legal etc.
4. Redacción definitiva de las políticas de créditos.
5. Aprobación de la Gerencia.
6. Difusión dentro de la empresa, de la política de créditos entre todos
los responsables de su ejecución.
7. Implementación o puesta en marcha de la política de créditos
aprobada y difundida.
8. Control de los resultados para verificar si las políticas están
contribuyendo al logro de los objetivos o para aplicarse las medidas correctivas
si fueran necesarias.
12
5.3.1.1.4. Ventaja de Tener Políticas de Crédito:
Permite clarificar a los comerciales (y a todos los empleados que tengan
relación con los clientes) cuales son las normas para el crédito
comercial.
Minimiza los conflictos entre comercial y finanzas.
Es el manual de instrucciones para todo el personal y facilita la
formación de los nuevos empleados.
En caso de ausencia temporal del credit manager los empleados tienen
una normativa a seguir que les ofrece soluciones a las situaciones de
crédito.
Mitiga las disfunciones que se puedan producir en el caso que el credit
manager se marche de la empresa.
Evita las actuaciones arbitrarias y las decisiones subjetivas.
Elimina las condiciones especiales que se suelen conceder a algunos
clientes privilegiados o por amiguismo con el jefe de ventas.
Crea un consenso en la forma de tratar las operaciones comerciales.
5.3.2. SEGUNDA ETAPA: ANÁLISIS Y OTORGAMIENTO DE
CRÉDITO.
5.3.2.1. Pasos para otorgar un crédito:
Dar crédito a los clientes (vender al crédito) es una forma de aumentar las
ventas o de mantener relaciones comerciales con un cliente; sin embargo,
puede también significar problemas de liquidez o la posibilidad de que el cliente
al que se le otorgó el crédito no llegue a pagarlo.
Por lo que antes de tomar la decisión de dar crédito a los clientes es necesario
establecer una política clara de créditos y cobranzas, evaluar bien al cliente
que nos solicita el crédito, es decir, la capacidad de pago del solicitante en
base a sus ingresos y que, a su vez, está definida fundamentalmente por su
flujo de caja y sus antecedentes crediticios, algunos conceptos a considerar
son los siguientes:
Etapa de la venta de bienes, otorgamiento de préstamos, prestación de
servicios al crédito: en esta etapa se establece el primer contacto con el
cliente.
13
Etapa de Evaluación: evaluamos la situación de pago del cliente,
definida por su flujo de ingresos, patrimonio, etc.
Etapa de Recuperación del Crédito: tiene por finalidad el pago de un crédito por
parte de un deudor.
5.3.2.2. Las 5C’s del crédito:
¿Cuáles son los aspectos que tradicionalmente han tomado en cuenta los
intermediarios financieros para otorgar un crédito?
a) Capacidad
El que el solicitante de un crédito tenga la “capacidad” de pago suficiente
para hacer frente a sus obligaciones es tal vez lo más importante. Para
determinar dicha capacidad, el intermediario financiero investiga cómo es que
el solicitante del crédito pretende hacer frente a sus obligaciones, considerando
cuidadosamente sus flujos de efectivo, el calendario de pagos, su experiencia e
historial de crédito. En la medida en que haya cumplido puntual y cabalmente
con los créditos que haya contratado en el pasado, se espera que sea más
probable que lo haga en el futuro y, por lo tanto, el intermediario deberá estar
más dispuesto a otorgar el crédito.
b) Capital
El “capital” del solicitante está constituido por los recursos que
personalmente tenga invertidos en el negocio para el cual ha solicitado el
crédito. En la medida en que tenga invertidos más recursos personales en el
proyecto, tendrá más incentivos para ser más prudente en el manejo de los
recursos del crédito, favoreciendo con ello las posibilidades de que cumpla
cabalmente con el mismo.
c) Colateral
Para otorgar un crédito, suele requerirse la entrega de una garantía
“colateral”, en forma de bienes muebles o inmuebles, como inventarios o
edificios, que serán aplicados para hacer frente a las obligaciones contraídas
por el solicitante, en caso de que éste no pueda hacerlo por medios propios.
d) Carácter
Para que un solicitante reciba un crédito, no basta con que cumpla con los
requisitos anteriores; es necesario también que de la impresión al intermediario
financiero de que es una persona confiable, que cuenta con el “carácter”
14
necesario para cumplir cabalmente con las obligaciones que contraiga. Por lo
general, se considera que una buena reputación tanto en los negocios, como
en la vida social, es signo de un buen “carácter”.
e) Conveniencia
Finalmente, la “conveniencia” de un crédito se refiere a que tanto el deudor,
como el intermediario, deben estar en posibilidades de obtener un rendimiento
adecuado de los créditos otorgados. Cuando la probabilidad de recuperación
del crédito sean más elevadas, le convendrá más al intermediario otorgarlo.
5.3.2.3. Análisis de clientes:
Para evaluar el crédito, los administradores deben considerar:
1. La Solvencia moral del acreditado,
2. La Capacidad financiera de pago,
3. Las Garantías específicas,
4. Las Condiciones generales de la economía
5. La Consistencia del cliente
6. La Cobertura
La información se obtiene de varias fuentes incluyendo la experiencia
anterior. Si la cuenta es nueva es una práctica normal el solicitar: estados
financieros dictaminados, declaraciones de impuestos si no se tienen estados
financieros, cartas de solvencia de las instituciones de crédito con las que
opera. Es práctica usual y muy recomendable el establecer comunicación con
otros proveedores del Cliente.
La Solvencia moral del acreditado: Es una medida cualitativa y
representa la probabilidad de que el cliente pague puntualmente sus
obligaciones. Este factor es muy importante: ¿El cliente hará un esfuerzo
si es necesario para pagar sus deudas? ¿O el cliente es incumplido en
sus vencimientos? La formalidad de los tratos comerciales cliente-
proveedor tiene un significado muy importante en el otorgamiento del
crédito y en los negocios.
La Capacidad financiera de pago: Es una medida cuantitativa y
representa la capacidad del cliente para pagar. Se examina a través de
información financiera del cliente, interpretándose a través de la técnica
de análisis financiero para conocer el resultado de las razones de
15
liquidez, solvencia y otras, tomando en cuenta en su caso la experiencia
que se ha obtenido en las relaciones comerciales. Cuando los montos
son muy significativos, es necesario obtener información del cliente
sobre la generación de flujos de efectivo futuros para medir la capacidad
de pago que el cliente tiene para cubrir el crédito solicitado.
Las Garantías específicas: Pueden constituirse con las propias garantías
del bien o con otros bienes dados en garantía como seguridad de pago
del crédito solicitado. Estas garantías apoyan en forma importante el
crédito solicitado.
Las Condiciones generales de la economía en que opera: Tiene un
significado especial y reconoce las tendencias generales de la empresa
o de ciertas áreas de la economía que puedan influir en la capacidad del
cliente para cumplir con sus obligaciones, como recesiones del país,
restricciones del gasto público, apertura o cierre de fronteras, etcétera.
La Consistencia del cliente: se puede decir que es la Duración,
constancia y permanencia del cliente, de conformidad con los giros
mercantiles y actividad que desarrolla.
La Cobertura: Son los Seguros que tiene la empresa, o que exige a su
cliente, para compensar las posibles pérdidas por cuentas incobrables.
La información anterior se obtiene de:
Experiencias anteriores con el cliente,
Sentido común del gerente de crédito,
Información interna respecto a cliente,
Información externa respecto al cliente.
Clasificación de los clientes en base al análisis crediticio:
a) Cliente Bueno: Aquel que en forma habitual paga en la fecha convenida,
también se les conoce como clientes cumplidos.
b) Cliente Regular: Aquel que paga sus facturas fuera de la fecha
convenida.
16
c) Cliente Malo: Aquel que en forma frecuente se atrasa en sus pagos, no
avisa los motivos de su atraso y, generalmente no cumple con lo que
promete, también se les conoce como clientes morosos.
d) Cliente Dudoso: Aquel que por sus antecedentes, no podemos
clasificarlo como bueno, regular o malo.
e) Cliente Nuevo: Aquel que no ha efectuado operaciones con la empresa.
5.3.2.4. Riesgo crediticio:
Un principio fundamental es que el riesgo del crédito comercial aparece
ante cualquier operación con pago diferido y persiste hasta que se ha cobrado
íntegramente el importe de la venta. Las únicas ventas que no presentan un
riesgo de crédito son aquellas operaciones que se realizan al o bien mediante
el pago de la factura realizado con anterioridad al envío de los bienes
(prepago). Cualquier otra modalidad de pago, supone la aparición de un riesgo
de crédito, es decir existe la contingencia del cumplimiento de la obligación de
pagos por parte del cliente.
El riesgo crediticio o riesgo de crédito es la posible pérdida que asume la
empresa como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones
contractuales que incumben a las contrapartes con las que se relaciona.
Es importante tener presente que al momento de otorgar un crédito se puede
incurrir en tres tipos de riesgo:
a) Riesgo de Iliquidez: evoca la falta de dinero por parte del deudor para el
pago, este se refleja en el incumplimiento de no poder realizar el pago
en el plazo estimado.
b) Riesgo Legal: este se refiere a la falta de precaución que pudiera haber
en la celebración del contrato.
c) Riesgos de Solvencia: en este se podría incurrir si no se realiza un buen
análisis del cliente.
Todo esto debería poder evitarse con un buen procedimiento de
investigación, análisis del crédito y del cliente, así también una política de
crédito bien diseñada y aplicada disminuye riesgos.
Sin embargo el mercado siempre está predispuesto a sufrir cambios
producto de muchas situaciones y circunstancias, es por eso que la
17
empresa debería estar preparada para modificar sus políticas para
acomodarse a las circunstancias.
Importante en este proceso es estar al pendiente de lis síntomas y
señales del comportamiento de nuestra cartera crediticia, esto nos
proporcione una mejor clasificación de los clientes actuales y futuros, para
ello hay metodologías y técnicas analíticas, que mediante el
comportamiento histórico de un cliente, nos permita determinar la perdida
esperada sobre la base de la probabilidad de incumplimiento, el nivel y
severidad de la perdida. Para el cálculo de estos componentes se debe
disponer de una base de datos mínima de tres años inmediatos anteriores,
que contenga elementos suficientes para el cálculo de pérdidas esperados.
a) Perdida Esperada:
PE = E * Pi * (1 – r)
Entendiéndose que:
Probabilidad de incumplimientos (Pi): Es la posibilidad de que ocurra
el incumplimiento parcial o total de una obligación de pago o el
rompimiento de un acuerdo del contrato de crédito.
Nivel de exposición del riesgo de crédito (E): Es el valor presente al
momento de producirse el incumplimiento de los flujos que se espera
recibir de las operaciones crediticias.
Tasa de recuperación (r): Es el porcentaje de la recaudación
realizada sobre las operaciones de crédito que han sido incumplidas.
Severidad de la pérdida (1 – r): Es la medida de la pérdida que
sufriría la entidad después de haber realizado todas las gestiones
para recuperar los créditos que han sido incumplidos. En este
momento se ejecutan las garantías o se deberá recibirlas como
dación en pago. Cabe anotar que la severidad de la pérdida es igual
a (1 - Tasa de recuperación);
Pérdida esperada (PE): Es el valor esperado de pérdida por riesgo
crediticio en un horizonte de tiempo determinado, resultante de la
probabilidad de incumplimiento, el nivel de exposición en el momento
del incumplimiento y la severidad de la pérdida.
18
Para la mitigación de los riesgos crediticios es frecuente tener en cuenta
que a través de la información obtenida del cliente y de la relación comercial
aparece una serie de alarmas que deben ser investigadas y analizadas
correctamente:
Atrasos en el pago de recibos.
Expansión galopante en corto tiempo (Se debe contrastar su
capacidad financiera).
Pedidos superiores a consumo habitual.
Solicitud reiterada de renovaciones (Evaluar cada petición
exigiendo garantías a las mismas.)
Impago de impuestos
Gastos desproporcionados a la actividad.
Desmejoramiento en la presentación del local.
De estas surgen las Provisiones específicas, del análisis individual de
cada sujeto de crédito como estimaciones de pérdida, que son constituidas
sobre un segmento del portafolio, en aplicación de la normatividad vigente de
cada país.
El ejecutivo de como parte de su proceso operativo debería tener en cuenta
siempre:
Cada solicitud de crédito es una oportunidad.
No prejuzgar, sino escuchar con interés
Conceder el Crédito con Suavidad y Humildad (No darlo como un
favor)
Las reglas pueden enriquecer los conocimientos
Cerciorarse de que el cliente conoce los plazos las condiciones
contractuales.
Ser justo y uniforme en materia de descuento y recargo
No permitir que el cliente señale las condiciones de negociación
Cerciorarse de que las cifras están correcta
19
5.3.3. TERCERA ETAPA: SEGUIMIENTO DE LA CARTERA.
5.3.3.1. Determinación de las cuentas por cobrar:
La administración y políticas de crédito están estrechamente
relacionadas con el giro del negocio y la competencia del mercado en que la
empresa opera.
Dependiendo del giro del negocio y la competencia se otorga el crédito a
los clientes, el cual representa el tiempo que transcurre entre la fecha de la
venta y la fecha en que se cobra, o se recibe en efectivo el importe de la venta.
Por lo tanto, las ventas a crédito se transforman en Cuentas por Cobrar
representando generalmente en la empresa una importante inversión del activo
circulante.
Algunos giros de negocios como las tiendas de autoservicio no otorgan
crédito, su venta es al contado y esto ha sido su estrategia de comercialización
para vender a precios reducidos, debido a la eliminación del costo de
financiamiento de los inventarios porque se realiza a través de crédito de
proveedores que otorgan a la empresa sin ningún costo, sin que se utilice el
capital de la empresa, además los inventarios tienen una alta rotación y los
términos de pago son generalmente coincidentes o mayores con la venta de los
inventarios.
La inversión de las Cuentas por Cobrar se determina por el volumen de
las ventas a crédito y por el promedio de días que transcurren entre las fechas
de venta y la cobranza.
Para medir la inversión en Cuentas por Cobrar se efectúan pruebas de
liquidez. Se calcula generalmente la relación que existe entre las Cuentas por
Cobrar y las ventas y la rotación de las Cuentas por Cobrar como sigue:
a) Cuentas por Cobrar a Ventas
La empresa Administración Financiera, S.A. de C.V., desea determinar
la relación de sus Cuentas por Cobrar contra Ventas y saber cuánto ha
recuperado, proporciona la información siguiente:
Ejemplo:
Cuentas por Cobrar (neto) 12,300 35.7%
Ventas Netas 34,370
El resultado representa el porciento de las ventas anuales que están
pendientes de ser liquidadas por los clientes.
20
Para ser una medida correcta deben tomarse las ventas netas a crédito,
las cuales están relacionadas con las Cuentas por Cobrar a clientes; sin
embargo, es aceptable tomar el total de ventas netas siempre y cuando no
hubiera una influencia importante de ventas de contado.
En algunas ocasiones en el numerador se emplea el promedio de
Cuentas por
Cobrar, aunque es más correcto usar el saldo de fin de año o periodo.
b) Rotación de Cuentas por Cobrar
El promedio de cobranzas se obtiene tomando como base el resultado
de la razón de "Cuentas por Cobrar a Ventas" multiplicado por los días del año
(365) para obtener los días de crédito, o por 12 para obtener los meses.
Esta medida es válida en empresas cuyo ciclo financiero no implica
variaciones importantes en sus ventas mensuales promedio.
De cualquier manera, los días cartera pueden relacionarse con los
plazos que la empresa ofrece y de esta manera calificar la inversión en
Cuentas por Cobrar.
Los cambios en la razón pueden indicar cambios en la política de crédito
o Cambios en la capacidad de la cobranza, o bien una combinación de ambas.
El promedio de los días que transcurren entre las fechas de la venta y la
cobranza depende en parte de las condiciones económicas y de factores
controlables conocidos como variables de las políticas de crédito.
La buena o mala administración de las Cuentas por Cobrar afecta
directamente la liquidez de la empresa, ya que un cobro es el final del ciclo
Ejemplo:
Cuentas por Cobrar a Ventas x días en el año = días cartera
0.357 365 130
O bien:
Cuentas por Cobrar a Ventas x meses en el año = mes cartera
0.357 12 4.3
21
comercial donde se recibe la utilidad de una venta realizada y representa el
flujo del efectivo generado por la operación general, además de ser la principal
fuente de ingresos de la empresa base para establecer compromisos a futuro.
5.3.3.2. Cobranza:
Proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por
concepto de la compra de un producto o el pago de algún servicio.
Esto incluye el pago de documentos como:
Facturas
Pagares
Letras de cambio
Otros títulos valores
Se dice que la venta se realiza cuando se hace el cobro respectivo y es tan
cierta esta frase que cualquier empresa comercial mantiene un adecuado
capital de trabajo , cuando genera efectivo por parte del pago de sus clientes ,
por lo tanto se considera la labor de cobranza de gran importancia en la
administración
5.3.3.2.1. Políticas de Cobranza
Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta
sigue para cobrar sus cuentas una vez vencidas
La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se puede evaluar
parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Una
efectiva labor de cobranza está relacionado con efectiva una política de
créditos por lo que se minimiza los gastos de cobro por cuentas difíciles o de
dudosa recuperación
Una política de cobranza debe basarse en su recuperación sin afectar la
permanencia del cliente .La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado
agresiva en su gestión de cobros
Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa están
determinados por su política general de cobranza. Cuando se realiza una venta
a crédito, concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza
de que el cliente pague sus cuentas en los términos convenidos para asegurar
así el margen de beneficio previsto en la operación. En materia de política de
cobranza se pueden distinguir tres tipos, las cuales son; políticas restrictivas,
políticas liberales y políticas racionales.
22
5.3.3.2.2. Técnicas de cobro
Normalmente se emplean varias técnicas de cobro. A medida que una
cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más
estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan en el orden que
normalmente se siguen en el proceso de cobro.
Cartas: Después de cierto número de días contados a partir de la fecha
de vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la empresa
envía una carta en buenos términos, recordándole al cliente su
obligación. Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado
después del envío de la carta, se envía una segunda carta más
perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de
cobros de cuentas vencidas.
Llamadas telefónicas: Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de
la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el
cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para
prorrogar el periodo de pago.
Utilización de agencias de cobros: Una empresa puede entregar las
cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que
las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de
gestión de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un
porcentaje mucho menor del que espera recibir.
Procedimiento legal: Este es el paso más estricto en el proceso de
cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El
procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al
deudor a declararse en bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de
futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los
traslados.
Existe un punto más allá del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen
un rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto.
Así terminamos este ciclo de la administración de las cuentas por cobrar,
que son de gran importancia para la empresa y para los responsables del área
financiera y contable.
23
5.3.3.3. Insolvencia:
Incapacidad de pagar las deudas. Una empresa deviene en insolvente
cuando no puede hacer frente al pago de sus obligaciones en los
correspondientes vencimientos. Existen, sin embargo, diferentes tipos o grados
de insolvencia. Se denomina insolvencia técnica o suspensión de pagos a
aquella situación en la que, aun siendo el activo superior al pasivo, la empresa
no puede hacer frente al pago de sus deudas por falta de liquidez. Cuando
además de sobreseer o cesar en el pago de sus obligaciones, el pasivo es
superior al activo y, por consiguiente, el neto patrimonial negativo, se dice que
la empresa se halla en la situación de insolvencia económica o quiebra técnica.
Al igual que ocurre con la suspensión de pagos, para que exista quiebra
legal o simplemente quiebra, ésta habrá de ser declarada formalmente por una
autoridad judicial competente, a instancia del propio empresario o por solicitud
fundada de un acreedor legítimo, de acuerdo con el correspondiente
procedimiento.
Mientras que la quiebra supone la muerte o desaparición de la empresa,
esto es, su liquidación, por medio del procedimiento de la suspensión de pagos
lo que se trata de evitar es precisamente la desaparición definitiva de la
empresa, haciendo que ésta y los acreedores lleguen a algún tipo de acuerdo,
consiste normalmente en el aplazamiento o moratoria para el pago de sus
deudas, en una quita o rebaja de las mismas, o en ambas cosas a la vez. A la
quiebra también se le denomina bancarrota y falencia en algunos países de
América del Sur.
5.3.3.4. Control de cuentas por cobrar:
5.3.3.4.1. Control Interno:
Es el conjunto de actividades puesta en práctica en una empresa para que
sustentadas en métodos sistemáticos se logre alcanzar los siguientes objetivos:
- Proteger o salvaguardar los activos y evitar su mala utilización.
- Evite que sean contraídos pasivos indebidamente.
- Aumentar las eficiencias en las operaciones.
- Alcanzar exactitud y contabilidad en la información financiera.
- Lograr que se cumplan las políticas establecidas en la empresa.
24
Si bien es cierto hay varios grupos de cuentas por cobrar (por venta de
bienes o servicio, por venta de activos, prestamos al personal, etc) la fuente
principal de ingresos seria la proveniente de ventas de bienes y servicios. Ello
implica que las cuentas por cobrar es solo una parte de todo el ciclo de
operaciones.
De esta manera el control debería efectuarse en cada una de las etapas:
a) Durante el proceso de la venta:
Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisión y aprobación antes
del despacho de la mercancía. Esta revisión debe ser hecha por:
- El departamento de ventas en cuanto a condiciones.
- El departamento de crédito en cuanto a la determinación de riesgos.
b) Durante el despacho de la mercadería:
- Insistiendo en la separación de funciones, las personas encargadas
del despacho, deben ser diferentes a las que controlan la mercancía en
el almacén.
- Los empleados de la sección de despacho no deben tener acceso al
almacén.
- Las cantidades físicas a despachar deben ser verificadas con las que
se mencionan en la nota de despacho al cliente.
- Las notas de despacho deben estar pre numeradas y establecer un
control sobre la secuencia de las mismas.
c) Respecto a la facturación:
- Deben estar separadas las funciones del departamento de facturación
de las que realizan los departamentos de despacho y cuentas por
cobrar.
Venta
Despacho de mercaderia
Factura ción
Analisis y otorgamiento
del credito
Cobranza
25
- Se establecerán los controles necesarios para asegurarse de que
todas las notas de despacho de mercancías son facturadas.
- Las facturas deben estar pre numeradas llevando un control adecuado
de su existencia y uso.
- Una vez elaborada la factura se procederá a verificada en cuanto a
precio, exactitud aritmética, rebajas etc.
d) Respecto al análisis y otorgamiento del crédito:
- Verificar que las políticas de crédito de la empresa estén siendo
cumplidas.
- El análisis del cliente sea hecho adecuadamente.
- Haya un acuerdo mutuo con el cliente respecto a los términos y
condiciones de su crédito.
e) Durante la cobranza:
- Se debe tener registros auxiliares que permitan un mejor control del
proceso de cobranza.
- Es una práctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a
los clientes.
- Debe haber una coordinación precisa y constante entre los
departamentos de ventas, crédito y caja.
- Debe hacerse un análisis por antigüedad con el saldo en el mayor.
26
6. CONCLUSION:
En conclusión podríamos decir que crédito es la capacidad de obtener bienes o
servicios a cambio de una promesa de pago a futuro, en la que se considera la
solvencia del cliente; mediante el crédito se usa el capital de otro, lo que le
permite al cliente hacerse de algo que necesita en su negocio y pagarla luego.
El crédito debe ser registrado adecuadamente para evitar problemas
financieros más adelante.
Este proceso de que una empresa empiece a usar el crédito comercial,
conlleva un proceso en el cual una parte esencial serían las políticas de crédito,
ya que estas dirigen los lineamientos y condiciones a tomar en cuenta para
otorgar un crédito; otro aspecto importante también es que para poder otorgar
un crédito se debe hacer un análisis al cliente, ya que como hemos visto hay
ciertos esquemas que definen cual es un cliente apto para el otorgamiento de
un crédito y quien no, esta información se obtiene de experiencias anteriores
con el cliente, sentido común del gerente de crédito, información interna y
externa respecto a cliente.
Así también hemos estudiado sobre la cobranza que en resumen es el proceso
por el cual se efectúa el cobro de una cuenta por cobrar, este a su vez para ser
ejecutado necesitan políticas de cobro y técnicas, las cuales pueden llegar a
ser agresivas, en caso de que el cliente no pueda solventar sus deudas se
procede a declararlo insolvente, lo que ocasionara perdidas a la empresa.
Por otro lado y para evitar algunos problemas ya mencionados hemos visto que
realizar un adecuado control interno, el cual debe ser continuo, en el cual
debemos lograr que todos los departamentos implicados en el proceso
crediticio cooperen entre sí para lograr que todo el proceso de cobranza sea
eficiente y aminorar los riesgos y evitar pérdidas a la empresa. Concluimos que
el crédito comercial aplicado correctamente puede aumentar los ingresos y
ventas de las empresas.
Si se quiere obtener una opinión externa sobre el correcto funcionamiento de
los procesos internos se puede contratar los servicios de un auditor externo.
27
7. BIBLIOGRAFIA:
Blanco Escobar, L. G., Gomez Martinez, J. A., & Herrera Landa, H. (1995).
Administración de Cuentas por Cobrar. Veracruz: Univesidad
Veracruzana.
Brachfield, P. (Noviuembre de 2012). Pere Brachfield. Obtenido de
http://www.perebrachfield.com/el-blog-de-morosologia/riesgo-de-
credito/los-riesgos-del-credito-comercial
Calderon Prado, R. C. (s.f.). Monografias.com. Obtenido de
http://m.monografias.com/trabajos28/politicas-credito/politicas-
credito.shtml
Creditos Y Cobranza. (Enero de 2010). Obtenido de
http://creditosycobranzasdinero.blogspot.pe/2010/01/politicasdecredito.ht
ml
debitoor. (s.f.). Recuperado el 01 de Diciembre de 2015, de
https://debitoor.es/glosario/definicion-credito
Gomez, J. (11 de Octubre de 2012). Economia Negocio Finanzas Mundo.
Obtenido de http://jhonyagomez.blogspot.pe/2012/10/finanzas-las-5-c-
del-credito.html
Lara, O., Marín, N., & Salazar, S. (Diciembre de 2010). Monografias.com.
Obtenido de http://www.monografias.com/trabajos93/control-interno-
cuentas-cobrar/control-interno-cuentas-cobrar2.shtml
Wikipedia. (s.f.). Obtenido de
https://es.wikipedia.org/wiki/Riesgo_de_cr%C3%A9dito#Soportado_por_
empresas
Zona Economica. (Febrero de 2008). Obtenido de
http://www.zonaeconomica.com/riesgo-crediticio
28
8. ANEXOS:
8.1. Mapa Mental:
29
8.2. Ficha de Evaluación: