administraciÓn basica

I.C.E.S.T.MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE HOSPITALES

ADMINISTRACIÓN BASICA1. Administración básica

a) Concepto de administraciónLa definición etimológica es la forma más usual de la definición nominal, o sea, la

explicación del origen de la palabra con que se designa aquello que se estudia, valiéndonos para ello de los elementos fonéticos que la forman. De esta manera suele encontrarse el verdadero (étimos) dignificado de esa misma palabra y el concepto que expresa.

La palabra administración, se forma del prefijo “ad”, hacia, y de “ministratio”. Esta última palabra viene a su vez de “minister”, vocablo compuesto de “minus”, comparativo de inferioridad, y del sufijo “ter”, que sirve como término de comparación.

La etimología de minister, es pues diametralmente opuesta a la de “magister”: de “magis”, comparativo de superioridad y de “ter”.

Si pues “magister” (magistrado), indica una función de preeminencia o autoridad –el que ordena o dirige a otros en una función-, “minister” expresa precisamente lo contrario: subordinación u obediencia; el que realiza una función bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro.

La etimología nos da pues de la Administración, la idea de que esta se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta. Servicio y subordinación, son pues los elementos principales obtenidos.

Se puede conceptualizar a la administración, en una forma simple, como:“El esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor

eficiencia y el menor esfuerzo posibles”Comúnmente se dice que: “administración es hacer algo a través de otros”. Sin

embargo, es conveniente emitir una definición de la administración como disciplina, para tener un concepto más formal de la misma.

b) Funciones administrativasMuchos estudiosos y gerentes han encontrado que una útil y clara organización del conocimiento facilita el análisis de la administración. Por tanto, al estudiar administración es necesario desglosarla en 5 funciones gerenciales –planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar- alrededor de las cuales el conocimiento que subyace esas funciones puede organizarse. Así, los conceptos, principios, teorías y técnicas de la administración están agrupadas en estas cinco funciones.

Este marco se ha utilizado y probado durante muchos años. Aun cuando hay diferentes formas de organizar el conocimiento gerencial, la mayoría de los libros de texto y autores de hoy han adoptado este marco, o uno similar aun después de experimentar en ocasiones con alternativas para estructurar el conocimiento.

Aunque la importancia de esta obra está en las tareas de los gerentes, relativas a diseñar un ambiente interno para el desempeño dentro de una organización, nunca hay que ignorar que ellos también deben operar en el ambiente externo de la empresa. Es evidente que los gerentes no pueden realizar bien sus tareas a menos que comprendan y respondan a los muchos elementos del ambiente externo –factores económicos, tecnológicos, sociales, ecológicos, políticos y éticos- que afectan sus áreas de operación. Más aun, muchas organizaciones ahora operan en distintos países.

Estas funciones son conocidas como el proceso administrativo (PA) el cual es el instrumento teórico básico del administrador profesional que le permite comprender la dinámica del funcionamiento de una empresa (organización). Sirve para diseñarla,


conceptualizarla, manejarla, mejorarla, etc. El PA da la metodología de trabajo consistente para organizar una empresa y facilitar su dirección y control.

El PA no es una corriente administrativa porque no se contrapone a una manera o escuela de pensamiento, en todo caso, es una técnica incluyente que enriquece su aplicación con todos los enfoques provenientes de aportaciones de otras disciplinas como son ingeniería, psicología, sociología y matemáticas.

La palabra proceso evoca secuencia e inicio y fin; dando la idea que todo proceso termina. Sin embargo, el PA es continuo por la dinámica de las empresas-organizaciones que permanente y simultáneamente lo aplican.

c) Etapas del procesoSi observamos cómo se desarrolla la vida de todo organismo social –y

principalmente la de aquellos que, como la empresa, forma el hombre libremente- podemos distinguir dos fases o etapas principales. La comparación con lo que ocurre en la vida de los organismos físicos podrá aclararnos mejor estas dos fases.

La primera etapa en todo organismo es la de estructuración o construcción del mismo. En ella, partiendo de una célula se van diferenciando los tejidos y órganos, hasta que se llega a integrar el ser en toda su plenitud funcional, apto ya para el desarrollo normal de las actividades o funciones que le son propias o especificas.

La segunda etapa es aquella en la que, ya totalmente estructurado el organismo, desarrolla en toda su plenitud las funciones, operaciones o actividades que le son propias, en toda su variada, pero coordinada complejidad, que tiende a realizar la vida de ese organismo.

Cosa semejante en un organismo social: en su primera etapa, partiendo de la iniciativa de uno o pocos hombres, todo se dirige a la estructuración de ese organismo social, cuando está debidamente estructurado, hay una segunda etapa, de suyo indefinida, que consiste en la operación o funcionamiento normal del mismo, para lograr los fines propuestos.

Distinción predominantemente conceptualLo anterior no significa que la distinción entre las dos fases señaladas sea perfecta,

ni se dé tajantemente en la realidad, sino mas bien que es lógica, con el fin de estudiar mejor cada aspecto separadamente, como ocurre en muchas otras disciplinas, ejemplo: la distinción entre anatomía y fisiología, táctica y estrategia, analogía y sintaxis, etc. Representa más bien la distinción de dos aspectos o enfoques de una realidad de suyo invisible.

Así como el organismo físico la época de formación supone también operaciones y funciones, en la etapa de estructuración o creación de una sociedad cualquiera, existen operaciones funcionales, y por cierto de enorme rapidez. Pero, con todo, en esta etapa predominan el criterio y los problemas propios de la estructuración.

Y de la misma manera, así como un organismo físico, aunque esté totalmente formado, tiene siempre que estarse adaptando a las necesidades cambiantes del medio, sea para reparar perdidas, combatir enfermedades, etc., en un organismo social, que se encuentra en su periodo normal de operación, es indispensable estar reestructurando constantemente determinado departamento, agrandarlo, readaptarlo a nuevas necesidades o posibilidades, substituir elementos que han salido de él, etc. Pero con todo este periodo predominan el aspecto y los problemas de índole operativa o funcional, sobre los de naturaleza creativa o estructural


Dos aspectos El estudio de estas dos etapas distintas, tiene como fin principal comprender mejor dos

aspectos diversos: Como deben ser las relaciones que se dan en un organismo social, y Como son de hecho esas mismas relaciones.Los dos aspecto de la Administración, se refieren por lo tanto a las formas de

estructurar y de operar un organismo social, o sea, su coordinación teórica y practica.

2. Planeacióna) Concepto

Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es indispensable determinar los resultados que pretenden alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficazmente.

Algunas definiciones son: Agustín Reyes Ponce. La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción,

que ha de seguirse que ha de seguirse, establecido los principios que habrán de orientarlos, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización

George R. Terry. Dice que la planeación es escoger, relacionar los hechos para prever y formular actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr los resultados deseados.

Ernest Dale. Determinación del conjunto de objetivos para obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos.

Elementos del concepto:Analizando las definiciones mencionadas se considera que la planeación comprende los

siguientes elementos:1. Objetivo. Determinar los resultados deseados (¿Qué es lo que se requiere?)2. Cursos alternos de acción. Al planear es necesario determinar los caminos, formas

de acción o estrategias, para conseguir los objetivos.3. Elección. Determinar, analizar y seleccionar la decisión más adecuada.4. Futuro. La planeación trata de prever situaciones futuras y anticipar hechos

inciertos.Entonces se puede definir que la planeación según Múnch (2010) es: “La determinación

de los objetivos y la elección de los cursos de acción, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en el futuro”.

I.C.E.S.T.MAESTRIA EN ADMINISTRACION DE HOSPITALESb) Etapas o proceso

PlaneaciónMisión y

visión

Investigación Análisis del

entornoProcedimientos Premisas externas Propósitos

Premisas internasFortalezas

Presupuestos Debilidades ObjetivosOportunidadesAmenazas

Programas Políticas Estrategias

c) Principios de planeaciónPara planear eficientemente es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:1. Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable. Esta debe adaptarse a la realidad

y a las condiciones objetivas que actúan en el medio.2. Objetividad y cuantificación. Cuando se planea es necesario basarse en datos

reales, razonamientos precisos y exactos y nunca en especulaciones o cálculos arbitrarios. Este principio también es conocido como Precisión, establece utilizar datos estadísticos, datos numéricos, modelos matemáticos etc. Esto hará a la planeación más confiable en tanto se pueda cuantificar es decir expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones.

3. Flexibilidad. Al elaborar un plan es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que nos proporcionen nuevos cursos de acción.

4. Unidad. Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales.

5. Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extiende en relación con el tiempo (Largo/Plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción.

d) Tipos de planesLos planes en cuanto al tiempo establecido para su realización se clasifican en:a. Corto plazo. Son los que se deben realizar en un tiempo menor o igual a un año.

Estos a su vez pueden ser: Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta seis meses. Mediatos. Se fijan para realizarse en un período mayor de seis, o menor de 12

meses.b. Mediano plazo. Son los aquellos cuya duración es de uno a tres años.c. Largo plazo. Son los que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.Como planeación integral o planeación total, esta puede ser:


a. Estratégica. Establece los lineamientos generales e la planeación, sirviendo de base a los demás planes (tácticos y operativos). Es diseñada por los miembros de mayor jerarquía en la empresa.

b. Táctica o funcional. Determinan los planes más específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales), con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa.

c. Operativa. Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica, y su función consiste en la asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Como por ejemplo el organigrama siguiente:

e) Vinculación entre planeación y controlLa persona que abre un negocio, o la maneja con éxito, no podría hacerlo sin

controlar todas las actividades que son esenciales para su funcionamiento.La gerencia convierte esos planes de negocios en acciones de resultados a través del

control. Esto comprende la coordinación de los esfuerzos de muchas personas, así como la eliminación de los obstáculos que se opongan en la consecución del desarrollo del plan.

Si el control se estudia como la última etapa del proceso administrativo, esto no significa que en la práctica suceda de la misma manera; la planeación y el control están relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el administrador difícilmente puede delimitar si está planeando o controlando; incluso, para muchos autores el control forma parte de la planeación misma. De hecho, la información obtenida a través del control es básica para poder reiniciar el proceso de la planeación.

f) Etapas de la planeaciónLa planeación está integrada por los siguientes elementos:


MisiónCuando se habla de planeación, se debe pensar en el futuro y desde luego comenzar

con la declaración de la misión y visión. La misión describe la actividad o función básica de producción o servicio que

desarrolla la empresa y que es la razón de su existencia; expone a lo que se dedica la empresa. La misión está ligada al presente y permite definir la finalidad de los productos y servicios y debe contener los siguientes puntos:

1. Producto y/o servicios que se ofrece2. Mercado, lugar donde se ofrece el producto3. Valores fundamentales para la operación de la empresa

La misión también se está en la posición de determinar la visión, la cual expresa las aspiraciones futuras de cualquier empresa, es la proyección del futuro de la misma.

La visión está relacionada a un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para determinar los propósitos y los objetivos. Ejemplo de misión y visión:

MisiónProporcionar asistencia médica con calidad a la población abierta y del Seguro popular así como garantizar la seguridad del paciente, una docencia y capacitación de alto nivel a través de la integración de todo el personal y basados en principios de profesionalismo y responsabilidad para lograr la satisfacción del usuario y del prestador de servicio en una ámbito de respeto y honestidad.Visión

Ser una institución que proporcione atención médica a la población abierta, enfocada a la excelencia a través de programas y estándares de seguridad y calidad con alto sentido humano.

PropósitosLos propósitos son complementos de la misión y son las aspiraciones cualitativas

básicas en el orden moral que mueve a emprender acciones de tipo socioeconómico y que se establece en forma permanente y semipermanente a un grupo social, ejemplos:

Incrementar con principios éticos las utilidades sobre la inversión de nuestros accionistas.

Servicios de salud que satisfagan eficaz y eficientemente las demandas de atención de la población abierta con honradez, transparencia, calidad, calidez, seguridad y equidad en seguimiento de las acciones de justicia social.

Características que deben reunir los propósitos:a. Evitar aspiraciones desatinadas y erróneasb. Deben comunicarse a todos los miembros de la empresac. Evitar dogmatizarlosd. Deben estar de acuerdo a los valores institucionales del grupo social.e. No deben utilizarse para intereses personalesf. Deben implantarse si no se han consideradog. No deben implantarse con frases ambiguas y vacíasInvestigacionesLa investigación es un proceso que procura obtener información relevante y fidedigna

con el fin de explicar, describir y predecir cualquier situación administrativa que afecte o beneficie a la empresa.


La investigación aplicada a la planeación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos y objetivos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.

Etapas de la investigación administrativa:1. Reconocimiento de los problemas y autorización para realizar el estudio2. Ubicación del área en que se presentan los problemas.3. Tipificación de los problemas, especificando los problemas administrativos que se

van a investigar.4. Recopilación de la información, es el paso donde se inicia la investigación.

a. Observación e inspección, es recopilar personalmente la información.b. Documentos y archivos, la revisión de estos es una manera de obtener datos

relativos al orden que siguen las actividades de la empresa.c. Cuestionario, es el que se dedica a sacar a la luz las debilidades y deficiencias de

la empresa e intentar mejoras.d. Entrevistas, estas permiten realizar el intercambio de opiniones del

administrador con el personal.PremisasLas premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias

o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.Se establecen al inicio del proceso de la planeación, aunque también pueden ser

desarrolladas a lo largo del mismo.Una premisa es un supuesto

Acerca de los factores o condiciones futuras, que pueden afectar el desarrollo de un plan. Estas pueden ser:

1. Internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de la misión, ejemplos; ausentismo, rotación del personal, accidentes, siniestros etc.

2. Externas. Son factores o condiciones cuyo origen son externos a la empresa, pero pueden afectar las actividades de la empresa. Estos pueden ser:a. De carácter políticob. De carácter legalc. Socialesd. Técnicase. Otros factoresEvaluación de las amenazas y oportunidades: fortalezas y debilidades de la

empresaEste razonamiento es necesario para indicar la forma en que la empresa puede llegar

a un futuro preestablecido, es porque pueden tomarse las previsiones para visualizar las oportunidades y amenazas del ambiente externo.

En cuanto a las fortalezas son los puntos fuertes o potenciales que una empresa posee ventaja ante los competidores, pero también están las debilidades o desventajas de la misma.

ObjetivosDespués de haber establecido lo anterior se determinan los objetivos, que indican

los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las pautas o directrices básicas, hacia donde dirigir los esfuerzos y los recursos.


Los objetivos presentan los resultados que la empresa espera obtener; son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.

Clasificación de los objetivos:1. Estratégicos. Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.2. Tácticos o departamentales. De un área o departamento de la empresa.3. Operacionales o específicos. Se establecen en secciones o niveles específicos.EstrategiasLas estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y

el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en condiciones más ventajosas.

Las estrategias están integradas en la determinación de las áreas clave; quien formule debe saber ubicarlas, a fin de alcanzar los objetivos. La falta de estrategias podría llevar a que no se cumplan los objetivos.

PolíticasLas políticas son disposiciones del pensamiento administrativo que orientan o regulan

la conducta que hay que seguir en la toma de decisiones, acerca de acciones o actividades que se repiten una y otra vez dentro de la organización.

En este sentido las políticas son criterios que guían hacia la correcta acción y decisión del personal en sus actividades. Se pueden confundir con las reglas sin embargo las reglas son estrictas y las políticas son flexibles. Algunos ejemplos son:

Las comisiones de los vendedores se pagarán de acuerdo al volumen de ventas. Al seleccionar enfermeros, preferentemente del sexo femenino.ProgramasUna vez que se han determinado las etapas anteriores de la planeación, es necesario

elaborar un programa, el cual ese puede definir como “un esquema donde se establece la secuencia de actividades especificas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Cada programa tiene estructura propia y puede ser un fin en sí mismo o bien puede ser una parte de una serie de actividades dentro de un programa más general. La grafica más comúnmente utilizada es la grafica de Gantt, su uso e interpretación es de acuerdo al grado de profundidad y con el tipo de actividad que se refiera, ejemplo:


PresupuestosLos presupuestos son en esencia los programas mismos a los que se les asignan

cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización; implica una estimación de capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos.

El presupuesto es el plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos monetarios, junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.

Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan, en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir sus objetivos.


ProcedimientosUn procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de

actividades; no indica la manera en que deben realizarse, pues de estos se encargan los métodos, mismos que van implícitos en el procedimiento.

Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida.

Los métodos son más detallados que los procedimientos y se establecen en actividades rutinarias y repetitivas.

PlanesComo ya se estudio los planes son esquemas que resultan de la planeación de manera

que ya sea todas o cada una de las etapas de planeación, vertidas por escrito en un formato, son planes. Aunque cada una de dichas etapas tienen lineamientos específicos existen observaciones, comunes a todas, que deben regir cualquier plan para que su diseño sea efectivo:

Autorización Objetividad Actualización


De naturaleza confidencial Sencillez Adecuación Completo Ventajoso

3. Organizacióna) Concepto y naturaleza

Desde siempre, el ser humano ha estado consciente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del proceso administrativo denominada organización.

Una vez que se ha establecido “lo que se quiere hacer”, dicho de otra manera: los objetivos que se pretenden alcanzar durante la etapa de planeación, será necesario determinar “como hacerlo”, que medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto solo es posible a través de la organización.

La palabra organización tiene tres acepciones: una etimológica que proviene del griego órganon que significa instrumento; otra que se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra más que se refiere a la organización como un proceso.

Si se analizan estos significados se puede concluir que, en esencia, las tres involucran a idea de una estructura, aunque con diferentes implicaciones.

Desde el punto de vista anterior, la organización es a la empresa lo que la estructura a un edificio en construcción, ya que la organización establece la disposición y correlación de tareas que el grupo social debe llevar a cabo para lograr sus objetivos, proveyendo la estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los recursos:

Para emitir una definición formal de este concepto se revisaran algunas de las definiciones más reconocidas:

Agustín Reyes Ponce. Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Eugenio Sisto Velascok. Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caos, funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir.

Robert Beckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos.

Isaac Guzmán V. Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.

Analizando las anteriores definiciones se obtienen los elementos básicos del concepto, mismos en los que coinciden todos los autores:

Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.


Sistematización. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Con estos elementos se puede definir a la organización como:Elemento del PA que orienta a el establecimiento de la estructura necesaria para

la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

b) EstructuraciónSon muchos los elementos que intervienen para determinar y generar la estructura

optima de las empresas. El diseño de la estructura de la empresa es un “traje a la medida”, por lo que, quien lo diseñe debe tomar en cuenta los siguientes elementos: el tamaño y recursos de la empresa, cliente, producto y geografía en donde opera, proceso, turno, y unidades de negocio.

En razón del tamaño y recursos de la empresa. Los elementos esenciales que se deben considerar para estructurar una empresa y sus áreas de trabajo son el tamaño y sus recursos. El crecimiento de le empresa requiere y permite incorporar nuevas unidades de trabajo, por lo que una empresa pequeña no necesariamente requiere tener todas las áreas, departamentos y puestos. Solo debe tener las unidades que su economía le permita y, apoyarse, en su caso, en proveedores externos de servicios, de producción y comercialización. Las crisis económicas han ocasionado que las empresas reduzcan su tamaño y recurran al outsourcing.

En razón del cliente. Algunas empresas se organizan conforme a la necesidad de su cliente, por ejemplo, tienen departamentos por usuarios. Una tienda departamental funciona así: departamento de damas, caballeros, juniors, etc. También muchas empresas comerciales tienen gerencias de mayoreo y/o menudeo, ventas a gobierno y a particulares. Los bancos clasifican sus áreas por la capacidad económica del cliente.


En razón de los productos. Algunas empresas cuentan con productos para clientes con diferentes necesidades de productos, por lo que establecen áreas o sub áreas en razón de las mismas, por ejemplo: un distribuidor de equipo automotriz puede terne una sección de autos, otra de autobuses, de refacciones, o de servicio, o bien, tener una unidad de negocios de venta de coches usados

En razón del área geográfica. Algunas empresas operan en territorios muy amplios, y requieren establecer sucursales, unidades de negocio, gerentes o jefes de zonas, para comercializar sus productos. Por ejemplo, un banco puede tener sucursales en todo el país y requiere responsables de zona o división (norte, sur, etc.).

Direccion General

Finanzas Recursos Humanos

Operaciones (logistica) Comercialización

Jovenes Adultos

Zapateria caballero

Damas

Zapateria Damas

Direccion General


Operaciones (logistica) Comercialización

Blancos Ropa Frutas y legumbres Cárnicos Abarrotes

Dirección General


Operaciones (logística)

Comercialización

Gerencia Regional Zona 1




1.1 1.2 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2


En razón del proceso. Algunas empresas tienen procesos de producción o comercialización muy “largos” o complejos. Por ejemplo, empresas ganaderas tienen unidades expertas en: genética, inseminación, cuidado de crías, engorda y desarrollo de crías, finalización (rastro), comercialización. Cuando las empresas tienen procesos muy largos (horizontales), pueden recurrir a proveedores externos (outsourcing), encargando y comprando a ellos alguna parte del proceso. En el caso ganadero, en tiempo de sequia compran a las regiones de mayor estío, animales baratos para su engorda y desarrollo, lo cual permite concentrar sus inversiones donde está su mayor contribución (valor agregado)

Direccion General


Operaciones (logistica)

Engorda

Desarrollo

Matanza

Comercialización


En razón del turno. Algunas empresas o instituciones trabajan 24 horas y establecen unidades de trabajo de jefes de turno.

En razón de unidades de negocio. Muchas empresas establecen sus áreas de comercialización y producción para que funcionen a través de un UN. Ello lo hacen al nombrar responsables (lideres de producto o de proyecto), que trabajan en forma matricial o por proyecto. Este sistema funciona en la industria de la construcción. En el área de operaciones se nombra un responsable del edificio o construcción: A, B, C, D, etc. Los responsables de los proyectos forman un “comité” denominado matriz o matricial, e integran responsables de: finanzas, comercialización y, eventualmente, a responsables de recursos humanos.

c) JerarquizaciónJerarquía proviene del griego hierarjes (jerarca), que significa superior y principal

en la jerarquía eclesiástica.El termino jerarquía fue empleado originalmente para describir el sistema de

gobierno de la Iglesia que consta de sacerdotes escalonados en grados.Desde el punto de vista administrativo:Jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por orden

de rango, grado o importancia.Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el

grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad (comunicación) que se relacionen entre sí con precisión.

Reglas. Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza: Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social deben ser los

mínimos e indispensables. Se debe definir claramente el tipo de autoridad (lineal, funcional y/o staff) de cada

nivel.

d) Relaciones de autoridad

e) Coordinación y apoyo

f) Proceso de organización

4. Dinámica de la organización a) Organización formal

Organización formal


Es un elemento de la organización que tiene por objeto agrupar e identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa y sus propósitos generales son:

La consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo de esfuerzo, por medio de un grupo de trabajo, con la ayuda de una fuerza dirigente.

Eliminar la duplicidad del trabajo. Asignar a cada miembro la responsabilidad y la autoridad para la ejecución eficiente

de sus tareas o actividades, y que cada persona de la organización conozca de quién depende y quienes dependen de él.

Permitir el establecimiento de canales de comunicación adecuada para que las políticas u objetos establecidos se logren eficientemente en todos los niveles.

La organización formal se presenta en cartas de organización u organigramas para el sector público.

Los organigramas se clasifican en:Verticales

Horizontales


Circulares

b) Organización informalChester Barnard, describe una organización informal como cualquier actividad

personal conjunta sin un propósito consciente, aunque contribuye a los resultados conjuntos.

Es más fácil pedir ayuda a alguien a quien usted conoce en persona en relación a algún problema organizacional, aún cuando él o ella pertenezcan a otro departamento, que a quien solo conoce de nombre en el organigrama.

Este tipo de organización no aparece ni en los manuales de organización ni en ningún documento, pero tiene una fuerza que actúa tan fuertemente como una organización formal.

La organización informal es una red de relaciones interpersonales que surgen cuando los individuos se asocian entre sí. Estas pueden ser el grupo de taller de máquinas, los asignados al sexto piso, El grupo que juega futbol, o los que se reúnen a tomar café por las mañanas.

La organización informal puede observar cinco niveles diferentes: Está considerada como un sistema de grupos relacionados entre sí. Se constituyen en grupos mayores de opinión o de presión, sobre algún aspecto

particular de la política de la empresa. Estos grupos tienen como rasgo característico que pueden ser eventuales.

Grupos fundamentados en la similitud de labores y relacionados íntimamente. Grupos de tres o cuatro personas relacionados íntimamente y miembros a su vez de

camarillas o palomillas. Individuos que rara vez participan en actividades sociales.

c) Desarrollo organizacional

http://www.google.com.mx/imgres?q=organigrama+circular+de+una+empresa+real&um=1&hl=es&biw=1311&bih=602&tbm=isch&tbnid=7KkUBUsatfwHSM:&imgrefurl=http://www.monografias.com/trabajos39/administracion-empresas/administracion-empresas2.shtml&docid=LHytc8fGFT1S9M&imgurl=http://www.monografias.com/trabajos39/administracion-empresas/Image11688.gif&w=404&h=358&ei=JVxiT_zEBIOTtwezweXmBw&zoom=1


El desarrollo organizacional (DO) es la corriente de pensamiento directivo que estudia las técnicas sociológicas y psicológicas enfocadas a la solución de problemas, actitudes y comportamientos sistemáticos de la fuerza laboral (personal operativo y directivo), para renovar las organizaciones y hacerlas más competitivas y eficaces. Sus técnicas son producto de especialistas en ciencias del comportamiento, como psicólogos, sociólogos y, en menor grado antropólogos sociales.

En forma general, el DO es una estrategia de cambio, orientado sobre todo a la transformación de maneras de actuar, hábitos, comportamientos y formas de trabajar en una empresa.

Una definición más profunda del DO es la siguiente:Estrategia para modificar el comportamiento colectivo, apoyada en la capacitación y

sensibilización del personal, desarrollada para lograr un cambio planeado. Se centra en los valores, actitudes, relaciones y clima organizacional, a partir de las personas.

El objetivo del DO es:Rediseñar el comportamiento grupal en la empresa con la revisión de valores: creencias,

normas, hábitos, visiones colectivas (mentalidad), costumbres y formas de trabajar para alcanzar o recuperar la competitividad de la empresa.

5. Integracióna) Concepto

“Integrar es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social”

La planeación nos ha dicho “que” debe hacerse y “cuando”; la organización nos ha señalado quienes, donde y como deben realizarlo; falta todavía obtener los elementos materiales y humanos que llenen los cuadros teóricos formados por la planeación y la organización: esto lo hace la Integración. Puesto que en las clases de producción, ventas, seguridad industrial, finanzas, etc., se estudiara la integración de cosas, aquí se refiere especialmente a la de personas, y sobre todo, al aspecto específicamente administrativo.

Reglas y técnicas de la integración de personasPara tratarse de un campo eminentemente “factual”, creemos que resulta más claro y

objetivo presentar conjuntamente las reglas que presiden el proceso de integración y las técnicas que ayudan a lograrla.

Se ha dicho que la integración hace, de personas totalmente extrañas a la empresa, miembros debidamente articulados en su jerarquía. Para ello se requieren cuatro pasos: reclutamiento, selección, inducción y desarrollo.

b) ReclutamientoTiene por objeto hacer, de personas totalmente extrañas a la empresa, candidatos a

ocupar un puesto en ella, tanto haciéndolos conocidos a la misma, como despertando en ellos el interés necesario.

Reclutar es allegarse de candidatos interesados en trabajar para la empresa. El concepto viene de la milicia, como tantos otros en administración, con la salvedad de que en el ejército es forzoso pertenecer a ellas. A su vez, el reclutamiento tiene subfaces, pues todas las organizaciones, cuando existen, primero convocan a sus miembros o estudian su desempeño para promoverlos.


La primera fase del reclutamiento es justificar la necesidad de contratar, promover o transferir a un miembro. El documento base para esta acción se llama requisición de personal. En él se anota una justificación, como puede ser un reemplazo o una nueva contratación; esta requisición se llena con los datos de la descripción del puesto, sobre todo con las actividades genéricas y claves que se realizan en el. También se anota el perfil del candidato y parámetros de sueldos y/o salarios, prestaciones, beneficios, etc., que deben estar justificados a su vez con una partida presupuestal, o la autorización, en su caso, del nivel directivo correspondiente.

Se conoce como fuentes de reclutamiento al lugar donde se pueden localizar candidatos. Ellas son:

Fuentes internas. Se refiere al proceso de buscar candidatos dentro de la empresa para promoverlos; o también solicitándolos al sindicato, respetando el escalafón.

Fuentes externas. Son los medios de comunicación masivos, como periódicos y revistas especializadas, e internet; algunas empresas, cuando tienen necesidad de mucho personal operativo, recurren a la radio. También se utilizan agencias de colocación y expertos en localizar talento humano, a ellos se les llama head hunters.

Principio de prioridad al recurso interno. Este principio señala que para fortalecer la integración plena del personal a su empresa o institución, antes de recurrir a localizar un recurso humano externo, se debe promover y dar la oportunidad al recurso interno, siempre y cuando reúna los requisitos establecidos en las descripciones de puestos.

c) SelecciónTiene por objeto escoger, entre los distintos candidatos, aquellos que para cada

puesto concreto sean los más aptos, de acuerdo con el principio enunciado antes. Se le ha comparado con una serie de cribas que, bajo el criterio de los requerimientos del puesto, vayan desechando a los candidatos inadecuados por diversos conceptos, hasta dejar el apropiado.

Seleccionar significa escoger al mejor candidato disponible, aunque algunos problemas de selección se pueden originar desde la fase de reclutamiento e incluso de la planeación de recursos humanos.

La selección de personal se define como:”proceso mediante el cual se evalúan las capacidades, experiencias y habilidades de un candidato, en relación a un puesto vacante, para elegir el más apto”

En teoría la selección debe buscar al hombre ideal para el puesto ideal. Por múltiples razones, rara vez, un candidato se acopla ciento por ciento al puesto, de tal forma que algunas diferencias razonables entre puesto y candidato se cubren por medio de capacitación y entrenamiento. Sin embargo, las actitudes exigen más atención, por lo que se debe explorar ampliamente, durante las entrevistas, por los futuros jefes y expertos en selección de personal. Se dice que se selecciona por actitud y se capacita por aptitud, dado que es mucho más difícil cambiar las actitudes de una persona. Es obvio que las aptitudes como grados profesionales o estudios, especialidades, técnicos, etc., son requisitos mínimos que no pueden dejar de solicitarse obligadamente.

La primera fase de la selección es depurar y jerarquizar a los candidatos a partir de los mejores, por medio de un análisis de los documentos que se les solicitan, como son: solicitud de empleo y/o el curriculum vitae, cartas de recomendación, etc. Con base en esto, se lleva a cabo la segunda fase, la cual consiste en hacer un llamado para realizar una entrevista denominada preliminar. Esta segunda selección permite quedarse con un


número reducido de personas a las que se les aplican pruebas pre-selectivas técnicas, dependiendo del puesto.

En la tercera fase se escogen regularmente a 3 candidatos para ser enviados al departamento que lo requisito, y realizar una entrevista formal con el jefe directo, quien emitirá su opinión y los evaluara.

En una cuarta fase, a los finalistas, se les aplican pruebas psicométricas para detectar posibles problemas de comportamiento que pudieran afectar a la integración del personal a la empresa. Asimismo, se podrían realizar, en paralelo, los estudios socioeconómicos. Una vez concluida la cuarta fase, se selecciona al mejor candidato y es el futuro jefe quien toma la decisión, pues este será el responsable de los resultados.

En la quinta fase, ultima en el proceso de selección, se aplican los exámenes médicos al finalista antes de hacer el contrato correspondiente. El examen médico es el último en razón de ser el más caro y porque, salvo en raras ocasiones, se descarta a alguien por problemas de salud. Hacemos notar que la legislación mexicana y la tendencia mundial señalan que no se puede rechazar a nadie por problemas de salud.

El orden de las pruebas y el proceso de selección difieren en muchas empresas en razón de las necesidades específicas y sus recursos económicos. Por ejemplo, hay empresas donde el trabajo que realizara el candidato es tan duro físicamente que después de llenado de solicitudes se hacen pruebas medicas para evitar que algún candidato muera en el proceso de selección, por lo tanto el orden expuesto es lógico y el más común, pero no es el único; lo importante es la congruencia en la empresa con un orden establecido. También existen empresas que solo realizan una entrevista final a los candidatos, después de haber encargado el trabajo de selección a otros organismos privados.

Existe un principio ético administrativo que es necesario observar cuando los candidatos son eliminados.

Principio de orientación. Por último, todos los candidatos que fueron “eliminados” deben ser orientaos en cuanto a informarles que en esa ocasión no hubo oportunidad para ellos, pero, sin embargo, sus datos formaran parte de un banco de candidatos para próximos reclutamientos. También se les puede orientar sobre lugares donde posiblemente encontraran trabajo. ¡Recuerde!: La imagen de la empresa en la comunidad es muy importante, si se maltrata a una persona que desea trabajar en la organización puede ser un foco de difusión negativa.

d) Inducción, SocializaciónTiene por fin articular y armonizar al nuevo elemento al grupo social del que

formara parte, en la forma más rápida y adecuada.Cuando un individuo ingresa a una organización, requiere una inducción a ella, lo

cual significa un acoplamiento entre la persona de nuevo ingreso y la organización, en lo relativo a la visión de la empresa, valores morales, cultura, practicas, servicios que da a los empleados, así como a las estructuras administrativas (organigramas) y a los principales procesos productivos y administrativos documentados. En la parte de la integración humana, se definen los elementos que deben atenderse para la adecuada integración del factor humano a la empresa.

La inducción se realiza en 3 niveles: a la organización; al equipo de trabajo y al puesto.

Inducción a la organización. Este proceso implica dar a conocer al personal nuevo la organización, su misión, los bienes y/o servicios que produce, cuando se fundó, donde


tiene otras instalaciones, algunas prestaciones que otorga la empresa, también comprende el señalamiento de las obligaciones que tiene el personal y su comportamiento. Esto último se consigna en el reglamento interior de trabajo de la empresa, o bien; estas normas pueden estar expresadas en el manual. Muchas organizaciones generan manuales de bienvenida y entregan algunos manuales de servicios al personal, e incluso hacen visitas y recorridos a la planta así como a las principales instalaciones, indicando normas de higiene y seguridad. También existen empresas exhiben videos a todo el personal de nuevo ingreso; otras incluso los regalan para que se lean en casa con la familia, con la finalidad de generar en el trabajador y en su familia, orgullo de pertenecer a la empresa.

Es necesario que el personal se de de alta en el Registro Federal de Contribuyentes y en el sistema de seguridad social que le corresponda, antes de ingresar a trabajar debido a los riesgos por accidentes de trabajo y pese a que la ley permite 5 días para dar el aviso, si ocurre un accidente en ese lapso, la empresa tendrá que pagar multas, además de capitales constitutivos (costo completo de las intervenciones).

También se requiere dar aviso a todas las instituciones involucradas, notificando al departamento de nominas para que registren su ingreso.

Inducción a los equipos de trabajo. Es necesario que el responsable directo del nuevo empleado convoque a sus colaboradores más cercanos a una pequeña reunión, con la finalidad de presentar al nuevo miembro del equipo; a su vez, debe informarle a éste, el nombre y cargo de cada uno de los demás componentes de la organización, darle la bienvenida y pedirle a alguno de los integrantes del equipo que lo asistan en caso de tener alguna duda o problema, e incluso, que lo acompañe a comer los primeros días.

La curva de aprendizaje es el tiempo que tarda el empleado en aprender y realizar su trabajo con la productividad que la empresa requiere; regularmente, un empleado nuevo tarda días, en algunos casos, semanas, y en otros, hasta meses, por lo que las empresas deben dar mucha importancia al proceso de inducción para disminuir la curva de aprendizaje.

Acoplamiento de expectativas. Las expectativas son muy importantes en una contratación y en una inducción, ya que muchos empleados pueden esperar demasiado de la empresa por falsas expectativas, esto es, con respecto a incrementos de sueldos, promociones y sobre otros factores, que le pueden ocasionar frustraciones y, estas a su vez, conflictos con la empresa y sus jefes. Muchas veces as falsas expectativas son generadas por la misma empresa, por los jefes directos, que, desesperados, ofrecen “las perlas de la virgen” a un nuevo empleado o por retener a uno que desea abandonar la empresa. También se da el fenómeno a la inversa: el jefe directo puede sobrevalorar a un candidato y esperar más de lo que esta persona puede dar.

e) DesarrolloBusca desenvolver las cualidades innatas que cada persona tiene, para obtener su

máxima realización posible.Las empresas periódicamente generan programas de capacitación y desarrollo a

partir de la detección de necesidades de capacitación (DNC). La detección regularmente se orienta en dos sentidos: a) hacia actitudes, comportamientos, motivación, comunicación de los miembros, b) hacia aptitudes que son habilidades concretas que requiere el personal para hacer bien su trabajo o buscar un ascenso que le permita mejorar su posición económica-social-organizacional.


Muchas organizaciones fomentan la innovación para continuamente ofrecer nuevos productos o servicios a su clientela. Innovar es aplicar en la práctica nuevas formas de producir y esto se logra gracias a la investigación y a la creatividad de sus miembros. A su vez, continuamente desarrollan programas para preparar personal gerencial con habilidades directivas, a estos programas se les denomina desarrollo.

Por el reclutamiento se hace de un extraño un candidato; por la selección se toman de los candidatos a los buenos candidatos solamente; por la introducción se hace del buen candidato un empleado; y por el desarrollo, se hace del empleado o trabajador un buen empleado.

6. Areas funcionalesPara lograr los objetivos, independientemente de su tamaño, toda empresa realiza cinco funciones básicas: elaborar un producto, venderlo, invertir y manejar el dinero para producirlo, a la vez que controlar las ganancias que obtiene y coordinar al personal para que desempeñe sus labores tendientes al logro de los objetivos organizacionales. A estas cinco funciones se les denomina áreas funcionales o departamentos de la empresa; las cuales usualmente son producción, mercadotecnia, finanzas, sistemas y recursos humanos. La magnitud de estas áreas, sus nombres así como el número de personas que la integran, varían de acuerdo a las características específicas, complejidad y tamaño de la empresa.

DefiniciónLa obtención de los objetivos de la organización implica realizar un sinnúmero de actividades. Para simplificarlas se crea la división del trabajo y la especialización, y se agrupan actividades semejantes, tendientes a lograr las cinco funciones.Un área funcional “es el conjunto de funciones, actividades, responsabilidades, realizadas en un departamento o área”.

Un organigrama es la representación gráfica o esquema de la forma en que está estructurada la organización. De esta manera a través de un organigrama es posible entender como están divididas las funciones que conforman la empresa.

ImportanciaLas áreas funcionales son importantes ya que:

A través de estas se logran los objetivos de la empresa Su existencia permite una mayor eficiencia y eficacia promovida por la

especialización, la cual elimina la duplicidad de esfuerzos y facilita la optimización de los recursos.

Delimita funciones y jerarquías. Son indispensables para trabajar eficientemente.

PersonalEn el área de personal se realizan las actividades tendientes a coordinar y optimizar las habilidades, los conocimientos, experiencias, competencias de las personas que trabajan en la empresa, con el fin de lograr su máxima eficiencia.A esta área también se le conoce como recursos humanos, relaciones industriales o capital humano. Se establecen mecanismos para seleccionar, capacitar y dirigir al personal, y lograr su óptimo desarrollo, así como elevar el grado de satisfacción y permanencia dentro de la organización. Las principales funciones del área son:


Reclutamiento y selección Administración de sueldos y salarios Capacitación y desarrollo Relaciones laborales Higiene y seguridad en la industria Servicios y prestaciones Planeación y evaluación

FinanzasLas principales funciones del área de finanzas es obtener los recursos monetarios, invertirlos y asignarlos adecuadamente, así como registrar las operaciones, presentar los resultados de la operación y cumplir con las obligaciones fiscales.

Las principales funciones del área de finanzas incluyen; contabilidad, contraloría, tesorería, impuestos, planeación financiera, presupuestos, costos, inversiones, impuestos y cuentas por pagar y administración de riesgos.

ProducciónEl área de producción también se le denomina administración de operaciones, o administración de manufactura. Esta función comprende todos los procesos que se realiza desde que llega la materia prima hasta que esta se convierte en producto terminado. En las empresas de servicios y comercialización a esta función se le denomina operación.La producción “es la transformación de insumos mediante la optimización de los recursos en los productos requeridos por el consumidor.La administración de la producción consiste en planear, coordinar y controlar los procesos productivos para convertir los insumos en productos de alta calidad.El objetivo último de la administración de la producción es producir bienes y servicios de óptima calidad y así satisfacer las necesidades del cliente. Algunas de las actividades del área de producción son:

Programación de producción Diseño del producto o ingeniería de desarrollo Procesos o administración de manufactura Control de calidad Mantenimiento

MercadotecniaLa mercadotecnia puede definirse como “ el conjunto de actividades endientes a crear, promover, distribuir y vender bienes y servicios en el momento y lugar más adecuadas y con la calidad requerida para satisfacer las necesidades del cliente.El proceso de administración de la mercadotecnia es el conjunto de etapas a través de las cuales se lleva a cabo la mercadotecnia, cuyo objetivo es lograr la satisfacción integral del cliente.Las actividades que se desempeñan en el área de mercadotecnia son:

Planeación y evaluación Investigación de mercados Análisis y segmentación del mercado Producto Precio


Plaza. Distribución Publicidad Relaciones públicas

SistemasLos recursos tecnológicos incluyen los sistemas de información, las tecnologías de producción, de administración, marcas, productos, maquinarias e innovaciones. Una de las funciones más importantes es la administración de las tecnologías de información. En las grandes empresas existe un área específica que se encarga de manejar el hardware, el software, los sistemas de telecomunicación y las redes de la empresa.La tecnología es “el conjunto ordenado de instrumentos, conocimientos, procedimientos y métodos científicos aplicados al desempeño de las actividades. Esta área tiene como objetivo satisfacer las necesidades de información de la empresa, de manera veraz y oportuna.Las principales áreas funcionales son:

Telecomunicaciones Análisis y diseño de sistemas Procesamiento de datos Redes Mantenimiento de sistemas Seguridad informática

7. Direccióna) Concepto

Es necesario entender a la dirección como un elemento dinámico consistente, desempeñada por una persona altamente creativa e imaginativa, con miras de largo alcance. La dirección se puede definir como: “la acción ejecutiva para hacer realidad los planes, mediante estrategia efectivas que permitan el desarrollo de la organización en el medio donde opera. Es la parte “cerebral”, creativa, que actúa, sintetizando y conceptualizando racionalmente las situaciones de la empresa y su medio, así como contagiar de entusiasmo a la acción colectiva para el logro de los objetivos”

De la definición anterior desprendemos que la dirección es: Ejecutiva hace realidad el futuro que se planteo Estratégica en tanto que conceptualiza, sintetiza la problemática de la situación

presente y del futuro dando las directrices estratégicas clave. “Cerebral” porque razona y evalúa económica y socialmente las causas y los

efectos de las diversas posibles alternativas y decide de manera objetiva, calculando los riesgos y consecuencias de cada acción.

Creativa por que genera soluciones innovadoras que le den a la organización elementos

Sintetizadora porque conceptualiza situaciones complejas e intangibles, definiendo en pocas palabras, lo que sucede y por que sucede. Permite la generación de las estrategias a seguir.

Entusiasta porque el director debe eestar convencido, e incluso, “apasionado” por los proyectos de tal forma que motive y contagie a todos los miembros de la organización, para “jalarlo”, no empujarlos hacia los objetivos.


b) Comunicación, SupervisiónLa dirección, o mejor dicho, quien hace la función directiva requiere manejar hábilmente la comunicación organizacional. Muchas ordenes y decisiones correctamente fundamentadas fracasan por la forma en que fueron comunicadas, mas que por su esencia.La siguiente parábola ayuda a entender la trascendencia de la forma, sobre el fondo:En cierta ocasión, a fin de sanar a su mascota de una dolencia, su dueño (D) la llevo al veterinario, llevándose a cabo el siguiente dialogo:Veterinario (VTRO): A fin de restablecer la salud de su mascota, debe darle durante diez días el medicamento XXX, su sabor es repugnante, por lo que es necesario que le abra el hocico y lo obligue a ingerir el medicamento.D: Tal cual siguió las indicaciones, e incluso, amarro al perro con cadenas para evitar que lo mordiera y le coloco en el hocico un palo.Cada dia, el perro se ponía mas bravo cuando le tocaba ingerir la medicina, pero el ultimo dia el perro tiro la medicina antes de que lo amarraran y le aplicaran la dosis; empenzando a lamer la medicina y saborearla. Lo que sorprendió al dueño, quien se dio cuenta que la conducta agresiva del perro no se debía a la medicina, sino a la forma de dársela.La forma en la comunicación es esencial en cualquier relación humana, pero en las organizaciones empresariales impacta tremendamente, ya que una “comunicación” amenazante, mal conformada, informada fuera de tiempo, e incluso fría, puede traer reacciones aparentemente inexplicables, porque los involucrados se comunican ente ellos, exagerando y/o distorsionando, a través del chisme y rumores; afectando directamentela correcta comunicación.La información es el contenido del mensaje y la comunicación es el proceso mediante el cual se comprende tanto al mensaje como al mensajero. La dirección requiere por un lado informar y por otro comunicarse. Ello lo hace, no solo con datos, palabras o simbolos , incluidas en el ámbito de la información, sino también por medio de actitudes.Dentro del contexto de la dirección empresarial, la comunicación se refiere tanto al contenido del mensaje como a la forma, con el fin de lograr que la información sea efectiva, para tal caso se requiere que la información alcance el nivel de comunicación.La palabra comunicación se deriva del latín communis, comunión, participación en lo común; familiaridad entre miembros de un cuerpo social (organización).La comunicación se define como: “procesos por los cuales se transmite y se recibe información: palabras, datos, hechos, ideas, conocimientos o pensamientos, asi como, actitudes y sentimientos, que constituyen la base del entendimiento, comprensión o acuerdo común.La comunicación tiene los siguientes propósitos:

Cohesionar y generar el espíritu de equipo Enriquecer la información para la solución de problemas y la TD Coordinar la ejecución y seguimiento de las decisiones Consolidar la misión, la visión y los valores como una cultura laboral.

Principios de la comunicación: Oportunidad y veracidad. Ente más oportuna y veraz sea una información, mayor

comunicación organizacional Bilateralidad de la comunicación. A mayor realimentación de mensaje entre el

emisor y receptor, mas efectiva será la comunicación a través de la información. En


algunas empresas se exige que cierta información deba verificarse por el receptor, repitiendo el mensaje para evitar errores y utilizar listas de verificación (check-list)

Rastrabilidad de la información. Entre mas rastreabilidad permita el proceso de información, mas útil es administrativamente.

En la medida en que cada comunicado deja un rastro, es mucho más fácil corregir un proceso productivo y administrativo. El código de barras permite rastrear la información de la venta del producto, de la compra y de todos los puntos clave. Por ejemplo, cajero, turno, cliente (cuando paga con tarjeta de crédito), y, descarga del inventario.Metafora alusiva. Un cuento muy antiguo ilustra las diferentes percepciones de un grupo de personas que buscaban un objetivo común, dice:Un cazador de elefantes hizo un experimento con ciegos: coloco un gran paquidermo en el centro de ellos, los condujo a tocar solamente una parte del animal, y les solicito que describieran lo que habían tocado. Uno dijo que era una pared, ya que había tocado el costado del paquidermo. Otro afirmo que era una columna, puesto que había abrazado una pata. Un tercero, que había tocado su cola, dijo que era una cuerda. El cuarto, que había tocado un colmillo, asevero que era una lanza puntiaguda. Y el que palpo, desde abajo la panza del elefante, afirmo que era un techo caliente. Todos los ciegos empezaron a discutir, pues cada uno de ellos estaba convencido de que decía la verdad, y todos terminaron a gritos, acusándose de mentirosos y falsos.A cierto nivel organizacional el equipo de trabajo de la alta dirección puede estar conformado por contadores,administradores, ingenieros, abogados,psicólogos, entre otros. Cada una de estas profesiones tiene su propio código de términos y, por ende, perciben un mensaje en forma diferente. Muchos problemas organizacionales actuales se deben a la comunicación.El proceso de comunicación incluye un mensaje que parte de un emisor, a un receptor, mediante un medio, que lleva la información y que al ser recibido por el receptor, emite una retroalimentación hacia el emisor para determinar que el mensaje fue captado.Los componentes esenciales dela comunicación son:

El emisor: Persona que emite el mensaje El receptor: Persona que recibe el mensaje El medio o canal: Instrumento por el cual se transmite la información El mensaje: Objetivo o finalidad de la información La retroalimentación: Respuesta del receptor al emisor sobre la comprensión y

el entendimiento del mensaje.En ocasiones un directivo (emisor) envía a uno o a varios colaboradores (receptores) una circular (medio o canal), una información con un propósito (mensaje), solicitando la opinión de los colaboradores (retroalimentación)

c) Liderazgo, Poder, Mando y ResponsabilidadEl liderazgo tiene diferentes significados para distintos autores. Harry Truman,

antiguo presidente estadounidense, decía que el liderazgo es la capacidad de hace que hombres y mujeres hagan lo que no les gusta hacer y que les guste. El liderazgo se define como “influencia”, es decir, el arte o proceso de influir en las personas para que participen dispuestos y con entusiasmo hacia el logro de las metas del grupo. Apropiadamente, las personas deben ser alentadas a desarrollar, no solo con disposición a trabajar, sino a hacerlo con celo y confianza. El celo es energía, entusiasmo e intensidad en la ejecución del trabajo; la confianza refleja experiencia y capacidad técnica. Los líderes actúan para ayudar


a un grupo a alcanzar los objetivos a partir de sus capacidades. No se colocan detrás de un grupo para empujar e impulsar; se colocan ante el grupo para facilitar el progreso e inspirar el logro de las metas organizacionales. Un buen ejemplo es el líder de una orquesta, cuya función es producir un sonido coordinado, al tiempo correcto, mediante el esfuerzo integrado de los músicos. La ejecución de la orquesta dependerá de la calidad del liderazgo del director. Y la intensidad con la que los músicos toquen cada pieza depende directamente de ese liderazgo del director, que genere pasión en cada uno de los músicos. Eso hará la diferencia entre una bonita pieza o un concierto excepcional.

d) MotivaciónLos motivos humanos están basados en necesidades, ya sean sentidas consciente o

inconscientemente. Algunas son necesidades primarias, como las necesidades fisiológicas de agua, aire, alimentos, sueño y refugio. Otras necesidades se pueden considerar secundarias, como la autoestima, estatus, afiliación con otros, afecto, dar, logro y autoafirmación. Naturalmente, estas necesidades varían en intensidad y con el tiempo entre los individuos.

La motivación es un término general que aplica a todo tipo de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Decir que los gerentes motivan a sus subordinados es decir que hacen cosas que esperan satisfará esos impulsos y deseos e inducirán a los subordinados a actuar de la manera deseada.

8. ControlEl control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa

cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Tradicionalmente se conoce el control como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. De tal manera, esta etapa se percibe como un método que reprime y presiona a los individuos de la organización, que establece límites arbitrarios para la actuación, y que comprende solo hechos pasados o históricos.

a) ConceptoA fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisarán algunas

definiciones: Burk K. scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan

de acuerdo con los planes establecidos. Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan

adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlas e impedir que se produzca nuevamente.

Robert B. Buchele. El proceso de emitir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

Después de revisar estas definiciones se puede sacar los elementos que forman el concepto:


1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Como se mencionó muchas técnicas de la planeación es el control.

2. Medición. Para controlar es necesario medir y cuantificar los resultados.3. Detectar desviaciones. Una de las funciones del controlo es descubrir las diferencias

que se presentan entre la ejecución y la planeación.4. Establecer medidas correctivas. El objeto del controlo es preveer4 y corregir

errores.Entonces el control es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin

de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

b) Principios de controlLa aplicación del control debe fundamentarse en los siguientes principios:Equilibrio.A cada grupo de delegación se le debe proporcionar el grado de control

correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar la autoridad hay que establecer mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad dada., y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

De la oportunidadEl control necesita ser oportuno, es decir debe aplicarse antes de que se efectué el

error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.De las desviacionesTodas las variaciones que se presenten en relación con los planes deben ser

analizados detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que la originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en un futuro.

CosteabilidadEl establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este

represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él.

De excepción.El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales y

representativas, a fin de reducir costos y tiempos, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

De la función controladaLa función controladora por ningún motivo debe comprender la función controlada,

ya que pierde efectividad el control. Este principio señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

c) Proceso de controlLa siguiente figura muestra las actividades para realizar el proceso del control:


Antes de analizar cada paso del proceso se debe tomar en cuenta lo siguiente: El administrador no solo debe formular los planes, sino implementarlos y revisarlos

constantemente, para detectar todas las variaciones generadas por los cambios del medio.

Desde la posición de control administrativo el diseño o esquema puede ser la tolerancia de 10 minutos para entrar al salón de clases (política), apagar el celular (regla), vender 1000 unidades en mayo (objetivo), asignación de tiempo a las actividades (programa), los pasos a seguir para la adquisición de comidas para los enfermos (procedimiento), colocar al hombre adecuado en el puesto adecuado (organigrama), etc.

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares en cada uno de las etapas del proceso se muestran en el siguiente cuadro:

Identificación del estándarEl administrador identifica el estándar que fue establecido y le va a servir como

modelo de comparación para evaluarlo. La identificación representa el estado de ejecución deseado en su aplicación.

Medición de resultados.

Identificación del estándar

Medición de resultados

ComparaciónRetroalimentación

Control

PlaneaciónMisión ObjetivosPolíticasProcedimientosEtcétera

OrganizaciónOrganigramaDiagrama de flujoDesripción de puestosEtcétera

DirecciónReglamento de conductaProgramas de incentivosProgramas de capacitaciónCódigos de éticaEtcétera

ControlObjetivoOrganigramaDescripción de puestosReglamento de conductaEtcétera


Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estándares. Los modelos administrativos pueden ser cuantitativos si se miden en unidades numéricas y cualitativas cuando se establecen subjetivamente y los aspectos a evaluar son referentes a ciertas cualidades.

ComparaciónUna vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar

los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos.Detección de desviacionesEl resultado de la comparación da como resultado las desviaciones entre el

desempeño real y el estándar, misma que deberán reportarse inmediatamente.CorrecciónLa utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar

las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo. No sin antes reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.

CaracterísticasPuesto que el control es un factor imprescindible para el logro de sus objetivos, éste

debe reunir ciertas características para ser efectivo:Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional. Un sistema de control debe

ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que desea controlar.Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las

desviaciones siendo ideal que las descubra antes que se produzca.Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de

interpretar para facilitar su aplicación.Ubicación estratégica. Resulta imposible e incosteable implantar controles para

todas las actividades de la empresa. Por lo que es necesario establecerlo en áreas de acuerdo a los criterios de valor estratégico.

Factores que comprende el controlExisten cuatro factores que deben ser considerados al aplicar un proceso de control:a) Cantidad. Se aplica en actividades en las que el volumen es importante.b) Tiempo. Es a través del tiempo se controlan las fechas programadas.c) Costo. El costo es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que

por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.d) Calidad. Se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto

o ciertas funciones de la empresa.Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último, como su nombre lo indica es

cualitativo. La siguiente tabla muestra algunos controles utilizados con frecuencia en los campos o factores de control.

Cantidad Tiempo Costo Calidad

PresupuestosEstudios de

tiempoPresupuestos

Evaluación de la actuación

Estimaciones

Fechas límitesCosto por

metro cuadrado

Pruebas psicológicas

Productos terminados

ProgramasCostos

estándarInspecciones

visuales


Unidades vendidas

Tiempo máquina

Pronósticos Coeficientes

Unidades rechazadas

Medición del trabajo

ContabilidadRendimiento del personal

Inventarios de personal

Procedimientos

Productividad

Informes

Medición del trabajo

EstándaresRendimiento

sobre la inversión

Procedimientos

Pronósticos EstándaresControl de Inventarios

Calificación de

méritos

Para comprender la aplicación de las funciones del control se analizará el siguiente ejemplo: Una de las funciones del departamento de compras de una empresa, consiste en atender una solicitud de material hecha por el departamento de producción. Se aplica el factor calidad al especificar las cualidades de los materiales. La cantidad solicitada debe servir como guía, ya que estipula las unidades necesarias que se deben solicitar al proveedor con base a la programación de producción. El tiempo es un factor importante ya que de esto depende la producción.

Clasificación de los principales campos de controlUna de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los

diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel general como específico, a fin de determinar la acción correctiva. En la siguiente tabla se muestra los principales campos donde se aplica el control.


Control de ventasControl de producción

Controles financieros y

contables

Controles administrativos

Control de Mercadotecnia

Controles generales

Volumen total de ventas

De inventariosSistemas generales

de contabilidadControles de organización

estudios de mercado

Reportes

Por tipo de articulos vendidos

De operaciones producidas

Sistemas de contabilidad

especializada

Controles de administración de

personal

Informe de ventas por publicidad

Gráficas

Por volumen de ventas estacionales

de calidadAuditoria interna y

externaNecesidades de

recursos humanosEfectividad del

grupo de ventasEstadísticas

Por el precio de articulos vendidos

De tiempos y métodos de operación

Control de depreciaciones y

adiciones

Efectividad de las campañas de publicidad por medio de las

encuestas

Presupuestos

Por clientes(principales)

De desperdicios Control de cajaInvestigación y

desarrollo

Por vendedoresDe mantenimiento y

conservación

Control de recuperación de

inversionesPor utilidadades en

cada uno de los anteriores

Control de costos y utilidades

Por costo de producto

Control de acciones, obligaciones y

valores en general

Control por áreas funcionalesUna de las grandes ventajas de los sistemas de control es que nos permiten en los diferentes niveles y áreas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel general como específico y esto permite determinar acciones correctivas necesarias.

Control de la producciónLa función del control en la producción en esta área busca el incremento de la eficiencia, reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad. Para lograr esto existen estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica, análisis estadísticos y gráficas. Control de la calidadSe utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto o servicio. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar la calidad específica. Cabe mencionar que en el proceso de transformación es imposible lograr uniformidad absoluta en la calidad, debido a que los materiales naturales como los elaborados por el hombre son de calidad variable, por lo que las normas o estándares deben aceptar tolerancia. Algunas técnicas de control de calidad pueden variar desde la simple observación hasta el control estadístico y control por muestreo.


Control de inventariosSu objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados. Por consiguiente este regula en forma óptima los almacenes, tanto refecciones, herramientas y materias primas, como productos terminados.

Control de la producciónEste tiene como objetivo programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneo para lograr las metas de producción.

Control de compras Este vigila el cumplimiento de tareas tales como: Selección adecuada de los proveedores Reducción de costos Evitar demoras en la producción Permite que el departamento de ventas cumpla con sus compromisos Incrementa la productividadControl de la mercadotecniaSe refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor. Comprende áreas tales como: ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción. Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas en donde se analiza si las metas se han cumplido.

Control de finanzasComo ya se mencionó los presupuestos se elaboran durante la planeación; sin embargo son también control financiero al permitir comparar los resultados reales en relación a lo presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas necesarias. Básicamente comprende cuatro áreas: Control presupuestal, control contable, costos y auditoría.

Control de los recursos humanosSu función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de cada uno de los programas de personal, y cumplimiento de los objetivos de ese departamento; se lleva a cabo a través de la auditoría de los recursos humanos.

Técnicas de controlSon herramientas en las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control. Tal y como se mencionó muchas técnicas de planeación, son a su vez, de control y, en esencia, los controles no son más que sistemas de información. El siguiente cuadro muestra las técnicas de control más usuales:


Contabilidad

Auditoría: Financiera y administrativa.

Presupuestos

Reportes e informes

Formas

Archivos(memorias expedientes, etc.)

Proceso, procedimientos, Gantt, etc.Procedimiento hombre-máquina, mano izquierda, mano derecha, etc

Estudios de métodos

Tiempos y movimientos estandares, etc.

Modelos matemáticos

Investigaciones de operaciones

Estadística

Cálculos probabilísticos

Programación dinámica

Control Interno

Técnicas de control (Controles)

Sistemas de información

Gráficas y Diagramas

Métodos cuantitativos

Sistemas de informaciónLos sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cales el administrador se allega de los datos e informes del funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información son múltiples y se pueden utilizar de acuerdo a las características particulares de la empresa. Los sistemas de información comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoría, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivo, formas y reportes e informes.

Control internoSe refiere a la aplicación de los principios de control a todo funcionamiento de la organización. Sus propósitos básicos son:

a) La obtención de información correcta y segurab) La protección de archivos de la empresac) La promoción de la eficiencia en la operación

administraciÓn basica

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