administracion

UNIVERSIDAD LAICA “ELOY ALFARO” DE MANABÍ

FACULTAD DE CIENCIAS INFORMATICA

Materia:

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Tema:

COMUNICACIÓN Y TECNOLOGÍA

Pertenece a:Iza Álava Cintya Estefanía

Profesor:

Ec. Saúl Murillo

Curso:

Octavo nivel ¨A¨

ContenidoIntroducción..........................................................................................3

Administración de Empresas

Comunicación y tecnología de la Información......................................4Definición de la Comunicación:............................................................4Comunicación Interpersonal.................................................................5Comunicación Organizacional..............................................................6Comunicación formal e informal...........................................................6Definición de la Tecnología de la Información......................................6La Comunicación en las organizaciones actuales.................................7El papel de la comunicación en el servicio al cliente............................8Conclusiones......................................................................................9Recomendaciones.............................................................................9Bibliografía.........................................................................................10

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IntroducciónEn el presente trabajo de investigación se tratará a fondo el concepto de estructura y diseño organizacional, considerando sus diversos aspectos y la originalidad que describe a cada uno de estos actores, las mismas en donde abarcar los conceptos administrativos de empresas y los conceptos aplicados a la labor de ser gerente permitirá generar una debida fluidez de los procesos que se generan en las empresas y los procesos adecuados que debe de realizar los o el gerente de las mismas, demostrando que conocer sobre la administración es de vital importancia en la dirección de las empresas.


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Comunicación y tecnología de la Información

Definición de la Comunicación:Comunicación es la transferencia y la comprensión de significados. Lo primero que debemos observar en esta definición es el énfasis en la transferencia de significado. Esto quiere decir que si no se ha transmitido información o ideas, la comunicación no se ha llevado a cabo. El orador que no es escuchado o el escritor que no es leído no se han comunicado. Sin embargo, algo más importante es que la comunicación implica la comprensión de significados. Para que la comunicación sea exitosa, el significado se debe impartir y entender. Una carta escrita en portugués que se envía a una persona que no lee portugués no se puede considerar una comunicación sino hasta que se traduce a un idioma que la persona sí lea o entienda. La comunicación perfecta, si es que existe, se establecerá cuando el receptor percibe un pensamiento o idea transmitido exactamente como lo previó el transmisor.

Funciones de la Comunicación ¿Por qué es importante la comunicación para los gerentes y las organizaciones? Sirve para cuatro funciones principales: control, motivación, expresión emocional e información.5 La comunicación sirve para controlar el comportamiento de los miembros de varias maneras. Como vimos en el capítulo 10, las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y directrices formales que los empleados deben seguir. Por ejemplo, cuando a los empleados se les pide que comuniquen primero cualquier queja relacionada con el trabajo a su gerente inmediato o que sigan su descripción de trabajo o cumplan con las políticas de la empresa, la comunicación se usa para 4 Octavo nivel “A”

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controlar. Pero la comunicación informal también controla el comportamiento. Cuando los grupos de trabajo molestan o acosan a un miembro que está trabajando con empeño o produciendo demasiado (haciendo que el resto del grupo se vea mal), están controlando de manera informal el comportamiento de ese miembro. La comunicación fomenta la motivación al aclarar a los empleados lo que deben hacer, qué tan bien lo están haciendo, y qué pueden hacer para mejorar el rendimiento si éste no está al nivel esperado. La comunicación se requiere conforme los empleados establecen metas específicas, trabajan orientados hacia esas metas y reciben retroalimentación en tanto avanzan hacia el logro de ellas. Para muchos empleados, su grupo de trabajo es una fuente importante de interacción social. La comunicación que se lleva a cabo en el grupo es un mecanismo fundamental

que los miembros usan para compartir sus frustraciones y sentimientos de satisfacción. Por lo tanto, la comunicación proporciona un escape para la expresión emocional de sentimientos y la satisfacción de necesidades sociales. Por último, los individuos y grupos necesitan información para realizar el trabajo de las organizaciones. (Robbins).

Comunicación InterpersonalAntes de que la comunicación se lleve a cabo debe existir un propósito, expresado como un mensaje, para transmitirlo. Éste pasa entre una fuente (el transmisor) y un receptor. El mensaje se convierte en una forma simbólica (denominada codificación) que pasa a través de algún medio (canal) al receptor, quien traduce de nuevo el mensaje del transmisor (proceso denominado decodificación). El resultado es la transferencia de significado de una persona a otra. Los siete elementos del proceso de comunicación: la fuente de comunicación, el mensaje, la codificación, el canal, la decodificación, el receptor y la retroalimentación. Además, observe que todo el


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proceso es susceptible al ruido (alteraciones que interfieren con la transmisión, la recepción o la retroalimentación de un mensaje).

Entre los ejemplos típicos de ruidos están la impresión ilegible, la estática telefónica, la falta de atención del receptor o los sonidos de fondo de la maquinaria o los colegas. Recuerde que cualquier cosa que interfiera con la comprensión puede ser ruido y éste puede crear distorsión en cualquier punto del proceso de comunicación. Veamos cómo pueden ocurrir distorsiones con el transmisor, el mensaje, el canal, el receptor y la retroalimentación. Un transmisor inicia un mensaje codificando un pensamiento. Cuatro condiciones influyen en la eficacia de ese mensaje codificado: las destrezas, las actitudes, el conocimiento del transmisor y el sistema sociocultural. ¿Cómo? Nos pondremos nosotros mismos como ejemplo, como autores del texto. Si no tenemos las destrezas requeridas, nuestro mensaje no llegará a usted, el lector, en la forma deseada. Nuestro éxito para comunicarnos con ustedes depende de nuestras destrezas para escribir. Además, cualquier idea preexistente (actitudes) que tengamos sobre diversos temas afectará la manera en que nos comuniquemos. Por ejemplo, nuestras actitudes hacia la ética gerencial o la importancia de los gerentes para las organizaciones influyen en nuestra forma de escribir.


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Comunicación OrganizacionalLa comprensión de la comunicación gerencial no es posible sin revisar los fundamentos de la comunicación organizacional. En esta sección, veremos varios aspectos importantes de ésta, incluyendo la comunicación formal e informal, los patrones de flujo de la comunicación y las redes de comunicación formal e informal.

Comunicación formal e informalLa comunicación en una organización se describe con frecuencia como formal o informal. La comunicación formal se refiere a la comunicación que sigue la cadena oficial de mando o es parte de la comunicación requerida para que alguien realice un trabajo. Por ejemplo, cuando un gerente pide a un empleado que termine una tarea, se está comunicando formalmente. Lo mismo hace el empleado que atrae la atención de su gerente hacia un problema. Cualquier comunicación que ocurra dentro de los planes laborales organizacionales prescritos se clasificaría como formal. La comunicación informal es la comunicación organizacional que no está definida por la jerarquía estructural de la organización. Cuando los empleados platican entre sí en el comedor, al caminar por los pasillos o mientras se ejercitan en el gimnasio de la empresa, establecen una comunicación informal. Los empleados hacen amistades y se comunican entre sí. El sistema de comunicación informal cumple dos propósitos en las organizaciones: 1) permite a los empleados satisfacer su necesidad de interacción social, y 2) puede mejorar el rendimiento de una organización al crear canales de comunicación alternativa y, a menudo, mucho más rápidos y eficientes.

Definición de la Tecnología de la InformaciónLa tecnología está cambiando la manera en que vivimos y trabajamos. Observe los cuatro

ejemplos siguientes: los empleados y gerentes, las amas de casa y los adolescentes japoneses


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usan teléfonos Web interactivos e inalámbricos para enviar correos electrónicos, viajar por la red, intercambiar fotografías y usar juegos de computadora. En Postnet, la subsidiaria de Internet del servicio postal sueco, los empleados trabajan en mesas con cables eléctricos y de conexión de datos para conectar sus computadoras laptop. El director ejecutivo de Postnet dedica el día a caminar alrededor de la oficina cargando su teléfono móvil, que está conectado a la central de comunicación del sistema postal. Alrededor de 75% de los 355,000 empleados de IBM usan regularmente el software de mensajes instantáneos para comunicarse y colaborar en el lugar de trabajo. Y en las oficinas generales a nivel mundial de Chevron Texaco, con sede en San Francisco, los empleados se reúnen con frecuencia para intercambiar información e ideas en “centros de visualización”, donde es posible exhibir datos y gráficas en enormes pantallas.19 ¡El mundo de la comunicación no es lo que solía ser! Los gerentes tienen el reto de mantener sus organizaciones funcionando sin problemas, mejorar continuamente las operaciones de trabajo y seguir siendo competitivos, aunque tanto la organización como el ambiente cambien con rapidez. Aún cuando la tecnología cambiante ha sido una fuente significativa de la incertidumbre ambiental que enfrentan las organizaciones, estos mismos adelantos tecnológicos han permitido a los gerentes coordinar los esfuerzos de trabajo de los empleados en formas que conducen a un aumento de la eficiencia y la eficacia. La tecnología de la información toca ahora cada aspecto de los negocios de casi toda empresa. Las formas en que se comunican los gerentes tienen implicaciones profundas.

La Comunicación en las organizaciones actualesLos empleados (trabajando en equipos o en forma individual) necesitan información para tomar decisiones y realizar su trabajo. Después de describir las capacidades de comunicación que los gerentes tienen a su disposición, es evidente que la tecnología puede


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afectar significativamente la manera que tienen los miembros de la organización de comunicarse, compartir información y llevar a cabo su trabajo.

La comunicación y el intercambio de información entre los miembros de la organización ya no están limitados por la geografía ni el tiempo. Los esfuerzos de trabajo en los que colaboran individuos y equipos muy dispersos, la participación de información y la integración de las decisiones y el trabajo a través de toda una organización tienen el potencial de aumentar la eficiencia y la eficacia organizacional. Y aunque los beneficios económicos de la tecnología de la información son obvios, los gerentes no deben olvidar enfrentar las desventajas psicológicas. 27 Por ejemplo, ¿cuál es el costo psicológico de que un empleado siempre esté disponible? ¿Serán presionados los empleados para mantenerse en contacto incluso durante sus horas libres? ¿Qué tan importante es para los empleados separar su vida laboral de su vida personal? Aunque no hay respuestas fáciles a estas preguntas, estos son asuntos que los gerentes deberán afrontar. En la sección siguiente veremos otros problemas importantes de comunicación que los gerentes de las organizaciones de hoy deben enfrentar. “Almuerzos para tomar el pulso”. Eso es lo que los gerentes usaron en las oficinas de Citibank de Malasia para abordar los problemas urgentes relacionados con la disminución de la lealtad de los clientes, y la moral del personal, y el aumento de rotación de los empleados. Al establecer comunicación con los empleados y escuchar sus inquietudes (es decir, “tomar su pulso”) durante un ambiente informal en el almuerzo, los gerentes pudieron hacer cambios que estimularon tanto la lealtad de los clientes como la moral de los empleados en más de 50%, y redujeron la rotación de los empleados casi a cero.


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El papel de la comunicación en el servicio al clienteUsted ha sido un cliente muchas veces; de hecho, probablemente tenga un encuentro de servicio al cliente varias veces al día. Entonces, ¿qué tiene esto que ver con la comunicación? Por lo que vemos, ¡mucho! Qué comunicación se transmite y cómo se lleva a cabo puede producir un impacto significativo en la satisfacción de un cliente con el servicio y en la posibilidad de ser un cliente frecuente. Los gerentes que trabajan en organizaciones de servicio deben asegurarse de que los empleados que interactúan con los clientes se comunican con ellos de manera adecuada y eficaz. ¿Cómo? Reconociendo primero los tres componentes de cualquier proceso de entrega de servicio: el cliente, la organización de servicio y el proveedor de servicios individual.35 Cada uno juega un papel en cuanto a si la comunicación funciona

o no. Es obvio que los gerentes no tienen mucho control sobre qué comunica o cómo se comunica el cliente, pero pueden influir en los otros dos componentes. Una organización con una cultura de servicio sólida valora el cuidado de los clientes (descubrir cuáles son sus necesidades, satisfacerlas y realizar un seguimiento para tener la seguridad de que fueron cubiertas satisfactoriamente).


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Conclusiones

En relación al trabajo de investigación se ha concluido que la administración de una organización son aquellas actividades necesarias que deben realizarse para alcanzar un cierto objetivo.

En las empresas el gerente es aquella persona que se encarga de administrar, dirigir y a su vez tomar las decisiones pertinentes cuando las diferentes situaciones lo ameriten.

Como consecuencia de los problemas que se lleguen a generar en las empresas, el cambio será el factor primordial que se haga presente para solventar las necesidades que se muestren en uno o varios departamentos, así como en la labor que las entidades ejecuten.

Recomendaciones

Como recomendación personal seria estudiar y leer sobre la administración y sus ramas ya que es un campo muy amplio el cual iremos a utilizar en nuestra vida laboral o personal.

Para realizar una investigación eficiente es necesario valerse de fuentes confiables de información, como puede ser el uso de libros recomendados por editoriales prestigiosas, foros, bloggers o bibliotecas virtuales conociendo el uso de artículos científicos.

Es necesaria la inclusión de los gerentes en las empresas, para solventar los problemas que se presenten, personas encargadas de dar soluciones y a su vez optimizar los recursos de los mismos, considerando el incremento de los factores, los resultados efectivos que se generen y las debidas intenciones de positivismo y realismo.


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Bibliografía ROBBINS, S. P. (2013). Fundamentos de Administración OCTAVA EDICIÓN.

MEXICO.

monografías.com. (s.f.). Estructura - Diseño. Obtenido de http://www.monografias.com/trabajos89/estructura-y-diseno-organizacional/estructura-y-diEstructura - Diseñoseno-organizacional.shtml#ixzz3LB5j4pAh

Rengifo, M. (23 de Febrero de 2002). Tipos de Administracion. Recuperado el 4 de Otubre de 2014, de es.slideshare.ne: http://es.slideshare.net/rommyvc/aspectos-generales-de-la-administracin-de-negocios-presentation


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