ADMINISTRACION: Definición, carácter técnico e importancia

Definición (Agustín Reyes Ponce):

Administración es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de

estructurar y manejar un organismo social.

Administración de empresas es la técnica que busca lograr resultados de máxima eficiencia en la

coordinación de las cosas y personas que integran una empresa. Así todos los que obtienen resultados

mediante el desempeño de los subordinados tienen básicamente las mismas funciones como

administradores.

Características de la administración

1. Su universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social,

porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de los medios. La administración se da

por lo mismo en el Estado, en el ejército, en la empresa, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos

esenciales en todas esas clases de Administración serán siempre los mismos, aunque lógicamente

existen variantes accidentales.

2. Su especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole

distinta (ejemplo, en la empresa funciones económicas, mecánicas, jurídicas, etc.) el fenómeno

administrativo es especifico y distinto a los que acompaña. Se puede ser, por ejemplo, un magnifico

ingeniero de producción (como técnico en esta especialidad) y un pésimo administrador.

3. Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo,

este es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se está dando, en mayor o

menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así por ejemplo al hacer los

planes, no se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.

4. Su unidad jerárquica. Todos los que tienen carácter de jefes en un organismo social, participan, en

distintos grados y modalidades, de la misma Administración. Así por ejemplo en una empresa forman

“un solo cuerpo administrativo, desde el Gerente General, hasta el último mayordomo.

Carácter técnico

La administración consiste fundamentalmente en “como lograr la máxima eficiencia de la coordinación”.

Debe ser, por lo tanto, un conjunto de reglas: es pues técnica o un arte.

La ciencia tiene como objeto el valor “verdad”; en tanto que la técnica busca la realización del

valor “utilidad”. Al científico le interesa saber “lo que es”, sea útil, inútil; o hasta inconveniente”,

sin pretender, en ningún caso, que sus reglas e instrumentos sean mas o menos verdaderos que

otros.

La ciencia esta formada por un conjunto de principios, o al menos se basa en ellos; la técnica se

compone de un conjunto de reglas e instrumentos.

La ciencia es de hecho “inmutable”, o por lo menos naturalmente estable, aun cuando varíen las

circunstancias, y, consiguientemente, la aplicación de los principios; en cambio, las técnicas son

“esencialmente cambiantes”, pues tan pronto como se encuentra una técnica mejor para hacer

algo, la anterior se abandona como inservible, total o parcialmente.

Los principios que forman una ciencia “se descubren”, en tanto que las normas e instrumentos

que constituyen una técnica “se crean”.

De lo anterior resulta que la ciencia es eminentemente teórica o especulativa, en tanto que la

técnica tiene un carácter esencialmente práctico y de realización.

Su importancia

1. La administración se da donde quiera que existe un organismo social, aunque lógicamente sea mas

necesaria, cuanto mayor y mas compleja sea éste.

2. El éxito de un organismo social depende, directamente e indirectamente, de su buena administración

y solo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta.

3. Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y obviamente esencial,

ya que, por su magnitud y complejidad, simplemente no podrían actuar si no fuera a base de una

administración sumamente técnica. En ellas es, quizás, donde la función administrativa puede aislarse

mejor de las demás.

4. Para las empresas pequeñas y medianas, también quizás su única posibilidad de competir con otras,

es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener una mejor coordinación de sus elementos:

maquinaria, mercado, calificación de mano de obra, etc., en los que, indiscutiblemente, son superadas

por sus grandes competidores.

5. La elevación de la productividad, preocupación de mayor importancia en el campo económico social,

depende, de la adecuada administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económica

social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá que serlo.

6. En especial para los países que están desarrollándose, quizás uno de los requisitos substanciales es

mejorar la calidad de su administración, por que, para crear la capitalización, desarrollar la calificación

de sus empleados y trabajadores, etc. Bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la mas

eficiente técnica de coordinación de todos los elementos, la que viene a ser, por ello, como punto de

partida de ese desarrollo.

Preguntas:

¿Cuál será la mejor señal de éxito para un administrador? ¿Los resultados económicos, la falta de

problemas, el crecimiento de la empresa, etc.?

Cuando una persona no tiene subordinados, por ejemplo. Un encargado de compras que directamente

las realiza, ¿se puede hablar de verdadera administración?

Sus Relaciones con otras disciplinas

Derecho. Aporta el marco legal en donde se desenvuelven las organizaciones. Economía. Aporta información sobre el comportamiento económico de los agentes del mercado; ofertantes, demandantes y el propio Estado. Psicología. Aporta información útil tanto para uso interno de la empresa con su personal (motivación) como información para uso externo en negociaciones con clientes, proveedores y la sociedad en general. Moral. Esta presente en cada accionar de la empresa toda vez que un grupo humano debe mantener ciertas normas para su interrelación armoniosa con otro grupo humano buscando siempre como fin el bien común. Sociología. Aporta el conocimiento de cada sociedad donde se desenvuelven las empresas. Especialmente importante cuando estas empresas pertenecen a distintas culturas o ámbitos geográficos.

Tipos de gerentes (Administradores)

Por niveles de la Administración

Gerentes (administradores) de primera línea. Las personas responsables del trabajo de las demás, que

ocupan el nivel mas bajo de una organización, se llaman gerentes de primera línea o primer nivel. Estos

dirigen a empleados que no son gerentes; no supervisan a otros gerentes. Algunos gerentes de primera

línea serian el jefe y el supervisor de producción de una planta fabril, el supervisor técnico de un

departamento de investigación y el supervisor de una oficina grande. Con frecuencia, los gerentes de

primera línea reciben el nombre de “supervisores”.

Gerentes medios. El término gerencia media incluye varios niveles de una organización. Los gerentes de

nivel medio dirigen las actividades de gerentes de niveles más bajos y, en ocasiones, también las de

empleados de operaciones. La responsabilidad principal de la gerencia media es dirigir las actividades

que sirven para poner en practica las políticas de su organización y equilibrar las demandas de sus

gerentes subordinados y las capacidades de sus patrones.

Alta Gerencia. La alta gerencia esta compuesta por una cantidad de personas comparativamente

pequeña y es la responsable de administrar toda la organización. Estas personas reciben el nombre de

ejecutivos. Establecen las políticas de las operaciones y dirigen la interacción de la organización con su

entorno. Algunos cargos típicos de la alta gerencia son “director general ejecutivo”, “director” y

“subdirector”

Gerentes Generales y Gerentes Funcionales

Gerentes Funcionales. El gerente funcional es solo responsable de una área funcional. por ejemplo, la

producción, la mercadotecnia o las finanzas.

Gerentes Generales. El gerente general dirige una unidad compleja, una compañía, una subsidiaria o

una división de operaciones independiente. El gerente es responsable de todas las actividades de esa

unidad, por ejemplo de su producción, mercadotecnia y finanzas.

Niveles y habilidades administrativas

Robert L. Katz, ejecutivo y profesor de administración, ha popularizado un concepto elaborado a

principios de siglo por Henri Fayol. Fayol identifico tres tipos de habilidades básicas: la técnica, la

humanista y la conceptual. Todo gerente necesita tener las tres. La habilidad técnica es la destreza para

usar los procedimientos, técnicas y conocimientos de un campo especializado. Los cirujanos, los

ingenieros, los músicos y los contadores tienen todas capacidades técnicas de sus respectivos campos.

Alta gerencia

Gerencia media

G. de primer nivel

Habilidades relativas necesarias para un desempeño efectivo de gerentes de diferentes niveles.

La habilidad humanista es la destreza para trabajar con otros, entenderlos y motivarlos, sea en forma

individual o en grupos. La habilidad conceptual es la pericia para coordinar e integrar todas las

actividades y los intereses de una organización. Esta implica comprender la organización como un todo,

entender como una de sus partes dependen de otras y anticipar como un cambio en alguna de las partes

afectará el todo.

Fayol y Katz sugieren que, si bien las tres habilidades son esenciales para un gerente, su importancia

relativa dependerá, sobre todo del rango del gerente en la organización. La habilidad técnica es mas

importante en los niveles bajos. La habilidad humanista, aunque importante para los gerentes de todos

los niveles, es primordial para los mandos medios. La habilidad conceptual va aumentando conforme se

asciende por los estratos de un sistema administrativo.

Conceptual

Humanista

Técnica