administraciÓn del sistema de gestiÓn de la calidad

ELABORACIÓN

REVISIÓN

APROBACIÓN

Elaborado por:

Henry Giraldo Gallego

Revisado por:

Angela Viviana Echeverry Díaz

Aprobado por:

Armando Rodríguez Jaramillo

Cargo: Profesional Universitario

Cargo: Asesor

Cargo: Secretario de Despacho

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

PROCEDIMIENTO Código: P-PLA-61

Versión: 02

Fecha: 07/06/2011

Administración del Sistema de Gestión de la Calidad

Página 2 de 11

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO............................................................................................................ 3

2. ALCANCE ......................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES................................................................................................. 3

4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 4

5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 4

6. CONTENIDO..................................................................................................... 8

7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................. 11

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 11

9. ANEXOS ......................................................................................................... 11


Versión: 02

Fecha: 07/06/2011


Página 3 de 11

1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto facilitar la implementación y administración del Sistema de Gestión de la Calidad, entendido como la política, objetivos de calidad y su logro, permite dirigir y controlar la gestión asociada a la calidad. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la planificación y administración del Sistema de Gestión de Calidad, teniendo en cuenta que éste debe ser definido, documentado y comunicado a todos los involucrados en los procesos, con el fin de mantener en el sistema de calidad uniformidad y consistencia. 3. DEFINICIONES 3.1 COPIA CONTROLADA Son copias de todos aquellos documentos sujetos al control de su tenencia, una vez aprobados. 3.2 COPIAS NO CONTROLADAS Son copias de aquellos documentos emitidos y que eximen al emisor de la responsabilidad de control de su actualización. 3.3 CORRECCIÓN Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. 3.4 DESEMPEÑO Medida de logro obtenido por un individuo, equipo, organización o proceso. 3.5 DOCUMENTO OBSOLETO Documento que contiene información desactualizada por lo cual se prohíbe su uso.


Versión: 02

Fecha: 07/06/2011


Página 4 de 11

3.6 EFICACIA Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. 3.7 EFICIENCIA Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. 3.8 ENSAYO/PRUEBA Determinación de una o más características, de acuerdo con un procedimiento. 3.9 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Son las responsabilidades, autoridades y relaciones dispuestas en un modelo, a través del cual una entidad cumple sus funciones. 3.10 EVIDENCIA OBJETIVA Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. 3.11 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Forma como una entidad realiza la gestión relacionada con la calidad; consta de la estructura organizacional, la documentación, los procesos y recursos que se emplean para alcanzar los objetivos de calidad y cumplir con los requisitos del cliente. 4. NORMATIVIDAD - NTCGP 1000:2009 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Gestión de la Planeación y la Planificación.


Versión: 02

Fecha: 07/06/2011


Página 5 de 11

SUBPROCESO: Desarrollo Organizacional. 5.2. INTERRELACIONES PROVEEDOR: Todos los procesos. CLIENTE: Partes interesadas. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos Falta de difusión y conocimiento de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad por las partes interesadas. 5.3.2 Puntos de control Difusión permanente de la información y documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. 5.4 PRINCIPIOS El sistema de gestión de calidad esta diseñado para mejorar continuamente el desempeño de la entidad mediante la consideración de las necesidades de todas las partes interesadas. Se han identificado diez principios de gestión de la calidad que pueden ser utilizados por la alta dirección con el fin de conducir a la entidad hacia una mejora en el desempeño. 5.4.1 Enfoque al cliente La razón de ser de la entidad es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental comprender sus necesidades actuales y futuras, satisfacer sus requisitos y esforzarse por exceder sus expectativas. 5.4.2 Liderazgo Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de la entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o


Versión: 02

Fecha: 07/06/2011


Página 6 de 11

particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad. 5.4.3 Participación activa de los servidores públicos y/o de los particulares

que ejercen funciones públicas Es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen funciones públicas, en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad. 5.4.4 Enfoque basado en procesos En la entidad existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. 5.4.5 Enfoque de sistema para la gestión El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos. 5.4.6 Mejora continua Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para prestar servicios en la entidad. Es fundamental que la mejora continua del desempeño global de la entidad sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad. 5.4.7 Enfoque basado en hechos para la toma de decisión En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición. 5.4.8 Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes y

servicios. La entidad y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor. 5.4.9. Coordinación, cooperación y articulación


Versión: 02

Fecha: 07/06/2011


Página 7 de 11

El trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles. 5.4.10 Transparencia La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos facilitando el control social. 5.5 ENFOQUE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD El enfoque para desarrollar e implementar el sistema de gestión de la calidad comprende diferentes etapas tales como: - Determinar las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes

interesadas. - Establecer la política y objetivos de la calidad de la organización. - Determinar los procesos y las responsabilidades necesarias para el logro de

los objetivos de la calidad. - Determinar y proporcionar los recursos necesarios para el logro de los

objetivos de la calidad. - Establecer los métodos para medir la eficacia y eficiencia en cada proceso. - Determinar los medios para prevenir no conformidades y eliminar sus causas. - Establecer y aplicar un proceso para la mejora continua del sistema de gestión

de la calidad. 5.6 POLÍTICA DE LA CALIDAD Y OBJETIVOS DE LA CALIDAD La política de la calidad y los objetivos de la calidad se establecen para proporcionar un punto de referencia para dirigir la entidad. Ambos determinan los resultados deseados y ayudan a la entidad a aplicar sus recursos para alcanzar dichos resultados. La política de la calidad proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad y el compromiso de mejora continua y su logro debe poder medirse. El logro de los objetivos de la calidad puede tener un impacto positivo sobre la calidad del producto, la eficacia operativa y el desempeño en general y en consecuencia sobre la satisfacción y la confianza de las partes interesadas.


Versión: 02

Fecha: 07/06/2011


Página 8 de 11

6. CONTENIDO

No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO

1 Disponer la estructura organizacional, la documentación, los procesos y recursos para alcanzar los objetivos de calidad y cumplir los requisitos del cliente.

Disposición de recursos Gobernador Continuo

2 Accionar el Sistema de Gestión de la Calidad, una vez determinados los procesos, procedimientos, instructivos sobre como se hacen las cosas y como se registrarán los resultados para demostrar que se hicieron.

Documentación del Sistema de Gestión

de la Calidad Alta Dirección Continuo

3 Mantener actualizado el inventario de documentos que son parte fundamental del Sistema de Gestión de la Calidad, según los siguientes cuatro niveles: 1. Manual de calidad. 2. Procedimientos de calidad. 3. Instructivos, planos, requisitos,

formatos, registros. 4. Normas, certificados emitidos por

entidades externas, normatividad legal vigente, documentos de referencia.


de la Calidad

Coordinador del SIGA Continuo

4 Coordinar que se siga el procedimiento para la elaboración o modificación de documentos: - Elaboración del borrador. - Revisión. - Aprobación. - Distribución. - Difusión. - La firma de los responsables de

elaboración, revisión y aprobación. - Los cargos que efectúan la revisión

y aprobación sobre cambios de documentos son los mismos que lo realizaron inicialmente.


de la Calidad



Versión: 02

Fecha: 07/06/2011


Página 9 de 11


5 Coordinar destrucción de copias generadas para cada dependencia o unidad administrativa de la entidad e identificación de originales con el sello de obsoleto en todas sus hojas, verificando que no se utilicen documentos obsoletos en el Sistema de Calidad. Los documentos obsoletos originales se archivan en una carpeta denominada “OBSOLETOS” en la Secretaría de Planeación y Planificación, y solo puede ser utilizado en esta Dependencia.

Control de documentos

obsoletos


6 Verificar que todas las copias controladas cuenten con el sello respectivo, actualizando en forma permanente el inventario de las mismas.

Inventario copias controladas


7 Recibir todos los documentos que forman parte del Sistema e incorporar en el documento LM-PLA-01, “Listado maestro de documentos internos” y controlar su distribución.

Listado maestro de documentos actualizados


8 Mantener la última actualización de los datos únicamente, eliminando de inmediato el anterior. Incluye en el documento LM-PLA-01, “Listado maestro de documentos internos” enunciando la fecha de la última actualización y coordinando el control de las versiones que se actualizan.


de la Calidad actualizada


9 Elaborar el Programa de Auditoría de Calidad, de acuerdo con el formato F-PLA-12 “Plan de auditoría interna de calidad”, con el propósito de controlar y verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en la NTCGP 1000:2004 en los procedimientos documentados.

Programa de Auditoría de Calidad

Grupo Directivo de Calidad –

Coordinador del SIGA

1 mes


Versión: 02

Fecha: 07/06/2011


Página 10 de 11


10 Coordinar el cumplimiento de las acciones correctivas y preventivas, de acuerdo con los resultados presentados en las Auditorías, que evidencien el mejoramiento continuo de los procesos.

Acciones correctivas y preventivas


11 Brindar asesoría permanente al cliente para facilitar la correcta utilización y actualización de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad.

Asesoría permanente



Versión: 02

Fecha: 07/06/2011


Página 11 de 11

7. REGISTROS DE CALIDAD

IDENTIFICACIÓN

ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN

FINAL

Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado

Tiempo de Retención Método

LM-PLA-01 Listado Maestro de

Documentos

Profesional Universitario

Carpeta Listado Maestro de

Documentos

Consecutivo Representante de la Dirección –


Actualizado Eliminar anterior

F-PLA-12 Plan de Auditorías Internas de

Calidad

Profesional Universitario

Carpeta de Auditorías

Consecutivo Representante de la Dirección –


3 años Archivo Central

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Procedimiento P-PLA-69 Auditorías Internas de Calidad. 9. ANEXOS 9.1 LM-PLA-01 Listado maestro de documentos internos. 9.2 F-PLA-12 Plan de auditoría interna de calidad.

administraciÓn del sistema de gestiÓn de la calidad

Documents