adminis traci on decomp ras

Administración de Compras


Derechos Reservados D.R. © 2008, Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio, sin autorización por escrito del Conalep. Primera Edición Calle 16 de Septiembre No. 147 Nte., Col. Lázaro Cárdenas, Metepec, Edo. De México, C.P. 52148


Índice Pág.

I. Mensaje al alumno 7II. Simbología 8Capítulo 1 Organización del Área de Compras 91.1.1 Modelos de comportamiento de compras 10 • Clásico o simplificado 10 • Neoclásico 10 • De consumo 101.1.2 Centralización de las compras 101.1.3 Descentralización de las compras. 111.1.4 Función de compras 12 • Objetivos y políticas del área de compras 12 • Compra y negociación. 13 • Tramitación y seguimiento. 13 • Administración e investigación 141.2.1 Tiempo de entrega. 151.2.2 Precio de los artículos de proveedores. 161.2.3 Servicio y garantías. 171.2.4 Capacidad técnica. 17Prácticas y Listas de Cotejo 18Resumen 24Autoevaluación de conocimientos del capítulo 1 24Capítulo 2 Manejo del Sistema de Control e Información del Área de Compras 252.1.1 Controles auxiliares en el área de compras. 26 • Concepto. 26 • Usos. 26 • Características. 262.1.2 Tipos de controles de auxiliares 26 • Control auxiliar de requisiciones de compra 26 • Control auxiliar de solicitudes de cotización 26 • Control auxiliar de cotizaciones de proveedores 27 • Control auxiliar de órdenes de compra fincadas 27 • Control auxiliar de contratos de suministro 27 • Control auxiliar de notas de devolución de materia prima y materiales 27 • Control auxiliar de remisiones de proveedores y Control auxiliar de facturas 272.2.1 Informes mensuales del área de compras. 29 • Importancia 29 • Características 292.2.2 Tipos de informes usados dentro del área de compras. 31 • Informe mensual de compras 31 • Informe anual de compras 31 • Informe del ejercicio del presupuesto de compras 31


• Informe de compras por proveedor 31 • Informe de compras por materia prima 32 • Informe periódico sobre evaluación de proveedores 32Prácticas y Listas de Cotejo 33Resumen 42Autoevaluación de conocimientos del capítulo 2 42Capítulo 3 Planeación y Presupuestación de Compras 433.1.1 Proceso de compras 44 • Planeación 44 • Pronóstico 44 • Presupuestos 443.1.2 Período presupuestal 45 • Presupuesto de ingresos 45 • Presupuesto de egresos 46 • Presupuesto de inversiones 483.2.1 Presupuesto de consumo de materia prima y materiales. 48 • Concepto 48 • Finalidad 49 • Documentación fuente. 493.2.2 Tipos de presupuestos 49 • Presupuesto de inventario de materia prima 50 • Presupuestos globales y analíticos de consumo de materia prima 50 • Presupuesto de inventario de materiales 50Prácticas y Listas de Cotejo 51Resumen 53Autoevaluación de conocimientos del capítulo 3 65Capítulo 4 Adquisición de Productos 654.1.1 Descuentos 66 • Comerciales 67 • Financieros 674.1.2 Procedimiento de adquisiciones 68 • Normas 68 • Leyes 68 • Productos 68 • Precios 69 • Crédito 69 • Contado 694.1.3 Proveedores 71 • Concepto 71 • Tipos de servicios ofertados 71 • Políticas sobre los proveedores 714.2.1 Estructuración de un pedido. 72 • Concepto 72 • Características del pedido 724.2.2 Procedimiento de flujo del pedido 73 • Concepto 73 • Diagrama de los procedimientos. 73


• Diseño de procedimientos. 734.2.3 Requisitos mínimos del pedido. 74 • Legales 74 • Comerciales 74 • Administrativos 75Prácticas y Listas de Cotejo 76Resumen 79Autoevaluación de conocimientos del capítulo 4 79Capítulo 5 Manejo del Proceso de Pagos 805.1.1 Procedimiento de pago. 81 • Concepto. 81 • Objetivos. 835.1.2 Tipos de descuentos 83 • Fijación de precios y descuentos de compensación 83 • Por pronto pago 85 • Por volumen 855.1.3 Aspectos contables básicos 85 • Definición de contabilidad 85 • Definición de cuenta 85 • Cuentas del activo 86 • Cuentas de pasivo 86 • Cuentas del capital 86 • Ingreso 86 • Egreso 86 • Cargo 86 • Abono 865.2.1 Nociones básicas contables de pago a proveedores. 87 • Conciliación de pagos. 87 • Programación de pagos. 875.2.2 Políticas de la empresa sobre pago a proveedores. 87 • Políticas sobre programación 87 • Políticas sobre proveedores 885.2.3 Aclaraciones a proveedores. 90 • Aplicación de pagos alternativas de solución 90 • Acciones a realizar 92Prácticas y Listas de Cotejo 93Resumen 97Autoevaluación de conocimientos del capítulo 5 97Capítulo 6 Programación de la Comercialización 986.1.1 Monitoreo del mercado. 99 • Concepto 99 • Objetivos 99 • Procedimiento 100 • Ventajas 1016.1.2 Pronóstico de ventas 101 • Concepto 101 • Objetivos 102


• Técnicas 102 • Ventajas 1026.2.1 Precios oficiales 103 • Concepto 103 • Productos básicos y productos libres 1036.3.1 Control de productos. 104 • Concepto 104 • Objetivos 104 • Procedimiento 105 • Ventajas 1086.3.2 Proceso de flujo de mercancías 109 • Concepto 109 • Objetivos 109 • Ventajas. 109Prácticas y Listas de Cotejo 110Resumen 113Autoevaluación de conocimientos del capítulo 6 113Respuestas a la autoevaluación de conocimientos 113Glosario de Términos E‐CBNC 117Glosario de Términos E‐CBCC 119Glosario de Términos Técnicos 122Referencias Documentales 127

Administración de Compras 7

I. Mensaje al alumno

Este manual ha sido diseñado bajo la Modalidad Educativa Basada en Normas de Competencia, con el fin

de ofrecerte una alternativa efectiva para el desarrollo de habilidades que contribuyan a elevar tu

potencial productivo, a la vez que satisfagan las demandas actuales del sector laboral.

Esta modalidad requiere tu participación e involucramiento activo en ejercicios y prácticas con

simuladores, vivencias y caso reales para proporcionar un aprendizaje a través de experiencias. Durante

este proceso deberás mostrar evidencias que permitirán evaluar tu aprendizaje y el desarrollo de la

competencia laboral requerida.

El conocimiento y la experiencia adquirida se verán reflejados a corto plazo en el mejoramiento de tu

desempeño de trabajo, lo cual te permitirá llegar tan lejos como quieras en el ámbito profesional y laboral.


II: Imágenes de Referencia

Estudio individual Investigación documental

Consulta con el docente Redacción de trabajo

Comparación de resultados con otros compañeros Repetición del ejercicio

Trabajo en equipo

Contextualización

Realización del ejercicio Resumen

Observación Consideraciones sobre seguridad e higiene

Investigación de campo Portafolios de evidencias


ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS


RESULTADO DE APRENDIZAJE 1.1. Describir las funciones y actividades del área de compras, de acuerdo con la estructura organizacional 1.1.1 Modelos de Comportamiento de Compras

• Clásico o simplificado Las compras son casi tan antiguas como la historia del hombre. Empezaron cuando el hombre dio en trueque alguna de sus propiedades por la posesión de una pertenencia ajena. 1. La operación eficiente de cualquier industria depende

de la renovación adecuada de la inversión. El Departamento de Compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados para cuando se necesiten, en las cantidades adecuadas para la producción o venta, y hacer las entregas a tiempo.

2. Por sus estrechos contactos con otras muchas compañías y con el mercado en general, Compras está en situación de aconsejar a la empresa sobre:

a) Nuevos materiales que pueden usarse con ventaja

para sustituir a los que se emplean en ese momento.

b) Nuevas líneas o surtidos posibles de productos para añadir a la producción.

c) Variaciones en las tendencias, ya sea en precios o en otros aspectos que pueden afectar las ventas de la empresa.

d) Aumento del crédito de la empresa dentro del área en que se desenvuelve.

Es responsabilidad exclusiva del departamento de Compras, proporcionar al requirente los materiales que solicite en las mejores condiciones, con la calidad apropiada, a buen costo y con las mejores condiciones en el plazo de entrega existentes en el mercado. • Neoclásico Se basa en una parte de la política de compras que engloba a una economía que comprende al departamento de abastecimiento y logística como apoyo para el buen funcionamiento general de la empresa. • De consumo

Se refiere a la regulación de los medios realizados por medio del gobierno de un país; estas políticas deberán ser racionales y compatibles con el sistema socio‐económico en que se vive. Por medio de esta política de consumo el gobierno utiliza los medios de intervención sobre los tipos de cambio de las monedas con el fin de conseguir el equilibrio en la balanza de pagos. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Científico‐teóricas

Como apoyo al desarrollo de cada una de las etapas del proceso administrativo, para que se evalué y contemplen bajo el registro interno en el departamento de compras. 1.1.2. Centralización de las Compras Una de las controversias que continúan en la organización es, si las actividades deberían agruparse cerca de la alta dirección o dispersarse por las actividades de las empresas más grandes. Una organización centralizada agrupa las actividades logísticas en el nivel corporativo para servir a todos los grupos de productos. Hay algunas ventajas obvias para cada tipo y algunas empresas crean formas de organización que funden ambos tipos con el fin de buscar ventajas combinadas. La razón principal para la forma centralizada es mantener un fuerte control sobre las actividades logísticas de toda la corporación bajo un único director. Consideramos como ejemplo la actividad de tráfico. Muchas empresas poseen sus flotas privadas de camiones. La utilización del equipo es la clave de la eficiencia. Al tener un control centralizado de todas las actividades de tráfico, una empresa podría hallar que la carga de ida para los productos de una división podría ser la carga de regreso para otra. Entonces, estos movimientos pueden equilibrarse, en tanto que bajo una


organización descentralizada, podrían pasar inadvertidos. Puede ganarse eficacia parecida mediante el almacenamiento compartido, las compras compartidas y el procedimiento compartido de datos. Una de las principales dificultades al abordar este tema es su terminología, y dado que existe una gran número de términos, por ejemplo, centralización, centralización total, centralización parcial o bien, descentralización, descentralización total y descentralización parcial. Existen también varias combinaciones de los mismos. Para evitar estos problemas se ha dividido en tres aspectos el asunto que nos ocupa, a saber: 1. Compras centralizadas 2. Compras descentralizadas 3. Compras centralizadas‐descentralizadas (combinación

de las dos anteriores). Las compras centralizadas tienen como finalidad adquirir materiales, suministros y equipo a través de una sola oficina matriz, con unidad de políticas de compras y en la cual se reúne personal especializado y competente. Dicha centralización permite aprovechar entre otras las siguientes ventajas: 1. Uniformar los criterios en cuanto al abastecimiento de

materias primas facilitando el control de las existencias.

2. Reducir las inversiones de capital 3. Aprovechas los descuentos por pronto pago 4. Obtener ventaja en el precio al aumentar las escalas

por cantidad que algunos proveedores tiene 5. La estandarización de los productos de se efectúa más

rápidamente 6. Facilitar el desarrollo de los programas de

simplificación de materias primas y métodos. 7. Proporcionar especialización al personal de compras a

través de diversos tipos de productos comprados. 8. Facilitar la planificación de la producción. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Científico‐teóricas Bajo un estudio y mejor control del proceso de compras, se debe realizar un registro de entradas y

salidas de todos los materiales para que se evite la duplicidad de información. 1.1.3. Descentralización de las Compras La descentralización de la organización permite, a menudo, una respuesta logística más rápida y personalizada a las necesidades de los clientes que la organización más centralizada y escalonada. La descentralización tiene mucho sentido cuando las líneas de productos son inequívocamente diferentes en sus características de marketing, logística y manufactura y cuando pueden hallarse pocas economías de escala. Por otro lado las compras pueden ser descentralizadas y generalmente son aquellas que efectúan los departamentos que directamente van a utilizar lo comprado: Entre sus ventajas podemos señalas: a) Permite una relación directa con las exigencias de

las actividades productivas. b) Algunas veces se toma contacto directo con

fuentes originales de suministro c) Permite también en algunas ocasiones reducir los

gastos de transporte. d) Crea relaciones directas entre el personal de la

empresa y los proveedores generando intercambios de información técnica producto del progreso industrial.

A pesar de lo anterior también reúne algunas desventajas que pueden acarrear consecuencias más o menos graves con el tiempo, por ejemplo: las políticas de la alta gerencia se ven fragmentadas con la diversidad de criterios de suministro; se produce una subdivisión de las partidas de compra en perjuicio de la obtención de descuentos, facilidades de pago, etc. Las compras centralizadas‐descentralizadas, son aquellas que se dan en varias plantas pertenecientes a una misma corporación. En esta clasificación la oficina matriz de las compras efectúa las adquisiciones comunes a todas las fábricas, por ejemplo, tratándose de materia prima y suministros


para la producción, dejando a las fabricas (oficinas) filiales, la facultad de comprar lo que ellas necesiten en forma más exclusiva de acuerdo a sus propias necesidades, pero siguiendo siempre las políticas generales de la matriz. Una vez que la organización de las compras ha llegado a la etapa de la delegación de autoridad en una sola persona, es necesario escoger el método de abastecimiento que se va a seguir. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Científico‐teóricas Todo proceso tiene una secuencia lógica donde debe de ser paulatinamente su desarrollo aplicado a cada etapa que se vaya suscitando dentro del área indicada para mejor control y registro de la empresa. 1.1.4. Funciones de Compras Existen varios conceptos de compra; pero todos esencialmente, incluyen los mismos elementos básicos. A continuación se presentan algunos: a) La administración de materiales conceptúa a la

Compra como uno de los actos que se relaciona con la planeación, la adquisición, y la utilización de los materiales en el proceso productivo, dichos actos coordinados por un dirigente encargado de los materiales.

b) La palabra Compras, describe un proceso que incluye lo siguiente: ♦ Surgimiento de una necesidad ♦ Su Ubicación ♦ Elección del proveedor ♦ Servicio

c) Comprar es una función elemental e importante para realizar actividades y promover el bienestar humano

d) Obtener bienes y servicios, es considerando los siguientes puntos: ♦ Justificación de la necesidad y cantidad ♦ Evaluación de cualidades, calidades, precio, tiempo

de entrega, y tipos de financiamiento.

• Objetivos y políticas del área de compras Objetivos La obtención de la mejor calidad es una de las metas básicas de Compras. Si el bien el precio es sumamente importante, no significa obtener el más bajo, en determinadas circunstancias, en detrimento de la calidad. La negociación de mejores condiciones de pago y entrega es otra de las funciones del departamento de Compras. Desde luego deben ser conforme a las políticas generales de la empresa y a las cuales debe ajustarse el comprador Las políticas son planes en el sentido de que son planteamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y la acción de los miembros de la empresa, delimitando un área dentro de la cual se debe asegurar que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas. Políticas Las políticas pueden ser escritas, verbales o implícitas pero preferentemente deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en políticas concretas que definen la orientación de las acciones, evitando fuga de responsabilidades. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las políticas de compras son: ♦ Deben ser claramente expuestas ♦ Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica ♦ Indicar los factores limitativos y determinantes ♦ Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas

bien concebidas. ♦ Niveles que deben abarcar. Los puntos anteriores son conjugados para lograr el objetivo de elegir en el mercado lo que más convenga, así como intercambiar un bien por otro, con el fin de satisfacer necesidades adecuadamente, o adquiriendo artículos en que se considere: calidad, menor precio, y en el mínimo tiempo.


Comprar es adquirir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y después de ello lograr sus objetivos eficientemente. La importancia del Departamento de Compras radica en que es vital para el éxito de las empresas tener en operación las Compras, puesto que la utilidad en una entidad, está determinada en gran medida con la efectividad de la administración y servicios adquiridos. • Compra y Negociación Situaciones que dan origen a la Compra. En términos generales, se pueden reconocer las siguientes situaciones que originan las compras: a) Que el Departamento de Compras reciba una

requisición de compras por parte de una persona o departamento, que es quien decide ocupar objetos o servicios, solicitando abastecimientos para poder realizar cada una de ellas o cada uno de ellos.

b) Que el propio Encargado de Compras o el Departamento, identifique las necesidades de abastecimiento se su propia sección de compras, o bien, de las otras divisiones o personas.

c) Emisión del Pedido u Orden de Compra. • Tramitación y Seguimiento. Objetivos e importancia del Análisis Operacional y Funcional de las Compras. a) Reducción de Costos y Obtención de Utilidades. Tanto los entes lucrativos como los que no lo son, procurarán la minimización de costos, aunque como es lógico; los primeros pretenden utilidades no así los segundos. Es buscar las utilidades, se encuentra implícita la obtención de materiales apropiados a un precio y cantidades adecuados, además recibidos oportunamente. b) El Departamento de Compras debe estar lo

suficientemente bien capacitado para servir y apoyar a los demás departamentos, en todas las actividades operativas de la Entidad.

Las funciones de servicio del Departamento de Compras, se pueden dividir en tres aspectos: ♦ Las que quedan bajo su responsabilidad como:

investigación de precios, elección de proveedores, relaciones con los mismos, reclutamiento y capacitación de su personal, emitir Órdenes de Compra, inspeccionar pedidos, dar seguimiento (follow‐up) a cada Pedido, etc.

♦ Las que comparte con otros departamentos como: tener informes y asesoramiento, contabilización, investigación de mercado, procedimientos para realizar inventarios, almacenaje y el control de éstos, así como concertar convenios y contratos, análisis de aseguramiento de calidad (control de calidad), Departamento Legal, agentes aduanales, Instituciones de Crédito y Seguros, compañías de transporte, etc.

♦ Las actividades que le interesan como: recibimiento y almacenaje, cobertura de facturas, y otras con comitentes necesaria.

c) Control de Convenio para obtener financiamiento

Este es prioritario para que los integrantes de la Administración, lo conozcan a detalle y al momento en que se contraen dichos convenios, para vigilarlos en cuanto a su seguimiento y realización, que puede tener las siguientes reglas: ♦ Aceptar sólo los compromisos autorizados por el

departamento correspondiente. ♦ Seguir un procedimiento estricto para llevar a

cabo formatos de “Órdenes de Compra” y su registro.

♦ Informar a la Administración sobre los inventarios, para que se cumpla con las disposiciones, cuando se lleven a cabo.

♦ Tener mecanismos para cuidar que las compras se efectúen de acuerdo con los parámetros.

d) Control de Tratos Comerciales con los Proveedores.

Se deben respetar los tratos comerciales, así como los habidos particularmente con los proveedores, por los siguientes motivos:


♦ Mantener buenas relaciones con los proveedores, ya que el personal de Compras debe conocer cómo tener contactos o actos para efectuar negociaciones.

♦ Al realizar tratos comerciales, se debe de actuar inteligentemente en cuanto a las adquisiciones, volumen, precio plazo para el pago, descuentos y otras condiciones de compra.

♦ Mantener en confidencia, la información obtenida de los proveedores.

♦ Exclusivamente, el Departamento de Compras, debe encargarse de supervisar y controlar las negociaciones, para evitar que otras personas se enteren de información que sólo les interesa al Proveedor y al Comprador, evitando así dificultades, promoviendo el éxito.

♦ Mantener buenas relaciones con los proveedores, para que las adquisiciones estén confiablemente aseguradas y proteger el prestigio de la Institución.

e) Obtención e Información y Asesoramiento Respecto a la Administración y de los Dirigentes, sobre la especialidad de compras, el personal de este Departamento, debe asesorar y mantener bien informado a todo el personal de la Empresa, relacionado, para lo cual se debe encargar de ejecutar y administrar las políticas, adiestrando a su gente para servir de consulta a los demás departamentos y otros individuos que lo necesiten. • Administración e Investigación El objetivo del análisis operacional y funcional del Departamento de Compras, es obtener los mejores precios y condiciones, tanto de entrega, calidad, financiamiento, etc., así como mantener buenas relaciones con los proveedores. Para lograr lo anterior, se tiene que hacer hincapié en el análisis de compras, por medio de la organización del equipo de analistas, que tienen a su cargo la coordinación de las actividades de un pan determinado. Los responsables de otros departamentos y los proveedores, en conjunción con el Departamento de Compras, deben diseñar y determinar procesos para que se utilice la tecnología más moderna. El encargado del análisis es precisamente el Departamento de Compras, ver las siguientes actividades:

♦ Recabar muestras y catálogos de cada proveedor ♦ Recibir información sobre los artículos y hacer

ciertos arreglos, para que puedan ser adquiridos. ♦ Forma de producir. ♦ Relación de costos y precios ♦ Investigación de mercados para ofrecer asesorías

al comprar bienes o servicios ♦ Relacionar todos los elementos que conforman la

operación, referente a fijar los precios. Las políticas de investigación y desarrollo tienden a orientar la búsqueda de nuevos artículos o mejoras a los existentes, a ampliar las fuentes de abastecimiento, a mejorar precios y calidad, a establecer cálculos precisos de costo de insumos, a promover la competencia entre proveedores, etcétera. La necesidad puede consistir en bienes y/o servicios para la persona o el departamento, con el objeto de poder realizar sus actividades y así lograr sus objetivos. Su importancia radica en que sin el abastecimiento, no se pueden lograr los objetivos generales ni particulares del Organismo, al no tener los materiales y los servicios necesarios. El fin es satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos que lo requieran, eficientemente. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Tecnológica

Debido a la estrecha relación que existe entre los proveedores y la empresa respecto a la negociación de compra venta, se negocia un precio el cual debe ser de acuerdo a los materiales y servicios que se adquirieron o se vayan a adquirir. Competencias de Calidad

Generalmente las personas son las responsables del área y del cargo que se les asigna desde el momento


de su capacitación, tomado en cuenta que son parte de la organización y que de ellos depende el desarrollo de su departamento y en conjunto el de toda la empresa que dará como resultado la superación personal y el logro de los objetivos marcados por la misma.

RESULTADO DE APRENDIZAJE 1.2. Analizar los criterios de selección de proveedores, de acuerdo con las condiciones estipuladas 1.2.1. Tiempo de Entrega Este renglón es muy importante en la toma de decisión para la selección del proveedor, pues una mala selección puede causar trastornos en la línea de producción, los cuales a la larga representan un incremento en los costos de fabricación, así como un mal servicio hacia los consumidores finales y una alteración a los objetivos de la compañía. El plazo de entrega debe ser un elemento esencial en las órdenes de compra y debe incluirse en ellos una manifestación bien clara del derecho a cancelarlo y a rechazar las entregas si éstas no se hacen en el período fijado. Todos los pedidos u órdenes de compra deben contener una declaración concreta sobre su terminación, ya sea por haber transcurrido el tiempo fijado o por la acción de las partes; muchos pedidos son tan vagos en sus condiciones en lo que respecta al plazo de entrega que son bien poco eficaces y puede decirse que no son otra cosa que un convenio sobre el precio, válido durante el período al que se refiere el pedido. Muchos compradores favorecen esta clase de contratos, ya que dan responsabilidad al vendedor mientras que no establecen ninguna para ellos, por lo que es necesario fijar ciertas garantías, mismas que obliguen al proveedor a cumplir con el servicio. Para mantener una posición vendedora favorable, que pueda enfrentar a la competencia y rendir beneficios satisfactorios, hay que procurar materiales al precio más bajo que permitan las exigencias de calidad y servicio. El precio en la obtención de estos materiales y el de almacenamiento deberán mantenerse también a un nivel económico. Planeación y Pronósticos de Compras

La planeación comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos. Los pronósticos La actividad comercial se reduce a una estrategia basada en las opciones que ofrecen diversas alternativas. Un gerente de compras que tiene que tomar opiniones para determinar el curso a seguir, necesita mirar hacia el futuro en forma sistemática y constante para adelantarse a las oportunidades y a los peligros. Volumen de Compras Es indispensable comprar el volumen requerido de acuerdo a los programas previstos. Una insuficiencia provoca el peligro de paro de la producción con los resultados consiguientes. Control de inventarios El control de inventarios es un sistema de registro por medio del cual se comprueban las existencias físicas de materiales en los almacenes, y de éstos en curso de fabricación. Sistema de control de inventarios Existen tres métodos de control de inventarios. El primero es aquel en que se usa alguna forma de máximos y mínimos. El segundo, es en el que se aplican controles a mercancías y equipo que se produce por órdenes especiales más que para stock. Una tercera y distinta situación ocurre en el caso de materias primas cuyos precios varían ampliamente, y que por ello se consideran de carácter especulativo. El método de máximos y mínimos se adapta sobre todo a aquellos materiales de carácter comparativamente estándar cuyos precios no varían mucho y que se usan en cantidades sustanciales. Entregas oportunas en tiempo y lugar Estos factores, como los anteriores, revisten gran importancia para la empresa, ya que es imprescindible que todos los materiales se compren con la anticipación establecida de acuerdo al


programa y sean entregados en el lugar requerido por la producción. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias analíticas Basándose en los niveles que contempla la organización dentro de su organigrama, debe estructurar cada una de sus áreas; así como el involucramiento de una y otra para agilizar los tramites y resolver así problemas que se susciten al momento, manteniendo sus niveles de calidad eficientemente. 1.2.2. Precios de los artículos de proveedores Obtener el mejor precio requiere de una atención especial en la industria, ya que representa al constituir el costo de fabricación aproximadamente un 59% del precio de venta, por lo tanto, cualquier ahorro que se pueda obtener, considerando el alto volumen, repercute en beneficio de la empresa. En la integración del precio de compra podemos citar los siguientes factores: ♦ Costo de materiales ♦ Costo de mano de obra ♦ Costo de indirectos ♦ Costo de operación ♦ Volumen de compra ♦ Facilidades de producción ♦ Condiciones del mercado ♦ Situación geográfica ♦ Transportación ♦ Situaciones no previsibles (Huelgas, incendios, etc.) Para el desarrollo de políticas a este respecto es necesario atender los siguientes pasos: ♦ Tipo de materiales que requiere la integración de los

insumos y disponibilidad de los mismos en el mercado. ♦ Competencia existente. Deberá desarrollarse dentro de

las fuentes de abastecimiento existentes o el fomento de nuevas.

♦ Condiciones prevalecientes entre los diferentes proveedores.

♦ Ubicación de las fuentes que permita tener disponibilidad de material en el momento y lugar oportunos

♦ Solidez y solvencia financiera de los proveedores potenciales de acuerdo al análisis financiero.

♦ Aseguramiento de corriente interrumpida de materiales requeridos.

♦ Situación, prestigio y honradez del proveedor. Investigación de la actuación tenida con los proveedores de acuerdo a los antecedentes históricos y actuales.

Especificaciones Señalan las características y tolerancias establecidas y aceptadas por las mercancías. Estas políticas fundamentan el apego tanto de compradores como de proveedores a los requerimientos de Producción, por lo que el Gerente de Compras deberá hacerlo del conocimiento de su personal. Precio y calidad Establecen lineamientos que equilibren la obtención del precio y calidad deseada, en beneficio de la empresa pero sin detrimento del proveedor, tomando en cuenta los diferentes factores que integran el costo. Compras recíprocas Establecen los lineamientos que deben regir las transacciones para la compra de partes o materiales a cambio de los productos que fabrica la empresa. Ética Se define como los principios morales de conducta, caracterizados por lineamientos de honradez, lealtad y justicia con que deben operarlos compradores en sus relaciones comerciales. Compras anticipadas Previenen la incertidumbre en la obtención de volúmenes que hagan peligrar la producción en el futuro.


PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Analíticas Cada empresa es responsable de plantear el modo y la forma de co9mo cada uno de sus proveedores van a brindarle un servicio, el cual debe estar apoyado por un buen precio, calidad y garantía que los respalden; del ofrecimiento de cada uno a la empresa. 1.2.3. Servicio y Garantías El contrato de compra lleva implícita la garantía de que el vendedor suministrará mercancías de la clase y descripción exacta que se específica. Las cláusulas que cubren la clase y la descripción no deben ser ambiguas. Para asegurar la exactitud y la suficiencia de las descripciones, un número cada vez mayor de empresas realizan sus compras a base de especificaciones. Como hemos dicho, deben incluirse por escrito en el contrato o bien deben adjuntársele en forma permanente e incorporársele por medio de una referencia específica. En el caso de las mercancías suministradas por un mayorista, es posible, sin embargo, que no exista la garantía, ya que el no las fabrica por sí mismo. Cuando la calidad es un detalle importante, no sólo deben especificarse en forma concreta y completa los atributos características que constituyen la calidad, sino que además, es conveniente exponer concretamente en el contrato el remedio para los daños resultantes por las desviaciones con respecto a los estándares de calidad expuestos en el contrato. De lo contrario, el comprador no tiene ningún remedio a su disposición, salvo el rechazar las mercancías que no se ajustan a la especificación. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Analíticas

Todas y cada una de las empresas debe hacer énfasis en el servicio que a ella le brindan cada uno de sus proveedores, así como la garantía que a estos respalda por la compra de sus productos. 1.2.4. Capacidad Técnica De los registros de compras se derivan una serie de reportes o informes a la gerencia, cuya periodicidad es establecida de acuerdo a la naturaleza de la información que se desee, que se traduce a la existencia de aquellos reportes que muestran los resultados de la operación en los renglones más importantes, siendo entre otros: ♦ Reporte de pedidos colocados ♦ Situación de las muestras iniciales ♦ Descuentos por pronto pago ♦ Ahorros sobre costos ♦ Ventas de material inutilizable ♦ Resumen de actuación de proveedores, etc. Es necesario hacer mención de aquellos reportes que contienen las apreciaciones del supervisor en cuanto al desarrollo y evolución del personal a su cargo, ya que siendo el elemento humano el medio a través del cual se logran los resultados, su estancia y trabajo satisfactorio se traducirán en la eficiencia o ineficiencia de aquellos. Medición de los resultados alcanzados por el Departamento de Compras Llegamos finalmente a este problema de primera importancia para cualquier empresa que quiera desenvolverse dentro de la competencia actual y de los mercados de rápido movimiento. Necesidad de la evaluación Para tener una correcta perspectiva se deberá recordar que una empresa con éxito es la que sirve o llena alguna necesidad del consumidor, y que


mientras se desempeña con honradez hacia su personal, obtiene una razonable utilidad para sus propietarios a través del eficiente desenvolvimiento en el mundo de los negocios. Variación en los niveles de compra Una de las dificultades principales para establecer un método o norma para medir la actuación de Compras, es la cantidad de factores variables que en ella implican. El método lógico de medición, por tanto, es alguna forma de evaluación técnica de trabajo, aplicable concretamente a la empresa, mejor que un análisis funcional de tipo general para una función que en sí no se halla debidamente clasificada por igual en todas las industrias. Bases de evaluación Para poder realizar esta evaluación, los estudiosos de la administración en general están de acuerdo que se requiere de la disponibilidad de cierta información básica de tal forma que se entienda por aquellos que efectúan la evaluación. Método a utilizar en la evaluación El método de evaluación usado más a menudo se conoce como “Auditoría Interna Administrativa”, y debe investigar los siguientes puntos: 1. ¿Son seguidas las políticas y procedimientos detallados

en el Manual de Compras? 2. ¿Mantiene relaciones de cooperación estrecha el

departamento de Compras con los demás departamentos?

3. ¿Son económicos los niveles de inventarios? ¿Ha habido interrupciones en la producción por falta de inventario? ¿Se controla la obsolescencia al impedir el sobre‐inventario?

4. ¿Se conservan los records de Compras de tal forma que cualquier tipo de información pueda obtenerse rápidamente?

5. ¿Cómo consideran los proveedores el departamento de Compras?

6. ¿Llena la estructura de organización de Compras las necesidades de la empresa?


Competencias Emprendedora

El área de compras dentro de la empresa, es la que se responsabiliza de manejar a beneficio de la empresa los servicios que le puedan brindar como son: el crédito, las garantías y el mismo servicio.


Prácticas y Listas de Cotejo Unidad de aprendizaje 1 Práctica número: 1 Nombre de la práctica: Verificación del Registro

de las Compras Diarias

Propósito de la Práctica Al finalizar la práctica el alumno, verificará el registro de compras diarias de acuerdo con la cantidad de materia prima que se comprará mediante un registro diario para el desarrollo del producto.

Escenario Campo‐

Empresa Duración 3 hrs.

Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta • Hojas blancas • Lápiz o bolígrafo. • Tarjeta de control

• P. C. con Impresora


Procedimiento Aplicar las medidas de seguridad e higiene.

• Limpiar el área de trabajo. • Integrar equipos de cuatro personas para la realización de la práctica

NOTA: el PSP o plantel gestionaran la vista a una empresa para la realización de la práctica y solicitaran que la empresa proporcione la información necesaria para la realización de la misma.

1. Registrar el día que abarca. 2. Elaborar el registro para cada embarque destacando la siguiente información.

• Nombre del proveedor del que se recibió la mercancía. • El número y la fecha del informe de recepción. • El pedido descrito de la compra. • El número de la factura comprobatoria. • La cantidad y unidades recibidas del proveedor. • La descripción de las mercancías entregadas.

3. Entregar el registro debidamente llenado. 4. Separar los residuos recuperables. 5. Disponer de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados.


Lista de cotejo de la práctica número 1: Verificación del Registro de las Compras Diarias Nombre del alumno: Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en el

desempeño del alumno mediante la observación del mismo. De la siguiente lista marque con una aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño.

Desarrollo Sí No No

aplica Aplicó las medidas de seguridad e higiene.

• Limpió el área de trabajo. • Integró equipos de cuatro personas para la realización de la práctica

1. Registró el día que abarca. 2. Elaboró el registro para cada embarque destacando la siguiente información. 3. Entregó el registro debidamente llenado 4. Separó los residuos recuperables 5. Dispuso de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados Observaciones:

PSP: Hora de inicio: Hora de

término: Evaluación:


Unidad de aprendizaje: 1 Práctica número: 2 Nombre de la práctica: Diagnóstico de la organización del área de

compras. Propósito de la práctica: Al término de la práctica, el alumno elaborará un diagnóstico de la organización del

área de compras de una empresa, mediante el análisis de información que genera para la toma de decisiones

Escenario: Empresa mediana o

grande. Duración: 9 hrs.

Materiales Maquinaria y equipo Herramienta

• Hojas tabulares de 7

columnas.


columnas.

• Juego de geometría.

• Plantilla de dibujo.

• Facturas de la empresa

estudiada.

• Auxiliares contables de la

empresa visitada

• Controles internos de la

misma empresa.

• Hojas para rotafolio.

• Máquina de escribir o

computadora con

procesador de textos.

• Calculadora.


Procedimiento

Aplicar las medidas de seguridad e higiene.

• Limpiar el área de trabajo. • Evitar la manipulación de líquidos y alimentos cerca de los documentos de trabajo.

1. Elaborar un guión para entrevistar al personal del área de compras de una empresa, que contenga la siguiente

información. • Giro de la empresa. • Materias primas y materiales que se utilizan en la producción o comercialización de los productos de la empresa. • Políticas y objetivos de compras. • Procedimiento descriptivo de compras • Funciones y actividades del personal de compras

2. Acudir a la empresa. 3. Entrevistar al personal del área de compras. 4. Elaborar el organigrama general de la empresa. 5. Elaborar el organigrama del área de compras. 6. Elaborar, con base en la información recabada, un diagnóstico que incluya observaciones y recomendaciones con

respecto a la organización del área de compras. 7. Acudir a la empresa estudiada a efecto de presentar el “Diagnóstico”. 8. Elaborar informe escrito de la práctica que incluya:

• Información obtenida. • Observaciones. • Conclusiones.

Separar los residuos recuperables tales como hojas de papel, cartuchos de tonner entre otros.


Resumen Las compras nacen desde el momento que las personas se vieron obligadas a intercambiar productos por productos, y con el paso del tiempo se da el intercambio de productos por dinero y el dinero por productos; de la misma forma que prevalece hasta hoy en día. El departamento de compras debe identificar, tras consultar con los otros departamentos, el abastecimiento corriente y la adquisición de nuevos materiales. Este departamento juega un papel muy importante en la generación de utilidades de la empresa. Asimismo, define el modo en que se realizan las compras descentralizadas y centralizadas, donde cada una de éstas tiene su finalidades respectivas, como son la consecución de mejores precios, calidades, condiciones de pago y entrega, etc. También se encarga de medir el tiempo de entrega y elaborar los reportes necesarios para que todo se realice adecuadamente.

Autoevaluación de Conocimientos del Capítulo 1

1. ¿Cuándo se originaron las compras? 2. ¿Cómo aconseja el departamento de compras a

la empresa? 3. ¿Cuál es la función del departamento de

compras? 4. ¿Qué agrupa una organización centralizada? 5. ¿Cuáles son los grados de centralización y

descentralización? 6. ¿Cuál es la finalidad de las compras

centralizadas? 7. ¿Qué permite la descentralización al

departamento de compras? 8. ¿Qué es una compra descentralizada? 9. ¿Cuáles son las compras centralizadas‐

descentralizadas? 10. ¿Qué incluye la palabra compras? 11. ¿Qué situaciones dan origen a las compras? 12. ¿Cuáles son los objetivos de las funciones de

compras? 13. ¿Cuáles son los objetivos del tiempo de

entrega? 14. ¿Cuáles son los factores que integran al precio? 15. ¿Qué es un control de inventarios? 16. ¿Qué es una política de compras?


MANEJO DEL SISTEMA DE CONTROL E INFORMACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS


RESULTADO DE APRENDIZAJE 2.1 Controlar las compras de acuerdo con las políticas establecidas y al procedimiento de compras. 2.1.1 Controles Auxiliares en el Área de Compras • Concepto El ejercicio del control es llevado a cabo por los diferentes niveles de supervisión establecidos en el área de Compras y viene a ser la respuesta al principio de la delegación de autoridad, es decir, que es ejecutado por todos aquellos que en la escala jerárquica de la organización tienen facultad de mando como un instrumento de guía y evaluación de las metas prefijadas. • Usos Dentro de la actividad de Compras, como en otras actividades, el establecimiento de los medios de control no está sujeto a determinadas reglas, sino que su consecución obedece ante todo a la evaluación de cuáles son los medios que mejor operan en cada empresa o área particular. • Características El establecimiento de controles de compras representan una de las herramientas de trabajo más valiosas con las que puede contar el departamento de Compras, ya que le permite conocer de inmediato las características de los proveedores capacitados en el abastecimiento de los suministros, así mismo, la consulta constante de los controles de compras le permite un ahorro de tiempo y asegura una compra lógica ya que en dichos controles estarán registradas las diferentes características de compras hechas anteriormente, siendo por esto necesario mantener actualizada la información, así como registrados en forma clara y concisa los datos, características, especificaciones, cambios, etc., de los productos que se requieren. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Lógicas

Como debe de ser en el área de compras, existe una gran responsabilidad con respecto a todo lo que ahí se realiza, siendo el lugar donde se lleve un control adecuado para cada una de las solicitudes, órdenes y requisiciones de compra; que a la empresa se le hagan. 2.1.2 Tipos de Controles de Auxiliares • Control auxiliar de requisiciones de compra Es importante el establecimiento de una tarjeta de control de compras por cada mercancía, debiendo estar concentradas por grupo de materiales, según clasificación establecida y a su vez cada grupo ordenado en forma alfabética o numérica según el sistema, para que de esa manera sean fáciles y rápidamente localizables para la consulta, análisis y registro de cualquier compra. La Tarjeta de Control es por muchos conceptos el corazón de la rutina de las compras, ya que si se hizo un registro adecuado mostrará a los compradores los hechos relativos a cada pedido en lo que respecta a la elección de proveedores, la experiencia anterior sobre consumos, los precios, las condiciones, etc. La información básica que debe tener la tarjeta de control es:

♦ Número de parte, código o alfabeto. ♦ Descripción de características y

especificaciones del producto. ♦ Nombre de proveedores que ha hecho y

cotizado el producto. ♦ Volúmenes y precios de lo cotizado ♦ Descuentos ♦ Fecha ♦ Número de requisición ♦ Número de orden de compra ♦ Cantidad comprada ♦ Observaciones.

• Control auxiliar de solicitudes de cotización El fin que se persigue al establecer este control es mantener información constante acerca del flujo que va registrando la atención de los requerimientos,


para que de esta forma, mediante un resumen mensual, se puede evaluar el porcentaje de eficiencia que está teniendo el departamento de Compras y así mismo darse cuenta de los requerimientos que no han sido atendidos y buscar una solución, ya sea activando la localización de proveedores, apresurando el desarrollo de los mismos o proponiendo cambios y alternativas para la pronta satisfacción de las necesidades. • Control auxiliar de cotizaciones de proveedores El establecimiento de este control nos permitirá conocer la situación real que guardan las órdenes de compras tanto en sus entregas como en sus atrasos y poder de esta forma evaluar el nivel de servicios que está teniendo el grupo de proveedores potenciales. Las compras de material productivo implican el establecimiento y operación de ciertos registros simplificados que deben ser llevados por los compradores y que sirven de base para que los supervisores puedan seguir de cerca la actividad del personal a su cargo, así como los resultados obtenidos, siendo los principales: ♦ Carta de cotización ♦ Resumen de cotización ♦ Registro de la orden de compra y avisos de cambio de la

orden de compra. • Control auxiliar de órdenes de compra fincadas Estos registros consisten en llevar una historia pormenorizada de las compras asignadas y realizadas por cada comprador, incluyendo las razones y justificación de la decisión adoptada para cada una de ellas, así como los cambios realizados a los planes originales. Los supervisores a su vez llevan un registro condensado, que contiene las requisiciones asignadas a cada comprador, proveedores seleccionados, volúmenes de compra, precios unitarios, importe total de compra, etc., que les proporcione el dato de la actuación de su personal. • Control auxiliar de contratos de suministro En caso de efectuar compras por contrato se debe disponer en todo momento de un registro de contratos en donde se muestre la mercancía, el proveedor, el número de pedido, la cantidad contratada, los plazos límites de los contratos,

el precio, la unidad y en sí todas las condiciones que fueron establecidas al redactar el contrato, a fin de mantener y vigilar el cumplimiento de los contratado. Es importante mantener bajo control los contratos que estén próximos a vencerse con objeto que de acuerdo a las necesidades de la compañía se renueve o se establezca un nuevo contrato con la previsión necesaria. • Control auxiliar de notas de devolución de

materia prima y materiales Todas las especificaciones, características, planos, revisiones, etc., de los materiales comprados deben archivarse y clasificarse para poder disponer de ellas cuando sea necesario consultarlas, es decir, al momento de efectuar cotizaciones, órdenes de compra, aclaraciones de duda sobre lo negociado, etc., se tendrá que recurrir a esta fuente de información de modo que los materiales comprados lleguen siempre de acuerdo a lo requerido. Es necesario que este control esté debidamente actualizado en base a lo que necesite control de calidad, ingeniería de manufactura, producción, etc., para que en el momento de comprar el material llegue de acuerdo a la necesidad presente de la compañía. • Control auxiliar de remisiones de proveedores y

Control auxiliar de facturas Retroalimentación Empresa‐Proveedor. Dentro de la empresa para que exista una buena retroalimentación se debe de establecer puntos principales los cuales estén enfocados al buen funcionamiento de la misma, por lo que se tomarían en cuenta los siguientes: 1.‐ Lealtad hacia el proveedor. 2.‐ Cualidades de un buen proveedor. 3.‐ Relación con los proveedores: Se tiene que buscar, para promover una buena relación procurando: I.‐ Equidad, al promover la reputación de la empresa con intrata compensado respecto a:


A).‐ Dar a todo vendedor una atención completa. B).‐ Mantener la competencia abierta y justa. C).‐ Declinar de sacar ventaja de los errores del vendedor. D).‐ No hacer que el vendedor haga gastos innecesarios. E).‐ No solicitar ofertas por sistema, de un proveedor potencial; si el actual cumple con los requisitos. II.‐ Integridad. A).‐ Observar una veracidad estricta en todas las transacciones. B).‐ Respetar la confianza del proveedor. C).‐ Mantenerse libre de obligaciones con cualquier vendedor. III.‐ Servicio. A).‐ Contestar las cartas prontamente. B).‐ Expeditar cuando sea posible, las pruebas de las muestras recibidas y rendir reportes rápidos. IV.‐ Progresividad. A).‐ Mantener una mente abierta, acerca de los métodos nuevos y materiales ofrecidos. B).‐ Estimular la elaboración de pruebas o ensayos de materiales. C).‐ Visitar, cuándo sea necesario fuentes de aprovisionamiento. V.‐ Amistad. VI.‐ Diversiones o regalos a proveedores. VII.‐ Reciprocidad. Importancia de la claridad de la información y su oportunidad.

Para el buen funcionamiento de la información se debe contemplar lo siguiente: 1.‐ Formas. I.‐ Requisitos para compras: donde se requiere de cierta información esencial, cuando una requisición es recibida por el departamento de compras; para lo cual es necesario

llenar los datos siguientes, para complementar el contenido de la orden de compra: ‐ Número. ‐ Volumen de material requerido. ‐ Descripción completa del material. ‐ Fecha en que el departamento realizó la requisición. ‐ Aviso de entrega, especificando la planta, departamento o persona que recibirá. ‐ Número de cuenta y autorización a que se cargara. II.‐ Orden de compra. Este es un compromiso escrito para el vendedor, requiriéndole la remisión de varios tipos de materiales, implementos, equipo y/o servicios, utilizándose en cualquier compañía tres clases de órdenes de compra las cuales son: REGULAR DE SUMINISTRO LOCAL Y AL CONTADO; Donde el contenido usual de la orden de compra es el siguiente: - Nombre. - Fecha de la orden. - Número de la orden de compra. - Numero de la requisición. - Destino. - Condiciones de pago. - Instrucciones sobre la ruta. - Sujeto o exento de impuestos. - Programa de embarque. - Cantidad y unidad. - Descripción del material ordenado. - Precio unitario y descuento. - Fecha máxima de entrega.

III.‐ Copias de la orden de compra; además de la orden de compra enviada en original al proveedor, se requieren las siguientes copias necesarias:

- Para el departamento de compras. - Para el departamento de contabilidad. - Para el control de inventarios, al almacén. - Para el acuse de recibido. - Copia de activación.

IV.‐ Acuse de recibido de la orden de compra. V.‐ Orden de compra al contado. VI.‐ Devolución de materiales.


VII.‐ Aviso de cambios en la orden de compra.

VIII.‐ Ajuste o correcciones de las facturas.

Archivo. Los archivos de compras, son dispositivos para agilizar las formas en sus diversas etapas de ejecución, brindan información sobre el producto y el vendedor, sobre precios y fuentes potenciales a disposición de todo el personal de compras para lo que sea conveniente. El sistema de archivo empleado en una empresa, en el departamento de compras, será de enorme valor, solo si se brinda un fácil acceso a la información requerida, si no es muy complicado y contiene detalles sobre las diversas actividades del departamento; cubriendo aspectos como correspondencia, algunas publicaciones de los proveedores, como: (catálogos y folletos, requisitos de compras, contratos y cotizaciones, órdenes de compra, especificaciones de mercancía, correspondencia, y registros.)


Competencias Analíticas Cada departamento debe establecer un tipo de control, bajo el cual se rijan las áreas que de éste dependan, para agilizar trámites y poder así, evitar problemas que a largo plazo afecten a la organización. Competencias Lógicas Todos y cada uno de los departamentos que integran la organización, deben estar regidos por controles. RESULTADO DE APRENDIZAJE 2.2 Manejar sistemas de información del área de compras a partir de los indicadores de gestión del área de compras 2.2.1 Informes Mensuales del Área de Compras

• Importancia El establecimiento de este control nos permitirá conocer la situación real que guardan las órdenes de compras tanto en sus entregas como en sus atrasos y poder de esta forma, evaluar el nivel de servicios que está teniendo el grupo de proveedores potenciales. Las compras de material productivo implican el establecimiento y operación de ciertos registros simplificados que deben ser llevados por los compradores y que sirven de base para que los supervisores puedan seguir de cerca la actividad del personal a su cargo, así como los resultados obtenidos, siendo los principales: ♦ Carta de cotización ♦ Resumen de cotización ♦ Registro de la orden de compra y avisos de

cambio de la orden de compra. De los registros de compras se derivan una serie de reportes o informes a la gerencia, cuya periodicidad es establecida de acuerdo a la naturaleza de la información que se desee, que se traduce a la existencia de aquellos reportes que muestran los resultados de la operación en los renglones más importantes, siendo entre otros: ♦ Reporte de pedidos colocados ♦ Situación de las muestras iniciales ♦ Descuentos por pronto pago ♦ Ahorros sobre costos ♦ Ventas de material inutilizable ♦ Resumen de actuación de proveedores, etc. • Características Es necesario hacer mención de aquellos reportes que contienen las apreciaciones del supervisor en cuanto al desarrollo y evolución del personal a su cargo, ya que siendo el elemento humano el medio a través del cual se logran los resultados, su estancia y trabajo satisfactorio se traducirán en la eficiencia o ineficiencia de aquellos. Medición de los resultados alcanzados por el Departamento de Compras


Llegamos finalmente a este problema de primera importancia para cualquier empresa que quiera desenvolverse dentro de la competencia actual y de los mercados de rápido movimiento. Necesidad de la evaluación Para tener una correcta perspectiva se deberá recordar que una empresa con éxito es la que sirve o llena alguna necesidad del consumidor, y que mientras se desempeña con honradez hacia su personal, obtiene una razonable utilidad para sus propietarios a través del eficiente desenvolvimiento en el mundo de los negocios. Variación en los niveles de compra Una de las dificultades principales para establecer un método o norma para medir la actuación de Compras, es la cantidad de factores variables que en ella implican. El método lógico de medición, por tanto, es alguna forma de evaluación técnica de trabajo, aplicable concretamente a la empresa, mejor que un análisis funcional de tipo general para una función que en sí no se halla debidamente clasificada por igual en todas las industrias. Bases de evaluación Para poder realizar esta evaluación, los estudiosos de la administración en general están de acuerdo que se requiere de la disponibilidad de cierta información básica de tal forma que se entienda por aquellos que efectúan la evaluación. Método a utilizar en la evaluación El método de evaluación usado más a menudo se conoce como “Auditoría Interna Administrativa”, y debe investigar los siguientes puntos: A. ¿Son seguidas las políticas y procedimientos detallados

en el Manual de Compras? B. ¿Mantiene relaciones de cooperación estrecha el

departamento de Compras con los demás departamentos?

C. ¿Son económicos los niveles de inventarios? ¿Ha habido interrupciones en la producción por falta de

inventario? ¿Se controla la obsolescencia al impedir el sobre‐inventario?

D. ¿Se conservan los récords de Compras de tal forma que cualquier tipo de información pueda obtenerse rápidamente?

E. ¿Cómo consideran los proveedores el departamento de Compras?

F. ¿Llena la estructura de organización de Compras las necesidades de la empresa?

Un segundo método de evaluación que es ampliamente usado consiste en el análisis de los ahorros obtenidos por el departamento de Compras. Algunas dela técnicas que generan ahorros en una operación de Compras, son como sigue: 1. El uso de análisis del valor para eliminar los

costos innecesarios 2. El hallazgo de productos sustitutos que se

traduzcan en reducción de gastos 3. El desarrollo de mejores fuentes de

abastecimientos. 4. La mejora en las técnicas de negociación que

redundan en mejores precios. 5. El uso de nuevas técnicas de compra que

reduzcan los tiempos de entrega o eliminen la necesidad de mantener inventarios de artículos de mantenimiento, reparación, etc.

Un tercer método compara los precios actuales pagados con un costo estándar predeterminado, sea por promedio o con el último precio pagado el año anterior. La efectividad de este método depende en parte por la naturaleza de los materiales y mercancías compradas. Otros métodos de evaluación actualmente en uso son los siguientes: 1. Relación del volumen de actividad y cargas de

trabajo al personal, o sea, un enfoque de ingeniería industrial

2. Estudio individual del personal de Compras 3. Evaluación de la utilidad de los reportes

producidos por Compras, tanto para su propio control interno como para el propósito de informas a la dirección acerca de la operación de Compras.


La evaluación de la función de Compras es importante, tanto para la dirección como para el personal de Compras. La disciplina del desarrollo y fijación de estándares para medir la eficiencia de Compras deberá llamar la atención de la dirección, quien deberá entender los grandes beneficios potenciales que se derivan para la empresa cuando la función de Compras es correctamente colocada en la estructura de la organización total, cuando se le da la categoría necesaria para tratar a la misma altura con otras funciones y cuando cuenta con especialistas competentes. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Analíticas Debido a que cada control da como resultado información, la cual se presenta a diario, por semana, cada quincena, cada mes y anualmente, para poder dar un informe de lo acontecido en ese intervalo del cual se quiera realizar una evaluación. 2.2.2. Tipos de Informes Usados Dentro del Área de Compras • Informe Mensual de Compras Es importante el establecimiento de una tarjeta de control de Compras por cada mercancía, debiendo estar concentradas por grupo de materiales, según clasificación establecida y a su vez cada grupo ordenado en forma alfabética o numérica según el sistema, para que de esa manera sean fáciles y rápidamente localizables para la consulta, análisis y registro de cualquier compra. La Tarjeta de Control es por muchos conceptos el corazón de la rutina de las compras, ya que si se hizo un registro adecuado mostrará a los compradores los hechos relativos a cada pedido en lo que respecta a la elección de proveedores, la experiencia anterior sobre consumos, los precios, las condiciones, etc. La información básica que debe tener la tarjeta de control es:

♦ Número de parte, código o alfabeto. ♦ Descripción de características y especificaciones

del producto. ♦ Nombre de proveedores que ha hecho y cotizado

el producto. ♦ Volúmenes y precios de lo cotizado ♦ Descuentos ♦ Fecha ♦ Número de requisición ♦ Número de orden de compra ♦ Cantidad comprada ♦ Observaciones. • Informe Anual de Compras Es el informe mediante el cual la empresa da a conocer los resultados obtenidos previos a la entrega de un producto el cual esta contemplado para la junta final que se realiza por parte del área de finanzas comprobando así lo gastos generados por la organización para su desarrollo. • Informe del ejercicio de presupuesto de compras Este es el resultado que se da a la gerencia después de la realización de su aplicación en donde se contempla la cantidad idónea que se gasto en el ejercicio pasado informado a la gerencia general de su aplicación • Informe de compras por proveedor En caso de efectuar compras por contrato se debe disponer en todo momento de un registro de contratos en donde se muestre la mercancía, el proveedor, el número de pedido, la cantidad contratada, los plazos límites de los contratos, el precio, la unidad y en sí todas las condiciones que fueron establecidas al redactar el contrato, a fin de mantener y vigilar el cumplimiento de los contratado. Es importante mantener bajo control los contratos que estén próximos a vencerse con objeto que de acuerdo a las necesidades de la compañía se renueve o se establezca un nuevo contrato con la previsión necesaria. • Informe de compras por materia prima


Todas las especificaciones, características, planos, revisiones, etc., de los materiales comprados deben archivarse y clasificarse para poder disponer de ellas cuando sea necesario consultarlas, es decir, al momento de efectuar cotizaciones, órdenes de compra, aclaraciones de duda sobre lo negociado, etc., se tendrá que recurrir a esta fuente de información de modo que los materiales comprados lleguen siempre de acuerdo a lo requerido. Es necesario que este control esté debidamente actualizado en base a lo que necesite control de calidad, ingeniería de manufactura, producción, etc., para que en el momento de comprar el material llegue de acuerdo a la necesidad presente de la compañía. • Informe periódico sobre evaluación de proveedores El establecimiento de este control nos permitirá conocer la situación real que guardan las órdenes de compras tanto en sus entregas como en sus atrasos y poder de esta forma evaluar el nivel de servicios que está teniendo el grupo de proveedores potenciales. Las compras de material productivo implican el establecimiento y operación de ciertos registros simplificados que deben ser llevados por los compradores y que sirven de base para que los supervisores puedan seguir de cerca la actividad del personal a su cargo, así como los resultados obtenidos, siendo los principales: ♦ Carta de cotización ♦ Resumen de cotización ♦ Registro de la orden de compra y avisos de cambio de la

orden de compra. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Emprendedora Cada departamento, mensualmente, debe presentar sus resultados para que sean comparados, evaluados y poder brindar un informe respecto a cada área. Competencias Científico‐teóricas

Para un mejor funcionamiento del área de compras, la empresa debe implantar el desarrollo de cada una de las etapas del proceso administrativo. Competencias de Calidad

Un buen control de las compras de la empresa implica la fijación de normas y políticas de adquisición y la identificación de los mejores proveedores en calidad, precio y plazos de entrega.


Prácticas y Listas de Cotejo Unidad de aprendizaje 2 Práctica número: 3 Nombre de la práctica: Manejo de la Tarjeta de

Control

Propósito de la Práctica Al finalizar la práctica el alumno, manejará la tarjeta de control de acuerdo con sus características e información para verificar las existencias actuales de los departamentos involucrados en la elaboración, almacenamiento y ventas de la organización u empresa.

Escenario Campo‐

empresa. Duración 3 hrs.

Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta • Hojas blancas • Lápiz o bolígrafo • Tarjeta de control




• Limpiar el área de trabajo. NOTA: En caso de detectar anomalías o errores en la tarjeta de control, notificar al encargado o supervisor responsable de la información.

1. Identificar el Número de parte, código o alfabeto en la tarjeta de control. 2. Identificar la Descripción de características y especificaciones del producto en la tarjeta de control. 3. Identificar el Nombre de los proveedores que han hecho y cotizado el producto en la tarjeta de control. 4. Identificar el Volúmenes y precios de lo cotizado en la tarjeta de control. 5. Identificar el Descuentos en la tarjeta de control. 6. Identificar el Fecha en la tarjeta de control. 7. Identificar el Número de requisición en la tarjeta de control. 8. Identificar el Número de orden de compra en la tarjeta de control. 9. Identificar el Cantidad comprada en la tarjeta de control. 10. Identificar el Observaciones en la tarjeta de control. 11. Separar los residuos recuperables 12. Disponer de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados


Lista de cotejo de la práctica número 3: Manejo de la Tarjeta de Control Nombre del alumno: Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en el


Desarrollo Sí No No


• Limpió el área de trabajo. 1. Identificó el Número de parte, código o alfabeto en la tarjeta de control. 2. Identificó la Descripción de características y especificaciones del producto en

la tarjeta de control.

3. Identificó el Nombre de los proveedores que han hecho y cotizado el producto en la tarjeta de control.

4. Identificó el Volúmenes y precios de lo cotizado en la tarjeta de control. 5. Identificó el Descuentos en la tarjeta de control. 6. Identificó el Fecha en la tarjeta de control. 7. Identificó el Número de requisición en la tarjeta de control. 8. Identificó el Número de orden de compra en la tarjeta de control. 9. Identificó el Cantidad comprada en la tarjeta de control. 10. Identificó el Observaciones en la tarjeta de control. 11. Separó los residuos recuperables 12. Dispuso de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados Observaciones:




Unidad de aprendizaje: 2 Práctica número: 4 Nombre de la práctica: Elaboración de controles auxiliares de compras Propósito de la práctica: Al término de la práctica, el alumno elaborará controles auxiliares de compras mediante el

análisis de información generada. Escenario: Empresa mediana o



• Convocatoria de Licitación

Pública.

• Documentación contable y

de compras de la empresa.


columnas.


columnas.

• Regla.

Plumín punto fino color negro.

• Máquina de escribir o

computadora con

procesador de textos.

• Calculadora


Procedimiento

Aplicar las medidas de seguridad e higiene.• Limpiar el área de trabajo. • Evitar la manipulación de líquidos y alimentos cerca de los documentos de trabajo.

1. Acudir a la misma empresa seleccionada para la práctica anterior. 2. Seleccionar los dos últimos meses del ejercicio actual de la empresa con base en la documentación que obre en los

archivos del Departamento de Compras y del Departamento de Contabilidad. 3. Formular e integrar los siguientes controles: 4. Control Auxiliar de Requisiciones de Compra 5. Control Auxiliar de Solicitudes de Cotización a Proveedores

• Control Auxiliar de Cotizaciones de Proveedores • Control Auxiliar de Órdenes de Compra Fincadas • Control Auxiliar de Contratos de Suministro. • Control Auxiliar de Notas de Devolución de Materia Prima y Materiales • Control Auxiliar de Remisiones de Proveedores • Control Auxiliar de Facturas

6. Elaborar un Resumen del Control Auxiliar de requisiciones de Compra. Requisiciones de Compra que aún no hayan sido atendidas al 100% por el departamento de compras

7. Elaborar un Resumen del Control Auxiliar de Solicitudes de Cotización. Solicitudes de Cotización que aún no hayan sido atendidas por los proveedores al 100%.

8. Elaborar un Resumen del Control Auxiliar de Cotizaciones de Proveedores. Cotizaciones de proveedores no evaluadas por el departamento de compras, y que por lo tanto no se ha decidido a que proveedor fincar la orden de compra.

9. Elaborar un Resumen del Control Auxiliar de Órdenes de Compra. Órdenes de compra fincadas a proveedores, que no han sido atendidas por ellos, especificando las morosas y las que se encuentren en periodo de vigencia.

10. Elaborar un Resumen de Contratos de Suministro.‐ Contratos de Suministro que no han sido cumplidos por los proveedores respecto a tiempos de entrega. Puede darse el caso de que la empresa visitada no tenga establecida la política de formular este tipo de instrumentos, y por ello este control y su respectivo resumen no serían aplicables.

11. Elaborar un Resumen del Control Auxiliar de Notas de devolución de Materia Prima y Materiales.‐ Notas de devolución elaborada por la empresa, que aún no han sido correspondidas con la nota de crédito expedida por el proveedor.

Elaborar un Resumen del Control Auxiliar de Remisiones de Proveedores.‐ Remisiones expedidas por proveedores al momento de entregar el producto requerido, de las que no se tuviera formulada la nota ó vale de entrada de almacén, y/o la factura respectiva.


Lista de cotejo de la práctica número: 4

Elaboración de controles auxiliares de compras

Nombre del alumno:

Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en el desempeño del alumno mediante la observación del mismo. De la siguiente lista marque con una aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño

Desarrollo Sí No No Aplica Aplicó las medidas de seguridad e higiene. • Limpió el área de trabajo. • Evitó la manipulación de líquidos y alimentos cerca de los documentos de trabajo.

1. Aplicó las medidas de seguridad e higiene correctamente. . 2. Acudió puntualmente a la misma empresa seleccionada. 3. Seleccionó acertadamente los dos últimos meses. 4. Formuló e integró los controles solicitados. 5. Elaboró correctamente un resumen del control auxiliar de requisiciones de compra.6. Elaboró correctamente un resumen del control auxiliar de solicitudes de cotización. 7. Elaboró correctamente un resumen del control auxiliar de cotizaciones de

proveedores.

8. Elaboró correctamente un resumen del control auxiliar de órdenes de compra. 9. Elaboró correctamente un resumen de contratos de suministro. 10. Elaboró correctamente un resumen del control auxiliar de notas de devolución de

materia prima.

11. Elaboró correctamente un resumen del control auxiliar de remisiones de proveedores.

12. Elaboró correctamente un resumen del control auxiliar de facturas. 13. Verificó adecuadamente la existencia del directorio de proveedores. 14. Formuló el directorio, en caso de no existir. 15. Evaluó, en caso de la empresa. 16. Comparó la información que reportan los controles. 17. Elaboró correctamente un Informe de recomendaciones. 18. Acudió a la empresa estudiada. 19. Elaboró correctamente informe escrito de la práctica. Utilizo las hojas por ambas caras y las de desecho colocarlas en el recipiente destinado para su posterior envió a reciclaje.

Observaciones:

PSP:

Hora de inicio: Hora de



Unidad de aprendizaje: 2 Práctica número: 5 Nombre de la práctica: Elaboración de informes de compras. Propósito de la práctica: Al término de la práctica, el alumno elaborará informes y gráficas de compras mediante el

análisis de información registrada en los controles. Escenario: Aula, Notaría Pública. Duración: 14 hrs.


• Hojas tabulares de 14 columnas.


• Hojas de papel milimétrico.

• Juego de geometría.

• Plumín negro punto fino.

• Marcatexto.

• Calculadora.

• Máquina de escribir ó

computadora con procesador de

textos graficador


Procedimiento


1. Elaborar informe mensual de compras de materia prima directa, por cada uno de los 12 meses del ejercicio, en unidades y pesos.

2. Efectuar informe anual de compras de materia prima directa, en unidades y pesos. 3. Realizar informe mensual de compras por proveedor, por cada uno de los 12 meses del ejercicio en unidades y

pesos. 4. Elaborar informe anual de compras por proveedor, en unidades y en pesos. 5. Trazar las gráficas del informe mensual de compras de materia prima de los tres meses de mayor monto, del

informe anual de compras de materia prima, y del informe anual de compras por proveedor. Elaborar informe escrito de la práctica que incluya:


Separar los residuos recuperables tales como hojas de papel, cartuchos de tonner.



Elaboración de informes de compras.

Nombre del alumno: Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en el

desempeño del alumno mediante la observación del mismo. De la siguiente lista marque con una aquellas observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño

Desarrollo Sí No No Aplica Aplicó las medidas de seguridad e higiene.

• Limpió el área de trabajo. • Evitó la manipulación de líquidos y alimentos cerca de los documentos de trabajo.

1. Aplicó las medidas de seguridad e higiene correctamente. . 2. Elaboró correctamente informe mensual de compras de materia prima. 3. Elaboró correctamente informe anual de compras de materia prima. 4. Elaboró correctamente informe mensual de compras por proveedor. 5. Elaboró correctamente informe anual de compras por proveedor. 6. Elaboró correctamente las gráficas del informe mensual de compras de materia

prima.

7. Elaboró correctamente informe escrito de la práctica. Utilizo las hojas por ambas caras y las de desecho colocarlas en el recipiente destinado para su posterior envió a reciclaje.

Observaciones:

PSP:




Resumen

En cada departamento de la empresa es importante que se consideren lineamientos de entrada y salida de productos, cuyo movimiento esté soportado por un documento que avale cada situación que se presente, como lo es la tarjeta de control, que se encarga de llevar un orden en cuanto a las compras, la materia prima, los precios, y las condiciones de pago establecidas con los proveedores, cuyo pago, sea mediante documento o en efectivo, se respalda siempre con papelería contable de la empresa. Estos documentos serán la fuente de una serie de reportes que utilizará la empresa para el registro, seguimiento y evaluación de todas sus funciones.


1. ¿Por qué es importante que exista una tarjeta de

control de compras? 2. ¿Qué significa una tarjeta de control? 3. ¿Qué información debe contener la tarjeta de

control? 4. ¿Qué especificaciones se controlan de los

materiales? 5. ¿Qué se debe revisar en una compra por contrato? 6. ¿Cómo se controla a las requisiciones? 7. ¿Cómo beneficia el establecimiento de una orden

de compra? 8. ¿Cuáles son los registros simplificados de las

compras de material? 9. ¿Quiénes son los reguladores de la compras? 10. ¿Cuáles son los métodos mas utilizados en la

evaluación? 11. ¿Qué otros métodos sea poya el departamento de

compras para hacer evaluaciones? 12. ¿ Cuántos tipos de informes aplica el departamento

de finanzas


PLANEACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN DE COMPRAS


RESULTADO DE APRENDIZAJE 3.1. Identificar los planes de compras de acuerdo con su proceso claramente. 3.1.1. Proceso de Compras • Planeación El proceso de compras ocupa una posición importante en la mayor parte de las organizaciones, ya que las partes, componentes y suministros adquiridos por lo general representan 40 a 60% del valor de las ventas de un producto final. Esto significa que las reducciones del costo relativamente pequeñas obtenidas en la adquisición de materiales pueden tener un gran impacto en las utilidades que mejoras similares en otras áreas de costos‐ventas de la organización. Esto se conoce como principio de apalancamiento. El efecto de apalancamiento sobre los activos también ilustra la importancia del proceso de compras. Además de incrementar utilidades, los menores precios de compra disminuyen la base de activos para la empresa. Esto da por resultado un rendimiento sobre los activos que es desproporcionadamente mayor que el nivel de reducción de precio. Algunas de las estrategias utilizadas pueden resumirse en los siguientes cuatro puntos: • Renegociación de contratos. Enviar a los proveedores

cartas solicitando reducciones de precio de 5% o más; volver a licitar los contratos de quienes se nieguen a reducir costos.

• Ofrecer ayuda. Enviar equipos de expertos a las plantas de los proveedores para ayudarles o reorganizar y sugerir otros cambios que eleven la productividad; trabajar con los proveedores para hacer las partes más simples y baratas de producir.

• Mantener la presión. Para asegurarse que las mejoras continúan, fijar objetivos anuales generalizados de reducción de costos, por lo general de 5% o más por año.

• Reducir proveedores. Reducir el número global de proveedores, en ocasiones hasta 80%, y estimular las compras de aquellos que permanecen mejorando sus economías de escala.

• Pronóstico Las cantidades adquiridas así como el momento en que se adquieren afectan a los precios que se pagan, a los costos de transportación y a los costos de manejo de inventario. Una estrategia es comprar sólo para cumplir con los requerimientos a medida que éstos se presentan. Esta es la estrategia justo a tiempo, también denominada como compras al día. • Presupuesto Cuando un artículo estándar tiene un patrón de precio estacional razonablemente predecible, participar en una estrategia mixta de compra al día y compra anticipada puede dar por resultado un menor precio promedio que sólo con las compras al día. La compra anticipada es el acto de adquirir en cantidades que exceden los requerimientos actuales pero no más allá de los requerimientos futuros previsibles. Descuentos por cantidad.‐ El agente de compras con frecuencia es alentado para que compre en grandes cantidades. Los proveedores pueden ofrecerle menores precios si se adquieren cantidades mayores, ya que los proveedores se benefician de las economías de escala y transfieren algunos de los beneficios a los compradores mediante incentivos de precio. Hay dos formas populares de incentivos de precio: la incluida y la no incluida. El plan de incentivo de precio de descuento por cantidad incluida es aquel donde se ofrece un menor precio para cantidades recompra progresivamente mayores, que aplica a todas las unidades adquiridas. Promedio monetario. Para que la compra anticipada sea efectiva, se requiere que los patrones estaciónales de precio sean razonablemente estables y predecibles. Para lograr el mismo objetivo de compra más bajo que con la compra anticipada, se puede utilizar el promedio monetario. Compra por trato específico.‐ Es muy común que los proveedores ofrezcan ocasionales descuentos de precio con el propósito de promover su negocio o de despejar su exceso de inventario. El agente de compras del comprador enfrenta la cuestión de cuánto comprar si el descuento parece atractivo. Compra por contrato.‐ Un comprador quisiera negociar el mejor precio posible pero no tomar toda la cantidad


de entrega en una sola ocasión. Por tanto, el comprador ofrece comprar una cantidad de unidades dada o una cantidad monetaria en el tiempo. Este contrato puede ser para un artículo específico o para una variedad de artículos cubiertos. Bajo un contrato general. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Científico‐teóricas El proceso de compras esta regido por la planeación, el pronóstico y los presupuestos que son la parte esencial para que una empresa realice adecuadamente sus adquisiciones de materia prima. 3.1.2. Período Presupuestal • Presupuesto de Ingresos El cómputo anticipado de los ingresos, es el primer paso en la implantación de todo programa presupuestal, en los organismos privados, ya que este renglón es el que proporciona los medios para poder llevar a cabo, las operaciones de la negociación. El presupuesto de Ingresos está formado por los siguientes presupuestos: ♦ Presupuesto de Ventas ♦ Presupuesto de Otros Ingresos Presupuesto de Ventas Antiguamente las ventas estaban consideradas y supeditadas a la habilidad y a la viveza de los vendedores; pero en la actualidad, con motivo de técnicas científicas aplicadas en la administración, como loes en este caso la enorme gama integradle la mercadotecnia; ha desaparecido ese aspecto aleatorio, para dar lugar a especulaciones con mayor o menor precisión en los resultados; tan es así, que para poder determinar el Presupuesto de Ventas, se han encontrado en nuestros días, procedimientos diversos que sirven para prever casi en forma acertada las ventas, obtenidas por la experiencia lograda a través de los años, por la aplicación de técnicas de administración científica, y por las situaciones generales y particulares,

que ayudan a la predeterminación de las mismas, como puede ser el “Lote Económico”, todos ellos son factores de diversos caracteres que marcan los procedimientos para el logro del Presupuesto de Ventas, dichosa factores son: ♦ Específicos de Ventas ♦ De Fuerzas Económicas Generales, y ♦ De Influencias Administrativas. A) Factores Específicos a) De ajuste. Se refieren a aquellos factores por causas

fortuitas o de fuerza mayor, accidentales, no consuetudinarios, que influyen en la predeterminación de la venta. Estos pueden ser: ♦ De Efecto perjudicial ♦ De Efecto saludable

b) De cambio. Se refieren a aquellas modificaciones que van a efectuarse, y que desde luego influirán en las ventas, tales como: ♦ Cambio de material, de productos, de

presentación, rediseños, etc. ♦ Cambio de producción, adaptaciones de

programas de producción, mejorando las instalaciones de la empresa, etc.

♦ Cambio de mercados, teniendo éstos como finalidad el estudio de la variación de moda, de la actividad económica, el desplazamiento de industrias, etc.

♦ Cambio de los métodos de venta, se logra, mejorando los precios, los servicios, la publicidad o aplicando mejores sistemas de distribución en los renglones referentes a las comisiones y las compensaciones.

B) Fuerzas Económicas Generales Representan una serie de factores externos que influyen en las ventas; estos factores son un estado de situaciones, y no de algo preciso, de los cuales se habla en términos cualitativos, surgiendo el problema cuando se hace referencia a términos cuantitativos. C) Influencias Administrativas A diferencia del anterior, el presente factor es de carácter interno de la Entidad Económica; refiriéndose a las decisiones que deben tomar los dirigentes de dicha Entidad, después de considerar los factores específicos


de ventas y las fuerzas económicas generales, y que desde luego repercuten en forma directa en el presupuesto de ventas por formular. D) Presupuesto de Ventas en Unidades y Valores Generalmente el Presupuesto de Ventas es el eje de los demás presupuestos, por lo que debe primeramente, cuantificarse en unidades, en especie, por cada tipo o línea de artículos y una vez afinado o depurado, entonces se procede a su valuación, de acuerdo con los precios del mercado, regidos por la oferta y la demanda, o cuando no sea así, por el precio de venta unitario determinado, con lo cual se tiene el monto de ventas en valores monetarios. E) Fórmula PV = Presupuesto de Ventas V = Ventas del Año Anterior F = Factores Específicos de Ventas a = Factores de Ajuste b = Factores de Cambio c = Factores Corrientes de Crecimiento. E = Fuerzas Económicas Generales (% estimado de realización, previsto por economistas) A = Influencia Administrativa (% estimado de realización por la administración de la empresa) Pv = [(V + F) E] A Fórmula del Presupuesto de Ventas Presupuesto de Otros Ingresos Se refiere a ingresos propios y ajenos, que no son los normales, no consuetudinarios, o sean los accesorios que tiene una entidad, como:

a) Préstamos y operaciones financieras, en los que se integran aspectos bancarios, refaccionarios, de habilitación y avío, emisión de obligaciones, hipotecarios, etc.

b) Aumentos de capital, por entregas en efectivo, etc.

Es común que se encuentre dentro de este presupuesto, lo referente a otras ventas, que por cierto tienen las mismas características de no ser básicas, propias, normales, y características; entre éstas se encuentran las ventas de inversiones a más de una año, de desperdicios, desechos, etc. • Presupuesto de egresos Está integrado por: ♦ Presupuesto de inventarios, producción, Costo de

Producción y Compras. ♦ Presupuesto de Costo de Distribución y

Administración: • Gastos de Venta, y • Gastos de Administración.

♦ Presupuesto de Impuesto sobre la Renta, ♦ Presupuesto de Aplicación de Utilidades ♦ Presupuesto de Otros Egresos, y ♦ Presupuesto de Inversiones a más de un Año. Presupuestos de Inventarios, Producción, Costo de Producción y Compras Presupuesto de Inventarios Una vez predeterminadas las ventas, cuyo presupuesto es un elemento indispensable en la formulación del programa de trabajo, de casi todas las demás funciones de la empresa, es necesario presupuestar la producción de artículos en cantidad suficiente para cubrir la demanda requerida en el Presupuesto de Ventas. Para formular el Presupuesto de Producción, es indispensable predeterminar la existencia necesaria para cubrir en forma eficiente, las ventas precalculadas. Un inventario excesivo ocasionaría gastos innecesarios, derivados del manejo y almacenamiento de inversiones ociosas, pago de seguros, interese, obsolescencia, etc. Por otra parte, un inventario insuficiente daría lugar a demoras en el despacho de pedidos y por ende, baja en las ventas. Se deduce que es imperioso determinar el inventario adecuado, para lo cual es recomendable considerar varios factores, como la duración del periodo de


producción y la fluidez de la fabricación, de tal forma que al mantener un ritmo en la producción, se provean las cantidades suficientes de inventarios para surtir, de manera correcta los pedidos y evitar la acumulación excesiva de existencia, en la época de poca demanda. Para medir la eficiencia de la operación mencionada, se puede utilizar el procedimiento denominado Rotación de Inventarios, que es una medida de análisis para determinar las veces que los inventarios en existencia han dado vuelta en relación con las ventas, de tal manera que cuanto mayor sea la rotación, menor será la cantidad de capital de trabajo necesario, y acaso sea mayor la utilidad de operación en relación con el capital invertido. Presupuesto de Costo de Distribución Comprende las operaciones habidas desde que el producto fue fabricado, hasta que es puesto en manos del cliente; por lo pronto, integra los gastos que corresponden a las erogaciones por remuneración a vendedores, gastos de oficinas de ventas, publicidad u propaganda, gastos de transporte, gastos de almacén de artículos sujetos a la venta, etc. La forma mecánica de manejar dichos gastos puede ser a través de un rayado, en que se clasificarán los conceptos en constantes (fijos y regulados) y variables (en relación con las ventas) con una columna para presupuesto anual, otra para presupuesto mensual, y otra más para registrar los gastos históricos que refleje la contabilidad, con columnas para la obtención de diferencias. Presupuesto de Publicidad, Propaganda y Aspectos afines. Es el conjunto de medios necesarios para despertar el interés de los consumidores en potencia y crearles hábitos de compra a través de mensajes, impacto que produzca la presentación del producto, beneficios que ofrezca, calidad, etc. Utilidad.‐ La publicidad, la propaganda, etc., representan uno de los medios de que se valen comerciantes e industriales, para hacer llegar sus productos al consumidor, en coordinación con los demás recursos con que cuentan las empresas con objeto de aumentar sus ventas.

Elaboración de “El Presupuesto”.‐ Para la preparación del Presupuesto de Publicidad, de Propaganda, etc., es necesario conocer la cantidad de dinero que se le haya destinado, con el fin de poder hacer la estimación de los objetivos a alcanzar, y los medios para lograrlos. La elaboración de este presupuesto se puede llevar a cabo siguiendo los métodos más conocidos; pero ocupando el que más se acomode a las exigencias de cada empresa, entre los cuales se citan: porcentaje fijo sobre ventas, empuje publicitario de la competencia, objetivos a alcanzar, básicamente. El presupuesto de la Publicidad, la Propaganda, Aspectos Afines, y la Mercadotecnia La influencia de la Publicidad, la Propaganda, la Mercadotecnia y aspectos afines en este tipo de presupuestos normalmente es grande, por lo que se hace necesario establecer un programa general de Publicidad, Mercadotecnia, etc., en virtud de que empieza respecto a la planeación con el consumidor, retrocediendo hasta la fabricación del producto, utilizando la investigación de mercado, la publicidad, la venta directa, la promoción de ventas, y demás puntos concomitantes. Presupuesto de Gastos de Administración En este presupuesto, se incluyen aquellos gastos que se derivan directamente de las funciones de dirección y control de las diversas actividades de la empresa, su contenido es tan amplio que la determinación de su naturaleza dependerá de la organización interna y del medio en que se desarrolle cada empresa en particular. Presupuesto de Impuesto sobre la Renta La preparación de este presupuesto es sumamente sencilla, pues es suficiente tomar como base para su cálculo los resultados predeterminados que se derivan de los presupuestos de ventas y de costos, para aplicar las tarifas en vigor a la fecha de su realización. Presupuesto de Aplicación de Utilidades Con base en las utilidades presupuestadas, resulta importante la elaboración de un presupuesto de aplicación de las mismas, de acuerdo con los planes


proyectados y los datos derivados de los demás presupuestos formulados, tales como planes de expansión a largo plazo, presupuesto de inversiones, etc. Presupuestos de otros Egresos La proyección de actividades de naturaleza distinta a las operaciones normales de la empresa, que en un momento hayan sido presupuestadas, con el fin de coadyuvar a la realización de los fines de la misma, o bien, por aspectos meramente convencionales, puede dar lugar a la elaboración de un presupuesto para el control de los egresos de esas operaciones particulares, que generalmente son de bajo monto. • Presupuesto de inversiones Presupuesto de Inversiones a más de un Año. Este presupuesto reviste singular importancia, por las necesidades presentes y futuras que deben ser previstas, en función del plan de operación a corto y a largo plazo, que en un momento dado pueden ser cuantiosas, sobre todo en aquellas industrias, cuyas inversiones fijas representan la mayor parte de la inversión total, tales como de extracción, de servicios públicos, etc. Tiene como objetivo fundamental, la correcta planeación y el estudio racional de los factores que intervienen en la decisión de realizar dichas inversiones, tales como urgencia y necesidad, de acuerdo con los planes de expansión, avance en el aspecto tecnológico, etc., épocas de realización, fuentes de financiamiento, así como administración de los fondos y su disponibilidad. Tal estudio deberá comprender: el análisis de las propiedades presentes, las condiciones de los Derechos a Más de un Año actuales, la planificación de las instalaciones, el aspecto operacional; el estudio económico que comprenda las tendencias del mercado, las fluctuaciones monetarias, la capacidad adquisitiva de la población, etc., la influencia gubernamental en el campo industrial, impositivo, política de precios y restricciones; la planeación a largo plazo de las operaciones y la recuperación de la inversión. Otros aspectos que deben considerarse, derivados del estudio anterior, son principalmente: el monto de la

inversión, en cuanto que ésta no deba afectar el equilibrio entre capital de trabajo y capital de operación, que estructuran ala empresa; la debida relación entre las inversiones, volumen de operaciones y resultados proyectados; la adecuada evaluación de la reducción de costos de operación, cuando la inversión obedece a cambios en la tecnología; la satisfacción de las necesidades de producción y venta, etc., así como la planeación correcta del origen de los fondos, mediante el establecimiento de política de adquisición de préstamos, créditos, aumentos de capital, emisión de obligaciones, etc. PARA CONTEXTUALIZAR CON:


Dentro de cada periodo presupuestal que la empresa fije, para que esta sea evaluada en todo lo concerniente a cada uno de los presupuestos que estén involucrados en este periodo. RESULTADO DE APRENDIZAJE 3.2. Elaborar presupuestos de compras de acuerdo con la técnica establecida. 3.2.1. Presupuesto de consumo de materia prima y materiales • Concepto Con base en los volúmenes establecidos de los inventarios iniciales y finales de productos terminados, al efectuar el presupuesto de producción en unidades; y una vez el costo de los inventarios iniciales, se procederá a valorizar los inventarios finales, de acuerdo con los valores que sirvieron de base para obtener el Costo de Producción, Presupuestado.


• Finalidad Presupuesto Financiero Comprende el Presupuesto de Caja (origen y aplicación de recursos), y toda la serie de operaciones de tipo financiero en que no interviene la caja, como puede ser un trueque, un intercambio, etc. El Presupuesto Financiero, de acuerdo con su naturaleza, tiene mayor alcance que el Presupuesto de Caja, ya que éste está integrado a aquél, y su objeto es pronosticar y controlar todos los elementos que forman la Posición Financiera (Balance). También permite calcular el efecto que producirán los movimientos sobre caja y los bancos, y realimentar la toma de decisiones, todo ello referido siempre a la estructura financiera o cuestiones accesorias como lo es el fondo de operación, o sea, el capital invertido en bienes que pueden ser la planta, la maquinaria, el equipo y los inventarios. . De acuerdo con lo anterior se puede concluir, que el Presupuesto Financiero no es lo mismo que el Presupuesto de Caja, aun cuando éste último representa un alto porcentaje del primero. Presupuesto de Caja Está constituido por saldos disponibles en caja y bancos, inversiones temporales de fácil realización, estimaciones de dinero o recibir, de acuerdo con la política de crédito y los hábitos de pago de los clientes, así como con desembolsos que deberán hacerse, de acuerdo con la política de crédito y los hábitos de pago de los clientes, así como los desembolsos que deberán hacerse, de acuerdo con las políticas financieras. Respecto a los Ingresos a) Conocer la estimación correcta de los cobros, de

acuerdo con las políticas de crédito establecidas. b) Precisar el financiamiento exterior, de conformidad

con los planes elaborados. c) Palpar el cumplimiento de las decisiones tomadas,

en relación a los aumentos de capital, las emisiones de obligaciones, etc.

d) Procurar la obtención de líneas de crédito, para el descuento de documentos.

Respecto a los Pagos Decisión sobre la forma de pagos a) Procurar el cumplimiento oportuno de las

obligaciones regulares, por pagos de sueldos y salarios, ciertos servicios como el agua, la luz, los alquileres, etc., incluso puede hacerse para dividendos por pagar.

b) Pretender el establecimiento de las provisiones necesarias, para el cumplimiento de obligaciones derivadas del logro de otros presupuestos.

c) Fijación de políticas de pagos, por créditos de proveedores, en concordancia con la rotación de cuantas por cobrar y plazo medio de cobranza.

d) Estimar los gastos que puedan preverse, como resultado del cumplimiento de otros presupuestos.

e) Economías por pagos anticipados, ya que el descuento por ese concepto, es superior a una tasa de interés sobre un préstamo normal.

El capital invertido en operaciones de producción y ventas, generalmente permite mayor utilidad, por lo que debe reducir el momento de efectivo y aumentar los derechos a más de un año. Escoger el momento adecuado para elegir aumento de capital, emisión de acciones, créditos, etc. Los pronósticos del efectivo por meses, semanas, y días, permiten determinar el saldo disponible para inversiones a corto plazo. Realización coordinada de cobros y pagos. • Documentación fuente Es aquel que sirve de base para el registro de una operación o asiento contable es decir es aquel del que se toman datos de un documento, el cual es el escrito con el que se prueba, se acredita o se hace constar un acto o cosa. PARA CONTEXTUALIZAR CON:



Al realizar una compras la empresa debe aplicar un proceso el cual debe estar controlado y registrado para cualquier situación que se presente y de acuerdo a como este establecido por parte de la organización. 3.2.2. Tipos de Presupuesto El presupuesto se define como la “formulación de los planes para un futuro periodo, dado en términos numéricos”. Como se podrá observar, los presupuestos forman parte de la planeación y representan la cristalización financiera anticipada de los recursos y necesidades de una empresa. Los presupuestos caen dentro de la planeación como base de medición en la actuación real de la empresa, pues sin ellos no se tendrá una medida de comparación que permita evaluar los resultados. Por lo tanto la formulación y aplicación de los presupuestos proporcionan: ♦ Establecimiento de controles financieros. ♦ Instrumento de medición de esfuerzos en la

actuación de las diversas áreas integrantes de la empresa.

♦ Posibilidad de evaluación de resultados, que permitan detectar desviaciones a lo planeado y determinar medidas de corrección.

Dentro del área de compras los presupuestos se pueden clasificar en: ♦ Presupuesto de operación de la gerencia de Compras ♦ Presupuesto de compras de materiales o partes. Presupuesto de Operación El presupuesto de operación de la gerencia de compras se refiere a las estimaciones de gastos a efectuar, necesarios para llevar a cabo la operación normas de la misma y comprende entre otros los siguientes conceptos:

♦ Sueldos ♦ Tiempo extra ♦ Gastos de Representación ♦ Gastos de Viaje ♦ Comunicación (teléfono, telégrafo, télex, etc.). ♦ Papelería y artículos de escritorio ♦ Mobiliario y Equipo ♦ Suscripciones ♦ Cursos de entrenamiento, etc.

• Presupuesto de inventario de materia prima Dentro de este presupuesto se incluyen todas aquellas partidas que vienen a constituir el costo de los ensambles o partes principales, esto es, materia prima, mano de obra directa, gastos indirectos y gastos de operación. La base para el desarrollo del presupuesto se lleva a cabo de la siguiente forma: ♦ Presupuesto de producción ♦ Explosión de compras. Piezas por volumen ♦ Comparación contra el empleado en el año anterior ♦ Revisión del resultado comparado con los puntos

anteriores ♦ Clasificación de los materiales a comprar ♦ Análisis del incremento del costo (materiales, mano

de obra, gastos indirectos, etc.) de acuerdo al modelo inflacionario

♦ Determinar los materiales vivos de sobrantes de producción del año anterior

♦ Recálculo del volumen real a comprar ♦ Determinación del presupuesto.

• Presupuestos globales y analíticos de consumo de

materia prima La formulación del presupuesto general de operación comienza en el Departamento de Ventas debido a la importancia que éste representa para la producción, las compras y las finanzas. Para que este presupuesto proporcione la ayuda que se requiere a los presupuestos de producción, Compras y Finanzas, es necesario que el total de las Ventas sea expresado:


1. En Unidades de artículos 2. En Unidades Monetarias Además, el presupuesto de ventas debe aparecer repartido en periodos de tiempo, debido a que en esta forma facilita grandemente tanto la programación de producción como la de Compras. Presupuesto de Producción En cuanto a importancia este es el presupuesto que sigue inmediatamente después del de Ventas del cual depende. El calendario de Producción se establece directa y fundamentalmente a partir del monto de ventas fijado, el cual se expresa en unidades de artículos y unidades monetarias por períodos de tiempo; como parte de este presupuesto se elabora el calendario de producción correspondiente. Exposición sobre el presupuesto de Compras. Este presupuesto funcional se divide en dos tipos de presupuestos, que son: Presupuesto de gastos del departamento.‐ Consiste en estimar cuánto costará la actuación del departamento en el periodo presupuestario. Como subdivisión de este primer presupuesto de Compras contamos con las siguientes partidas:

I. Gastos por concepto de sueldos II. Gastos por concepto de suministros y de

operación, tales como viajes y comunicaciones.

• Presupuesto de inventario de materiales Consiste en la estimación e las cantidades y de los costos por concepto de materias primas, partes y herramientas. La base de este presupuesto de materiales de encuentra fundamentalmente en las necesidades de producción, las que permiten establecer la estimación de las cantidades requeridas dentro del periodo del presupuesto y según se haya estimado en el presupuesto de ventas.

Los materiales se dividen en:

I. Materiales directos II. Materiales indirectos

Materiales directos son los que se convierten en componentes del proceso de producción. Materiales indirectos o auxiliares son aquellos que básicamente auxilian o prestan un servicio al procesote Producción y consisten principalmente en suministros. Tomando en consideración los conceptos de materiales directos, indirectos o auxiliares y considerando también las necesidades de producción se determinará la cantidad que se deberá adquirir de uno y otro tipo de material, los precios y vencimientos de pago. La división del presupuesto de Compras en presupuesto de gastos del departamento y presupuesto de materiales tiene las siguientes finalidades: I. Cooperar más eficazmente con Producción, en tal

forma que no interrumpa su continuidad. II. Cooperar más eficazmente con Ventas, en tal

forma que siempre preste inmejorable servicio a nuestra clientela.

III. Procurar ahorro en los costos. IV. Cooperar en la obtención de mayores utilidades.

Esta ventaja es consecuencia de haber logrado la ventaja numero III

V. Auxiliar a Producción en el control de existencias de materiales.

VI. Mantener equilibrio en los precios unitarios PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Tecnológicas Cada uno de los presupuestos que conforman el desarrollo de la organización, de ellos depende el manejo de la parte económica, para que esta subsista; no se debe dejar de contemplar que solo así puede permanecer en el mercado, bajo un estricto control y registro de sus compras. Competencias Científico‐teórica Al llevarse acabo estos tipos de presupuestos, es para que la empresa se mantenga a niveles los cuales se


beneficien mutuamente (empresa‐obrero), y se logre así un equilibrio empresarial. Competencias Lógicas Cada etapa del proceso de administración; se aplica a el departamento de compras para que este funcione adecuadamente y se logren los mejores beneficios que a la empresa le convienen a largo plazo.


Prácticas y Listas de Cotejo

Unidad de aprendizaje 3 Práctica número: 6 Nombre de la práctica: Aplicación de los factores que influyen en la

determinación del precio.

Propósito de la Práctica Al finalizar la práctica el alumno, aplicará los factores que influyen en la determinación del precio de acuerdo al valor comercial y la mercadotécnica y Marketin del producto para hacerlo competitivo en un mercado globalizado que genera productos volátiles

Escenario Campo‐


Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta • Hojas blancas • Lápiz o bolígrafo • Tarjeta de control




• Limpiar el área de trabajo. NOTA: El PSP dará la información necesaria para la realización de la práctica o en su caso, el PSP o plantel gestionaran la vista a una empresa para la realización de la práctica y solicitaran que la empresa proporcione la información necesaria para la realización de la misma.

1. Realizar la determinación de precios considerando los siguientes factores o variables:

• Descripción de los costos fijos. • Descripción de los costos variables. • Utilidad esperada por unidades vendidas. • Número de unidades mínimas a vender para alcanzar el punto de equilibrio. • Precios del mercado. • Otras variables a considerar.

2. Entregar la determinación de precios. 3. Separar los residuos recuperables 4. Disponer de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados


Lista de cotejo de la práctica número 6: Aplicación de los factores que influyen en la determinación del precio Nombre del alumno: Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en el


Desarrollo Si No No


• Limpió el área de trabajo. 1. Realizó la determinación de precios considerando los siguientes factores o

variables:

2. Entregó la determinación de precios. 3. Separó los residuos recuperables 4. Dispuso de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados Observaciones:

PSP:

Hora de inicio: Hora de término:

Evaluación:


Unidad de aprendizaje: 3 Práctica número: 7 Nombre de la práctica: Elaboración de presupuestos de compras. Propósito de la práctica: Al término de la práctica, el alumno elaborará presupuestos de compras mediante el

análisis de información generada por la empresa. Escenario: Empresa mediana o




columnas.


• Marcatextos.

• Folders.

• Broches.

• Perforadora.

• PC, o

• Máquina de escribir


Procedimiento

Aplicar las medidas de seguridad e higiene. 1. Elaborar Presupuesto Global Anual de Consumo de Materia Prima, en unidades y valores. 2. Elaborar Presupuesto Analítico por mes de Consumo de Materia Prima, en unidades y valores. 3. Elaborar Presupuesto Global Anual de Compras de Materia Prima, en unidades y valores. 4. Elaborar Presupuesto Analítico por mes de Compras de Materia Prima, en Unidades y valores (uno por cada tipo de

materia prima). 5. Elaborar Presupuesto Sumario por mes de Compras de Materia Prima e IVA acreditable. 6. Elaborar informe escrito de la práctica que incluya:





Formalización de asociaciones y sociedades civiles y extranjeras




1. Aplicó las medidas de seguridad e higiene correctamente. . 2. Elaboró correctamente el presupuesto global anual. 3. Realizó correctamente el presupuesto analítico por mes. 4. Efectúo el presupuesto global anual 5. Desarrolló el presupuesto analítico por mes. 6. Elaboró correctamente el presupuesto sumario por mes. 7. Elaboró correctamente informe escrito de la práctica Utilizo las hojas por ambas caras y las de desecho colocarlas en el recipiente destinado para su posterior envió a reciclaje.

Observaciones:

PSP:




Unidad de aprendizaje: 3 Práctica número: 8 Nombre de la práctica: Elaboración de un reporte de antigüedad de saldos. Propósito de la práctica: Al término de la práctica, el alumno elaborará informes de saldos, de acuerdo con las

políticas establecidas. Escenario: Empresa mediana o

grande Duración: 5 hrs.

Materiales Maquinaria y equipo Herramienta• Bibliografía.

• Hojas blancas tamaño carta.

• Hojas tabulares.

• Lápiz.

• Goma de borrar.

• PC


• Calculadora.


Procedimiento


• Limpiar el área de trabajo. • Evitar la manipulación de líquidos y alimentos cerca de los documentos de trabajo.

Elaborar en equipos, un guión de entrevista a personal directivo del área de crédito y cobranza, para la obtención de datos sobre informes y reportes de saldos. Entrevistar al personal directivo del área de crédito y cobranzas.

1. Elaborar los cuadros o formatos con las columnas y renglones necesarios para registrar la información sobre

informes y reportes de saldos que contengan lo siguiente: Del encabezado: • Título o denominación del informe o reporte. • Período que comprende el informe o reporte. • Área responsable de la elaboración del informe o reporte. • Área que genera el reporte. • Nombre y cargo del responsable. • Fecha de elaboración del reporte.

Del contenido: • Importe de saldos vencidos por unidad de tiempo. • Importe de saldos por vencer por unidad de tiempo.

2. Registrar en el formato la información recabada en la entrevista. 3. Determinar los saldos. 4. Establecer los índices correspondientes. 5. Elaborar las gráficas. 6. Interpretar los resultados. 7. Elaborar informe de saldos. 8. Elaborar un informe escrito de las prácticas realizadas que incluya:

• Formatos o cuadros. • Índice de deudores. • Gráficas. • Conclusiones.




Elaboración de un reporte de antigüedad de saldos.




1. Elaboró guión de entrevista. 2. Aplicó el guión de entrevista. 3. Elaboró formatos para registro de la información.4. Registró en el formato la información recabada en la entrevista.5. Determinó los saldos. 6. Estableció los índices correspondientes. 7. Elaboró las gráficas. 8. Interpretó los resultados. 9. Elaboró informe de saldos. 10. Elaboró el informe de la práctica. Utilizo las hojas por ambas caras y las de desecho colocarlas en el recipiente destinado para su posterior envió a reciclaje.

Observaciones:

PSP:




Unidad de aprendizaje: 3 Práctica número: 9 Nombre de la práctica: Elaboración de un reporte de cobranza. Propósito de la práctica: Al finalizar la práctica, el alumno elaborará i reportes de cobranza de acuerdo con las

políticas establecidas para su control y administración. Escenario: Empresa mediana o



• Bibliografía.

• Hojas blancas tamaño carta.

• Hojas tabulares.

• Hojas cuadriculadas.

• Lápiz.

• Goma de borrar.

• PC


• Calculadora.


Procedimiento

Aplicar las medidas de seguridad e higiene. • Limpiar el área de trabajo. • Evitar la manipulación de líquidos y alimentos cerca de los documentos de trabajo.

1. Elaborar por equipos, un guión de entrevista a personal directivo del área de crédito y cobranza, para la obtención de datos sobre informes y reportes de cobranza.

2. Entrevistar al personal directivo del área de crédito y cobranza. 3. Elaborar los cuadros o formatos con las columnas y renglones necesarios para regular la información sobre cobranza

que contenga lo siguiente: Del encabezado: • Título o denominación del informe o reporte. • Período que comprende el informe o reporte. • Área organizacional que comprende el informe o reporte. • Área que genera el reporte. • Nombre y cargo del responsable de la elaboración del informe o reporte. • Fecha de elaboración del reporte.

Del contenido: • Monto de cobranza global mensual. • Pronóstico global mensual de cobranza semanal. • Pronóstico analítico mensual de cobranza semanal. • Monto de cobranza diaria pronosticado. • Monto de cobranza diaria realizada. • Auxiliar cuentas por cobrar por cliente. • Gráficas y estadísticas de cobranza. • Presupuesto anual de crédito y cobranzas.

4. Registrar en el formato la información recabada en la entrevista. 5. Establecer la cobranza realizada. 6. Establecer los índices correspondientes. 7. Elaborar las gráficas. 8. Interpretar los resultados. 9. Elaborar informe de cobranza. 10. Elaborar informe escrito de la práctica realizada que incluya:

• Costos. • Índices. • Gráficas. • Conclusiones.




Elaboración de un reporte de cobranza.



Desarrollo Sí No No Aplica

Aplicó las medidas de seguridad e higiene. • Limpió el área de trabajo. • Evitó la manipulación de líquidos y alimentos cerca de los documentos de trabajo.

1. Elaboró guión de la entrevista. 2. Aplicó guión de entrevista. 3. Elaboró los cuadros o formatos señalados.4. Registró la información obtenida. 5. Estableció la cobranza realizada. 6. Estableció los índices correspondientes. 7. Elaboró las gráficas. 8. Interpretó los resultados. 9. Elaboró el informe de cobranza. 10. Elaboró el informe de la práctica. Utilizo las hojas por ambas caras y las de desecho colocarlas en el recipiente destinado para su posterior envió a reciclaje.

Observaciones:

PSP:




Resumen

El proceso de compras, da apoyo a las otras áreas que

conforman la empresa mediante el principio del

apalancamiento que es una estrategia que todas las

empresas utilizan como apoyo para realizar una compra

anticipada, en donde se contempla el presupuesto de

costo de distribución así como el apoyo al

departamento de mercadotecnia como parte del

departamento de ventas al cual se contempla como uno

más de los departamentos que apoyan al departamento

de compras.


1. ¿Cuáles son las estrategias más importantes del

departamento de compras?

2. ¿Qué es una compra anticipada?

3. ¿Qué integra el presupuesto de costo de

distribución?

4. ¿Cuáles son los aspectos afines del presupuesto de

publicidad y propaganda?

5. ¿Bajo que métodos se elabora el presupuesto?

6. ¿Cómo está constituido el presupuesto de caja?

7. ¿Qué comprende el presupuesto financiero?

8. ¿Cuál es la forma de decisión de pagos? 9. ¿Cómo se le conoce al proceso de compras en otros

departamentos?

10. ¿Cómo se define al presupuesto de compras?

11. ¿Qué comprende el presupuesto de operación?

12. ¿Cómo se dividen los materiales dentro del

presupuesto?


ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS


RESULTADO DE APRENDIZAJE 4.4. Negociar precios, calidad y servicio en los productos a adquirir de acuerdo a las características de la empresa y del mercado. 4.1.1 Descuentos Descuento: es el nombre que se le da a la diferencia que resulta de restar el valor actual, al nominal de una cuenta no vencida. A continuación mencionamos algunos de los descuentos que deben ser base en la negociación y en la búsqueda de mejores condiciones de pago. • Comerciales El sistema de fijación de precios de muchos fabricantes se establece sobre una escala graduada de acuerdo a la clasificación de clientes que hace el fabricante, y sin que tenga que ver la magnitud de un pedido de compra específica. Un descuento comercial generalmente representa la compensación de la Gerencia de Ventas, que asume ciertas funciones distributivas para el cliente. Es decir, los descuentos comerciales comúnmente se conceden con el propósito de proteger un canal de distribución específico, por lo que el fabricante no podrá mejorar el precio si lo vende directamente ya que debe respetar sus convenios con los distribuidores, mayoristas, representantes, etc.; la única forma de negociar la compra directa con el fabricante y que se obtenga alguna mejora en el precio será la de negociar descuentos de pronto pago, descuentos por C.O.D. contra entrega de mercancía, aunque todo esto quedará en la habilidad del comprador para manejar la situación y obtener los objetivos deseados, como son: seguridad en entregas, garantías en precio, información inmediata, etc. • Financieros. Descuento financiero: es el descuento, minoración o rebaja que se le concede o se obtiene según se refiera a ventas o compras por efectuar el pago de contado o con anterioridad al cumplimiento del plazo de vencimiento acordado. Descuentos por volumen

Descuento por volumen: este se basa en la cantidad de pedido solicitado por el departamento de compras quien se encarga de contemplar todo tipo de pedidos según sea la necesidad de la empresa o departamento solicitante; donde son requeridos o no por la empresa a que se reflejen en la factura de entrega del pedido solicitado; ya que esta cuenta se divide en descuentos sobre compras por pronto pago, de las empresas que conforman el grupo de las asociadas y de otras empresas afines a ese ramo comercial. El descuento por cantidad está íntimamente relacionada con la política que observe la compañía en cuanto a inventarios, el costo unitario más bajo realizado mediante la compra por cantidad debe ser balanceado contra la inversión extra y el gasto extra que significa llevar mayores inventarios en el transcurso de un largo periodo, a fin de determinar si el costo unitario más bajo representa un verdadero ahorro Descuento acumulado El descuento acumulado es otro tipo de descuento por volumen y varía en proporción a la cantidad que se compra; sin embargo, en vez de que se compute sobre la base de la magnitud del pedido se base en la cantidad que se compra en el transcurso de un período se basa en la cantidad que se compra en el transcurso de un periodo específico, por lo general, los descuentos acumulados los concede el proveedor como un incentivo para que se continúe favoreciéndole con las compras, ya que entre más compre mayor será el descuento que será bonificado en notas de crédito, especie o documento directo sobre su factura. Condiciones de pago Las condiciones relativas al pago son muy necesarias en el aspecto de compras, ya que es en este renglón donde se refleja lo negociado por el comprador con el proveedor en relación con un presupuesto dado. Es decir, teniendo como base un presupuesto totalmente definido permitirá al comprador efectuar las negociaciones necesarias para obtener las


mejores condiciones de compra‐venta en beneficio de su compañía. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Emprendedora El buen acoplamiento que existe entre la empresa y los proveedores, se verán beneficiados; y se podrá llegar a una mejor negociación en cuanto al pago de servicios y al recibo de materiales. 4.1.2. Procedimiento de Adquisiciones • Normas Son reglas establecidas que la organización hace valer a todo el personal que labora y forma parte de la organización a nivel general, normalmente estas se diseñan o plantean a partir del marco legal del ejercicio de las organizaciones e instituciones en su ámbito estatal y federal. De Comercio Norma de comercio: es el sistema de organización consistente en someter a los procesos productivos, administrativos, etc. A una serie de normas uniformes con vigencia nacional e internacional. De Salud Las normas de salud son establecidas de ley por medio del sector salud al que pertenezca la empresa y con forme a lo establecido en su normatividad; cada una de las empresas que conforma o forme parte de este grupo deberá recatarse a cumplirlas conforme a ley; de donde dependerá el buen servicio a sus derecho habientes conforme lo soliciten. • Leyes De la Oferta Ésta se da siempre y cuando las condiciones objetivas y subjetivas no varíen, la cantidad que se ofrezca de una mercancía varía en proporción directa a su precio; es decir

si el precio aumenta , la cantidad ofrecida también aumenta, si el precio disminuye, la cantidad ofrecida también disminuye. De la Demanda Ley de la demanda: esta se da siempre y cuando las condiciones objetivas y subjetivas no varíen, la cantidad que se demanda en una mercancía por un consumidor individual o por el conjunto de individuos varía en proporción inversa al precio; es decir si el precio aumenta la cantidad demandada disminuye; si el precio desciende, la cantidad demandada aumenta. • Productos El producto: es el fruto o beneficio que se obtiene por la venta de un bien o servicio; como bien material o inmaterial resultante de un proceso económico. El Código Fiscal de la Federación, menciona que LOS PRODUCTOS son productos la contraprestación de los servicios que presta el Estado en sus funciones de derecho privado, así como por el uso, aprovechamiento o enajenación de bienes del dominio privado. Tipos

- Productos Básicos - Productos de Capital - Productos de Inversiones - Productos de Trabajo - Productos Compensadores - Productos en curso - Productos Financieros - Productos Semiterminados - Productos Terminados

Éstos van de acuerdo con el tipo de producto que se trate y conforma a lo que se establezca para cada uno de sus procesos de elaboración así como también las especificaciones que se deben dar para su adquisición y compra desde los materiales hasta el la etapa de acabado de cada uno de los antes productos mencionados con anterioridad, sin dejar de tomar en cuenta que la empresa hace sus propias especificaciones por departamento y a cada una de


las personas que ahí laboran para lograr el buen funcionamiento de los procesos de cada producto. Características Éstas van de acuerdo a cada uno de los artículos o productos que la empresa elabora y de ella depende que sea aceptado como tal en el mercado, que bajo una necesidad fue propuesto y que de acuerdo a estudios realizados por el área de mercadotecnia, será la responsable de la aceptación de los productos existentes así como los nuevos lanzamientos que la empresa haga en su momento par cumplir con las necesidades existentes de su entorno y el buen desarrollo del mercado que exige más y mejores productos para estar a la vanguardia comercial. • Precios Generalmente es el valor expresado en unidades monetarias mediante la entrega de la cual se requiere de un bien o un servicio. Es la relación del cambio existente entre un bien y una unidad monetaria. Mínimo Es el precio establecido por las autoridades administrativas por debajo del cual no se puede comercializar determinados productos en el mercado. Máximo Es el precio establecido por las autoridades administrativas como la cantidad máxima de numerario en la que ciertos productos pueden ser valorados para su comercialización en el mercado. • Crédito Es el precio establecido por la dependencia en la cual se va adquirir el bien o servicio, por medio de la cual se tendrá que beneficiar a la parte que esta adquiriendo el servicio de manera que el producto o servicio brindará un apoyo a todo aquel que lo solicite y que le sea otorgado. • Contado Es el que debe pagarse al momento de recibir el producto o servicio comprado, bajo lineamientos establecidos por

parte del beneficiario a razón de que es en efectivo y con el descuento que se tenga estipulado en ese momento de la compra. Procedimiento Es el método u operación con la que se pretende obtener un resultado que beneficie a la parte interesada; de acuerdo a la forma de actuar de cada uno de los tramites que se tengan que realizar ya sea administrativo o judiciales conforme a lo que se estipule y al tipo de procedimiento de que se trate. Donde llevado a la práctica es la consolidación de la sociedad como productora de un servicio o un producto. Requirente: Solicita al departamento de Compras cualquier material que necesite. Si el material requerido es de emergencia, el requirente deberá escribir la causa de dicha emergencia. El plazo que el requirente solicite para la entrega del material, deberá ser el que realmente necesite. Departamento de Compras. Este procedimiento prevé que en todos los casos el departamento de Compras deberá mantener informado al requirente del avance de sus requisiciones y de cualquier desviación que se pudiera presentar en su curso, con la máxima anticipación posible, para que el requirente pueda tomar las acciones preventivas correspondientes. Compras informará al requirente por escrito, dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha en que se recibió la requisición, la situación de cada una de las compras solicitadas, ya sea que éstas se vayan a realizar normalmente tal como se pidieron o bien, que exista alguna desviación respecto a lo que originalmente solicitó el requirente. El pedido en una compra cuya entrega se pueda hacer dentro del plazo solicitado, deberá ser fincado dentro de los cinco días hábiles siguientes al día en que se recibió la requisición en el departamento de


Compras, quedando establecida la fecha del compromiso de entrega del material. Una copia del pedido deberá ser enviada al requirente de manera que le llegue a más tardar dentro de los diete días hábiles siguientes al día en que se recibió la requisición en el departamento de Compras. En el pedido aparecerá la fecha compromiso de entrega del material. Cuando el departamento de Compras tenga la seguridad de que coexiste ninguna de las dos alternativas mencionadas, aceptará el retraso al proveedor y después elaborará un aviso de cambio informando esta situación y el nuevo tiempo de entrega. Cuando existan cualquiera de las dos alternativas antes mencionadas que deban ser consultadas con el requirente, el departamento de Compras enviará el escrito y después tendrá un intercambio de información con el requirente, del que resultará la decisión a tomar de cualquiera de las posibilidades que a continuación se mencionan: a) Se acepta el retraso en la entrega b) Se elige otra alternativa que permita entregar a tiempo,

para lo cual el departamento de Compras mediante un aviso de cambio, cancela o modifica el pedido original.

c) Si no existe la alternativa b mediante un aviso de cambio, cancela el pedido original y coloca otro que permita tener un tiempo de entrega menor, para un material diferente ya sea con el mismo proveedor o con otro.

Departamento de Recibo El acuse de recibo deberá ser elaborado el mismo día en que se haya realizado la entrega, enviando de inmediato la copia correspondiente al departamento de Compras, para que éste pueda detectar cualquier desviación. Departamento de Compras Cuando la entrega no se haya realizado en la fecha o sea errónea o incompleta, el departamento de Compras realizará una tercera activación. El flujo e información hacia el requirente, el intercambio de información con éste y la toma de decisiones, se harán de la misma manera que como se describió para la primera activación, sólo que en este caso el requirente será

informado a más tardar el día hábil después de la fecha programada de entrega. Compras internacionales En ocasiones no existe producción o fabricación nacional del bien o servicio que necesita la empresa, de tal forma que tiene que adquirirlo en otro país; en este momento estamos ante una compra internacional. El comprar en otro país comprende los siguientes tipos de adquisición: 1. Compras de importación 2. Compras para exportar. Compras de importación Las compras industriales son básicamente un proceso de comunicación; cuando el comprador se encuentra en su oficina, está hablando por teléfono o en juntas, ya sea con proveedores o bien con gente de su Compañía. Principales problemas.‐ A pesar del desarrollo del que ya hablamos, hacer compras de importación tiene grandes problemas como: 1. Aspecto Legal.‐ Ya que en cada país las reglas son

diferentes y se debe tener mucho cuidado al negociar órdenes de compra y definir perfectamente cada cláusula.

2. Estándares de calidad.‐ El comprador quiere obtener precisamente la calidad que requiere. Pero la desventaja de este tipo de compras, es la gran distancia que existe entre proveedor y comprador, lo que provoca que la más sencilla falla de la calidad sea en verdad difícil de resolver.

3. Tiempos de entrega e inventarios.‐ Obviamente los tiempos de entrega serán más largos, por lo que el comprador manejará inventarios altos.

4. Comunicación.‐ Tal vez sea el idioma la barrera más grande que exista para lograr una buena negociación con un proveedor extranjero, las compras industriales requieren de un alto grado de lenguaje técnico.



Competencias Emprendedora Cada uno de los procedimientos de adquisición de la materia prima debe estar previamente establecido; ya que dentro de los cuales existen reglas, normas y políticas que las rigen, para que se logren los objetivos marcados por el departamento de compras. Competencias Analíticas Competencias Analíticas. Al brindar un servicio, cada agencia debe contemplar que sus proveedores, deben estar abiertos a los cambios que se presenten; así como estos que tienen que ofrecer un servicio con calidad y tomando en cuenta el producto y el precio. 4.1.3. Proveedores • Concepto Para realizar una compra satisfactoria es necesario seleccionar un proveedor capaz y responsable, llegar a un acuerdo con él sobre los factores pendientes de calidad, servicio y precio; ya se ha dicho anteriormente que la selección de la fuente correcta es suficiente para una satisfacción automática de todas las consideraciones relativas a la compra; la calidad será correcta, las entregas a su debido tiempo y a precios justos, pero esto no es tan sencillota que existen normas específicas de compras para todos estos satisfactores y en cualquier caso existe el problema de encontrar a ese proveedor ideal, tradicionalmente es el vendedor quien busca al cliente en potencia. • Tipos de servicios ofertados Consiste en abrir un archivo por orden alfabético que servirá para guardar los resúmenes de cotizaciones, listas de precios, catálogos, circulares y en sí toda la información que pueda obtenerse sobre las mercancías que se compran o que puedan sustituir a las mismas.

A veces se utiliza el registro de cotizaciones para consignar la confianza que merecen los servicios del vendedor. Los casos de incumplimiento de los plazos de entrega prometidos, los de rechazos de mercancías por no ajustarse a las especificaciones y otras fallas en el servicio, se anotan en la columna de observaciones del registro de cotizaciones frente al número de pedido a que se refiere la falla. El gerente o jefe de Compras buscará encontrar las mejores fuentes de suministros para sus necesidades. • Políticas sobre los proveedores A continuación mencionaremos 4 consideraciones a tomar en cuanta en la selección del proveedor. 1. En el proceso efectivo de la selección se debe

considerar el resultado del análisis de mercado. 2. Se deberá efectuar un estudio inquisitivo en el

que se calificarán las ventajas o descuentos de las fuentes posibles.

3. El estudio de la negociación que lleva a la selección y a la emisión de un pedido inicial.

4. El estudio del comportamiento en cuanto a consideraciones pactadas en ocasiones anteriores.

Asimismo es importante seguir con las siguientes indicaciones a modo de lograr una compra óptima: 1. Compre material o servicios de la calidad

requerida 2. Asegúrese de la tecnología, capacidad y

confiabilidad del proveedor para suministro y entrega

3. Obtenga en todas las compras el precio menor sin detrimento de la calidad y tiempos de entrega requeridos.

4. Establezca y conserve buenas relaciones con los proveedores, aliente sus sugerencias y consejos para mejorar los productos.

Requisitos que debe reunir un proveedor Los gerentes o jefes de Compras están de acuerdo en que la prueba primera y más importante que debe aplicarse al posible proveedor es la de su habilidad para satisfacer las necesidades del comprador.


¿Puede un proveedor entregar las mercancías deseadas en la cantidad especificada y en el plazo convenido, y en qué grado puede hacerlo? Si la respuesta a esta pregunta es negativa, la fuente de abastecimiento en cuestión no es satisfactoria, al menos por el momento. La situación financiera es otro detalle que merece comprobación minuciosa. Un fabricante que tropiece con dificultades financieras puede ser incapaz de cumplimentar sus pedidos por muy buena que sea su situación desde el punto de vista técnico. También deben apreciarse los aspectos técnicos de la capacidad de un proveedor para servir sus pedidos. Estos pueden ser la distancia de su planta, los medios de transporte con los que cuente, etc. Registro de proveedores Consiste en abrir un archivo por orden alfabético que servirá para guardar los resúmenes de cotizaciones, listas de precios, catálogos, circulares y en sí toda la información que pueda obtenerse sobre las mercancías que se compran o que puedan sustituir a las mismas. A veces se utiliza el registro de cotización para consignar la confianza que merecen los servicios del vendedor. Los casos de incumplimiento de los plazos de entrega prometidos, los de rechazos de mercancías por no ajustarse a las especificaciones y otras fallas en el servicio, se anotan en la columna de observaciones del registro de cotizaciones frente al número del pedido a que se refiere la falla. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Analíticas Cada empresa tiene fijadas políticas, las cuales hacen que el personal que ahí labora debe estar capacitado de a cuerdo a que todo proceso interno y externo tiene ciertas características que no se deben de dejar de tomar en cuenta para poder brindar de la mejor manera un servicio con calidad por parte del proveedor. Competencias de Calidad

Bajo un estricto apego a las normas, políticas y procedimientos que estén establecidos en la empresa, de ahí dependerá que cada empresa contemple diferentes situaciones para que siempre resten a la vanguardia, en cuanto al tipo de proveedores que de ella dependen para su buen funcionamiento. 4.2.1. Estructuración de un pedido • Concepto La orden de compras es un documento mediante el cual se comprometen tanto el proveedor como el comprador a sostener y respetar las condiciones pactadas en la adquisición de materiales. La orden de compras es la autorización al proveedor para que envié y cargue al comprador las mercancías especificadas, es muy importante que la orden de compras abarque de manera concreta y precisa los elementos esenciales de las compras que se quieren hacer, de manera que hagan imposible las interpretaciones erróneas y reduzcan al mínimo la necesidad de intercambiar correspondencia sobre el asunto. En la medida de lo posible debe estar redactado exactamente como la solicitud de cotizaciones y debe incluir los siguientes datos: • Características de pedido Las principales funciones del pedido de compra son: 1. Dar expresión formal al convenio entre el

vendedor y el comprador. 2. Transmitir a todas las partes interesadas dentro

de la organización la información que necesiten para desempeñar adecuadamente sus funciones en relación con la rutina seguida en las compras.

Los pedidos de compra pueden clasificarse como:

1) Pedidos individuales de compra 2) Pedidos generales de compra

Los pedidos de compra suelen numerarse en serie. En muchos departamentos de compras se exige, para reducir al mínimo la posibilidad de que se extravíen o


se traspapelen pedidos de compra, que cada número de pedido de compra se anote y explique en el registro de pedidos. Es muy común exigir al vendedor que indique el número del pedido de la compañía en todas las facturas, notas de embalaje y documentos de embarque para facilitar el trabajo de la organización al ejecutar la rutina de compra. 1) Un número de orden que servirá para identificar la

transacción en la correspondencia, clave que utilizará el proveedor para hacer el embarque y la facturación de la mercancía, además permitirá registrar y archivar la orden de Compras, para su consulta posterior. También es importante indicarle al proveedor que ponga dicho número en todos sus envíos, así como en sus remisiones y facturas de bodoque puedan identificarse con el pedido para fines de comparación y comprobación.

2) En cantidad pedida se debe expresar el número de

artículos solicitados en las unidades apropiadas para los mismos; en el pedido debe figurar una cláusula limitando el margen del proveedor para aumentar o disminuir el pedido, reservándonos el derecho de aceptar o negar los excedentes o faltantes.

Condiciones de pago Las condiciones relativas al pago son muy necesarias en el aspecto de compras, ya que es en este renglón donde se refleja lo negociado por el comprador con el proveedor en relación con presupuesto dado. Es decir, teniendo como base un presupuesto totalmente definido permitirá al comprador efectuar las negociaciones necesarias para obtener las mejores condiciones de compra venta en beneficio de su compañía. Instrucciones sobre entregas La especificación para la entrega deberá ser perfectamente marcada en una parte visible del pedido, en donde se debe indicar la dirección exacta del lugar a remitir el material. Tiempo de entrega Se debe indicar la fecha en que el proveedor deberá hacer llegar los materiales pactados, siendo de responsabilidad del proveedor los retrasos.


Competencias Lógicas

Cada empresa debe identificar sus necesidades que van formando parte dentro de su entorno social , de cómo que cada una de estas satisfaga de acuerdo a lo que la empresa decida a lo que se tiene estipulado por cada proveedor ; y que estos hagan la mejor de las adquisiciones para un mejor desarrollo empresarial. 4.2.2. Procedimiento de flujo del Pedido • Concepto Es la actividad que se desarrolla para asegurar el suministro de materiales en el tiempo establecido en la orden de compra mediante un seguimiento continuo, basada en las fechas de vencimiento de los pedidos, así como en los programas de producción; con la activación es posible detectar posibles atrasos con los proveedores para lo cual es necesario visitar constantemente las plantas de los mismos para asegurarse del desarrollo de los materiales, buscando el cumplimiento en las entregas y de esta forma tener abastecidas las líneas de producción. • Diagrama de los procedimientos Es la representación grafica sobre un plano de la relación existente entre dos o más variables, a manera de como lo estipule la empresa este será representado en sus formas más usuales como son: los diagramas de barras, columnas, circulares, de puntos y de sectores; de acuerdo a lo que la empresa estipule. • Diseño de procedimientos Es muy frecuente que la copia de seguimiento del pedido de compra tenga impresa en la parte superior una serie de números del 1 al 31, que representan los días del mes. A veces la copia de seguimiento se imprime en cartulina para facilitar su archivo y


manejo. Cuando se recibe en la sección de seguimiento se anotan las características del pedido y la fecha de embarque. Luego se coloca una señal sobre el número que representa la primera fecha en que debe hacerse el primer contacto con el proveedor. Es probable que la primera comprobación se haga al recibir la aceptación formal del pedido si se exige este requisito. Luego se archiva la copia del seguimiento por el orden de numeración del pedido de compra. Una vez que se expidió la orden de compra, el seguidor deberá destinar sus esfuerzos a que las mercancías amparadas por todas y cada una de las órdenes sean recibidas en el lugar que se necesiten, en la fecha en la cual se requirieron. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Lógicas De acuerdo al tipo de control que se tenga establecido dentro de la organización, debe ser este apropiado a todas y cada una de las solicitudes, cotizaciones, órdenes, requisiciones, que la empresa tenga que hacer por medio del departamento de compras. 4.2.3. Requisitos mínimos del pedido • Legales El impreso del que suele hablarse para la compra, generalmente se le denomina pedido de compra o simplemente pedido, se convierte después de aceptado por un proveedor, en un contrato para la venta y la compra de mercancías y servicios especificados. Es un documento que describe las obligaciones que el vendedor y el comprador, respectivamente, convienen realizar el uno con respecto al otro. Además, es un instrumento jurídico porque puede obligarse a cumplir las condiciones especificadas en el mismo, de una u otra manera, recurriendo a los tribunales competentes.

Por consiguiente, el gerente de compras debe asegurarse de que los pedidos se redacten de manera que se reduzcan al mínimo las pérdidas si surgieran disputas sobre las condiciones. Para obtener esta seguridad es conveniente conseguir la aprobación del departamento jurídico de la compañía. El gerente de compras debe conocer bastante sobre el derecho que interviene en los contratos para saber cuando consultar a un abogado. • Comerciales La descripción de los artículos pedidos debe ser específica y siempre quesea posible debe indicar la base y los medios que se emplearán para comprobar la calidad. Es importante hacer notar en el pedido el tipo de material, el tipo de envase o empaque, las características y las especificaciones, de ser posible anexar plano, muestras o diseño. Instrucciones sobre entregas La especificación para la entrega deberá ser perfectamente marcada en una parte visible del pedido, en donde se debe indicar la dirección exacta del lugar a remitir el material. Tiempo de entrega Se debe de indicar la fecha en que el proveedor deberá hacer llegar los materiales pactados, siendo la responsabilidad del proveedor los retrasos. Facturación y condiciones de pago Las condiciones sobre facturación deben indicar el número de copias necesarias de la factura, la información deseado sobre ésta, la manera en que se marcará dicha mercancía, la forma de pago, así como los descuentos por pronto pago, los cuales son indispensables de incluir en el cuerpo mismo del pedido:

• Copia del consecutivo de Compras • Copia para expediente‐proveedor • Copia para activación


• Copia para el usuario en caso de no ser material para el almacén.

• Administrativos Se refieren a la documentación previa que se tiene que contemplar para el control que la empresa establezca bajo la observación directa de un responsable que tramita y hace valer por medio de firmas o reexpansivas de las acciones ejecutorías de la organización. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Lógicas Para cada uno de los pedidos que el departamento de compras realice, debe hacerlo de acuerdo al tipo de control apropiado para su buen funcionamiento, bajo un registro donde especifique los que le compita al departamento para su pronto servicio.


Prácticas y Listas de Cotejo

Unidad de aprendizaje 4 Práctica número: 10 Nombre de la práctica: Elaboración de una

nueva promoción

Propósito de la Práctica Al finalizar la práctica el alumno, elaborará una nueva promoción de acuerdo a un estudio de mercado para la aceptación de un nuevo producto en el mercado mediante formatos establecidos por la organización o empresa.

Escenario Campo‐


Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta • Hojas blancas • Lápiz o bolígrafo • Formato promoción del producto

diseñado por la organización propio de la misma y para el fin.




• Limpiar el área de trabajo. NOTA: El PSP dará la información necesaria para la realización de la práctica o en su caso, el PSP o plantel gestionaran la vista a una empresa para la realización de la práctica y solicitaran que la empresa proporcione la información necesaria para la realización de la misma. Por ejemplo: Actual, empresa de venta directa de cosméticos desea realizar una promoción para premiar a sus distribuidores con base en los volúmenes de ventas que alcancen entre los meses de Agosto y Diciembre; ala fecha cuenta con tres clases de distribuidores: A, AA, AAA; Siendo los mas importantes los AAA. Además quiere aprovechar la promociona para introducir una nueva crema para la cara, por lo que también le interesa desarrollar una promoción destinada al consumidor final, ya que la empresa trabaja con una utilidad del 50% sobre el precio de sus productos.

1. Identificar los objetivos de la promoción. 2. Definir el plan de premios a sus distribuidores de acuerdo con los objetivos especificados y su presupuesto en

relación con el volumen de ventas. 3. Definir la estrategia de promoción al consumidor y su presupuesto justificado. 4. Anexar dibujos o diseños de los impresos o medios en los que se va apoyar la promoción. 5. Aplicar la promoción en la medida de las posibilidades del grupo y de la gestión del PSP y del plantel con la

empresa u organización. NOTA: de lo contrario aplicar la promoción en el plantel.

6. Separar los residuos recuperables 7. Disponer de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados


Lista de cotejo de la práctica número 10: Elaboración de una nueva promoción Nombre del alumno: Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en el


Desarrollo Si No No


• Limpió el área de trabajo. 1. Identificó los objetivos de la promoción. 2. Definió el plan de premios a sus distribuidores de acuerdo con los objetivos

especificados y su presupuesto en relación con el volumen de ventas.

3. Definió la estrategia de promoción al consumidor y su presupuesto justificado.

4. Anexó dibujos o diseños de los impresos o medios en los que se va apoyar la promoción.

5. Aplicó la promoción en la medida de las posibilidades del grupo y de la gestión del PSP y del plantel con la empresa u organización.

6. Separó los residuos recuperables 7. Dispuso de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados

Observaciones:

PSP:




Resumen La empresa contempla dos tipos de compras en caso de no

recibir el pedido ya sea nacional o extranjero, causado por

problemas en el caso de importación, considerando las

indicaciones para la compra optima, bajo condiciones de

pago que el proveedor acuerda con el cliente así como las

cotizaciones que debe incluir en cuanto al número de orden

y a la cantidad expresada en números; en donde la empresa

tiene la resolución para avalar un contrato que contemple

un seguimiento por medio del cual la orden de compra se

realice adecuadamente


1. ¿Qué es un descuento? 2. ¿Cuáles son los tipos de descuentos? 3. ¿Qué es un descuento comercial? 4. ¿Cuáles son los dos tipos de compra que realiza

la empresa en caso de no recibir el pedido? 5. ¿Cuáles son los dos tipos de adquisición de las

compras internacionales? 6. ¿Cuáles son los problemas de las compras de

importación? 7. ¿Cuáles son las consideraciones para seleccionar

al proveedor? 8. ¿Cuáles son las indicaciones para la compra

óptima? 9. ¿Cómo se registra a un proveedor? 10. ¿Cuáles son las condiciones de pago por materia

prima adquirida? 11. ¿Cómo se le denomina al documento impreso

que habla de la compra? 12. ¿Qué es una orden de compra? 13. ¿Qué datos deben incluir las cotizaciones? 14. ¿Cuáles son las condiciones de facturación y

pago? 15. ¿Cuáles son los tipos de contrato de compras? 16. ¿Cómo se valida un contrato? 17. ¿Cómo se contempla un seguimiento a la orden

de compra? 18. ¿Cuáles son los pasos para recibir la mercancía?


MANEJO DEL PROCESO DE PAGOS


RESULTADO DE APRENDIZAJE 5.1. Procesar los pagos de mercancía aplicando la información relativa a cambios, devoluciones, descuentos o reembolsos. 5.1.1 Procedimiento de Pago • Concepto De la misma manera que las funciones propias del control de los materiales tienen que agruparse en unidades de organización, así también tienen que disponerse en procedimientos ordenados. Los procedimientos para el control de los materiales se dividen en dos clases generales: primera, un individuo puede realizar, por ejemplo, los pasos sucesivos de la compra; segunda, determinados individuos pueden especializarse en aspectos particulares de las compras, como registros de proveedores, negociación o seguimiento de los pedidos. A través de la siguiente clasificación va a quedar determinado el orden que seguirá en la descripción del procedimiento aplicado a un departamento de Compras. I. Nacimiento del pedido II. Elaboración, registro y seguimiento del pedido III. Recepción, supervisión y colocación en los almacenes

del artículo solicitado. IV. Controles afectados por la recepción del artículo V. Conciliación de documentos y chequeo de

operaciones para su pago. De acuerdo a lo anterior se analizan cada uno de los cinco incisos indicados. I. Nacimiento del pedido 1. El departamento de producción o algún departamento

de Consumo

1.1 Elabora con base a sus necesidades de consumo solicitud de compra en original y copia.

1.2 La persona autorizada firma la solicitud de compra a efecto de que observe la formalización y validez que se requiere.

1.3 Se registra en el control de materiales solicitados

1.4 Turna al departamento de Compras el original y archiva la copia en espera de recibir el artículo requerido.

2. El departamento de compras:

• Recibe la solicitud de Compra y con base a ella consulta el catálogo de proveedores o en su defecto solicita cotizaciones.

• Elabora un cuadro de cotizaciones a fin de seleccionar las mejores condiciones y consecuentemente al proveedor que las otorgue.

II. Elaboración registro y seguimiento del pedido

Una vez seleccionado el proveedor elabora el

contrato de pedido en original y dos copias Se firma de autorización ya revisado con el fin

que no contenga errores Se registra en los controles establecidos para tal

efecto Turna el original al proveedor solicitándole

acuse de recibo, quedando pendiente de la recepción en el plazo procedente

Turna la primera copia al departamento de Producción o departamento de Consumo según sea quien lo haya solicitado. Anota por tanto en el Pedido el número de la solicitud de compra que le dio origen

Archiva la segunda copia del pedido adjunta al original de la solicitud de compra pendientes para que el artículo solicitado se entregue sin demora.

3. El departamento de Producción o departamento

de Consumo.

Recibe la primera copia del pedido, la cual procede a registrar en el control de materiales solicitados y a archivar adjunta a la primera copia de la solicitud de compra.

III. Recepción, supervisión y colocación en los almacenes del artículo solicitado. 4. El proveedor

Recibe el original del pedido con base al cual

procede al envío del artículo y a la elaboración


de la factura y remisión correspondiente, las cuales turna al departamento de caja para su cobro oportuno.

5. El departamento de Caja:

5.1 Recibe la factura y remisión y con base a ellas elabora el contra‐recibo en original y copia entregando el original al proveedor a efecto de que éste se presente en la fecha de pago indicada.

5.2 Turna al departamento de Compras la factura y remisión adjuntas a la copia del Contra‐recibo.

6. El departamento de Producción o departamento de consumo:

6.1 En tanto se realiza lo anterior alguno de estos departamentos solicitantes recibe el artículo requerido, procediendo a lo siguiente. a) A comprobar que lo entregado esté conforma

alo pedido en cuanto a cantidad. b) En cuanto a calidad c) En cuanto a concordancia de precios entre lo

remitido y lo convenido d) A elaborar nota de recepción o de entrada en

original y copia, registrando en el control de materiales solicitados la recepción del artículo.

e) Introduce en archivo definitivo la copia de la nota de recepción o entrada a la copia de la solicitud de compra y a la primera copia del pedido que se encontraban en archivo temporal. Además, turna el original de la nota de reopción o entrada al departamento de Compras

f) Se asigna el lugar que debe ocupar el artículo a fin de proceder a su almacenamiento, esto es si no se requiere un uso inmediato de Producción o de algún departamento de Consumo

IV. Controles afectados por la recepción del artículo. 7. El departamento de Compras

7.1 Recibe el original de la nota de recepción o entrada con base a la cual lleva a cabo el registro de sus datos en los siguientes controles, mismos en los

que ya consta el registro de los datos del pedido relativo. a) Control por proveedor. Informa en

este momento el cumplimiento parcial o total del proveedor

b) Control del artículo o grupo de artículos (se le llama también Kardex de artículo o artículos).

c) Control de gastos comprometidos. Informa en este momento la formalización de nuestro pasivo con el proveedor y el importe exacto que lo constituye.

7.2 Si se trata de un artículo sujeto a nomenclatura, se lleva a cabo su registro en un control individual para este tipo de artículos, o, en su defecto, se registra en un control para artículos no sujetos a nomenclatura.

V. Conciliación de documentos y chequeo de operaciones para su pago.

8. El propio departamento de Compras 8.1 Concilia los documentos a efecto de

determinar el pedido y nota de recepción o entrada que corresponden a la factura.

8.2 Checa las operaciones de la factura a fin de verificar que no contenga error.

8.3 Asigna el Visto Bueno la persona autorizada.

8.4 Registra en los controles ya mencionados los datos de la factura a reserva de anotar la fecha de pago que indique que la operación ha sido cumplida.

8.5 Turna la factura adjunta a la remisión, pedido, contra‐recibo y nota de recepción o entrada al departamento de Contabilidad.

1. El departamento de Contabilidad:

9.1 Elabora el cheque y registro contable correspondiente en la póliza de egreso, turnando el cheque adjunto a todos los documentos al departamento de caja.


2. El departamento de Caja:

10.1. Recibe los documentos a fin de que al presentarse el proveedor le canjee el original del contra‐recibo que posee por el cheque respectivo.

10.2. Elabora su relación de saldos incluyendo el pago realizado por concepto de esta operación, a efecto de obtener su disponibilidad actual; realizado lo cual turna todos los documentos al departamento de Compras:

11. El departamento de compras

11.1. Recibe los documentos que consisten en factura, remisión, pedido, nota de recepción o entrada, contra‐recibo y la póliza de egreso, procediendo a anotar en sus controles la fecha de pago, a fin de indicar que la operación ha sido cumplida

11.2. Archiva toda la documentación en forma adjunta como comprobante de la operación celebrada.

Como comentario al procedimiento descrito anteriormente cabe la aclaración de que se enfoca a las actividades de compra en su aspecto elemental y lo que se trata de destacar en él es la secuencia lógica en que se deben realizar. Por tanto se considera que un procedimiento formal que se vaya a aplicar a una empresa determinada debe observar los requisitos característicos de todo procedimiento, los cuales son:

1. Describir al mayor detalle posible y cada una de las actividades.

2. Mencionar la dependencia que realiza la actividad, ya sea una sección, oficina, departamento, sub‐gerencia o gerencia.

3. Seguir rigurosamente la secuencia lógica que se requiere

4. Emplear un lenguaje claro en tal forma que sea accesible a todos los niveles que puedan afectar al propio procedimiento.

5. Incluir, como anexos del procedimiento, las formas o documentos que refiera.

Programa de Compras El programa de compras se puede definir como el instrumento administrativo que contiene la determinación de los diferentes pasos o secuencias a seguir para la adquisición racional de materiales, precisando las fechas de iniciación del proceso, los tiempos de tolerancia, el tiempo de desarrollo y las fechas límites de consecución. El proceso, o programa de Compras, debe concordar con las necesidades, fijando los pasos y fechas a partir de las dificultades de obtención de los materiales y la disponibilidad de tiempo. • Objetivos El procedimiento de pago tiene por objetivo, verificar que no exista retraso en todos y cada uno de los cobros, entrega y pagos correspondientes al área responsable de su realización beneficiando a ambas partes. PARA CONTEXTUALIZAR CON:


La estrecha relación que existe entre proveedores y la empresa; son una parte esencial para el buen desarrollo organizacional y de ambos dependerá que cada quien realice su labor para que ambos se vean beneficiados. 5.1.2. Tipos de Descuentos En las empresas por lo regular ajustan sus precios básicos para tomar en cuenta las diversas diferencias entre los clientes y los cambios en las situaciones, donde se examinará seis estrategias de ajuste de precios como a continuación se presentan: • Fijación de precios y descuento de

compensación. La mayor parte de las empresas ajusta su precio básico para recompensar a los clientes por ciertas


respuestas, como para pagar anticipadamente sus facturas, comprar grandes cantidades o comprar fuera de temporada. Estos ajustes en el precio llamados descuentos y compensaciones pueden asumir múltiples formas; tal es el caso del descuento o conocido también como: Descuento en efectivo: que es el resultado de la reducción del precio para los compradores que pagan sus cuentas con prontitud. El descuento por cantidad; que es una reducción en el precio para los compradores que adquieren grandes volúmenes. El descuento funcional; o descuento comercial; y es el que la empresa ofrece a los miembros del canal comercial que realizan ciertas funciones como ventas, almacenaje y contabilidad. El descuento por temporada; es una reducción en el precio que se hace a los compradores que adquieren mercancía o servicios fuera de temporada. Las compensaciones son otro tipo de reducción con respecto al precio de lista; estas a cambio son muy comunes en la industria automovilística, pero también se otorgan con otros bienes duraderos. Las compensaciones promociónales; son pagos o reducciones en los precios que recompensan a los comerciantes que participan en los programas de publicidad y apoyo a las ventas. Fijación segmentada La empresa a menudo ajusta sus precios básicos al considerar las diferencias entre clientes, productos y lugares; en esta fijación la empresa vende un servicio o producto a dos o más precios; aunque la diferencia entre los precios no se basa en la diferencia de los costos. La fijación de precios segmentada adopta muchas formas tales como: en la fijación de precios mediante segmentos de clientes; donde diferentes clientes pagan diferentes precios por el mismo servicio o producto: Cuando una empresa utiliza fijación de precios basada en el lugar, cobra diferentes precios en lugares distintos, aunque el costo de la oferta en cada lugar sea el mismo. Fijación psicológica

El precio dice algo acerca del producto, ya que al usar esta fijación; quienes venden toman en cuenta a los aspectos psicológicos de los precios y no solo los aspectos económicos. Otro aspecto de esta fijación es el de los precios por referencia; precios que los compradores tienen en mente y a los que remiten cuando examinan un producto dado. El precio de referencia podría formarse al tomar nota de los precios actuales, al recordar precios anteriores o al evaluar la situación de compra. Fijación promocional Con esta fijación las empresas asignan temporalmente a sus productos precios por debajo del precio de lista y a veces por debajo del precio de lista y a veces por debajo del costo. La fijación promocional de precios adopta varias formas. Los supermercados y tiendas departamentales escogen unos cuantos productos como carnadas con perdidas a fin de atraer clientes a la tienda con la esperanza de que compren otros artículos al precio normal, donde algunos fabricantes ofrecen financiamiento con intereses bajos, garantías más largas o mantenimiento gratuito para reducir el precio al consumidor. Fijación geográfica La empresa también debe decidir que precios cobraran sus productos a los clientes situados en diferentes partes del país o de mundo. Bajo esta fijación se desprenden fijaciones que beneficias a la empresa tales como: La fijación de precios de entrega uniforme, La fijación de precios por zonas en un termino medio, y cuando el comerciante usa La fijación de precios por punto base; así mismo La fijación de precios por absorción de fletes. Fijación internacional Las empresa que venden internacionalmente sus productos deben decidir que precios cobraran en los diferentes países en los que operan; donde el precio que una empresa debe cobrar en un país especifico depende de muchos factores que incluyen condiciones económicas, situaciones competitivas,


leyes y reglamentos y el desarrollo de l sistema de mayoristas y detallistas. Los costos desempeñan un papel importante en esta fijación; y de la misma forma estos presentan problemas especiales y aspectos complejos a nivel internacional. • Por pronto pago El sistema de fijación de precios de muchos fabricantes se establece sobre una escala graduada de acuerdo a la clasificación de clientes que hace el fabricante, y sin que tenga que ver la magnitud de un pedido de compra específica. Un descuento comercial generalmente representa la compensación de la Gerencia de Ventas, que asume ciertas funciones distributivas para el cliente. Es decir, los descuentos comerciales comúnmente se conceden con el propósito de proteger un canal de distribución específico, por lo que el fabricante no podrá mejorar el precio si lo vende directamente ya que debe respetar sus convenios con los distribuidores, mayoristas, representantes, etc.; la única forma de negociar la compra directa con el fabricante y que se obtenga alguna mejora en el precio será la de negociar descuentos de pronto pago, descuentos por C.O.D. contra entrega de mercancía, aunque todo esto quedará en la habilidad del comprador para manejar la situación y obtener los objetivos deseados, como son: seguridad en entregas, garantías en precio, información inmediata, etc. • Por volumen El descuento por cantidad está íntimamente relacionada con la política que observe la compañía en cuanto a inventarios, el costo unitario más bajo realizado mediante la compra por cantidad debe ser balanceado contra la inversión extra y el gasto extra que significa llevar mayores inventarios en el transcurso de un largo periodo, a fin de determinar si el costo unitario más bajo representa un verdadero ahorro Descuento acumulado El descuento acumulado es otro tipo de descuento por volumen y varía en proporción a la cantidad que se compra; sin embargo, en vez de que se compute sobre la base de la magnitud del pedido se base en la cantidad que se compra en el transcurso de un período se basa en la cantidad que

se compra en el transcurso de un periodo específico, por lo general, los descuentos acumulados los concede el proveedor como un incentivo para que se continúe favoreciéndole con las compras, ya que entre más compre mayor será el descuento que será bonificado en notas de crédito, especie o documento directo sobre su factura. PARA CONTEXTUALIZAR CON:


Todo proveedor maneja situaciones diferentes que beneficien a la empresa a la que esta prestando sus servicios; de acuerdo con lo estipulado para el tipo de descuento que se haga por la compra y que se realiza para beneficio mutuo. 5.1.3. Aspectos Contables Básicos • Definición de contabilidad Es el sistema para conocer la situación financiera de la empresa, mediante documentos que avalan los resultados. • Definición de cuenta Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos del Activo, del Pasivo y del Capital. Nombre de la cuenta.‐ El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla; por ejemplo, a la cuenta que controla el dinero efectivo se le llama Caja; a la que controla los documentos a favor de la empresa se le denomina Documentos por Cobrar, etc., por tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan del Activo, del Pasivo y del Capital. Clasificación de las cuentas. Las cuentas se clasifican en tres grupos, que son:


Cuentas del Activo Cuentas del Pasivo Cuentas del Capital

• Cuentas del activo Las cuentas del Activo son las que controlan los bienes y derechos propiedad de la empresa. El Activo representa todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa. Principales cuentas del Activo - Caja - Bancos - Mercancías - Clientes - Documentos por cobrar - Deudores diversos - Terrenos - Edificios - Mobiliario y equipo - Equipo de cómputo electrónico - Equipo de entrega o de reparto - Depósito en garantía - Gastos de instalación - Papelería y útiles - Propaganda y publicidad - Primas de seguros - Rentas pagadas por anticipado - Intereses pagados por anticipado • Cuentas del pasivo Las cuentas del Pasivo son las que controlan las deudas y obligaciones a cargo de la entidad. El pasivo representa todas las deudas y obligaciones a cargo de la empresa. - Proveedores - Documentos por pagar - Acreedores diversos - Gastos acumulados por pagar - Impuestos acumulados por pagar - Acreedores hipotecarios o Hipotecas por pagar - Intereses cobrados por anticipado - Rentas cobradas por anticipado

• Cuentas de capital Las cuentas del Capital son las que controlan tanto las utilidades así como también las pérdidas del negocio. - Capital económico. Herramientas, maquinaría,

etc. - Capital Financiero. Es el dinero que se invierte

para que produzca una renta o un interés, las acciones de la entidad.

- Capital Contable. Diferencia aritmética entre el Activo, y el Pasivo.

• Ingreso Se refiere a las entradas a favor de la entidad, ya sea en efectivo o en especie. • Egreso Se refiere a las salidas, las compras, los pagos diversos, etc. • Cargo Cargar o debitar consiste en anotar una cantidad en el debe de una cuenta • Abono Abonar o acreditar consiste en anotar una cantidad en el haber de una cuenta. PARA CONTEXTUALIZAR CON:


Bajo un marco legal todo aspecto contable esta regido por normas y leyes, que soportan actos, de los cuales se benefician las empresas y los proveedores desarrollan su labor cotidiana, bajo un respaldo de la empresa que ellos representan y contemplan todas y cada una de las partes que conforman los aspectos legales y básicos de la empresa.


RESULTADO DE APRENDIZAJE 5.2. Efectuar los pagos a proveedores de acuerdo a los procedimientos establecidos en la empresa. 5.2.1 Nociones básicas contables de pago a proveedores • Conciliación de Pagos Conjuntamente con Finanzas se debe determinar las políticas de pago para que éstos también sirvan de argumento en el momento de efectuar negociaciones de Compras, ya que muchas veces es interesante evaluar la posibilidad de obtener descuentos por pronto pago, ya sea éstos a pago inmediato, pago a 8 días, a 15 días, etc. • Programación de Pagos También en caso de convenirlo con Finanzas se debe buscar el óptimo precio en condiciones de pago con descuentos a plazos de 30, 60, 90 días, etcétera. PARA CONTEXTUALIZAR CON:

Competencias Analíticas Para que se lleve acabo el proceso de pago, es de vital importancia que cada departamento se responsabilice de la negociación que se realizó entre ambas partes involucradas en la adquisición de compras, materiales y servicios. Competencias para la Vida Bajo una estricta vigilancia el desarrollo del trabajo es más fructífero, y de acuerdo a que no se cumplan las leyes, bajo la responsabilidad empresarial y una honradez consigo mismo. 5.2.2. Políticas de la empresa sobre pago a proveedores Las políticas son enunciados o interpretaciones generales que orientan al pensamiento de los administradores en la toma de decisiones. Su propósito es asegurar que las decisiones no rebasen ciertos límites; que por lo general no demanden acciones, ya que su intención se reduce Aguiar

a los administradores en su compromiso con la decisión que finalmente tomen. La esencia de las políticas es la discrecionalidad; por su parte las estrategias se refieren a la dirección que se encausarán recursos humanos y materiales a fin de acrecentar la posibilidad de cumplir con los objetivos elegidos. Estrategias y políticas contribuyen a las labores de planeación de los administradores en tanto que orientan las decisiones operativas; por lo tanto el Principio de la estructura de estrategias y políticas, es que cuanto más claras sean la comprensión de estrategias y políticas en su instrumentación en la práctica, tanto mas consistente y efectiva será la estructura de los planes de una empresa. • Políticas sobre programación Como ocurre en todos los sistemas, la organización tiene uno o varios objetivos por alcanzar. El sistema eficaz en la medida en que alcanza esos objetivos con un mínimo de recursos, esfuerzo y tiempo; una de las principales dificultades que subyacen en la administración de un sistema es medir y evaluar con exactitud su funcionamiento a través de resultados y la adecuada utilización de los recursos. Como fenómenos externos puede citarse la situación de oferta y demanda de recursos humanos en el mercado, la situación económica, las oportunidades de empleo en el mercado laboral, etc. Entre los fenómenos internos pueden mencionarse los siguientes: - Política salarial de la organización. - Política de beneficios sociales. - Tipo de supervisión ejercido por el personal. - Oportunidades de progreso profesional ofrecidas

por la organización. - Tipo de relaciones humanas existentes en la

organización. - Condiciones físicas del ambiente de trabajo. - Moral del personal de la organización. - Cultura organizacional de la empresa. - Política de reclutamiento y selección de recursos

humanos.


- Criterios y programas de capacitación y entrenamiento de los recursos humanos.

- Política disciplinaria de la organización. - Grado de flexibilidad de las políticas de la organización. • Políticas sobre proveedores Los gerentes o jefes de Compras están de acuerdo en que la prueba primera y más importante que debe aplicarse al posible proveedor es la de su habilidad para satisfacer las necesidades del comprador. La situación financiera es otro detalle que merece comprobación minuciosa. Un fabricante que tropiece con dificultades financieras puede ser incapaz de cumplimentar sus pedidos por muy buena que sea su situación desde el punto de vista técnico. Por consiguiente, hay que comprobar la potencia financiera de los proveedores, estudiando sus calificaciones crediticias y sus estados financieros. También deben apreciarse los aspectos técnicos de la capacidad de un proveedor para servir los pedidos. Si un proveedor está situado a bastante distancia, se reduce su capacidad para servir rápidamente los pedidos. Registro de proveedores Consiste en abrir un archivo por orden alfabético que servirá para guardar los resúmenes de cotizaciones, listas de precios, catálogos, circulares y en sí toda la información que pueda obtenerse sobre las mercancías que se compran o que pueden sustituir a las mismas Con todo, esos asientos no dan siempre un registro satisfactorio de la solvencia del vendedor, por la razón de que es posible que se servicio haya sido satisfactorio en sus embarques de la mercancía particular en cuestión, pero no en lo que respecta a los embarques. La forma de analizar y determinar la fuente de suministro es llevando a cabo un estudio o investigación del mercado, en donde se estudiarán mediante un muestreo las características de la empresa tales como:

• Proceso de fabricación • Tipo de instalación • Maquinaria

• Capacidad financiera • Organización del proveedor • Volumen de ventas • Clientes que manejan fuentes de materia

prima • Las líneas de productos que manejan y la

posibilidad de que quieran trabajar con nosotros.

Medios para localizar las fuentes de suministro Naturalmente, para poder juzgar a los proveedores hay que localizarlos antes. Con todo, se trata de una tarea más detallada que difícil. Se dispone de varias maneras de localizar fuentes apropiadas de abastecimiento y entre ellas las más importantes son las siguientes:

1. Revistas y directorios 2. Archivos de catálogos 3. Vendedores 4. Asociaciones de fabricantes y compradores 5. Visitas a los centros fabriles 6. Registros de cotizaciones de proveedores

Medios de Reclutamiento de Proveedores Para realizar una compra satisfactoria es necesario seleccionar un proveedor capaz y responsable, llegar a un acuerdo con él sobre los factores pertinentes de calidad, servicio y precio; ya se ha dicho anteriormente que la selección de la fuente correcta es suficiente para una satisfacción automática de todas las consideraciones relativas a la compra; la calidad será correcta, las entregas a su debido tiempo y a precios justos, pero esto no es tan sencillo ya que existen normas específicas de compras para todos estos satisfactores y en cualquier caso existe el problema de encontrar a ese proveedor ideal, tradicionalmente es el vendedor quien busca al cliente en potencia. El gerente o jefe de Compras buscará encontrar las mejores fuentes de suministros para sus necesidades. A continuación mencionaremos 4 consideraciones a tomar en cuenta en la selección del proveedor.


1. En el proceso efectivo de la selección se debe de considerar el resultado del análisis de mercado

2. Se deberá efectuar un estudio inquisitivo en el que se calificarán las ventajas o descuentos de las fuentes posibles

3. El estudio de la negociación que lleva ala selección y a la emisión de un pedido inicial

4. El estudio del comportamiento en cuanto a consideraciones pactadas en ocasiones anteriores.

Desarrollo de proveedores En toda empresa cuyos productos requieren cierto grado de especialización es indispensable contar con la seguridad de que las materias primas o productos que necesita para su transformación o manufactura, se van a encontrar en el mercado nacional. Para llevar a cabo esta función y dada la experiencia ya obtenida, podemos clasificar su ejecución en: Investigación En esta etapa se trata básicamente de conocer la potencialidad del mercado, en cuanto a empresas establecidas como a empresas en proceso de desarrollo de creación reciente. Situación financiera Debe el proveedor potencial estar en una situación financiera apropiada que le permita hacer frene a los compromisos que implica la aceptación de un contrato de compra‐venta, esto es, disponer de recursos suficientes que le permitan cubrir los gastos inherentes a la fabricación de una parte como adquisición de materia prima, mano de obra, gastos indirectos y de operación, etc. Calidad Debe asegurarse en la investigación que los sistemas de control de calidad sean adecuados a los productos que fabrica o si cuenta con los recursos (laboratorio, equipo, etc.) que le permitan el proveedor cumplir con las especificaciones deseadas. La garantía de una buena calidad da una pauta para continua en el proceso de investigación.

Equipo y maquinaria adecuada Se pretende al investigar este factor que el proveedor cuente con instalaciones, equipo y maquinaria con capacidad, y estado de conservación y utilización suficiente para proveer los volúmenes determinados en el tiempo necesario que le permitan los requisitos bajo los mejores condiciones. Deseo de promover buenas relaciones comerciales Debe imperar en todo tipo de convenios, actitudes mutuas positivas que produzcan relaciones duraderas, pues estas actitudes traducidas en acciones producen beneficios para ambas partes. Mejor precio El obtener el mejor precio no implica que sea el más bajo sino el más conveniente. Esto comprende el logro de los factores anteriores pues su consecución significa el mejor aprovechamiento de los recursos con que disponen ambas partes. Análisis de alternativas Terminando el proceso de investigación y recopilación de información se produce el análisis. No se puede afirmar que existan técnicas definidas para llevar lo a cabo, pues esto depende del tipo de necesidades de la empresa, por lo que debe emplearse el criterio en los casos particulares, apoyados desde luego en los resultados de la investigación. Selección definitiva Normalmente se trata de obtener, en el proceso de la selección un mínimo de tres proveedores para un mismo producto. Este mínimo está determinado para mantener la corriente ininterrumpida de suministro, además que establece competencia entre los seleccionados. Desarrollo Obtenidos los tres proveedores se busca posteriormente lograr su desarrollo. Es decir, el enfoque que se adopta es con base en los resultados


obtenidos en su actuación. Si se logran resultados favorables se evalúa la posibilidad de una mayor proyección de los mismos que en forma conjunta favorezcan los intereses de ambas partes. El desarrollo comprende el estudio de productos nuevos, aumento en el volumen, etc., que pueda surtir un mismo proveedor. Evaluación En esta etapa se viene a evaluar la actuación del proveedor en el periodo de duración del contrato. Para la evaluación se consideran los factores como calidad, estabilidad en el lugar requerido, con el embarque y empaque requerido, actitudes favorables y deseo de cooperación. Son los anteriores factores los que vienen a determinar la calificación que se les asigne y sirven a su vez como pautas para llevar a cabo las correcciones necesarias. La evaluación se lleva a cabo en base a una escala de puntuación porcentual, en la que cada valor se asignará dependiendo del área afectada, se evaluará la falla y se aplicará el factor correspondiente al cual se irá restando de un valor total. Responsabilidades Con la ya expuesto, podemos concretar las responsabilidades del encargado de fomento de proveedores en: • Mantenerse informado de la situación del medio

industrial que le permita recomendar los proveedores necesarios que cubran los requerimientos de la empresa tanto para artículos que se están comprando como para los de nueva integración.

• Coordinar la inclusión o eliminación del directorio de proveedores aprobados, de acuerdo a la situación; también mantener al día los cambios, ampliaciones, revisión de contratos, etc.

• Mantener informados a los proveedores sobre la aprobación o el rechazo e indicarles en el caso de una evaluación deficiente las causas y así también las acciones correctivas necesarias.



Cada una de las empresas esta regida bajo un marco normativo y legal donde se apoya de libros anteriores a el ejercicio; ya que son usados para checar el registro y control de las operaciones que fueron realizadas. 5.2.3. Aclaraciones a Proveedores • Aplicación de pagos y alternativas de solución Se requiere de muchos tipos de remuneración para la creación de un sistema integral de retribuciones económicas, en los análisis de funciones y encuestas saláriales se clasifican puestos, comparándolos entre si para determinar el pago base (de acuerdo con los niveles de responsabilidad y presión del mercado), en la evaluación del desempeño y los incentivos se clasifican empleados según su desempeño y la retribución de sus contribuciones, en el reparto de utilidades se clasifica a la organización en términos de su desempeño económico general y se retribuye a los empleados como socios de ella; juntos estos tres sistemas (pago base, retribuciones al desempeño y reparto de utilidades), contribuyen al fundamento de incentivos de un programa integral de remuneración. Los tres sistemas son complementarios, porque cada uno de ellos refleja un diferente conjunto de factores de la situación total. El pago base y la remuneración basada en habilidades motiva a los empleados a progresar hacia labores de mayor habilidad y responsabilidad; donde la remuneración al desempeño es un incentivo para la consecución de un mejor desempeño laboral; el reparto de utilidades motiva a los trabajadores a trabajar en equipo para elevar el desempeño de la organización.


Reparto de ganancias Este es otro útil incentivo grupal o reparto de producción; donde un plan de reparto de ganancias es un programa en el que se establece un periodo histórico base de desempeño organizacional, en donde se miden las mejoras y se distribuyen las ganancias entre los empleados de acuerdo con alguna fórmula. Remuneración con base en las habilidades En contraste con los sueldos, que suponen la remuneración de una persona con base en el puesto que ocupa y los incentivos saláriales, que suponen la remuneración de acuerdo con el nivel de desempeño; esta remuneración también llamada remuneración con base en los conocimientos o remuneración por habilidades múltiples, supone la retribución de los individuos por aquello que saben hacer y se les paga a los empleados de acuerdo con la escala, profundidad y tipos de habilidades para las que demuestran poseer capacidad. Reparto de utilidades Es un sistema para la distribución a los empleados de una parte de las utilidades de las empresas, ya sea en forma inmediata, bajo la forma de bonificaciones en efectivo o diferida a una fecha posterior, mantenidas en fideicomiso bajo la forma de acciones propiedad de los empleados, donde los índices saláriales básicos, los aumentos saláriales con base en el desempeño y muchos otros sistemas de incentivos parten del reconocimiento de las diferencias individuales, mientras que el reparto de utilidades se reconoce el interés mutuo. Si las empresas tienen éxito, las retribuciones serán abundantes; esta posibilidad genera una fuerte motivación entre los empleados a considerar el panorama general y permite que la organización rebase a sus competidores. Dificultades: los incentivos saláriales a la producción ofrecen algún tipo de dificultades que pueden derivarse de muchos planes de incentivos, no obstante sus posibles beneficios. Es función de la dirección impedir o reducir los problemas al tiempo que incrementar los beneficios de manera que el plan de incentivos funcione con mayor eficacia. L a dificultad humana básica de los planes de incentivos de este tipo es que las fallas del sistema social pueden generar sanciones de equidad e insatisfacción.; si los métodos de trabajo son erráticos, se les estandariza

para que sea posible establecer un índice justo de retribuciones, dando este complejo proceso lugar a muchas dificultades. Los incentivos saláriales requieren normalmente del establecimiento de normas de desempeño. Establecer índices. Los incentivos saláriales pueden hacer más complejas las labores del supervisor. Otra dificultad de los incentivos saláriales es que peden resultar en restricciones de producción, por efecto de los cuales los trabajadores limitan su producción y anulan en consecuencia el propósito de l incentivo. Incentivos saláriales Más salario a mayor producción; donde básicamente los objetivos saláriales ofrecen mayor salario a mayor producción, el principal motivo de la existencia de incentivos saláriales es clara casi infaliblemente dan como resultado un incremento en la productividad y un decremento en los costos laborales por unidad; donde los trabajadores en condiciones normales sin incentivos saláriales poseen la capacidad de producir más, de modo que los incentivos saláriales son un medio para liberar ese potencial; donde el aumento de la productividad suele ser sustancial. Propósitos y tipos de incentivos. Un sistema de incentivos económicos de uno u otro tipo pueden aplicarse a prácticamente cualquier género de actividad. La idea básica de esos sistemas es inducir un alto nivel de desempeño individual, grupal, u organizacional mediante el recurso de hacer depender la remuneración de un empleado de una o más de esas dimensiones. Los sistemas de remuneración con base en las habilidades, son de uso cada vez mas frecuente, especialmente en las nuevas operaciones industriales; al hacer referencia a la combinación de los incentivos con otras partes de la administración salarial para la composición de un programa integral de remuneraciones.


Existen varios tipos de incentivos que vinculan la remuneración con el desempeño; donde la medida más conocida sea la referida a la cantidad de producción para determinar la remuneración tal como las comisiones de ventas o el pago a destajo. Medidas de incentivos: - Monto de producción - Calidad de producción - Éxito en el cumplimiento de las metas - Monto de utilidades - Eficiencia de costos - Habilidades de los empleados • Acciones a realizar Convocatoria Una vez que se han preseleccionado los proveedores se establece comunicación con ellos para verificar si tienen interés en cotizar, ya que compromisos establecidos con anterioridad podrían impedirles dar atención a la solicitud presentada por nosotros, procediéndose a efectuar las anotaciones necesarias en la requisición, en el espacio que para tal efecto se dispone. Registros a efectuar en el proceso La solicitud de cotización En todos los casos en que cada cotización es solicitada deberá registrarse en el documento el nombre del proveedor, el nombre de la persona con quien se hable y la fecha de la entrega en que la solicitud fue dada por el proveedor, aun cuando haya sido verbal, con la consigna de no manejar más que una vez un documento con el mismo objeto y de que quede registrado de la labor que se ha venido realizando. Recepción de cotizaciones Al cumplirse con la fecha de entrega de solicitudes de cotización se deberán activar hasta su llegada, las cuales se irán guardando y fechando de recibido hasta llegar al día tope, en donde serán abiertas y los datos contenidos serán vaciados en una forma de recapitulación. Selección de cotizaciones

Mediante un análisis comparativo se determinará el proveedor que de acuerdo a sus características será quien nos abastezca de materiales. Es importante que dentro de la organización exista un departamento de Ingeniería de Compras, el cual servirá como asesor directo al comprador en cuanto a costos, ya que antes de aceptar un precio se deberá analizar para determinar qué tan justo está cobrando el material a comprar, en caso de no existir deberá basarse en las condiciones del mercado. Cuando hay un concurso de 3 ó más proveedores y exista una diferencia en cuanto aprecio muy desproporcionado los pasos a seguir son: • Las cotizaciones cuya veracidad sea dudosa, con el

resto de lo cotizado, no deben tomarse en cuanta para evaluar la posición de competencia ya que el colocar pedidos en este tipo de cotizaciones ocasiona posteriormente cancelaciones del pedido por incumplimiento y nueva colocación a un proveedor.

• Siempre es conveniente obtener reducciones en el precio. Entre las negociaciones debe incluirse una revisión de los cálculos que el proveedor ha hecho para llegar a su precio de venta, comparándolo con el precio obtenido por el ingeniero de Compras, tomándolo como representativo con posible variación hasta de un 10%.

• En caso de que la diferencia sea mayor al 10% se deberán solicitar recotizaciones, haciendo una revisión exhaustiva de su cálculo y mencionar que cabe la posibilidad de un error, pero sin indicarle si su cotización es alta o baja.

• Al solicitar cotizaciones, Compras deberá dar preferencia a aquellos proveedores que se preocupan constantemente a base de investigaciones y evolución en su organización por mejorar sus productos y cooperar activamente con compras; solamente deben solicitarse cotizaciones a los proveedores que tengan posibilidad de colocarles pedido y no deben requerirse cotizaciones con el solo propósito de negociar un precio más bajo con otros proveedores.

• Conjuntamente con Finanzas se debe determinar las políticas de pago par que éstos también sirvan de argumento en el momento de efectuar


negociaciones de Compras, ya que muchas veces es interesante evaluar la posibilidad reobtener descuentos por pronto pago, ya sea éstos a pago inmediato, pago a 8 días, a 15 días, etc.

• Conjuntamente con Producción, Almacén y Finanzas de debe determinar los volúmenes óptimos a comprar, ya que esto también ayudará al encargado de Compras a negociar un mayor descuento por volumen de artículos sin perjuicio de los inventarios, ni espacios en los almacenes.

La negociación de la compra Al prepararse para negociar con los proveedores, el gerente de Compras debe dedicar atención minuciosa a varios puntos importantes; si no lo ha hecho ya, debe enterarse de cuáles son los cauces del mercado por los que se mueven los materiales que hay que comprar; enterarse de cuáles son los factores y las fuerzas que actúan en esos mercados; mantener un suministro constante de información sobre las diversas fuentes de abastecimiento; estudiar minuciosamente los precios. A muchos proveedores les gusta decir que su precio está basado en sus costos, es lógico que los precios tengan una relación razonable con los costos pero aún hay muchos otros factores a considerar, entre ellos la demanda de productos, la disponibilidad de los mismos, la expectativa del mercado, la exclusividad de los productos, etc., el gerente de Compras debe estar al corriente de las tendencias del mercado puesto que muchas veces los precios están demasiado inflados, por lo cual debe contar con los argumentos suficientes para rebatir y establecer las mejores condiciones que convengan a la empresa; la negociación es el arte de lograr ventajas mutuas entre el comprador y el vendedor sin crear hostilidad. Elementos de Negociación Comprador‐Vendedor La calidad Definición.‐ Es el conjunto de requisitos que debe reunir lo comprado para satisfacer las necesidades de la empresa. Es decir, que cada material o servicio comprado debe reunir ciertas propiedades clave que van a permitir la funcionalidad y la configuración de dicho material al departamento solicitante.

La compra de la calidad apropiada depende de: 1. Disponer de especificaciones adecuadas que

sirvan de base. 2. Hacer el pedido a proveedores de confianza 3. Comprobar el material comprado comparándolo

con las especificaciones. Las especificaciones no es otra cosa que una descripción exacta del material que se compra, la precisión tiende a reducir los costos al mínimo. Algunas de las especificaciones que hay que tomar en cuenta son:

1. La marca de la fábrica 2. La hoja de dibujo de construcción 3. El análisis químico o características físicas 4. Detalle del material y método de su

fabricación 5. Descripción de su objeto o empleo 6. Identificación con la especificación de

estándar conocida en el mercado general 7. Muestras.

Los tres factores tradicionales que forman parte de toda compra con los siguientes: Calidad, servicio y precio. Los compradores sueles afirmar, por lo general, que toman en consideración la calidad como factor de primera importancia, los servicios en segundo lugar y por último el precio, cuando efectúan la compra.



A todo proceso se le aplica un desarrollo, el cual esta basado en un ideal; del cual el porcentaje de error seria menor al del que la empresa se halla marcado.


Prácticas y Listas de Cotejo Unidad de aprendizaje 5 Práctica número: 11 Nombre de la práctica: Elaboración de un

análisis empresarial

Propósito de la Práctica Al finalizar la práctica el alumno, mediante tecnicaza de análisis del estudio previo de procesos del departamento de producción para su aplicación en la organización

Escenario Campo‐


Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta • Hojas blancas • Lápiz o bolígrafo • Estudio previo de proceso0s del

departamento de producción




• Limpiar el área de trabajo. NOTA: El PSP dará la información necesaria para la realización de la práctica o en su caso, el PSP o plantel gestionaran la vista a una empresa para la realización de la práctica y solicitarán que la empresa proporcione la información necesaria para la realización de la misma.

1. Elaborar un análisis par detectar fortalezas y debilidades de la empresa de acuerdo con las siguientes preguntas. :

• Cuáles son las fortalezas de la empresa. • Cuáles son las debilidades de la empresa. • Cuáles son las oportunidades del mercado. • Cuáles son los problemas del mercado. • Cuál es la situación de la empresa actual. • En qué lugar se encuentra contra la competencia. • Qué precios maneja a diferencia de la competencia.

2. Organizar la información recopilada en la empresa. 3. Elaborar un reporte cuantitativo de la información recopilada. 4. Entregar el resultado de análisis par detectar fortalezas y debilidades de la empresa 5. Separar los residuos recuperables 6. Disponer de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados


Lista de cotejo de la práctica número11: Elaboración de un análisis empresarial Nombre del alumno: Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en el


Desarrollo Si No No


• Limpió el área de trabajo. 1. Elaborar un análisis par detectar fortalezas y debilidades de la empresa de

acuerdo con las siguientes preguntas.

2. Organizó la información recopilada en la empresa. 3. Elaboró un reporte cuantitativo de la información recopilada. 4. Entregó el resultado de análisis par detectar fortalezas y debilidades de la

empresa

5. Separó los residuos recuperables 6. Dispuso de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados Observaciones:




Resumen Cada uno de los procedimientos que se realizan para el control de materiales es clasificado bajo controles por el departamento de compras; aplicándose un descuento por el volumen de mercancía que se adquirió de acuerdo a cada descuento el cual se estipulo al inicio de la compra, mediante descuentos y aplicaciones a la compra que realice la empresa. De igual manera el departamento de compras esta apoyado por el área de contabilidad, bajo los términos empleados contablemente los cuales son solicitados por el proveedor y a manera de resolución depende de la compra apropiada que realiza con la calidad deseada por la empresa bajo las condiciones correspondientes que avalen el proceso de compras


1. ¿Cómo se dividen los procedimientos para el

control de materiales? 2. ¿Cuál es la clasificación del procedimiento de un

pedido? 3. ¿Cuáles son los controles del departamento de

compras? 4. ¿Cómo se aplica un descuento por volumen? 5. ¿De acuerdo a que varia el descuento

acumulado? 6. ¿Qué representa el descuento comercial? 7. ¿Cómo se clasifican las cuentas? 8. ¿Define la contabilidad? 9. ¿Cuáles son los términos que emplea la

contabilidad de carácter técnico? 10. ¿Cuáles son los requisitos de un proveedor? 11. ¿Cuáles son las características de la investigación

de mercados? 12. ¿Cuáles son las fuentes mas apropiadas de

abastecimiento? 13. ¿Cómo se clasifica el desarrollo de los

proveedores? 14. ¿Cuáles son las responsabilidades de seleccionar

a proveedores? 15. ¿Cómo se hace una selección de cotización? 16. ¿Cuál es el elemento primordial en la

negociación comprador‐proveedor? 17. ¿De qué depende la compra de la calidad

apropiada? 18. ¿Cuáles son las especificaciones más importantes

del pedido?


PROGRAMACIÓN DE LA COMERCIALIZACIÓN


RESULTADO DE APRENDIZAJE 6.1 Integrar presupuestos de compras de acuerdo con las necesidades del negocio y a los recursos disponibles. 6.1.1. Monitoreo del Mercado • Concepto Se ha comparado la organización a una máquina imaginada para producir ciertos resultados, mientras que el sistema se ha comparado con las herramientas de esa máquina que se aplican al trabajo que hay que hacer para producir los resultados deseados. • Objetivos La investigación de mercados tiene por objeto brindar información a la empresa a cerca de las necesidades y preferencias de los consumidores tomando en cuenta los factores socioeconómicos de los mismos, así como los del mercado de la empresa y con ello coadyuvar al logro de los objetivos de esta. Importancia de la investigación de mercados. El avance tecnológico es un aspecto importante que se debe considerar en el desarrollo de una empresa, ya que provoca la pronta obsolescencia de técnicas, procesos, programas, políticas y procedimientos. Este tipo de investigación se puede aplicar en cualquier tipo de empresa, (pública o privada) y es una valiosa fuente de información que permite tomar decisiones sobre bases reales, además la información también puede utilizarse para diversos objetivos como son: La investigación de mercados en la empresa pública, tiene por objeto proporcionar a la administración un órgano ejecutor de acciones, hechos y sistemas analizados e interpretados cuidadosamente para programar una información real y oportuna, así como definir las posibles alternativas o cambios de acción que reditúen beneficios en el establecimiento de un programa gubernamental, estatal o socioeconómico (obreros o campesinos) o para beneficio de un sector (primario, secundario o terciario), de manera que generen la máxima eficiencia de la solución tomada y

no incurran en decisiones erróneas que solo traen consigo la inconformidad y rebelión de loa afectados.

La investigación de mercados dentro de una empresa privada desempeña un papel fundamental, ya que es un instrumento básico de desarrollo que proporciona los datos necesarios en la fase de planeación, ya sea a corto o mediano plazo; sobre consumidores, distribuidores, precios, productos, promoción, competencias, etc.; a la vez brinda las bases para definir o tomar medidas y caminos de acción y establecer las políticas y planes que deberán seguirse en lo referente al mercado real impotencial. Limitantes de la investigación de mercados A continuación se describen las limitantes más frecuentes que afectan la eficiencia para obtener resultados positivos, concretos y veraces en la investigación de mercados de una organización: A) Desconocimiento o falta de comprensión a cerca

de lo que es la investigación de mercados. B) Alto costo de aplicación. C) Diferencia existente entre la concepción de su

estudio y su ejecución. D) Falta de personal especializado para su aplicación. E) Tiempo que demanda una investigación. F) Dificultad de evaluar monetariamente los

resultados. (Desembolso sin obtener beneficios). G) Complejidad para obtener resultados ciento por

ciento confiables debido a la falta de cooperación tanto de los factores internos como externos.

La investigación de mercados se puede hacer de dos maneras: 1.‐ Dentro de la empresa; con un departamento especializado en investigación de mercados. 2.‐ Mediante las agencias que se dedican especialmente a eso. Necesidades que satisface la investigación de mercados Cuando las empresas industriales, comerciales y/o de servicios parecen tener excesiva producción y no saben que hacer con ella, o cuando se mejoran los


sistemas de producción y no se sabe como canalizar los excedentes fabricados, surge la necesidad de una investigación de mercados, que permita conocer un sistema adecuado de distribución comercial que garantice la colocación de todos los productos en el mercado. ¿Por qué es necesaria la investigación de mercados? - Para conocer al consumidor. - Para disminuir los riesgos. - Para analizar e informar • Procedimiento Iniciación del procedimiento de compra Como el valor total de las Compras anuales de materiales en una fábrica es de bastante importancia, representa una suma considerable de dinero, la autoridad responsable de las compras tiene que controlarse expresamente para asegurar la economía en las compras. A. Programa de producción B. Requisición de compra inicia en la sección de registros

de existencias como consecuencia del funcionamiento de rutina de los registros de almacén

C. Requisición de compra iniciada por ciertas personas autorizadas, distintas al jefe de la sección de existencias.

Requisición de la compra Es una forma de uso por medio de la cual la administración de abastecimientos hace llegar sus necesidades al departamento de Compras de los distintos materiales que se necesitan para la alimentación de las líneas de producción, mantenimiento y mobiliario de la empresa. Es mediante esta forma como se marca el inicio del proceso de compras ya que una vez definida la necesidad, cantidad, y fechas de entrega del material o servicio, el paso siguiente será revisar que la requisición esté llenada en forma correcta y clara, a modo de evitar cualquier mala interpretación. Análisis de Mercados El paso siguiente en el procedimiento puede ser el estudio de las condiciones del mercado, sobre todo si se están

negociando contratos importantes. Este estudio puede implicar un análisis de las existencias disponibles del material, la tendencia de la oferta, los precios corrientes del mercado y otros factores. Estudio de los mercados En términos generales los mercados son lugares en los que se reúnen los compradores y los vendedores para realizar negocios. Información para el estudio de los mercados Para el gerente de Compras, todo lo que antecede es de interés primordial porque afecta a su compañía. Por consiguiente, procura interpretar los mercados de manera cuantitativa. Fuentes de suministro Obtenido un cuadro general de los mercados, y después de enterarse de éstos, el paso siguiente para prepararse a negociar la compra consiste en obtener información pertinente sobre las fuentes de abastecimiento. El estudio de las fuentes de abastecimiento tiene dos fases principales. Primero hay que localizar las fuentes de abastecimiento; segundo, hay que juzgarlas y valuarlas. Puesto que lo primero no puede hacerse eficazmente sin tener algunos estándares para la selección, se dirige primero la atención hacia los principios que deben emplearse para poder juzgar a los posibles proveedores. Archivos de catálogos Los catálogos y materiales de publicidad pueden resultar verdaderamente útiles para localizar las fuentes de abastecimiento. Con todo, esto es cierto cuando esos materiales se archivan con gran minuciosidad de manera que puedan encontrarse fácilmente. Debe establecerse un procedimiento para clasificar y archivar los materiales que llegan y retirar y destruir los materiales anticuados del archivo.


La localización de fuentes de suministros presenta cuatro características para su cumplimiento, mismas que serán aplicadas de acuerdo al tipo de requerimiento de compra, que puede tener posibilidades de ser incluido en un proyecto de producción y que sea remitido al comprador con tiempo suficiente para elaborar un programa correcto. Características

Requisición de consulta Precio estimado Requisición precio firme Requisición de compra.

• Ventajas La forma de analizar y determinar la fuente de suministro es llevando a cabo un estudio o investigación del mercado, en donde se estudiarán mediante un muestreo las características de la empresa tales como:

Proceso de fabricación Tipo de instalación Maquinaria Capacidad financiera Organización del proveedor Volumen de ventas Clientes que manejan fuentes de materia prima Las líneas de productos que manejan y la posibilidad de que quieran trabajar con nosotros.

Naturalmente, para poder juzgar a los proveedores hay que localizarlos antes. Con todo, se trata de una tarea más detallada que difícil. Se dispone de varias maneras de localizar fuentes apropiadas de abastecimiento entre ellas las más importantes son las siguientes:

1. Revistas y directorios 2. Archivos de catálogos 3. Vendedores 4. Asociaciones de fabricantes y compradores 5. Visitas a los centros fabriles 6. Registros de cotizaciones de proveedores



El servicio que nos ofrecen los proveedores de antemano debe estar contemplando la calidad de servicio, así como el precio, la calidad, y la garantía, que se tiene por ser adquirido con un tiempo límite de esta para con el cliente.

6.1.2. Pronóstico de ventas • Concepto Toda actividad empresarial exige materiales y suministros para su funcionamiento. Para mantener una posición vendedora favorable, que pueda enfrentar a la competencia y rendir beneficios satisfactorios, hay que procurar materiales al precio más bajo que permitan las exigencias de calidad y servicio. El precio en la obtención de estos materiales y el de almacenamiento deberán mantenerse también a un nivel económico. Estas funciones constituyen la necesidad de comprar. Planeación y Pronósticos de Compras La planeación comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la misma. Pronósticos La actividad comercial se reduce a una estrategia basada en las opciones que ofrecen diversas alternativas. Un Gerente de Compras que tiene que tomar opiniones para determinar el curso a seguir, necesita mirar hacia el futuro en forma sistemática y constante para adelantarse a las oportunidades y a los peligros.


• Objetivos Obtener las partes necesarias para la integración de la producción al mejor precio, calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido, tiempo oportuno y lugar adecuado. • Técnicas Mejor precio Este elemento requiere de una atención principal en la industria, ya que representa al constituir el costo de fabricación aproximadamente un 50%& del precio de venta, por la tanto, cualquier ahorro que se pueda obtener, considerando el alto volumen, repercute en beneficio de la empresa. Es necesario llevar un control de los factores mencionados debido a que en esta época inflacionaria son elementos variables en la estructuración de un precio de venta o de compra. Es necesario mantener un estudio constante de probables cambios que puedan afectar dichos precios y limitar o reducir a un mínimo los riesgos que pueda originar un incremento en el precio. Mejor calidad La obtención de la mejor calidad es una de las metas básicas de Compras. Si bien el precio es sumamente importante, no significa obtener el más bajo, en determinadas circunstancias, en detrimento de la calidad. La recepción del material debe ser atendida también en cuanto a tipo de empaque y envase que salvaguarden la calidad en integración de la mercancía. Mejores condiciones de pago y entrega La negociación de mejores condiciones de pago y entrega es otra de las funciones del departamento de Compras. Desde luego deben ser conforme a las políticas generales de la empresa y a las cuales debe ajustarse el comprador. Se justifica la atención en este punto si consideramos que la empresa está obligada a lograr las condiciones de pago que favorezcan sus planes de financiamiento.

• Ventajas Volumen de compras Es indispensable comprar el volumen requerido de acuerdo a los programas previstos. Una insuficiencia provoca el peligro de paro de la producción con los resultados consiguientes. Un exceso de material ocasiona sobrantes de producción, lo que significa un inventario excesivo que origina una inversión ociosa, gastos por manejo de materiales, seguros, mermas, etc. Control de inventarios El control de inventarios es un sistema de registro por medio del cual se comprueban las existencias físicas de materiales en los almacenes, y de éstos en curso de fabricación. Es necesario para saber cuándo reponer las existencias, asimismo para asignar los materiales a las necesidades particulares de la producción y para facilitar la valuación pecuniaria de las existencias e impedir que se acumulen existencias excesivas.



Bajo un pronóstico de ventas el resultado será la ganancia en efectivo por la adquisición del producto que nos ofrece el proveedor; estas deben estar dentro del margen de ganancia que la empresa se haya fijado para sus clientes.


RESULTADO DE APRENDIZAJE 6.2. Establecer precios de los productos a comercializar que propicien la rentabilidad del negocio. 6.2.1 Precios oficiales • Concepto La necesidad de comprar.‐ Toda actividad empresarial exige materiales y suministros para su funcionamiento. Para mantener una posición vendedora favorable, que pueda enfrentar a la competencia y rendir beneficios satisfactorios, hay que procurar materiales al precio más bajo que permitan las exigencias de calidad y servicio. El precio en la obtención de estos materiales y el de almacenamiento deberán mantenerse también a un nivel económico. El precio como elemento requiere de una atención principal en la industria, ya que representa al constituir el costo de fabricación aproximadamente un 50% del precio de venta, por lo tanto, cualquier ahorro que se pueda obtener, considerando el alto volumen, repercute en beneficio de la empresa. En la integración del precio de compra podemos citar los siguientes factores:

Costo de materiales Costo de mano de obra Costo de indirectos Costo de operación Volumen de compras Facilidades de producción Condiciones del mercado Situación geográfica Transportación Situaciones no previsibles (huelgas, incendios, etc.).

• Productos básicos y productos libres Según Juran, un producto es consecuencia o resultado de una actividad o proceso. La oferta total del producto de una compañía será una mezcla de las características físicas y deservicio.

Clasificación de los productos Dependiendo de quien vaya a usar el producto, el diseño de sistemas de logística deberá reflejar los diferentes patrones de uso. Las clasificaciones claras de los productos son valiosas para sugerir la estrategia de la logística, y en muchos casos para comprender por que los productos se suministran y se distribuyen de la manera en la que se hace. Una clasificación tradicional consiste en dividir los bienes y servicios en productos para el consumidor y productos industriales. Productos para el consumidor. Son aquellos que están dirigidos a los consumidores finales. Donde una clasificación para el consumidor compuesta de tres partes ha sugerido: - Productos de conveniencia - Productos de selección - Productos especializados Los productos de conveniencia; son aquellos bienes o servicios que los consumidores compran frecuente e inmediatamente y con poca compra comparativa. Los productos de selección; son aquellos que los clientes están dispuestos a buscar y comparar. Los productos especializados; son aquellos por los que los compradores están dispuestos hacer un esfuerzo sustancial y a menudo esperar bastante tiempo para adquirirlos. Productos industriales Los bienes y servicios industriales son aquellos que están dirigidos a individuos u organizaciones que los usan para producir otros bienes o servicios. Su clasificación es un poco diferente a la de los productos para el consumidor; tradicionalmente, los bienes y servicios industriales se han clasificado según el punto en el cual se encuentran en el proceso de producción.



Competencias Analíticas Toda empresa esta regida por normas, de las cuales al estar actualizadas contemplan a todas aquellas que exciten para cada tipo de empresa en todos y cada uno de los ámbitos de desarrollo de las empresas. RESULTADO DE APRENDIZAJE 6.3. Definir procedimientos de flujo de los productos que aseguren su control. 6.3.1. Control de Productos • Concepto En la manufactura las características importantes del producto se especifican al diseñarlo, previamente a su manufactura. Estas características son las especificaciones del diseño. La calidad del producto (producción); es la adaptación a las especificaciones de diseño a la función y a el uso, así como a el grado en el cual el producto se apega a las especificaciones de diseño. Existen otros conceptos populares sobre la calidad entre los cuales se encuentran los siguientes: - La calidad es la adaptación al uso. - La calidad es hacerlo bien a la primera y todas las

veces. - La calidad es la percepción del cliente.

- La calidad proporciona un producto o servicio a un

precio que el cliente puede pagar. - Se paga por lo que se obtiene (la calidad es el producto

o el servicio más caro).

La comprensión de las características del producto, del diseño, de la capacidad del proceso es de gran ayuda para adquirir conciencia sobre las cuestiones de la calidad en las operaciones.

• Objetivos Con base a los registros cronológicos de los movimientos por producto en el almacén, se realizan estudios de frecuencia de uso, con la finalidad de proporcionar datos que indiquen en lo subsiguiente, la probable periodicidad en el manejo de los artículos en el almacén. El objetivo es vigilar constantemente el abastecimiento suficiente pero no excesivo de todos los materiales. El nivel optimo de los materiales, es aquel que se mantiene en un limite mínimo de existencias, adecuado para asegurar la continuidad de las operaciones y un máximo determinado por el volumen de ventas, por la capacidad productiva, por las limitaciones de espacio, de capital de trabajo y así como gastos por el manejo físico, procurando no caer en obsolescencias o cambios de moda. Control estadístico de la calidad de los productos Este se lleva acabo por medio de las siguientes condiciones: - Programas de resurtidos del proveedor. - Demandas cíclicas de la producción. - Control estadístico de consumos. - Análisis de normas y rechazos por control de

calidad. - Exactitud y oportunidad en la información al

departamento de compras. Terminar con las desviaciones, si las hubiera, que puedan ocasionar, prescindir de los materiales o servicios, invirtiendo el mínimo en su compra. Que los artículos tengan la calidad que se requiere, para lograr el propósito de la Entidad. Valuación de los servicios que otorgue el Proveedor, de acuerdo a las necesidades de cada ente. Evitar los riesgos al realizar un mal pedido. Lograr que la Compañía tenga prestigio en cuanto a seriedad y cumplimiento, utilizando parámetros de


calidad en beneficio de las personas que se interesen en el producto. Mantener ante los proveedores: prestigio, buenas relaciones, creando técnicas nuevas para minimizar los costos y aumentar la calidad de sus acciones, y así obtener créditos, cuando sea necesario. Lograr coordinar las relaciones de comprar con otros departamentos, ya que las decisiones que se tomen en el Departamento de Compras, afectan a los demás departamentos de la Organización, por lo cual, dicho Departamento necesita ayuda de todo el personal. Implantar procesos, controles y políticas de Compras. Evaluar el análisis de costo y valores Seleccionar personal de calidad Economizar las actividades en el Departamento Comunicar a los niveles jerárquicos superiores de la rotación de inventarios. • Procedimiento 1.‐ Control de calidad. Como introducción a este tema, es importante hacer un ligero recordatorio de los que se denomina Calidad, del cual se dice que es el atributo que posee determinado bien o servicio, se satisfacer plenamente las necesidades, requerimientos o expectativas del cliente. A su vez el control, corresponde a todos aquellos procedimientos de carácter administrativo que son implantados con el objeto de verificar que se estén cumpliendo Correctamente, las políticas o los lineamientos establecidos; así como las actividades que se hayan encomendado. En algunas importantes empresas de países altamente desarrollados (Japón, Alemania, Francia, EE.UU. entre otros), derivado que las entidades procuran altos índices de eficiencia y que las existencias de seguridad tienden a desaparecer, los materiales surtidos por el proveedor, no

son revisados dentro de la empresa principalmente por dos causas: a).‐Los altos índices de productividad que las empresas persiguen; no permiten ocupar personal para que este, revise la mercancía que ha sido entregada por el proveedor. b).‐ Al ser implantado el sistema justo a tiempo, la mercancía solo permanece en le almacén el lapso suficiente, para que sea recibida por personal de la entidad 2.‐ Responsabilidad por el control de la calidad. En esta condición que estará en función de la estructura orgánica y que dependerá mucho de la ideología que la administración posea, sin embargo es muy común que la garantía recaiga directamente sobre el departamento de compras, independientemente de donde se origine en realidad las especificaciones de la misma. El trabajo del departamento de compras, no se limita al establecimiento de la orden de compra, sino se encarga a su vez de verificar que el artículo sea entregado a tiempo y con la calidad acordada. 3.‐ Rechazos. Los métodos de inspección y los procedimientos de control de calidad mantenidos por el comprador, como circunstancia normal, son importantes cuando se trata de un servicio. Cuando el material es rechazado, como producto de los mecanismos de inspección por no cumplir con las especificaciones de calidad, el departamento de comprases el responsable de las negociaciones, que se llevan acabo por el proveedor, las cuales tienden a solventar en algún modo, los inconvenientes que se hayan suscitado. Principios básicos de Compras y Abastecimientos Existen cuatro aspectos básicos, correctos y tradicionales, que se consideran en la Compra y por ende en los abastecimientos, los cuales son los


siguientes: calidad, cantidad, precio, financiamiento y servicio, mismos que se desarrollan a continuación: a) Calidad Este lineamiento no solamente trata de decir, si un artículo posee “buena o mala calidad”, no, es algo más profundo, ya que se deben considerar todas las características existentes en un material, artículo o servicio, para poder decidir si cumple con las exigencias que se desean. Consideraciones de calidad Existen ciertas situaciones de la calidad de los materiales, artículos o servicios los cuales son: conveniencia, disponibilidad, costo, sistematización y control de calidad. La comprobación de la calidad, de lo que pretende vender el Proveedor, debe efectuarla él bajo su costo y en su empresa, antes de surtir el pedido al Comprador, lo cual es benéfico para las dos partes, pues ocasiona gastos en la facturación, el transporte, el empaque, y otros, en caso de no cumplir con las circunstancias establecidas. b) Calidad Ya determinada la calidad de los artículos, se necesita precisar la cantidad correcta. Al igual que el principio de conseguir la calidad adecuada, y la cantidad necesaria a alcanzar, lo cual, esto último, es una obligación del Encargado de Compras y de su personal, destinada a satisfacer las necesidades planeadas, para tener un balance con la operación y con los beneficios de las Compras al mayoreo, procurando también reservas de productos, justificada. La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido, está regulada por algunos factores que se deben considerar: ♦ Tipo de artículos ♦ Tiempo de entrega ♦ Necesidad del Pedido ♦ Precio unitario el material o servicio ♦ Promedio de compras del Inventario ♦ Emisión de pedidos ♦ Costo de la transacción ♦ Periodo de compra ♦ Mantenimiento de inventario (máximos y mínimos)

Los factores citados, se debieron de haber estudiado con profundidad y la exactitud necesarias o convenientes. Factores que influyen en la cantidad El comprador debe considerar diversos elementos, que intervienen al tomar la decisión de qué cantidad debe comprar, con el objeto de que se siga llevando a cabo la operación de la Empresa, que se refiere a precios bajos, aprovechamiento de los beneficios del comercio y las expectativas del mercado, cuyos factores son los siguientes: ♦ Tiempo Adecuado de Entrega, Recepción y

Producción Tradición Comercial Esta relacionada con la transformación del material, del empaque y del envío de mercancías, por lo cual la cantidad varía, de acuerdo con la clasificación de artículos y las condiciones que otorguen los proveedores. Almacenaje y Mantenimiento De acuerdo con los mínimos y los máximos establecidos. Mercado, Condiciones y Tendencias Constituyen un aspecto principal para fijar la política en los Departamentos de Compras y de Almacén. Al tender los precios a la alza, se debe de agrandar el lapso de incremento de las compras; pero cuando los precios van a la baja, se recomienda disminuir las mismas. Precio exacto Es un elemento de mucha importancia, en la operación de la Compra. La Administración de la Compañía en que el Departamento de Compras, el Encargado, adquieren mercancías a precios favorables, que pueden dar una buena calificación al Departamento o al Encargado, basándose en los precios que se pagan.


El precio es un término y condición de la Orden de Compra, mismo que se puede estudiar por sí mismo, sólo tienen que relacionarse con otros factores, como la cantidad, localidad, el servicio y el financiamiento, que deben de considerarse como un medio para lograr otros objetivos de la Institución, aparte de los del Departamento de Compras, ya que el precio es un factor determinante en la decisión. El Departamento o el Encargado de Compras, debe de cooperar para mantener al Organismo en competencia con otros de su mismo giro, en lo que se refiere a los costos de materiales o servicios, condición que es responsabilidad del citado Departamento o su Encargado, considerando los altos costos no necesarios y el mantenimiento de los fines que se persiguen. Proveedor adecuado Por lo regular el Vendedor es quien busca al cliente potencial, lo cual conduce a negociar, pero también se puede dar el caso de que el Comprador, busque a los vendedores cuando surge una necesidad con emergencia. Las fases en la selección de fuentes de adquisición son las siguientes: ♦ Averiguar todos los futuros y posibles lugares de

suministro ♦ Adquirir información para aprobar a los posibles

proveedores ♦ Tratar y elegir quién surtirá un pedido ♦ Examinar y tener tratos directos de comprador con

vendedor. ♦ Duración del proceso ♦ Tiempo de entrega Financiamiento Este es un factor que debe tenerse mucho en cuenta, sobre todo cuando no se tiene liquidez, o se presupuesta otra actividad más importante o urgente, entre otras, referentes a la necesidad o manejo pecuniario. Servicio En muchas ocasiones, este factor es determinante en la decisión de la Compra, pues un proveedor serio, cumplido, atento, responsable, sin costo adicional por la entrega a

tiempo yen el domicilio del adquirente, es influyente en la determinación final. Conceptualización del Departamento de Compras y Abastecimientos Es un equipo de la Gerencia Administrativa de la Compañía, el cual está integrado por personal profesional capacitado, con experiencia, que tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan los demás departamentos de la Empresa para realizar sus actividades; es decir, es un mediador. Organización El Departamento de Compras tiene que estar en esas condiciones, con el objeto de cumplir con su misión de la manera más eficiente posible, abarcando no sólo sus funciones, si no también, coordinando otras con las cuales se relacionan y cumplir con lo que la Gerencia Administrativa espera de ese Departamento, como puede conseguir la cantidad presupuestada y con oportunidad de lo descrito en el inciso anterior, además de mantener relaciones armónicas con los proveedores. Al existir en el Departamento de Compras actividades específicas, se requiere de tiempo para poder realizarlas en forma eficiente y correcta, ya que si una acción se efectúa de esa manera, entonces se consumirá menos tiempo, dinero y esfuerzo, evitando problemas y complicaciones, con lo cual, se puede evaluar la actuación del Departamento de Compras, por lo que debe estar bien organizado, contar con personal competente, y ayudar a los demás departamentos y conseguir su cooperación, aunque también dependiendo de los siguientes elementos: A. Cantidad de Compras B. Tipos de artículos y materiales a suministrar C. Limitación de proveedores D. Cantidad de personal y jerarquía que ocupe E. Calidad y capacidad del encargado del

Departamento


Jerarquización Los diversos rangos existentes en el Departamento de Compras son: 1) Encargado principal, denominado comúnmente “Jefe”

o “Subjefe” o Subgerente de Compras”, que es un subordinado a inejecutivo de primerísimo nivel.

2) Dentro del Departamento, como segundo nivel, se pueden encontrar subordinados conocidos comúnmente como “Compradores”,los cuales se encargan en forma directa, de todos los asuntos relacionados con las compras (actividades como: recepción de pedido, investigación de proveedores, firma, aceptar, etc.).

3) En el tercer grado se pueden encontrar a los ayudantes de los “Compradores”, comúnmente conocidos como “Cotizadotes”, que pueden servir como asesores y asistentes.

4) Por último, está el personal que ayuda a las labores de oficina, como pueden ser: secretarias, archivadores, recepcionistas, redactores, etc., cuya labor es mecánica, pero no deja de ser importante dentro del Departamento.

Responsabilidades El Encargado del Departamento de Compras, tiene las siguientes responsabilidades: • Elegir, tratar, platicar y negociar con los proveedores • Investigar cotizaciones de precios y realizar un análisis • En su caso, solicitar permisos gubernamentales de

importación, procurando conseguir beneficios fiscales. • Poner en circulación la Órdenes de Compra y su

seguimiento • Recibir y revisar los artículos o servicios • Buscara la forma de transportar los artículos • Salvaguardar los productos adquiridos • Investigación de nuevos mercados • Actualizar las cotizaciones • Otras secundarias, particulares, dependiendo de la

empresa y su tamaño. Relaciones con otros Departamentos El Departamento de Compras debe de mantener buen contacto con los demás departamentos, entre los que están Producción, Ingeniería, Mantenimiento, Finanzas,

Contabilidad, Ventas, etc., para lograr en su conjunto el objetivo u objetivos esenciales de la Entidad. El presupuesto como medida de evaluación del Departamento de Compras. El presupuesto en general, se encuentra profundamente relacionado con el de Compras y al existir diferencias de lo presupuestado con lo realizado, se le pide al Departamento de Compras que fundamente las desviaciones o variaciones. Así como el análisis y el estudio de las mismas, lo cual da lugar a tomar las medidas para su recuperación. • Ventajas Características del producto No todos los aspectos del producto son igualmente importantes para los consumidores, en general solo algunos de ellos evaluarán el nivel de la calidad. Diseño De dos empresas que producen el mismo producto una de ellas podría pagar altos costos para mantener un nivel aceptable de calidad, mientras que su competidora puede mantener esa misma calidad a mucho menor costo. Con frecuencia la diferencia es el resultado de la importancia dada a consideraciones de calidad en las fases de diseño del desarrollo del producto, antes de la etapa de producción a toda la capacidad. El número de etapas en el proceso de conversión, los tipos de insumos necesarios y los procesos técnicos requeridos para producir el artículo quedan determinados en la fase del diseño del producto. Capacidad del proceso; esta es una declaración en términos de cantidad sobre la uniformidad real del producto en condiciones normales de trabajo .Para cualquier organización existen elementos clave que afectan la calidad. El buen administrador debe ser capaz de identificar estos aspectos, que en general incluyen a las personas, a las instalaciones y a los materiales, tratando de entender como interactúan en su empresa. Una vez que se diseña una estrategia y se comunica, se comprende a las variables clave que afectan a la


calidad, tiene lugar la función de conversión; los productos son manufacturados, las partes se hacen, los servicios se generan, los clientes son atendidos; con respecto a la calidad se encuentran los procesos bajo control; y afortunadamente se cuenta con un conjunto abundante y completo de técnicas de análisis y diagnóstico para ayudar a el gerente de operaciones a encontrar la respuesta viable a toda cuestión que se le presente. Estrategia y calidad Al diseñar una estrategia de operaciones, el potencial del mercado (demanda), se relaciona con la capacidad de las operaciones. A medida que surgen las ideas sobre los productos o servicios se conforman al enfoque general de la producción y al plan de ventas.


Competencias Analíticas Para la realización de un mejor control y aprovechamiento de desarrollo de cada proceso, este se debe hacer por el método del cual se obtenga la mayor parte y se beneficie en gran parte a todo aquel personal que forme parte de la organización. 6.3.2 Proceso de flujo de mercancías • Concepto Es el intervalo en donde el departamento de almacén se responsabiliza de hacer un chequeo estadístico de entradas y salidas de productos, así como de materia prima para producir. • Objetivos Que la materia prima no se haga perecedera en el almacén, así como los productos que deben tener un tiempo estimado de almacenaje para checar entradas y salidas en simultáneamente con el área de ventas.

• Ventajas. Que el almacén tenga el espacio suficiente para productos nuevos y de salida para su venta. Que el producto no se altere o maltrate en el almacén. Que exista una buena relación entre las áreas responsables del flujo de las mercancías como son: ventas, compras, y el propio almacén. PARA CONTEXTUALIZAR CON:


El tipo de control que se tomo como inicio debe ser el que marque la pauta para el buen desarrollo del flujo de materiales en el departamento de compras de cada empresa.


Práctica y Listas de Cotejo Unidad de aprendizaje 6 Práctica número: 12 Nombre de la práctica: Realizar la comercialización de un producto.

Propósito de la Práctica Al finalizar la práctica el alumno, realizara la comercialización de un producto mediante la exhibición y promoción de un producto en el mercado para su venta.

Escenario Campo‐


Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta • Hojas blancas • Lápiz o bolígrafo • Producto y Modelo de un

cuestionario para recoger datos para el análisis de procesos




• Limpiar el área de trabajo. NOTA: El PSP dará la información necesaria para la realización de la práctica o en su caso, el PSP o plantel gestionaran la vista a una empresa para la realización de la práctica y solicitaran que la empresa proporcione la información necesaria para la realización de la misma. Por ejemplo: La empresa Industrial S.A. desea comercializar un botiquín que incluye sus principales productos para raspones, golpes machucones, quemaduras y pequeñas cortadas que suceden en el hogar, en los viajes o los días de campo. Pero como no esta segura de que sea una buena opción ha pensado que le convendría realizar un estudio de mercado que le ayude a decidir si lanza al mercado solo un botiquín o tres con diferentes artículos dependiendo del lugar a donde se encuentren las personas; considerando tanto los productos como la promoción y la publicidad; identificando los puntos principales de venta que serian; Autoservicios, bajo el nombre mas adecuado para esta comercialización así como el precio idóneo a el nivel que se dirija el producto. Como la empresa no cuenta con los recursos que exige un estudio profesional a nivel nacional se ha acercado a los directivos de su institución educativa y ha convenido con ellos que ustedes como alumnos y sus compañeros de clase serán quienes realicen este estudio local.

1. Planear la comercialización del producto de acuerdo con lo siguiente :

• Establecer los objetivos de estudio. • Diseñar el plan de investigación. (Metodología) • Formular la hipótesis. • Llevar a cabo un sonde de investigación preeliminar. • Formular una guía de tópicos para sesiones de grupo. • Desarrollar un cuestionario para entrevistas a fondo y realizar una prueba del mismo. • Determinar estadísticamente el universo de la muestra. • Elaborar un tríptico de comercialización para la promoción del producto.

2. Aplicar la comercialización del producto en la medida de las posibilidades del grupo y de la gestión del PSP y del plantel con la empresa u organización. NOTA: de lo contrario aplicar la promoción en el plantel.

3. Separar los residuos recuperables 4. Disponer de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados


Lista de cotejo de la práctica número 12: Realizar la comercialización de un producto



Desarrollo Si No No


• Limpió el área de trabajo. 1. Planeó la comercialización del producto de acuerdo con lo siguiente : 2. Aplicó la comercialización del producto en la medida de las posibilidades del

grupo y de la gestión del PSP y del plantel con la empresa u organización.

3. Separó los residuos recuperables 4. Dispuso de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados Observaciones:




Resumen Las compras son realizadas con un valor específico y considerando los materiales y suministros que forman parte de la planeación y el pronóstico de compras, que comprende todos los objetivos de precio y calidad de la empresa. A través del control de inventarios se cumple con los principios básicos de las compras y el abastecimiento, y es el factor básico en la regulación de los pedidos, es decir, la fijación de montos, precios y fechas de entrada, y la selección de las fuentes de adquisición.

Autoevaluación de Conocimientos del

Capítulo 6 1. ¿Cuáles son los medios para establecer el valor total de

la compra? 2. ¿Cuáles son las comprobaciones antes del manejo de

requisiciones? 3. ¿Cuáles son las 4 características de las localizaciones

de fuentes de suministros? 4. ¿Qué exige la necesidad de comprar? 5. ¿Que comprende la planeación y pronósticos de

compra? 6. ¿Cuáles son los objetivos principales de la necesidad de

comprar? 7. ¿Cuáles son los factores que integran el precio de

compra? 8. ¿Cómo se obtiene la mejor calidad? 9. ¿Qué es un control de inventarios? 10. ¿Cuáles son los 4 principios de las compras y el

abastecimiento? 11. ¿Cuáles son las consideraciones de la calidad? 12. ¿Cuáles son los factores que regulan el pedido? 13. ¿Cuáles son los factores que influyen en la cantidad? 14. ¿Qué otros factores influyen en la cantidad? 15. ¿Cuáles son las fases en la selección de fuentes de

adquisición? 16. ¿De qué elementos depende el departamento de

compras? 17. ¿Cuáles son los rangos que existen en el departamento

de compras? 18. ¿Cuáles son las responsabilidades del departamento de

compras?

Respuestas a la Autoevaluación de Conocimientos Capítulo 1

1. Con el nacimiento del trueque, se dan las

primeras compras a cambio de un bien por otro para satisfacer una necesidad.

2. Que compre nuevos materiales, adquiera nuevas líneas de producción, tenga variaciones en sus tendencias y aumente el crédito de la empresa

3. Es ayudar a producir más utilidades a la empresa. 4. Se encarga de agrupar las actividades logísticas

en el nivel corporativo para servir a todos los grupos de productos.

5. Compras centralizadas. 6. Compras descentralizadas. 7. Compras centralizadas‐descentralizadas. 8. Adquirir materiales, suministros y equipo a

través de una sola oficina matriz. 9. Permite que tenga, muy a menudo, una

respuesta lógica más rápida y personalizada a las necesidades del cliente.

10. Son aquellas compres que efectúan los departamentos donde utilizan directamente lo que se compró

11. Las que se dan en varias plantas pertenecientes a una misma corporación.

12. Surgimiento de una nueva necesidad. Su ubicación de entrega. La elección del proveedor. El servicio que se va a brindar.

13. Que el departamento de compras reciba una requisición de compra. Que el encargado del departamento de compras, identifique las necesidades de abastecimiento. Que se emita un pedido u orden de compra.

14. Reducción de costos y obtención de utilidades. Un buen servicio. Control del convenio para obtener financiamiento. Control de datos comerciales con los proveedores. Obtención de información y asesoramiento.

15. El precio, la calidad, las condiciones de pago y entrega.

16. El costo de materiales. El costo de mano de obra. Los costos indirectos. El costo de operación.


El volumen de compra. 17. Es un sistema de registros por medio del cual se

comprueban las existencias físicas de materiales de los almacenes y de éstos en el curso de la fabricación.

18. En el sentido de que son planteamientos generales o maneras de comprender que orientan el pensamiento y acción de los miembros de la empresa.

Respuestas a la Autoevaluación de

Conocimientos Capítulo 2 1. Porque establece una concentración de cada grupo de

materiales, según su clasificación ordenada en forma alfabética y numérica.

2. Es el corazón de una rutina de las compras, con respecto a la elección de proveedoras sobre la materia prima, los precios y las condiciones.

3. Nombre del proveedor, descuentos; descripción y características; Volúmenes y precios, fecha, número de requisición, número de orden, cantidad comprada y observaciones.

4. Características, planos y revisiones. 5. La mercancía, el proveedor, el número de pedido, la

cantidad contratada, los plazos o límites del contrato y el precio.

6. Por medio de un resumen mensual para evaluar, el porcentaje de eficiencia del departamento de compras.

7. Nos permite conocer la situación real que guardan las órdenes de compra, de entrega y de atraso.

8. Carta de cotización. Resumen de cotización. Registro de la orden de compra. Avisos de cambio en las órdenes de compra.

9. El presupuesto y el programa. 10. Auditoria interna administrativa.

Analizar los ahorros del departamento. Comparar precios actuales con costos estándar.

11. Por la relación del volumen de actividad y cargas de trabajo. Por el estudio individual del personal de compras. Por la utilidad del os reportes producidos.

12. Informe mensual, anual, de presupuesto, de proveedores, de materia prima y de evaluación de proveedores.


1. Como principio de apalancamiento. 2. La renegociación de contratos. Mantener

precisión. Ofrecer ayuda. Reducir proveedores. 3. Es el acto de adquirir en cantidades que exceden

los requerimientos actuales, pero no más allá de los requerimientos futuros.

4. Integra los gastos que corresponden a erogaciones por remuneración a vendedores, gastos de oficina, de ventas, publicidad y propaganda, gastos de transporte, gastos de almacén de artículos terminados para venta.

5. La utilidad, la elaboración del presupuesto y la mercadotecnia.

6. Porcentaje fijo sobre ventas. Empuje publicitario de la competencia. Por los objetivos a alcanzar.

7. Por saldos disponibles en caja y bancos, por inversiones temporales, por estimaciones de dinero y por pago a clientes y desembolsos.

8. Comprende el presupuesto de caja, el origen y aplicación de los recursos y toda la serie de operaciones de tipo financiero en donde no interviene la caja.

9. Procurar el cumplimiento, pretender el establecimiento de las provisiones, fijar políticas de pago, estimar los gastos previstos y economizar por gastos anticipados.

10. Es la formulación de planes para un futuro periodo dado en términos numéricos.

11. Sueldos, tiempo extra, gastos de representación,

gastos de viaje, comunicación, papelería, mobiliario y equipo.

12. Materiales directos, materiales indirectos o auxiliares.

Respuestas a la Autoevaluación de

Conocimientos Capítulo 4 1. Es el nombre que se le da a la diferencia que

resulta de restar el valor actual, al nominal de una cuenta no convencida, a manera de una operación por adquirir títulos o valores a precio


menor del nominal antes del vencimiento de los mismos.

2. Descuentos Comerciales Descuentos Financieros

3. Es la reducción del precio del producto por la venta de mercancías que se ofrecen a los clientes bajo condiciones que especifican el tipo de descuento, duración en tiempo estimado por la empresa.

4. Compras internacionales y compras de importación. 5. Compras de importación y compras para exportar. 6. Aspecto legal, estándares de calidad, tiempos de

entrega, inventarios y comunicación. 7. El resultado del análisis del mercado. Realización de un

estudio de adquisición. Hacer un estudio de selección y emisión.

8. Compra de materiales o servicios de calidad. Asegurarse de la alta tecnología para suministrar la entrega. Obtención de la compra al menor precio sin detrimento. Establecimiento de buenas relaciones con los proveedores.

9. Mediante el proceso de abrir un archivo por orden alfabético que sirve para guardar, resúmenes de cotizaciones, lista de precios, catálogos, circulares y toda información que le concierna a esta persona.

10. Descuento por pronto pago. Descuento por volumen. Descuento acumulado. Descuento comercial.

11. Pedido de compra o pedido. 12. Es un documento mediante el cual se comprometen

tanto el vendedor como el comprador a respetar y sostener las condiciones de adquisición de materiales.

13. Número de orden. La cantidad pedida expresada en números.

14. Copia para el consecutivo de compras, copia para el expediente del proveedor, copia para la activación y copia para el usuario.

15. Pedidos individuales de compra. Pedidos generales de compra.

16. Por consentimiento mutuo de las partes, por competencia de las partes, por el importe adecuado, por fines legales, por ausencia de fraude o coacción.

17. Mediante el periodo de un mes; se va midiendo por días de entrega consecutiva y por medio de una serie de números del 1 al 31.

18. Recepción de la compra. Revisión de la factura. Por el pago.


1. Por los pasos sucesivos de la compra. Por la

especialización de aspectos particulares de la compra.

2. Nacimiento del pedido. Elaboración del registro. Recepción y supervisión. Controles de recepción. Pagos.

3. Control por proveedor, control por artículos, control de gastos comprometidos.

4. De acuerdo con la política de la empresa, en cuanto al inventario, sobre el costo unitario más bajo realizado mediante la compra por la cantidad.

5. Varía en proporción a la cantidad que se compra.

6. Este representa la compensación de los gastos de venta.

7. Cuentas de activo, Cuentas de pasivo, Cuentas de capital.

8. Es el sistema para conocer la situación financiera de la empresa, mediante documentos que avalen sus resultados.


1. Bajo programa de producción. Por una

requisición iniciada en registros y existencias. Por una requisición iniciada por personas autorizadas.

2. Traer las firmas necesarias de aprobación. Indicar las fechas de entrega solicitadas. Que la cantidad y unidad estén indicadas. La requisición debe ir acompañada de un plan específico.

3. Requisición de consulta, Precio estimado, Requisición del precio firme, requisición de la compra.

4. Exige materiales y suministros para su funcionamiento.

5. Comprende pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos.

6. Mejor precio, mejor calidad, mejores condiciones de pago y entrega.

7. Costo de materiales, costo de mano de obra, costos indirectos, costos de operación.


8. Bajo un precio aceptable, por la recepción del material, por el empaque y el envase.

9. Es un sistema de registros por medio del cual se comprueban las existencias físicas de materiales en los almacenes y estos en el curso de fabricación.

10. Calidad, cantidad. precio exacto, financiamiento y servicio.

11. Conveniencia, disponibilidad, costo sistemático, control de calidad.

12. El tipo de artículos, el tiempo de entrega, la necesidad del pedido, el precio unitario del material y el servicio. El promedio de las compras del inventario. La emisión de pedidos. El periodo de compra. El mantenimiento del inventario.

13. El tiempo adecuado de entrega. La recepción y la producción.

14. La tradición comercial. Almacenaje y mantenimiento. El mercado. Las condiciones y las tendencias.

15. Averiguación de futuros lugares de suministro. Adquirir información para aprobar posibles proveedores. Ver quien surtirá el pedido. Tener trato directo comprador‐vendedor. La duración del proceso. El tiempo de entrega.

16. La cantidad de compras. Los tipos de artículos y materiales a suministrar. Limitaciones de proveedores. Cantidad de personal y la jerarquía que ocupe. La calidad y capacidad del encargado del departamento.

17. Encargado principal o jefe. Subordinados o compradores. Cotizadotes o ayudantes. Secretarias. Archivadores. Recepcionistas. Redactores.

18. Elegir, tratar, platicar y negociar con proveedores. Investigar cotizaciones de precios y realizar un análisis. Solicitar permisos gubernamentales de importación. Poner en circulación las órdenes de compra. Revisar y recibir los artículos o servicios. Salvaguardar los productos. Investigación de nuevos mercados. Actualización de cotizaciones.


Glosario de Términos de E‐CBNC Campo de aplicación

Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que describe el conjunto de circunstancias laborales posibles en las que una persona debe ser capaz de demostrar dominio sobre el elemento de competencia. Es decir, el campo de aplicación describe el ambiente laboral donde el individuo aplica el elemento de competencia y ofrece indicadores para juzgar que las demostraciones del desempeño son suficientes para validarlo.

Competencia laboral Aptitud de un individuo para desempeñar una misma función productiva en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad esperados por el sector productivo. Esta aptitud se logra con la adquisición y desarrollo de conocimientos, habilidades y capacidades que son expresados en el saber, el hacer y el saber‐hacer.

Criterio de desempeño Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que se refiere al conjunto de atributos que deberán presentar tanto los resultados obtenidos, como el desempeño mismo de un elemento de competencia; es decir, el cómo y el qué se espera del desempeño. Los criterios de desempeño se asocian a los elementos de competencia. Son una descripción de los requisitos de calidad para el resultado obtenido en el desempeño laboral; permiten establecer si se alcanza o no el resultado descrito en el elemento de competencia.

Elemento de competencia Es la descripción de la realización que debe ser lograda por una persona en al ámbito de su ocupación. Se refiere a una acción, un comportamiento o un resultado que se debe demostrar por lo tanto es una función realizada por un individuo. La desagregación de funciones realizada a lo largo del proceso de análisis funcional usualmente no sobrepasa de cuatro a cinco niveles. Estas diferentes funciones, cuando ya pueden ser ejecutadas por personas y describen acciones que se pueden lograr y resumir, reciben el nombre de elementos de competencia.

Evidencia de conocimiento

Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral que hace referencia al conocimiento y comprensión necesarios para lograr el desempeño competente. Puede referirse a los conocimientos teóricos y de principios de base científica que el alumno y el trabajador deben dominar, así como a sus habilidades cognitivas en relación con el elemento de competencia al que pertenecen.

Evidencia por producto Hacen referencia a los objetos que pueden usarse como prueba de que la persona realizó loestablecido en la Norma Técnica de Competencia Laboral. Las evidencias por producto son pruebas reales, observables y tangibles de las consecuencias del desempeño.

Evidencia de actitud Las Normas Técnicas de Competencia Laboral incluyen también la referencia a las actitudes subyacentes en el desempeño evaluado.


Glosario de Términos de E‐CBNC Evidencia por desempeño Parte constitutiva de una Norma Técnica de Competencia Laboral, que

hace referencia a una serie de resultados y/o productos, requeridos por el criterio de desempeño y delimitados por el campo de aplicación, que permite probar y evaluar la competencia del trabajador. Cabe hacer notar que en este apartado se incluirán las manifestaciones que correspondan a las denominadas habilidades sociales del trabajador. Son descripciones sobre variables o condiciones cuyo estado permite inferir que el desempeño fue efectivamente logrado. Las evidencias directas tienen que ver con la técnica utilizada en el ejercicio de una competencia y se verifican mediante la observación. La evidencia por desempeño se refiere a las situaciones que pueden usarse como pruebas de que el individuo cumple con los requerimientos de la Norma Técnicas de Competencia Laboral.

Formación ocupacional Proceso por medio del cual se construye un desarrollo individual referido a un grupo común de competencias para el desempeño relevante de diversas ocupaciones en el medio laboral.

Módulo ocupacional Unidad autónoma integrada por unidades de aprendizaje con la finalidad de combinar diversos propósitos y experiencias de aprendizaje en una secuencia integral de manera que cada una de ellas se complementa hasta lograr el dominio y desarrollo de una función productiva.

Norma Técnica de Competencia Laboral

Documento en el que se registran las especificaciones con base en las cuales se espera sea desempeñada una función productiva. Cada Norma Técnica de Competencia Laboral esta constituida por unidades y elementos de competencia, criterios de desempeño, campo de aplicación y evidencias de desempeño y conocimiento.


Glosario de Términos de E‐CBCC Competencias contextualizadas

Metodología que refuerza el aprendizaje, lo integra y lo hace significativo.

Competencias Laborales Se definen como la aptitud del individuo para desempeñar una misma función productiva en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad esperados por el sector productivo. Esta aptitud se logra con la adquisición y desarrollo de conocimientos, habilidades y capacidades que son expresadas en el saber, el saber hacer, el saber ser y el saber estar.

Competencias básicas Son las que identifican el saber y el saber hacer en los contextos científico teórico, tecnológico, analítico y lógico.

Competencias Analíticas Estas hacen referencia a los procesos cognitivos internos necesarios para simbolizar, representar ideas, imágenes, conceptos u otras abstracciones. Dotan al alumno de habilidades para inferir, predecir e interpretar resultados.

Competencias Científico – Teóricas

Son las que le confieren a los alumnos habilidades para la conceptualización de principios, leyes y teorías, para la comprensión y aplicación a procesos productivos; y propician la transferencia del conocimiento.

Competencias Lógicas Se refieren a las habilidades de razonamiento que le permiten analizar la validez de teorías, principios y argumentos, así mismo, le facilitan la comunicación oral y escrita. Estas habilidades del pensamiento le permiten pasar del sentido común a la lógica propia de las ciencias. En estas competencias se encuentra también el manejo de los idiomas.

Competencias Tecnológicas Hacen referencia a las habilidades, destrezas y conocimientos para la comprensión de las tecnologías en un sentido amplio, que permite desarrollar la capacidad de adaptación en un mundo de continuos cambios tecnológicos.

Competencias clave Son las que identifican el saber, el saber hacer, el saber ser y el saber hacer; en los contextos de información, ambiental, de calidad, emprendedor y para la vida.

Competencias Ambientales Se refieren a la aplicación de conceptos, principios y procedimientos relacionados con el medio ambiente, para el desarrollo autosustentable.

Competencias de Calidad Se refieren a la aplicación de conceptos y herramientas de las teorías de calidad total y de aseguramiento de la calidad, y su relación con el ser humano.

Competencias Emprendedoras Son aquellas que se asocian al desarrollo de la creatividad, fomento del autoempleo y fortalecimiento de la capacidad de autogestoría.

Competencias de información Se refieren a las habilidades para la búsqueda y utilización de diversas fuentes de información, y capacidad de uso de la informática y las telecomunicaciones.


Glosario de Términos de E‐CBCC Competencias para la vida

Competencias referidas al desarrollo de habilidades y actitudes sustentadas en los valores éticos y sociales. Permiten fomentar la responsabilidad individual, la colaboración, el pensamiento crítico y propositivo y la convivencia armónica en sociedad.

Contextualización Puede ser entendida como la forma en que, al darse el proceso de aprendizaje, el sujeto establece una relación activa del conocimiento y sus habilidades sobre el objeto desde un contexto científico, tecnológico, social, cultural e histórico que le permite hacer significativo su aprendizaje, es decir, el sujeto aprende durante la interacción social, haciendo del conocimiento un acto individual y social. Esta contextualización de las competencias le permite al educando establecer una relación entre lo que aprende y su realidad, reconstruyéndola.

Matriz de competencias Describe las competencias laborales, básicas y claves que se contextualizan como parte de la metodología que refuerza el aprendizaje, lo integra y lo hace significativo.

Matriz de contextualización Presenta de manera concentrada, las estrategias sugeridas a realizar a lo largo del módulo para la contextualización de las competencias básicas y claves con lo cual, al desarrollarse el proceso de aprendizaje, se promueve que el sujeto establezca una relación activa del conocimiento sobre el objeto desde situaciones científicas, tecnológicas, laborales, culturales, políticas, sociales y económicas.

Módulo autocontenido Es una estructura integral multidisciplinaria y autosuficiente de actividades de enseñanza‐aprendizaje, que permite alcanzar objetivos educacionales a través de la interacción del alumno con el objeto de conocimiento.

Módulos autocontenidos transversales

Están diseñados para atender la formación vocacional genérica en un área disciplinaria que agrupa varias carreras.

Módulos autocontenidos específicos

Están diseñados para atender la formación vocacional y disciplinaria en una carrera específica.

Módulos autocontenidos optativos

Están diseñados con la finalidad de atender las necesidades regionales de la formación vocacional. A través de ellos también es posible que el alumno tenga la posibilidad de cursar un módulo de otra especialidad que le sea compatible y acreditarlo como un módulo optativo.


Glosario de Términos de E‐CBCC Módulos integradores Conforman una estructura ecléctica que proporciona los conocimientos disciplinarios

científicos, humanísticos y sociales orientados a alcanzar las competencias de formación genérica. Apoyan el proceso de integración de la formación vocacional u ocupacional, proporcionando a los alumnos los conocimientos científicos, humanísticos y sociales de carácter básico y propedéutico, que los formen para la vida en el nivel de educación media superior, y los preparen para tener la opción de cursar estudios en el nivel de educación superior. Con ello, se avala la formación de bachiller, de naturaleza especializada y relacionada con su formación profesional.

Unidades de aprendizaje Especifican los contenidos a enseñar, proponen estrategias tanto para la enseñanza como para el aprendizaje y la contextualización, así como los recursos necesarios para apoyar el proceso de enseñanza‐aprendizaje y finalmente el tiempo requerido para su desarrollo.


Glosario de Términos Técnicos Abastecimiento: Son las existencias de bienes consumibles necesarios para mantener en operación la

maquinaria y equipo que sirve a la empresa en la elaboración o fabricación de satisfactores tales como: Combustibles, lubricantes, energía eléctrica, energía cinética, explosivos, empaque, envolturas etc.

Acreedor: Es el nombre con el que se designa a la persona que tiene derecho a exigir de otra una contraprestación. Persona que recibe una promesa de pago como contraprestación a los bienes o servicios entregados a otra.

Actividad Económica: Es la actividad desarrollada por una empresa para obtener bienes económicos (satisfactores), que consiste en la conjunción del esfuerzo (trabajo), con los medios materiales (capital), necesarios.

Administración: Se le denomina así a la que esta encaminada a todas las arreas vitales de la empresa, y que encamina a los empleados al logro de sus fines o metas.

Administrador: Es la persona con conocimiento mercantil que aplica sus conocimientos en el manejo de los bienes materiales y humanos de una empresa por cuenta del propietario.

Adquisición: Es la compra de activos, con el propósito de darles un uso en la empresa.

Beneficio: Es la ganancia, utilidad o provecho que se obtiene por la realización de un trabajo.

Capital: Este representa el patrimonio neto de una empresa determinado por la diferencia entre sus bienes y derechos menos sus deudas y obligaciones. Es la cantidad de dinero o caudal invertido por los propietarios de la empresa.

Compras: Es el término usado para designar las adquisiciones de bienes para uso, consumo o venta. Nombre que recibe una cuenta o partida integrante del estado de resultados, en ella se registran las adquisiciones de mercancía en un sistema contable, analítico o pormenorizado.

Conciliación: Es el documento que se formula con la finalidad de presentar las discrepancias que existen entre dos o más cuentas relacionadas entre si y hacerlas coincidir.

Contabilidad: Es el conjunto de técnicas y procedimientos con base en principios, normas y reglas que el registro, clasificación y control de las operaciones de una empresa, orientado a proporcionar información financiera para la toma de decisiones.

Contrato: Es el documento en el que se estipulan las condiciones de un acuerdo o pacto entre dos o más personas.


Glosario de Términos Técnicos Control de Calidad: Es el conjunto de técnicas establecidas para inspeccionar el nivel de la calidad

(requisitos indispensables) de un producto durante o al final de su elaboración.

Control de Precios: Consiste en la directa intervención gubernamental en el mercado de bienes para regular el valor de estos y proteger el poder adquisitivo de la moneda y evitar la aparición de monopolios.

Demanda: Es el acto procesal introductivo de instancia en el que una persona llamada demandante solicita al juez una sentencia a su favor respecto de una resolución de autoridad; de conformidad con lo establecido en el código Fiscal de la Federación, respecto del juicio de nulidad en el procedimiento contencioso administrativo, donde la demanda se debe representar por escrito ante la sala regional competente dentro de los 45 días siguientes a aquel en que haya surtido efectos la notificación de la resolución impugnada.

Departamento de Producción:

Es la unidad integrante de la administración de una empresa, que se encarga de mantener algunos registros y controles de la planta de producción, así como cierta vigilancia en sus instalaciones.

Departamento: Es la unidad integrante de la administración de una empresa que se encarga del registro, control y trámite de las adquisiciones de mercancías y otros bienes por objeto de sus funciones.

Descentralización: Es la acción que consiste en dotar de personalidad jurídica y patrimonio propio a empresas de la administración pública, con aprobación de Poder Ejecutivo Federal; para que estas realicen actividades especificas de interés público.

Descuento: Es el nombre que se le da a la diferencia que resulta de restar el valor actual, nominal de una cuenta no vencida. Operación que consiste en adquirir títulos o valores a precio menor del nominal, antes del vencimiento de los mismos.

Diagrama de flujo del sistema:

Es la gráfica que muestra el control o flujo de operaciones en la aplicación de procesamiento de datos.

Empresa: Es el nombre que se le da a la unidad que realiza actividades económicas (de comercio, producción, extracción o reproducción de bienes y servicios), coordinando recursos materiales y humanos. La Ley de Cámaras Empresariales y sus confederaciones definen a la empresa como a las persona físicos y morales que realizan actividades comerciales, industriales o de servicios en uno o varios establecimientos, con exclusión de locatarios de mercados públicos que realicen exclusivamente ventas al menudeo y personas físicas que efectúan actividades empresariales en puesto fijos o semifijos ubicados en la vía pública o como vendedores ambulantes.

Financiar: Es dar o recibir elementos pecuniarios.


Glosario de Términos Técnicos Garantía: Es la acción que consiste en afianzar por medio de documentos, prenda o hipoteca, la

cosa que se estipula.

Informe: Es el documento en el que se proporcionan datos y comentarios a cerca de la situación que guardan las cuentas examinadas por un contador Público.

Inventario: Es la relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo de una empresa en el que se muestra lo siguiente: 1.‐El número consecutivo. 2.‐La unidad de medida. 3.‐El número de unidades existentes. 4.‐La descripción de los bienes. 5.‐Los precios unitarios. 6.‐El importe total de cada renglón. 7.‐Las sumas parciales por grupos y/o clasificaciones. 8.‐El total del inventario.

Inversión: Es el empleo del capital en bienes productivos, en bienes de activos fijos; Es el capital invertido en bancos y que generan interese a favor.

Investigación: Es la norma de auditoria sobre la ejecución del trabajo, con objeto de reunir los elementos necesarios para planear adecuadamente el trabajo de auditoria. Es el estudio que por diversas medias prácticas el contador público o auditor con el objeto de indagar sobre uno o varios aspectos que afectan o podrían afectar a la empresa sujeta a una auditoria.

Materia Prima: Es el material sujeto a un proceso de transformación para la obtención de un producto.

Mercado: Es el lugar donde se efectúan transacciones numerosas. Es el conjunto de características de la producción de los intercambios y del consumo de productos.

Mercancías: Son objetos o artículos de comercio. El Código fiscal de la Federación, menciona que son los productos artículos y cualesquiera otros bienes, aun cuando las leyes los consideren inalienables e irreductibles a propiedad particular.

Moneda: Es el medio de cambio corriente de un país integrado por billetes y monedas metálicas.

Negociar: Es el acto que consiste en comprar y vender efectos de comercio.

Oferta: Es la cantidad de un bien económico ofrecido en venta dentro de un mercado a un precio determinado.


Glosario de Términos Técnicos Organigrama: Es una grafica que se compone de cuadros o círculos unidos por líneas, y que

representa los niveles jerárquicos de funciones, responsabilidades y autoridad de los diversos campos, divisiones, departamentos, secciones de una empresa u organización.

Pago: Es la entrega parcial o total de lo que se debe. Es una retribución por la realización de una actividad valorizada económicamente.

Pedido: Es el encargo de géneros hecho a un fabricante o vendedor. Es parte del precio de unaacción, que no se ha pagado.

Personas: Es un ente susceptible de adquirir derechos o contraer obligaciones. Desde el punto de vista jurídico; significa que esta sujeto a derechos y obligaciones por formar parte de una organización.

Política: Es la adaptación o aplicación especial de un principio necesario para satisfacer las necesidades particulares en el registro de las operaciones realizadas por una persona.

Precio: Es el valor que tiene una cosa expresada en dinero.

Presupuesto: Es la determinación anticipada que se hace de las partidas integrantes de los estados financieros de una empresa; tales como: presupuesto de caja, capital de ventas, de compras, de producción, de gastos etc.

Procedimiento: Es el conjunto de métodos establecidos para la realización de una actividad.

Proceso: Es el conjunto de actividades que se realizan para transformar materias primas en productos terminados.

Producción: Es la transformación de las materias primas para la obtención de satisfactores de necesidades. Para efectos de la Ley de Impuestos Especial sobre la Producción y servicios; es la acción o faena para elaborar o fabricar bebidas alcohólicas conforme a procesos específicos según su naturaleza y materias primas para la obtención final del producto.

Producto: Es el resultado final obtenido mediante la aplicación de procesos de producción a las materias primas. Es la cos producida

Programación: Es la actividad que consiste en el diseño de las operaciones lógicas que debe realizar una computadora.

Promociones: Son actividades desarrolladas por la empresa en un mercado para impulsar la demanda de sus productos.


Glosario de Términos Técnicos Pronóstico: Es la estimación de lo que una empresa espera vender en el futuro.

Proveedor: Son personas reconocidas por la Ley de protección al consumidor, las cuales

periódicamente o habitualmente ofrecen, distribuyen, venden, arriendan o conceden el uso o goce de bienes, productos y servicios.

Registro: Es el libro en el que se registran hechos y datos. Oficina donde se anotan propiedades, derechos, etc.

Trámite: Es la diligencia a realizar para la resolución de un asunto.


Referencias Documentales 1. Bárbaro Ruiz, Jorge E., Ortiz Gómez, Alberto. Presupuestos, Mc Graw Hill, 2000. 2. Del Rió Gonzáles, Cristóbal. Adquisiciones y Abastecimiento, 4ª. Edición, Thomson, 2002. 3. Del Rió Gonzáles, Cristóbal. El Presupuesto, 9ª. Edición, Thomson, 2003. 4. Del Rió Gonzáles, Cristóbal. El Presupuesto, 9ª. Edición, ECASA, 2000. 5. Espejo, Jorge. Mercadotecnia. 3ª. Edición, Mc Graw Hill, 2004. 6. Ettinge, R.P., Crédito y Cobranzas, México, Editorial CECSA, 2000. 7. Klein, Miguel Jorge, La Función de Compras, Ed. Macchi, Buenos Aires, Argentina. 8. Leenders, Fearson, et al. Administración de Compras y Materiales, México, Editorial Continental, 1993. 9. Mercado, H. Salvador. Administración de PYMES, Ed. PAC, 2000. 10. Morales Felgueres, Carlos. Presupuestos y Control en las Empresas, 2ª. Edición, ECAFSA, 2000. 11. P.J.H., Baily. Administración de Compras y Abastecimientos, México, Editorial Continental, 1994 12. Sipper, Daniel, Et. Al. Planeación y Control de la Producción, Mc Graw Hill, 2002. 13. Stanfor‐Etzel, Walker. Fundamentos de Marketing ,Mc Graw Hill, 2002.

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