“actualizado según rd 625/14”
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ABSENTISMOGESTIÓN DEL
2015
CIRCUITO ADMINISTRATIVO PARA LA COMUNICACIÓN DE LOS PARTES MÉDICOS DE INCAPACIDAD TEMPORAL POR CONTINGENCIA COMÚN
INFORMACIÓN PARA LA EMPRESA
“Actualizado según RD 625/14”
ABSENTISMO
GESTIÓN DEL
JUSTIFICACIÓNPara poder realizar un control rápido, eficaz y
exhaustivo de las bajas por contingencia común,
es necesario que la empresa tenga establecidos
unos circuitos claros de gestión de las bajas mé-
dicas, que sean conocidos por todos.
OBJETIVOOfrecer un modelo del circuito administrativo
necesario para la gestión de los partes médicos
de baja, confirmación y alta relativos a los pro-
cesos de Incapacidad Temporal por Contingen-
cia Común (ITcc), con el fin de que la empresa
revise, optimice o implante el suyo, mejore su
control sobre las ausencias y agilice la comunica-
ción de éstas a la Mutua.
DESTINATARIOSAdministración de Personal/ RRHH/ Mandos.
METODOLOGÍA/CONTENIDOA continuación se detalla un modelo del circuito
de comunicación a seguir desde el punto de vista
de la empresa, destacando los agentes implica-
dos, trámites, plazos y documentación a rellenar.
¿QUÉ DEBE HACER LA EMPRESA EN CASO DE ENFERMEDAD COMÚN?Diagrama de flujo
* La entrega de justificante médico no es un requisito legal, depende de la normativa interna de la empresa.
Empleado Mando Directo / RRHH /
S. Médico
Servicio Público de Salud
Recoge información
Aviso a Adm. Personal
S. Prevención
¿Baja médica?
si
no
parte de baja
RRHHEmpleado
Entregaparte altaRetorno al trabajo
si
no
Ofrecereconocimiento
Reincorporación puesto
Entregaparte baja a la
empresa Sistema Red
Sistema Red
3 días hábiles desde fecha emisión del
parte
24 h. desde recepción parte 3 días hábiles desde
fecha recepción parte
3 días hábiles desde fecha recepción parte
Empleado se enferma o accidenta
Visita Médico de la
Seguridad Social.
Avisa a la empresa de su
ausencia
Retorno al trabajo
Aviso a la empresa
parte alta
Visita de control
si
no
parte de confirmación
Ausencia deltrabajo
Entregaparte
confirmación a la empresa
3 días hábiles desde fecha parte
Aviso a la empresa
Sistema Red
3 días hábiles desde fecha recepción parte
*Tal como dispone el artículo 37.3 del Reglamento de Servicios de Prevención (RSP).
¿Confirma baja?
¿Baja larga?*
Siguiente día laborable desde fecha de emisión del parte
ESQUEMA DEL PROCESO DE BAJA POR ITCC
ABSENTISMO
GESTIÓN DEL
PREAVISO
El trabajador deberá avisar telefónicamente a
la empresa (determinar a quién: mando directo,
RRHH, Servicio Médico…) de su falta de asistencia
antes del inicio de su jornada laboral (determinar
el tiempo mínimo de preaviso).
El/la interlocutor/a de la empresa:
> Mostrará su preocupación por el estado de
salud del trabajador y le informará del proceso
a seguir en caso de ausencia: documentación
que es necesario que entregue a la empresa,
plazos, y le resolverá cualquier duda que
tenga en cuanto a estos procedimientos.
> Respetando el derecho a la intimidad del
trabajador, se buscará obtener información
sobre la duración prevista de la ausencia
(¿se trata de una indisposición leve?, ¿va ser
necesario acudir al médico?, ¿se prevé una
baja laboral?).
> Acordará la forma de comunicación que
se establecerá con la empresa durante su
ausencia.
> Remitirá un e-mail a Administración de RRHH
informando de la ausencia. En la comunicación
facilitará el nombre y apellidos del trabajador,
área/centro en el que trabaja, y el tipo de
ausencia (especificando si se trata de una
indisposición o una baja por enfermedad
común o accidente no laboral).
VISITA AL MÉDICO DE LA SEGURIDAD SOCIAL
El trabajador deberá acudir a un centro del Siste-
ma Público de Salud (SPS), a fin de que un facul-
tativo le realice un reconocimiento médico.
En caso de que el médico del SPS considere que
el trabajador está capacitado para trabajar, éste
deberá reincorporarse al trabajo.
A destacar
En algunas empresas, la normativa interna dispo-
ne que no sea necesario entregar el parte de baja
médica, para justificar problemas de salud infe-
riores a 3 días, ya que estos días no generan pres-
tación económica por ITcc. En estos casos queda
a criterio de la empresa la forma de gestionar las
ausencias de esta tipología.
BAJA
En caso de que el médico determine que el traba-
jador tiene una Incapacidad Temporal (IT) para
su trabajo, valorará la duración aproximada de
la baja en función del diagnóstico, la edad y el
puesto de trabajo, y expedirá:
> En caso de una duración estimada de la IT de
1 a 4 días naturales: el parte de baja médica
y el de alta.
ABSENTISMO
GESTIÓN DEL
El facultativo entregará dos copias del parte
de baja y alta médica al trabajador, una para
el interesado y otra para la empresa (Plazos de
entrega en el punto y el punto ).
La fecha de alta podrá ser la misma que la de
la baja médica (duración 1 día) o cualquiera
de los tres días naturales siguientes a ésta. En
cualquier caso, esta fecha de alta será consi-
derada como provisional, ya que si el día que
se haya fijado como fecha de alta el trabaja-
dor no se encuentra capacitado para su re-
incorporación al trabajo, podrá acudir a un
centro del Servicio Público de Salud (SPS) para
solicitar que se le realice un reconocimiento
médico.
» Si el facultativo considerase que el tra-
bajador no ha recuperado su capacidad
laboral, le emitirá un parte de confirma-
ción de la baja, no siendo necesario que
el trabajador se reincorpore al trabajo
(Plazos de entrega en el punto ).
» En caso de que el médico del SPS conside-
re que el trabajador está capacitado para
trabajar, éste deberá reincorporarse al tra-
bajo.
> En caso de una duración estimada de la IT
de 5 días naturales o superior: el parte de
baja médica donde se señalará la duración
estimada del proceso y la fecha de la próxima
revisión médica. En función de la duración
del proceso que haya estimado el facultativo,
esta revisión se dará en un plazo de, como
máximo, 14 días1 .
El facultativo entregará dos copias del par-
te de baja médica al trabajador, una para el
interesado y otra para la empresa. (Plazos de
entrega en el punto )
ENTREGA DEL PARTE DE BAJA
El trabajador se quedará con su ejemplar del par-
te de baja, mientras que el otro lo entregará (es-
pecificar canales permitidos: en mano, por carta o
fax, a través de un familiar o compañero de traba-
jo, etc.) en la empresa (especificar circuito: Recep-
ción, mando directo, RRHH, Servicio Médico, etc.)
en los 3 días hábiles siguientes a la fecha de
expedición.
Dependiendo de la ubicación del centro de tra-
bajo del empleado de baja, el circuito de entrega
podrá ser distinto. Por ejemplo:
1. Si trabaja en oficinas centrales: Deberá entre-
gar en mano (o determinar cómo: a través de
un compañero, familiar, por correo, fax…) el
parte a Administración de personal / RRHH (o
determinar a quién: buzón específico, recep-
ción, servicio médico, prevención…).
2. Si trabaja en otro centro: Deberá entregar en
mano (o determinar cómo: a través de un com-
pañero, familiar, por correo, fax…) el parte al
mando directo (o determinar a quién: buzón
1 Ver tabla de clasificación de procesos en función de su duración estimada al final del documento
ABSENTISMO
GESTIÓN DEL
específico, recepción…). El responsable direc-
to del trabajador (o determinar quién), en el
momento en que recibe un parte de baja, de-
berá notificarlo vía correo electrónico y con la
máxima urgencia, a Administración de RRHH,
facilitando nombre y apellidos del trabajador
de baja, tipo de contingencia y fecha de baja.
Asimismo, deberá remitir de inmediato, a tra-
vés de correo o valija, el original del parte mé-
dico al departamento de Administración de
personal / RRHH.
PRIMERA REVISIÓN MÉDICA
El trabajador en situación de IT deberá volver
a visitar al facultativo del SPS para su reconoci-
miento médico en la fecha indicada en el parte
de baja.
Si la misma situación que dio origen a la baja se
mantiene, el facultativo expedirá un parte de
confirmación, o, en el caso de que se produzca
una modificación o actualización del diagnóstico,
un parte de confirmación que recogerá la nueva
duración estimada. El facultativo entregará dos
copias del parte de confirmación al trabajador,
una para el interesado y otra para la empresa
(Plazos de entrega en el punto). En el parte de
confirmación se detallará la fecha de la próxima
revisión médica, que, en función de la duración
estimada del proceso, podrá darse en un plazo
de, como máximo, 35 días 2.
Por el contrario, si tras valorar el estado del tra-
bajador éste ya se encuentra recuperado, el fa-
cultativo le expedirá el parte de alta del que le
entregará dos copias: una para el interesado y
otra para la empresa. (Plazos de entrega en el
punto )
2 Ver tabla de clasificación de procesos en función de su duración estimada al final del documento.
A fin de facilitar la organización del trabajo, el
trabajador se comunicará telefónicamente con
su mando directo (o determinar a quién: RRHH,
Serv. Médico…) para informarle de la continui-
dad o no de su situación de incapacidad laboral,
así como del tiempo estimado de duración de la
baja.
ENTREGA DEL PARTE DE CONFIRMACIÓN
El trabajador presentará a la empresa una copia
del parte médico de confirmación de la baja en-
tregado por el facultativo, como máximo dentro
del plazo de 3 días hábiles contados desde la
fecha de expedición. Este documento deberá
entregarse directamente al departamento de
Administración de personal / RRHH (o determi-
nar a quién: buzón específico, recepción, servicio
médico, prevención…) o, en caso de hallarse en
un centro distinto, al mando directo (o determi-
nar a quién) que lo remitirá por correo o valija
interna al departamento de Administración de
personal / RRHH.
ABSENTISMO
GESTIÓN DEL
REVISIONES MÉDICAS DE SEGUIMIENTO
Durante el tiempo que dure la baja por ITcc, el
trabajador deberá acudir, con la periodicidad
que le indique el facultativo del SPS, a revisiones
médicas de seguimiento de su proceso. En cada
visita, el médico deberá expedirle un nuevo parte
de confirmación de la baja3 o, si el trabajador ya
se encuentra recuperado, el parte de alta.
A fin de facilitar la organización del trabajo, tras
esta visita, el trabajador se comunicará telefóni-
camente con su mando directo (o determinar a
quién: RRHH, Serv. Médico…) para informarle de
la continuidad o no de su situación de incapa-
cidad laboral, así como del tiempo estimado de
duración de la baja.
ALTA
Si tras el reconocimiento médico realizado por el
facultativo del SPS, el trabajador se encuentra ca-
pacitado para reiniciar su actividad laboral, se le
expedirá el parte de alta médica.
El trabajador deberá confirmar telefónicamente
a la empresa (determinar a quién: mando directo,
RRHH, Servicio Médico…) la fecha de reincorpo-
ración, retornando al trabajo al día siguiente la-
boral al del alta médica.
3 A partir de los 365 días de ITcc no se emitirán más partes de confirmación por el SPS ya que el proceso pasa a ser compe-tencia del INSS. Esta información será puesta en conocimien-to del trabajador por parte del médico.
ENTREGA DEL PARTE DE ALTA
Tras su expedición, el trabajador dispone de un
plazo de 24 horas para entregar el parte de alta
a la empresa.
Al igual que los partes anteriores, este documen-
to deberá entregarse directamente al departa-
mento de Administración de personal / RRHH o,
en caso de hallarse en un centro distinto, al man-
do directo. Éste remitirá un e-mail a Administra-
ción de personal de manera inmediata informan-
do del alta del trabajador, y enviará el original del
parte de alta de manera urgente por correo o va-
lija interna al departamento de Administración
de personal / RRHH.
RECORDATORIO PLAZOS
EMPLEADO
EMPRESA
> Preaviso ausencia al trabajo: antes de que inicie la jornada laboral.
> Parte de BAJA: plazo máximo de entrega 3 días hábiles.
> Parte de CONFIRMACIÓN: plazo máximo de entrega 3 días hábiles.
> Parte ALTA: plazo máximo de entrega 24 horas.
EMPRESA
INSS
> Notificar la BAJA o el ALTA por sistema RED
> Plazo máximo de comunicación 3 días
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GESTIÓN DEL
COMUNICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE
IT AL INSS (INSTITUTO NACIONAL DE LA SE-
GURIDAD SOCIAL)
La empresa (o determinar quién: Administración
de personal, RRHH, Prevención…) dispone de un
plazo máximo de 3 días hábiles, desde que el
trabajador le entrega los partes, para comuni-
carlos al INSS a través del Sistema Red. El INSS
a su vez se encargará de remitir la información
de los partes con los datos económicos a la en-
tidad gestora o colaboradora responsable. Una
vez remitidos los partes por sistema RED, la em-
presa deberá conservar las copias en papel de los
partes durante cuatro años (art. 3 de la Orden
TAS/399/2004).
El incumplimiento de los plazos en la comunica-
ción de documentos de incapacidad temporal
puede suponer la imposición de una sanción a la
empresa de acuerdo con el art. 21.6 del Real De-
creto Legislativo 5/2000.
NOTA:
Se recuerda a la empresa que según el art.
2.5 del RD 625/2014 está prevista la modi-
ficación de los modelos de partes médicos
de incapacidad temporal. Mientras no se
aprueben los nuevos modelos, mantendrán
su validez los actualmente vigentes.
TABLA DE CLASIFICACIÓN DE PROCESOS EN FUNCIÓN DE SU DURACIÓN ESTIMADA
Duración esti-mada IT (días naturales)
Fecha consignación parte de baja
Fecha consignación primera revisión / alta médica
Segunda revisión tras primera confirmación
Inferior a
5 díasDía del acto médico
El facultativo emitirá el parte de baja y el parte de alta en el mismo acto
médico. Es posible que la fecha de alta sea la misma que la de la baja
médica (duración 1 día).
Es una fecha provisional del alta. El facultativo podrá emitir un parte de
confirmación de la baja si considera que no ha recuperado su capacidad
laboral.
Entre
5 y 30 días
Día del acto médico,
consignando fecha
de la próxima revi-
sión médica
No superior a
7 días desde la
baja inicial
Después del primer parte de confirmación, los sucesi-
vos, cuando sean necesarios, se emitirán como máxi-
mo cada 14 días naturales entre sí.
Entre
31 y 60 días
Día del acto médico,
consignando fecha
de la próxima revi-
sión médica
No superior a
7 días desde la
baja inicial
Después del primer parte de confirmación, los sucesi-
vos, cuando sean necesarios, no podrán emitirse con
una diferencia de más de 28 días naturales entre sí.
Superior a
60 días
Día del acto médico,
consignando fecha
de la próxima revi-
sión médica
No superior a
14 días desde la
baja inicial
Después del primer parte de confirmación, los sucesi-
vos, cuando sean necesarios, no podrán emitirse con
una diferencia de más de 35 días naturales entre sí.
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