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Actualización de los contenidos del curso taller Herramientas Metodológicas
para la Elaboración de Manuales de Organización y Procedimientos.
Descubre el universo desde tu interior. Las ventanas al cielo están dentro de tus ojos.
¡Tú eres el universo!
Castro Saéz Bernardo.
INDICE
Descripción Página INDICE Presentación Introducción Antecedentes
Objetivo del Manual Los Manuales Administrativos Concepto de Manuales Administrativos Objetivo de los Manuales Administrativos Ventajas y desventajas de contar con los Manuales Administrativos
Clasificación de los manuales Administrativos Por su Naturaleza Por su Contenido Por su Ámbito
Generalidades de los Manuales Administrativos a) Planificación del Trabajo b) Búsqueda de la Información c) Análisis de la Información d) Elaboración del Manual e) Validación del Manual f) Autorización del Manual g) Difusión y Distribución del Manual h) Revisión y Actualización del Manual
Manual de Organización ¿Qué es un Manual de Organización? Objetivos del Manual de Organización Importancia del Manual de Organización Contenido del Manual de Organización Lineamientos Generales sobre Figuras Jurídicas del SMDIF
Unidad Administrativa Órgano Desconcentrado Organismo Descentralizado
Contenido Específico del Manual de Organización
1- Identificación del Manual de Organización (Portada) 2- Índice 3- Introducción 4- Objetivo 5- Misión 6- Visión 7- Antecedentes 8- Marco Jurídico 9- Atribuciones 10- Funciones 11- Estructura Orgánica 12- Organigrama
Manual de Procedimientos ¿Qué es un Manual de Procedimientos? Objetivo del Manual de Procedimientos Importancia del Manual de Procedimientos Elaboración del Manual de Procedimientos Selección del equipo de trabajo, recopilación de la Información, calendario de
actividades, propuestas de contenido, recabar información. Contenido inicial del manual
1. Identificación del manual 2. Índice 3. Introducción 4. Objetivos 5. Marco jurídico
Elaboración de los procedimientos 1.- Identificación de procedimientos 2.- Listado de procedimientos 3.- Políticas de operación por cada procedimiento 4.- Descripción de los procedimientos 5.- Diagramas de flujo 7.- Anexos: Formas impresas e instructivos de llenado Información Adicional 1.- Anexos 2.- Glosario 3.- Bibliografía Glosario Bibliografía
Presentación
La existencia de Manuales Administrativos en las Instituciones Públicas contribuye a mejorar la
gestión de estás, pues estos suministran a los servidores públicos un medio para recibir y envi ar
instrucciones, informaciones y métodos para realizar sus respectivas tareas, así como instruirse
en los detalles de las políticas generales y administrativas de la institución. La elaboración de este
tipo de instrumentos técnico–administrativos es una actividad necesaria para continuar con el
fortalecimiento del esquema orgánico-funcional de las Instituciones Públicas, de tal manera que
los diferentes niveles de competencia garanticen congruencia y coordinación de sus acciones,
eviten duplicidad y/o desagregación innecesaria de funciones, y se facilite la prestación de los
servicios con los niveles de calidad y efectividad requeridos.
Es así como se presenta este documento, como una recopilación sobre los contenidos generales
para elaborar Manuales Administrativos (de organización y procedimientos) en las instituciones
públicas, que pretende contribuir a la profesionalización de los recursos humanos de los SEDIF1 y
SMDIF2 en el ámbito de la Asistencia Social, lo cual constituye un nuevo esfuerzo del Sistema
Nacional DIF, particularmente de la Dirección General de Profesionalización de la Asistencia
Social (DGPAS), para impulsar los procesos de reorganización institucional e incentivar en las
instituciones procesos de mejora continua.
Dirección General de la Profesionalización de la Asistencia Social
1 SEDIF, Sistema Estatal para el Desarrollo Integral de la Familia. 2 SMDIF, Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia.
Introducción
Las Instituciones públicas, tradicionalmente han ejecutado sus funciones con base en lo
establecido en su normatividad, normalmente sin contar con un instrumento técnico–
administrativo que integre, agrupe, normalice y sobretodo aplique la forma en la cual estas
acciones deben ser ejecutadas, específicamente las funciones de cada unidad organizacional
(SEDIF o SMDIF), los responsables de ejecutarlas, la estructura con que se cuenta para llevarlas a
cabo, y las políticas institucionales en que se enmarcan, solo por citar algunos aspectos que
deberían abordarse en los Manuales Administrativos institucionales.
Por estas razones se pone a disposición el presente manual, dirigido especialmente a los
Sistemas Estatales y Municipales DIF, que forman parte de las instancias encargadas de conducir
y acompañar los procesos de modernización y fortaleza institucional, el cual se desprende del
Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018, donde se acotan como barreras en el desarrollo
institucional a cinco grandes temas, a saber, la fortaleza institucional, desarrollo social, capital
humano, igualdad de oportunidades y proyección internacional.
Un México en Paz requiere la consolidación de la fortaleza institucional. A pesar de los amplios
avances que hemos logrado, el marco institucional de la democracia mexicana actual debe
perfeccionarse para representar adecuadamente los intereses de toda la población. La evidencia
muestra con claridad que los países que se desarrollan exitosamente son aquellos con
instituciones sólidas e incluyentes. Cuando éstas no existen o son insuficientes, se limita la
capacidad de la ciudadanía para demandar sus derechos y se debilita la legitimidad del Estado.
Nuestra Constitución establece el Pacto Federal como la forma de organización política más
adecuada para promover el desarrollo equilibrado de las partes que integran la nación. Sin
embargo, una alta centralización de facultades, recursos y decisiones, además de la ausencia de
mecanismos efectivos de coordinación entre órdenes de gobierno y procesos de
descentralización inconclusos, han profundizado los contrastes entre regiones, entidades
federativas y municipios3.
Por tanto, es imperativo avanzar hacia un federalismo articulado en el que todos los órdenes de
gobierno asuman corresponsablemente sus funciones. En la construcción de un federalismo
articulado es necesario esclarecer los ámbitos de competencia y de responsabilidad de cada
orden de gobierno, profundizando la redistribución de autoridad, responsabilidades y recursos
hacia las entidades federativas y municipios 4.
3 (PND 2013-2018 en el rubro: Fortaleza institucional para un México en Paz) La productividad en México no ha tenido suficiente dinamismo como consecuencia de las crisis a las que nos hemos enfrentado y debido a que aún exis ten barreras que l imitan nuestra capacidad de ser productivos. Estas barreras se pueden agrupar en cinco grandes temas: forta leza insti tuciona l , desarrol lo socia l , capita l humano, igualdad de oportunidades y proyección internacional .
4 PND 2013-2018 en el rubro: Federalismo Articulado
El presente documento contiene información básica necesaria para orientar a Instituciones
Públicas específicamente Sistemas Municipales DIF en la elaboración y actualización de los
instrumentos de organización del trabajo. Ha sido diseñado bajo un esquema de fácil consulta e
interpretación, tal y como deben ser concebidos los Manuales Administrativos.
En una primera parte de este manual se indica información básica acerca del concepto, objetivos,
ventajas/desventajas y clasificación de los Manuales Administrativos en general. En la segunda
parte del documento se muestran los elementos básicos para la elaboración de los Manuales de
Organización y Procedimientos, tema específico de este manual, dada su importancia y uso en las
Instituciones Públicas, como parte de la labor y compromiso institucional que realiza la Dirección
General de Profesionalización de la Asistencia Social.
Antecedentes5
Surgen por la necesidad de instruir e informar. Durante la Segunda Guerra Mundial a los
soldados se les tenía que adiestrar sobre las tácticas militares para que supieran las acciones, maniobras u operaciones que tenían que llevar a cabo en el frente de batalla.
Surgieron a mediados del siglo XIX. Miguel Duhalt Krauss (1990, p. 21) y Joaquín Rodríguez
Valencia (2002, p. 54) afirman que “los manuales como instrumento administrativo datan de la
Segunda Guerra Mundial, en la cual sirvieron para capacitar al personal cuando estaba al frente
de batalla”. También es importante mencionar que en México son mucho más recientes. En
pleno siglo XXI: “todavía no se sabe a ciencia cierta qué es un manual administrativo, cuántos
tipos de manual hay, para qué pueden servir, cómo se elaboran, cómo se usan, etcétera”
(Rodríguez Valencia, 2002, p. 55).
Objetivo de este Manual
El presente manual proporcionará a los Sistemas Estatales y Municipales DIF herramientas
metodológicas precisas para el diseño, elaboración y actualización de los Manuales
Administrativos tales como los de Organización y Procedimientos, necesarios en una institución
pública, para llevar a cabo una óptima gestión pública y contribuir en la profesionalización de los
servidores públicos.
Los Manuales Administrativos
Una institución, sea de naturaleza pública o privada si carece de herramientas técnicas en las
cuales se agrupen todas las acciones y funciones que debe desarrollar, o la manera en que debe
de realizarlas, esta deficiencia hace que el riesgo de brindar los bienes y/o servicios a los usuarios
de forma ineficiente se incremente exponencialmente. Dentro de los problemas que esta
situación puede acarrear se pueden mencionar: que la estructura orgánica que funciona en la
práctica difiera de la estructura aprobada por autoridades institucionales; que la forma en la cual
se ejecutan las actividades sea producto de la costumbre, la tradición o la ocurrencia, existiendo
5 Brenda Maria Valdez Jiménez; Ciudad de México, 2008
en algunos diversidad de maneras de brindar un mismo bien y/o servicio; que no exista un
mecanismo para transmitir el conocimiento de un funcionario a otro, teniendo entonces que
dedicar largas horas al entrenamiento de nuevos funcionarios, ya que estos no cuenta con una
herramienta práctica que le muestre los pasos básicos para desempeñar sus labores; que no
existan elementos básicos para medir el desempeño, ya que al no estar normadas las formas
correctas de realizar las tareas, no es posible señalar objetivamente los errores en la ejecución
de las mismas, entre otros.
Este tipo de problemas que presentan las Organizaciones se pueden solucionar con la realización
de Manuales Administrativos que les permitan registrar y transmitir en forma detallada y
sistemática la información de una organización y servir como medio de comunicación y
coordinación entre los servidores públicos de la misma. El uso de manuales administrativos en la
administración pública contribuye a solucionar problemas tales como la falta de comunicación
adecuada en la cadena de mando en los niveles jerárquicos institucionales, ya que suminis trará a
los servidores públicos el medio de recibir instrucciones e información, de estudiarlas
metódicamente e instruirse en los detalles de las directivas generales y técnico-administrativas
de la institución.
Conceptos de Manuales Administrativos
Miguel Duhalt Krauss (1990, p. 20) nos dice que: “Es un documento que contiene, en forma
ordenada y sistemática, información y/ o instrucciones sobre historia, organización, política y/o
procedimientos de una organización, que se consideran necesarias para la mejor ejecución del
trabajo”.
Y para Leticia Soto Ramírez (1995, p. 79) “Son instrumentos de planeación, información y mejora
continua, y además son también una forma de comunicación indirecta entre los administradores
y los trabajadores o personas a quienes se dirige la idea o instrucción. Los manuales funcionan
como una fuente de consulta y un medio de inducción, ya que definen e informan la manera de
llevar a cabo las actividades de la organización”
Joaquín Rodríguez Valencia (2002, p. 55) lo define como: “Un instrumento de control sobre la
actuación del personal, pero también es algo más, ya que ofrece la posibilidad de dar una forma
más definida a la estructura organizacional de la organización...”
La definición que nos da Enrique Benjamín Franklin (1997, p. 8) resulta muy completa “Son
documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y
trasmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes,
legislación, organización, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etcétera), así como las
instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor desempeño de sus
tareas”.
Tomando en cuenta los anteriores conceptos, y para efectos de este manual se considera el
siguiente, “los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la
institución, por medio de la especificación de bases jurídicas, atribuciones, estructuras,
objetivos, políticas, determinación de campos de competencia, deslindamiento de
responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se
concentra información amplia y detallada acerca del quehacer de la institución”, sin embargo
es importante mencionar que no son duplicados de los instrumentos normativos o legales, tales
como leyes, decretos o reglamentos. Los manuales constituyen una de las herramientas con que
cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas. Son básicamente, un instrumento de comunicación.
Ventajas de contar con Manuales Administrativos
La elaboración de manuales administrativos genera ventajas a la institución, dentro de las más relevantes podemos mencionar:
Servir como un compendio de la totalidad de las funciones.
La gestión administrativa y la toma de decisiones no son improvisadas.
Clarificar la acción a seguir o la responsabilidad por asumir.
Evitan la formulación de excusas basadas en el desconocimiento de las normas vigentes
Son elementos informativos para instruir o capacitar al personal que se inicia en nuevas funciones.
Promueve el aprovechamiento de recursos (humanos, materiales, financieros y
tecnológicos)
Disminuye la carga de supervisión y ayuda a las mejores relaciones laborales
Representa una fuente de consulta directa
Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo
Desventajas en relación a los Manuales Administrativos
Cuestan recursos humanos, monetarios, materiales y tecnológicos.
Que no estén bien elaborados.
No se revisan periódicamente.
Se pierde la iniciativa del recurso humano.
No se utilizan.
En resumen podemos afirmar que los manuales administrativos presentan más ventajas que desventajas y teniendo precaución y una buena metodología en su elaboración, pueden resultar muy útiles.
Clasificación de los Manuales Administrativos
Estos pueden ser elaborados para: toda la organización/institución, un área, una dirección, un
departamento, una unidad, según los diferentes requerimientos de los organismos. Por ello los manuales se pueden clasificar con base en:
La información que sea requerida,
El propósito y la necesidad que presente la organización y
Al modo que manejen la información.
Dentro de la variedad existente de los manuales administrativos encontramos los siguientes tipos, a saber:
Enrique Benjamín Franklin (1997, pp. 9-12) los clasifica en 3 tipos: clasificación básica, por su
naturaleza, por su función y por su contenido y éstos se subdividen de la siguiente manera:
Clasificación:
1. Por su naturaleza o área de aplicación:
2. Por su contenido
Duhalt Krauss (1977, pp. 20-25) los clasifica en dos tipos: por su
contenido y por área de actividad, mientras que Joaquín Rodríguez Valencia (2002, p. 60)
también los clasifica en tres tipos: por su contenido, por su función y por su ámbito de aplicación.
En relación a esto, podemos decir que la clasificación de los autores coincide, lo que difiere son
los nombres o títulos que le dan.
Para decidir qué tipo de manual administrativo se va a elaborar dependerá del objetivo o el
propósito se requiere. Lo importante es tener en cuenta que estos cumplan una función u
objetivo dirigido a los servidores públicos.
La clasificación por contenido se tratará más ampliamente, ya que por una parte es la más usual dentro de una institución; y por la otra en esta categoría se encuentran los manuales de organización y procedimientos, tema principal de este documento.
Por su contenido Los manuales dependen del uso que se le dé. Se refiere al contenido del manual para cubrir una
variedad de materias, dentro de esta clasificación encontramos los siguientes:
Tipo de Manual
Breve Descripción
Manual de Organización
Exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción, funciones, autoridad y responsabilidades de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual de
Políticas
Describe en forma detallada los lineamientos seguidos en la toma de
decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización
3. Por su ámbito o función
Generales
Específicos
Macro administrativos. Meso administrativos.
Micro administrativo
Organización
Procedimientos Historia
Políticas Contenido Múltiple Puestos Técnico Ventas
Producción Operaciones
De Normas,…….etc.
proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones
Manual de Procedimientos
Es una guía de trabajo para los funcionarios de cómo hacer las tareas y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. Sirve para
aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos establecidos para realizar su trabajo.
Manual de
Puestos
Agrupa información sobre todas las clases, naturaleza, objetivos, funciones y requisitos de cada uno de los cargos de la organización, con sus respectivos perfiles de productos (bienes y/o servicios) resultantes de cada puesto
Manual de
Normas
Detalla información sobre un conjunto de leyes, normas e instructivos de
aplicación institucional. Por lo general, son las más relevantes y poseen mayor plazo de vigencia
Manual
Técnico
Presenta información sobre la operación o estructura de un determinado
equipo y sobre su mantenimiento. Por lo general contiene mucha información gráfica, con breves indicaciones teóricas.
Manual de
Contenido Múltiple
Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de “historia y organización”,
en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa.
Por su función específica Los manuales que se encuentra dentro de esta clasificación se refieren a una función operacional
a tratar, dentro de ellos tenemos los siguientes:
Tipo de Manual Breve Descripción
Manual de Compras
Consiste en definir el alcance de las compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades, entre otros.
Manual de Finanzas
Consiste en definir por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración. Contiene instrucciones específicas a quienes, en la organización,
están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
Manual de Reclutamiento y Selección
Contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección de personal en la organización.
Manual de una Unidad Administrativa
Agrupa lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad de una unidad administrativa, entiéndase Auditoría Interna, Planificación Institucional, Dirección Ejecutiva, Recursos Humanos, entre otra.
Manual de
Procedimientos de una Unidad Administrativa
Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia
de una unidad administrativa específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo.
Es importante dejar en claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un Manual
Administrativo, sin embargo, mediante este documento se presenta la propuesta de la Dirección
General de Profesionalización de la Asistencia Social para la elaboración de manuales de
Organización y Procedimientos, específicamente; cuyas características de uso frecuente por la
amplia cantidad de información que manejan y exponen los hacen la guía perfecta para la
normalización de funciones, relaciones y jerarquías institucionales.
Generalidades de Manuales Administrativos
Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases en común. Estas fases o etapas se explican a continuación:
a) Planificación del Trabajo
En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales,
este puede ser conformado por un representante de cada una de las áreas o unidades
administrativas de la institución (SMDIF) o por un grupo de funcionarios determinado por la
autoridad. Se deberá nombrar un coordinador o responsable quién conducirá el trabajo del
grupo con el fin de que cada persona experta en la actividad mantenga uniformidad en el
contenido y la presentación de la información.
También en esta etapa se establece cuáles serán las herramientas metodológicas que se
utilizarán para obtener la información para elaborar los manuales, así como el tipo de
información que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la
elaboración de los manuales.
b) Búsqueda de la Información
Una vez que se ha planificado el trabajo y se cuenta con el equipo de trabajo lo más idóneo
posible, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales,
según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas de investigación
seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede realizar mediante:
Investigación de fuentes documentales: Se caracteriza por la utilización de documentos, esto es,
recolecta, selecciona y presentan resultados coherentes y relevantes tanto de documentos
impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del
manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de
reorganización administrativa, manuales anteriores, informes de labores, memorias
institucionales, entre otros. Utiliza procedimientos lógicos y mentales de toda investigación,
análisis, síntesis, deducción e inducción. Es una investigación que se realiza en forma ordenada y
con objetivos precisos, con la finalidad de ser base para la construcción de conocimientos.
Investigación de fuentes monumentales: Trata de toda aquella información que no se encuentra
escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas,
observaciones, test, entre otros, para obtener la información requerida por parte de los funcionarios que la conocen.
c) Análisis de la Información
Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta
deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual en cuestión. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las
siguientes preguntas: ¿Qué trabajo o actividad se hace?, ¿Quién es el responsable de realizarla?, ¿Quién lo hace?,
¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?, ¿Para qué se realiza el trabajo?, ¿Cómo
se realiza o ejecuta el trabajo?, ¿Cuándo o en qué momento se hace?, ¿Por qué se hace?. Estas
preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las actividades de
la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada
hecho, comprender el funcionamiento de la institución y mantener la secuencia y lógica de la
información.
Para facilitar el trabajo se sugiere depurar y clasificar la información de acuerdo con los apartados del manual, mismos que aparecen en la propuesta de contenido.
Sin embargo, se sugiere que cada responsable operativo sea quien elabore sus procedimientos a
partir de la definición de los procedimientos que son fundamentales para cumplir con los
objetivos, misión y metas del SMDIF.
d) Elaboración del Manual
Se establece, en esta fase, el diseño, la presentación (portada, formato específico, logotipos) y el
contenido específico para elaborar el manual administrativo en turno o requerido, para ello se
debe considerar: a) la redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual; b) la
elaboración de diagramas, cuando sea posible ya sea diagramas de flujo, de distribución, de
espacio físico6, estructura organizacional, mapas de procesos, etc. ya que son efectivos para
visualizar la información de manera práctica. Se elaboran según las formas más sencillas y
establecidas ya sea a nivel institucional o las recomendadas por las autoridades en turno o l a
normatividad, si ésta existiera; c) el formato, asegurándose de que la información presentada
guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra (tipo y tamaño), y que su redacción
sea comprensible.
El detalle específico para la elaboración de los manuales de Organización y Procedimientos,
propuesta principal de este manual se mostrará más adelante.
e) Validación del Manual
Una vez que se tiene elaborado el mismo, se debe presentar a la autoridad responsable experta
o conocedora del área o unidad administrativa a que corresponda el manual en cuestión, para
que procedan a validar sí la información presentada corresponde con las responsabilidades,
atribuciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.
f) Autorización del Manual
6 Diagnosticar situación actual, permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo, para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo. Se debe realizar un análisis de la institución para determinar las funciones que ésta desempeña, qué actividades realiza cada empleado, se debe usar instrumentos técnicos como los organigramas, cuadros de distribución del trabajo, estadísti cas de trabajo, sociogramas, árboles de decisión, entre otros. Y para una planeación efectiva se debe llevar a cabo la revisión de los procedimientos, donde el arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones pudiendo representarse en forma de flujogramas también conocidos
como grafica de distribución de la oficina o grafica de trabajo en relación con la ubicación del equipo, en el que se puede percibir el
arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área, así como el movimiento de los documentos en función de ese arreglo.
Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, la
autoridad institucional correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda
comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en general o de las áreas o unidades administrativas correspondientes.
g) Difusión y Distribución del Manual
Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre
las áreas o unidades administrativas para las que fue elaborado, con el propósito que los
servidores públicos lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la
práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal
electrónico institucional, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información
organizacional de la institución.
h) Revisión y Actualización del Manual
Los manuales deben ser objetos de revisiones periódicas, por lo tanto, deben ser flexibles a los
cambios que se produzcan en la institución, para ello, se debe mantener un registro de las
modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
Como ya se mencionó, no existe un único modelo establecido para realizar un Manual
Administrativo, sin embargo, mediante este documento se presentan dos manuales utilizados
con mayor frecuencia en la práctica, estos son el Manual de Organización y el Manual de
Procedimientos. A continuación detallamos su elaboración.
Bibliografía:
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Organización de los Organismos Públicos del Poder Ejecutivo Estatal” http://www.fpchiapas.gob.mx/docs/marco-
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Fortaleza institucional para un México en Paz” p.14-18.
3. Gobierno del Estado de Sonora. Dirección General de Modernización y Desarrollo Administrativo.
”. Secretaría de la Contraloría General “Guía para la elaboración de Manuales de Organización,
México, 2008. Disponible en el sitio electrónico:
http://www.cgeson.gob.mx/downloads/Guia%20MO%202008.pdf 2-julio2014; 10:09 hrs.
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Administrativos. Maribel Sequeira Gutiérrez, Directora. Elaborado por: Jorge
Ortega Vindas. Revisado por: Diego Mora Valverde, Maribel Sequeira
Gutiérrez. Mayo, 2009. Dirección electrónica: www.mideplan.go.cr
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Consultado 25 junio 2014; 12:49 hrs. NO PERMITE IMPRIMIR SOLO CONSULTA EN LA PAGINA.