ACTIVIDAD PRACTICAANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION

JOSE WALTER RENGIFO BRIÑEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II G-3ARMENIA

ACTIVIDAD PRACTICAANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION

JOSE WALTER RENGIFO BRIÑEZ

DOCENTELUZ ESTELLA GIRALDO GALLEGO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II G-3ARMENIA

OBJETIVO

Identificar un Sistema de Información implementado y funcionando en una biblioteca en donde se puedan identificar los diseños de entradas y salidas creados o parametrizados para uso de los usuarios administrativos y de consulta.

BIBLIOTECA AGROPECUARIA DE COLOMBIACORPOICA

1. Nombre del Sistema de Información: Aleph 500

2. Objetivo del Sistema de Información:

Administrar todos los recursos bibliográficos que se disponen en la biblioteca para poner a disposición de los usuarios de tipo general y de carácter particular las diferentes colecciones y fuentes de información contenidas en la biblioteca.

3. Principales Características del Sistema ALEPH 500

Facilita la administración de las tablas y la configuración del sistema. Facilita el control y la gestión de todo el proceso de pedidos y la

recepción de materiales. Permite importar y exportar registros. Cataloga en diferentes versiones de formato MARC o en formato libre. Crear plantillas o revisar la catalogación de documentos. Controla la base de datos de los encabezamientos de títulos, personas,

entidades y materias. Contiene la condición multilingüe. Controla los préstamos, los ítems, las renovaciones, las reclamaciones,

las devoluciones, las reservas, las peticiones de fotocopias, la gestión de salas de lectura y el número de los usuarios dentro de la biblioteca.

Permite realizar la circulación, las búsquedas catalográficas y los préstamos interbibliotecarios (personaliza el entorno según el tipo de usuario).

Gestiona la solicitud de préstamos interbibliotecarios (tanto entrantes como salientes) realizándolas a través de herramientas web.

Facilita el acceso, la información relacionada de los cursos impartidos y la creación de bibliografías recomendadas.

Permite gestionar colecciones digitales y de multimedia y los metadatos asociados a los objetos de estas.

Es perfecto para integrar libros o revistas con documentos de vídeo, sonido, imagen y texto.

4. Diseño de Salidas

4.1. Pantallas de Consulta

Para hacer uso del catálogo de la biblioteca es necesario ingresar a la sección inferior de la página web de Corpoica, www.corpoica.org.co donde se encuentra el acceso al sitio web de la Biblioteca Agropecuaria de Colombia BAC.

Para hacer uso del catalogo se ofrecen diversos componentes los cuales están divididos en:

Localización de la información Consulta de los resultados Selección de los resultados Perfección de los resultados Otras opciones del catálogo Visualización de los resultados

------------------------LOCALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Dentro del catálogo se tienen las siguientes opciones para localizar la documentación almacenada en la biblioteca

- Hojear

Esta función es útil para generar un listado en forma de índice de diferentes campos como son: autor, título, clasificación y materias; puede ser de utilidad para localizar diferentes autores con el mismo apellido, para localizar libros que inicien con el mismo nombre o para ver cuando registros existen en la biblioteca con el mismo número de clasificación y para conocer cuántas unidades bibliográficas.

- Búsqueda:

existen 3 tipos de búsquedas definidas y son búsqueda básica, búsqueda multi-campo y búsqueda avanzada.

Búsqueda básica: se digiae una palabras o frase, en seguida se selecciona en el campo de búsqueda la opción que desee.

Se puede realizar hasta 3 campos los cuales arrojan un resultado independiente por cada término utilizado más un resultado común que corresponde a aquellos que combinan todos los términos registrados.

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CONSULTA DE LOS RESULTADOS

Despliegue por ficha de documento

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SELECCIÓN DE LOS RESULTADOS

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PERFECCIONAMIENTO DE LOS RESULTADOS

En la opción despliegue de resultados el catálogo tiene la opción de mejorar la búsqueda con el fin de optimizar los resultados y así dejar únicamente aquellos adecuados a las necesidades requeridas. Estas dos opciones son: ordenar, refinar y filtrar

- Ordenar : organiza alfabéticamente (ya sea de menor a mayor o viceversa) el título, la clasificación física ( en el sistema esta nombrado como solicítelo como), el año y el autor.

- Refinar: genera una opción de búsqueda sobre los resultados ya obtenidos con el fin de especificar el resultado

- Filtrar: genera una opción de búsqueda sobre los resultados ya obtenidos con el fin de especificar el resultado

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OTRAS OPCIONES DEL CATÁLOGO

Así mismo el catálogo trae dos opciones extra de utilidad para diferentes momentos de la consulta al catálogo de la biblioteca son lista de resultados y búsquedas anteriores.

- Lista de resultados: devuelve al usuario, sin importar la función o sección donde se encuentre, al listado de la última búsqueda realizada.

- Búsquedas Anteriores: presenta un listado de las búsquedas realizadas durante la sesión, al seleccionar alguna el sistema presenta los resultados

obtenidos anteriormente.

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VISUALIZACIÓN DE LOS RESULTADOS

Para consulta la documentación resultante de los procesos anteriores existen tres opciones:

Visualizar el texto completo– aquellos que presentan el documento digitalizado es posible visualizarlos directamente en la base de datos haciendo click en el link acceso a texto completo.

4.2. Informes Gerenciales, operativos (Reportes y Consultas)

ALEPH 500 posee una funcionalidad particular que se denomina ARC (Centro de Reportes de Aleph) que permite al personal de biblioteca crear los reportes que desee sin que sea necesario tener un conocimiento técnico específico. (Estructura de datos o el SQL)

Desde ARC se pueden crear reportes con cualquier número de objetos – caracteres, tablas cruzadas, listas, gráficas, enlaces a la información – y sobre cualquier módulo de ALEPH.

Estos reportes pueden visualizarse en varios formatos y mandarse vía mail o imprimirla directamente en su impresora local.

ARC tiene un paquete de 98 reportes predefinidos y estadísticas que cubren todos los aspectos del sistema.

Los reportes predefinidos son fácilmente personalizables y guardarlos para uso posterior en la biblioteca.

Además, ARC incluye un conjunto de herramientas intuitivas para crear reportes ad hoc.

Reportes proporcionados con mayor valor para la biblioteca. Reportes para todos los módulos de ALEPH.

Reportes Predefinidos

Circulación• Circulación de Ítems por año de publicación• Ítems sin eventos de circulación

• Reportes de reservaCatalogación

• Ítems agregados por tipo y clasificación • Creación de registros bibliográficos

OPAC• Uso de OPAC por Estatus de usuario• Uso de OPAC por IP

Usuarios• Usuarios registrados (varios criterios) • Ítems perdidos por tipo de usuario.

Reporte General de Adquisiciones

Otro ejemplo de reporte

5. Diseño de Entradas

Entre los procesos que administra la biblioteca se tiene:

- Catalogación- Circulación- Adquisiciones

Para ello se requiere incluir una serie de datos en el sistema que permitan reconocer los usuarios y en fin toda la colección que se pondrá a disposición para consulta, control y administración.

Veremos unos pantallazos que tiene ALEPH para la captura de dicha información.

La pestaña de información del panel inferior proporciona una guía con los valores válidos para llenar la forma

Se puede llenar el contenido de un campo o sub-campo digitando directamente, hacienda clic en buscar encabezados de campo o sub-campo, o a través de las opciones de búsqueda en sub-campo

Para crear un registro administrativo

Este es un ejemplo de la ventana del módulo de circulación con información del usuario ( es una salida para el usuario administrativo o staff):

Y este es un pantallazo de la plantilla definida para ingresar información del usuario

Otro formato para registro de información del usuario

Formato para ingreso de sanciones

Formato para catalogar

Formato utilizado para modificar datos de un item

El módulo Adquisiciones/Seriadas permite gestionar registros de proveedores, presupuestos, ordenes y facturas. Registraré algunos diseños de entrada que soportan el proceso.

Ficha del presupuesto

El formato de entrada para ir seleccionando la opción que se desee trabajar. Corresponde a la pestaña general.

6. Diseño de Archivos

Por razones de confidencialidad, la Biblioteca no enseña sus modelos de entidad – relación, sin embargo, y de acuerdo con la conversación sostenida con el grupo técnico de la biblioteca, un esquema de diseño de archivos podría ser como el que se indica a continuación: