SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD

YISNEY ARIAS BENITEZWILDER JARAMILLO

YENI RUBIANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA

Y ARCHIVÍSTICAGRUPO 4

GESTIÓN DOCUMENTAL IARMENIA

2015

SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD

YISNEY ARIAS BENITEZWILDER JARAMILLO

YENI RUBIANO

TUTORMaría Nancy Uribe Cuéllar

Catedrática en el programa CIDBA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA

Y ARCHIVÍSTICAGRUPO 4

GESTIÓN DOCUMENTAL IARMENIA

2015

INTRODUCCIÓN

Todas las empresas, grandes o pequeñas, públicas o privadas, trabajan con documentos y contenidos digitales. En ellos está contenida toda la información y el conocimiento del negocio. Es por eso que la gestión de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y crecimiento de las organizaciones. En otras palabras, no importa el tamaño o sector de las empresas: Todas necesitan la Gestión Documental.

En este trabajo estudiaremos y profundizaremos en la norma 15489, la cual nos permitirá conocer por qué es importante destacar el alcance por el cual se reglamenta la gestión de documentos y a la vez conocer la importancia de mantener y conservar los archivos de la entidad garantizando su conservación en el tiempo reglamentado, considerando los documentos de vital importancia para el desarrollo de la entidad que proporcionan información adecuada para apoyar la eficiencia de la administración en la toma de decisiones. Por ésta razón los archivos se han convertido en apoyo fundamental y estratégico, por lo cual se ha hace necesario implementar un Programa de Gestión Documental que permita disponer de manera ordenada toda la producción documental de la organización.

OBJETIVO GENERAL

Reconocer la Norma Técnicas Colombiana NTC-ISO 15489 por su importancia en la implementación de Sistemas de Gestión de Calidad en las organizaciones.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Conocer el contenido y aplicación de la NTC-ISO 15489 Identificar los beneficios que ofrece la Gestión de Documentos según la

NTC -ISO 15489

1. De acuerdo a la NTC-ISO 15489-1, determine y describe los elementos que comprende un Programa General de Gestión

ARCHIVOS DE GESTIÓN O ACTIVOS

FASES

INCORPORACIÓN

Proceso donde se determina si los documentos deben crearse y conservarse, se debe tener en cuenta los documentos que la empresa crea y los que recibe. Para determinar los documentos que deben incorporarse y excluir nos debemos basar en un análisis de la actividad y responsabilidades de la entidad.

En la incorporación de los documentos en papel, se deben incluir todos los documentos que traten un tema en común y colocarlos dentro de un expediente o carpeta en forma cronológica, en cuanto a los documentos electrónicos se debe dejar constancia de la incorporación de un documento en cada carpeta.

REGISTRO

Consiste en dejar constancia de cada uno de los documentos que se crean o ingresan al sistema de gestión, formalizando su incorporación. Se le da un nombre y una pequeña descripción y se le asigna un identificador único, facilitando así su recuperación. El registro es inalterable.

CLASIFICACIÓN

Es el proceso por medio del cual se identifican una o varias categorías dentro de la actividad de organización y la generación de documentos. Se establece relación entre documentos individuales, garantizando que éstos lleven un consecutivo coherente durante el transcurso del tiempo, estableciendo plazos y medidas de conservación y disposición apropiada.

Sistemas de clasificación: Muestran las actividades de la organización de la que dependen y suelen basarse en un análisis de las mismas.

Vocabularios controlados: Apoyo adecuado a la complicación de los documentos de archivo de una organización.

Indización: Herramienta de recuperación que comprende la determinación del tema o del motivo central del documento, representado en un lenguaje basado en un término o términos compuestos.

Atribución de números y códigos: Se utilizan para asignar referencias a los documentos de diferente título.

ARCHIVO DE GESTIÓN - ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO

FASES

ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIÓN

Los documentos de archivo deben almacenarse en soportes y formatos que garanticen su disponibilidad, fiabilidad, autenticidad y conservación. Las condiciones de almacenamiento y los procesos de manipulación deben ser diseñados para proteger los documentos de archivo frente al acceso, pérdida o destrucción no autorizados y frente al robo y las catástrofes. Los documentos electrónicos deben ser diseñados para que con el pasar del tiempo puedan ser accesibles. Las organizaciones deben aplicar políticas y directrices que permitan la conversión o la migración de los documentos de archivo de un sistema de gestión a otro.

ACCESO

Toda entidad debe tener un estatuto que regule a quien se le permite el acceso a los documentos y en qué momentos, ya que algunos documentos contienen información confidencial no apta para todo usuario ya sea interno o externo.

TRAZABILIDAD

Medida de seguridad, que garantiza que los usuarios con permisos establecidos realicen las tareas para las que ha sido autorizado.

DISPOSICIÓN

Los documentos con iguales fechas y acciones de disposición deben ser fáciles de identificar en los sistemas de gestión. Ninguna acción de disposición debe realizarse si no se garantiza que el documento ya no se necesita para ninguna investigación o queda alguna labor pendiente. La disposición puede ser:

Conservación permanente: estos documentos que han sido seleccionados deben ser almacenados en un lugar apropiado para su conservación a largo plazo. Los documentos electrónicos se deben almacenar en función de mantener la accesibilidad, integridad y autenticidad de los mismos a lo largo del tiempo.

Destrucción física: se efectúa mediante métodos acordes con su nivel de confidencialidad, se debe realizar un acta donde se relacione cada documento eliminado y quien autoriza su destrucción. Los documentos en formatos electrónicos pueden destruirse formateándolos o escribiendo en ellos.

2. Cuál es el objetivo y campo de acción de la NTC -ISO 15489 y cite las demás normas que ofrezcan directrices respecto a documentación.

El objetivo de la NTC-ISO 15489 es regular la gestión de todos los documentos producidos por una entidad ya sea pública o privada, para sus clientes externos o internos. Además sirve como manual para la adecuada manipulación de la NTC- 15489-1

Se aplica a la gestión de los documentos en todos sus soportes, ya sean creados o recibidos por cualquier entidad o individuo responsable de crear y cuidar los documentos; así mismo normaliza la asignación de las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos de archivo y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos documentos; regula el diseño y la implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo; no incluye la gestión de los documentos que se encuentran bajo la protección de las instituciones archivísticas, pero si los que sirven de apoyo a los sistemas de calidad que cumplan con la norma ISO 9001 e ISO 14001.

Normas que ofrecen directrices respecto a documentación:

ISO 5127-2: Documentación e información – Vocabulario ISO 9001: Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos ISO 14001: Sistemas de gestión medioambiental. Especificaciones y

directrices para su utilización Ley 594 del 2000: Ley General de Archivos

ISO 13028: Directrices para Digitalización ISO 16175: Requisitos para Documentos Electrónicos  ISO 13008: Proceso de Migración y Conservación de Documentos

3. Explique brevemente los beneficios de la gestión de documentos, según la norma ISO 15489-1

Los sistemas de gestión de documentos de archivo se han convertido en una fuente de información para las actividades de las entidades que en un futuro pueden servir de apoyo a próximas labores y toma de decisiones, al mismo tiempo garantiza el aumento de responsabilidades frente a las partes interesadas que existen en el presente y en un futuro próximo. Implementar un sistema de gestión de documentos de archivo resulta esencial para las organizaciones a la hora de proteger y preservar los documentos como evidencia de sus actos, establece políticas y normas; fija y promulga procedimientos y directrices; presta servicios relacionados con su gestión y uso; diseña la implementación y la administración de sistemas especializados y la integración de la gestión de documentos de archivo en los procesos de negocio de la organización.

4. Teniendo como base la norma ISO 15489-1, cite las estrategias, característica, diseño e implementación, metodología, que se debe tener en cuenta para la implementación de un sistema de Gestión de documentos.

ESTRATEGIAS

Son basadas en el desarrollo y la adopción de políticas, procedimientos y prácticas y en el diseño e implementación de sistemas conformes con el entorno normativo y que satisfagan las necesidades operativas de la organización, éstas deben determinar qué documentos de archivo son necesarios y cuándo, cómo y dónde deben incorporarse al sistema.

Las estrategias de aplicación de un sistema de gestión de documentos de archivo pueden incluir:

El diseño del mismo

La documentación del sistema

La formación de los responsables de la gestión de documentos y del resto del personal

La conversión de los documentos de archivo al nuevo sistema de gestión y a los nuevos formatos y procedimientos de control

La fijación de normas y la medición de su grado de cumplimiento y aplicación

El establecimiento de plazos de conservación y la toma de decisiones sobre documentos de valor permanente respetando el entorno normativo.

Las estrategias de gestión de documentos de archivo deben formar parte de un plan estratégico e integrar el plan global de la organización.

CARACTERÌSTICAS

Fiabilidad

Un sistema de gestión de documentos de archivo debe documentar mediante la creación y el mantenimiento de documentos de archivo relativos a su funcionamiento, demostrando que el sistema satisface los criterios de seguridad, organización y consulta de los documentos.

Debe ser sensible a los cambios operados en las necesidades de la organización, como también que las modificaciones producidas en el sistema no deben repercutir en las características de los documentos de archivo. En el caso de transferencia, esta debe realizarse de manera que no afecte negativamente las características de los documentos.

Integridad

Deben aplicarse medidas para el control de acceso, identificación del usuario, destrucción autorizada y seguridad de los documentos. Estas medidas de control pueden formar parte del sistema o ser externas al mismo. En el caso de documentos electrónicos, la organización puede necesitar probar que la actualización, el mantenimiento o cualquier falla en el funcionamiento del sistema no afectan a la integridad de los documentos.

Conformidad

Un sistema de gestión de documentos de archivo debe cumplir todos los requisitos derivados de las actividades propias de la organización, de su entorno normativo y de las expectativas de la sociedad. El personal que crea los documentos de archivo debe conocer de qué manera afectan estos requisitos a las acciones que realizan. La conformidad del sistema de gestión de documentos de archivo con estos requisitos se debería evaluar periódicamente y conservar los resultados de dichas evaluaciones con fines testimoniales.

Exhaustividad

Debe gestionar los documentos procedentes de todas las actividades de la organización o de la sección de la misma de la que forma parte.

Carácter Sistemático

Un sistema de gestión de documentos de archivo debe disponer de políticas adecuadamente documentadas, de asignación de responsabilidades y de metodologías formalizadas para su gestión. Los documentos de archivo se deben crear, conservar y gestionar sistemáticamente. La creación y el mantenimiento de los documentos se deben sistematizar mediante el diseño y el funcionamiento tanto de sistemas de gestión de documentos de archivo como de otros sistemas de gestión.

Etapas del Diseño

Documentación de las operaciones relacionadas con los documentos de archivo

Los sistemas de gestión de documentos de archivo deberían contener referencias completas y precisas de todas las operaciones que se desarrollan en relación con un documento concreto.

Soporte físico de almacenamiento y protección

Se debe tener presente la necesidad de contar con soportes de almacenamiento, elementos para la protección física, procedimientos de manipulación y sistemas de almacenamiento apropiados. Conocer los plazos de conservación de los documentos de archivo influirá en las decisiones a tomar sobre los soportes de

almacenamiento, también debe garantizar que los riesgos identificados puedan minimizarse. La integridad de los documentos de archivo debe ser preservada de forma demostrable durante y después de la recuperación de un siniestro.

Gestión distribuida

Los sistemas de gestión de documentos de archivo deben ser capaces de admitir diversas opciones de ubicación de los documentos. En algunos casos, cuando el entorno legal y normativo lo permita, los documentos pueden almacenarse físicamente en otra organización pero la responsabilidad y el control de la gestión son de la organización que los ha creado o en cualquier otra autoridad competente.

Conversión y migración

Los sistemas de gestión de documentos de archivo se deben diseñar de manera que se garantice la autenticidad, la fiabilidad y el uso de los documentos, aunque se produzcan cambios en el sistema; incluyendo la conversión del formato, la migración entre hardware y sistemas operativos o aplicaciones específicas de software durante todo el periodo de su conservación.

Acceso, recuperación y uso

Para garantizar la continuidad de las actividades y satisfacer los requisitos de rendición de cuentas, los sistemas de gestión de documentos de archivo deben facilitar el acceso y la recuperación de los documentos en un plazo oportuno y eficazmente. A demás incluir y aplicar controles de acceso para garantizar la integridad de los documentos de archivo y mantener pistas de auditoría u otros métodos de seguimiento que demuestren que los documentos de archivo están protegidos eficazmente frente a la utilización, la modificación y la destrucción no autorizadas.

Conservación y disposición

Deben estar en condiciones de facilitar y aplicar decisiones relativas a la conservación y/o disposición de los documentos. Estas decisiones se pueden adoptar en cualquier momento de la vida de los documentos, incluso durante la etapa de diseño de los sistemas de gestión.

Metodología para el diseño y la implementación

Las tareas pueden realizarse en diferentes etapas, parcial o gradualmente, de acuerdo con las necesidades de la organización, los requisitos formales de conformidad y los cambios operados en el entorno de la organización y de la gestión de documentos de archivo.

a) Investigación preliminar: Mediante entrevistas, es recopilada la información de la organización, su estructura, su entorno legal, normativo, económico y político como también los principales factores y carencias en relación con la gestión de documentos.

b) Análisis de las actividades de la organización: Identificar y documentar cada función, actividad y operación, para establecer una jerarquía entre ellas e identificar y documentar el flujo de los procesos y operaciones que las engloban.

c) Identificación de los requisitos: Determinar las necesidades de evidencia e información relativas a cada una de las funciones, actividades y operaciones de la organización que se deben satisfacer mediante documentos de archivo.

d) Evaluación de los sistemas existentes. Analizar los sistemas de gestión de documentos existentes con el objetivo de medir el grado de cumplimiento.

e) Identificación de estrategias para cumplir los requisitos: Las estrategias deben seleccionarse en función del nivel de riesgo originado del incumplimiento de un determinado requisito, ya sea en la función que el sistema de gestión de documentos de archivo pretende respaldar, en el entorno de los sistemas ya existentes o en la cultura corporativa en la que la estrategia debería aplicarse con éxito.

f) Diseño de un sistema de gestión de documentos de archivo: Evaluar y, si es necesario, rediseñar los procesos de negocio y los sistemas operacionales y de comunicación para incorporar la gestión de documentos de archivo.

g) Implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo: Debe realizarse de una forma sistemática, planificando el proyecto y utilizando la metodología adecuada para cada situación, con el fin de integrar el funcionamiento de los sistemas de gestión de archivo en los procedimientos de trabajo y sistemas asociados.

h) Revisión posterior a la implementación: Revisar y evaluar el rendimiento del sistema, poner en marcha y supervisar las medidas correctoras y establecer un régimen de supervisión continua y de evaluación periódica.

5. La conservación de los documentos se debe realizar de forma que se obtengan o cumplan unos parámetros, cuáles son?

La conservación de los documentos de archivo se debe organizar de forma que se consiga:

a) Satisfacer las necesidades de gestión, presentes y futuras, mediante la conservación de información relativa a decisiones y actividades que hacen parte de la memoria corporativa y apoya decisiones en el presente y en el futuro. La conservación de elementos de prueba de las actividades para cumplir las obligaciones de rendición de cuentas. La eliminación de manera sistemática y autorizada, de los documentos de archivo que ya no se necesiten y la conservación del contexto del documento de archivo que permitirá a futuros usuarios juzgar su autenticidad y fiabilidad.

b) Cumplir los requisitos legales, garantizando que se documenta e implementa la normativa aplicable a la gestión de los documentos producidos en el ejercicio de las actividades.

c) Colmar las necesidades presentes y futuras de las partes interesadas, tanto externas como internas, mediante la identificación de los intereses legítimos y exigibles que las partes interesadas puedan tener en relación con la conservación de los documentos, tales como servicios de auditoría, autoridades administrativas y judiciales, autoridades archivísticas o investigadores. La identificación y la evaluación de los beneficios legales, financieros, políticos, sociales y de cualquier otro tipo que se deriven de la conservación de los documentos de archivo al servicio de la investigación y de la sociedad en su conjunto y el cumplimiento, en su caso, de las directrices de la autoridad archivística competente.

6. Defina los siguientes términos:

Clasificación de los procesos de la organización: Poderosa herramienta de apoyo para el desarrollo de las mismas, y para muchos de los procesos de gestión de documentos de archivo y que ayuda a la recuperación de todos los documentos relacionados con una función o una actividad concretas.

Vocabularios controlados: Conjunto de unidades léxicas seleccionadas con fines didácticos. Su objetivo es favorecer la selección y gradación de vocabulario en la enseñanza de la lengua realizada a partir de criterios sistemáticos. En un sistema de gestión de documentos, dichos vocabularios deben explicitar las definiciones y el uso específicos de los términos en la organización.

Indización: Proceso por el que se establecen puntos de acceso para facilitar la recuperación de documentos o información. Se puede generar de forma manual o automática. Puede realizarse en diferentes niveles de agrupación dentro de un sistema de documentos de archivo.

Programa de Gestión de Documentos: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental, al interior de la organización. Estos son producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

Sistema de gestión de documentos: Programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos, incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos de archivo a lo largo del tiempo.

Trazabilidad de acciones: Conjunto de medidas y procedimientos técnicos que permiten identificar y registrar cada documento desde su nacimiento hasta el final de la cadena de gestión. Sólo se puede implementar con eficacia si el material se registra en el sistema antes de ser enviado a las personas designadas

Valoración: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

Metadatos: Datos sobre datos, es decir, información estructurada que describe a otra información y que nos permite encontrarla, gestionarla, controlarla, entenderla y preservarla en el tiempo.

Gestión de Documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Disposición: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

7. En qué consiste la trazabilidad dentro de un sistema de Gestión Documental?

La trazabilidad, es una medida de seguridad dentro de un sistema de gestión de documentos de archivoque consiste en garantizarla recuperación de éstos y prevenir su pérdida. Los sistemas de trazabilidad deben ser capaces de localizar cualquier documento en un período de tiempo adecuado y de registrar todos los movimientos y operaciones relacionadas.

8. Explique en qué consiste el monitoreo y auditoria en Gestión de Documentos

El monitoreo es una herramienta de gestión que controla el avance de los sistemas de gestión de los documentos en ejecución, para que los objetivos y las metas previstas se cumplan de manera económica, eficiente y eficaz. Se puede decir también que el monitoreo es parte integral de estos procesos y proporciona información sistemática, uniforme y fiable sobre el avance de los mismos. El monitoreo le ahorra tiempo y trabajo a los encargados de estos avances porque les facilita el control y la preparación de los reportes correspondientes para el momento de las auditorias y permite hacerlos objeto de una gestión más sistemática y manejable.

La auditoría es un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las normas generalmente aceptadas vigentes, los resultados de la gestión, proporciona una base para la toma de decisiones sobre las modificaciones que sea necesario hacer al proceso de gestión, ya que tal vez haya que reajustar la utilización de recursos, modificar algunas funciones o labores e introducir actividades nuevas así se le da mayor flexibilidad y agilidad a la gestión de los documentos, no importa la estrategia que se seleccione, el requisito es el mismo para verificar cualquiera de las actividades que comprenden los procesos representativos, considerando los tipos de errores que pueden ocurrir. Este tipo de auditorías deben ser informadas

con anticipación en caso de ser auditadas por personas externas y todo debe ser conservado por informes.

9. De qué trata la declaración de políticas de gestión?

Fuente Suceso Consecuencia Objetivos

Incertidumbre

La declaración de políticas de gestión dentro de una empresa tiene por objeto orientar la organización y gestión de la misma según un Sistema de Gestión en búsqueda de la mejora continua, enfocado a la satisfacción de los empleados y usuarios de la misma organización diseñando y fijando las directrices para garantizar la conservación y el uso adecuado de la documentación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte. Las políticas buscan apoyar a los archivos privados y públicos que requieren especial importancia cultural o histórica por medio de asesorías, capacitaciones, incorporaciones de tecnologías avanzadas en el manejo de la información archivística y establecimiento de programas de asistencia técnica y financiera.

El responsable de estos procesos debe organizar los fondos acumulados que seguramente contienen información valiosa para atender trámites vigentes y defensas frente a demandas y así mismo regular la gestión de registros electrónicos para garantizar los diferentes sistemas de gestión documental y de registros.

10.De forma gráfica, represente el diseño e implementación de un sistema de documentos

INVESTIGACION PRELIMINAR EVALUACION DE LOS SISTEMAS

EXISTENTES

Abarca.

Incluye

Abarca

P

Genera

Proporciona Genera

Mediante

CONCLUSIONES

DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL SGD

PERSONAS, PROCESOS, TECNOLOGIA Y HERRAMIENTAS

IDENTIFICACION DE LOS REQUISITOS

ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA

ORGANIZACION

EVALUACION PARA CONSERVAR O ELIMINAR DOCUMENTOS

ANALISIS DE LAS NESECIDADES DE LA ORGANIZACION

LISTADO RELACIONADO CON EL MANTENIMIENTO DE LOS

DOCUMENTOS

LISTADO DE LOS DOCUMENTOS IMPORTANTES PARA LA

ORGANIZACIÓN

INFORME DE EVALUACION – MONITOREOS Y AUDITORIAS

REVISION POSTERIOR A LA IMPLEMENTACION

IDENTIFICACION DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR

LOS REQUISITOS

OBLIGACIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS

RESPONSALBILIDAD CON LA SOCIEDAD

BASE PARA LA INCORPORACION Y MANTENIMIENTO DE LOS

DOCUMENTOS

CREACION, MANTENIMIENTO Y ELIMINACION

PARÁMETROS PARA COMPARAR EL RENDIMIENTO DE LOS SISTEMAS

EXISTENTES

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.

Permitir la recuperación de información desde ellos, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, es la finalidad del Sistema de Gestión Documental.

Una ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para las organizaciones.

REFERENCIAS

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Archivo General de la Nación. (2014). Decreto 2609 de 2012. Recuperado de: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRETO_2609_DE_2012.pdf

Archivo General de la Nación. (2014). Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental PGD. Recuperado de: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/SINAE/Productos%20SINAE%202013/PGD2.pdf

Codina, L. Qué es un sistema de gestión documental. (1993). Recuperado de: http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html

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Metadatos: definición, aplicaciones y estándares. (2013). Recuperado de: http://blog.classora.com/2013/02/28/metadatos-definicion-aplicaciones-y-estandares/

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Programa de gestión documental. Recuperado de: http://www.aunap.gov.co/files/PG-DOC-01_programa_gestin_documental_pu.pdf

Soteldo, K. (2013). La Gestión documental y su alineación con la operación, un reto del día a día. Recuperado de: http://www.inlac.org/P2013/J30/La%20Gestion%20documental%20y%20su%20alineacion%20con%20la%20operacion%20-%20Keyla%20Soteldo.pdf

Trazabilidad documental.Recuperado de: http://www.serdoc.es/trazabilidad-documental/