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Ampliar los Servicios de apoyo estudiantil en los CAE:

a) Procedimiento para la entrega de la credencial universitaria inteligente

b) Procedimiento para la solicitud y entrega del certificado de servicio social

Acción 6:

Procedimiento para la entrega de la credencial universitaria inteligente

Código: P-DGDA-SAIE-10 Revisión: 00 Página: 1 de 8

Fecha de emisión: 07 de septiembre de 2016 Fecha de modificación:

1. OBJETIVO

Entregar a los estudiantes la credencial universitaria inteligente (CUI) proporcionada por la Coordinación General de Servicios Escolares (CGSE).

2. ALCANCE

Aplica para la entrega de la CUI que soliciten los estudiantes en el Centro de Atención al Estudiante (CAE).

3. POLÍTICAS

3.1 Para la entrega de la CUI el estudiante: 3.1.1 Deberá presentarse al CAE. 3.1.2 La CUI deberá entregarse de manera exclusiva al estudiante. 3.1.3 El estudiante deberá firmar de recibido en la lista que le proporcionará el CAE.

3.2 Para atender las solicitudes de credenciales de reposición (por extravío, robo, maltrato, entre otros), el personal del CAE deberá verificar que el estudiante: 3.2.1 Esté inscrito en el curso escolar vigente. 3.2.2 Cuente con el comprobante de pago de derecho de reposición de credencial. Nota: en caso de que el estudiante tenga cuenta activa con el banco Santander vinculada con su CUI deberá reportar el extravío o pérdida a dicho banco.




4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO




Estudiante CGSECAE

Inicio

Solicitar CUIVerificar y atender

solicitud

Solicitar reposición de CUIEnviar solicitudes

Avisar al estudiante

Fin

Validar información

Asistir al CAE

1 2

3

4

9

5

4

¿Son correctas?

Revisar CUI

7

No

Si

8

Tipo se solicitud

¿Es correcta?

Recibir CUI

6

Entregar CUI

Recibir CUI

Enviar el formato Listado de alumnos

Retroalimenta

Notificar

10

12

11

Si

No

Primera

Reposición




5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. Tarea Nombre de la tarea Responsable Descripción detallada de la actividad Registro

1 Solicitar CUI Estudiante 1.1 Acude al CAE solicitando la CUI. N/A

2 Verificar y atender solicitud

CAE

2.2 Verifica el tipo de solicitud realizada por el estudiante: 2.2.1 Si el estudiante requiere la CUI porque no acudió a la entrega masiva: 2.2.1.1 Solicita al estudiante la siguiente información: facultad, licenciatura y nombre. 2.2.1.2 Registra la información proporcionada en la Lista de Solicitudes. (Continúa en la tarea 11). Nota: de no contar con la CUI solicitada se reportará al CGSE. 2.2.2 Para la(s) CUI de reposición solicita la siguiente información: nombre completo, facultad, licenciatura, semestre, matrícula, correo electrónico, número de celular. 2.2.2.1 Solicita el recibo del pago de derecho. 2.2.2.1 Registra la información proporcionada así como el folio correspondiente al pago de derecho en la Lista de solicitudes.

N/A

3 Validar información CAE 3.1 Valida con el personal de la CGSE la información

proporcionada por el estudiante. N/A

4 Enviar solicitudes

CAE

4.1 Envía la Lista de solicitudes filtrada con la información de las credenciales para reposición a la CGSE. Nota1: el envío se realizará los días jueves. Nota2: resguarda los recibos de pago de derecho.

N/A




5 Solicitar reposición de CUI

CGSE

5.1 Realiza el pedido de la reposición de la(s) CUI al banco Santander de acuerdo a lo establecido a su procedimiento de credencialización para alumnos de reinscripción y reingreso de la UADY. 5.2 Avisa al CAE para recoger las CUI.

N/A

6 Recibir CUI CAE

6.1 Acude a la CGSE. 6.2 Recibe la reposición de la(s) CUI y el formado Listado de alumnos de los estudiantes proporcionado por la CGSE.

N/A

7 Revisar CUI CAE

7.1 Revisa el número de reposición de las CUI entregadas por

parte de la CGSE.

7.2 Verifica que la reposición de la(s) CUI sea del Campus

correspondiente.

7.3 Verifica que la reposición de la(s) CUI esté correcta.

7.4 Firma de recibido en el Concentrado de credenciales. 7.5 Solicita copia del Concentrado de credenciales.

Nota: en caso de que alguna reposición de CUI presente alguna situación especial se notificará al personal de la CGSE.

N/A

8 Avisar al estudiante CAE

8.1 Avisa al estudiante mediante los medios de comunicación que correspondan (celular, correo electrónico, etc.). Nota: Podrá apoyarse de las Dependencias para obtener los datos de contacto.

N/A

9 Asistir al CAE

Estudiante

9.1 Asiste al CAE en el periodo y horario previamente establecido. 9.2 Proporciona sus datos (nombre, facultad, semestre).

N/A

10 Entregar CUI CAE

10.1 Con los datos proporcionados por el estudiante identifica la CUI correspondiente. 10.2 Entrega la CUI al estudiante y solicita firme el formato Listado de alumnos.

N/A

11 Recibir CUI Estudiante

11.1 Recibe la CUI. 11.2 Revisa que estén correctos los datos contenidos en la CUI.

N/A




11.3 Firma de recibido en el formato Listado de alumnos.

12 Enviar el formato Listado de alumnos

CAE 12.1 Realiza un respaldo del formato Listado de alumnos. 12.2 Envía el formato Listado de alumnos a la CGSE.

N/A

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Código Nombre del documento Lugar de almacenamiento

N/A Procedimiento de credencialización para alumnos de reinscripción y reingreso de la UADY.

Archivo electrónico

7. CONTROL DE REGISTROS

Código Nombre del registro Lugar de

almacenamiento Responsable de su

protección Tiempo de retención

Disposición de los registros

N/A Lista de solicitudes Archivo electrónico Responsable del CAE Un año Respaldo

electrónico

N/A Listado de alumnos Archivo electrónico Responsable del CAE Un año Respaldo

electrónico

N/A Concentrado de credenciales Archivo electrónico Responsable del CAE Un año Respaldo

electrónico

8. ENFOQUE A PROCESOS

Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas




Solicitud Recibo de pago de derecho

Credenciales Listado de alumnos

Estudiante

CGSE

CUI entregada

Listado de alumnos firmado

Estudiante

CGSE

Que el estudiante cuente con el acceso a los servicios estudiantiles que requieran la credencial.

9. GLOSARIO

9.1 .- SIGLAS

CUI .- Credencial Universitaria Inteligente. UADY.- Universidad Autónoma de Yucatán. CAE .- Centro de Atención al Estudiante. CGSE .- Coordinación General de Servicios Escolares.

9.2 .- DEFINICIONES

Reposición de CUI: Credencial que solicita el estudiante en el CAE derivado del extravío, robo, maltrato, entre otros. Mismas que son gestionadas ante el banco Santander por parte de la CGSE.




Si efectivamente no debería de ir el rectángulo de firmar el listado

10. CONTROL DE REVISIONES

Nivel de revisión

Sección y/o página

Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación

Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco.

Elaboró

L.C.C. Rosa Esmeralda Durán Ruz, E.D.

Responsable del CAE

Revisó

Dr. Jorge Carlos Guillermo Herrera Coordinador del Sistema de Atención

Integral al Estudiante

Aprobó

M. en C. Carlos Alberto Estrada Pinto Director General de Desarrollo Académico

Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán.

Procedimiento para la solicitud y entrega del certificado de servicio social.


Fecha de emisión: 09 de agosto de 2016 Fecha de modificación:

1. OBJETIVO

Atender solicitudes y entregar el certificado de servicio social.

2. ALCANCE

Aplica para los estudiantes de la UADY que soliciten su certificado de servicio social en el CAE y que cumplan previamente con los requisitos establecidos en este procedimiento.

3. POLÍTICAS

3.1 Es responsabilidad del personal del CAE: 3.1.1 Recibir la documentación requerida para la certificación de servicio social. 3.1.2 Verificar que los documentos recepcionados cumplan con los requisitos establecidos para la certificación de servicio social. 3.1.3 Verificar que la documentación recepcionada contenga los datos completos. 3.1.4 Entregar al estudiante dos documentos originales del certificado de servicio social en un lapso no mayor a tres días hábiles a partir de la fecha de solicitud. 3.2 Es responsabilidad del Programa Institucional de Servicio Social (PROISS) elaborar el documento certificado de servicio social desde el submódulo de servicio social, previa validación de la información y documentos del estudiante. 3.3 El jefe del Departamento del Sistema de Atención Integral del Estudiante junto y la responsable del PROISS certifican mediante su firma que el estudiante cumplió satisfactoriamente con su servicio social.




4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO




5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. Tarea Nombre de la tarea Responsable Descripción detallada de la actividad Registro

1 Solicitar certificado de servicio social

Estudiante

1.1 Acude al CAE para solicitar la emisión del certificado del servicio social.

1.2 Entrega la carta de liberación expedida por la facultad acompañada de un derecho de certificado de servicio social (actualizado) y dos fotos tamaño credencial blanco y negro (no instantáneas).

N/A

2 Registrar la solicitud y verificar documentación

CAE

2.1 Recepciona la documentación que forma parte de los

requisitos para la emisión del certificado de servicio social.

-Carta de liberación expedida por la Facultad.

-Derecho de servicio social del año en curso.

-Fotos tamaño credencial blanco y negro no instantáneas.

2.2 Verifica que la documentación cumpla con los requisitos.

Nota: En caso de que los requisitos estén incompletos,

corregir documentación.

2.3 Elabora la lista de las solicitudes.

2.4 Envía la lista de solicitudes al PROISS.

N/A




3 Elaborar el certificado de servicio social

PROISS

3.1 Recibe lista con la información del estudiante (nombre y matrícula). 3.2 Elabora el certificado y gestiona la firma de acuerdo al procedimiento de certificación de servicio social.

N/A

4 Enviar certificados al CAE

PROISS 4.1 Elabora control de entrega de certificados. 4.2 Envía al CAE. N/A

5 Recibir certificados CAE

5.1 Recibe control de entrega de certificados y en conjunto con los certificados de servicio social. 5.2 Revisa que los certificados estén correctos y completos. Nota: en caso de que estén incorrectos o incompletos informa al PROISS. 5.3 Firma de recibido.

N/A

6 Notificar al estudiante para recibir su certificado

CAE 6.1 Notifica mediante correo electrónico al estudiante que puede pasar al CAE por su certificado de servicio social

N/A

7 Entregar certificados del servicio social

CAE 7.1 Entregar los dos documentos originales de los certificados a los estudiantes.

N/A

8 Recibir certificado de servicio social

Estudiante

8.1 Acude al CAE a recibir su certificado. 8.2 Recibe el certificado. 8.3 Revisa que sus datos estén correctos. 8.4 Firma la relación de certificados entregados.

N/A




6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Código Nombre del documento Lugar de almacenamiento

N/A Procedimiento para certificar la conclusión del servicio social Archivo digital

7. CONTROL DE REGISTROS

Código Nombre del registro Lugar de

almacenamiento Responsable de su

protección Tiempo de retención

Disposición de los registros

N/A

Listado de solicitudes de certificados Relación de certificados entregados

Archivo del CAE Responsable del CAE Un año Respaldo digital

8. ENFOQUE A PROCESOS

Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas

Carta de liberación Fotos Comprobante de pago de derecho

Estudiante Certificado de servicio social

Estudiante Proporcionar de manera oportuna el documento que certifique la conclusión del servicio social.




9. GLOSARIO

9.1 .- SIGLAS

UADY.- Universidad Autónoma de Yucatán. PROISS.- Programa Institucional de Servicio Social. CAE.- Centro de Atención al Estudiante.

9.2 .- DEFINICIONES




10. CONTROL DE REVISIONES

Nivel de revisión

Sección y/o página

Descripción de la modificación y mejora Fecha de modificación

Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco.

Elaboró

Rosa Esmeralda Durán Ruz Responsable del Centro de Atención al

Estudiante

Revisó

Dr. Jorge Carlos Guillermo Herrera Coordinador del Sistema de Atención

Integral al Estudiante

Aprobó

M. en C. Carlos Alberto Estrada Pinto Director General de Desarrollo Académico

Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán.

acción 6 6.pdf · 2019. 2. 26. · 10.2 entrega la cui al estudiante y solicita firme el formato...

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