A C C E S S

Prof. Carmen Maldonado2000

IMPORTANCIA LEGAL DEL MANEJO DE DOCUMENTOS

• Los documentos electrónicos son legítimos ante la ley. Se interpreta que después que esté en un medio es legal.

Access es

Un sistema de administración de base de datos

de Microsoft Office.

Programas de Base de Datos

• Los programas más usados son:– Access– Dbase– Oracle

Base de Datos

• Es un conjunto de hechos organizados sobre un tema particular.

• Ejemplos: • catálogos de biblioteca• archivos de oficina• informes de crédito• registros escolares• recetas de cocina

Ejemplos de bases de datos manual

DirectorioTelefónico

• Nombre• Dirección• Ciudad, Calle• Código Postal• Teléfono• Correo Electrónico

Tarjetade catálogo de Biblioteca• Número de catálogo• Autor• Título• Tema

Base de datos Access

• Es el equivalente a una base de datos manual

• Ventajas:

– Permite organizar hechos

– Ofrece una manera electrónica de mantener los archivos.

Access y sus usos

• Access es un sistema de base de datos electrónicos que permite:

Almacenar

Buscar

Filtrar

Consultar

Elaborar

informes

Objetos de Base de Datos Access

Los objetos de Bases de Datosson las heramientas necesarias

para almacenar, actualizar, buscar, analizar y hacer

informes sobre la información en la Base de Datos.

Objetos de Base de Datos Access• TABLAS--los datos sondistribuidos en unatabla o formato dehoja de cálculo y proporcionan informa-ción relacionada conaspectos específicos.

• FORMULARIOS--Formato que muestraun sólo registro a lavez. Se usan paraañadir datos oactualizarlos.

Objetos de Base de Datos Access

• INFORME-- Una manera con formatode mostrar informa-ción recopilada dela base de datos.Este objeto integray analiza datosespecíficos.

• CONSULTA-- Forma estructuradade pedir a Access

quemuestre informaciónque se ajuste aciertos criterios deuna o más tablas debases de datos.

Access

Usando Access

• Al usar Access organizará los datos en tablas.

• Cada tabla contiene datos acerca de un tema en particular.

Tablas• Se componen de filas y columnas

• Cada fila contiene un REGISTRO

• Cada columa con-tieneun CAMPO

• Cada fila de las columnas incluye datos específicos llamados CONTENIDO DE CAMPO

ORGANIZACION DE LOS CAMPOS

• TEXTO• NUMERICO• DECIMAL• FECHAS• LOGICO• MEMO

• TEXTO-- Se usa para caracteres, símbolos, espacios en blanco y números con los que no se harán cálculos.

• NUMERICO-- Se usa para números enteros con los que hay que hacer cálculos.

• DECIMAL-- Se usa para números con los cuales hay que hacer cálculos.

• FECHAS-- Se usa para escritura de fechas. Usualmente se usa el orden en ingles (mes-día-año). Cada uno usa dos dígitos

• LOGICO-- Se usa para contestar sí o no. Usualmente se contesta con una sola letra (T ó F). En otros programas de base datos se contesta 1 para cierto y 0 para falso.

ORGANIZACION DE LOS CAMPOS

ACCESS

EJEMPLO DE

ACCESS

Bibliografía

Microsoft Office 97, McGraw-Hill, 1997

Blanc I., Vento C., Aprendiendo Microsoft Office 97, 1998, First DDCPublishing Inc.

Correa, C., Díaz, A., Administración de documentos y Base de Datos, 1996, McGraw-Hill.

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